11 Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty dịch tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán

11 Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty dịch tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán

Lời mở đầu

Trong bối cảnh hiện nay, thực hiện đờng lối chỉ đạo của Đảng và Nhà nớc,nớc ta đang trên con đờng hội nhập và phát triển để sánh bớc cùng các cờngquốc trên thế giới Trong thời kỳ quá độ này nền tài chính quốc qia còn yếu kém

và rất dễ xảy ra nhiều tiêu cực Nhằm đảm bảo cho nền tài chính quốc gia đợctrong sạch, vững mạnh, dịch vụ kiểm toán ra đời và không ngừng phát triển Từkhi ra đời, dịch vụ kiểm toán đã phát hiện ra nhiều gian lận làm thiệt hại choNhà nớc nhiều tỷ đồng giúp Nhà nớc củng cố lại nề nếp tài chính, đồng thờicũng t vấn cho các doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính của đơn vị mình

Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng cần thiết nhất là nhữngthông tin tài chính vì vậy nhu cầu kiểm toán cũng không ngừng tăng lên Các cơquan Nhà nớc cần có thông tin trung thực để điều tiết vĩ mô nền kinh tế, các nhà

đầu t cần thông tin trung thực để đa ra quyết định đầu t đúng đắn, còn các nhàquản trị doanh nghiệp cần thông tin trung thực để chỉ đạo hoạt động của doanhnghiệp Do hoạt động kiểm toán đóng vai trò hết sức quan trọng nên việckhông ngừng hoàn thiện kiểm toán Báo cáo tài chính là rất cần thiết

Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình kiểm toán quan trọng trongkiểm toán Báo cáo tài chính Nhận thức đợc tầm quan trọng của công việc kiểmtoán Báo cáo tài chính nói chung, cũng nh kiểm toán chu trình mua hàng vàthanh toán nói riêng, qua lý luận đợc trang bị ở trờng, trong thời gian thực tập tại

AASC em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng

và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện ”

Nội dung của luận văn tốt nghiệp bao gồm 3 phần:

Trong bài viết này, do giới hạn về trình độ nên không tránh khỏi những saisót và hạn chế Em rất mong sự chỉ bảo của các thầy, các cô, các anh chị kiểmtoán viên để bài viết này đợc hoàn thiện

Em xin chân thành cảm ơn!

CHơng I Cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính

1 Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán

1.1 ý nghĩa của chu trình mua hàng và thanh toán đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Quá trình kinh doanh là quá trình tái sản xuất và tạo ra lợi nhuận chodoanh nghiệp Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là tiêu chí để đánh giáhiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Tùy thuộc vào đặc điểm và loại hìnhdoanh nghiệp mà quá trình kinh doanh của doanh nghiệp có thể chia thành nhiềugiai đoạn khác nhau Đối với đơn vị sản xuất thì quá trình kinh doanh gồm 3 giai

đoạn chính: giai đoạn cung ứng, giai đoạn sản xuất, giai đoạn tiêu thụ Còn đốivới đơn vị kinh doanh thơng mại thì quá trình kinh doanh gồm 2 giai đoạn làmua vào và bán ra

Xét cho cùng thì dù doanh nghiệp là đơn vị sản xuất hay kinh doanh thơngmại thì quá trình mua vào và thanh toán cho hàng hoá và dịch vụ của nhà cungcấp (gọi tắt là chu trình mua hàng và thanh toán) không thể thiếu Nó là giai

đoạn khởi đầu cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Nhờ đó màmọi yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đợccung ứng đầy đủ

Chúng ta biết rằng, quá trình kinh doanh là quá trình diễn ra liên tục, cácgiai đoạn tiến hành kế tiếp nhau phản ánh sự tuần hoàn vốn trong doanh nghiệp.Các giai đoạn của quá trình kinh doanh có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Đầu

ra của giai đoạn trớc là đầu vào của giai đoạn sau đó Để tiến hành hoạt động sảnxuất kinh doanh, bất cứ một doanh nghiệp nào đều phải thiết kế cho mình một kếhoạch sản xuất kinh doanh, từ đó xây dựng dự toán chi phí cho các yếu tố đầuvào phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh

Chu trình mua hàng và thanh toán mà thực hiện tốt thì kế hoạch sản xuất,kinh doanh mới hoàn thành và tạo điều kiện thuận lợi cho tiêu thụ và kết quả tiêuthụ lại định hớng cho kế hoạch sản xuất và chu trình mua hàng và thanh toán tiếptheo

Do đó, chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò hết sức quan trọng

đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Không những thế kiểmtoán chu trình mua hàng và thanh toán là một bộ phận không thể thiếu trongkiểm toán Báo cáo tài chính

1.2 Bản chất và chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.1 Bản chất của chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cầnthiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Chu trình thờng đợc bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua củangời có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việcthanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc

Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục

nh nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật t, điện nớc, sửa chữa và bảo trì, nghiêncứu và phát triển… Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toáncác dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhợng và phân bổ của chi phí ở bêntrong tổ chức

1.2.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua vào và thanh toán thờng bao gồm 4 chức năng cơ bản sau:

Xử lý các đơn đặt hàng hoá hay dịch vụ

Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Ghi nhận các khoản nợ ngời bán

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán

1.2.2.1 Xử lý các đơn đặt hàng hoá và dịch vụ

Khi có nhu cầu sử dụng hàng hoá hay dịch vụ cho hoạt động sản xuất,kinh doanh của doanh nghiệp thì bộ phận có nhu cầu phải lập phiếu yêu cầu vềhàng hoá và dịch vụ đợc sự phê duyệt của trởng bộ phận Sau đó phiếu yêu cầunày lại đợc chuyển lên cấp phê duyệt cao hơn là Phòng kế hoạch để xem xét.Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh đã đợc lập, trởng Phòng kế hoạch sẽ

quyết định phê duyệt chấp nhận hay không phiếu yêu cầu này Khi đã đợc phêduyệt thì việc tiếp theo là lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng (yêu cầu vềsản phẩm hoặc dịch vụ) và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn Đơn đặt hàng làmột chứng từ hợp pháp và đợc xem nh một đề nghị để mua hàng hoá và dịch vụ.

ở đó ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định Trong một số trờng hợpkhác, nếu ngời mua và ngời bán mới có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện nhữnggiao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá vàdịch vụ nhằm đảm bảo các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng

Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năngnày vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ đợc mua theo các mục đích đã đợc phêchuẩn của công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàngkhông cần thiết Mỗi một công ty có quy định khác nhau về việc phê duyệtnghiệp vụ mua hàng Do đó, để đánh giá việc mua hàng có hợp lý hay khôngphải căn cứ vào các quy định nội bộ về thẩm quyền phê duyệt đối với nghiệp vụmua hàng áp dụng trong doanh nghiệp

1.2.2.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Việc nhận hàng hoá từ ngời bán là một điểm quyết định trong chu trìnhmua hàng và thanh toán vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản

nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ Bộ phận mua hàng của công ty

sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành quá trình kiểm soát thích hợp về mẫu mã,

số lợng, thời gian đến và các điều kiện khác Sau đó sẽ ký nhận trên phiếu giaohàng của ngời bán, đồng thời bộ phận này cũng lập báo cáo nhận hàng nh mộtbằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá Một bản sao thờng đợcgửi cho thủ kho để thủ kho làm căn cứ nhận hàng ghi vào phiếu nhập kho và theodõi trên thẻ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thôngbáo Để ngăn ngừa sự mất mát và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoáphải đợc kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng đợcchuyển đi Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải đợc độc lập với thủ kho vàphòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán (kế toán vật t và kế toán chi phí) sẽphản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá đợcchuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đa đitiêu thụ

1.2.2.3 Ghi nhận các khoản nợ ngời bán

Việc ghi nhận đúng đắn khoản nợ ngời bán về hàng hoá hay dịch vụ nhận

đợc là rất quan trọng nên đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng Do đó,

kế toán các khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của cáclần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phảitrả Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngời bán thì phải sosánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơnvới thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng

đã về) Mặt khác, kế toán các khoản phải trả cần tính toán lại các phép nhân vàphép cộng tổng và đợc ghi vào hoá đơn Sau đó, số tiền đợc chuyển vào sổ hạchtoán chi tiết các khoản phải trả.

1.2.2.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán

Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn do kế toán các khoản nợ phải trả

lu giữ cho đến khi thanh toán Thanh toán thờng đợc thực hiện bằng uỷ nhiệmchi, séc hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản Một bản đợc gửi cho ngời đợcthanh toán, một bản sao đợc lu lại trong hồ sơ theo ngời đợc thanh toán

Các chức năng và dòng vận động của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

đ-ợc thể hiện trong sơ đồ 1

1.3 Kế toán chu trình mua hàng và thanh toán

1.3.1 Chứng từ, sổ sách, các tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán

Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sửdụng các loại chứng từ, sổ sách và các tài khoản sau:

Chứng từ:

Yêu cầu mua: là tài liệu đợc lập bởi bộ phận sử dụng (nh bộ phận sản xuất) để đề

nghị mua hàng hoá và dịch vụ Trong một số trờng hợp, các bộ phận trong kinhdoanh có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp

Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, đợc gửi

cho nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ

Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ): là tài

liệu đợc chuẩn bị bởi nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải đợc ký nhận bởi kháchhàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế

- Báo cáo nhận hàng: đợc bộ phận nhận hàng lập nh một bằng chứng của

việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát)

Hoá đơn của ngời bán: là chứng từ nhận đợc từ ngời cung cấp hàng, đề nghị

thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã đợc chuyển giao Một hoá đơn thờng baogồm các chi tiết sau:

Thuế VAT và các loại thuế khác

Ngày lập hoá đơn, chữ ký và đóng dấu

Sổ sách:

Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi

lại các khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một),cùng với việc chỉ ra tên ngời cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền củacác hoá đơn đó

Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả

cho mỗi ngời cung cấp hàng Tổng số của tài khoản ngời cung cấp hàng trong sổhạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả ngời bán

Bảng đối chiếu của nhà cung cấp (Bảng đối chiếu công nợ): báo cáo nhận đợc

của nhà cung cấp hàng (thờng là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn cha thanh toánvào một ngày đối chiếu nhất định

Tài khoản liên quan

Thông qua hệ thống tài khoản kế toán, thông tin, số liệu vận động từ cácchứng từ vào sổ sách kế toán Đối với chu trình mua vào và thanh toán, có rấtnhiều tài khoản đợc sử dụng nhng chủ yếu là các tài khoản sau:

1.4 Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo đầy

đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Không những thế chu trình này còn liên quan đến nhiều tài khoản, cần nhiều thời

gian kiểm tra chi tiết trong một cuộc kiểm toán Chính vì vậy kiểm toán chu

trình mua vào và thanh toán là một bộ phận không thể tách rời trong kiểm toán

Báo cáo tài chính

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 200 thì:

<Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và

công ty kiểm toán đa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có đợc lập trên

cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc đợc chấp nhận), có tuân thủ

pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng

yếu hay không Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính còn giúp cho đơn vị đợc

kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lợng

tài chính của đơn vị mình>.

Do vậy mục đích chung của kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán là

đánh giá xem liệu các số d tài khoản có liên quan có đợc trình bày trung thực và

phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc đợc thừa nhận hay không Từ

mục đích chung của kiểm toán có thể cụ thể hoá thành các mục tiêu đối với chu

trình

Mục tiêu kiểm toán đối với chu trình (chung cho cả nghiệp vụ mua hàng

và thanh toán) bao gồm các mục tiêu sau:

Thứ nhất là: Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng nh các

khoản nợ ngời bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải

trả đợc bảo đảm bằng sự tồn tại của các tài sản cũng nh công nợ đó

Mua chịu vật t , công cụ, dịch vụ kể cả nhận vật t , công cụ theo ph ơng thức ứng tr ớc tiền hàng

Thuế GTGT đ ợc khấu trừ phải thanh

Chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua,

trả lại hàng bán trừ vào nợ phải trả ngời

bán

TK 515

Lãi về tỷ giá hối đoái (nợ có gốc ngoại

tệ)

Thứ hai là: Tính trọn vẹn của việc ghi nhận các hàng hoá và dịch vụ mua

vào và các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách,tài khoản kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý

Thứ ba là: Tính đúng đắn của việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc

tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trảngời bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn ngời bán và biênbản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ

Thứ t là: Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua

vào cũng nh các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trongviệc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện chúng qua hệ thống tàikhoản tổng hợp và chi tiết

Thứ năm là: Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý

nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên báo cáo tài chính phải thuộc quyền sở hữucủa đơn vị và nợ phải trả ngời bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này

Thứ sáu là: Tính chính xác về cơ học trong việc tính toán, cộng dồn,

chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

Các mục tiêu kiểm toán nêu trên chính là khung tham chiếu cho việc xác

định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằngchứng kiểm toán Căn cứ vào các mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế cácthử nghiệm tuân thủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có vàcác nhợc điểm theo từng mục tiêu Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từngmục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ mộtcách tơng ứng

2 Quy trình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Để đảm bảo tính hiệu quả, tính kinh tế, tính hiệu lực của cuộc kiểm toáncũng nh để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm căn cứ chokết luận của kiểm toán viên về tính trung thực và hợp lý của số liệu trên báo cáotài chính, cuộc kiểm toán thờng đợc tiến hành theo quy trình gồm ba giai đoạn

nh sau: lập kế hoạch và thiết kế các phơng pháp kiểm toán, thực hiện kế hoạchkiểm toán, hoàn thành cuộc kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán

Cũng nh các chu trình kiểm toán khác, chu trình kiểm toán mua hàng vàthanh toán cũng đợc tiến hành theo quy trình chung của một cuộc kiểm toán baogồm 3 bớc nh sau:

2.1 Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán

2.1.1 Lập kế hoạch kiểm toán

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 300- Lập kế hoạch kiểm toán, quy định thì kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải lập kế hoạch kiểm

toán để đảm bảo cuộc kiểm toán đợc tiến hành một cách có hiệu quả Kế hoạchkiểm toán phải đợc lập cho mọi cuộc kiểm toán Kế hoạch kiểm toán đợc thiết

lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu củacuộc kiểm toán, phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn và đảm bảocuộc kiểm toán đợc hoàn thành đúng thời hạn Kế hoạch kiểm toán trợ giúp kiểmtoán viên phân công công việc cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với kiểm toánviên và chuyên gia khác về công việc kiểm toán Chính vì tầm quan trọng củaviệc lập kế hoạch kiểm toán mà nó phải tuân theo các bớc cơ bản sau:

2.1.1.1.Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán

Việc tiếp nhận một khách hàng kiểm toán là điểm khởi đầu của quy trìnhkiểm toán Nó ảnh hởng rất lớn đến rủi ro của hoạt động kiểm toán và uy tín củacông ty Do đó Ban Giám đốc công ty phải hết sức cân nhắc khi có quyết địnhtiếp nhận khách hàng này Bởi khi đó kiểm toán viên và công ty kiểm toán phảichịu trách nhiệm pháp lý về báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán do công ty

đa ra

Trên cơ sở đã xác định đợc đối tợng khách hàng có thể phục vụ trong tơnglai, công ty kiểm toán sẽ tiến hành công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạchkiểm toán bao gồm:

Đáng giá khả năng chấp nhận kiểm toán

Để làm đợc điều đó, kiểm toán viên phải tiến hành các công việc nh sau:

Xem xét hệ thống kiểm soát chất lợng của đơn vị khách hàng

Tính liêm chính của Ban Giám đốc công ty khách hàng

Liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm đã thực hiện kiểm toán tại đơn vị kháchhàng những năm trớc

Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng

Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng là việc xác địnhngời sử dụng Báo cáo tài chính và mục đích sử dụng của họ Để biết đợc điều đó,kiểm toán viên có thể phỏng vấn trực tiếp Ban Giám đốc khách hàng hoặc dựavào kinh nghiệm của cuộc kiểm toán đã đợc thực hiện trớc đó Và trong suốt quátrình thực hiện kiểm toán sau này, kiểm toán viên sẽ thu thập thêm thông tin đểhiểu biết thêm về lý do kiểm toán của công ty khách hàng Nh vậy thông quaviệc nhận diện lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểm toán cần ớc lợngquy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp

để thực hiện cuộc kiểm toán

Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán

Theo Chuẩn mực kiểm toán chung đầu tiên nêu rõ quá trình kiểm toán“

phải đợc thực hiện bởi một hoặc nhiều ngời đã đợc đào tạo đầy đủ thành thạo

nh một kiểm toán viên ”

Trong quá trình lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán, công tykiểm toán cần quan tâm tới 3 vấn đề:

Thứ nhất: Nhóm kiểm toán có những ngời có khả năng giám sát một cách

thích đáng các nhân viên mới và cha có nhiều kinh nghiệm

Thứ hai: Công ty kiểm toán cần tránh thay đổi kiểm toán viên trong các

cuộc kiểm toán cho một khách hàng truyền thống Việc tham gia kiểm toán chomột khách hàng trong nhiều năm có thể giúp cho kiểm toán viên tích luỹ đợcnhiều kinh nghiệm cũng nh có đợc hiểu biết sâu sắc về ngành nghề kinh doanhcủa khách hàng đang đợc kiểm toán

Thứ ba: Khi phân công kiểm toán viên thực hiện cuộc kiểm toán cần chú ý

lựa chọn những kiểm toán viên có kiến thức và kinh nghiệm về ngành nghề kinhdoanh của khách hàng

Ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng

Khi đã quyết định chấp nhận kiểm toán cho khách hàng và xem xét cácvấn đề nêu trên, bớc cuối cùng trong giai đoạn chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán

mà công ty kiểm toán phải thực hiện là ký kết hợp đồng kiểm toán Đây là sựthỏa thuận chính thức giữa công ty kiểm toán và khách hàng về việc thực hiệnkiểm toán và các dịch vụ liên quan khác

2.1.1.2 Thu thập thông tin cơ sở

Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, kiểm toán viên tiến hành thu thập cácthông tin về khách hàng nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán tổngquát cho chu trình Kiểm toán viên cần thực hiện các công việc sau:

Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 310- Hiểu biết về tình hình kinh doanh đã hớng dẫn: "để thực hiện đợc kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải có hiểu biết về tình hình kinh doanh đủ để có nhận thức và xác định các dữ kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị đợc kiểm toán

mà theo đánh giá của kiểm toán viên, chúng có thể ảnh hởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính, đến việc kiểm tra của kiểm toán viên hoặc đến báo cáo kiểm toán".

Đối với khách hàng kiểm toán truyền thống thì các thông tin cơ sở đợc cậpnhật trong hồ sơ kiểm toán thờng niên Tuy nhiên đối với khách hàng mới thìviệc thu thập các thông tin này là rất cần thiết

Để tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viêncần tìm hiểu khách hàng đang tiến hành hoạt động sản xuất hay kinh doanh mặthàng nào? Dây chuyền sản xuất mặt hàng đó ra sao? Chiến lợc sản xuất, kinhdoanh nh thế nào? Các nhà cung cấp tiềm năng mà khách hàng lựa chọn? Phơngthức thanh toán mà đơn vị khách hàng hay áp dụng là gì? Ngoài ra kiểm toánviên cần phải có những hiểu biết cụ thể hơn về cơ cấu tổ chức, cơ cấu vốn… Đây

là những thông tin hỗ trợ rất lớn cho kiểm toán viên lập kế hoạch kiểm toán

Xem xét lại kết quả của kiểm toán trớc và hồ sơ kiểm toán chung

Việc xem xét lại kết quả của kiểm toán năm trớc đối với chu trình muahàng và thanh toán là rất hữu ích vì qua đó kiểm toán viên có thể nắm bắt đợcnhiều thông tin về khách hàng liên quan đến chu trình, về công việc kinh doanh,

cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạt động khác mà không phải tốn thời gian tìmhiểu Hơn nữa kết quả kiểm toán năm trớc đối với chu trình cũng chỉ ra nhữngmặt yếu kém, tồn tại là căn cứ quan trọng để kiểm toán viên định hớng công việccần đi sâu cũng nh những vấn đề không cần xem xét nhiều khi thực hiện kiểmtoán chu trình trong năm nay.

Tham quan nhà xởng

Đối với đơn vị khách hàng hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại

và dịch vụ thì việc tham quan nhà xởng ở đây đợc hiểu là việc quan sát trực tiếpkho dự trữ hàng hoá để đánh giá sự bảo quản hàng hoá mua về, đồng thời quansát quầy hàng bán buôn, bán lẻ để hiểu quy trình bán hàng hóa, dịch vụ diễn ra

nh thế nào? Từ đó đánh giá việc mua hàng hoá có phù hợp với kế hoạch kinhdoanh hay không?

Đối với đơn vị sản xuất kinh doanh thì việc tham quan nhà xởng là quansát trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng Điều đó sẽ cung cấpcho kiểm toán viên những bằng chứng xác thực về quy trình sản xuất kinh doanhcủa khách hàng để từ đó giúp kiểm toán viên xem xét kế hoạch mua vào củakhách hàng có phù hợp với kế hoạch sản xuất hay không? Và nó cũng cho phépkiểm toán viên gặp những nhân vật chủ chốt cũng nh cung cấp cho kiểm toánviên một cái nhìn tổng thể về quá trình mua vào của đơn vị khách hàng

Nhận diện các bên hữu quan

Các bên đợc hiểu là hữu quan nếu một bên có khả năng điều hành, kiểmsoát bên kia hoặc có ảnh hởng nhiều đến bên kia trong quá trình quyết định và

điều hành hoặc quyết định tài chính Do đó kiểm toán viên phải xác định đợc cácbên hữu quan có ảnh hởng đến quyết định mua hàng hoá của đơn vị khách hàng

Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài

Nếu đơn vị khách hàng hoạt động trong lĩnh vực đặc thù mà không aitrong nhóm kiểm toán có chuyên môn hoặc khả năng về lĩnh vực này, ví dụ nh

đánh giá về các tác phẩm nghệ thuật, vàng bạc, đá quý… thì công ty kiểm toán

có thể quyết định sử dụng chuyên gia bên ngoài

2.1.1.3 Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng

Nếu các thông tin cơ sở về chu trình mua hàng và thanh toán đợc thu thập

ở trên giúp cho kiểm toán viên hiểu đợc về các mặt hoạt động kinh doanh củakhách hàng thì việc thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý giúp cho kiểm toánviên nắm bắt đợc các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt

động kinh doanh Những thông tin này đợc thu thập trong quá trình tiếp xúc vớiBan Giám đốc công ty khách hàng bao gồm các loại sau:

Giấy phép thành lập và Điều lệ công ty: tài liệu này giúp kiểm toán viên

hiểu đợc quá trình hình thành, mục tiêu hoạt động và các lĩnh vực kinh doanhcũng nh nắm bắt đợc các vấn đề mang tính chất nội bộ của đơn vị nh cơ cấu tổchức, chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong đó có bộ phận mua hàng…

