Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lường

Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lường

Lời mở đầu.

Trong nền kinh tế thị trờng , trong xu thế đổi mới chung của đất nớc, dới sự chi phối của các quy luật kinh tế, các doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững phải có sức cạnh tranh Vì thế đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh , sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học hợp lý.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán vật liệu đóng vai trò rất quan trọng.Vì NVL là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nó quết định chất luợng của sản phẩm đầu ra.Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành vì thế nó mang tính trọng yếu Mỗi sự biến động về chi phí NVL đều làm ảnh hởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều chủng loại, do đó yêu cầu phải có sự khắt khe,thận trọng.Hơn nữa, kế toán vật liệu còn cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các phần hành kế toán khác của doanh nghiệp, giúp cho nguời quản lý doanh nghiệp lập đuợc dự toán NVL, đảm bảo cung cấp ,đủ đúng chất luợng vật liệu và kịp thời cho sản xuất Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và xác định nhu cầu vật liệu tồn kho hợp lý, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn và góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn

Là một doanh nghiệp sản xuất công ty Dụng Cụ Cắt & Đo Luờng Cơ Khí đã và đang có những bớc phát triển trong những năm gần đây, sản phẩm của công ty đợc nhiều ngành a chuộng, công tác hạch toán kế toán nói chung đáp ứng đợc nhu cầu quản lý

Nhận thức đợc ý nghĩa của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh vai trò quan trọng của công tác kế toán NVL nói riêng và toàn bộ công tác kế toán nói chung cũng nh đợc sự hớng dẫn trực tiếp của cô giáo TS Nguyễn thị Lời và sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng kế toán của công ty Em đã chọn đề tài :

“Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL tại công ty Dụng Cụ Cắt & Đo ờng Cơ Khí “ Nhằm hiểu biết sâu sắc hơn về kế toán NVL,

L-Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm ba chơng:

Chơng I: Cơ sở lý luận về công tác hạch toán NVL trong các doanh nghiệp sản

Chơng I - Cơ sở lí luận của công tác hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là những đối tợng lao động đợc biểu diễn dới dạng lao động hoá nh: đờng trong doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo, vải trong doanh nghiệp may mặc, bông trong doanh nghiệp dệt

Khác với tài sản cố định, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh nhất định, giá trị của nó kết chuyển một lần vào giá thành sản phẩm và chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái vật chất của sản phẩm, hàng hoá.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất kinh doanh Do vậy, việc cung cấp NVL có kịp thời hay không ảnh hởng rất lớn tới quy trình sản xuất, chất lợng NVL quyết định đến chất lợng của sản phẩm, hàng hoá

Xét cả về mặt hiện vật và giá trị, NVL đều là những yếu tố không thể thiếu của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào Dới hình thái hiện vật, nó đợc biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lu động Dới hình thái giá trị, nó đợc biểu hiện là vốn l-u động đặc biệt là vốn dự trữ.

Từ vai trò to lớn của NVL nh vậy, việc quản lý chúng chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để tăng tốc độ chu chuyển của vốn lu động cần thiết phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, trong một chừng mực nào đó giảm mức tiêu hao NVL là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm đợc nguồn tài nguyên không phải là vô tận.

Vì vậy, việc quản lý và hạch toán NVL có vai trò hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất.

2 Yêu cầu quản lý NVL.

Kinh doanh có lãi là mục đích hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào Muốn vậy doanh nghiệp phải quản lý NVL một cách toàn diện và có hiệu quả từ khâu thu

2

mua đến khâu sử dụng Để tổ chức công tác quản lý nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Doanh nghiệp có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản với điều kiện bảo quản tốt; có đầy đủ số nhân viên bảo vệ và thủ kho có nghiệp vụ thích hợp với công việc bảo quản; nắm vững việc ghi chép sổ sách tại kho; việc bố trí sắp xếp trong kho phải gọn gàng bảo đảm yêu cầu về công tác bảo quản và kỹ thuật cho phép, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra.

- Với khâu thu mua: mỗi loại vật liệu có tính chất, công dụng, mức độ và tỉ lệ tiêu hao khác nha Do đó, thu mua phải đảm bảo đủ số lợng, đúng chất lợng, phẩm chất tốt, chỉ cho phép hao hụt trong định mức và đặc biệt phải quan tâm tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa.

- Với khâu bảo quản: cần đảm bảo theo đúng quy định, chế độ phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu Tránh làm lẫn lộn các loại vật liệu khác nhau về tính chất làm ảmh hởng tới chất lợng.

-Với khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất đợc liên tục đồng thời tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn.

-Với khâu sử dụng: cần sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và có hiệu quả trên cơ sở xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao vật liệu và dự toán chi phí hợp lý Hệ thống đó không những phải có đầy đủ cho từng bộ phận sản xuất mà còn không ngừng cải tiến để đạt tới định mức tiên tiến

Ngoài ra, cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, các thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách hạch toán tổng hợp và chi tiết theo chế độ quy định Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu NVL, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng NVL trong toàn xí nghiệp, từng tổ, đội, phân xởng sản xuất.

3 Nhiệm vụ kế toán NVL.

Để quản lý, tổ chức hạch toán tốt NVL nhằm ngăn ngừa hiện tợng h hao, mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào đó thì cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tính toán, ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời, trung thực Kiểm tra chặt chẽ tình hình cung ứng NVL, về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp.

- Phân bổ chính xác, đúng đối tợng giá trị vật liệu xuất dùng, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao, ngăn ngừa kịp thời vioệc dùng NVL sai mục đích, lãng phí.

- Kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ thờng xuyên để phát hiện những NVL ứ đọng, kém phẩm chất cần thay thế và có biện pháp giải phóng thu hồi vốn, hạn chế thiệt hại.

3

- Khi có yêu cầu của quản lý, tiến hành kiểm kê NVL nghiêm túc, lập báo cáo về vật liệu và đề xuất công tác, kế hoạch thu mua, bảo quản và dự trữ Ngoài ra, cần phân bổ NVL hợp lý đúng đối tợng chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

4 Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL

NVL giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hởng nếu NVL không đợc cung cấp đủ số lợng, đúng chất lợng và kịp thời gian Chất lợng của sản phẩm hàng hoá sản xuất ra phụ thuộc nhiều vào chất lợng của NVL Và quan trọng hơn cả là việc quản lý quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL sẽ tác động trực tiếp tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua chỉ tiêu giá thành và lợi nhuận.

Từ những vấn đề đó, ta thấy rằng cần phải tổ chức và tổ chức tốt việc hạch toán NVL.

II Phân loại và tính giá NVL 1 Căn cứ phân loại và cách phân loại.

Phân loại NVL là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán Sở dĩ phải phân loại NVL là do vật liệu có nhiều loại và thờng xuyên biến động với vai trò và công dụng hết sức khác nhau Trên thực tế, NVL thờng đợc phân ra thành những nhóm theo tiêu thức khác nhau với đặc trng khác nhau.

a Phân loại theo công dụng kinh tế

Theo cách này NVL đợc phân loại nh sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yéu hình thành nên thực thể sản phẩm mới (kể cả bán thành phẩm mua vào) Nguyên liệu là sản phẩm cha qua chế biến công nghiệp và vật liệu chính là sản phẩm đã qua một hoặc vài lần chế biến công nghiệp.

- Vật liệu phụ: cũng là đối tợng lao động nhng chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm Nó đ-ợc kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm về màu sắc, hình đáng, mùi vị và nâng cao chất lợng sản phẩm hoặc dùng để bảo quản, phục vụ các hoạt động của các t liệu lao động hay nhân viên.

- Nhiên liệu: là những thứ tạo ra năng lợng, cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh: hơi đốt, khí nén, xăng và có thểđợc chia thành:

+ Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất + Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị

- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng để thay thế, sửa chữa cho máy móc, thiết bị nh: ốc vít, săm , lốp

4

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ )

- Phế liệu: là những vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản, có thể đợc sử dụng hoặc bán ra ngoài nh: vải vụn, gỗ vụn

- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại nh: vật t đặc chủng vật đóng gói

Do quá trình sản xuất kinh doanh cụ thể đợc tiến hành ở các doanh nghiệp khác nhau nên việc phân loại này cũng chỉ mang tính tơng đối Có loại vật liệu ở doanh nghiệp này đợc coi là chính nhng ở doanh nghiệp khác chỉ đợc coi là phụ mà thôi và ngợc lại Lại có vật liệu trong một doanh nghiệp vừa đợc coi là chính vừa coi là phụ đối với từng sản phẩm sản xuất.

Việc phân loại này giúp doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, theo dõi một cách chính xác và thuận tiện từng loại vật lệu, từng thứ vật liệu, xác định tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, đó là cơ sở để tính giá thành sản phẩm sản xuất ra.

b Một số cách phân loại khác.

Ngoài cách trên, có thể phân loại theo các cách nh sau: - Phân loại theo nguồn hình thành:

+ NVLdo mua ngoài

+NVL do doanh nghiệp tự sản xuất

+NVL do từ các nguồn khác: nhận cấp phát, biếu tặng, liên doanh liên kết - Phân loại theo chức năng:

+ NVL dùng cho sản xuất + NVL dùng cho bán hàng

+ NVLdùng cho quản lý doanh nghiệp

Tuy thế, việc phân loại theo 2 cách này không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoảnvà theo dõi trực tiếp, gây khó khăn cho viẹc tính giá thành.

Trên cơ sở phân loại các NVL, doanh nghiệp cần xây dựng “ Sổ danh điểm vật liệu “ để thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách để tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá, tự động hoá công tác tính toán ở doanh nghiệp

2.Tính giá NVL

Tính giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất Tính giá có chính xác thì mới đảm bảo cho biệc quản lý NVL chặt chẽ và có hiệu quả.

Về nguyên tắc, NVL là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lu động nên đợc đánh theo giá thực tế đã đợc mua sắm, gia công chế biến tức là giá trị của NVL đợc phản ánh trên sổ kế toán Tuỳ theo việc áp dụng các phơng pháp tính thuế GTGT của từng doanh nghiệp mà trong giá trị thực tế có thể có VAT(nếu tính VAT theo

5

phơng pháp trực tiếp) hay không có VAT (nếu tính VAT theo phơng pháp khấu trừ).

*/Đối với NVL nhập kho

Trên thực tế, NVL có thể đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá vốn thực tế cũng đợc đánh giá khác nhau.

- Đối với NVL mua ngoài:

+Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp trực tiếp:

Giá thực tế củahàng nhập

= Giá mua ghi trên hoá

đơn(không có VAT)

thumua thực

khẩu(nếu có)

Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế củahàng nhập

= Giá thực tế của hàng

xuất kho chế biến

+ Chi phí thuêngoài chế

liênquan khác

- Đối với NVLGiá thực tế của hàng nhập kho

= Giá thực tế của hàng xuất kho chế biến

thực tế- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh:

- Đối với NVL đợc tặng thởng viện trợ Giá thực tế của hàng

- Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giá nhập kho là giá có thể sử dụng, giá có thể bán đợc hoặc ớc tính.

*/ Đối với NVL xuất kho.

a Tính theo giá thực tế:

Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng NVL cũng đều phải tính toán chính xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tợng khác nhau Tuỳ vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán mà có thể áp dụng các cách tính khác nhau nh sau:

Phơng pháp này NVL đợc tính giá thc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho trớc sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó

Với phơng pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tơng đối hợp lý Song khối lợng công việc hạch toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thị trờng Nh vậy, phơng pháp này phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL

↑ Phơng pháp nhập sau xuất trớc(LIFO).

Phơng pháp này NVL đợc tính giá thc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho sau sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy việc tính giá xuất của NVL đợc làm ng-ợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhng số lần nhập , xuất của mỗi danh điểm nhiều Theo phơng pháp này , căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳvà nhập trong kỳ kế toán xác định đợc giá bình quân của 1 đơn vị NVL.Căn cứ vào lợng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ.

7

Giá thực tế NVLxuất dùng

NVLxuất dùng

bình quânGiá thực tế bình

Số lợng tồn đầu kỳ

trong kỳ Nh vậy, giá trị thực tế của NVL phụ thuộc vào số nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ Chúng ta chỉ tính đợc giá này ở thời điểm cuối kỳ Do đó, trong kỳ NVL sẽ đợc ghi theo giá tạm tính và cuối kỳ điều chỉnh

Phơng pháp này tơng đối chính xác Tuy nhiên, do chỉ tiến hành vào cuối kỳ nên công việc bị dồn dập, ảnh hởng đến quyết toán cuối kỳ, lại không phản ánh đợc sự biến động của giá cả Phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL, tần suất nhập-xuất lớn.

Giá bình quân sau mỗi lần

° Phơng pháp bình quân cuối kỳ trớc.Giá bình quân cuối kỳ

Lợng tồn kho cuối kỳ trớc (đầu kỳ này )

Đây là phơng pháp dễ làm, đơn giản nhng độ chính xác không cao và không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này.

± Phơng pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối.

8

Với các phơng pháp kể trên, để tính đợc giá NVL thì phải căn cứ vào chứng từ xuất Tuy nhiên, có nnhững doanh nghiệp do có nnhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau nên không có đièu kiện kiểm tra từng nghiệp vụ xuất kho hoặc với các doanh nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ Do đó tiến hành tính theo phơng pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối.

Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ

tồn cuối kỳ

nhập lần cuối″ Phơng pháp tính giá thực tế đích danh.

Trong trờng hợp có thể nhận diện đợc từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại NVL với từng lần nhập kho và giá thực tế của nó thì có thể định giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh Nghĩa là, NVL nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá ấy.

Phơng pháp này khá chính xác, thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá NVL song lại đòi hỏi phải hạch toán tỉ mỉ, chi tiết Nó thích hợp với doanh nghiệp có những loại vật liệu có đặc điểm riêng, giá trị lớn, có điều kiện bảo quản riêng.

b Tính theo giá hạch toán.

Thực tế cho thấy rằng, gía cả NVL luôn biến động nên việc tính giá NVL theo giá thực tế là rất phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức Do vậy, ngời ta sử dụng giá hạch toán Đây là loại giá ổn định đợc xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán dựa trên giá thực tế của kỳ trớc hay giá kế hoạch của kỳ này Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh sang giá thực tế bằng công thức:

-Giá thực tế NVL xuất dùng

NVL xuất dùng

Hệ số giá NVL

tồn đầu kỳ

kỳGiá hạch toán NVL

tồn đầu kỳ

kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại hay nhóm NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý hay trình độ nghiệp vụ kế toán.

Mỗi một phơng pháp tính giá có u, nhợc điểm riêng, trên cơ sở đặc điểm hoạt động của mình mà mỗi doanh nghiệp nên chọn cho mình một phơng pháp tính giá thích hợp nhất để đem lại hiệu quả kinh tế cao.

9

III/ Tổ chức hạch toán NVL1 Tổ chức hạch toán chi tiết.

Hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lợng lớn, nó đòi hỏi phải phản ánh tình hình biến động vật t cả về số lợng, chất lợng và giá trị theo chủng loại và theo từng kho.

Công tác kế toán thực tế ở nớc ta hiện nay đang áp dụng 3 phơng pháp hạch toán chi tiết vật t: phơng pháp thẻ song song; phơng pháp số đối chiếu luân chuyển và phơng pháp sổ số d Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, trình độ kế toán và quản lýmà doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp hạch toán cho phù hợp.

1.1 Phơng pháp thẻ song song.

Đây là phơng pháp thờng đợc áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật t và phần lớn đợc lu chuyển qua kho, mật độ nhập-xuất dày đặc, có hệ thống kho tàng tập trung, thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra

Theo phơng pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL để tiến hành ghi thẻ kho (Mở theo từng danh điểm trong từng kho) Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi số lợng và tính thành tiền NVL nhập xuất vào “ Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với thẻ kho tơng ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất- tồn vật liệu” theo từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.

Phơng pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng lặp nên tốn nhiều công sức

Ta có sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song nh sau ( Sơ đồ 1.1 )

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL

Theo phơng pháp thẻ song song.

10Chứng từ xuất

Sổ tổng hợpTổng

hợp chi tiết vật

tưSổ thẻ chi

tiết vật tưThẻ kho

Chứng từ nhập kho

1.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

- Tại kho: Theo phơng pháp này, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng loại danh điểm NVL nh phơng pháp thẻ song song.

- Tại phòng kế toán: Để tiện cho việc theo dõi, kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lợng và giá trị của từng danh điểm vật t theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật t, mỗi thứ chỉ đợc ghi một dòng sổ

Cuối tháng đối chiếu số lợng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.

Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với phơng pháp thẻ song song Tuy thế, việc ghi chép còn trùng lặp, công việc đều dồn về cuối tháng nên việc cung cấp thông tin chậm Nó thích ứng với các doanh nghiệp có chủng loại vật t phong phú, mật độ nhập-xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán, quản lý tổng hợp, không đối chiếu thờng xuyên.

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL

Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyểnChứng từ

11Thẻ kho

- Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi số lợng vật t nhập kho, xuất kho vvà tồn kho giống nh các phơng pháp trên.

Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm vật t và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc.

- Tại phòng kế toán:Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá trị, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ Từ đó, kế toán tiến hành ghi vào “Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật t ” Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ và mỗi danh điểm vật t đợc ghi một dòng

Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng số tiền của từng loại vật t trên bảng luỹ kế Số tồn kho này đợc dùng để đối chiếu với sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp.

Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phơng pháp sổ số d

Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng ; Đối chiếu

1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm NVL một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản kế toán Vì vậy, tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng xác định đợc giá trị NVLTuy hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhng phơng pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời Và thờng áp dụng phơng pháp này cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nh: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lợng cao

a/ Tài khoản sử dụng.

Để theo dõi tổng quát tình hình biến động NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”.

Bên Nợ : + Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận cấp

+ Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê.

Bên Có : + Trị giá thực tế của NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, góp vốn liên doanh

+ Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê.Số d bên Nợ : Trị giá thực tế của NVL tồn kho.

Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2 Tuy vậy, theo yêu cầu quản lý và phân loại NVL của từng doanh nghiệp, có thể quy định tài khoản chi tiết cho từng tài khoản theo từng nhóm, từng thứ NVL

- Tài khoản 151 “Hàng mua đi đờng”:

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, hàng hoá mà doanh nghiệp đã thu mua hay chấp nhận mua nhng cuối tháng cha về nhập kho.

Bên Nợ : Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.

Bên Có : Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

D Nợ : Giá trị hàng đang đi đờng ( đầu kỳ và cuối kỳ ).

b/ Ph ơng pháp hạch toán

Sự biến động của NVL đợc tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4 và sơ đồ 1.5 Các sơ đồ này phản ánh sự tăng, giảm của NVL và thể hiện rõ nguyên nhân của các sự biến động đó.

13

Sơ đồ hạch toán tăng NVL

( Theo phơng pháp KKTX )

TK 111,112 TK 152 Trị giá nhập kho Tổng giá thanh toán

TK 133 VAT đầu vào

TK 331 TK 151

Trả tiền Hàng mua đang đi đờng Hàng đi đờng tháng trớc về nhập kho TK 154

Chi phí gia công chế biến

TK 152

NVL xuất để chế biến NVL chế biến nhập kho

TK 411 Nhập kho NVL do nhận góp vốn liên doanh, viện trợ

TK 154,621

NVL không dùng hết nhập lại khoTK 128,222

Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 3381 Phát hiện thừa khi kiểm kê

Chênh lệch do đánh giá tăng TK3333

Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL

14

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán giảm NVL ( Theo phơng pháp KKTX )

TK 152 TK 621 Xuất kho chế tạo sản phẩm

TK 627, 641, 642 Xuất dùng cho quản lý PX, BH và QLDN

TK 821 NVL thiếu không xác định rõ nguyên nhân

TK 632 NVL xuất đem đi bán

TK 241 Dùng cho xây dựng cơ bản và sửa chữa TSCĐ

TK 154 NVL xuất để gia công chế biến

TK 412 Đánh giá giảm NVL

TK 138

Cho vay NVL hay NVL thiếu chờ xử lý

TK 128, 222 Tham gia góp vốn liên doanh, đầu t

15

2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các vật t, hàng hoá trên các tài khoản phản annhs từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật t cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị đã xuất dùng trong kỳ:

Giá trị NVL xuất

-Chênh lệch trị giá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ

Theo phơng pháp này, mọi biến động vâtạ t không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho; giá trị vật t mua và nhập kho trong kỳ đợc theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng( TK 611- Tài khoản mua hàng ) Do đó, độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép Và nó chỉ thích hợp với các đơn vịi kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, có giá trị thấp, th-ờng xuyên xuất dùng hay xuất bán.

a/ Tài khoản sử dụng:

- Tài khoản 611 “Mua hàng”.

Bên Nợ: + Trị giá NVLtồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê) + Trị giá NVL mua vào trong kỳ.

Bên Có: + Trị giá NVL trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá + Trị giá NVL tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) + Trị giá NVL đã gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ Tài khoản này không có số d và đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2.TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu

TK151,152 TK 611 TK 151,152

Giá trị NVL tồn đầu Giá trị NVL kỳ cha sử dụng tồn cuối kỳ

TK 111,112,331 TK 111,112,331 Giá trị NVL mua trong kỳ Giảm giá đợc hởng và giá

trị hàng trả lại

TK 133 VAT đầu vào

TK 411 TK 621,627,641,642 Nhận vốn liên doanh Giá trị NVL

đợc cấp phát, tặng thởng nhỏ xuất dùng trong kỳ

TK 412 TK 1421 Đánh giá tăng NVL Giá trị Phân bổ dần

xuất dùng lớn

3 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phơng diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn.

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc ( giá trị thực tế ) nhng cha chắc chắn, qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.

Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải lập cho từng thứ, từng nhóm có tính chất nh nhau.

- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.Bên Nợ : Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán.Bên Có : Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán.

D Có : Giá trị đự phòng giảm giả hàng tồn kho hiện có - Trình tự hạch toán: Chỉ ghi vào cuối niên độ kế toán.

+ Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ trớc.

17

4 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại một số nớc trên thế giới

Trong những năm gần đây,cùng với sự phát triển của nền kinh tế và sự cấp thiết của quản lý, nớc ta đã và đang vận dụng những u điểm của kế toán quốc tế vào hệ thống kế toán Việt Nam để hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán –một công cụ quản lý kinh tế hữu ích của nền kinh tế và hoà nhập với xu hớng toàn cầu hoá đang diễn ra trên thế giới.

4.1 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Anh

a/ Phuơng pháp theo dõi hàng tồn kho:

*Phuơng pháp theo dõi tồn kho định kỳ:

Phuơng pháp này thích hợp cho các công ty thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có đơn giá thấp, theo đó ta không phải tính nguyên giá hàng bán sau từng nghiệp vụ bán hàng mà chỉ thựchiện một lần cuối mỗi kỳ kế toán.

Nguyên giá =Tồn kho đầu kỳ +hàng mua trong kỳ – Tồn cuối kỳ • Phuơng pháp theo dõi tồn kho liên tục:

Phơng pháp này thích hợpcho các công ty kinh doanh những mặt hàng có đơn giá cao nh xe hơi, tivi, đồ trang sức

Nhằm mục đích thiết lập hệ thống kiểm tra nội bộ chặt chẽ đối với hàng tồn kho, phơng pháp này theo dõi liên tục sẽ cập nhật từng nghiệp vụ mua bán hàng ngày và cho biết số hàng tồn kho hiện đang có tại công ty ở mỗi thời điểm bất kỳ.Cụ thể, khi ta mua hàng vào thì nguyên giá của số hàng này sẽ đợc ghi vào tài khoản hàng tồn kho, ngợc lại khi đem hàng ra bán thì ta sẽ kết chuyển nguyên giá ấy từ tài khoản hàng tồn kho sang tài khoản nguyên giá hàng bán.

b/ Các phơng pháp định gía hàng tồn kho:

Theo quy ứớc kế toán, hàng tồn kho đợc định giá theo ba phơng pháp sau:-Phơng pháp nhập trớc xuất trớc

-Phơng pháp nhập sau xuất trứơc-Phong pháp bình quân gia quyền

Các doanh nghiệp phải thực hiên nguyên tắc nhất quán trong kế toán, tức là một khi doanh nghiệp đã lựa chọn cho mình một phơng pháp phù hợp thì doanh nghiệp

18

ấy phải sử dụng phơng pháp đã chọn trong suốt quá trình hoạt động của mình, trừ khi có lý do chính đáng để thay đổi nó.

4.2 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Mỹ.

Theo quy tắc kế toán, sổ cái của hãng sản xuất có một tài khoản “ Tồn kho vật liệu” Tài khoản này thờng có số d nợ tại đầu và cuối kỳ Khi hãng sử dụngnhiều loại vật liệu, sổ phụ có thể đợc mở để hỗ trợ cho tài khoản ở sổ cái Sổ đó thờng gọi là “ Sổ nguyên vật liệu” hoặc “Sổ kho” (Biểu số1.5: Mẫu sổ kho điển hình).

Thẻ kho

Tài khoản số : Lợng đặt hàng tại Tên của hạng mục : Mức đặt hàng tại địa chỉ kho

Ngày tháng

Mẫu nhu cầu nguyên vật liệu

Ngời yêu cầu Số phiếu yêu cầu nguyên vật liệu Ngời xuất ngày tháng công việc số

Số tài khoản

Các hạch toán bổ xung cũng cần phải thực hiện đối với tài khoản Sản phảm dở dang Phiếu ghi bổ xung sản phẩm dở dang là “Thể chi phí sản phẩm” Mỗi thể đ-ợc lập cho mỗi laọi sản phẩm công việc.

a/ Phơng pháp hàng tồn kho

19

Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho đợc theo dõi theo 3 hệ thống sau:

Hệ thống định kỳ: Theo hệ thống này, cuối mỗi kỳ hoạt động, kế toán sẽ tiến hành kiểm kê tồn kho vật liệu, sản phẩm dở dang , hàng hoá thành phẩm

Hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng phơng pháp liên tục: Hệ thống này đợc thiết kế để kiểm soátchi phí của hãng theo các đơn đặt hàng riêng biệt hoặc theo các dịch vụ riêng biệt.

Hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất; Hệ thống này thiết kế để kiểm soát chi phí của hãng sản xuất sản / ph phẩm hàng loạt.

b ơng pháp định giá hàng tồn kho:

Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho đợc định giá theo bốn phơng pháp sau:

- Phơng pháp đặc điểm riêng- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc- Phơng pháp nhập sau xuất trớc- Phơng pháp trung bình gia quyền

4.3 Điểm khác nhau giữa hệ thống kế toán Việt Nam với hệ thống kế toán Anh, Mỹ trong hạch toán vật liệu.

HTK đợc theo dõi theo 2 phong pháp:

-kê khai thờng xuyên-Kiểm kê định kỳ

*Phơng pháp định giá HTK

Hàng tồn kho đựơc định giá theo một trong các ph-ơng pháp sau:

-Phơng pháp FIFO-Phơng pháp LIFO

-Phơng pháp giá đơn vị bình quân

-Phơng pháp trực tiếp -Phơng pháp giá hạch toán

3 hệ thống:

-Hệ thống định kỳ -Hệ thống đơn hàngdịch vụ sử dụng phơng pháp liên tục

-Hệ thống kế toán chiphí theo quá trình sản xuất

HTK đợc định giá bằng một trong các ph-ơng pháp sau:

-Phơng pháp FIFO-Phơng pháp LIFO-Phơng pháp trung bình gia quyền

-Phơng pháp đặc điểm riêng

theo 2 phơng pháp:-Phơng pháp theodõi tồn kho định kỳ

-Phơng pháp theo dõi tồn kho liên tục

HTK đợc định giá bằng một trong các phơng pháp sau:

-Phơng pháp FIFO-Phơng pháp LIFO

-Phơng pháp bình quân gia quyền

V Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trong công tác quản lý và hạch toán NVL

Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp đợc ban hành đồng bộ cả chế độ chứng từ, sổ sách, tàI khoản và báo cáo tài chính, tạo đIều kiện thuận lợi cho việc áp dụng thực tế Để dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát thì cần có hệ thống chứng từ chính xác và hệ thống sổ sách hạch toán rõ ràng.

21

Do tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế nên các tiêu thức đặc trng cho chứng từ rất phong phú, nguyên tắc lập chứng từ là phải bao gồm đầy đủ các yếu tố nh sau:- Tên chứng từ: Là sự khá quát hoá nội dung của nghiệp vụ.

- Tên, địa chỉ của đơn vị cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ.- Ngày và số thứ tự của chứng từ.

- Nội dung của nghiệp vụ kinh tế.

- Quy mô của nghiệp vụ về số lợng, giá trị.

- Chữ ký của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ

1.2 Các loại chứng từ.

Các hoạt động nhập và xuất kho NVL luôn luôn xảy ra trong các doanh nghiệp sản xuất Để theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình biến động va số hiện có của NVL kế toán phảI lập những chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng theo biểu mẫu quy định Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở để ghi chép thẻ kho, bảng kê xuất-nhập-tồn vật t và các sổ tổng hợp khác( nh sổ Cái TK 152 ) để kiểm tra giám sát tình hình biến động của NVL thực hiện quản lý có hiệu quả phục vụ đầy đủ, kịp thời nhu cầu cho sản xuất.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật t bao gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)

- Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03-BH)

Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT)- Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05-VT)- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)

Và các chứng từ khác tuỳ vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp.Mọi chứng từ kế toán NVL phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp kịp thời các số liệu trên sổ kế toán.

22

2 Tổ chức hạch toán chi tiết NVL

Tuỳ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ kế toán cũng nh nhu cầu về phân công lao động kế toán mà áp dụng các hình thức sổ ch phù hợp Mỗi doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một hình thức sổ thống nhất để đảm bảo tính khoa học, tiện cho việc ghi chép, kiểm tra và đối chiếu Song song với 3 phơng pháp hạch toán chi tiết NVL thì chúng ta cũng có các hình thức sổ chi tiết tơng ứng với nó.

a/ ph ơng pháp thẻ song song

Việc hạch toán sự biến động của NVL đợc theo dõi ở cả hai nơi.

- Tại kho: thủ kho tiến hành mở thẻ kho theo định kỳ (3-5 ngày) hoặc thờng ngày.- Tại phòng kế toán: kế toán phải mở sổ, thẻ chi tiết vật t

Cuối tháng, trên cơ sở hai sổ, thẻ chi tiết trên kế toán lập ra bảng tổng hợp chi tiết vật t

b/ ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Tại kho : thủ kho vẫn mở thẻ kho nh ở phơng pháp thẻ song song.

- Tại phòng kế toán : kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và giá trị của từng danh điểm vật t

c/ ph ơng pháp sổ số d

- Tại kho : thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho của NVL nh 2 hình thức trên Song bên cạnh đó, thủ kho còn tiến hành lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất và nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc.

- Tại phòng kế toán : Khi nhận đợc chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật t mở cho từng kho và mỗi danh điểm vật t ghi 1 dòng Sau đó lập sổ số d để đối chiếu.

Trình tự ghi sổ kế toán đợc tóm tắt bằng sơ đồ sau:

23

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL

Sơ đồ 1.9 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toánNVL

24Chứng từ gốc

Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung

Sổ chi tiết

Sổ Cái TK 152, 153

Báo cáo tài chính

Bảng cân đối SPS Bảng tổng hợp chi tiết

Cuối tháng, tính ra tổng số tiền phát sinh ghi trên ổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của TK 152 trên sổ Cái Căn cứ vào sổ Cái TK 152 ta lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đối chiếu đúng khớp số liệu ta tiến hành lập báo cáo tài chính.

Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 152 đợc ghi ở phụ lục 3

25 Chứng từ gốc

Cuối tháng, từ các sổ chi tiết, các nhật ký chứng từ liên quan kế toán tiến hành ghi vào nhật ký chứng từ số 5, 6, bảng kê số 3, sổ Cái TK 152; Từ bảng phân bổ số 2 tiến hành ghi vào bảng kê số 4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7 (Các loại sổ này đợc ghi phụ lục 4).

Theo hình thức Nhật ký chứng từ.

Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu

VI Phân tích tình hình sử dụng NVL cho sản xuất 1/ Mục đích, yêu cầu và nhiệm vụ của phân tích

Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đều đặn, liên tục thì phải thờng xuyên đảm bảo cho nó các loại vật liệu đủ về số lợng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất.Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không có quá trình sản xuất sản phẩm đợc.

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL mới tồn tại đợc.Vì vậy đảm bảo NVL cho sản xuất là một tất yếu khách quan,một điều kiện chung cho mọi nền sản xuất xã hội

Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật liệu có tác dụng mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó là vì:

27 Chứng từ gốc

-Cung ứng dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác NVL là điều kiện có tính tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

-Đảm bảo cung ứng NVL có chất lợng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm NVL tăng năng suất lao động.

-Đảm bảo cung ứng, sử dụng tiết kiệm, dự trữ đầy đủ NLV còn ảnh hởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hởng đến việc giảm giá thành sản xuất tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp.

Vì vậy phải thờng xuyên và định kỳ phân tích tình hình quản lý cung cấp và sử dụng NVL để kip thời nêu lên những u điểm trong công tác quản lý vật t ở doanh nghiệp.Đồng thời có phân tích mới nắm bắt cụ thể đợc định mức tiêu hao NVL đối với từng loại sản phẩm để từ đó đề ra những biện pháp quản lý thích hợp

Do đó, việc cung ứng NVL phải quán triệt các yêu cầu sau :

Đảm bảo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đợc liên tục,đều đặn đúng kế hoạch.

+Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật t,sử dụng vốn hợp lý có hiệu quả và tiết kiệm

Để đáp ứng yêu cầu trên nhiệm vụ của phân tích đánh giá tình hình quản lý cung ứng và sử dụng bao gồm:

+Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp NVL, đối chiếu vơí tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho tàng để kịp thời báo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời

Phân tích tình hình dự trữ những loại NVL chủ yếu trong doanh nghiệp.

Phân tích thờng xuyên và định kỳ tình hình sử dụng các loại NVL để có biện pháp sử dụng tiết kiệm vật t

2/ Nội dung phân tích

2.1/ Phân tích tình hình cung cấp NVL ở doanh nghiệp

Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vợt mức kế hoạch sản xuất là việc cung ứng NVl phải đợc tổ chức một cách hợp lý đảm bảo dủ số l-ợng đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian.

a/ Phân tích cung ứng theo số lợng.

Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo dủ về số lợng.Nghĩa là nếu cung cấp nó với số luợng quá lớn,d thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn và do đó sễ dẫn đến việc sử dụng kém hiệu quả.Ngợc lại nếu cung cấp không đủ về số luợng sẽ ảnh hởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh.Thực tế cho thấy các doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phần lớn là do thiếu NVL

28

*Về phơng pháp phân tích : Để phân tích tình hình cung ứng vật t về mặt số lợng cần tính tỷ lệ phàn trăm hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại vật liệu theo công thức sau

tỷ lệ % hoàn thành KH = Số lợng loại I thực tế nhập kho trong kỳcung ứng về KL NVL số luợng loại I cần mua theo KH trong kỳ Việc thu mua NVL hoàn thành kế hoach có thể do nhiều nguyên nhân:

-Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất sản phẩm hay chi tiết nào đó.Bởi vậy giảm số luợng NVL cần cung ứng

-Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua trên cơ sở tiết kiệm đợc hao phí NVL đã đạt đợc

-Không thực hiện đợc kế hoạch thu mua có thể doanh nghiệp gặp khó khăn về tình hình tài chính, phơng tiện vận tải hoặc doanh nghiệp dùng NVL thay thế

Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứng NVL là phải phân tích theo từng loại NVL chủ yếu.Khi phân tích thì cần phân biệt vật liệu có thể thay thế và vật liệu không thể thay thế

b/Phân tích tình hình cung ứng vật t theo chủng loại và không thể thay thế ợc.

đ-Vật liệu có thể thay thế là loại vật liệu có gía trị sử dụng tơng đơng, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lợng sản phẩm Khi phân tích vật liệu này ngoài các chỉ tiêu về số lợng, chất luợng cần chú ý đến chỉ tiêu về chi phí ( giá cả vật liệu thay thế ).

Vật liệu không thể thay thế: là loại vật liệu mà trongthực tế không có loại vật liệu thay thế khác hoặc nếu thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sản phẩm

c/ Phân tích tình hình cung ứng vật t về mặt đồng bộ :

Để sản xuất một loại sản phẩm, cần sử dụng nhiều loại NVL khác nhau theo một tỷ lệ nhất định.Mặt khác các loại vật liệu này khồn thể thay thế bằng các lọai vật liệu khác đợc.Chính vì vậy việc cung ứng vật t phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc hoàn thành và vợt mức chỉ tiêu đặt ra.

d/ Phân tích cung ứng vật t về chất luợng.

Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng NVL đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn về chất lợng là một yêu cầu cần thiết.Bởi vậy, NVL tốt hay xấu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chất luợng sản phẩm, đến năng suất lao độngvà đến giá thành sản phẩm.Do đó khi nhập vật liệu phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký để đánh giá NVL đã đáp ứng tiêu chuẩn chất lợng hay cha.

Để phân tích chất luợng NVL, có thể dùng chỉ tiếu chất luợng hay hệ số loại:

29

Chỉ số chất luợng NVL: Là tỷ số giữa giá bán buôn bình quân của NVL thực tế với giá bán buôn bình quân cung ứng theo kế hoạch

Hệ số giá : Là tỷ số giữa tổng giá trị NVL theo cấp bậc chất lợng với tổng giá trị NVL cung ứng theo giá loại cấp bậc chất luợng cao nhất.

e/ Phân tích tính kịp thời của việc cung ứng NVL:

Cung ứng NVL kịp thời là cung ứng đúng thời gian đặt ra của doanh nghiệp.Thông thờng thời gian cung ứng NVL xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và tình hình dự trữ cần cung cấp trong kỳ.

Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải cung ứng những loại NVl cần thiết một cách kịp thời trong cả thời gian dài.

g/ Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng vật t :

Yêu cầu của việc cung ứng NVL là phải theo kế hoạch.Để phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng NVL, có thể tính ra hệ số nhịp điệu hoặc vẽ đồ thị của việc cung ứng từng loại NVL

Khi tính ra hệ số đều đặn cần tuân thủ nguyên tắc là không lấy số vợt kế hoạch cung ứng kỳ này bù cho số hụt cung ứng kế hoạch của kỳ kia

Ngoài việc phân tích các chỉ tiêu, còn có thể tiến hành phân tích tình hình tổ chúc cung cấp vật t cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Tất cả nhữn thông tin trên nhằm giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp điều chỉnh lại việc cung cấp NVL cho sản xuất kinh doanh đợc tốt hơn

2.2 Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm

Để sản xuất sản phẩm, các doanh nghiệp phần lớn phải sử dụng nhiều loại NVL.Do vậy, tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm phụ thuộc vào các nhân tố sau :

-Khối lợng sản phẩm hoàn thành -Kết cấu về khối luợng sản phẩm.

-Định mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm -Đơn giá NVL

Phân tích tình hình sử dụng NVL qua các công đoạn sản xuất:

Quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp thờng phải trải qua nhiều công đoạn sản xuất.NVL phục vụ cho quá trình này có thể cung cấp dần cho từng công đoạn sản xuất của dây truyền sản xuất.Cứ qua mỗi công đoạn sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp đợc hoàn chỉnh thêm một bớc.Trong quá trình chế biến ở từng công đoạn sản xuất, phế liệu, phế phẩm cũng sinh ra làm hao hụt NVL.Bởi vậy cần phải phân tích tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất sản phẩm của doanh

30

nghiệp gồm nhiều công đoạn nối tiếp nhau mà mức độ sử dụng là tiết kiệm hay vuợt mức chi ở mỗi công đoạn sản xuất đó

3.Phơng pháp phân tích

a/ Phơngpháp so sánh

So sánh là một phơng pháp đựơc sử dụng phổ biến trong phân tích để xác định xu hớng mức biến động của chỉ tiêu phân tích.Vì vậy,để tiến hành so sánh phải giải quyết những vấn đề cơ bản nh xác định gốc để so sánh, điều kiện và mục tiêu để so sánh

Xác định gốc để so sánh phụ thuộc vào mục đích cụ thể của phân tích

Khi nghiên cứu nhịp độ biến động của các chỉ tiêu về NVL, số gốc để so sánh là trị số của chỉ tiêu ở kỳ truớc

Khi đánh giá mức độ biến động so với các mục tiêu đã dự kiến, trị số sẽ đợc so sánh với mục tiêu đề ra

áp dụng phơng pháp này cần đảm bảo yêu cầu sau :

-Đảm bảo tình thống nhất về phơng pháp tính các chỉ tiêu

-Đảm bảo tính thống nhất về đơn vị tính các chỉ tiêu cả về số luợng thời gian và giá trị

Mục tiêu so sánh trong phân tích đánh giá tình hình quản lý, sử dụng NVL là xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tơng đối cùng xu hớng biến động của chỉ tiêu phân tích

b/ phuơng pháp liên hệ

Mọi kết quả sản xuất đều có mối liên hệ với nhau giữa các mặt các bộ phận.Để lợng hoá các mối liên hệ đó, ngoài phơng pháp so sánh trong phân tích đánh giá tình hình quản lý và sử dụng NVL còn sử dụng phơng pháp liên hệ, phổ biến là liên hệ cân đối.

Liên hệ cân đối có cơ sở là sự cân bằng giữa hai mặt của các yếu tố liên quan đến nhau nh : giữa nguồn mua sắm và tình hình sử dụng các loại vật t.Mối liên hệ vốn có về mặt lợng của các yếu tố dẫn đến sự cân bằng cả về mức biến động( chênh lệch ) về luợng giữa các mặt của các yếu tố

31

Chơng II: Thực trạng công tác hạch toán NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ khí

I/ Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh tại công ty DCC & ĐLCK

1 Lịch sử hình thành và phát triển cuẩ công ty

Công ty DCC & ĐLCK là một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động hạch toán độc lập dới sự chỉ đạo của tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp thuộc bộ công nghiệp

Tiền thân của công ty là Nhà máy dụng cụ cắt gọt kim lọại đợc thành lập ngày 25/3/1968 theo quyết định số 74QĐ/KB- Bộ côn gnghiệp nặng Sau hơn 2năm hoạt động để phù hợp với tính chất và nhiệm vụ sản xuất ,ngay 17/8/1970 nhà máy đợc đổi tên thành nhà máy dụng cụ cắt số 1 theo quyết định số 216C-KB- Bộ công nghiệp Qua hơn 10 năm hoạt động , công ty trở thành nhà máy lớn với 15 phân x-ởng vf hơn 1000công nhân viên , sản xuất đợc nhiều loại dụng cụ cắt với quy trình công nghệ phức tạp đảm bảo chủ yếu cho việc cung cấp cho ngành cơ khí cả nớc , phục vụ xuất khẩu và nhiều ngành nghề khác Khi chuyển sang cơ chế thị trờng , đểphù hợp với nền kinh tế thị trờng , tự chủ trong kinh doanh , nhà máy đổi tên thành Công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ khí –thuộc tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp Tên giao dịch là CUTTING ANDMEASRING TOOLS COMPANY, viết tắt là DUFCO Công ty có trụ sở chính ở số 26 đờng Nguyễn TrãI phờng Th-ợng đình –quận Thanh Xuân Hà Nội

Nhiệm vụ chính của công ty : chuyên sản xuất và kinh doanh các loại dụng cụ cắt gọt kim loại và phi kim loại, phụ tùng kim khí, thiết bị công tác phục vụ các ngành: dầu khí, chế biến lơng thực, thực phẩm, xây dựng và các ngành kinh tế khác Danh mục sản phẩm của công ty bao gồm :

-Dụng cụ cắt : Bàn zen, taro, mũi khoan các loại dao phay, dao tiện, lỡi ca máy, dao cắt tôn

-Sản phẩm xuất khẩu : Thanh trợt, bộ ròng rọc, cam 2lỗ, gá kẹp, máy màI, cắm tăm lẻ

-Sản phẩm khác : Bộ neo cầu, dao cắt tấm lợp, xích các loại, dao cắt biến kẹo Tổng khối lợng sản phẩm cuả công ty hàng năm đạt khoảng 200tấn /năm.

Do mới chuyển đổi từ thời kì bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, trong điều kiện công nghệ còn thấp thiết bị sử dụng đã quá lâu sản phẩm làm ra chất lợng cha cao so với hàng ngoại nhập và giá bán còn cha hợp lý, tình hình tiêu thụ của công ty gặp rất nhiều khó khăn.Đứng trớc tình hình này ban lãnh đạo công ty đề xuất thay đổi loại hình công ty thành công ty cổ phần,đề xuất này đang đựơc Bộ công

32

nghiệp xem xét.Hy vọng rằng khi chuyển đổi loại hình công ty,công ty DCC & ĐLCK sẽ làm ăn tốt hơn và phát triển không ngừng.

2 Đặc điểm quy mô và tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty DCC&ĐLCK

Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 433 ngời, trong đó :Khối phân xởng là 227 ngời

Khối phòng ban là 168 ngời Khối dịch vụ là 17 ngòi

Khối lao động thiếu việc 21 ngời

Trong tổng số 433 cán bộ công nhân viên thì số lao động ở trình độ đại học là 66 ngời trong đó 48 lao động là kĩ s cơ khí, 15 lao động là cử nhân kinh tế và chuyên môn Số lao động ở trình độ trung cấp là 37 ngời, trình độ sơ cấp là 73 ng-ời

Bộ máy cuả công ty hoạt động theo chế độ một thủ trởng Các phó giám đốc, quản đôc, sử dụng quyền thủ trởng mà giám đốc phân cho để thống nhất mọi hoạt động trong mọi công việc đợc giao Tại các phòng ban đều có trởng phòng và phó phòng phụ trách hoạt động của phòng ban mình tại cácphân xởng có quản đốc và phó quản đốc phụ trách điều hành sản xuất trong phân xởng mình

Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban nh sau :

-Giám đốc : là ngòi đại diện của nhà nớc, lãnh đạo toàn bộ mọi hoạt động của công ty theo chính sách, pháp luật cuả nhà nứơc, đảm bảo cho hoạt động của đơn vị đạt hiệu quả cao nhất và chị trách nhiệm trớc nhà nớc, trớc cấp trên về kết qủa hoạt động sản xuất của công ty

Phó giám đốc là ngời giúp đỡ giám đốc trong quản lý xí nghiệp, thay mặt giám đốc khi giám đốc khi giám đốc đi vắng Có ba phó giám đốc :

+Phó giám đốc kỹ thuật : có nhiệm vụ chỉ đạo, quản lý các phòng : Phòng thiết kế ; phòng công nghệ ; th viện ; phòng cơ điện ; phòng KCS ; phong kiến thiết cơ bản

+Phó giám đốc sản xuất : có nhiệm vụ quản lý các phân xởng :PX khởi phẩm ; PX cơ khí I; PX cơ khí II ; PX cơ điện ; bộ phận mạ ; PX bao gói

+Phó giám đốc kinh doanh : Phụ trách các phòng cung tiêu (phòng vật t ); phòng hành chính quản trị (HCQT); phòng y tế ; cửa hàng giới thiệu sản phẩm

-Phòng thiết kế :Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất để thiết kế các sản phẩm mới hoặc hiệu chỉnh các sản phẩm cũ theo yêu cầu, khả năng sản xuất của công ty

- Phòng công nghệ: Sau khi có bản vẽ nhận đợc từ phòng thiết kế, phòng công nghệ lập quy trình công nghệ, chuẩn bị dụng cụ đồng thời phòng cũng có nhiệm vụ theo dõi công nghệ trong quá trình sản xuất, đánh giá mức độ phù hợp của nó cũng nh xem xét các vấn đề sửa đổi.

33

- Th viện: Có nhiệm vụ lu trữ các hồ sơ kĩ thuật.

- Phòng cơ điện: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sửa chữa, quản lý hồ sơ kĩ thuật các thiết bị, thiết kế các chi tiết thay thế, uản lý trạm biến thế, phân phối điện

- Phân xởng khởi phẩm : Nhận vật liệu từ kho, tiến hành rèn, rập, ca, cắt, tiện, tạo phôi

- Phân xởng cơ khí I: Sản xuất các loại mũi khoan, taro và các sản phẩm cơ khí khác

- Phân xởng cơ khí II: sản xuất các loại dao phay, dao xoáy, dao chuốt, dao tiện, lỡi ca và các sản phẩm cơ khí khác

- Phân xởng cơ điện: Sửa chữa các máy móc, thiết bị theo kế hoạch của phòng cơ điện, sửa chữa sản xuất, sửa chữa các chi tiết phục vụ cho việc sửa chữa sản xuất các loại mặt hàng

- Phòng hành chính quản trị : Thảo công văn, nhận, gửi , lu trữ các giấ tờ, tài liệu, quản lý tài sản, vốn khu vực hành chính nh bàn ghế , trông giữ xe cho cán bộ công nhân viên, quản lý trờng mầm non, vệ sinh công cộng trong công ty đồng thời quản lý trạm y tế

- Cửa hàng giới thiệu sản phẩm :Do phó giám đốc kinh doanh quản lý - Phòng tài vụ :Hoạt động dới sự quản lý của kế toán trởng

- Phòng bảo vệ : hoạt động dới sự điều hành của giám đốc

34

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý trong công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ khí

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

35Giám đốc

Phòng kế hoạch kinh

Trạm y tế

Phòng bảo vệ

Cửa hàng giới thiệu

SpP.Giám đốc

sản xuất

Px khởi phẩm

PX cơ khíI

PX cơ khíII

Phân xưởng bao góiPhân xư

ởng mạPhân xưởng

cơ địệnP.Giám đốc

kỹ thuệt

Phòng thiết kế

Thư viện

Phòng kiến thiết cơ bảnPhòng KCSPhòng cơ

điệnPhòng công

nghệ

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ khí đựoc tóm tắt theo sơ đồ sau

Sơ đồ

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán nh sau :

* Kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác kế toán tài chính của công ty, giám sát phụ trách chung các hoạt động cuả phòng tài chính, chỉ đạo thực hiện phơng thức hạch toán, tạo các nguồn vốn cho công ty, tham mu tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

*Phó phòng kế toán : Là ngời giúp kế toán trởng, chịu trách nhiệm chỉ đạo quản lý trực tiếp công tác tổ chức kế toán thống kê của công ty đồng thời thay thế kế toán trởng khi kế toán trởng vắng mặt Phó phòng trực tiếp hớng dẫn mọi nghiệp vụ hạch toán cho các thành phần trong đơn vị, thờng xuyên có có kế hoạch kiểm tra chấn chỉnh công tác kế toán

36Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ

Phó kế toán trưởng

Các nhân

viên kinh tế phân xưởngThủ

quỹ kiêm tạm ứngKế toán

thanh toán với người bán và vật liệuKế toán

lương và bảo hiểm xã hộiKế toán

thanh toán về

tiền mặt và tiền gửi

ngân hàng,và

phải Kế toán

giá thành kiêm kế toán kho thành phẩm

*Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội : Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu hạch toán về lao động, thời gian lao động, kết quả lao động vào các sổ sách cần thiết đúng chế độ, đúng phơng pháp Đồng thời, kế toán tiền lơng và BHXH có trách nhiệm giám sát, kiểm tra quyết toán tiền lơng, thởng BHXH và các khoản phụ cấp, phân bổ tiền lơng vào các đối tợng chi phí sản xuất và tình giá thành sản phẩm xem có hợp lý, hợp pháp hay không.

*Kế toán vật liệu : Định kỳ vào sổ sách các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu Hàng tháng, kế toán vật liệu báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho qua đó phân tích tình hình thu mua, sử dụng, dự trữ, quản lý vật t rồi đề xuất các biện pháp chấn chỉnh nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả vàhiệu năng quản lý

* Kế toán TSCĐ: Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lợng hiện trạng và giá trị TSCĐ trong công ty, tính toán và phân bổ khấu hao hàng tháng vào chi phí sản xuất theo đúgn nguyên tắc chế độ hớng dẫn, tính toán xác định số khấu hao phải nộp ngân sách, số phải trả nợ ngân hàng bằng nguồn khấu hao TSCĐ, đôn đốc tình hình thu nộp và thanh toán đó

*Kế toán gía thành và kho thành phẩm : Có trách nhiệm tổ chức ghi chép phản ánh, hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quản lý kho thành phẩm và kho tiêu thụ sản phẩm hàng hoá

*Kế toán thanh toán thanh toán với ngời bán : Có nhiệm vụ kiểm tra các hoá đơn, chứng từ rồi tiến hành tổ chức ghi chép, phản ánh, hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi đối tợng thanh toán vào các loại sổ sách chi tiết liên quan Theo định kì, kế toán thanh toán với ngời bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thuế GTGTđầu vào để đa cho kế toán tiêu thụ lên báo cáo thuế GTGT

*Thủ quỹ : Căn cứ vào các chứng từ thu chi của kế toán thanh toán chuyển sang, thủ quỹ tiến hành kiểm tra tình hợp lý, hợp pháp, tính chuẩn xác con số sủa shúng trớc khi thực hiện nghiệp vụ thu chi

*Các nhân viên kinh tế phân xởng : Hàng tháng, hàng quý các nhân viên ké toán phải đối chiếu phân ngang với nhau và đối chiếu với phân xởng để lên tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại công ty

Ngoài ra, nhân viên kinh tế phân xởng còn nhiệm vụ quản lý nhân viên lao động của phân xởng Nhân viên kinh tế phân xởng chịu sự chỉ đạo của kế toán trởng, có nhiệm vụ thông tin kịp thời cho kế toán trỏng các tình huống đột xuất ở phân xởng để có biện pháp xử lý kịp thời

II/ Thực tế công tác hạch toán NVL tại công ty1 Đặc điểm bộ sổ kế toán tại công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ khí

Để phù hợp với đặc điểm là một doanh nghiệp có quy mô vừa, trình độ của kế toán khá cao, hiện nay công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ khí đang áp dụng hình

37

thức sổ Nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.Theo hình thức này, sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp tại công ty gồm có :

a/ Đối với nhập vật liệu :

-Sổ chi tiết TK 331:”Phải trả ngời bán “: Sổ này đợc mở chi tiết để theo dõi tình hình công nợ và thanh toán đối với ngời bán, ngời nhận thầu về cung cấp vật t, lao vụ và các dịch vụ khác

-Sổ tạm ứng

-Nhật ký chứng từ số 5 : Ghi có TK331, dùng để hạch toán tổng hợp công nợ của doanh nghiệp đối với ngời cung cấp vật t hàng hoá, lao động dịch vụ Việc ghi nhật ký chứng từ số 5 đợc tiến hành vào cuối tháng trên cơ sở số liệu tổng cộng cuối tháng ở sổ chi tiết TK331

-Nhật ký chứng từ số 10: -Nhật ký chứng từ số 1-Nhật ký chứng từ số 2

b/Đối với xuất vật liệu

-Bảng phân bổ số 2: Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng trong các tháng theo giá thực tế và phân bổ cho các đối tợng sử dụng trong tháng

-Bảng kê số 4, 5, 6

Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ khí

38Chứng từ gốc

Nhật ký chứng từ số 1,2

Bảng phân bổ số 2

Sổ chi tiết

Sổ cáI tài khoản 152

Nhất ký chứng từ số 5, 10

Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu

2 Đặc điểm, phân loại, đánh giá NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ khí

2.1 Đặc điểm vật liệu và tình hình bảo quản, thực hiện kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu

Công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ khí là một trong những doanh nghiệp lớn cung cấp sản phẩm cơ khí cho cả nớc.Do đặc điểm sản phẩm của công ty quy định nên bên cạnh NVL chính là thép, hợp kim còn có nhiều loại khác nh xăng, dầu, than, hoá chất các loại Với đặc điểm về vật liệu nh vậy, công ty đã thiết kế một hệ thống kho tàng để bảo quản vật liệu, tránh h hao mất mát Cụ thể, NVL chính đ-ợc chứa trong các kho chuyên dùng (kho kim khí ), các vật t đợc sắp xếp ngăn nắp, bảo vệ tốt Các loại hoá chất đợc chứa trong các kho phụ tùng nhiên liệu hoá chất, các kho này phải đợc đặc biệt quan tâm, đảm bảo luôn thông thoáng, khô ráo và th-ờng xuyên đợc kiểm tra, xử lý các hiện tợng bất thờng (nếu có )

Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí NVL đặc biệt là NVL chính chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành, hiện nay chi phí này chiếm tới 80% tổng chi phí vật liệu dùng vào sản xuất Để có thể hạ thấp chi phí, sử dụng tiết kiệm vật liệu nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty quản lý chặt chẽ cả một quá trình từ thu mua đến dự trữ vật liệu

Về tình hình thu mua: Vật liệu của công ty đợc mua chủ yếu từ các đơn vị trong nớc.Các nhà cung cấp lớn của công ty là công ty cơ khí Hà Nội, tổng công ty kim khí Hà Nội, viện luyện kim đen Đối với các đơn vị này, công ty có kế hoạch mua vật liệu cho cả năm và gửi đến đơn vị cung cấp yêu cầu về số lợng, chủng loại,quy cách, phẩm chất bên cạnh một số nguồn hàng trong nớc thì một số vật liệu công ty phải nhập nớc ngoài , chủ yếu là từ châu Âu và Hàn Quốc

Hiện nay do thị truờng đầu vào rất phong phú, dồi dào nên số luợng vật liệu tồn kho không nhiều, nó đợc xây dụng dựa trên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm

Phân loại, đánh giá vật liệu

*Phân loại :

Với sự đa dạng phong phú của vật liệu để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc đợc thực hiện dễ dàng khoa học không tốn nhiều thời gian công sức công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm.Theo cách này vật liệu đợc chia thành : vật liêụ chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệu XDCB,phế liệu thu hồi

-NVL chính : Là các đối tợng lao động sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm, bao gồm :Các loại thép , hợp kim

39

-Vật liệu phụ : Là những loại vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lợng của sản phẩm, hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật.Vật liệu bao gồm: Hoá chất, dầu mỡ, tạp phẩm (nh bút, giẻ lau, nhựa ), vòng bi, dây đai

-Nhiên liệu : Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất, kinh doanh nh : gỗ than, xăng, dầu

Phụ tùng thay thế : Là các chi tiết, phụ tùng đợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dỡng TSCĐ của doanh nghiệp gồm : thép, vòng bi, phụ tùng điện

-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản

-Phế liệu : Là những vật liệu thu lại đợc sau quá trình SXKD để sử dụng lại hay bán ra ngoài

*Đánh giá vật liệu

Tính giá vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán, nhằm xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán.Cũng nh các doanh nghiệp khác công ty DCC&ĐLCK vật liệu đợc tính nh sau :

Đối với vật liệu nhập trong kì : Nguyên vật liệu của công ty đuợc nhập chủ yếu từ hai nguồn là mua ngoài và vật liệu gia công chế biến Tuỳ từng trờng hợp mà kế toán có cách hạch toán khác nhau

+Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho : Vật liệu mua ngoài của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng gía trị vật liệu nhập kho.Do công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu nhập kho không bao gồm phần thuế GTGT

Giá thực tế vật = Giá ghi trên + chi phí Liệu nhập kho hoá đơn thu mua

Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ,bảo quản, thuê kho bãi Thông thờng chi phí này khoảng 10% giá trị thực tế vật liệu

+Đối với vật liệu nhập ngoài

Giá thực tế vật = Giá ghi trên +Chi phí + Thuế Liệu nhập kho hoá đơn thu mua nhập khẩu +Đối với vật t chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến nhập kho

ở doanh nghiệp có một số vật liệu sau khi mua vào sẽ đợc tiếp tục gia công chế biến rồi mới nhập kho để phục vụ cho sản xuất

Giá thực tế vật =Giá thực tế vật + Chi phí Liệu nhập kho liệu xuất chế biến chế biến Đối với vật liệu xuất trong kì:

Do có nhiều loại vật liệu, giá cả lại thờng xuyên biến động,nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thờng xuyên nên doanh nghiệp áp dụng phơng pháp gía hạch toán để tính giá đối với vật liệu xuất trong kì

40