LỜI CẢM ƠN Báo cáo tốt nghiệp là một trong những quy định trong chương trình đào tạo cho tất cả sinh viên nói chung cũng như sinh viên ngành quản trị Kinh doanh quốc tế nói riêng. Nhằm củng cố ôn luyện và tổng hợp những kiến thức sinh viên đã học tập tại trường áp dụng vào thực tiễn trong công ty và đời sống. Đó sẽ là hành trang vững chắc cho Tôi vững bước vào đời,tự tin đối mặt với con đường tương lai sắp tới . Không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,giúp đỡ dù ít hay nhiều,dù trực tiếp hay gián tiếp. Vậy nên Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh đã giúp đỡ Tôi trong suốt quá trình học tập tại trường. Đặc biệt,Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Thầy Lê Minh Hiếu đã nhiệt tình hướng dẫn,góp ý và truyền đạt kinh nghiệm thực tiễn giúp cho bài báo cáo của Tôi được hoàn thiện. Và Tôi xin chân thành cảm ơn đến ban Giám đốc cũng như toàn thể các anh, chị ở Trung tâm kinh doanh tổng hợp của CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT đã hết lòng giúp đỡ , tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện tốt nhất cho Tôi trong suốt thời gian thực tập để Tôi có thể hoàn thành tốt bài báo cáo của mình. TP HCM , ngày 04 tháng 11 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Phương Thảo DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT Ý NGHĨA TNHH Trách nhiệm hữu hạn MSDS Bảng chỉ dẫn an toàn hàng hoá DGD Khai báo của người gửi hàng đối với hàng nguy hiểm (Shipper’s Declaration for Dangerous Goods) House AWB Vận đơn của người gom hàng (House air way bill) Master AWB Vận đơn chủ (Master air way bill) IATA Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (International Air Transport Association) LỜI MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu sắc với các nền kinh tế khu vực và trên thế giới như hiện nay, xuất nhập khẩu trở thành một hoạt động thiết yếu. Các nhà sản xuất không chỉ cạnh tranh với nhau về chất lượng hàng hoá, giá cả mà còn phải cạnh tranh trong cả hệ thống quản lý phân phối vật chất. Trên thực tế, các doanh nghiệp không thể tự thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đưa hàng hóa của mình ra nước mà phải nhờ đến các công ty Logistics. Cùng với sự phát triển của ngành giao thông thì có rất nhiều hình thức để vận chuyển hàng hóa. Hàng hóa cần được vận chuyển cũng có rất nhiều loại như: hàng hóa đóng gói sẵn, hàng linh kiện điện tử, hàng dễ vỡ… Và đặc biệt, có những loại hàng hóa được xếp vào loại hàng nguy hiểm cần phải cẩn thận khi vận chuyển. Hàng nguy hiểm là hàng hóa có chứa các chất nguy hiểm khi chở trên đường có khả năng gây nguy hại tới tính mạng, sức khỏe con người, môi trường, an toàn và an ninh quốc gia (Theo khoản 29, Điều 3, Luật Giao thông đường bộ ban hành ngày 13112008). Trên thực tế, có rất nhiều món hàng hóa mà chúng ta đang sử dụng hàng ngày có thể gây nguy hiểm cho con người. Một trong số các loại hàng hoá nguy hiểm đó là các loại sơn. Mặc dù được sử dụng rộng rãi, hầu hết mọi người không biết rằng sơn là hàng nguy hiểm cần được xem xét đặc biệt và có thể gây rủi ro về an toàn nếu không được chuẩn bị và vận chuyển phù hợp với quy định vận chuyển. Nhận thức được vấn đề trên, người viết quyết định chọn đề tài “THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN CỦA HÀNG XUẤT KHẨU SƠN (UN 1263, NHÓM 3) BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT” để có một cái nhìn tổng quát hơn.
TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN CỦA HÀNG XUẤT KHẨU SƠN (UN 1263, NHÓM 3) BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT Giảng viên hướng dẫn: ThS LÊ MINH HIẾU Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THẢO MSSV: 71547566 Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ Khóa: 2014 - 2018 TP HCM, NGÀY 04 THÁNG 11 NĂM 2017 LỜI CẢM ƠN Báo cáo tốt nghiệp quy định chương trình đào tạo cho tất sinh viên nói chung sinh viên ngành quản trị Kinh doanh quốc tế nói riêng Nhằm củng cố ôn luyện tổng hợp kiến thức sinh viên học tập trường áp dụng vào thực tiễn cơng ty đời sống Đó hành trang vững cho Tôi vững bước vào đời,tự tin đối mặt với đường tương lai