II Kiến nghị hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong Kiểm toán Báo cáo tài chính và công tác Kiểm toán nội bộ của
1. Về kiểm tra số d đầu kỳ
Các Báo cáo tài chính không chỉ thực hiện tình trạng tài chính và kết quả của năm hiện hành mà còn phản ánh ảnh hởng của:
- Các nghiệp vụ có số d từ năm trớc chuyển sang.
- Các chế độ kế toán áp dụng từ những năm trớc.
Do vậy số d đầu kỳ có nhiều sai sót thì có thể ảnh hởng nghiêm trọng tới Báo cáo tài chính năm nay. Thực tế, khi kiểm toán cho Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh phòng Kiểm toán nội bộ đã nhanh chóng bắt tay vào thực hiện cuộc kiểm toán mà cha kiểm tra lại sự đúng đắn và chính xác của số d đầu kỳ. Để chất lợng kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán đợc nâng cao hơn nữa, phòng Kiểm toán nội bộ nên thực hiện các bớc kiểm toán số d đầu kỳ.
Kiểm toán viên cần thu thập bằng chứng Kiểm toán thích hợp để chứng tỏ rằng:
- Các số d đầu kỳ không có sai lệch nào có thể gây ảnh hởng tới Báo cáo tài chính năm nay.
- Các số d cuối kỳ năm trớc chuyển sang năm nay là chính xác.
- Các chế độ kế toán thích hợp đợc áp dụng nhất quán.
Kiểm toán viên phải xác định rằng số d đầu kỳ đã đợc phản ánh theo chế độ kế toán thích hợp và các chế độ kế toán đó đợc áp dụng nhất quán trong năm nay.
Khi có thay đổi cần khẳng định rằng sự thay đổi đó đợc tính toán và thực hiện hợp lý.
2.Về chọn mẫu
Trên thực tế kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh cho thấy: việc chọn mẫu kiểm tra các nghiệp vụ hay chứng từ của Phòng Kiểm toán nội bộ chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp của Kiểm toán viên. Điều này thể hiện sự năng động, sáng tạo của Kiểm toán viên nhng thu đợc mẫu với tính đại diện cha cao. Với số lợng xác định, tính đại diện của mẫu cao sẽ giúp cho Kiểm toán viên bảo đảm chất lợng kiểm toán mà chi phí kiểm toán thấp.
Để hoàn thiện vấn đề này Phòng Kiểm toán nội bộ nên chú trọng thực hiện ph- ơng pháp chọn mẫu ngẫu nhiên. Cụ thể Kiểm toán viên có thể sử dụng bảng số ngẫu nhiên - là bảng kê các con số độc lập đợc xếp ngẫu nhiên phục vụ cho chọn mẫu. Quá trình thực hiện chọn mẫu theo bảng có thể đợc sử dụng theo bốn bớc sau:
•Định lợng khối lợng kiểm toán bằng con số duy nhất: Thông thờng các
chứng từ mua hàng và thanh toán đợc đánh số (mã hoá) trớc bằng con số duy nhất. Và chính các số đó là các đối tợng đợc chọn mẫu. Trong trờng hợp phải đánh giá số cũng có thể tận dụng đợc các con số đã cho một cách tối đa để đơn giản hoá việc đánh số.
•Thiết kế mối quan hệ giữa bảng và đối tợng kiểm toán đã định lợng: Do đối
tợng kiểm toán đã định lợng bằng các con số cụ thể nên vấn đề đặt ra là lựa chọn các hàng số cụ thể trong 5 hàng số tơng ứng với 5 chữ số của mỗi số ngẫu nhiên trong bảng.
•Sử dụng bảng: Đây là việc xác định hớng đi của việc chọn các số ngẫu nhiên.
Hớng có thể dọc ( theo cột) hay ngang (theo hàng), có thể xuôi (từ trên xuống dới) hoặc ngợc (từ dới lên trên). Việc xác định này có thể độc đoán, ngẫu nhiên nhng cần đặt trớc và tuân thủ triệt để.
•Chọn điểm xuất phát: Đây là việc xác định con số đầu tiên của hành trình đã
đợc kiểm toán về mẫu đã chọn. Do đó, có thể chọn điểm xuất phát bằng cách chấm ngẫu nhiên một điểm nào đó và dùng con số ngẫu nhiên gần điểm đó nhất làm điểm xuất phát của hành trình.
Bảng 9: Bảng số ngẫu nhiên Dòng Cột (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 1000 37039 97547 64673 31546 99314 66854 97855 99965 1001 25145 84834 23009 51584 66745 77785 52357 25532 1002 98433 54725 18864 65866 766918 78825 58210 76835 1003 97965 68548 81545 82933 93545 85959 63282 61454 1004 78049 67830 14624 17563 25697 07734 48243 94318 1005 50203 25658 91478 08509 23308 48130 65047 77873 1006 40059 67286 18934 64998 49807 71126 77818 56893 1007 84350 67245 54031 34535 04093 35062 58163 14205 1008 30954 51637 91500 48722 60988 60029 60873 37428
1009 86723 36464 98305 08009 00666 29255 18514 491581010 50188 22554 86160 92250 14021 65859 16237 72296 1010 50188 22554 86160 92250 14021 65859 16237 72296 1011 50014 00463 13906 35936 71761 95755 87002 71667 1012 66023 21428 14742 94874 23308 58533 26507 11208 1013 04458 61862 63119 09541 01715 87901 91260 03079 1014 57510 36314 34082 09712 37714 95482 30507 68475 1015 43370 58939 95848 28288 60341 52174 11879 18115 1016 61500 12763 64433 02268 57905 72347 49498 21871 1017 78938 71312 99705 71546 42274 23915 38405 18779 1018 64257 93218 35793 43671 64055 88729 11168 60260 1019 56864 21554 70445 24841 04779 56774 96129 73594 1020 35314 29631 6937 54545 04470 75463 77112 77126 1021 40704 48823 65963 39359 12717 56201 22811 24863 1022 07318 44623 02843 33299 59872 86774 06926 12672 1023 94550 23199 45557 07923 75126 00808 01812 46689 1024 34348 81191 21027 77087 10909 03676 97723 34469 1025 92277 57115 50789 68111 75305 53289 39751 15700 1026 56093 58302 52236 64765 50273 61566 61962 93280 1027 16623 17849 96701 94971 94758 08845 32260 59823 1028 50848 93982 66450 32143 05441 10399 17775 74169 1029 48006 58200 58367 66577 58583 21108 41361 20732 1030 56640 27890 28825 96509 21363 53657 60119 75385
3.Về kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán
Để đa ra những bằng chứng có tính thuyết phục và có giá trị làm cho ban lãnh đạo tin tởng vào nhận xét của mình thì một điều bắt buộc là Kiểm toán viên phải kết hợp cả kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ. Những tài liệu thu thập ngoài chứng từ này thực hiện bằng các kỹ thuật kiểm toán nh xác nhận, quan sát, kiểm kê, phỏng vấn... Và nh trong chuẩn mực kiểm toán đã quy định: những bằng chứng ghi chép trên tài liệu thì có giá trị hơn so với những bằng chứng nói bằng miệng, những bằng chứng do Kiểm toán viên tự tìm hiểu, phân tích, đánh giá và rút ra đợc thì có giá trị hơn so với những bằng chứng do ngời khác thực hiện, bằng chứng do ngời ở ngoài đơn vị cung cấp. Đặc biệt tại các Xí nghiệp trực thuộc Công ty Hoá chất Mỏ đợc kiểm toán thì các khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả thờng phát sinh nhiều và liên quan tới rất nhiều đối tợng ngoài đơn vị, do vậy theo em nghĩ để có dợc bằng chứng có giá trị, củng cố cho kết luận về khoản mục này thì không thể thiếu
đợc kỹ thuật “xác nhận”. Ví dụ nh xác nhận của chủ nợ đối với các khoản phải trả khi mua hàng, với những khoản giảm giá, chiết khấu...
Những bằng chứng thu đợc bằng phơng pháp xác nhận có độ tin cậy rất cao nếu nh chúng thoả mãn đợc các điều kiện sau đây:
- Thông tin đợc xác nhận theo yêu cầu của Kiểm toán viên;
- Sự xác nhận đợc thể hiện bằng văn bản;
- Kiểm toán viên phải kiểm soát đợc toán bộ quả trình thu thập th xác nhận.
Trong khi đó các Kiểm toán viên của Phòng Kiểm toán nội bộ thuộc Công ty Hoá chất Mỏ lại rất ít khi sử dụng kỹ thuật này trong các cuộc kiểm toán đợc tiến hành từ khi thành lập tới nay, do vậy đã làm mất rất nhiều cơ hội để có đợc những bằng chứng thuyết phục và làm giảm hiệu quả của cuộc kiểm toán cũng nh tăng khả năng xảy ra sai sót, rủi ro kiểm toán.
Hầu nh đối với các khoản công nợ Kiểm toán viên chỉ dựa vào bảng kê chi tiết do kế toán cung cấp để kiểm toán, không xác nhận xem chúng có thực sự là “không rõ nội dung” hay không, có nghĩa là Kiểm toán viên dựa vào bộ phận kế toán rất nhiều, đặt độ tin tởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ cao trong khi thực tế có khi phải ngợc lại. Kỹ thuật kiểm toán mà các Kiểm toán viên của Công ty hay sử dụng nhất trong quá trình khảo sát chi tiết là kiểm tra chứng từ và phỏng vấn nhân viên trong đơn vị. Chỉ có một phần rất nhỏ của các khoản công nợ phải trả đợc tiến hành đối chiếu từ bên ngoài mà Kiểm toán viên sử dụng, nhng trong đó đối chiếu với ngân hàng chiếm phần lớn, còn đối với các nhà cung cấp chiếm tỷ lệ không đáng kể.
4.Về giấy tờ làm việc
Thông thờng khi thực hiện kiểm tra chi tiết, các Kiểm toán viên thờng ghi lại một số sai sót phát hiện đợc đới dạng diễn giải bằng lời trong báo cáo kiểm toán, còn các thông tin khác trong quá trình kiểm toán hầu nh không đợc lu giữ lại trên giấy tờ làm việc. Điều này sẽ gây khó khăn cho các Kiểm toán viên khi muốn tìm lại các bằng chứng cụ thể của một đơn vị đợc kiểm toán để trình bày với ban lãnh đạo Công ty khi họ đòi hỏi có giải trình cụ thể. Do vậy để giải quyết việc này, Kiểm toán viên nên áp dụng hai hình thức bảng kê là bảng kê chênh lệch và bảng kê xác minh - có mẫu nh sau:
Bảng 10: Bảng kê chênh lệch
Đơn vị: ...
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải
Chênh lệch Sổ sách Thực tế Chênh lệch Ghi chú mức độ sai phạm ... Bảng 11: Bảng kê xác minh Đơn vị: .... Chứng từ
Số Ngày Diễn giải Số tiền Trực tiếpĐối tợng xác minhGián tiếp Mức độ sai phạm
....
Bảng kê chênh lệch áp dụng trong trờng hợp các Kiểm toán viên đã xác minh rõ ràng có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách và số liệu trên thực tế của các nghiệp vụ.
Bảng kê xác minh áp dụng trong trờng hợp có các khoản sai sót cha xác minh đợc, cha rõ ràng cần phải xác minh lại.
Việc sử dụng hai bảng kê này sẽ giúp cho Kiểm toán viên dễ dàng tổng kết đợc toàn bộ các sai sót mà mình phát hiện đợc trong quá trình kiểm toán, nhờ đó đa ra kết quả kiểm toán chính xác, khoa học hơn, đồng thời cũng giúp các Kiểm toán viên trong các cuộc phúc tra kiểm toán theo dõi xem liệu các đơn vị đợc kiểm tón đã điều chỉnh, sửa đổi các sai phạm đã đợc các Kiểm toán viên phát hiện theo nh kiến nghị sau Kiểm toán một cách nghiêm chỉnh và kịp thời hay không.
kết luận
Trong nền kinh tế thị trờng, kiểm toán đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu đợc đối với hoạt động của các doanh nghiệp. Thực tế kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong Kiểm toán Báo cáo tài chính do Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty Hoá chất Mỏ thực hiện tại Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh cho thấy việc thiết kế và thực hiện kiểm toán chu trình này là rất quan trọng giúp doanh nghiệp phát hiện, chấn chỉnh kịp thời các sai sót vô tình hay cố ý, phòng ngừa các vi phạm và thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh, đồng thời đó cũng là yếu tố quyết định chất lợng của toàn bộ cuộc kiểm toán.
Trên cơ sở những kiến thức đã học ở trờng và những điều học hỏi đợc trong thời gian thực tập tại Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty Hoá chất Mỏ em đã hoàn thành chuyên đề thực tập với đề tài: “Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong Kiểm toán Báo cáo tài chính do Kiểm toán nội bộ thực hiện tại Công ty Hoá chất Mỏ”
Mặc dù hoạt động Kiểm toán đã có từ lâu ở các nớc có nền kinh tế thị trờng phát triển nhng ở nớc ta lại là hoạt động còn mới mẻ. Song đợc sự chỉ bảo ân cần của Tiến sĩ Lê Thị Hoà - Vụ chế độ Tài chính - Kế toán - Bộ Tài chính, sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong Phòng Kiểm toán nội bộ Công ty Hoá chất Mỏ em đã hoàn thành chuyên đề này. Tuy đã hết sức cố gắng nhng không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong đợc sự thông cảm và chỉ bảo của các thầy cô, các cô chú để tiếp tục hoàn thiện và làm phong phú thêm kiến thức về kiểm toán.
Em xin chân thành cảm ơn!