II- Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu,công cụ dụng cụ tại Công ty Cơ Khí Hà Nội:
1.Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu:
1.1 - Chứng từ và thủ tục nhập kho tại Công ty Cơ Khí Hà Nội:
Căn cứ vào hợp đồng hay kế hoạch sản xuất , phòng kỹ thuật sẽ xác định chủng loại vật t-công cụ dụng cụ cần dùng và lập bảng dự trù vật t-công cụ dụng cụ , gửi cho phòng điều độ sản xuất. Phòng điều độ kết hợp với phòng kế toán xem xét lợng vật t tồn kho, để lập kế hoạch cung cấp vật t-công cụ dụng cụ . Nếu là loại vật t doanh nghiệp không sản xuất đợc phòng điều độ sản xuất sẽ cử ngời đi mua. Còn nếu là loại vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất đợc thì lập kế hoạch sản xuất.
Đối với vật t, công cụ dụng cụ mua ngoài :
Theo quy định của công ty, tất cả vật liệu- công cụ dụng cụ khi về tới công ty đều phải có đóng dấu của phòng bảo vệ. Vật t- công cụ dụng cụ mua về nhập kho đều phải qua kiểm nghiệm rồi mới nhập kho. Việc kiểm nghiệm đợc tiến hành bởi một ban kiểm nghiệm vật t ( KCS ). Ban kiểm nghiệm vật t bao gồm một đại diện cho phòng kỹ thuật, một đại diện cho phòng điều độ sản xuất, thủ kho để xác nhận chất lợng , chủng loại của vật t.
Do đặc thù của doanh nghiệp Cơ Khí, khối lợng vật t mua về rất nhiều, để thuận tiện cho việc kiểm tra, công ty cân cả hàng và xe. Sau khi trừ khối lợng xe, ban kiểm nghiệm sẽ ghi khối lợng thực nhập vào “ Phiếu cân hàng “.
HAMECO PHIếU CÂN HàNG Mã số Số phiếu
Ngày cân Số xe 01/ 0011 00004 04/02/2002 29 K-6657 Tên hàng Thép CT 3 Khối lợng ( kg) Hàng và xe Xe Hàng 29.429 9.439 20.000 Chức danh Họ và tên Chữ ký
Ngời cân Thu Thủ kho Hoà Bảo vệ Không Chủ hàng Tùng
Ghi chú Thép C T 3
Đối với những có tính chất phức tạp, đòi hỏi đảm bảo nghiêm ngặt về các thông số kỹ thuật thì khi nhận hàng , ban KCS của công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho về cả số lợng, chất lợng, quy cách và lập Biên bản kiểm nghiệm và đánh dấu của phòng KCS lên hoá đơn mua hàng.
Biên bản kiểm nghiệm ( vật t, sản phẩm, hàng hoá )
Ngày 04 tháng 02 năm 2002 số : 58463 Căn cứ vào Hóa đơn giá trị giá tăng Số 031721
ngày 04 tháng 02 năm 2002 của : Công ty Cơ Khí Hà Nội Bản kiểm nghiệm gồm:
Ông ( bà ): Nguyễn Thanh Tùng - trởng ban: KHCT Ông ( bà ) : Nguyễn Đình Công - uỷ viên:KCS Ông ( bà) : Lê Thị Đào- uỷ viên :Tài vụ
Ông ( bà ) : Nguyễn Văn Hoà - uỷ viên : thủ kho. đã kiểm nghiệm các loại:
Stt Tên nhãn hiệu của vật t đơn vị tính Số lợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng quy cách phẩm chất quy cách, phẩm chấtSố lợng không đúng Ghi chú 1 Thép CT 3 Kg 9.439 9.439 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm: cho nhập kho…
Đại diện kỹ thuật thủ kho tài vụ trởng ban
Biên bản kiểm nghiệm cùng với hoá đơn GTGT làm cơ sở cho kế toán thanh toán tiền hàng cho khách hàng.
Hoá đơn ( gtgt ) ms 01 gtkt- 3ll
Liên 2 : ( Giao khách hàng) EQ / 01 –B Ngày 04 tháng 02 năm 2002 No 031721 A Đơn vị bán hàng htx cn và VT CHIếN CÔNG
Địa chỉ : Thị xã Sông Công .Tây Nguyên
Số tàikhoản 710A08209 – NH Công thơng Sông Công Điện thoại: MST 4600133753-1 MS
Họ tên ngời mua hàng : Nguyễn Tống Hùng Đơn vị : Công ty Cơ Khí Hà Nội
Địa chỉ : 24 Nguyễn Trãi . Hà Nội
Hình thức than toán : séc MS 01 00100174 1 STT Tên dịch vụ
hàng hóa đơn vị tính Số lợng đơn giá Thành tiền 1 Thép CT 3 Kg 9.439 4.435 41.862.900
Cộng tiền hàng 41.862.900
Tiền thuế GTGT 1.193.100
Tổng cộng tiền thanh toán 43.956.000
Só tiền viết bằng chữ ; Bốn mơi sáu triệu đồng chẵn .
Ngời mua Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị N.T.Hùng Lơng Văn Khiên CN Đinh Huy Chiến
Trong trờng hợp, vật liệu, công cụ dụng cụ thừa hoặc thiếu so với số lợng ghi trên phiếu hoặc không đúng phẩm chất, quy cách, phòng KCS phải báo cho phòng điều độ sản xuất biết để giải quyết.
Sau khi xem xét đầy đủ hoá đơn mua hàng, phiếu cân hàng, biên bản kiểm nghiệm vật t, phòng điều độ sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập làm ba liên. Một liên lu lại phòng điều độ sản xuất, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, một liên nộp vào hoá đơn chuyển cho kế toán thanh toán.
Phiếu nhập kho nguyên vật liệu ghi rõ số, ngày nhập, tên qui cách, số lợng nguyên vật liệu nhập kho, theo chứng từ Hoá đơn bán hàng, và phiếu cân hàng ( hoặc biên bản kiểm nghiệm ).
HAMECOHAMECO HAMECO Phiếu nhập vật t Mã số Số ngày BM0604 763/ 060611 06/02/2002 Tên ngời nhập anh Hùng Đơn vị nhập : TTĐHSX
Đơn vị bán hàng HTX CN &VT CHIến công HĐ: Số 031721 Nhập tại kho : nguyên vật liệu Ghi có tài khoản :331 Stt Tên hàng đvị
tính Số lợng Xin
nhập nhập Thực
Đơn giá Thành tiền Ghi chú