tới Khơng có thành cơng mà khơng gắn liền với hỗ trợ,giúp đỡ dù hay nhiều,dù trực tiếp hay gián tiếp Vậy nên Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh giúp đỡ Tôi suốt q trình học tập trường Đặc biệt,Tơi xin gửi lời cảm ơn đến Thầy Lê Minh Hiếu nhiệt tình hướng dẫn,góp ý truyền đạt kinh nghiệm thực tiễn giúp cho báo cáo Tôi hồn thiện Và Tơi xin chân thành cảm ơn đến ban Giám đốc toàn thể anh, chị Trung tâm kinh doanh tổng hợp CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT hết lịng giúp đỡ , tận tình hướng dẫn tạo điều kiện tốt cho Tôi suốt thời gian thực tập để Tơi hồn thành tốt báo cáo TP HCM , ngày 04 tháng 11 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Phương Thảo DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT Ý NGHĨA TNHH Trách nhiệm hữu hạn MSDS Bảng dẫn an tồn hàng hố DGD Khai báo người gửi hàng hàng nguy hiểm (Shipper’s Declaration for Dangerous Goods) House AWB Vận đơn người gom hàng (House air way bill) Master AWB Vận đơn chủ (Master air way bill) IATA Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (International Air Transport Association) LỜI MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu sắc với kinh tế khu vực giới nay, xuất nhập trở thành hoạt động thiết yếu Các nhà sản xuất không cạnh tranh với chất lượng hàng hố, cịn phải cạnh tranh hệ thống quản lý phân phối vật chất Trên thực tế, doanh nghiệp tự thực đầy đủ hiệu việc đưa hàng hóa nước mà phải nhờ đến cơng ty Logistics Cùng với phát triển ngành giao thơng có nhiều hình thức để vận chuyển hàng hóa Hàng hóa cần vận chuyển có nhiều loại như: hàng hóa đóng gói sẵn, hàng linh kiện điện tử, hàng dễ vỡ… Và đặc biệt, có loại hàng hóa xếp vào loại hàng nguy hiểm cần phải cẩn thận vận chuyển Hàng nguy hiểm hàng hóa có chứa chất nguy hiểm chở đường có khả gây nguy hại tới tính mạng, sức khỏe người, mơi trường, an toàn an ninh quốc gia (Theo khoản 29, Điều 3, Luật Giao thông đường ban hành ngày 13/11/2008) Trên thực tế, có nhiều hàng hóa mà sử dụng hàng ngày gây nguy hiểm cho người Một số loại hàng hố nguy hiểm loại sơn Mặc dù sử dụng rộng rãi, hầu hết người sơn hàng nguy hiểm cần xem xét đặc biệt gây rủi ro an tồn khơng chuẩn bị vận chuyển phù hợp với quy định vận chuyển Nhận thức vấn đề trên, người viết định chọn đề tài “THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN CỦA HÀNG XUẤT KHẨU SƠN (UN 1263, NHĨM 3) BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHƠNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT” để có nhìn tổng qt Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu Cơng ty TNHH Vận Tải Và Thương Mại Quốc Việt - Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất sơn (UN 1263, nhóm 3) đường hàng khơng - Đưa số giải pháp kiến nghị để hoàn thiện nâng cao hiệu quy trình Đối tượng nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất sơn (UN 1263, nhóm 3) đường hàng khơng Cơng ty TNHH Vận Tải Và Thương Mại Quốc Việt Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Tại Công ty TNHH Vận Tải Và Thương Mại Quốc Việt - Về thời gian: Trong năm 2014-2017 Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, đề án chia làm ba chương: - Chương : Tổng quan Công ty TNHH Vận Tải Và Thương Mại Quốc Việt - Chương : Qui trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất sơn (UN 1263, nhóm 3) đường hàng khơng Công ty TNHH Vận Tải Và Thương Mại Quốc Việt - Chương : Một số giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện qui trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất sơn (UN 1263, nhóm 3) đường hàng không Công ty TNHH Vận Tải Và Thương Mại Quốc Việt CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT 1.1 Quá trình hình thành phát triển Năm 2010, Công ty TNHH Vận Tải Và Thương Mại Quốc Việt đời với trụ sở địa số 41 đường số 40, tổ 8, khu phố 2, khu định cư Tân Quy Đông, phường Tân Phong, quận 7, thành phố Hồ Chí Minh hoạt động với vai trị cơng ty giao nhận Qua năm đầu thành lập, công ty gặp không khó khăn sở vật chất nhân chưa ổn định, giá thành sản phẩm cao, khả cạnh tranh Song, nhìn chung, sau năm hoạt động, công ty mở rộng mạng lưới kinh doanh