Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng ủy ban dân tộc

Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài c

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI

VĂN PHÒNG ỦY BAN DÂN TỘC

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI

VĂN PHÒNG ỦY BAN DÂN TỘC

HỌ VÀ TÊN TÁC GIẢ LUẬN VĂN: PHẠM THU HÀ

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN

MÃ SỐ: 8340301

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LÊ THỊ TÚ OANH

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sĩ này là công trình nghiên cứu của tôi, có

sự hướng dẫn từ TS.Lê Thị Tú Oanh Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong Luận văn này là trung thực và chưa được ai công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào trước đây Nếu có bất kỳ sự gian lận nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước hội đồng cũng như kết quả Luận văn của mình

Học viên

Phạm Thu Hà

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian qua, với sự quan tâm, hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của các

thầy cô, tác giả đã có thể hoàn thành một cách tốt nhất luận văn tốt nghiệp: “Hoàn

thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc” Trước hết, tôi xin

gửi tới toàn thể các thầy cô trong Khoa sau đại học Viện Đại học Mở Hà Nội lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc nhất

Để có được kết quả này, tác giả xin cảm ơn các thầy cô trong Khoa cũng như trong trường đã bổ sung, xây dựng những kiến thức chuyên môn chuyên sâu cho các học viên lớp cao học kế toán trong suốt hai năm học qua Đồng thời, tác giả cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo, các cán bộ Phòng Kế toán – tài vụ thuộc Văn phòng Ủy ban Dân tộc đã hỗ trợ, giúp đỡ trong quá trình điều tra, khảo sát và thu thập thông tin của đơn vị liên quan đến đề tài nghiên cứu

Đặc biệt, tác giả xin trân trọng bảy tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới TS Lê Thị

Tú Oanh – người đã hướng dẫn, dành nhiều thời gian đọc, góp ý và bổ sung cho tôi nhiều kiến thức quý báu trong suốt quá trình thực hiện luận văn thạc sĩ này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng tìm kiếm, học hỏi, nghiên cứu nhưng với điều kiện thời gian có hạn cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, nên chắc chắn Luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của giáo viên hướng dẫn, của các thầy cô để hoàn thiện hơn công trình nghiên cứu này

Tác giả xin trân trọng cảm ơn!

Phạm Thu Hà

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 4

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 8

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ 9

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 6

1.1 Tổng quan về đơn vị hành chính 6

1.1.1 Khái niệm đơn vị hành chính 6

1.1.2 Phân loại đơn vị hành chính 6

1.1.3 Đặc điểm hoạt động và cơ chế quản lý tài chính của đơn vị hành chính 7 1.2 Tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính 10

1.2.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán 10

1.2.2 Ý nghĩa, vai trò 10

1.2.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính 11

1.2.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính 13

KẾT LUẬN CHƯƠNG I 35

2 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN DÂN TỘC 36

2.1 Khái quát chung về tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc36 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban Dân tộc 36

2.1.2 Đặc điểm hoạt động của Ủy ban Dân tộc 37

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Ủy ban Dân tộc 38

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 40

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc 50

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 50

2.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán 53

2.2.3 Tổ chức tài khoản kế toán 59

2.2.4 Tổ chức sổ kế toán 62

2.2.5 Tổ chức báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán 63

2.2.6 Tổ chức trang bị các điều kiện vật chất kỹ thuật (ứng dụng công nghệ thông tin) 66

2.2.7 Tổ chức kiểm tra kế toán, kiểm soát nội bộ 67

2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc 71

2.3.1 Ưu điểm 71

2.3.2 Tồn tại 72

2.3.3 Nguyên nhân 75

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 76

3 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN DÂN TỘC 77

3.1 Định hướng phát triển của Văn phòng Ủy ban Dân tộc 77

3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc 78

3.2.1 Hoàn thiện chứng từ kế toán 78

3.2.2 Hoàn thiện tài khoản kế toán 84

3.2.3 Hoàn thiện sổ kế toán 85

3.2.4 Hoàn thiện báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán 87

3.2.5 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán, kiểm soát nội bộ: 88

3.2.6 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán: 88

3.2.7 Hoàn thiện tổ chức trang bị các điều kiện vật chất kỹ thuật: 88

3.3 Kiến nghị 88

3.3.1 Đối với đơn vị 88

3.3.2 Đối với cơ quan quản lý nhà nước 92

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 93

KẾT LUẬN CHUNG 94

TÀI LIỆU THAM KHẢO 95 PHỤ LỤC 96

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 2.1: Tình hình sử dụng dự toán của Văn phòng UBDT năm 2015 44

Bảng 2.2: Tình hình sử dụng dự toán của Văn phòng UBDT năm 2016 46

Bảng 2.3: Tình hình sử dụng dự toán của Văn phòng UBDT năm 2017 49

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung 14

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán 15

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp 17

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy của Văn phòng UBDT 40

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Văn phòng UBDT 53

Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc 54

Sơ đồ 2.4: Quy trình mua sắm tài sản có giá trị từ 5 triệu đến 100 triệu đồng 57

Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính 62

PHẦN MỞ ĐẦU

1, Tính cấp thiết của đề tài

Ngân sách Nhà nước là nguồn lực lớn cho đầu tư phát triển, đảm bảo quốc phòng an ninh và duy trì hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước Đồng thời, Ngân sách Nhà nước là công cụ quan trọng của Nhà nước để điều chỉnh vĩ mô toàn

bộ nền kinh tế, thực hiện các mục tiêu của Nhà nước

Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam liên tục đạt được rất nhiều thành tựu ấn tượng Tăng trưởng kinh tế, thu hút vốn đầu tư nước ngoài và kim ngạch hàng hóa xuất khẩu đạt kỷ lục Tuy nhiên, bội chi ngân sách vẫn là thách thức lớn với nền kinh tế nói chung Chính vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý sử dụng nguồn Ngân sách Nhà nước

Ủy ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước, quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban Dân tộc theo quy định của pháp luật Kinh phí quản lý hành chính của Ủy ban Dân tộc được đảm bảo từ nguồn Ngân sách Nhà nước

Trong những năm vừa qua, hoạt động chi Ngân sách Nhà nước tại Ủy ban Dân tộc được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn nhiều khó khăn, vướng mắc Chính vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán để quản lý sử dụng nguồn kinh phí Ngân sách Nhà nước sao cho đúng quy định, hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả là một trong những nhiệm vụ được Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc đặc biệt quan tâm

Nhận thức được yêu cầu trên, tôi đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc” làm đề tài Luận văn Thạc sĩ của mình với mong muốn tìm kiếm và đưa ra một số giải pháp giúp tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc tốt hơn trong thời gian tới

2, Tình hình nghiên cứu

Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu, bài viết, giáo trình, đề tài về nội dung hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, cụ thể: Có nhiều luận văn thạc sĩ, đề tài khoa học đã đưa ra cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán hay phân tích thực trạng tổ chức kế toán và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị khác nhau Một số công trình mà tác giả đã tham khảo gồm:

Tác giả Vũ Hoàng Anh (2018) với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV vàng bạc đá quý Sài Gòn SJC” đã nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV vàng bạc đá quý Sài Gòn SJC và đưa ra các phương hướng, biện pháp hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị này Mặc dù đã có đánh giá rất xác đáng nhưng nghiên cứu vẫn chưa phản ánh hết các nội dung tổ chức kế toán, chưa bám sát các chế độ được ban hành mới của Nhà nước, chưa đưa ra được những giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán hợp lý

Luận văn thạc sĩ của tác giả Trần Phương Linh – Trường Đại học Lao động –

xã hội năm 2016 về “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Sự thật” Tác giả đã tiến hành phân tích thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Sự thật, chỉ ra mặt hạn chế và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị, hoàn thiện tổ chức kế toán đối với hoạt động từ nguồn NSNN hay trong hoạt động SXKD

Luận văn thạc sĩ của tác giả Bùi Thị Ngọc Trâm – Trường Đại học Lao động – xã hội năm 2017 về “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Lê Duẩn” Tác giả đã tiến hành phân tích thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại Trường Lê Duẩn từ đó chỉ ra những hạn chế còn tồn tại và giải pháp để hoàn thiện tuy nhiên giải pháp còn mang tính chung chung, giải quyết hầu hết các vấn đề mà các đơn vị gặp phải trong tổ chức công tác kế toán, chưa có biện pháp mang tính đặc thù riêng biệt

Trong các nghiên cứu trên về tổ chức công tác kế toán, các tác giả đề cập chủ yếu đến cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán từ đó nêu thực trạng và đề xuất phương án giải quyết Tuy nhiên, chưa đề tài nào đề cập đến hoàn thiện tổ chức

công tác kế toán tại Văn phòng UBDT Chính vì vậy, tôi đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình Cho dù đây là đề tài đã được rất nhiều các tác giả lựa chọn để nghiên cứu trước đây, nhưng mỗi đơn vị lựa chọn nghiên cứu khác nhau sẽ có những đặc điểm, tính chất riêng biệt Luận văn sẽ nghiên cứu sâu về tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng UBDT hiện nay trên góc độ kế toán tài chính và cả kế toán quản trị, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế, xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục, hoàn thiện

3, Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại đơn

vị hành chính và từ thực trạng tổ chức kế toán tại Văn phòng UBDT, mục đích của luận văn là đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng UBDT, góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, sử dụng NSNN

Nhiệm vụ nghiên cứu: Từ việc nghiên cứu tổ chức công tác kế toán tại Văn

phòng UBDT, luận văn xác định các mục tiêu sau:

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính Từ đó thấy được đặc điểm hoạt động tại đơn vị hành chính và nguyên tắc, nội dung tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính

Luận văn phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng UBDT: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức chứng từ, tổ chức tài khoản,… tại đơn vị, chỉ rõ những ưu điểm, những tồn tại và tìm ra nguyên nhân của những vấn đề còn đang vướng mắc, làm cơ sở để hoàn thiện hơn nữa cách thức tổ chức công tác kế toán tại đơn vị đang nghiên cứu

Luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng UBDT

4, Câu hỏi nghiên cứu

Thực trạng tổ chức kế toán tại Văn phòng UBDT có những ưu điểm, tồn tại nào? Nguyên nhân của những vấn đề còn tồn tại là gì?

Từ định hướng phát triển của đơn vị, đâu là giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán?

Những kiến nghị về công tác kế toán đối với đơn vị nói riêng và đối với cơ quan quản lý nhà nước nói chung?

5, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác

kế toán tại Văn phòng UBDT

Phạm vị nghiên cứu:

Nội dung nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân

tộc (Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống BCTC, tổ chức bộ máy kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc, )

Thời gian nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về tổ chức công tác

kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc từ năm 2015 đến năm 2018

Không gian nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu tổ chức công tác kế toán tại

Văn phòng Ủy ban Dân tộc

6, Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu trên cơ sở số liệu thứ cấp và các tài liệu để tổng hợp, phân tích Cụ thể là các phương pháp sau:

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu:

Các khái niệm, định nghĩa, lý thuyết cơ bản về vấn đề nghiên cứu và các tài liệu nghiên cứu độc lập về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp Đồng thời, nghiên cứu tài liệu của đơn vị như Quy chế chi tiêu nội bộ, báo cáo tài chính, các tài liệu kế toán khác, và bên cạnh đó còn có một số tài liệu như luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp,

+ Phương pháp quan sát:

Phương pháp quan sát là phương pháp thu thập thông tin thông qua việc sử dụng các giác quan và thiết bị hỗ trợ để ghi nhận các hiện tượng hoặc hành vi của con người phục vụ cho công tác nghiên cứu một vấn đề khoa học

Phương pháp này phù hợp trong các tình huống khi phỏng vấn không thu thập được các thông tin chính xác hoặc không lấy được đầy đủ thông tin vì đối tượng điều tra không muốn trả lời hoặc có thái độ bất hợp tác Ngoài ra, sử dụng phương pháp quan sát có thể thu thập được các thông tin sơ cấp một cách trực diện

+ Phương pháp nghiên cứu hiện trường:

Để hoàn thành luận văn ngoài các phương pháp trên, tôi còn thu thập dữ liệu

để tìm hiểu những thông tin có liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc Từ đó, tổng hợp, thống kê, so sánh, phân tích hiện tượng và quá trình kinh tế để làm cơ sở cho việc đánh giá thực trạng, chỉ ra những vấn đề tồn tại và nguyên nhân làm căn cứ đề xuất các giải pháp hoàn thiện mục tiêu của đề tài

7, Kết cấu của luận văn

Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, luận văn bao gồm các phần chính sau đây:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc

1 CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 1.1 Tổng quan về đơn vị hành chính

1.1.1 Khái niệm đơn vị hành chính

Hành chính là khái niệm được sử dụng để chỉ lĩnh vực hoạt động thuộc về quản lý nhà nước, quản lý hành chính mà kinh phí hoạt động cho lĩnh vực này được đài thọ từ NSNN và các khoản thu khác theo luật định

Đơn vị hành chính là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ,…để phục vụ các nhiệm vụ của Nhà nước, chủ yếu là các hoạt động chính trị, xã hội (Theo Giáo trình Kế toán đơn vị Hành chính sự nghiệp, Trường Đại học Lao động xã hội, 2015)

1.1.2 Phân loại đơn vị hành chính

1.1.2.1 Theo tính chất, các đơn vị hành chính bao gồm:

Các đơn vị hành chính thuần túy: đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước (các đơn vị quản lý hành chính nhà nước)

Các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng,…

1.1.2.2 Theo phân cấp quản lý tài chính

Đơn vị hành chính được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp hành ngân sách cấp đó Cụ thể đơn vị hành chính chia thành ba cấp:

Đơn vị dự toán cấp I: là cơ quan chủ quản các ngành hành chính trực thuộc

TW và địa phương như các Bộ, sở, ban,… Đơn vị dự toán cấp I trực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát Đơn vị

dự toán cấp I có trách nhiệm:

+ Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm

+ Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới

+ Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành

+ Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán

và kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới

Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc Định kỳ đơn

vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp

Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II Chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ

Đơn vị dự toán có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp Ở các đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III Ở các đơn vị được tổchứcthành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp III

Như vậy, đơn vị hành chính rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu dược thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát Đặc điểm nổi bật của đơn vị hành chính là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là sản xuất kinh doanh mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước

1.1.3 Đặc điểm hoạt động và cơ chế quản lý tài chính của đơn vị hành chính

Tính chất, đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính rất đa dạng, phức tạp, phạm vi rộng và chủ yếu chi hoạt động của các đơn vị này được trang trải thông qua nguồn kinh phí cấp phát của Nhà nước Xuất phát từ đặc điểm nguồn kinh phí bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của các đơn vị hành chính và yêu cầu tăng

cường quản lý kinh tế tài chính của bản thân đơn vị, cơ quan chủ quản mà chế độ kế toán đơn vị hành chính có những đặc điểm riêng:

+ Các khoản chi tiêu cho đơn vị hành chính chủ yếu là chi cho tiêu dùng, vì vậy kế toán phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt, căn

cứ vào các tiêu chuẩn, định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung và chi tiêu tiền mặt nói riêng

+ Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu và tiến hành phân tích các khoản chi sao cho đảm bảo nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị

Không như các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận, đơn vịhành chính hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước

Cơ chế quản lý tài chính tại đơn vị hành chính:

Quản lý theo hình thức tự chủ tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính theo Nghị định 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ Quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan Nhà nước và Nghị định 117/2012/NĐ-

CP ngày 07/10/2013 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 130 Đối tượng áp dụng hình thức này là những cơ quan hành chính các cấp từ trung ương đến cấp xã, phường, thị trấn theo quy định Các đơn vị này được chủ động phân bổ và sử dụng các khoản kinh phí thường xuyên được giao tự chủ cho phù hợp với nhu cầu thực tế.Kinh phí quản lý hành chính giao cho các cơ quan thực hiện chế độ tự chủ chịu trách nhiệm được xác định và giao hàng năm gồm:

1, Khoán quỹ lương theo biên chế được cấp có thẩm quyền giao trên cơ sở vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức thì thực hiện khoán quỹ lương trên cơ sở biên chế được giao năm trước

2, Khoán chi hoạt động thường xuyên theo số biên chế được cấp có thẩm quyền giao trên cơ sở vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức và định mức phân

bổ ngân sách nhà nước hiện hành, trường hợp cơ quan chưa được phê duyệt vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức thì thực hiện khoán theo số biên chế được cấp

có thẩm quyền giao năm trước

3, Chi mua sắm sửa chữa thường xuyên (trừ mua sắm sửa chữa theo đề án)

4, Chi hoạt động nghiệp vụ đặc thù thường xuyên đã xác định được khối lượng công việc và theo tiêu chuẩn, chế độ định mức quy định của cơ quan có thẩm quyền

Sử dụng kinh phí được giao theo quy định hiện hành Không tăng biên chế

và kinh phí quản lý hành chính được giao, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, khoản 2 điều 9 được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Nghị định này

Được quyết định việc sắp xếp phân công cán bộ, công chức theo vị trí việc làm để bảo đảm hiệu quả thực thi nhiệm vụ cơ quan

Được quyền quyết định việc sử dụng kinh phí tiết kiệm từ các khoản chi thường xuyên, trường hợp chưa sử dụng hết trong năm thì được chuyển cho năm sau

Kinh phí tiết kiệm được từ quỹ lương do thực hiện tinh giảm biên chế được

sử dụng toàn bộ cho mục đích tăng thu nhập của cán bộ công chức

Phạm vi sử dụng kinh phí tiết kiệm được:

+ Bổ sung thu nhập cho cán bộ công chức: cơ quan thực hiện chế độ tự chủ được áp dụng hệ số tăng thêm quỹ tiền lương tối đa không quá 1,0 lần so với mức tiền lương ngạch, bậc, chức vụ do nhà nước quy định để chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức

+ Chi khen thưởng

+ Chi cho các hoạt động phúc lợi tập thể của cán bộ, công chức

+ Trích lập quỹ dự phòng để ổn định thu nhập cho cán bộ, công chức Số kinh phí tiết kiệm được cuối năm chưa sử dụng hết được chuyển vào quỹ dự phòng

ổn định thu nhập

Trong năm, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ được tạm ứng từ dự toán đã giao thực hiện chế độ tự chủ để chi thu nhập tăng thêm, chi cho hoạt động phúc lợi, chi

bổ sung phục vụ các hoạt động nghiệp vụ

Quản lý theo hình thức này góp phần đổi mới cơ chế quản lý biên chế và kinh phí đối với các cơ quan quản lý hành chính và các tổ chức được nhà nước cấp

kinh phí, thúc đẩy việc sắp xếp bộ máy tinh gọn, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc, góp phần tiết kiệm, nâng cao năng suất lao động, hiệu quả sử dụng kinh phí hành chính trong các cơ quan, đơn vị

1.2 Tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính

1.2.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ

kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán Nói cách khác,

tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các phương pháp

kế toán, đối tượng kế toán với con người am hiểu nội dung công tác kế toán (người làm kế toán) biểu hiện qua một hình thức kế toán thích hợp của một đơn vị cụ thể

Nội dung công tác kế toán bao gồm các nội dung sau:

+ Tổ chức bộ máy kế toán

+ Tổ chức chứng từ kế toán

+ Tổ chức tài khoản kế toán

+ Tổ chức sổ kế toán

+ Tổ chức báo cáo kế toán

+ Tổ chức trang bị các điều kiện vật chất kỹ thuật (ứng dụng công nghệ thông tin)

+ Tổ chức kiểm tra kế toán, kiểm soát nội bộ

Kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh toán, kiểm tra nguồn hình thành, quản lý và sử dụng vật tư, tài sản tại đơn vị, đảm bảo việc chấp hành các tiêu chuẩn, định mức theo quy định của Nhà nước

Theo dõi và kiểm soát tình hình phân bổ kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới

Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên

và cơ quan tài chính theo quy định, cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị

1.2.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính

Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

 Nguyên tắc thống nhất:

Phải có sự thống nhất giữa các đơn vị hành chính trong cùng một hệ thống quản lý,giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các đơn vị trong một ngành và giữa các ngành với nhau

Thống nhất giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý của đơn vị, giữa bộ máy quản lý của đơn vị với bộ máy quản lý của ngành

Thống nhất trongviệc áp dụng chế độ, chính sách về tài chính, kế toán Thống nhất giữa chế độ quy định chung của Nhà nước và việc áp dụng thực tiễn tại đơn vị về chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán

Thống nhất trong việc quy định, yêu cầu các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán

Thống nhất trong nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên các tài khoản kế toán

Thống nhất giữa việc lập chứng từ, sử dụng tài khoản, lập sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau

Nguyên tắc thống nhất phục vụ nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản

lý vậy nên nó đòi hỏi tổ chức công tác kế toán nói chung phải gắn liền với hệ thống quản lý đơn vị Ngoài ra khi vận dụng nguyên tắc này cũng sẽ tạo lập

được nguồn thông tin ổn định phục vụ cho quản lý và phù hợp với yêu cầu quản

lý không những tại đơn vị hành chính mà còn phục vụ cho quản lý của đơn vị cấp trên và của toàn ngành

 Nguyên tắc phù hợp:

Tổ chức kế toán phải đảm bảo phù hợp các nội dung sau:

Mỗi đơn vị hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau sẽ có những đặc điểm khác nhau mang tính chất riêng biệt Vậy nên tổ chức kế toán một mặt phải tuân thủ khuôn khổ pháp lý chung nhưng phải đảm bảo phù hợp với lĩnh vực hoạt động, đặc điểm hoạt động của đơn vị

Bên cạnh đó, tổ chức công tác kế toán tại đơn vị cũng cần phù hợp với hệ thống trang thiết bị và phương tiện vật chất phục vụ, đồng thời phù hợp với thực trạng đội ngũ lao động kế toán tại đơn vị

Một điểm mới mà các đơn vị hành chính cần xem xét và điều chỉnh cho phù hợp chính là sự hội nhập quốc tế của nền kinh tế Việt Nam nói chung và lĩnh vực kế toán nói riêng Việc tổ chức kế toán tại đơn vị không chỉ phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý tài chính, luật ngân sách và chế độ kế toán hiện hành mà nên điều chỉnh, nắm bắt sao cho phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế về nghề nghiệp kế toán Phải lấy các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế làm cơ sở cho tổ chức hạch toán

kế toán nhằm đảm bảo tính tương đồng với hệ thống kế toán của các quốc gia khác trên thế giới

 Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả:

Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả Thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả Nguyên tắc này được thể hiện trên hai phương diện:

Trên phương diện quản lý: trên cơ sở các thông tin do kế toán cung cấp, phải đảm bảo hiệu quả trong quản lý các đối tượng hạch toán kế toán

Trên phương diện kế toán: phải đảm bảo tính đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, chất lượng thông tin do kế toán cung cấp phải có được tính tin cậy, khách quan, đầy đủ, kịp thời và có thể so sánh được, bảo đảm tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho thực hiện khối lượng công tác kế toán trên hệ thống sổ kế toán cũng như công tác kiểm tra kế toán Thực hiện nguyên tắc này, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính một mặt phải sao cho vừa gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa bảo đảm thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác

1.2.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính

1.2.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Theo quy định của Luật Kế toán năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: “Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán”

Bộ máy kế toán là một tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán nhằm bảo đảm thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của đơn vị, tổ chức bộ máy kế toán được hiểu như là việc cơ cấu nhân sự, phân công lao động cho các thành viên trong

bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán còn bao gồm việc tổ chức phương tiện, thiết bị cho lao động kế toán

Lựa chọn các hình thức tổ chức công tác kế toán có liên quan mật thiết đến việc thiết kế bộ máy kế toán ở đơn vị Trưởng phòng kế toán phải căn cứ vào quy

mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị và khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có để lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của đơn

vị Tùy đặc điểm hoạt động của mỗi đơn vị để có thể chọn một trong ba hình thức tổ chức bộ máy kế toán sau:

- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

- Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán

- Hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán

 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung:

Theo hình thức này, cả đơn vị chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của đơn vị Ở các bộ phận kinh doanh, dịch vụ,… không có tổ chức kế toán riêng, chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, chuyển chứng từ hạch toán ban đầu về phòng kế toán theo định kỳ để phòng kế toán kiểm tra, ghi chép sổ kế toán

+ Ưu điểm: tập trung được thông tin phục vụ cho lãnh đạo, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, giảm nhẹ biên chế bộ máy kế toán của đơn vị

+ Nhược điểm: hạn chế việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi hoạt động của đơn vị, không cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho lãnh đạo

và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán:

Theo hình thức này, ở đơn vị có phòng kế toán trung tâm, các đơn vị phụ thuộc, các bộ phận đều có tổ chức kế toán riêng (viện nghiên cứu có trạm, trại thí nghiệm, cơ quan hành chính có tổ chức bộ phận kinh doanh dịch vụ,…)

Tổ chức kế toán ở các đơn vị, các bộ phận phụ thuộc là đơn vị kế toán phụ thuộc chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở bộ phận mình, kể cả phần kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, định kỳ phải lập các báo cáo tài chính gửi

về phòng kế toán trung tâm

Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các phần hành công việc kế toán phát sinh tại đơn vị, hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở bộ phận phụ thuộc, thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán của bộ phận phụ thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu của đơn vị, bộ phận phụ thuộc cùng với báo cáo của đơn vị chính để lập báo cáo kế toán toàn đơn vị

+ Ưu điểm: tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận Phù hợp với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từng đơn vị

+ Nhược điểm: không cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo, biên chế bộ

máy kế toán chung toàn đơn vị nhiều hơn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

 Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

Với mô hình này, các đơn vị vẫn tổ chức phòng kế toán tập trung làm đơn

vị kế toán cơ sở chính nhưng ở các đơn vị trực thuộc thì tùy thuộc vào đặc điểm

mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức hoặc phân định một số phần hành giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc Đây là hình thức kết hợp hai hình thức trên, nếu ở các đơn vị trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính ở mức độ cao thì tổ chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn vị chưa được phân cấp quản lý kế toán tài chính thì không tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế toán tài chính ở đơn vị này do phòng kế toán trung tâm đảm nhận Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của tổ chức, thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính

và đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng, hướng dẫn kiểm tra công tác

kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, thu nhận kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị trực thuộc để lập báo cáo kế toán toàn đơn vị Phòng

kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng có nhiệm vụ xây dựng

và quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm Còn ở đơn

vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng, việc bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thực hiện từng phần hành công việc kế toán cụ thể sẽ do phòng kế toán trung tâm phân công, định kỳ lập và gửi báo cáo đơn vị các phần hành về phòng kế toán trung tâm Mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung, nửa phân tán được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp

Mô hình này có ưu điểm là sự kết hợp của 2 mô hình trên, do đó phù hợp với điều kiện cụ thể của từng đơn vị, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý Tuy nhiên, việc lựa chọn tổ chức theo mô hình này cần được xem xét kỹ một cách hợp lý bởi nếu không sẽ dễ dẫn tới sự cồng kềnh, chồng chéo trong quản lý Mô hình này phù hợp với những đơn vị hành chính có quy mô lớn, phạm vi hoạt động về không gian vừa tập trung, vừa phân tán, có các đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là khác nhau

Như vậy, tùy thuộc vào nguyên tắc, nội dung, yêu cầu quản lý và phạm vi sử dụng thông tin kế toán mà các đơn vị hành chính lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy

kế toán của mình

1.2.4.2 Tổ chức chứng từ kế toán

Trong quy trình kế toán, tổ chức chứng từ kế toán là công việc khởi đầu và

có ý nghĩa quyết định đối với tính khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán Bên cạnh đó, đây cũng là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Như vậy, tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là công việc tổ

chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ và giao dịch đó

Tổ chức chứng từ kế toán là công việc cung cấp thông tin ban đầu về đối tượng kế toán, vậy nên nó vô cùng quan trọng đối với toàn bộ quy trình kế toán Về nội dung, tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là “tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục

vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán.” Còn hiểu theo khía cạnh mục đích thì tổ chức chứng từ kế toán chính là việc xây dựng hệ thống thông tin ban đầu trên các loại chứng từ được luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm các mục đích quản

lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch toán

Khi tổ chức chứng từ kế toán, các đơn vị hành chính một mặt phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành, mặt khác phải căn cứ vào quy mô, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của bản thân đơn vị để xác định số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp Các công việc cụ thể như sau:

Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin, phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Trước năm

2018, các đơn vị hành chính căn cứ vào bộ chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán HCSN Bắt đầu từ năm 2018, các đơn vị hành chính lựa chọn loại chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn Chế độ kế toán HCSN Việc vận dụng bộ chứng từ do Bộ Tài chính ban hành phải thực hiện đúng nguyên tắc, căn cứ, quy trình lập và mẫu biểu theo quy định đối với chứng từ bắt buộc, còn các chứng từ hướng dẫn thì các đơn vị có thể vận dụng linh hoạt cho phù hợp

và thuận lợi cho công tác kế toán Bên cạnh đó, các đơn vị hành chính cần phải

thiết kế một số chứng từ kế toán cần thiết phục vụ cho công tác quản trị nội bộ mà chế độ kế toán Nhà nước chưa quy định hoặc cần cụ thể hóa và bổ sung thêm một

số nội dung trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán đã được quy định trong các chế

độ kế toán, để phục vụ cho việc thu thập thông tin cho mục tiêu quản lý Đồng thời cũng có thể sử dụng một số loại chứng từ nghiệp vụ, chứng từ tính toán trung gian do đơn vị xây dựng

Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán

Từ danh mục chứng từ đã được xây dựng, lựa chọn phù hợp với hoạt động của đơn vị, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế kế toán sẽ tổ chức lập chứng từ kế toán thông qua các phương tiện phù hợp Theo quy định, tất cả các nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung quy định trên mẫu Bên cạnh đó, kế toán phải có những quy định cụ thể, hướng dẫn chi tiết cách ghi chép trên các chứng từ kế toán, đảm bảo cho các chứng từ kế toán được lập đúng yêu cầu của pháp luật và chính sách chế độ

kế toán của Nhà nước làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán

Thứ ba, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán

Các bộ phận chuyên môn của đơn vị hành chính trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao sẽ dẫn đến phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính Các bộ phận chuyên môn phải thanh toán các khoản này bằng cách lập chứng từ dựa trên các quy định và chuyển cho bộ phận kế toán để kiểm tra và thanh toán Nội dung nghiệp vụ đã được phản ánh trên chứng từ phải đảm bảo tính trung thực và tin cậy

Để đạt được điều này, chứng từ đã thu nhận trước khi ghi sổ kế toán phải được tổ chức kiểm tra chặt chẽ và phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán Trong quá trìnhkiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán, các kế toán viên cần chú ý kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính, kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lượng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán

Thứ tư, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo tất cả các bộ phận liên quan đều hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình Bộ phận quản lý, bộ phận kế toán và bộ phận phụ trách chuyên môn có liên quan đều có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ, không chỉ phục vụviệc ghi sổ

kế toán mà còn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp cần xác định chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong đơn vị nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian

Thứ năm, tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán

Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản đầy đủ, an toàn tại phòng kế toán của các đơn vị hành chính để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại

và theo thứ tự thời gian phát sinh Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định

Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị hành chính cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ kế toán nhất định và tổ chức luân chuyển, xử

lý chứng từ kế toán cho phù hợp để cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý

1.2.4.3 Tổ chức tài khoản kế toán

Để tổng hợp và nắm bắt được thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị nhằm phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, quản lý tài sản ở các đơn vị, kế toán phải sử dụng phương pháp tài khoản kế toán Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và

sử dụng kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác, tình hình thu, chi hoạt

động, kết quả hoạt động và các khoản chi khác ở đơn vị hành chính Tập hợp các tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của kế toán bao gồm những quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng tài khoản

Theo Luật Kế toán (2015): “Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng

ở đơn vị Đơn vị kế toán được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị”

Như vậy, hệ thống tài khoản kế toán được xem là trung tâm của hệ thống kế toán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng Việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán không chỉ là các đơn vị hành chính

sử dụng tài khoản kế toán do Nhà nước ban hành mà còn thể hiện mối quan hệ chặt chẽ giữa các nội dung của tổ chức công tác kế toán với nhau, do đó nghiên cứu nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phải đặt trong mối quan hệ với các nội dung khác nhau như sau:

Một là tổ chức sử dụng thông tin thu thập trên hệ thống chứng từ: Chứng từ

kế toán là cơ sở pháp lý, nguồn số liệu để hạch toán vào các tài khoản kế toán tương ứng phù hợp Tùy theo mức độ phân loại, xử lý và tổng hợp báo cáo của nhân viên

kế toán, vận dụng hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu mà nhân viên kế toán có thể phản ánh trực tiếp vào tài khoản chi tiết, tài khoản tổng hợp hoặc phải tiến hành tổng hợp trước khi phản ánh vào các tài khoản kế toán theo từng đối tượng kế toán

Hai là tổ chức vận dụng tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị hành chính hiện nay được thực hiện theo Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC Các đơn vị hành chính căn cứ vào hệ thống tài khoản Bộ Tài chính quy định để lựa chọn các tài khoản áp dụng trong đơn vị mình cho phù hợp với đặc điểm, quy mô, lĩnh vực hoạt động, đảm bảo hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Ngoài ra, các đơn vị hành chính cần có nhu cầu lớn về thông tin quản lý tài chính, quản lý các khoản thu, chi có thể nghiên

cứu, xây dựng các tài khoản kế toán chi tiết để phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập

và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin quản trị nội bộ về những nghiệp vụ trọng yếu, góp phần theo dõi được chi tiết và đảm bảotính kịp thời về những đối tượng đã được theo dõi trên hệ thống tài khoản kế toán mà chế độ quy định

Bên cạnh đó, việc mã hóa hệ thống tài khoản kế toán trên cơ sở số hiệu tài khoản kế toán là vô cùng quan trọng Theo chế độ quy định, kế toán cần nghiên cứu, xem xétviệc bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ và số hoặc dùng hệ thống

ký tự chữ để mã hóa các tài khoản chi tiết đến cấp 4, cấp 5, cấp 6,… đảm bảo tính thống nhất trong toàn đơn vị, đáp ứng yêu cầu có thể chỉnhsửa, bổ sung linh hoạt

Như vậy, việc lựa chọn và sử dụng hợp lý các tài khoản sẽ giúp bộ máy kế toán đơn vị xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, hữu ích, phục vụ hiệu quả cho yêu cầu quản lý của đơn vị Đối với từng tài khoản, đơn

vị có thể quy định chi tiết tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán, phương tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin kế toán

Ba là xử lý sơ bộ, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin kế toán: Để phục vụ yêu cầu quản lý nói chung, nhân viên kế toán phải hệ thống hóa và tổng hợp thông tin kế toán có được từ bộ phận hạch toán ban đầu hoặc xử lý tổng hợp theo từng đối tượng kế toán để phản ánh vào các tài khoản phù hợp và đáp ứng yêu cầu quản lý

Bốn là tổ chức cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo kế toán: Sau khi phân loại, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin thu nhận từ các chứng từ kế toán trong kỳ, nhân viên kế toán phải tổng hợp theo từng đối tượng kế toán trên từng tài khoản kế toán để cung cấp số liệu cho bộ phận tổng hợp lập báo cáo kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán

Tóm lại, việc vận dụng đúng tài khoản kế toán sẽ là định hướng có tính chất quyết định đến hệ thống thông tin của đơn vị Do đó các đơn vị hành chính cần nghiên cứu và lựa chọn tài khoản kế toán sử dụng sao cho phù hợp Trong quá trình vận dụng tài khoản kế toán phải bám sát và dựa trên hệ thống tài khoản kế toán hiện hành đồng thời phải kết hợp xem xét những đặc điểm riêng trong hoạt động quản lý

tài chính, trong công tác tổ chức quản lý tài chính cũng như yêu cầu về thông tin quản lý của đơn vị

1.2.4.4 Tổ chức sổ kế toán

Nhằm quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, những thông tin phản ánh trong các chứng từ kế toán cần phải được phân loại và phản ánh một cách có hệ thống vào các tài khoản kế toán trong sổ kế toán phù hợp Luật Kế toán (2015) đã quy định: “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn

vị kế toán”

Như vậy, sổ kế toán là phương tiện để cập nhật và hệ thống hóa các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán, từng chỉ tiêu kinh tế Đối tượng kế toán rất phong phú, đa dạng về nội dung kinh tế, về đặc điểm vận động và có yêu cầu quản lý khác nhau Do đó để phản ánh các đối tượng kế toán, sổ kế toán bao gồm nhiều loại khác nhau Vì vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán chính là việc thiết lập cho đơn vị một hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lượng, hình thức kết cấu theo hình thức kế toán nhất định, phù hợp với đặc thù của đơn vị

Tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo hệ thống hóa được toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính để lập được báo cáo tài chính nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính

Tổ chức vận dụng sổ kế toán nhằm tổng hợp, xử lý và hệ thống hóa thông tin

kế toán thu nhận ban đầu, cung cấp thông tin cho công tác quản lý, nhân viên kế toán phải thực hiện việc ghi sổ kế toán trong mối quan hệ giữa các nội dung sau:

Một là, lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với đơn vị

Để tổ chức hệ thống sổ kế toán đáp ứng các yêu cầu quản lý kinh tế tài chính,

kế toán tại đơn vị hành chínhcần lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán (hay hình thức kế toán) thích hợp với số lượng sổ, nội dung, kết cấu các loại sổ phù hợp với đặc điểm các loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị

Mỗi hình thức kế toán quy định một hệ thống sổ kế toán nhất định, đơn vị hành chínhcăn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn hệ

thống các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã chọn Các đơn vị hành chính đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán HCSN Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của quản trị nội bộ đơn vị, các đơn vị hành chínhtự xây dựng các sổ kế toán phục vụ cho việc tổng hợp chi phí hoặc cần phải bổ sung một số chỉ tiêu cần thiết trên cơ sở hệ thống sổ kế toán chi tiết đã được quy định trong chế độ kế toán của Nhà nước

Theo quy định hiện hành và tùy vào quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, các đơn vị hành chính có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán:

+ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

+ Hình thức kế toán Nhật ký chung

+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

+ Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hình thức kế toán nhật ký chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký

chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ để ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) dùng để lập các Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái: Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký –

Sổ cái các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký – Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép

Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật

ký – sổ cái Mỗi chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ được ghi một dòng đồng thời ở

cả hai phần Nhật ký và Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ được lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…)

Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi Nhật

ký – sổ cái phải được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật ký – sổ cái ở cột phát sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần sổ cái

để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước

và số phát sinh tháng này để tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng, tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản

Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật ký – sổ cái phải đảm bảo yêu cầu sau:

Tổng số phát sinh

ở phần Nhật ký

Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản

của tất cả các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có

và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng.Căn cứ số liệu của từng đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư của tài khoản đó trên Nhật ký – sổ cái

Số liệu trên Nhật ký – sổ cái, trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán

Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp vào “chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi sổ là một loại sổ kế toán để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung kinh tế của các hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh Việc ghi sổ

kế toán trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng rẽ:

+ Ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế tài chính trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên Sổ cái

Các loại sổ kế toán chủ yếu của hình thức Chứng từ ghi sổ:

+ Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ hoặc để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau đó mới căn cứ vào số liệu của chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ đã được lập chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (lấy số và ngày) mới được sử dụng để ghi vào Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sau khi phản ánh tất cả các Chứng từ ghi sổ đã được lập trong tháng vào Sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản Sau khi đối chiếu kiểm tra, số liệu trên Sổ cái được sử dụng lập “Bảng cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác

Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì Chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng, tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản đó Các Bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính

Hình thức kế toán trên máy tính: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên

máy vi tính là công việc kế toán theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy

vi tính Có nhiều chương trình phần mềm khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn điều kiện áp dụng Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán

Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo cácyêu cầu sau:

+ Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán

+ Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành luật kế toán của chế độ kế toán này

+ Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi

Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu thiết kế sẵn có trên phần mềm kế toán

Mỗi hình thức tổ chức sổ kế toán đều có đặc điểm riêng, ưu và nhược điểm khác nhau tùy theo loại hình đơn vị Tùy theo đặc điểm cụ thể của từng đơn vị hành chínhvề qui mô, tính chất hoạt động, lĩnh vực hoạt động, khối lượng nghiệp vụ kinh

tế phát sinh, yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý, trình độ nghiệp vụ và năng lực của nhân viên kế toán cùng các điều kiện và phương tiện vật chất trang bị cho công tác kế toán, đơn vị lựa chọn một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp

Tổ chức ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp: theo hình thức kế toán đơn vị đã lựa chọn và tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, nhân viên kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng quản lý, theo từng bộ phận, địa điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phục vụ công tác quản trị Tổng hợp số liệu kế toán chi tiết lập các sổ kế toán tổng hợp theo từng loại, nhóm đối tượng kế toán, phục vụ cho công tác tổng hợp, phân tích và lập báo cáo kế toán

Tổ chức cung cấp thông tin từ các sổ kế toán: tùy theo yêu cầu quản lý ở từng bộ phận, từng đối tượng, kế toán có thể cung cấp thông tin ở những mức độ nhất định cho các nhà quản lý từ khâu tổng hợp ghi sổ kế toán như về số lượng, sự biến động của từng thứ, từng loại, từng nhóm đối tượng kế toán hoặc theo từng loại nghiệp vụ phục vụ công tác phân tích, đánh giá thông tin kế toán để có những biện pháp điều chỉnh trong quản lý và điều hành trực tiếp phù hợp

Sổ kế toán là loại sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong từng thời kỳ kế toán và niên độ kế toán Từ các sổ kế toán, kế toán

sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đó mà các nhà quản lý có cơ sở để đánh giá nhận xét tình hình hoạt động có hiệuquả hay không

Sổ kế toán có hai loại:

+ Sổ kế toán tổng hợp: gồm sổ nhật ký,sổ cái, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp

+ Sổ chi tiết: là sổ của phần kế toán chi tiết gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của đơn vị và vào các hình thức

tổ chức của sổ kế toán, từng đơn vị sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ

kế toán cho phù hợp Tổ chức sổ kế toán thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách

có kết cấu khác theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu của từng đơn vị

Tổ chức bảo quản lưu trữ sổ kế toán: Sổ kế toán và các tài liệu kế toán được bảo quản và lưu trữ theo pháp luật Kết thúc quá trình ghi sổ, khóa sổ kế toán, sổ kế toán được đưa vào lưu trữ theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán tương tự như lưu trữ

chứng từ kế toán

Sổ kế toán không chỉ có tác dụng tập hợp số liệu một cách có hệ thống từ các bản chứng từ kế toán mà quan trọng hơn là giúp cho kế toán trong việc hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản lý Chính vì vậy, tổ chức sổ kế toán khoa học, hợp lý sẽ tạo ra thông tin đầy đủ giúp cho việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ đối với các loại vật tư, tài sản, tiền vốn

và các hoạt động kinh tế tài chính khác của đơn vị, giảm nhẹ lao động kế toán, tăng năng suất lao động kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho lãnh đạo cũng như các cơ quan hữu quan

1.2.4.5 Tổ chức báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán

Công việc cuối cùng của một quá trình công tác kế toán là việc lập các báo cáo kế toán Số liệu trong báo cáo kế toán mang tính tổng quát, thể hiện rõ nét toàn

bộ hoạt động tài chính trong đơn vị bao gồm tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, tình hình thu, chi NSNN, tình hình tài sản trong kỳ phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, quản lý tài sản, tổng hợp phân tích, đánh giá các hoạt động của đơn vị Như vậy, tổ chức báo cáo kế toán là quá trình cung cấp thông tin một cách đầy đủ và trực tiếp cho quản lý cả trong nội bộ đơn vị và những người bên ngoài có liên quan đến lợi ích với đơn vị Chính vì thế, kế toán cần chú ý đến tổ chức lập báo cáo kế toán được đầy đủ, kịp thời, đúng theo yêu cầu quản lý để giúp

cho việc phân tích, đánh giá tình hình được đúng đắn, góp phần làm cho quản lý của đơn vị đem lại hiệu quả ngày càng cao

Tổ chức báo cáo kế toán trong các đơn vị hành chính bao gồm các nội dung chính như sau:

Thứ nhất, tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là báo cáo phản ánh số liệu ở mức độ tổng hợp, lập theo định kỳ và cung cấp thông tin không chỉ cho quản lý của đơn vị mà còn cho các đối tượng bên ngoài đơn vị có liên quan đến lợi ích với đơn vị Các báo cáo này thường

là báo cáo bắt buộc, được Nhà nước quản lý và ban hành các biểu mẫu thống nhất

Báo cáo tài chính của các đơn vị hành chínhđược lập vào cuối quý, cuối năm và nộp cho cơ quan chủ quản chậm nhất là 25 ngày sau khi kết thúc quý (đối với báo cáo tài chính quý) và sau khi đã được chỉnh lý sửa đổi, bổ sung số liệu trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật (đối với báo cáo tài chính năm)

Kế toán trưởng (hay người phụ trách kế toán) và Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu của báo cáo tài chính Vì vậy, Kế toán trưởng (hay người phụ trách kế toán) của cácđơn vị hành chính phải quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận kế toán liên quan trong bộ máy kế toán về việc cung cấp các số liệu, tài liệu, đảm bảo thời gian và sự chính xác cho việc lập các báo cáo tài chính của đơn vị

Ngoài ra, các đơn vị hành chính phải thực hiện công khai Báo cáo tài chính theo một trong các hình thức sau: Phát hành ấn phẩm, thông báo bằng văn bản, niêm yết, các hình thức khác theo quy định của pháp luật

Như vậy, tổ chức lập báo cáo tài chính là dựa vào các quy định về biểu mẫu, phương pháp lập của Nhà nước để tiến hành phân công và hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng theo các quy định Các đơn vị hành chính lập và gửi các báo cáo tài chính theo quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán HCSN

Thứ hai, tổ chức báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị

Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị, phản ánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng mặt cụ thể theo yêu cầu quản lý của đơn vị trong việc lập dự toán, kiểm tra điều hành và ra quyết định Bên cạnh đó thông tin trong các báo cáo kế toán này có thể giúp cho nhà quản lý đơn vị

có thể đánh giá được tình hình hoạt động, thực trạng tài chính của đơn vị từ đó các nhà quản lý đơn vị có thể đề ra các giải pháp, các quyết định trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của đơn vị một cách kịp thời, phù hợp với sự phát triển của đơn vị (các quyết định trong ngắn hạn, các quyết định trong dài hạn,…) Đồng thời

hệ thống báo cáo kế toán này cũng có ý nghĩa trong việc củng cố và nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán ở các bộ phận của đơn vị Báo cáo kế toán phục

vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị thường được lập không theo những quy định bắt buộc của Nhà nước, mỗi đơn vị tùy theo những đặc điểm và yêu cầu thông tin để tổ chức lập báo cáo này cho phù hợp

Do vậy, tổ chức lập báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị, chủ yếu là dựa vào đặc điểm tổ chức quản lý tài chính

và yêu cầu thông tin cho quản lý ở từng bộ phận, cũng như toàn đơn vị Từ đó xây dựng các báo cáo phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết đã xác định và phân công hướng dẫn các bộ phận có liên quan tiến hành lập đúng theo các báo cáo đã được xây dựng

Danh mục và mẫu báo cáo quyết toán gồm:

+ Bảng cân đối tài khoản

+ Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

+ Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động

+ Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại Kho bạc Nhà nước

+ Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngânsách tại Kho bạc Nhà nước

+ Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