Hệ thống chứng từ đợc sử dụng tại văn phòng Tổng công ty cà phê việt nam
3.2.2.2.Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất:
Về việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất:
Nh ở trong chơng thực trạng tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN cho thấy văn phòng đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dợc ban
hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 kèm theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính. Trong đó, TCT sử dụng gần hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản , các tài khoản khác công ty không sử dụng nh tài khoản: 156, TK 531, TK 532 là do phần lớn không phát sinh nghiệp vụ có liên quan.
Tuy nhiên ở một số tài khoản, văn phòng không mở tài khoản chi tiết để theo dõi chi tiết các khoản phát sinh để phục vụ cho việc quản lý nh TK 641, TK 511... dẫn đến việc các nhà lãnh đạo không đa ra các quyết định chính xác nhằm làm tăng doanh thu và giảm chi phí nào không cần thiết đem lại hiệu quả kinh tế. Vì vậy, theo em, TCT cần mở thêm các tài khoản chi tiết đối với TK 641, TK 511 để tiện theo dõi, có thể qui định nh sau:
TK 6411 : Chi phí nhân viên TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì TK 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 64171 Chi phí giao dịch với khách hàng TK 64172 Phí kiểm dịch
TK 6418 Chi phí bằng tiền khác
TK 64181 Chi phí để lập bộ chứng từ ( phí thanh toán L/C, thủ tục phí bộ chứng từ, phí thông báo L/C, chi phí lu kho, vận chuyển...
Đối với TK 511 nên mở chi tiết TK 5111 “ Doanh thu XNK”
TK 51111 “Doanh thu XNK trực tiếp” TK 51112 “ Doanh thu XNk uỷ thác” TK 5112 “ Doanh thu bán hàng hoá”
Ngoài ra để thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các chi nhánh một cách chặt chẽ, văn phòng TCT mở thêm các tài khoản chi tiết cho TK phải thu của khách hàng, tạm ứng nh:
TK 131A Phải thu của khách hàng A TK 131B Phải thu của khách hàng B TK141C Tạm ứng cho cán bộ C
Bởi vì thờng các đối tợng khách hàng có quan hệ kinh tế với TCT là những khách hành lớn trong và ngoài nớc cho nên phải mở sổ để theo dõi một cách chi tiết từng đối tợng thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát.
Về việc vận dụng hệ thống tàI khoản kế toán vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Bên cạnh đó, việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán một số trờng hợp cha hợp lý theo nh chơng thực trạng đã trình bày:
Trong chơng này em xin đa ra một số ý kiến hoàn thiện về việc hạch toán các nghiệp vụ nh sau:
Kế toán chi phí:
+ Khi nộp hộ tiền điện cho cửa hàng của công ty cung ứng và giới thiệu sản phẩm,căn cứ vào phiếu chi, kế toán nhập số tiền vào máy qua định khoản:
Nợ TK 642 CPQLDN
Có TK 1368 Phải thu nội bộ khác
+Khi cửa hàng trả số tiền điện mà văn phòng đã nộp hộ, căn cứ vào phiếu thu, kế toán cập nhật vào máy:
Nợ TK 111 Có TK 642
Theo em, khoản tiền điện này là khoản mà văn phòng đã chi hộ cho đơn vị nội bộ, nếu hạch toán nh trên thì vô hình chung văn phòng đã làm tăng khoản chi phí QLDN ở văn phòng, ảnh hởng đến kết quả kinh doanh. Vì vậy, khoản tiền này phải đợc hạch toán lại nh sau:
Khi nộp hộ tiền điện cho cửa hàng của công ty cung ứng và giới thiệu sản phẩm KT nhập vào máy:
Nợ TK 1368 Có TK 111
Khi cửa hàng hoàn trả lại số tiền văn phòng đã nộp hộ, căn cứ vào phiếu thu, KT cập nhật:
Nợ TK 111 Có TK 1368
- Trong hoạt động XNK uỷ thác, các khoản mà văn phòng TCT đã chi hộ đơn vị đợc giao uỷ thác,kt cập nhật số liệu vào TK 641, 642 của văn phòng:
+ Khi văn phòng chi các khoản chi hộ, kt nhập : Nợ TK 1368 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 111,112 + Sau đó kết chuyển vào CPBH, CPQLDN
Nợ TK 641, 642 + Khi đơn vị trả kt cập nhật:
Nợ TK 111,112 Có TK 1368
Đây là các khoản mà văn phòng chi hộ các đơn vị giao uỷ thác và đã đợc các đơn vị thanh toán bằng cách trừ vào tiền hàng mà văn phòng phải trả cho đơn vị hoặc đơn vị trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Nếu hạch toán nh trên là văn phòng đã làm tăng chi phí không đúng qui định. Vì vậy nên hạch toán lại nh sau:
Khi văn phòng chi hộ đơn vị uỷ thác: Nợ TK 138
Có TK 111, 112 Khi các đơn vị uỷ thác thanh toán,kt nhập
Nợ TK 111, 112 Có TK 138
Nếu thanh toán bằng cách trừ vào tiền hàng, văn phòng phải trả cho đơn vị uỷ thác:
Nợ TK 338 Có TK 138
Kế toán phải thu nội bộ khác:
Khi cửa hàng cho các đơn vị thành viên vay vốn: Khi cho vay, kt nhập số tiền cho vay vào máy:
Nợ TK 1368 Có TK 111, 112
Khi tính lãi phải thu của đơn vị vay:
Nợ TK 111,112 Có TK 711
Khi các đơn vị hoàn trả khoản vay:
Nợ TK 11,112 Có TK 1368
Việc phản ánh nh trên là cha đúng qui định. Vì theo qui định , nội dung kinh tế của TK 1368 “ phải thu nội bộ khác” dùng để phản ánh vốn, quĩ hoặc kinh phí, các khoản nhờ cấp dới thu hộ, các khoản chi trả hộ. Còn ở đây thực chất là khoản cho vay nên đợc hạch toán vào TK 138 “ Phải thu khác” nh sau:
Khi cho các đơn vị vay, kt nhập vào máy: Nợ TK138
Có TK 111,112 Khi tính lãi cho vay, kt nhập:
Nợ TK 138 Có TK 711 Khi các đơn vị hoàn trả khoản vay, kt nhập:
Nợ TK 111,112 Có TK 138
Kế toán các khoản phảI thu khách hàng, phảI trả ngời bán:
Khi thanh toán với các đơn vị uỷ thác phản ánh doanh thu XNK uỷ thác, kt cập nhật vào máy nh sau:
Số tiền trả cho đơn vị uỷ thác:
Nợ TK 131 Có TK 331 ( DN ngoài TCT ) Có TK 336 ( DN trong TCT ) Phí uỷ thác thu đợc : Nợ TK 331 Nợ TK 336 Nợ TK 136 ( ct TK 1368 ) Có TK 511
Trên thực tế TK 331,336 phản ánh các khoản phải trả ngời bán, phải trả nội bộ chứ không thể hiện các khoản thanh toán trong hoạt động XNK uỷ thác với các đơn vị uỷ thác. Vì vậy nên đợc hạch toán lại nh sau:
Số tiền trả cho các đơn vị uỷ thác:
Căn cứ vào giấy chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan,kt cập nhật: Nợ TK 131
Có TK 338 Phí uỷ thác thu đợc: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 138
Có TK 511 ( Ct TK 51112)
Trên đây mới chỉ là một số ý kiến mà em đa ra dựa vào tầm hiểu biết hạn chế của mình qua quá trình thực tập nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT. Em không định phản đối hay bác bỏ cách hạch toán nh trên của
văn phòngTCT mà chỉ hy vọng những góp ý nhỏ của em phần nào đợc xem xét và giúp cho tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT đợc hoàn thiện hơn.