Chương 9 nhóm kỹ năng chung trong nghiệp vụ lễ tân. Cùng nắm kiến thức trong chương này thông qua việc tìm hiểu các nội dung sau: Chuẩn bị làm việc, Tiếp nhận và xử lý phàn nàn, Kết thúc ca làm việc, Xử lý các giao dịch tài chính, Xúc tiến quảng bá và bán các sản phẩm và dịch vụ, Duy trì hồ sơ tài liệu và các hệ thống khôi phục thông tin,...
Trang 1NGHIỆP VỤ LE TAN
Trang 2
NHÓM KỸ NĂNG CHUNG
Trang 3Seammmmmanăằăa«.œ
Sau khi hồn tất chương, sinh viên sẽ có thể nắm vững hệ thông các kỹ năng chung trong
Trang 4CX NOIDUNGCHUONG
$ Chuẩn bị làm việc
} Tiếp nhận và xử lý phàn nàn
} Két thuc ca lam viéc
} Xw ly cac giao dich tai chinh
® Xúc tiên quảng bá và bán các sản phẩm và dịch vụ
® Duy trì hồ sơ tài liệu và các hệ thống khôi phục
Trang 5$ Phát triển mỗi quan hệ khách hàng
} Chuẩn bị và trình bày báo cáo
Trang 61
Trình diện khi vào ca
Đến đúng giờ và đăng ký vào hệ thống chấm công;
Sử dụng khu vực thay đồ dành cho nhân viên để tắm rửa, thay đồng phục và chuẩn bị cá nhân sẵn sàng làm việc;
Tắt các thiết bị thông tin liên lạc cá nhân và đảm bảo các thiết bị đó
được cất giữ tại nơi an toàn theo chính sách của khách sạn;
Đi thẳng tới nơi làm việc và ký vào tờ đăng ký có mặt của bộ phận
nếu có;
Báo cho các đồng nghiệp khác và/ hoặc giám sát viên vê sự có mặt
Trang 7ros
I Đảm bảo diện mạo và vệ sinh cá nhân
= Đảm bảo đồng phục sạch sẽ, gọn gàng và an toàn
= Đảm bảo diện mạo cá nhân đạt tiêu chuẩn quy định
iii Ap dụng các thao tác chuyên nghiệp
= Lang nghe can than và trả lời khách một cách lịch sự;
m Giao tiếp chuyên nghiệp đối với các vấn đê trong kinh doanh;
Trang 8
iv Chuan bị khu vực làm việc cho ca trực
Đọc sổ giao ca và ghi chép lại các việc cần phải thực hiện;
Ghi chép lại các điểm liên quan tới công việc của mình trong buổi
họp giao ca;
Tham gia họp giao ca và rà soát các nhiệm vụ của bạn trong ca trực;
Kiểm tra sự thay đổi về bố trí nhân viên, các đoàn khách và khách
VIP:
Kiểm tra các thiết bị va mức dự trữ vật dụng, hàng hóa;
Trang 9
I Xác định và phân tích phàn nàn
Tiếp nhận và ghi lại chính xác các phàn nàn qua lời nói của khách, sử dụng các kỹ năng lắng nghe chủ động và thông cảm với khách; Xác định bản chất lời phàn nàn của khách thông qua các kỹ thuật
giao tiếp phù hợp;
Ghi sổ hoặc lưu lại các lời phàn nàn theo đúng quy trình
li Xu ly cac phan nan
Trấn an khách hàng rằng các phàn nan của khách sẽ được xử lý nhanh nhất có thể để có thể giải quyết được vấn đề;
Xử lý phàn nàn theo tiêu chuẩn, chính sách và quy trình của đơn vị;
Thu thập và xem xét các tài liệu liên quan tới lời phàn nàn;
Trang 10
ác định hành động và giải quyết phàn nàn
Thỏa thuận và xác nhận hành động để giải quyết phàn nàn với khách; Thể hiện cam kết sẽ giải quyết phàn nàn với khách;
Thông báo với khách vê kết quả điều tra phàn nàn
iv Nhờ giải quyết những phan nan nghiêm trọng
Xác định các phàn nàn cân nhờ cấp quản lý, người khác hay các đối tượng
bên ngoài can thiệp;
Trang 11ros
i Chuan bi két thtic ca lam việc
= Kiém tra tất cả các trang thiết bị ở trạng thái hoạt động tốt;
= Sap xếp lại và thu dọn gọn gàng nơi làm việc;
= Cân đối tất cả tiên mặt nhận được trong ca làm việc
ii Chuẩn bị cho ca làm việc tiếp theo
= Chuan bi théng tin cho các sự kiện hay sự việc;
“ Đảm bảo các thiết bị sẵn sàng để cho ca sau bắt đầu công việc;
Trang 12ros
i Ban giao vao cudi ca lam viéc
= Bàn giao số tiên mặt đã nhận được;
“ Thảo luận các công việc cân làm tiếp theo;
= Hop giao ca với nhân viên làm ca sau và ký vào sổ bàn giao ca
iv Đóng, tắt các trang thiết bị
= Đóng, tắt các trang thiết bị theo quy định;
= Đảm bảo cửa ra vào và cửa sổ đã đóng an toàn;
= Dam bao cac vat có giá trị năm trong két an toàn hoặc các khu vực
an toàn khác;
Trang 13
ros
i Xu ly héa don va thanh toan
= Nhan va kiém tra các khoản thanh toán từ khách hàng và trả lại tiền thừa nếu CO;
= Chuẩn bị và xuất hóa đơn chính xác, bao gồm tất cả các chỉ tiết về thuế liên quan;
» Xu ly va ghi lai các giao dịch theo quy trình của đơn vị; =m Thực hiện giao dịch qua các phần mêm phù hợp;
= Thuc hién giao dich theo tiêu chuẩn của đơn vị về tốc độ và dịch vụ khách
Trang 14ros
ii Đối chiêu các khoản thu
= Thực hiện quy trình cân đối thu chỉ tại những thời điểm theo quy định của
đơn vị, với sự tư vấn của đồng nghiệp;
= Tach biét sd tiên mặt dự phòng và số tiên thu được khi thực hiện quy trình
cân đối và đảm bảo tuân theo quy trình của đơn vị;
= Xac dinh rõ việc ghi chép chứng từ trên máy tính hoặc đọc chứng từ vào cuối ca hoặc in ra chung tu;
= Lay ra cac khoan tién thanh toan da thu dugc va chuyén di theo quy trinh
Trang 16I _ Xúc tiên, quảng bá trực tiêp các sản phâm và dịch vụ Xác định các nhu câu khách hàng; Lựa chọn sản phẩm/ dịch vụ hiện có phù hợp nhu cầu khách hàn các gợi ý;
Giới thiệu các đặc tính và lợi ích của tất cả các sản phẩm/ dich vu
hàng, theo cá nhân hay nhóm nhỏ;
Giải thích cho khách hàng cách thức mua và thanh toán
li Lên kê hoạch cho sự kiện xúc tiên quảng bá sản phâm
Chào đón khách hàng ngay khi họ đến;
Mời khách ngôi, mời nước và chào đón theo cách thức khác đã định Cung cấp cho khách hàng tập thông tin đã chuẩn bị trước
Trang 17
iu Tiên hành việc xúc tiên quảng bá
Quan sát mức độ quan tâm của người tham gia và phản ứng một cách tích CUC;
Giới thiệu tài liệu đến khách theo cách rõ ràng và đầy đủ thơng tin;
Kiểm sốt thời gian chương trình để đạt mục đích của sự kiện với sự linh
hoạt cần thiết;
Sử dụng các dụng cụ trực quan;
Khuyến khích các câu hỏi và trả lời các câu hỏi;
Tư vấn khách hàng cách mua các sản phẩm được quảng bá;
Đảm bảo các hoạt động tuân theo pháp luật và quy định về sức khỏe vã an
Trang 18ros
v Thiết lập và duy trì phòng trưng bày
=m Trưng bày các vật liệu một cách logic và đây đủ thông tin bao gôm tất cả
những gì cần thiết để đáp ứng mục đích của sự kiện và không gian nơi
trưng bày;
= Dam bảo nội dung trưng bày được ổn định và bảo vệ khỏi tác động của
thời tiết và sự an toàn cho người dùng;
= Thường xuyên duy trì sự ngăn nắp và sạch sẽ của nơi trưng bày;
= BO sung dé thay đổi và cập nhật nội dung trưng bày, nếu cần thiết;
Trang 19
vi Hoan tat viéc ban hàng
= Tiép nhan thanh toan;
“ Áp dụng tỷ giá chính xác cho việc thanh toán;
Trang 2011
Xu ly thong tin
Thu thập thông tin theo yêu cầu;
Thực hiện các quy trình của đơn vị để duy trì bảo mật và an tồn thơng tin;
Lưu trữ thông tin tại các nơi cho phép và theo chuẩn đặt ra; Cập nhật thông tin theo yêu câu
Khôi phục thông tin
Xác nhận thông tin cân khôi phục;
Tuân theo quy trình tiếp cận hệ thống thông tin của đơn vị; Xác định nơi và khôi phục thông tin theo yêu cầu;
Trang 21
iii Duy trì hệ thông ghi chép và lưu trữ sẵn có
Duy trì hệ thống ghi chép và lưu giữ thông tin;
Sắp xếp tài liệu mới vào đúng các vị trí và thư mục quy định;
Lưu trữ, loại bỏ và cập nhật các tài liệu cũ để có chỗ cho các tài liệu
hiện thời;
Ghi chép lại mỗi lần di chuyển tài liệu;
Đảm bảo tài liệu được lưu trữ trong điêu kiện tốt và ở đúng vị trí;
Tách biệt tài liệu mật với tài liệu thông thường cùng với khả năng được tiếp cận các loại tài liệu của những người được chỉ định;
Đảm bảo tập tin tài liệu đã được phát ra có thể được tìm thấy bất
Trang 22
1 Gap va chao khách
Chao don khách theo cách phủ hợp;
Giới thiệu bạn và những người khác với khách;
Đưa ra câu hỏi để làm quen với khách
II Xử lý các câu hỏi và yêu câu của khách hàng
Trả lời các câu hỏi rõ ràng và trung thực;
Yêu cầu nhắc lại hoặc làm rõ câu hỏi hoặc yêu cầu của khách; Thực hiện giải quyết kịp thời yêu câu của khách kịp thời;
Đưa ra lời giải thích và xin lỗi nếu không thể trả lời câu hỏi hoặc đáp
ứng ngay yêu câu của khách và hứa sẽ trả lời vào thời gian nhất định; Tìm sự trợ giúp từ các nguồn khác nếu không thể đáp ứng: yêu cầu
Trang 23
II Tham g1a cuộc nói chuyện ngăn và cởi mở với khách
Bắt đầu câu chuyện bằng các chủ đề phù hợp;
Thể hiện các kỹ thuật thay phiên nói để ngừng hay tiếp tục khi tới lượt
mình nói;
Tỏ sự quan tâm đến những gì khách đang nói;
Tạm dừng cuộc nói chuyện một cách lịch sự;
Trang 24
11
Chuẩn bị các loại báo cáo khác nhau
=m Phát triển báo cáo chỉ tiết theo yêu cầu
= Xác định nguồn dữ liệu và truy cập dữ liệu báo cáo để làm cơ sở cho
các mục tiêu của báo cáo cuối cùng
= Xu ly dữ liệu để đưa vào báo cáo;
= Viét bao cao
Trình bày các loại hình báo cáo khác nhau
= Phan phat cac bao cao theo yéu cau nội bộ;
Trang 25OX
i Thực hiện các quy trình của nơi làm việc để ngăn chặn việc khai thác trẻ em theo luật pháp hiện hành
= Tuân theo các chính sách và qui trình của đơn vị trong việc bảo vệ trẻ em;
= Gidi thiéu vdi khach vé Luat hién hanh lién quan dén bao vé tré em va
Trang 26OX
II Cám sát và van hành các thiệt bị chuyên dụng nhăm đảm bảo răng trẻ em luôn được bảo vệ
= Cảnh giác các trường hợp có thể khai thác tình dục trẻ em khi khách
làm thủ tục nhận phòng tại khách sạn hay khi khách đi vào phạm vị khách sạn;
= Thông báo các đối tượng khách đáng ngờ với quản lý khách sạn để có hành động cân thiết;
Trang 27
11 Duy trì nhận thức vê các vân đề bảo vệ trẻ em
= Tổ chức các khóa đào tạo trong đơn vị về các vấn đề bảo vệ trẻ em;
= Cập nhật kiến thức vê các chính sách bảo vệ trẻ em trong đơn vị tuân
theo Luật hiện hành;
= Nhận biết các cơ quan bảo vệ trẻ em tại địa phương và liên hệ khi cân
Trang 28Đánh giá tình huông
Phân tích kỹ tình huống để đánh giá mức độ say rượu của khách hàng;
Kiểm soát các hành vi đáng ngờ theo nhóm hoặc cá nhân tại nơi làm việc ii Đôi phó với tình huông
Đê nghị trợ giúp đối với khách đang say
Hỏi các đối tượng lạ mặt nhằm xác định mục đích họ xuất hiện tại nơi làm
việc của mình
1i Yêu câu trợ giúp từ những người có trách nhiệm
Báo cáo các tình huống khó khăn đến cá nhân hoặc đơn vị chức năng ở bên
trong hoặc bên ngoài khách sạn;
Yêu cầu sự hỗ trợ từ những người có trách nhiệm trong tình hưống có thể
Trang 29OX
iv Hanh dong dé lam diu tinh hudng
= Xu ly ngudi say dung cach va ho trợ họ rời khỏi khách sạn, nếu cần;
= Yéu cau cac ca nhan không có thẩm quyền phải rời khỏi khu vực làm việc
và thu xếp hộ tống họ ra khỏi khách sạn
v _ Hoàn thành báo cáo sự việc
= Hoan thành báo cáo bất thường vê việc đối phó với người say cũng như
Trang 301,
Lựa chọn và chuân bị các nguôn tài liệu
Lựa chọn và sử dụng các phân mêm hoặc ứng dung máy tính phù hợp
để soạn thảo các tài liệu kinh doanh theo yêu cầu bằng tiếng Anh;
Lựa chọn phong cách và bố cục của ấn phẩm dựa tuân theo đúng
hướng dẫn và yêu cầu của đơn vị;
Đảm bảo cách thiết kế văn bản hài hòa giữa các yêu câu của đơn vị và khách hàng, sử dụng các nguyên tắc thiết kế cơ bản;
Thảo luận và làm rõ định dạng và phong cách của bài viết với người yêu
Trang 31ros
ii Thiét ké van ban
= Xac dinh, md va t6ng hgp cac tập tài liệu, hồ sơ dựa theo yêu cầu và
nhiệm vụ của đơn vị;
= Thiết kế văn bản sao cho đảm bảo nhập hiệu quả các thông tin và nâng cao hiệu quả trình bày;
= Sử dụng nhiều tính năng để đảm bảo tính nhất quán trong thiết kế và cách bố trí;
Trang 32ros
II Soạn thao van ban
Hoàn thành văn bản đúng thời hạn theo yêu câu của đơn vị;
Kiểm tra văn bản để đảm bảo đáp ứng đúng tiêu chuẩn về phong cách
và bố cục hoặc đê cương;
Lưu trữ văn bản hợp lý, luôn lưu dữ liệu và tránh mất thông tin;
Dùng hướng dẫn sử dụng, tài liệu đào tạo và dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung
cấp để khắc phục các khó khăn cơ bản trong khi thiết kế và soạn thảo
Trang 33
Iv Hoàn thiện văn bản
Kiểm tra văn bản xem có dễ đọc, chính xác, nhất quán trong ngôn ngữ, phong cách và bố cục bài viết hay không;
Sửa chữa nếu cần để đáp ứng các yêu cầu;
Đặt tên và lưu văn bản theo tiêu chuẩn của đơn vị và đăng xuất khỏi các ứng dụng mà không làm mất dữ liệu;
Trang 34OX i Thông báo cho khách hàng về các nội dung liên quan về du lịch có trách nhiệm Thông báo cho khách các chính sách bảo vệ môi trường và nguôn nước của khách sạn; Thông báo cho khách những hành động tiết kiệm năng lượng trong khách sạn hoặc nhà nghị;
Thông báo cho khách về chương trình giảm thiểu chất thải;
Đặt các lưu ý trong sổ thông tin tại phòng ngủ để giúp khách ý thức được
về vấn đề bảo vệ trẻ em và chống lạm dụng trẻ em;
Đặt các lưu ý trong sổ thông tin tại phòng nghỉ để khuyến khích khách sử dụng lại khăn tắm, đồ vải nhằm giảm thiểu việc tiêu thụ nước và nẵng
Trang 35
ii Ap dụng các nguyên tắc doanh nghiệp xanh
Đóng góp trong việc tiết kiệm năng lượng; Giảm thiểu in và sử dụng giấy;
Tăng cường tái sử dụng bất cứ khi nào có thể;
Áp dụng các quy trình của tổ chức về tiết kiệm nước, giảm thiểu, phân loại,
tách biệt chất thải
II Đóng góp cho các hoạt động du lịch có trách nhiệm
Ủng hộ các hoạt động du lịch có trách nhiệm tại nơi làm việc;
Quảng bá và tuyên truyên các hoạt động du lịch có trách nhiệm đến khách hàng;
Khuyến khích các nhà cung cấp áp dụng các nguyên tắc của du lịch có
Trang 36OX
iv Cap nhat cac kién thirc du lich co trach nhi¢m
= Hanh dong dé tiép nhan cac thong tin tv cac to chUc lién quan;
= Luu tri va chia sé cac thong tin modi;