mà đẩy mạnh loại hình dịch vụ giao nhận Năm 2013, công ty định mở thêm công ty chi nhánh địa 479/46 Phan Văn Trị, phường 5, quận Gị Vấp, thành phố Hồ Chí Minh nhằm mục đích nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, hướng đến mục tiêu trở thành cầu nối hiệu công ty với đại lý, đối tác nước khách hàng Trải qua năm hoạt động, cơng ty có bước phát triển, từ lúc thành lập chủ yếu hoạt động lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế nội địa, đến có nhiều dịch vụ phục vụ khách hàng có chỗ đứng định thị trường logicstic Ngoài ra, thời gian gần đây, nhu cầu mở rộng quy mô phạm vi hoạt động, công ty đưa vào hoạt động hệ thống kho bãi, phục vụ tốt cho hoạt động công ty, nâng cao khả cạnh tranh với doanh nghiệp khác khu vực TP.HCM nói riêng Việt Nam nói chung Tuy cơng ty non trẻ thành công ban đầu mà công ty gặt hái cho thấy cố gắng không ngừng cơng ty thời kì cạnh tranh ngày Tên giao dịch: Công ty TNHH Vận Tải Và Thương Mại Quốc Việt Tên tiếng anh: Quoc Viet Transportation & Trading Co.,Ltd Tên viết tắt: QV Trans Số điện thoại: 0084-8-35885793/94 Fax: 0084-8-35885795 Email: info@qvtrans.com Website: www.qvtrans.com Mã số thuế : 0310116808 (cấp ngày 12/06/2010) 1.2 Chức nhiệm vụ công ty 1.2.1 Chức công ty Công ty TNHH Vận Tải Và Thương Mại Quốc Việt công ty làm chức dịch vụ quốc tế vận chuyển giao nhận, xuất nhập hàng hóa, đại lý, tư vấn… cho doanh nghiệp nước nước hoạt động lĩnh vực vận chuyển giao nhận xuất nhập hàng hóa Công ty cung cấp dịch vụ sau đây: - Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc gia Tất lô hàng theo dõi từ pick-up giao hàng, khách hàng theo dõi trực tuyến tình trạng xác lơ hàng thời gian vận chuyển Dịch vụ cung cấp cho 220 quốc gia vùng lãnh thổ toàn giới - Dịch vụ vận tải hàng hóa theo đường hàng khơng - Dịch vụ vận tải hàng hóa theo đường biển: FCL, LCL,… - Hàng nguy hiểm: Cung cấp tất loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng nguy hiểm Công ty mang lại cho quý khách hàng hệ thống dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo an toàn - tiến độ, lựa chọn thuận tiện hiệu chi phí cho yêu cầu chuyển phát nhanh vận chuyển nào, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt quy trình chất lượng dịch vụ vận tải quy định hành pháp luật Việt Nam tiêu chuẩn quốc tế giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế 1.2.2 Nhiệm vụ công ty Với phương châm: “Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chóng, an tồn chất lượng, lúc nơi, giá cạnh tranh ”, xây dựng kế hoạch tổ chức thực dịch vụ kinh doanh công ty theo quy chế hành, nhằm mục đích thực chức cơng ty: - Mua sắm, xây dựng, hồn thiện, nâng cấp phương tiện kỹ thuật công ty, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải lưu kho, giao nhận hàng hóa bảo đảm hàng hóa an tồn phạm vi trách nhiệm công ty - Bảo đảm việc sử dụng hiệu nguồn vốn, bảo đảm trang trải tài chính, làm trọn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước - Nghiên cứu tình hình thị trường để có biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi bên ký kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng đồng thời củng cố nâng cao uy tín cơng ty thị trường 1.3 Cơ cấu máy tổ chức 1.3.1 Sơ đồ máy tổ chức hoạt động Giám đốc Bộ phận kinh doanh Bộ phận chứng từ Bộ phận giao nhận Bộ phận kế toán - nhân Bộ phận quản lí kho Bộ phận kế tốn Bộ phận nhân Hình 1.1 Sơ đồ máy tổ chức 1.3.2 Chức nhiệm vụ phòng ban Giám đốc - Quyết định vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh ngày công ty - Tổ chức máy, tuyển dụng nhân phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh - Ký kết hợp đồng nhân danh công ty Các quyền nhiệm vụ khác quy định điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà giám đốc ký với công ty Bộ phận kinh doanh Đại diện cho công ty chủ động tiếp xúc, giao dịch với khách hàng, sau trình dự án nghiên cứu lên cho giám đốc Bộ phận Sales chia nhánh nhỏ Outside Sales InsideSales: Outside Sales: Theo dõi, liên lạc, khai thác thông tin thị trường từ khách hàng truyền thống, ngồi đánh giá tìm kiếm khách hàng mới, quan trọng đàm phán giá cả, ký kết hợp đồng