Hoàn thiện công tác kế toán tại văn phòng Tổng công ty cà phê VN

Hoàn thiện công tác kế toán tại văn phòng Tổng công ty cà phê VN

Lời nói đầu

Doanh nghiệp là những đơn vị kinh tế cơ sở, tế bào của nền kinh tế quốc dân, nơi tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh để sản xuất kinh doanh để sản xuất sản phẩm, cung cấp các dịch vụ đáp ứng yêu cầu tiêu dùng xã hội, sản phẩm sản xuất ra nhiều hay ít, giá thành cao hay hạ, chất lợng tốt hay xấu đều quyết định ở donh nghiệp.

Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, không phan biệt đó thuộc thành phần loại hình kinh tế lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu nào đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý kinh tế khác nhau trong đó kế toán đợc coi nh một công cụ có hiệu quả.

Vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý và chức năng của kế toán Nếu doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động kinh doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận đã đợc ghi rõ tại Luật doanh nghiệp nhà nớc thì kế toán đợc coi là công cụ, là phơng tiện để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp đã đợc qui định tại Pháp lệnh kế toán thống kê đã đợc Chủ Tịch nớc ký ngày 20-5-1988.

Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, kế toán đợc các chủ donh nghiệp coi nh “ nghệ thuật” để ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, từ đó cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định Việc ra quyết định có hiệu quả dựa trên những thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực.

Nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của kế toán, Tổng Công Ty Cà phê Việt Nam rất coi trọng việc tổ chức công tác kế toán và cải tiến, hoàn thiện cho phù hợp với thời đại.

Qua thời gian thực tập tại văn phòng Tổng Công Ty Cà phê VN, em nhận thức đợc tính cấp bách của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán và đã mạnh dạn nghiên cứu về đề tài này: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn

Đề tài của em đợc chia làm 3 chơng:

Chơng1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.Chơng 2 : Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tại văn phòng

Tổng Công Ty Cà phê VN.

Chơng3 : Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng Tổng Công Ty

Cà phê VN.

Ngoài ra, còn có một số khái niệm khác nh:

- Kế toán là ngôn ngữ kinh doanh Thông tin kế toán cho các quyết định có liên quan đến kinh doanh

- Kế toán là một nghệ thuật của kinh doanh

- Kế toán là một hệ thống để duy trì ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính

1.1.1.2 Kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán tài chính và kế toán quản trị là 2 bộ phận của kế toán doanh nghiệp, đợc phân định thành 2 loại khác nhau căn cứ vào mục đích sử dụng thông tin và đối tợng sử dụng thông tin Mặc dù vậy nhng cả kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dự phần vào quản trị doanh nghiệp.

Sự khác nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị:

Tiêu thức

Mục đích cung cấp thông tin

- Phản ánh sản nghiệp và kết quả của doanh nghiệp dới dạng tổng

Sản nghiệp =Tổng tài sản – Nợ phải trả

Phản ánh sản nghiệp và kết quả của doanh nghiệp chi tiết

theo yêu cầu của DN

Kết quả = Doanh thu – Chi phí - chủ yếu phản ánh các hoạt động và nghiệp vụ trong mối quan hệ của DN với bên ngoài

- chủ yếu phản ánh các hoạt động, nghiệp vụ trong nội bộ

doanh nghiệpThời điểm Thông tin của KTTC là thông tin

về quá khứ Thông tin của KTQT là thông tin về tơng lai, mang tính chất dự báo.

Tính chất thông tin

Thông tin chủ yếu đợc cung cấp cho các đối tợng ở bên ngoài DN, mang tính chất công khai của chủ doanh nghiệp

Thông tin của KTQT nằm trên báo cáo kế toán nội bộ (báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kế toán bộ phận)

Tính chất

bắt buộc KTTC mang tính bắt buộc theo những chuẩn mực nguyên tắc chung

KTQT không bắt buộc và không nhất thiết phải theo qui định chung mà nó tuỳ thuộc và bản thân doanh nghiệp

Tính pháp

lý KTTC mang tính pháp lý cao Các nghiệp vụ của KTQT không có tính pháp lý.Kỳ báo

cáo Thờng theo năm, quí Kỳ báo cáo: năm, quí, tháng, tuần

Mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị:

Giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị có mối quan hệ không thể tách rời, nó gắn bó khăng khít trong một hệ thống kế toán DN nhất định Có ngời đã ví: “ Trong một DN, phần nổi là KTTC, phần chìm là KTQT nhng cả 2 đều nằm trên một tảng băng”.

Mối quan hệ đó đợc thể hiện nh sau:

+ Mối quan hệ về số liệu thông tin : các số liệu thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị đều xuất phát từ chứng từ gốc, một bên phản ánh tổng quát chi phí và thu nhập, một bên phản ánh chi tiết, tỷ mỷ của tổng quát đó.

+ Có mối quan hệ mật thiết với thông tin kế toán KTQT sử dụng rộng rãi số liệu ghi chép hàng ngày của kế toán tài chính, mặc dù nó triển khai và tăng thêm số liệu và bản chất thông tin Từ hệ thống chứng từ ban đầu, KTTC soạn thảo các báo cáo tài chính tổng hợp qui định ( bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính ) theo quí , năm và cung cấp cho cơ quan cấp trên, cơ quan Nhà nớc Còn KTQT xử lý nhằm cung cấp thông tin thích hợp cho giám đốc.

+ Cả 2 loại kế toán đều có mối quan hệ trách nhiệm của các nhà quản lý: kế toán tài chính liên quan dến trách nhiệm quản lý của toàn công ty còn kế toán quản trị liên quan đến trách nhiệm quản lý các cấp trong công ty, quản lý trên từng bộ phận cho đến ngời cuối cùng của công ty có trách nhiệm với các chi phí.

Tóm lại, trong một doanh nghiệp đều phải tổ chức tốt 2 công tác kế toán này nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của các đối tợng sử dụng thông tin kế toán đợc chính xác, thật sự có hiệu quả đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế thị trờng.

Kế toán chiếm giữ một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp Do đó, vấn đề phải tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp nh thế nào lại là một vấn đề cấp bách mang tính thời đại.

1.1.2 Vai trò của kế toán trong kinh tế thị trờng

a)Đối tợng sử dụng thông tin kế toán

Đối tợng sử dụng thông tin kế toán của DN là những ngời có quan hệ trực tiếp hay gián tiếp với DN Có thể chia làm 3 nhóm chính nh sau:

- Bản thân doanh nghiệp- Chính phủ

- Bên thứ ba: chủ đầu t, ngời làm công ăn lơng, ngời cho vay, nhà cung cấp, công chúng

Sơ đồ 2 Đối t ợng sử dụng thông tin kế toán

•Các nhà quản lý DN là những ngời có trách nhiệm đầu tiên trong việc lập và trình bày các báo cáo tài chính của DN Họ rất quan tâm dến các thông tin trong báo cáo tài chính Bởi vì qua đó họ có thể nhìn nhận đánh giá về tình hình hoạt động SXKD, tình hình tài chính của DN mình và đa ra quyết định ngắn hạn , dài hạn giúp cho sự phát triển của DN

•Ngân hàng (ngời cho vay) : dựa vào thông tin kế toán của DN họ biết đợc tình hình sử dụng vốn vay có hiệu quả hay không, DN có khả năng trả nợ cho họ đúng thời hạn hay không Từ đó họ có quyết định nên tiếp tục cho DN vay nh thế nào

•Chủ đầu t : luôn luôn xem xét nếu tình hình tài chính DN mạnh thì đồng nghĩa với lợi nhuận họ đạt đợc từ các khoản đầu t cao hơn và ngợc lại Vì vậy nắm bắt đợc thông tin kế toán một cách chính xác giúp họ xác định đợc lúc nào nên mua hay nên giữ hay bán chứng khoán Nh vậy rủi ro về các khoản đầu t mới thấp

Hoạt động kinh tế

Thông tin kinh tế

Doanh nghiệp- Hội đồng

quản trị-Ban giám

đốc- Quản trị

Ngời có lợi ích trực tiếp

- Ngân hàng- Chủ đầu t- Cổ đông- Nhân viên- Ngời cho vay- Nhà cung cấp- Khách hàng- Công chúng

Ngời có lợi ích gián tiếp- Cơ quan

thuế- Cơ quan

tài chính- Cơ quan

thống kê

•Khách hàng: quan tâm đến những thông tin về khả năng tiếp tục hoạt động của doanh nghiệp đặc biệt là khi họ có những mối quan hệ dài hạn hoặc phụ thuộc vào DN.

•Công chúng: quan tâm đến các thông tin về xu hớng phát triển, khả năng tăng trởng gần đây cũng nh là các lĩnh vực hoạt động của DN để quyết định có nên tham dự đợt tuyển dụng lao động mới đây của DN hay không.

•Chính phủ và các cơ quan của chính phủ: quan tâm đế thông tin tài chính của DN để đề ra các chính sách phù hợp

+ Cơ quan thuế xem xét thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp biết đợc khả năng thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc của DN Từ đó đề ra chính cschs thuế phù hợp

+ Cơ quan tài chính: xem xét thông tin về tình hình quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả hay không

+ Cơ quan thống kê: quan tâm đến thông tin phục vụ cho công tác thống kê nh : thu nhập quốc dân và các thống kê khác

b) Vai trò của kế toán trong nền kinh tế thị trờng:

Vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý và chức năng của kế toán Nếu DN nhà nớc hoạt động kinh doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận đã đợc ghi rõ tại luật DNNN, thì hạch toán kế toán đợc coi là công cụ là phơng tiện để thể hiện mục tiêu của DN đã đợcqui định tại pháp lệnh kế toán thống kê đợc chủ tịch hội đồng Nhà N-ớc( nay là Chủ Tịch nớc) phê duyệt ký ngày 20/5/1988 Ngày nay, trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, kế toán đợc coi nh “ nghệ thuật” để ghi chép, phân loại tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , từ đó cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho việc ra quyết định Việc ra quyết định có hiệu quả phải dựa trên những thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực.

Nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của nó, Hội đồng Bộ Trởng ( nay là Chính Phủ) ban hành Quyết định số 25/HĐBT ngày 18/3/1989 về Điều lệ tổ chức công tác kế toán nhà nớc Điều lệ đã khẳng định “ Kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách Nhà nớc để điều hành quản lý nền kinh té quốc dân Với DN là công cụ để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế, kiểm tra và bảo vệ sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn nhằm đảm bảo chủ động sản xuất kinh doanh, chủ động tài chính của DN.

Kế toán DN cung cấp các thông tin rất hữu ích cho việc ra các quyết định kinh tế để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của DN.Chẳng hạn nh :

- Các thông tin về các nguồn lực kinh tế do DN kiểm soát và năng lực của DN trong quá khứ đã tác động đến nguồn lực kinh tế này là những thông tin rất hữu ích để dự đoán năng lực của DN trong việc tạo ra các nguồn tiền và các khoản

Sơ đồ 2 chức năng của kế toán DN

Kế TOáN DOANH NGHIệP

1.1.3 Yêu cầu của kế toán doanh nghiệp nhà nớc

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lợng của thông tin kế toán, khi tiến hành kế toán DN phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Dễ hiểu - Phù hợp

- Độ tin cậy- Trung thực- Khách quan- Đầy đủ- So sánh đợc- Kịp thời

- Cân đối giữa lợi ích và chi phí

- Cân đối hài hoà giữa các yêu cầu trên

Dễ hiểu : thông tin kế toán cung cấp cho mọi ngời ở mọi trình độ hiểu biết

khác nhau về kinh doanh, kế toán Vì vậy, nó phải đảm bảo cho ngời có trình độ bình thờng nhìn vào đó cũng có thể hiểu đợc nội dung thông tin muốn truyền đến mà không cần phải tập trung suy nghĩ cao vợt quá khả năng của họ

Phù hợp: Các thông tin phải phù hợp để đáp ứng các yêu cầu đa ra các

quyết định kinh tế của ngời sử dụng Thông tin phù hợp sẽ có tác động quyết định kinh tế của ngời sử dụng bằng cách giúp họ đánh giá các sự kiện quá khứ, hiện tại hoặc tơng lai Chẳng hạn, để dự đoán tình hình tài chính tơng lai, ngời sử dụng th-ờng dựa vào các thông tin về tình hình tài chính và tình hình kinh doanh trong mấy năm gần đây

Hoạt động kinh

tế của DN quyết địnhNgời ra

Thu thập thông tin

- Lập chứng từ- Ghi chép

Xử lý- Phân loại- Tổng hợp

Cung cấp thông tin- Báo cáo nhanh- Báo cáo định kỳ

Độ tin cậy: Các thông tin có chất lợng tin cậy khi chúng không mắc phải

những sai lầm nghiêm trọng hoặc phản ánh sai lệnh một cách cố ý và có thể phụ thuộc vào ngời sử dụng khi sử dụng các thông tin đó cho một mục đích khách quan hợp lý

Trung thực: Các thông tin phải đợc trình bày một cách trung thực, phản

ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sự kiện liên quan đến đánh giá tài sản có, công nợ và vốn cổ phần của doanh nghiệp vào thời điểm lập báo cáo.

Khách quan : để có độ tin cậy cao đòi hỏi thông tin trong các báo cáo tài

chính phải khách quan, không bị xuyên tạc, bóp méo một cách cố ý Các báo cáo tài chính sẽ không đợc coi là khách quan nếu nh việc trình bày thông tin có ảnh h-ởng đến việc ra các quyết định và cách trình bày đó nhằm đạt lợi ích cá nhân.

Đầy đủ: các thông tin trong báo cáo tài chính phải đợc hoàn tất trong phạm vi

những vấn đề trọng yếu và chi phí bỏ ra Một sự bỏ sót có thể gây ra những thông tin sai lệch dẫn đến những kết luận nhầm lẫn và nh vậy thông tin không đợc coi là thích hợp vì chúng không đầy đủ và không đáng tin cậy.

So sánh đợc: thông tin kế toán phải giúp ngời sử dụng có thể so sánh đợc giữa

kỳ này với kỳ trớc, giữa các doanh nghiệp trong cùng ngành, cùng lĩnh vực về nội dung và phơng pháp

1.2 Lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp1.2.1 Nguyên tắc

Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố bao gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phơng pháp kế toán, chế độ, thể lệ kế toán Mỗi yếu tố đều góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán.

Tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa quyết định trực tiếp đến chất lợng của công tác kế toán Bộ máy kế toán của doanh nghiệp đợc tổ chức khoa học, hợp lý thì công việc kế toán sẽ có hiệu quả nhanh chóng, kịp thời Phơng pháp kế toán, chế độ, thể lệ kế toán đợc vận dụng hợp lý sẽ nâng cao chất l-ợng thông tin do kế toán cung cấp.

Tóm lại, tổ chức công tác kế toán là một vấn đề có ý nghĩa khoa học đồng thời lại là vấn đề cấp bách có tính chất thời đại trong mọi giai đoạn phát triển, đặc biệt là trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý.

Vì vậy, tổ chức công tác kế toán phải tôn trọng các nguyên tắc sau:

- Phải đúng với những qui định trong điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của nhà nớc, cần phải nắm vững chức năng nhiệm vụ của kế toán, đảm bảo phối hợp chặt chẽ giữa hai chức năng của kế toán: cung cấp thông tin và kiểm tra

- Phải phù hợp với chế độ, chính sách, thể lệ văn bản pháp qui về kế toán của nhà nớc ban hành

- Phải phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD, hoạt động quản lý, qui mô và địa bàn hoạt động của các doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp

- phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.

1.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán

Để phù hợp và đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý trong nền kinh tế thị ờng đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

tr Tổ chức khoa học và hợp lý bộ máy kế toán đơn vị, tổ chức bộ máy kế toán thích hợp với điều kiện tổ chức SXKD, tổ chức quản lý và trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên kế toán trong đơn vị Để thực hiện đợc nhiệm vụ trên, lãnh đạo tổ chức phải căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán, và dặc điểm tổ chức, qui mô SXKD của doanh nghiệp, vào tình hình phân cấp quản lý, khối lợng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng nh yêu cầu trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán Từ đó phân công công việc cho từng ngời đảm bảo phát huy tối đa năng lực của cán bộ kế toán.

- Tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý tiên tiến, tổ chức trang bị và ứng dụng kỹ thuật tính toán hiện đại vào công tác kế toán, tổ chức đào tạo, bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, nghiệp vụ quản lý cho cán bộ nhân viên kế toán để thích ứng với trình độ kế toán ngày càng tiên tiến, hiện đại trên thế giới.

- Hớng dẫn và kiểm tra cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp chấp hàng các chính sách, chế độ thể lệ kế toán, thực hiện kiểm tra kế toán

- Vận dụng đúng đắn hệ thống tài khoản và sử dụng hình thức kế toán hợp lý Bên cạnh đó còn phải thiết lập mối quan hệ chặt chẽ giữa phòng kế toán với các phòng ban, các bộ phận khác trong đơn vị để phát huy vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý điều hành hoạt động của DN.

Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phơng pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế qui định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của DN để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trongcông tác quản lý vĩ mô nền kinh tế.

Những nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán bao gồm:

và tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý:

Hạch toán ban đầu là khâu có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực khách quan của số liệu kế toán Hạch toán ban đầu đợc thực hiện tốt sẽ giúp kế toán đa ra những thông tin phản ánh đúng sát vơí tình hình thực tế của đơn vị.

Nội dung của hạch toán ban đầu bao gồm những công việc sau:

mọi đơn vị, kế toán đều phải lập chứng từ Chứng từ phải lập theo đúng qui định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ kịp thời và đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.”

(Theo điều 2 nguyên tắc chung chế độ chứng từ kế toán)

Do vậy các doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu của Tổng Cục thống kê, Bộ tài chính hoặc của ngành đã ban hành để qui định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của doanh nghiệp, tự xây dựng các mẫu chứng từ phản ánh các nghiệp vụ nội sinh ở DN sử dụng thống nhất, các loại chứng từ cần phải có đầy đủ các yếu tố:- Tên gọi của chứng từ ( Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi)

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ- Các chỉ tiêu về lợng và giá trị - Số hiệu của chứng từ

- Tên gọi của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ- Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ

- Chữ ký của ngời lập chứng từ và những ngời chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của ngời kiểm soát ( kế toán trởng) và ngời phê duyệt (thủ trởng đơn vị)

Theo qui định thì hệ thống chứng từ gồm 2 loại :

- Hệ thống chứng từ bắt buộc: là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế

giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ biến rộng rãi.

- Hệ thống chứng từ hớng dẫn: chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ

đơn vị có thể do doanh nghiệp tự qui định hoặc do nhà nớc qui định nhng DN có sửa đổi , thêm bớt một số chỉ tiêu, thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với yêu cầu và nội dung phản ánh.

Trờng hợp DN trực tiếp bán lẻ hàng hoá, cung cấp hàng hoá dịch vụ cho ngời tiêu dùng không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng thì khi bán phải lập “ bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ”

Đối với các cơ sở kinh doanh thuộc diện nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, khi bán hàng hoá dịch vụ phải sử dụng “ Hoá đơn bán hàng” do Bộ tài chính ban hành

Chứng từ kế toán phải đợc lập đầy đủ số liệu theo qui định Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực , đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần bỏ trống, không đợc tẩy xoá sửa chữa trên chứng từ Trờng hợp viết sai cần huỷ bỏ, không xé rời ra khỏi cuống Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có chỉ tiêu định khoản kế toán.

1.3.1.2 Kiểm tra và xử lý chứng từ ban đầu

Nội dung của bớc kiểm tra chứng từ ban đầu :

- Kiểm tra tính rõ ràng trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ- Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh- Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh - Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ

- Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những ngời lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng nghiệp vụ kinh tế

Nội dung của bớc hoàn chỉnh chứng từ:

Các chứng từ phản ánh hoạt động kinh tế liên quan đến tài sản ghi đầy đủ các đơn vị đo lờng (đơn vị tiền tệ cần thiết), phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu, lập định khoản kế toán.

1.3.1.3 Tổ chức luân chuyển chứng từ phục vụ ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế, phục vụ quản lý

Việc tổ chức luân chuyển chứng từ do kế toán trởng qui định Căn cứ vào nhu cầu thu nhận thông tin, thời gian nhận và xử lý thông tin ở các bộ phận kế toán trởng xác định đờng đi của chứng từ theo đờng liên tiếp, song song hay vừa liên tiếp vừa song song đảm bảo thực hiện chức năng kiểm tra và thông tin của chứng từ kế toán.

1.3.1.4 Bảo quản và lu trữ chứng từ kế toán

Việc bảo quản và lu trữ chứng từ kế toán phải chấp hành đúng qui định của nhà nớc, không để mất mát h hỏng đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại chứng từ kế toán phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra kinh tế Mọi trờng hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với thủ trởng và kế toán trởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trờng hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo với cơ quan thuế và cơ quan công an địa phơng số lợng hoá đơn mất, hoàn cảnh mất để có biện pháp xác minh xử lý theo pháp luật, phải có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất.

1.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất và tự xây dựng danh mục các tài khoản chi tiết để thuận lợi cho việc quản lý ở các DN

Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê danh mục các tài khoản kế toán sử dụng cho công tác kế toán ở đơn vị và toàn bộ nền kinh tế quốc dân bao gồm tên TK, số hiệu, nội dung, kết cấu và phơng pháp hạch toán trên các tài khoản.

Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành ban hành theo Quyết định 1141 TC-QĐ /CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính và mới đây là Quyết định 167/QĐ- BTC ngày25/10/2000 của Bộ tài chính áp dụng cho tất cả các DN bao gồm 74 TK đợc chia thành 9 loại và 7 TK ngoài bảng CĐKT

Loại tài

Loai 1 Tài sản lu độngLoại 2 Tài sản cố địnhLoại 3 Nợ phải trả

Loại 4 Nguồn vốn chủ sở hữuLoại 5 Doanh thu

Loại 6 Chi phí SXKD

Loại7 Thu nhập hoạt động tài chínhLoại 8 Chi phí hoạt động tài chính

Loại 9 Xác định kết quảLoại 0 Tài khoản ngoài bảngTài khoản cấp 1: 3 số

Tài khoản cấp 2 : 4 số

Kể từ trái qua phải, số thứ nhất thể hiện loại tài khoản, số thứ 2 thể hiện nhóm tài khoản, số thứ 3 thể hiện thứ tự tài khoản trong nhóm đó

Vận dụng hệ thống tài khoản là nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán vì nó giúp chúng ta phân loại số liệu theo yêu cầu quản lý( quản lý tổng hợp và quản lý chi tiết), giúp cán bộ kế toán xác định đợc mối quan hệ giữa các số liệu kế toán

Trên cơ sở đó giúp chúng ta tổ chức hợp lý ghi chép kế toán để đa ra số liệu phản ánh tình hình hoạt động SXKD, tình hình vốn, nguồn vốn một cách đầy đủ, hợp lý, khoa học, không trùng lặp Bởi vậy kế toán trởng đơn vị phải căn cứ vào đặc điểm, nội dung hoạt động SXKD, trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của đơn vị để xác định các TK cấp 1, 2 , các tài khoản cần theo dõi chi tiết tức là phải xây dựng danh mục tài khoản sử dụng để có thể ghi chép , phản ánh đợc toàn bộ hoạt động SXKD của đơn vị.

1.3.3 Lựa chọn hình thức kế toán ở doanh nghiệp để xây dựng mô hình bộ máy kế toán

Tất cả các đơn vị hoạt động SXKD, hoạt động sử dụng vốn, sử dụng kinh phí, đều phải thực hiện công tác kế toán theo Pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nớc, do đó phải tổ chức bộ máy kế toán để chỉ đạo thực hiện.

Mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán đều có những u, nhợc điểm riêng và điều kiện vận dụng cụ thể Do đó việc vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phải xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, tính chất và qui mô hoạt động sản xuát kinh doanh, địa bàn hoạt động, sự phân cấp quản lý kinh tế tài chính, tình hình trang bị phơng tiện kỹ thuật, tính toán và thông tin, trình độ nghiệp vụ cán bộ nhân viên kế toán.

Hiện nay các đơn vị có thể tổ chức công tác kế toán theo những loại hình sau:

1.3.3.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

ở những đơn vị có quy mô nhỏ hoặc vừa tổ chức tập trung trên một địa bàn hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoặt động phân tán nhng đã trang bị và ứng dụng phơng tiện ghi chép ,tính toán, thông tin hiện đại, tổ chức quản lý tập trung thì thờng lựa chọn loại hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Theo hình thức này toàn đợn vị tổng thể chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp, còn ở các đợn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ h-ớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán doanh nghiệp

Hình thức này có u điểm: - đảm bảo sự lãnh đạo tập trung , thống nhất đối

với công tác kế toán đảm bảo thực hiện kiểm tra và chỉ đạo sát sao của lãnh đạo đơn vị đối với hoạt động SXKD và sử dụng tài sản ở đơn vị

- Nó cho phép thu nhận thông tin tổng hợp một cách nhanh chóng , tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, xử lý thông tin kịp thời

- Thuận tiên cho việc cơ giới hoá công tác kế toán, dễ phân công cho công tác kế toán, tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí hạch toán.

Nhợc điểm : Trong điều kiện đơn vị cha trang bị vận dụng các phợng tiện kỹ

thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán, địa bàn hoạt động của đơn vị phân tán nhiều nơi thì việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với các hoạt động của các bộ phận cơ sở phụ thuộc phần nào bị hạn chế, thông tin kinh tế do kế toán cung cấp cho bộ phận lãnh đạo cơ sở thờng không kịp thời, công tác kế toán cha thực sự gắn liền với SXKD.

1.3.3.2.Hình thức tổ chức tổ chức công tác kế toán phân tán :

Hình thức này phần nào khắc phục đợc hạn chế trên của hình thức tổ chức tập trung , công tác kế toán gắn liền với các hoạt động ở các bộ phận , cơ sở , do đó kế toán thực hiện đợc việc kiểm tra , kiểm soát tại chỗ các hoạt động kinh tế , cung cấp kịp thời thông tin kinh tế cần thiết phục vụ lãnh đạo và điều hành quản lý các hoạt động ở các bộ phận ,cơ sở phụ thuộc

Nhng hình thức này vẫn còn hạn chế sự lãnh đạo tập trung thống nhất kế toán trong toàn đơn vị , thông tin kinh tế về các hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị không sử lý và cung cấp kịp thời , không thuận tiện cho việc phân công lao động và chuyên môn hoá cán bộ kế toán , không thuận tiện cho việc trang bị ứng dụng kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán , bộ máy kế toán toàn đơn vị lớn chi phí tốn kém Cho nên hình thức này chỉ phù hợp với các đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, phân tán có nhiều đơn vị phụ thuộc với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững

1.3.3.3.Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Hình thức này là sự kết hợp của hai hình thức tập trung và phân tán, vì vậy nó phát huy đợc u điểm và hạn chế nhợc điểm của hai hình thức trên Tổ chức theo hình thức này phù hợp với những đơn vị có qui mô vừa, qui mô lớn tổ chức hoạt động tập trung trên một địa bàn, đồng thời có một bộ phận phụ thuộc đơn vị hoạt động phân tán trên một số địa bàn khác nhau, cha trang bị phơng tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán tiên tiến, hiện đại

Theo hình thức này, ở các bộ phận cơ sở phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng gắn liền với hoạt động SXKD, tổng hợp số liệu thông tin kịp thời Tuy nhiên ở hình thức này bộ máy kế toán của toàn đơn vị vẫn còn bị phân tán dẫn đến việc chỉ đạo nghiệp vụ không tập trung, không thống nhất gây nên khó khăn cho việc chuyên môn hoá công tác kế toán

Tóm lại, trong cả ba mô hình tổ chức công tác kế toán nói trên, mỗi hình thức đều có u, nhợc điểm của nó và phù hợp với từng đơn vị Cho nên việc nghiên

Sơ đồ3: Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán :

1.3.4 Lựa chọn hình thức kế toán hợp lý

Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán bao gồm: số lợng sổ, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ để ghi chép, hệ thống hoá, tổng hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu nhằm cung cấp những chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán theo trình tự và phơng pháp nhất định để phục vụ cho công tác lãnh đạo và điều hành quản lý kinh tế ở đơn vị.

Kế toán trởng

(Trởng phòng kế toán đơn vị)

Bộ phận tài chính

Bộ phận kiểm tra kế toán

Bộ phận

Bộ phận kế toán tiền l-

Bộ phận kế toán chi phí

Bộ phận kế toán bán hàng

Bộ phận kế

Các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập

Các trởng phòng kế toán ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động

phân tán

Bộ phận kế toán vật t,

Bộ phận kế toán tiền lơng

Bộ phận kế toán

chi phí

Bộ phận kế toán

Lựa chọn hình thức kế toán có ý nghĩa quan trọng đối với việc tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp, giúp kế toán cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho ngời sử dụng thông tin.

Hiện nay nớc ta đang sử dụng các hình thức kế toán sau:- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

- Hình thức kế toán nhật ký sổ cái- Hình thức kế toán nhật ký chứng từ- Hình thức kế toán nhật ký chung

Trong đó, mỗi hình thức đều có những u, nhợc điểm riêng và phù hợp với từng điều kiện của doanh nghiệp.

• Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có u điểm: đơn giản, dễ làm,việc ghi chép không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao, sử dụng nhiều sổ tờ rời thuận tiện cho phân công công tác, dễ tập hợp số liệu, thích hợp với những đơn vị có qui mô lớn và vừa, khối lợng nghiệp vụ kinh tế nhiều, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều nhân viên kế toán.

Nhng hình thức này vẫn có những hạn chế: trùng lắp, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi chép nhiều lần từ sổ này sang sổ khác làm khối lợng công tác kế toán nhiều Để khắc phục nhợc điểm trên, khi sử dụng kế toán cần tận dụng u thế các của bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại nhằm làm giảm bớt khối lợng công việc ghi sổ ké toán tổng hợp Cần qui định rõ việc lập chứng từ ghi sổ để tránh trùng lắp trong quá trình ghi sổ.

•Hình thức kế toán nhật ký sổ cái có u điểm: mẫu sổ đơn giản,dẽ hiểu, dễ ghi chép, dễ đối chiếu, kiểm tra, không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản, không đòi hỏi trình độ chuyên môn cao lắm.

Tuy nhiên nó còn có nhợc điểm : không phù hợp với những đơn vị có nhiều tài khoản kế toán Bởi vì nếu sử dụng hình thức kế toán này, sổ kế toán sẽ cồng kềnh, lãng phí giấy tờ, khó phân công công việc kế toán trong phòng kế toán, không thuận tiện cho cơ giới hoá kế toán Vì vậy hình thức này chỉ nên áp dụng đối với các đơn vị có qui mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản, nghiệp vụ phát sinh ít.

•Hình thức kế toán nhật ký chứng từ có u điểm: giảm nhẹ khối lợng công việc kế toán Vì nguyên tắc cơ bản của của hình thức này là tổng hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do đó tính trùng lắp giảm Nhờ nhật ký chứng từ chia làm nhiều sổ phù hợp với các phần việc kế toán, do đó tạo điều kiện phân công công tác kế toán, nâng cao hiệu quả hiệu suất của cán bộ kế toán.

Nhợc điểm: do kết cấu mẫu sổ kế toán phức tạp nên không thuận tiện cho việc ứng dụng kỹ thuật tính toán hiện đại, đòi hỏi trình đọ chuyên môn kế toán cao Vì vậy hình thức này thích hợp với các đơn vị có qui mô lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế, có nhiều nhân viên kế toán có trình độ vững vàng

•Hình thức nhật ký chung có u điểm: mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao động kế toán nhng có nhợc điểm lớn là việc ghi chép trùng lắp nhiều( sổ nhật ký quĩ - sổ cái tài khoản tiền mặt, sổ nhật ký mua hàng - sổ cái tài khoản mua hàng ) Khi áp dụng hình thức này không phải lập chứng từ ghi sổ xong lại phải phân công cán bộ kế toán chuyên trách ghi sổ nhật ký chung Vì vậy

Bản luận văn của em bàn về vấn đề tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trên máy vi tính cho nên ở đây em chỉ đi sâu vào hình thức này Sau đây là sơ đồ :

: ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : đối chiếu

Công tác kiểm tra có thể đợc tiến hành một cách toàn diện theo từng chuyên đề, phải kiểm tra thờng xuyên, liên tục, có hệ thống Kiểm tra kế toán ít nhất 1 năm một lần đối với đơn vị kế toán độc lập và nhất thiết phải đợc tiến hành

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Chứng từ gốc

Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản

Bảng chi tiết số phát sinhBảng cân đối kế toán và

các báo cáo kế toán khác

trớc khi xét duyệt quyết toán năm của đơn vị Cán bộ kế toán cần phải nêu rõ đợc cả mặt tích cực và mặt hạn chế trong công tác quản lý, công tác kế toán của doanh nghiệp, đa ra những kiến nghị giúp đơn vị phát huy những mặt tích cực, khắc phục những thiếu sót còn tồn tại Về kết quả kiểm tra, kế toán phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật Thủ trởng và kế toán trởng đơn vị đợc kiểm tra phải thực hiện nghiêm chỉnh các kiến nghị của cán bộ kiểm tra trong phạm vi trách nhiệm của mình.

Báo cáo kế toán:

Báo cáo kế toán của doanh nghiệp gồm 2 hệ thống:

- Hệ thống báo cáo kế toán định kỳ theo luạt định( gọi là báo cáo tài chính) Theo quyết định 1141/ TC- QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ trởng bộ tài chính về việc ban hành ché độ kế toán doanh nghiệp, hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp gồm:

STT Tên Báo Cáo Tài Chính Mẫu qui định

2 Báo cáo kết quả kinh doanh B02 – DN3 Báo cáo lu chuyển tiền tệ B03 – DN4 Thuyết minh báo cáo tài chính B09 – DN- Hệ thống báo cáo kế toán nội bộ:

Ngoài hệ thống báo cáo tài chính nói trên, đẻ phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành trong nội bộ đơn vị, đơn vị có thể lập và sử dụng các báo cáo sau:

1 Báo cáo giá thành đvsp theo khoản mục

2 Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho sản phẩm( vật t, hàng hóa) chủ yếu

3 Báo cáo chi tiết nợ phải thu, phải trả4 Báo cáo tình hình tăng giảm vốn5 Báo cáo về tình hình đầu t, liên doanh

1.3.6.Tổ chức trang bị và ứng dụng phơng tiện kỹ thuật tính toán để ghi chép:

Trong công tác kế toán, khối lợng tính toán và ghi chép kế toán rất lớn Để nâng cao năng suất và chất lợng tính toán, cung cấp số liệu kế toán dợc chính xác, kịp thời, giảm đợc lao động cực nhọc, căng thẳng, cần phải trang bị kỹ thuật, ph-ơng tiện tính toán hiện đại, tự động hoá công tác kế toán.

Việc trang bị kỹ thuật tính toán cho công tác kế toán phải thích hợp với qui mô hoạt động của đơn vị, với khối lợng công việc tính toán và ghi chép của từng đơn vị nhng phải hợp lý với khả năng cho phép.

Muốn thực hiện tốt việc cơ khí hoá công tác kế toán ngoài việc trang bị ơng tiện kỹ thuật tính toán thích hợp phải thực hiện thống nhất chế độ kế toán ban đầu và chứng từ gốc, thống nhất hệ thống tài khoản, thống nhất hình thức kế toán, các mẫu sổ và chỉ tiêu kế toán.

ph-1.3.7 Tổ chức bồi dỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ kế toán

Do đòi hỏi của nền kinh tế thị trờng kết hợp với chính sách mở cởa của nền kinh tế đặt ra sự cấp thiết phải đổi mới kiến thức kế toán Bên cạnh đó là sự phát triển ngày càng cao của khoa học kỹ thuật, ứng dụng các phơng tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác quản lý ngày càng nhiều nên cán bộ kế toán phải đợc thờng xuyên bồi dỡng nâng cao trình độ chuyên môn để hiểu và thực hành tốt chức năng kế toán của đơn vị Hiện nay, việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán là thiết thực đối với các doanh nghiệp Do đó các cán bộ kế toán cũng cần phải đợc đào tạo về tin học để có thể xử lý các tình huống kế toán trên máy thành thạo.

Sau mỗi chu kỳ kinh doanh, kêt quả kinh doanh của doanh nghiệp đợc thể hiện qua các báo cáo kế toán Từ đó, doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức phân tích hoạt động kinh tế của donh nghiệp mình nghĩa là dánh giá kết quả kinh tế và tìm ra nguyên nhân ảnh hởng đến kết quả đó Qua đó mới đề xuất đợc các biện pháp cần thiết để khắc phục những tồn tại đã qua và dộng viên khai thác khả năng tiềm tàng trong thời gian tới.

Tuỳ theo mục đích sử dụng mà phân tích đợc chia thành 2 loại:- Phân tích dự đoán

- Phân tích thực hiện

Trong đó phân tích thực hiện có thể chia thành: + Phân tích toàn diện ( theo định kỳ)

+ Phân tích chuyên đề ( định kỳ hoặc thờng xuyên)

Đối với doanh nghiệp, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế cần đợc tiến hành trên các mặt sau:

•Phân tích tình hình sản xuất

•Phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

•Phân tích tình hình thu nhập và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

•Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: THực trạng tổ chức công tác kế toán tại vănphòng tổng công ty cà phê việt nam

2.1 Đặc điểm hoạt động Chức năng, nhiệm vụ của TCT cà phê Việt nam2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của TCT

TCT Cà phê Việt Nam đợc thành lập theo Quyết định số 251/TT ngày 29/4/1995 của Thủ Tớng Chính phủ trên cơ sở liên hiệp các xí nghiệp Cà phê trớc đây, trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển Nông thôn, trụ sở chính tại số 5 Ông ích Khiêm Quận Ba Đình Hà Nội Tổng Công Ty là một doanh nghiệp Nhà nớc có qui mô lớn, bao gồm các thành viên là các doanh nghiệp hạch toán độc lập, đơn vị hạch toán phụ thuộc và đơn vị xí nghiệp có quan hệ mật thiết với lợi ích kinh tế, lợi ích tài chính, công nghệ, cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ thông tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu trong ngành cà phê.

Năm 1982, do nhu cầu của nền kinh tế, Liên hiệp các xí nghiệp cà phê đợc thành lập theo NĐ-174/ HĐBT bao gồm một số nông trờng quốc doanh và 3 S đoàn quân đội 331,333,359 ở Tây Nguyên chuyển sang làm kinh tế tiếp đó với sự phát triển lớn mạnh của liên hiệp này ngày càng đem lại lợi ích kinh tế cho quốc gia,Thủ Tớng Chính phủ quết định thành lập TCT Cà phê Việt Nam nhằm phát triển hơn nữa ngành cà phê và từng bớc đa sản phẩm cà phê đứng vững trên thị tr-ờng thế giới Hiện nay TCT Cà phê VN có tên giao dịch quốc tế là VIET NAM NATIONAL COFFE CORPORATION gọi tắt là VINACAFE

TCT có hơn 70 đơn vị thành viên hạch toán độc lập, trong đó có 8 đơn vị hành chính sự nghiệp ( bệnh viện, trờng đào tạo, viện nghiên cứu ) và 62 doanh nghiệp bao gồm 15 công ty xí nghiệp làm nhiệm vụ sản xuất, cung ứng vạt t , 7 doanh nghiệp trực tiếp xuất nhập khẩu, 40 doanh nghiệp trực tiếp sản xuất nông nghiệp Ngoài ra, TCT còn có 3 chi nhánh ở TPHCM, Đắc Lắc, Gia Lai nhng hiện nay chỉ còn 2 chi nhánh tại Đấc Lắc và Gia Lai do chi nhánh tại TPHCM làm ăn không có hiệu quả nên đã giải thể.

Trải qua quá trình lịch sử phát triển khá lâu dài cùng với những nỗ lực cố gắng của toàn TCT nói chung và các đơn vị thành viên nói riêng, sản phẩm cà phê Việt Nam đã có vị trí đáng kể trên thị trờng thế giới Năm 1999, cà phê Việt nam đã xuất khẩu sang 52 nớc: đứng đầu là Mỹ, tiếp theo là Đức và các nớc: Ba Lan, Italia, Nhật Bản và Singapore đứng thứ 14 Sản lợng và kim ngạch xuất khẩu năm sau cao hơn năm trớc tạo điều kiện tăng tích luỹ cho nhà nơcs, tăng thu nhập cho ngời lao động và tích cực thúc đẩy công tác xoá đói giảm nghèo cho ngời dân ở các vùng dân tộc Tây Nguyên Cụ thể năm 1999, toàn TCT đã xuất khẩu đợc 73.000 tấn nhân cà phê với kim ngạch xuất khẩu đạt 97.73 triệu USD thì sang năm 2000 sản lợng xuất khẩu là 76.463 tấn với kim ngạch xuất khẩu đạt 121.071 triệu USD

thu nhập bình quân của ngời lao động cũng đợc cải thiện đáng kể từ chỗ 200.000 đồng/ngời/ tháng đến nay là 600.000đ- 1000.000đ/ngời/tháng.Trớc đây, doanh thu chủ yếu là dựa vào xuất khẩu cà phê, ngoài ra,TCT,còn mua cà phê nhân và các mặt hàng khác nh: hạt tiêu đen, long nhãn, hạt sen của các doanh nghiệp khác không thuộc TCT nh Công ty chè, cà phê Sơn La, Công ty TNHH Thái Hoà và một số nông trờng khác để xuất khẩu Bên cạnh đó, TCT còn sản xuất kinh doanh một số ngành nghề khác nhầm tăng thêm thu nhập và tăng nộp cho ngân sách nhà nớc.Chẳng hạn:

- Sản xuất kinh doanh vật t thiết bị phục vụ cho ngành cà phê - Sản xuất vật liệh xây dựng nh: gạch, ngói

- Kinh doanh các dịch vụ: du lịch, khách sạn Kết quả kinh doanh của TCT đợc thể hiện ở bảng sau

Biểu : Báo cáo kết quả kinh doanh của TCT Cà phê Việt Nam

1.Tổng doanh thu1.913.467.733.8042.095127.496.3812.Các khoản giảm trừ20.896.287.7498.580.147.8893.Doanh thu thuần1.892.511.446.0552.086.547.348.4924.Giá vốn hàng bán1.722.221.781.8061.996.518.412.6445 CPBH, CPQLDN125.036.258.676115.804.639.0136.Lợi tức thuần45.313.405.573-25.775.703.1057.Thu nhập hoạt động tài

8 Chi phí hoạt động TC15.336.022.09952.678.976.2749.Lợi tức hoạt động TC2.421.836.620-5177.320.14510.Thu nhập bất thờng9.643.304.73516.086.026.14511.Chi phí bất thờng6.603.302.5719457.619.94712.Lợi tức bất thờng3.040.002.1646.628.406.19813.Tổng lợi tức trớc thuế50.775.244.357-24.324.617.875

(Nguồn: Ban Tài Chính Kế Toán)

Qua số liệu trên ta thấy Tổng doanh thu năm 2000 tăng so với năm 1999 nhng lợi nhuận thuần lại giảm là do Giá vốn hàng bán, Chi phí bán hàng tăng Sở dĩ từ mấy năm trở lại đây, do ảnh hởng của thời tiết, khí hậu khắc nghiệt nên sản lợng cà phê giảm đồng thời chi phí cho công tác chăm sóc, bảo quản, chế biến rất tốn kém làm cho giá thành cà phê xuất khẩu coa, khó tiêu thụ Vì vậy, nếu vấn đề cấp thiết đặt ra cho ngành cà phê Việt Nam nói chung và TCT Cà phê VN nói riêng là tìm mọi biện pháp quản lý hạ giá thành cà phê đảm bảo tăng lợi nhuận, đó cũng chính là góp phần hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nớc

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Tổng Công Ty Cà phê Việt Nam

TCT Cà phê Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà Nớc có chức năng nhiệm vụ sau:

- Một mặt nó khuyến khích phát triển công nghiệp cà phê nói chung, bao gồm thực hiện chính sách của Chính Phủ nh về phát triển diện tích cà phê Arabica, nghiên cứu và phát triển khai, cấp chứng chỉ chất lợng và đại diện cho Việt Nam trên thị trờng công nghiệp quốc tế

- Mặt khác VINACAFE là một ngành cạnh tranh trong ngành cà phê, chiếm khoảng 10% sản lợng và 25% lợng cà phê xuất khẩu.

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của TCT Cà phê VN

TCT Cà phê VN là một doanh nghiệp Nhà Nớc có qui mô lớn có nhiệm vụ quản lý hoạt động của các đơn vị thành viên Vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng đợc bố trí một cách khoa học nhằm đảm bảo cho việc quản lý chặt chẽ, bao quát, thể hiện ở sơ đồ ( trang 23)

♦Hội đồng quản trị: có 5 thành viên do Thủ Tớng Chính phủ bổ nhiệm, là các thành viên chuyên trách.Trong đó có: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Hội phó chủ tịch, một thành viên kiêm trởng ban kiểm soát, một thành viên kiêm Tổng Giám Đốc và một thành viên là chuyên gia trong lĩnh vực tài chính , kinh tế, quản trị kinh doanh và pháp luật Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trớc sự phát triển của TCT, thực hiện nhiệm vụ nhà nớc giao, đa ra những quyết định về sản xuất kinh doanh và phê duyệt các phơng án.

Sơ đồ : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của TCT Cà phê VN:

♦Ban kiểm soát: do HĐQT lập ra để giúp HĐQT thực hiện viẹc kiểm tra giám sátTGĐ, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong các hoạt động Ban kiểm soát gồm có 5 thành viên trong đó trởng ban kiểm soát là thành viên của HĐQT và 4 thành viên khác do HĐQT miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật gồm một thành viên là chuyên môn kế toán, một thánh viên cho đại hội công nhân viên chức, một thành viên do Bộ trởng quản lý ngành giới thiệu và 1 do tổng cục trởng tổng cục quản lý vôns và tài sản nhà nớc tại doanh nghiệp giới thiệu Ban kiểm soát có nhiệm vụ giám sát hoạt động điều hành hoạt động tài chính, chấp hành pháp luật, điều lệ của TCT và các nghị quyết, quyết định của HĐQT

♦Ban Tổng giám đốc: có 1 Tổng gám đốc và 4 phó Tổng giám đốc Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trớc HĐQT, Thủ tớng chính phủ và pháp luật về điều lệ hoạt động của Tổng công ty.Tổng giám đốc đợc trợ giúp bởi 3 phó TGĐ và ban tham mu.

Bốn phó TGĐ: 1 phó TGĐ phụ trách về công tác cổ phần hoá doanh nghiệp, tổ chức cán bộ kinh doanh XNK, một phó TGĐ phụ trách khu vực Gia Lai, Kon Tum theo chuyên đề của TGĐ phân công và 1 phó TGĐ phụ trách về tài chính kế toán sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, dự án AFD, 1 phó TGĐ phụ trách khu vực Đăk Lăk, phú Yên theo chuyên đề TGĐ phân công.

Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc Ban kiểm soát

Phó TGĐ phụ trách khu vực Gia Lai, Kon Tum

theo chuyên đề

Phó TGĐ điều hành công tác cổ phần hoá DN, tổ chức cán bộ sản xuất

kd XNK

Phó TGĐ phụ trách khu vực Đăk Lăk, Phú

Yên theo chuyên đề TGĐ phân

Phó TGĐ tài chính kế

toán xây dựng cơ bản, dự án

các đơn vị

trực thuộc

Văn phòng

Ban Tài chính thanh

Ban kế hoạch và đầu

Ban Tài chính

kế

Ban

XNK hành dự án Ban điều AFD

♦Ban tham mu gồm:

Văn phòng TCT: tổ chức thực hiện các hoạt dộng về quản trị hành chính chung trong cơ quan, phối hợp với các ban để xây dựng nội qui, qui chế toàn Tổng Công Ty

Ban tổ chức thanh tra: tiến hành sắp xếp và bố trí tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng qui chế và quản lý nội bộ

Ban tài chính kế toán: quản lý nguồn tài chính và quản lý thu chi tổng hợp, phân tích hoạt động kinh tế tài chính trong sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ sở hạch toán về giá cả, tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức trong sản xuất kinh doanh

Ban xuất nhập khẩu: điều hành công tác kinh doanh xuất nhập khẩu.Tìm kiếm, mở rộng và khai thác thị trờng XNK Phụ trách về các quan hệ quốc tế, khai thác khả năng đầu t nớc ngoài.

Ban kế hoạch và đầu t: xây dựng các kế hoạch sản xuất và kinh doanh, các dự án đầu t, thu mua cà phê ở phía Bắc để kinh doanh XK Tập hợp về sản xuất và phát triển cây cà phê.

Ban điều hành dự án AFD: tổ chức thực hiện dự án trồng mới cà phê có sự tài trợ của chính phủ Pháp

♦Tập thể ngời lao động: Công đoàn ngành và đại hội công nhân viên chức là hình thức ngời lao động tham gia quản lý TCT Thảo luận về các thoả ớc lao động, thông qua chế độ sử dụng tiền lơng và phúc lợi cho ngời lao động Góp ý kiến về qui hoạch phát triển sản xuất kinh doanh Giới thiệu ngời tham gia HĐQT và Ban kiểm soát

- Các đơn vị trực thuộc: Các đơn vị đều có con dấu riêng và đợc mở tài khoản tại kho bạc Nhà nớc và các ngân hàng

- Các đơn vị hạch toán độc lập: là các doanh nghiệp nhà nớc có qui chế, điều lệ hoạt động riêng, tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và lĩnh vực tài chính chịu ràng buộc về quyền và nghiã vụ đối với TCT, HĐQT và TGĐ uỷ nhiệm cho giám đốc doanh nghiệp quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động của công ty.

- Các đơn vị hành chính sự nghiệp: có qui chế tổ chức và hoạt động HĐQT phê duyệt trong hoạt động lấy thu bù chi tạo nguồn thu từ dịch vụ nghiên cứu khoa học cho các đơn vị trong và ngoài nớc

Tại văn phòng Tổng công ty, công tác này đợc tiến hành chặt chẽ, đúng qui định của nhà nớc Các chứng từ đợc lập theo đùng mẫu biểu đã ban hành theo Quyết định 1141/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính Các nghiệp vụ kinh tế tài chính đều đợc phản ánh trung thực vào các chứng từ do các bộ phận kế toán có liên quan có trách nhiệm lập Các chứng từ kế toán nội bộ cũng đợc nghiên cứu xây dựng, vận dụng một cách khoa học, thống nhất.

Biểu : Hệ thống chứng từ đ ợc sử dụng tại văn phòng TCT Cà phê VN

Tiền mặt

Tiền gửi và tiền vay ngân hàng

Tiền lơng và BHXH

Tài sản cố định

Cho vay

Phiếu thu tiền mặt

Phiếu chi TMGiấy đề nghị tạm ứng

Giấy báo nợ, báo có

Bảng sao kê ngân hàngKhế ớc vayCam kết vayUỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chiSéc

Bảng chấm công

Bảng theo dõi thời gian nghỉ ốm, hởng BHXH

Bảng thanh toán lơng

Hoá đơn GTGTThẻ TSCĐBiên bản giao nhận TSCĐBiên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành

Biên bản thanh lý TSCĐ

Biên bản đánh giá lại TSCĐHồ sơ xin vayHơp đồng kinh tế

Bản đối chiếu

Kế toán vốn bằng tiền

Kế toán thanh toán công nợ tổng hợp khối văn phòng

Ngời tạm ứngKế toán ngân hàng

Kế toán thanh toán công nợ tổng hợp

Kế toán thanh toán ngoại

Các bộ phận phòng banKế toán tiền lơng và BHXH

Kế toán phụ trách XDCB

Ban thanh lý TSCĐHội đồng đánh giá lại TSCĐ

Ngời xin vay

Kế toán công nợ khối văn phòng

Kế toán thanh toán công nợ tổng hợp khối văn phòng TCT

Kế toán ngân hàng

Kế toán ngân hàng

Kế toán thanh toán ngoại

Kế toán thanh toán công nợ tổng hợp

Kế toán tiền mặtKế toán thanh toán tổng hợp khối văn phòng TCT

Kế toán phụ trách XDCB

Kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán tổng hợp khối văn phòng

Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng

Kế toán tổng hợp

Kế toán ngân hàng

Kế toán thanh toán ngoại

Kế toán tiền ơng và BHXH

l-Kế toán tổng hợp khối văn phòng

Kế toán tổng hợp khối văn phòng

Xuất nhập khẩu

Chi phí

công nợ

Hợp đồng XNKBộ chứng từ hoàn hảo (L/C, invoiced billpacking list )Hoá đơn bán hàng

Hoá đơn GTGT Các chứng từ thuế khác Bảng kê bán hàng

Các chứng từ liên quan đến chi phí văn phòng

Nơi phát sinh chi phí.

Kế toán tổng hợp khối văn phòngKế toán thanh toán ngoại

Kế toán ngân hàng

Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán ngoại

Kế toán tổng hợp

2.2.1.2 Kiểm tra và xử lý chứng từ ban đ

Công tác lập kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ đợc tién hành kịp thời và chặt chẽ,đảm bảo các chứng từ gốc phản ánh đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phất sinh Sau khi chứng từ gốc đợc kiểm tra, xử lý xong thì tiến hành phân loại, những chứng từ gốc cùng loại và chuyển chứng từ đó đến bộ phận kế toán có liên quan Chẳng hạn: Phiếu chi tiền mặt chuyể lên kế toán thanh toán công nợ tổng hợp khối văn phòng; Giấy báo có, Báo nợ ngân hàng chuyển lên kế toán ngân hàng

2.2.1.3 Ghi sổ kế toán

Từng bộ phận kế toán một mặt tiến hành ghi chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ( đặc biệt là các chứng thừ gốc liên quan đến các khoản phẩi thu, phải trả, doanh thu, chi phí ) Mặt khác, từ các chứng từ gốc, kế toán viên phụ trách từng phần hành tiế hành mã hoá chứng từ Các chứng từ vẫn đợc ghi sổ theo dõi riêng đề phòng thờng hợp xảy ra sự cố máy tính Từ các chứng từ đã đợc mã hoá, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy Sau khi dữ liệu đợc nhập vào máy, các máy vi tính

vẫn sẽ đợc kết nối với nhau để thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu và làm các công việc khác khi cần Cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào nếu có yêu cầ của ngời sử dụng thông tin, kế toán có thể in ra các sổ chi tiết của các tài khoản, các báo cáo chi tiết số phát sinh của các tài khoản, sổ cái các tài khoản và các báo cáo kế toán khác.

2.2.1.4 Bảo quản và lu trữ chứng từ kế toán

Các chứng từ gốc sau khi đợc luân chuyển để ghi vào sổ và nhập dữ liệu vào máy vi tính, đợc lu giữ cẩn thạn theo qui định của Nhà nớc và tình hình cụ thể ở văn phòng TCT Các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng TCT thì đợc lu trữ tại văn phòng Còn tuỳ từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ đó đợc lu trữ ở các chi nhánh của văn phòng hoặc chuyển về văn phòng Văn phòng đảm bảo sự quản lý linh hoạt đối với các chi nhánh

Sæ kÕ to¸n tæng

B¶o qu¶n l­u tr÷

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Về việc xây dựng hệ thống tài khoản:

Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại TCT đợc căn cứ theo Quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính và các thông t sửa đổi bổ sung khi có các luật thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và đặc biệt là Quyết định số 167/2000/QĐ- BTC của Bộ tài chính.

Bảng : Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng ở văn phòng TCT Cà phê VN

Số hiệu Tài khoản

Cấp 1111

Cấp 2

111111121121 CT1122CT1121 NT1122 NT1121ANZ1122ANZ1122ANZ1121 ST

1122 ST1121 CL1122 CL

Loại 1: Tài sản lu độngTiền mặt

Tiền Việt Nam Ngoại tệTiền gửi ngân hàng

Tiền VN gửi ở NH Công thơng Ba Đình

Ngoại tệ gửi ở NH Công thơng Ba Đình

Tiền VN gửi ở NH Ngoại Thơng VNNgoại tệ gửi ở NH Ngoại Thơng VnTiền VN gửi ở NH ANZ

Ngoại tệ gửi ở NH ANZ

1368 Phải thu nội bộ khác Mã hoá chi tiết cho từng đối tợng

229 Dự phòng giảm giá đầu t CK dài hạn

Loại 3 : Nợ phải trả

(khế ớc vay)3111 Vay ngắn hạn bằng VNĐ

412 Chênh lệch đánh giá lại TSCĐ

431 Quĩ khen thởng phúc lợi

451 Quĩ quản lý của cấp trên

Loại 5 : Doanh thu

811 Chi phí hoạt động tài chính

Loại 9 :Xác định kết quả

911 Xác định kết quả kinh doanh

Loại 0 :Tài khoản ngoài bảng

003 Vật t, hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi

Bên cạnh đó, dựa vào đặc điểm tình hình kinh doanh, văn phòngTCT còn xây dựng một hệ thống tài khoản phù hợp phục vụ yêu cầu quản lý đặc thù của TCT Tại văn phòng cũn mở thêm một số tài khoản cấp 1, câp 2 để thuận tiện cho công tác kế toán cửa các chi nhánh Tại văn phòng không mở TK156

“ Hàng hoá” vì văn phòng chỉ có chức năng chủ yếu là quản lý các hoạt động xuất nhập khẩu chủ yếu là nhận uỷ thác để hởng hoa hồng và phí uỷ thác còn xuất khẩu trực tiếp thì ngời bán( các nông trờng) giao cho văn phòng ngay tại cảng, sau đó chở sang cảng của ngời nhập khẩu, còn nếu nhập khẩu trực tiếp thì khi hàng đ-ợc nhập về thì giao bán ngay hoặc gửi bán trực tiếp Vì vậy thực chất không tồn tại khoản mục hàng hoá mà thay vào đó doanh nghiệp mở TK 157 “Hàng gửi đi bán”.

Đối với TK 641 “Chi phí bán hàng”, TCT không mở TK chi tiết mặc dù các khoản chi phí trong bán hàng này phát sinh cũng tơng đối nhiều nh : chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền nh: chi phí lập bộ chứng từ ( phí thanh toán L/C, thủ tục phí bộ chứng từ, phí thông báo L/C ), chi phí để giao dịch với khách hàng( đơn vị uỷ thác, khách hàng xuất nhập khẩu) nh: chi phí kiểm dịch, gửi mẫu hàng hoá,lu kho, chi phí vận chuyển

Về việc vận dụng hệ thống tài khoản vào hạch toán các nghiệp vụ:

- Kế toán hàng gửi đi bán:

Khi mua nông sản ở trong nớc thì kế toán cập nhật vào máy: Nợ TK 157:hàng gửi đi bán

Có TK133:Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK331,111,112

Khi có chấp nhận thanh toán hoặc văn phòng nhận đợc giấy báo có của ngân hàng thông báo( khi XK trực tiếp) thì kế toán p/a và ghi nhận giá vốn của lô hàng đó

Khi XK, kế toán nhập vào máy:

Nợ TK 632 : Trị giá vốn của lô hàng XK nhng mua trong nớc Có TK 157

Trờng hợp XNK uỷ thác hởng hoa hồng và phí uỷ thác, văn phòng hạch toán các khỏan tiền đợc hởng này vào doanh thu và phản ánh số thuế GTGT phả nộp đối với hoa hồng uỷ thác XK và các chi phí khác nh lệ phí hải quan vào chi phí quản lý

Nợ TK 111,112 Có TK 511

Có TK 333( chi tiết TK 3331:thuế GTGT phải nộp) Nợ TK642( chi tiết TK 6428)

Có TK 333( chi tiết TK 3339)

Thực tế từ việc hạch tón các nghiệp vụ nh trên của văn phòng TCT Cà phê VN là hợp lý , phản ánh đúng nội dung kinh tế các nghiệp vụ phát sinh Tuy nhiên, trong việc vận dụng tài khoản kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế