Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng công ty Điện lực Hai Bà Trưng

Mục đích của quy định này là nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao về chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việ[r]

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP

CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN NGỌC LINH Sinh viên thực hiện : VŨ THỊ GIANG

LỜI CAM ĐOAN

Tơi thực khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng”

Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu

Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2017 Người thực

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

VP CB CBCNV CNTT UBND KH-TC

Văn phòng Cán

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lí chọn đề tài

2 Lịch sử nghiên cứu

3 Mục tiêu nghiên cứu

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu

6 Phương pháp nghiên cứu

7 Giả thuyết nghiên cứu

8 Cấu trúc đề tài

CHƯƠNG LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Một số khái niệm

1.1.1. Khái niệm hội họp 8

1.1.2. Tổ chức 9

1.1.3. Tổ chức hội họp 9

1.1.4. Một số khái niệm khác 10

1.2 Phân loại hội họp 10

1.2.1. Căn theo cách thức triệu tập họp 10

1.2.2. Căn theo hình thức tổ chức họp 10

1.2.3. Căn vào tính chất mục đích họp 11

1.2.4. Căn theo nội dung công việc 11

1.3 Vai trò hội họp 12

1.4 Nguyên tắc tổ chức hội họp 14

1.5 Quy trình tổ chức họp 16

1.5.1. Trước họp 17

1.5.3. Sau họp 22

KẾT LUẬN CHƯƠNG 23

CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG 24

2.1 Khái quát chung Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Văn phịng cơng ty 24

2.1.1. Lịch sử hình thành Công ty 24

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty 25

2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ VP Công ty Điện lực Hai Bà Trưng 27

2.2 Vai trị Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng việc tổ chức họp Cơng ty 29

2.3 Các loại hình hội họp Công ty Điện lực Hai Bà Trưng 31

2.3.1. Phiên họp thường kỳ Công ty 31

2.3.2. Họp xử lý công việc thường xuyên 37

2.3.3. Họp tham mưu, tư vấn 38

2.3.4. Họp chuyên môn 38

2.3.5. Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) 39

2.4 Thực trạng công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng 41

2.4.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 41

2.4.2. Tổ chức công tác điều hành hội họp 47

2.4.3. Tổ chức công việc kết thúc hội họp 50

2.5 Đánh giá công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng 52

2.5.1. Ưu điểm 52

2.5.2. Nhược điểm 54

2.5.3. Nguyên nhân 55

CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ

TRƯNG 58

3.1 Ban hành văn quy định liên quan đến công tác tổ chức hội họp 58 3.2 Nâng cao vai trò lãnh đạo văn phòng nghiệp vụ văn phòng cho cán công chức 59

3.2.1. Nâng cao vai trò lãnh đạo văn phòng 59

3.2.2. Nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho cán công nhân viên 60

3.3 Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức hội họp khoa học, hợp lý 61

3.4 Nâng cao chất lượng sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ hội họp 62 3.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 63

3.6 Ứng dụng ISO vào công tác tổ chức hội họp 65

3.7 Một số giải pháp khác 66

KẾT LUẬN CHƯƠNG 67

KẾT LUẬN 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70

MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài

Trong hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp cơng tác tổ chức hội họp đóng vai trị quan trọng hội họp hình thức hoạt động quản lý, giúp giải công việc, thông tin quan giúp thủ tưởng quan, đơn vị trực tiếp thực vai trò lãnh đạo, điều hành, nắm bắt thơng tin, tình hình ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân cấp Hiện có văn đạo, hướng dẫn chế độ họp thủ tướng phủ: Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 Thủ tướng phủ ban hành quy định chế độ họp quan hành nhà nước Tuy nhiên, việc tổ chức công tác hội họp cần thực quy định pháp luật, mà quan trọng tổ chức hiệu Giảm số lượng tăng chất lượng hội họp yêu cầu thiết thực quan

Sau q trình thực tập Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng, nhận thấy công tác tổ chức hội họp Công ty bên cạnh ưu điểm vấp phải hạn chế định Do tơi chọn đề tài “Cơng tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn góp phần nâng cao cơng tác tổ chức hội họp nói riêng, cơng tác văn phịng Cơng ty nói chung

Tơi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Điện lực Hai Bà Trưng; cô, chú, anh chị công tác Văn phịng Cơng ty giúp đỡ tạo điều kiện tốt để quan sát thực tế, điều tra, khảo sát, thu thập thơng tin để hồn thành đề tài

Tôi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới thầy khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Linh tận tình hướng dẫn gíup đỡ tơi suốt q trình thực khóa luận tốt nghiệp

Mặc dù có nhiều cố gắng hạn chế kiến thức nguyên nhân khác nên đề tài tơi cịn nhiều thiếu sót hạn chế Vì vậy, tơi mong nhận ý kiến góp ý Hội đồng Q thầy, để khóa luận tơi hồn thiện

Những ý kiến đóng góp Hội đồng Quý thầy cô giúp nhận thiếu sót cịn tồn Khóa luận tốt nghiệp để từ tơi có thêm tư liệu, kinh nghiệm để hoàn thành tốt đề tài đường hoc vấn đường nghiên cứu sau

Tôi xin chân thành cảm ơn!

2 Lịch sử nghiên cứu

- Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành văn phịng, NXB Lao động-Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh

- Nguyễn Thành Độ Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012),

Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân

- Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, Hà Nội

- Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội

- Những cơng trình sở lí luận để nghiên cứu thực tiễn Bên cạnh đó, cịn có luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập nghiên cứu công tác tổ chức hội họp:

- Khóa luận tốt nghiệp: “Cơng tác tổ chức Hội họp Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” tác giả Ngô Thị Hải Anh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2015

- Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức điều hành hội họp của UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng” tác giả Lê Thị Dung, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2015

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp UBND xã Lệ Xá” tác giả Vũ Thị Nhân, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, năm 2011

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội thảo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” tác giả Nguyễn Thị Thoa lớp TKVPK3 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu quy trình tơ chức loại hình hội họp quan, tổ chức” tác giả Nguyễn Phú Thành lớp TKVPK3, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2010

- Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm việc họp nay,

http://dantri.com.vn/ban-doc/ban-them-ve-viec-hop-hien-nay-1281334035.htm [Truy cập ngày 08/8/2010]

- Phúc Huy, Báo Tuổi trẻ, Quá tải hội họp – Phải cải cách chế quản lý, http://tuoitre.vn/tin/chinh-tri-xa-hoi/20080806/qua-tai-hoi-hop -bai-3-phai-cai-cach-co-che-quan-ly/272236.html [Truy cập ngày 06/8/2008]

- TS Lưu Kiếm Thanh, Tạp chí Tổ chức nhà nước, Những nguyên tắc

nâng cao hiệu quả hội họp,

http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/125/0/1010067/0/4940/Nhung_nguyen_tac_ nang_cao_hieu_qua_hoi_hop [Truy cập ngày 07/10/2013]

- Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp,

http://m.laodong.com.vn/dbscl/giam-nang-cao-chat-luong-hoi-hop-340647.bld [Truy cập ngày 12/6/2015]

Mặc dù có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác tổ chức hội họp, nhiên chưa có cơng trình nghiên cứu trực tiếp vấn đề Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

3 Mục tiêu nghiên cứu  Mục tiêu chung:

Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng, qua đưa giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp quan

 Mục tiêu cụ thể:

Thứ làm sáng tỏ sở lý luận công tác tổ chức hội họp

Thứ hai phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức hội họp Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực mục tiêu trên, đề tài phải thực nhiệm vụ: Thứ nhất, tập hợp, phân tích, tổng hợp kiến thức lý luận chung công tác tổ chức hội họp qua sách, giáo trình, báo, tạp chí, nghiên cứu tài liệu liên quan khác

Thứ hai, tìm hiểu khái qt Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng, Văn phịng Cơng ty để hiểu rõ lịch sử hình thành, trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Công ty Văn phịng Cơng ty

Thứ ba, khảo sát, tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp Cơng ty, qua đưa nhận xét, đánh giá công tác

Thứ tư, từ thực trạng cơng tác tìm hiểu, đề xuất số giải pháp mang tính thực tế, phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác tổ chức hội họp Công ty

5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiện cứu: Trong đề tài này, tập trung nghiên cứu vấn đề liên quan đến hội họp Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng Văn phịng Công ty tổ chức tham gia vào công tác tổ chức.Phạm vi nghiên cứu đề tài Công ty Điện lực Hai Bà Trưng năm gần đây, từ năm 2012- 2016

6 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp điều tra: sử dụng phiếu điều tra khảo sát Cán bộ, công nhân viên làm việc Công ty Điện lực Hai Bà Trưng để nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội họp Công ty

thiết cho đề tài; tìm kiếm, tiếp thu chắt lọc tài liệu có sẵn thư viện trang web uy tín

Phương pháp thu thập xử lý thông tin: thu thâp tài liệu liên quan đến đề tài, từ sàng lọc tài liệu cần thiết loại bỏ thông tin không cần thiết cho việc nghiên cứu

Phương pháp tổng hợp đánh giá: qua trình tìm hiểu phân tích tổng hợp, đánh giá cơng tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng

7 Giả thuyết nghiên cứu

Trong năm qua công tác tổ chức hội họp Công ty Điện lực Hai Bà Trưng đạt thành tích cao, song bên cạnh cịn bộc lộ hạn chế định Nếu tổ chức hiệu hội họp nâng cao suất, chất lượng hoạt động Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

Đề tài tài liệu tham khảo cho sinh viên khóa sau trường Đại học Nội vụ Hà Nội

8 Cấu trúc đề tài

Ngoài phần Mở đầu Kết luận, đề tài gồm chương :

Chương Những vấn đề chung công tác tổ chức hội họp

Chương trình bày khái qt lí luận chung cơng tác tổ chức hội họp về: Khái niệm, phân loại, vai trị, ngun tắc tổ chức quy trình tổ chức hội họp Chương tiền đề để tơi nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng Chương

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng

Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng, từ đưa nhận xét, đánh giá nguyên nhân hạn chế tồn

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức cuộc hội họp Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

CHƯƠNG

LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1. Một số khái niệm

1.1.1. Khái niệm hội họp

Hội họp nội dung quan trọng hoạt động quan

Theo nghĩa chung nhất, họp tập hợp nhiều người cách có tổ chức, theo nguyên tắc định, địa điểm, thời gian cụ thể để thực công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận thông tin tìm biện pháp giải vấn đề, nhiệm vụ mà người dự họp cần quan tâm

Theo điều 3, định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ hội họp hoạt động quan hành nhà nước quy định: “Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật” [13]

1.1.2. Tổ chức

Tổ chức hiểu theo nhiều nghĩa khác

Theo từ điển Tiếng việt [10;1007] tổ chức hiểu sau:

- Làm cho thành chỉnh thể, có cấu tạo chức chung định

- Làm cần thiết để tiến hành hoạt động nhằm có hiệu tốt

- Làm công tác tổ chức cán

Theo Chester I.Barnard thì: “Tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức”

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weihrich cơng tác tổ chức là: “Việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm cho người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, việc tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc cấu doanh nghiệp” [7;227]

Tóm lại hiểu tổ chức bố trí, phân cơng, xếp cơng việc, có phối kết hợp nhiều người nhằm đạt mục tiêu chung quan, tổ chức, đơn vị

1.1.3. Tổ chức hội họp

Từ khái niệm tổ chức hội họp đưa khái niệm tổ chức hội họp sau:

1.1.4. Một số khái niệm khác

- Biên hội họp: loại văn ghi chép lại việc xảy xảy họp, dùng làm chứng minh chứng kiện thực tế xảy

- Chương trình nghị sự: danh sách lịch trình mà tổ chức ghi kế hoạch cho vấn đề mà tham dự Nói cách khác, đề cập đến danh sách chủ đề điểm thảo luận họp hội nghị

- Hồ sơ họp: toàn văn bản, giấy tờ có liên quan đến cơng tác tổ chức họp

1.2. Phân loại hội họp

Hội họp biện pháp quan trọng để tổ chức thực chương trình cơng tác quan Tùy theo chức năng, nhiệm vụ phạm vi hoạt động quan mà quan có họp khác Có thể phân chia hội họp theo tiêu chí sau:

1.2.1. Căn theo cách thức triệu tập họp

Căn vào cách thức triệu tập họp, hội họp phân loại sau:

- Họp định kì: họp thơng tin định kì, mang tính thường xun (tuần, tháng, quý, năm) quan nhằm trao đổi, nắm bắt tình hình hoạt động liên quan đến hoạt động quan, đơn vị

- Họp đột xuất: Là họp mang tính đột xuất quan nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, triển khai cơng việc mang tính chất bất thường quan

1.2.2. Căn theo hình thức tổ chức họp

yêu cầu công việc, kế hoạch công tác theo đạo lãnh đạo

- Họp khơng thức: họp tổ chức nội bộ, không công khai, nhằm bàn bạc vấn đề quan trọng có nội dung bí mật theo yêu cầu lãnh đạo

1.2.3. Căn vào tính chất mục đích họp

- Họp trao đổi thông tin họp tổ chức nhằm phổ biến, truyền đạt, trao đổi thơng tin, nắm bắt tình hình hoặt động quan, đơn vị nhằm giải kịp thời, dứt điểm vấn đề

- “Họp giải vấn đề để thảo luận, bàn bạc giải tình cụ thể phát sinh trình thực định nhằm tạo trí cao mặt nhận thức tâm hành động với mục tiêu tạo chuyển biến rõ rệt hoạt động quan, tổ chức, đơn vị”.[2; 66]

Ngồi cịn có họp lấy ý kiến ban hành định quản lý, truyền đạt chủ trương, sách

1.2.4. Căn theo nội dung cơng việc

Căn vào quy trình quản lí, lãnh đạo, hộp họp chia thành loại: Họp tham mưu, tư vấn; họp làm việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp tập huấn triển khai; họp tổng kết; họp sơ kết tổng kết chuyên đề Theo Điều 3, Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 Thủ tướng phủ ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước, họp định nghĩa sau:

- Họp làm việc: Họp làm việc họp cấp với thủ trưởng quan, đơn vị cấp để giải cơng việc có tính chất quan trọng vượt thẩm quyền cấp để kiểm tra trực tiếp chỗ tình hình thực nhiệm vụ công tác cấp

- Họp chuyên môn: họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án

- Họp giao ban: họp lãnh đạo quan, đơn vị hành nhà nước để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên

- Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai): họp để quán triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương, sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội

- Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm: họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ cơng tác hàng năm bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới quan, đơn vị hành nhà nước

- Họp sơ kết tổng kết (Hội nghị sơ kết tổng kết) chuyên đề họp để đánh giá tình hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng.” [13]

1.3. Vai trò hội họp

- Vai trị giải cơng việc: hội họp hình thức trao đổi trực tiếp để giải công việc Hầu hết họp hướng tới mục tiêu giải công việc Thông qua hội họp, thành viên bàn bạc, thảo luận, đưa phương hướng giải vấn đề, thống cách thực Cơng việc nhanh chóng triển khai giải quyết, đồng thời họp có phân cơng trách nhiệm cho thành viên để thành viên chủ động thực hiện, giải cơng việc nhanh chóng, xác

- Vai trị thông tin điều hành công việc

Họp coi công cụ, phương pháp điều hành công việc nhà lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo truyền đạt thông tin quản lý cách công khai minh bạch thông qua tổ chức hội họp

Họp có vai trị trao đổi thơng tin, cung cấp thông tin, thu thập thông tin trao đổi thơng tin

Bên cạnh đó, thơng qua họp nhà lãnh đạo nắm bắt kịp thời, nhanh chóng, đầu đủ xác thơng tin phản hồi, ý kiến đóng góp đơn vị, phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành công việc, giải quyết, đảm bảo hoạt động quan Khi cần nhiều ý kiến đóng góp, lãnh đạo quan tổ chức họp để thu thập ý kiến cách nhanh chóng, xác đầy đủ

Thơng qua họp, thành viên trao đổi thông tin công việc, bàn bạc, thống cách làm việc, cách thực hay thông tin đột xuất

Tổ chức hội họp để cung cấp thông tin đến thành viên quan, giúp thành viên nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ thơng tin chủ động giải cơng việc

- Vai trị kiểm sốt cơng việc:

thiết để đạt mục tiêu, xác định nguồn lực cần thiết để thực hoạt động đó, đồng thời đặt tiêu cho tất cơng việc có liên quan Bên cạnh họp giúp lãnh đạo quan giám sát công việc, đo lường kết đạt tiến độ thực cơng việc, từ điều chỉnh hoạt động, công việc để hướng đến mục tiêu

- Giúp phát huy sức mạnh tập thể:

“Họp tập hợp nhiều người cách có tổ chức, theo nguyên tắc định, địa điểm, thời gian cụ thể để thực công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận thông tin tìm biện pháp giải vấn đề, nhiệm vụ mà người dự họp cần quan tâm”

Có cơng việc cần phải huy động sức mạnh tập thể, họp hình thức để phát huy sức mạnh tập thể, thành viên tương tác, trao đổi, họp giúp khai thác trí tuệ tập thể, thành viên đưa ý kiến để hướng đến mục tiêu chung

Thông qua họp, thành viên phân công nhiệm vụ cụ thể, từ tránh chồng chéo công việc, giúp công việc thưc thông suốt, hiệu

- Vai trị đánh giá: Thơng qua họp, lãnh đạo quan nắm bắt đuợc tình hình, đánh giá thực cơng việc cá nhân, từ có biện pháp khen thưởng, kỉ luật cá nhân thực tốt cá nhân cịn chểnh mảng, khơng hồn tất cơng việc

1.4. Ngun tắc tổ chức hội họp

Một bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công; cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải

Hai tiến hành thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành thủ trưởng quan việc thực nhiệm vụ công tác quan trọng Không dùng họp để thay cho việc định quản lý, điều hành

Ba xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt thủ trưởng quan hành nhà nước Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng khuyến khích người tham dự họ cần phải biết nhắm đến vấn đề Mục tiêu giúp họp tập trung vào trọng điểm Thông thường hội họp có hai mục tiêu: để thơng báo định vấn đề Cần lưu ý “thảo luận” mục tiêu họp

Bốn theo chương trình kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hố quy trình thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng hình thức phô trương

Năm thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý

Sáu phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động loại quan, đơn vị hành nhà nước

Ngồi ra, việc tổ chức họp cần đảm bảo nguyên tắc:

việc gửi email thư nội

Hai trách nhiệm người triệu tập họp phải cho họp mang tính tập trung hiệu Cuộc họp hiệu đem lại cho người tổ chức tôn trọng đồng nghiệp, tiết kiệm tiền bạc thời gian quý báu cho quan, tổ chức

Ba thông tin họp chuyển kịp thời đến người tham dự

Bốn đảm bảo thời gian (bắt đầu, kết thúc, độ dài) Không nên tổ chức họp nếu:

- Khơng có mục đích rõ ràng - Không cần ý kiến tập thể

- Vắng thành viên họp

- Khơng thiết phải tiến hành, có cách khác tốt - Chỉ liên quan đến vấn đề cá nhân

- Khơng có đủ thời gian để chuẩn bị - Chỉ đến định kỳ phải họp

- Chi phí cho họp cao lợi ích mà họp đem lại - Vấn đề đươc giải

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức họp 1.5.1. Trước họp

Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu họp

Trước tiến hành họp phải xác định rõ mục Lập kế hoạch họp

Trước cuộc họp

Trong cuộc họp

Sau cuộc họp

Xác định mục đích, yêu cầu họp

Xây dựng chương trình nghị họp

Chuẩn bị trước họp

Tiếp đón đại biểu, điểm danh, phát tài liệu

Khai mạc, điều hành họp

Bế mạc họp

Hoàn thiện văn liên quan

Thông báo kết luận họp

Lập hồ sơ họp Thanh, tốn kinh

phí

đích, yêu cầu họp Đây nguyên tắc tổ chức hội họp

Mỗi loại họp có mục đích khác nhau: trao đổi thông tin, tổng kết, đánh giá, tham mưu tư vấn, giải công việc, thông báo, triển khai nhiệm vụ, trình bày, phản ánh, đề xuất vấn đề Tùy vào mục đích họp để tổ chức họp, mục đích ln phải xác định rõ ràng từ ban đầu để họp đạt hiệu cao

Yêu cầu họp: Mỗi họp có yêu cầu khác nhau, phù hợp với mục đích họp Tuy nhiên, thơng thường họp phải đảm bảo yêu cầu sau: đảm bảo chất lượng, tiết kiệm, giải dứt điểm vấn đề, tránh lãng phí thời gian họp Các báo cáo trình bày họp phải đảm bảo ngắn gọn, rõ ràng, tập trung đề xuất biện pháp xử lý

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức

Sau xác định rõ mục đích, yêu cầu họp việc cần thiết xây dựng kế hoạch tổ chức

- Xác định mục tiêu họp: trước họp cần tiến hành xác định mục tiêu họp, mục tiêu cần phải cụ thể, rõ ràng Mục tiêu rõ ràng định hướng cho người tham gia tập trung vào trọng tâm trọng điểm tránh tượng họp vô nghĩ, giúp họp đạt hiệu cao

- Xác định thành phần tham dự: Chỉ mời người có liên quan đến họp, người đóng góp ý kiến học hỏi Thành phần họp gồm có:

+ Chủ tọa họp

+ Thành phần tham dự thức + Thư ký họp

+ Các thành phần phục vụ họp khách mời (nếu có)

cảm thấy thoải mái Giữa họp nên có thời gian nghỉ ngơi xen kẽ Địa điểm tổ chức họp phải phù hợp với mục đích số lượng thành viên tham gia họp

- Xác định nội dung họp:

+ Xác định vấn đề liên quan đến họp

+ Liệt kê công việc phải làm theo thứ tự (quan trọng thời gian)

+ Dự kiến thời gian, địa điểm, nhân kinh phí cho hoạt động + Chọn phương pháp thực với công việc

- Phân công nhiệm vụ: Phân công vai trò trách nhiệm, đảm bảo vai trò quan trọng đảm nhiệm chu đáo:

+ Lãnh đạo: điều khiển họp

+ Người chuẩn bị: đảm bảo điều kiện tốt phục vụ họp + Thư ký: ghi lại nội dung, ý kiến định họp

+ Các thành viên: tham gia cách tích cực vào họp cách đóng góp ý kiến thảo luận hướng

Bước 3: Xây dựng chương trình nghị họp:

Chương trình nghị mô tả nội dung diễn họp Tùy nội dung diễn họp phải xác định thời gian người đảm nhiệm cụ thể Chương trình nghị có vai trị quan trọng, xương sống họp, giúp người điều hành họp có nhìn tổng quát họp giúp người tham gia biết nội dung cần trao đổi họp Chương trình nghị thường lập thành bảng, gồm có nội dung thơng tin sau:

- Trình tự vấn đề trình bày - Nội dung vấn đề

- Người thực vấn đề

Bước 4: Chuẩn bị

- Danh sách khách mời: danh sách khách mời danh sách người tham gia họp Danh sách bao gồm thông tin sau: Họ tên, chức vụ, đơn vụ, địa liên hệ, số điện thoại, email

- Soạn thảo giấy mời: trước họp phải chuẩn bị giấy mời gửi đến đơn vị, cá nhân tham gia họp Tùy thuộc họp có mẫu giấy mời khác Cơ giấy mời gồm nội dung: tên quan, đơn vị, cá nhân mời, tên họp, họ tên chức vụ người mời, thời gian, địa điểm, yêu cầu

- Chuẩn bị điều kiện, phương tiện, sở vật chất, tài liệu phục vụ họp

- Chuẩn bị kinh phí tổ chức họp

1.5.2. Trong họp

Bước 1:Đón tiếp đại biểu, điểm danh phát tài liệu (nếu có)

Người tổ chức chủ trì phải đến trước để đón tiếp đại biểu ủy thác cho người đủ thẩm quyền để đón tiếp đại biểu Điểm danh đại biểu có nhiều hình thức như: đăng ký bàn lễ tân, qua sơ đồ vị trí chỗ ngồi

Nếu họp cần có tài liệu trước bắt đầu họp phải chuẩn bị phát đầy đủ tài liệu cho đại biểu, khách mời, người tham gia họp

Bước 2: Khai mạc, điều hành họp

hành giới thiệu chương trình, thống thời gian phương thức làm việc - Đọc diễn văn khai mạc: Sau giới thiệu đại biểu chương trình họp, chủ tọa họp tiến hành đọc diễn văn khai mạc họp Diễn văn phải ngắn gọn, súc tích, mục đích, cuối diễn văn có lời chức mừng chúc thành cơng

- Trình bày báo cáo, tham luận: nội dung tham luận phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ nội dung

- Tiến hành thảo luận vấn đề đặt

- Điều hành họp: Trong họp tránh khỏi xung đột, mâu thuẫn thảo luận vấn đề Người điều hành họp phải khéo léo kích thích xung đột, biết dừng xung đột lúc Người điều hành họp cần lưu ý:

+ Điều hành họp kế hoạch chương trình định trước + Lắng nghe cẩn thận ý kiến trì họp tập trung mục tiêu

+ Ngăn chặn hiểu lầm họp, cố gắng vận dụng trí tuệ tập thể

+ Biết cách khuyến khích thành viên phát biểu ý kiến tập trung vào ý kiến

+ Tại cuối nội dung thảo luận cần tổng kết thảo luận đạtt đồng thuận

- Bế mạc: họp kết thúc, chủ tọa họp phát biểu bế mạc họp, ghi nhận ý kiến đóng góp, đưa kế hoạch hành động gửi lời cảm ơn đến người có mặt tham gia đóng góp ý kiến

1.5.3. Sau họp

- Kiểm tra trực tiếp thu dọn hội trường, xếp bàn ghế

- Hoàn thiện văn liên quan đến họp: báo cáo, biên họp Tiến hành thu thập văn hình thành trình tổ chức họp để phục vụ công tác lập hồ sơ họp

- Thông báo kết họp: sau họp kết thúc, chậm ngày làm việc, đơn vị cá nhân giao phải thực thông báo họp xác, kịp thời Đồng thời theo dõi, giám sát việc tổ chức thực kết họp phòng, ban, đơn vị thuộc quan

- Thanh, tốn chi phí tổ chức họp: thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chi phí họp Thanh tốn tồn chi phí từ bắt đầu đến kết thúc họp phải đảm bảo cụ thể, xác

- Triển khai nội dung thơng qua, xây dựng chương trình hành động, tổng kết rút kinh nghiệm việc tổ chức họp

- Lập hồ sơ họp: Đối với họp nhỏ hồ sơ cần lưu giữ biên bản; riêng họp lớn, quan trọng cần thu thập hồ sơ tài liệu liên quan để lập hồ sơ họp Hồ sơ họp gồm có:

+ Giấy mời, giấy triệu tập

+ Danh sách khách mời, đại biểu +Diễn văn khai mạc

+ Các báo cáo, tham luận, phát biểu + Nghị họp

KẾT LUẬN CHƯƠNG

CHƯƠNG

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG

2.1. Khái quát chung Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Văn phịng cơng ty

2.1.1. Lịch sử hình thành Cơng ty

Nhà máy đèn Bờ Hồ, tiền thân Tổng Công ty Điện lực thành phố Hà Nội ngày khởi công xây dựng vào ngày 06/12/1892 phố Frăng-xi-Gác-ni-ê bên cạnh Hồ Hoàn Kiếm (Nay số 69 Đinh Tiên Hoàng) với hai tổ máy phát điện chiều cơng suất 500 KW Ngày 10/10/1954 dịng điện Hà Nội tỏa sáng đón quân ta tiến tiếp quản Thủ Ngay sau đó, Nhà máy đèn Bờ Hồ Hà Nội giao quản lý lưới điện hầu hết Tỉnh thành Trung du Bắc bộ, Tỉnh có Chi nhánh Điện Riêng Hà Nội có Đội quản lý toàn lưới điện Mỗi Quận nội thành có Tổ trực để chữa chì chữa hư hỏng nhỏ lưới điện hạ

Giai đoạn từ năm 1964 đến năm 1975: Trong giai đoạn chiến tranh diễn ác liệt lan rộng tỉnh phía Bắc, Thủ đô Hà Nội nhiều trạm điện, cột điện, đường dây bị phá hủy hư hỏng

Và để kịp thời khắc phục cố lưới điện chiến tranh, năm 1965 Chi nhánh Điện Hai Bà Trưng thành lập, lúc đầu có 35 CBCNV, trụ sở làm việc 296 phố Bạch Mai Về lưới điện 25Km đường dây cáp ngầm 6kv, có 100km đường dây hạ thế, có 25 trạm biến cơng cộng dung lượng 18055KVA, có 42 trạm khách hàng dung lượng 10285KVA, có trạm trung gian 35/6KV, có người trực gồm trạm: Mai Động, Lương Yên, Tương Mai

CBCNV Chi nhánh với số lượng ít, khối lượng cơng việc nhiều, vật tư, thiết bị, phương tiện vận tải thiếu nhiều, lưới điện liên tục bị đánh phá với truyền thống lao động cần cù, sáng tạo người thợ điện Thủ đơ, Chi nhánh ln hồn thành nhiệm vụ giao, giữ vững dòng điện phục vụ sản xuất, chiến đấu trọng điểm kinh tế, xã hội Quận

Năm 1975 đất nước thống nhất, Ngành khác, Ngành Điện bắt tay vào phục hồi, hàn gắn phát triển lưới điện nhằm đáp ứng yêu cầu Điện cho phát triển Thủ Đây thời kỳ khó khăn Ngành Điện

Sau năm lưới điện Quận Hai Bà Trưng Đội quản lý điện Hà Nội quản lý, năm 1979 Công ty Điện lực Miền bắc Quyết định thành lập lại Chi nhánh

Ngày 13/01/1999 Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Điện lực Việt Nam ban hành Quyết định số: 11/ĐVN/HĐQT-TCCB-LĐ Về việc thành lập lại Điện lực Hai Bà Trưng thuộc Công ty Điện lực TP Hà Nội

Ngày 14 tháng năm 2010 Tập đoàn Điện lực Việt Nam Quyết định số: 237/QĐ-EVN việc đổi tên Điện lực Chi nhánh điện trực thuộc Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội (Trong có Điện lực Hai Bà Trưng đổi tên thành Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, trực thuộc Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội)

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ

- Hoạt động phân phối điện, bán buôn điện, bán lẻ điện; - Tư vấn đầu tư xây dựng điện;

- Thiết kế đường dây trạm biến áp đến 35KV;

- Giám sát lắp đặt thiết bị cơng trình, xây dựng hồn thiện cơng trình điện dân dụng công nghiệp, đường dây tải điện trạm biến áp;

- Lập dự án đầu tư xây dựng cơng trình; - Quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình; - Xây lắp cơng trình điện;

- Xây dựng đường dây trạm biến áp không giới hạn quy mô cấp điện áp;

- Xây dựng cơng trình Bưu chính, Viễn thơng; - Tư vấn đầu tư;

- Thí nghiệm hiệu chỉnh thiết bị Điện lực;

- Bán bn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện; - Bán lẻ đồ điện gia dụng, đèn đèn điện;

- Bán buôn thiết bị linh kiện Điện tử, Viễn thơng;

- Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm thiết bị Viễn thông;

- Sửa chữa thiết bị điện; - Lắp đặt thiết bị điện

- Dịch vụ Viễn thông bao gồm: + Dịch vụ Viễn thông bản; + Dịch vụ giá trị gia tăng; + Dịch vụ kết nối Internet;

2.1.2.2. Quyền hạn

Có quyền đạo, điều hành sử dụng nguồn lực đơn vị liên quan thuộc lĩnh vực phụ trách để thực nhiệm vụ giao

Thực tổ chức, quản lý, giám sát kiểm tra đơn vị thuộc Công ty Tổ chức học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho CBCNV Khen thưởng, kỷ luật CBCNV

Quản lý sử dụng sở vật chất

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

Cơ cấu tổ chức Công ty Điện lực Hai Bà Trưng gồm có:

Ban giám đốc: Gồm có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc: 01 Phó Giám đốc kỹ thuật, 01 Phó Giám đốc Kinh doanh, 01 Phó Giám đốc sản xuất

Các phịng chức năng: gồm có 08 phịng chức Mỗi phịng chức có: 01 Trưởng phịng, 01- 02 Phó Trưởng phịng, CBCNV chuyên môn, nghiệp vụ

Các đội QL sản xuất gồm có:

- Đội Kiểm tra Giám sát sử dụng điện - 08 Đội Quản lý điện

- Đội Đại tu - Đội QL KHCD

Cơ cấu tổ chức Đội có: 01 Đội trưởng, 01-02 Đội phó, cơng nhân viên

Sơ đồ cấu tổ chức Công ty ( Phụ lục 1)

2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ VP Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

2.1.3.1. Chức

Tham mưu cho Giám đốc lĩnh vực quản lý, đạo, điều hành: - Công tác Văn thư lưu trữ, quản trị hành chính; Quản lý đất đai, khai thác sở hạ tầng trụ sở sở thuộc Công ty quản lý; Tiếp nhận, lưu trữ, quản lý hồ sơ đất TBA; Công tác cải cách thủ tục hành y tế

- Cơng tác bảo vệ an ninh; Công tác quản lý, điều hành phương tiện vận tải

2.1.3.2 Nhiệm vụ

 Thực công tác văn thư:

- Điều phối, xử lý văn bản, tài liệu, thông báo… gửi đến Công ty; quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đi, đến theo quy định

- Thực rà soát thể thức văn bản, vào sổ theo dõi, đóng dấu, phát hành tài liệu, văn từ Công ty đơn vị trực thuộc đến quan ngồi Cơng ty

- Thực công tác quản lý , sử dụng, bảo mật dấu theo quy định

- Thông báo kết luận đôn đốc đơn vị thực kết luận họp ban Giám đốc Cơng ty chủ trì ( theo quy định)

 Thực cơng tác quản trị hành chính:

- Là đầu mối tiếp khách đến làm việc Công ty; Công tác lễ tân; Công tác tổ chức, phục vụ hội nghị, tổng kết, hội thảo, tập huấn… Công ty

- Tổ chức hội họp Công ty

- Lập kế hoạch cải cách hành Cơng ty

- Quản lý, khai thác sở hạ tầng, nhà làm việc; Đề xuất cải tạo, sửa chữa trụ sở làm việc Cơng ty;

chính, văn phòng, phương tiện vận tải

- Quản trị, bảo trì, vận hành hệ thống cơng nghệ thơng tin, mạng nội máy tính tồn Cơng ty đảm bảo kết nối ln hoạt động an tồn, hiệu thông suốt

- Thực công tác y tế: lập kế hoạch, tiếp nhận, quản lý trang thiết bị y tế, thuốc sơ cứu tồn Cơng ty

 Thực công tác bảo vệ:

- Xây dựng kế hoạch, phương án bảo vệ, PCCN, PCLB trụ sở Công ty;

- Tổng hợp, báo cáo công tác tra, kiểm tra, giải kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, tiếp khách hàng cơng tác phịng, chống tham nhũng theo quy định

 Công tác khác:

- Thực phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc đơn vị thực nội dung theo chức năng, nhiệm vụ giao

- Thực số nhiệm vụ khác ban Giám đốc giao

2.2. Vai trò Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng việc tổ chức họp Công ty

Văn phòng đơn vị tham mưu,giúp việc cho Công ty Ban Giám đốc Công ty Một nhiệm vụ văn phòng trực tiếp thực công tác tổ chức hội họp Công ty, đảm bảo điều kiện cần thiết phục vụ hội họp Cụ thể, văn phòng cần phải thực công việc sau:

họp cách hợp lý Văn phịng có trách nhiệm giúp Ban Giám đốc theo dõi, đôn đốc đơn vị chuẩn bị tốt công việc phân công, đảm bảo nhanh chóng, thời gian

- Gửi giấy mời, thơng báo, cơng văn mời họp, chương trình tới đơn vị, cá nhân có liên quan theo đạo Ban Giám đốc Văn phịng có trách nhiệm gửi giấy mời, cơng văn mời nhanh chóng, xác, kịp thời để đảm bảo đúng, đủ thành phần

- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực công tác chuẩn bị hội họp chuẩn bị tài liệu phục vụ cho hội họp Để phục vụ hội họp cần có loại văn bản, giấy tờ, tài liệu phục vụ hội họp, lãnh đạo Văn phịng có trách nhiệm đề xuất Ban Giám đốc phân cơng cho đơn vị, cá nhân có liên quan chuẩn bị văn Sau đơn vị, cá nhân dự thảo xong văn bản, Văn phòng kiểm tra lại nội dung, thể thức văn để đảm bảo tính hợp pháp hợp lý văn bản, văn Văn phịng trình Ban Giám đốc phê duyệt, sau phê duyệt Văn phòng thực nhân tài liệu đảm bảo nội dung, thể thức số lượng Trong trường hợp cần thiết, gửi file tài liệu trước cho đơn vị, cá nhân thành phần hội họp để đơn vị, cá nhân nghiên cứu, hiểu rõ chuẩn bị trước nội dung thảo luận

- Tổ chức đón tiếp đại biểu, ghi danh sách đại biểu,phát tài liệu, thực công tác hậu cần, đảm bảo điều kiện tốt cho hội họp

- Lãnh đạo Văn phịng chủ trì theo dõi diễn biến họp, đôn đốc để họp diễn theo chương trình Bên cạnh đó, Văn phịng cần chuẩn bị phương án giải cố xảy họp loa đài, điện,nước

xét giải

- Ghi biên họp

- Thông báo văn kết họp

- Kiểm tra, đôn đốc đơn vị, cá nhân thực ý kiến kết luận họp - Thu thập tài liệu, lập hồ sơ hội họp cơng việc thuộc chức Văn phịng, đơn đốc, nhắc nhở đơn vị khác hồn chỉnh hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm đơn vị khác

2.3. Các loại hình hội họp Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

Tại Quy chế làm việc Quyết định số: 157/QĐ-EVN Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội ngày 15 tháng 02 năm 2010 việc ban hành Quy định tổ chức hội họp Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội quy định số điều khoản chế độ họp họp thường diễn Công ty:

2.3.1. Phiên họp thường kỳ Công ty

Các phiên họp thường kỳ Cơng ty gồm có: - Họp giao ban tuần;

- Họp giao ban tháng;

- Họp giao ban thường kỳ quý; - Họp giao ban thường kỳ tháng; - Họp giao ban thường kỳ tháng; - Hội nghị tổng kết năm;

- Hội nghị sơ kết tổng kết chuyên đề; - Hội nghị Tri ân khách hàng

- Người triệu tập: Giám đốc triệu tập phiên họp thường kỳ theo kế hoạch hoạt động Công ty theo quy định Công ty Tổng Công ty

các họp Công ty, trường hợp Giám đốc vắng mặt, Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc chủ tọa phiên họp Tuy nhiên, thông thường họp, Giám đốc bận việc đột xuất tham dự họp họp lùi lại sang ngày khác tuần, đợi Giám đốc tổ chức Trong trường hợp khẩn cấp Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc

- Chuẩn bị phiên họp: Văn phịng Cơng ty có nhiệm vụ chuẩn bị cho phiên họp, cụ thể sau: Kiểm tra tổng hợp hồ sơ đề án trình phiên họp, chuẩn bị chương trình phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Giám đốc định; chuẩn bị điều kiện: hội trường, sở vật chất phục vụ phiên họp, gửi giấy mời tài liệu họp đến thành viên đại biểu mời họp 03 ngày làm việc trước ngày họp (trừ trường hợp họp bất thường)

Các Đơn vị chun mơn thuộc Cơng ty có nhiệm vụ chuẩn bị báo cáo, thảo luận

- Thành phần dự phiên họp Công ty: Thành phần tham dự phiên họp định kỳ Công ty bao gồm: Các thành viên Ban Giám đốc, Trưởng đơn vị, đội, phịng số phó phịng Giám đốc yêu cầu Đây thành phần bắt buộc tham dự phiên họp định kỳ Công ty, vắng mặt phải đồng ý Giám đốc, Trưởng đơn vị, Phịng, Đội ủy quyền cho cấp phó dự phiên họp thay vắng mặt nhiên phải có đồng ý Giám đốc

Tùy theo mục đích họp để xác định thành phần dự họp Trong số họp, thành phần tham gia họp số cá nhân khác theo yêu cầu Giám đốc

- Trình tự phiên họp:

Sau Chánh văn phịng thơng qua chương trình phiên họp, chủ tọa phiên họp lên chủ trì họp

Tiếp đó, Chủ trì phiên họp dẫn dắt phiên họp tới thảo luận vấn đề theo trình tự sau:

Một Ban Giám đốc chủ trì đề án trình bày tóm tắt đề án, nêu rõ vấn đề cần xin ý kiến

Hai thành viên thảo luận, phát biểu ý kiên tán thành hay không tán thành, nội dung cần làm rõ, kiến nghị bổ sung

Ba chủ trì đề án phát biểu ý kiến tiếp thu giải trình điểm chưa trí, câu hỏi thành viên Công ty đại biểu dự họp

Bốn Giám đốc Phó Giám đốc chủ trì thảo luận đề án kết luận lấy biểu

Năm thấy vấn đề thảo luận chưa rõ, chủ tọa đề nghị Ban Giám đốc chưa thông qua đề án yêu cầu tiếp tục chuẩn bị bổ sung

Chủ tọa phiên họp kết luận phiên họp Cơng ty Văn phịng phân cơng phận thư ký chuyên ghi biên hội họp, người ghi biên cần ghi nội dung vắn tắt vấn đề họp, cần ghi nguyên văn kiến nghị hay đề nghị, điều khoản bổ sung, định giải pháp Sau kết thúc họp, ban thư ký có nhiệm vụ hồn chỉnh văn bản, trình lên lãnh đạo xem xét, thông báo kết phiên họp tới thành viên, đơn vị, cá nhân có liên quan để tổ chức thực hiện.

2.3.1.1. Họp giao ban tuần

- Thời gian: Được tổ chức định kỳ tuần lần vào chiều thứ chiều thứ hàng tuần

thành, trao đổi trực tiếp họp xác định kế hoạch tuần tới nhận nhiệm vụ từ Ban Giám đốc

- Người chủ trì: Cũng họp khác Công ty, Giám đốc chủ trì họp, Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc chủ trì phiên họp

- Thành phần: Thành phần tham dự Họp giao ban tuần gồm có: Giám đốc, Các Phó Giám đốc, Chánh văn phòng, Các trưởng phòng, Đội trưởng

2.3.1.2. Họp tổng kết hàng năm (Hội nghị tổng kết năm):

Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm họp để kiểm điểm, đánh gía tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới quan, đơn vị

- Thời gian: Đây họp tổ chức thường niên hàng năm, tổ chức vào tháng Quý I năm

- Chuẩn bị: Văn phòng chuẩn bị địa điểm, sở vật chất phục vụ hội họp, đơn vị chuyên môn phối hợp với Văn phòng chuẩn bị cho Hội nghị, chuẩn bị báo cáo, tham luận phát biểu hội nghị

- Nội dung: Hội nghị tổng kết năm thường tổ chức hình thức chung báo cáo, khen thưởng cá nhân, tập thể xuất sắc, văn nghệ, ăn uống Hội nghị thường tổ chức Hội trường A – Hội trường lớn Cơng ty

hướng hoạt động năm tới

- Người chủ trì: Giám đốc chủ trì Hội nghị Tổng kết năm Đây họp quan trọng, Giám đốc bận, họp lùi lại vào ngày khác tuần

- Thành phần: Tham dự họp có đồng chí đại diện Ban lãnh đạo Tập đồn Điện lực Thành phố Hà Nội, Giám đốc Phó Giám đốc, Chủ tịch Cơng đồn Điện lực Hai Bà Trưng, đồng chí Ban chấp hành Cơng đoàn, Đoàn Thanh niên, đại diện lãnh đạo đội, phịng chức thuộc Cơng ty

2.3.1.3. Họp sơ kết tổng kết (Hội nghị sơ kết tổng kết) chuyên đề

Đây họp để đánh giá tình hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng

 Họp sơ kết:

Họp sơ kết thường tổ chức theo hình thức Hội nghị sơ kết tháng đầu năm triển khai nhiệm vụ tháng cuối năm (Hội nghị sơ kết công tác sản xuất kinh doanh tháng đầu năm triển khai nhiệm vụ tháng cuối năm 2016; Hội nghị sơ kết cơng tác cơng đồn tháng đầu năm triển khai nhiệm vụ tháng cuối năm 2016 ) Cũng Hội nghị tổng kết năm đề cập phía trên, Hội nghị sơ kết đưa đánh giá tình hình cơng tác, nhiên thành phần tham dự Hội nghị sơ kết gồm Ban Giám đốc đại diện đơn vị Cơng ty

- Người chủ trì: Giám đốc

- Chuẩn bị: Văn phòng chuẩn bị địa điểm, điều kiện sở vật chất phục vụ hội họp, đơn vị chuyên môn chuẩn bị báo cáo

 Hội nghị tổng kết chuyên đề

nghị chuyên đề công tác Kinh doanh điện dịch vụ khách hàng; Hội nghị chuyên đề giảm tổn thất điện ) Tham dự Hội nghị gồm có đồng chí Ban Giám đốc, Chủ tịch Cơng đồn, Thường trực Ban Thi đua khen thưởng, Trưởng phó phịng chức cơng ty đồng chí Đội trưởng đội có liên quan Hội nghị thảo luận chuyên đề đưa ra, tổng kết, đánh giá nghiêm túc nhiệm vụ công tác, kết đạt được, hạn chê tồn tại, phân tích nguyên nhân đưa giải pháp thực chuyên đề

- Người chủ trì: Giám đốc

- Chuẩn bị: Văn phịng chuẩn bị địa điểm, điều kiện sở vật chất phục vụ hội nghị, đơn vị chuyên môn phân công chuẩn bị báo cáo

2.3.1.4. Hội nghị Tri ân Khách hàng

Đây hoạt động thường niên Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Hội nghị nhằm hướng tới khách hàng, tri ân khách hàng, để đáp ứng nhu cầu khách hàng dịch vụ điện, lắng nghe, tiếp thu ý kiến đóng góp khách hàng sử dụng điện để tiếp tục phấn đấu xây dựng môi trường phục vụ chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ ngày hoàn hảo cụ thể như: nâng cao chất lượng đội ngũ giao dịch viên phong cách, kỹ kinh nghiệm phục vụ, trọng nâng cao chất lượng phục vụ phận trực điện để giải nhanh cố điện, giải nhu cầu khách hàng theo chế cửa, đẩy mạnh công tác tuyên truyền sử dụng điện tiết kiệm điện, … theo tiếp tục trì đẩy mạnh, phát huy chủ đề năm "Kinh doanh dịch vụ khách hàng" với mục tiêu "Tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng" và thực năm "Văn hóa an toàn lao động kỷ luật lao động"

tài liệu, hậu cần, sở vật chất phục vụ họp

Đây hội nghị lớn năm, thường tổ chức Hôi trường lớn – Hội trường A Công ty Tham gia hội nghị gồm có Đồng chí đại diện: Phòng Kinh doanh, Ban Quan hệ cộng đồng, Trung tâm chăm sóc khách hàng Tổng cơng ty; đại diện lãnh đạo UBND quận Hai Bà Trưng; đồng chí Ban giám đốc, trưởng đơn vị thuộc Công ty Điện lực Hai Bà Trưng đại diện CBCNV Công ty khách hàng sử dụng điện tiêu biểu Công ty

2.3.2. Họp xử lý công việc thường xuyên

- Người triệu tập: Giám đốc, Phó Giám đốc triệu tập họp để xử lý công việc thường xuyên công việc phức tạp, cấp bách, liên quan đến hoạt động Cơng ty

- Chuẩn bị phiên họp: Văn phịng dự kiến nội dung, thành phần, thời gian địa điểm tổ chức họp, phân công quan liên quan chuẩn bị tài liệu trình bày họp, gửi giấy mời tài liệu họp đến thành phần mời; chuẩn bị địa điểm điều kiện phục vụ, bảo đảm họp; ghi biên họp; sau họp ban hành Thông báo kết luận Giám đốc, Phó Giám đốc Cơng ty

- Đơn vị phân công chuẩn bị báo cáo có trách nhiệm: Chuẩn bị kịp thời, đầy đủ tài liệu họp; chuẩn bị ý kiến giải trình vấn đề liên quan đến nội dung báo cáo Tại họp, người phân cơng báo cáo trình bày tóm tắt báo cáo vấn đề cần thảo luận

- Đơn vị, cá nhân mời họp có trách nhiệm đến dự thành phần phát biểu ý kiến vấn đề liên quan

2.3.3. Họp tham mưu, tư vấn

Họp tham mưu, tư vấn họp để thủ trưởng quan, đơn vị nghe ý kiến đề xuất kiến nghị đơn vị cấp dưới, chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm sở, trước định theo chức năng, thẩm quyền

Đây họp tổ chức có cơng việc cần có thu thập ý kiến từ nhiều cá nhân, đơn vị ban hành quy định, quy chế Tùy theo yêu cầu công việc mà họp tham mưu, tư vấn có nội dung khác Tham gia họp có: Ban Giám đốc, Đại diện lãnh đạo phòng, ban chức năng, chuyên gia tư vấn cần thiết theo đạo Giám đốc

Văn phịng có trách nhiệm chuẩn bị thời gian, địa điểm, phương tiện sở vật chất cần thiết, thông báo tới thành viên tham gia họp theo chủ đạo Giám đốc Người chủ trì họp tham mưu, tư vấn Giám đốc Giám đốc đưa nội dung cần tham mưu, tư vấn, sau thành viên tham gia họp bàn bạc, thảo luận đưa ý kiến kết luận chung

2.3.4. Họp chuyên môn

Là họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án

- Thời gian : tiến hành tháng lần

- Nội dung: Đây họp theo hình thức họp phịng ban đội quản lý Các phòng, đội quản lý tự tổ chức họp theo yêu cầu công việc, trao đổi thảo luận vấn đề chun mơn

- Người chủ trì: Chủ trì họp lãnh đạo phịng chức năng, đội quản lý: Trưởng phòng, Đội trưởng

cho họp Cuộc họp thông thường tổ chức ln phịng, họp hội trường Cơng ty nhờ Văn phịng chuẩn bị phịng, phương tiện sở vật chất

- Thành phần: Thành phần bắt buộc họp toàn nhân viên phịng, vắng mặt phải có đồng ý Trưởng phòng /Đội trưởng

2.3.5. Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai)

Họp tập huấn triển khai (Hội nghị tập huấn, triểns khai) họp để quán triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội

Đây họp tổ chức có vấn đề cần tập huấn, triển khai Như đề cập nội dung họp tập huấn vấn đề cần triển khai Người chủ trì họp Giám đốc Cơng ty Tùy theo mục đích vấn đề họp mà có thành phần tham dự khác Văn phịng có trách nhiệm chuẩn bị điều kiện sở vật chất phục vụ họp, thông báo tới thành viên họp theo đạo Giám đốc

Như vậy, hoạt động Công ty Điện lực Hai Bà trưng diễn nhiều loại hình hội họp Mỗi loại hình hội họp có ý nghĩa tác dụng khác Tùy vào mục đích, nội dung cơng việc để lựa chọn loại hình hội họp cho phù hợp, hiệu

 Kết phiếu khảo sát công tác tổ chức hội họp Công ty Điện

lực Hai Bà Trưng

Bảng 2.1 Thống kê số lượng họp

tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng giai đoạn 2012-2016 (Nguồn: Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng)

Căn vào biểu đồ trên, thấy từ năm 2012-2015 số lượng hội họp Cơng ty có xu hướng giảm qua năm, cụ thể từ năm 2012 đến năm 2013 giảm họp (từ 395 họp năm 2012 xuống 388 họp năm 2013); từ năm 2013 đến 2014 giảm họp ( từ 388 họp năm 2013 xuống 379 năm 2014) ; từ năm 2014 đến 2015 giảm 10 họp (từ 379 năm 2014 xuống 369 năm 2015) Sở dĩ có giảm số lượng họp qua năm năm 2013 Tổng Giám đốc Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội thị giảm thiểu số lượng nâng cao chất lượng họp

Tuy nhiên đến năm 2016, số lượng họp Cơng ty có tăng vọt từ 369 năm 2015 lên 385 năm 2016, tức tăng 16 họp so với năm 2015 Sở dĩ có tăng mạnh năm 2016 có thay đổi cấu Ban Giám đốc Công ty: Giám đốc đương nhiệm chuyển Công tác, Cơng ty chuẩn bị đón Giám đốc Chính mà số lượng họp năm 2016 tăng nhanh mạnh

Tuy có giảm số lượng họp qua năm từ năm 2012-2016,

395 388

379 369

385

0 50 100 150 200 250 300 350 400 450

tuy nhiên theo khảo sát thực tế phiếu khảo sát CBCNV Công ty (Mẫu phiếu khảo sát: Phụ lục 2) kết có tới 43/70 CBCNV cho số lượng họp chưa phù hợp, tương đối nhiều năm (chiếm tỷ lệ 61%), 27/70 lại phù hợp Như vậy, có giảm số lượng họp giảm dần xem nhiều CBCNV Do đó, có tới 51/70 CBCNV chọn cách làm việc đơn vị họp (chiếm tỷ lệ 72%)

2.4. Thực trạng công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng

2.4.1. Tổ chức công tác chuẩn bị

2.4.1.1. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp

Căn vào kế hoạch hoạt động hàng tháng, quý, năm vào tìnhhình hoạt động đơn vị thời kỳ mà đơn vị tiến hành tổ chức họpnhằm giải vấn đề liên quan Thông thường công tác lập kế hoạchcho việc tổ chức họp thường có nội dung sau:

- Tên họp;

- Mục đích họp; - Thời gian họp;

- Thành phần tham dự họp; - Địa điểm họp;

- Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp; - Nội dung họp;

- Kinh phí;

- Người chịu trách nhiệm

bước sau:

Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức họp hàng năm Bước 2: Soạn thảo tờ trình đề xuất kế hoạch tổ chưc họp Bước 3: Xây dựng kế hoạch tổ chức họp

Bước 4: Gửi kế hoạch tổ chức cuôc họp ban hành đến đơn vị, cá nhân có liên quan

Bước 5: Thành lập Ban tổ chức Ban giúp việc cho họp

Bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phịng Cơng ty chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức hội họp Sau soạn thảo kế hoạch, cán phụ trách việc lập kế hoạch mang lên trình Chánh văn phịng phê duyệt nội dung thể thức kế hoạch Nếu kế hoạch đầy đủ, xác, khoa học Chánh Văn phịng kí nháy cuối văn trình lên Giám đốc

Đối với họp có quy mơ nhỏ họp tổ, họp giao ban họp bất thường quan việc lập kế hoạch không bắt buộc

2.4.1.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp

a) Xây dựng chương trình cho hội họp

Chương trình hội họp bảng danh sách đề mục nội dung công việc cần thực họp họp diễn ra, lãnh đạo cần phải thống trước để gửi cho khách tham dự

Một số hội họp gửi chương trình kèm theo thưmời, số hội họp khác gửi khách đến tham dự bàn lễ tân đểtrong bìa đựng tài liệu gửi cho thành viên hội họp Đối với hội họp có quy mơ nhỏ, thời gian tổ chức ngắn người điều hành khai mạc hội họp đọcchương trình hội họp hội họp bắt đầu diễn

được lịch trình cơng việc để họ chủ động theo dõi, đóng góp hội họp

b) Chuẩn bị nội dung họp

Trước tiến hành hội họp nào, CB văn phòng họp bàn xác định rõ nội dung họp Đây yêu cầu quan trọng công tác: giảm số lượng họp tăng chất lương hội họp

Sau xác định nội dung họp, Chánh văn phịng tổ chức phân cơng cơng việc cho đơn vị, cá nhân Bên cạnh đó, Chánh văn phịng vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể phịng, ban, đơn vị Cơng ty để phân công nhiệm vụ làm báo cáo phục vụ họp Các đơn vị chuẩn bị báo cáo có nội dung đảm bảo mục đích, chủ đề yêu cầu tổ chức hội họp

Trên sở nội dung cơng việc phải tiến hành, văn phịng soạn thảo diễn văn khai mạc bế mạc Sau soạn thảo xong, Chánh Văn phòng trình lên Giám đốc để Giám đốc phê duyệt

c) Lập danh sách đại biểu gửi giấy mời

Theo tính chất, nội dung cơng việc mà người triệu tập họp xác định số lượng người tham gia, đảm bảo tiết kiệm nguồn nhân lực, vật lực tổ chức hiệu công việc Đối với họp lớn như: Hội nghị tổng kết, Hội nghị Khách hàng, thành phần tham gia ngồi thành viên nội Cơng ty: Ban Giám đốc, Trưởng phó đơn vị, Chủ tịch Cơng đồn mời thêm đại biểu khác như: Lãnh đạo Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội, Chủ tịch UBND quận Hai Bà Trưng, Chủ tịch Cơng đồn Tổng Công ty Đối với họp khác thành phần tham gia chủ yếu các thành viên nội Công ty

đủ, trường hợp người mời Trưởng đơn vị không tham gia ủy quyền cho cấp phó thay

Dựa theo đạo Giám đốc, Văn phịng xây dựng giấy mời, cơng văn mời theo số lượng người tham dự họp Tùy thuộc vào quy mơ, tính chất nội dung họp, Chánh Văn phịng đề xuất trình Giám đốc hình thức giấy mời quy cách mời Tuy nhiên, giấy mời phải đáp ứng yêu cầu sau:

- Đảm bảo hình thức thể thức văn

- Đảm bảo trang trọng giấy mời Đối với họp lớn, quan trọng, Công ty Điện lực Hai Bà Trưng sử dụng giấy bìa cứng, in màu làm giấy mời cho họp

- Nội dung giấy mời phải có đầy đủ thông tin như: Họ tên, chức vụ người mời, tên quan, tên họp, thời gian, địa điểm tổ chức họp yêu cầu với khách mời tham dự

- Giấy mời họp phải gửi trước 02 ngày làm việc họp, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất

d) Chuẩn bị thời gian tiến hành hội họp

Hiện nay, thời gian tiến hành hội họp Công ty thực theo Quyết định số: 157/QĐ-EVN Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội ngày 15 tháng 02 năm 2010 việc ban hành Quy định tổ chức hội họp Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội Cụ thể sau:

- Họp giao ban tuần, tham mưu, tư vấn không buổi làm việc; - Họp sơ kết quý, tổng kết chuyên đề, họp chuyên môn từ buổi làm việc đến ngày tuỳ theo tính chất nội dung họp;

- Họp tổng kết công tác năm không ngày;

- Các loại họp khác tuỳ theo tính chất nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, không ngày

Khi chuẩn bị thời gian tiến hành họp cần ý điều sau: - Không tổ chức họp thành phần chủ chốt không tham dự

- Xác định thời gian bắt đầu, kết thúc, thời gian diễn công việc thời gian dự phòng trước sau họp để xử lý việc đột xuất, ý muốn

e) Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội họp

Căn vào nội dung,mục đích, thành phần tham gia họp, Văn phòng Đơn vị phân công chuẩn bị địa điểm phù hợp: Hội trường A, Phòng Truyền thống, Phòng họp C

Các họp tổ chức Hội trường A thường họp có quy mơ lớn Cơng ty có số lượng người tham gia đơng như: Hội nghị Tổng kết, Hội nghị Sơ kết, Hội nghị Khách hàng, Họp tập huấn, triển khai

Các họp: Họp Giao ban, Họp Tham mưu – Tư vấn thường tổ chức Phòng truyền thống Các họp chuyên môn, họp giải công việc họp trực tuyến tổ chức Phịng họp C Công ty

Bên cạnh việc lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với loại hình hội họp số lượng thành viên tham gia, việc chuẩn bị địa điểm tổ chức hội họp phải ý đến trí, xếp địa điểm tổ chức họp

Việc xếp bàn ghế tùy thuộc vào loại hình hội họp số lượng người tham gia để lựa chọn kiểu xếp: kiểu chữ U, kiểu lớp học, kiểu phòng họp, phòng hội nghị, kiểu rỗng giữa, kiểu bàn tròn Phòng họp C Phòng truyền thống Công ty xếp theo kiểu rỗng Sắp xếp kiểu hữu ích cung cấp không gian làm việc cho người khiến người tham dự giao tiếp tốt hơn, tương tác tốt hơn, phù hợp cho họp với quy mô 12-30 người

f) Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội họp

Trước tiến hành họp,lãnh đạo Văn phịng, lãnh đạo Cơng ty phối hợp với phòng Kế hoạch - tài lên kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức họp Bản dự trù chi phí thống kê cụ thể, chi tiết việc cần chi trả trình tổ chức điều hành từ bắt đầu đến kết thúc hội họp Sau Văn phịng, Lãnh đạo Cơng ty Phịng TC-KH xây dựng dự trù kinh phí , Đơn vị đươc phân công chịu trách nhiệm tổ chức tiến hành thủ tục nhận chi cho hội họp Các khoản chi phí tổ chưc hội họp phải cơng khai, minh bạch Các khoản kinh phí hội họp phải đảm bảo sử dụng hợp lý, tối ưu, tiết kiệm hiệu nhất, tùy theo tính chất hội họp để có mức chi phí cho phù hợp Việc sử dụng kinh phí tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty giám sát

Thơng thường dự trù kinh phí tổ chức hội họp Công ty Điện lực Hai Bà Trưng gồm có nội dung sau:

- Số thứ tự nội dung chi - Nội dung chi

- Đơn giá - Số lượng - Thành tiền - Ghi

Các trang thiết bị, phương tiện phục vụ tổ chức hội họp gồm có micro, máy chiếu, chiếu, loa đài, hệ thống ánh sáng, video, bảng viết… Đây công cụ trợ giúp đắc lực cho hiệu tổ chức công tác hội họp Cơng ty Do đó, trước tiến hành hội họp, Văn phịng Cơng ty quan tâm, trọng trang bị đầy đủ trang thiết bị này, đồng thời cần sát theo dõi, kiểm tra trang thiết bị để đảm bảo phục vụ tốt cho hội họp

h) Chuẩn bị hồ sơ hội họp

Trước diễn họp, Văn phịng, Đơn vị phân cơng chịu trách nhiệm hồ sơ tài liệu chuẩn bị đầy đủ tài liệu, bìa đựng tài liệu, thư từ giao dịch, báo cáo, đề án, bảng tường trìnhchương trình nghị hội họp, giấy, bút… danh sách tài liệu liên quan khác danhsách thành viên tham gia, phiếu đề tên người tham gia, phiếu ăn trưa tối…Các loại tài liệu đóng hay kẹp ghim xếp theo thứ tự chương trình

i) Kiểm tra cơng tác hội nghị

Tính từ ngày diễn hội họp trước khoảng tuần, Lãnh đạo văn phòng,ban tổ chức tiến hành kiểm tra xem chương trình thực đến đâu, rà sốt lịch trình, kiểm tra sở vật chất, thiết bị, đặc biệt rà soát xem văn tài liệu vàcác giấy tờ liên quan phát cho đại biểu tài liệu chuẩn bị cho chủ tịchđoàn số lượng nội dung để kịp thời phát sai sót, thiếu hụt điều chỉnh, bổsung kịp thời

2.4.2. Tổ chức công tác điều hành hội họp

a) Đón tiếp đại biểu, điểm danh đại biểu phát tài liệu

băng rôn đội lễ tân Đại biểu đến dự họp đến trước phịng họp để đăng kí tên bàn lễ tân sau nhận tài liệu hội họp Tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng có hình thức điểm danh đai biểu điểm danh đại biểu trước ngày họp diễn Theo cách này, phân Văn phịng Cơng ty gọi đến cho đại biểu, khách mời để kiểm tra xem họ nhận giấy mời chưa họ có chắc đến khơng Việc giúp ban tổ chức xác định từ trước số lượng người tham gia để xếp, bố trí cơng việc Tuy nhiên, phù hợp với họp có quy mơ nhỏ, số lượng thành viên tham gia ít, khơng tốn thời gian

b) Điều hành hội họp

Sau thủ tục đón tiếp, người chịu trách nhiệm dẫn chương trình đọc diễn văn khai mạc cuộchọp, thơng thường Chánh văn phịng hay Trưởng ban tổ chức đứng phát biểu khaimạc Việc khai mạc tiến hành theo lịch trình, nhanh gọn phải đảmbảo tính trang trọng đầy đủ

Trước lúc khai mạc, họp lớn cần tiếnhành nghi thức nhà nước định làm lễ chào cờ …Sau khai mạc, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu chủ tịch đoàn, chủ tọa buổihọp, thư ký, đại biểu tham dự…Giám đốc Công ty lên điều hành họp theo trình tựchương trình hội họp đề ra: thơng qua nội dung chương trình, thống cách làm việc, mục tiêu thời gian điều chỉnh nội dung (nếu có), triển khai cơng việc, tổ chức thảo luận lấy ý kiến Việc tiến hành phát biểu thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15phút

Giữa báo cáo, tham luận giải lao ăn nhẹ c) Giám sát, kiểm tra tình hình thực tế

đối phó với cố, người chủ trì phải thường xuyên theo dõi trách nhiệm cá nhân ban tổ chức cá nhân phân công nhiệm vụ để xem họ có thực đúng, đủ tốt khơng để kịp thời điều chỉnh có sai sót xảy Ban quản trị, an ninh phải đảm bảo điều kiện âm thanh, ánh sáng an ninh cho hội họp

d) Xử lý tình phát sinh

Trong xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp, ban tổ chức để thời gian dự trù lường trước tình phát sinh q trình tổ chức hội họp, đồng thời xây dựng giải pháp khắc phục tình Trong q trình tổ chức hội họp, có cố phát sinh, ban tổ chức người có trách nhiệm cần nhanh chóng, linh hoạt việc khắc phục cố

Các cố phát sinh hội họp thường là: tình trạng họp khơng giờ, nói chuyện riêng, làm việc riêng, họp buồn tẻ Trong trường hợp này, cán Văn phòng chịu trách nhiệm nhắc nhở, hỗ trợ với lãnh đạo giải tình phát sinh

Ngồi ra, cố thường xảy nhiều cố micro, loa Khi đó, phận quản trị cần nhanh chóng khắc phục cố để tiếp tục tổ chức điều hành hội họp

e) Ghi biên hội họp

cuộc họp…Đối với họp lớn Cơng ty, có mời Lãnh đạo Tổng Công ty đại biểu khác, sau kết thúc họp, Văn phòng soạn thảo thư cảm ơn gửi đại biểu, khách mời tham dự ghi nhận ýkiến đóng góp họ

Đối với hội họp có quy mơ nhỏ họp giao ban văn phịng người phụ trách ghi biên cán văn phòng đảm nhiệm

f) Bế mạc hội họp:

Bế mạc họp Giám đốc Công ty lên đọc diễn văn bế mạc, nhấn mạnh kết đạt hội họp đọc lời cảm ơn

2.4.3. Tổ chức công việc kết thúc hội họp

Đối với hội họp có quy mơ lớn, sau kết thúc họp, lãnh đạo văn phòng đạo, hướng dẫn cho CB, nhân viên văn phòng cần thực nhiệm vụ sau:

- Hoàn thiện văn kiện

- Tặng quà (nếu chưa thực phần đón tiếp)

- Dọn dẹp, thu xếp hội trường sau hội họp Bộ phận Tạp vụ thuộc Văn phịng Cơng ty thực công việc

- Thông báo cho quan, đơn vị hữu quan nội dung kết họp Ban Tổ chức họp chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan dự thảo thông báo kết luận họp gửi Bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng để tổng hợp soạn thảo thông báo kết luận hồn chỉnh trình lên Giám đốc Cơng ty phê duyệt nội dung Sau có ý kiến đồng ý Giám đốc nội dung, phận Tổng hợp trình Chánh Văn phịng Cơng ty kí ban hành gửi tới đơn vị có liên quan để tổ chức thực

họp Hồ sơnày thông thường bao gồm: Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại biểu, ngườimời tham dự; Diễn văn khai mạc; báo cáo tham luận, phát biểu; Nghị cuộchọp; Biên bản; Diễn văn bế mạc Thanh, tốn chi phí chi phí cho họp: Đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phịng Cơng ty hồn tất thủ tục tốn kinh phí tổ chức họp theo quy định hành nhà nước Tổng Công ty

- Tổ chức thực kết luận họp

- Triển khai nội dung thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp

Còn loại hình hội họp có quy mơ nhỏ, họp kết thúc thành viên nhanh chóng bắt đầu triển khai thực kết họp

 Kết phiếu khảo sát công tác tổ chức hội họp Văn phịng

Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng

Theo kết khảo sát, hỏi việc thực trách nhiệm người chủ trì có 36/70 CBCNV đồng ý người chủ trì họp thực tốt trách nhiệm (chiếm tỷ lệ 51%) , 30/70 CBCNV cho người chủ trì thực tương đối tốt trách nhiệm (chiếm tỷ lệ 43%), có 4/70 CBCNV chọn chưa tốt (chiếm tỷ lệ 6%)

có buồn tẻ, mức độ tương tác người nghe người nói cịn hạn chế Khi hỏi ưu điểm nhược điểm tổ chức hội họp Cơng ty, có 58/70 CBCNV cho có xác định, phân công rõ nhiệm vụ người công tác chuẩn bị thực tương đối kỹ lưỡng (chiếm tỷ lệ 83%),còn lại cho chất lượng họp ngày nâng cao Bên cạnh đó, 32/70 CBCNV đánh giá họp có buồn tẻ, nhàm chán, nội dung nghèo nàn (chiếm tỷ lệ 46%), 20/70 CBCNV cho trang thiết bị, sở vật chất chưa tốt, thường xuyên xảy cố (chiếm tỷ lệ 29%); 5/70 CBCNV cho công tác chuẩn bị sơ sài (chiếm 7%), lại chọn ý kiến khác

2.5. Đánh giá công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng

2.5.1. Ưu điểm

Về số lượng: Số lượng họp Công ty giảm dần xuống qua năm

Về chất lượng: chất lượng họp nâng cao đáng kể

Cơng ty có đội ngũ cán nhân viên có trình độ chun mơn cao, đào tạo từ chuyên sâu, khoa học Điều đảm bảo cho công tác chuyên môn tiến hành theo quy định nhà nước Tổng Công ty

Hơn công tác Lập kế hoạch tổ chức hội họp thực từ sớm, điều đảm bảo cho đơn vị có liên quan chủ động công tác chuẩn bị cho hội họp tiến hành cách nhanh chóng kịp thời mang lại hiệu cao

Cơng tác hoạch định xác, đắn đem lại hiệu định cho công tác tổ chức hội họp

Mặt khác công tác chuẩn bị đươc thực tương đối kĩ lưỡng, chu đáo, đảm bảo tất các khâu, nội dung cơng việc kiểm sốt khơng bị bỏ sót như: trang trí hội trường, in maket, xếp bàn ghế, in ấn tài liệu…tất công việc thực cẩn thận, tỉ mỉ kiểm tra kỹ lưỡng nhằm hạn chế rủi ro phát sinh trình tổ chức hội họp

Về công tác tổ chức điều hành:

Công tác tổ chức điều hành hội họp Công ty thực theo quy định Nhà nước quy định Tổng Công ty, quy chế làm việc quan

Phong cách điều hành cán lãnh đạo gần gũi, khả xử lí khéo léo, linh hoạt giúp chất lượng họp ngày tăng

Quy trình tổ chức hội họp Công ty thực tương đối xác, với quy định nhà nước quy định Tổng Công ty

Cơ sở vật chất bước đầu đáp ứng công tác phục vụ tổ chức hội họp Góp phần quan trọng làm nên hiệu hội họp Công ty đầu tư vào thiết bị đại: máy ảnh, laptop, máy chiếu Micro

Công tác dự trù kinh phí thực đảm bảo quy định, phù hợp với việc tổ chức hội họp

Công tác chuẩn bị thời gian nhìn chung chuẩn bị tốt, sát với thời gian tổ chức công việc thực tế

Công tác kiểm tra giám sát trọng, công tác kiểm tra giám sát thực thường xuyên, suốt trình chuẩn bị, tổ chức điều hành kết thúc họp

trong công việc, chuẩn bị, tổ chức công việc khoa học

Đối với thành phần tham dự: nhận tài liệu trước họp có chuẩn bị chu đáo nội dung, tìm hiểu kĩ để thảo luận hiệu

2.5.2. Nhược điểm

Một là, công tác lập kế hoạch tổ chức hội họp chưa thể lường trước tình phát sinh hội họp để dự phòng giải pháp giải quyết, nên xảy tình phát sinh ngồi ý muốn, cán chuyên viên lúng túng, chưa linh hoạt việc ứng phó với tình

Hai là, trang bị phương thiết bị sở vật chất, nhiên chất lượng trang thiết bị chưa thật tốt, thường xuyên xảy cố : hỏng micro, hỏng loa ảnh hưởng đến trình hiệu họp

Ba là, công tác dự trù thời gian thực tốt, nhiên việc dự trù thời gian để giải cơng việc mang tính đột xuất xảy hoạt động tổ chức điều hành hội họp chưa thực ý, gây nên gián đoạn công tác tổ chức điều hành hội họp

Bốn việc ứng dụng Cơng nghệ thơng tin vào q trình tổ chức hội họp chưa áp dụng tốt Máy chiếu phương tiện phục vụ đắc lực việc trình bày báo cáo, tổng kết Tuy nhiên lại sử dụng họp Cơng ty

Năm chưa có riêng đội lễ tân chuyên phục vụ cho họp lớn, quan trọng quan

độ tương tác người nghe người nói cịn hạn chế

Bẩy là, hình thức họp trực tuyến hình thức họp mang lại nhiều hiệu tối ưu, nhiên hình thức họp triển khai phạm vi hẹp khơng phổ biến cho quan Hình thức ứng dụng công nghệ thông tin việc gửi trước tài liệu cho đơn vị, cá nhân tham gia họp chưa phổ biến rộng rãi Vẫn cịn tình trạng bắt đầu họp phát tập tài liệu dày Điều gây khó khăn cho người tham gia việc khai thác nội dung tài liệu, thời gian tìm hiểu mà tìm hiểu khơng kĩ tài liệu dẫn đến khơng có ý kiến đóng góp cho vấn đề thảo luận họp

Tám việc kiểm soát, điểm danh đại biểu đến tham dự chưa tốt, gây cố giới thiệu thiếu, giới thiệu nhầm tên đại biểu, làm tính chuyên nghiệp việc tổ chức hội họp

Bên cạnh đó, trình thảo luận cần bố trí người chun trách đưa micro cho người phát biểu, nhiên việc chưa làm tốt Công ty, dẫn đến tình trạng “thời gian chết”, làm lãng phí thời gian

Đối với thành phần tham dự: Vẫn cịn tình trạng người tham dự không đến giờ, gây ảnh hưởng đến người dự họp tô chức điều hành hội họp.Bên cạnh tình trạng thiếu tập trung, thiếu nghiêm túc họp, nói chuyện riêng, sử dụng điện thoại họp

2.5.3. Nguyên nhân

Những hạn chế công tác tổ chức hội họp nguyên nhân sau:

Hai công tác chuẩn bị chưa thực tốt, bên cạnh vấn đề thiếu kiểm tra, giám sát chặt chẽ

Ba là, lãnh đạo Công ty chưa trọng đến công tác lễ tân cho họp lớn, quan trọng nên chưa có kế hoạch tập huấn riêng công tác lễ tân cho cán nhân viên Văn phòng

Bốn nhận thức CBCNV Văn phòng vai trò hội họp chưa trọng Bên cạnh đó, CBCNV Văn phịng chưa mang lại mẻ, sáng tạo cho hội họp

Năm công tác kiểm tra thường xuyên sở vật chất chưa tốt, gặp số cố tổ chức điều hành hội họp

Sáu nguồn kinh phí cho tổ chức hội họp cịn hạn chế

Bảy công tác phối hợp đơn vị có liên quan chưa thật khoa học nên cần phải tổ chức nhiều họp để trao đổi, thống Một số họp nhằm mục đích san sẻ trách nhiệm từ cá nhân sang tập thể, cơng việc khơng phải trách nhiệm chung tập thể

Tám cách trình bày nội dung cần truyền tải họp thường mang tính chiều, khơng sinh động (chỉ có người đọc báo cáo lời, khơng có hình ảnh minh hoạ kèm theo…) nên khơng thu hút, không gây ý, tập trung cho người dự…

KẾT LUẬN CHƯƠNG

CHƯƠNG

GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG

3.1. Ban hành văn quy định liên quan đến công tác tổ chức hội họp

Xây dựng, ban hành văn quy định liên quan đến công tác tổ chức hội họp nội dung vô quan trọng giúp cho việc tổ chức điều hành hội họp đạt hiệu cao Nếu khơng có văn quy định nghiêm ngặt việc tổ chức điều hành cơng việc khó khăn, hiệu

Công ty Điện lực Hai Bà Trưng cần ban hành văn sau:

- Quy định chế độ họp nhằm làm giảm số lượng họp, nâng cao chất lượng việc tổ chức, điều hành họp, nâng cao hiệu công việc Trong quy định cần quy định rõ ràng Quy trình tổ chức hội họp Công ty để thống việc tổ chức hội họp giúp cho người tổ chức chủ động tổ chức công việc, tối ưu hóa cơng tác tổ chức hội họp Cơng ty

- Quy định chế độ cơng tác phí, chế độ chi tổ chức hội họp Công ty

Nếu xây dựng tổ chức thực văn giúp Công ty Điện lực Hai Bà Trưng nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp, đồng thời tiêu chuẩn để đánh giá việc tổ chức thực công việc đơn vị cá nhân

3.2. Nâng cao vai trò lãnh đạo văn phòng nghiệp vụ văn phịng cho cán cơng chức

3.2.1. Nâng cao vai trò lãnh đạo văn phòng

Lãnh đạo văn phòng người trực tiếp hướng dẫn, đạo điều hành việc tổ chức hội họp CBCNV Văn phịng Cơng ty Do đó, cần nâng cao vai trị lãnh đạo văn phòng tổ chức hội họp Lãnh đạo văn phòng người tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Cơng ty , Lãnh đạo văn phòng cần thực tốt nhiệm vụ sau:

- Tiếp tục nâng cao công tác tham mưu, tổng hợp, chủ động, xây dựng tốt chương trình, kế hoạch tổ chức hội họp,đôn đốc tổ chức tốt công tác hậu cần để phục vụ công tác đạo, điều hành Lãnh đạo Công ty

- Trước tiến hành họp, Lãnh đạo Văn phịng cần theo dõi, kiểm tra việc thực cơng tác tổ chức hội họp Công ty để kịp thời đôn đốc, khắc phục tồn công tác chuẩn bị, nhắc nhở cán phụ trách cơng tác hậu cần ý chuẩn bị tốt.Ví dụ, lỗi trục trặc micro Lãnh đạo văn phịng yêu cầu phận kĩ thuật sửa lại kịp thời, lỗi quên gửi tài liệu cho thành phần tham gia Lãnh đạo VP cần đơn đốc gửi tài liệu sớm nhất, kiểm tra lại khâu chuẩn bị

- Khi kết thúc họp, Lãnh đạo văn phịng cần ban hành thơng báo kết luận họp rõ ràng, với nội dung diễn họp

3.2.2. Nâng cao nghiệp vụ văn phịng cho cán cơng nhân viên

Mọi hoạt động quan có thực chương trình, kế hoạch, đảm bảo hiệu hay không phụ thuộc yếu tố người Do đó, vấn đề cần đặt lên hàng đầu đào tạo đội ngũ cán nhân viên có trình độ chun mơn cao, đáp ứng nhu cầu cơng việc Nhất nghiệp vụ văn phòng đòi hỏi nhiều chuyên môn nghiệp vụ vững vàng khéo léo người thực Văn phòng đơn vị giúp Công ty việc tổ chức hội họp, đó, CBCNV văn phịng cần nắm vững chun mơn nghiệp vụ văn phịng, có khả làm việc độc lập phối hợp công việc với đơn vị, phận khác để tổ chức hội họp

Để nâng cao chất lượng nhân tổ chức hội họp, Cơng ty cần có kế hoạch cụ thể tổ chức khóa học đào tạo nâng cao kiến thức nghiệp vụ cơng tác văn phịng, nên ý đến bồi dưỡng thêm nghiệp vụ tổ chức hội họp Bên cạnh đó, Lãnh đạo Cơng ty cần tăng cường hoạt động kiểm tra, giám sát việc thực phối hợp thực công việc CBCNV, phận với Các CBCNV cần tự nâng cao ý thức, tích cực học hỏi, làm việc không ngừng sáng tạo để góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân cho Cơng ty

Bên cạnh đó, nâng cao chất lượng công tác chuẩn bị cho hội họp cần thiết Trước hết, trình bày trên, việc chuẩn bị chương trình, kế hoạch tổ chức tốt đóng vai trị quan trọng, định hoạt động sau thành công họp

hậu cần chưa đảm bảo, không chuẩn bị market, thiếu tài liệu, không chuẩn bị thời gian dự phòng yếu tố bất ngờ làm cho họp không thành công tốt đẹp Tất cố cơng tác chuẩn bị chưa tốt

Khi chuẩn bị cho tổ chức hội hop, cần tiến hành kiểm tra, giám sát thường xuyên để đảm bảo công việc diễn kế hoạch Trước bắt đầu họp, cần tiến hành kiểm tra sở vật chất kĩ lưỡng lần cuối, đảm bảo điều kiện tốt cho hội họp Bên cạnh đó, cần phải phổ biến trước cho thành phần tham gia nội dung diễn họp cách gửi thơng báo, cơng văn mời họp có đính kèm chương trình họp để người tham gia tìm hiểu trước, hiểu chủ động với nội dung hội họp

3.3. Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức hội họp khoa học, hợp lý

Thực tế vấn đề thực tốt Công ty Điện lực Hai Bà Trưng mà họp lớn, quan trọng Đối với họp nhỏ, quan trọng việc tổ chức thường diễn theo tình mà khơng có kế hoạch, chương trình cụ thể, khơng tính tới yếu tố bất ngờ

Đối với họp mang tính đột xuất cần thông báo đến đơn vị, cá nhân liên quan cách nhanh chóng, xác để đơn vị, cá nhân kịp thời chuẩn bị Khi xây dựng chương trình, kế hoạch, CBVP cần phải xác định trách nhiệm phòng ban, đơn vị, cá nhân liên quan để người chủ động chuẩn bị, tổ chức phối hợp tốt Bên cạnh đó, cần phải chuẩn bị chu đáo nội dung, thành phần thời gian họp

3.4. Nâng cao chất lượng sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ hội họp

Cơ sở vật chất công tác hậu cần yếu tố góp phần quan trọng làm nên thành công họp

Cơ sở vật chất trang thiết bị Cơng ty nhìn chung đáp ứng yêu cầu tổ chức hội họp, hội trường trang bị thiết bị phục vụ hội họp như: micro, máy vi tính, loa, máy chiếu, máy ảnh Tuy nhiên thiết bị chưa khai thác tối ưu mà sử dụng theo hình thức Bên cạnh đó, q trình sử dụng, thiết bị bị trục trặc Do đó, phận hậu cần cần trọng vào sở vật chất, thường xuyên kiểm tra, theo dõi, bảo trì, sửa chữa kịp thời để đảm bảo hội họp diễn thuận lợi Việc trang trí phịng tổ chức quan trọng Phải trang trí nghi thức, hài hịa hợp lý Mỗi họp phải có trí cho phù hợp, với nội dung họp

cho đại biểu thành phần tham dự khác, lễ tân phải làm tốt việc kiểm soát số lượng, thành phần tham dự họp để ban tổ chức giới thiệu đại biểu cách đầy đủ, xác

Đối với họp có trao đổi thành phần tham dự, cần bố trí xếp người làm cơng tác chuyển micro cho người phát biểu, tránh tình trạng “thời gian chết”, lúng túng, chậm chễ làm lãng phí thời gian tính chuyên nghiệp họp

3.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin

Ngày công nghệ thơng tin coi cơng cu đắc lực giúp việc cho cơng tác văn phịng Việc tăng cường ứng dụng CNTT vào công tác hội họp điều cần thiết

Thứ nhất, công tác chuẩn bị, trước họp vài ngày, ban tổ chức nên gửi file mềm đến người tham dự để người tham khảo tài liệu trước, đưa ý kiến đóng góp thiết thực cho họp Việc giúp tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu thời gian nghiên cứu tài liệu họp Cách thức nên áp dụng lâu dài theo xu hướng đại hóa, hình thức “Họp không giấy”

Thứ hai, họp trực tuyến cách thức tổ chức hội họp mà Cơng ty nên áp dụng Đây hình thức họp có nhiều ưu điểm:

- Nó giúp người xa tham gia hội họp từ xa mà khơng cần đến, người nhìn thấy nhau, trao đổi trực tiếp

- Khả giao tiếp nhìn thấy hình ảnh tất nhừng người tham gia họp cách rõ ràng, đạt chế độ HD

- Tốc độ truyền tải hình ảnh âm nhanh, ổn định

- Công nghệ cho phép việc chia sẻ liệu cách nhanh chóng, dễ dàng

- Việc kết nối điểm diễn dễ dàng, thuận lợi

Hình thức triển khai trường hợp lãnh đạo thành viên quan trọng họp công tác, khơng thể tham dự họp trao đổi trực tiếp họp mà không cần chờ đợi lãnh đạo thành viên Họp trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, chi phí lại linh hoạt, chủ động cho người tham gia

Tôi xin đề xuất phần mềm họp trực tuyến Adobe Connect - phần mềm ứng dụng tổ chức họp trực tuyến Công ty Adobe Conect hệ thống cho phép thực hiện:

- Họp qua web ( Web conference) - Lớp học ảo (Virtual Classroom)

- Chia sẻ giảng điện tử eLearning để học trực tuyến

Đây phần mềm hữu hiệu cho hình thức họp trực tuyến, có tính sau:

- Phát hình video, phát tiếng - Trình chiếu powerpoint - Thăm dị dư luận, bỏ phiếu - Truyền tệp

- Diễn đàn trao đổi, làm việc chung

Ứng dụng web conference cho phép họp giao ban, tập huấn Bên cạnh cịn có số phần mềm họp trực tuyến khác như: phần mềm Naviconference, Skype

3.6. Ứng dụng ISO vào công tác tổ chức hội họp

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn quốc tế xây dựng nhằm trợ giúp tổ chức, thuộc loại hình quy mô việc xây dựng, áp dụng vận hành hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực Trong lĩnh vực hành nhà nước, Bộ tiêu chuẩn bắt đầu áp dụng từ năm 2006 theo định Thủ tướng phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước Đến hầu hết ngành áp dụng lên kế hoạch triển khai nghiên cứu áp dụng đơn vị trực thuộc, nhiên vài bộ, ngành chưa triển khai hệ thống Do ngơn ngữ cách trình bày Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 triển khai áp dụng Việt Nam chủ yếu dịch từ tiếng Anh, bên cạnh tiêu chuẩn ISO 9000 đọng, nên khó hiểu làm cho việc áp dụng ISO Việt Nam nhiều hạn chế , kết thu chưa tương xứng với tiềm ISO Các tổ chức, doanh nghiệp triển khai áp dụng thành cơng, trì tốt hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng theo Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, đặc biệt Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 ISO 9004:2009 chìa khố quan trọng mang lại thành công cho hội nhập cạnh tranh quốc tế giới phẳng

ISO sở để tổ chức trì, cải tiến nhằm nâng cao hiệu lực quản lý, hiệu hoạt động, tùy theo chức năng, nhiệm vụ đơn vị để ứng dụng tiêu chuẩn cho khoa học, xác khơng cứng nhắc

trong thời gian bao lâu)

3.7. Một số giải pháp khác

Thứ nhất, cần khuyến khích tham gia nhiệt tình người tham dự Một họp mà thiếu tương tác thành viên họp chắn rât buồn tẻ hiệu không cao, không lấy ý kiến đóng góp xây dựng Do đó, tham gia nhiệt tình người tham dự quan trọng Người điều hành cần tich cực thu hút ý kiến thành viên tham gia Bên cạnh thành viên tham dự họp cần tự nâng cao ý thức, tuân thủ quy định họp, chuẩn bị trước nội dung, nghiên cứu tài liệu trước bắt đầu họp đồng thời tích cực trao đổi họp để có ý kiến góp ý xác đáng

Thứ hai, cần tăng cường công tác phối hợp đơn vị, phận để đảm bảo họp diễn suôn sẻ, không bị gián đoạn

Thứ ba, cần tăng cường tổ chức buổi tập huấn, huấn luyện cho CBCNV văn phịng cơng tác tổ chức hội họp

Thứ tư, cần xây dựng nội quy chế độ họp treo phòng họp để thành viên tham gia hội họp nắm bắt tuân thủ chặt chẽ nội quy, góp phần nâng cao hiệu hội họp

Thứ năm, cần nghiên cứu, lựa chọn nội dung họp phù hợp, thiết thực, cụ thể Các họp nên dành thời gian để thảo luận trực tiếp vào nội dung, vấn đề; tránh lan man, kể lể thành tích, khơng trình bày toàn văn văn phát tới đại biểu Công ty cần hạn chế tổ chức họp kéo dài nhiều ngày; đẩy mạnh việc sử dụng công nghệ thông tin việc chuyển giao tài liệu, triển khai văn

KẾT LUẬN CHƯƠNG

KẾT LUẬN

Qua việc nghiên cứu đề tài “Công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng” tơi tìm hiểu khái qt Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng, Văn phịng Cơng ty, lí luận chung cơng tác tổ chức hội họp thực trạng công tác tổ chức hội họp Công ty , từ hiểu ưu điểm nhược điêm nguyên nhân làm cho công tác tổ chức hội họp văn phịng khơng đạt hiệu cao Qua tơi rút số kết luận sau:

Hội họp nội dung quan trọng hoạt động Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Hội họp có nhiều loại khác nhau, loại hội họp có vai trò ý nghĩa khác nhau, nhiên hướng tới hiệu hoạt động chung quan

Hiện Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, công tác tổ chức hội họp trọng, Văn phịng Cơng ty thực tốt vai trị Cơng tác tổ chức hội họp đạt thành tích đáng kể, nhiên, bên cạnh cơng tác vấp phải số hạn chế định Trong thời gian tới Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng cần trọng vào công tác tổ chức hội họp, đẩy mạnh hiệu công tác hoạt động quan Muốn vậy, Công ty cần xây dựng triển khai thực giải pháp để khắc phục hạn chế công tác tổ chức hội họp

Một lần nữa, xin trân thành cảm ơn giúp đỡ cô, chú, anh chị công tác Công ty Điện lực Hai Bà Trưng tạo điều kiện cho tơi tìm hiểu thực đề tài Bên cạnh tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Linh tận tình hướng dẫn tơi suốt thời gian thực khóa luận Tơi xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô Khoa Quản trị Văn phịng, chúc thầy sức khỏe ln hạnh phúc, thành công

Do thời gian nghiên cứu có hạn với hạn chế kiến thức, khóa luận tơi khơng tránh thiếu sót, tơi mong nhận ý kiến đóng góp Hội đồng thầy để đề tài tơi hồn thiện

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Ngô Thị Hải Anh, 2015 Công tác tổ chức Hội họp Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội Luận văn tốt nghiệp Quản trị văn phòng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội

2 Lê Thị Dung, 2015 Công tác tổ chức điều hành hội họp của UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng Luận văn tốt nghiệp Quản trị văn phòng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội

3 Nguyễn Thành Độ Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại ọc Kinh tế quốc dân

4 Vũ Thị Nhân, Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp UBND xã Lệ Xá, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2011

5 Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành văn phịng, NXB Lao động-Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh

6 Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội

7 Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weihrich, Vũ Thiếu, Nguyễn Mạnh Quân, Nguyễn Đăng Dậu dịch (2004), Những vấn đề cốt yếu của quản lý, NXB khoa học kỹ thuật, Hà Nội

8 Tim Hindle, Lê Ngọc Phương Anh dịch (2006), Cẩm nang tổ chức thành công họp, NXB Tổng hợp, Hồ Chí Minh

9 Patrick Lecioni, Danh Văn, Xuân Nguyễn dịch (2005), Chết hội họp, NXB Trẻ, Hồ Chí Minh

10 Hồng Phê chủ biên (2002), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng 11 Nguyễn Thị Thoa, Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội thảo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, năm 2010

quan hành nhà nước

13 Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 Thủ tướng phủ ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước

14 Thơng tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06 tháng năm 2010 Bộ Tài Chính quy định chế độ cơng tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị quan nhà nước đơn vị nghiệp công lập

15 Quy chế làm việc Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

16 Quyết định số: 784/QĐ-PCHBT ngày 28 tháng 11 năm 2016 Công ty Điện lực Hai Bà Trưng quy định chức năng, nhiệm vụ phịng ban trực thuộc Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng

17 Quyết định số: 157/QĐ-EVN Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội ngày 15 tháng 02 năm 2010 việc ban hành Quy định tổ chức hội họp Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội

18 Quy định chế độ họp Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 19 Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm việc họp nay, http://dantri.com.vn/ban-doc/ban-them-ve-viec-hop-hien-nay-1281334035.htm [Truy cập ngày 08/8/2010]

20 Phúc Huy, Báo Tuổi trẻ, Quá tải hội họp – Phải cải cách chế quản lý, http://tuoitre.vn/tin/chinh-tri-xa-hoi/20080806/qua-tai-hoi-hop -bai-3-phai-cai-cach-co-che-quan-ly/272236.html [Truy cập ngày 06/8/2008]

21 TS Lưu Kiếm Thanh, Tạp chí Tổ chức nhà nước, Những nguyên tắc

nâng cao hiệu quả hội họp,

http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/125/0/1010067/0/4940/Nhung_nguyen_tac_nan g_cao_hieu_qua_hoi_hop [Truy cập ngày 07/10/2013]

22 Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp,

PHỤ LỤC

1 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

2 Một số phiếu khảo sát công tác hội họp Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

3 Quy định chế độ họp Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

PHỤ LỤC

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG

(Sơ đồ cấu tổ chức Cơng ty)

GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC KĨ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT PHÒNG KTAT PHÒNG ĐIỀU ĐỘ VẬN HÀNH

ĐỘI QUẢN LÝ KHCQ ĐỘI KIỂM TRA

GSSDĐ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KH&VT PHÒNG TCKT PHÒNG TC&NC VĂN PHÒNG

ĐỘI ĐẠI TU PHÒNG QL ĐẦU TƯ XD

PHỤ LỤC

PHỤ LỤC

QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP

TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP HÀ NỘI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc

QUY ĐỊNH

CHẾ ĐỘ HỌP TRONG CÔNG TY

(Ban hành kèm theo Quyết định số: ngày tháng năm Công ty Điện lực Hai Bà Trưng việc ban hành Quy định chế độ họp Công ty)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Phạm vi điều chỉnh

1 Quy định điều chỉnh việc tổ chức hội nghị, họp (dưới gọi chung họp) hoạt động quản lý, điều hành Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

2 Các họp giao ban điều hành sản xuất hàng ngày; buổi hội thảo, toạ đàm khoa học không thuộc phạm vi điều hành Quy định

Điều 2: Đối tượng áp dụng: Văn phịng Cơng ty Các đơn vị trực thuộc

Điều3: Giải thích từ ngữ:

Trong quy định này, từ ngữ hiểu sau:

2 Họp tham mưu, tư vấn họp để thủ trưởng quan, đơn vị nghe ý kiến đề xuất kiến nghị đơn vị cấp dưới, chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm sở, trước định theo chức năng, thẩm quyền

3 Họp giải công việc họp cấp với lãnh đạo đơn vị cấp để giải cơng việc có tính chất quan trọng vượt thẩm quyền cấp để kiểm tra trực tiếp chỗ tình hình thực nhiệm vụ công tác cấp

4 Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án

5 Họp giao ban họp lãnh đạo quan, đơn vị để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ cơng tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên

6 Họp tập huấn triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) họp để quản triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội

7 Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm họp để kiểm điểm, đánh gía tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới quan, đơn vị

8 Họp sơ kết tổng kết chuyên đề họp để đánh giá tình hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng

9 Hội nghị Tri ân khách hàng Hội nghị nhằm hướng tới khách hàng, tri ân khách hàng, để đáp ứng nhu cầu khách hàng dịch vụ điện, lắng nghe, tiếp thu ý kiến đóng góp khách hàng sử dụng điện

11 Người tham gia dự họp người triệu tập, người mời họp người đại diện cho quan, đơn vị mời họp người uỷ quyền dự họp

12 Cuộc họp Giám đốc họp Giám đốc Phó Giám đốc chủ trì để đạo, điều hành giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Giám đốc

13 Cuộc họp đơn vị trực thuộc họp lãnh đạo đơn vị chủ trì để đạo, phối hợp giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền lãnh đạo đơn vị

Điều 4: Mục đích:

Mục đích quy định nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng họp hoạt động quan, đơn vị, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí việc tổ chức họp, góp phần tích cực tiếp tục đổi nâng cao hiệu lực, hiệu đạo, điều hành thủ trưởng quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầu cải cách hành

Điều 5: Nguyên tắc tổ chức họp:

1 Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải

2 Chỉ tiến hành họp thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành thủ trưởng quan, đơn vị việc thực định quản lý, điều hành

4 Theo chương trình kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng hình thức phơ trương

5 Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý

Điều 6: Trách nhiệm việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào việc đổi họp:

Giám đốc Công ty lãnh đạo đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức, đạo nghiêm cứu, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ, trước hết công nghệ thông tin, việc đổi công tác lãnh đạo, đạo, điều hành để giảm bớt họp; để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng hiệu họp

Điều 7: Các trường hợp không tổ chức họp:

1 Phổ biến, quán triệt triển khai thực văn quy phạm Pháp luật, văn đạo cấp

2 Việc sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình kết tháng thực chương trình, kế hoạch nhiệm vụ cơng tác hàng năm Công ty, đơn vị trực thuộc

3 Giải cơng việc thường xun tình hình có thiên tai, địch hoạ tình trạng khẩn cấp

4 Những việc cụ thể uỷ quyền phân công, phân cấp rõ thẩm quyền trách nhiệm cho tổ chức cá nhân cấp giải

5 Tổ chức lấy ý kiến lãnh đạo quan, đơn vị tham gia xây dựng, hoàn thiện đề án, dự án, trừ trường hợp đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý nhiều quan, đơn vị

7 Giải nội dung công việc mang tính chất chun mơn, kỹ thuật để giải công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức họp, trừ trường hợp họp lớn, quan trọng

8 Những việc Pháp luật quy định giải cách thức khác không cần thiết phải thông qua họp

Điều 8: Họp tổ chức Đảng, đoàn thể tổ chức khác:

Đảng, đoàn thể tổ chức khác Công ty tổ chức theo Điều lệ tổ chức bố trí hợp lý phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động Công ty

Chương II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Điều 9: Xây dựng kế hoạch tổ chức họp:

1 Căn vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng quý quan, đơn vị yêu cầu giải công việc, Giám đốc Công ty đạo xây dựng định kế hoạch tổ chức họp lớn, quan trọng năm hàng quý; phân cơng trách nhiệm Phịng chức năng, đơn vị trực thuộc chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến công việc tổ chức họp

Kế hoạch tổ chức họp năm hàng quý phải thông báo trước cho đối tượng triệu tập mời tham dự

2 Các họp bất thường tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp Khống chế số lượng họp tuần, tháng để dành thời gian giải công việc

Điều 10 Chuẩn bị nội dung họp:

Phòng chức được phân cơng chuẩn bị nội dung phải chuẩn bị dự thảo biên thông báo kết luận họp

2 Những vấn đề liên quan đến nội dung họp yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến, kiến nghị họp phải chuẩn bị đầy đủ trước văn

Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, ngồi văn cịn phải chuẩn bị thêm nhiều tóm tắt

Điều 11: Giấy mời họp:

1 Giầy mời họp phải cần ghi rõ nội dung sau đây: a) Người triệu tập chủ trì

b) Thành phần tham dự

c) Người triệu tập, người mời tham dự d) Nội dung họp, thời gian, địa điểm họp

e) Những yêu cầu người triệu tập, mời tham dự

2 Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp 02 ngày làm việc, kèm theo tầi liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất

Điều 12 Thành phần số lượng người tham dự họp:

1 Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập họp phải cân nhắc kỹ định thành phần, số lượng người tham dự họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm hiệu Chỉ người liên quan trực tiếp mời đến dự họp, đối tượng liên quan gián tiếp nhận thông báo (hoặc nghị quyết) để nắm bắt thông tin

3 Trường hợp người triệu tập mời lãnh đạo đơn vị khơng thể tham dự họp (có lý đáng) uỷ quyền cho cấp có đủ khả năng, đáp ứng nội dung yêu cầu họp họp thay

4 Khách mời người chủ trì định; đại diện quan, đơn vị có liên quan nhiều đến công việc thông tin cần giải

Điều 13 Thời gian tiến hành họp:

1 Thời gian tiến hành họp thuộc họp quy định sau:

a) Họp giao ban tuần, tham mưu, tư vấn không buổi làm việc; b) Họp sơ kết quý, tổng kết chuyên đề, họp chuyên môn từ buổi đến ngày tuỳ theo tính chất nội dung họp

c) Họp tổng kết công tác năm không ngày

d) Họp tập huấn tuỳ theo tính chất nội dung vấn đề, bố trí chủ yếu vào ngày nghỉ

2 Các loại họp khác tuỳ theo tính chất nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, không ngày

Điều 14 Những yêu cầu tiến hành họp:

1 Mỗi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu vấn đề điều kiện hoàn thành cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng hiệu giải công việc

3 Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập trung chủ yếu vào vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý

4 Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp

Điều 15 Trách nhiệm người chủ trì họp:

1 Quán triệt mục đích, u cầu, nội dung chương trình, thời gian lịch trình họp

2 Xác định thời gian tối đa cho người tham dự họp trình bầy ý kiến cách hợp lý

3 Điều khiển họp theo mục đích, u cầu đặt Có ý kiến kết luận họp, trước kết thúc họp

5 Giao trách nhiệm cho Phịng ban, đơn vị có thẩm quyền văn thông báo kết họp đến quan, đơn vị, cá nhân có liên quan

Điều 16 Trách nhiệm người tham dự họp:

1 Nghiên cứu tài liệu, văn họp nhận trước đến dự họp

2 Chuẩn bị trứơc ý kiến phát biểu họp

3 Phải dự họp thành phần, đến họp tham dự hết thời gian họp Chỉ trường hợp lý đột xuất đồng ý người chủ trì người tham dự rời họp trước họp kết thúc

4 Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý công việc không liên quan đến nội dung họp Không gọi nghe điện thoại di động phòng họp

6 Trong trường hợp cử họp thay, phải báo cáo kết họp cho thủ trưởng quan, đơn vị cử họp

Điều 17 Biên họp thông báo kết họp: 1.Nội dung diễn biến họp phải ghi thành Biên

a) Ngưịi chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp;

b) Những vấn đề trình bày thảo luận họp; c) ý kiến phát biểu người tham dự họp;

d) Kết luận chủ toạ họp định đưa họp

2 Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, phòng chức đơn vị giao trách nhiệm chuẩn bị họp phải hồn thành dự thảo thơng báo kết luận, chuyển cho Văn phịng Công ty để kiểm tra thể thức, ký gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực

Văn thông báo kết luận họp bao gồm nội dung sau:

a) Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa họp;

b) Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân cơng trách nhiệm tổ chức thực hiện,

3 Văn thông báo kết luận họp không thay cho việc văn quy phạm Pháp luật văn cá biệt thủ trưởng quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định quy định Pháp luật để giải vấn đề liên quan định họp

Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực ý kiến kết luận, đạo đưa họp phải giao cho cá nhân có thẩm quyền phòng ban liên quan chịu trách nhiệm

Chương III

CÁC QUY ĐỊNH KHÁC

Điều 19: Xây dựng chương trình cơng tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức họp:

1 Trên sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, Giám đốc Công ty, thủ trưởng đơn vị trực thuộc có trách nhiệm đạo xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, hàng q hàng tháng quan, đơn vị bảo đảm khoa học, hợp lý

2 Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành việc quản lý, thực chương trình cơng tác Chỉ trường hợp thật cần thiết điều chỉnh chương trình cơng tác

Điều 20: Mối quan hệ tổ chức họp giải công việc cá nhân, tổ chức

1 Văn phịng Cơng ty, đơn vị có quan hệ trực tiếp giải công việc hàng ngày cá nhân, tổ chức khơng họp mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận xử lý công việc cá nhân, tổ chức

2 Giám đốc Công ty, thủ trưởng đơn vị trực thuộc không sử dụng thời gian thực chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện công dân theo quy định Pháp luật để tham dự chủ trì họp

2 Người đứng đầu quan, đơn vị đứng tổ chức triệu tập họp phải chịu trách nhiệm cá nhân việc để xẩy tình trạng nói

Điều 22: Thực chế độ giải công việc để giảm bớt họp:

- Các cơng việc giải hàng ngày phải giải ngay, khơng chờ đến họp để giải

- Lãnh đạo cấp đơn vị phải có chương trình kế hoạch để thực chế độ kiểm tra hoạt động đơn vị cấp việc thực quy định Pháp luật văn cấp trên; trực tiếp đạo xử lý chỗ cơng việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền

Điều 23 Kinh phí phục vụ họp (hội nghị):

Kinh phí phục vụ họp theo quy định Quy chế Tài Tổng Cơng ty phù hợp với dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp phê duyệt

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Trách nhiệm quản lý chế độ họp đơn vị trực thuộc Trách nhiệm Giám đốc:

a) Xây dựng kế hoạch tổ chức họp theo Điều quy định này;

b) Thi hành biện pháp cải cách, đổi đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến nâng cao chất lượng, hiệu họp

2 Trách nhiệm Văn phịng Cơng ty:

b) Hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra quan, đơn vị trực thuộc việc thực Quy định

3 Trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị trực thuộc:

a) Xây dựng ban hành quy định cụ thể tổ chức họp đơn vị mình;

b) Chỉ đạo việc thực quy định tổ chức họp hoạt động đơn vị;

c) Thi hành biện pháp cải cách, đổi đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu qủa họp

4 Văn phịng Đảng ủy, Cơng đồn, Đồn niên Công ty:

Nghiên cứu, tổ chức vận dụng quy định để cải tiến giảm bớt họp

Điều 25: Hiệu lực thi hành:

1 Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký Quyết định ban hành

PHỤ LỤC