Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành.pdf

Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Tổ chức công tác kế toán là một trong các mặt quan trọng được các doanh nghiệp quan tâm để kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp một cách thường xuyên và liên tục Tổ chức công tác kế toán tốt thì đều có cơ hội phát huy tốt hơn thế mạnh và giảm thiểu tối đa những yếu kém trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Nhận thấy được tầm quan trọng đó em quyết định chọn đề tài : “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành” 2 TỔNG QUAN LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Đề tài đi sâu vào việc phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh Công Ty TNHH Công Nghệ Việt Thành Qua việc phân tích sẽ giúp chúng ta thấy được những mặt mạnh, những nguyên nhân còn tồn tại để từ đó đưa ra các đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở chi nhánh

Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ cung cấp thông tin phù hợp, hữu ích cho từng đối tượng sử dụng thông tin, đáp ứng được việc ghi nhận đầy đủ các dữ liệu đầu vào, tổ chức xử lý dữ liệu, nắm bắt được nhu cầu thông tin của từng đối tượng sử dụng thông tin

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Đề tài sử dụng những phương pháp cụ thể như sau: ¾ Phương pháp so sánh

¾ Phương pháp phân tích ¾ Phương pháp tổng hợp

4 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

• Mục tiêu nghiên cứu :

- Phản ánh tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh công ty - Đề xuất những giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành

• Phạm vi nghiên cứu :

- Thời gian nghiên cứu : Các tài liệu và số liệu của Chi Nhánh Công Ty TNHH Công Nghệ Việt Thành trong các năm: năm 2007, năm 2008 và năm 2009

- Không gian nghiên cứu : Chi nhánh Công Ty TNHH Công Nghệ Việt Thành

5 NHỮNG ĐÓNG GÓP MỚI CỦA ĐỀ TÀI

Đề tài đi sâu vào việc phân tích tình hình thực tế để thấy rõ được những thành tựu và những hạn chế trong việc tổ chức công tác kế toán

Đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành nhằm cung cấp những thông tin thực sự bổ ích cho việc ra những quyết định điều hành công ty của Ban Giám Đốc

6 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo Đề tài

được kết cấu thành 3 chương như sau:

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIỆT THÀNH

CHƯƠNG 3 : HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIỆT THÀNH

Như vậy, đơn vị kế toán gồm tất cả các tổ chức cá nhân kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế ở mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế có thể là tổ chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tư cách pháp nhân không đầy đủ , kể cả tổ chức không có tư cách pháp nhân lẫn thể nhân

1.1.2, Khái niệm về tổ chức công tác kế toán [12]

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện về qui mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp

Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức công tác kế toán là một trong các mặt quan trọng được các doanh nghiệp quan tâm Tổ chức công tác kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình

Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng để

việc tổ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhằm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.1.3, Nội dung tổ chức công tác kế toán [12]

Tổ chức công tác kế toán bao gồm : Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ thể lệ về kế toán được qui định, các qui tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận; Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán; Tổ chức vận dụng các công việc kế toán để tập hợp phân loại, xử lí và tổng hợp các thông tin cần thiết; Tổ chức bộ máy kế toán; Tổ chức trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán; Tổ chức kiểm tra kế toán ( hoặc kiểm toán); Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán

Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán được qui định, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận là vấn đề quan trọng nhằm xác định chính sách về kế toán trong doanh nghiệp Chính sách về kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung trên cơ sở vận dụng một cách phù hợp với điều kiện cụ thể của mình như vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, mặt khác nó đề ra những phương pháp cụ thể mà kế toán cần phải thực hiện một cách nhất quán trong quá trình cung cấp thông tin

Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán: Công tác kế toán ở bất kỳ đơn vị nào bao giờ cũng bao gồm các giai đoạn cơ bản: Lập chứng từ, ghi sổ và lập các báo cáo tài chính và quản trị Tổ chức hệ thống chứng từ (có tính chất bắt buộc và hướng dẫn) phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóng vừa đảm bảo nguồn thông tin ban đầu quan trọng, vừa là cơ sở kiểm tra và ghi sổ được nhanh chóng Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị có tác dụng quan trọng để phân loại, xử lý và tổng hợp thông tin được nhanh chóng chính xác Dựa vào số liệu đã phản ánh trên các sổ kế toán để lập các báo cáo tài chính theo qui định chung cũng như lập các báo cáo nội bộ biểu hiện kết quả của công tác kế toán Tổ chức hệ thống báo cáo phản ánh được toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị và đáp ứng được nhu cầu thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau là căn cứ để đánh giá chất lượng công tác kế toán của đơn vị

Tổ chức vận dụng các công việc kế toán: Để thực hiện được công tác kế toán cần thiết phải sử dụng đồng thời các công việc: Chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính

giá và cân đối, tổng hợp cân đối Vận dụng các công việc này vào điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp để hạch toán các nội dung cụ thể phù hợp với chính sách về kế toán doanh nghiệp nhằm cung cấp các thông tin cần thiết, được biểu hiện không chỉ trình độ khoa học mà còn là trình độ ứng dụng ”Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh” - cần hiểu kế toán ở 2 giác độ: Thông tin của kế toán phải được cung cấp từ những công việc khoa học và những công việc này đã được vận dụng một cách thích ứng với môi trường, điều kiện mà hoạt động kinh doanh đã diễn ra Nói cách khác một câu nói nào đó có thể hiểu được thì trước hết thì nó cần phải có đầy đủ các yếu tố cấu thành một câu, và nội dung câu nói phải phù hợp với trình độ nhận thức mà người tiếp nhận nó Tổ chức vận dụng các công việc kế toán hoàn toàn có ý nghĩa tương tự như vậy