với khách hàng Inside Sales: Thường xuyên liên hệ theo dõi khách hàng, xếp nhận đặt hàng (booking), gửi booking confirmation cho khách hàng để xuất hàng, chuyển thông tin cho phận chứng từ để làm chứng từ, đàm phán cước phí với hãng tàu Bộ phận chứng từ - Nhận Booking Confirm (xác nhận đặt chỗ) cho số House Bill of Lading (HB/L – vận đơn nhà) - Nhận chứng từ khách hàng gửi, kiểm tra chứng từ; làm đơn nháp cho khách hàng kiểm tra lại để giảm thiểu sai sót - Chủ động liên lạc với phận giao nhận để lấy số liệu kịp thời sau kiểm tra lại số liệu đối chiếu chứng từ để phát hành vận đơn nhà cho khách hàng Bộ phận giao nhận - Liên lạc với khách hàng để thu thập thông tin yêu cầu khách hàng cung cấp chứng từ cần thiết có liên quan đến lô hàng để làm dịch vụ hải quan - Tiếp nhận, kiểm tra hàng - Dán Seal, bấm Seal, cân đo, kiểm hóa hàng - Thanh lý hải quan: Cung cấp đầy đủ chi tiết cần thiết có liên quan đến lơ hàng để phịng chứng từ phát hành Bill of Lading (vận đơn) theo dõi tiếp Bộ phận kế toán - nhân Bộ phận kế toán: Quản lý điều hành việc sử dụng nguồn vốn có hiệu quả, lập báo cáo tài tháng, quý, năm cho công ty Bộ phận nhân sự: Tổ chức xây dựng hoạt động văn thư, văn phòng nguồn nhân lực cho phận, nhận nhiệm vụ từ giám đốc phòng ban Bộ phận quản lý hoạt động kho Theo dõi tình hình xuất nhập hàng hóa, xếp hàng đảm bảo thông suốt trình hoạt động báo cáo cho giám đốc hoạt tình hình xuất nhập kho 1.4 Kết hoạt động kinh doanh công ty năm gần (2014 – 2016) Năm 2014 2015 2016 (Đơn vị tính : VNĐ) Doanh thu Chi phí Lợi nhuận 2,230,241,930 1,776,083,430 454,158,500 3,009,432,269 2,416,270,253 593,162,016 3,875,007,480 3,131,470,597 743,536,883 (Nguồn : Phịng kế tốn) Bảng 1.1 Bảng kết hoạt động kinh doanh QV Trans từ năm 2014 – 2016 4,500,000,000 4,000,000,000 3,500,000,000 3,000,000,000 2,500,000,000 Doanh thu Chi phí Lợi nhuận 2,000,000,000 1,500,000,000 1,000,000,000 500,000,000 2014 2015 2016 Biểu đồ 1.1 Kết hoạt động kinh doanh QV Trans từ năm 2014 – 2016 Nhận xét Về doanh thu Năm 2015, doanh thu tăng 779,190,339 đồng so với năm 2014 Năm 2016, doanh thu tăng 865,575,211 đồng so với năm 2015 Với chiến lược kinh doanh hợp lý, trì khách hàng cố định, đồng thời thu hút tìm kiếm thêm nhiều khách hàng tiềm giúp cho cơng ty có doanh thu ngày tăng Về chi phí Năm 2015, chi phí tăng 640,186,823 đồng so với năm 2014 Năm 2016, chi phí tăng 715,200,344 đồng so với năm 2015 Nguyên nhân có tăng nhiều số lượng đơn hàng cơng ty tăng lên, kéo theo việc tăng doanh thu chi phí, giá nguyên vật liệu nhập đầu vào tăng cao so với năm trước, nên đơn giá hàng nhập tăng cao, đồng thời ảnh hưởng khủng hoảng kinh tế dẫn đến chi phí tăng, giá dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế tăng cao, sách lương bổng tăng theo Về lợi nhuận - MSDS công ty xuất cung cấp Nếu sai phạm, người gửi chịu hoàn toàn trách nhiệm: Lô hàng bị tạm giữ, yêu cầu lập biên bản, đóng phạt sau hàng hố trả bị huỷ 2.2 Qui trình thực quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất mặt hàng sơn (UN 1263, nhóm 3) đường hàng không 2.2.1 Sơ đồ bước thực quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất sơn (UN 1263, nhóm 3) đường hàng khơng Bước Báo giá, nhận yêu cầu cung cấp dịch vụ Bước Nhận thông tin hàng, lưu trữ chứng từ từ người xuất cung cấp Bước Chuẩn bị DGD (Shipper’s Declaration for Dangerous Goods) nháp Bước Đặt chỗ qua hãng đại lý hãng hàng không nhận lại thông tin chuyến bay Phát hành House AWB nháp Mở tờ khai hải quan điện tử hàng xuất (chưa truyền) Bước Nhận hàng từ người xuất Tiến hành đóng gói dán nhãn theo tiêu chuẩn IATA Đưa hàng kho Cân đo số kiện, số kí làm tờ cân Truyền tờ khai làm thủ tục hải quan Bước Nộp DGD hoàn chỉnh, tờ cân cho nhân viên tiếp nhận kho Nộp giấy tờ chứng từ cần thiết cho hãng hàng không phát hành Master AWB Bước Thông báo cho đại lý bên nước nhập việc gửi hàng Bước Hoàn tất số thủ tục lại kết thúc 2.2.2 Diễn giải bước thực quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất sơn (UN 1263, nhóm 3) đường hàng không Bước : Báo giá, nhận yêu cầu cung cấp dịch vụ Sau người xuất yêu cầu cung cấp dịch vụ, phận