BỘ XÂY DỰNG GIÁO TRÌNH Soan thao van bản N 5 + bs g nà vã Fs
Trang 2BO XAY DUNG
TRƯỜNG THũTVTTW ï
| THƯ VIÊN
GIAO TRINH
SOAN THAO VAN BAN
NHA XUAT BAN XAY DUNG
Trang 3van
Trang 4Lời nói đầu
Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng và cần thiết trong hoạt động của
các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội và các doanh nghiệp Học
sinh trung học Xây dựng và trung học Kế toán sau khi tốt nghiệp ra làm việc thường phải soạn thảo các loại công văn, tờ trình, lập các biên bản nghiệm thu,
thanh quyết toán cơng trình hoặc thảo các hợp đông kinh tế Thực tế khi khảo sát nhiêu đơn vị, công ty ở các tỉnh miên Trung, Tây Nguyên đêu cho biết về mặt này học sinh, sinh viên còn hạn chế
Để tạo điều kiện giúp học sinh tiếp cận và học tập môn học được thuận lợi,
chúng tôi đã nghiên cứu, tập hợp nhiêu tài liệu của nhiêu tác giả để biên tập
cuốn sách này theo nội dung chương trình mơn Soạn thảo văn bản dùng cho ngành Kế tốn
Ngồi nội dung học cịn có thêm phần phụ lục mở rộng để học sinh tham
khảo giúp cho việc tác nghiệp sau này
Tuy hết sức cố gắng nhưng việc biên soạn chắc không thể tránh khỏi những
_ thiếu sót Chúng tơi rất mong được quý thầy cô giáo trong các trường thuộc
ngành Xây dựng góp ý bổ sung
Xin chân thành cảm ơn
THAY MẶT NHÓM BIÊN SOẠN
Trang 6Phần thứ nhất
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN
I KHÁI NIỆM VAN BAN
Soạn thảo và xử lý các loại công văn giấy tờ là công việc thường ngày vô cùng
quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, các tổ chức và doanh nghiệp Công
văn giấy tờ bao gồm tất cả các loại văn bản, văn kiện do các cơ quan, tổ chức Nhà
nước có thẩm quyền từ Trung ương đến cấp cơ sở ban hành để công bố những quy
định, thể hiện đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, phục vụ cho công tác quản lý Đó là những loại giấy tờ của các cơ quan, các tổ chức, các doanh nghiệp cấp dưới thỉnh thị cấp trên hoặc của cấp trên ra chỉ thị, mệnh lệnh
cho cơ quan cấp dưới; để quan hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp hoặc để ghi chép các thông tin, các kết quả công tác v.v
Công văn, giấy tờ là phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước Công văn giấy tờ là sợi dây liên hệ giữa Đảng, Nhà nước với nhân dân và giữa các cơ quan với nhau, là phương tiện thông tin và xử lý thông tin trong công tác quản lý
Công văn giấy tờ, nhất là các loại văn bản pháp quy là đường lối, chính sách của Đảng được thể chế hóa; là phương tiện để Đảng đưa đường lối, chính sách
đến quần chúng và được bảo đảm thực hiện bằng bộ máy Nhà nước dưới sự lãnh
đạo của Đảng
Chính vì vậy mà công tác công văn, giấy tờ đóng một vai trò hết sức quan
trọng Chẳng những mỗi cán bộ văn phòng, mà ngay cả thủ trưởng cơ quan,
doanh nghiệp các cấp, các ngành, các nhân viên bình thường đều phải tùy theo
chức năng, nhiệm vụ của mình phải biết soạn thảo các loại công văn giấy tờ Mặt
khác phải căn cứ vào những quy định của Nhà nước mà quán triệt về chức năng,
nhiệm vụ, thẩm quyền của các cấp, các ngành thuộc bộ máy Nhà nước trong việc xây dựng, ban hành văn bản
Văn bản là phương tiện để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến
chủ thể khác bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu nhất định Tuỳ thuộc vào mục đích sử
dụng của các chủ thể đối với các lĩnh vực đời sống xã hội mà văn bản được soạn
Trang 7Theo khái niệm trên, các loại giấy tờ, tài liệu, sách vở, các câu đối, khẩu hiệu, áp phích, băng ghi âm, băng ghi hình, bản vẽ đều được gọi là văn bản Trong
giáo trình này chỉ đề cập đến cách thức soạn thảo các văn bản bằng chữ dưới dạng
tài liệu giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cá nhân, cơ quan Nhà nước,
tổ chức xã hội, đơn vị kinh tế nhằm ghi nhận mục đích, hành vi hoạt động của các chủ thể khi tham gia các quan hệ kinh tế, xã hội
II PHAN LOAI VAN BẢN
Mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng khác
nhau Phân biệt tốt các loại văn bản sẽ giúp ta lựa chọn, sử dụng và soạn thảo văn
bản phù hợp với mục đích của mình
1 Van ban mang tính chất quyền lực nhà nước và văn bản không mang
tính chất quyền lực nhà nước
a Văn bản mang tính chất quyền lực nhà nước
Là loại văn bản được ban hành nhân danh Nhà nước, có nội dung mang ý chí của Nhà nước, bắt buộc phải thi hành đối với các đối tượng có liên quan và được bảo
đảm thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế của Nhà nước Văn bản này được chia
thành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy phạm pháp luật
- Van bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
ban hành theo một thủ tục và hình thức nhất định do pháp luật quy định, có chứa
các quy phạm pháp luật và được bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp của Nhà
nước Văn bản quy phạm pháp luật được sử dụng nhiều lần, đối với nhiều đối
tượng khi ở vào hoàn cảnh, điều kiện nêu trong phần giả định của quy phạm pháp luật Đối tượng tác động của văn bản quy phạm pháp luật luôn chung chung, trừu
tượng, khơng có địa chỉ cụ thể Nhiều cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản ˆ
quy phạm pháp luật dưới những tên gọi khác nhau như Hiến pháp, Luật, Pháp
lệnh, Nghị định, Nghị quyết
- Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật nhằm cá biệt hóa
những quy định trong văn bản quy phạm pháp luật thành những mệnh lệnh cụ thể
trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt các quan hệ pháp luật nhất định và
được bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp của Nhà nước
Vi du:
Trang 8- Quyết định nâng lương cho viên chức Phạm Hữu B
- Quyết định hoặc bản án của Toà án nhân dân về một vụ án cụ thể
b Văn bản khơng mang tính chất quyền lực Nhà nước
Loại văn bản này rất đa dạng về nội dung: có loại chứa đựng các yêu cầu, nguyện vọng của người ban hành văn bản như đơn, thư, cơng văn hành chính Có loại ghi nhận sự kiện đã xảy ra như biên bản, báo cáo cơng tác , có loại mang nội dung nghiệp vụ, kỹ thuật như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên lai,
hoá đơn, chứng từ , lại có loại mang tính chất nghiên cứu như luận văn, đề tài
khoa học
2 Văn bản công và văn bản tư
Căn cứ vào nguồn gốc ban hành để chia thành hai loại:
a Văn bản công (thường gọi là công văn)
Là văn bản do nhà nước hay các tổ chức ban hành nói về việc công
Công văn là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành để giao dịch, truyền tải
thông tin giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với các tổ
chức xã hội, với tư nhân trong và ngoài nước Khái niệm công văn được hiểu ở nghĩa rộng và nghĩa hẹp
Theo nghĩa rộng: Công văn gồm tất cả các văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành từ văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất như Hiến pháp đến các văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn Khái niệm công văn ở nghĩa rộng không những chỉ các văn bản do cơ quan nhà nước ban hành mà còn chỉ cả những văn bản của các cơ quan thuộc các tổ chức xã hội, miễn là những văn bản đó khơng nói đến tư nhân Thậm chí cả những văn bản của tư nhân gửi cho các cơ quan nhà nước yêu cầu giải quyết quyền lợi của họ, ở mức độ nào đấy vẫn được gọi là văn bản cơng
Cịn cơng văn hiểu theo nghĩa hẹp thường được sử dụng gọi là công văn thường
(cơng văn hành chính)
b Văn bản tư
Là những văn bản do cá nhân tạo lập ra như thư từ, giấy biên nhận giữa các cá nhân với nhau Những văn bản xuất phát từ cơ quan nhà nước này gửi cơ quan
nhà nước khác một cách khơng chính thức, không lấy số đăng ký vào công văn -
Trang 93 Van bản quản lý và văn bản thông thường
Căn cứ vào chức năng của văn bản mà chia thành văn bản quản lý và văn bản không mang tính quản lý
a Văn bản quản lý: Là loại văn bản do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
ban hành theo những thể thức, thủ tục, quy chế do luật định để ghi nhận và truyền
đạt các quyết định quản lý, các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý Vì vậy văn bản quản lý có các chức năng cơ bản là thông tin, pháp lý, quản lý
điều hành và cả chức nặng về văn hoá, giáo dục, xã hội
Đặc trưng nổi bật của văn bản quản lý là thể hiện tính pháp lý, tính chấp hành
và điều hành Tính thống nhất về hình thức và nội dung của từng loại thể hiện kết
quả hoạt động quản lý trong các lĩnh vực kinh tế, văn hoá - xã hội b Văn bản không mang tính quản lý (văn bản thông thường):
Là loại văn bản dùng để tham khảo, cho phép người ta sử dụng để thu thập thông tin phục vụ nhu cầu công việc hoặc nhu cầu hiểu biết của cá nhân
4 Phân loại văn bản theo hình thức
Hình thức văn bản thường là tên gọi văn bản, phù hợp với nội dung bên trong
của văn bản Căn cứ vào hình thức tên gọi của văn bản có thể chia ra văn bản luật, văn bản dưới luật và các văn bản khác
a Văn bản luật: Là văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội - cơ quan quyền
lực nhà nước tối cao ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức được quy định
trong Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam (Điều 84, 88 và 147) Các văn bản này có giá trị cao nhất Mọi văn bản dưới luật khi ban hành đều phải dựa trên cơ sở của văn bản luật và không được trái với quy định trong các văn bản luật
Văn bản luật có hai hình thức là Hiến pháp và đạo luật (Bộ luật)
b Văn bản đưới luật: Là những văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan Nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức được pháp luật quy định
Những văn bản này có giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản luật, vì vậy khi ban hành các văn bản này phải phù hợp với những quy định của Hiến pháp và Luật
Theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2002, hiện nay ở nước
ta có những loại văn bản dưới luật như: + Nghị quyết của Quốc hội
Trang 10+ Lệnh của Chủ tịch nước; Quyết định của Chủ tịch nước
+ Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng
Chính phủ
+ Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ,
thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ
+ Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Toà án nhân dân tối cao; Quyết định,
Chỉ thị, Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao
+ Nghị quyết, Thông tư liên bộ, Thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước
có thẩm quyền với tổ chức chính trị, xã hội
+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp
+ Quyết định, Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân các cấp
c Văn bản quản lý nhà nước khác không chứa đựng các quy phạm pháp luật:
Ngoài các văn bản trên, các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp cịn ban hành nhiều hình thức văn bản khác không chứa đựng quy phạm pháp luật
- Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật: như các quyết định nâng lương, tiếp nhận, bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, quyết định xử phạt hành chính, các bản án của toà án
- Văn bản mang tính chất lập quy:
Là những văn bản do những người, tổ chức có thẩm quyền ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật, nội dung chứa đựng những quy tắc xử sự chung
nhằm mục đích quản lý, điều hành một lĩnh vực nhất định thuộc thẩm quyền của
người, tổ chức ban hành văn bản như quy định, điều lệ, quy chế, nội quy
d Văn bản hành chính thơng dụng:
(Xem ở Phần thứ ba VĂN BẢN HÀNH CHÍNH)
II HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN
1 Hình thức của văn bản
Trang 11Hình thức của văn bản đặt ra cho người soạn thảo văn bản nhiệm vụ phải sắp xếp bố cục các phần của văn bản một cách khoa học và logíc, sử dụng ngôn ngữ
và văn phạm để phản ánh ý chí của chủ thể được trung thực, khách quan, dễ hiểu,
dễ thực hiện và dễ áp dụng
Những yêu cầu về hình thức của văn bản:
a- Văn bản phải có kết cấu theo từng thể loại hợp lý để đạt mục đích ban hành
Vi dụ: Để hướng dẫn thực hiện Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về một số chính sách ưu đãi đối với đội viên các đội trí thức trẻ tình nguyện tham gia phát
triển nông thôn, miền núi, Bộ Nội vụ phải sử dụng hình thức văn bản là Thông tư
chứ không thể là Chỉ thị được
b- Câu văn trong văn bản phải đảm bảo ngắn gọn, đủ ý, không trùng lặp,
không thừa từ, thừa ý, lạc đề
c- Trong văn bản việc dùng ngôn ngữ diễn đạt các ý phải theo trình tự: ý trước là cơ sở của ý sau, ý sau nhằm phát triển, minh họa cho ý trước
d- Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải đảm bảo tính nghiêm túc, dứt khốt,
khơng dơng dài hoặc biện luận
đ- Trong văn bản chỉ được dùng những từ thông dụng, phổ biến; không được
dùng từ một cách tùy tiện
e- Trong văn bản phải chú trọng kỹ thuật trình bày, hành văn rõ ràng, sáng sủa,
diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng thi hành
Hình thức của văn bản bao gồm những thành phần do pháp luật quy định mà
mỗi loại văn bản phải có nhằm bảo đảm giá trị pháp lý và tính nghiêm túc của nó
Theo Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm
theo Nghị định số 142 - CP ngày 28 - 9 -1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành
“Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ”, “Công văn số 1145 - VPCP/HC ngày O1 - 4 -1998 của Văn phịng Chính phủ về mẫu trình bày văn bản
quản lý Nhà nước” và thực tiễn hiện nay, hình thức của văn bản được quy định
như sau: (xem mẫu trình bày từ trang 20 đến 28 và Phụ lục 7)
2 Nội dung của văn bản
Nội dung của văn bản là phần quan trọng nhất của văn bản, quyết định việc sản sinh và hiệu quả của văn bản Do đó, nội dung phải đáp ứng đúng yêu cầu, mục
đích đề ra khi soạn thảo văn bản phải rõ ràng, chính xác, mạch lạc, dễ hiểu, thiết
thực và ngắn gọn OO
Trang 12Để làm tốt việc soạn thảo văn bản, cần quan tâm xây dựng cơ cấu phần nội
dung cho hợp lý Tuy nhiên, vì có nhiều loại văn bản nên cơ cấu này cũng rất đa
dạng, không thể có một mẫu thống nhất cho các loại văn bản được
Thông thường nội dung một văn bản có bố cục như sau:
a Phần đặt vấn đề:
Đây là phần mở đầu, cần nêu rõ lý do vì sao phải soạn thảo văn bản, ban hành
văn bản, xác định phạm vi của vấn để nhằm giúp cho người soạn thảo nắm vững
mục đích, yêu cầu cần giải quyết và khuôn khổ của văn bản
- Phần trình bày sự việc:
Là phần nêu lên những sự việc của vấn đề, phát hiện mâu thuẫn, có phân tích,
đánh giá, tìm ngun nhân trên cơ sở đó mà đề xuất những vấn đề cần phải giải
quyết trong văn bản
b Phần giải quyết vấn đề:
Là phân đưa ra những biện pháp giải quyết căn cứ theo cách trình bày của phần trên Cận chú ý cả hai phần này phải thật liên kết sát hợp nhau
c Phần kết thúc:
Là phần chấm dứt nội dung được thực hiện bằng nhiều cách để làm nổi bật tính chất cơ bản, những điểm trọng yếu của nội dung, động viên, khuyến khích VIỆC
thực hiện, phân công, phân cấp thực hiện
Tuy nhiên, như đã nói ở trên, bố cục nội dung một văn bản tùy theo từng loại mà lựa chọn cho phù hợp
Ví đ„: Soạn thảo một cơng văn hành chính thơng thường, khơng cần thiết có
đây đủ các phần như trên, nhất là đối với những công văn ngắn, đơn giản Căn cứ
vào nội dung một số loại văn bản, đặc biệt là những văn bản có tính chất pháp quy, thường cơ cấu nội dung văn bản cũng có thể được trình bày như sau:
+ Phần mở đầu: |
Nêu lý do vì sao cần ra văn bản, bối cảnh và tình hình khi xây dựng văn bản, yêu cầu, mục đích và xác định phạm vi của văn bản Đôi khi phần này nêu cả căn cứ pháp lý của văn bản, văn bản được ban hành theo đề nghị của ai ? cơ quan
nao ?
Phần mở đầu cần ngắn gọn, đôi khi chỉ một câu là đủ Tùy theo loại văn bản
mà phần này có các cách viết khác nhạu
Trang 13
+ Phần quy định:
Đây là phần quan trọng nhất của nội dung văn bản nêu lên những quy định cụ thể nhằm giải quyết vấn để đã nêu ở phần đầu Những quy định này, tùy theo tính
chất và mức độ quan trọng của nó mà thẩm quyền ban hành thuộc về một cơ quan
nhất định, căn cứ theo đường lối, chính sách, pháp luật của Nhà nước hoặc cụ thể hóa những quy định của cấp trên
Phần này có thể đài, ngắn tùy theo tính chất, nội dung của từng loại văn bản,
địi hỏi phải chính xác, rõ ràng và theo lối hành văn của văn bản Nhà nước + Phần biện pháp thi hành:
Nhằm đề ra những biện pháp về mặt tổ chức thực hiện những quy định nói
trên, phân công và xác định trách nhiệm cho các bộ phận hay cá nhân có nhiệm
vụ thực hiện văn bản Phần này cần cụ thể, rõ ràng nhằm làm cho văn bản có tác dụng thiết thực và lưu ý đến các điều kiện thực tế trong khi thực hiện
+ Phần kết thúc:
Phần này thường nêu theo công thức kết thúc văn bản thông thường
IV Ý NGHĨA CỦA VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN
- Văn bản là sự thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của các cơ quan, đoàn thể và doanh nghiệp
Mỗi cơ quan trong hệ thống bộ máy quản lý đều có những chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn xác định và hoạt động trong những phạm vi khác nhau Việc soạn
thảo văn bản phải thể hiện được những yếu tố đó Một văn bản soạn thảo không phù hợp với chức năng nhiệm vụ hoặc vượt quá quyền hạn cho phép sẽ khơng có
giá trị thực hiện
- Văn bản là sự phản ánh mối quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống bộ máy
quản lý Nhà nước, giữa các cơ quan với nhau
Trong hệ thống bộ máy quản lý, mỗi cơ quan đều có một vị trí nhất định Quan
hệ giữa các cơ quan đó được xác định bằng chính các văn bản Thông qua các văn
bản ta có thể biết được vị trí của các cơ quan trong toàn bộ hoạt động của bộ máy quản lý nói chung
- Văn bản cũng cho thấy các cơ quan đã tạo điều kiện như thế nào để nhân dân tham gia vào các hoạt động quản lý Việc soạn thảo văn bản phải chú ý không để văn bản trở thành hàng rào ngăn cách hoạt động của các cơ quan với nhân dân
Trang 14Văn bản là sự thể hiện các nguyên tắc hoạt động, cách thức hoạt động, làm
việc của mỗi cơ quan, đoàn thể và doanh nghiệp Mỗi cơ quan sau khi thành lập
phải hoạt động theo nguyên tắc nhất định Các văn bản do cơ quan, đoàn thể soạn
thảo và sử dụng trong quá trình hoạt động của mình phải thể hiện được sự tuân
theo nguyên tác, những thay đổi trong thực tế và cách thức hoạt động mà cơ quan
đó lựa chọn
Vì vậy người soạn thảo văn bản phải có thái độ kiên quyết, trung thực trong việc phản ánh kết quả hoạt động của cơ quan mình Văn bản gắn với công việc, kết quả công việc được ghi lại bằng văn bản với nhiều mục đích khác nhau có thể
để báo cáo cấp trên, để truyền đạt xuống cấp dưới, để đánh giá quá trình hoạt
động thực tiễn v.v Văn bản luôn cho thấy khối lượng, chất lượng và các loại
công việc mà các cơ quan hoặc đoàn thể đã hoàn thành trong từng thời điểm
V QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
1 Định hướng quá trình soạn thảo văn bản
Văn bản có rất nhiều loại và mỗi loại văn bản địi hỏi một quy trình thích ứng
với nó Tuy nhiên việc soạn thảo văn bản đều phải theo một quy trình tổng qt để có thể định hướng từ đầu một cách hợp lý đối với việc soạn thảo văn bản ở từng cơ quan, từng đơn vị Có một số định hướng khi xác định quy trình soạn thảo văn bản như sau:
a Định hướng pháp lý:
Là việc xác định bước đi tất yếu trong việc soạn thảo văn bản để dam bao tinh pháp lý cần thiết của nó Để thực hiện định hướng này cần xác định rõ các vấn đề sau:
- Xác định loại văn bản: Văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản thông thường
- Xác định thẩm quyền ban hành văn bản đã phù hợp chưa - Trật tự pháp lý trong van ban duoc xác định như thế nao ?
Các quan hệ giữa cơ quan ban hành văn bản và những cơ quan khác có ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản hay không ?
Có mâu thuẫn giữa văn bản chuẩn bị ban hành với các văn bản đã ban hành
trước đó khơng ? Việc khắc phục các mâu thuẫn đó thế nào?
b Định hướng ứng dụng:
Cần xác định rõ các vấn đề về mục tiêu của văn bản, phạm vi ứng dụng, mức độ và yêu cầu giải quyết công việc Để thực hiện định hướng này cần trả lời các
vấn đề sau:
Trang 15- Đối tượng thực hiện văn ban? Pham vi văn bản sắp ban hành?