1.1.4, Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán [12]

Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp của kế toán, vận dụng các chế độ, các thể lệ, các qui định của nhà nước

Tổ chức tốt công tác kế toán có ý nghĩa trong việc đánh giá tính hiệu quả của sự vận hành bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp của kế toán Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán có ý nghĩa lớn trong việc thực hiện cung cấp thông tin kinh tế kịp thời, chính xác phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh doanh, thể hiện được hết chức năng của kế toán, phát huy đầy đủ vai trò của hạch toán kế toán trong quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị

1.2 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở DOANH NGHIỆP

1.2.1, Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp [12]

Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào qui mô, vào đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán bao gồm:

Hình thức tổ chức phân công bổ nhiệm, kế hoạch công tác và vai trò của kế toán trưởng Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của doanh nghiệp mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo các hình thức sau:

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán

Ưu điểm: Là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng

Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi đến, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định của nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có quy mô lớn - liên hợp sản xuất kinh doanh

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này

gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có qui mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó

Tóm lại để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời cũng phải phù hợp việc tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp

Nội dung hạch toán tại một doanh nghiệp bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải được phân công cho nhiều người thực hiện Mỗi người thực hiện một số phần hành nhất định dưới sự điều khiển chung của kế toán trưởng Các phần hành kế toán có mối liên hệ với nhau nên việc phân công cần đảm bảo tính khoa học và có sự tác động qua lại để cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán của doanh nghiệp

Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp thường tổ chức thành các phần hành sau: • Phần hành kế toán lao động - tiền lương

• Phần hành kế toán vật liệu - tài sản cố định

• Phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm • Phần hành kế toán thanh toán

• Phần hành kế toán tổng hợp (các phần hành kế toán còn lại và lập báo cáo kế toán)

Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế toán được trôi chảy một cách thuận lợi, qua đó sẽ kiểm tra được tiến

độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán

Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được nhà nước qui định Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong doanh nghiệp Xuất phát từ vai trò kế toán trong công tác quản lý nên kế toán trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp Kế toán trưởng không chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp, trước hết là các hoạt động tài chính Thực hiện tốt vai trò kế toán trưởng chính là làm cho bộ máy kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn có của kế toán Tổ chức trang bị các phương tiện thiết bị tính toán: Việc trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán hiện đại giúp cho việc xử lý số liệu của kế toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều công sức Hiện nay việc tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thông tin và cung cấp thông tin được nhanh chóng, thuận lợi, mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán một cách đáng kể, tạo cơ sở để tiến hành tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động

Tin học hóa công tác kế toán đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặt chuyên môn: Thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với việc thu nhận và xử lý thông tin của máy, thiết kế các loại sổ sách để có thể cài đặt và in ấn được dễ dàng, nhanh chóng; bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống máy được sử dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa cá bộ phận có liên quan…

1.2.2, Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán [4]

Theo chương III của luật kế toán có quy định:

Ðiều 48 Tổ chức bộ máy kế toán: Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán, đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng Trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán hoặc thuê người làm kế toán trưởng (sau đây kế toán trưởng và người phụ trách kế toán gọi chung là kế toán trưởng) Trường hợp cơ quan, doanh nghiệp có đơn vị kế toán cấp trên và đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật

Ðiều 49 Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán : Tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán, người làm kế toán trưởng theo đúng tiêu chuẩn, điều kiện quy định , quyết định thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán và chịu trách nhiệm về hậu quả do những sai trái mà mình gây ra

Ðiều 50 Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán: Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn :Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán

Ðiều 51 Những người không được làm kế toán : Gồm người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải đưa vào c sở giáo dục, c sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính Người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế toán, kể cả kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước

1.2.3, Vai trò và trách nhiệm của kế toán trưởng doanh nghiệp [4]

Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có

sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và doanh nghiệp nhà nước ngoài nhiệm vụ quy định còn có nhiệm vụ giúp người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán giám sát tài chính tại đơn vị kế toán Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, trường hợp có đơn vị kế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ Trường hợp đơn vị kế toán cử người phụ trách kế toán thay kế toán trưởng thì người phụ trách kế toán phải có các tiêu chuẩn quy định tại khoản 1 Ðiều 50 của Luật kế toán và phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng

Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng: Kế toán trưởng phải có các tiêu chuẩn theo quy định tại khoản 1 Ðiều 50 của Luật kế toán, có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên, thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là hai năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là ba năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán bậc trung cấp Người làm kế toán trưởng phải có chứng chỉ qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng Chính phủ quy định cụ thể tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng phù hợp với từng loại đơn vị kế toán

Trách nhiệm và quyền của kế toán trưởng: Kế toán trưởng có trách nhiệm: Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán; tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định, lập báo cáo tài chính Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, ngoài các quyền đã quy định còn có quyền: Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ; yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng; bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định; báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên

trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không

phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó 1.3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

1.3.1, Chứng từ kế toán [4]

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Cứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu : Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng

từ kế toán

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kế toán

có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ

1.3.2, Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán [8]

Chứng từ kế toán là nguồn thông tin ban đầu (đầu vào) được xem như nguồn số liệu mà kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính tổng hợp phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau Do có vai trò như vậy nên việc tổ chức chế độ chứng từ kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin của kế toán (kế toán tài chính lẫn kế toán quản trị)

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành Nó có ý nghĩa kinh tế và pháp lý quan trọng không chỉ đối với công tác kế toán mà còn có liên quan ở nhiều lĩnh vực khác nhau Chứng từ kế toán trong doanh nghiệp liên quan nhiều đối tượng kế toán khác nhau nên mang tính đa dạng gắn liền với đặc điểm hoạt động, lĩnh vực kinh doanh, tính chất sở hữu

Chế độ chứng từ kế toán được nhà nước qui định có tính chất chung, liên quan đến nhiều lãnh vực hoạt đông cũng như các thành phần kinh tế khác nhau Do vậy, cần căn cứ vào qui định của chế độ chứng từ kế toán và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp để chọn lựa, xác định các loại chứng từ cần phải sử dụng trong công tác kế

toán Cần lưu ý bên cạnh những từ được qui định trong chế độ, còn có những chứng từ hoàn toàn mang tính chất nội bộ liên quan đến kỹ thuật và phương pháp hạch toán mà doanh nghiệp cần phải thiết lập một cách thích ứng với yêu cầu cung cấp và xử lý thông tin

Chứng từ kế toán được lập ở nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp kể cả bên ngoài doanh nghiệp nên việc xác lập qui trình luân chuyển chứng từ cho các loại chứng từ khác nhau nhằm bảo đảm chứng từ về đến phòng kế toán trong thời hạn ngắn nhất có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc bảo đảm tính kịp thời cho việc kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin

1.3.3, Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán [7]

Lập chứng từ kế toán : Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ

Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán

Ký chứng từ kế toán :Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định,

trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng

Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản

1.3.4, Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán [7]

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ

kế toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

1.3.5, Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán [7]

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm : Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

1.3.6, Sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán [7]

Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán này Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền

Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính

Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán

1.3.7, Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán [4]

Theo Ðiều 22 luật kế toán.quy định : Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu

1.3.8, Chứng từ kế toán sao chụp [5]

Căn cứ theo NĐ số 129/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 Năm 2004 Căn cứ khoản 3 Điều 22 và khoản 3 Điều 41 của Luật Kế toán, chứng từ kế toán sao chụp được quy định như sau:

Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán lưu bản chính hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ sao chụp

Chứng từ kế toán sao chụp chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau đây: Đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán; Đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính chứng từ kế toán Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp theo quy định tại Điều 26 của Nghị định này; Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan

như thiên tai, hỏa hoạn Trường hợp này, đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua hoặc đơn vị bán hàng hoá, dịch vụ và các đơn vị khác có liên quan để xin sao chụp chứng từ kế toán bị mất Trên chứng từ kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc của đơn vị kế toán khác; Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

1.4 TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ XÂY DỰNG QUY TRÌNH HẠCH TOÁN

1.4.1, Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán.[7]

Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế

Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán theo quy định

Các doanh nghiệp, công ty, tổng công ty căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với các đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng

Trường hợp doanh nghiệp; công ty, tổng công ty cần bổ sung tài khoản 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của bộ tài chính trước khi thực hiện

Các doanh nghiệp, công ty, tổng công ty có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 và các tài khoản cấp 3 đối với những tài khoản không có qui định tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 tại danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã quy định nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà không phải đề nghị bộ tài chính chấp thuận

1.4.2, Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán.[3]

Nội dung chủ yếu của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp : Gồm 2 phần cơ bản Những tài khoản ghi sổ kép đánh số từ loại 1 đến loại 9 Những tài khoản dùng để ghi sổ đơn đánh số từ loại 0

Loại tài khoản ghi sổ kép : Từ loại 1 đến loại 4: Những tài khoản tài sản, tài khoản nguồn vốn, tài khoản tài sản – nguồn vốn được sắp xếp theo thứ tự linh hoạt giảm dần Từ tài sản đến nguồn vốn, các tài sản này có số dư cuối kỳ để lập bảng cân đối kế toán Trong đó : Loại 1, loại 2 sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần, loại 3, loại 4 sắp xếp theo tính trách nhiệm nợ giảm dần Từ loại 5 đến loại 9 : Những tài khoản trung gian, không có số dư cuối kỳ không thể hiện trên “ bảng cân đối kế toán” được phản ánh trên báo cáo “kết quả hoạt động kinh doanh”

Loại tài khoản ghi sổ đơn : Loại không có số dư cuối kỳ ghi ngoài bảng cân đối kế toán

Hệ thống tài khoản thống nhất : Ngày 20/03/2006 bộ Tài Chính đã ra quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành “ hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp” áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, moi thành phần kinh tế Gồm có:

Tài khoản loại 1: Tài khoản lưu động Tài khoản loại 2: Tài khoản cố định Tài khoản loại 3: Nợ phải trả

Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu

Tài khoản loại 5: Doanh thu của hoạt động chính Tài khoản loại 6: Chi phí của hoạt động chính Tài khoản loại 7: Thu nhập hoạt động khác Tài khoản loại 8: Chi phí hoạt động khác Tài khoản loại 9: Xác định kết quả kinh doanh

Tài khoản loại 1,2: Tài sản; Tài khoản loại 3,4 : Nguồn vốn, là Các tài khoản của bảng cân đối kế toán Tài khoản loại 5,7: Doanh thu; Tài khoản loại 6,8: Chi phí; Tài khoản loại 9: Xác định kết quả, là các tài khoản theo dõi quá trình kinh doanh

Tài khoản cấp 2 : Tài khoản cấp 2 dùng để theo dõi chi tiết, tài khoản cấp 2 có 4 chữ , ví dụ : tài khoản 211 “TSCĐ hữu hình”.Tài khoản cấp 2 của TSCĐ hữu hình:

TK 2112: Nhà cửa , vật kiến trúc TK 2113: Máy móc, thiết bị

TK 2114: Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK 2115: Thiết bị sử dụng trong quản lý

TK 2116: Cây lâu năm, súc vật làm việc, súc vật giống TK 2118: Tài sản cố định.khác

Tài khoản loại 0: Tài khoản loại 0 là những tài khoản nằm ngoài bảng cân đối kế toán, ghi đơn, không ghi sổ kép Gồm:

TK 001: Tài sản thuê ngoài

TK 002: Vật tư hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công TK 003: Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý

Những tài khoản dặc biệt này được dùng để “điều chỉnh giảm” cho các tài khoản tài sản, hoặc nguồn vốn tương ứng

Cụ thể :Tài khoản 214 dùng để “ điều chỉnh giảm” cho các tài khoản tài sản cố định( Tài khoản 211 và tài khoản tài sản cố định khác; Tài khoản 129 dùng để điều chỉnh giảm cho tài khoản đầu tư ngắn hạn ( tài khoản 121 và các tài khoản đầu tư ngắn hạn khác.Tài khoản 139 dùng để điều chỉnh giảm cho tài khoản phải thu của khách hàng

( Tài khoản 131 và tài khoản phải thu khác); tài khoản 159 dùng để điều chỉnh giảm cho tài khoản hàng hóa ( Tài khoản 156 và các tài khoản vật tư , hàng hóa khác; tài khoản 229 dùng để điều chỉnh giảm cho tài khoản đầu tư dài hạn ( TK 221 và các tài khoản đầu tư dài hạn khác)

Vì tài khoản điều chỉnh giảm cho tài khoản khác nên kết cấu của chúng ngược với kết cấu tài khoản mà chúng điều chỉnh Mặc dù số hiệu tài khoản thuộc loại 1, loại 2( tài khoản tài sản ) nhưng kết cấu của chúng lại giống tài khoản nguồn vốn Tài khoản loại 4 ( Tài khoản nguồn vốn ) nhưng kết cấu giống tài khoản tài sản , nên gọi là tài khoản nguồn vốn điều chỉnh giảm chẳng hạn, tài khoản tài sản điều chỉnh giảm có kết cấu : Phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ, số dư thể hiện bên Có

Trong bảng cân đối kế toán, các tài khoản đặc biệt này vẫn đặt bên tài sản, nhưng ghi âm, bằng cách ghi trong ngoặc đơn Nghĩa là khi cộng phần tài sản, không được cộng chúng vào , mà phải trừ đi

1.4.3, Xây dựng quy trình hạch toán

Quy trình hạch toán tổng hợp được trình bày theo sơ đồ như sau : [3]

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ hạch toán kế toán tổng quát

Nguồn : Sơ đồ hạch toán kế toán theo từng loại tài khoản- Nguyên lý kế toán [3]

Chi phí tăng Tài sản giảm

Kết chuyển chi phí Kết chuyển doanh thu

Loại 3

Tài sản giảm Chi phí tăng

Tùy theo từng doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình hạch toán chi tiết cho : Kế toán tiền mặt ; Kế toán tiền gửi; Kế toán tiền vay ; Kế toán các khoản phải thu; Kế toán các khoản phải trả; hàng tồn kho…

1.5 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ SỔ KẾ TOÁN 1.5.1, Sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai [7]

Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu: Ngày, tháng ghi sổ; Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.[5]

Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Bộ Tài chính quy định cụ thể về hình thức kế toán, hệ thống sổ kế toán và sổ kế toán

1.5.2, Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán [8]

Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từ các chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc xác lập các báo cáo tài chính và quản trị cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản từng loại nguồn vốn cũng như từng quá trình hoạt động của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của kế toán

Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau, trong đó có những loại sổ được mở theo quy định chung của nhà nước và có những loại sổ được mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp Để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp cần phải căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý, tính chất quá trình sản xuất và đặc điểm về đối tượng kế toán của doanh nghiệp

Theo hướng dẫn của nhà nước thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống số kế toán theo 1 trong 4 mô hình khác nhau (gọi là hình thức sổ kế toán) :

- Hình thức kế toán: Nhật ký - sổ cái

- Hình thức kế toán: Nhật ký chung - Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán: Nhật ký - chứng từ

Việc sử dụng hình thức kế toán nào là do doanh nghiệp tự quyết định dựa trên căn cứ đã nêu trên và phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán Tuy nhiên, trong các hình thức kế toán trên thì hình thức kế toán nhật ký chung có ưu điểm rất dễ áp dụng, vận dụng phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp và dễ dàng trong ứng dụng tin học và trong công tác kế toán (hầu hết các phần mền kế toán được thiết lập theo hình thức kế toán này)

Một điểm cần lưu ý là trong thực tế ứng dụng, hầu như các doanh nghiệp thường áp dụng hỗn hợp các hình thức kế toán nhằm tận dụng ưu điểm của từng hình thức kế toán trong xử lý thông tin

Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán : Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập; đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán; Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán

Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ; Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp; Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm

Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật

Sửa chữa sổ kế toán : Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp: Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh; Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh; Ghi bổ sung bằng cách lập “chứng từ ghi sổ bổ sung” và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ

Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót

Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính: Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót; Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo quy định của pháp luật

1.5.3, Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng 1.5.3.1, Hình thức kế toán Nhật ký chung [7]

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ : Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ 1.2) :

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

SƠ ĐỒ 1.2 : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái (Sơ đồ 1.3)

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ Nhật ký đặc biệt

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chi tiết

ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh“Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các

Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ

được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính

SƠ ĐỒ 1.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

1.5.3.3, Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ [7]

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 1.4)

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại

Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế toán chi

tiết

Bảng tổng hợp

chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

1.5.3.4, Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ [7]

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ: Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ; Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản); Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

cùng loại

Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế toán chi

tiết

Bảng tổng hợp

chi tiết Sổ Cái

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái; Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (Sơ đồ 1.5) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan

Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

SƠ ĐỒ 1.5 : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

1.5.3.5, Hình thức kế toán trên máy vi tính [7]

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính (Sơ đồ 1.6)

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

CHỨNG TỪ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

SƠ ĐỒ 1.6: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

1.6 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.6.1, Báo cáo tài chính [7]

Báo cáo kế toán định kỳ ( còn gọi là báo cáo tài chính ) bao gồm những báo cáo phản ánh các mặt khác nhau trong hoạt động kinh tế - Tài chính của doanh nghiệp nhằm phục vụ yêu cầu quản lý đa dạng ở cấp độ vĩ mô lẫn vi mô Báo cáo kế toán định kỳ được

SỔ KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

nhà nước quy định thống nhất về danh mục hệ thống các chỉ tiêu phương pháp tính toán và xác lập từng chỉ tiêu cụ thể

Ngồn thông tin để thiết lập báo cáo tài chính được thu thập từ đâu? Trong thực tế, nguồn thông tin thu thập từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ là nguồn cung cấp dữ liệu đầu vào cho kế toán Với công việc thu thập, xử lý và bằng các phương pháp khoa học của mình, kế toán đã phác họa một bức tranh tổng thể về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp vào thời điểm cuối kỳ kế toán năm

Báo cáo tài chính là các bản ghi chính thức về tình hình các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp Các báo cáo tài chính cung cấp một cái nhìn tổng thể về điều kiện tài chính của doanh nghiệp trong cả ngắn hạn và dài hạn

Báo cáo tài chính phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp bằng cách tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có cùng tính chất kinh tế thành các yếu tố của báo cáo tài chính Các yếu tố liên quan trực tiếp đến việc xác định tình hình tài chính trong Bảng cân đối kế toán là Tài sản Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu Các yếu tố liên quan trực tiếp đến đánh giá tình hình và kết quả kinh doanh trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là Doanh thu, thu nhập khác, Chi phí và Kết quả kinh doanh

1.6.2, Mục đích của báo cáo tài chính.[7]

Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế Báo cáo tài chính phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về:

a/ Tài sản;

b/ Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;

c/ Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác; d/ Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh;

đ/ Thuế và các khoản nộp Nhà nước;

e/ Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán;

g/ Các luồng tiền

Ngoài các thông tin này, doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin khác trong “Bản thuyết minh báo cáo tài chính” nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên các báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và trình bày báo cáo tài chính

1.6.3, Yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính.[7]

Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ các yêu cầu qui định tại Chuẩn mực kế toán số 21 - Trình bày báo cáo tài chính, gồm:

- Trung thực và hợp lý;

- Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với qui định của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với nhu cầu ra quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy, khi:

+ Trình bày trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp;

+ Phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch và sự kiện không chỉ đơn thuần phản ánh hình thức hợp pháp của chúng;

+ Trình bày khách quan, không thiên vị; + Tuân thủ nguyên tắc thận trọng;

+ Trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu

Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký, đóng dấu của đơn vị

1.6.4, Nguyên tắc lập báo cáo tài chính [7]

Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ sáu (06) nguyên tắc quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo cáo tài chính”:Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh

Việc thuyết minh báo cáo tài chính phải căn cứ vào yêu cầu trình bày thông tin quy định trong các chuẩn mực kế toán Các thông tin trọng yếu phải được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp

1.6.5, Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về báo cáo tài chính.[7]

Kỳ lập báo cáo tài chính năm : Các doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán năm là năm dương lịch hoặc kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn sau khi thông báo cho cơ quan thuế Trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp được phép thay đổi ngày kết thúc kỳ kế toán năm dẫn đến việc lập báo cáo tài chính cho một kỳ kế toán năm đầu tiên hay kỳ kế toán năm cuối cùng có thể ngắn hơn hoặc dài hơn 12 tháng nhưng không được vượt quá 15 tháng

Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ: Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ là mỗi quý của năm tài chính (không bao gồm quý IV)

Kỳ lập báo cáo tài chính khác : Các doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác (như tuần, tháng, 6 tháng, 9 tháng ) theo yêu cầu của pháp luật, của công ty mẹ hoặc của chủ sở hữu Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản

1.6.6, Tổ chức lập báo cáo tài chính.[7]

Đơn vị kế toán phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm; trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác thì đơn vị kế toán phải lập theo kỳ kế toán đó

Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán Đơn vị kế toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán trong cùng đơn vị kế toán cấp trên

Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán; trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do

Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo

1.6.7, Tổ chức công khai báo cáo tài chính.[7]

Nội dung công khai báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm: Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước năm; Đơn vị kế toán là cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước năm và các khoản thu, chi tài chính khác; Đơn vị kế toán là đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chi tài chính năm; Đơn vị kế toán có sử dụng các khoản đóng góp của nhân dân công khai mục đích huy động và sử dụng các khoản đóng góp, đối tượng đóng góp, mức huy động, kết quả sử dụng và quyết toán thu, chi từng khoản đóng góp

Nội dung công khai báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm: Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; kết quả hoạt động kinh doanh; Trích lập và sử dụng các quỹ; Thu nhập của người lao động

Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán đã được kiểm toán khi công khai phải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm toán

Đối với doanh nghiệp nhà nước : Thời hạn nộp báo cáo tài chính quý: Đơn vị kế toán phải nộp báo cáo tài chính quý chậm nhất là 20 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý; đối với Tổng công ty nhà nước chậm nhất là 45 ngày; Đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nhà nước nộp báo cáo tài chính quý cho Tổng công ty theo thời hạn do Tổng công ty quy định; Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm: Đơn vị kế toán phải nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; đối với Tổng công ty nhà nước chậm nhất là 90 ngày; Đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nhà nước nộp báo cáo tài chính năm cho Tổng công ty theo thời hạn do Tổng công ty quy định

Đối với các loại doanh nghiệp khác : Đơn vị kế toán là doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh phải nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; đối với các đơn vị kế toán khác, thời hạn nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 90 ngày; Đơn vị kế toán trực thuộc nộp báo cáo tài chính năm cho đơn vị kế toán cấp trên theo thời hạn do đơn vị kế toán cấp trên quy định

1.7 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ KIỂM TRA KẾ TOÁN 1.7.1, Kiểm tra kế toán [13]

1.7.1.1, Khái Niệm

Kiểm tra kế toán là dựa vào tài liệu, chứng từ, sổ sách, tài khoản và các báo cáo tài chính để tiến hành đối chiếu kiểm tra việc ghi chép, tính toán số liệu và thực hiện chế độ, thể lệ, phương pháp kế toán – Qua đó kiểm tra được: hoạt động sản xuất kinh doanh, việc quản lý sử dụng tài sản … của đơn vị – Xác định rõ nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan, người chịu trách nhiệm … để có biện pháp khắc phục tồn tại, nâng cao được chất lượng công tác kế toán để phục vụ cho yêu cầu quản lý và nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị

Theo điều lệ tổ chức kế toán có qui định:“Kiểm tra kế toán là một biện pháp đảm bảo cho các qui định về kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán phải chính xác – trung thực Thông qua kiểm tra kế toán các cơ quan quản lý cấp trên và các cơ quan chức năng của nhà nước thực hiện việc kiểm tra – kiểm soát đối với hoạt động của đơn vị”

1.7.1.2, Ý nghĩa của việc kiểm tra kế toán

Xác định được tính trung thực, khách quan của các số liệu kế toán; Khẳng định tính chính xác và trung thực của số liệu kế toán để từ đó khẳng định vai trò: kế toán là công cụ quản lý phản ánh đầy đủ các hoạt động về kinh tế tài chính trong đơn vị; Qua kiểm tra kế toán góp phần ngăn ngừa kịp thời những hành động gian lận, vi phạm nguyên tắc chế độ trong quản lý kinh tế tài chính Việc thanh tra – kiểm tra tài chính nói chung và kiểm tra kế toán nói riêng là công việc cần thiết, tất yếu không thể thiếu được trong công tác quản lý kinh tế tài chính (khi mà đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh ở điều kiện thị trường có tồn tại qui luật cạnh tranh)

1.7.2, Nội dung kiểm tra kế toán [13]

Để công tác kiểm tra kế toán đạt hiệu quả cao, vấn đề tổ chức một cuộc kiểm tra có ý nghĩa quyết định Nó bao gồm các vấn đề: Tổ chức đoàn kiểm tra, xác định nội dung kiểm tra, lựa chọn thời gian và địa điểm kiểm tra, xác định trình tự và lựa chọn các phương pháp kĩ thuật kiểm tra, viết báo cáo kiểm tra

1.7.2.1, Phương pháp kiểm tra kế toán

Kiểm chứng : Là việc xác định tính trung thực của các bút toán và số liệu đã ghi vào sổ sách kế toán – đây là công việc đầu tiên khi tiến hành kiểm tra kế toán chính là sự vận dụng các hiểu biết các kiến thức về kế toán của người đi kiểm tra, là cơ sở cho việc đối chiếu các số liệu đã ghi vào sổ kế toán với chứng từ kế toán (số liệu phải khớp với nhau) Việc kiểm chứng số liệu kế toán có thể được tiến hành bằng cách tiếp cận trực tiếp hoặc tiếp cận gián tiếp

Tiếp cận trực tiếp đối tượng kiểm tra là đi từ kết quả cuối cùng của công tác kết toán sổ sách, tức là kiểm tra xem xét lại các tài sản trên thực tế hay được ghi trên bao cáo có ngược lại với các số liệu tài sản trên sổ sách hay trên chứng từ có toán liên quan

Tiếp cận gián tiếp được thực hiện bắt đầu từ công tác nghiên cứu, kiểm chứng các nghiệp vụ kinh tế đến số dư trên các tài khoản và các số liệu tổng hợp trên bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác có liên quan

Xác nhận : Để bổ sung cho phương pháp kiểm chứng, trong nhiều trường hợp khi kiểm tra kế toán phải sử dụng phương pháp lấy xác nhận của khách hàng hay của các chủ nợ … nhất là đối với nhũng khoản nợ tương đối lớn, qúa hạn hay đã đến hạn trả

Quan sát : Là sự xem xét thực tế tiến hành một công việc nào đó cho phép rút ra tính hữu hiệu của một hệ thống kiểm tra nội tại Tính hợp lý hoặc cơ sở trong việc qui định thủ tục – trình tự một hoạt động kinh tế sơ lược bộc lộ ngay tại hiện trường bằng phương pháp quan sát trực tiếp những công việc đó Khi sử dụng phương pháp quan sát phải thực hiện một cách kín đáo không gây trở ngại cho hoạt động cần quan sát

Phỏng vấn: Là phương pháp thu thập những thông tin trực tiếp từ những người có quan hệ với sự việc được kiểm tra thái độ bình thản hay bối rối tỏ ra tính trung thực hay né tránh sẽ giúp cho kiểm tra viên những thông tin quan trọng Để thực hiện phương pháp phỏng vấn có kết quả kiểm tra viên phải có nghệ thuật khi đặt câu hỏi hoặc gợi chuyện tránh những sự bất bình thường cho người được phỏng vấn

Phân tích : Phương pháp phân tích luôn được áp dụng trong kiểm tra kế toán Thông qua so sánh đối chiếu lên cân đối để xác định tính chất hợp lý của các số liệu trong hệ thống sổ sách kế toán xem có phù hợp với cấu trúc chung của đơn vị hay không

Đồng thời bằng phân tích cũng cho phép đánh giá hệ thống kiểm tra nội tại , kiểm tra hệ thống kế toán và các tình hình quản lý kinh tế tại chính của đơn vị kinh tế

1.7.2.2, Nội dung phương pháp kiểm tra

Kiểm tra kế toán doanh thu: Kiểm tra bộ phận cung ứng vật tư hàng hóa tiếp nhận của khách hàng Bộ phận cung ứng vật tư nắm vững tình hình hàng hóa vật tư và số tồn kho, quyết định bán hàng và chuyển hồ sơ đến bộ phận kế toán tài vụ để quyết định phương thúc thanh toán (thanh toán trực tiếp hay bán chịu còn phụ thuộc vào mức tin cậy đối với khách hàng); Bộ phận cung ứng vật tư hàng hóa báo cho bộ phận vận chuyển để chuẩn bị phương tiện vận chuyển đi giao hàng; Bộ phận cung ứng hàng hóa chuẩn bị hàng hóa, lập hóa đơn, giao cho bộ phận vận chuyển một hóa đơn để giao cho khách hàng cùng với số lượng hàng hóa ; Thủ kho căn cứ vào hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho để xuất kho cho bộ phận vận chuyển hàng hóa hoặc giao trực tiếp cho khách hàng, thực hiện ghi chép vào thẻ kho; Nghiệp vụ bán hàng đã hoàn thành các chứng từ được chuyển hết về phòng kế toán để ghi vào sổ sách kế toán

Qua phần trên giúp cho kiểm soát viên ý thức được các số liệu cần kiểm tra do hệ thống kế toán cung cấp và từ đó nắm được tác dụng của hệ thống kiểm tra nội tại, nắm được việc điều hàng kế toán bán hàng và ghi nhận doanh thu cho phép đánh giá tính chuẩn xác của các động tác kế toán Trong công tác kiểm tra xem xét đánh giá các mức độ tôn trọng các nguyên tắc trình bày trên các báo cáo doanh thu có ý nghĩa rất quan trọng vì vậy việc không tôn trọng các nguyên tắc nầy thường là biểu hiện của sự gian lận mà kiểm tra cần thiết phải có sự quan tân đặc biệt

Nhìn nhận các nguyên tắc trình bày về doanh thu : Doanh thu bán hàng phải được trình bày tách biệt với các khoản thu khác; Doanh thu bán hàng phải được trình bày trọn vẹn (không được phép trừ chi phí tạo ra doanh thu đó); Thời điểm xác nhận doanh thu là người mua đã thanh toán hay chấp nhận thanh toán; Những sản phẩm hàng hóa … đã được xác định là tiêu thụ nhưng do lý do nào đó người mua trả lại hay từ chối thanh toán trong năm báo cáo vần phải thực hiện các bút toán điều chỉnh kịp thời để phản ánh đúng số doanh thu thực tế đã tiêu thụ trong năm báo cáo; Không được xác định các khoản sau

đây vào doanh thu tiêu thụ: Tiêu dùng hàng hóa trong phục vụ sản xuất kinh doanh, giao cho bên ngoài gia công để thu hồi thành phẩm, các khoản hao hụt mất mát trong quá trình vận chuyển hay giao nhận

Kiểm tra kế toán chi phí sản xuất kinh doanh : Về phương diện hạch toán, giá thành sản xuất của sản phẩm tiêu thụ được tính toán bằng công thức: số lượng sản phẩm tiêu thụ x giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm Từ công thức trên cho thấy vấn đề kiểm tra kế toán để đi đến cụ thể hóa chỉ tiêu giá thành sản xuất của sản phẩm bán ra cần thiết phải kiểm tra tính trung thực của số lượng sản phẩm đã bán theo từng mặt hàng và giá thành đơn vị củ từng loại sản phẩm Từ đó cho phép đánh giá một cách cụ thể tình hình và kết quả kinh doanh theo từng mặt hàng riêng biệt Việc kiểm tra được tiến hành:

Kiểm tra chi phí sản xuất được ghi nhận trong kỳ : Xác định độ tin cậy của số liệu kế toán trên các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành (xem xét tính hợp lý hợp pháp của các chứng từ gốc); Kiểm tra lại tính hợp lý của việc phân bổ tỷ trọng từng khoản chi phí để từ đó giúp cho người kiểm tra nhận thức đầy đủ hơn về cách thức xếp loại cho phí co phù hợp với các nguyên tắc kế toán hay không ? (thông thường phương pháp thực hiện là:đối chiếu, so sánh); Duyệt lại việc ghi nhận chi phí theo thời gian phát sinh; Tính hợp lý của việc phân tích chi phí sản xuất để hạch toán theo các yếu tố; Kiểm tra việc đánh giá các yếu tố chi phí, trong đó quan tâm đặc biệt đến các yếu tố chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung (nhất là xem xét việc tính chi phí khấu hao phát sinh trong sản xuất) (cần lưu ý các phương pháp tính toán và xác định đơn vị có thực hiện nhất quán qua nhiều kỳ hay nhiều niên độ kế toán hay không ? )

Kiểm tra chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ: Sự sai lệch của chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ cũng làm ảnh hưởng đến việc xác định giá thành sản phẩm bán ra: nếu sản phẩm dở dang cuối kỳ sai lệch tăng sẽ làm cho giá thành sản phẩm bán ra bị giảm đi và ngược lại Vì vậy việc kiểm tra để đi đến cụ thể hóa bộ phận chi phí này được thực hiện: Xem xét tính chất hợp lý của chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ bằng cách so sánh với đầu kỳ và với những kỳ trước theo cùng thời gian; Đánh giá tính chất đúng đắn của việc vận dụng phương pháp tính toán sản phẩn dở dang cuối kỳ; Kiểm tra điển hình đối với một loại sản phẩm bằng các công việc kiểm kê số lượng, mức độ hoàn thành của sản phẩm dở dang: theo phương pháp đánh giá nào – có nhất quán hay không ?

Nếu quá trình kiểm chứng không nhận thấy sai sót thì kết quả tính giá p dở dang của đơn vị là có thể tin cậy được Ngược lại người kiểm tra có quyền đề nghị tiến hành đánh giá lại hoặc ghi rõ trong báo cáo kiểm tra về việc ảnh hưởng của việc đánh giá sai lệch của sản phẩm dở dang cuối kỳ làm ảnh hưởng đến tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị

Kiểm tra giá trị thành phẩm tồn kho: Giá trị thành phầm tồn kho cuối năm ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định giá thành của sản phẩm bán ra theo xu hướng: sai lệch tăng giá trị sp tồn kho sẽ làm cho lợi nhuận bị giảm đi và ngược lại Việc kiểm tra có thể được tiến hành là kiểm tra theo theo từng loại sản phẩm tồn kho, theo từng số lượng và đơn giá tồn kho

Kiểm tra chi phí bán hàng và chi phí quản lý: Xác định độ tin cậy của các số liệu trên các loại sổ sánh, chứng từ nhằm xác định tính trung thực theo từng loại chi phí, kiểm tra thời gian phát sinh các loại chi phí đó; Kiểm tra việc hạch toán các loại chi phí trên có phù hợp với chế độ hạch toán hay không ? việc tính toán các loại chi phí co được trọn vẹn trong một niên độ kế toán hay không (đối với loại hình đơn vị hạch toán thuế GTGT đầu ra theo pp trực tiếp cần xem xét thêm phần doanh thu chịu thuế là tỷ lệ thuế suất đang thực hiện xem có phù hợp với luật thuế hiện hành hay không ?)

Kiểm tra vốn bằng tiền : Việc kiểm tra vốn bằng tiền cũng được bắt đầu bằng nghiện cứu hệ thống kiểm tra nội tại các nghiệp vụ làm biến động vốn bằng tiền Một hệ thống kiểm tra nội tại vốn bằng tiền cần phải đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu; Đơn vị phải có dự trữ các khoản chi tiêu vốn bằng tiền và đáp ứng được những nhu cầu chi tiêu vượt khả năng bình thường của đơn vị; Phải có kế toán vốn bằng tiền độ lập với bộ phận thủ quỹ và bộ phận thanh toán; Mọi chi tiêu vốn bằng tiền phải có cấp thẩm quyền xét duyệt cụ thể trên chứng từ Nội dung và phương pháp kiểm tra : Xác định tính trung thực của vốn bằng tiền nhằm mục đích đánh giá việc điều hành và chất lượng quản lý: xác định tính đáng tin cậy của sổ kế toán, tính hợp lý của số dư các tài khoản vốn bàng tiền và thời gian phát sinh các nghiệp vụ có liên quan đến vốn bằng tiền, xác định toàn bộ vốn bằng tiền được quản lý theo đúng vị trí của nó Một hệ thống nội tại vốn bằng tiền có hiệu lực sẽ giúp đỡ nhiều trong việc ngăn chận các hành động gian lận, nếu hệ thống nội tại của đơn vị là chưa hoàn thiện, có nhiều sơ hở kiểm tra viên có trách nhiệm góp ý kiến khắc phục ngay, đồng thời mở rộng phạm vi kiểm tra ở những khâu yếu nhất trong hệ thống kiểm tra nội tại