Báo cáo thực tập môn soạn thảo văn bản

Chức năng UBND xã Long Thành Bắc: Ủy ban nhân dân xã có chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế,văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng và chăm lo đời sống nhân dân trên địa bàn.Nh

LỜI NÓI ĐẦU

Trong hoạt động của các cơ quan, công tác soạn thảo văn bản là một trongnhững mặt không thể thiếu, soạn thảo văn bản để phục vụ các yêu cầu về quản lý,điều hành cơ quan một cách khoa học, có hiệu quả và đúng pháp luật Nhận thứcđược tầm quan trọng đó, UBND xã Long Thành Bắc đã rất quan tâm đến công tácvăn thư nhờ vậy mà hoạt động thông tin bằng văn bản của cơ quan đã hoạt động cóhiệu quả tốt

Để cũng cố thêm những kiến thức đã được học và nhằm kiếm thêm kinhnghiệm từ thực tế, được sự đồng ý của thầy cô giáo bộ môn lưu trữ nhà trường, tôixin được về thực tập tại UBND xã Long Thành Bắc

Tuy nhiên, đã có nhiều cố gắng nhưng do trình độ còn hạn chế chắc chắn sẽcòn nhiều thiếu sót, rất mong thầy cô giáo trong khoa lưu trữ cùng lãnh đạo cơ quanchỉ bảo tận tình cho tôi để báo cáo hoàn thành và giúp tôi có thêm nhiều kinhnghiệm cả về thực tiễn lẫn lý luận nhằm góp phần vào công tác văn thư sau này

Xin chân thành cảm ơn UBND xã Long Thành Bắc đã tạo điều kiện giúp đỡtôi đồng cảm ơn các thầy cô giáo bộ môn Hành chính – Văn phòng đã hướng dẫn tậntình, giúp tôi hoàn thành bản báo cáo thực tập tốt nghiệp

Bố cục báo cáo gồm 3 phần:

Phần I: Khảo sát tình hình hoạt động của cơ quan

Phần II: Khảo sát, tìm hiểu thực tế về công tác soạn thảo văn bản

Phần III: Các phụ lục kèm theo

Phần IV: Nhận xét, kiến nghị

PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN

* Vài nét về UBND xã Long Thành Bắc:

Long Thành Bắc là một xã Đồng bằng nằm ở khu vực trung tâm huyện Hoà Thành với tổng diện tích tự nhiên theo số liệu kiểm kê đất đai năm 2005 là 493ha, dân số của xã khoảng: 17.233 người

+ Phía Đông giáp xã Trường Hoà và xã Bàu Năng huyện Dương Minh Châu.+ Phía Tây giáp Thị trấn Hoà Thành và xã Long Thành Trung

+ Phía Nam giáp xã Long Thành Trung và xã Trường Tây

+ Phía Bắc giáp xã Ninh Thạnh - Thị xã Tây Ninh

Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng 30/4/1975, cách đó 02 năm UBND

xã Long Thành Bắc được thành lập theo Quyết định số 143-CP ngày 04/04/1979 củaHội đồng Bộ trưởng về việc phân chia địa giới hành chính và đổi tên từ huyện PhúKhương thành huyện Hòa Thành tỉnh Tây Ninh

Chiến tranh đi qua, hoà bình vừa lập lại Nhân dân cả nước nói chung và nhândân trên địa bàn xã nói riêng đời sống kinh tế gặp rất nhiều khó khăn Tình hình đó

đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc xây dựng một chính quyền đủ mạnh để chăm lođời sống nhân dân và phát triển kinh tế xã nhà

Lúc đó trình độ của cán bộ xã còn rất hạn chế nên việc bảo quản cũng như lưutrữ các hồ sơ, tài liệu rất lộn xộn, thường bó thành những gói, sắp xếp không theothứ tự, để một số tài liệu bị hư hoặc thất lạc

Xác định công tác lưu trữ góp phần rất quan trọng trong việc điều hành lãnhđạo của thủ trưởng cơ quan Vì vậy, việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ có đủ trình độchuyên môn nghiệp vụ để bố trí vào chức danh văn thư - lưu trữ là mục tiêu, nhiệm

vụ hàng đầu của xã

1 Chức năng UBND xã Long Thành Bắc:

Ủy ban nhân dân xã có chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế,văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng và chăm lo đời sống nhân dân trên địa bàn.Nhằm đảm bảo cho Hiến pháp và Pháp luật được tôn trọng và chấp hành nghiêmchỉnh ở địa phương, phát huy quyền làm chủ của nhân dân lao động, động viên mọingười công dân làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Long Thành Bắc:

- Tổ chức tuyền truyền, giáo dục Pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật

và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theothẩm quyền

- Tổ chức thực hiện tốt hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện các quyết định xử lý viphạm hành chính theo quy định của pháp luật

* Vài nét về Văn phòng UBND xã:

Văn phòng UBND xã được tổ chức theo đúng quy định của pháp luật, vănphòng là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của UBND, Chủ tịch UBND

- Về chức năng của văn phòng:

Văn phòng UBND có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp UBND tổ chức cáchoạt động chung của UBND; tham mưu, giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND

về chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương;bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND

và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vậtchất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND

- Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng:

1 Trình UBND chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, quý,sáu tháng và cả năm của UBND Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn trongviệc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND; theodõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn theo quyđịnh của pháp luật

2 Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật Thựchiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của phápluật

3 Trình UBND quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm; các chương trình, dự

án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND

4 Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của UBND vàChủ tịch UBND; theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn soạn thảo, chuẩn bị các đề

án được phân công phụ trách

5 Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các cơquan chuyên môn trước khi trình UBND và Chủ tịch tỉnh xem xét, quyết định

6 Phối hợp với các cơ quan chuyên môn trình UBND ban hành tiêu chuẩnchức danh cũng như những quy định chung

7 Giúp UBND và Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ công tác với các cơquan khác và với nhân dân

8 Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND, Chủ tịchUBND; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liênquan Giúp UBND theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các

cơ quan chuyên môn

9 Thực hiện việc công bố các văn bản quy phạm pháp luật của UBND, trựctiếp quản lý việc xuất bản và phát hành theo quy định của pháp luật

11 Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hướng dẫn Văn phòng các cơquan chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng; công tác tin học hoá quản lý hành chínhtheo quy định của pháp luật.

12 Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham

nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND theo quy định củapháp luật và phân công của Chủ tịch UBND

13 Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của

UBND, Chủ tịch UBND; bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động của UBND, Chủtịch UBND và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND

14 Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,

viên chức thuộc quyền quản lý của Văn phòng UBND

15 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài

sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật vàphân cấp quản lý của UBND

16 Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND giao.

3 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Long Thành Bắc

CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

CÔNG

AN

KHỐI KINH TẾ

KHỐI VĂN HÓA- XÃ HỘI

QUÂN SỰ

VĂN PHÒNG THỐNG KÊ

Phần II KHẢO SÁT,TÌM HIỂU THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC

SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN.

1 CƠNG TÁC XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

1.1 Các loại văn bản mà cơ quan ban hành

- UBND xã Long Thành Bắc là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, là

cơ quan hành pháp Trong quá trình thực hiện chức năng trên, UBND xã LongThành Bắc được ban hành các loại văn bản cá biệt và văn bản hành chính thơngthường sau đây:

- Quyết định: là loại văn bản rất thơng dụng, được nhiều cơ quan, tổ chức, cá

nhân cĩ thẩm quyền ban hành để quyết định các chủ trương, các biện pháp lãnh đạo,điều hành hoạt động; quy định chế độ làm việc và các vấn đề khác thuộc thẩm quyềncủa các cơ quan, tổ chức đĩ

Quyết định cịn được ban hành nhằm hợp lý hố các văn bản phụ như điều lệ,quy chế, quy định và các phụ lục kèm theo (nếu cĩ)

Quyết định cũng cịn để giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng

cụ thể, như các quyết định lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động cơng tác, bổnhiệm, miễn nhiệm cán bộ, cơng chức, xử phạt vi phạm hành chính, phê duyệt dự

án, v.v

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động Cán bộ QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động và phân cơng nhiệm vụ xã

- Thông báo: Là văn bản dùng để thông tin cho cơ quan cấp dưới hoặc

ngang cấp về tình hình hoạt động, về các quyết định hoặc các vấn đề khác đểthực hiện hoặc để biết

Ví dụ: THƠNG BÁO

Về việc nghỉ lễ Quốc khánh 02-9-2008

THÔNG BÁO

Về việc treo cờ Tổ quốc nhân dịp lễ 30 và 01/5/2008

- Báo cáo: Là văn bản:

+ Gửi cho cơ quan cấp trên để tường trình (xin kiến) về một (một số) vấn đề,

và phương hướng năm 2009

BÁO CÁO Kết quả rà soát hộ nghèo trên địa bàn xã năm 2008

BÁO CÁO Tình hình thực hiện 6 tháng đầu năm

và phương hướng nhiệm vụ 6 tháng cuối năm

- Biên bản: Là loại văn bản dùng để :

+ Ghi đầy đủ hoặc một phần diễn biến, kết quả của hội nghị (một cuộc họp)

có xác nhận của chủ toạ và thư ký

+ Ghi lại những vụ việc cụ thể có xác nhận của đương sự và những người làmchứng (biên bản vụ việc)

BIÊN BẢN Hội nghị cán bộ công chức năm 2008

BIÊN BẢN Họp giao ban tháng 4 năm 2008

- Tờ trình: Là văn bản gửi cho cơ quan quản lý cấp trên để đề nghị với cấp

trên phê duyệt một chủ trương (một chế độ, chính sách, một chế độ công tác, một sốtiêu chuẩn, định mức )

Ví dụ:

TỜ TRÌNH

Về việc tổ chứcđi tham quan Vũng Tàu

TỜ TRÌNH

Về việc hợp đồng thêm 01 cán bộ Văn hoá xã hội

- Kế hoạch: Là văn bản ra những chỉ tiêu công tác và những biện pháp để

thực hiện những chỉ tiêu đó

Ví dụ:

KẾ HOẠCH Xây dựng đường GTNT quý I năm 2008

- Công văn hành chính: Là loại văn bản dùng để trao đổi, giao dịch, nhắc

nhở thực hiện công việc

UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XÃ LONG THÀNH BẮC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /TM-UBND Long Thành Bắc, ngày tháng năm 2008 THƯ MỜI Kính gửi:………

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LONG THÀNH BẮC Trân trọng kính mời:

Vui lòng đến tại: Vào lúc: giờ………… ngày…………tháng ……… năm Nội dung :

Rất mong Ông ( Bà ) có mặt theo đúng thời gian quy định trên

Chân thành cảm ơn./

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XÃ LONG THÀNH BẮC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /GGT-UBND Long Thành Bắc, ngày tháng năm 2008 GIẤY GIỚI THIỆU Giới thiệu (Ông/bà)

Chức vụ:

Đơn vị:

Được đến:

Lý do:

Đề nghị các cơ quan, đơn vị, các nghành hết sức giúp đỡ…… để hoàn thành công tác

CHỦ TỊCH

Bùi Trung Tín

Tổng hợp

tình hình

Dự thảo văn bản

Lấy ý kiến của thủ trưởng

Kiểm tra, đôn đốc

Ban hành văn bản

Trình duyệt và

ký văn bản

Tổ chức thực hiện

1.2 Quy trình soạn thảo văn bản:

QUY TRÌNH TÓM TẮT:

Bước 1 Soạn thảo:

- Tổng hợp tình hình; nắm bắt số liệu

- Viết dự thảo

Bước 2 Tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo: 1 hay nhiều lần.

- Hoặc hội thảo góp ý trực tiếp;

Bước 6 Gửi, lưu trữ

Văn bản phụ: Quy trình tương tự như văn bản chính.

* Trong quá trình hoạt động đối với những văn bản quan trọng, UBND xãLong Thành Bắc đã ban hành với quy trình gồm các bước sau:

Bước 1 Sáng kiến và soạn thảo văn bản

- Đề xuất việc soạn thảo và ban hành văn bản

- Xác định cơ quan, đơn vị, cá nhân soạn thảo dự thảo.

- Xác định vấn đề cần soạn thảo

Trước khi soạn thảo văn bản, trước hết cần xác định mục đích soạn thảo,nghuên cứu nhiệm vụ được giao, xác định tính chất, đặc điểm của đối tượng nhậnvăn bản, nắm vững chủ trương của các cấp lãnh đạo và nộ dung cần chuyển tải, lựachọn phương thức truyền đạt thích hợp.Sau đó, phải đặt ra các tiêu chí về nội dungsao cho văn bản sắp ban hành đáp ứng được các yêu cầu đó, đồng thời đảm bào thựchiện tốt mối quan hệ giữa Đảng – Nhà nước, cơ quan cấp trên – cơ quan cấp dưới,các ngành với nhau trong quá trình hoạt động

- Thu thập và xử lý thông tin.

Trong quá trình thu thập và xử lý thông tin cần lưu ý:

+ Xác định các loại thông tin cần thu thập trên cơ sở ý nghĩa của chúng đối vớiviệc hình thành nội dung văn bản;

+ Đặt ra các tiêu chuẩn để thông tin được thu thập, lựa chọn và khai thác mộtcách hiệu quả nhất;

+ Kiểm tra thông tin, xác định và đánh gia độ tin cậy của chúng;

+ Sàn lọc thông tin lần cuối cùng, loại bỏ thông tin trùng thừa, mâu thuẫn, đốichiếu với các mục tiêu biên soạn văn bản và sơ bộ sắp xếp thông tin và các mục nộidung

- Lựa chọn tên loại.

Thông thường các căn cứ lựa chọn là: thẩm quyền, phạm vi điều chỉnh của vănbản, mục đích soạn thảo, tính chất của vấn đề được quy định trong văn bản

- Lập đề cương.

Đề cương là dàn ý, trong đó nội dung vấn đề được bố cục theo một kết cấu hợp

lý và hoàn chỉnh Việc lập đề cương sẽ giúp văn bản không bị thừa hay thiếu ý, đồngthời sắp xếp nội dung theo một trình tự lôgic chặt chẽ Để có một đề cương đạt yêucầu, cần phải thực hiện nghiêm ngặt các thao tác tìm ý, lựa chọn ý, sắp xếp ý theonhững nguyên tắc nhất định

- Viết dự thảo, trao đổi, chỉnh lý dự thảo.

Trong khi viết dự thảo, cần lưu ý luôn luôn phải dựa vào đề cương hoặc tuântheo các yêu cầu về bố cục, văn phong, ngôn ngữ hành chính Bản thảo viết xongphải được kiểm tra từng khâu về cả nội dung và hình thức

Trong quá trình viết dự thảo, luôn chú ý kiểm tra sửa chữa lại bản thảo một lầnhoặc nhiều lần nếu có sai sót Trong khi viết bản thảo và kiểm tra bản thảo, ngườiviết có thể chỉnh lại đề cương cho thật kợp lý

Bước 2 Lấy ý kiến đóng góp dự thảo: là bước bắt buộc đối với trình tự soạn

thảo và ban hành mọi văn bản Trong việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dựthảo cần chú trọng đến các ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân, các nhà khoa họcchuyên ngành có liên quan đến lĩnh vực điều chỉnh của văn bản Kết quả đóng góp ýkiến tham gia xây dựng phải được tổng hợp và nghiên cứu để chỉnh lý

Bước 3 Thẩm định dự thảo: là hoạt động xem xét, đánh giá tính hợp Hiến.

hợp pháp, tính khả thi, tính thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật hiệnhành, do cơ quan chuyên môn thực hiện (Bộ Tư pháp, cụ pháp chế của các Bộ, Sở

Tư pháp, Phòng tư pháp,…) Thẩm định không phảo là bước bắt buộc đối với vănbản hành chính mà chỉ thực hiện đối với một số loại văn bản quy phạm phápluật.Việc thẩm định phải đúng quy định của pháp luật

Bước 4 Thông qua

a) Các cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hay cá nhân) để xem xét và thông qua.

Hồ sơ trình duyệt:

+ Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản

+ Bản dự thảo

+ Văn bản thẩm định (nếu có)

+ Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có)

+ Các văn bản, giấy tờ khác liên quan (nếu có)

Trường hợp không có hồ sơ thì phải trực tiếp tường trình với thủ trưởng ký

b) Bộ phận văn phòng hay cá nhân, đơn vị được giao nhiệm vụ giúp người đứng đầu cơ quan thực hiện kiểm tra về thủ tục và thể thức, sau đó xác nhận về việc kiểm tra đó theo thủ tục luật định

c) Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định.

- Đối với văn bản thông qua theo chế độ tập thể và quyết định theo đa số:

+ Văn bản phải được xem xét thông qua tại cuộc họp tập thể Các thành viênphải có đủ tư cách và thẩm quyền, đúng thành phần, được chuẩn bị đầy đủ thông tin

và phải chịu ý kiến của mình trong cuộc họp

+ Văn bản được thông qua khi đảm bảo số phiếu theo quy định của pháp luật

- Đối với quyết định thông qua theo chế độ thủ trưởng: trên cơ sở, bàn bạc, thủtrưởng ký ban hành

d) Trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý và trình lại dự thảo trong thời hạn nhất định.

Bước 5 Công bố văn bản

Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước tùy theo tính chất và nội dungphải được công bố, yết thị và đưa tin lên các phương tiện thông tin đại chúng theoluật định Văn bản của trung ương phải được đăng công báo, yết thị đưa tin theo quyđịnh

Bước 6 Gửi và lưu trữ : mọi văn bản quản lý hành chính nhà nước phải được

gửi và lưu trữ theo luật định Các thủ tục trong công tác duyệt, ký ban hành, pháthành và lưu văn bản:

Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành nên văn bản, nó quy địnhtheo cách thức nhất định cho từng loại văn bản để đảm bảo cho văn bản có giá trịhiệu lực pháp lý và khai thác sử dụng được tiện lợi

Hiện nay theo thông tư liên bộ số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày06/5/2005 của Bộ Nội vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuậttrình bày văn bản

Qua khảo sát về thể thức văn bản tại UBND xã Long Thành Bắc, nhận thấy cơquan đã áp dụng tương đối đày đủ, đúng thông tư trong Thông tư 55 và như lýthuyết đã học

- Quốc hiệu: Được trình bày trang trọng trong văn bản quản lý nhà nước là:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Chú ý: viết hoa các cụm từ này cho đúng chỗ và gạch dưới Quốc hiệu đúngtheo quy định không được trình bày bất kỳ ký hiệu nào khác một cách tùy tiện làmkém phần trang trọng của Quốc hiệu

Trình bày cỡ chữ:

- Dòng trên:12-13

- Dòng dưới: 13-14, nét đậm

Không bắt buộc trình bày Quốc hiệu đối với văn bản mang tính chất cá nhân.

- Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết

văn bản ấy do cơ quan nào trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước ban hành và

mối quan hệ giữa cơ quan nhận với cơ quan gửi văn bản.

Tên cơ quan ban hành văn bản phải được trình bày một cách rõ ràng, chínhxác đúng như trong Quyết định thành lập cơ quan, không viết tắt hoặc sử dụng các

ký hiệu như "&" cũng như không được viết sai chính tả tiếng Việt ở tên cơ quan ban

hành văn bản

Cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường gạch ngang, nét liền,dài khoảng ½ so với tên cơ quan và đặt cân đối ở giữa

Thực tế cơ quan trình bày như sau:

UỶ BAN NHÂN DÂN

XÃ LONG THÀNH BẮC

Cần phải trình bày đúng như sau:

UỶ BAN NHÂN DÂN

XÃ LONG THÀNH BẮC

- Số và kí hiệu: Số là số thứ tự của văn bản được ban hành trong 1 năm

văn thư Chữ số được trình bày bằng phông chữ VNTime, cỡ chữ 13, đứng Sau chữ

số có dấu hai chấm (:)

Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành vănbản được trình bày bằng phông chữ VNTimeH, cỡ chữ 13 đứng số và ký hiệu đượctrình bày trên một dòng, giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo, giữa chữ viết tắt tênloại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối

Các văn bản của UBND xã Long Thành Bắc trình bày theo đúng quy địnhnhư sau:

VD: Số : 40/TB-UBND

Số : 16/QĐ-UBND

Số: 75/BC-UBND

- Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: Địa danh là nơi cơ quan ban

hành văn bản đóng trụ sở, được trình bày bằng phông chữ VNTime, cỡ chữ 14,nghiêng

Ngày tháng năm là ngày tháng năm ban hành văn bản, được trình bày bằng số

Ả rập

Địa danh ngày tháng năm được trình bày dưới phần Quốc hiệu, sát lề phải, sauđịa danh có dấu phẩy

VD: Long Thành Bắc, ngày tháng năm 2008

- Tên loại và trích yếu nội dung: Tên loại văn bản là tên gọi của từng loại

văn bản như: Quyết định, báo cáo, thông báo…

Trích yếu nội dung là một câu ngắn gọn, tóm tắt nội dung chủ yếu của văn bản.Tên loại trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới phần địa danh ngàytháng năm; nằm cân đối giữa lề trái và lề phải Đối với văn bản có tên gọi: trích yếunội dung nằm dưới tên loại Tên loại được trình bày bằng phông chữ VNTimeH, cỡchữ 14, đứng đậm Đối với công văn hành chính : trích yếu nội dung được trình bàybằng phông chữ VNTime, cỡ chữ 12, đứng , dưới phần số và kí hiệu của văn bản.Thực tế cơ quan trình bày như sau:

TỜ TRÌNH V/v đề nghị nâng lương trong năm 2008 cho CB-CC

TỜ TRÌNH

Về việc hợp đồng thêm 01 cán bộ văn phòng

Đối với công văn hành chính:

V/v xin kinh phí xây dựng cơ bản năm 2009

- Nội dung văn bản

Tùy theo nội dung của từng loại văn bản mà phần nội dung có thể được trìnhbày theo lối "văn xuôi pháp luật" hoặc "văn điều khoản", cỡ chữ 13-14

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt "TM." (thay mặt) vàotrước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;

Trường hợp cấp phó ký thay Chủ tịch thì phải ghi chữ viết tắt "KT." (ký thay)vào trước chức vụ của Chủ tịch;

- Trường hợp các trưởng phòng ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt

"TUQ." (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của Chủ tịch

Họ tên bao gồm họ, tên đệm và tên của người ký văn bản

Ví dụ: CHỦ TỊCH

Bùi Trung Tín

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

Trần Thủ Nghiệp

- Dấu cơ quan: Dấu cơ quan là thành phần thể hiện tư cách pháp nhân của cơ

quan trước pháp luật và trong giao dịch với các cơ quan khác

Dấu được đóng sau khi văn bản đã có chữ ký và trùm lên 1/3 chữ kí về phía bên traí

- Nơi nhận: Nơi nhận văn bản được đặt ở cuối góc trái của văn bản,

Nơi nhận văn bản ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thựchiện văn bản, phối hợp thực hiện, để báo cáo, để biết, để lưu

Nơi nhận văn bản là cơ sở để tính số lượng văn bản phát hành

Nơi nhận:

- Như trên;

- Lưu: VP UBND

Phần III

NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ:

- Qua thời gian thực tập tại UBND xã Long Thành Bắc, nhìn chung, UBND

xã Long Thành Bắc đã thực hiện đúng các quy trình soạn thảo văn bản theo văn bảnhướng dẫn của cơ quan cấp trên, ban hành đúng theo thẩm quyền, trình bày khoahọc, rõ ràng, đầy đủ các yêu cầu Ngoài ra, cán bộ làm công tác văn phòng có trình

độ chuyên môn nên nắm vững quy trình thực hiện soạn thảo văn bản và thể thức cácloại văn bản của cơ quan ban hành Tuy nhiên, vẫn còn một vài hạn chế nhỏ cầnquan tâm khắc phục như: quy trình nhân bản sao gửi còn chưa hợp lý, đôi lúc còn bỏqua một vài quy trình soạn thảo, cần bổ sung thêm một số máy móc để đảm bảo tốtcông việc và hiện đại hóa văn phòng

PHẦN IV CÁC PHỤ LỤC:

Phụ lục số 1

Các loại văn bản cơ quan trong 01 năm

Quyết định Chỉ thị Công văn Thông báo Báo cáo Tờ trình Biên bản

Phụ lục số 2

Thể thức văn bản

XÃ LONG THÀNH BẮC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số /TTr-UBND Long Thành Bắc, ngày tháng năm 2008

TỜ TRÌNH

Về việc xin ý kiến thu nhận ông Nguyễn Minh Hiếu

công tác tại công an xã

Kính gửi: - Phòng Nội vụ- LĐ-TBXH huyện Hòa Thành,

Căn cứ Quyết định 88/2004/QĐ-UBND ngày 03/09/2004 của Ủy ban nhândân tỉnh Tây Ninh, ban hành quy định về số lượng và chế độ phụ cấp đối với chứcdanh không chuyên trách

Nhằm tăng cường lực lượng Công an, đảm bảo tình hình An ninh chính Trật tự an toàn xã hội tại địa phương, góp phần thúc đẩy kinh tế của xã nhà ngàycàng phát triển

trị-Ủy ban nhân dân xã Long Thành Bắc kính trình Phòng Nội vụ-Lao Thương binh xã hội huyện Hòa Thành, xem xét và quyết định bổ nhiệm ông VõĐức Trọng được nhận nhiệm vụ công tác tại công an xã, để Ủy ban nhân dân xãLong Thành Bắc kiện toàn và nâng cao bộ phận quản lý nhà nước ở địa phương

Số /TTr-UBND Long Thành Bắc, ngày tháng năm 2008

TỜ TRÌNH

Về việc xin ý kiến thu nhận ông Nguyễn Minh Hiếu

công tác tại Công an xã

Kính gửi: Phòng Nội vụ - LĐ-TBXH huyện Hòa Thành,

Căn cứ Quyết định 88/2004/QĐ-UBND ngày 03/09/2004 của Ủy ban nhândân tỉnh Tây Ninh, ban hành quy định về số lượng và chế độ phụ cấp đối với chứcdanh không chuyên trách

Nhằm tăng cường lực lượng Công an, đảm bảo tình hình An ninh chính Trật tự an toàn xã hội tại địa phương, góp phần thúc đẩy kinh tế của xã nhà ngàycàng phát triển

trị-Ủy ban nhân dân xã Long Thành Bắc kính trình Phòng Nội vụ-Lao Thương binh xã hội huyện Hòa Thành, xem xét và quyết định bổ nhiệm ông VõĐức Trọng được nhận nhiệm vụ công tác tại công an xã, để Ủy ban nhân dân xãLong Thành Bắc kiện toàn và nâng cao bộ phận quản lý nhà nước ở địa phương

động-Trân trọng kính trình

Nơi nhận : CHỦ TỊCH

- Như trên;

- Lưu: VP.UB xã

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XÃ LONG THÀNH BẮC Độc lập –Tự do –Hạnh phúc

Số: /BC-UBND Long Thành Bắc, ngày tháng năm 2006

BÁO CÁO

Tình hình hoạt động từ ngày 05 /10 Đến ngày 20/10

và phương hướng từ ngày 20/10 đến ngày 5/11 năm 2006

Căn cứ Nghị quyết của Đảng ủy – HĐND xã Long Thành Bắc

Căn cứ tình hình thực tế tại địa phương UBND xã Long Thành Bắc đề ra kếhoạch chỉ đạo các ngành, đơn vị thực hiện những nhiệm vụ trọng tâm về các lĩnhvực Kinh tế – Văn hóa xã hội- An ninh Quốc phòng từ ngày 05/10 đến ngày 20/10năm 2006 đạt được những kết quả như sau:

I-LĨNH VỰC KINH TẾ :

1/ Nông nghiệp:

Trong nửa tháng qua, nông dân đã bắt đầu thu hoạch vụ mùa với diện tíchkhoảng 3,5ha, năng suất bình quân 900kg/ha Có một số diện tích bị bệnh đốm vằn,rầynâu, vàng lùn làm cho cây lúa phát triển chậm ảnh hưởng đến đời sống kinh tếnông dân

2/ Tài chính Ngân sách :

*Công tác thu thuế:

Từ ngày 05/10 đến ngày 20/10 vừa qua Đội thuế xã Long Thành Bắc đã tiếnhành rà soát và đi đến từng địa bàn để thu thuế, kết quả thu được30.000.000đ/150.000.000, đạt 20% kế hoạch tháng

3/ Giao thông nông thôn:

Do trong thời gian qua mưa kéo dài, ứ đọng nhiều nước nên chưa thể thựchiện, chờ khi thời tiết nắng ráo sẽ tiến hành ban, ủi

II-LĨNH VỰC VĂN HÓA XÃ HỘI:

1/ Văn hóa thông tin:

Đảm bảo tốt công tác tiếp âm đài TW, tỉnh, huyện và tuyên truyền nhữngnhiệm vụ chính trị tại địa phương, đài truyền thanh xã tiếp âm được 73,30giờ.

Ngoài ra, còn đọc lời kêu gọi của UB.MTTQ tỉnh Tây N inh về việc ủng hộđồng bào Miền Trung bị lũ lụt do cơn bão số 06 gây ra Đọc đề cương tóm tắt vềchiến lược cải cách hệ thống thuế, phát băng ngăn chặn mua bán phụ nữ và trẻ em

10 chuẩn quốc gia về y tế cơ sở

Ngoài ra, trạm y tế xã Long Thành Bắc còn kết hợp cùng các ban, ngành cóliên quan tiến hành kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm trong đợt Trung thu, kết quảkhông xảy ra trường hợp nào bị ngộ độc

3/ Dân số – Gia đình và trẻ em:

Công tác cấp thẻ khám bệnh miễn phí cho trẻ em dưới 6 tuổi đến nay được 1472thẻ/1574 trẻ em

Kết hợp UB.DS-GĐ&TE tỉnh giám sát việc thực hiện các biện pháp tránh thaihiện đại như: uống thuốc, bao cao su, kết quả đạt 99% chỉ tiêu trên giao

4/ Giáo dục:

Nhìn chung, các trường đã tổ chức thành công Đại hội công nhân viên chức

và Đại hội phụ huynh học sinh Hiện nay công tác dạy và học của các trường đã đivào ổn định, hạn chế tối đa số lượng học sinh bỏ học trong nhà trường

5/ Việc thực hiện các chính sách xã hội:

Bên cạnh, việc chăm lo cho đời sống của nhân dân, Ban TBXH đã kết hợpcùng ban, ngành đoàn thể tiến hành trao tặng nhà đại đoàn kết cho 02 hộ dân nghèotrong địa bàn xã

* Huy động nghĩa vụ LĐCI: huy động được 426 lao động gián tiếp với số tiền

12.780.000 đ Luỹ kế từ đầu năm đến nay huy động được 1.800 lao động (Trong đóchỉ có lao động gián tiếp thu bằng tiền là 54.000.000đ/66.180.000đ đạt 81,59%)

III- LĨNH VỰC AN NINH QUỐC PHÒNG VÀ NỘI CHÍNH:

1/ Lĩnh vực An ninh chính trị– Trật tự an tòan xã hội:

* An ninh chính trị :Luôn được giữ vững

* Tình hình TTATXH:

Trên địa bàn xảy ra 01 trường hợp đánh nhau gây thương tích gồm 01 tên,Công an lập hồ sơ giao công an huyện thụ lý Làm rõ 01 vụ trộm cắp tài sản gồmmột tên, tang vật thu hội gồm 01 điện thoại di động hiệu Samsung và 1.402.500đ

tiền mặt gia công an huyện xử lý Bắt quả tang 02 trường hợp đánh bài ăn tiền gồm

07 tên, lập hồ sơ phạt hành chính với số tiền 3.500.000đ

Phạt hành chính 03 trường hợp dùng đá nám vào nhà người khác số tiền725.000đ, ngoài ra còn phạt hành chính 02 trường hợp vi phạm Nghị định 152/CP sốtiền 200.000đ

*Công tác tuần tra truy quét trên địa bàn:

Năm đội tuần tra nhân dân tiến hành truy quét được 40 cuộc có 251 lượtngười tham dự Riêng bảo vệ Tết Trung Thu, lễ Hội yến Diêu trì cung đã huy độnglực lượng công an 27 lượt, TTND 135 lượt người tham dự Giải quyết cho kháchtạm trú xem lễ có 91 xe các loại và 1.939 người

Ngoài ra còn kiểm tra 02 nhà trọ, 05 nhà cho thuê tháng, phát hiện 01 nhà chothuê vi phạm không đăng ký cho khách lưu trú, lập hồ sơ chờ xử lý

2/ Công tác quân sự:

Tổ chức xét duyệt tiêu chuẩn tuyển chọn gọi công dân nhập ngũ cấp xã và đềnghị Hội đồng NVQS huyện điều khám 95 thanh niên, điều khám dự phòng 32thanh niên

Tổng kiểm tra dự bị động viên năm 2006, kết hợp với CA xã tuần tra truyquét và trực bảo vệ cao điểm lễ Hội yến Diêu trì cung của tôn giáo cao Đài

3/Tư pháp:

*Giải quyết khiếu nại tố cáo: Tiếp nhận 04 đơn thư yêu cầu giải quyết khiếu

nại tố cáo của công dân, bộ phận đã phối hợp với các ngành có liên quan đưa rahoà giải 04 đơn, trong đó:

Hoà giải thành 01, chuyển cơ quan thẩm quyền 03 đơn

Công tác thi hành án, tổng số án 06 vụ, trong đó : án không điều kiện 01 vụ,thi hành xong 05 vụ đạt 100% chỉ tiêu thu được số tiền 508.000đ

IV- CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH

Trong nửa tháng qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận 219 các loại

hồ sơ, trong đó: lĩnh vực địa chính 24 hồ sơ, hộ tịch 64, công an 65, giải quyết hànhchính thông thường 66 (có 17 đơn xin việc làm) Đã giải quyết kịp thời cho nhândân, không để tồn đọng, giải quyết đúng qui trình và thời gian qui định, tránh đượctrường hợp đi lại nhiều lần cho nhân dân

V- NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ:

Nhìn chung trong nửa tháng qua, UBND xã tập trung cho công tác thu LĐCI

và phí ANTT cụ thể đã thành lập nhiều đoàn đến từng hộ dân để thu và mang lại kếtquả khá khả quan như LĐCI thu được 426 lao động, ANTT thu được 7.813.000đ

Mặt khác, công tác tuần tra nhân dân luôn được đảm bảo vì thế TTATXH cũng luôn giử vững Bên cạnh đó , UBND xã đã tích cực phối kết hợp vớiMặt trận cùng các ban ngành đoàn thể ra sức vận động nhân dân tích cực tham gia