Các Báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành hay trong vài năm trớc: Các báo cáo tài chính cung cấp các dữ liệu về

tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị nói chung đồng thời cũnggiúp kiểm toán viên đánh giá các thông tin liên quan đến chu trình mua hàng vàthanh toán, giúp kiểm toán viên có nhận thức tổng quát và dựa trên cơ sở đó, ápdụng các kỹ thuật phân tích đối với các khoản mục thuộc chu trình mua hàng vàthanh toán để nhận thức đợc xu thế phát triển của khách hàng

Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc: là

những tài liệu chính thức và tóm lợc về những vấn đề quan trọng đã đợc thảoluận và quyết định chính thức trong các cuộc họp Đối với chu trình mua hàng vàthanh toán thì đó có thể là xét duyệt mua hàng những món có giá trị lớn…

Các hợp đồng và cam kết quan trọng: Đối với chu trình mua hàng và thanh

toán thì hợp đồng mua hàng đợc coi là hợp đồng quan trọng Trong giai đoạn lập

kế hoạch cho chu trình việc xem xét sơ bộ các hợp đồng mua hàng sẽ giúp kiểmtoán viên tiếp cận với hoạt động mua hàng chủ yếu của khách hàng, hình dungnhững khía cạnh pháp lý có ảnh hởng đến tình hình tài chính và kết quả hoạt

động của đơn vị khách hàng

2.1.1.4 Thực hiện các thủ tục phân tích

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 520 thì:

“Thủ tục phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng qua đó tìm ra những xu hớng biến động và tìm ra những mối quan hệ

có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến ”

Thủ tục phân tích rất có hữu hiệu đối với mọi cuộc kiểm toán và thực hiện

ở mọi giai đoạn của quá trình kiểm toán Do vậy khi thực hiện kiểm toán chutrình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên cũng áp dụng triệt để nhằm thuthập đợc những đánh giá về tính hợp lý của sự biến động Các thủ tục phân tích

đợc kiểm toán viên sử dụng bao gồm 2 loại cơ bản sau:

Phân tích ngang (phân tích xu hớng): là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các

trị số của cùng một chỉ tiêu trên báo cáo tài chính

Phân tích dọc (phân tích tỷ suất): là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các tỷ

lệ tơng quan của các chỉ tiêu và khoản mục khác nhau trên báo cáo tài chính

2.1.1.5 Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro

báo cáo tài chính Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán đợc xem là trọng yếu

do đó mức độ trọng yếu cần đợc phân bổ cho chu trình mua hàng và thanh toántrên cơ sở bản chất của chu trình, rủi ro tiềm tàng và hệ thống kiểm soát nội bộ

đối với chu trình Việc ớc lợng mức độ trọng yếu và phân bổ mức trọng yếu chotừng khoản mục trên báo cáo tài chính phụ thuộc rất nhiều vào xét đoán chủquan của kiểm toán viên do đó thờng do những kiểm toán viên có nhiều kinhnghiệm thực hiện

Rủi ro kiểm toán (Audit Risk- AR) là rủi ro do công ty kiểm toán và kiểmtoán viên đa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi báo cáo tài chính đã đợckiểm toán còn có những sai sót trọng yếu

Rủi ro tiềm tàng (Inherent Risk- IR) là rủi ro tiềm ẩn, vốn có do khả năngtừng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính chứa đựng sai sót trọngyếu khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp, mặc dù có hay không có hệ thống kiểm soátnội bộ

Rủi ro kiểm soát (Control Risk- CR) là rủi ro xảy ra sai sót trọng yếu trongtừng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính khi tính riêng rẽ hoặctính gộp mà hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không ngăn ngừa hếthoặc không phát hiện và sửa chữa kịp thời

Rủi ro phát hiện (Detection Risk- DR) là rủi ro xảy ra sai sót trọng yếutrong từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính khi tính riêng rẽhoặc tính gộp mà trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên và công ty kiểm toánkhông phát hiện đợc

Giữa các loại rủi ro này có mối quan hệ đợc thể hiện qua mô hình sau:

AR= IR x CR x DRTrong đó:

Qua nghiên cứu về quy trình mua hàng và thanh toán của khách hàng cũng

nh kết quả kiểm toán năm trớc đối với chu trình, kiểm toán viên có thể đánh giá

IR cho chu trình mua hàng và thanh toán

Còn rủi ro kiểm soát đợc đánh giá qua việc tìm hiểu và đánh giá hệ thốngkiểm soát nội bộ của khách hàng đối với chu trình mua hàng và thanh toán (nếu có)

Hai loại rủi ro này là cố hữu, kiểm toán chỉ đánh giá đợc nó mà không tác

động làm thay đổi Chính vì vậy để đạt đợc rủi ro kiểm toán nh mong muốn đốivới chu trình mua hàng và thanh toán thì kiểm toán chỉ có thể tác động vào rủi rophát hiện thông qua việc thiết kế các thủ tục kiểm toán nhằm phát hiện ra các saiphạm xảy ra đối với chu trình mua hàng và thanh toán mà thôi

2.1.1.6 Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi

ro kiểm soát

Đối với đơn vị khách hàng mà trong cơ cấu tổ chức có tồn tại bộ phận(phòng) kiểm toán nội bộ thì việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ là việclàm hết sức hữu ích Thông qua việc đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đốivới chu trình mua hàng và thanh toán mà kiểm toán viên thực hiện kiểm toán chutrình này có thể giảm bớt các thủ tục kiểm toán cơ bản đối với chu trình nếu hệthống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán là hiệu quả.Tuy nhiêu, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanhtoán mà không tồn tại hoặc hoạt động kém hiệu quả thì giúp kiểm toán viên có

định hớng rõ ràng về các thủ tục kiểm toán bổ sung…

Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng đối vớichu trình mua hàng và thanh toán đợc tiến hành theo các bớc cơ bản sau:

a Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán của đơn vị khách hàng và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội trên giấy làm việc

ở bớc công việc này kiểm toán viên cần thu thập các thông tin về sự thiết

kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng vàthanh toán theo từng yếu tố cấu thành:

Môi trờng kiểm soát: Môi trờng kiểm soát đối với chu trình mua hàng vàthanh toán bao gồm toàn bộ các nhân tố ảnh hởng đến việc thiết kế quy trìnhmua hàng, cách thức thanh toán, và quá trình kiểm soát đối với chu trình…

Đặc thù quản lý: đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt

động kinh doanh của các nhà quản lý Nếu nhà quản lý cho rằng công tác kiểmtra, kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán là cần thiết thì mọi thànhviên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động mua hàng và tuân thủquy định, quy chế đề ra Ngợc lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ

từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ đối vớichu trình mua hàng và thanh toán sẽ không đợc vận hành một cách có hiệu quảbởi các thành viên của đơn vị

Cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự: Đây là những nhân tố thuộc môi

tr-ờng kiểm soát, tuy nhiên nó chịu chi phối rất lớn bởi quan điểm của các nhàquản lý

Kiểm toán viên cần xem xét trong cơ cấu tổ chức của đơn vị khách hàng

có bộ phận mua hàng đợc thiết kế riêng biệt hay không? Chính sách nhân sự củakhách hàng có áp dụng hợp lý đảm bảo tuyển đợc những ngời có năng lực vàtrình độ chuyên môn thích hợp không? Tìm hiểu hồ sơ nhân sự đối với nhữngnhân viên trong bộ phận mua hàng và nhân viên kế toán phụ trách phần hành này

Công tác kế hoạch: Kiểm toán viên cần tìm hiểu công tác kế hoạch đợc

khách hàng thực hiện đối với chu trình mua hàng và thanh toán nh thế nào?

Kiểm toán viên cần lu những thông tin nhận đợc trên giấy làm việc để làm cơ sở

đánh giá tính hợp lý của các nghiệp vụ mua vào

Uỷ ban kiểm soát: Kiểm toán viên tìm hiểu các thành viên của uỷ ban

kiểm soát và chức năng nhiệm vụ của họ

Hệ thống kế toán: Kiểm toán viên cần đánh giá hệ thống kế toán đợc thiếtlập và vận hành có đảm bảo các mục tiêu kiểm soát hay không? Quy trình hạchtoán chu trình mua hàng và thanh toán đợc thực hiện nh thế nào? Thời điểm ghi

sổ của hàng hoá và dịch vụ mua về cũng nh các khoản phải trả ngời bán? Việcghi sổ các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán diễn ra có đầy đủ các chứng từchứng minh hay không?

Thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc đơn vị thiết lập

và thực hiện nhằm đạt mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát đơn vịkhách hàng áp dụng trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm:Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến chu trìnhmua hàng và thanh toán;

Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán đối với việc ghi nhận giá trịhàng mua và các khoản phải trả ngời bán;

Kiểm tra chơng trình ứng dụng và môi trờng tin học;

Kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho, kếtoán các khoản phải trả ngời bán;

Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu có liên quan đến chu trình mua hàng và thanhtoán: nh phê chuẩn nghiệp vụ mua hàng, phê duyệt trên các chứng từ nh phiếu đềnghị tạm ứng thu mua hàng hoá, phiếu chi tiền thanh toán nợ phải trả ngời bán;

Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài nh thờng xuyên thực hiện xác nhận công

nợ với nhà cung cấp;

So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán đối vớihàng hoá mua về;

Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán liên quan

đến chu trình mua hàng và thanh toán đối với những ngời không phụ trách;

Phân tích, so sánh chi phí mua hàng, các khoản phải trả ngời bán giữa dự toán,

kế hoạch và thực tế hay giữa các năm

Các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập trong đơn vị đối với chu trình mua hàng

và thanh toán dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm,nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Kiểm toán viên cần xem xét trong bộ

phận mua hàng (nếu có) có bao nhiêu nhân viên, quyền hạn, nhiệm vụ của mỗingời Ai chịu trách nhiệm hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán? Qua đókiểm toán viên đánh giá khách hàng đợc kiểm toán có phân công nhiệm vụ rõràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc hay không?

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Để ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm

dụng quyền hạn, kiểm toán viên cần xem xét sự cách ly trách nhiệm trong các

nghiệp vụ mua hàng và thanh toán nh ngời có đề nghị mua hàng không thể là

ng-ời phê duyệt mua hàng, ngng-ời nhận hàng không thể kiêm là thủ kho

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của các nhà quản

lý, các cấp dới đợc giao cho quyết định và giải quyết một số công việc nhất định.Quá trình uỷ quyền đợc tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệthống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà không làm mất tính tập trung của

doanh nghiệp Kiểm toán viên cần xem xét các quy định, quy chế nội bộ về

quyền hạn phê chuẩn nghiệp vụ mua hàng cũng nh những trờng hợp cấp dới

đ-ợc quyền phê duyệt

Kiểm toán nội bộ: Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểmsoát nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thờngxuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm tính hiệu quả của việcthiết kế và vận hành các chính sách, thủ tục về kiểm soát nội bộ Đối với chutrình mua hàng và thanh toán, bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp chodoanh nghiệp có đợc những thông tin kịp thời và xác thực về hoạt động muahàng và thanh toán, chất lợng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh

và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả

b Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục trong chu trình mua hàng và thanh toán.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VSA) số 400- Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, s “ au khi hiểu đợc hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu của đơn vị cho số d của mỗi tài khoản trọng yếu”

Để đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanhtoán, kiểm toán viên cần nhận diện các mục tiêu kiểm soát mà theo đó quá trình

đánh giá vận dụng, nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù, nhận diện và đánhgiá các nhợc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình Khi đã nhậndiện đợc quá trình kiểm soát và các nhợc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ,kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu Kiểmtoán viên có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặctheo tỷ lệ phần trăm Tuy nhiên nếu hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ đốivới chu trình mua hàng và thanh toán không đợc áp dụng đúng, hoặc việc đánhgiá sự áp dụng của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ đợc xem là không đủ thìkiểm toán viên thờng đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát đối với chu trình muahàng và thanh toán là cao

c Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán.

Mục đích của thử nghiệm này là thu thập bằng chứng về sự hiện hữu củacác quy chế và thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán đểgiảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số d và nghiệp vụ

Tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể mà kiểm toán viên áp dụng những phơngpháp cho phù hợp Nếu các thủ tục kiểm soát thực hiện đối với chu trình muahàng và thanh toán mà để lại dấu vết trực tiếp trên tài liện thì kiểm toán viên tiếnhành kiểm tra tài liệu Nếu dấu vết để lại gián tiếp thì thực hiện lại các thủ tụckiểm soát đối với chu trình mua hàng là phù hợp Còn nếu trong trờng hợp cácthủ tục kiểm soát thực hiện đối với chu trình mà không để lại dấu vết trong tàiliệu, kiểm toán viên tiến hành quan sát các hoạt động liên quan đến kiểm soátnội bộ thực hiện cho chu trình hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị về những thủ tụckiểm soát của những ngời thực thi công việc kiểm soát nội bộ.

d Lập bảng đánh giá kiểm toán nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán

Sau khi thực hiện ba bớc công việc trên, việc tổng hợp kết quả về khảo sát

hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán đợc thựchiện thông qua việc lập Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.2 Thiết kế chơng trình kiểm toán

Chơng trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các công việc kiểmtoán cần thực hiện, thời gian hoàn thành và sự phân công lao động giữa các kiểmtoán viên cũng nh dự kiến về các t liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thuthập

Cũng nh các chơng trình kiểm toán khác, chơng trình kiểm toán chu trìnhmua hàng và thanh toán đợc thiết kế thành 2 phần: thử nghiệm tuân thủ và thửnghiệm cơ bản

2.1.2.1 Thiết kế các thử nghiệm tuân thủ trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Thử nghiệm tuân thủ (hay thử nghiệm kiểm soát) đợc kiểm toán viên sửdụng để đánh giá mức rủi ro kiểm soát của chu trình Thực chất của thử nghiệmnày là dựa vào kết quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng

và thanh toán khi hệ thống này tồn tại và hoạt động có hiệu lực Các thử nghiệmtuân thủ để thu thập bằng chứng về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trìnhmua hàng và thanh toán đợc thực hiện thông qua trắc nghiệm đạt yêu cầu, cụ thể

đối với tình huống sau:

Trờng hợp thủ tục kế toán, thủ tục quản lý có liên quan tới chu trình mua hàng vàthanh toán có dấu vết, kiểm toán viên kiểm tra chi tiết hệ thống chứng từ, kiểmtra các chữ ký tắt trên hoá đơn bán hàng, các phiếu chi nhằm thu thập bằngchứng kiểm toán về hoạt động hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối vớichu trình mua hàng và thanh toán (trắc nghiệm đạt yêu cầu có dấu vết)

Trờng hợp không có dấu vết, kiểm toán viên cần phỏng vấn cán bộ công nhânviên có liên quan đến việc thực hiện chu trình, hoặc quan sát công việc thực tếcủa họ Cụ thể, kiểm toán viên xem xét việc phân tách trách nhiệm giữa bộ phậnlập đơn đặt hàng với ngời ký duyệt hay sự phân tách trách nhiệm giữa kế toán

thanh toán với thủ quỹ hoặc ngời ký duyệt lệnh chi tiền trả nhà cung cấp (trắcnghiệm đạt yêu cầu không có dấu vết).

2.1.2.2 Thiết kế các thử nghiệm cơ bản trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Đây là thử nghiệm then chốt và cốt lõi trong kiểm toán chu trình mua hàng

và thanh toán đợc sử dụng để thẩm tra lại thông tin biểu hiện bằng tiền phản ánhtrên Bảng tổng hợp Thử nghiệm cơ bản đợc thiết kế cho chu trình mua hàng vàthanh toán thông qua các loại trắc nghiệm chính: trắc nghiệm độ vững trãi, trắcnghiệm phân tích, trắc nghiệm trực tiếp số d

Trắc nghiệm độ vững trãi: để thực hiện trắc nghiệm này, kiểm toán viên

rà soát các thông tin về giá trị trong các chứng từ gốc nh các đơn đặt hàng, hoá

đơn bán hàng của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi, , tính toán lại vàtiến hành đối chiếu với sổ chi tiết TK331, sổ nhật ký mua hàng để kiểm tratính hợp lý, hợp pháp của số liệu, kiểm tra xem số tiền thanh toán với trị giá mua

có khớp nhau không? Qua đó, kiểm toán viên có thể đa ra kết luận về độ tin cậycủa thông tin

Trắc nghiệm phân tích: Loại trắc nghiệm này đợc kiểm toán viên thiết kế

để đánh giá tính hợp lý chung của số d các tài khoản: TK152, TK133, TK331qua các công việc:

Xác định số d tài khoản và sai sót tiềm tàng cần kiểm tra

Tính toán giá trị ớc tính của tài khoản

Xác định giá trị chênh lệch có thể chấp nhận đợc

Xác định chênh lệch trọng yếu cần kiểm tra

Kiểm tra số chênh lệch trọng yếu

Đánh giá kết quả của độ chính xác các tài khoản đó

Trắc nghiệm trực tiếp số d: đợc thực hiện thông qua việc kết hợp các

ph-ơng pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế đểkhẳng định độ tin cậy của số d cuối kỳ ở Sổ cái TK331 ghi vào bảng cân đối tàisản Trắc nghiệm này thờng có chi phí lớn nên số lợng trắc nghiệm trực tiếp số

d cần thực hiện tuỳ thuộc vào kết quả trắc nghiệm độ vững trãi và trắc nghiệmphân tích

2.2 Thực hiện kiểm toán

Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là việc sửdụng các phơng pháp kỹ thuật thích ứng đối với chu trình mua hàng và thanhtoán để thu thập bằng chứng nh thực hiện các thủ tục kiểm soát, thủ tục phântích, thủ tục kiểm tra chi tiết…

2.2.1 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát

Thử nghiệm kiểm soát đợc thực hiện với chu trình mua hàng và thanh toán

để thu thập bằng chứng về sự thiết kế các hoạt động kiểm soát cụ thể đối với chu

trình có ngăn ngừa, phát hiện đợc sai phạm trọng yếu và kiểm tra dấu hiệu củakiểm soát nội đối với chu trình

2.2.1.1 Các thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng:

Để xem xét các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là của hàng hoá, dịch vụ nhận đợc kiểmtoán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng có thiết kếcác thủ tục kiểm soát để kiểm tra tính có thật của đơn đặt hàng, báo cáo nhậnhàng, hoá đơn mua hàng thông qua việc ghi sổ kế toán và phê chuẩn nghiệp vụmua hàng Đồng thời kiểm toán viên cần kiểm tra sự hiện hữu của các chứng từ,dấu hiệu phê chuẩn và dấu hiệu của kiểm soát nội bộ

Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng có đợc phê chuẩn hay không kiểm toánviên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế các nghiệp vụ muahàng đợc phê chuẩn bởi đúng cấp có thẩm quyền không? Đồng thời kiểm toánviên tiến hành kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn

Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng đã hoàn thành có đợc ghi sổ đầy đủ haykhông kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế các

đơn đặt hàng đều đợc đánh số trớc không? Đồng thời kiểm toán cần phải theodõi một chuỗi các đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng có đợc đánh số trớc và phêchuẩn hay không?

Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ đều đợc đánh giá đúng (mục tiêutính giá) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế

để bảo đảm việc tính toán và kiểm tra số tiền đối với hàng tồn kho đợc thực hiệntrên cơ sở nguyên tắc giá phí Đồng thời kiểm toán viên theo dõi một chuỗi cácnghiệp vụ mua hàng và kiểm tra dấu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng đợc phân loại đúng đắn (mục tiêu phânloại) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội của đơn vị kháchhàng có thiết kế sơ đồ tài khoản đầy đủ phù hợp với từng nghiệp vụ mua hàng và

định kỳ có kiểm tra quá trình sử dụng sơ đồ tài khoản đó không? Đồng thời kiểmtoán viên kiểm tra sơ đồ tài khoản và xem xét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ

Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng có đợc ghi sổ đúng kỳ hay không (mục tiêutính đúng kỳ) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có quy

định về việc hạch toán và ghi sổ kế toán có đợc ghi sổ ngay sau khi nhận đợchàng hoá và dịch vụ không? Đồng thời kiểm toán viên cần kiểm tra thủ tục vào

sổ và quan sát để bảo đảm mọi hoá đơn mua hàng đều đợc vào sổ và xem xét dấuhiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng đợc ghi sổ đúng đắn trên sổ kế toán cáckhoản phải trả, sổ kho và đợc tổng hợp đúng đắn kiểm toán viên cần thu thậpxem hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế các thủ tục kiểm soát cũng nh đốichiếu định kỳ giữa nhật ký mua hàng, sổ kho, báo cáo nhận hàng, sổ hạch toánchi tiết hàng tồn kho, sổ hạch toán chi tiết TK331 Đồng thời kiểm tra viên kiểmtra dấu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

2.2.1.2 Các thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán

- Để kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán ghi sổ là của hàng hoá, dịch vụthực tế nhận đợc (tính có căn cứ hợp lý) kiểm toán viên cần thu thập xem hệthống kiểm soát nội bộ có tách biệt giữa nhân viên ghi sổ với nhân viên lập và kýcác chứng từ thanh toán Đồng thời kiểm toán viên cần thảo luận với ngời ghi sổ,quan sát hoạt động và kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ

Để kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán đợc ghi sổ và đợc phê chuẩn đúng đắn(tính phê chuẩn) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiếm soát nội bộ có

đảm bảo các khoản chi đợc phê chuẩn tại thời điểm lập phiếu chi và các chứng từthanh toán Đồng thời kiểm toán viên cần kiểm tra dấu hiệu của việc phê chuẩn

Để kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán hiện có đều đợc ghi sổ (tính đầy đủ) kiểmtoán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thực hiện đánh số trớccác chứng từ thanh toán hay không? Đồng thời kiểm toán viên theo dõi mộtchuỗi các chứng từ thanh toán nh phiếu chi, uỷ nhiệm chi, kiểm tra bảng đốichiếu với ngân hàng và kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ

Để kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán đều đợc đánh giá đúng (mục tiêu tính giá)kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế các quytrình tính toán các khoản thanh toán hay không? Đồng thời kiểm toán viên kiểmtra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ

Để kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán có đợc phân loại đúng hay không? (mụctiêu phân loại) kiểm toán viên cần kiểm tra xem hệ thống kiểm soát nội bộ cóthiết kế và sử dụng một sơ đồ kiểm toán đầy đủ phù hợp với từng loại hình thanhtoán Đồng thời kiểm toán viên kiểm tra việc vào sổ, kiểm tra sơ đồ tài khoản,kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ

Để kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán có đợc ghi sổ đúng lúc hay không (mụctiêu đúng kỳ) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có quy

định thủ tục ghi sổ sau khi các phiếu chi và chứng từ thanh toán đợc thực hiện

Đồng thời kiểm toán viên kiểm tra các thủ tục vào sổ, quan sát việc ghi sổ cácnghiệp vụ thanh toán và kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ

Để kiểm tra các khoản thanh toán có phản ánh đúng đắn vào sổ chi tiết và đợctổng hợp đúng đắn vào các sổ tổng hợp không kiểm toán viên cần thu thập xem

hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế quá trình kiểm tra tổng hợp và chuyển sổ

đúng đắn trong các sổ chi tiết liên quan Đồng thời kiểm toán viên kiểm tra dấuhiệu của kiểm soát nội bộ

2.2.2 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh toán

2.2.2.1.Thực hiện thủ tục phân tích

Chu trình mua hàng và thanh toán đợc đánh giá là trọng yếu do vậy thựchiện thủ tục phân tích đối với chu trình là rất cần thiết Việc thiết lập các tỷ lệ, tỷsuất không những giúp cho kiểm toán viên đánh giá đợc hiệu quả của quá trình

sản xuất kinh doanh mà còn thấy đợc những điểm bất hợp lý đối với chu trình để

từ đó dựa trên kinh nghiệm của mình mà thực hiện kiểm tra chi tiết trọng tâmvào những khoản mục nào?

Khi thực hiện thủ tục phân tích đối với chu trình mua hàng và thanh toán,kiểm toán viên tiến hành:

So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trớc, giữa thực tế với kế hoạch, giữathực tế với ớc tính của kiểm toán viên hay giữa thực tế của đơn vị với các đơn vịcùng ngành, cùng quy mô để xem xét xu thế biến động

Phân tích xu thế tăng hoặc giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi phígiữa các kỳ để phát hiện những biến động bất thờng

Phân tích tỷ lệ của chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả đợc ghi nhậntrong tháng và các khoản thực tế đã trả trong tháng

Kiểm toán viên cần cân nhắc xem tính thờng xuyên của việc phân tích nhphân tích biến động theo tháng, theo quý, hay theo năm là có hiệu quả Nếu cóbiến động xảy ra đối với chu trình thì kiểm toán viên phải xem tính biến độngnày là tất yếu hay bất thờng Sau đó phân tích nguyên nhân của sự chênh lệch đó

2.2.2.2 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết

Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến nhiều các khoản mụcquan trọng trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều khoản mụctrong số đó có liên quan đến các chu trình kiểm toán khác nh kiểm toán vốnbằng tiền, kiểm toán hàng tồn kho…Vì vậy nội dung kiểm tra chi tiết các số d vànghiệp vụ chỉ tập trung tới nợ phải trả ngời bán (Bảng 1)

Nợ phải trả ngời bán là những món nợ cha thanh toán về hàng hoá và dịch

vụ nhận đợc trong quá trình sản xuất kinh doanh Nợ phải trả ngời bán bao gồmcác món nợ của việc mua vào nguyên vật liệu, thiết bị điện nớc, sửa chữa và rấtnhiều sản phẩm dịch vụ khác doanh nghiệp nhận đợc trớc ngày kết thúc năm

Khả năng sai phạm đối với khoản phải trả ngời bán:

Phản ánh nợ phải trả ngời bán không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợ phải trả ngờibán hoặc nhận hàng hoá hay dịch vụ mà không phản ánh nợ phải trả ngời bán.Sai phạm này xảy ra do không tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản và thờngdẫn tới sai lệch trên báo cáo tài chính, ảnh hởng đến kết quả kinh doanh (do chiphí phản ánh không đúng kỳ) và làm tăng một cách giả tạo khả năng thanh toáncủa doanh nghiệp

Phản ánh nợ phải trả ngời bán không có thật (phản ánh khống) cũng làm thay đổicác tỷ suất tài chính cơ bản và là dấu hiệu về một hành vi gian lận, rút tiền côngquỹ đang thực hiện

Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi lập báo cáotài chính: sai sót này không gây ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của kỳ kế toánnhng làm ngời sử dụng báo cáo tài chính hiểu sai khả năng thanh toán thực tếcủa đơn vị đợc kiểm toán

Bảng 1: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số d nợ phải trả ngời bánMục tiêu kiểm toán Kiểm tra chi tiết số d nợ phải trả ngời bán Tính hợp lý chung:

Số d tài khoản nợ phải trả ngời

bán, các số d chi tiết trong sổ hạch

toán chi tiết các khoản phải trả,

các tài khoản phản ánh tài sản và

chi phí liên quan đều hợp lý.

So sánh với tổng chi phí mua hàng năm trớc.

Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản bất hợp lý nh không có bên bán và các khoản phải trả có chịu lãi.

Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với các năm trớc (theo từng khách hàng) để phát hiện các biến động.

nhất với Sổ cái tổng hợp.

Cộng tổng danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả.

Đối chiếu số tổng cộng với Sổ cái tổng hợp.

Đối chiếu các hoá đơn của từng ngời bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên ngời bán và số tiền.

Các khoản phải trả trong sổ hạch

toán chi tiết phải có căn cứ hợp lý.

Đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hoá

đơn và các bảng kê (nếu có) của ngời bán.

Lấy xác nhận các khoản phải trả, chú trọng các khoản phải trả lớn và bất thờng.

Các khoản phải trả hiện có đều ở

trong danh sách (Bảng kê) Các

khoản phải trả (tính đầy đủ).

- Kiểm tra chi tiết các khoản nợ quá hạn

Các khoản phải trả trong danh sách

(Bảng kê) đợc đánh giá đúng đắn

- Thực hiện các thủ tục tơng tự nh đối với các khoản

nợ quá hạn và đối với tính có căn cứ hợp lý.

Các khoản phải trả trong danh sách

đợc phân loại đúng đắn

- Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả

Việc phản ánh nợ phải trả ngời bán

trong chu kỳ mua hàng và thanh

toán đợc vào sổ đúng kỳ

Thực hiện việc kiểm tra công nợ quá hạn

Đối chiếu với số liệu kiểm toán chu trình hàng tồn kho, xem xét hồ sơ mua hàng đi đờng

Tài khoản nợ phải trả ngời bán

trong chu trình mua hàng và thanh

toán đợc trình bày đúng đắn.

- Kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả ngời bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) đợc tách riêng

Tuỳ thuộc quy mô cuộc kiểm toán cũng nh việc đối chiếu số liệu giữa cácphần hành kiểm toán, việc kiểm tra chi tiết các số d liên quan trong chu trình cóthể mở rộng sang kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toánthuế và các khoản phải nộp nhà nớc Các thử nghiệm cơ bản nhằm phát hiện cácsai sót về mặt tiền tệ liên quan tới các tài khoản trên sẽ đợc thiết kế trên cơ sởcủa việc đánh giá rủi ro kiểm soát tơng ứng đối với chu trình nghiệp vụ Cũng

nh các chu trình khác, sự chú trọng trong phơng pháp luận ở chu trình mua hàng

và thanh toán là nhằm vào việc xác định các thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu, cáckhoản mục đợc chọn và thời gian thích hợp

2.3 Kết thúc kiểm toán

Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là việc tổng hợp cácthông tin đã thu đợc để đi đến một kết luận chung về sự trình bày các khoản mục

có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán trên báo cáo tài chính cótrung thực và hợp lý không? Để ý kiến kết luận của kiểm toán viên về chu trìnhmua hàng và thanh toán đợc xác thực kiểm toán viên cần thực hiện các thủ tụckiểm toán bổ sung nh sau:

Xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ

Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán không những ảnhhởng đến báo cáo tài chính của đơn vị khách hàng mà còn ảnh hởng đến kết luậncủa kiểm toán viên trên báo cáo kiểm toán Do đó để ý kiến của kiểm toán viêntrên báo cáo kiểm toán phản ánh trung thực và hợp lý các thông tin về chu trìnhmua hàng và thanh toán thì kiểm toán viên cần xem xét các sự kiện phát sinh saungày kết thúc niên độ kế toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán

Kiểm toán viên cần tiến hành chọn mẫu kiểm tra những nghiệp vụ muahàng đợc ghi sổ từ 5 đến 10 ngày sau khi kết thúc niên độ kế toán Theo dõi cácchứng từ chứng minh cho nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ thanh toán Kiểm tra

sổ chi tiết phải trả ngời bán, đối chiếu số d phải trả ngời bán của từng đối tợngcông nợ với biên bản xác nhận công nợ, chọn mẫu các khoản thanh toán với ngờibán để kiểm tra tính hợp lý…

Xem xét giả thuyết về tính liên tục trong hoạt động của đơn vị

Theo Chuẩn mực kế toán số 01 “Chuẩn mực chung” quy định: “Ban Giám

đốc đơn vị đợc kiểm toán phải xem xét, đánh giá cụ thể khả năng hoạt động liên tục của đơn vị vì theo giả định là đơn vị hoạt động liên tục thì tài sản và nợ phải trả đợc ghi nhận dựa trên cơ sở là đơn vị có khả năng thực hiện giá trị của tài sản và thanh toán các khoản nợ phải trả trong điều kiện kinh doanh bình th- ờng ”

Thu thập th giải trình của Ban Giám đốc đơn vị

Giải trình của Ban Giám đốc là cam kết về sự tin cậy, hợp lý của các thôngtin trên Báo cáo tài chính Khi phát hành báo cáo kiểm toán để đa ra ý kiến kếtluận thì kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải chịu trách nhiệm pháp lý tr ớcpháp luật về tính trung thực và hợp lý của các thông tin phản ánh trên báo cáo tàichính Tuy nhiên kết luận đó là có cơ sở nếu Ban Giám đốc của đơn vị kháchhàng cung cấp đầy đủ các thông tin và đảm bảo rằng thông tin cung cấp là trungthực và hợp lý Do đó việc thu thập đầy đủ giải trình của Ban Giám đốc là rất cần thiết

Tổng hợp kết quả kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán

Sau khi các công việc nêu trên đã hoàn tất, kiểm toán viên có kinh nghiệmthờng tổng hợp và đa ra biên bản kiểm toán để nêu ra nhận xét:

Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán có phù hợp với các quyết

định, các Chuẩn mực kế toán, kiểm toán hiện hành: quy trình nghiệp vụ, quytrình hạch toán, chứng từ, sổ sách có liên quan…

Liệt kê các sai phạm phát hiện đợc khi thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng

và thanh toán

Đề xuất của kiểm toán viên và các bút toán điều chỉnh đối với sai phạm nêu trên.