- Các chủ thể liên quan đến văn bản
- Các quan hệ trong quá trình thực hiện văn bản
c Định hướng tổ chức:
Cần xác định quy trình biên soạn văn bản, làm sáng tỏ cách tổ chức xây dựng văn bản theo cơ cấu nào cho phù hợp để có thể bảo đảm chất lượng của việc soạn thảo
Việc xem xét định hướng có thể dựa vào việc giải quyết các vấn đề chủ yếu sau:
- Việc tổ chức thu thập thông tin cho mỗi văn bản
- Việc tổ chức trao đổi các quan điểm, chủ trương để đảm bảo văn bản được xây dựng phản ánh chính xác ý đồ chung và khơng mang tính quan liêu
- Việc tổ chức và duyệt văn bản một cách hợp lý và khoa học
Những định hướng trên đây hết sức quan trọng, khi xác lập quy trình soạn thảo
văn bản Chúng cho phép người soạn thảo văn bản hình dung được bước cần làm và lý giải việc bỏ qua khâu này hay khâu khác khi xây dựng một văn bản cụ thể
2 Xác lập quy trình soạn thảo văn bản
a Xác lập quy trình chuẩn:
Quy trình chuẩn là quy trình mà các bước tiến hành xây dựng một văn bản được
quy định trong đó bắt buộc cho bất cứ một văn bản nào Đó là cơ sở để xác định quy
trình cụ thể cho việc xây dựng một văn bản nhất định trong từng cơ quan
Nhìn chung, quy trình soạn thảo các văn bản trong các cơ quan cần phải bảo đảm các bước sau:
+ Xác định nội dung văn bản
+ Xác định phạm vi áp dụng, đối tượng áp dụng, mức độ cần thiết phải phổ
biến, mức độ pháp lý và yêu cầu thời gian của văn bản
+ Xác định loại hình văn bản cần sử dụng
+ Thu thập và xử lý thông tin cho văn bản
+ Xây dựng văn bản, trao đổi, sửa chữa và hoàn thiện văn bản + Duyệt văn bản
+ Áp dụng các biện pháp kỹ thuật để nhân bản (sao chép), hoàn thành thủ tục
hành chính cho văn bản
+ Ban hành văn bản theo thẩm quyền quy định
Trang 16b Xây dựng quy trình cụ thể cho mỗi văn bản
Quy trình này được xây dựng theo quy trình chuẩn và yêu cầu thực tế đặt ra
đối với văn bản đó Đây là quy trình bao gồm những khâu thích ứng nhằm đảm
bảo việc soạn thảo văn bản vừa chính xác vừa thiết thực
Soạn thảo một công văn thì khơng cần các giai đoạn như làm đề cương, tổ chức
lấy ý kiến của các đơn vị nhưng đối với các văn bản pháp quy phải tuân thủ các
nguyên tắc theo quy định
_ Ví dụ:
Thơng tư hướng dẫn một vấn đề nào đó do cơ quan cấp Bộ soạn thảo thì phải
lần lượt qua các bước như thành lập tiểu ban soạn thảo, tổ chức lấy ý kiến của các
đơn vị có liên quan Bỏ qua bất cứ bước nào của quy trình đều gây ảnh hưởng
đến mục tiêu và chất lượng của văn bản
Chính vì vậy quy trình cụ thể cho việc soạn thảo một văn bản nhất định, cần
được điều chỉnh theo mỗi loại, theo yêu cầu đặt ra ở mỗi cơ quan, mỗi ngành
Thông thường văn bản càng có nhiều nội dung phức tạp thì quy trình soạn thảo càng có nhiều bước cụ thể Trái lại, quy trình này sẽ đơn giản khi văn bản dự kiến
soạn thảo có nội dung đơn giản, ngắn gọn
Quy trình đơn giản nhất khi soạn thảo một văn bản cần phải thực hiện là:
+ Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa trên cơ sở đó xác định tên loại văn bản
+ Xây dựng bản thảo phù hợp với mục đích và nội dung đó
+ Thông qua lãnh đạo đúng với thẩm quyền ban hành văn bản
+ Xử lý kỹ thuật hành chính
+ Ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định
Quy trình trên đây thường áp dụng để viết các công văn trao đổi, các thông
báo, các loại công văn hướng dẫn các vấn đề đơn giản, thư công, điện báo Những văn bản đặc biệt cần có quy trình cá biệt Trong quy trình cá biệt, ngồi
các bước thơng thường cần có như đối với mọi văn bản thì cịn phải có các bước đặc biệt ảnh hưởng đến chất lượng văn bản Đối với các văn bản quy phạm pháp
luật Nhà nước đã ban hành “Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật” mà
trình tự thẩm quyền soạn thảo ban hành đã được thể chế hóa
3 Thể thức văn bản
Khác với các loại tài liệu giấy tờ khác, văn bản hành chính quản lý cần tuân
theo một thể thức nhất định do pháp luật quy định
Trang 17
Theo Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ hồ sơ ban hành
kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28 - 9 -1963 của Hội đồng Chính phủ và
"Tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN 5700 - 1992, VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
- mẫu trình bày", thì thể thức văn bản hành chính bao gồm các yếu tố sau:
1 Quốc hiệu, tiêu ngữ |
2 Tén co quan ban hanh van ban
3 Số, ký hiệu của văn bản
4 Địa danh, ngày tháng ban hành văn bản
5 Trích yếu nội dung 6 Tên loại văn bản
7 Nội dung văn bản 8 Chữ ký và con dấu 9 Nơi nhận văn bản
VI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Mẫu trình bày : TIÊU CHUẨN VIỆT NAM TCVN 5700 - 1992
Tiêu chuẩn này quy định mẫu trình bày các loại văn bản quản lý Nhà nước: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Thông cáo,
Thông báo, Công văn, Báo cáo, Biên bản
Tiêu chuẩn này cũng có thể áp dụng cho các văn bản khác
Trường hợp văn bản được in thành sách thì có thể khơng tuân theo tiêu chuẩn này
1 Văn bản quản lý nhà nước được đánh máy hoặc in trên giấy trắng, có kích thước 210 x 297 mm (A4), sai số cho phép 2 mm
2 Văn bản quản lý Nhà nước được đánh máy hoặc in trong vùng trình bày: Đối với trang mặt trước cách mép trên trang giấy 25 mm và cách mép dưới của trang giấy 20 mm, cách mép trái trang giấy 30mm và mép phải trang giấy 10 mm; đối với những văn bản in trang mặt sau thì vùng trình bày phải cách mép trên của trang giấy 25 mm, cách mép dưới của trang giấy 20 mm, cách mép trái và cách mép phải của trang giấy 20 mm
Những văn bản có nhiều trang thì bắt đầu từ trang thứ hai phải ghi số trang
bằng số Ả-rập ở cách mép trên trang giấy 10 mm, nằm giữa trang Những văn bản
có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng số La Mã Số trang của văn bản và số trang của phụ lục đều ghi chung số thứ tự
Trang 183 Mẫu trình bày các thành phần trong văn bản quản lý Nhà nước (theo hình 3) 3.1 Quốc hiệu:
Trình bày ở ơ số 2, dòng trên viết:
"CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM"
bằng chữ in hoa, dòng dưới viết:
"Độc lập - Tự do - Hạnh phúc"
bằng chữ thường có các gạch nối ở giữa, dưới có gạch ngang
Vidu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tư do - Hạnh phúc
3.2 Tác giả văn bản:
Trình bày ở ô số 1 Những tác giả có cơ quan cấp trên (cơ quan chủ quản, cơ quan trực thuộc) chứng kiến thì tên của cơ quan đó viết bằng chữ thường ở dòng trên, tên cơ quan ra văn bản viết bằng chữ in hoa ở địng dưới
Ví dụ: Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội
SỞ XÂY DỰNG
Những tác giả văn bản không có tên cơ quan cấp trên trực tiếp thì cơ quan sản
sinh ra văn bản viết bằng chữ in hoa
Vidu: — BỘ XÂY DỰNG
3.3 Số, ký hiệu văn bản:
Trình bày ở ơ số 3 Số văn bản viết bằng số Ả-rập, ký hiệu văn bản đặt sau số văn bản
Vi du: Số 142 - TCCB
3.4 Địa danh và thời gian của văn ban:
Trình bày ở ơ số 4 Địa danh đặt trước thời gian, sau địa danh có dấu phẩy
Thời gian của văn bản theo thứ tự ngày, tháng, năm viết bằng số Ả-rập Những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và số chỉ tháng 1, tháng 2 thì phải viết số 0 ở trước Trường hợp cần thiết thì thời gian phải viết thêm giờ, phút
Vi du:
Hà Nội, l7 giờ 30 phút ngày 25 tháng 02 nấm 2002
Trang 19i
3.5 Nơi nhận văn bản:
Trình bày ở ơ số 5* và ô số 5° Ô số 5* chỉ áp dụng cho loại công văn gồm hai phân: Kính gửi hoặc Đồng kính gửi và tên cơ quan nhận văn bản Ô số 5° gồm hai phần: Nơi nhận và tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản cùng với số lượng văn bản
Ví dụ: Nơi nhận:
- Các Bộ
- UBND các tỉnh, T.P trực thuộc Trung ương
- Cục Lưu trữ (2 bản) - Lưu Văn thư
3.6 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Trinh bày ở ô số số 6? và số 6° Những văn bản có tên loại thì tên loại được viết
bằng chữ in hoa, sau đó nội dung văn bản bằng chữ thường ở ơ số 6*
Ví dụ: PHÁP LỆNH
Bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp
Những văn bản khơng có tên loại (cơng văn) thì phải viết trích yếu nội dung ở
VỊy nộp hồ sơ xin cấp vốn xây dựng cơ bản 3.7 Nội dung văn ban :
Trình bày ở ơ số 7 Văn bản trình bày phải chính xác, rõ ràng, khơng được dập xóa Khi xuống dịng thì phải để khoảng cách dịng gấp đơi so với các dòng khác và chữ đầu dòng phải thụt vào 6 chữ cái
3.8 Ký văn bản:
Viết bằng chữ ¡in hoa ở ô số 8 Người ký "Thay mặt" thì viết hai chit "TM";
người "Ký thay” thì viết hai chữ "KT”; người ký "Thừa lệnh" thì viết hai chữ "TL"; người ký "Thừa ủy quyền" thì viết ba chữ "TUQ”; người ký "Quyền" thì viết một chữ "Q” Các chữ đã nêu trên viết bằng chữ in hoa và đặt ở trước chữ ghi
chức vụ người ký văn bản Chữ ký của người có thẩm quyền đặt ở ô số 9 Họ và
tên người ký văn bản viết bằng chữ thường ở ô số 10 Khoảng cách giữa ô số 8 và ô số 10 cách nhau 30 mm
Trang 20Vi du: KT BỘ TRƯỞNG XÂY DỰNG
THỨ TRƯỞNG Nguyễn Văn Liên
Trong văn bản không được ký bằng bút chì, bút mực màu đỏ hoặc bằng vật
liệu dễ phai mờ
3.9 Dấu của cơ quan trên văn bản:
Đóng ở ô số 11, phải đúng chiều, rõ ràng và trùm lên 1/4 chữ ký ở phía bên trái Chỉ đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền
Những văn bản có nội dung thuộc phạm vi bí mật quốc gia thì phải đóng dấu chỉ mức độ MẬT Những văn bản có độ khẩn thì đóng dấu chỉ mức độ KHẨN Hai dấu này đóng ở ơ số 13 Dấu chỉ mức độ MẬT, mức độ KHẨN phải đóng
bằng mực đỏ
3.10 Nếu văn bản là dự thảo thì ghi chữ "Dự thảo" vào ô số 14; nếu là dự thảo
nhiều lần thì phải ghi "Dự thảo lần thứ "
(Xem mẫu trình bày ở trang sau)
Trang 23CONG VAN SO 1145/VPCP - HC NGAY 01 - 4 - 1998
CỦA VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ
Về mẫu trình bày văn bản quản lý Nhà nước
Kính gửi: - Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
- Văn phòng Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương
Văn phịng Chính phủ xin gửi ba mẫu trình bày văn bản kèm theo được sử dụng tại Văn phịng Chính phủ bắt đầu từ ngày 01 - 4 - 1998 để các văn phòng
nghiên cứu, tham khảo và vận dụng, tạo sự thống nhất chung trong các cơ quan
hành chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở:
- Mẫu số 1: mẫu trình bày công văn
- Mẫu số 2: mẫu trình bày văn bản có tên loại
- Mẫu số 3: phông (Font) chữ, cỡ chữ của chương trình dùng để trình bày
văn bản trên máy vi tính
T/L BỘ TRƯỞNG,
CHỦ NHIỆM VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
VỤ TRƯỞNG VỤ HÀNH CHÍNH
Tạ Hữu Ánh
Trang 24Mau 1: Mẫu trình bày công văn (khổ giấy A4 - mặt trước)
Số, ký hiệu }
Địa danh, ngày tháng năm Trích yếu
Tên loại văn bản
Độ mật, độ khẩn Trích yếu
nếu có
Quyền hạn, chức vụ người ký
Chữ ký, đóng dấu
Họ và tên người ký
* Tên người đánh máy và số bản
Trang 2524
Trang 26Mẫu 2: Mẫu trình bày văn bản có tên loại (khổ giấy A4 - mặt trước)
56 Địa danh, ngày thang nam Lê
Trích yếu
Tên loại văn bản Độ mật, độ khẩn Trích yếu
(nếu có)
Nội dung
* Tên người đánh máy và số bản
Trang 2726
Trang 28Mẫu 3: Phông chữ (FONT), cỡ chữ để trình bày văn bản Thành phần thể thức TS
Tên cơ quanban |.VnTimeH hành văn bản L3 Số và ký hiệu .VnTime Kệ Ví dụ trình bày thực tế (5) | (6)
-VnTimeH} 13 |Đậm | CONG HOA XA HOI CHU NGHIA
.VnTime 13 |Đạm VIỆT NAM
Doc lap -Tu do - Hanh phiic
13 [Dam | CHÍNH PHỦ
VẬN PHONG CHÍNH PHÙ 13 |Đứng S6 09/1998/QD - TTg
4| Địa danh, ngày, .Vn Time
thang, nam
ban hanh
13 |Nghiêng| Hà Nội, ngày tháng năm 200
Tên loại và trích
yếu nội cung N VB
Trích yếu nội dung |.VnTime
= CỐ Về chế độ cơng tác phí 14 |Đậm QUYẾT ĐỊNH CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ 14 Đậm Về cơng tác phòng chống tệ nạn xã hội
Trích yếu nội dung|.VnTime
cong van (| Đứng | Về chế độ công tác phí
Em] Đứng |Kính gửi: - Bộ Tài chính
14 |Đứng |- Bộ Xây dựng
7 | Địa chỉ gửi .VnTime
- Bộ Kế hoạch và Đầu tư
tO - Bộ Thương mại
| 8 | Phân nội dung VB | VnTime 14 |Đứng Trong công tác chỉ đạo
Từng phần trong —] |
nội dung
Các điều .VnTime 14 |Đậm Điều 1
Các khoản .VnTime 14 Pie — 1 Đối với giáo viên
10 | Chữ ký, thể thức đề
ký và dấu
a | Thể thức .VnTimeHL 13 |Đậm T/M CHÍNH PHỦ
b_ | Chức vụ người ký THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
c |Họ, tên người ký |.VnTime 13 |Đậm | Nguyén Van A
Trang 29TT Thành phần Phông re
thé thitc a
aya I] | a
b
14 |Chỉ dẫn phạmvi |.VnTimeH} 12 |Dam XONG HỘI NGHỊ
sử dụng XIN TRA LAI
15 | Ký hiệu người đánh| VnTime 10 |Đứng PL.2300
Trang 30Phần thứ hai
VĂN BẢN PHÁP QUY
I KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC TRƯNG CỦA VĂN BẢN PHÁP QUY
1 Khái niệm
Văn bản pháp quy là văn bản có chứa đựng các quy tắc xử sự chung nhằm thực
hiện các đạo luật và cụ thể hóa các văn bản luật, được áp dụng nhiều lần trong
thực tế cuộc sống, do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành
2 Đặc trưng
Văn bản pháp quy có 2 đặc trưng để phân biệt với các văn bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính thơng thường, đó là:
a Văn bản pháp quy có hiệu lực thường xuyên và lâu dài cho đến khi bị bãi bỏ b Nó khơng chỉ đích danh đối tượng phải thi hành
Văn bản áp dụng pháp luật có tính chất rất gần với văn bản pháp quy, nhưng nó chỉ chứa đựng những quy tắc xử sự riêng, gọi là văn bản cá biệt Chẳng hạn các Quyết định điều động viên chức, Quyết định cho nghỉ hưu, Chứng sinh, Chứng tử Các văn bản này thường có các dấu hiệu sau:
Được ban hành trên cơ sở một văn bản pháp quy
Có hiệu lực được chỉ định rõ hoặc giới hạn cụ thể
Chỉ đích danh đối tượng phải thi hành
II Ý NGHĨA VÀ TÂM QUAN TRỌNG CỦA VĂN BẢN PHÁP QUY
Văn bản pháp quy là những hình thức pháp luật sử dụng trong công tác quản lý kinh tế, xã hội Nhà nước ta quản lý kinh tế, xã hội bằng pháp luật và theo nguyên tắc pháp chế; Pháp luật, pháp chế phải được thể hiện trong các hình thức văn bản
thì mới trở thành công cụ sắc bén, phục vụ chức năng quản lý của Nhà nước
Mỗi văn bản pháp quy đều chứa đựng các quy phạm pháp luật, có thẩm quyền
và hiệu lực pháp lý cụ thể Việc ban hành văn bản pháp quy là nhằm ứng dụng những quy phạm pháp luật, áp dụng quyền lực Nhà nước vào thực tiễn
Trang 31Sự vi phạm pháp luật trong văn ban pháp quy sẽ gây tác hại rất lớn Nếu một văn bản pháp quy của một ngành sai phạm thì ảnh hưởng trực tiếp đến tồn ngành đó, nhưng văn bản pháp quy của Trung ương có sai phạm thì ảnh hưởng đến cả nước
Vai trò quan trọng của văn bản pháp quy chính là phương tiện để quản lý Nhà
nước, để thể chế hóa và thực hiện sự lãnh đạo của Đảng, quyền làm chủ của nhân
dân Văn bản pháp quy cịn là nguồn thơng tin quy phạm Nhà nước không thể
quản lý xã hội tốt, nếu thiếu nguồn thông tin này
Làm tốt công tác soạn thảo văn bản pháp quy sẽ tạo điều kiện để thực hiện các mục tiêu của công tác quản lý Nhà nước, tiết kiệm được thời gian, góp phần nâng cao chất lượng cơ chế quản lý bởi vì văn bản pháp quy là công cụ quản lý chủ
yếu, vừa là căn cứ để các chủ thể thực hiện ý chí của Nhà nước, vừa là bằng chứng để Nhà nước kiểm tra, truy cứu trách nhiệm đối với các đối tượng thực
hiện văn bản
II NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ HÌNH THỨC CỦA VĂN BẢN
PHÁP QUY
1 Những yêu cầu về nội dung
Khi soạn thảo các văn bản pháp quy, trong phần nội dung phải xây dựng cho văn bản đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cơ bản như tính mục đích, tính khoa học,
tính khả thi, tính đại chúng và tính quy phạm, có như vậy mới đáp ứng được chức năng và vai trò của phương tiện quản lý nhà nước
a Văn bản pháp quy phải có tính mục đích
Là văn bản phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó Trước khi soạn thảo văn bản phải trả lời được câu hỏi: Văn bản này ban hành ra để làm gì? Giải quyết cơng việc gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Tính mục đích cịn thể hiện ở
khả năng phản ánh được đúng các mục tiêu trong đường lối, chính sách của các
cấp ủy Đảng, nghị quyết của các cơ quan quyền lực cùng cấp và văn bản của các cơ quan quản lý cấp trên, áp dụng vào giải quyết những công việc cụ thể ở một ngành, một cấp nhất định
Với chức năng là phương tiện để thể chế hóa các chủ trương chính sách của
Đảng, cụ thể hóa các văn bản pháp quy của cấp trên, các văn bản quản lý phải
đâm bảo triển khai sự lãnh đạo của Đảng và chính quyền các cấp vào thực tiễn
Trang 32Ngoài ra tính mục đích cịn yêu cầu phải phản ánh được một cách đúng đắn va đầy đủ những lợi ích và nguyện vọng của quần chúng nhân dân ở ngành mình, địa
phương mình mà cơ quan ban hành có chức năng quản lý điều hành
b Văn bản pháp quy phải đảm bảo tính khoa học Một văn bản đảm bảo tính khoa học là:
- Văn bản có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết
- Các sự kiện và số liệu phải chính xác, kịp thời, không được dùng những sự
kiện, số liệu đã cũ (nếu thận trọng có thể ghi thời gian thu nhận số liệu ở phần
chú thích)
- Nội dung các mệnh lệnh và các ý tưởng phải rõ ràng, không làm cho chủ thể
tiếp nhận hiểu theo nhiều cách khác nhau
c Văn bản phải có tính khả thi
Khi ban hành một văn bản, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền bao giờ cũng
mong muốn cho các nội dung cụ thể được thi hành đầy đủ và nhanh chóng Muốn
vậy văn bản phải có đầy đủ các điều kiện sau:
- Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành
- Quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện
đảm bảo thực hiện các quyền đó
- Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản Đó là vấn đề cốt yếu để xác lập trách nhiệm của chủ thể trong văn bản
d Văn bản pháp quy phải có tính đại chúng
Khi soạn thảo một văn bản quản lý phải đảm bảo văn bản có nội dung thiết
thực, rõ ràng, dễ hiểu và dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm đến mức
tối đa tính phổ cập, nhưng cũng phải quán triệt yêu cầu cao về nghiêm túc, chặt
chế và khoa học
Trong tình hình hiện nay cần phải hạn chế đến mức thấp nhất việc vay mượn từ
nước ngoài
Vi du: Dùng từ “trả lại” thay cho “bồi hoàn”; “cầu đường” thay cho “kiều lộ”
Tính đại chúng thường gắn với sự ngắn gọn, đủ ý Viết nhiều lời, viết trùng lặp,
dùng chữ thừa sẽ làm mờ ý chính, gây khó hiểu cho nội dung văn bản
Trang 33
e Văn bản phải có tính quy phạm
Văn bản quản lý có nhiệm vụ chủ yếu là truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể thực hiện pháp luật khác ý chí đó thường là các
mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi xử sự của con người Nhưng những ý chí đó của nhà nước chỉ áp dụng cho các chủ thể
trong những điều kiện hoàn cảnh nhất định, nghĩa là gặp những hoàn cảnh đó nhà
nước mới yêu cầu chủ thể phải xử sự theo những khuôn mẫu nhất định, không thực hiện đúng, nhà nước cần phải có những biện pháp cưỡng chế, bắt buộc chủ thể phải thi hành Vì vậy các văn bản quản lý phải được soạn thảo theo nguyên
tắc quy phạm nhất định
Trong hoàn cảnh đó nhà nước muốn chủ thể phải xử sự như thế nào (quy định) cần tác động (giả định) trong văn bản quản lý Nếu không thực hiện đúng và đầy đủ mệnh lệnh của nhà nước thì sẽ bị xử lý như thế nào (chế tài)
Trong các văn bản quản lý thì loại văn bản pháp quy phải đặc biệt quán triệt
tính quy phạm
2 Những yêu cầu về hình thức của văn bản pháp quy
a Văn bản quản lý phải có kết cấu theo từng chủ đề, từng thể loại cụ thể
Phải xem xét kỹ đó là văn bản quyết định, chỉ thị hay thông tư để xây dựng bố cục theo chương mục (đưới dạng văn xuôi) hay bố cục theo điều, khoản Thông
thường các loại nghị quyết, chỉ thị, thông tư thường được viết dưới dạng văn xi,
cịn quyết định thì theo dạng điều, khoản là chủ yếu
Đối với văn bản pháp quy viết theo thể văn xuôi phải đảm bảo có bố cục theo
trình tự lơgic từ đặt vấn đề đến giải quyết vấn đề và kết thúc vấn đề
b Câu văn phải đảm bảo ngắn gọn, đủ ý, không trùng lặp, không thừa từ,
thừa ý, không lạc đề
Khi xây dựng hay soạn thảo các văn bản phải cân nhắc sử dụng từng câu văn, từng từ ngữ sao cho văn bản có số từ ngữ ngắn gọn nhất nhưng lại phản ánh day du ý chí và mệnh lệnh của nhà nước, không được dùng những từ nhiều nghĩa dẫn đến
việc hiểu sai mục đích hoặc chính bản thân từ ngữ đã làm sai mục tiêu của văn bản
c Việc diễn đạt các ý phải theo trình tự, ý trước là cơ sở của ý sau, ý sau
nhằm mình họa, phát triển ý trước
Trong các văn bản chính thức của Nhà nước hiện nay, trước khi nêu những quy
Trang 34những từ ngữ, thành ngữ và những khái niệm mới ở ngay phần đầu văn bản
Trong các nghị quyết, thông tư, chỉ thị có thể sử dụng những từ ngữ đã được giải
thích hoặc những từ ngữ thơng dụng để giải thích, minh họa cho những từ ngữ,
khái niệm mới lạ trong từng văn bản
đd Ngôn ngữ trong văn bản quản lý phải đảm bảo tính nghiêm túc, dứt khối Ngơn ngữ trong văn bản là phương tiện phản ánh ý chí của các cơ quan có
thẩm quyền của Nhà nước, nó phải quán triệt sâu sắc tính nghiêm túc, dứt khoát
và rõ ràng, thể hiện được uy quyền, tính văn minh, lịch sự của Nhà nước xã hội
chủ nghĩa là Nhà nước của dân, do dân và vì dân
Khơng dùng những từ ngữ bóng bẩy, những hình ảnh cầu kỳ, lối văn tả cảnh
dông dài hoặc biện luận làm lạc để và mất đi tính nghiêm túc trong các văn bản
Không sử dụng bốn loại dấu sau đây: “Dấu hỏi” (?); “Dấu chấm than” (!); “Dấu lửng” ( ) và dấu “v.v ” trong các văn bản nói chung và đặc biệt lưu ý trong văn bản pháp quy
e Kỹ thuật trình bày văn bản, cách hành văn rõ ràng, sáng sủa, diễn đạt ý
tưởng thích hợp với đối tượng thi hành
Khi soạn thảo cần chia văn bản thành đoạn, rồi dùng các đầu đề chỉ nội dung của từng đoạn, dùng số hoặc chữ để phân biệt các đoạn Các phần nhỏ trực thuộc
thì ghi lùi dần vào trong để làm nổi bật các thơng tin chính của văn bản
Khi trình bày các thông tin về số liệu thống kê có thể dùng bảng, biểu đồ hoặc
đồ thị để thể hiện Có thể gạch dưới những ý, những từ ngữ quan trọng để nhấn
mạnh thông tin, hướng người đọc chú ý tới những nội dung, ý nghĩa của nó Cũng
có thể viết chữ in hoa hoặc chữ nghiêng những từ cần nhấn mạnh
Khi thể hiện văn bản, trong những trường hợp cần thiết có thể dùng một số từ gốc Hắn hoặc phiên âm để tăng thêm phần trang trọng và uy lực của văn bản nhà nước
Chẳng hạn có thể thay thế từ “chết trận” bằng từ “hy sinh”; từ “lấy nhau” bằng
từ “kết hôn”; từ “vợ Thủ tướng” bằng từ “phu nhân Thủ tướng” v.v
Các từ chuyên môn không quen thuộc với người đọc thì phải giải thích các từ ngữ
cấu tạo bằng cách ghép chữ, mượn chữ nước ngoài hay viết tắt phải giải thích rõ
Ví dụ: - Quota xuất khẩu (hạn ngạch về số lượng và thời gian được xuất khẩu
loại hàng nhất định do Nhà nước cấp)
- Xuất cảnh diện ODP (đoàn tụ gia đình)
Trang 35- Thanh tốn bang L/C (tín dụng thư) v.v
Trong các văn bản cần sắp xếp các sự kiện, số liệu, các nguyên tắc, yêu cầu
phải nhất quán và có quy tắc rõ ràng
- Nếu là sự kiện thì trình bày từ gần đến xa, từ nhỏ đến lớn, phổ biến trước, cá biệt sau, chung trước, riêng sau Nếu là số liệu thì nên tổng hợp trước, chỉ tiết sau,
có thể dùng phụ lục để đính kèm văn bản
Nếu đưa ra các nguyên tắc thì cần sắp xếp: Nguyên tắc chung trước, nguyên
tắc cụ thể sau
-Việc trích dẫn phải đúng chỗ cần minh chứng, trích đúng nguyên văn, có địa chỉ, xuất xứ rõ ràng Tùy theo mục đích, yêu cầu, nội dung văn bản mà nêu các sự kiện, số liệu, mệnh lệnh, nguyên tắc cho hợp lý, không chồng chéo, mâu thuẫn trong khi soạn thảo các văn bản quản lý
IV CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN PHÁP QUY
1 Một số văn bản pháp quy của Chính phủ a Nghị quyết của Chính phủ:
Dùng để ban hành các chủ trương, chính sách lớn, nhiệm vụ, kế hoạch, ngân
sách Nhà nước và các công tác quan trọng khác của Chính phủ
b Nghị định của Chính phủ:
Dùng để ban hành các quy định về quyền và nghĩa vụ công dân nhằm thực
hiện Hiến pháp và các đạo luật của Nhà nước, ban hành các quy định về nhiệm
vụ, quyền hạn tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà nước; ban hành các điều lệ,
các quy định về chế độ quản lý hành chính Nhà nước
2 Các văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ a Quyết định của Thủ tướng Chính phú
Dùng để quy định các chính sách cụ thể, các chế độ bổ nhiệm khen thưởng, kỷ
luật công chức, phê chuẩn các kế hoạch, các dự án kinh tế - kỹ thuật; phê chuẩn
hoặc bãi bỏ các quyết định của cấp dưới
b Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ
Dùng để truyền đạt những chủ trương chính sách, biện pháp quản lý; chỉ đạo về tổ chức và hoạt động đối với các ngành, các cấp
Trang 363 Các văn bản pháp quy của Bộ trưởng và thủ trưởng các cơ quan thuộc
Chính phủ
a Quyết định:
Dùng để ban hành các chế độ, thể lệ thuộc lĩnh vực công tác của ngành; quy
định việc thành lập, giải thể, hoặc quy định nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức bộ máy
của các cơ quan đơn vị thuộc quyền; bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức
trong ngành, phê duyệt các kế hoạch, các dự án, các nhiệm vụ công tác, giải quyết việc cấp phát vật tư, tiền vốn, lao động, phương tiện và các công việc quản
lý Nhà nước khác
b Chỉ thị: Dùng để ban hành các chủ trương, biện pháp quản lý và chỉ đạo việc kiện toàn tổ chức, cải tiến công tác, nâng cao khả năng và hiệu quả quản lý
của ngành, giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị thuộc quyền
c Thông tư: Dùng để hướng dẫn, giải thích các chủ trương chính sách hoặc đề
ra các biện pháp thi hành các chủ trương, chính sách, chế độ, kế hoạch cơng tác
của Chính phủ hoặc của ngành, giải quyết các mối quan hệ công tác nhằm bảo đảm thực hiện các quyết định của Nhà nước
4 Các văn bản pháp quy liên ngành
a Thông tư liên bộ:
Dùng để ban hành hoặc hướng dẫn việc thực hiện một chính sách, chế độ của
Nhà nước, do nhiều Bộ cùng thống nhất quy định thực hiện
b Nghị định liên tịch:
Dùng để ban hành các chủ trương, công tác do hội nghị liên tịch giữa một cấp chính quyền Nhà nước với các tổ chức xã hội hoặc các đoàn thể quần chúng ở cấp
tương đương
5 Các văn bản pháp quy của chính quyền các cấp ở địa phương a Nghị quyết của Hội đồng nhân dân:
Ban hành các biện pháp bảo đảm thi hành nghiêm chỉnh Hiến pháp và Pháp luật ở địa phương; Quyết nghị về kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và ngân
sách; Quyết nghị về kế hoạch quốc phòng và an ninh ở địa phương; về biện pháp
ổn định và nâng cao đời sống của nhân dân, hoàn thành mọi nhiệm vụ cấp trên
giao, làm tròn nghĩa vụ đối với cả nước
Trang 37b Quyết định của Ủy ban nhân dân:
Dùng để ban hành các chủ trương, biện pháp, các chế độ, thể lệ thuộc thẩm
quyền quản lý của địa phương nhằm thực hiện các chủ trương chính sách của Trung ương và các nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp; thành lập, chấn
chỉnh, giải thể các cơ quan, đơn vị trực thuộc; bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật
công chức; phê chuẩn các kế hoạch sản xuất kinh doanh, các dự án hoặc các quyết định của cơ quan cấp dưới
c Chỉ thị của Ủy ban nhân dân:
Dùng để truyền đạt, hướng dẫn, chỉ đạo các chủ trương, chính sách của cấp trên và các nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp, giao nhiệm vụ, đôn đốc
các cơ quan cấp dưới thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ
d Văn bẩn pháp quy của các cơ quan quản lý theo chức năng thuộc chính
quyền các cấp
Các sở, phòng, ban có thẩm quyền quản lý Nhà nước chuyên ngành được ban hành hình thức văn bản pháp quy để thực hiện chức năng quản lý của ngành mình
là các QUYẾT ĐỊNH
Quyết định của các sở, phòng, ban dùng để triển khai các chủ trương chính -
sách, chế độ, thể lệ của cấp trên vào ngành mình; thành lập, chấn chỉnh, giải thể các cơ quan, đơn vị thuộc quyền; bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cơng chức, đình chỉ các hoạt động sai trái của đơn vị trực thuộc; phê chuẩn các kế hoạch, các phương án, hoặc các quyết định của cơ quan cấp dưới
V PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN PHÁP QUY
THONG DUNG |
1 Nghi quyét
a Vai trò của Nghị quyết và những trường hợp cần ra Nghị quyết
* Nghị quyết là một hình thức văn bản pháp quy dùng để gh; lại một cách
chính xác những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể trong các cơ quan |
nhà nước về những vấn đề thuộc chủ trương, chính sách, kế hoạch, biện pháp và
được thông qua theo một thủ tục nhất định do pháp luật quy định
* Những trường hợp cần ra Nghị quyết:
- Đối với Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội thì nghị quyết là văn bản ghi nhận sự thông qua những vấn đề thuộc thẩm quyền được đưa ra thảo luận Sau đó
Trang 38có sự biểu quyết để chọn một giải pháp nhằm tổ chức thực hiện vào thực tiễn đất
nước Thông thường phải được trên 50% số đại biểu có mặt tán thành Riêng việc thông qua Hiến pháp thì phải có trên 2/3 số đại biểu có mặt tán thành
- Đối với Chính phủ, ra nghị quyết để thống nhất các chủ trương chính sách
lớn về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, các nhiệm vụ kế hoạch Nhà
nước, ngân sách Nhà nước và các công tác quan trọng khác của Chính phủ để quản lý và điều hành các ngành các cấp thực hiện một cách thống nhất, đồng bộ
- Hội đồng nhân dân các cấp ra nghị quyết để thông qua các kế hoạch, quyết toán ngân sách địa phương, quyết định những vấn đề về phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng Hướng dẫn việc vận dụng các chính sách pháp luật của Nhà nước vào hoàn cảnh địa phương
- Nghị quyết liên tịch của một cơ quan Nhà nước với một hoặc một số cơ quan
lãnh đạo đoàn thể, quần chúng, tổ chức xã hội có liên quan đến hoạt động của tất
cả các cơ quan, tổ chức, đoàn thể dự họp
Vi du:
Để giải quyết việc làm cho thanh niên, Uỷ ban nhân dân tỉnh và Ban chấp hành
tỉnh Đoàn đã họp và ra nghị quyết liên tịch b Kết cấu của một bản Nghị quyết
Nghị quyết thường có 3 phần chính sau:
- Phần thứ nhất: Nêu căn cứ ra Nghị quyết |
- Phần thứ hai: Ghi những nội dung thảo luận và quyết định các giải pháp mà
các thành viên hội nghị đã biểu quyết
- Phần thứ ba: Biện pháp tổ chức thực hiện
c Cách thức xây dựng bản dự thảo Nghị quyết
Dựa vào bố cục trên đây của Nghị quyết để xây dựng nội dung dự thảo Nghị quyết
* Cách viết dự thảo phân căn cứ ra Nghị quyết
Cách đưa ra các căn cứ của Nghị quyết như thế nào để có tác dụng lý giải một
cách hợp lý và hợp pháp việc ban hành nghị quyết nhằm nâng cao sự nhất trí và tự
giác thực hiện cho các chủ thể thi hành có thể có rất nhiều lý do như: Cần phải
giải quyết những tình hình thực tế đang đặt ra một cách cấp bách; có những phản ánh hoặc nguyện vọng của đông đảo quần chúng thể hiện qua sự khiếu tố và kiến
Trang 39nghị; hoặc có thể do phải triển khai việc thực hiện các chủ trương, chính sách,
pháp luật của các cơ quan lãnh đạo, cơ quan quản lý cấp trên v.v nhưng cũng có thể chỉ cần nêu một lý do là đủ
* Cách soạn thảo phần nội dung của Nghị quyết
Phần này cần tập trung nêu những vấn đề trọng tâm của Nghị quyết Trước khi nêu những quyết định về các giải pháp và nhiệm vụ, mục tiêu, cần trình bày một số sự kiện thực tế, những yêu cầu và nguyện vọng của quần chúng nhân dân, những nhận xét, đánh giá tình hình nhưng phải thật ngắn gọn, đủ ý để làm cơ sở
cho các quyết định, khơng nên bình luận, phân tích dài dịng
Trong phần quyết định cần nêu rõ những nội dung công việc cần làm thành các
nhiệm vụ, mục tiêu chung và các nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể trong từng thời gian
Tiếp đó nêu những phương hướng và giải pháp thành các chủ trương, biện pháp
cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu trên Nội dung của mỗi vấn đề quyết định phải diễn đạt riêng thành từng để mục Ý tưởng của từng vấn đề phải rõ
ràng, chính xác, lập luận phải chặt chẽ, việc dùng từ ngữ phải nghiêm túc, minh
bạch Có như vậy mới giúp cho người nghiên cứu và thực hiện nắm được những
yêu cầu trọng tâm của bản Nghị quyết có những vấn dé gì đã được quyết định Trách nhiệm của họ phải giải quyết và thực hiện những công việc gì ? Khi thực
hiện cơng việc đó phải quán triệt phương châm nguyên tắc nào ? Các biện pháp
nào có thể áp dụng để giải quyết các nhiệm vụ đó?
* Cách soạn thảo phần tổ chức thực hiện
Trong phần này phải nêu rõ các chủ thể có trách nhiệm tổ chức thực hiện, chủ thể có trách nhiệm chính, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp tổ chức thực hiện
Trong đó xác định một cách cụ thể nghĩa vụ và quyền hạn của từng cấp, từng
ngành, từng tổ chức và từng cá nhân Ngoài ra phần này cũng phải quy định các
biện pháp bảo đảm về vật chất và tinh thần cho việc thực hiện thành công những
nhiệm vụ và mục tiêu mà nghị quyết đặt ra
d Mẫu Nghị quyết
(Xem dự thảo mẫu nghị quyết trình bày ở trang sau)
Trang 40Mau 1:
TEN CG QUAN CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM
Số / (Ký hiệu .) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Địa danh ngày tháng năm
NGHỊ QUYẾT
- Căn cứ (văn bản quy định chức năng , nhiệm vụ)
- Căn cứ (nêu các chủ trương, chính sách của cấp trên)
Mì in nh
I Tình hình chung
- Ưu điểm
18826066 6v mg chưng B4 HÀ 40 0 000600006000000000060000006000800 00 0000000006600606084060000600000000006009060000090909660009600060009006009900600060%606060 086
ĐH YCHU&66040464060096096060690890000680900060008000600068006060 6000000009000 000090000900006090080000600004000406006000000090000990096006060005096006908460606
II Nhiệm vụ, mục tiêu, chủ trương, biện pháp thực hiện
1 Nhiệm vụ, mục tiêu chung
COO ee meen ener EEE Meee ORO E SESE CĐ 9 00 0 0 0 00 04000000 0040 0 0 600 000000 00 401006 00/000 049060 0000800690000090900000000009000005600900900090090000000090890000000909 008.8 Oem eee eee e 0 Hi ĐI 4 G06 0000 0 06 000000 000000 00 0000000000000 0000000000265606004000009060960000090009000000009090080600600000000406000900000060040900 90096
3 Các chủ trương và biện pháp thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu đã đề ra
II Tổ chức thực hiện Nghị quyết