Chương 7 giúp người học hiểu về Kiểm toán đêm. Nội dung trình bày cụ thể gồm có: Công việc kiểm toán đêm, Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm, Công việc kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn, Báo cáo hoạt động của bộ phận Lễ tân.
Trang 1NGHIEP VU LE TAN p Ử
Trang 3CÓ NỘI DỤNG CHƯƠNG
$ Công việc kiểm toán đêm
$ Nhiệm vụ của nhân viên kiêm toán đêm
$ Công việc kiểm tốn đêm trên hệ thơng quản lý
khách sạn
Trang 447.1 Cong vigc kiém toan dem
Kiém toan dém là quá trình rà sốt việc kiêm
tra, đơi chiếu các tài khoản của khách với các
giao dịch của các bộ phận cung cấp dịch vụ Nhờ đó các hoạt động tải chính liên quan tới tải khoản của khách được theo dõi, cập nhật và
cân đối một cách chính xác nhất
Công việc này đóng một vai trò rất quan trọng
đối với việc tổng hợp thanh toán và thanh toán-cho
Trang 57.1 Cong việc kiểm toán đêm ———
Theo truyền thơng, việc kiểm tốn đêm thường
được thực hiện vào ca đêm, vì đó là khoảng thời gian
có ít giao dịch nhất và do vậy ít bị phân tán nhất
Nhân viên kiểm toán đêm có thê là nhân viên thu
ngân của bộ phận lễ tân (thông thường) hoặc là nhân
viên kê toán của khách sạn
Trang 6
iễm tra lại việc theo dõi, cập nhật, tổng hợp các chỉ phí
của khách mà nhân viên thu ngân đã làm trong ca ngày,
kế cả các chỉ phí về tiền phòng, thuê và phục vụ phí (nêu CO);
2 Cap nhat cac chi phi cua khach ma cac ca truéc chua kip
lam:
3 Đông bộ các chỉ phí và các khoản thanh toán của khách;
Thực chất, đây là việc kiểm tra, đôi chiêu sự trùng khớp giữa các
Trang 7<Q 7.2 Nhiệm vụ của nhân viên kiếm toán đêm —
4 Phát hiện và điều chỉnh các lỗi trong tính toán;
5 Chuẩn bị trước hỗ sơ thanh toán cho khách dự
kiên check-out vào ngày hôm sau;
6 Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách;
Hạn mức tín dụng có thể là giới hạn thanh toán của thẻ tín dụng hay hạn
mức thanh toán (giới hạn nợ cho phép ) đối với tài khoản của khách
Nếu thấy vượt quá các giới hạn này, nhân viên kiểm toán đêm phải chuẩn bị hô sơ tạm thanh tốn cho khách, đơng thời lập ngay một báo:cáo
Trang 8Q4 7.2 Nhigm vu cia nhan vién kiém todn dm
7 Lap và phát hành các báo cáo cân thiết: = Báo cáo kiểm toán cuỗi ngày
= Bao cao doanh thu trong ngay "= Bao cao tai chinh trong ngay
= Bao cao théng kê tình hình khai thác phòng trong ngày
" Báo cáo công nợ: tôn nợ, số dư nợ cao, nợ khó
đòI,.V.V
Trang 9esi ee
= Ca dém có trách nhiệm mở file của từng phòng, kiém tra lai booking, hinh thức thanh tốn, các thơng tin cân hoàn thiện trên máy đề chắc chắn không có
nhâm lẫn nào
Trang 101 Kiém tra tinh trang phong
= Kiém tra phong check-out (Departure Expected) trong ngay
= Kiém tra phong check-in (Arrival Expected) trong ngay (nham xac dinh tinh trang
no-show hoặc đề hủy đặt phòng nêu khách không check-in)
" Xác dinh phong no-show, sleep hoac skip
2 Kiém tra gia phòng, thuê và các phục vụ phí
= Kiém tra lại tất cả các phòng đã có giá( rate)
Lưu ý: Khi nhận đặt phòng (make reservation), các phòng miễn phí phải được đặt là
HU(House use) hoặc Com( complementary) va khéng dé gia Néu khéng, sau khi
chạy cắt ngày, máy sẽ tính tiên phòng cho khách
= Sau khi kiém tra xong, thực hiện thao tác tính tiên phòng theo giá đã đặt trên
Trang 11(eS ieee ee xa
3 Thuc hién lén dong tai khoan trong ngay (Do cut off)
» May sé thuc hién déng tai khoan trong ngay (cắt ngày) sau khi ta dùng lệnh “Do
cut off’, doi khoang 10 giay, may sẽ hoàn thành lện nay và khi đó ngày trên máy
sẽ chuyền sang ngày hôm sau Nếu ta không làm lệnh này thì máy vẫn giữ nguyên ngày và các giao dịch phát sinh của khách sẽ vẫn được ghi vào ngày hôm
trước
Trang 12KG TT hỉhÍ DU H TU CC ƯỢ HH
4 In các bao cao (Heports)
= Sau khi đóng ngày, lễ tân ca đêm cân thực hiện lệnh in các
báo cáo cân thiết như: danh sách khách lưu trú trong ngày,
báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ, dự kiên check-in, check-out cua ngay hôm sau
= Tuy theo yêu câu của cấp trên có thể in thêm các report
Trang 13ke Siete phận lễ lân `
7.4.1 Đánh giá kết quả hoạt động của bộ phận lễ tân
+ Báo cáo hằng ngày
= La bảng tóm tắt tình hình kinh doanh
=_ Có những hình thức riêng tùy thuộc quy mô và yêu câu của từng khách
sạn
=_ Do người có trách nhiệm tổng hợp hằng ngày = Bản thông kê các hàng hóa dịch vụ trong ngày
Trang 14CONG TY DU LICH DUONG SAT SATGON HOTEL 2IUL 2002, 08:28 PAGE 1 CHECKOUT DWAITI YW REV EN OIE REPORT LON 03/07/ O22 AT 23:82 Today Mionth to date Subtotal
Item „ Sevice Yeo Subtotal Sevice %⁄©
€I3isc, total (Disc, EF otal
Trang 15ke Siete phận lễ lân `
7.4.2 Phân tích các số liệu thông kê kinh doanh
» Đối chiêu, so sánh các số liệu hiện tại với các số liệu kỳ trước » Thông kê và đưa ra tỷ lệ phòng có khả năng đáp ứng trung
bình trong một thời kỳ nhất định:
Số lượng phòng có khả năng đáp ứng = Tổng số phòng x Tỷ lệ % phòng có khả năng đáp ứng
Trang 16ke Siete phận lễ lân `
s» Các chỉ tiêu đánh giá:
= Tỷ lệ phân trăm công suất phòng sử dụng
= Tỷ lệ phân trăm công suất phòng có nhiêu người ở = Số lượng khách trung bình mỗi phòng
= Giá phòng bình quân trong ngày
Trang 17SSUTRETETLEE rẽ
>_ Tỷ lệ phân trăm công suât phòng sử dụng
Trang 18
= Công thức tính cho một ngày
Số lượng phòng bán trong ngày x 100
Tỷ lệ % công suất phòng =
Trang 19
= Céng thttc tinh cho một tuân
Số lượng phòng bán trong tuân x 100
Tỷ lệ % công suất phòng =
Trang 217.4 Bao céo hoat dong ciia bo phan Ié tan
> Tỷ lệ phòng có nhiêu khách ở
= Dùng phân tích tình hình kinh doanh phòng của
khách sạn
= Nêu tỷ lệ phòng có nhiêu khách ở càng cao, ảnh hưởng đên doanh thu khách sạn
= Đánh giá hiệu quả bán hàng của bộ phận lê tân
Trang 23CX 7.4 Báo cáo hoạt déng cita bé phan Ié tan
> Sô lượng khách trung bình của mỗi phòng
= Phân tích hiệu quả bán phòng của bộ phận lễ
tân trong một thời gian nhất định
Số lượng khách lưu trú trong ngày SL khách TB cua _
mồi phòng trong ngày —
Trang 24ke Siete phận lễ lân `
> Giá phòng bình quân trong ngày
= Đề phân tích so sánh trung bình của một ngày với thời gian khác
= Gia phòng trung bình càng cao thì doanh thu và lợi nhuận trong ngày càng lớn
Tổng doanh thu phòng trong ngày
Giá phòng bình quân trong ngày=
Trang 25CH 7.4 Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân -
> Giá phòng bình quân mỗi khách:
- Phân tích hiệu quả kinh doanh của bộ phận lễ tân
về giá
TONG DOANH THU PHONG TRONG NGAY
Giá phòng bình quân mỗi khách =
Trang 26CH 7.4 Béo céo hoat dong cita bé phan Ié tan
> Phan tich doanh thu phong:
-_ Đánh giá hiệu quả bán phòng của nhân viên lễ tân * Doanh thu phòng thực tế
= SỐ phòng bán được trong ngày x giá phòng bình
Trang 27CX 7.4 Bao céo hoat déng ciia bd phan Ié tan
* Doanh thu phong tiem nang
- Là doanh thu khách sạn bán hết tat cả số phòng với mức giá chuẩn trong một thời gian nhất định
Trang 28
- Tỷ lệ % doanh thu phòng thực tế so với doanh
thu phòng tiêm năng
Doanh thu phòng thực tế trong ngày x 100
Trang 29
VU¿ Uno Cac tnong tin sau
Tổng s6 ngay phong | Gid phong chuan | Gid phongbanra | _., ., ,o
¬ bán được (USD) (USD) Tỷ lệ đáp ứng (%) Loại phòng |Số lượng 2002 2003 2002 2003 2002 2003 2002 2003 Suite 40 12,100 11,680 110 120 100 110 85 90 Deluxe 70 18,640 17,200 90 100 85 90 90 95 Standard 80 24,430 22,300 70 80 60 70 95 95 féu cau:
1 Tính công suất sử dụng buồng của năm 2002 và năm 2003
2 Tính tỷ lệ doanh thu thực tế so với doanh thu tiềm năng của năm 2002 và na
2003