V ật Tư Thủ Kho Ph Kế ả Toỏn Cụng Ni Thu ( Billing) ợ
28331 Phải trả cho người bỏn
3311PM Phải trả cho cụng ty Pama 3311QB Phải trả cho cụng ty Quảng Bỡnh 3311TO Phải trả cho cụng ty Thanh Oai 3311BC Phải trả cho cơ sở Bảy Cầm
……. 3312 Ứng trước chi người bỏn
3312PM Ứng trước cho cụng ty Pama 3312QB Ứng trước cho cụng ty Quảng Bỡnh 3312TO Ứng trước cho cụng ty Thanh Oai 3312BC Ứng trước cho cơ sở Bảy Cầm
…….
3313 Phải trả cho người bỏn khỏc
Đối với tài khoản cấp 3 ta nờn để chi tiết bằng cỏc ký hiệu là 2 chữ cỏi đầu tiờn của tờn của nhà cung cấp và ghi rừ là nhà cung cấp nào, như vậy việc theo dừi và hạch toỏn được dễ dàng và kiểm tra được cụng nợ của từng khỏch hàng một cỏch nhanh chúng và chớnh xỏc.
3.2.3, Hoàn thiện tổ chức vận dụng hỡnh thức sổ kế toỏn
Chi nhỏnh hiện đó và đang tổ chức hệ thống sổ sỏch kế toỏn trờn phần mềm kế toỏn MISA SME 7.9 R5 theo hỡnh thức nhật ký chung nhưđó trỡnh bày ở trờn. Tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh được ghi nhận hạch toỏn vào sổ nhật ký chung theo trỡnh tự thời gian và nội dung kinh tế. Tuy nhiờn việc xử lý thụng tin bằng mỏy vi tớnh cú thể xảy ra trường hợp mỏy múc cú thể bị hư hỏng, vi rỳt dẫn đến tỡnh trạng mất dữ liệu kế toỏn.
Như chỳng ta đó biết mỏy tớnh tuy cú sử dụng rất nhiều phần mềm bảo mật thỡ khụng phải vỡ thế mà đó đạt độ an toàn tuyệt đối. [10] Cỏc phần mềm bảo mật, phần mềm chống vi rỳt,…hiện nay hầu như đều cú lỗi bảo mật, cú thể tạo điều kiện cho hacker tấn cụng phỏ hoại mỏy tớnh. Đa số người dựng mỏy tớnh hiện nay đều nghĩ rằng một mỏy tớnh an toàn là khụng bị vi rỳt, trojan, spyware, hacker…xõm nhập. Tuy nhiờn, nếu cố ý, người khỏc chỉ cần tiếp xỳc trong một thời gian rất ngắn cũng đủ để cài vào mỏy tớnh cỏc phần mềm giỏn điệp, chương trỡnh ghi nhận hoạt động bàn phớm hoặc một trojan nào đú cú khả năng thu thập mọi thụng tin trờn mỏy tớnh để õm thầm gửi ra ngoài.
Ở Chi nhỏnh đó cú hệ thống mỏy server lưu trữ cỏc dữ liệu hàng ngày nhưng để đảm bảo hơn nữa thỡ nờn trang bị thờm thờm cỏc ổđĩa mềm và đĩa cứng. Tốt nhất nờn ghi dữ liệu ra đĩa CD hoặc vào thẻ nhớ hoặc ổ cứng để phục vụ cho việc lưu trữ cỏc
file backup dạng nộn dữ liệu và cỏc file này cú thể phục hồi được khi dữ liệu chớnh bị hư hỏng hay mất, việc in sổ sỏch thay vỡ một năm in một lần chi nhỏnh nờn tổ chức 6 thỏng in cỏc sổ sỏch một lần để lưu trữ. Định kỳ chi nhỏnh nờn tổ chức kiểm tra mỏy vi tớnh của cỏc kế toỏn viờn, để cú hướng sửa chữa kịp thời khi mỏy múc cú dấu hiệu xuống cấp và để sử dụng mỏy tớnh an toàn, ngoài việc hạn chế tối đa người khỏc tiếp xỳc với mỏy tớnh, mỗi kế toỏn nờn tuõn thủ một số nguyờn tắc sau để bảo vệ an toàn cho dữ liệu .
+ Sử dụng Password bảo vệ ban đầu cho mỏy tớnh. Password phải là loại khụng dễđoỏn. Nú phải cú chữ thường, chữ hoa, số, ký tựđặc biệt…khụng theo một quy luật nào và ớt nhất phải từ 8 ký tự trở lờn. Tuyệt đối khụng ghi password ra giấy, trỏnh sử dụng ngày sinh, sốđiện thoại, tờn người nhà, định kỳ cú thể thay đổi password.[10] + Sử dụng phần mềm chống vi rỳt: Internet cú rất nhiều địa chỉ thỳ vị và vụ số thụng tin phong phỳ nhưng cũng là nơi chứa đựng một số nguy hiểm. Nếu mỏy tớnh nào khụng sử dụng phần mềm chống virus sẽ cú nguy cơ cao lõy nhiễm vi rỳt từ mỏy tớnh khỏc.
+ Cập nhật cho mỏy tớnh: [10] hệ điều hành Windows XP cú tớnh năng Automatic Updates với khả năng tựđộng tải về cỏc cập nhật bảo mật mới khi mỏy tớnh bật và kết nối vào Internet. Để khai thỏc tối đa lợi ớch của Automatic Updates, hóy chạy Windows Update và quột mỏy tớnh của cỏc kế toỏn viờn trước tiờn.
Đặc thự ngành dịch vụ của chi nhỏnh là truyền hỡnh cỏp và internet băng rộng cũng giống như của bờn ngành viễn thụng, hàng thỏng phải tớnh cước phỏt sinh tiền phớ thuờ bao. Nhưng với phần mềm kế toỏn hiện tại chỉ cung cấp được sổ chi tiết cỏc tài khoản kế toỏn, sổ chi tiết, sổ cỏi tài khoản 131 thỡ chỉ theo dừi được là số tổng hợp, khụng chi tiết được từng khỏch hàng vỡ chi tiết tớnh toỏn cụng nợ từng khỏch hàng, từng thỏng cụng ty lại cú phần mềm khỏch hàng riờng để theo dừi riờng, căn cứ vào phần mềm này mới tổng hợp lại số liệu như vậy số liệu kế toỏn khụng xem xột được nhanh chúng. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu sẽ rất khú, mất thời gian rất nhiều, chi nhỏnh nờn nghiờn cứu và hướng tới việc xõy dựng một phần mềm quản lý chung liờn kết phõn hệ theo dừi tớnh cước phớ hàng thỏng của khỏch hàng với cỏc phõn hệ khỏc của kế toỏn. Hoặc xõy dựng phần mềm kế toỏn toàn cụng ty để thuận tiện cho việc lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh hợp nhất nhanh gọn qua đú cú thể phõn tớch cỏc chỉ tiờu tài chớnh
một cỏch nhanh chúng và hiệu quả, dễ dàng cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa chi nhỏnh và cụng ty.
3.2.4, Hoàn thiện tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Bộ mỏy kế toỏn là tập hợp những người làm kế toỏn và mỗi người cú một cụng việc riờng cú thểđảm nhiệm 1 hay nhiều phần hành kế toỏn, cỏc cụng việc này cú mối quan hệ gắn bú mật thiết với nhau. Tập hợp lại sẽ thể hiện được toàn bộ cụng tỏc kế toỏn của cụng ty phải cú một bản mụ tả cụng việc chi tiết để hiểu rừ nhiệm vụ và trỏch nhiệm phải làm gỡ khi làm cỏc cụng việc được giao. Cỏc cụng việc của từng nhõn viờn hoàn thành thỡ sẽ khụng bị ứđọng, cú thời gian cho việc kiểm tra được kịp thời, nhằm hạn chế những sai sút cú thể xảy ra.
Hiện ở chi nhỏnh cụng ty Việt Thành đó cú bản mụ tả cụng việc cho nhõn viờn kế toỏn, tuy nhiờn chưa được chi tiết và việc gắn trỏch nhiệm của cỏc nhõn viờn đú với cụng việc cần làm thỡ chưa được thể hiện, nờn nếu cú sai sút xảy ra sẽ cú hiện tượng đổ thừa trỏch nhiệm cho nhau dẫn tới khú kiểm soỏt. Vỡ vậy chi nhỏnh nờn xõy dựng chi tiết cụng việc và thờm phần trỏch nhiệm cho từng nhõn viờn về cụng việc cỏc nhõn viờn đú đang phụ trỏch , khi đó gắn rừ trỏch nhiệm, từng thành viờn sẽ phải cố gắng trong cụng việc được phõn cụng, điều này giỳp cho nhõn viờn kế toỏn cú thể hoàn thành tốt vai trũ của mỡnh. Trong quỏ trỡnh được nghiờn cứu tỡnh hỡnh thực tế tại chi nhỏnh cụng ty Việt Thành tỏc giả xin dẫn chứng một bảng mụ tả cụng việc mẫu đối với 1 nhõn viờn kế toỏn vật tư như sau: