V ật Tư Thủ Kho Ph Kế ả Toỏn Cụng Ni Thu ( Billing) ợ
2.2.7,Tổ chức cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho cụng tỏc kế toỏn
Việc trang bị cỏc phương tiện ,thiết bị tớnh toỏn hiện đại giỳp cho việc xử lý số liệu của kế toỏn trở nờn nhanh chúng, tiết kiệm được nhiều cụng sức. Hiện nay việc tin
học húa cụng tỏc kế toỏn khụng chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thụng tin và cung cấp thụng tin được nhanh chúng, thuận lợi, mà nú cũn làm tăng năng suất lao động của bộ mỏy kế toỏn một cỏch đỏng kể, tạo cơ sởđể tiến hành đơn giản bộ mỏy, nõng cao hiệu quả hoạt động.
Tin học húa cụng tỏc kế toỏn đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặt chuyờn mụn: Thiết lập mẫu chứng từ và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ phự hợp với việc thu nhận và xử lý thụng tin của mỏy, thiết kế cỏc loại sổ sỏch để cú thể cài đặt và in ấn được dễ dàng, nhanh chúng; bố trớ nhõn sự phự hợp với việc sử dụng mỏy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống mỏy được sử dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa cỏ bộ phận cú liờn quan…
Trước thời đại bựng nổ cụng nghệ thụng tin, chi nhỏnh cụng ty Việt Thành cũng đó trang bị riờng cho phũng kế toỏn 10 mỏy vi tớnh, 5 mỏy in, 1 mỏy pho to, 1 mỏy fax, 1 kột sắt, 2 mỏy đếm tiền và đầy đủ cỏc phương tiện truyền tin khỏc. Cỏc mỏy vi tớnh với chương trỡnh phần mềm kế toỏn và phần mềm quản lý khỏch ( Billing) hàng nhằm phục vụ cho cụng tỏc kế toỏn được nhanh chúng, kịp thời và chớnh xỏc. Cỏc dữ liệu ở cỏc mỏy của kế toỏn được chuyển về lưu trữ ở mỏy chủ server chung của chi nhỏnh, được bảo vệ cẩn thận, cỏc mỏy được kết nối mạng với nhau theo sơđồ 2.4.
Sơđồ 2.4 : Hệ thống mạng nội bộ của chi nhỏnh cụng ty Việt Thành
( Nguồn : Phũng kỹ thuật – Chi nhỏnh cụng ty TNHH Cụng Nghệ Việt Thành) [1]
Hầu hết cỏc nhõn viờn trong chi nhỏnh đều được trang bịđầy đủ mỏy vi tớnh, cỏc thiết bị phục vụ cho cụng việc. Hệ thống mỏy tớnh được nối mạng bằng mạng internet của cụng ty cung cấp tốc độ cao, tạo điều kiện cho nhõn viờn cập nhật thụng tin, khụng ngừng nõng cao hiểu biết và chuyờn mụn nghiệp vụ cho thực tế cụng việc. đồng thời cũng giỳp cho việc trao đổi cỏc thụng tin giữa chi nhỏnh và cụng ty được nhanh chúng và thuận tiện nhất.
Cỏc mỏy tớnh của kế toỏn được cài đặt phần mềm kế toỏn, phần mềm khai bỏo thuế và cỏc phần mềm khỏc, hộp mail của cỏc cỏ nhõn, điều đú tạo điều kiện cho nhõn viờn tiết kiệm được thời gian trong cụng việc. Đồng thời cung cấp cho cấp trờn những thụng tin cần thiết một cỏch nhanh chúng. Cỏc mỏy in laser với tốc độ in nhanh nờn rất thuận tiện khi cuối thỏng tổng kết số liệu chuẩn bị phỏt hành phiếu thu đi thu cho thỏng mới với số lượng khỏch hàng nhiều, giảm được khối lượng cụng việc chung cho phũng kế toỏn.
Phũng làm việc đủ ỏnh sỏng, và cú 2 mỏy điều hũa nhiệt độ nờn tạo cho nhõn viờn một mụi trường làm việc thoải mỏi, dễ chịu. Kột sắt được đặt ngay vị trớ của thủ quỹ, cú khúa mó số nờn rất thuận tiện cho việc lưu trữ tiền mặt hàng ngày tại chi nhỏnh.
2.2.8, Tổ chức phõn tớch kinh tế tại chi nhỏnh
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế như hiện nay, cỏc doanh nghiệp khụng chỉ chịu sức ộp cạnh tranh với cỏc cụng ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt hơn từ cỏc tập đoàn đa quốc gia, những cụng ty hựng mạnh cả về vốn, thương hiệu và trỡnh độ quản lý. Do vậy để cạnh tranh được cỏc doanh nghiệp phải tỡm được cho mỡnh một hướng đi hợp lý để tồn tại và phỏt triển. Một trong số cỏc giải phỏp cần phải làm căn cứ vào cỏc thụng tin kế toỏn để phõn tớch kinh tế tại doanh nghiệp mỡnh. Qua việc phõn tớch đỏnh giỏ doanh nghiệp sẽ thấy rừ được những ưu và nhược điểm trong việc tổ chức, hoạch định kế hoạch kinh doanh và đồng thời cú thể thấy được những khả năng tiềm tàng để khai thỏc và phỏt huy hết năng lực của mỡnh.[9]
Hiện nay cụng ty Việt Thành đó và đang được cỏc nhà đầu tư quan tõm và ủng hộ. Để thu hỳt được nhiều hơn nữa sự quan tõm, đưa ra những chiến lược kinh doanh phự hợp thỡ cụng ty cần phải thường xuyờn hơn trong việc phõn tớch, đỏnh giỏ và nhận định đỳng được tỡnh hỡnh tài chớnh của mỡnh đểđưa ra những quyết định kinh tếđỳng đắn.
Ở chi nhỏnh thường xuyờn tổ chức phõn tớch kinh tế để nắm bắt được tỡnh hỡnh thực tế mà căn cứ vào đú Ban giỏm đốc cú cỏc chiến lược kinh doanh phự hợp. Việc tổ chức phõn tớch kinh tế tại chi nhỏnh sẽ do kế toỏn trưởng và ban Giỏm đốc đảm nhiệm, ngoài việc dựa vào những thụng tin của kế toỏn Ban giỏm đốc dựa vào kết quả kinh doanh để phõn tớch hoạch định cho chiến lược sắp tới. Ngoài ra chi nhỏnh cũn dựa vào cỏc chỉ tiờu tài chớnh như: Tỡnh hỡnh khả năng thanh toỏn, chỉ tiờu về khả năng sinh lời, chỉ tiờu về cơ cấu tài chớnh, chỉ tiờu về năng lực hoạt động…..để từ đú đưa ra chiến lược kinh tế trong dài hạn.
Thụng thường mỗi năm hay định kỳ theo yờu cầu Ban giỏm đốc cần phõn tớch chung tỡnh hỡnh của toàn cụng ty thỡ kế toỏn trưởng sẽ tập hợp cỏc số liệu của chi nhỏnh và cụng ty lại để phõn tớch chung tỡnh hỡnh của toàn cụng ty. Từ đú Ban giỏm đốc cú nhận định và xu hướng phỏt triển ở tầm vĩ mụ.
Như vậy chi nhỏnh cụng ty Việt Thành rất quan tõm đến cụng tỏc tổ chức phõn tớch kinh tếđể từđú thấy được khả năng tiềm tàng cần được khai thỏc , đó đưa ra được nhiều phương ỏn và chiến lược mới trong việc sử dụng hiệu quả nguồn vốn, nghiờn cứu, mở rộng thi trường tại Biờn Hũa điều đú được thể hiện bằng kết quả đó đạt được thành cụng trong hai năm qua và tiếp tục sẽ phỏt huy được nhiều hơn trong những năm tới.
Phần 1 của chương 2 giới thiệu khỏi quỏt về cụng ty và chi nhỏnh cụng ty TNHH Cụng Nghệ Việt Thành gồm giới thiệu lịch sử hỡnh thành và phỏt triển của chi nhỏnh cụng ty Việt Thành, chức năng nhiệm vụ, sơđồ tổ chức….
Phần 2 của chương 2 tập chung tỡm hiểu thực trạng về tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại chi nhỏnh bằng phương phỏp phõn tớch, so sỏnh và tổng hợp. Từ đú đưa ra những nhận xột về những thành tựu, những mặt cũn hạn chế trong việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại chi nhỏnh.
Để hoàn thiện những mặt cũn hạn chế, tỏc giảđề xuất một số giải phỏp và được trỡnh bày tiếp trong chương 3 của đề tài này.
CHƯƠNG 3