Giáo trình soạn thảo văn bản hành chính

Trong chương trình đào tạo cử nhân luật, soạn thảo văn bản hành chính là môn học bắt buộc nhằm trang bị cho người học kiến thức về văn bản hành chính và kĩ năng soạn thảo văn bản hành

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

Bài 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 2

1 KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI, VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 2

1.1 Khái niệm, phân loại văn bản hành chính 2

1.1.1 Khái niệm 2

1.1.2 Đặc điểm của văn bản hành chính 4

1.1.3 Phân loại văn bản hành chính 8

1.2 Vai trò của văn bản hành chính 12

2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 14

2.1 Yêu cầu về nội dung 14

2.1.1 Đảm bảo tính hợp pháp 14

2.1.2 Đảm bảo tính hợp lí 15

2.2 Yêu cầu về hình thức 17

2.2.1 Quốc hiệu/ Tiêu đề 19

2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 19

2.2.3 Số, kí hiệu của văn bản 23

2.2.4 Địa danh, thời gian ban hành văn bản pháp luật 24

2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 25

2.2.6 Phần kí 26

2.2.7 Dấu trong văn bản hành chính thông dụng 29

2.2.8 Nơi nhận văn bản 31

2.3 Yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản hành chính 32

2.3.1 Đảm bảo chính xác, rõ ràng 32

2.3.2 Đảm bảo trang trọng, lịch sự 34

2.3.3 Đảm bảo tính phổ thông, thống nhất 35

3 QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 36

3.1 Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản hành chính 37

3.1.1 Xác định hình thức, nội dung văn bản 37

3.1.2 Xác định độ mật, độ khẩn của văn bản 38

3.2 Thu thập và xử lý thông tin 39

3.3 Xây dựng đề cương và soạn thảo văn bản 41

3.3.1 Xây dựng đề cương văn bản 41

3.3.2 Soạn thảo dự thảo văn bản 42

3.4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 43

3.5 Thông qua, ký ban hành văn bản hành chính 44

3.5.1 Thông qua văn bản hành chính 45

3.5.2 Ban hành văn bản hành chính 45

Bài 2 SOẠN THẢO BIÊN BẢN 50

1 KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI BIÊN BẢN 50

1.1 Khái niệm biên bản 50

1.2 Phân loại biên bản 51

2 CÁCH GHI BIÊN BẢN 51

3 YÊU CẦU ĐỐI VỚI BIÊN BẢN 53

3.1 Yêu cầu về hình thức 53

3.2.Yêu cầu về nội dung 54

3.3 Yêu cầu về ngôn ngữ 54

4 CÁCH THỨC SOẠN THẢO BIÊN BẢN 55

4.1 Cách thức soạn thảo hình thức của biên bản 55

4.2 Cách thức soạn thảo nội dung của biên bản 57

4.2.1 Soạn thảo nội dung của biên bản vụ việc 57

4.2.2 Soạn thảo nội dung của biên bản hội nghị 67

Bài 3 SOẠN THẢO CÔNG VĂN, CÔNG ĐIỆN 73

1 SOẠN THẢO CÔNG VĂN 73

1.1 Khái niệm và phân loại công văn 73

1.1.1 Khái niệm công văn 73

1.1.2 Phân loại công văn 75

1.2 Nội dung của công văn 76

1.3 Yêu cầu đối với soạn thảo công văn 77

1.4 Cách thức soạn thảo công văn 79

1.4.1 Cách thức soạn thảo hình thức của công văn 79

1.4.2 Cách thức soạn thảo nội dung công văn 80

1.5 Soạn thảo nội dung một số loại công văn 83

1.5.1 Công văn chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ và nhắc nhở cấp dưới 83

1.5.2 Công văn hướng dẫn 85

1.5.3 Công văn giải thích 86

1.5.4 Công văn trả lời 86

1.5.5 Công văn đề nghị, yêu cầu 87

1.5.6 Công văn giao dịch, trao đổi thông tin 89

1.5.7 Công văn mời dự họp, hội nghị, đại hội 90

1.5.8 Công văn thăm hỏi, cảm ơn 90

2 SOẠN THẢO CÔNG ĐIỆN 91

2.1 Khái niệm và yêu cầu khi soạn thảo công điện 91

2.2 Cách thức soạn thảo công điện 92

Bài 4 SOẠN THẢO TỜ TRÌNH 95

1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG CỦA TỜ TRÌNH 95

1.1 Khái niệm tờ trình 95

1.2 Mục đích sử dụng của tờ trình 96

2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI TỜ TRÌNH 97

3 CÁCH THỨC SOẠN THẢO TỜ TRÌNH 98

3.1 Soạn thảo tờ trình một công việc cụ thể 98

a, Phần mở đầu 98

b, Phần nội dung chính 99

c, Phần kết luận 99

3.2 Soạn thảo tờ trình kèm theo dự thảo văn bản 102

Bài 5 SOẠN THẢO BÁO CÁO, THÔNG BÁO 108

1 SOẠN THẢO BÁO CÁO 108

1.1 Khái niệm, phân loại báo cáo 108

1.1.1.Khái niệm 108

1.1.2 Phân loại báo cáo 109

1.2.Yêu cầu đối với báo cáo 111

1.2.1 Đảm bảo tính kịp thời 111

1.2.2 Đảm bảo tính chính xác, trung thực 112

1.2.3 Đảm bảo tính cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm 112

1.3 Cách thức soạn thảo báo cáo 113

1.3.1 Soạn thảo báo cáo tổng hợp 113

1.2.3 Soạn thảo báo cáo chuyên đề 117

1.2.4 Soạn thảo báo cáo đột xuất 119

2 SOẠN THẢO THÔNG BÁO 121

2.1 Khái niệm thông báo 121

2.2 Mục đích sử dụng thông báo 122

2.3 Yêu cầu đối với thông báo 124

2.4 Cách thức soạn thảo thông báo 125

Bài 6 SOẠN THẢO ĐIỀU LỆ, QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, NỘI QUY 129

1 KHÁI NIỆM ĐIỀU LỆ, QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, NỘI QUY 129

2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI ĐIỀU LỆ, QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, NỘI QUY 131

3 SOẠN THẢO ĐIỀU LỆ, QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, NỘI QUY 132

3.1.Soạn thảo điều lệ 132

3.1.1 Đối với điều lệ của tổ chức xã hội 132

3.1.2 Đối với điều lệ của doanh nghiệp 136

3.2 Soạn thảo quy chế nội bộ 140

3.3 Soạn thảo quy định 143

3.4 Soạn thảo nội quy 145

3.4.1 Nội quy cơ quan nhà nước 146

3.4.2 Nội quy của trường học 148

3.4.3 Nội quy lao độngcủa doanh nghiệp 150

Bài 7 SOẠN THẢO, ĐỀ ÁN, DỰ ÁN, CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC 158

1 KHÁI NIỆM ĐỀ ÁN, DỰ ÁN, CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC 158

1.1 Khái niệm 158

1.2 Phân loại 159

2 VAI TRÒ CỦA DỰ ÁN, ĐỀ ÁN, CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC 160

3 YÊU CẦU ĐỐI VỚI DỰ ÁN, ĐỀ ÁN, CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC 161

3.1 Phù hợp với chinh sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức 161

3.2 Phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế ở cơ quan, tổ chức 161

3.3 Nội dung của đề án, dự án, chương trình, kế hoạch công tác phải cụ thể, thuyết phục 162

3.4 Dự án, đề án, chương trình, kế hoạch công tác phải đảm bảo tiết kiệm được thời gian, công sức và tiết kiệm đến mức tối đa chi phí 163

4 CÁCH THỨC SOẠN THẢO ĐỀ ÁN, DỰ ÁN, CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC 163

4.1 Soạn thảo đề án, dự án 163

4.1.1 Phần mở đầu 163

4.1.2 Phần nội dung 164

4.1.3 Phần kết thúc 166

4.2 Soạn thảo kế hoạch, chương trình công tác 176

4.2.1 Soạn thảo kế hoạch công tác 176

4.2.2 Soạn thảo chương trình công tác 185

LỜI NÓI ĐẦU

Soạn thảo, ban hành văn bản hành chính có vị trí quan trọng, diễn ra thường xuyên trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hành chính nhằm thực hiện hoạt động quản lí một cách có hiệu quả nhất Văn bản hành chính là phương tiện chủ yếu để ghi lại và truyền đạt các thông tin trong quản lí nên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức Do vậy, ban hành văn bản hành chính có chất lượng luôn là mục tiêu hàng đầu của các cơ quan ban hành ra chúng

Trong chương trình đào tạo cử nhân luật, soạn thảo văn bản hành chính là môn học bắt buộc nhằm trang bị cho người học kiến thức về văn bản hành chính và kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính cụ thể như khái niệm, phân loại, yêu cầu, quy trình ban hành văn bản hành chính; quy tắc sử dụng ngôn ngữ để soạn thảo văn bản hành chính, cách thức soạn thảo hình thức, nội dung biên bản, công văn, tờ trình, báo cáo… Vì thế, việc biên soạn Giáo trình Soạn thảo văn bản hành chính phù hợp với yêu cầu đào tạo của Nhà trường và nhu cầu của người học là thực sự cần thiết

Giáo trình Soạn thảo văn bản hành chính được tác giả biên soạn dựa trên cơ sở quy định của pháp luật hiện hành, cơ sở khoa học, thực tiễn về soạn thảo văn bản hành chính, đồng thời có sự tham khảo giáo trình về soạn thảo văn bản của một số cơ

sở đào tạo Luật học khác

Trường Đại học Mở Hà Nội xin trân trọng giới thiệu và mong nhận được ý kiến đóng góp của độc giả để Giáo trình Soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được hoàn thiện

Hà Nội, tháng … năm 2020

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

Bài 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

A MỤC TIÊU

Về kiến thức: Trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về văn bản hành

chính như: Khái niệm, phân loại, vai trò của văn bản hành chính, các yêu cầu đối

với văn bản hành chính và quy trình ban hành văn bản hành chính

Về kĩ năng: Trên cơ sở những kiến thức lý thuyết giúp người học trau dồi kỹ

năng phân tích, kỹ năng nhận diện văn bản hành chính từ đó đánh giá đúng vai trò, vị trí của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức

Về thái độ: Trang bị cho người học có được thái độ đúng đắn và trách nhiệm

khi tham mưu cho lãnh đạo ban hành văn bản hành chính

đó vào cuộc sống Vì thế, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp luôn ban hành văn bản hành chính nhằm thực hiện hoạt động quản lý một cách có hiệu quả nhất

Như vậy, các chủ thể khi sử dụng văn bản hành chính để truyền đạt thông tin, ghi nhận lại sự kiện thực tế thực chất là nhằm triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật của cấp trên hoặc để giải quyết các công việc cụ thể để điều hành quản lý trong nội bộ cơ quan, tổ chức; giao dịch công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân nhằm phục vụ nhu cầu quản lí

Dưới góc độ khoa học, theo nghĩa rộng: “văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” hay “văn bản là phương tiện để ghi và truyền đạt thông tin dưới một dạng ngôn ngữ viết hay ký tự nhất định”1

Theo nghĩa hẹp: “Văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các cơ quan, tổ chức như nghị định, thông tư, nghị quyết, quyết định, công văn, tờ trình, nội quy, quy chế…”2 Như vậy, theo nghĩa hẹp, sản phẩm của hoạt động quản lý là văn bản quản lý Trong khái niệm văn bản quản lý, có thể chia theo tính chất quyền lực nhà nước bao gồm hai nhóm: văn bản pháp luật và văn bản hành chính Trong đó văn bản pháp luật là hình thức thể hiện ý chí của Nhà nước, được ban hành theo hình thức, thủ tục pháp luật qui định, luôn mang tính bắt buộc và được bảo đảm thực hiện bằng Nhà nước Nhóm văn bản pháp luật có những đặc trưng là: luôn do chủ thể nhân danh Nhà nước ban hành, nội dung là ý chí của Nhà nước luôn có tính chất áp đặt, bắt buộc thực hiện với cá nhân, tổ chức trong xã hội và thể thức trình bày, thủ tục ban hành luôn tuân theo quy định của pháp luật Trong nhóm văn bản pháp luật, dựa vào tính chất pháp lý chia thành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật (văn bản cá biệt)

Nhóm văn bản hành chính được ban hành có mục đích hỗ trợ cho hoạt động quản lý, điều hành đối với mọi cơ quan, tổ chức và cụ thể hóa văn bản pháp luật để thực hiện trong nội bộ cơ quan, tổ chức đó

Dưới góc độ pháp lý, hiện nay theo quy định tại Điều 1 Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính quy định: “Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức

xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân…” Khái niệm văn bản hành chính được Thông tư đề cập đến bao gồm hai nhóm: quyết định, nghị quyết, chỉ thị cá biệt và văn bản hành chính

Vì vậy, trong phạm vi Giáo trình này, khái niệm văn bản hành chính được đề cập đến như quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV để thấy được sự khác biệt về bản chất

so với văn bản pháp luật

Văn bản hành chính được hiểu là văn bản do mọi chủ thể quản lý ban hành, có

nội dung là ý chí của chủ thể quản lý hoặc thông tin đươc truyền tải trong quản lý, điều hành nhằm thực thi quy định pháp luật, trao đổi thông tin, phản ánh tình hình, ghi nhận sự kiện thực tế, … đáp ứng yêu cầu quản lý hiệu quả nhất

1.1.2 Đặc điểm của văn bản hành chính

Thứ nhất, văn bản hành chính do moi chủ thể quản lý ban hành

Đây là nhóm văn bản được ban hành bởi số lượng chủ thể nhiều nhất Ở bất

kỳ cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, doanh nghiệp nào cũng đều ban hành văn bản hành chính để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lý có hiệu quả của cơ quan, tổ chức đó.Ví dụ: đối với các cơ quan nhà nước khi thực hiện nhiệm vụ xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các cơ quan đã ban hành nhiều loại văn bản hành chính để hỗ trợ như tờ trình dự thảo văn bản, báo cáo đánh giá tác động pháp luật, báo cáo tiếp thu ý kiến đống góp, công văn thẩm định, báo cáo thẩm tra… Hoặc đối với tổ chức chính trị -

xã hội, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cũng thường xuyên ban hành công văn đề nghị, tờ trình dự thảo Quy chế làm việc, báo cáo tổng kết công tắc năm…

Còn với các đơn vị sự nghiệp công lập cũng như tư thục và doanh nghiệp (mọi loại hình doanh nghiệp) tần suất ban hành văn bản hành dụng khá lớn để thực hiện hoạt động quản lý như biên bản làm việc, biên bản bàn giao, công văn chỉ đạo,

tờ trình, điều lệ, quy định, nội quy trong nội bộ, các giấy tờ hành chính…

Như vậy, văn bản hành chính được ban hành bởi mọi chủ thể quản lý, vì nhóm văn bản này có vai trò hỗ trợ cho hoạt động quản lý nói chung Khác với văn bản hành chính, văn bản pháp luật chỉ được ban hành bởi cơ quan nhà nước và các cá nhân do Nhà nước ủy quyền, có nghĩa luôn nhân danh Nhà nước để ban hành Thậm chí trong đó văn bản quy phạm pháp luật chỉ được ban hành bởi số lượng chủ thể hạn chế hơn so với văn bản áp dụng pháp luật dù cả hai loại văn bản này đều là văn bản pháp luật3 Còn các tổ chức xã hội và doanh nghiệp không có thẩm quyền ban hành văn bản pháp luật mà chỉ thực thi văn bản pháp luật và ban hành văn bản hành chính

Tuy nhiên, xem xét trên bình diện chung nhất, nội dung của văn bản hành chính bao gồm:

- Ý chí của chủ thể quản lý

Ý chí của chủ thể quản lý được hiểu là sự quyết tâm mong muốn đạt được lợi ích cho mình và cho đối tượng quản lý Bất kỳ chủ thể quản lý nào cũng mong muốn cơ quan, tổ chức của mình quy củ, trật tự nề nếp về kỷ luật lao động và đạt hiệu quả cao về chất lượng công việc để từ đó đời sống vật chất và tinh thần cho cán

bộ, công chức, viên chức, người lao động ngày càng được bảo đảm và nâng cao Để

có được mục đích này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải có công cụ và phương

pháp quản lý Trong đó, về công cụ quản lý không thể thiếu được và quan trọng nhất

là pháp luật Pháp luật là công cụ quan trọng nhất để Nhà nước và các tổ chức khác thực thi nhiệm vụ, điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức nhằm đạt được mục tiêu quản lý Tuy nhiên, pháp luật chỉ đặt ra khuôn mẫu xử sự chung cho mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân mà không thể quy định cụ thể cho từng cơ quan, tổ chức, cá nhân trong xã hội Mỗi cơ quan, tổ chức trong quá trình quản lý, điều hành có sự đặc thù nên rất cần có văn bản hành chính với nhiệm vụ cụ thể hóa quy định pháp luật để thực hiện trong nội bộ của mình cho phù hợp Từ nhu cầu này mà hiện nay nhóm văn bản hành chính đặc trưng nhất về nội dung là ý chí của chủ thể ban hành đó là điều

lệ, quy chế, quy định, nội quy, là công văn chỉ đạo, đôn đốc cấp dưới trực thuộc, là công điện của thủ trưởng cấp trên… Nhóm văn bản có nội dung ý chí này chung cho

cả Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp

Ví dụ: Trên cơ sở Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân kèm theo Quyết định số 316/QĐ-UBND

Hay trên cơ sở Điều lệ tổ chức và hoạt động, các doanh nghiệp cũng ban hành Quy chế làm việc hoặc Quy chế tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp mình

Vậy, nhóm văn bản hành chính có nội dung là ý chí của chủ thể quản lý có

sự khác biệt nào với văn bản pháp luật khi nội dung là ý chí của Nhà nước Đối với văn bản pháp luật do Nhà nước ban hành cũng có nội dung là ý chí của Nhà nước Ý chí của Nhà nước trong văn bản pháp luật được hiểu là Nhà nước quyết tâm đạt được mục đích đem lại lợi ích cho Nhà nước và xã hội Thông thường ý chí của Nhà nước được biểu hiện thông qua: Những chủ trương, đường lối, chính sách của Nhà nước mang tính định hướng; những qui tắc xử sự chung điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trong xã hội theo hướng xác lập, làm thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ của đối tượng thi hành văn bản đó; những mệnh lệnh áp dụng pháp luật mang tính bắt buộc đối với những cá nhân, tổ chức cụ thể

Điêm giống nhau cơ bản nhất về nội dung này giữa văn bản hành chính với văn bản pháp luật là có tính áp đặt đối tượng quản lý phải tuân thủ và chỉ có một

chiều duy nhất truyền mệnh lệnh đó là chủ thể quản lý truyền mệnh lệnh xuống đối tượng quản lý

Nhưng khác nhau đó là, ý chí của Nhà nước có tính chất bắt buộc chung cho mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội mà không bị giới hạn trong phạm vi nội bộ cơ quan, tổ chức, đồng thời nội dung trong văn bản pháp luật là căn cứ để văn bản hành chính được ban hành Còn nội dung là ý chí của chủ thể quản lý trong văn bản hành chính (kể cả văn bản hành chính của Nhà nước ban hành) chỉ có giá trị bắt buộc trong nội bộ của cơ quan, tổ chức đó Có thể thấy, văn bản hành chính được ban hành để hỗ trợ và tiếp nối cụ thể hơn nội dung của văn bản pháp luật nhằm thực thi pháp luật có hiệu quả Nếu văn bản pháp luật đặt ra quy tắc xử sự chung thì một số văn bản hành chính đặt ra quy tắc xử sự nội bộ Ví dụ: Quyết định ban hành Quy chế làm việc, nội quy, quy định… của cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp

- Thông tin cần truyền đạt trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp

Ngoài một số văn bản hành chính có nội dung là ý chí của chủ thể quản lý, văn bản hành chính còn có nội dung là thông tin cần truyền đạt trong quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Suy đến cùng thì bất kỳ văn bản nào cũng đều có thông tin Tuy nhiên, với nhóm văn bản này rất cần được chia tách về nội dung ý chí của chủ thể và thông tin trong quản lý để thấy được bản chất và sự khác biệt giữa chúng

Nếu văn bản hành chính có nội dung là ý chí của chủ thể quản lý thì thông tin thường là mệnh lệnh của lãnh đạo truyền xuống đơn vị, nhân viên trực thuộc (cấp trên xuống cấp dưới), còn những văn bản hành chính khác thông tin được truyền tải

đa chiều hơn Theo chiều dọc thông tin được truyền tải từ cấp trên xuống cấp dưới (công văn chỉ đạo, đôn đốc, giải thích, hướng dẫn…), từ cấp dưới lên cấp trên (công văn, tờ trình, báo cáo, giấy tờ hành chính… gửi lên lãnh đạo cấp trên); trao đổi thông tin từ cơ quan, tổ chức này đến cơ quan tổ chức, cá nhân khác (công văn trao đổi, thông báo, thư mời, giấy mời…) Các thông tin trong nội dung của văn bản hành chính được truyền tải từ chủ thể này đến chủ thể khác nhằm hỗ trợ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ công tác quản lí mà không phải nội dung chứa đựng tính ý chí mang tính áp đặt và cưỡng chế như văn bản pháp luật

Thứ ba, hình thức của văn bản hành chính tuân theo quy định pháp luật hoặc hướng dẫn của tổ chức

Hình thức của văn bản hành chính bao gồm tên loại và thể thức, kỹ thuật trình bày được quy định trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Thông

tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Nhóm văn bản này đa dạng, phong phú về tên gọi như công văn, tờ trình, báo cáo, biên bản, diều lệ, nội quy, quy chế, quy định, chiến lược, đề án, kế hoạch, phiếu gửi, phiếu trình, giấy mời, giấy đi đường… So sánh với văn bản pháp luật, tên loại văn bản do mỗi cơ quan, cá nhân người có thẩm quyền ban hành được quy định chặt ché trong Hiến pháp năm 2013, các đạo luật tổ chức bộ máy, các luật, pháp lệnh điều chỉnh những lĩnh vực Nhưng với văn bản hành chính, pháp luật không quy định cơ quan, tổ chức nào được ban hành văn bản hành chính với tên gọi cụ thể nào mà pháp luật cũng như hướng dẫn của một số tổ chức chỉ quy định về thể thức, kĩ thuật trình bày Điều này được hiểu, mọi chủ thể quản lý tùy theo nhiệm vụ, chức năng và nhu cầu thực tiễn công việc quản lý đều có quyền ban hành mọi văn bản hành chính Bên cạnh đó, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản từ kết cấu chung, vị trí

và cách thức thể hiện các đề mục trong hình thức của văn bản hành chính (quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, tổ chức, số kí hiệu, địa danh, thời gian ban hành… chữ ký và nơi nhận) do pháp luật và hướng dẫn của một số tổ chức quy định

1.1.3 Phân loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính là nhóm văn bản được ban hành bởi nhiều chủ thể khác nhau và rất phong phú, đa dạng về tên gọi Do vậy cũng có nhiều cách phân loại văn bản hành chính theo các tiêu chí khác nhau

Nếu dựa vào tiêu chí chủ thể ban hành có văn bản hành chính của Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp, đơn vị kinh tế (doanh nghiệp)

Theo tiêu chí tên loại thì văn bản hành chính bao gồm: văn bản hành chính có tên loại (quy chế, quy định, quy hoạch, hướng dẫn, đề án, chương trình, kế hoạch,

thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các loại giấy tờ, các loại phiếu) và văn bản hành chính không có tên loại (công văn)

Dựa vào tiêu chí mục đích sử dụng và ban hành văn bản thì văn bản hành chính được chia thành các loại sau:

+ Văn bản hành chính được sử dụng để giao dịch công tác

Văn bản hành chính có mục đích thông tin giao dịch, là văn bản cơ quan, tổ chức, đơn vị ban hành để “truyền tải các thông tin quản lí” từ chủ thể này sang chủ thể khác Các chủ thể sử dụng nhóm văn bản này để hỗ trợ thực hiện chức năng, nhiệm vụ, bao gồm:

Công văn (hay còn gọi thư công) là văn bản hành chính dùng để trao đổi, giao dịch chính thức giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, giữa cơ quan Nhà nước với tổ chức, giữa cơ quan Nhà nước, tổ chức với công dân để giải quyết công việc vì lợi ích chung nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất Công điện là văn bản hành chính dùng để thông tin hoặc truyền đạt một mệnh lệnh của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhận có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp

Tờ trình là văn bản hành chính dùng để đề xuất với cấp trên có thẩm quyền phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất

Thông báo là văn bản hành chính dùng để thông tin sự việc cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân để biết,để giải quyết hoặc để thực hiện công việc một cách có hiệu quả nhất

Báo cáo là văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức làm cơ sở

để đánh giá thực tiễn quản lý, đề xuất những biện pháp, phương án mới

Phiếu gửi là văn bản hành chính dùng để kèm theo văn bản gửi đi (văn bản, tài liệu) nhằm làm bằng chứng xác nhận cho việc gửi và nhận văn bản đó

Giấy giới thiệu (thư giới thiệu) là văn bản hành chính dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao, hoặc giải quyết các công việc cần thiết

Giấy mời là văn bản hành chính dùng để mời cơ quan, tổ chức, cá nhân tham

dự một công việc nào của đơn vị mình

+ Văn bản hành chính được sử dụng để ghi nhận sự kiện

Văn bản hành chính có mục đích ghi nhận sự kiện,là nhóm văn bản cơ quan, tổ

chức, đơn vị ban hành dùng để mô tả lại toàn bộ các các diễn biến xảy ra trong thực

tế để hỗ trợ các chủ thể quản lý thực hiện chức năng, nhiệm vụ, bao gồm:

Biên bản là văn bản hành chính được sử dụng để ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở giúp chủ thể quản lý giải quyết công việc đảm bảo tính chặt chẽ về thủ tục Giấy ủy nhiệm là văn bản hành chính của một cơ quan trao cho một cơ quan, tổ chức, cá nhân khác được ủy nhiệm đại diện cho mình trước cơ quan hoặc người thứ

ba về nội dung và phạm vi thẩm quyền được ủy nhiệm để giải quyết một công việc nhất định

Giấy chứng nhận là văn bản hành chính dùng để cấp cho một cơ quan, tổ chức, cá nhân để xác nhận một sự việc nào đó là có thực

Giấy đi đường là văn bản hành chính dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên nhằm xác nhận trong thời gian nhất định, tại đơn vị nhất định của ngườikhi được cử đi công tác

Hợp đồng là văn bản hành chính dùng để ghi lại kết quả đã được thỏa thuận giữa các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân về một việc nào đó

+ Văn bản hành chính được sử dụng để đặt ra quy tắc xử sự nội bộ

Văn bản hành chính có mục đích đặt ra quy tắc xử sự nội bộ, là nhóm văn bản

ban hành để đưa ra các quy định mang tính định hướng điều chỉnh các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan, tổ chức, đơn vị nhằm hỗ trợ các chủ thể quản lý thực hiện chức năng, nhiệm vụ, bao gồm:

Nội quy là văn bản hành chính được sử dụng để đặt ra quy định cụ thể về quyền, nghĩa vụ của các đối tượng nhằm bảo đảm trật tự, kỷ cương trong cơ quan, tổ chức và đơn vị đó

Quy chế là văn bản hành chính được sử dụng để đặt ra các quy định về quyền, nghĩa vụ của các đối tượng trong một lĩnh vực nhất định; về cơ cấu tổ chức và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhằm phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan, tổ

xử sự nội bộ, tức là với tính chất văn bản hành chính

+ Văn bản hành chính được sử dụng để trình bày dự kiến công việc trong thời gian nhất định

Văn bản hành chính có mục đích trình bày dự kiến công việc cần thực hiện

trong thời gian nhất định bao gồm:

Chương trình là văn bản hành chính dùng để trình bày toàn bộ dự kiến những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định để đạt được mục tiêuđề ra

Đề án là văn bản hành chính dùng để trình bày một cách hệ thống dự kiến công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định cùng với những biện pháp để tổ chức thực hiện công việc đó nhằm đạt được mục đích đặt ra với hiệu quả cao nhất

Kế hoạch là văn bản hành chính dùng để trình bày dự kiến về việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc công việc của một cơ quan, đơn vị trong thời gian nhất định

Phương án là văn bản hành chính dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trình

tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cảnh cụ thể nhất định

+ Văn bản hành chính được sử dụng để trực tiếp áp dụng pháp luật trong nội

bộ cơ quan, tổ chức:

Quyết định là văn bản hành chính nội bộ được cơ quan, tổ chức sử dụng để ban hành kèm theo quy chế, quy định, nội quy nội bộ; giải quyết những công việc quan trọng liên quan đến quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức cũng như công việc chuyên môn

Nghị quyết là văn bản hành chính nội bộ do cơ quan, tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể ban hành để quyết sách những vấn đề quan trọng trong nội bộ cơ quan, tổ chức đó

1.2 Vai trò của văn bản hành chính

Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội, đơn vị kinh tế Đây là nhóm văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản cấp trên hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc…Do vậy, trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý thì nhóm văn bản hành chính có vai trò hữu hiệu đó là:

- Văn bản hành chính là phương tiện truyền đạt các nội dung điều hành, quản

lý của các cơ quan, tổ chức

Trong quá trình điều hành hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức, văn bản hành chính có vai trò vô cùng quan trọng trong việc truyền đạt các nội dung quản lý Những mệnh lệnh của cơ quan, tổ chức cấp trên được truyền đến cơ quan, tổ chức cấp dưới trực thuộc thông qua những công văn, công điện, thông báo Để tạo quy củ, trật tự và lề lối làm việc trong nội bộ, các cơ quan, tổ chức ban hành những điều lệ, quy chế, quy định, nội quy Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới thường xuyên có nhu cầu đề xuất, kiến nghị và xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên đối với những vấn đề vướng mắc, khó khăn bằng việc sử dụng những công văn đề nghị, tờ trình, báo cáo… Những văn bản hành chính này được ban hành đã giúp cơ quan, tổ chức hoạt động thông suốt, hiệu quả và thực sự trở thành phương tiện phổ biến để truyền đạt nội dung quản lý

- Là phương tiện truyền đạt thông tin góp phần thúc đẩy hoạt động quản lý có

hiệu quả

Người lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức luôn phải tổ chức công việc một cách khoa học nhất, quản lý được quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Để thực hiện nhiệm vụ này, người lãnh đạo phải biết thu thập và xử lý thông tin Văn bản hành chính với tư cách là phương tiện ghi thông tin trong trường hợp này trở thành đối tượng lao động của người lãnh đạo Xử lý thông tin tốt, người lãnh đạo

trong cơ quan, tổ chức sẽ ra những quyết định đúng và phù hợp, ngược lại xử lý thông tin không tốt, các quyết định quản lý sẽ không đảm bảo chất lượng và không đem lại hiệu quả cao Những thông tin về kết quả thực hiện nhiệm vụ, cấp dưới phản ánh thông qua báo cáo; thông tin về sự kiện thực tế mang tính khách quan, là cơ sở

để lãnh đạo xem xét giải quyết công việc đúng thủ tục, quy định, cơ quan, tổ chức thường sử dụng biên bản Những thông tin mới, thay đổi cần được truyền đến cá nhân, tổ chức có liên quan, các cơ quan, tổ chức sử dụng thông báo Cơ quan, tổ chức này cần truyền thông tin cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để trao đổi, cảm

ơn, thăm hỏi… thường sử dụng công văn, thông báo…

Có thể nói, với nội dung là thông tin rất đa dạng, thường xuyên diễn ra trong hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức, văn bản hành chính đã trở thành phương tiện, công cụ hỗ trợ rất đắc lực để các cơ quan, tổ chức hoàn thành tốt nhiệm vụ, quyền hạn của mình

- Là cơ sở và phương tiện cho công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát

Kiểm tra, thanh tra, giám sát là hoạt động tất yếu trong quá trình quản lý nhằm đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lý hoạt động có hiệu quả Hiện nay, khi nhiệm vụ quản lý ngày càng được mở rộng và phức tạp, việc kiểm tra, giám sát càng trở nên quan trọng và có ý nghĩa to lớn Tổ chức tốt việc kiểm tra sẽ làm cho công tác của người lãnh đạo trở nên tháo vát, linh hoạt, đồng thời có thể ngăn ngừa được những sai lầm trong chỉ đạo công việc, kịp thời đề ra các biện pháp khắc phục hạn chế một cách phù hợp nhất

Việc kiểm tra được thực hiện dựa trên cơ sở văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan, đơn vị; dựa trên quy định pháp luật về chuyên môn, nghiệp vụ; dựa trên cơ sở của những quy định nội bộ trong quy chế, quy định, nội quy Như vậy, những văn bản hành chính cụ thể hóa quy định pháp luạt để thực hiện trong nội bộ sẽ là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị

Kết quả của hoạt động kiểm tra được ghi nhận trong một số văn bản hành chính điển hình như kết luận, biên bản, báo cáo Ở góc độ này, văn bản hành chính

đã trở thành phương tiện để ghi lại kết quả kiểm tra, góp phần làm cho hoạt động quản lý nề nếp và hiệu quả hơn

2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

2.1 Yêu cầu về nội dung

2.1.1 Đảm bảo tính hợp pháp

Dù đây là loại văn bản chỉ được sử dụng để triển khai thực hiện văn bản pháp luật hoặc trao đổi thông tin, giao dịch hay ghi nhận sự kiện, đặt ra quy tắc xử sự trong nội bộ… nhưng một yêu cầu đối với văn bản hành chính là nội dung các văn bản này phải đảm bảo tính hợp pháp Sự hợp pháp về nội dung được biểu hiện như sau:

- Nội dung của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật

Văn bản hành chính là một loại công cụ hỗ trợ hoạt động quản lí, do đó, việc ban hành loại văn bản này trong các cơ quan, tổ chức chính là việc thực hiện hoạt động quản lí, một hoạt động mang tính chính trị Hoạt động này không được phép trái pháp luật, vì vậy, nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với văn bản pháp luật của Nhà nước Cho dù văn bản hành chính được ban hành bởi bất cứ chủ thể nào thì một trong những yêu cầu về nội dung là cần ghi nhận hoặc truyền đạt những thông tin hợp pháp, không trái với các qui định của pháp luật hiện hành và các văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên Chẳng hạn: Công văn của Tổng cục trưởng Tổng cục A chỉ đạo cho các Cục thực hiện việc thông quan qua biên giới những hàng hóa thuộc danh mục cấm thì văn bản này nội dung trái quy định pháp luật

Về phương diện khác, tính hợp pháp của văn bản hành chính còn được đánh giá theo nguyên tắc “văn bản của cơ quan, tổ chức cấp dưới ban hành phải phù hợp và thống nhất với văn bản do cơ quan, tổ chức trung ương ban hành” Nguyên tắc này phản ánh sự phân cấp trong hệ thống cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương, đồng thời tạo ra sự đồng bộ, thống nhất của cả hệ thống theo trật tự quản lý Như vậy, trong công tác ban hành văn bản hành chính của chính quyền địa phương một đòi hỏi đặt ra là phải đảm bảo tính hợp pháp trong sự phù hợp với các văn bản khác

do cơ quan trung ương ban hành Chẳng hạn, khi đánh giá nội dung hợp pháp của văn bản hành chính do Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành, cần xem xét nội dung văn

bản đó trong mối liên hệ với các văn bản đã ban hành của cơ quan trung ương để đảm bảo sự phù hợp và thống nhất về các vấn đề nội dung của văn bản

- Nội dung của các các văn bản hành chính phù hợp với tôn chỉ, mục đích của tổ chức

Ngoài đảm bảo đúng quy định của pháp luật là yêu cầu quan trọng nhất, nội dung của văn bản hành chính (do các tổ chức ban hành) còn phải phù hợp với tôn chỉ, mục đích của tổ chức đó Đối với văn bản hành chính của tổ chức Đảng, nội dung phải phù hợp với Điều lệ của Đảng cộng sản Việt Nam Đối với văn bản hành chính của các tổ chức khác như Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên; doanh nghiệp, tổ chức xã hội nghề nghiệp… nội dung phù hợp với Điều lệ, Quy chế của tổ chức đó

- Nội dung văn bản hành chính của cấp dưới phải phù hợp với nội dung văn bản hành chính của cấp trên

Đây là yêu cầu rất quan trọng để đảm bảo quá trình quản lý tuân theo trật tự trong nội bộ, mệnh lệnh được truyền tải từ cấp trên xuống cấp dưới được thống nhất

vì mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức Ví dụ: Công văn của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh A về chỉ đạo công tác đảm bảo an toàn thực phẩm phải phù hợp với nội dung Công văn của Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo về nội dung này

- Giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của mỗi cơ quan, tổ chức

Sự hợp pháp về nội dung của các văn bản hành chính còn được thể hiện ở việc chủ thể ban hành các văn bản này chỉ để giải quyết những công việc phát sinh nằm trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức đã được pháp luật qui định hoặc thừa nhận Ví dụ: Sở Y tế báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả rà soát các cơ sở thẩm mĩ viện để quản lý chặt chẽ về chất lượng của những cơ sở này

2.1.2 Đảm bảo tính hợp lí

Để phát huy hiệu quả trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức, các văn bản hành chính khi được soạn thảo và ban hành cần phải đảm bảo tính hợp lí Cụ thể:

- Nội dung văn bản phù hợp với thực tiễn

Văn bản hành chính thông dụng được ban hành dựa trên nhu cầu thực tiễn quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức Do vậy, nội dung của văn bản phải thiết thực, những thông tin truyền tải phù hợp với thực tế, các đề xuất, kiến nghị cần phù hợp với đặc thù công việc và khả năng của các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện văn bản Văn bản hành chính được ban hành có nội dung phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội, với nhu cầu công việc xảy ra trên thực tế và đem lại hiệu quả tác động là mong muốn của cơ quan, tổ chức ban hành Nội dung của Văn bản hành chính phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội, điều kiện thực tiễn của cơ quan, tổ chức, đơn vị sẽ đảm bảo tính khả thi cho văn bản đó Xem xét tính hợp lý của Văn bản hành chính khi có nội dung phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội luôn cần thiết trong quá trình xây dựng, ban hành Đồng thời, cần phù hợp với nhận thức pháp luật, trình độ văn hóa của đối tượng tiếp nhận và tạo sự kịp thời, đồng bộ giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan trong hoạt động ban hành và tổ chức thực hiện Văn bản hành chính

- Văn bản phải được ban hành kịp thời: Là công cụ để phục vụ cho hoạt động quản lí, các văn bản hành chính cần phải được ban hành đúng lúc để truyền tải thông tin cần thiết hay triển khai kịp thời các văn bản của cấp trên hoặc giải quyết nhanh chóng những công việc phát sinh trong các cơ quan, tổ chức Tính kịp thời của việc ban hành văn bản trong nhiều trường hợp giúp các chủ thể có liên quan nắm bắt đúng tình hình và đưa ra các quyết định quản lí đúng đắn, phù hợp (báo cáo, biên bản…) Việc ban hành văn bản đúng thời điểm góp phần không nhỏ vào việc đảm bảo tính khả thi cho văn bản, đồng thời giúp cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức được thông suốt và đạt hiệu quả như mong muốn

- Lựa chọn được tên loại văn bản văn bản hành chính phù hợp với công việc đang giải quyết và mục đích của cơ quan, tổ chức ban hành

Văn bản hành chính được sử dụng rất thường xuyên, phổ biến trong các cơ quan, tổ chức tuy nhiên pháp luật chưa có quy định đầy đủ về nội dung của từng văn bản mà thực tế các cơ quan, tổ chức tự xác định theo nhu cầu công việc và mục đích ban hành của cơ quan, đơn vị Trên cơ sở vai trò của từng loại văn bản, người soạn

thảo cần lựa chọn một hình thức văn bản phù hợp để thể hiện hợp lí nhất nội dung của văn bản và đạt được mục đích của chủ thể ban hành

Ví dụ: Phòng Nội vụ huyện A trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện để bổ nhiệm Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo sử dụng văn bản phù hợp là tờ trình

Hoặc Công ty A (công ty thành viên) phản ánh tình hình kinh doanh trong 6 tháng đầu năm để gửi lên cho Tổng Giám đốc sử dụng báo cáo sẽ phù hợp với công việc này

- Bố cục văn bản chặt chẽ, lôgic; cách trình bày nội dung rõ ràng, chính xác nhưng dễ hiểu, dễ nhớ

Tính hợp lí của văn bản hành chính còn thể hiện ở việc nội dung văn bản được trình bày theo bố cục logic, chặt chẽ, dễ hiểu, dễ theo dõi Việc chia nhỏ đề mục và đặt tên cho các đề mục nhằm cung cấp những thông tin nhất định cho người đọc, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản Đồng thời, trật tự sắp xếp các câu văn trong đoạn và các đoạn trong văn bản cũng cần phải đảm bảo tính khoa học

và hợp lí

Mặt khác, các vấn đề trong nội dung cần phải được trình bày cụ thể, rõ ràng, mạch lạc, nhất quán về chủ đề Mỗi văn bản hành chính chỉ nên triển khai một chủ đề để nội dung văn bản được tập trung Trong một văn bản cần triển khai toàn bộ những việc có liên quan mật thiết với nhau Như vậy vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các nội dung văn bản vừa giúp cho chủ thể ban hành không phải ban hành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định Tuy nhiên, cũng cần phải đảm bảo tính hệ thống của văn bản Mỗi văn bản hành chính phải được xem xét xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các văn bản khác trong hệ thống văn bản quản lí nhà nước nói chung

Việc sử dụng kết cấu phù hợp với hệ thống các đề mục rõ ràng, dễ nhớ cùng cách diễn đạt đúng ngữ pháp và văn phong tiếng Việt là những yếu tố quan trọng giúp người đọc dễ tiếp cận văn bản, từ đó có thể hiểu và thực hiện văn bản dễ dàng

2.2 Yêu cầu về hình thức

Hình thức văn bản hành chính thông dụng được xem xét ở hai yếu tố: tên loại văn bản và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Về tên loại: Văn bản hành chính thông dụng có rất nhiều tên loại khác nhau, tên của các loại văn bản thuộc nhóm này được ghi nhận tại khoản 2, Điều 4, Nghị định số 110/2004/NĐ-NP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, phụ lục của Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính Bên cạnh đó, các cơ quan, tổ chức khác cũng có những qui định về các hình thức văn bản hành chính thông dụng thường sử dụng

Về thể thức trình bày: Do văn bản hành chính thông dụng được ban hành bởi rất nhiều chủ thể quản lí (cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, kinh

tế, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân) nên thể thức trình bày nhóm văn bản này rất

phong phú, đa dạng: vừa theo hướng dẫn của các cơ quan, tổ chức, vừa theo qui điịnh của pháp luật

Thể thức trình bày nhóm văn bản hành chính thông dụng do cơ quan nhà nước ban hành và được qui định cụ thể4 Trên cơ sở các qui định của Nhà nước, tổ chức chính trị5, tổ chức chính trị - xã hội hay các đơn vị kinh tế đều có thể ban hành các qui định hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức mình Theo đó, thể thức trình bày các văn bản hành chính thông dụng bao gồm các yếu tố sau:

- Quốc hiệu (hoặc tiêu đề);

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, kí hiệu của văn bản;

- Địa danh và thời gian ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Phần kí và đóng dấu trong văn bản;

- Nơi nhận

4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư (được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP) và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

5 Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 11/10/1997 của Bộ Chính trị “Qui định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng” và Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng Hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng; Quyết định số 367-QĐ/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương

Đoàn về ban hành văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và Hướng dẫn số 29-HD/TƯĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn Hướng dẫn thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Cách thức trình bày các thành phần thể thức như sau:

2.2.1 Quốc hiệu/ Tiêu đề

Quốc hiệu bao gồm tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu lí tưởng của Nhà nước Quốc hiệu được trình bày ở phía trên cùng, bên phải của vùng trình bày trang đầu tiên của văn bản, gồm hai dòng: Dòng thứ nhất gồm tên nước, chế độ chính trị của Nhà nước “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 12 hoặc 13; dòng thứ hai gồm ba từ chỉ

mục tiêu lí tưởng của Nhà nước “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” (Tiêu ngữ), được

trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13 hoặc 14, viết hoa chữ cái đầu tiên của các từ và giữa các từ có gạch nối Phía dưới Quốc hiệu có đường kẻ ngang, nét liền (sử dụng lệnh Draw), có độ dài bằng độ dài của dòng chữ thứ hai

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đối với văn bản của tổ chức Đảng cộng sản Việt Nam, tổ chức Đoàn TNCS

Hồ Chí Minh gọi phần này là “Tiêu đề” Vị trí và các trình bày phần này của hai tổ

chức cũng có sự khác biệt:

- Văn bản của Đảng: Tiêu đề ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM được trình

bày ở dòng đầu, góc phải; kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 15; phía dưới có đường kẻ ngang liền nét, có độ dài bằng độ dài tiêu đề

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

-Văn bản của Đoàn thanh niên: Tiêu đề ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH được

trình bày ở dòng đầu, góc phải, kiểu chữ in hoa, đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang liền nét, có độ dài bằng độ dài tiêu đề

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Đề mục này được trình bày ở bên trái, phía trên, chiếm khoảng 1/2 dòng giấy theo chiều ngang, ngang hàng với Quốc hiệu/Tiêu ngữ, bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 12 hoặc 13, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ

1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên gọi chính thức của cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền ban hành văn bản Tuỳ thuộc cách thức tổ chức và hoạt động của các

cơ quan, tổ chức mà khi ban hành văn bản, phần thể thức này được trình bày theo một trong hai cách sau đây:

- Chỉ ghi một tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: cách này được sử dụng khi cơ quan ban hành văn bản có sự độc lập tương đối trong mối quan hệ với cơ quan cấp trên, như văn bản của Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Văn phòng Quốc hội, các Ủy ban của Quốc hội; Văn phòng Chính phủ; văn bản của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; tổ chức xã hội, doanh nghiệp ở cấp trung ương, …

Cách trình bày: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo qui định tại văn bản thành lập, qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Đề mục này được trình bày như sau:

TẬP ĐOÀN THAN KHOÁNG SẢN VIỆT NAM

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A

- Ghi tên hai cơ quan, tổ chức: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp Cách thức trình bày này được áp dụng đối với các văn bản được ban hành bởi các cơ quan, tổ chức có sự lệ thuộc chặt chẽ vào cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp về tổ chức và hoạt động Đó là các đơn vị trực thuộc các cơ quan trong bộ máy nhà nước như: tổng cục, viện… thuộc bộ; các cơ quan hành chính

có thẩm quyền chuyên môn ở địa phương như các sở, phòng, ban…; các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước như trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu…

Cách trình bày: Tên cơ quan, tổ chức cấp trên được ghi ở dòng thứ nhất, bằng kiểu chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 12 đến 13 và dòng thứ hai ghi tên cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13, phía dưới

có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

KHOA LUẬT

Với văn bản của tổ chức Đảng:

Phần tên cơ quan ban hành được qui định cụ thể tại Hướng dẫn số 11-HĐ/VPTW

ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng Hướng dẫn về thể thức văn bản

của Đảng Theo đó, có hai cách trình bày cụ thể như sau:

- Cách 1: Chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản Cách này được áp dụng trong những văn bản của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư

thành phố, đảng bộ trực thuộc Trung ương và của Ban thường vụ tỉnh uỷ, thành

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ QUẬN CẦU GIẤY

CHI BỘ PHƯỜNG NGHĨA TÂN

*

Với văn bản của tổ chức Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh:

Phần tên cơ quan ban hành văn bản cũng được hướng dẫn trình bày tương tự Theo đó, chỉ ghi tên cơ quan ban hành trong trường hợp các văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (ghi chung

là Ban Chấp hành trung ương)

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

***

Hoặc văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ các tỉnh, thành đoàn và đoàn trực thuộc (ghi chung là: Ban Chấp hành đoàn + Tên đơn vị) Nếu tên cơ quan, đơn vị, địa phương quá dài, có thể cho phép viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành (viết tắt là BCH) và cụm từ thành phố (viết tắt là TP.) Ví dụ:

BCH ĐOÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

***

Trường hợp văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện và

tương đương: ghi chung là Ban Chấp hành đoàn + Tên đơn vị và tên tổ chức đoàn

cấp trên trực tiếp Ví dụ:

ĐOÀN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

BCH LIÊN CHI ĐOÀN KHOA LUẬT

***

2.2.3 Số, kí hiệu của văn bản

Số, kí hiệu của văn bản giúp cho việc theo dõi, quản lí và tra cứu văn bản được thuận tiện và khoa học Phần này được trình bày ngay dưới tên cơ quan ban hành văn bản và gồm hai bộ phận: số văn bản và kí hiệu của văn bản; giữa các bộ phận này được ngăn cách với nhau bằng một dấu gạch chéo (/)

Số văn bản: Số văn bản hành chính thông dụng được ghi bằng số Ả rập và đánh liên tục cho các văn bản do mỗi cơ quan, tổ chức ban hành theo năm dương lịch Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, đứng, viết hoa chữ cái đầu tiên, sau

“Số” có dấu hai chấm (:), với những số nhỏ hơn 10 ghi số 0 phía trước

Với những văn bản hành chính của đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân phần số và kí hiệu của văn bản thường không được xác lập

- Kí hiệu văn bản được trình bày sau số của văn bản, bằng chữ in hoa, cỡ chữ

13, kiểu chữ đứng Kí hiệu văn bản được ghi bằng tập hợp chữ cái viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan, tổ chức (hoặc chức danh) ban hành văn bản, hai phần này nối với nhau bằng dấu gạch ngang (-) không cách chữ Ví dụ: Số:…/BC- SYT (báo cáo –Sở Y tế)

Riêng với công văn, kí hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản đó

Ví dụ: Số…/UBND-VP (Công văn của Ủy ban nhân dân do Văn phòng Ủy ban nhân dân soạn thảo)

Phần tên cơ quan ban hành, số, kí hiệu của văn bản trong các văn bản của tổ chức Đảng và tổ chức Đoàn thanh niên được hướng dẫn trình bày như sau6:

ĐẢNG BỘ TỈNH BẮC NINH ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

HUYỆN UỶ TỪ SƠN

*

Số:… - TB/HU Từ Sơn, ngày… tháng… năm…

THÀNH ĐOÀN HÀ NỘI ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH ĐOÀN TRƯỜNG ĐH MỞ HÀ NỘI

***

Số: … - BC/ ĐTN Hà Nội, ngày… tháng… năm…

2.2.4 Địa danh, thời gian ban hành văn bản pháp luật

Thông thường, phần này được trình bày ngang hàng với phần số, kí hiệu văn

bản, đặt canh giữa dưới quốc hiệu và tiêu ngữ, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến

14, kiểu chữ nghiêng; giữa địa danh và thời gian ban hành văn bản dùng dấu phẩy (,)

để ngăn cách

- Địa danh ban hành văn bản là nơi đóng trụ sở của cơ quan ban hành văn bản theo nguyên tắc quản lí về lãnh thổ hành chính Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở

Trong những trường hợp đặc biệt sau, phần địa danh ban hành văn bản phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính (gồm đơn vị hành chính: thành phố, quận, phường, thị trấn… và tên riêng đơn vị hành chính):

6Xem:Hướng dẫn số 11-HĐ/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng Hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng và Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn Hướng dẫn thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

+ Tên riêng đơn vị hành chính được đặt theo tên người

Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, Phường Quang Trung

+ Tên riêng đơn vị hành chính được đặt bằng con số

Ví dụ: Quận 3, Phường 12

+ Tên của thành phố trực thuộc tỉnh trùng với tên tỉnh hoặc tên của thị trấn thuộc huyện trùng với tên huyện thì các văn bản của thành phố hoặc thị trấn phần địa danh ghi thêm chữ Thành phố (TP.) hoặc Thị trấn

Ví dụ: Văn bản của cơ quan, tổ chức thành phố Bắc Ninh (tỉnh Bắc Ninh) và các

phòng, ban thuộc thành phố, phần địa danh ghi: TP Bắc Ninh

+ Tên riêng của đơn vị hành chính được đặt theo một sự kiện lịch sử:

Ví dụ: Phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, thành phố Hà Nội)

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lí của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo qui định cụ thể của các Bộ này

- Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành

Thời gian ban hành văn bản được trình bày đầy đủ theo thứ tự ngày, tháng, năm bằng số Ả rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

Ví dụ: Hà Nội, ngày 08 tháng 02 năm 2018

Riêng với biên bản, địa danh và thời gian ban hành không được coi là thể thức mà

là nội dung được ghi nhận ở phần đầu của văn bản

2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Tất cả các văn bản hành chính thôngdụng khi ban hành đều phải ghi tên loại, trừ công văn Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt chính giữa dòng giấy theo chiều ngang (phía dưới Quốc hiệu và địa danh, thời gian ban hành văn bản)

- Trích yếu nội dung của văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn nội dung chính của văn bản; có tác dụng cá biệt hoá văn bản; giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt nội dung của văn bản; thuận tiện cho việc vào sổ, theo dõi, tra tìm, viện dẫn văn bản

Trích yếu nội dung văn bản được xác lập bằng một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ thông thường đặt sau cụm từ “Về việc” (có thể viết tắt “V/v”) trình bày ở ngay dưới dòng tên của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét đậm, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Riêng với công văn, trích yếu nội dung được trình bày tại góc trái, đặt canh giữa phía dưới số và kí hiệu của văn bản, sau chữ “V/v”, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ

12 đến 13, kiểu chữ đứng

Ví dụ:

Số: 59/SLĐTB&XH-VP

phòng chống bạo lực gia đình

đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14

Trường hợp văn bản hành chính được cá nhân thủ trưởng cơ quan, tổ chức thông qua thì thủ trưởng cơ quan đó sẽ trực tiếp kí ban hành văn bản Trường hợp kí thay mặt tập thể thì phải ghi rõ thể thức kí “thay mặt” (viết tắt TM.) cơ quan, tổ chức ở dòng thứ nhất và dòng thứ hai ghi chức vụ của người kí

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Đối với những công việc ít quan trọng, thủ trưởng cơ quan, tổ chức cũng có thể

uỷ quyền cho người đứng đầu một số đơn vị trong cơ quan (thủ trưởng đơn vị cấp dưới trực tiếp) kí một số loại văn bản hành chính thông dụng Khi đó, người kí văn bản phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức

CHÁNH VĂN PHÒNG

Trường hợp đặc biệt, thủ trưởng cơ quan, tổ chức cũng có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức đó kí thừa uỷ quyền một số văn bản mà theo quy định thuộc thẩm quyền kí của thủ trưởng Việc giao kí thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại Khi kí, người được uỷ quyền phải ghi thể thức kí “TUQ.” vào trước chức vụ thủ trưởng cơ quan, tổ chức

Ví dụ: TUQ TỔNG GIÁM ĐỐC

CHÁNH VĂN PHÒNG

Trong trường hợp cơ quan, tổ chức vì lí do nào đó tạm thời chưa có thủ trưởng thì người được giao tạm thời thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của thủ trưởng cơ quan tổ chức khi kí ban hành văn bản phải ghi rõ là “Quyền” trưởng, viết tắt chữ “Q.” vào trước chức vụ thủ trưởng cơ quan, tổ chức

Chức vụ của người kí ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người

kí văn bản trong cơ quan, tổ chức (như Bộ trưởng, Thứ trưởng, Tổng Giám đốc, Viện trưởng, Phó hiệu trưởng, Trưởng ban, Q Giám đốc, Chánh văn phòng…), không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách… Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó kí thay cấp trưởng

Để tránh sự trùng lặp thông tin không cần thiết, ở phần kí (bao gồm cả thể thức đề

kí và chức vụ người kí) không cần phải nhắc lại tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trừ văn bản liên tịch

Đối với các chức vụ (chức danh) của người kí văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của cơ quan, tổ chức ban hành mà lãnh đạo của cơ quan, tổ chức đó làm trưởng ban hoặc Phó trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch hội đồng thì phần kí được ghi như sau, ví dụ:

TM HỘI ĐỒNG TUYỂN DỤNG CHỦ TỊCH

(chữ ký và dấu đóng)

HIỆU TRƯỞNG

Nguyễn Văn A

Với các văn bản của tổ chức Đảng, thể thức đề kí được hướng dẫn như sau: trường hợp kí “thay mặt” (T/M); “kí thay” (K/T); kí “thừa lệnh” (T/L); và trường hợp đã có thể thức kí “thay mặt” thì cấp trưởng hoặc cấp phó đều có thể kí với đúng chức vụ của mình

BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)

- Chữ kí: Chữ kí của cấp có thẩm quyền xác nhận giá trị pháp lí cho văn bản Người có thẩm quyền kí văn bản không được kí bằng bút chì, không dùng mực đỏ và các loại mực dễ phai

Thông thường, văn bản hành chính thông dụng chỉ có một chữ kí; tuy nhiên có trường hợp văn bản hành chính chỉ có giá trị khi có từ hai chữ kí trở lên (biên bản, hợp đồng) phải có đầy đủ chữ kí của các chủ thể có liên quan

- Họ tên người kí bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người kí văn bản Phần này được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người kí Đối với các văn bản hành chính thông thường, trước họ, tên của người kí không ghi học hàm, học vị

và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản giao dịch của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm

2.2.7 Dấu trong văn bản hành chính thông dụng

Văn bản hành chính sau khi được người có thẩm quyền kí phải được đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức Để đảm bảo giá trị pháp lí và tính hợp pháp cho văn bản, tuyệt đối không đóng dấu khi chưa có chữ kí của chủ thể có thẩm quyền

Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, dùng đúng màu mực dấu

quy định (màu đỏ) và trùm lên khoảng 1/3 chữ kí về phía bên trái.(7)

Ngoài con dấu xác nhận chữ kí của chủ thể có thẩm quyền, trong văn bản hành chính thông dụng còn có thể xuất hiện một số trường hợp đóng dấu khác:

- Dấu giáp lai: Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu của cơ quan, tổ chức đóng lên khoảng giữa, mép phải, trùm lên một phần của từng trang trong văn bản hoặc phụ lục văn bản gồm nhiều trang Việc đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính chân thực của từng trang trong văn bản hoặc phụ lục văn bản, ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản Pháp luật qui định8: mỗi dấu đóng giáp lai tối đa 05 trang văn bản

và việc đóng dấu giáp lai trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo qui định chung của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lí ngành

- Dấu treo:Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính Đóng dấu treo trên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dầu treo là một bộ phận của văn bản chính.Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo.9

Trên thực tế, ngoài việc đóng dấu đóng dấu treo lên các phụ lục kèm theo văm bản chính, một số cơ quan đóng dấu treo trên một số văn bản nội bộ mang tính thông báo để biết hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính

- Các dấu hiệu chỉ mức độ khẩn, mật hoặc chỉ phạm vi lưu hành của văn bản Dấu chỉ mức độ mật gồm ba mức “MẬT”, “TỐI MẬT”, “TUYỆT MẬT” Việc xác định các văn bản hành chính nào có nội dung thuộc bí mật nhà nước và đóng dấu

độ mật cho văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

Dấu chỉ mức độ khẩn: Tuỳ vào mức độ được chuyển phát nhanh mà văn bản được xác định độ khẩntheo các mức “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢTỐC”,

( 7 ) Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

8 Xem: Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

9 Khoản 3 Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP

“HỎA TỐC HẸN GIỜ”

Các con dấu này có hình chữ nhật viền đơn với kích thước quy định, trên đó khắc sẵn các từ chỉ mức độ mật, khẩn bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Dấu chỉ mức độ mật, khẩn của văn bản được đóng ở góc bên trái, dưới phần số,

kí hiệu của văn bản và bằng màu mực đỏ tươi Trường hợp cần đóng cả hai con dấu này thì đóng theo trật tự mật, khẩn

Dấu chỉ dẫn phạm vi lưu hành văn bản: Đối với các văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế thì sử dụng dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP/SAU HỘI NGHỊ” “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”

Tùy theo nội dung công việc cần giải quyết mà văn bản hành chính được gửi đến các cơ quan, tổ chức theo mục dích khác nhau Nội dung phần nơi nhận văn bản đủ nhất bao gồm tên các cơ quan, tổ chức có quyền kiểm tra, giám sát hoạt động của cơ quan ban hành văn bản hoặc là để báo cáo (cấp trên); các cơ quan, tổ chức, cá nhân

có liên quan tới việc thực hiện văn bản như phối hợp, tạo điều kiện thực hiện văn bản hay trao đổi công việc (ngang cấp); các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành văn bản (cấp dưới) và bộ phận lưu văn bản

Phần nơi nhận trình bày ở vị trí cuối cùng của văn bản, sát lề trái, ngang hàng với phần kí Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ

chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm, sau có dấu hai chấm (:) Phần liệt kê các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11 Mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;); riêng dòng cuối cùng là chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), sau đó là chữ viết tắt (kiểu chữ in hoa, đứng) tên của đơn vị lưu văn bản như văn thư, văn phòng hoặc đơn vị soạn thảo văn bản, cuối cùng là dấu chấm (.)

2.3 Yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản hành chính

2.3.1 Đảm bảo chính xác, rõ ràng

Ngôn ngữ chính xác là điều kiện đầu tiên cần thiết để phản ánh tình hình và giao nhiệm vụ một cách đúng đắn Tính chính xác của văn phong hành chính đòi hỏi mệnh lệnh, nhiệm vụ, thông tin được truyền đạt trong văn bản hành chính chỉ được phép hiểu theo một cách duy nhất; không cho phép có những cách hiểu, cách giải thích khác nhau trong việc truyền đạt và thi hành công vụ Không có lĩnh vực nào của đời sống xã hội mà sự diễn đạt không chính xác, sự không ăn khớp giữa từ ngữ

và ý tưởng, giữa người viết với người đọc lại có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng như trong lĩnh vực hành chính Vì vậy, yêu cầu về sự chính xác, rõ ràng trong văn phong hành chính được đánh giá là rất cần thiết đối với chủ thể ban hành văn bản trong việc truyền đạt mệnh lệnh quản lí và điều hành công vụ Muốn thế, cần lựa chọn từ ngữ thích hợp, cấu trúc câu và đoạn hợp lí, ý được nêu không gây nhiều cách hiểu khác nhau hoặc mơ hồ

Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng của nội dung văn bản hành chính, cần lưu

ý những vấn đề sau đây về sử dụng ngôn ngữ:

- Sử dụng ngôn ngữ viết với những từ ngữ thông dụng, cách diễn đạt ngắn gọn,

rõ ràng; tránh sử dụng những từ ngữ trừu tượng hoặc thuật ngữ chuyên ngành khi không thực sự cần thiết; sử dụng hợp lí và chính xác nhóm từ Hán – Việt và các từ

gốc nước ngoài; tránh việc lặp từ hoặc thừa từ Chẳng hạn: “Trả lời Công văn số 1234/UBND-VP ngày… của … về đề nghị…, Bộ A trả lời như sau” (trích công văn phúc đáp), hay “Các đơn vị cần gửi báo cáo nêu rõ số liệu và con số cụ thể để tiện

cho việc thống kê, theo dõi” (trích công văn yêu cầu

- Dùng từ cần đảm bảo tính chính xác cả về chính tả và nghĩa của từ (bao gồm nghĩa từ vựng và nghĩa ngữ pháp); trường hợp sử dụng các con số để minh chứng cho các phần nội dung của văn bản thì các con số này không được dập xóa

- Không lạm dụng từ viết tắt, chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm

từ phâỉ được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó Ví dụ: Ủy ban nhân dân (UBND); Ban Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn (PCLB và TKCN)…

- Sử dụng câu đơn, đầy đủ hai thành phần chủ vị theo trật tự thuận, hạn chế sử dụng câu phức hợp hoặc câu quá dài Trường hợp chủ ngữ đã được xác định rõ trong văn cảnh trước đó thì có thể sử dụng câu khuyết chủ, ví dụ :

“Kính trình lãnh đạo xem xét, quyết định” (trích tờ trình)

“Trân trọng cảm ơn” (trích công văn)

Trong trường hợp phải viết những câu dài, nhiều vế, nhiều bộ phận, người viết văn bản cần lưu ý tách các vế câu, các bộ phận của câu theo những khuôn mẫu nhất định, như: dùng các cặp từ liên kết “tuy - nhưng”, “nếu - thì”, “không những - mà còn”…hay sử dụng các dấu câu phù hợp để tách ý (dấu phẩy, dấu chấm phẩy…) Đồng thời, để đảm bảo sự rõ ràng, liền mạch giữa các ý trong đoạn và các đoạn trong văn bản, văn bản hành chính sử dụng thường xuyên các từ ngữ chỉ dấu hiệu chuyển tiếp: trước hết, thứ nhất, thứ hai, tiếp theo đó, cuối cùng… (mang ý nghĩa liệt kê); thêm vào đó, hơn nữa… (chỉ sự bổ sung); tuy nhiên, mặt khác, mặc dù, trái lại… (chỉ

sự tương phản), đồng thời, tương tự… (chỉ sự tương đồng)

- Sử dụng linh hoạt các kiểu câu trong tiếng Việt. Câu trong tiếng Việt có thể là câu khẳng định, câu phủ định, câu cảm thán, câu nghi vấn, câu chủ động hay câu bị động… ; mỗi kiểu câu đều có những đặc điểm và ưu thế riêng Việc lựa chọn và sử dụng các kiểu câu phù hợp với từng loại văn bản và từng tình huống cụ thể sẽ giúp cho việc chuyển tải ý đồ của viết đến người đọc được dễ dàng và có hiệu quả hơn Câu khẳng định là câu xác định một sự kiện, một hành vi nào là “có”, câu phủ định dùng để xác định là “không” Câu chủ động là câu trong đó chủ thể thực hiện một hành động trong thế chủ động, được sử dụng khi muốn chỉ rõ cả hành động và

chủ thể của hành động Câu bị động thường nhấn mạnh vào hành động mà có thể không làm rõ trách nhiệm của đối tượng phải thực thi hành động và cơ chế đảm bảo thực hiện.Phong cách hành chính của văn bản hành chính thông dụng đòi hỏi cách diễn đạt rõ ràng, dứt khoát nên rất thích hợp với các kiểu câu khẳng định hay câu chủ động Tuy nhiên, trong một số trường hợp cần có cách diễn đạt tế nhị để vừa đảm bảo tính khách quan, vừa đảm bảo tính lịch sự (như trong công văn, tờ trình…), cần cân nhắc lựa chọn giữa câu khẳng định và câu phủ định cho phù hợp Chẳng hạn, để từ chối việc hỗ trợ kinh phí cho một đề tài nghiên cứu, câu khẳng định sau đây có tính chất căng thẳng, gay gắt Nếu thay bằng câu khẳng định sẽ tế nhị và bớt gay gắt hơn mà vẫn thể hiện được rõ ràng ý chí của nhà quản lí và sự lịch

sự của chủ thể ban hành văn bản “Cơ quan chúng tôi rất tiếc phải từ chối việc hỗ trợ

kinh phí cho ông nghiên cứu đề tài này vì ngân sách dành cho hoạt động nghiên cứu rất hạn hẹp” Hoặc câu bị động sau đây rất gọn gàng, rõ ý “người có hành vi sử dụng chất cấm trong chăn nuôi sẽ bị xử lí nghiêm khắc, người có công phát hiện sẽ được khen thưởng” Nếu sửa thành câu chủ động, câu văn sẽ có tính chất trang trọng,

uy nghiêm hơn “ Nhà nước sẽ xử lí nghiêm khắc người có hành vi sử dụng chất cấm

trong chăn nuôi và khen thưởng người có công phát hiện”10

- Trình bày vấn đề phải rõ ràng, lô gic; văn bản cần đi thẳng vào trọng tâm vấn đề, không diễn giải dài dòng, khó hiểu; văn phong cần viết súc tích, chặt chẽ

2.3.2 Đảm bảo trang trọng, lịch sự

Văn bản hành chính thông dụng là tiếng nói chính thức của các cơ quan, tổ chức trong quá trình quản lí, điều hành Là loại văn bản được sử dụng rông rãi, văn bản hành chính thông dụng cần được viết bằng văn phong đơn giản nhưng trang trọng, nghiêm túc Việc sử dụng ngôn ngữ đảm bảo tính lịch sự, trang trọng trong văn bản hành chính giúp cho việc thể hiện quyền uy cũng như thái độ lịch sự của chủ thể ban hành văn bản, đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với đối tượng chịu sự tác động của văn bản Nhiệm vụ chủ yếu của người soạn thảo văn bản hành chính thông dụng là phản ánh rõ ràng, chính xác đến mức tối đa các thông tin đến các đối tượng cần giao dịch Bởi vậy, giọng văn nghiêm túc, khách quan được coi là chuẩn mực về

10 Trường Đại học Luật Hà Nội, Giáo trình Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng, Nxb Tư pháp 2017