báo cáo thực tập CÔNG TY TNHH vận tải và THƯƠNG mại NAM LONG

1 LỜI CẢM ƠN Với lòng biết ơn sâu sắc, Em xin chân thành cảm ơn Thầy Cô trường Đại Học Đại Nam nói chung, Thầy Cơ khoa Kế tốn nói riêng, người tận tụy dạy dỗ truyền đạt cho em kiến thức vô quý giá, không lĩnh vực chuyên môn mà gương tận tụy, nhiệt tình công việc thời gian qua Các Thầy Cô tạo điệu kiện cho em trang bị kiến thức làm hành trang vững tự tin bước đường tương lai Đặc biệt em xin cảm ơn Cô Trần Thị Lan Phương, người trực tiếp hướng dẫn bảo tận tình, bổ sung kiến thức hạn chế em giúp em hồn thành tốt khố luận tốt nghiệp Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc, Anh, Chị Phòng Kế tốn Công ty TNHH Vận Tải & TM Nam Longđã tận tình hướng dẫn, truyền đạt kinh nghiệm thực tế công việc Cảm ơn Anh, Chị không tiếc thời gian, tạo điều kiện thuận lợi giúp em hồn thành cơng việc Trong giới hạn thời gian thực khố luận mà kiến thức vô rộng lớn nên viết không tránh khỏi sai sót, em mong thơng cảm tận tình góp ý Q Thầy Q Cơng ty để giúp em ngày hồn thiện vững vàng, tự tin công tác chuyên môn sau Em xin chân thành cảm ơn! Ngày … tháng Sinh viên thực … năm 2016 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BHTN: BHXH: BHYT: CP: CPBH: CPQLDN: CPTC: DTBH: DTHĐTC: DTT: GTGT: GVHB: HH: KH TSCĐ: KPCĐ: NSNN: TK: TN: TNDN: TNHH: TSCĐ: Bảo hiểm thất nghiệp Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Chi phí Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí tài Doanh thu bán hàng Doanh thu hoạt động tài Doanh thu Giá trị gia tăng Giá vốn hàng bán Hàng hoá Khấu hao tài sản cố định Kinh phí cơng đồn Ngân sách Nhà nước Tài khoản Thu nhập Thu nhập doanh nghiệp Trách nhiệm hữu hạn Tài sản cố định DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý Công ty TNHH Vận Tải & TM Nam Long .5 Bảng 1.1 Tình hình tiêu thụ sản phẩm năm 2013-2014 .7 Bảng 1.2 Tình hình doanh thu vận tải công ty Bảng 1.3 Bảng giá số khối lượng vận chuyển 11 Hình 3.1 : Sơ đồ quy trình giao nhận hàng 26 PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI NAM LONG 1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH Vận Tải & TM Nam Long 1.1.1 Giới thiệu chung công ty  Công ty TNHH Vận Tải & TM Nam Long  Add: Số 8/2/7, đường Tô Hiệu, P Nguyễn Trãi, Q Hà Đông, TP Hà Nội  Tell: (+84-4) 858 61061  Mobi: (+84) 987 877 555  Email: ketoanvtbn@gmail.com  Website: www.vanchuyennambac.com Công ty thành lập theo định số 4425/QD-TLDN ngày 23 /04/2012 UBND TP.Hà Nội Và hoạt động theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0106632369 Sở kế hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 23/04/2012 Vốn điều lệ: 4.500.000.000đ Giấp phép kinh doanh số: 0106632369 1.1.2 Các mốc quan trọng trình phát triển Nằm 2008: Công ty thành lập đặt trụ sở tại: Số 8/2/7, đường Tô Hiệu, P Nguyễn Trãi, Q Hà Đông, TP Hà Nội Năm 2009: Công ty bước vào hoạt động ổn định, bắt đầu có lợi nhuận Năm 2010: Công ty phát triển ổn định, đà thu hồi vốn, lợi nhuận tăng nhiều so với năm trước 1.2 Sơ đồ máy tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Vận Tải & TM Nam Long 1.2.1 Sơ đồ máy quản lý công ty 1.2.1.1 Sơ đồ máy tổ chức quản lý Tổ chức công tác quản lý Công ty cần thiết khơng thể thiếu, đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình kinh doanh Cơng ty Để thực tốt chức quản lý Cơng ty cần có máy tổ chức quản lý phù hợp Đối với Công ty TNHH Vận Tải & TM Nam Long vậy, Công ty nhỏ nên máy tổ chức quản lý đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với mơ hình tính chất kinh doanh Cơng ty Sau sơ đồ máy quản lý Công ty TNHH Vận Tải & TM Nam Long Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý Công ty TNHH Vận Tải & TM Nam Long GIÁM ĐỐC P GIÁM ĐỐC ĐỘI XE P KINH DOANH P KẾ TOÁN P QL NHÂN SỰ ( Nguồn: Phòng quản lý nhân ) 1.2.1.2 Các chức nhiệm vụ công ty Nam Long Công ty kinh doanh thương mại khác, chức cung cấp dịch vụ vận chuyển từ nhà cung cấp kho Công ty tới tay khách hàng (Công ty xây dựng, Công ty thương mại khác…) Nam Long đóng vai trò cầu nối khách hàng với nhà sản xuất, thực chức lưu thơng trung chuyển hàng hóa Đồng thời Nam Long đóng vai trò nhà tư vấn sáng suốt cho khách hàng có nhu cầu mua hàng q trình ln chuyển Cơng ty 1.2.2 Chức nhiệm vụ phòng ban Giám đốc: người phụ trách chung, đại diện công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật cấp hoạt động công ty hoạch định phương hướng, mục tiêu dài hạn ngắn hạn cho công ty Giám đốc kiểm tra, đôn đốc đạo đơn vị, trưởng đơn vị trực thuộc kịp thời sửa chữa sai sót, hồn thành tốt chức nặng nhiệm vụ giao Phó giám đốc: người trợ giúp cho Giám đốc, thực nhiệm vụ cụ thể Giám đốc giao hay ủy quyền vắng mặt Phòng hành - nhân sự: Chức công ty: động viên tồn cán cơng nhân viên đồn kết, hăng hái say sưa lao động, hoàn thành chức nhiệm vụ giao; có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, lý lịch cán nhân viên theo phân cấp quy định; tham mưu làm thủ tục tiếp nhận cán công nhân viên, đến quản lý giải mặt công tác công ty có liên quan đến cơng tác hành chính, quản lý văn thư, quản lý dấu theo chế độ quy định, chịu trách nhiệm an ninh, an toàn bên cơng ty Phòng kinh doanh: Là phòng tham mưu cho Ban giám đốc kế hoạch kinh doanh, lựa chọn phương án kinh doanh phù hợp nhất; điều hồ kế hoạch sản xuất chung cơng ty thích ứng với tình hình thực tế thị trường; nghiên cứu ký kết hợp đồng với đối tác Phòng kinh doanh có Ban thị trường, theo quy định Công ty TNHH Vận Tải & TM Nam Long: Các đơn vị thành lập phận thị trường khai thác chuyên trách tìm hiểu nghiên cứu thị trường khách du lịch, cung cấp thơng tin kịp thời, xác sản phẩm, dịch vụ, thương mại phục vụ cho đơn vị kinh doanh công ty Nhiệm vụ Ban thị trường cơng ty: Định hướng thị trường, tìm hiểu hoạt động thị trường phương tiện thông tin đại chúng (quảng cáo báo đài, TV…website); Xúc tiến việc tiếp cận khai thác thị trường sản phẩm dịch vụ du lịch, xe ô tô, khách sạn, du lịch quốc tế, xuất nhập khẩu, vé máy bay dịch vụ khác để phục vụ kinh doanh đơn vị công ty; Đội xe: thực lái xe, rửa xe, sửa xe theo nhiệm vụ giao, với tinh thần làm việc có trách nhiệm cao Ngồi trụ sở chính, cơng ty có chi nhánh Hà Nội Sài Gòn, chi nhánh chịu quản lý trực tiếp Ban giám đốc 1.3 Tình hình kinh doanh cơng ty 1.3.1 Các hàng hóa dịch vụ công ty - Dịch vụ chở hàng thuê uy tín, giá rẻ - Cho thuê xe tải nhỏ chở hàng, chuyển nhà - Dịch vụ vận tải hàng hóa Bắc Nam giá rẻ - Dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ Bắc vào Nam - Vận chuyển hàng hóa tàu hỏa - Vận chuyển hàng hóa đường biển - Vận chuyển tơ, xe máy tàu hỏa - Dịch vụ vận tải quốc tế - Dịch vụ vận tải hàng Châu Âu - Dịch vụ vận tải hàng Mỹ - Dịch vụ vận tải hàng Trung Quốc - Dịch vụ vận tải đa phương thức 1.3.2 Tình hình tiêu thụ năm gần Bảng 1.1 Tình hình tiêu thụ sản phẩm năm 2013-2014 ĐVT: 1.000 đồng STT Chỉ tiêu Doanh thu Năm 2013 8.184.066 2014 19.956.791 Chênh lệch Tuyệt đối ± 11.772.725 Tương đối (%) 143,85 4.910.440 Giá vốn hàng bán Lợi nhuận sau 2.121.958 thuế ( Nguồn: Phòng tài kế tốn ) 11.974.075 1.192.769 7.063.635 -929.189 2,43849341 -43,79 Doanh thu năm 2014 cao nhiều so với năm 2013, chênh lệch 11.772.725 nghìn đồng tương ứng với 143,85%, nhiên lợi nhuận lại tăng tỷ lệ nửa doanh thu Do đó, tỷ suất lợi nhuận/doanh thu lại thấp so với năm 2013, tiêu cho biết với đồng doanh thu tạo 0,06 đồng lợi nhuận Điều nói tình hình doanh thu vận tải doanh nghiệp chưa tốt, dịch vụ nhiều lợi nhuận thu không nhiều Dịch vụ vận chuyển chủ yếu công ty vận tải nội địa Nguyên nhân công ty mở rộng thị trường sang thị trường vận chuyển quốc tế nên phát sinh nhiều đơn hàng hàng từ nhiều doanh nghiệp tỉnh khác biết đến sử dụng dịch vụ công ty Đây dấu hiệu đáng mừng chứng tỏ công tác marketing doanh nghiệp có hiệu Bảng 1.2 Tình hình doanh thu vận tải cơng ty ĐVT: 1.000 đồng Sản phẩm Năm 2013 So sánh +/- Năm 2014 % Dịch vụ vận tải đường sắt 3.292.450 40,23 6.018.968 30,16 2.726.518 82,81 Vận tải đường biển 2.505.143 30,61 10.126.076 50,74 7.620.933 304,21 Dịch vụ vận tải đường 2.386.474 29,16 3.811.747 19,1 1.425.273 59,72 Tổng 8.184.067 100 19.956.791 100 11.772.724 144 ( Nguồn: Phòng tài kế toán ) Nhận xét: Cơ cấu dịch vụ vận tải Cơng ty có thay đổi hai năm 2013 năm 2014 Năm 2013, dịch vụ sử dụng nhiểu dịch vụ vận tải đường sắt , tiếp vận tải đường biển dịch vụ vận tải đường Vận tải đường sắt lớn có lượng khách chủ u doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hóa chất, vật tư xây dựng, vật tư sản xuất cần vận chuyển hàng hóa từ nam- bắc ngược lại thời điểm Tuy nhiên chênh lệch không nhiều, tỷ lệ tiêu thụ xấp xỉ Sang năm 2014 có thay đổi, vận tải đường biển sử dụng nhiểu 50% tổng số doanh thu dịch vụ khách hàng sử dụng công ty ( chiếm 50,74%) có xu hướng tăng Nguyên nhân mở rộng lĩnh vực dịch vụ vận tải nhiều khách hàng đa số doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hóa chất, vật tư xây dựng, vật tư sản xuất cần vận chuyển hàng hóa từ nam- bắc ngược lại Hơn khách hàng mở dần sản xuất nên lượng vật tư vận chuyển nhiều Chi phí vận tải đường biển lại rẻ nên kích thích dịch vụ vận chuyển khách hàng 1.3.3 Chính sách sản phẩm - thị trường - Các loại dịch vụ vận tải bao gồm dịch vụ vận tải đường bộ, biển đường sắt Các dịch vụ công ty sử dụng để vận tải hàng hóa cho khách hàng Dịch vụ mà công ty làm chủ yếu dịch vụ vận chuyển đường sắt nên khách hàng công ty khách hàng miển bắc miền nam khách hàng nội địa Thị trường hoạt động rộng lớn Khách hàng chủ yếu công ty sản xuất họ có nhu cầu vận chuyển tất loại hàng hóa như: hàng tiêu dùng (bánh kẹo, rượu bia, hóa mỹ phẩm…), loại hàng điện tử, vải vóc quần áo, nguyên liệu sản xuất, máy móc, vật tư…Khối lượng vận chuyển từ vài trăm kg đến hàng chục Tuy nhiện lượng khách đảm bảo tính ổn định lượng hàng hóa cần chuyển tháng Lượng khách hàng mang lại hiệu lợi nhuận khách hàng có nhu cầu chuyển nhà , chuyển đồ văn phòng lượng khách hàng không chuyển 10 thường xuyên nhiên họ lại không cân đối nhiều đến khoản chi trả chi phí cho cơng ty Hình 1.1 Hình ảnh vận chuyển hàng hóa cho khách hàng Do năm 2014 bắt đầu đầu tư thêm nhiều phương tiện vận chuyển ô tô phí giá vốn hàng bán tăng cao dẫn đến doanh thu tăng cao bị kéo xuống phần mạnh Phương pháp định giá kết hợp theo hướng chi phí hướng thị trường Cơng ty vừa định giá theo chi phí cộng thêm phần lợi nhuận mong muốn tham khảo cơng ty đối thủ sau điều chỉnh giá để cạnh tranh với đối thủ Giá sản phẩm tính theo kích cỡ, chủng loại theo số lượng hàng hóa cần vận chuyển Đối với hàng hóa có số kg 300kg mà lớn khối quy chuẩn theo tính hàng kg ngược lại tính theo quy chuẩn hàng khối Phương pháp định giá bán sản phẩm giá vốn tỷ lệ lợi nhuận doanh thu giá vốn xây dựng cho riêng khách Đối với khách hàng doanh nghiệp tỷ số nâng cao khoảng 50% so với giá vốn khách hàng cá nhân xây dựng cao từ 70-80% giá vốn tùy theo đánh giá tâm lý khách hàng nhân viên bán hàng Bảng giá tính sau đơn đặt hàng nhiều chiết khấu dựa số lượng đơn đặt hàng Chính sách chiết khấu áp dụng cho doanh nghiệp vận chuyển nhiều với cá nhân có số lượng vận chuyển cơng ty Phương pháp định giá xây dựng sau: 10 18 lợi, khả xu phát triển DN + Tìm hiểu chủ tiêu chủ yếu tài sản, lao động tiền lương + Tìm hiểu số tiêu qua năm Doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách nhà nước, thu nhập bình quân Tuần3 - Tìm hiểu đặc điểm tổ chức máy (18/04/2016- quản lý đơn vị: sơ đồ, chức 23/04 /2016 nhiệm vụ phòng ban Giám đốc: người phụ trách chung, đại diện cơng ty trước pháp luật Phó giám đốc: người trợ giúp cho Giám đốc, thực nhiệm vụ cụ thể Giám đốc giao hay ủy quyền vắng mặt Phòng hành - nhân sự: Chức cơng ty: động viên tồn cán cơng nhân viên đoàn kết, hăng hái say sưa lao động, hoàn thành chức nhiệm vụ giao; có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, lý lịch cán nhân viên theo phân cấp quy định; Phòng kinh doanh: Là phòng tham mưu cho Ban giám đốc kế hoạch kinh doanh, 18 Có nhìn tổng quan cấp quản lý công ty Bộ máy điều hành công ty Bộ phận tạo doanh thu phận quan hệ trực tiếp với khách hàng , phận tham gia tài chính, phận tham gia quản lý nhân 19 lựa chọn phương án kinh doanh phù hợp nhất; điều hồ kế hoạch sản xuất chung cơng ty thích ứng với tình hình thực tế thị trường; nghiên cứu ký kết hợp đồng với đối tác Nhiệm vụ Ban thị trường cơng ty: Định hướng thị trường, tìm hiểu hoạt động thị trường phương tiện thông tin đại chúng (quảng cáo báo đài, TV…website); Đội xe: thực lái xe Ngoài trụ sở chính, cơng ty có chi nhánh Hà Nội Sài Gòn, chi nhánh chịu quản lý trực tiếp Ban giám đốc Tuần4 -Tìm hiểu đặc điểm tổ chức sản xuất (25/04/2016- kinh doanh đơn vị thực tập 29/04 /2016 + Cơ cấu ngành nghề, loại hình sản xuất kinh doanh, phận sản xuất kinh doanh… Có nhìn tổng quan phòng kế tốn Cơng việc phòng kế tốn Quy trình giao + Chức trách nhiệm vụ nhận hàng hóa phận cần vận chuyển + Quy trình cơng nghệ sản xuất kinh cụ thể xe tơ doanh: giải thích,sơ đồ quy trình giao nhận ô tô sau: Bước 1: Địa giao nhận xe + Tại Hà Nội: Công ty Nam Long nhận xe ga Giáp Bát ( Số 364 đường Giảo Phóng ) văn phòng cơng ty: Số 1, Ngõ 120 Định Công, Phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, TP Hà Nội + Tại ga Sóng Thần: Khách hàng mang xe chân cầu vượt Sóng Thần liên lạc với Ms Hà: 0987 877 555 Ms 19 20 Thanh 0904 527 997 thông báo cho khách hàng liên hệ trực tiếp với người xếp toa ngày hơm Bước 2: Thủ tục giao nhận xe Tại ga (Văn Phòng) Nam Long có hợp đồng biên giao nhận xe Trên hợp đồng thể đầy đủ quyền lợi nhiệm vụ, trách nhiệm bên Biên bàn giao thể đầy đủ thông tin bên sau: + Người giao xe, người nhận xe, người vận chuyển + Hiệu xe, biển số xe, số khung xe + Tình trạng xe: Vỏ xe xước vị trí nào? ( Tất chụp ảnh lại để bên xác nhận) + Các phụ kiện kèm theo xe: Ghi chi tiết đầy đủ (VD: Gương, bánh xe, đồ nghề, hàng hóa…) + Giấy tờ kèm theo xe (có thể gửi giấy tờ gốc giấy tờ phô tô không cần công chứng) + Hai bên ký xác nhận thông tin bàn giao xe Bước 3: Đảm bảo vỏ xe thời gian giao xe Công ty Nam Long chuyên vận chuyển ô tô tầu chuyên tuyến Một toa tầu xếp ô tô Được gia cố, gim kẹp xe cẩn thận cố định Đảm bảo an toàn tuyệt đối vỏ xe Ô tô không cần bọc không cần rút xăng ( Hình ảnh minh họa) Thời gian vận chuyển từ đến ngày, không kể ngày giao xe Khi xe vào đến ga bên nam Long có nhân viên gọi điện theo số điện thoại ghi tren biên hẹn khách thời gian rag a lấy xe Hai bên xác nhận, bàn giao xe theo biên nhận xe Công ty Nam Long đặt dịch vụ chất lượng vận chuyển lên hàng đầu, Luôn cẩn thận khâu giao nhận vận chuyển Là nơi tạo niềm tin cho khách hàng! 20 21 Tuần -Tìm hiểu tổ chức máy kế tốn : (03/05/2016+Biên chế có người, 07/05/2016) phân công, chức trách, nhiệm vụ người, sơ đồ tổ chức máy kế tốn: Cơng ty TNHH Vận Tải & TM Nam Long doanh nghiệp vừa nên đòi hỏi cơng ty cần lượng lao động định phần lớn không yêu cầu cao tay nghề Qua bảng số liệu cho thấy số lượng lao động năm 2014 tăng so với năm 2013 39 nhân viên với tỷ lệ tăng 78% Có thể cơng ty bước mở rộng quy mơ để cạnh tranh với công ty lân cận nên cần tuyển số lượng lớn công nhân để hoạt động sản xuất nhà máy không bị gián đoạn ngưng trệ Phỏng vấn, tiếp xúc, học hỏi từ nhân viên kế toán cơng ty Trong q trình thực tập có so sánh đối chiếu với kiến thức học trường, vận dụng vào thực tế doanh nghiệp + Mối quán hệ phận phòng kế tốn, mối quan hệ phòng kế tốn với phận khác DN, ngồi DN - Tìm hiểu hình thức sổ kế toán mà DN áp dụng Các loại sổ kế toán chủ yếu sơ đồ luân chuyển xử lý chứng từ trình tự ghi sổ kế tốn - Tìm hiểu hình thức tổ chức cơng tác kế tốn: - Tìm hiểu sách, chế độ áp dụng đơn vị thực tập Tuần (05/05/201607/05 /2016) Định mức tiêu hao vật liệu lượng nguyên liệu cần thiết tối đa để di chuyển 1km Với dịch vụ có mức sử dụng nguyên vật liệu riêng Tuỳ theo loại dịch vụ mà 21 Cách tính định mức tiêu hao xăng dầu giá vốn dịch vụ 22 mức sử dụng nguyên vật liệu khác nhau, mức vào yêu cầu khách hàng Cơng thức tính tiêu thụ nhiên liệu cho chuyến xe Áp dụng công thức: Mc = K1 L/100 + K2 P/100 + nK3 Trong đó: - Mc: Tổng số nhiên liệu cấp cho chuyến xe (lít); - K1: Định mức kỹ thuật (lít/100 km); - K2: Phụ cấp có tải, có hành khách (lít); - K3: Phụ cấp phải dừng đỗ để xếp, dỡ (khi có hàng, có hành khách); - L: Tổng qng đường xe chạy (có chở hàng khơng chở hàng) sau quy đổi đường cấp (km); - P: Tổng khối lượng hàng hóa luân chuyển tính theo (T.km) (HK.km) sau quy đổi đường loại 1; - n: Số lần xếp dỡ hàng hóa số lần dừng đỗ xe (trên phút) Xe ô tô sử dụng nhiên liệu diezel K2 = 1,3 lít/100 T.km Phụ cấp cho lần dừng, đỗ (một lần hưởng K3): K3 = 0,2 lít - Số lần dừng, đỗ tính cho đoạn đường 100 km: n = Tuần (07/05/201609/05 /2016) Đánh giá chung mặt quản trị công ty: Các ưu điểm - Cơng tác marketing • Cơng tác thu thập thơng tin đối thủ cạnh tranh, tìm kiếm nhà cung cấp nhanh chóng, có đầu tư cơng tác tìm kiếm khách hàng chăm sóc khách 22 Đánh giá mặt ưu nhược điểm hoạt động công ty 23 hàng cũ • Công tác phân phối sản phẩm trực tiếp từ phân xưởng đến trực tiếp khách hàng kịp thời, đảm bảo số lượng, thời gian chất lượng yêu cầu khách hàng Giảm bớt chi phí cho khâu trung gian, đại lý nên khách hàng mua sản phẩm với giá ưu đãi • Các sản phẩm có mẫu theo yêu cầu đảm bảo độc quyền nhãn hiệu, - Công tác lao động tiền lương • Cơng tác tuyển dụng tốt, tận dụng nguồn nhân lực có sẵn cơng ty để ứng tuyển vào vị trí quan trọng cấu máy • Đội hình nhân viên dần trẻ hố tiếp cận nhanh với mới, làm việc hết công suất có hiệu • Cơng tác tiền lương minh bạch, rõ ràng, nhân viên tự chấm cơng cho đối chiếu với bảng lương hàng tháng • Thực theo quy định pháp luật trả lương định mức thời gian lao động - Công tác quản lý vật tư tài sản cố định: • Vật tư bảo quản kho, nơi khô theo đơn hàng tiện lợi cho công nhân sản xuất dễ lấy nguyên vật liệu sản xuất nhân viên phòng kế hoạch quan sát lượng tồn kho để gọi thêm đơn hàng 23 24 • Năm vừa qua, cơng ty trang bị thêm hàng loạt TSCĐ giúp suất tăng lên, nhiên chi phí tăng đáng kể TSCĐ ln bảo quản, thường xuyên kiểm tra để phát kịp thời tránh tình trạng bị ngưng trệ sản xuất • Việc tính khấu hao theo chuẩn mực kế tốn thông tư 45/2013 -BTC - Công tác quản lý tài • Trong năm vừa qua, doanh thu tăng cao, chi phí quản lý kinh doanh chi phí tài giảm đáng kể Doanh nghiệp biết tận dụng phế liệu thừa mang lý Các nhược điểm - Bộ phận marketing hạn chế, chưa có chương trình đặc biệt nhằm tăng sức mua người tiêu dùng Đa số khách hàng thân quen, khách hàng - Do số lượng nhân viên nên phải tăng ca thường xuyên, cơng tác tính lương có chênh lệch - Lượng hàng tồn kho không tốt, điều gây rủi ro đơn hàng tăng đột biến có cố từ nhà cung cấp, sản xuất bị đình trệ, đơn hàng sản xuất khơng kịp gây lòng tin khách hàng - Giá vốn hàng bán cao, gần xấp xỉ doanh thu, cần xem lại công tác bán hàng quản lý doanh nghiệp 24 25 PHẦN NỘI DUNG QUY TRÌNH CƠNG VIỆC HOẠT ĐỘNG TRONG CÔNG TY CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI NAM LONG 3.1 Nội dung công việc cơng ty Cơng ty với lĩnh vực dịch vụ thực việc vận chuyển hàng hóa cho khách hàng Mỗi dự án mà công ty thực công đoạn cũ lặp lại từ kho đến kho nhà cung cấp tới khách hàng hay di chuyển cơng đoạn cơng ty chun mơn hóa theo cơng nghệ dịch vụ Do cơng đoạn vận chuyển thực theo nhu cầu khách hàng nên hình thức tổ chức dịch vụ cơng ty là: • Vận chuyển từ kho- kho • Vận chuyển ngun toa hàng • Quy trình vận chuyển phức tạp với nhiều sản phẩm dịch vụ hàng hóa • - Phó giám đốc nhận ủy quyền Giám đốc , quản lý hoạt động điều hành quản lý đội xe; nhận báo cáo quản lý đội xe lịch trình tình trạng xe • - Các quản lý theo dõi tình hình hoạt động tổ lái xe theo dõi tình hình làm, lộ trình xe lái xe với tổ lái thông báo với nhân viên kho hàng xếp việc lưu kho luân chuyển hàng hóa cho giao nhận thực chấm công cho lái xe Báo cáo tình hình xe lái xe cho Phó giám đốc họp • - Các đội xe hoạt động theo lịch trình quản lý, liên tiếp Mỗi tổ xe đảm nhiệm khu vực địa lý miền bắc, nam thực giao hàng cho khách hàng 25 26 3.2 Sơ đồ quy trình cung ứng dịch vụ 3.2.1 Quy trình giao nhận Với đặc điểm đơn vị thương mại dịch vụ nên công tác tổ chức kinh doanh tổ chức quy trình ln chuyển khơng phải quy trình cơng nghệ sản sản xuất Hình 3.1 : Sơ đồ quy trình giao nhận hàng 26 27 (9) Nhận container (10)Kiểm (10) Kiểm tra cont, tra truckcont, truck (11) Sữa chữa (12) Kiểm tra (1) Nhận lịch xuất hàng (2) Chuẩn bị kiểm tra (3) Chọn Mẫu (4) Kiểm tra cấp (5) Lô hàng bị giữ (8) Lưu kho chờ xuất (6) Kiểm tra 100% sửa chửa (14) Lưu kho chờ xuất (7) Kiểm tra cấp (15) Kiểm tra lên hàng Trả lại nhà cung cấp (18) Xuất hàng Kết Thúc Kiểm tra chứng từ bước quy trình quy trình cung ứng dịch vụ (1) Nhận lịch xuất hàng Công việc kiểm tra hàng lần cuối tiến hành người kiểm tra hàng lần cuối nhận lịch xuất hàng từ Giám đốc hay phận có liên quan (2) Chuẩn bị kiểm tra (3) Chọn mẫu Số lượng mẫu dựa theo tiêu chuẩn ISO 2859 AQL 2.5 Mẫu chọn ngẫu nhiên 27 28 Ví dụ: Đối với việc giao hàng bình thường lơ hàng 1250 cái, số mẫu cần lấy để kiểm tra 50 mức độ kiểm tra cấp tiến hành Nếu số lượng không hợp quy cách lơ hàng chấp nhận Nếu số lượng không hợp quy cách nhiều lơ hàng khơng chấp nhận phải thực kế hoạch khắc phục hàng không đạt chất lượng Sau lô hàng khắc phục mức độ sử dụng Trong 1250 125 mẫu lấy để kiểm tra Nếu số lượng không phù hợp quy cách lơ hàng chấp nhận (4) Kiểm tra Kiểm tra từ vào theo thứ tự sản phẩm + Kiểm tra bên ngoài: kiểm tra thùng carton, pallet, nhãn FP( mã vạch), kích thước carton, pallet, đóng gói… + Kiểm tra bên trong: kiểm tra cách gói chi tiết, đảm bảo cách thức đóng gói bảo vệ sản phẩm yêu cầu kỹ thuật + Kiểm tra chi tiết: kiểm tra số lượng, nhãn hàng, kích thước, màu sắc, bề mặt, men rạn nứt… (5) Lô hàng bị giữ Lô hàng bị giữ lại số lỗi phát trình kiểm tra vượt lỗi cho phép AQL 2.5 Treo bảng:” Hàng chờ xử lý” (6) Kiểm tra 100% chờ sửa chữa Trên sở biên kiểm tra hàng lần cuối, phận KCS tiến hành kiểm tra lại tồn lơ hàng bị giữ đó, lập kế hoạch khắc phục hàng khơng đạt chất lượng tiến hành kiểm tra, sửa chữa thay sản phẩm Tiến hành đóng kiện lại để tiến hành kiểm tra sản phẩm theo AQL 2.5 mức độ (7) Kiểm tra sản phẩm cấp 28 29 Được tiến hành tương tự kiểm tra sản phẩm theo cấp độ (8) Lưu kho chờ xuất Nếu lô hàng kiểm tra chấp nhận, người kiểm tra phải treo bảng” hàng kiểm đạt” Hàng phải di chuyển đến:” khu vực kiểm hàng đạt” Bộ phận xuất hàng tiến hành xếp kiện hàng cho thuận tiện lên hàng di chuyển đến khu vực chờ xuất (9) Nhận container/ truck Khi nhận lịch xuất hàng, nhân viên giao nhận book container/ truck hãng tàu vả nhận container/ truck rỗng Khi container/ truck vận chuyển đến doanh nghiệp, nhân viên công ty tiến hành kiểm tra container/ truck, seal, đủ tiêu chuẩn tiến hành nhận (10) Kiểm tra container/ truck rỗng Người có trách nhiệm phận kiểm tra hàng lần cuối tiến hành xác nhận loại container , số container, số seal Tiến hành kiểm tra theo thứ tự từ vào theo yêu cầu kiểm tra phải kết luận cho biết có đủ điều kiện đóng hàng xuất hay khơng (11) Sửa chữa Trong q trình kiểm tra, thấy có tiêu chuẩn khơng đạt u cầu cho việc xuất hàng, người kiểm tra phải yêu cầu bên cấp container/ truck tiến hành sửa chữa để đảm bảo yêu cầu cho việc xuất hàng (12) Kiểm tra lại Sau tiến hành sửa chữa, người kiểm tra container tiến hành kiểm tra lại theo yêu cầu kiểm tra kết luận container có đủ điều kiện xuất hàng hay không (13) Trả lại 29 30 Khi container/ truck không đạt tiêu chuẩn kiểm tra qua sửa chữa Trong trường hợp này, bên hãng tàu phải tiến hành cấp container/ truck khác cho doanh nghiệp có biện pháp thỏa thuận, giải khác (14) Lên hàng Sau kiểm tra container/ truck đạt yêu cầu cho việc xuất hàng, người phụ trách lên hàng hướng dẫn người lái xe di chuyển đến khu vực hàng xuất để tiến hành lên hàng Người phụ trách lên hàng phải tiến hành xếp pallet cho lên hàng cách dễ dàng chất loại hàng theo yêu cầu packinglist Chuẩn bị xe nâng, nhân phục vụ cho việc lên hàng Tiến hành lên hàng theo thứ tự từ container Đối với hàng carton, người phụ trách lên hàng hướng dẫn nhân viên chất lên pallet dùng dây bụơc lại để đảm bảo hàng hóa an tồn q trình vận chuyển (15) Kiểm tra lên hàng Người kiểm tra lên hàng phải thực cơng việc sau: + Ghi lại hàng hóa, vị trí lên hàng container + Kiểm tra xe q trình lên hàng, hàng có bị chèn gây vỡ, bể hay làm hư hỏng bao bì hay khơng + Kiểm tra điều kiện thời tiết lên hàng Tuy nhiên, với mặt hàng Gốm sứ điều kiện lên hàng nhà điều kiện thời tiết khơng ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm tiến trình lên hàng + Kiểm tra pallet lên hàng có bị nghiêng hay không, nghiêng phải yêu cầu nhân viên khắc phục cho phép tiếp tục lên hàng + Kết luận trình lên hàng (16) Kiểm tra chứng từ 30 31 Để đảm bảo cho việc xuất hàng, người kiểm tra hàng lần cuối phải tiến hành kiểm tra chứng từ: packinglist, container, biên bàn giao xem có đầy đủ hay khơng (17) Sửa chữa Sau kiểm tra chứng từ, phát có sai sót gì, người kiểm tra phải yêu cầu sửa chữa hay làm lại cho phù hợp với yêu cầu xuất hàng (18) Xuất hàng Sau lên hàng, kiểm tra chứng từ có kết luận người kiểm tra đồng ý cho xuất hàng tiến hành vận chuyển hàng đến cảng 3.2.2 Quy trình cụ thể thực tế Khách hàng mang xe văn phòng Nam Long làm giao nhận cụ thể lập biên giao nhận sau chuyển Sài Gòn CƠNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NAM LONG GA GIÁP BÁT - GA SÓNG THẦN Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc Tel: 0485861061 - 0987877555 BIÊN BẢN GIAO NHẬN Ơ TƠ Hơm nay, ngày 06 tháng 05 năm 2016 Tại ga Giáp Bát chúng tơi gồm có: I Ơng (bà): Ma Đức Tùng Điện thoại: 0949 745 903 Đại diện bên giao (Chủ gửi): II Ơng Ngơ Anh Tuấn, Điện thoại: 0969699868 Đại diện phòng kinh doanh ga Giáp Bát (Bên nhận) III Ơng: Điện thoại: ………………Áp tải hàng toa xe số: …………… HÀNG HĨA GIAO NHẬN THỰC TẾ NHƯ SAU Ơ tơ hiệu: Mazda Biển số: 29T - 4099 Số khung (số máy): 878204 Tình trạng giao nhận: Thiết bị bên ngồi: + Vỏ xe: Xước sát nhiều, ( có kèm hình ảnh) + Kích thước sau hai bên:……………………………………………………………… + Gương chiếu hậu: Đầy đủ + Các cụm đèn: Đầy đủ Thiết bị nội thất giấy tờ kèm theo: + Ghế đệm, radio cassette, hệ thống điều khiển: Đầy đủ + Giấy tờ kèm theo: Giấy đăng ký phô tô, Đăng kiểm gốc, Bảo hiểm gốc Phụ tùng hàng hóa theo xe: +Bánh dự phòng phụ tùng: bánh xe dự phòng, 31 32 + Hàng hóa theo xe: thùng đồ gia đình, dây cáp Loa thùng + Chìa Khóa: chìa khóa Cam kết chủ gửi hàng, xe khơng có hàng quốc cấm hàng cháy nổ khác Khi chủ hàng quản lý chìa khóa xe không giao nhận chi tiết bên kính đầy đủ ngun vẹn Nam Long khơng có trách nhiệm hàng hóa xe Hình thức toán: Giao Anh Minh 0909.001.793 Bằng chữ: 7.000.000đ Bảy triệu đồng chẵn Sài Gòn thu Địa trả hàng: Ga Sóng thần, liên hệ: Ma Đức Tùng; SĐT: 0949 745 903 Biên có giá trị q trình vận chuyển ĐẠI DIỆN PHỊNG KINH DOANH ĐẠI DIỆN CHỦ GỬI 32 ĐẠI DIỆN ÁP TẢI ... CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI NAM LONG 1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH Vận Tải & TM Nam Long 1.1.1 Giới thiệu chung công ty  Công ty TNHH Vận Tải & TM Nam Long ... nhiệm vụ công ty Nam Long Công ty kinh doanh thương mại khác, chức cung cấp dịch vụ vận chuyển từ nhà cung cấp kho Công ty tới tay khách hàng (Công ty xây dựng, Công ty thương mại khác…) Nam Long. .. lại công tác bán hàng quản lý doanh nghiệp 24 25 PHẦN NỘI DUNG QUY TRÌNH CƠNG VIỆC HOẠT ĐỘNG TRONG CÔNG TY CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI NAM LONG 3.1 Nội dung công việc cơng ty Cơng ty với