Hạch toán NVL

Hạch toán NVL

Phần một :

Những lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp

sản xuất

I-Khái niệm và yêu cầu quản lý vật liệu , công cụ dụng cụ

Trong hệ thống quản lý tài chính, hoạt động quản lý và hạch toán kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ là một bộ phận quan trọng, có vai trò tích cực trong điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp sản xuất.

Vật liệu, công cụ dụng cụ là các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chất lợng và sự tiêu hao của vật liệu-công cụ dụng cụ không chỉ quyết định đến chất lợng sản phẩm mà còn là một trong những nhân tó ảnh hởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp

1.1-Khái niệm chung về vật liệu, công cụ dụng cụ:

Quá trình sản xuất luôn đợc coi là tiền đề ban đầu cho sự hình thành tồn tại và phát triển cho một xã hội Quá trình sản xuất chỉ đợc hình thành bởi sự tham gia đồng thời của ba yếu tố: đối tợng lao động, t liệu sản xuất và sức sản xuất.

Vật liệu là đối tợng lao động đã qua chế biến, đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc , vật liệu, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể vật chất sản phẩm.

Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn xếp vào loại tài sản cố định Theo chế độ quy định, những t liệu lao động là công cụ dụng cụ khi chúng không có đủ một trong hai tiêu chuẩn là có giá trị từ 5 triệu đồng và thời gian sử dụng một năm trở lên

Song, do đặc điểm một số loại hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm t liệu lao động, những t liệu lao động sau không phân biệt thời gian sử dụng vẫn đợc coi là công cụ dụng cụ:

- Bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá, vật liệu- Những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ- Những dụng cụ dùng gá lắp chuyên dùng để sản xuất - Các lán trại tạm thời, đà giáo, giàn giáo, .…

1.2-Đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ:

Mặc dù vật liệu-công cụ dụng cụ cùng tham gia vào quá trình sản xuất ng do đặc tính riêng của mỗi loại mà cách thức tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của vật liệu-công cụ dụng cụ là khác nhau nên chúng có những đặc điểm khác nhau

nh-Vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ giá trị và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và toàn bộ giá trị cuả vật liệu đợc chuyển thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là t liệu lao động, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh Trong chu kỳ sản xuất, công cụ dụng cụ bị hao mòn một phần giá trị và đợc chuyển phần giá trị hao mòn vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Công cụ dụng cụ giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu đến khi h hỏng trong quá trình sử dụng.

Bên cạnh đấy, vật liệu- công cụ dụng cụ đều là những tài sản dự trữ cho quá trình sản xuất, do dó chúng là bộ phận thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu-công cụ dụng cụ tồn kho là giá trị vốn lu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.

Trên đây là những đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Những đặc điểm này là căn cứ quan trọng cho công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ khâu tính giá, hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp.

1.3-Vai trò của vật liệu, công cụ dụng cụ

Xuất phát từ những đặc điểm của vật công cụ dụng cụ, ta thấy vật công cụ dụng cụ giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của đơn vị Trên mỗi phơng diện, chúng đều có một tác động nhất định.

liệu-Đối với sản phẩm sản xuất, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ không chỉ ảnh hởng đến chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm mà còn tác động trực tiếp tới chất lợng sản phẩm Thật vậy, là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể sản phẩm, chất lợng của vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố quyết định đến chất lợng sản phẩm Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồi doanh nghiệp không thể sản xuất nên một sản phẩm chất lợng cao.

Mặt khác, toàn bộ giá trị vật liệu và một phần giá trị của công cụ dụng cụ đợc chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thờng xuyên chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy, tiếc kiệm chi phí nguyên vật liệu cũng nh giảm mức tiêu

chất lợng của sản phẩm là biện pháp giảm giá thành một cách tốt nhất, là một mục tiêu phấn đấu của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Đối với tài sản của doanh nghiệp , vật liệu– công cụ dụng cụ là các thành phần quan trọng của vốn lu động, đặc biệt vốn dự trữ Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động thì doanh nghiệp cần tăng tốc độ lu chuyển của vốn lu động doanh nghiệp Muốn thế, đơn vị không thể tách rời việc nâng cao hiệu quả dự trữ và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý và tiếc kiệm.

Nh vậy, có thể nói vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất Việc tổ chức quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ có hiệu quả là yêu cầu bức thiết với mọi doanh nghiệp Quản lý tốt vật liệu- công cụ dụng cụ sẽ cho phép doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn của mình, tiếc kiệm các khoản chi phí, đảm bảo quá trình sản xuất đợc liên tục.

2- Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ

Một sản phẩm thông thờng đợc cấu thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau nên chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trong một doanh nghiệp sản xuất là rất đa dạng và phong phú Trong điều kiện đó, doanh nghiệp không thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán vật liệu đợc, công cụ dụng cụ nếu không có sự phân loại hợp lý.

Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ là sắp xếp các loại, thứ vật liệu, công cụ dụng cụ cùng loại với nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm Phân loại sẽ giúp doanh nghiệp thống nhất đối tợng quản lý, đối tợng hạch toán trong quá trình cung cấp, sử dụng và dự trữ Thông qua phân loại doanh nghiệp có thể dễ dàng lập danh điểm vật liệu bằng mã số và xác định đói tợng của kế toán về mặt tài sản,vốn và chi phí.

Do mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ có có vai trò, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau và thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất, có rất nhiều cách phân loại vật liệu.Nhìn chung, vật liệu đợc phân loại theo ba tiêu thức cơ bản sau là theo vai trò và công dụng của vật liệu( công cụ dụng cụ ) , chức năng của vật liệu ( công cụ dụng cụ ) đối với quá trình sản xuất và nguồn hình thành vật liệu, công cụ dụng cụ.

2.1- Phân loại vật liệu :

 Căn cứ vào vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất

Cách phân loại này dựa trên công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất để phân vật liệu theo những nhóm nhất định Theo đặc trng này nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật, vật liệu sau quá trình gia công

dệt, vải trong xí nghiệp may, Ngoài ra, các bán thành phẩm tiếp tục đợc sản xuất cũng là nguyên vật liệu chính nh bán thành phẩm đúc trong xí nghiệp cơ khí, bàn đạp, khung xe đạp trong công nghiệp lắp ráp xe đạp.…

Nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản

xuất, đợc sử dụn kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng và chất lợng sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.

Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, xăng dầu,

khí đốt Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nhiên liệu đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thờng.

Phụ tùng thay thế là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng Sửa

chữa tái sản cố định của doanh nghiệp nh máy móc, thiết bị , phơng tiện vận tải, truyền dẫn

Vật liệu và thiết bị xây dựng thiết bị cơ bản: là những loại vật liệu phục vụ

cho hoạt động xây lắp , XDCB.

Vật liệu khác bao gồm các loại đặc chủng của doanh nghiệp, phế liệu thu

hồi, …

Việc phân loại nh trên giúp nhà quản lý thấy rõ nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất từ đó đa ra những biện pháp quản lý và tổ chức hạch toán thích hợp nhằm nâng cao hiểu quả sử dụng vốn lu động.

Tuy nhiên cách phân nh trên chủ yếu dựa vào vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cho nên đối với doanh nghiệp này, vật liệu đợc sử dụng nh nguyên vật liệu chính, còn đối với doanh nghiệp khác, vật liệu ấy lại đợc sử dụng nh nguyên vật liệu phụ Do đó việc phân loại này chỉ mang tích chất tơng đối.

 Căn cứ vào mục đích sử dụng của vật liệu đối với quá trình sản xuất:

Theo cách chia này vật liệu đợc chia thành ba loại, vật liệu dùng cho sản xuất , vật liệu dùng cho quản lý, vật liệu dùng cho bán hàng

Vật liệu dùng cho sản xuất là các loại vật liệu tiêu hao trong quá trình sản

xuất sản phẩm, nh nguyên vật liệu chính, vật liệu dùng cho hoạt động quản lý phân xởng.

Vật liệu dùng cho hoạt động bán hàng là những vật liệu phục vụ cho hoạt

Vật liệu dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp là những nguyên vật liệu

mà bị tiêu hao trong hoạt động quản lý trong doanh nghiệp

Cách phân loại giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm tra chi phí vật liệu của từng hoạt động của doanh nghiệp để từ đó đa ra quyết định đúng trong quản lý và kinh doanh.

 Căn cứ vào nguồn hình thành của vật liệu:

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng hai nguồn hình thành vật liệu, vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và vật liệu không thuộc quyển sở hữu của doanh nghiệp

Đối với vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể

chia vật liệu theo thành:

Vật liệu mua ngoài là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợc doanh nghiệp, mua ở thị trờng trong nớc và thị trờng nớc ngoài Đây là nguồn cung ứng chính của doanh nghiệp

Vật liệu tự sản xuất là những vật liệu mà do doanh nghiệp tự sản xuất ra hay thuê ngoài gia công, chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.

Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, biếu tặng , cấp phát là những vật liệu do doanh nghiệp khác liên doanh, biếu tặng hay cấp trên cấp phát theo chế độ.

Phế liệu thu hồi là những vật liệu bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể đợc sử dụng hoặc đem bán.

Vật liệu không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nh vật liệu do doanh

nghiệp khác gửi nhờ, vật liệu thừa không rõ nguyên nhân,

Phân loại theo nguồn hình thành giúp doanh nghiệp có thể theo dõi nẵm bắt đợc tình hình hiện có của vật liệu để từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2- Phân loại công cụ dụng cụ

Cũng nh vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp đợc phân loại theo ba cách cơ bản.

 Căn cứ vào vai trò và công dụng của công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất thì công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp đợc phân thành:

Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất : là các công cụ dụng cụ đặc trng

dùng cho ngành nghề sản xuất của doanh nghiệp nh mũ cứng cách điện, găng tay bảo hộ, .…

Bao bì luân chuyển là các loại bao bì dùng dể vật liệu, hàng hoá trong quá

trình thu mu, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm.

Đồ dùng cho thuê là các loại công cụ dụng cụ thuộc quyền sở hữu của

doanh nghiệp nhng doanh nghiệp cho các doanh nghiệp khác thuê trong một khoảng thời gian nhất định ghi trên hợp đồng

 Ngoài ra, công cụ dụng cụ cũng đợc chia theo mục đích sử dụng và nguồn hình thành công cụ dụng cụ Theo những đặc trng này, công cụ dụng cụ cũng đ-

ợc chia thành những phần tơng tự nh vật liệu

Trên cơ sở phân loại công cụ dụng cụ, kế toán có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình, cung cấp những thông tin tổng quát về mặt giá trị tình hình biến động vật liệu, công cụ dụng cụ một cách liên tục và chính xác.

Để bảo đảm cho kế toán cung cấp thông tin về số lợng và giá trị đối với từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cũng nh để thuận tiện , tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý, hạch toán ; thống nhất tên gọi, mã hiệu, qui cách , số hiệu của từng loại vật liệu( công cụ dụng cụ ) doanh nghiệp phải xây dựng “ Sổ danh điểm vật liệu ( công cụ dụng cụ )”

Sổ danh điểm vật liệu ( công cụ dụng cụ )

Ký hiệuNhómDanh điểm

Tên nhãn hiệu quy cách

vl (ccdc ) Đơn vị tínhhạch toánĐơn giá Ghi chú

Sổ danh điểm vật liệu (công cụ dụng cụ) đợc chia thành từng phần, mỗi loại vật liệu(công cụ dụng cụ)đợc sử dụng một phần , đợc ghi chú đủ các nhóm thứ vật liệu(công cụ dụng cụ) thuộc loại đó Do dó , việc xây dựng các ký hiệu danh điểm phải có sự kết hợp nghiên cứu của bộ phận kỹ thuật, bộ phận cung ứng vật t Sổ danh điểm vật liệu ( công cụ dụng cụ) có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong diều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán, sổ cung cấp thông tin cho quản lý, trong đó thể hiện quy cách đơn vị, mã số , là căn cứ để mở thẻ kho, sổ chi tiết hạch toán ở doanh nghiệp.

3- Yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản xuất:

3.1- Yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ:

Từ những phân tích ở trên , ta thấy việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ có ý nghĩa sống còn với doanh nghiệp Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu

tố đầu vào của quá trình sản xuất, quyết định đến mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tiếp theo của doanh nghiệp Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần đợc thực hiện tốt từ khâu thu mua đến dự trữ và sử dụng.

Đối với khâu thu mua, doanh nghiệp phải quản lý về số lợng, qui cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vật liệu, công cụ dụng cụ là loại tài sản thờng xuyên biến động nên các doanh nghiệp phải tổ chức thu mua liên tục để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất , chế tạo sản phảm và phục vụ cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp

ở khâu sử dụng: Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh Mỗi biến động nhỏ về vật liệu, công cụ dụng cụ đều ảnh hởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp Hoạt động quản lý ở khâu này thể hiện qua việc thiết kế hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; thiết kế thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định; theo dõi đợc sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; Kết hợp kiểm tra đối chiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán; Xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho toàn bộ doanh nghiệp nói chung và cho các phân xởng, tổ , đội sản xuất nói riêng.

ở khâu dự trữ: vật liệu, công cụ dụng cụ là một loại tài sản dự trữ có tần suất cao đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, định mức hao hụt cũng nh xác định giới hạn dự trữ tối thiểu-tối đa cho từng loại vật liệu-công cụ dụng cụ một cách khoa học, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục, không bị ngừng trệ hay gián đoạn

ở khâu bảo quản: Kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản cân, đo đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho cũng nh các nhân viên bảo quản có đủ t cách, khă năng nắm vững nghiệp vụ Việc tổ chức kho tàng, bến bãi đợc thực hiện theo chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu-công cụ dụng cụ Những loại vật liệu, công cụ dụng cụ có cùng tích chất lý hoá giống nhau đợc sắp xếp ra một nơi riêng, tránh việc để lẫn lộn vào nhay làm ảnh hởng chất lợng của nhau Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý để thuận tiện cho việc nhập-xuất, và theo dõi kiểm tra.

3.2- ý nghĩa nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ

a-Vai trò của kế toán đối với việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ

Cũng nh hoạt động kế toán nói chung, kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ là một công cụ phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp Hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ cung cấp một cách chính xác, đầy đủ, kịp

thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo về tình hình biến động chung của vật liệu, công cụ dụng cụ cũng nh của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu thu mua đến khâu sử dụng, cũng nh giúp cho lãnh đạo có những định hớng đúng để ra quyết định chính xác và kịp thời trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất Hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ là giai đoạn dầu của quá trình sản xuất quyết định độ chính xác, tiến độ của các phần hành hạch toán sau Do đó kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ luôn đợc coi là một khâu trọng yếu của toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất.

b-Nhiệm vụ của kế toán công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ:

Để thực hiện đúng vai trò của mình, kế toán vật liệu- công cụ dụng cụ cần :♦ áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kế toán hạch toán vật liệu- công cụ

dụng cụ , hớng dẫn kiểm tra đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, công cụ dụng cụ, mở sổ , thẻ kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ đúng chế độ, đún phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán.

♦ Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và kiểm tra tình hình thu mua, bảo quản, tình hình nhập -xuất –tồn kho của mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về chỉ tiêu số lợng và giá trị trong quá trình vận động của vật t tại doanh nghiệp.