Sale báo giá cho người xuất khẩu, người xuất chấp nhận mức giá, phận Sale nhận chuyển yêu cầu xuống phận chứng từ để chuẩn bị chứng từ cho lô hàng Bước : Nhận thông tin hàng, lưu trữ chứng từ từ người xuất cung cấp Bộ phận chứng từ yêu cầu người xuất cung cấp thông tin lô hàng để lập House AWB nháp, chứng từ khác bao gồm : MSDS, phiếu đóng gói hàng hoá (packing list), hoá đơn (invoice) Kiểm tra xác minh lại chi tiết xác đầy đủ chưa Nếu có thơng tin chưa rõ ràng nhân viên có trách nhiệm liên lạc với người bán để xác nhận lại thông tin chi tiết xác Đặc biệt, sơn hàng hố nguy hiểm thuộc nhóm nên phải u cầu bảng MSDS từ khách hàng, công ty giao nhận trách nhiệm làm bảng MSDS Phải kiểm tra kỹ bảng MSDS để tránh rủi ro xảy số nước phạt nặng phát bảng MSDS sai Hiện nay, có nhiều dịch vụ chuyên nhận làm bảng MSDS Bước : Chuẩn bị DGD (Shipper’s Declaration for Dangerous Goods) nháp Về bản, qui trình giao nhận xuất hàng hố nguy hiểm khơng khác so với hàng hố bình thường, thêm bước chuẩn bị DGD DGD có nghĩa khai báo người gửi hàng hàng nguy hiểm DGD có sẵn mẫu, người gửi hàng cần điền đầy đủ xác thơng tin vào mẫu DGD phải có (màu trắng, màu hồng, màu xanh) công ty giao nhận giữ, giao cho hãng hàng không Bước : - Đặt chỗ qua hãng đại lý hãng hàng không nhận lại thông tin chuyến bay Khi tiến hành đặt chỗ cần gửi chứng từ sau cho hãng hàng không, bao gồm: DGD nháp, packing list, invoice Đại lý hãng hàng không thông báo với hãng hàng không nhận xác nhận đặt chỗ (Booking Confirm) Đại lý hãng hàng không gửi lại cho công ty Booking Confirm, có ghi thơng tin chuyến bay, ngày giao hàng chậm (cut off time, giao sau thời gian đó, hàng bị rớt lại), số bill - - - - Master AWB để thực khai hải quan, viết Talong (trên Talong thể số Master AWB, mã địa điểm đến số lượng kiện) Phát hành House AWB nháp dựa chứng từ người xuất cung cấp chứng từ khác người xuất yêu cầu gửi cho người xuất kiểm tra Nếu người xuất kiểm tra House AWB sai quay lại thực bước 2, thực tiếp bước sau Mở sẵn tờ khai hải quan điện tử hàng xuất (chưa truyền) Vì lý phải đem hàng kho, cân hàng nhận phiếu cân (gồm phiếu nhỏ) để biết xác khối lượng hàng hóa so sánh với thể tích hàng Nếu truyền tờ khai trước biết xác khối lượng hàng, khối lượng tờ khai hải quan mà lệch 3% so với thực tế tờ khai khơng chấp nhận Bước : Nhận hàng từ người xuất khẩu, tiến hành kiểm tra hàng hố dựa thơng tin mà khách hàng đưa Tiến hành đóng gói hàng hố theo tiêu chuẩn IATA (packing instruction) Đóng gói yếu tố quan trọng để đảm bảo an toàn trình vận chuyển hàng hố nguy hiểm đường hàng khơng Thùng sơn bỏ vào thùng UN, sau lót bột hút ẩm, đóng tối đa lít/kiện theo hướng dẫn đóng gói 366 (trong trường hợp lơ hàng gửi theo tàu khách) Sau đóng gói xong, làm đánh dấu dán nhãn cho kiện hàng: Đánh dấu Nhãn chất nguy hiểm Nhãn chất nguy hiểm thứ 2, thứ (nếu có) Nhãn handling (nếu có) Nhãn hướng (thường dán mặt đối diện thùng) Dán nhãn Tên shipper với địa chỉ, điện thoại, người liên hệ (nếu áp dụng) Tên consignee địa chỉ, điện thoại, người liên hệ (nếu áp dụng) Tên chất (PSN - Proper Shipping Name), Mã số UN Khối lượng tịnh (Net weight) tổng khối lượng (Gross weight) 5.Mã số thùng UN Bất kỳ kiện hàng không đánh dấu dán nhãn hợp lệ theo quy định IATA hành không chấp nhận vận chuyển - - Đưa hàng kho TCS để hoàn thành thủ tục trước “cut off” ghi booking để tránh bị rớt hàng Xuống hàng dán tờ talong ghi sẵn Bước lên hàng, kiện hàng phải dán talong để tránh bị hàng Đưa hàng vào cân đo số kiện, số kí làm tờ cân Khi có số cân thực tế, nhân viên giao nhận ghi vào tờ hướng dãn gửi hàng điện thoại báo cho phận chứng từ để tiếp tục nhập thơng tin hàng hóa truyền tờ khai Truyền tờ khai làm thủ tục hải quan: Khai báo thông tin để truyền tờ khai hải quan (bằng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 Truyền thông tin lô hàng đến hải quan, hải quan tiến hành kiểm tra phân luồng theo màu đỏ, xanh, vàng Truyền tờ khai nhận phân luồng Luồng xanh Thông quan mạng (sau nộp thuế) Luồng vàng Luồng đỏ Nộp hồ sơ để hải quan kiểm tra chi cục Nộp hồ sơ để hải quan kiểm tra chi cục Thông quan tờ khai hợp lệ (đã nộp thuế) Chuyển sang luồng đỏ có dấu hiệu vi phạm Thơng quan tờ khai hợp lệ (đã nộp thuế) Xuất trình hàng hố để hải quan kiểm tra thực tế Thơng quan tờ khai hợp lệ (đã nộp thuế) Hàng nguy hiểm nguy hiểm vận chuyển theo quy định vận chuyển, cụ thể theo quy định IATA Vì vậy, hải quan tiến hành kiểm tra phân luồng bình thường Trên thực tế, sơn thường nhận phân luồng vàng Bước : - Nộp DGD hoàn chỉnh tờ cân cho nhân viên tiếp nhận kho - Nhân viên tiếp nhận xem xét hàng hóa có đủ điều kiện để lên máy bay hay không cách tiến hành đánh check list Check list kiểm tra lô hàng từ kiện hàng chứng từ xem có phù hợp khơng Mỗi mục check list có ơ: Yes, No, N/A (Not Applicable) Bất mục mà bị đánh dấu vào “No” lơ hàng khơng chấp nhận vận chuyển - Trong trường hợp không chấp nhận vận chuyển, nhân viên tiếp nhận yêu cầu nhân viên giao nhận trường đóng hàng lại hàng để đáp ứng yêu cầu an toàn lên máy bay, cịn ngược lại họ ký tên để tiếp nhận hàng vào tờ cân (Hướng dẫn gửi hàng) Khi nhân viên tiếp nhận ký lên tờ cân hãng hàng khơng nhận hàng, trách nhiệm mát hãng hàng khơng chịu trách nhiệm - Nộp chứng từ sau cho hãng hàng không để hãng phát hành Master AWB gửi kèm tồn chứng từ theo lơ hàng: Tờ cân (đã kí) DGD hồn chỉnh Check list House AWB (bắt buộc) Packing list (nếu có) Invoice (nếu có) Lưu ý: Khi xuất House AWB viết dịng “Dangerous Goods as per attached Shipper’s Declaration” vào Handling information Trên Master AWB hãng hàng không tự điền vào Bước : Thông báo cho đại lý bên nước nhập việc gửi hàng - Số Master AWB House AWB - Người gửi - Người nhận - Tên hàng - Số lượng - Trọng lượng - Thể tích - Tên sân bay - Tên sân bay đến - Ngày khởi hành (ETD) - Ngày dự kiến tới (ETA) Bước : Hồn tất số thủ tục cịn lại kết thúc - Thông báo cho người xuất hàng đến nước nhập - Lên chứng từ toán toán khoản cần thiết: Làm Debit Note (giấy nợ), liệt kê tất chi phí phát sinh q trình làm hàng cộng thêm khoản lợi nhuận để gửi cho khách hàng Lưu trữ chứng từ file mềm để tiện lưu trữ liệu, giải vấn đề phát sinh có thơng tin để so sánh cho lô hàng Chuyển liệu chi phí, danh thu cho kế tốn để thống kê thuận tiện cho việc khai báo nộp thuế 2.3 Các nhân tố ảnh hưởng quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất sơn (UN 1263, nhóm 3) đường hàng khơng 2.3.1 Các yếu tố bên ngồi cơng ty Mơi trường văn hố Mỗi nước có số ngày lễ khác vào ngày họ thường nghỉ, gửi hàng hóa xuất nên tìm hiểu ngày ETA (ngày hàng đến) có trùng vào dịp lễ nghỉ dài ngày hay không, tránh bị ảnh hưởng tới công việc nhận hàng nước nhập khẩu, đồng thời tránh làm phát sinh phí lưu kho, gây tốn cho người nhập làm uy tín QV Trans Môi trường pháp luật Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập đường hàng không liên quan đến nhiều quốc gia khác Bất kỳ thay đổi môi trường luật pháp nói làm ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hố Các thơng tư nghị định phủ thời kỳ thường có thay đổi, cần nắm bắt thay đổi kịp thời để khơng xảy tình bất ngờ làm kéo dài quy trình, chậm trễ việc giao hàng hoá xuất Việc hiểu biết nguồn luật giúp người giao nhận tiến hành công việc cách hiệu Đặc biệt, vận chuyển hàng nguy hiểm đường hàng không hình thức vận tải khó khăn cần phải tuân thủ theo quy định IATA Muốn làm hàng nguy hiểm phải có chứng DG IATA cấp Cước phí hãng hàng không Cước vận tải hàng không cao, đặc biệt tuyến quốc tế Những ngày cao điểm ngày lễ, ngày tết cước vận chuyển hàng khơng cao gấp 3, chí gấp nhiều lần Đa số lơ hàng xuất đường hàng không QV Trans đặt chỗ thẳng qua hãng hàng không, nhiên số lộ trình cơng ty với mức cước mà hãng hàng không đại lý hãng hàng không báo giá, QV Trans chọn đặt chỗ qua chỗ báo giá tốt hơn, vừa để đảm bảo lợi nhuận uy tín cơng ty khách hàng Thời tiết Thời tiết ảnh hưởng lớn đến việc giao hàng, nhận hàng trình chun chở hàng hố đường hàng khơng Điều ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng thời gian giao nhận hàng hoá Sự phối hợp người xuất QV Trans Cần có phối hợp nhịp nhàng người xuất QV Trans Nếu phát sinh số trục trặc, dẫn đến việc không kịp giao hàng sân bay để làm thủ tục kho hải quan dẫn tới tình trạng rớt hàng, QV Trans phải hủy đặt chỗ với hãng hàng không, làm uy tín cơng ty với đại lý hãng hàng không Đồng thời làm thời gian khoản chi phí khơng cần thiết Do đó, người xuất QV Trans phải có tương tác cao, công ty nắm bắt nhu cầu người xuất cách rõ ràng xác để từ đưa phương án làm việc hiệu 2.3.2 Bên cơng ty Trình độ nhân viên Vận chuyển hàng nguy hiểm đòi hỏi kiến thức trình độ chun mơn cao Trên thực tế, khơng có q nhiều cơng ty giao nhận có kiến thức chun sâu lĩnh vực Đây nhân tố quan trọng mang tính định ảnh hưởng hàng đầu Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hố có diễn khoảng thời gian ngắn để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc nhiều vào trình độ người tham gia vào quy trình Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc Cơ sở hạ tầng trang thiết bị người giao nhận (văn phòng, kho hàng, phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản lưu kho hàng hoá,…) phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị kiểm tra hàng Với sở hạ tầng trang thiết bị, máy móc thiếu hồn chỉnh khơng đầy đủ gây khó khăn trở ngại cho q trình giao nhận hàng hố QV Trans chưa thực có hệ thống sở vật chất, máy móc đầy đủ tiện nghi phục vụ cho cơng việc 2.4 Đánh giá quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất sơn (UN 1263, nhóm 3) đường hàng khơng 2.4.1 Tích cực - Cơng ty am hiểu tuân thủ đầy đủ luật Việt Nam tham chiếu luật nước địa điểm gửi hàng đến - Có chứng IATA để thực nghiệp vụ giao nhận số mặt hàng nguy hiểm - Đội ngũ nhân viên công ty đa số nhân viên trẻ, có nhiệt huyết với nghề nghiệp, ham học hỏi trách nhiệm với sáng tạo cơng việc - Cơng ty mạnh lĩnh vực vận chuyển hàng nguy hiểm đường hàng không, có mối quan hệ tốt với nhiều hãng hàng khơng đại lý hãng hàng không - Việc thực giao nhận vận tải chủ yếu QV Trans tự đảm nhận, có tình trạng th công ty khác làm nên giảm khoản chi phí đáng kể 2.4.2 Tiêu cực - Vì hàng hóa nguy hiểm, nên quy trình phức tạp loại hàng hố thơng thường - Tốn nhiều thời gian chi phí việc đào tạo nghiệp vụ hàng nguy hiểm - Chưa có hệ thống xe nội doanh nghiệp, dẫn đến việc phát sinh thêm chi phí liên quan tới vận chuyển hàng hóa - Chưa có hệ thống đại lý giao nhận vận tải nước - Thiếu nguồn nhân lực số ngày cao điểm, nhân viên thường lúc làm nhiều lô hàng lúc, dễ dẫn đến việc xảy sai sót q trình thực hiện, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ cơng ty - Chưa thực có hệ thống sở vật chất đầy đủ tiện nghi phục vụ cho q trình giao nhận hàng hố CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN CỦA HÀNG XUẤT KHẨU SƠN (UN 1263, NHĨM 3) BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHƠNG 3.1 Giải pháp cho cơng ty nhằm hồn thiện qui trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất sơn (UN 1263, nhóm 3) đường hàng khơng Giải pháp 1: Nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên Như nói trên, nghiệp vụ hàng nguy hiểm lĩnh vực khó vận tải hàng khơng, địi hỏi nhân viên phải có kiến thức trình độ chun mơn cao Hiện nay, để thực quy trình xuất mặt hàng nguy hiểm nói riêng sơn (UN 1263, nhóm 3) nói riêng, cơng ty phải có nhân viên có chứng khóa học IATA DGR IATA trung tâm đào tạo IATA cấp phép Đa số đội ngũ nhân viên trẻ thiếu kinh nghiệm chưa có kinh nghiệm lĩnh vực Bên cạnh việc tuyển chọn thêm nhân viên, QV Trans nên tạo hội để nhân viên học hỏi đào tạo nhiều hơn, lựa chọn nhân viên xuất sắc để gửi họ học tập nâng cao nghiệp vụ IATA DGR…Từ nhân viên gửi đào tạo, họ chia kiên thức với tồn nhân viên cơng ty, tổ chức buổi huấn luyện nghiệp vụ công ty để nâng cao trình độ nhân viên nâng cao chất lượng uy tín doanh nghiệp Giải pháp 2: Đầu tư phương tiện vận tải QV Trans chưa có hệ thống xe nội doanh nghiệp, dẫn đến việc phát sinh thêm chi phí liên quan tới vận chuyển hàng hóa Nhu cầu giao nhận hàng hố ngày tăng lên, doanh nghiệp ngày cạnh tranh gay gắt với Vì vậy, QV Trans nên đầu tư thêm việc mua sắm xe vận chuyển để giảm chi phí th ngồi có đơn hàng lớn cần vận chuyển nội địa để nâng cao chất lượng dịch vụ cơng ty, làm cho hàng hố lưu thơng nhanh dễ quản lí, kiểm sốt q trình vận chuyển Giải pháp 3: Đầu tư sở vật chất Công ty thành lập tồn thời gian không dài với quy mơ nhỏ nên việc chưa có thiết bị máy móc sở vật chất đại đầy đủ điều dễ hiểu Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ cho Logistics bao gồm nhiều yếu tố mạng lưới thông tin phục vụ sản xuất, trao đổi liệu điện tử… QV Trans nên đầu tư nhiều vấn đề này, trang bị thêm máy tính mới, đảm bảo đường truyền internet mạnh ổn định, mua thêm số thiết bị cần thiết Bên cạnh đó, để trì hoạt động bình thường cần định kỳ tiến hành sửa chữa lớn thay sở vật chất kỹ thuật hư hỏng, hao mòn đổi Đồng thời tạo môi trường làm việc tiện nghi tốt cho nhân viên để khuyến khích, nâng cao tinh thần làm việc, cách cải tạo phòng ốc, bàn ghế, máy lạnh,… Giải pháp 4: Thiết lập mối quan hệ QV Trans chưa có hệ thống đại lý giao nhận vận tải chi nhánh cơng ty nước ngồi, việc thiết lập mối quan hệ hợp tác với doanh nghiệp Logistics nước ngồi giúp cơng ty thể nhận thêm đơn hàng từ đại lý Tạo mối quan hệ tốt với hãng vận chuyển đại lý để có mức cước phí rẻ, giúp cạnh tranh với doanh nghiệp khác 3.2 Kiến nghị nhà nước Kiến nghị : Hoàn thiện sách pháp luật Logistics Bổ sung, sửa đổi nội dung dịch vụ Logistics Luật Thương mại nhằm sở pháp lý thuận lợi cho hoạt động Logistics Kiến nghị sửa đổi, ban hành sách, pháp luật điều chỉnh dịch vụ Logistics, vận tải đa phương thức, vận tải xuyên biên giới Khi cập nhật văn pháp luật cần có thơng báo rộng rãi phương tiện truyền thông, trực tiếp gửi công văn đến doanh nghiệp, công ty hoạt động lĩnh vực có liên quan Kiến nghị : Hoàn thiện kết cấu hạ tầng Logistics Thông thường, đánh giá quốc gia phát triển kinh tế bền vững, người ta ln nhìn vào sở hạ tầng giao thông hệ thống cảng biển, yếu tố góp phần quan trọng cho tăng trưởng, đồng thời tảng vững để phát triển Logistics nước Nhìn chung hệ thống giao thơng Việt Nam thiếu yếu so với yêu cầu phát triển đất nước Logistics Điểm bật cầu đường tiêu chuẩn qui định để bảo đảm tải trọng cho xe container lưu thông, chưa kết nối tốt hệ thống giao thông nội địa với cảng biển nước sâu, cảng biển cửa ngõ giao thương quốc tế hiệu sử dụng đa phương thức vận tải giao thơng cịn thấp Tích cực thực rà soát quy hoạch, kế hoạch, đảm bảo tính đồng hạ tầng giao thơng dịch vụ vận tải Kiến nghị : Nâng cao lực doanh nghiệp chất lượng dịch vụ Triển khai hoạt động Logistics tảng ứng dụng công nghệ thông tin công nghệ Logistics Ưu tiên bố trí ngân sách hỗ trợ nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao công nghệ tiến kỹ thuật cho phát triển dịch vụ Logistics Hỗ trợ xây dựng doanh nghiệp, công ty Logistics, triển khai sách vay vốn với lãi suất thấp, gói ưu đãi doanh nghiệp Kiến nghị 4: Phát triển thị trường dịch vụ Logistics Chủ động đăng cai, tổ chức hội thảo, hội chợ, triển lãm quốc tế Logistics Tham gia hội chợ, triển lãm quốc tế Logistics Tổ chức đoàn nghiên cứu nước mời đoàn doanh nghiệp nước vào Việt Nam trao đổi hội đầu tư, hợp tác phát triển dịch vụ Logistics Tăng cường liên kết với hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ Logistics khu vực ASEAN giới Thu hút đông đảo doanh nghiệp Logistics nước đến làm ăn, hợp tác với doanh nghiệp Việt Nam… PHỤ LỤC [https://baomoi.com/nang-cao-nang-luc-canh-tranh-va-phat-trien-dich-vu-Logisticsviet-nam/c/22015860.epi] , 20/11/2017 Hình 1: Tờ khai hàng nguy hiểm EK Hình 2: Tờ khai hàng nguy hiểm VNA Hình 3: Tờ khai hàng nguy hiểm TK Hình : Tờ khai hàng nguy hiểm CX ... đề tài “THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN CỦA HÀNG XUẤT KHẨU SƠN (UN 1263, NHĨM 3) BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHƠNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT” để... Tổng quan Công ty TNHH Vận Tải Và Thương Mại Quốc Việt - Chương : Qui trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất sơn (UN 1263, nhóm 3) đường hàng không Công ty TNHH Vận Tải Và Thương Mại Quốc Việt - Chương... số giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện qui trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất sơn (UN 1263, nhóm 3) đường hàng không Công ty TNHH Vận Tải Và Thương Mại Quốc Việt CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY