BÁO CÁO THỰC TẬP QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT

LỜI MỞ ĐẦUSau hơn 20 năm hội nhập và phát triển, nền kinh tế Việt Nam đã và đang cónhững bước tiến vượt bậc, khối lượng hàng hóa giao dịch với các nước khác tănglên đáng kể. Nhất là khi Việt Nam gia nhập WTO, TPP và sắp tới là cộng đồngchung ASIAN thì hoạt động xuất nhập khẩu càng được đẩy mạnh. Trước xu thế đó,vận tải quốc tế đã khẳng định rõ vai trò là tiền đề trong sự ra đời và phát triển củathương mại quốc tế, trong đó không thể không đề cập tới các công ty giao nhận vậntải, đóng vai trò mắt xích liên kết những nhà xuất khẩu, các hãng hàng không (hãngtàu) với các doanh nghiệp nhập khẩu, gánh vác một phần công việc giúp cho cácnhà xuất nhập khẩu có thể tập trung vào hoạt động sản xuất.Được thành lập hơn sáu năm, đến nay Công Ty TNHH Vận Tải và ThươngMại Quốc Việt là một trong những công ty cung cấp các dịch vụ giao nhận hànghóa với số lượng dịch vụ đa dạng theo phương thức vận chuyển (đường biển, đườnghàng không, chuyển phát nhanh), đặc tính của hàng hóa (hàng hóa thông thường,hàng hóa nguy hiểm), phạm vi (quốc tế, nội địa).Để giảm thiểu tình trạng nhập siêu và mang về nguồn ngoại tệ chính cho đấtnước, thì nhà nước ta đã có những chính sách thúc đẩy xuất khẩu hàng hóa, nên tìnhhình xuất khẩu đã có những khởi sắc trong những năm gần đây. Hòa vào xu thế đó,hoạt động xuất khẩu ở Quốc Việt (cả về đường biển và đường hàng không) đã vàđang chiếm một tỷ trọng lớn trong số lợi nhuận hàng năm của công ty. Và đặc biệt,bằng những ưu điểm của vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không thì cũng đãgóp phần thúc đẩy và rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa quốc tế.Vì vậy, đó là lý do mà em đã lựa chọn đề tài “QUY TRÌNH GIAO NHẬNHÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHHVẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT” để làm đề tại báo cáo thực tập. Bằng sựtrải nghiệm thực tế và các kinh nghiệm mà các anh chị đang làm việc tại Quốc Việtchia sẻ và sự hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Ngân, sau một khoảng thời gian thựctập, em đã hoàn thành bài báo cáo này.Bố cục của bài báo cáo gồm 3 chương:Chƣơng 1: Giới thiệu tổng quan về công ty Quốc ViệtChƣơng 2: Quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa bằng đường hàng khôngtại công ty Quốc ViệtChƣơng 3: Kiến nghị nhằm nâng cao hiểu quả hoạt động của Quốc Việt1CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY.1.1. Lĩnh vực hoạt độngCông Ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Quốc Việt gọi tắt là QV Trans, làcông ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải, chuyển phát nhanh: Dịch vụ chuyển phát nhanh: Chuyển phát nhanh quốc tế. Chuyển phát nhanh trong nước. Dịch vụ vận chuyển hàng hóa: Vận tải hàng không. Vận tải hàng hải. Dịch vụ hàng hóa nguy hiểm: Vận chuyển bằng đường hàng không trongnước và quốc tế.QV Trans được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0310116808, cấp ngày12062010 và chính thức hoạt động vào ngày 01072016 do anh Lê Thanh Tùnglàm giám đốc.Trải qua hơn 6 năm hoạt động, công ty đã có những bước phát triển, từ lúcmới thành lập thì chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế vànội địa, đến nay đã hoạt động trong một số hoạt động Logistics và có chỗ đứng nhấtđịnh trong thị trường vận chuyển quốc tế và nội địa, Ngoài ra trong thời gian gầnđây, do nhu cầu mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động, công ty đã đưa vào hoạtđộng hệ thống kho bãi, phục vụ tốt hơn cho hoạt động Logistics của công ty, nângcao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp logistics trong khu vực TP.HCM nóiriêng và Việt Nam nói chung.

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH

VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT

Giảng viên hướng dẫn: TS PHẠM THỊ NGÂN

Sinh viên thực hiện: NGUYỄN HOÀNG PHƯỚC THÀNH MSSV: 71306691

Ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ Khóa: ĐH 17

TP HCM, THÁNG 11 năm 2016

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH

VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT

Giảng viên hướng dẫn: TS PHẠM THỊ NGÂN

Sinh viên thực hiện: NGUYỄN HOÀNG PHƯỚC THÀNH MSSV: 71306691

Ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ Khóa: ĐH 17

TP HCM, THÁNG 11 năm 2016

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp Trong suốt thời gian kể từ khi bước chân vào giảng đường đại học, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ hết sức hữu ích từ thầy cô, gia đình và người thân Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi đến quý thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh nói riêng và các thầy cô đang công tác tại trường Đại Học Tôn Đức Thắng nói chung đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường để em vận dụng vào quá trình thực tập, làm báo cáo và xa hơn nữa là công việc của em sau khi ra trường

Về phía nhà trường, em chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Ngân – Khoa Quản Trị Kinh Doanh, trưởng bộ môn Kinh Doanh Quốc Tế đã trực tiếp chỉ dẫn và cho những hướng chỉnh sửa những sai sót trong bài làm của em

Về phía doanh nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn tới toàn bộ anh chị đang công tác tại Công Ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Quốc Việt, đặc biệt là anh Lê Thanh Tùng – Giám đốc doanh nghiệp đã cho em những lời chỉ dẫn, định hướng nghề nghiệp cũng như hướng dẫn các công việc trông công ty trong suốt thời gian

em thực tập tại công ty

Chúc các thầy cô, các anh chị đang làm việc tại công ty Quốc Việt sức khỏe và thành đạt!

Em xin chân thành cảm ơn!

TP.HCM tháng 11 năm 2016

NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP

Sinh viên: NGUYỄN HOÀNG PHƯỚC THÀNH MSSV: 71306691

XÁC NHẬN CỦA DOANH NGHIỆP

(Ký tên và đóng dấu)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU KHẢO SÁT V/v: Đánh giá mức độ hài lòng của doanh nghiệp đối với sinh viên Khoa QTKD

Đầu tiên Khoa Quản trị Kinh doanh Đại học Tôn Đức Thắng xin chân thành cảm

ơn sự giúp đỡ của Quí đơn vị dành cho sinh viên của Khoa trong thời gian qua Để tiếp tục cải tiến chất lượng đào tạo nhằm giúp sinh viên có thể đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu của doanh nghiệp về nhân lực, Khoa Quản trị kinh doanh kính đề nghị Quí đơn vị dành thời gian nhận xét về sinh viên của Khoa đang thực tập-làm việc tại doanh nghiệp bằng cách chọn lựa mức độ hài lòng ở các vấn đề nêu ra như sau:

Tên sinh viên:

MSSV: Lớp :

Thời gian thực tập: Từ đến

Phòng ban thực tập:

1/ Tính kỷ luật:  Rất hài lòng  Hài lòng  Tạm được

 Không hài lòng  Hoàn toàn không hài lòng 2/ Tính chuyên cần:  Rất hài lòng  Hài lòng  Tạm được

 Không hài lòng  Hoàn toàn không hài lòng 3/ Tác phong trong công việc:  Rất hài lòng  Hài lòng  Tạm được

 Không hài lòng  Hoàn toàn không hài lòng 4/ Chuyên môn chung về chuyên ngành thực tập:  Rất hài lòng  Hài lòng  Tạm được

 Không hài lòng  Hoàn toàn không hài lòng 5/ Nhận xét hoặc đề nghị khác:

Xin chân thành cảm ơn

Trân trọng kính chào

Ngày ……… tháng ……… năm 201…

XÁC NHẬN CỦA DOANH NGHIỆP

Ghi chú: đánh giá chung là hài lòng

nếu không có mục nào bị đánh giá từ

mức không hài lòng trở xuống

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Sinh viên: NGUYỄN HOÀNG PHƯỚC THÀNH MSSV: 71306691

XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

Sinh viên: NGUYỄN HOÀNG PHƯỚC THÀNH MSSV: 71306691

XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1

1.1 Lĩnh vực hoạt động 1

1.2 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự 1

1.2.1 Cơ cấu tổ chức 1

1.2.2 Tình hình nhân sự 3

1.3 Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. 6

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT 10

2.1 Sơ đồ mối quan hệ giữa các liên quan trong hoạt động mua bán và hoạt động giao nhận và khái niệm dịch vụ giao nhận vận tải (Freight Forwarding Services) 10

2.1.1 Sơ đồ mối quan hệ giữa các bên trong giao nhận vận tải hàng hóa 10

2.1.2 Khái niệm: 11

2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không. 11

2.2.1 Sơ đồ quy trình 11

2.2.2 Phân tích quy trình 14

2.3 Phân chia tránh nhiệm và chi phí trong giao dịch hàng hóa ngoại thương. 33 2.3.1 Trách nhiệm của các bên 33

2.3.2 Chi phí các bên 34

2.3.3 Cách tính cước phí vận chuyển bằng đường hàng không và các phụ phí 34

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình. 36

2.4.1 Các yếu tố bên ngoài: 36

2.4.2 Các yếu tố bên trong 36

2.5 Đánh giá quy trình 37

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT 38

3.1 Phân tích SWOT 38

3.1.1 Điểm mạnh (Strengths) 38

3.1.2 Điểm yếu (Weaknesses) 38

3.1.3 Cơ hội (Opportunities) 38

3.1.4 Thách thức (Threats) 39

3.2 Kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tại Công Ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Quốc Việt 39

3.2.1 Kiên nghị dựa trên phân tích SWOT 39

3.2.2 Kiến nghị khác đối với doanh nghiệp và nhà nước 40

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Độ tuổi nhân sự của Quốc Việt 3

Bảng 1.2: Số năm kinh nghiêm nhân sự của Quốc Việt 4

Bảng 1.3: Bảng phân bố số lượng nam nữ của Quốc Việt 4

Bảng 1.4: Bảng phân bố trình độ nguồn nhân lực của Quốc Việt 5

Bảng 1.5: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Quốc Việt năm 2013 7

Bảng 1.6: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Quốc Việt năm 2014 7

Bảng 1.7: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Quốc Việt năm 2015 8

Bảng 2.1: Danh sách hàng hóa và đơn giá 15

Bảng 2.2: Danh sách đóng gói hàng hóa 16

DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 1.1: Biểu đồ độ tuổi nhân sự của Quốc Việt 3

Biểu đồ 1.2: Biểu đồ thể hiện số năm kinh nghiệm nhân sự của Quốc Việt 4

Biểu đồ 1.3: Biểu đồ số lượng nam nữ của Quốc Việt 5

Biểu đồ 1.4: Biểu đồ thể hiện trình độ nguồn nhân lực của Quốc Việt 5

Biểu đồ 1.5: Biểu đồ so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của Quốc Việt trong ba năm 2013, 2014, 2015 8

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự của Quốc Việt 2

Sơ đồ 2.1: Mối liên hệ giữa các bên liên quan trong thương mại và hoạt động giao nhận vận tải 10

Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không ở Quốc Việt vào ngày 27/09/2016 12

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ mối liên hệ giữa các bên trong hoạt động giao nhận tại nước xuất khẩu bằng đường hàng không của Quốc Việt ngày 27/09/2016 14

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1: Mô tả hàng hóa trong Manifest 17

Hình 2.2: Thiết lập thông số khai báo 19

Hình 2.3: Kết quả kết nối giữa doanh nghiệp và Hải Quan 20

Hình 2.4: Chọn doanh nghiệp khai báo 21

Hình 2.5: Nhập thông tin chung tờ khai hải quan 22

Hình 2.6: Nhập thông tin chung tờ khai hải quan (Tiếp theo) 22

Hình 2.7: Nhập thông tin chung tờ khai hải quan (Tiếp theo) 23

Hình 2.8: Nhập thông tin chung tờ khai hải quan (Tiếp theo) 24

Hình 2.9: Nhập thông tin hàng hóa 24

Hình 2.10: Nhập thông tin hàng hóa (Tiếp theo) 25

Hình 2.11: Nhập thông tin hàng hóa (Tiếp theo) 25

Hình 2.12: Toàn bộ hàng hóa sau khi đã được nhập vào phần mềm 26

Hình 2.13: Đăng ký tờ khai và nhận số tờ khai 28

Hình 2.14: Khai chính thức tờ khai (EDC) 28

Hình 2.15: Nhân kết quả thông báo kết quả khai báo thành công 29

Hình 2.16: Lấy kết quả phân luồng, thông quan 29

Hình 2.17: Lấy thông tin phản hồi từ Hải Quan 30

Hình2.18 Giao diện in danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực hải quan giám sát 31

LỜI MỞ ĐẦU

Sau hơn 20 năm hội nhập và phát triển, nền kinh tế Việt Nam đã và đang có những bước tiến vượt bậc, khối lượng hàng hóa giao dịch với các nước khác tăng lên đáng kể Nhất là khi Việt Nam gia nhập WTO, TPP và sắp tới là cộng đồng chung ASIAN thì hoạt động xuất nhập khẩu càng được đẩy mạnh Trước xu thế đó, vận tải quốc tế đã khẳng định rõ vai trò là tiền đề trong sự ra đời và phát triển của thương mại quốc tế, trong đó không thể không đề cập tới các công ty giao nhận vận tải, đóng vai trò mắt xích liên kết những nhà xuất khẩu, các hãng hàng không (hãng tàu) với các doanh nghiệp nhập khẩu, gánh vác một phần công việc giúp cho các nhà xuất nhập khẩu có thể tập trung vào hoạt động sản xuất

Được thành lập hơn sáu năm, đến nay Công Ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Quốc Việt là một trong những công ty cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa với số lượng dịch vụ đa dạng theo phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh), đặc tính của hàng hóa (hàng hóa thông thường, hàng hóa nguy hiểm), phạm vi (quốc tế, nội địa)

Để giảm thiểu tình trạng nhập siêu và mang về nguồn ngoại tệ chính cho đất nước, thì nhà nước ta đã có những chính sách thúc đẩy xuất khẩu hàng hóa, nên tình hình xuất khẩu đã có những khởi sắc trong những năm gần đây Hòa vào xu thế đó, hoạt động xuất khẩu ở Quốc Việt (cả về đường biển và đường hàng không) đã và đang chiếm một tỷ trọng lớn trong số lợi nhuận hàng năm của công ty Và đặc biệt, bằng những ưu điểm của vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không thì cũng đã góp phần thúc đẩy và rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa quốc tế

Vì vậy, đó là lý do mà em đã lựa chọn đề tài “QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT” để làm đề tại báo cáo thực tập Bằng sự

trải nghiệm thực tế và các kinh nghiệm mà các anh chị đang làm việc tại Quốc Việt chia sẻ và sự hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Ngân, sau một khoảng thời gian thực tập, em đã hoàn thành bài báo cáo này

Bố cục của bài báo cáo gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty Quốc Việt

Chương 2: Quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

tại công ty Quốc Việt

Chương 3: Kiến nghị nhằm nâng cao hiểu quả hoạt động của Quốc Việt

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

1.1 Lĩnh vực hoạt động

Công Ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Quốc Việt gọi tắt là QV Trans, là công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải, chuyển phát nhanh:

 Dịch vụ chuyển phát nhanh:

- Chuyển phát nhanh quốc tế

- Chuyển phát nhanh trong nước

Trải qua hơn 6 năm hoạt động, công ty đã có những bước phát triển, từ lúc mới thành lập thì chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế và nội địa, đến nay đã hoạt động trong một số hoạt động Logistics và có chỗ đứng nhất định trong thị trường vận chuyển quốc tế và nội địa, Ngoài ra trong thời gian gần đây, do nhu cầu mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động, công ty đã đưa vào hoạt động hệ thống kho bãi, phục vụ tốt hơn cho hoạt động Logistics của công ty, nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp logistics trong khu vực TP.HCM nói riêng và Việt Nam nói chung

1.2 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự

1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức ở Công Ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Quốc Việt được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự của Quốc Việt

(Nguồn: Sinh viên thực tập thực hiện)

Nhiệm vụ cụ thể:

Giám đốc: Là người đứng đầu doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật

về hoạt động của công ty; tổ chức thực hiện và hoàn thành những chỉ tiêu và kế hoạch; tạo và phát triển mối quan hệ kinh doanh với các hãng tàu, hãng hàng không

và đại lý hãng tàu, hãng hàng không; trực tiếp ra quyết định tuyển chọn nhân sự mới cho công ty

Phòng kế toán: Kiểm tra và ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh; quản lý

tài chính trong công ty; lập bảng tổng hợp cân đối kế toán, thực hiện khai báo thuế, hoàn thuế theo quy định… và báo cáo cho giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Phòng xuất nhập khẩu: Cung cấp và thực hiện các dịch vụ vận tải quốc tế

của công ty, báo cáo cho giám đốc về các lô hàng đã thực hiện Công việc cụ thể của các bộ phận trong phòng xuất nhập khẩu như sau:

- Bộ phận Sale: Tìm kiếm khách hàng mới; chăm sóc khách hàng cũ và những

khách hàng tiềm năng; đàm phám và báo giá cước các dịch vụ của công ty với khách hàng

- Bộ phận chứng từ: Thực hiện các công việc như khai báo hải quan điện tử;

cập nhật những thông tin mới nhất, như các thông tư và hướng dẫn thực hiện các thủ tục có liên quan tới hoạt động của công ty; lập House Bill, gửi thông tin hàng hóa cho hãng tàu, hãng hàng không; lập các chứng từ cần thiết khác phụ vụ cho các

hoạt đông của công ty; theo dõi lộ trình vận chuyển hàng hóa dựa trên số Bill tàu do hãng tàu phát hành để hỗ trợ khách hàng trong trường hợp cần thiết…

- Bộ phận giao nhận: Nhận hàng, đóng và gom hàng từ khách hàng, thực hiện

thông quan, giải phóng hàng hóa nhập tại cảng và sân bay

- Bộ phận chuyển phát nhanh: Nhận thông tin từ khách hàng, điều phối nhận

viên giao nhận đi nhận hàng từ khách hàng; ghi thông tin Bill; kiểm tra và lưu trữ thông tin bảng kê từ nhân viên giao nhận viết; chuyển thông tin hàng hóa cho bộ phận chứng từ để lên tờ khai…

Phòng quản lý hoạt động kho bãi: Theo dõi tình hình xuất nhập hàng hóa,

sắp xếp hàng và đảm bảo sự thông suốt trong quá trình hoạt động và báo cáo cho giám đốc về hoạt tình hình xuất nhập của kho

Lưu ý: sơ đồ tổ chức trên hoàn toàn dựa vào quá trình học hỏi cũng như

quan sát tình hình hoạt động của công ty trong thời gian thực tập

(Nguồn: Sinh viên thực tập thực hiện)

Biểu đồ 1.1: Biểu đồ độ tuổi nhân sự của Quốc Việt

(Nguồn: Sinh viên thực tập thực hiện)

 Số năm kinh nghiệm:

Bảng 1.2: Số năm kinh nghiêm nhân sự của Quốc Việt

(ĐVT: Người)

Số năm kinh nghiệm < 1 năm 1 – 2 năm 2 – 3 năm >3 năm

(Nguồn: Sinh viên thực tập thực hiện)

Biểu đồ 1.2: Biểu đồ thể hiện số năm kinh nghiệm nhân sự của Quốc Việt

(Nguồn: Sinh viên thực tập thực hiện)

Biểu đồ 1.3: Biểu đồ số lượng nam nữ của Quốc Việt

(Nguồn: Sinh viên thực tập thực hiện)

(Nguồn: Sinh viên thực tập thực hiện)

Biểu đồ 1.4: Biểu đồ thể hiện trình độ nguồn nhân lực của Quốc Việt

(Nguồn: Sinh viên thực tập thực hiện)

Qua các số liệu và các biểu đồ về tình hình nhân sự của công ty và quá trình thực tập tại công ty, có thể đưa ra các nhận xét về tình hình nhân sự như sau:

- Về số lượng nhân viên, thì đối với Quốc Việt là một doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ xuất nhậu khẩu cũng như chuyển phát nhanh, thì quy mô nhân sư với 11 người là phù hợp, không quá đông và cũng không quá ít Nhân viên được giao nhiệm vụ chi tiết nên tình hình quản lý nhân sự cũng trở nên rõ ràng Tuy nhiên, thực tế phụ thuộc vào số lượng công việc nhiều hay ít, vẫn không tránh khỏi tình trạng ngày thiếu hoặc thừa nhân lực

- Nguồn nhân lực của Quốc Việt đa số nằm trong độ tuổi từ 20 -30 tuổi, còn rất trẻ, vì vậy số năm làm việc trong ngành còn khá ít (đa số nằm trong khoảng từ 1 – 3 năm), bù lại đó lại là nguồn nhân lực có sức khỏe tốt, nhạy bén với công việc và

có tâm huyết với công việc

- Với số lực lượng nhân sự đa số là nam, có thể thấy được nhu cầu về nhân sự của Quốc Việt là về vị trí giao nhận vận tải, thường xuyên phải chạy “hiện trường” nhiều Các công việc đòi hỏi tính tỉ mỉ và cẩn thận cao như chứng từ hoặc kế toán đều là nữ Để đáp ứng được yêu cầu của công việc và cũng như có thể linh động được trong công việc, các nhân viên nam ngoài việc phải có kinh nghiệm về các công việc giao nhận, thì yêu cầu hiểu biết về các công việc chứng từ là hết sức cần thiết và để có thể làm được như vậy, thì cần phải có sự luân chuyển công việc giữa các nhân viên

- Cuối cùng, trình độ nguồn nhân lực của Quốc Việt cũng khá cao, tuy nhiên

số lượng người đã học về xuất nhập khẩu, logistics trước khi đi làm còn khá khiêm tốn, nhưng sau một thời gian làm việc, thì họ cũng có được những kiến thức về xuất nhập khẩu và có thể hoàn thành tốt công việ của mình Vì vậy công việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nói riêng và những ngành nghề khác trong xã hội có thể nói là không chỉ dành cho những sinh viên tốt nghiệp đúng chuyên ngành

1.3 Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Qua số liệu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh liên tiếp trong 3 năm (2013 – 2014 – 2015) do phòng kế toán của Công Ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Quốc Việt cung cấp, đã thu được tổng kết thông qua bảng kết quả sau: (ĐVT: VND)

Tổng 2,230,241,930.00 1,832,614,537.00 397,627,393.00

(Nguồn: Phòng kế toán)

Tổng 3,009,432,269.00 2,516,270,253.00 493,162,016.00

(Nguồn: Phòng kế toán)

Từ các số liệu đó, ta có biểu đồ so sánh về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của

Công Ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Quốc Việt như sau:

Biểu đồ 1.5: Biểu đồ so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của Quốc Việt trong

Nhưng sang năm 2014, Trung Quốc hạ đặt dàn khoan trái phép ở Biển Đông gây mất an ninh trật tự trong vận tải hàng hóa bằng đường biển và giá xăng dầu tăng cao, ảnh hưởng tới hoạt động vận tải hàng hóa qua Biển Đông (tuyến đường vận chuyển hàng hóa bằng đường biển huyết mạch của thế giới), gây ảnh hưởng cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, trong đó có Quốc Việt, dẫn đến doanh thu cả năm 2014 của Quốc Việt (2,230,241,930 VNĐ) giảm so với năm

2013

Năm 2015, Quốc Việt mở rộng quy mô hoạt động, tuyển thêm nhân sự, cho

nên doanh thu mang về tăng cao, lên mức 3,009,432,269 VNĐ

- Về chi phí:

Năm 2013, mức chi phí của Quốc Việt là 2,153,470,597 VND

Nhưng sang năm 2014, do sự sụt giảm về doanh thu, nên chi phí cho hoạt

động kinh doanh cũng từ đó mà giảm xuống còn 1,832,614,537 VNĐ

Năm 2015, do mở rộng quy mô kinh doanh, tuyển thêm nhân sự và doanh thu tăng nên mức chi phí bỏ ra cũng từ đó mà tăng lên rất cao (2,516,270,253 VNĐ), cao nhất trong ba năm 2013, 2014 và 2015

Năm 2015, do doanh thu tăng mạnh, nên lợi nhuận trước thuế cũng vì thế mà tăng lên mức (493,162,016 VNĐ), là mức lợi nhận cao nhất trong ba năm 2013,

2014 và 2015

Lưu ý: các nhận xét trên ngoài dựa vào số liệu kết quả hoạt động kinh doanh

của Quốc Việt do phòng kế toán cung cấp, thì các ý kiến trên hoàn toàn dựa vào sự hiểu biết của sinh viên về nền kinh tế và quá trình hoạt động kinh doanh của Quốc Việt trong ba năm đó

Năm 2016, Quốc Việt tiếp tục mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, và việc đưa vào khai thác kho và vận chuyển hàng hóa nội địa, hứa hẹn sẽ là một năm có mức doanh thu tiếp tục tăng, và từ đó mức lợi nhuận cũng sẽ tăng lên cao hơn nữa…

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ

THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT 2.1 Sơ đồ mối quan hệ giữa các liên quan trong hoạt động mua bán và hoạt động giao nhận và khái niệm dịch vụ giao nhận vận tải (Freight Forwarding Services)

2.1.1 Sơ đồ mối quan hệ giữa các bên trong giao nhận vận tải hàng hóa

Sơ đồ 2.1: Mối liên hệ giữa các bên liên quan trong thương mại và hoạt động

giao nhận vận tải

(Nguồn: Internet)

Giải thích các bước theo sơ đồ:

- Người bán (Seller) và người mua (Buyer) ký hợp đồng thương mại với nhau để mua bán hàng hóa Mỗi quan hệ giữa người bán và người mua thông qua

hợp đồng thương mại (Trade Contract)

- Người bán sau khi chuẩn bị hàng hóa, chứng từ đầy đủ sẽ tìm kiếm một

công ty giao nhận để đứng trung gian thu xếp hoạt động vận chuyển, sau đó sẽ ký hợp đồng dịch vụ giao nhận vận tải với công ty giao nhận đó Người bán sẽ là Shipper trong House Bill do công ty giao nhận phát hành cho người bán Mối quan

Seller

Shipper

Buyer Consignee

Carrier Forwarder

Shipper

Forwarding

Contract

Transport and Delivery

Contract of Carriage Trade Contract

hệ giữa người bán và Forwarder thông qua hợp đồng giao nhận (Forwarding Contract)

- Công ty giao nhận (Forwarder) sẽ ký hợp đồng vận chuyển với hãng hàng không/ hãng tàu (Carrier) và công ty giao nhận sẽ đứng tên là Shipper trong Master Bill do hãng hàng không/ hãng tàu phát hành Mối quan hệ của Forwarder

và người chuyên chở thể hiện qua hợp đồng chuyên chở (Contract of Carriage Contract)

- Người vận chuyển sẽ thực hiện vận chuyển và giao hàng cho người nào đứng tên trong ô consignee trên vận đơn gốc và giữ vận đơn gốc do họ phát hành

2.1.2 Khái niệm:

Từ sơ đồ, ta có khái niệm: Giao nhận vận tải (hay freight forwarding) là dịch

vụ vận chuyển hàng hóa từ người gửi hàng đến người nhận hàng, trong đó người giao nhận (forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ của mình

Trong quá trình giao nhận vận tải ngoại thương có rất nhiều bên tham gia, phổ biến bao gồm:

- Người mua hàng (Buyer): Người mua đứng tên trong hợp đồng thương mại

và trả tiền mua hàng

- Người bán hàng (Seller): Người bán hàng trong hợp đồng thương mại

- Người gửi hàng (Shipper): Người gửi hàng, ký hợp đồng vận tải

- Người nhận hàng (Consignee): Người có quyền nhận hàng ở bên nước nhập

- Người vận tải (Carrier): Vận chuyển hàng từ điểm giao tới điểm nhận theo hợp đồng vận chuyển

- Người giao nhận vận tải (Forwarder): Người trung gian thu xếp hoạt động vận chuyển, nhưng đứng tên là người gửi hàng (Shipper) trong hợp đồng với người vận tải

2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không Lưu ý: Tùy vào đơn hàng và yêu cầu riêng (công việc phải làm) của mỗi

khách hàng, thì sẽ có sự thay đổi linh hoạt trong quy trình trong từng lô hàng, ví dụ như có khách hàng sẽ yêu cầu cung cấp dịch vụ cho toàn bộ quá trình, có khách hàng chỉ yêu cầu cung cấp dịch vụ khai hải quan…

2.2.1 Sơ đồ quy trình

Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không ở

Quốc Việt vào ngày 27/09/2016

(Nguồn:Sinh viên thực tập thực hiện)

Báo giá – Nhận yêu cầu cung

Thông báo cho đại lý bên nước

nhập khẩu về việc gửi hàng

Nếu sai, người XK yêu

cầu sửa lại House AWB

Phát hành House AWB dựa trên chứng từ do người XK cung cấp và các chứng từ khác

do người XK yêu cầu

Đặt chỗ qua hãng đại lý hãng hàng không và nhận lại Booking

có các thông tin về chuyến bay

Hoàn tất một số thủ

tục còn lại và kết thúc

Nếu thông tin sai

Nếu thông tin đúng

Bước 1: Sau khi người Xuất khẩu yêu cầu cung cấp dịch vụ, thì bộ phận Sale

sẽ báo giá cho người xuất khẩu, nếu người xuất khẩu chấp nhận mức giá, thì bộ phận Sale sẽ nhận và chuyển yêu cầu xuống bộ phận chứng từ để chuẩn bị chứng từ

cho lô hàng

Bước 2: Bộ phận chứng từ sẽ yêu cầu người xuất khẩu cung cấp thông tin của

lô hàng để lập House AWB, và các chứng từ khác theo yêu cầu của người xuất khẩu

Ở lô hàng xuất bằng đường hàng không này, Công Ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Quốc Việt được khách hàng yêu cầu đứng tên là Shipper trong cả

House AWB (thay vì người Xuất khẩu sẽ đứng tên là shipper trong House AWB,

Quốc Việt chỉ đứng tên trong MASTER AWB) và MASTER AWB

Bước 3: Quốc Việt sẽ lập House Bill theo yêu cầu của khách hàng, sau đó sẽ scan và gửi cho khách hàng kiểm tra, nếu có sai sót, sẽ quay lại từ Bước 2, còn nếu các thông tin đều chính xác, thì tiếp tục ở Bước 4

Bước 4: Sau khi có các thông tin chính xác trên House AWB mà nhà xuất

khẩu đã xác nhận, Quốc Việt sẽ đặt chỗ trên đại lý hãng hàng không, đại lý hãng hàng không thông báo với hãng hàng không và nhận xác nhận đặt chỗ (Booking Confirm), sau đó đại lý hãng hàng không sẽ gửi lại cho Quốc Việt bản Booking Confirm, trên đó có ghi các thông tin về chuyến bay, ngày giao hàng chậm nhất ( cut off time, nếu giao sau thời gian đó, thì hàng sẽ bị rớt lại), và số Bill của Master AWB để thực hiện khai hải quan, viết Talong (trên Talong sẽ thể hiện số Master AWB, mã địa điểm đến và số lượng kiện) và điền vào tờ “Hướng Dẫn Gửi Hàng” (Tờ cân) theo mẫu của kho TCS

Bước 5: Sau khi đã có đầy đủ chứng từ, thông tin về chuyến bay đã đặt, lên

sẵn tờ khai (chưa truyền tờ khai) bằng phần mềm khai hải quan điện tử ECUSS VNACCS

Bước 6: Vận chuyển hàng ra kho TCS và làm các thủ tục ở kho, truyền tờ khai

hải quan, làm thủ tục hải quan và tiến hành giao hàng cho hãng hàng không

Bước 7: Gửi thông báo về hàng hóa cho đại lý dịch vụ ở bên phía nước nhập

khẩu về tình trạng hàng hóa

Bước 8: Hoàn tất các thủ tục còn lại ở công ty, lên chứng từ thanh toán và

thanh toán các khoản cần thiết

2.2.2 Phân tích quy trình

Bước 1: Bộ phận Sale nhận yêu cầu cung cấp dịch vụ cho người xuất khẩu,

đồng thời báo giá dịch vụ, sau đó chuyển yêu cầu tới bộ phận chứng từ để thực hiện lập bộ chứng từ

Lưu ý: Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà ở mỗi lô hàng, có sự khác nhau

giữa các chứng từ được lập, không phải lô hàng nào số chứng từ được lập đều giống

nhau

Bước 2: Bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với nhà xuất khẩu và lấy thông tin về

hàng hóa, cũng như tên và địa chỉ người nhận để lập các chứng từ cho lô hàng

Sơ đồ mối quan hệ giữa các bên trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu

bằng đường hàng không của Quốc Việt ở lô hàng này như sau:

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ mối liên hệ giữa các bên trong hoạt động giao nhận tại nước xuất khẩu bằng đường hàng không của Quốc Việt ngày 27/09/2016

(Nguồn: Sinh viên thực tập thực hiện)

 Người xuất khẩu gửi yêu cầu cung cấp dịch vụ kèm theo SI (Shipping Instructions) tới Quốc Việt

 Quốc Việt sẽ đặt chỗ chuyến bay qua đại lý hãng hàng không (GSA), đại lý hãng hàng không sẽ kiểm tra xem hãng hàng không nào có chuyến bay tới điểm đến

mà Quốc Việt yêu cầu

 Sau khi kiểm tra có chuyến bay của hãng hàng không Japan Airlines sẽ có chuyến bay tới điểm đích mà Quốc Việt yêu cầu, GSA sẽ đặt chỗ qua hãng hàng không

 Hãng hàng không sẽ gửi lại xác nhận đặt chỗ (Booking Confirm) gồm các thông tin về chuyến bay và số Master AWB

Người Xuất khẩu

Forwarder (Quốc Việt)

Người chuyên chở (Japan Airlines)

Đại lý hãng hàng không (GSA)

5

2

 GSA xác nhận với Quốc Việt có chuyến bay tới điểm đích mà Quốc Việt yêu cầu, và gửi các thông tin chuyến bay mà hãng hàng không đã gửi để Quốc Việt lập chứng từ và tiến hành khai hai quan

 Quốc Việt lập House AWB gửi lại cho nhà xuất khẩu

Lưu ý: Trong mua bán hàng hóa quốc tế, người xuất khẩu có thể chủ động

đặt chỗ chuyến bay/ tàu biển qua thẳng đại lý hoặc hãng hàng không/ hãng tàu, nhưng để có được giá cước ưu đãi, thì người xuất khẩu phải có khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu để đặt chỗ qua hãng hàng tháng thường rất lớn, còn nếu mua bán với khối lượng nhỏ và không thường xuyên, thì nên gửi yêu cầu đặt chỗ thông qua các công ty Forwarder vì các nguyên nhân sau:

- Sẽ có được mức giá tốt hơn nếu đặt trực tiếp qua hãng, vì khối lượng hàng

nhỏ so với hãng nhưng có thể là lớn đối với các công ty Forwarder

- Sẽ có dịch vụ và chăm sóc khách hàng tốt hơn

- Có thể sẽ được cấp tín dụng (nợ phí dịch vụ) trong một khoảng thời gian nhất

định…

Bước 3: Theo yêu cầu của người xuất khẩu, Quốc Việt lập các chứng từ cần

thiết và đứng tên trên các chứng từ đó và cũng là shipper trên House AWB do Quốc Việt phát hành (vì người xuất khẩu mới là người đứng tên là shipper trên House AWB, còn Quốc Việt sẽ là shipper trên Master AWB) Các chứng từ người xuất

khẩu cung cấp và Quốc Việt lập gồm các thông tin sau:

Bảng 2.1: Danh sách hàng hóa và đơn giá

No Description Items Quantity

(PC)

Quantity (Rol)

Unit Price (USD)

Amount (USD)

Bảng 2.2: Danh sách đóng gói hàng hóa

(Nguồn: Packing List số DT 220916/PKL)

Lưu ý:

- N.W là Net Weight: khối lượng riêng của hàng hóa

- G.W là Gross Weight: Khối lượng hàng hóa sau khi đóng hàng

- Measurement (CBM): thể tích của kiện hàng được tính như sau:

Dài(m) x Rộng(m) x Cao(m)

 MANIFEST (Bảng lược khai hàng hóa do Quốc Việt lập): có chức năng kê

khai hàng hóa để kê khai với hải quan nước nhập, MANIFEST gồm các thông tin:

- Deliver To : IMPEX SERVICES, 37 LOCKE LANE, MILL VALLEY, CA

94941, USA

- Hãng hàng không (JL: Japan Airlines)

+ Flight No: JL070/27 SEP 2016

Lộ trình: SGN (Sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất, TP.HCM) – HND (Sân bay quốc tế TOKYO, TOKYO)

+ Flight No: JL002/01 OCT 2016