Biên bản kiểm toán đợc kiểm toán viên và đơn vị khách hàng thống nhấtsau đó kiểm toán viên lập báo cáo kiểm toán chính thức và phát hành cho kháchhàng

Tuy nhiên không nhất thiết sau khi kết thúc kiểm toán kiểm toán viên phảilập biên bản kiểm toán Kiểm toán viên chỉ lập biên bản kiểm toán khi có yêucầu của đơn vị khách hàng Trong nhiều trờng hợp, sau khi kết thúc kiểm toánkiểm toán viên chỉ tổng hợp các phát hiện và các vấn đề phát sinh để trao đổi,thảo luận trực tiếp với Ban Giám đốc công ty khách hàng Nếu có vấn đề pháthiện sau kiểm toán thì kiểm toán viên cần lập th quản lý để lu ý Ban Giám đốccông ty khách hàng để khắc phục và hoàn thiện những yếu kém

Chơng II Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình mua hàng

và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán

thực hiện

1 Tổng quan về Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm (AASC)

toán-1.1 Quá trình hình thành và phát triển của AASC

Theo Quyết định số 164TC/QĐ/TCCB của Bộ tài chính ngày 13 tháng 5năm 1991, Công ty Dịch vụ Kế toán ra đời Tên giao dịch quốc tế là AccountingService Company-ASC)

Trụ sở chính : Số 10 Phan Huy Chú - Hà Nội

Xã hội ngày càng phát triển mạnh mẽ, các thông tin đầy đủ và chính xáccủa các doanh nghiệp, của các tổ chức đóng vai trò hết sức quan trọng Nhờ vàohoạt động kiểm toán các thông tin này mới đợc cung cấp một cách đầy đủ vàchính xác vì vậy tạo niềm tin cho ngời quan tâm, củng cố nề nếp tài chính kếtoán, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý Do nhu cầu kiểm toán ngày cànglớn đòi hỏi công ty phải mở rộng phạm vi hoạt động

Sau một thời gian hoạt động, để đáp ứng và cùng hoà nhịp với sự phát triểncủa nền kinh tế thị trờng, Bộ trởng Bộ tài chính ra Quyết định số 238TC/TCCB(ngày 27 tháng 4 năm 1993) và Quyết định số 639 TC/TCCB (ngày 14 tháng 9năm 1993) bổ sung nhiệm vụ kiểm toán và đổi tên Công ty Dịch vụ Kế toánthành Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán, tên giao dịch quốc

tế là Auditing and Accounting consultancy sevices Company (viết tắt là AASC),trụ sở chính nay chuyển về Số 1 Lê Phụng Hiểu, Hà Nội

Tháng 3 năm 1992 công ty quyết định thành lập chi nhánh đầu tiên tạithành phố Hồ Chí Minh nhng đến tháng 3 năm 1995 đợc phép của Bộ tài chínhchi nhánh này đã tách khỏi AASC thành lập nên Công ty Kiểm toán Sài Gòn(AFC)

Đến năm 1997 Công ty đã tái thiết lập văn phòng đại diện tại thành phố

Hồ Chí Minh và nay trở thành chi nhánh lớn nhất của công ty

AASC là một doanh nghiệp Nhà nớc thực hiện dịch vụ t vấn tài chính kếtoán và hoạt động kiểm toán, trong đó chủ yếu là hoạt động kiểm toán độc lập

Là một doanh nghiệp có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, tự trang trảichi phí hoạt động bằng các nguồn thu đợc từ các hoạt động dịch vụ cho kháchhàng trả theo hợp đồng và thực hiện mọi nghĩa vụ đối với Nhà Nớc theo phápluật Công ty có con dấu riêng và đợc mở tài khoản bằng tiền Việt Nam và ngoại

tệ ở ngân hàng

Ngay từ ngày đầu thành lập, thì công ty đã luôn tâm niệm rõ làm việc hếtmình để đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất, chi phí thấp nhất vớiphơng châm: Độc lập, trung thực, khách quan, bảo mật

Với quan điểm vì lợi ích cao nhất của khách hàng, mục tiêu hoạt động củacông ty là cung cấp các dịch vụ chuyên ngành tốt nhất, đảm bảo quyền lợi caonhất của khách hàng, cung cấp những thông tin với độ tin cậy cao cho công tácquản lý tài chính và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Hơn thế nữa kinhnghiệm thực tiễn về chuyên ngành, gần gũi với khách hàng, tận tình, thông thạonghiệp vụ và hiểu biết kinh nghiệm thực tế tại Việt Nam, AASC hiểu rõ các yêucầu trong kinh doanh và sẽ hỗ trợ khách hàng giải quyết tốt các vấn đề mà ít tổchức dịch vụ chuyên ngành nào có thể thực hiện đợc

Với nỗ lực của Ban Giám đốc công ty cùng toàn thể đội ngũ cán bộ côngnhân viên trong công ty, công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán -AASC sẽ vững buớc trên con đờng phát triển và ngày càng khẳng định mình trởthành một trong những công ty hàng đầu của cả nớc, khu vực và thế giới

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty AASC

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình chức năng, mỗiphòng ban chịu trách nhiệm về một lĩnh vực riêng Có sơ đồ cơ cấu tổ chức quản

lý của Công ty nh sau: (Sơ đồ 3) Tuy nhiên các phòng ban này không tồn tại biệtlập mà đợc tổ chức linh hoạt để kịp thời hỗ trợ lẫn nhau đáp ứng nhu cầu củakhách hàng

Ban giám đốc: Gồm 1 giám đốc, và 3 phó giám đốc

Giám đốc công ty do Bộ trởng Bộ Tài chính bổ nhiệm, giám đốc chịu tráchnhiệm lãnh đạo, quản lý toàn bộ hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trớc

Bộ Tài chính là cơ quan Nhà nớc trực tiếp quản lý, và trớc pháp luật về hoạt độngcủa công ty

Phó giám đốc do Bộ trởng Bộ Tài chính bổ nhiệm giúp giám đốc điều hànhhoạt động của công ty và quản lý các phòng nghiệp vụ và chịu trách nhiệm trớcgiám đốc và Bộ tài chính về nhiệm vụ đợc giao

Phòng Hành chính tổng hợp: có nhiệm vụ quyết định về công tác tổ chức củacông ty, quản lý các công văn đến và đi Ngoài ra phòng hành chính còn nghiêncứu, sắp xếp đề bạt cán bộ, phối hợp với phòng kế toán để tổ chức tiền lơng chocán bộ công nhân viên, tổ chức bảo vệ an toàn tài sản cá nhân cho các nhân viêntrong công ty, tổ chức bộ phận lái xe phục vụ cho nhu cầu đi lại, công tác củacông nhân viên, tổ chức bộ máy tin học, tổ chức bộ phận bán hàng (cung cấp cácbiểu mẫu sổ sách, chứng từ kế toán) cung cấp các tạp vụ ví dụ nh giấy tờ, mựcin

Phòng Tài chính kế toán: thực hiện việc quản lý và trợ giúp cho Ban Giám đốc

điều hành công việc, phản ánh đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vàphát hành các báo cáo theo chế độ hiện hành Chi tiết về phòng kế toán sẽ đợc đềcập đến ở phần Bộ máy tổ chức kế toán của công ty

Các phòng ban nghiệp vụ

Hiện nay công ty có 7 phòng nghiệp vụ, bao gồm: phòng công nghệ thôngtin, phòng kiểm toán các ngành thơng mại và dịch vụ, phòng kiểm toán xây dựngcơ bản, phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất, phòng kiểm toán dự án,phòng đào tạo và quản lý chất lợng, phòng t vấn kiểm toán

Các phòng nghiệp vụ đều phải cung cấp các dịch vụ chuyên môn mà công

ty giao phó Các dịch vụ này phải đảm bảo kịp thời và chất lợng, tuân thủ theocác Chuẩn mực kế toán, kiểm toán Việt Nam và chuẩn mực kiểm toán quốc tế đ-

ợc thừa nhận tại Việt Nam Cụ thể thì các phòng ban nghiệp vụ có chức năng cụthể sau đây:

Phòng công nghệ thông tin: có nhiệm vụ cài đặt, bảo trì mạng máy tính của công

ty, ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ về công nghệ thông tin trong lĩnh vực kếtoán và quản lý

Phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất: cung cấp các dịch vụ t vấn về kế

toán, dịch vụ kiểm toán liên quan đến các ngành sản xuất vật chất nh ngành sảnxuất than, thuốc sát trùng, ngành bu điện Ngoài ra phòng này còn thực hiệncông tác tiếp thị hình ảnh cho công ty

Phòng kiểm toán các ngành thơng mại và dịch vụ: thực hiện cung cấp các dịch

vụ t vấn và kiểm toán liên quan đến các hoạt động thơng mại, dịch vụ nh kiểmtoán ngân hàng, kiểm toán giao thông vận tải, kiểm toán bu điện và đôi khithực hiện kiểm toán các ngành không phải là thơng mại và dịch vụ

Phòng kiểm toán XDCB: tiến hành kiểm toán các quyết toán các công trình xây

dựng cơ bản

Phòng đào tạo và quản lý chất lợng: có trách nhiệm tổ chức thi tuyển để tuyển

dụng nhân viên cho công ty, đào tạo các nghiệp vụ mới, cập nhật các chủ trơng,chính sách mới của Nhà nớc, phổ biến cho nhân viên của công ty Quản lý đàotạo, tiến hành các khoá học trực tiếp cho toàn bộ nhân viên trong công ty Ngoài

ra phòng còn có nhiệm vụ soát xét chất lợng, kiểm soát chất lợng các báo cáokiểm toán đã đợc lập

Phòng t vấn kiểm toán: có nhiệm vụ cung cấp cho khách hàng những giải pháp

tốt nhất giúp cho khách hàng cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ, nâng cao hiệuquả kinh doanh và chất lợng dịch vụ, giảm chi phí hoạt động, không ngừng tăngdoanh thu

Phòng kiểm toán dự án: có nhiệm vụ nắm bắt nhu cầu kiểm toán các dự án từ đó

xây dựng các chơng trình kiểm toán thích hợp với từng dự án Hiện nay, thị phầnkiểm toán của AASC về các chơng trình dự án là 25% thị phần kiểm toán dự áncủa cả Nhà nớc

Các chi nhánh của công ty: Các chi nhánh của công ty chính là mô hình thu nhỏ

của công ty Các chi nhánh đợc thiết lập nhằm tiếp cận với khách hàng một cáchgần hơn với từng địa bàn Đồng thời các chi nhánh đợc xây dựng nhằm cung cấpcác dịch vụ của công ty ở địa bàn mình, hạn chế chi phí đi lại cho nhân viêntrong công ty, đảm bảo các dịch vụ mà công ty cung cấp có thể đến với kháchhàng một cách kịp thời nhất Các chi nhánh hoạt động độc lập, có báo cáo tàichính riêng, báo cáo của công ty là hình thức hợp nhất của báo cáo

1.3 Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty AASC

Về tình hình hoạt động

Hàng năm công ty thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính cho hơn 400doanh nghiệp, dự án trong đó có hơn 100 doanh nghiệp vốn đầu t nớc ngoài, 150doanh nghiệp Nhà nớc, các Tổng Công ty 90, 91 và hàng loạt doanh nghiệpliên doanh, các ngân hàng thơng mại và các dự án phát triển khác Thông quahoạt động này công ty đã giúp cơ quan quản lý Nhà nớc, các doanh nghiệp thựchiện tốt hơn các quy định về tài chính kế toán, không ngừng góp phần làm lànhmạnh hoá nền kinh tế quốc dân Các dịch vụ mà công ty cung cấp bao gồm:

Dịch vụ kiểm toán

Dịch vụ kiểm toán là một trong các hoạt động truyền thống của Công tyAASC Qua hơn 10 năm hoạt động, dịch vụ này đã đợc hoàn thiện và phát triển

về phạm vi và chất lợng đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và tiếntrình hội nhập quốc tế Các dịch vụ kiểm toán bao gồm: Kiểm toán báo cáo tàichính thờng niên, kiểm toán hoạt động của các dự án, kiểm toán Báo cáo quyếttoán vốn đầu t các công trình xây dựng cơ bản, kiểm toán xác định vốn, giá trị doanhnghiệp, kiểm toán tuân thủ luật định, kiểm toán các doanh nghiệp tham gia niêm yếttrên thị trờng chứng khoán, kiểm toán tỷ lệ nội địa hoá, kiểm toán doanh nghiệpNhà nớc phục vụ công tác cổ phần hoá và giám định các tài liệu tài chính kếtoán Hoạt động kiểm toán của công ty luôn tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toánViệt Nam, cũng nh các Chuẩn mực kiểm toán quốc tế đợc chấp nhận tại ViệtNam đã đa ra các thông tin hữu ích phục vụ cho các mục đích sử dụng của kháchhàng hiệu quả nhất, những đề xuất và t vấn cho khách hàng thông qua Th quản

lý và ý kiến t vấn đi cùng với Báo cáo kiểm toán

Dịch vụ kế toán

Cùng với quá trình hội nhập của nền kinh tế và những đổi mới trong cáchoạt động tài chính kế toán của Nhà nớc Việt Nam, AASC luôn hớng tới việcnâng cao chất lợng các dịch vụ kế toán của mình Công ty đã và đang cung cấpcho các khách hàng nhiều dịch vụ kế toán nh: Mở và ghi sổ kế toán, lập các báocáo tài chính định kỳ, xây dựng các mô hình tổ chức bộ máy kế toán, trợ giúpviệc chuyển đổi hệ thống kế toán và báo cáo tài chính phù hợp với các yêu cầucủa khách hàng và đồng thời bảo đảm tính tuân thủ các quy định của Nhà nớcViệt Nam hoặc các nguyên tắc kế toán quốc tế đợc chấp nhận, hớng dẫn chokhách hàng trong việc áp dụng các chế độ kế toán tài chính và t vấn, trợ giúptrong việc lựa chọn đăng ký chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý củadoanh nghiệp

Dịch vụ t vấn tài chính và quản trị kinh doanh

Tham gia kinh doanh tại Việt Nam, các nhà đầu t và các nhà quản lý đềuphải đối mặt với những vấn đề thực tiễn của Việt Nam, và luôn phải tìm ra nhữnggiải pháp hữu hiệu nhất để vừa đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ các quy định luậtpháp hiện hành của Nhà nớc Việt Nam, vừa thu đợc lợi nhuận cao nhất Các dịch

vụ mà công ty cung cấp bao gồm: T vấn soạn thảo phơng án đầu t, đăng ký kinhdoanh và thành lập doanh nghiệp mới, t vấn kiểm kê thẩm định giá trị tài sản, tvấn quyết toán vốn đầu t, t vấn tiến hành cổ phần hoá, niêm yết chứng khoán,sáp nhập hoặc giải thể doanh nghiệp, t vấn tuân thủ các quy định pháp luật, chínhsách tài chính kế toán

Đặc biệt, với dịch vụ t vấn kiểm kê thẩm định giá trị tài sản, AASC sẽ giúpcho khách hàng xác định chính xác giá trị tài sản của doanh nghiệp phục vụ đắclực cho hoạt động quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp

Dịch vụ t vấn thuế

Dịch vụ t vấn thuế của Công ty luôn mang lại hiệu quả cao cho kháchhàng Các giải pháp về thuế mà công ty cung cấp cho khách hàng sẽ đảm bảo cácloại thuế mà doanh nghiệp hay cá nhân phải nộp sẽ phù hợp với thực tế và tuânthủ các chính sách thuế hiện hành Dịch vụ t vấn thuế của công ty bao gồm: Lập

kế hoạch thuế, đăng ký, tính toán, và kê khai thuế phải nộp với cơ quan thuế, ràsoát đánh giá việc vận dụng các sắc lệnh thuế, chính sách thuế hiện hành củaViệt Nam

Dịch vụ đào tạo hỗ trợ tuyển dụng.

Dịch vụ hỗ trợ tuyển dụng: giúp khách hàng tìm kiếm và tuyển dụng các

ứng cử viên có năng lực và thích hợp nhất, dựa trên những hiểu biết cụ thể về vịtrí cần tuyển dụng, cũng nh các yêu cầu về hoạt động, quản lý chung của khách hàng

Dịch vụ đào tạo

Dịch vụ đào tạo: Công ty sử dụng một đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh

nghiệm trong lĩnh vực giảng dạy để xây dựng các chơng trình đào tạo và tiếnhành huấn luyện một cách hiệu quả nhất Các chơng trình đào tạo sẽ mang lạicho khách hàng những kiến thức kinh nghiệm và thông tin hữu ích về kế toán,kiểm toán, thuế, quản trị kinh doanh và công nghệ thông tin kế toán, đặc biệt làcác chế độ, quy định, Chuẩn mực của Việt Nam hay các thông lệ quốc tế, đợcvận dụng cho từng doanh nghiệp, từng ngành, và từng lĩnh vực cụ thể

Dịch vụ công nghệ thông tin

Đội ngũ chuyên gia công nghệ thông tin của công ty sẽ t vấn cho kháchhàng lựa chọn và áp dụng những giải pháp khả thi và hiệu quả nhất Đặc biệt, cácchuyên gia này sẽ tham gia trực tiếp với khách hàng từ công đoạn đánh giá, thiết

kế, phát triển, thử nghiệm đến công đoạn hỗ trợ vận hành các hệ thống côngnghệ thông tin mới nhất Một số sản phẩm phần mềm của công ty hiện đang đợccác khách hàng tín dụng và sử dụng nhiều, nh: A-ASPlus 3.0, E-ASPlus 3.0, P-ASPlus 2.0, Phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý tài sản cố định, phầnmềm quản lý công văn, phần mềm quản lý doanh nghiệp

Kết quả hoạt động kinh doanh

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty không ngừng tăng trởng qua các nămthể hiện qua bảng sau:

Bảng 2: Kết quả kinh doanh của công ty AASC

1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của AASC

Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ Bộmáy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán.Theo đó cuối mỗi kỳ hạch toán thì các chi nhánh phải gửi báo cáo tài chính lêncông ty để công ty tiến hành tổng hợp để lên báo cáo hợp nhất cho toàn công ty

Nh đã trình bày ở trên, phòng kế toán gồm 4 ngời, trong đó:

Kế toán trởng: có nhiệm vụ phụ trách chung về các hoạt động của phòng kế toán.Thực hiện chức năng của kế toán trởng là phê duyệt các chứng từ, hoá đơn, đồngthời chịu trách nhiệm trực tiếp trong lĩnh vực kế toán tài chính

Kế toán tổng hợp: Thực hiện chức năng kế toán tổng hợp đồng thời phụ trách kếtoán tiền lơng

Kế toán viên: Thực hiện công tác hạch toán kế toán đối với các phần hành cònlại nh : kế toán thanh toán, kế toán TSCĐ, kế toán CCDC

Thủ quỹ : Quản lý quỹ tiền mặt

1.5 Tổ chức công tác kiểm toán của AASC

Nhìn chung, quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính của công ty cũng tuânthủ quy trình đợc thừa nhận rộng rãi trên thế giới và ở Việt Nam Quy trình này

đợc thể hiện qua bảng tóm tắt sau:

Bảng 3: Quy trình kiểm toán thực hiện tại AASC

1 BGĐ, bộ phận tiếp thị - Tìm kiếm khách hàng thông qua việc tìm

2 Trởng nhóm kiểm toán và

một số kiểm toán viên đợc

chỉ định

- Khảo sát sơ bộ khách hàng

- Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát

Kế hoạch kiểm toán tổng quát

3 Các kiểm toán viên đảm

nhận các khoảnmục

- Khảo sát chi tiết khách hàng

- Lập chơng trình kiểm toán chi tiết Thảo thuận với khách hàng về chơng trình kiểm toán

Chơng trình kiểm toán chi tiết

- Báo cáo kiểm toán

7 BGĐ Cùng với khách hàng thanh lý HĐ kiểm toán

2 Tình hình thực tế về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán- AASC thực hiện

Học phải đi đôi với hành, lý luận phải gắn liền với thực tiễn do đó để phầncơ sở lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán đã đợc trình bày ởtrên đợc sáng tỏ thì phần tiếp sau đây của chuyên đề trình bày chi tiết quy trìnhkiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực hiện tại 2 khách hàng là công

ty ABC và công ty XYZ Trên thực tế AASC tiến hành kiểm toán theo các khoảnmục cấu thành nên Báo cáo tài chính Do vậy phần này em xin trình bày kiểmtoán các khoản mục có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán

Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán đợc AASC áp dụngbao gồm 5 giai đoạn nh sau:

2.1 Khảo sát và đánh giá khách hàng

AASC có một đội ngũ nhân viên hoạt động độc lập và trình độ chuyênmôn tốt Qua một thời gian hoạt động AASC đã có đợc uy tín rộng lớn Hình ảnhcủa AASC không ngừng lớn mạnh Nhờ vào các mối quan hệ của các cá nhânvới khách hàng hay của Ban Giám đốc với khách hàng mà AASC ngày càngnhận đợc nhiều hợp đồng kiểm toán Hàng năm, AASC đã gửi nhiều th chàohàng đến nhiều khách hàng có nhu cầu kiểm toán Sau khi th chào hàng đợc pháthành thì đơn vị có nhu cầu kiểm toán sẽ có thông tin phản hồi AASC thơng lợngvới khách hàng về những điều khoản trong hợp đồng nh về giá phí của cuộckiểm toán, yêu cầu về kiểm toán viên, yêu cầu công việc cần thực hiện và nhữngthông tin khác Việc thơng lợng này rất quan trọng để đi đến ký kết hợp đồngkiểm toán

Thực tế cho thấy việc tiếp cận khách hàng đối với khách hàng truyền thống

và khách hàng mới là khác nhau Công ty ABC là khách hàng truyền thống củaAASC đã đợc AASC kiểm toán từ năm 2001 Hàng năm, sau khi kết thúc kiểmtoán, lập th quản lý AASC luôn bày tỏ nguyện vọng đợc tiếp tục kiểm toán đốivới công ty Nên tháng 3 năm 2004, sau khi đã hoàn thành kiểm toán năm tàichính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2003, kiểm toán viên bày tỏ nguyện vọngmuốn tiếp tục kiểm toán công ty trong năm tới và đợc công ty chấp nhận Còn

đối với công ty XYZ là khách hàng mới lại thực hiện kiểm toán năm tài chính

đầu tiên nên AASC gửi th chào hàng kiểm toán nêu rõ các dịch vụ mà AASC đã

có kinh nghiệm nh dịch vụ kế toán, dịch vụ t vấn tài chính và quản trị kinhdoanh, dịch vụ t vấn thuế, dịch vụ đào tạo và hỗ trợ tuyển dụng Sau đó AASCnhận đợc th mời kiểm toán

Việc tiếp nhận khách hàng là điểm khởi đầu của cuộc kiểm toán Sau đóquy trình kiểm toán sẽ đợc áp dụng đúng nh bảng tóm tắt trên

2.2 Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ kiểm toán

Hợp đồng kiểm toán đợc ký kết là điểm khởi đầu của cuộc kiểm toán Căn cứvào hợp đồng kiểm toán đã ký kết, AASC xem xét những yêu cầu kiểm toán củakhách hàng để lập kế hoạch kiểm toán và phân công nhân sự phù hợp cho cuộc kiểmtoán Số lợng, chất lợng kiểm toán viên phụ thuộc mức độ phức tạp của công việc,quy mô của đơn vị khách hàng và yêu cầu cụ thể của từng khách hàng

Cụ thể, trong cuộc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công tyABC, do ABC là khách hàng truyền thống của AASC nên kế hoạch kiểm toán đợcthiết lập đơn giản hơn Để công việc kiểm toán đợc diễn ra thuận lợi AASC cử kiểmtoán viên NTTH đã thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán năm trớcphụ trách Kế hoạch tiến hành kiểm toán tại ABC từ ngày 22/2/2005 đến 7/3/2005.Còn công ty XYZ, công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do kiểm

toán viên NTHP và trợ lý kiểm toán NTTT thực hiện từ ngày 14/2/2005 đến24/2/2005.

Trong hai cuộc kiểm toán thực hiện tại 2 công ty ABC và công ty XYZ ngoàinhững kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán đã đợc phân công ở trên thì không có sự thamgia của các kiểm toán viên khác và không cần sự tham gia của các chuyên gia t vấnluật pháp, cũng nh các chuyên gia thuộc các lĩnh vực khác

2.3 Lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

2.3.1 Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng

Khi tiến hành kiểm toán tại một khách hàng, kiểm toán viên nhất thiết phảihiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng Một mặt giúp kiểm toán viên thu thập

đợc đầy đủ thông tin hỗ trợ cho ý kiến kết luận sau này, mặt khác đây cũng là căn cứquan trọng để AASC xem xét kiểm toán viên phù hợp và dự kiến chuyên gia bênngoài Tuỳ thuộc là khách hàng truyền thống hay khách hàng mới mà kiểm toán viênphải thu thập một phần hay toàn bộ thông tin về hoạt động kinh doanh của kháchhàng Đối với công ty ABC là khách hàng truyền thống nên mọi thông tin về hoạt

động kinh doanh của khách hàng đợc lu trong hồ sơ kiểm toán thờng niên Tuy nhiênkiểm toán viên phải thờng xuyên bổ sung thông tin về khách hàng nếu khách hàng có

sự thay đổi hay mở rộng ngành nghề kinh doanh, áp dụng những chế độ, chính sáchmới bởi những thay đổi này ảnh hởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty cũng nh cách thức hoạch toán kế toán Khác với công ty ABC, công tyXYZ là công ty mới thành lập lại tiến hành kiểm toán năm tài chính đầu tiên nênkiểm toán viên phải thu thập đầy đủ và trình bày chi tiết các thông tin có liên quan từkhi công ty đi vào hoạt động đến khi lập Báo cáo tài chính

Thông thờng kiểm toán viên tập trung vào các thông tin sau:

ty Kể từ ngày 23 tháng 10 năm 1996 công ty đợc cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinhdoanh số 036844 của Sở kế hoạch và Đầu t Hà Nội với thời gian hoạt động là 30năm Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Nhà nớc Công ty có trụ sở

chính ở số 2- Phố hàng Bài-Hà nội Theo đăng ký kinh doanh thì công ty kinh doanhnhững ngành nghề sau:

Sản xuất các sản phẩm Văn phòng phẩm

Sản xuất các sản phẩm từ nhựa

Sản xuất các sản phẩm từ kim loại

Sản xuất các sản phẩm từ giấy

Đại lý bán buôn, bán lẻ, ký gửi

Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Bộ máy quản lý của công ty gồm một giám đốc, 2 phó giám đốc, 1 kế toán trởng

và các đơn vị phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ (nh sơ đồ 4)

Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty ABC

Trong đó:

Giám đốc do HĐQT Tổng Công ty bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thởng, kỷluật theo đề nghị của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Giám đốc là đại diện pháp nhâncủa Công ty và chịu trách nhiệm trớc HĐQT, Tổng giám đốc Tổng Công ty và trớcpháp luật về điều hành hoạt động của công ty Giám đốc là ngời có quyền hành caonhất trong công ty

Phó giám đốc do Tổng Giám đốc Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khenthởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc công ty Phó giám đốc là ngời giúp việcGiám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công

và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụGiám đốc phân công uỷ quyền

Kế toán trởng do Tổng giám đốc Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khenthởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc công ty Kế toán trởng là ngời giúp giám

đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của công ty và có cácnhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật

Các đơn vị, phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mu cho giám

đốc trong việc quản lý và điều hành công việc

Hệ thống kế toán

Chế độ kế toán áp dụng: Các chính sách kế toán đợc áp dụng nhất quán trong

công ty và nhất quán với chế độ kế toán áp dụng trong cả nớc, không có sự thay đổigì so với những niên độ trớc Trong kỳ không có thay đổi lớn trong chính sách kếtoán áp dụng tại công ty Đơn vị cha cập nhật những thay đổi chế độ kế toán banhành theo 6 Chuẩn mực kế toán mới Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán E plus3.0 do AASC cung cấp

Hình thức ghi sổ: Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.

Niên độ kế toán: Từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng

năm

Phơng pháp hạch toán Hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo

phơng pháp kiểm kê thờng xuyên Hàng tồn kho đợc ghi nhận theo giá thực tế Giáhàng tồn kho cuối kỳ đợc xác định theo giá thực tế đích danh

Các PXSX

Tỷ giá sử dụng: Các giao dịch bằng ngoại tệ đợc quy đổi về VNĐ theo tỷ giá

thực tế của ngân hành tại ngày phát sinh giao dịch đó Chênh lệch tỷ giá đợc xử lýtheo Thông t 44TC/TCDN ngày 07/8/1997 và Thông t số 89/2002/TT-BTC ngày 9tháng 10 năm 2002 của Bộ tài chính

Bộ máy kế toán của công ty gồm: 1kế toán trởng, 1 kế toán tổng hợp, thủ quỹ,

kế toán, kế toán mua hàng và thanh toán, kế toán tiêu thụ và thanh toán

Các khoản phải trả ngời bán tại thời điểm 31/12/2004

Tính đến ngày 31/12/2004 công ty phải trả cho các nhà cung cấp sau:

n-có tên giao dịch là XYZ Co Ltd Công ty đợc thành lập theo Quyết định số TCCB ngày 7 tháng 4 năm 2004 Thời gian hoạt động là 20 năm kể từ ngày đợc cấpgiấy phép đầu t và công ty hoạt động theo Luật Đầu t nớc ngoài tại Việt Nam Trụ sởchính tại tầng 2 toà nhà Vietcombank Theo giấy phép đăng ký kinh doanh, lĩnh vựchoạt động của công ty bao gồm:

121/QĐ-Xuất nhập khẩu vật t thiết bị công nghệ viễn thông, điện tử tin học

Chuyển giao công nghệ, khảo sát, thiết kế các công trình viễn thông

T vấn kỹ thuật chuyên ngành bu chính viễn thông, điện tử tin học

Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Tổ chức bộ máy của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty XYZ

Do công ty XYZ là khách hàng mới lại tiến hành kiểm toán năm tài chính đầutiên nên kiểm toán viên cần thu thập đầy đủ và trình bày chi tiết về đặc điểm tổ chức bộ

Phòng kinh doanh XNK Phòng kế toán kỹ thuậtPhòng Phòng kế hoạch

máy quản lý của công ty là hết sức cần thiết Qua đó kiểm toán viên nắm bắt đợc sự phùhợp và tính hiệu quả của bộ máy quản lý này trong hoạt động sản xuất kinh doanh của

Theo quy chế của doanh nghiệp thì mỗi năm Tổng giám đốc và Phó tổng giám

đốc đợc thay đổi vị trí cho nhau để cùng điều hành công ty

Hệ thống kế toán

Chế độ kế toán áp dụng: Công ty XYZ áp dụng chế độ kế toán hiện hành của

Việt Nam tuân theo Quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộtài chính và chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số167/2000/QĐ-BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ trởng Bộ tài chính và các Thông

t, Quyết định sửa đổi có liên quan

Hình thức ghi sổ: Kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.

Niên độ kế toán: Do đây là năm tài chính đầu tiên nên niên độ kế toán của công

ty áp dụng cho năm nay là từ ngày 07 tháng 4 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 Tuynhiên từ năm sau niên độ kế toán công ty áp dụng sẽ từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31tháng 12 hàng năm

Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho đợc trình bày theo giá gốc và

hạch toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ Phơng pháp tính giá hàng tồn kho là phơngpháp thực tế đích danh Giá trị hàng tồn kho ngày 31/12/2004 đợc xác định trên cở sởtheo dõi và ghi chép của thủ kho và kế toán

Quy đổi ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đợc chuyển

đổi sang Đồng Việt Nam (VNĐ) theo tỷ giá thực tế phát sinh nghiệp vụ Số d vốnbằng tiền bằng ngoại tệ đợc đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng doNgân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại ngày lập Báo cáo tài chính, chênh lệch tỷgiá do đánh giá lại số d cuối kỳ đợc trình bày trên Bảng cân đối kế toán

Các thay đổi trong chính sách kế toán: Trong năm công ty không có sự thay đổi

nào trong chính sách kế toán

Các khoản phải trả ngời bán tại thời điểm 31/12/2004

2.3.2 Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng

Qua tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng ABC, XYZ, kiểm toánviên thấy rằng: Công ty ABC tiến hành nghiệp vụ mua hàng và thanh toán chủ yếuphục vụ sản xuất kinh doanh nên kế toán chi phí rất coi trọng Còn việc thực hiệnnghiệp vụ mua hàng và thanh toán ở công ty XYZ chủ yếu là hoạt động kinh doanhthơng mại hàng hoá thông qua việc xuất nhập khẩu nên kế toán hàng tồn kho lại đợccoi trọng hơn Tuy nhiên kiểm toán viên xác định kiểm toán các khoản phải trả ở 2công ty là chủ yếu và cần kiểm tra chi tiết

Nhằm thu thập các thông tin mang tính pháp lý của mỗi công ty, kiểm toánviên cần thu thập giấy phép thành lập, điều lệ công ty, biên bản các cuộc họp cổ

đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, các hợp đồng mua hàng, cam kết quantrọng có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán Tuy nhiên công ty ABC làkhách hàng truyền thống nên các tài liệu này đợc lu trong hồ sơ kiểm toán thờng niên

Ngoài ra, kiểm toán viên cần yêu cầu công ty ABC, XYZ cung cấp các tài liệusau:

Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm trớc

Các tài liệu kế toán liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán của năm hiệnhành nh:

+ Bảng cân đối kế toán;

+ Báo cáo kết quả kinh doanh;

+ Sổ Cái TK331, 152, 156;

+ Sổ chi tiết TK331, 152, 156;

+ Biên bản đối chiếu công nợ cuối niên độ;

+ Chứng từ kế toán liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán

2.3.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng là một thủ tục rất hữu hiệu

đợc kiểm toán viên sử dụng trong tất cả các cuộc kiểm toán Nhằm đánh giá hệ thốngkiểm soát nội đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại 2 công ty ABC và XYZ cótồn tại và hoạt động hữu hiệu hay không, kiểm toán viên tìm hiểu các nhân tố của hệthống kiểm soát trong đó nhân tố quan điểm của nhà quản lý đợc coi trọng

Các nhà quản lý của công ty ABC rất liêm chính Mọi hoạt động của công ty

đợc quản lý chặt chẽ theo sự chỉ đạo của Tổng Công ty nhằm quán triệt các chínhsách, các chế độ, các quy định của Nhà nớc Do đó ảnh hởng rất lớn đến cơ cấu tổchức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch Để thực hiện tốt kế hoạch sản xuấtkinh doanh, Ban Giám đốc quy định trong cơ cấu tổ chức có phòng vật t để đảmnhiệm cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất Các nhân viên của công

ty nói chung và nhân viên phòng vật t nói riêng đợc công ty tuyển dụng đều đủ trình

độ, năng lực làm việc Trong bộ máy kế toán có kế toán mua hàng và thanh toán phụtrách ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Công ty là khách hàng truyềnthống của AASC nên các hồ sơ liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty