Tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hóa kinh doanh trong kì nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty vật tư kĩ thuật xi măng

Tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hóa kinh doanh trong kì nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty vật tư kĩ thuật xi măng

Quá trình chuyển đổi nền kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang cơ chếthị trờng, có sự quản lý của Nhà nớc bằng Pháp luật trong những năm qua đãlàm thay đổi các nguyên tắc quản lý kinh doanh trong các doanh nghiệp.Trong cơ chế thị trờng, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và pháttriển đều phải thực hiện triệt để các nguyên tắc kinh doanh nh nguyên tắc tựquản, nguyên tắc lấy thu bù chi và bảo toàn vốn

Trong hoạt động kinh doanh mục tiêu của các doanh nghiệp là làm saotối đa hoá lợi nhuận Để thu đợc nhiều lợi nhuận, các doanh nghiệp phải sửdụng chi phí hợp lý với mức doanh thu Với một chi phí thấp nhất để đạt mứcdoanh thu cần thiết thì kết quả thu đợc sẽ là lợi nhuận cao nhất Do vậy, doanhnghiệp cần phải tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, đảm bảo không có hiện tợngchi không cần thiết và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Đối với doanh nghiệp thơng mại nghiệp vụ chính là lu chuyển hànghoá, việc sử dụng hợp lý chi phí có ý nghĩa sống còn Tiết kiệm chi phí gópphần tiết kiệm vốn kinh doanh giảm chi phí tới mức thấp nhất để đạt doanhthu móng muốn có vai trò quyết định trong việc tăng lợi nhuận Tiết kiệm chiphí là điều kiện tăng tích luỹ ngân sách Nhà nớc, thúc đẩy nền sản xuất, gópphần hạ giá bán lẻ hàng tiêu dùng, từ đó nâng cao đời sống nhân dân Để cóthể quản lý chi phí để đạt mức doanh thu mong muốn ta phải hạch toán chínhxác chi phí, doanh thu và kết quả của khối lợng hàng hoá kinh doanh trong kỳ.Có nh vậy ta mới có thể kiểm tra, giám sát tình hình chi tiêu và thu nhập củadoanh nghiệp để hạ thấp chi phí tới mức tối thiểu nhờ đó mới có kết quả kinhdoanh tốt nhất

Nhận thức đợc vai trò và tầm quan trọng của công tác hạch toán chi phí,doanh thu và kết quả của khối lợng hàng hoá kinh doanh trong kỳ Trong thờigian thực tập tại Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng, đợc sự giúp đỡ tận tình củacác cán bộ kế toán của Công ty cùng với sự hớng dẫn của Thầy giáo NguyễnNgọc Toản đã giúp tôi lựa chọn đề tài:

“Tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lợng

hàng hoá kinh doanh trong kỳ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ởCông ty Vật t Kỹ thuật Xi măng”

Kết cấu luận văn gồm 3 phần chính:

Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán chi phí, doanh thu và

kết quả của khối lợng hàng hoá kinh doanh trong kỳ.

PhÇn II: Thùc tÕ tæ chøc h¹ch to¸n chi phÝ, doanh thu vµ kÕt qu¶ t¹i C«ng

ty VËt t Kü thuËt Xi m¨ng

PhÇn III: Nh÷ng ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn h¹ch to¸n chi phÝ, doanh thu vµ

kÕt qu¶ t¹i C«ng ty VËt t Kü thuËt Xi m¨ng

Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạchtoán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lợng

hàng hoá kinh doanh trong kỳ.

I.Tổ chức hạch toán chi phí của khối lợng hàng hoá: 1 Tổ chức hạch toán giá vốn hàng bán:

1.1.Bản chất của giá vốn hàng bán:

Giá vốn hàng bán là trị giá hàng mua vào để bán hay nói cách khác làcái giá phải trả để có lợng hàng hoá bán ra trong kỳ

Theo quan điểm cũ thì giá vốn hàng hoá là số tiền phải ghi trên hoá đơnbán hàng nhng trong nền kinh tế thị trờng quan niệm đó không hoàn toànchính xác vì nó không phản ánh cái giá phải trả để có hàng hoá và việc tínhchi phí thu mua vào chi phí lu thông để phân bổ cho hàng hoá bán ra rất dễ bịnhầm lẫn và khó kiểm tra đợc tính chính xác Chính vì vậy trong chế độ kếtoán mới giá vốn của hàng hoá bán ra trong kỳ là giá mua theo hoá đơn và chiphí thu mua phân bố cho hàng hoá bán ra trong kỳ Cụ thể là hàng hoá nhậpxuất tồn kho theo quy định đợc tính theo giá thực tế Trị giá thực tế của hànghoá mua vào đợc tính theo từng nguồn nhập, bao gồm trị giá mua và chi phíthu mua hàng hoá, chẳng hạn trờng hợp thu mua hàng hoá:

Giá thực tế = Giá mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí mua (vậnchuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, hoa hồng môi giới…))

1.2.Tính giá vốn hàng bán (hàng xuất kho)

Trong doanh nghiệp thơng mại, nghiệp vụ chủ yếu là thu mua, dự trữ vàtiêu thụ hàng hoá, việc tính chính xác giá vốn hàng hoá có ý nghĩa quan trọngảnh hởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Nhất là trong nền kinh tếthị trờng tự do có giá cả hàng hoá thay đổi theo từng ngày, thậm chí từng giờ,thì việc tính giá vốn hàng hoá đòi hỏi phải chính xác để có thể phản ánh chínhxác kết quả kinh doanh vì giá vốn hàng bán chính là chi phí lớn nhất trong chiphí kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại

Tuỳ theo đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp thơng mại tacó thể áp dụng một trong các phơng pháp tính trị giá hàng xuất kho sau:

I.2.1 Ph ơng pháp giá thực tế đích danh (ph ơng pháp trực tiếp, ph ơngpháp đặc điểm riêng):

Khi có thể nhận diện đợc từng loại hàng hoá tồn kho với từng lần muavà danh đơn của nó thì phơng pháp này có thể đợc sử dụng để xác định trị giávốn Phơng pháp này áp dụng không rộng rãi chỉ có một số đơn vị áp dụnghình thức kiểm kê định kỳ và có quy mô nhỏ

I.2.2 Ph ơng pháp nhập tr ớc xuất tr ớc: FIFO (First in – First out) First out)

Phơng pháp này phản ánh chính xác giá trị của hàng hoá nhập, xuất, tồnnhng nó rất phức tạp do các mặt hàng kinh doanh rất đa dạng và tình hình luchuyển rất phức tạp nên nó chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh cácmặt hàng đòi hỏi thời gian bảo hành nh thực phẩm, nớc giải khát, thuốc lá, d-ợc phẩm…)

Theo phơng pháp này, hàng hoá nào nhập trớc thì xuất trớc, hàng hoá nàonhập sau thì xuất sau, xuất hết hàng nhập trớc mới đến hàng nhập sau

I.2.3 Ph ơng pháp bình quân gia quyền:

Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ vànhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị hàng hoá Căncứ vào lợng hàng hoá bán ra trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giáthực tế của hàng hoá bán ra

Công thức tính phơng pháp này đợc áp dụng rộng rãi ở các doanhnghiệp hiện nay vì nó đơn giản và có thể giúp doanh nghiệp tính toán tơng đốichính xác trị giá vốn hàng bán

I.2.4 Ph ơng pháp nhập sau xuất tr ớc: LIFO (Last in – First out) First out)

Theo phơng pháp này, hàng hoá nào nhập sau cùng thì xuất trớc Xuấthết hàng nhập sau mới đến hàng nhập trớc nó Phơng pháp này áp dụng phổbiến ở các doanh nghiệp có hàng hoá lâu bền, giá trị lớn Phơng pháp này th-ờng đợc áp dụng trong thời kỳ lạm phát

Việc lựa chọn tiêu thức phan bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thểcủa từng đơn vị nhng phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ Việc phânbổ đợc tiến hành theo công thức sau:

1.3.Hạch toán giá vốn hàng bán:

1.3.1 Nhiệm vụ:

Việc hạch toán chính xác và kịp thời giá vốn hàng bán có ý nghĩa quantrọng đối với việc quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Do giá vốn hàng bán là chi phí lớn nhất của chi phí kinh doanh trong doanhnghiệp thơng mại nên giá vốn đúng hay không có liên quan đến doanh nghiệpcó thực lãi hay không Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kinh doanhcủa doanh nghiệp, hạch toán giá vốn hàng bán có nhiệm vụ sau:

Chi phí thu mua phân bổ

cho số hàng hoá tiêu thụ

trong kỳ

Chi phí mua hàng tồn đầu kỳ và chi phí mua hàng phát sinh trong kỳTổng tiêu thức phân bổ của l ợng hàng hoá tồn kho và l ợng hàng hoá tiêu thụ

Tiêu thức phân bổ của l ợng hàng hoá

tiêu thụx

- Theo dõi và phản ánh chính xác trị giá vốn của hàng bán để giúp cho việchạch toán kết quả kinh doanh

- Tổ chức việc tính trị giá vốn hàng bán phải phù hợp với đặc điểm kinhdoanh của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ kế toán và yêucầu quản lý

1.3.2 Hạch toán:

* Tài khoản sử dụng: TK 632- Giá vốn hàng bán, kết cấu tài khoản nh sau: + Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên TK 632có kết cấu nh sau:

Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”

Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá,lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo hoá đơn

(đã đợc coi là tiêu thụ trong kỳ)

Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụtrong kỳ vào tài khoản xác định kếtquả

+ Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ: Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán:

- Bên Nợ: + Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ:

+ Trị giá vốn thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ cùng giá trị laovụ, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ

- Bên Có: + Giá trị hàng xuất bán nhng cha xác định là tiêu thụ

+ Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xácđịnh kết quả

+ Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ (với đơn vị sản xuất và kinhdoanh dịch vụ)

Tài khoản 632 cuối kỳ không có số d

* Hạch toán giá vốn hàng bán tuỳ theo phơng thức bán hàng:

+ Trờng hợp bán hàng theo phơng thức bên mua đến nhận hàng trựctiếp tại kho bên bán, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bánCó TK 156 - Hàng hoá (1561)

+ Trờng hợp hàng hoá mua vào không qua kho mà giao nhận thẳng chongời mua:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 151 - Hàng mua đang đi đờng

+ Hàng hoá xuất kho gửi cho bên mua theo hợp đồng đã ký hoặc gửi đạilý nhờ bán hộ, ghi:

2.1 Khái niệm chi phí bán hàng:

Doanh nghiệp thơng mại trong quá trình tái sản xuất xã hội, lu thônghàng hoá là khâu quan trọng và rất cần thiết Nhờ nó mà hàng hoá đợc đa từnơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Từ đó giá trị và giá trị sử dụng của nó mới đợcthực hiện Để thực hiện đợc việc tiêu thụ hàng hoá nhằm đáp ứng đợc yêu cầucủa quy luật kinh tế cơ bản nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng phục vụ đờisống thì doanh nghiệp thơng mại cần hao phí một lợng lao động nhất định(gồm lao động sống và lao động vật hoá) Nhng chi phí lao động này dùng vàohoạt động tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp biểu hiện bằng tiền của chi phílao động đó gọi là chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng gồm tiền trả cho nhân viên bán hàng, tiền đóng góibao bì, chi phí khấu hao tài sản cố định, tiền trả cho các dịch vụ mua ngoàiv.v…) Tất cả những chi phí đó là cần thiết để thu hút và phục vụ khách hàngnhằm có đợc doanh thu

Quá trình tái sản xuất xã hội là quá trình sản xuất, phân phối, trao đổivà tiêu dùng Mục đích của sản xuất là tiêu dùng, sản xuất quyết định lu thôngvà bán hàng là khâu chủ chốt, tuy nhiên lu thông lại có tác dụng trở lại đối vớisản xuất thông qua mối quan hệ biện chứng

Nh vậy, chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lu thông phát sinhdới hình thái tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trongkỳ báo cáo

Chi phí bán hàng đợc bù đắp bằng khối lợng doanh thu thuần thực hiện.Trong trờng hợp đặc biệt, chi phí bán hàng đợc kết chuyển qua kỳ báo cáo (kỳxác định kết quả) để chờ doanh thu, khi thơng vụ đợc thực hiện qua nhiều kỳbáo cáo

2.2 Nội dung chi phí bán hàng:

Giá vốn của hàng đã tiêu thụ

Chi phí bán hàng là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trìnhtiêu thụ hàng hoá Xét về nội dung kinh tế các khoản chi phí bán hàng gồm: - Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm có tiền công và qũy trích nộp bắt buộc

theo tiền công (quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn) - Chi phí vật liệu, bao gì chi dùng thực tế cho nhu cầu sửa chữa tài sản, xử lý

hàng hoá dự trữ, bao gói hàng để tăng thêm giá trị thơng mại cho hàng hoá - Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là những khoản chi về dụng cụ, đồ dùng phục

vụ bán hàng nh máy tính, cân, bàn ghế v.v…)

- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Của các khâu bán hàng (kho, quầy, cửahàng, phơng tiện vận tải, thiết bị cân đo, đong đếm, các công trình kiếntrúc, kho bãi, cầu cảng v.v…))

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là số tiền dùng để trả cho các đơn vị và cánhân bên ngoài do cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp phục vụcho quá trình bán hàng nh tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê vận chuyển,tiền sửa chữa tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bánhàng, cho đơn vị nhận uỷ thác

- Chi phí bằng tiền khác: Là toàn bộ các chi phí bằng tiền phát sinh trong khâubán hàng ngoài các chi phí kể trên nh chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng,chi phí giới thiệu quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…)

Các nội dung chi phí bán hàng nêu trên theo yếu tố còn có thể đợc thểhiện trong hạch toán ban đầu và hệ thống hoá trên sổ kế toán theo mục đíchchi tiêu Thuộc mục đích chi phí cho nghiệp vụ bán hàng có:

- Chi phí vận chuyển: Bao gồm các tiền trả thuê phơng tiện, thuê kho bãitrung gian trong quá trình vận chuyển hàng đi bán

- Chi phí bốc xếp, dỡ hàng hoá: bao gồm cả chi phí kiểm nhận hàng, chi trảthuê nhân công bốc xếp, dỡ hàng hoá

- Chi phí bao gói hàng hoá, đóng kiện hàng hoá: bao gồm vật liệu bao gói,công cụ, dụng cụ (bao bì luân chuyển) đã chi dùng thực tế

- Chi phí khấu hao tài sản cố định của toàn bộ phận bán hàng

- Chi phí sửa chữa tài sản cố định tự làm hoặc đi thuê thuộc chi phí bán hàng - Chi động lực các loại tự chế hoặc mua ngoài

- Chi trả tiền hoa hồng môi giới, đại lý ký gửi dịch vụ ngân hàng …)- Chi trả tiền dịch vụ điện thoại, điện báo, telex, fax …)

Chi phí bán hàng của trờng hợp kinh doanh hàng thực phẩm tơi sống,động vật sống…) còn bao gồm các khoản chi tiếp tục chăn dắt, phơi đảo, bảoquản chất lợng…)

Trờng hợp chi phí phát sinh liên quan tới lô hàng hoá theo phơng thứcvận chuyển bán thẳng thì mọi phát sinh chi tiêu đều phải ghi vào giá vốn thựctế của hàng hoá vận chuyển đã bán

* Nguyên tắc hạch toán chi phí bán hàng:

Việc xác định chi phí bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại phải dựatrên các nguyên tắc cơ bản sau:

Chỉ những khoản chi phí liên quan đến quá trình chuẩn bị bán hàng mớiđợc tính là chi phí bán hàng nh chi phí vận chuyển hàng để bán, chi phí trựctiếp cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, khấu hao tài sản cốđịnh dùng cho công tác bán hàng…) còn các chi phí khác nh chi phí thu mua,vận chuyển hàng hoá trong quá trình thu mua, và các chi phí có tính chất giántiếp (nh thuế vốn, lệ phí giao thông, chi phí cho nhân viên quản lý doanhnghiệp…)) thì không đợc tính là chi phí bán hàng

- Những chi phí cho hàng hoá đem đi tiêu thụ bị trả lại cũng đợc tính vàochi phí bán hàng

- Những chi phí có tính chất dự phòng nh dự phòng giảm giá hàng tồn kho,dự phòng nợ phải thu khó đòi không đợc tính vào chi phí bán hàng

- Không đợc tính vào chi phí bán hàng những chi phí liên quan đến phúc lợicủa công nhân viên chức trong doanh nghiệp (nh các chi phí xây dựng nhàtrẻ, câu lạc bộ…)) những khoản thiệt hại và bồi thờng vật chất do nguyênnhân chủ quan của doanh nghiệp hay cá nhân gây ra, những khoản phạt viphạm hợp đồng kinh tế, chế độ tài chính, chế độ tín dụng…)

- Các khoản thanh lý, nhợng bán tài sản cố định, khoản bị phạt thuế trongnộp thuế, khoản chi phí do kế toán bị nhầm hay bỏ sót khi vào sổ cũngkhông đợc hạch toán vào chi phí bán hàng

Xác định rõ phạm vi chi phí bán hàng có tác dụng đảm bảo hạch toánđúng và đủ chi phí bán hàng, làm cơ sở để đánh giá đúng chất lợng quản lýchi phí bán hàng, xác định kết quả tài chính của doanh nghiệp tránh hiện tợng“lãi giả”, “lỗ thật” thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế từ đó giúpdoanh nghiệp tự chủ về tài chính của mình

2.3.Nhiệm vụ hạch toán chi phí bán hàng:

Hạch toán chi phí bán hàng là một công tác quan trọng của doanhnghiệp nhằm xác định các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình tiêu

thụ hàng hoá của doanh nghiệp, từ đó có biện pháp nhằm không ngừng hạ thấptỷ suất chi phí bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Để thực hiện đầy đủ vai trò của mình, nhiệm vụ kế toán chi phí bánhàng đặt ra ở các doanh nghiệp nh sau:

- Kiểm tra chặt chẽ và có hệ thống chi phí bán hàng nhằm đảm bảo tính kịp thời,hợp pháp của các khoản chi phí nhằm ngăn ngừa hành vi tham ô lãng phí - Phản ánh kịp thời, giám đốc thờng xuyên tình hình thực hiện dự toán chi

phí bán hàng

- Tổ chức kế toán chi phí bán hàng phải phù hợp với đặc điểm hoạt động củadoanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán kinh doanh vàtiết kiệm chi phí

Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên có nghĩa là kế toán chi phí bán hàng đãlàm tốt chức năng kế toán là công cụ quản lý hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp

2.4 Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng:

2.4.1 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng:

Theo chế độ kế toán hiện hành thì toàn bộ chi phí bán hàng phát sinhtrong kỳ đợc hạch toán vào bên Nợ TK 641- Chi phí bán hàng, kết cấu tàikhoản này nh sau:

Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “Xác định kếtquả kinh doanh” hoặc bên Nợ TK142 “Chi phí trả trớc” TK641 không cósố d cuối kỳ TK 641 có 6 tài khoản cấp 2

+ TK 6411 “Chi phí nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh cáckhoản phải trả công nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển bảo quản sản phẩmhàng hoá đi bán bao gồm lơng chính, lơng phụ, các khoản phụ cấp khác…)

+ TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì” Tài khoản này dùng để phản ánhcác chi phí vật liệu xuất dùng cho việc bán hàng nh vật liệu dùng đóng gói sảnphẩm hàng hoá, nhiên liệu dùng trong vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vậtliệu dùng cho sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng

+ TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dùng” Tài khoản dùng để phản ánh chiphí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bán hàng nh quầy hàng, bàn ghế, máytính v.v…)

+ TK 6414 “Chi phí khấu hao tài sản cố định” Tài khoản này dùng đểphản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng nh nhà cửa, khotàng, phơng tiện vận chuyển bốc dỡ, đo lờng …)

+ TK 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm” Phản ánh các chi phí bảo hànhsản phẩm đã tiêu thụ

+ TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này dùng để phảnánh chi phí về dịch vụ mua ngoài trong khâu bán hàng nh tiền thuê ngoài sửachữa tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hànghoá đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thácxuất khẩu

+ TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”Tài khoản này dùng để phản ánhcác chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên nhchi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chàohàng, chi phí hội nghị khách hàng, bảo hành sản phẩm…)

Phơng pháp hạch toán:

- Tính tiền lơng, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đónggói, bốc vác, giới thiệu, sửa chữa, bảo hành sản phẩm …) Kế toán ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) Có TK 344 - Phải trả công nhân viên.

- Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viênbán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) Có TK 338 - Phải trả khác

- Khi xuất nguyên liệu, vật liệu dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vàophiếu xuất kho, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412) Có TK 152 – First out) Nguyên liệu, vật liệu

- Khi xuất công cụ, dụng cụ, đồ dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vàophiếu xuất kho, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6413) Có TK 153 – First out) Công cụ, dụng cụ Hoặc Có TK 142 – First out) Chi phí trả trớc (1421)

(Đối với công cụ, dụng cụ có trị giá lớn, sử dụng nhiều kỳ kinh doanh)- Khi tính khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng kế toán căn cứ vào

bảng tính khấu hao để ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6414)

Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định

- Chi phí điện nớc mua ngoài, chi phí thông tin phải trả bu điện, chi phí thuêngoài sửa chữa tài sản cố định có giá trị không lớn, kế toán ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6417) Có TK 331 - Phải trả ngời bán Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

- Trờng hợp chi phí dịch vụ thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định quá lớn thìsử dụng phơng pháp tính trớc chi phí bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6418) Có TK 335 - Chi phí phải trả

Khi tính khấu hao tài sản cố định thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413)

Có TK 331 - Phải trả cho ngời cung cấp HoặcCó TK 111, 112

Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả

Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413)- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:

Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)Có TK 641 - Chi phí bán hàng

- ở kỳ hạch toán sau, khi có hàng hoá tiêu thụ, chi phí bán hàng đã đợc kếtchuyển sang TK 142 (1422) sẽ đợc kết chuyển toàn bộ sang TK 911, kếtoán ghi:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)

Ta có thể khái quát kế toán tổng hợp chi phí bán hàng theo sơ đồ sau:

Các chi phí liên quan khác Chờ kết chuyển Kết chuyển

2.4.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng:

Công tác kế toán chi phí bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mạikhông chỉ tập hợp tính toán phân bổ chi phí bán hàng trong kỳ mà còn phải tổchức theo dõi chi tiết chi phí bán hàng phát sinh nhằm phục vụ cho quá trìnhkinh doanh có hiệu quả đồng thời quản lý chi phí bán hàng có trọng điểm vàtiết kiệm Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, tuỳ theo yêu cầu quản lý cụ thể củatừng doanh nghiệp mà tiến hành tổ chức kế toán chi tiết bán hàng cho phù hợp.Theo quy định chung của ngành thơng mại hiện nay, mỗi đơn vị thuộc ngànhphải tổ chức chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung kinh tế của chi phí nàytức là chi tiết theo yếu tố chi phí , ngoài ra có thể kết hợp với tổ chức kế toánchi tiết chi phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh, theo nhóm mặt hàng kinhdoanh hoặc theo các khâu kinh doanh, trong đó hai phơng pháp đầu là chủ yếu - Theo yếu tố chi phí: Đợc áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp thơng mại.

Các yếu tố phát sinh trong kỳ đợc bộ phận kế toán theo dõi trên các sổ chitiết và tờ kê chi tiết cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí bán hàng tổnghợp

- Theo địa điểm phát sinh: Chi phí bán hàng đợc kế toán theo từng đơn vịphụ thuộc (địa điểm phát sinh), phơng pháp này đang đợc vận dụng phổbiến hiện nay Theo phơng pháp này những chi phí trực tiếp phát sinh ởnhững đơn vị trực thuộc đợc hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liênquan đến nhiều địa điểm thì phân bố theo tiêu thức hợp lý và khoa học đốivới từng khoản chi phí Để thực hiện tốt kế toán chi phí theo địa điểm phátsinh cần phải tổ chức tố công tác kế toán, đặt chỉ tiêu chi phí cho các bộphận và tổ chức hạch toán, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phímột cách chặt chẽ

- Theo hình thức nhật ký chung, kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp phản ánh trong sổ chi tiết chi phí sản xuất kinhdoanh cho hai tài khoản 641, 642

Theo hình thức hạch toán nhật ký chứng từ dùng bảng kê số 5

3 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

3.1 Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp:

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đếntoàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra đợc theo bấtkỳ hoạt động nào Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phíquản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và chi phí chung khác

Xét về bản chất thì chi phí quản lý doanh nghiệp không tạo ra giá trịhay giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá Nếu xét về quan hệ của chi phíquản lý đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì các chi phíquản lý là các chi phí gián tiếp nhng rất cần thiết và hạch toán chi phí quản lýdoanh nghiệp có vai trò quan trọng trong hạch toán kết quả kinh doanh cuảdoanh nghiệp

Chi phí quản lý chung khác chi phí bán hàng và chi phí sản xuất ở chỗnó liên quan đến hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp và là chi phí gián tiếp,qua đó việc quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp sao cho giảm tới mức tốithiểu các chi phí không cần thiết là rất quan trọng đối với việc nâng cao hiệuquả kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay tuy cácdoanh nghiệp đã chuyển đổi từ chế độ quản lý tập trung quan liêu bao cấpsang hạch toán độc lập nhng vẫn bị ảnh hởng của bộ máy quan liêu bao cấp.Do đó chi phí quản lý doanh nghiệp ở nhiều doanh nghiệp nhất là các doanhnghiệp Nhà nớc vẫn còn bất hợp lý do bộ máy quản lý không gọn nhẹ và cơché quản lý còn nhiều vấn đề cần giải quyết

3.2 Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp:

Trong công tác quản lý và hạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp vàhệ thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng Mặt khác, chi phíquản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phức tạp nên cần phải đợc sắpxếp phân loại để thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý, để đáp ứng đợcmột cách tối u các yêu cầu đặt ra, tránh nhầm lẫn thiếu sót hay tập hợp phânbổ không chính xác Trên cơ sở chế độ kế toán mới ban hành đã có sự điềuchỉnh hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của mỗi doanh nghiệp, chi phíquản lý doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất đều cóthể phân loại nh sau:

- Chi phí nhân viên quản lý: Gồm các chi phí về tiền lơng, các khoản phụcấp, BHXH, KPCĐ…) của ban giám đốc, nhân viên quản lý phòng ban củadoanh nghiệp

- Chi phí vật liệu quản lý: Là các chi phí vật liệu xuất dùng cho công tácquản lý doanh nghiệp nh giấy, bút, mực, vật liệu xuất dùng sửa chữa tscd ởbộ phận quản lý

- Chi phí đồ dùng văn phòng: gồm những khoản chi phí về dụng cụ đồ dùngvăn phòng dùng cho công tác quản lý nh phích nớc, ấm chén…)

- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là phần giá trị hao mòn của những tàisản cố định dùng cho công tác quản lý nh nhà cửa làm việc của các phòngban, kho tàng, vật kiến trúc, phơng tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quảnlý dùng cho các phòng ban

- Thuế, phí và lệ phí: Là các khoản chi phí về nộp thuế vốn, thuế nhà đất,thuế môn bài và các khoản lệ phí nh phí trớc bạ, lệ phí giao thông, khoảnphải nộp cấp trên để lập quỹ phí

- Chi phí dự phòng: Là các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dựphòng nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí dự phòng

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài,thuê ngoài, chi phí về điện, nớc, điện thoại, điện báo, tiền thuê tài sản cốđịnh thuộc văn phòng doanh nghiệp

- Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí thuộc quản lý chung củadoanh nghiệp ngoài các chi phí trên nh chi phí hội nghị, tiếp khách, côngtác phí, tiền tàu xe đi phép, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, giao dịch v.v…)

Việc phân loại này dựa vào nội dung kinh tế của các khoản chi phí nênrất hợp lý, khoa học phù hợp với thực tế chung Do vậy, nó giúp cho việc hạchtoán chi phí quản lý theo từng nội dung quản lý có trọng điểm, giúp cho côngtác tổng hợp phân tích chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, hạ thấp chiphí quản lý tới mức cần thiết từ đó tác động tích cực đến kết quả kinh doanhsản xuất cuối cùng của doanh nghiệp Mặt khác cách phân loại này còn tạođiều kiện để kế toán chi tiết quản lý trên cơ sở đó mà kế toán tổng hợp đợcmột cách có hệ thống, đầy đủ, chính xác và đúng yêu cầu trình độ quản lý củadoanh nghiệp

3.3 Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp:

Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh u chuyển hàng hoá phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:

l Chỉ những chi phí liên quan gián tiếp đến hoạt động chung của toàn doanhnghiệp mới đợc tính là chi phí quản lý doanh nghiệp

- Đối với tài sản cố định phục vụ cho công tác quản lý nh nhà cửa, phòngban, các phơng tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý…) thì giá trị hao mòn củachúng đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

- Không đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tínhchất bất thờng nh những chi phí về thanh lý, nhợng bán tài sản cố định, tiềnphạt do vi phạm hợp đồng, bị phạt thuế truy nộp thuế, các khoản chi phíphát sinh do kế toán nhầm lẫn hay bỏ sót khi vào sổ

- Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan đếnhoạt động về vốn nh chi phí đầu t ký quỹ, ký cợc, chi phí liên quan đến chovay…)

Xác định rõ ràng phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụngđảm bảo hạch toán đúng và đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xácđịnh chính xác kết quả hoạt động hạch toán kinh tế, từ đó doanh nghiệp thựchiện đợc quyền tự chủ về tài chính của mình

3.4 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp:

3.4.1 Kế toán tổng hợp chi phí quản lý:

Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ hạch toánphản ánh vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Kết cấu của tài khoảnnày nh sau:

Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kếtquả kinh doanh” hoặc TK 142 “Chi phí trả trớc”

TK 642 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành các TK cấp 2: + TK 6421 - “Chi phí nhân viên quản lý”.

+ TK 6422 - “Chi phí vật liệu quản lý” + TK 6423 - “Chi phí đồ dùng văn phòng + TK 6424 - “Chi phí khấu hao tài sản cố định”+ TK 6425 - “Thuế và lệ phí”

- Tiền lơng, các khoản phụ cấp (nếu có) phải trả cho nhân viên quản lýdoanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 344 - Phải trả công nhân viên.

- Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viênquản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 338 - Phải trả khác

- Khi xuất vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, vật liệu để sửa chữatài sản cố định chung của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422) Có TK 152 – First out) Nguyên liệu, vật liệu

- Giá trị công cụ, dụng cụ đồ dùng văn phòng đợc tính trực tiếp một lần chochi phí quản lý, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 153 – First out) Công cụ, dụng cụ

Trong trờng hợp xuất dùng một lần với giá trị lớn công cụ, dụng cụ, kếtoán sử dụng phơng pháp phân bổ dần và ghi:

Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1421) Có TK 153 – First out) Công cụ, dụng cụ

Khi phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện nớc mua ngoài phải trả, ghi: …)Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

- Những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩmtiêu thụ, cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản142 “Chi phí trả trớc” ghi:

Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

- Khi có sản phẩm tiêu thụ, chi phí quản lý doanh nghiệp đã kết chuyển vàoTK 142 (1422) đợc kết chuyển sang TK 911, ghi:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)

Hạch toán tập hợp chi phí quản lý có thể khai thác bằng sơ đồ sau:

Chi phí nhân viên quản lý Các khoản ghi giảm chi phí quản lý TK 152, 153

Chi vật liệu, dụng cụ TK 214

Chi phí khấu hao TSCĐTK 111, 333, 112

3.4.2 Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp:

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chi phí quản lý doanh nghiệpphát sinh rất phức tạp, do công tác kế toán trong doanh nghiệp thơng mạikhông chỉ tập hợp tính toán chi phí quản lý phát sinh trong kỳ mà còn phải tổchức theo dõi chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Cũng nh chi phí bán hàng,chi phí quản lý doanh nghiệp cũng đợc Nhà nớc quy định rất cụ thể, mỗi đơnvị thuộc ngành thơng mại đều phải tổ chức kế toán chi tiết theo nội dung kinhtế của chi phí quản lý tức là chi tiết theo yếu tố chi phí Tuy nhiên doanhnghiệp cần dựa trên đặc điểm, yêu cầu quản lý cụ thể để tổ chức kế toán chitiết chi phí nh có thể kết hợp với kế toán chi itết theo khâu kinh doanh, địađiểm, đối tợng kinh doanh

II.Tổ chức hạch toán doanh thu: 1 Bản chất của doanh thu:

Doanh thu bán hàng là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá,sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng Nói cách khác, doanh thulà tổng số tiền phản ánh trên các chứng từ, hoá đơn hợp đồng về cung cấp sảnphẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ (tính theo số lợng hàng hoá, lao vụ, dịch vụđơn giá bán) Khi một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và hàng hoá cho ngờitiêu dùng thì doanh nghiệp đợc trả ngay một khoản tiền hoặc một khoản phảithu trong thời gian tới Doanh thu trong một khoảng thời gian nhất định đợcxác định bởi lợng tiền và các khoản phải thu do việc bán hàng trong thời gian

đó Đối với một nghiệp vụ riêng biệt nào đó thì số doanh thu là giá trị tài sảnnhận đợc từ khách hàng

* Thời điểm xác định doanh thu:

Doanh thu đợc xác định tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về sảnphẩm, hàng hoá hay nói cách khác là thời điểm hàng bán thu tiền hay đợc ng-ời mua chấp nhận thanh toán

2 Tổ chức hạch toán doanh thu:

Doanh thu là chỉ tiêu kinh tế quan trọng đối với ban lãnh đạo và các nhàđầu t Nó biểu hiện quy mô doanh nghiệp và tình hình tiêu thụ hàng hoá trênthị trờng Việc tăng khối lợng hàng hoá bán ra là bằng chứng về sự tăng trởngkinh doanh và về khả năng tăng thu nhập Mặt khác xu hớng giảm doanh sốbán ra thờng là dấu hiệu đầu tiên của việc giảm thu nhập và những khó khănvề tài chính Do đó việc hạch toán doanh thu kịp thời và chính xác có ý nghĩarất quan trọng Để có thể hạch toán doanh thu trớc hết ta phải xem xét cáckhái niệm sau:

II.1 Chiết khấu bán hàng:

Là số tiền tính trên tổng doanh thu phải trả cho khách hàng do đã thanhtoán tiền hàng trớc thời hạn quy định Các nhà sản xuất và bán buôn thờng bánchịu hàng trong vòng 30 – First out) 60 ngày hoặc hơn nữa nhng nếu khách hàng thanhtoán trớc thời hạn họ sẽ đợc giảm giá Do việc giảm giá có tác dụng khuyếnkhích khách hàng trả tiền mặt sớm nên còn đợc coi là một khoản chiết khấu.Nếu một khách hàng trả lại một phần hàng hoá trớc khi thanh toán thì chỉ sốhàng giữ lại đợc giảm giá Vào cuối kỳ số ghi nợ tích tụ ở tài khoản chiết khấuhàng bán, đợc trừ khỏi tổng doanh thu để xác định khoản thu do bán hàng.Cách làm này phản ánh thực tế là việc chiết khấu bán hàng làm giảm số tiềnthu đợc do bán hàng theo chế độ kế toán, tài khoản sử dụng để phản ánh toànbộ số doanh thu bán hàng bị chiết khấu trong kỳ của doanh nghiệp vào TK521 “Chiết khấu bán hàng” Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: Số tiền chiết khấu bán hàng đã chấp nhận với khách hàng trong kỳ Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số tiền khấu trừ vào doanh thu

TK 521 cuối kỳ không có số d và chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: TK 5211: - Chiết khấu hàng hoá

TK 5212: - Chiết khấu thành phẩm TK 5213: - Chiết khấu dịch vụ Hạch toán chiết khấu bán hàng

Chiết khấu bán hànggiảm trừ cho ngời mua

Cuối kỳ kết chuyển chiết khấusang tài khoản doanh thu

II.2 Hạch toán hàng hoá bị trả lại và giảm giá hàng bán:

Số hàng đợc coi là tiêu thụ (đã chuyển giao quyền sở hữu, đã thu tiềnhay đợc ngời mua chấp nhận) nhng bị ngời mua từ chối, trả lại do không tôntrọng hợp đồng kinh tế đã ký kết nh không phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn, quycách kỹ thuật, hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại …) là hàng bán bịtrả lại

Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơnhay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân nh hàng kém phẩm chất,không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian địa điểm trong hợpđồng …) (do chủ quan của doanh nghiệp)

Ngoài ra tính vào khoản giảm hàng bán còn bao gồm khoản phải trả chokhách hàng (hồi khấu) do một trong khoảng thời gian nhất định đã tiến hànhmua một khối lợng lớn hàng hoá (tính theo tổng số hàng đã mua trong thờigian đó) và khoản giảm trừ trên giá bán thông thờng vì khối lợng lớn hàng hoátrong đợt mua Số tiền hoàn trả và bớt giá hàng bán có ảnh hởng đến doanh sốđã ghi và làm giảm doanh thu mà doanh nghiệp nhận đợc

Vào cuối kỳ kế toán, số tiền hoàn trả và giảm trừ sẽ đợc thể hiện trongbảng kê khai thu nhập nh một khoản giảm trừ doanh số theo chế độ kế toánhiện hành, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán đợc theo dõi trên 2 tàikhoản:

TK 531 “Hàng bán bị trả lại”TK 532 “Giảm giá hàng bán”

* TK 531 “Hàng bán bị trả lại” có kết cấu nh sau:

Bên Nợ: Doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại trong kỳ

Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại trừ vàodoanh thu

Bên Nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đợc chấp thuận

Bên Có: Kết cấu chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán trừ vào doanh thu TK 532 cuối kỳ không có số d

TK 111, 112, 131 TK 532 TK 511Số tiền giảm giá hàng

bán cho ngời mua

Cuối kỳ kết chuyển số giảmgiá hàng bán

Việc theo dõi hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán trên 2 tài khoảnriêng biệt và có ý nghĩa quản lý vì ban quản lý quan tâm đến tỷ lệ % hàng bịtrả lại so với hàng bán ra để biết đợc sự hài lòng của khách hàng về hàng hoá

II.3 Thuế doanh thu

Thuế doanh thu là một trong các loại thuế gián thu phải nộp Nhà nớc.Nó đợc xác định trên cơ sở doanh thu bán hàng và tỷ lệ thuế doanh thu do Nhànớc quy định Do vậy, nó cũng là khoản giảm trừ trực tiếp đối với doanh thu.Thuế doanh thu đợc phản ánh trên TK 333 (chi tiết 3331- Thuế doanh thu),kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: Số thuế doanh thu đã nộp Nhà nớc Bên Có: Số thuế doanh thu phải nộp Nhà nớc

Số d bên Có: Số thuế doanh thu còn phải nộp Nhà nớc

Trong trờng hợp rất cá biệt, tài khoản 333 (3331) có thể có số d bên Nợ,phản ánh số thuế doanh thu đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp cho Nhà nớc

* Phơng pháp hạch toán:

- Số thuế phải nộp tính trên doanh thu bán hàng sau khi kê khai đợc duyệt, ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3331)

- Khi đợc báo số phải nộp, đã nộp trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàngv.v…), ghi:

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3331)Có TK 111, 112

II.4 Hạch toán doanh thu bán hàng:

Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”đợc sử dụng để hạch toán doanhthu Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: + Số thuế phải nộp tính trên doanh số bán trong kỳ

+ Số chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và doanh thucủa hàng bán bị trả lại

+ Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 xác định kết quả Bên Có: + Tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ

TK 511 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết trên 4 tài khoản cấp 2 TK 5111: “Doanh thu bán hàng hoá”.

TK 5111: “Doanh thu bán các thành phẩm” TK 5111: “Doanh thu cung cấp dịch vụ”.TK 5111: “Doanh thu trợ cấp trợ giá”

Trong doanh nghiệp thơng mại, hoạt động kinh doanh hàng hoá rất đadạng do đó hạch toán doanh thu đối với mỗi phơng thức tiêu thụ khác nhau thìkhác nhau Hệ thống tổ chức kinh doanh thơng mại hiện nay bao gồm cáchình thức bán buôn, bán lẻ và kinh doanh tổng hợp

- Giao hàng trực tiếp tại kho: Bên mua trực tiếp nhận hàng tại kho bên bán.Hàng hoá bên bán xuất kho giao cho bên mua đợc coi là tiêu thụ

b) Bán buôn vận chuyển thẳng: ở đây chỉ xét trờng hợp có tham giathanh toán

TK 111, 112, 131 TK 532 TK 511Thuế doanh thu phải nộp Doanh thu bán hàng

TK 521, 532, 531

Kết chuyển các khoản chiếtkhấu, giảm giá, doanh thu hàng

bán bị trả lại* Doanh thu hoạt động đại lý

Hoa hồng bán hàng đợc hởng

Toàn bộ tiền hàng thu đợc TK 331

Phải trả chủ hàng

* Hoa hồng hoạt động môi giới:

Công ty bán buôn là đơn vị trung gian giữa bên bán và bên mua Côngty bán buôn uỷ nhiệm cho bên mua trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiềnhàng cho bên cung cấp đồng thời Công ty bán buôn sẽ nhận hoa hồng do bênbán hoặc bên mua trả

TK 511 TK 111, 112, 131 Số hoa hồng đợc hởng

* Doanh thu của phơng thức bán lẻ hàng hoá:

Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động hàng hoátừ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng hàng hoá đợc giao trực tiếp đến tay ngời tiêudùng

Có các phơng pháp bán lẻ sau:

- Bán hàng thu tiền tập trung: Phơng thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng vànghiệp vụ thu tiền Nhân viên thu ngân viết hoá đơn hoặc tích kê thu tiềnvà giao cho khách hàng để khách hàng tới nhận hàng tại quầy do nhân viênbán hàng giao

- Bán háng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giaohàng cho khách hàng, đồng thời tiến hành ghi chép vào các thẻ quầy hàng.- Bán hàng tự động: Ngời mua tự chọn hàng hoá rồi mang đến bộ phận thu

ngân nộp tiền

Sơ đồ hạch toán doanh thu theo phơng pháp bán lẻ hàng hoá

II.5.1 Chứng từ: Các chứng từ đợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán

doanh thu là hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho,phiếu mua hàng, bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)…)

II.5.2 Sổ sách kế toán: Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký

chung thì sổ kế toán sử dụng là: Sổ chi tiết tiêu thụ TK 511Nhật ký chung

Sổ Cái TK 511

Trình tự ghi chép: Hàng ngày kế toán ghi chép các nghiệp vụ phản ánhdoanh thu vào sổ Chi tiết tiêu thụ và Nhật ký chung Định kỳ tiến hành ghi SổCái TK 511.

III.Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá: 1 Bản chất của kết quả tiêu thụ hàng hoá:

Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thơng mại đợc biểuhiện dới chỉ tiêu lãi hoặc lỗ Đó chính là phần chênh lệnh giữa doanh thuthuần với giá vốn hàng tiêu thụ (giá mua và chi phí thu mua) và chi phí bánhàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Kết quả tiêu thụ hàng hoá đợc tính theocông thức:

Khi kết quả tiêu thụ hàng hoá là lãi (+) thì có nghĩa là hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp đã tạo ra lợi nhuận Lợi nhuận là phần vốn đợc tăngthêm nguồn chủ sở hữu do hoạt động kinh doanh Phần tăng thêm này thờngđi đôi với sự tăng thêm của toàn bộ tài sản Lợi nhuận là nguồn tích luỹ quantrọng đối với ngân sách, trích lập các quỹ của doanh nghiệp và bổ sung nguồnvốn kinh doanh

2 Hạch toán kết quả tiêu thụ:

Để hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trong hạch toán sửdụng tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh, TK 911 có kết cấu nh sau:

Kết quả tiêu thụ hàng hoá

lãi (+), lỗ (-) =

Tổng số doanh thu thuần về tiêu

thụ hàng hoá

-Giá vốn hàng tiêu thụ +

Chi phí bán

Chi phí quản lý doanh nghiệp

Bên Nợ: + Kết chuyển giá vốn hàng bán đã thực sự tiêu thụ: + Kết chuyển chi phí quản lý, chi phí bán hàng trong kỳ + Kết chuyển lãi tiêu thụ

Bên Có: + Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá + Kết chuyển lỗ tiêu thụ

Phơng pháp hạch toán kết quả tiêu thụ có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán tổng quát kết quả tiêu thụ

Kết chuyển giá vốn hàng bán đã thựcsự tiêu thụ

Kết chuyển doanh thuthuần về tiêu thụ hàng hoá TK 641

Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳTK 642

Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp

Kết chuyển (phân bổ) chi phí bán hàng,chi phí quản lý doanh nghiệp (với doanh

nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài)

Kết quả tiêu thụ (lỗ)TK 421

Kết quả tiêu thụ (lãi)

Phần II: Thực tế tổ chức hạch toán chi phí, doanhthu và kết quả tại Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng I.Đặc điểm hoạt động của Công ty:

1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý:

Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng là Công ty kinh doanh mặt hàng ximăng phục vụ cho nhu cầu xây dựng trên địa bàn Thành phố Hà Nội và khuvực phía Bắc Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng là một doanh nghiệp Nhà nớchoạt động dới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam theoquyết định số 91/QĐ của Nhà nớc

Trong những năm qua quan hệ cung cầu xi măng trên thị trờng có nhiềubiến động, gây mất thăng bằng về mặt giá cả xi măng trên thị trờng Để điềutiết về giá cả cũng nh về mặt số lợng xi măng trên địa bàn Thành phố Hà Nộivà khu vực phía Bắc, Bộ Xây dựng đã ra quyết định số 833-TCT-BXD ngày10.7.1995 của Bộ trởng bộ xây dựng giao nhiệm vụ bổ sung cho Công ty Kỹthuật cũ từ ngày 01.08.1995

Công ty đợc thành lập dựa trên sự thành lập của 3 bộ phận:

- Công ty Vật t Kỹ thuật cũ đợc thành lập từ tháng 9 năm 1993 quyết địnhthành lập số 445/BXD-TCLĐ

- Chi nhánh Công ty Xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội - Chi nhánh Công ty Xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội.

Công ty thực hiện nhiệm vụ làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho Côngty Xi măng Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn đồng thời Công tycòn cho các đơn vị cá nhân làm đại lý lại cho mình Công ty hoạt động với đầyđủ t cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tàikhoản tiền Việt Nam tại Ngân hàng Nhà nớc và có con dấu riêng để giao dịchvới tên gọi “Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng” Công ty Vật t Kỹ thuật Ximăng nằm ở Km6 đờng Giải Phóng, phờng Phơng Liệt, quận Thanh Xuân,Thành phố Hà Nội

Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là bình ổn xi măng trên địa bàn Thànhphố Hà Nội và khu vực phía Bắc về số lợng cũng nh về mặt giá cả trên cơ sởchỉ tiêu cấp trên giao

Để thực hiện đợc chức năng và nhiệm vụ này, Công ty cần một số vốnnh sau:

Vốn kinh doanh: 24.637.256.181 đ

Vốn xây dựng cơ bản: 1.448.795.718 đMô hình tổ chức bộ máy quản lý (trang sau)

Các bộ phận trung tâm của Công ty thực hiện các nhiệm vụ chức năngtheo quy định riêng cho mỗi bộ phận

Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty chịu trách nhiệm chỉ đạo chungmọi hoạt động của Công ty

Giúp việc cho giám đốc gồm hai phó giám đốc:

Một phó giám đốc phụ trách kinh doanh giúp giám đốc xây dựng các kếhoạch kinh doanh trên cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch đạt đợc năm trớc và đề racác biện pháp đẩy mạnh kinh doanh, tăng cờng quản lý, thực hiện đầy đủ cácnghĩa vụ đối với Nhà nớc Dới phó giám đốc kinh doanh còn có các phòng bantrực thuộc:

+ Phòng quản lý bán lẻ có nhiệm vụ cung cấp xi măng cho các đơn vịbán lẻ và thu tiền về, trên cơ sở doanh số bán từng loại xi măng từng địa điểmkinh doanh cung cấp cho phó giám đốc kinh doanh xây dựng các kế hoachjbán hàng kỳ tới

+ Phòng quản lý đại lý có nhiệm vụ quản lý các đơn vị nhận làm đại lýtiêu thụ cho Công ty và cung cấp số liệu về doanh số bán của từng đại lý cho

phó giám đốc kinh doanh để phân tích hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị đạilý và ra quyết định có cho đơn vị đó làm đại lý cho Công ty nữa hay không

: Tự động thực hiện bằng máy vi tínhtại mọi thời điểm hạch toán : Các quan hệ đối chiếu

II.Tình hình thực tế hạch toán chi phí, doanh thu vàkết quả của khối lợng hàng hoá kinh doanh trongkỳ ở Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng

Trình tự hạch toán: * Chuẩn bị

Công tác chuẩn bị của Công ty thực hiện đạt đợc 2 yêu cầu, đó là: + Chuẩn bị tốt các sổ sách chứng từ

+ Phân cấp nhiệm vụ hạch toán và quy định việc luân chuyển chứng từ Đối với yêu cầu 1: Qua hệ thống sổ sách chứng từ ở Công ty áp dụngkhá đầy đủ và đúng chế độ quy định

Đối với yêu cầu 2: Do Công ty có địa bàn hoạt động tập trung và vậndụng cơ giới hoá trong công tác kế toán nên mô hình tổ chức kế toán củaCông ty là mô hình tập trung ở các bộ phận trực thuộc chỉ bố trí các nhânviên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý sơ bộ cácchứng từ, gửi các chứng từ về phòng kế toán của doanh nghiệp theo đúng địnhkỳ

* Hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lợng hàng hoá kinhdoanh trong kỳ:

Trình tự tiến hành theo các bớc sau: + Ghi chép ban đầu

+ Xét duyệt các khoản thu chi trên cơ sở chứng từ hợp pháp + Định khoản và hạch toán vào các sổ sách kế toán có liên quan + Phân bổ chi phí

+ Riêng bớc “Tính toán các chỉ tiêu và tiến hành phân tích kinh tế”nhằm phát triển những khả năng tiềm tàng và chỉ ra những biện pháp cần thiếttrong quá trình hạ thấp chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh thì cha thực hiệntốt Điều này có ảnh hởng lớn đến quá trình phấn đấu nâng cao hiệu quả kinhdoanh của Công ty trong thời gian qua

* Kiểm tra hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lợng hàng hoákinh doanh trong kỳ:

Việc kiểm tra hạch toán ở Công ty đợc tiến hành khá thờng xuyên Kếtoán trởng trực tiếp xuống bộ phận trực thuộc kiểm tra việc hạch toán, tập hợpsố liệu kế toán hàng tháng, cuối quý, căn cứ vào các số liệu của các phòng banliên quan cùng với số liệu của đơn vị trực thuộc gửi lên sau khi đã đợc đốichiếu kiểm tra tổng hợp để lên báo cáo toàn Công ty gửi lên Tổng Công ty vàcác cơ quan chức năng có liên quan

1 Kế toán hạch toán hàng hoá

Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng với chức năng chính là tổng đại lý tiêuthụ xi măng cho hai Công ty: Công ty Xi măng Hoàng Thạch và Công ty Ximăng Bỉm Sơn Với đặc điểm trên, Công ty không phải hạch toán giá vốnhàng bán mà chỉ kiểm soát khối lợng nhập xuất – First out) tồn từng loại xi măng

Quá trình luân chuyển chứng từ nhập-xuất xi măng

+ Căn cứ vào phiếu gửi hàng của bên chủ đại lý (Công ty xi măngHoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn) sau khi đã kiểm tra bằng thực tế,phòng điều độ Công ty thực hiện điều độ lại, phân về các kho, cửa hàng bán lẻxi măng hoặc xuất hàng theo hợp đồng kinh tế Tuỳ theo tính chất phòng điềuđộ phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Kho và cửa hàng làmphiếu nhập

Cuối ngày các cửa hàng nộp bảng kê nhập kèm phiếu nhập, thủ kho nộpbảng kê nhập và phiếu nhập về các phòng tơng ứng: phòng đại lý, phòng bánlẻ sau đó chuyển sang phòng tài chính kế toán để làm cơ sở hạch toán

Sau đây là báo cáo nhập xi măng quý IV năm 2000 tạI khu vực Hà nội,bảng báo cáo này theo dõi cả số lợng và giá trị