II/ Thựctế công tác hạch toánNVL tại công ty
2.1Đặc điểm vật liệu và tình hình bảo quản, thực hiện kế hoạch cung cấp
2. Đặc điểm, phân loại, đánh giá NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ
2.1Đặc điểm vật liệu và tình hình bảo quản, thực hiện kế hoạch cung cấp
nguyên vật liệu
Công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ khí là một trong những doanh nghiệp lớn cung cấp sản phẩm cơ khí cho cả nớc.Do đặc điểm sản phẩm của công ty quy định nên bên cạnh NVL chính là thép, hợp kim còn có nhiều loại khác nh xăng, dầu, than, hoá chất các loại ... Với đặc điểm về vật liệu nh vậy, công ty đã thiết kế một hệ thống kho tàng để bảo quản vật liệu, tránh h hao mất mát. Cụ thể, NVL chính đ- ợc chứa trong các kho chuyên dùng (kho kim khí ), các vật t đợc sắp xếp ngăn nắp, bảo vệ tốt. Các loại hoá chất đợc chứa trong các kho phụ tùng nhiên liệu hoá chất, các kho này phải đợc đặc biệt quan tâm, đảm bảo luôn thông thoáng, khô ráo và th- ờng xuyên đợc kiểm tra, xử lý các hiện tợng bất thờng (nếu có )
Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí NVL đặc biệt là NVL chính chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành, hiện nay chi phí này chiếm tới 80% tổng chi phí vật liệu dùng vào sản xuất. Để có thể hạ thấp chi phí, sử dụng tiết kiệm vật liệu nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty quản lý chặt chẽ cả một quá trình từ thu mua đến dự trữ vật liệu
Về tình hình thu mua: Vật liệu của công ty đợc mua chủ yếu từ các đơn vị trong nớc.Các nhà cung cấp lớn của công ty là công ty cơ khí Hà Nội, tổng công ty kim khí Hà Nội, viện luyện kim đen ...Đối với các đơn vị này, công ty có kế hoạch mua vật liệu cho cả năm và gửi đến đơn vị cung cấp yêu cầu về số lợng, chủng loại,quy cách, phẩm chất ...bên cạnh một số nguồn hàng trong nớc thì một số vật liệu công ty phải nhập nớc ngoài , chủ yếu là từ châu Âu và Hàn Quốc
Hiện nay do thị truờng đầu vào rất phong phú, dồi dào nên số luợng vật liệu tồn kho không nhiều, nó đợc xây dụng dựa trên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm
Phân loại, đánh giá vật liệu
*Phân loại :
Với sự đa dạng phong phú của vật liệu để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc đợc thực hiện dễ dàng khoa học không tốn nhiều thời gian công sức công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm.Theo cách này vật liệu đợc chia thành : vật liêụ chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệu XDCB,phế liệu thu hồi
-NVL chính : Là các đối tợng lao động sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm, bao gồm :Các loại thép , hợp kim
-Vật liệu phụ : Là những loại vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lợng của sản phẩm, hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật.Vật liệu bao gồm: Hoá chất, dầu mỡ, tạp phẩm (nh bút, giẻ lau, nhựa ), vòng bi, dây đai ...
-Nhiên liệu : Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất, kinh doanh nh : gỗ than, xăng, dầu ...
--Phụ tùng thay thế : Là các chi tiết, phụ tùng đợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dỡng TSCĐ của doanh nghiệp gồm : thép, vòng bi, phụ tùng điện...
-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
-Phế liệu : Là những vật liệu thu lại đợc sau quá trình SXKD để sử dụng lại hay bán ra ngoài
*Đánh giá vật liệu
Tính giá vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán, nhằm xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán.Cũng nh các doanh nghiệp khác công ty DCC&ĐLCK vật liệu đợc tính nh sau :
--Đối với vật liệu nhập trong kì : Nguyên vật liệu của công ty đuợc nhập chủ yếu từ hai nguồn là mua ngoài và vật liệu gia công chế biến. Tuỳ từng trờng hợp mà kế toán có cách hạch toán khác nhau
+Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho : Vật liệu mua ngoài của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng gía trị vật liệu nhập kho.Do công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu nhập kho không bao gồm phần thuế GTGT
Giá thực tế vật = Giá ghi trên + chi phí Liệu nhập kho hoá đơn thu mua
Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ,bảo quản, thuê kho bãi ... Thông thờng chi phí này khoảng 10% giá trị thực tế vật liệu
+Đối với vật liệu nhập ngoài
Giá thực tế vật = Giá ghi trên +Chi phí + Thuế Liệu nhập kho hoá đơn thu mua nhập khẩu +Đối với vật t chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến nhập kho
ở doanh nghiệp có một số vật liệu sau khi mua vào sẽ đợc tiếp tục gia công chế biến rồi mới nhập kho để phục vụ cho sản xuất
Giá thực tế vật =Giá thực tế vật + Chi phí Liệu nhập kho liệu xuất chế biến chế biến --Đối với vật liệu xuất trong kì:
Do có nhiều loại vật liệu, giá cả lại thờng xuyên biến động,nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thờng xuyên nên doanh nghiệp áp dụng phơng pháp gía hạch toán để tính giá đối với vật liệu xuất trong kì
Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập xuất tồn kho vật liệu trong khi cha tính đợc giá thực tế của nó, phơng pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc đợc tiến hành nhanh chóng và không phụ thuộc vào số lợng danh điểm vật liệu
Tuy vậy vói phơng pháp này đòi hỏi kế toán phải tổ chức tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn nhiều vào cuối kì kế toán đồng thời phải xác định đợc giá hạch toán một cách khoa học, đòi hỏi doanh nghiệp có đội ngũ kế toán có trình độ tay nghề cao (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
GTT xuất trong kỳ = Hệ số giá x GHT vật liệu xuất trong kỳ 3/Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty DCC&ĐLCK
Để có thể giảm bớt khối lợng công việc đang làm, đồng thời kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho với hạch toán ở phòng kế toán, kế toán chi tiết NVL tại công ty đợc thực hiện theo phơng pháp sổ số d.
Phong pháp này là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, theo phơng pháp này ở kho chỉ hạch toán về mặt số lợng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về mặ giá trị, xoá bỏ ghi chép trùng lắp, tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, công việc ghi sổ đợc dàn đều trong kì, không bị dồn vào cuối kì
Tuy vậy do chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số liệu hiện hành và tìn hình tăng giảm từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số lợng trên thẻ kho và việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa thủ kho và kế toán nhiều khi gặp khó khăn, do đó đòi hỏi đội ngũ kế toán có trình độ cao
3.1Thủ tục nhập và xuất kho
a/ Thủ tục nhập kho
Khi nhận đựơc hoá đơn của ngời (mẫu biểu số 1) bán gửi tới, phòng kế hoạch cung ứng phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định có nhận hàng hay không. Trớc khi nhập kho phòng KCS tiến hành kiểm tra vật liệu về mặt chất lợng xem có đáp ứng yêu cầu đật ra hay không, phòng tài vụ kiểm tra về mặt số lợng vật t. Kết quả đợc ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật t “(mẫu biểu số 2). Nếu vật t đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra trong hợp đồng thì căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t lập “Phiếu nhập kho “thành 2 bản và giao ch thủ kho, (mẫu biểu số 3).Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu, ghi số lợng thực nhập rồi cùng ngời giao hàng kí nhận vào 2
41
GTT vật liệu tồn đầu kỳ + GTT vật liệu nhập trong kì Hệ số giá =
bản. Nếu phát hiện thừa thiếu trớc khi nhập kho hoác không đúng quy cách phẩm chất ghi trên hoá đơn chứng từ thì thủ kho phải báo với phòng ké hoạch để giải quyết với ngời bán
Phiếu nhập kho sau khi đã có đầy đủ chữ kí của kế toán trởng và giám đốc, một bản giao cho kế toán thanh toán, bản còn lại sau khi ghi thẻ kho chuyển cho kế toán vật liệu
Biểu mẫu số 1
HOá ĐƠN GTGT
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01.GTKT –3LL Liên 2: Giao khách hàng AD/00 – B
Ngày 20/10/2001 Noo 044082 Đơn vị bán hàng: Cty cơ khí Hà Nội
Địa chỉ: Hà Nội Số tài khoản Điện thoại MS: Họ tên ngời mua hàng: Công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ khí. Địa chỉ: Số tài khoản Hình thức thanh toán: MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Thép chế tạo cacbon Φ34 (Bổ xung thiếu hoá đơn 44081) Kg 108 3905 421740 Cộng tiền hàng: 421740 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 21087 Tổng cộng tiền thanh toán: 442827
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm bốn hai nghìn tám trăm hai bảy Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký ghi rõ họ, tên) (Ký ghi rõ họ, tên) (Đóng dấu, Ký ghi rõ họ, tên)
Biểu mẫu số 2
BIÊN BảN KIểM NGHIệM VậT TƯ
Số: Ngày 20/10/2001 Danh điểm vật t Tên nhãn hiệu và quy cách vật t Đơn vị tính Số lợng Nhận xét Theo chứn g từ Theo kiểm định Đúng quy cách phẩm chất Khôn g đúng quy cách phẩm chất Thép chế tạo cacbo n Φ34 Kg 108 108 108 0
Uỷ viên Uỷ viên Uỷ viên Trỏng ban
Ký tên-Họ tên Ký tên-Họ tên Ký tên-Họ tên Ký tên-Họ tên
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu mẫu số 3
Đơn vị ...
PHIếU NHậP KHO mẫu số:01/vt Ngày 20 tháng 10 năm 2001 QĐ số: 1141:TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Họ tên ngời giao hàng: Anh trúc Số :
Theo số ... ngày ....tháng ....năm .... của ... Nợ TK: 1521 Nhập tại kho: Kim khí Có TK: 331
Số thứ tự Tên nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật t (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lợng Theo chứn g từ Thực nhập Đơn giá Thàn h tiền A B C D 1 2 3 4 Thép chế tạo cacbo n Φ34 Khách hàng 108 108 3905 421740 Cộng: 421740
Viết bằng chữ: Bốn trăm hai mốt nghìn bảy trăm bốn mơi đồng chẵn.
Nhập ngày 20 tháng 10 năm 2001 Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán tr- ởng Thủ trởng đv 45
3.2./ Thủ tục xuất kho
Vật liệu trong kho đợc xuất dùng cho nhiều mục đích khác nhau nh xuất cho sản xuất, cho quản lý và xuất bán
Do vật liêụ của công ty bao gồm nhiều chủng loại và đợc sử dụng để sản xuất các loại sản phẩm khác nhau nên để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả nhất thì hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất phòng kế hoạch sẽ lập định mức vật liệu cho từng phòng ban, phân xởng
Đối với các vật t xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, phòng kế hoạch sẽ lập “ Phiếu lĩnh vật t theo hạn mức “ (mẫu biểu số 4) làm 2 bản và ghi số hạn mức vật t đợc lĩnh vào 2 bản đó, kí nhận sau đó chuyển cho thủ kho 1 bản, nơi sử dụng 1 bản. Khi vật t đơn vị lĩnh đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số lợng xuất vào 2 bản, ký tên.Sau mỗi lần xuất vật t, thủ kho ghi số lợng thực xuất vào thẻ kho
Cuối tháng,thủ kho thu lại phiếu lĩnh của đơn vị, tính ra tổng số vật liệu đã xuất dùng và hạn mức còn lại cuối tháng. Sau đó thủ kho trả lại 1 bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng NVL trong tháng, 1 bản chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ
Đối với vật t xuất dùng cho gia công chế biến hoặc xuất cho các kho phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm ( xuất không có hạn mức ) thì không lập phiếu lĩnh vật t theo hạn mức mà khi có nhu cầu bộ phận lĩnh sẽ lập phiếu xuất kho (mẫu biểu số 5) làm 2 bản, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số lợng thực xuất vào phiếu, ngời nhận và thủ kho cùng kí tên vào 2 bản, 1 bản giao cho bộ phận lĩnh, 1 bản thủ kho giữ lại làm căn cứ ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán vật liệu ghi sổ kế toán
Nếu vật t xuất để bán thì phòng vật t căn cứ vào thoả thuận với khách hàng để lập hoá đơn GTGT làm 3 bản. Công ty kiểm tra kí duyệt rồi giao cho khách hàng liên 2.Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất kho rồi cùng khách hàng kí nhận vào3 bản, liên 1 lu ở phòng vật t, liên 3 thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu ghi sổ
Biểu số 4
PHIếU LĩNH VậT TƯ THEO HạN MứC
Mẫu số 31 ct/xl QĐ Số:215/QĐ
Ngày 23 tháng 9/ 74của TCTK Số 10
Ngày 28 tháng 10 năm 2001
Tên vật t : Thép chế tạo cacbon Φ34
Công trình hạng mục công trình:Đuôi giao phay Tên đơn vị lĩnh:PXCK1 Lĩnh tại kho:Kim khí Dan h điểm vật t Nhãn hiệu quy cách vật t Hạn mức đợc lĩnh trong tháng Số l- ợng tháng trớc chuyển sang Xuất trong tháng Ngày
1/1 Ngày Ngày Ngày Ngày Cộng Trả lại Số l-Tổng số trừ phần trả lại ợng Đơn giá Thành Hạn mức còn lại cối tháng A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Thép Các bon Φ34 148 140 140 8 140 3905 546700 0
Cộng thành tiền : (viết bằng chữ ) Năm trăm bốn sáu nghìn bảy trăm đồng
Thủ kho Kế hoạch Cung tiêu Thủ trởng đơn vị
Biểu số 5 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
PHIếU XUấT KHO Mẫu số:02-vt Đơn vị QĐ số:1141 TC/CDKT Ngày 1-11-1995 của BT Ngày 20 tháng 10 năm 2001
Họ, tên ngời nhận hàng:Anh Đức
Địa chỉ: Phân xởng khởi phẩm Số:
Lý do xuất kho:Tạo phôi Nợ TK: 154 Xuất tại kho:Kim khí Có TK:152
STT Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm vậtt Mã số Đơnvị Số lợng Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 Thép chế tạo các bon Φ34 Kg 20 20 3905 79400 Cộng 20 20 79400
Cộng thành tiền (bằng chữ ): Bẩy mơi chín nghìn bốn trăm đồng
Xuất ngày 20 tháng 10 năm 2001
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận thủ kho
3.3/Hạch toán chi tiết NVL
Theo phơng pháp sổ số d trình tự hạch toán đợc tiến hành nh sau
*Taị kho: Thủ kho tiến hành mở thẻ kho để theo dõi biến động nhập xuất tồn vật liệu hàng ngày (mẫu biểu số 6)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho tiến hành ghi số l- ợng thực nhập, thực xuất voà thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ thủ kho tính ra số tiền tồn trên thẻ kho. Khi lĩnh vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số lợng thực xuất mà không đợi đến kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Định kì tuần một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất vào phòng kế
toán để kế toán voà sổ chi tiết vật liệu. Ngoài ra để đảm bảo sự trùng khớp giữa số lợng vật liệu ghi trên thẻ kho với thực tế có trong kho, hàng tháng đều có sự đối chiếu giữa sổ sách và hiện vật. Cuối tháng, kế toán tiến hành kí xác nhận vào thẻ kho căn cứ vào các thẻ kho thủ kho tiến hành ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số d ( mẫu biểu số 7)
Biểu số 6
Đơn vị: Phòng vật t Mẫu số:06-vận tải Tên kho:Kim khí QĐsố:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 Của bộ tài chí THẻ KHO Ngày lập thẻ:28 tháng 10 năm 2001 Tờ số :
-Tên nhãn hiệu, quycách vật t : Thép chế tạo các bon Φ34 -Đơn vị tính: kg -Mã số STT Chứng từ Số hiệu Ngày tháng
Diễn giải Ngày