V ật Tư Thủ Kho Ph Kế ả Toỏn Cụng Ni Thu ( Billing) ợ
2.2.6,Tổ chức lưu trữ, tiờu hủy chứng từ kế toỏn tại cụng ty 2.2.6.1, Nơi lưu trữ chứng từ
2.2.6.1, Nơi lưu trữ chứng từ
Chứng từ kế toỏn phải được lưu trữ tại bộ phận kế toỏn trong một niờn độ kế toỏn. Cỏc chứng từ kế toỏn phải được sắp xếp theo từng loại hồ sơ cú mối quan hệ với nhau theo trỡnh tự thời gian và được đúng thành quyển hay buộc lại cẩn thận để dễ dàng trong việc tỡm kiếm và tra cứu [6].
Việc tổ chức lưu trữđược kế toỏn trưởng phõn cụng ai làm ở bộ phận nào thỡ cú nhiệm vụ sắp xếp và lưu trữ chứng từở bộ phận đú.
Thụng thường cỏc tài liệu kế toỏn của chi nhỏnh được lưu trữ theo thứ tự từng loại, từng thỏng và cuối năm tổng hợp lại chuyển qua kho lưu trữ riờng. Kho lưu trữ tài liệu được đặt ngay sau phũng kế toỏn và ở chi nhỏnh đó lưu trữđược 2 niờn độ kế toỏn, chứng từ của năm 2007 và năm 2008. Được bảo quản, sắp xếp theo đỳng thứ tự ngày phỏt sinh, loại chứng từ , dễ thấy và dễ lấy khi cần thiết.
Cỏc chứng từ được sắp xếp vào cỏc tủ sắt, tủ chống chỏy, khúa phũng được khúa cẩn thận và trưởng phũng kế toỏn trực tiếp lưu trữ cỏc khúa tủ và khúa phũng, định kỳ sẽ qua kiểm tra và cho quột dọn nờn kho lưu trữ rất thụng thoỏng khụng gõy ẩm mốc hay chuột dỏn cắn chứng từ.
=> Ưu điểm của nơi lưu trữ chứng từ kế toỏn:
- Nơi lưu chứng chứng từ của chi nhỏnh đặt gần phũng kế toỏn nờn thuận tiện cho việc vận chuyển cỏc chứng từđó hoàn thành vào lưu trữ, nơi lưu trữđược sắp xếp gọn gàng và khoa học, trờn cỏc chứng từ được ghi chỳ rừ ràng ngay bờn ngoài quyển, sắp xếp theo từng thỏng rồi tới năm nờn rất dễ tra cứu, tỡm kiếm lại.
- Cỏc chứng từ kế toỏn khi được lưu trữ qua kho ngoài việc kiểm tra kỹ trước xem cú thiếu sút chứng từ nào khụng, cũn được kế toỏn ghi chộp vào 1 cuốn sổ để ở khu vực chỗ nào, thứ tựđể cỏc chứng từ nờn khi cần kiểm tra lại cú thể biết hiện chứng từđú nằm ở khu vực nào.
- Chi nhỏnh đó tổ chức lưu trữ chứng từ theo đỳng quy định của nhà nước.