♦ Thờng xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu, công cụ dụng cụ thừa thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất Tính toán chính xác số liệu thừa thiếu thực tês đa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá teình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ đã sử dụng.♦ Tham gia vào công tác kiểm kê đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ

quy định của nhà nớc, lập báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, tiến hành phân tích kinh tế tình hình thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ hợp lý trong sản xuất kinh doanh , hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh.

3- Đánh giá vật liệu( công cụ dụng cụ)

3.1- Các chỉ tiêu đáng giá vật liệu, công cụ dụng cụ:

Tính giá là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu,

công cụ dụng cụ Thông qua việc đáng giá vật liệu-công cụ dụng cụ, kế toán có thể ghi chép đầy đủ có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá trị vật liệu- công cụ dụng cụ mua vào, giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ tiêu hao trong quá trình sản xuất, cung cấp thông tin đầy đủ , kịp thời cho ngời quản lý.

Về nguyên tắc cơ bản, giá của vật liệu-công cụ dụng cụ theo giá thực tế Nhng do đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của kế toán là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất hàng ngày của vật liệu, công cụ dụng cụ nên ngoài việc dùng giá thực tế vật liệu-công cụ dụng cụ kế toán còn có thể sử dụng giá hạch toán.

Giá thực tế của vật liệu-công cụ dụng cụ là giá đợc xác định trên những căn

cứ khách quan, đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp cảu doanh nghiệp để tạo ra vật liệu-công cụ dụng cụ Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển vật liệu-công cụ dụng cụ và nó đợc dùng để ghi nhận vật liệu-công cụ dụng cụ tồn kho vào các báo cáo kế toán

Giá hạch toán là loại giá ổn định, đợc xác định ngay ở kỳ hạch toán, thờng

dựa trên giá thực tế cuối kỳ trớc hay giá kế hoạch của kỳ này Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan để theo dõ việc luân chuyển hằng ngày Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế.

3.2- Tính giá thực tế nhập vật liệu, công cụ dụng cụ :

Đối với từng nguồn vật công cụ dụng cụ, giá trị thực tế của vật công cụ dụng cụ có cách tính riêng Thật vậy,

liệu- Với vật liệu-công cụ dụng cụ mua ngoài:

Trị giá thực tế

NVL_CCDC = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua khác trong quá trình thu mua

Trong đó , giá trên hoá đơn là giá mua không có thuế giá trị gia tăng ( GTGT ) đối với doanh nghiệp tình giá theo phơng pháp khấu trừ, và là giá bao gồm thuế GTGT đối với doanh nghiệp tính tính giá theo phơng pháp trực tiếp

Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp, chi phí thuê kho bãi trung gian, công tác phí của cán bộ thu mua, các khoản thuế , lệ phí phải nộp phát sinh trong quá trình thu mua và hao hụt trong định mức đợc phép tính vào giá vật liệu-công cụ dụng cụ ( Cũng đ-ợc xác định trên cơ sở phơng pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp chọn )

 Với vật liệu-công cụ dụng cụ tự chế,

Trị giá thực tế

NVL_CCDC = Trị giá thực tế NVL-CCDC xuất kho + Chi phí gia công chế biếnChi phí chế biến bao gồm các khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra dể chế biến nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ.

 Với vật liệu-công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến

Giá thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu-công cụ dụng cụ xuất thuê ngoài gia công cộng với chi phí bốc dỡ, vận chuyển đến nơi thuê gia công và từ nơi đó về doanh nghiệp, cộng tiền thuê ngoài gia công

 Với vật liệu-công cụ dụng cụ đợc tặng thởng, liên doanh:

Trị giá thực tế

NVL_CCDC = Giá do hội đồng tiếp nhận bàn giao xác định trên cơ sở giá thị trờng + Chi phí tiếp nhận

 Với vật liệu, công cụ dụng cụ vay, mợn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế

nhập kho đợc tính theo giá thị trờng hiện tại của số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đó.

 Với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế đợc tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trờng.

3.3-Vật liệu-công cụ dụng cụ thực tế xuất kho

Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tần suất nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, các phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho là :

 Ph ơng pháp giá thực tế đích danh :

Theo phơng pháp này đơn giá vật t xuất kho là giá thực tế nhập kho của vật t, công cụ dụng cụ ấy Nh vậy, tính giá vật liệu-công cụ dụng cụ theo phơng pháp này sẽ phản ánh chính xác tình hình giá trị vật liệu-công cụ dụng cụ trong kỳ Tuy nhiên phơng pháp này đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán phải rất chi tiết, tỉ mỉ, khối lợng công tác kế toán lớn, giá vật t nhập phải đợc xác định ngay tại thời điểm nhập hàng cho từng lần nhập Phơng pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

 Ph ơng pháp nhập tr ớc-xuất tr ớc( FIFO):

Phơng pháp này dựa trên giả định vật liệu nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến rồi đến số nhập sau Khi xuất theo lô hàng nào thì lấy giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để lấy giá xuất Do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của vật liệu mua sau cùng.

Phơng pháp này đơn giản dễ làm, phản ánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kịp thời Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ phù hợp với giá thị trờng Song, nhợc điểm của phơng pháp này là phải tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng danh điểm vật t, công cụ dụng cụ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức Ngoài ra, nếu giá cả có xu hớng tăng thì áp dụng phơng pháp này sẽ dẫn đến tăng lợi nhuận so với các phơng pháp khác Doanh thu không phù hợp với chi phí hiện tại do giá vốn của vật liệu đợc muavào từ trớc với giá thấp hơn

Phơng pháp FIFO chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất ít, việc sử dụng vật liệu đòi hỏi cao về mặt chất lợng và thời hạn dự trữ.

 Ph ơng pháp nhập sau-xuất tr ớc( LIFO )

Ngợc với phơng pháp trên, phơng pháp này giả định vật liệu nào nhập sau sẽ đợc xuất trớc, hết số nhập sau mới đến số nhập trớc Khi xuất theo lô hàng nào thì lấy giá thực tế nhập kho của lô hàng đó làm giá xuất Nh vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối cùng sẽ là giá trị thực tế của vật liệu mua đầu tiên.

Về cơ bản u nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp này cũng giống nh phơng pháp nhập sau- xuất trớc Nhng, giá trị vật liệu tồn kho trên bảng cân đối kế toán theo phơng pháp LIFO sẽ phản ánh thấp so giá trị thực tế của chúng theo giá thị trờng Do đó vốn lu động của doanh nghiệp cũng đợc nhìn nhận kém hơn, dẫn đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị đánh giá kém hơn so với thc tế

 Ph ơng pháp giá thực tế bình quân Giá thực tế xuất

kho = Số lợng NVL-(CCDC) xuất kho x đơn giá bình quân một đơn vịTrong đó :

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ :

Phơng pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ dựa vào giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị.

Giá đơn vị bình quân cả

Giá bình quân cuối kỳ tr ớc hoặc đầu kỳ này:

Theo phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc, kế toán xác lấy giá thực tế bình quân của mỗi loại nguyên vật liệu tồn kho ở cối kỳ trớc làm đơn giá xuất kho của nguyên vật liệu đó trong kỳ.

Giá bình quân sau mỗi lần nhập:

Sau mỗi lần nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tính lại giá trị thực tế nguyên vật liệu bình quân sau mỗi lần nhập :

Giá đơn vị bình quân sau

phản ánh đúng với thực tế Phơng pháp này đặc biệt phát huy tác dụng đối với doanh nghiệp có chơng trình kế toán máy.

 Ph ơng pháp tính giá vật liệu theo giá lần mua cuối cùng trên cơ sở giá mua thực tế:

Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho đòi hỏi kế toán phải xác định đợc lợng thực tế xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuy nhiên, trong thực tế cso doanh nghiệp cso nhiều chủng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Trong trờng hợp đó, doanh nghiệp phải tính giá cho só lợng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trớc, sau đó mới xác định đợc giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ.

Trị giá hàng tồn

kho cuối kỳ = Số lợng hàng tồn kho cuối kỳ * đơn giá mua thực tế lần cuối cùng trong kỳGiá thực tế của

hàng xuất trong kỳ

 Ph ơng pháp hoạch toán theo hệ số giá:

Xuất phát từ thực tế cho thấy giá mua vật liệu trong từng lần nhập kà khác nhau, và có thể cha biết đợc giá thực tế của vật liệu nhng đã phải xuất dùng cho sản xuất Do đó, để hạch toán kịp thời vật liệu xuất dùng trong kỳ có thẻ sử dụng một loại giá ổn định là giá hạch toán

Nội dung của phơng pháp này là hàng ngày khi xuât vật liệu, kế toán ghi theo giá hạch toán Cuối tháng, kế toán vật liệu tính hệ số giá

Hệ số giá có thể tính riêng cho từng loại vật liệu hoặc cả nhóm vật liệu.Căn cứ vào hệ số giá, kế toán vật t lập bảng kê tính giá vật liệu-công cụ dụng cụ, tính tổng giá trị thực tế xuất trong kỳ

Ưu điểm của phơng pháp này là sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày , kết hợp đợc hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp để tính giá nguyên vật liệu , không phụ thuộc vào cơ cấu nguyên vật liệu, sử dụng nhiều hay ít Phơng pháp này đã đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị Song, công tác hạch toán phải đợc tổ chức tỉ mỉ , khối lợng công tác dồn vào cuối kỳ và đăc biệt phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học

Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ

Giá HTGiá TTGiá HTGiá TTISố tồn kho đầu kỳ

IISố nhập trong kỳIIICộng tồn đầu kỳ và

nhập trong kỳIVHệ số giáVSố xuất trong kỳVISố tồn cuối kỳ

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.

Trên đây là các phơng pháp cơ bản để tính giá xuất vật liệu.-công cụ dụng cụ Mối phơng pháp trên đều có những u điểm , khuyến điểm khác nhau Doanh nghiệp căn cứ vào quy mô, đặc điểm của mình, trình dộ của đội ngũ kế toán cũng nh các đặc trng của vật liệu-công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp tính giá nguyên vật liệu phù hợp Theo chế độ hiện nay, doanh nghiệp chỉ đợc sử dụng một phơng pháp và áp dụng cố định ít nhất trong một kỳ kế toán Khi thay đổi phơng pháp tính giá nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải nêu rõ lý do Việc chọn phơng pháp tính giá nào cho thích hợp có ý nghĩa to lớn Nó không những ảnh hởng đến giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ mà còn tác dộng đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp.

II- Hạch toán kế toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ

1- Tổ chức luân chuyển chứng từ

1.1- Chứng từ kế toán

Chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là phơng tiện thông tin về nghiệp vụ kinh tế đó, cũng nh cơ sở để kế toán ghi sổ.

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/1/1995 của bộ trởng bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về vật liệu-công cụ dụng cụ bao gồm:

 Chứng từ nhập:

- Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.- Hoá đơn mua hàng.( Mẫu số 01-3 LL )- Biên bản kiểm nghiệp ( Mẫu số 05- VT ) - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT )

- Biên bản kiểm kê vật t thừa ( mẫu số 08- VT )

 Chứng từ xuất:

- Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02- VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.( Mẫu số 03- VT)- Biên bản kiểm kê vật t thiếu ( Mẫu số 08- VT)

Ngoài những chứng từ trên, tuỳ thuộc đặc điểm hoạt động kinh doanh, thành phần kinh tế , hình thức sở hữu của công ty và đặc trng của vật liệu-công

cụ dụng cụ mà công ty có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu 04- VT)- Biên bản kiểm nghiệm vật t ( Mẫu 05- VT)- Phiếu báo vật t còn cuối kỳ ( Mẫu 07- VT)

Về nguyên tắc thì các chứng từ bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo các quy định về biểu mẫu, nội dung và phơng pháp lập Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xảy ra cũng nh trách nhiệm pháp lý của các đối tợng liên quan.

1.2- Quá trình luân chuyển chứng từ

 Nhập kho vật liệu-công cụ dụng cụ:

Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài:

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế doanh nghiệp ký kết với nhà cung cấp, ban kiểm nghiệm vật t kiểm tra số vật liệu-công cụ dụng cụ về mặt số lợng, chất l-ợng, mẫu mã, quy cách và lập Biên bản kiểm nghiệm vật t Trên cơ sở hoá đơn GTGT , biên bản kiểm nghiệm vật t, phòng vật t lập 03 phiếu xuát kho ( đặt giấy than viết một lần) Phiếu nhập kho phải đợc phụ trách phòng vật t và thủ trởng đơn vị ký duyệt Thủ kho căn cứ vào số lợng thực nhập ghi vào cột thực nhập trong phiếu nhập kho và cùng với ngời giao hàng ký nhận vào phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho – Liên 1 : lu tại quyển gốc.

Liên 2 : giao cho ngời giao hàng

Liên 3 : lu chuyển để ghi thẻ kho và sổ kế toán.

Định kỳ, thủ kho tập hợp phiếu nhập kho chuyển lên cho bộ phận kế toán (kế toán vật t) để ghi giá trị nhập và phản ánh vào sổ kế toán Sau đó, chứng từ đ-ợc bảo quản tại phòng kế toán

Đối với vật liệu-công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến:

Trên cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến vật công cụ dụng cụ phòng kế hoạch lập phiếu nhận kho Ngời nhập mang phiếu nhập kho xuống kho giao hàng, thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số lợng thực nhập, ghi số thực nhập vàO phiếu nhập kho, vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán.

liệu- Xuất kho vật liệu-công cụ dụng cụ:

Căn cứ vào lệnh xuất vật t, phòng vật t lập thành 02 liên ( đặt giấy than viết một lần) : phiếu xuất kho, phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho theo hạn mức Sau khi, ngời lập phiếu ký, chuyển cho kế toán trởng và thủ tr-ởng đơn vị ( hoặc ngời có thẩm quyền) ký duyệt Thủ kho căn cứ voà lợng tồn kho dể xuất hàng, đồng thời ghi sổ số thực xuất vào phiếu xuất kho và ký vào chứng từ Ngời nhận hàng vào phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho - Liên 1 : lu tại gốc

Liên 2 : thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho chuyển cho bộ phận kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ để ghi giá và ghi sổ kế toán.

2- Hạch toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ

Trong doanh nghiệp sản xuất, việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán Sự liên hệ và phối hợp trong việc ghi chép sự biến động của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cũgn nh việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành lên các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.

Hạch toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ là công việc ghi chép thờng xuyên, kịp thời, chính xác tình hình biến động xuất, nhập, tồn của vật liệu-công cụ dụng cụ về cả giá trị và hiện vật theo từng danh điểm trong từng kho của doanh nghiệp.

Hiện nay, tại các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán chi tiết vật công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo ba phơng pháp sau: phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phơng pháp sổ số d.

liệu-2.1- Phơng pháp thẻ song song:

 Nguyên tắc hạch toán:

Theo phơng pháp này, tại kho, thủ kho ghi chép sự biến động tình hình nhập xuất tồn của vật liệu-công cụ dụng cụ về mặt số lợng trên thẻ kho Tại phòng kế toán, kế toán theo dõi sự biến động của vật liệu-công cụ dụng cụ về cả giá trị và hiện vật trên sổ chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ.

 Trình tự hạch toán:

 Tại kho: hàng ngày, thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật công cụ dụng cụ ghi só thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan và tính ra số tồn kho trên thẻ cho từng loại Thẻ kho đợc mở cho từng loại danh điểm vật t, mối chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho Thủ kho có nhiệm vụ thờng xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế vật liệu,công cụ dụng cụ trong kho Định kỳ 3-5 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ lợng chứng từ nhập, xuất kho vào phòng ké toán.

liệu- Tại phòng kế toán: tơng ứng với thẻ kho, kế toán vật t mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ cho từng danh điểm vật t để theo dõi về mặt số lợng , giá trị Định kỳ, sau khi nhận và kiểm tra tửng chứng từ nhập- xuất vật liệu-công cụ dụng cụ, kế toán vật t ghi đơn giá, tính tổng giá trị và ghi vào sổ chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ có liên quan Cuối tháng, sau khi ghi chép toán bộ các nghiệp vụ biến động vật liệu-công cụ dụng cụ vào thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng thẻ, tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn của từng thứ vật liệu-công cụ dụng cụ rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp

nhập, xuất tồn kho về mặt giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp vật liệu-công cụ dụng cụ.

Thẻ kế toán chi tiết vật liệuSố thẻ : Số tờ :

Tên vật t : Đơn vị tính: Số danh điểm : Kho:……Chứng từ

Ghi chú

Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệuTháng năm …

Số danh điểm

Tên vật liệu

Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳQuan hệ đối chiếu

Bảng kê tổng hợp nhập xuất

Chứng từ xuấtChứng từ nhập

Kế toán tổng hợp

Phơng pháp thẻ song song có u điểm là đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác thông tin, có thể cung cấp thờng xuyên cả về giá trị và hiện vật của từng loại nhập- xuất –tồn nhng lại ghi chép trùng lặp , khối lợng ghi chép lớn Hệ thống kho tàng tập trung.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật công cụ dụng cụ , khối lợng nhập xuất ít, phát sinh không thờng xuyên, áp dụng với kế toán đã đợc chuyên môn hoá và sử dụng kế toán máy vi tính.

liệu-2.2 Ph– ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở sự cải tiến một bớc của phơng pháp thẻ song song.

 Nguyên tắc hạch toán:

Tại kho, tơng tự nh phơng pháp trên, thủ kho theo dõi sự biến động của vật liệu về mặt số lợng qua thẻ kho Thẻ kho đợc lập với từng loại vật liệu-công cụ dụng cụ Trên phòng kế toán, kế toán vật t theo dõi sự biến động nhập, xuất , tồn của vật liệu-công cụ dụng cụ về cả mặt giá trị và hiện vật trên sổ đối chiếu luân chuyển Sổ này đợc dùng cho cả năm , mỗi loại vật liệu-công cụ dụng cụ ghi một dòng.

Số ĐốI CHIếU LUÂN CHUYểNNăm : Kho : ……

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật liệu-công cụ dụng cụ phong phú, đa dạng, mật độ nhập xuất không nhiều, hệ thống kho tàng phân tán, lao động kế toán không đủ để thực hiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.

Qui trình hạch toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

hợp nhậ

p xuất

tồn kho NVL( C

Sổ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ

2.3- Phơng pháp hạch toán sổ số d:

Phơng pháp sổ só d có những bớc cải tiến trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ Điểm nổi bật của phơng pháp này là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán Trên cơ sở kết hợp đó , kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị của nguyên vật liệu -công cụ dụng cụ, xoá bỏ đợc sự ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán , tạo điều kiện cho việc kiểm tra kế toán , đảm bảo số liệu ké toán chính xác, kịp thời.

 Nguyên tắc hạch toán:

Tại kho, thủ kho ghi chép sự biến động của vật liệu-công cụ dụng cụ về mặt số ợng Còn kế toán vật t theo dõi sự biến động vật liệu-công cụ dụng cụ về mặt giá trị thông qua phiếu giao nhận chứng từ và sổ số d.

l- Trình tự hạch toán:

 Tại kho, tơng tự nh hai phơng pháp trên sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ và phân loại chứng từ nhập – xuất riêng Căn cứ vào kết quả phân loại, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lợng, số hiệu chứng từ của từng danh điểm vật liệu-công cụ dụng cụ

Phiếu giao nhận chứng từ lập riêng cho từng loại phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản Cuối tháng, thủ kho căn cứ vảo thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra ghi số lợng từng loại vật t tồn vào sổ số d, cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền.

Sổ số dVật t đ vị

Cuối kỳ, tính ra số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn bằng tiền Sau khi, nhận sổ số d do thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tính thành tiền cho từng loại nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tồn kho và tính tổng giá trị kho trên sổ số d Só liệu tồn kho cuối tháng của từng loại nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ trên bảng luỹ kế dùng chỉ đối chiếu với số d trên sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng nhóm vật liệu-công cụ dụng cụ.

Trên đây là qui trình hạch toán của phơng pháp sổ số d.

Ưu điểm của phơng pháp này là công việc ghi chép không bị trùng lắp giữa kế toán và thủ kho do đó giảm bớt khối lợng ghi chép kế toán Kế toán có thể cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý về giá trị nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn.

Nhng do chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên khi cần cung cấp thông tin về số ợng hiện có hay tình hình tăng, giảm từng thứ nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ, kế toán phải xem xét số liệu trên thẻ Hơn nữa, việc kiểm tra phát hiện sai sót giữa thủ kho và kế toán gặp khó khăn.

l-Phơng pháp này đợc áp dụng với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, đa dạng chủng loại vât t, khối lợng nhập xuất lớn, thờng xuyên, trình độ của nhân viên kế toán cao Phơng pháp này sẽ phát huy nhiều u điểm trong trờng hợp thực hiện kế toán bằng phơng pháp thủ công.

Thẻ khoChứng từ nhập

Phiếu giao nhận chứng từ

Bảng luỹ kế nhập

Chứng từ xuất

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng luỹ kế xuất

Số kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp

nhập xuất tồnSố số d

Tóm lại, có thể nói mỗi mô hình hạch toán chi tiết kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đều có những u điểm , nhợc điểm nhất định, thích hợp trong điều kiện này lại không thích hợp trong điều kiện khác Kế toán mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn vào đặc điểm , yêu cầu quản lý của đơn vị mình để lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết phù hợp nhất , tận dụng hết các u điểm vốn có của phơng pháp đã lựa chọn , thực hiện theo đúng nguyên tắc hạch toán.

III-Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ :

Hạch toán tổng hợp vật liệu-công cụ dụng cụ là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ trên các sổ kế toán tổng hợp Tuỳ theo đặc điểm vật liệu-công cụ dụng cụ của công ty mà kế toán có thể sử dụng một trong hai phơng pháp là kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ

1-Hạch toán tổng hợp vật liệu-công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai ờng xuyên:

th-1.1-Khái niệm và tài khoản sử dụng :

1.1.1-Khái niệm:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp hạch toán tổng hợp theo dõi và phản ánh một cách thờng xuyên , liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu-công cụ dụng cụ trên sổ sách kế toán

Theo phơng pháp này, các tài khoản nguyên vật liệu –công cụ dụng cụ ợc dùng để phản ánh số hiện có , tình hình biến động tăng , giảm của nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ Vì vậy, nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tồn kho trên sổ sách kế toán đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

đ-Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu –công cụ dụng cụ tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán xem có phù hợp Nếu có chênh lệch phỉa truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.

Tuy quá trình hạch toán của phơng pháp này là khá phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhng phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời.

Phơng pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp có mặt hàng giá trị lớn và tổ chức kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho.

1.1.2-Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ kế toán sử dụng TK 152” Nguyên vật liệu”, TK 153” Công cụ dụng cụ “

 Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu :

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có , tình hình tăng , giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế

Kết cấu TK 152 là:

+Bên nợ :Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tăng nguyên vật liệu trong các kỳ mua ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn , phát hiện thừa thiếu, đánh giá tăng, ).

+Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ xuất dùng ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanhm thiếu hụt, )+D nợ:Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

TK cấp hai của TK 152:

TK 152 có thể chi theo cơ cấu, chủng loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp Tài khoản 152 thờng đợc chi tiết thành:

- 152.1: Nguyên vật liệu chính.- 152.2: Nguyên vật liệu phụ - 152.3:Nhiên liệu

Kết cấu của tài khoản 153:

+Bên nợ :Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tăng công cụ dụng cụ trong các kỳ mua ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn , phát hiện thừa thiếu, đánh giá tăng, ).

+Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm công cụ dụng cụ trong kỳ xuất dùng ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanhm thiếu

+D nợ: Giá trị thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

Tài khoản cấp hai:

- 153.1- Công cụ dụng cụ - 153.2-Bao bì luân chuyển.- 153.3- Đồ dùng cho thuê

 Tài khoản 151 hàng đang đi đ“ ờng”

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại vật t mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối kỳ cha kiểm nhận nhập kho theo nơi bảo quản quy định Tài khoản 151 đợc chi tiết theo từng loại vât t đang đi đờng tính tới ngày cuối kỳ.

Kết cấu tài khoản

+Bên nợ : phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng trong kỳ.

+Bên có: phản ánh giá trị hàng đang đi trên đờng cuối kỳ trớc đã về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho bộ phận sử dụng.

+D nợ: phản ánh giá trị hàng đã mua nhng còn đang đi đờng (đầu kỳ hoặc cuối kỳ).

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: TK 133, TK331, TK 111, TK 112, TK 627, TK 141, TK 641, .…

1.2-Hạch toán nghiệp vụ nhập kho vật liệu-công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

 Đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ

sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên( tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ )

TK 111, 112,141,311, 331 TK 152, TK 153 Tăng do mua ngoài

Hàng mua đang đi đờng hàng đi đờng nhập kho

TK 1331

TK 333TK 152, TK 153Thuế nhập khẩu tính vào giá trị nguyên vật liệu nhập kho

Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ

TK 133

Giảm giá hàng mua hoặc trả lại ngời bán

 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì

các nghiệp vụ hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tơng tự Chỉ khác là nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, thuế GTGT sẽ đợc hạch toán vào tài khoản 133 còn doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp sẽ cộng cả thuế GTGT vào giá gốc hàng mua.

1.3 -Hạch toán nghiệp vụ xuất kho vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

1.3.1- Hạch toán xuất kho vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:sơ đồ hạch toán tổng hợp xuất theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

( áp dụng cho doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ )

Xuất kho nguyên liệu , vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh và XDCB

TK 331Giảm giá hàng bán hoặc hàng mua trả lại

TK 1331

Thuế GTGT của hàng bị trả lại

TK154Xuất nguyên vật liệu thuê ngoài gia công

TK 821Nguyên vật liệu nhợng bán

TK 128,222Xuất nguyên vật liệu góp vốn liên doanh

TK 142

TK 411

TK 338 Xuất nguyên vật liệu trả nợ vay đơn vị khác hay trả lại hàng thừa

TK 138,642,334Nguyên vật liệu thiếu phát hiện trong kiểm kê

TK 138,136Xuất cho vay tạm thời

TK412 Đánh giá giảm nguyên vật liệu tồn kho

Xuất bán nguyên vật liệu TK 632

1.3.2- Hạch toán xuât công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai thơng xuyên:

Do công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và chuyển dần giá trị vào sản phẩm sản xuất , để phản ánh một cách chính xác chi phí công cụ dụng cụ, kế toán phân bổ dần giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh Khi xuất dùng công cụ dụng cụ, căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng kế toán xác định phơng pháp phân bổ công cụ dụng cụ.

Phơng pháp phân bổ một lần :

Phơng pháp này áp dụng với các công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, sản lợng không nhiều , thời gian ngắn để thay thế , bổ sung một phần công cụ dụng cụ cho sản xuất nh ấm chén, chổi quét nhà Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng sẽ chuyển hết vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

Phơng pháp phân bổ 50 %:

Đối với những công cụ dụng cụ có giá trị tơng đối cao, quy môt tơng đối lớn Nếu phân bổ một lần sẽ lảm chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ đột biến tăng lên Do đó, khi xuất dùng công cụ dụng cụ loại này, kế toán chỉ phân bổ 50 % giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí Phần còn lại phân bổ khi công cụ dụng cụ báo hỏng, báo mất, …

Giá trị phân bổ còn lại của công

cụ dụng cụ =

Giá trị công cụ báo hỏng

-Giá trị phế liệu

Mức phân bổ mỗi lần

lần cuối mỗi lần ( nếu có ) hỏng

 Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếpa

Sơ đồ hạch toán tổng hợp xuất công cụ dụng cụ ( áp dụng cho doanh nghiệp tính thuế gtgt theo phơng pháp khấu trừ )

TK 153Nhập lại bao bì hoặc đồ dùng cho thuê

TK 331,111Hàng mua đợc giảm giá trả lại cho ngời bán

TK 133thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

Xuất thuê ngoài gia công

TK 142 Công cụ dụng cụ ( bao bì luân chuyển ) xuất cho thuê

TK 821Công cụ dụng cụ xuất bán

TK 128,222Công cụ dụng cụ góp vốn liên doanh

TK 338 Xuất công cụ dụng cụ trả nợ vay đơn vị khác hoặc hàng thừa trong kiểm kê

TK 138,334Công cụ dụng cụ phát hiện thiếu trong kiểm kê

TK 138,136Xuất cho vay tạm thời

TK 412Chênh lệch đánh giá lại

TK 632Bán công cụ dụng cụ

 Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp trực tiếp, nghiệp vụ hạch

toán kế toán tơng tự phơng pháp tính thuế theo phơng pháp khấu trừ ,chỉ khác kế toán không sử dụng tài khoản 133 để hạch toán thuế GTGT đầu vào mà toàn bộ số thuế này trở thành một bộ phận cấu thành giá vốn nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh nếu nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ mua về đợc đa sử dụng ngay

2- Hạch toán nhập xuât nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

2.1- Khái niệm và tài khoản sử dụng

2.1.1-Khái niệm:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách ờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ ( hàng tồn kho nói chung) Trên các tài khoản phản ánh từng loại mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Trên cơ sở kết quả kiểm kê đầu kỳ và cuối kỳ , xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất và mục đích khác theo công thức sau:

th-Giá trị vật t xuất dùng

trong kỳ

= Giá trị vật t

tồn đầu kỳ + nhập trong kỳGiá trị vật t - Giá trj vật t tồn cuối kỳTheo phơng pháp này, kế toán vật t dùng để theo dõi sự biến động nhập xuất của nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ trên tài khoản TK 611 “ Mua hàng”, TK 152” Nguyên vật liệu “, TK 153 “ Công cụ dụng cụ “ đợc phản ánh sự biến động đầu kỳ, cuối kỳ của hàng tồn kho trên cơ sở kiểm kê của mỗi kỳ hạch toán.

Phơng pháp này mặc dầu giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán, nhng do việc xác định giá trị vật t, hàng hoá xuất ra phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý vật t nên độ chính xác không cao, khó phát hiện mất mát, hao hụt.

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại vật t , hàng hoá với quy cách , mẫu mã rất khác nhau , giá trị thấp và đợc xuất thờng xuyên.

2.1.2-Tài khoản sử dụng:

 TK 611- Mua hàng:

Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua , tăng giảm nguyên vật liệu –công cụ dụng cụ theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua).

Kết cấu tài khoản:

+ Bên nợ: phản ánh giá thực tế vật t, hàng hoá tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.

+ Bên có:Phản ánh giá trị thực tế vật t, hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê

− Phản ánh giá trị thực tế xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ.

− Đồng thời phản ánh trị giá hàng gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ trong kỳ.

− Phản ánh trị giá vật t, hàng hoá trả lại ngời bán hoặc các khoản đợc giảm giá.

Tài khoản 611 không có số d cuối kỳ.

TK cấp hai của TK 611:

- 611.1- Mua nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ - 611.2- Mua hàng hoá.

 Tài khoản 152 nguyên vật liệu” ”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết từng loại.

Kết cấu tài khoản:

+ Bên nợ: kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ+ Bên có : kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ+ D nợ: giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ.

TK cấp hai của tài khoản này tơng tự nh phơng pháp kê khai thơng xuyên.

 Tài khoản 153 Công cụ dụng cụ” ”

Tài khoản dùng để phản ánh giá trị thực tế công cụ dụng cụ tồn kho, chi tiết từng loại.

Kết cấu tài khoản:

+ Bên nợ: kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ+ Bên có: kết chuyển giá trị thực tế công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ.

+ D nợ: giá trị thực tế công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ

TK cấp hai của tài khoản này tơng tự nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.

 Tài khoản 151 hàng đang đi đ“ ờng “

Tài khoản này thờng dùng để theo dõi giá trị thực tế nguyên vật liệu -công cụ dụng cụ tồn kho, chi tiết từng loại.

Kết cấu tài khoản

+ Bên nợ: kết chuyển giá thực tế hàng mua đang đi đờng tồn kho cuối kỳ.+ Bên có : kết chuyên giá thực tế hàng mua đang đi đờng tồn kho đầu kỳ.+ D nợ: giá trị thực tế hàng mua đang đi đờng tồn kho cuối kỳ.

2.2 Hạch toán nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu-công cụ dụng cụ theo ph– ơng pháp kiểm kê định kỳ:

- Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Sơ đồ hach toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ theo ơng pháp kiểm kê định kỳ

Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu

Mua nguyên vật liệu Chiết khất mua hàng giảm giá

TK 133 Thuế GTGT

TK111,112, 331 của hàng bị trả lại TK 621Mua nguyên vật liệu nhập khoGiá trị nguyên vật liệu

cha trả tiền ngời bán TK 133 xuát kho trong kỳThuế GTGT đợc khấu trừ

Tơng tự nh phơng pháp kê khai thờng xuyên, việc hạch toán tổng hợp theo phơng pháp kiểm kê định kỳ của doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, giá thực tế nhập kho bao gồm cả thuế GTGT.

3-Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán vật liệu-công cụ dụng cụ

Chứng từ kế toán mới chỉ là những thông tin phản ánh riêng lẻ, cha có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp Để đáp ứng nhu cầu quản lý, ngời ta cần sắp xếp chúng thành những hệ thống sổ sách có nghiệp vụ kinh tế tơng tự nhau và công dụng tơng tự nhau Các loại sổ sách khác nhau phản ánh các loại nghiệp vụ khác nhau , các sổ sách kế toán đợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo một trình từ nhất định Mỗi cách kết hợp khác nhau về chức năng ghi chép , về kết cấu, nội dung phản ánh sẽ đem lại một hệ thống sổ khác nhau

Hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hinh thức sổ kế toán để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.

Hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp có thể theo dõi tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Song trong phạm vi đề tài nghiên cứu này, em chỉ xem xét hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ

3.1-Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu công cụ dụng cụ theo hình thức “ Nhật lý Sổ cái – “

Tổ chức hạch toán theo hình thức này kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản trên một quyển sổ Theo hình thức này, việc hạch toán đợc thực hiện trên sổ “ Nhật ký sổ cái “

Sơ đồ hạch toán tổng hợp nvl-ccdc theo hình thức nhật ký sổ cái:

Nhật ký –Sổ cái TK 152

( 611)Bảng tổng hợp nhập-xuất –tồn NVL

Chứng từ gốc: hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất

Bảng tổng hợp chứng từ

gốc Sổ sách kế toán chi tiết NVL-CCDC

Tổ chức hạch toán theo hình thức này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, khối lợng công việc kế toán ít Nhng ghi chép trùng lắp trên một dòng, khó phân công lao động kế toán, và chỉ mở đợc số lợng tài khoản ít ở đơn vị vừa và lớn , hình thức này rất khó áp dụng Hệ thống sổ chỉ tiết của phơng thức này tách rời hệ thống sổ tổng hợp.

3.2-Hạch toán tổng hợp theo hình thức nhật ký chung:

Hình thức này tách rời việc ghi sổ theo thời gian và theo quan hệ đối ứng theo hai loại sổ, tách rời việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết Theo hình thức này, việc hạch toán nguyên vật liệu –công cụ dụng cụ đợc thực hiện trên sổ” nhật ký chung” và “ nhật ký mua hàng” , “sổ cái “ và các sổ chi tiết nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ

Sơ đồ hạch toán tổng hợp theo hình thức nhật ký chung:

Hình thức sổ này ghi chép đơn giản , dễ kiểm tra , đối chiếu, thích hợp doanh nghiệp lớn có điều kiện cơ giới hoá Song do sử dụng riêng sổ nhật ký và sổ cái nên khối lợng ghi chép còn trùng lặp.

Báo cáo tài chính

Chứng từ gốc: hoá đơn, phiếu nhập kho , phiếu xuất kho, …

Sổ nhật ký chungSổ kế toán chi tiết NVL-CCDCNhật ký mua

Sổ Cái TK 152,153, ( 611 )

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp nhật xuất tồn

3 3-Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ

Giống nh hình thức nhật ký chung, hình thức chứng từ ghi sổ ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên hai loại sổ, tách rời việc hạch toán chi tiết với hách toán tổng hợp Việc hạch toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ đợc thực hiện trên các chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

Sơ đồ hạch toán tổng hợp theo hình thức chứng từ ghi sổ

Hình t hức này phù hợp với mọi loại hình, đặc diểm kinh doanh của doanh nghiệp, dễ làm, dế kiểm tra đối chiếu, dễ phân công khối lợng công việc đều trong tháng Tuy nhiên, việc ghi chép sổ thờng trùng lắp, làm tăng khối lợng ghi chép chung và dễ gây nhầm lẫn, khối lợng công việc nhiều.

3.4- Hình thức nhật ký chứng từ:

Hình thức hạch toán kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản trên nhật ký chứng từ Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên nhật ký chứng từ Hình thức này theo dõi việc hạch toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ trên nhật ký chứng từ, sổ chi tiết và các bảng kê, bảng phân bổ.

Hình thức nhật ký chứng từ kế thừa u điểm của các hình thức ghi sổ ra đời trớc đó Đây là hình thức này có chuyên môn hoá cao, khối lợng ghi chép giảm đi đáng kể Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo kỷ cơng cho

Chứng từ gốc: hoá đơn, phiếu nhập, Chứng từ ghi sổSổ đăng ký chứng

Sổ cái TK 152, TK 153Bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn NVL-

CCDCBảng cân đối số phát

Báo cáo tài chính

việc ghi chép sổ sách, dảm bảo cung cấp thông tin và lập báo cáo kịp thời Tuy nhiên, hình thức này có kết cấu, qui mô, loại sổ phức tạp Do vậy, có khó khăn trong việc cơ giới hoá máy tính và xử lý sổ liệu.

Hạch toán tổng hợp nvl-công cụ dụng cụ theo hình thức nhật ký chứng từ

Hình thức này phù hợp các loại hình doanh nghiệp phức tạp, quy mô lớn, những đơn vị có trình độ quản lý và kế toán cao, có nhu cầu chuyên môn hoá sâu lao động kế toán thủ công.

IV-Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ:

1-Khái niệm và ý nghĩa của dự phòng:

Dự phòng là việc ghi nhận trớc một khoản chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ kế toán của nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ nhng cha chắc chắn.

Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả phơng diện kinh tế và phơng diện tài chính Trên phơng diện kinh tế, việc lập dự phòng giúp doanh nghiệp

Chứng từ nhập: hoá đơn, phiếu nhập, …

Sổ chi tiết

TK 331 NKCT số 1,2,3,,42 ( NVL-CCDC )Bảng phân bổ số Sổ kế toán chi tiết

4,5,6Bảng kê số 3NKCT số 7

nh một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận trớc thuế , do đó giảm thuế thu nhập doanh nghiệp Trên phơng diện tài chính, dự phòng có tính chất nh một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lu động trớc khi sử dụng thực thụ Nếu doanh nghiệp tích luỹ đợc một số đáng kể , số này đợc sử dụng dể bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau.

2- Phơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành ngày 01- 01-2002, dự phòng giảm giá hàng tồn nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ đợc lập vào cuối mỗi niên độ kế toán, trớc khi lập báo cáo tài chính năm nhằm ghi nhận bộ phận giá trị nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ dự tính giảm giá so với giá gốc của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn.

Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu –công cụ dụng cụ đợc lập cho từng loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất các loại vật t, hàng hoá, mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá thị thuần có thể thực hiện đợc Giá trị nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ lúc này đợc đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng.

Mức dự phòng giảm giá NVL-

=

Số lợng NVL-CCDC

tồn kho

*

Chênh lệch giữa giá ghi trên sổ kế toán và

Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo, doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thực tế nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ cuối năm đó Trờng hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ cuối kỳ kế toán năm trớc thì só chênh lệch lớn hơn phải đợc hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc Còn nếu khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ cuối kỳ kế toán lớn hơn khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ năm trớc thì trích lập thêm dự phòng vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

3- Phơng pháp hạch toán:

Tài khoản hạch toán: TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

TK 159 Dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, khi có những bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên, liên tục của hàng tồn kho ở doanh nghiệp.

Kết cấu tài khoản

+ Bên nợ: hoàn nhập dự phòng.+ Bên có: lập dự phòng

+ D có: dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Sau khi xác định khoản dự phòng giảm giá cần phải lập kế toán sẽ ghi:Nợ TK 642 ( 6426 ) mức dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Có TK 159 công cụ dụng cụ

Cuối niên độ kế toán sau, kế toán hàng tồn kho xác định lại mức dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần lập Nếu khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ năm kế hoạch thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trớc thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác số chêng lệch giữa khoản dự phòng đã trích lập năm trớc với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch.

Nợ TK 159 Số chênh lệchCó TK 721

Ngợc lại, nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch cao hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trớc thì doanh nghiệp phải trích lập cho năm kế hoạch với số d khoản dự phòng đã trích lập năm trớc.

Có TK 159

V- Phân tích tình hình hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ với việc–

nâng cao hiệu quả vốn l u động trong các doanh nghiệp sản xuất

1-Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lu động:

 Khả năng sinh lợi của vốn lu độngSức sản xuất của vốn lu động:

Sức sản xuất của vốn lu

động = Giá trị tổng săn lợngVốn lu động bình quân

Sức sản xuất của vốn lu dộng cho biết một đồng vốn lu động mang lại mấy đồng giá trị tổng sản lợng Chỉ tiêu này càng cao thì sức sản xuất của vốn lu động càng cao, hiệu quả sử dụng vốn lu động càng cao.

Sức sinh lời của vốn lu động:

Sức sinh lời của vốn lu

Vốn lu động bình quân

Tỉ suất này phản ánh khả năng tạo ra lợi nhuận của một đồng vốn lu động tỉ suất này càng cao thì lợi nhuận doanh nghiệp càng lớn, do đó hiệu quả của vốn lu động đợc nâng cao

Hệ số đảm nhiệm vốn lu động

Hệ số đảm nhiệm vủa vốn lu động

=

Vốn lu động bình quânDoanh thu thuần

Chỉ tiêu này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thì cần bao nhiêu dồng vốn lu động bình quân dùng vào sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng vốn lu động càng cao và ngợc lại.

Ba chỉ tiêu trên phản ánh một cách tổng quát nhất về tình hình sử dụng vốn lu động của doanh nghiệp Khi phân tích và so sánh ba chỉ tiêu giữa hai thời kỳ mà ba chỉ tiêu cùng tăng lên điều đó có nghĩa là việc sử dụng vốn lu động của doanh nghiệp đợc cải thiện và có chiều hớng tốt.

 Các chỉ tiêu phản ánh tốc độ luân chuyển của vốn lu động:Số vòng quay của vốn lu dộng

Số vòng quay của vốn lu động

Thời gian của một vòng luân chuyển :

Thời gian của 1 vòng luân chuyển động

=

Thời gian của kỳ phân tíchSố vòng quay của vốn lu động

Tỉ suất này cho biết để quay đợc một vòng, vốn lu động cần thời gian là bao lâu Thời gian lu chuyển ngắn thì vốn lu động sử dụng đợc càng nhiều lần, do đó hiệu quả sử dụng vốn lu động càng cao

Vốn lu động của doanh nghiệp hoạt động liên tục, thờng xuyên Do đó tốc độ luân chuyển vốn nhanh thì doanh nghiệp càng sử dụng đợc nhiều vốn, góp phần hỗ trợ hoạt động kinh doanh.

Trong toàn bộ công thức ở trên , vốn lu động bình quân của doanh nghiệp đợc xác định bằng các công thức:

Vốn lu động bình quân tháng =

Vốn lu động đầu tháng

+ Vốn lu động cuối tháng2

Vốn lu động bình

quân quý =

Vốn lu động bình quân 3 tháng3Vốn lu

động bình quân năm

= Vốn lu động bình quân 4 quý4

2-Mối quan hệ giữa quản lý và hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động:

Vốn là một trong những điều kiện không thể thiếu cho sự tồn tại của doanh nghiệp Để đầu t mở rộng sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp rất cần vốn để trang trải các khoản chi phí Tốc độ luân chuyển vốn càng nhanh thì số vốn dùng đợc càng nhiều Vì vậy, sử dụng vốn lu động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp tồn tại trong cơ chế thị trờng.

Vốn lu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lu động của doanh nghiệp là số vốn cần thiết cho doanh nghiệp dự trữ các loại tài sản lu động( dự trữ tài sản lu dộng sản xuất, dự trữ tài sản lu động lu thông, ) nhằm đáp ứng mọi nhu cầu hoạt động cơ bản Hiệu quả sử dụng vốn lu động có cao hay không tuỳ thuộc vào tình hình dự trữ tài sản lu động của doanh nghiệp có phù hợp không.

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một bộ phận của tài sản lu động dự trữ của doanh nghiệp Khoảng mục nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lu động trên Bảng cân đối kế toán Do dó hiệu quả sử dụng vốn chịu tác động không nhỏ của tình hình quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm từ khâu thu mua, sử dụng đến khâu dự trữ và bảo quản.

 Quá trình cung cấp nguyên vật liệu: