Hệ thống chứng từ đợc sử dụng tại văn phòng Tổng công ty cà phê việt nam
3.2Phơng hớng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN:
3.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng Tổng Công Ty Cà phê VN
Qua thực trạng tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN cho thấy tính cấp thiết của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tạI văn phòng, nhất là trong điều kiện áp dụng máy vi tính hiện nay
ở tất cả các quốc gia, khi nói đến hạch toán ngời ta đều đề cập đến yêu cầu của tổ chức công tác kế toán ở nhiều giác độ khác nhau, song những yêu cầu này mang tính khách quan thể hiện bản chất của kế toán. Đó cũng là những căn cứ để góp phần tạo nên chất lợng của thông tin kế toán. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp nói chung và ở TCT Cà phê nói riêng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- thống nhất, đúng chuẩn mực Nhà nớc qui định
- phù hợp với đặc điểm, qui mô hoạt động của TCT, phù hợp với khối lợng, tính chất mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phù hợp với khả năng đội ngũ cán bộ kế toán, xong phải tuân thủ chấp hành đúng chế độ, thể lệ kế toán mà bộ tài chính đã ban hành.
- Phải kết hợp 3 loại hạch toán: hạch toán thống kê, hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ
- Phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu kinh tế tài chính của công ty trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp.
- Đảm bảo đơn giản, dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu
- Đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh tế 3.2.2.Phơng hớng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán:
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán ở văn phòng TCT Cà phê VN, em mạnh dạn đa ra một phơng hớng và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN nh sau:
3.2.2.1 Hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán ban đầu và luân chuyển chứng
từ
a) Lập chứng từ ban đầu:
Tại văn phòng TCT Cà phê VN nói chung mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng kinh phí của TCT đều phải đợc lập chứng từ theo đúng qui định, ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Tại các chi nhánh, một số nơi còn có hiện tợng chứng từ viết tay, không rõ ràng. Để khắc phục tình trạng này, TCT có thể bổ sung thêm 1 số chứng từ, nghiên cứu thống nhất mẫu in ấn, phát hành chứng từ này phục vụ cho việc theo dõi, kiểm soát tại văn phòng TCT đợc dễ dàng, thuận tiện, chặt chẽ. Khi nghiên cứu các chứng từ kế toán với các
yếu tố đặc trng trong mọi trờng hợp cần phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ kế toán, thuận tiện cho việc lập và sử dụng chứng từ kế toán.
Các chứng từ cần bổ sung là: Chứng từ thanh toán nội bộ Chứng từ thanh toán tiền thởng
Các chứng từ chỉ lập một lần và phải ghi chép đầy đủ, có đầy đủ chữ ký của ngời chịu trách nhiệm và dấu của TCT và phải có chính sách ban hành cụ thể đối với việc sử dụng chứng từ tại văn phòng TCT. Viêc xây dựng chứng từ kế toán thống nhất theo một mẫu tạo thuận tiện cho việc ghi chép thu thập thông tin, đảm bảo tính chính xác, trung thực, dễ phân loại. Đồng thời thuận tiện trong công tác hạch toán ban đầu trên máy, đảm bảo đợc yêu cầu cơ bản của việc phân loại thông tin và mã hoá thông tin.
b) Việc ghi chép chứng từ ban đầu ở một số chi nhánh còn cha đợc thực hiện tốt, còn sửa trên chứng từ, viết sai, các phần trống cha đựợc gạch bỏ... Nh vậy là đã vi phạm chế độ chứng từ kế toán. Để khắc phục nhợc điểm đó, kế toán trởng cần có những buổi hớng dẫn chi tiết đến từng loại nghiệp vụ, kiểm tra và xử lý các chứng từ một cách thờng xuyên hơn và xử phạt hành chính đối với các chứng từ viết sai để giúp kế toán viên hoặc các nhân viên kinh tế có trách nhiệm hơn và hạn chế những sai sót trong công tác ghi chép, tránh trờng hợp chứng từ chồng chất, không xử lý kịp thời những sai sót.
c) Tổ chức bảo quản và lu trữ chứng từ:
Việc thực hiện bảo quản và lu trữ chứng từ của văn phòng TCT đợc thực hiện trên máy vi tính là khá tốt. Tuy nhiên để phòng trờng hợp có sự cố máy vi tính, kế toán cũng phải lu lại vào sổ sách ở bên ngoài. Các chứng từ kế toán đã sử dụng cần phải đợc sắp xếp, phân loại, bảo quản và lu trữ theo trình tự thời gian và đóng lại thành quyển theo từng tháng để theo dõi.
Ngoài ra, để thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các chi nhánh một cách thờng xuyên, kịp thơi phát hiện sai sót, gian lận trong việc ghi chép chứng từ, tại các chi nhánh của văn phòng thì toàn bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các chi nhánh cũng phải đợc bảo quản lu trữ tại văn phòng, thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát.
Tóm lại, để chứng từ kế toán thực sự chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành tại văn phòng TCT , văn phòng TCT phải dựa trên cơ sở qui định của Nhà nớc:
- Danh mục những mẫu chứng từ phải áp dụng đối với từng loại nghiệp vụ
Xây dựng thành qui chế và trình tự ghi chép xử lý, luân chuyển ghi sổ và lu trữ đối với từng loại chứng từ đảm bảo cho kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình SXKD .
- Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ và kịp thời tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và tính hợp lệ, chính xác của chứng từ tr- ớc khi ghi sổ kế toán.