Các chứng từ gốc sau khi đợc luân chuyển để ghi vào sổ và nhập dữ liệu vào máy vi tính, đợc lu giữ cẩn thạn theo qui định của Nhà nớc và tình hình cụ thể ở văn phòng TCT. Các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng TCT thì đợc lu trữ tại văn phòng. Còn tuỳ từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ đó đợc lu trữ ở các chi nhánh của văn phòng hoặc chuyển về văn phòng. Văn phòng đảm bảo sự quản lý linh hoạt đối với các chi nhánh
Sơ đồ luân chuyển chứng từ ở văn phòng TCT Cà phê VN:
Chú thích:
Tuyến vận động của chứng từ
Chứng từ gốc
Kiểm tra xử lý
Phân loại Mã hoá chứng từ
Chứng từ ghi sổ Nhập vào máy Sổ kế toánchi tiết Sổ kế toán tổng hợp
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Về việc xây dựng hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại TCT đợc căn cứ theo Quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính và các thông t sửa đổi bổ sung khi có các luật thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và đặc biệt là Quyết định số 167/2000/QĐ- BTC của Bộ tài chính.
Bảng : Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng ở văn phòng TCT Cà phê VN
Số hiệu Tài khoản
Cấp 1 111 112
Cấp 2
Tên tài khoản Ghi chú
1111 1112 1121 CT 1122CT 1121 NT 1122 NT 1121ANZ 1122ANZ 1122ANZ 1121 ST 1122 ST 1121 CL 1122 CL Loại 1: Tài sản lu động Tiền mặt
Tiền Việt Nam Ngoại tệ Tiền gửi ngân hàng
Tiền VN gửi ở NH Công thơng Ba Đình
Ngoại tệ gửi ở NH Công thơng Ba Đình
Tiền VN gửi ở NH Ngoại Thơng VN Ngoại tệ gửi ở NH Ngoại Thơng Vn Tiền VN gửi ở NH ANZ
Ngoại tệ gửi ở NH ANZ
VN đồng gửi ở ngân hàng standard Charterd Bank .
Ngoại tệ gửi ở ngân hàng standard Charterd Bank
Tiền VN gửi ở ngân hàng Credit lion . Ngoại tệ gửi ở ngân hàng Credit lion .
Bản số 3 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số hiệuTài khoản
Cấp 1 Cấp 2
Tên Tài Khoản Ghi chú
Loại 1: Tài sản lu động
111 Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ
112 Tiền gửi ngân hàng
1121 ABN Tiền VN gửi ở NH ABN 1122 ABN Ngoại tệ gửi ở NH ABN
1121 EX Tiền VN gửi ở NH Exim Bank 1122 EX Ngoại tệ gửi ở NH Exim Bank
131 Phải thu của khách hàng Mã hoá chi tiết cho từng dối tợng
133 Thuế GTGT đợc khấu trừ
1331 Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ
1332 Thuế GTGT đầu vào dợc khấu trừ của TSCĐ
136 Phải thu nội bộ Mã hoá chi tiết cho từng đối tợng
1368 Phải thu nội bộ khác Mã hoá chi tiết cho từng đối tợng
138 Phải thu khác 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trớc 157 Hàng gửi đi bán Loại 2: Tài sản cố định 211 Tài sản cố định
2112 Nhà cửa, vật kiến trúc Mã hoá chi tiết cho từng đối tợng
2113 Máy móc, thiết bị nh trên
2114 Phơng tiện vận tải, truyền dẫn nh trên 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý nh trên
214 Hao mòn TSCĐ nh trên
222 Góp vốn liên doanh dài hạn nh trên
229 Dự phòng giảm giá đầu t CK dài hạn
Loại 3 : Nợ phải trả
311 Vay ngắn hạn Mã hoá chi tiết cho từng đối tợng
(khế ớc vay) 3111 Vay ngắn hạn bằng VNĐ
3112 Vay ngắn hạn bằng ngoại tệ
331 Phải trả cho ngời bán Mã hoá chi tiết cho từng ngời bán 333 Thuế và các khoản phải nộp cho
nhà nớc Mã hoá chi tiết theo từng thuế suất
3331 Thuế GTGT phải nộp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3333 Thuế XNK
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thu trên vốn
3337 Thuế nhà đất
3338 Các loại thuế khác Mã hoá chi tiết cho từng đối tợng 3339 Các loại phí, lệ phí và các khoản
khác phải nộp nh trên
334 Phải trả công nhân viên
335 Chi phí phải trả
336 Phải trả, phải nộp nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác
3382 Kinh phí công đoàn
3383 BHXH
3384 BHYT
341 Vay dài hạn Mã hoá chi tiết cho từng đối tợng
Loại 4 : Nguồn vốn chủ sở hữu -
411 Nguồn vốn kinh doanh
412 Chênh lệch đánh giá lại TSCĐ
413 Chênh lệch tỷ giá
414 Quĩ đầu t phát triển
421 Lợi nhuận cha phân phối
431 Quĩ khen thởng phúc lợi
441 Nguồn vốn xây dựng cơ bản
451 Quĩ quản lý của cấp trên
Loại 5 : Doanh thu
511 Doanh thu bán hàng
Loại 6 : Chi phí
632 Giá vốn hàng bán
641 Chi phí bán hàng
642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Loại 7 :Thu nhập
711 Thu nhập hoạt động tài chính 721 Thu nhập hoạt động bất thờng
Loại 8: Chi phí (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
811 Chi phí hoạt động tài chính
821 Chi phí bất thờng
Loại 9 :Xác định kết quả
911 Xác định kết quả kinh doanh
Loại 0 :Tài khoản ngoài bảng
003 Vật t, hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi
007 Ngoại tệ các loại
009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản
Bên cạnh đó, dựa vào đặc điểm tình hình kinh doanh, văn phòngTCT còn xây dựng một hệ thống tài khoản phù hợp phục vụ yêu cầu quản lý đặc thù của TCT. Tại văn phòng cũn mở thêm một số tài khoản cấp 1, câp 2 để thuận tiện cho công tác kế toán cửa các chi nhánh. Tại văn phòng không mở TK156
“ Hàng hoá” vì văn phòng chỉ có chức năng chủ yếu là quản lý các hoạt động xuất nhập khẩu chủ yếu là nhận uỷ thác để hởng hoa hồng và phí uỷ thác còn xuất khẩu trực tiếp thì ngời bán( các nông trờng) giao cho văn phòng ngay tại cảng, sau đó chở sang cảng của ngời nhập khẩu, còn nếu nhập khẩu trực tiếp thì khi hàng đ- ợc nhập về thì giao bán ngay hoặc gửi bán trực tiếp. Vì vậy thực chất không tồn tại khoản mục hàng hoá mà thay vào đó doanh nghiệp mở TK 157 “Hàng gửi đi bán”.
Đối với TK 641 “Chi phí bán hàng”, TCT không mở TK chi tiết mặc dù các khoản chi phí trong bán hàng này phát sinh cũng tơng đối nhiều nh : chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền nh: chi phí lập bộ chứng từ ( phí thanh toán L/C, thủ tục phí bộ chứng từ, phí thông báo L/C...), chi phí để giao dịch với khách hàng( đơn vị uỷ thác, khách hàng xuất nhập khẩu) nh: chi phí kiểm dịch, gửi mẫu hàng hoá,lu kho, chi phí vận chuyển
Về việc vận dụng hệ thống tài khoản vào hạch toán các nghiệp vụ:
- Kế toán hàng gửi đi bán:
Khi mua nông sản ở trong nớc thì kế toán cập nhật vào máy: Nợ TK 157:hàng gửi đi bán
Có TK133:Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK331,111,112
Khi có chấp nhận thanh toán hoặc văn phòng nhận đợc giấy báo có của ngân hàng thông báo( khi XK trực tiếp) thì kế toán p/a và ghi nhận giá vốn của lô hàng đó
Khi XK, kế toán nhập vào máy:
Nợ TK 632 : Trị giá vốn của lô hàng XK nhng mua trong nớc Có TK 157
Trờng hợp XNK uỷ thác hởng hoa hồng và phí uỷ thác, văn phòng hạch toán các khỏan tiền đợc hởng này vào doanh thu và phản ánh số thuế GTGT phả nộp đối với hoa hồng uỷ thác XK và các chi phí khác nh lệ phí hải quan vào chi phí quản lý
Nợ TK 111,112 Có TK 511
Có TK 333( chi tiết TK 3331:thuế GTGT phải nộp) Nợ TK642( chi tiết TK 6428)
Có TK 333( chi tiết TK 3339)
Thực tế từ việc hạch tón các nghiệp vụ nh trên của văn phòng TCT Cà phê VN là hợp lý , phản ánh đúng nội dung kinh tế các nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên, trong việc vận dụng tài khoản kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh của văn phòng còn một số trờng hợp em thiết nghĩ kế toán văn phòng TCT cần xem xét lại . Cụ thể nh sau:
- Kế toán vật t hàng hoá:
Trờng hợp văn phòng nhận giữ hộ tài sản cho bên giao uỷ thác XK hoặc NK thì kế toán đều ghi đơn Nợ TK 002 “Vật t, hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi” mà không phân biệt các trờng hợp dẫn đến việc quản lý cha chặt chẽ
- Kế toán chi phí:
Khi nộp hộ tiền điện cho cửa hàng của công ty Cung ứng và giới thiệu sản phẩm, căn cứ vào phiếu chi, kế toán nhập vào máy (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 642 CPQLDN
Có TK 136( chi tiết TK 1368) phải thu nội bộ khác Khi cửa hàng trả số tiền điện mà văn phòng đã nộp hộ, căn cứ vão phiếu thu, KT nhập vào máy
Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 642 CPQLDN
Theo em, khoản này là khoản mà văn phòng đã chi trả hộ cho đơn vị nội bộ. Nếu hạch toán nh trên thì vô hình chung văn phòng đã làm tăng khoản chi phí QLDN ở văn phòng
Trong hoạt động XNK uỷ thác, các khoản mà văn phòng TCT đã chi hộ đơn vị giao uỷ thác là doanh nghiệp thuộc TCT lại đợc hạch toán hết vào TK 641,642 của văn phòng
Khi văn phòng chi hộ các đơn vị giao uỷ thác, kt ghi: Nợ TK 136 (ct TK 1368)
Có TK 111,112 Sau đó kết chuyển vào CPBH, CPQLDN: Nợ TK 641,642
Có TK 136 ( ct TK 1368) Khi đơn vị trả, kt ghi:
Nợ TK 111,112 Có TK 136 (1368)
Đây là khoản mà văn phòng chi hộ các đơn vị uỷ thác và đã đợc các đơn vị uỷ thác thanh toán bằng cách trừ vào tiền hàng mà văn phòng phải trả cho đơn vị hoặc đơn vị trả trực tiếp bằng TM, TGNH. Nếu hạch toán nh trên là văn phòng đã làm tăng chi phí không đúng qui định.
- Kế toán phải thu nội bộ khác:
Khi văn phòng TCT cho các đơn vị thành viên vay vốn: Khi cho vay, kt cập nhật vào máy:
Nợ TK 136 (CT TK 1368) Có TK 111,112
Khi tính lãi phải thu, kt cập nhật vào máy: Nợ TK 111,112
Có TK 711
Khi các đơn vị hoàn trả khoản vay, kt nhập:
Nợ TK 111,112
Có TK 136 (ct TK 1368 )
Việc phản ánh nh trên là cha hợp lý. Vì theo qui định nội dung kinh tế của TK 1368 “Phải thu nội bộ khác” dùng để p/a vốn , quĩ hoặc kinh phí, các khoản nhờ cấp dới thu hộ các khoản chi trả hộ. Còn ở đây thực chất là khoản cho vay nên việc hạch toán lại sẽ đợc trình bày cụ thể ở chơng hoàn thiện.
- Khi thanh toán với các đơn vị giao uỷ thác phải phản ánh doanh thu XNK uỷ thác, kt ghi:
Số tiền trả cho đơn vị uỷ thác: Nợ TK 131 Có TK 331 (DN ngoài TCT) Có TK 336 (DN thuộc TCT) Phí uỷ thác XK thu đợc: Nợ TK 331 Nợ TK 336 Nợ TK 136 ( ct TK 1368 ) Có TK 511
Việc hạch toán lại cụ thể sẽ đợc trình bày ở chơng 3
Hệ thống tài khoản kế toán đang đợc áp dụng tại văn phòng TCT cũng bao gồm TK 144 “ Nhận ký quĩ, ký cợc ngắn hạn” TK 244 “Nhận ký quĩ, ký cợc dài hạn” vì văn phòng là đơn vị XNK và có áp dụng hình thức thanh toán bằng L/C.
Qua biểu hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại văn phòng TCT, TCT đã xây dựng hệ thống tài khoản theo đúng qui định, phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh và yêu cầu quản lý cuẩ TCT. Văn phòng đã mở thêm một số tài khoản chi tiết để phản ánh chi tiết hơn tình hình hoạt động của mình. Cụ thể nh TK 112,311,642...Tuy nhiên trong việc xây dựng hệ thống tài khoản và vận dụng hệ thống tài khoản này vẫn còn một số vấn đề phải hoàn thiện và sẽ đợc chứng minh trong chơng3.