BÁO CÁO THỰC TẬP QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC VIỆT

LỜI MỞ ĐẦUSau hơn 20 năm hội nhập và phát triển, nền kinh tế Việt Nam đã và đang cónhững bước tiến vượt bậc, khối lượng hàng hóa giao dịch với các nước khác tănglên đáng kể. Nhất là khi Việt Nam gia nhập WTO, TPP và sắp tới là cộng đồngchung ASIAN thì hoạt động xuất nhập khẩu càng được đẩy mạnh. Trước xu thế đó,vận tải quốc tế đã khẳng định rõ vai trò là tiền đề trong sự ra đời và phát triển củathương mại quốc tế, trong đó không thể không đề cập tới các công ty giao nhận vậntải, đóng vai trò mắt xích liên kết những nhà xuất khẩu, các hãng hàng không (hãngtàu) với các doanh nghiệp nhập khẩu, gánh vác một phần công việc giúp cho cácnhà xuất nhập khẩu có thể tập trung vào hoạt động sản xuất.Được thành lập hơn sáu năm, đến nay Công Ty TNHH Vận Tải và ThươngMại Quốc Việt là một trong những công ty cung cấp các dịch vụ giao nhận hànghóa với số lượng dịch vụ đa dạng theo phương thức vận chuyển (đường biển, đườnghàng không, chuyển phát nhanh), đặc tính của hàng hóa (hàng hóa thông thường,hàng hóa nguy hiểm), phạm vi (quốc tế, nội địa).Để giảm thiểu tình trạng nhập siêu và mang về nguồn ngoại tệ chính cho đấtnước, thì nhà nước ta đã có những chính sách thúc đẩy xuất khẩu hàng hóa, nên tìnhhình xuất khẩu đã có những khởi sắc trong những năm gần đây. Hòa vào xu thế đó,hoạt động xuất khẩu ở Quốc Việt (cả về đường biển và đường hàng không) đã vàđang chiếm một tỷ trọng lớn trong số lợi nhuận hàng năm của công ty. Và đặc biệt,bằng những ưu điểm của vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không thì cũng đãgóp phần thúc đẩy và rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa quốc tế.Vì vậy, đó là lý do mà em đã lựa chọn đề tài “QUY TRÌNH GIAO NHẬNHÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHHVẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT” để làm đề tại báo cáo thực tập. Bằng sựtrải nghiệm thực tế và các kinh nghiệm mà các anh chị đang làm việc tại Quốc Việtchia sẻ và sự hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Ngân, sau một khoảng thời gian thựctập, em đã hoàn thành bài báo cáo này.Bố cục của bài báo cáo gồm 3 chương:Chƣơng 1: Giới thiệu tổng quan về công ty Quốc ViệtChƣơng 2: Quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa bằng đường hàng khôngtại công ty Quốc ViệtChƣơng 3: Kiến nghị nhằm nâng cao hiểu quả hoạt động của Quốc Việt1CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY.1.1. Lĩnh vực hoạt độngCông Ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Quốc Việt gọi tắt là QV Trans, làcông ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải, chuyển phát nhanh: Dịch vụ chuyển phát nhanh: Chuyển phát nhanh quốc tế. Chuyển phát nhanh trong nước. Dịch vụ vận chuyển hàng hóa: Vận tải hàng không. Vận tải hàng hải. Dịch vụ hàng hóa nguy hiểm: Vận chuyển bằng đường hàng không trongnước và quốc tế.QV Trans được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0310116808, cấp ngày12062010 và chính thức hoạt động vào ngày 01072016 do anh Lê Thanh Tùnglàm giám đốc.Trải qua hơn 6 năm hoạt động, công ty đã có những bước phát triển, từ lúcmới thành lập thì chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế vànội địa, đến nay đã hoạt động trong một số hoạt động Logistics và có chỗ đứng nhấtđịnh trong thị trường vận chuyển quốc tế và nội địa, Ngoài ra trong thời gian gầnđây, do nhu cầu mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động, công ty đã đưa vào hoạtđộng hệ thống kho bãi, phục vụ tốt hơn cho hoạt động Logistics của công ty, nângcao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp logistics trong khu vực TP.HCM nóiriêng và Việt Nam nói chung.

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT Giảng viên hướng dẫn: TS PHẠM THỊ NGÂN Sinh viên thực hiện: NGUYỄN HOÀNG PHƢỚC THÀNH MSSV: 71306691 Ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ Khóa: ĐH 17 TP HCM, THÁNG 11 năm 2016 TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT Giảng viên hướng dẫn: TS PHẠM THỊ NGÂN Sinh viên thực hiện: NGUYỄN HOÀNG PHƢỚC THÀNH MSSV: 71306691 Ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ Khóa: ĐH 17 TP HCM, THÁNG 11 năm 2016 LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành công không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp Trong suốt thời gian kể từ bước chân vào giảng đường đại học, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ hữu ích từ thầy cô, gia đình người thân Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi đến quý thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh nói riêng thầy cô công tác trường Đại Học Tôn Đức Thắng nói chung với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường để em vận dụng vào trình thực tập, làm báo cáo xa công việc em sau trường Về phía nhà trường, em chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Ngân – Khoa Quản Trị Kinh Doanh, trưởng môn Kinh Doanh Quốc Tế trực tiếp dẫn cho hướng chỉnh sửa sai sót làm em Về phía doanh nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn tới toàn anh chị công tác Công Ty TNHH Vận Tải Thương Mại Quốc Việt, đặc biệt anh Lê Thanh Tùng – Giám đốc doanh nghiệp cho em lời dẫn, định hướng nghề nghiệp hướng dẫn công việc trông công ty suốt thời gian em thực tập công ty Chúc thầy cô, anh chị làm việc công ty Quốc Việt sức khỏe thành đạt! Em xin chân thành cảm ơn! TP.HCM tháng 11 năm 2016 NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP Sinh viên: NGUYỄN HOÀNG PHƯỚC THÀNH MSSV: 71306691 Lớp: 13070601 Khóa: ĐH 17 XÁC NHẬN CỦA DOANH NGHIỆP (Ký tên đóng dấu) TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU KHẢO SÁT V/v: Đánh giá mức độ hài lòng doanh nghiệp sinh viên Khoa QTKD Đầu tiên Khoa Quản trị Kinh doanh Đại học Tôn Đức Thắng xin chân thành cảm ơn giúp đỡ Quí đơn vị dành cho sinh viên Khoa thời gian qua Để tiếp tục cải tiến chất lượng đào tạo nhằm giúp sinh viên đáp ứng ngày tốt yêu cầu doanh nghiệp nhân lực, Khoa Quản trị kinh doanh kính đề nghị Quí đơn vị dành thời gian nhận xét sinh viên Khoa thực tập-làm việc doanh nghiệp cách chọn lựa mức độ hài lòng vấn đề nêu sau: Tên sinh viên: MSSV: Lớp : Thời gian thực tập: Từ đến Phòng ban thực tập: 1/ Tính kỷ luật:  Rất hài lòng  Hài lòng  Tạm  Không hài lòng  Hoàn toàn không hài lòng 2/ Tính chuyên cần:  Rất hài lòng  Hài lòng  Tạm  Không hài lòng  Hoàn toàn không hài lòng 3/ Tác phong công việc:  Rất hài lòng  Hài lòng  Tạm  Không hài lòng  Hoàn toàn không hài lòng 4/ Chuyên môn chung chuyên ngành thực tập:  Rất hài lòng  Hài lòng  Tạm  Không hài lòng  Hoàn toàn không hài lòng 5/ Nhận xét đề nghị khác: Xin chân thành cảm ơn Trân trọng kính chào Ngày ……… tháng ……… năm 201… XÁC NHẬN CỦA DOANH NGHIỆP Ghi chú: đánh giá chung hài lòng mục bị đánh giá từ mức không hài lòng trở xuống NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN Sinh viên: NGUYỄN HOÀNG PHƯỚC THÀNH MSSV: 71306691 Lớp: 13070601 Khóa: ĐH 17 XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN Sinh viên: NGUYỄN HOÀNG PHƯỚC THÀNH MSSV: 71306691 Lớp: 13070601 Khóa: ĐH 17 XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN MỤC LỤC CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1 Lĩnh vực hoạt động 1.2 Cơ cấu tổ chức tình hình nhân 1.2.1 Cơ cấu tổ chức 1.2.2 Tình hình nhân 1.3 Tình hình kết hoạt động sản xuất kinh doanh CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT 10 2.1 Sơ đồ mối quan hệ liên quan hoạt động mua bán hoạt động giao nhận khái niệm dịch vụ giao nhận vận tải (Freight Forwarding Services) 10 2.1.1 Sơ đồ mối quan hệ bên giao nhận vận tải hàng hóa .10 2.1.2 Khái niệm: 11 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường hàng không 11 2.2.1 Sơ đồ quy trình 11 2.2.2 Phân tích quy trình 14 2.3 Phân chia tránh nhiệm chi phí giao dịch hàng hóa ngoại thương 33 2.3.1 Trách nhiệm bên 33 2.3.2 Chi phí bên 34 2.3.3 Cách tính cước phí vận chuyển đường hàng không phụ phí 34 2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình 36 2.4.1 Các yếu tố bên ngoài: 36 2.4.2 Các yếu tố bên 36 2.5 Đánh giá quy trình 37 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT 38 3.1 Phân tích SWOT 38 3.1.1 Điểm mạnh (Strengths) 38 3.1.2 Điểm yếu (Weaknesses) 38 3.1.3 Cơ hội (Opportunities) 38 3.1.4 Thách thức (Threats) .39 3.2 Kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ Công Ty TNHH Vận Tải Thương Mại Quốc Việt 39 3.2.1 Kiên nghị dựa phân tích SWOT 39 3.2.2 Kiến nghị khác doanh nghiệp nhà nước 40 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT QV: Quốc Việt AWB: Air Way Bill (Vận đơn đường hàng không) TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TPHCM: Thành phố Hồ Chí Minh XK: Xuất Hình 18 Giao diện in danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực hải quan giám sát (Nguồn: Hải quan Việt Nam) + Luồng Vàng: Đem chứng từ lô hàng tờ khai in lên Hải Quan Mở Tờ Khai khu vực hàng xuất, sau Hải Quan kiểm tra tờ khai xong in tờ khai “Thông quan” “Danh Sách Hàng Hóa Đủ Điều Kiện Qua Khu Vực Giám Sát Hải Quan” để nhân viên trường đem tới Hải Quan Giám Sát để lý + Luồng Đỏ: Đem chứng từ lô hàng, tờ khai giấy đăng ký kiểm hóa hàng hóa lên Hải Quan Mở Tờ Khai hàng xuất, sau Hải Quan kiểm tra xong chứng từ se chuyển xuống Hải Quan Kiểm Hóa để tiến hành kiểm tra hàng hóa Tùy theo tình trạng hàng hóa mà Hải Quan kiểm tra 10%, 20%, 50% 100% hàng hóa Sau kiểm tra xong hàng hóa in tờ khai “Thông quan” “Danh Sách Hàng Hóa Đủ Điều Kiện Qua Khu Vực Giám Sát Hải Quan” tới Hải Quan Giám Sát để lý Lô hàng xuất đường hàng không Quốc Việt tờ khai luồng Xanh, nên cần đem tờ khai danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan để lý tờ khai hàng thông quan - Sau cân hàng xong kéo hàng khỏi cân, đem vào hàng vào nơi để quy định tìm nhân viên tiếp nhận hãng hàng không để ký tiếp nhận hàng (mấy anh nhân viên chạy xe xúc hàng kho) Điểm khác kho TCS SCSC kho TCS phải tìm nhân viên tiếp nhận hãng, làm 31 hàng lần đầu kho phải tìm số điện thoại nhân viên tiếp nhận dán kho để gọi họ tới để tiếp nhận hàng - Nhân viên tiếp nhận xem xét hàng hóa có đủ điều kiện để lên máy bay hay không, không đủ nhân viên tiếp nhận yêu cầu nhân viên giao nhận trường đóng hàng lại hàng để đáp ứng yêu cầu an toàn lên máy bay, phù hợp họ ký tên để tiếp nhận hàng vào tờ “Hƣớng Dẫn Gửi Hàng” Khi nhân viên tiếp nhận ký giây “Hƣớng Dẫn Gửi Hàng” hãng hàng không nhận hàng, trách nhiệm mát hãng hàng không chịu trách nhiệm, sau họ ký muốn lấy hàng lại khó khăn… - Sau ký xong tờ “Hƣớng Dẫn Gửi Hàng”, lấy liên màu Hồng, màu Vàng, hai (02) liên phiếu cân hàng, số thứ tự tờ Booking đem vào phòng lao vụ kho để đóng phí, phòng lao vụ trả lại tờ hóa đơn đóng tiền lao vụ - Đem tờ màu Xanh hai chứng từ: + Bộ 1: Tờ khai gốc tờ danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan có số Master AWB + Bộ 2: Photo mặt tờ khai tờ danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan, lấy mộc chữ nhật để khu vự Hải Quan Giám Sát đóng vào tờ khai photo, gồm thông tin số tờ khai, thực xuất (tổng số kiện), khối lượng (Gross Weight Volume Weight lớn ghi vào), số chuyến bay, số Master AWB, ngày bay, họ tên số điện thoại nhân viên trường - Hải quan trả lại tờ hướng dẫn gửi hàng màu xanh Bộ 1, đóng dấu Hải Quan Giám Sát lên tờ khai danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan Lúc hàng hóa phép thông quan - Đem tờ hướng dẫn gửi hàng màu xanh đưa cho nhân viên tiếp nhận để họ dựa vào đem hàng qua khu vực quy định để đưa hàng lên máy bay - Đem tờ màu trắng toàn chứng từ qua văn phòng công ty GSA để đánh Bill (Master AWB) gửi kèm toàn chứng từ theo lô hàng Lƣu ý: + Khác với vận tải hàng hóa đường biển, vận tải hàng hóa đường hàng không chứng từ gửi kèm theo hàng, Master AWB chức sở hữu hàng hóa vận đơn đường biển (Bill Of Lading) + Do số lượng khách hàng gửi hàng chuyến bay lớn, nên Master AWB đại lý hãng hàng không đánh, Bill thể Bill đại lý hãng hàng không đánh (Issuing Carrier’s Agent: GSA) 32 Bƣớc 7: Thông báo cho người nhận hàng, nội dung thông báo bao gồm: - Số Master AWB House AWB Người gửi Người nhận Tên hàng Số lượng Trọng lượng Thể tích Tên sân bay Tên sân bay đến Ngày khỏi hành (ETD) Ngày dự kiến tới (ETA) Bƣớc 8: Hoàn tất thủ tục Quốc Việt - Làm Debit Note (Giấy nợ), liệt kê tất chi phí phát sinh trình làm hàng cộng thêm khoản lợi nhuận để gửi cho khách hàng - Lưu trữ chứng từ file mềm để tiện lưu trữ liệu, giải vấn đề phát sinh có thông tin để so sánh cho lô hàng - Chuyển liệu chi phí, danh thu cho kế toán để thống kê thuận tiện cho việc khai báo nộp thuế 2.3 thƣơng Phân chia tránh nhiệm chi phí giao dịch hàng hóa ngoại Theo điều kiện giao CIP San Francisco (Incoterm 2010) trách nhiệm chi phí phải trả bên phân chia sau: 2.3.1 Trách nhiệm bên  Người xuất khẩu: Giao hàng hóa hàng hóa giao lên phương tiện vận tải chặn đường (Máy bay) làm thủ tục thông quan xuất Quốc Việt với vai trò công ty cung cấp dịch vụ lô hàng làm thủ tục thông quan hàng hóa xuất như: Truyền tờ khai, làm hàng sân bay, làm thủ tục hải quan sân bay, giao hàng cho người chuyên chở (hãng hàng không) trước “Cut off” quy định Booking gửi toàn chứng từ lô hàng theo hàng hóa đại lý nơi Quốc Việt đặt chỗ chuyến bay đại lý giao cho hãng hàng không để gửi kèm chứng từ theo lô hàng 33 Người nhập khẩu: Chịu trách nhiệm, rủi ro từ lúc người xuất giao hàng lên phương tiện vận tải sân bay nước xuất 2.3.2 Chi phí bên  Người xuất khẩu: Chịu toàn chi vận chuyển nội địa tiền cước vận chuyển chặn đường (đường hàng không) mua bảo hiểm cho lô hàng chi phí hải quan phát sinh trình làm thủ tục hải quan Quốc Việt ứng cho khánh hàng toán khoản chi phí làm hàng, phát sinh làm hàng (nếu có), chi phí lao vụ, chi phí hải quan chi phí vận chuyển, sau thu lại từ người xuất Đối với vận tải hàng hóa đường hàng không, vận đơn đường hàng không (Master AWB) chức sở hữu hàng hóa, dễ xảy mát hàng hóa trình vận chuyển, nên bảo hiểm mua cho vận tải hàng hóa đường hàng không bắt buộc phải mua bảo hiểm loại A thay bảo hiểm tối thiểu (loại C) vận chuyển hàng hóa đường biển  Người nhập khẩu: Chịu chi phí kể từ lúc hàng hóa tới sân bay nước nhập 2.3.3 Cách tính cƣớc phí vận chuyển đƣờng hàng không phụ phí Trong vận chuyển hàng hóa đường hàng không, cước phí vận chuyển đường hàng không số tiền phải trả cho việc chuyên chở lô hàng dịch vụ có liên quan đến việc vận chuyển Cơ sở tính cước: Hàng hóa chuyên chở phải chịu cước theo trọng lượng theo thể tích chiếm chỗ máy bay không tính nhỏ mức cước tối thiểu Cước phí vận tải hàng hóa đường hàng không quy định “Biểu cƣớc thông nhất” IATA (Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế) có quy định quy tắc, thể lệ tính cước cho ấn hành biểu cước hàng không, viết tắt TACT (The Air Cargo Tariff), mức phí vận chuyển phụ phí ghi Master AWB mức cước quy định ấn phẩm này, mức cước thực tế mà hãng hàng không thu doanh nghiệp Mức cước áp dụng cho cá nhân, tổ chức lần đầu gửi hàng qua hãng hàng không, cao nhiều so với mức cước mà Quốc Việt phải trả cho hãng Và lý cá nhân, tổ chức lần đầu gửi hàng nước nên sử dụng dịch vụ công ty giao nhận vận tải (Freight Forwarding) 34 Có nhiều loại cước áp dụng vạn chuyển hàng hóa đường hàng không, lô hàng này, hàng hóa thông thường, nên áp vào cước hàng bách hóa (GCR – General Cargo Rate), cước hàng bánh hóa chia thành mức khác sau: từ 45kg trở xuống, 45 đến 100kg, 100 đến 250kg, 250 đến 500kg, 500 đến 1000kg, 1000 đến 2000kg 2000kg Cước phí tính sau: - Trọng lượng (Gross Weight): tính theo số cân thực tế cân kho - Thể tích (Volume Weight): tính theo công thức: Volume Weight = ( ) ( ) ( ) Trọng lượng tính cước tính theo khối lượng lớn Ở lô hàng Gross Weight = 1,203 kg, Volume Weight = 1,136.268 kg, trọng lượng tính cước tính theo Gross Weight Ngoài cước hàng không (A/F – Air Freight) số phụ phí hãng hàng không thu thêm phụ phí nhiên liệu (FSC – Fuel Surcharge), phụ phí an ninh (SSC –Security Surcharge), phụ phí rủi ro chiến tranh (WRS – War Risk Surcharge), phí làm vận đơn (Bill Fee), phí AMS (Advanced Manifest System Fee) phí bắt buộc hải quan Mỹ, Canada số nước yêu cầu khai chi tiết hàng hóa Tổng tiền cước tiền cƣớc tính theo khối lượng hàng hóa cộng với tất phụ phí nhƣ Theo Incoterm 2010, điều kiện giao hàng CIP, chi phí phân chia sau:  Người xuất khẩu: Sẽ chịu tất cước phí hàng hóa đến tới sân bay nước nhập khẩu, bao gồm phi vận tải (Frieght), bảo hiểm (bắt buộc bảo hiểm loại A) chi phí thông quan xuất Vì Master AWB có dòng chữ “All Charges Prepaid” Quốc Việt ứng chi phí trình làm hàng kho phí lao vụ (trả cho kho sử dụng dịch vụ kho), phí hải quan … Sau thu lại từ người xuất  Người nhập khẩu: Sẽ chịu chi phí từ lúc hàng giao sân bay nước nhập khẩu, chịu rủi ro từ hàng hóa giao cho người chuyên chở (Hãng hàng không) 35 2.4 Các yếu tố ảnh hƣởng đến quy trình 2.4.1 Các yếu tố bên ngoài: - Văn hóa: Mỗi nước có số ngày lễ khác vào ngày họ thường nghỉ, gửi hàng hóa xuất nên tìm hiểu ngày ETA (ngày hàng đến) có trùng vào dịp lễ nghỉ dài ngày hay không, bị trùng ảnh hưởng tới công việc nhận hàng nước nhập khẩu, làm phát sinh phí lưu kho, gây tốn cho người nhập làm uy tín cho Quốc Việt - Chính trị: Chiến tranh, biểu tình, đình công… làm kéo dài thời gian làm hàng, ảnh hưởng tiêu cực tới quy trình xuất nhập - Sự phối hợp ngƣời xuất Quốc Việt: cần có phối hợp nhịp nhàng, phát sinh số trục trặc, không kịp giao hàng san bay để làm thủ tục kho hải quan, dẫn tới tình trạng rớt hàng, Quốc Việt phải hủy đặt chỗ với hãng hàng không, làm uy tín công ty với đại lý hãng hàng không - Cơ sở vật chất Kho TCS: Chất lượng trang thiết bị phục vụ tốt, hư hỏng xảy đẩy nhanh công việc, tác động đến tốc độ quy trình - Pháp luật: Các thông tư nghị định phủ thời kỳ thường có thay đổi để phù hợp với yêu cầu (thêm bớt chứng từ) Vì phải nắm bắt thay đổi để không xảy tình bất ngờ làm kéo dài quy trình 2.4.2 Các yếu tố bên - Chất lƣợng nguồn nhân lực: yếu tố quan trọng nhất, chuyên nghiệp công việc giúp làm giảm bớt thời gian trình làm hàng, giảm bớt tình trạng hàng bị rớt nhân viên trường không xử lý kịp tình phát sinh - Tài chính: Có nguồn tài mạnh đẩy nhanh trình làm hàng, đợi khách hàng ứng chi phí để làm hàng - Sự phối hợp kịp thời nhân viên, phận tong công ty: làm giảm bớt sai sót trình làm chứng từ, để làm thủ tục hải quan không để xảy phát sinh - Sự đạo kịp thời giám đốc lãnh đạo phòng ban: Động viên tinh thần làm việc nhân viên, giúp hạn chế sai sót đáng tiếc xảy 36 2.5 Đánh giá quy trình Quy trình giao nhận vận tải hàng hóa xuất đường hàng không Công Ty TNHH Vận Tải Thương Mại Quốc Việt ngắn gọn, công việc đòi hỏi kết hợp chặt chẽ, logic phận, từ phận Sale, phận chứng từ tới phận giao nhận Tùy vào đặc tính lô hàng (hàng nguy hiểm, hàng hóa thông thường) phát sinh thêm chứng từ yêu cầu khác Đa số lô hàng xuất đường hàng không Quốc Việt Quốc Việt đặt chỗ thẳng qua hãng hàng không, nhiên số lộ trình Quốc Việt (nếu lộ trình trước Quốc Việt đặt chỗ qua hãng hàng không định nhiểu có mức cước ưu đãi hơn) mức cước mà hãng hàng không đại lý báo giá, Quốc Việt chọn đặt chỗ qua chỗ báo giá tốt hơn, vừa để đảm bảo lợi nhuận uy tín Quốc Việt khách hàng Đối với lô hàng này, Quốc Việt chọn đặt qua đại lý hãng hàng không so với đặt trực tiếp qua hãng hàng không, quy trình giao nhận Quốc Việt không khác biệt Từ đó, rút số ưu nhược điểm sau:  Ƣu điểm: - Vì hàng hóa luồng xanh, nên quy trình đơn giản, tránh gặp rắc rối phát sinh kiểm tra hàng hóa chứng từ - Kịp thời cập nhật giá cước hãng hàng không đại lý hãng hàng không - Nhân viên phận phối hợp tích cực với nhau, không để xảy tình trạng làm sai chứng từ, tờ khai để thời gian làm lại - Giá lô hàng bán theo giá CIP, người xuất dành quyền thuê phương tiện vận chuyển đoạn chính, trách nhiệm chi phí phải trả cao so với giá FOB  Nhƣợc điểm: - Chưa có xe nội doanh nghiệp, dẫn đến phải phụ thuộc vào nhà xe phát sinh thêm chi phí liên quan tới vận chuyển hàng hóa kho - Vì hàng hóa xuất khẩu, nên quy trình đơn giản so với quy trình làm hàng nhập 37 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT 3.1 Phân tích SWOT 3.1.1 Điểm mạnh (Strengths) Trong hoạt động giao nhận vận tải, công ty Quốc Việt có điểm mạnh sau: S1: Đội ngũ nhân viên công ty đa số nhân viên trẻ, có nhiệt huyết với nghề nghiệp ham học hỏi tránh nhiệm với sáng tạo công việc S2: Có lượng khách hàng ổn định S3: Có mối quan hệ tốt với nhiều hãng hàng không (hãng tàu) đại lý hãng hàng không (đại lý hãng tàu) S4: Việc thực giao nhận vận tải chủ yếu Quốc Việt tự đảm nhận, có tình trạng thuê công ty khác làm nên giảm khoản chi phí S5: Hiện Quốc Việt có hệ thống kho chứa hàng, giảm chi phí lưu kho lưu bãi khách hàng S6: Có chứng để thực nghiệp vụ giao nhận số mặt hàng nguy hiểm S7: Cung cấp dịch vụ đa dạng: Chuyển phát nhanh hàng hóa thư từ quốc tế, nội địa; Giao nhận vận tải xuất nhập nhiều loại hàng hóa; Lưu trữ vận chuyển hàng hóa quốc tế nội địa… 3.1.2 Điểm yếu (Weaknesses) Bên cạnh đó, Quốc Việt tồn số điểm yếu: W1: Chưa có hệ thống đại lý giao nhận vận tải nước W2: Chưa có xe nội bộ, làm phát sinh thêm khoản chi phí vận chuyển hàng hóa phải phụ thuộc vào nhà xe W3: Thiếu nguồn nhân lực số ngày cao điểm, nhân viên thường lúc làm tới lô hàng lúc 3.1.3 Cơ hội (Opportunities) O1: Nhiều hãng hàng không, đại lý hãng hàng không cạnh tranh với nhau, Quốc Việt có mức cước ưu đãi có quan hệ tốt với nhiều đại lý, hãng hàng không 38 O2: Nguồn nhân lực dồi từ nguồn sinh viên trường hàng năm, có chất lượng đào tạo am hiểu chuyên ngành cao nhờ cạnh tranh giáo dục trường đại học O3: Nhà nước có sách khuyến khích xuất khẩu, động lực thúc đẩy doanh nghiệp sản xuất xuất hàng hóa nước với số lượng lớn, lượng khách hàng tiềm lớn O4: Sự giảm thiểu thủ tục không cần thiết nhà nước mặt hàng xuất nhập tạo điều kiện để rút ngắn quy trình 3.1.4 Thách thức (Threats) T1: Số lượng công ty Logistics đời ngày nhiều, dẫn tới cạnh tranh khốc liệt nội ngành T2: Sự đời cộng đồng ASIAN gia nhập TPP yêu cầu nguồn nhân lực chất lượng có khả ngoại ngữ tốt T3: Thị phần công ty nước ngành logistics chiếm 80%, yêu cầu công ty nước phải tạo lợi cạnh tranh họ T4: Yêu cầu cần phải có hệ thống đại lý nước để nâng cao chất lượng dịch vụ kiếm nguồn hàng nhập thông qua đại lý nước T5: Yêu cầu tiếp thu nghiệp vụ quản lý kho hàng, hoàn thiện sở vật chất cho việc vận chuyển hàng hóa nội địa 3.2 Kiến nghị nhằm nâng cao chất lƣợng dịch vụ Công Ty TNHH Vận Tải Thƣơng Mại Quốc Việt 3.2.1 Kiên nghị dựa phân tích SWOT Kết hợp S4, S5, S6 O3, O4: tạo quy trình Logistics hoàn chỉnh, từ việc lưu trữ (có kho hàng), vận tải làm thủ tục hải quan, tạo lợi cạnh tranh chuyên nghiệp giá doanh nghiệp Logistics khác Kết hợp S3 O1: Thường xuyên cập nhật mức cước từ hãng vận chuyển đại lý để đưa mức giá cạnh tranh Kết hợp S2 O1, O4: Liên tục tìm kiếm khách hàng dựa vào uy tín với khách hàng “truyền thống”, từ họ giới thiệu với khách hàng khác…Từ tạo nguồn khách hàng tiềm lớn 39 Kết hợp S7 O2: Nhu cầu nguồn nhân lực để mở rộng quy mô công ty, tranh thủ nhận nguồn sinh viên dồi từ trường Đại học, từ phát người có lực công việc tuyển chọn họ Kết hợp S5 T5: Ưu tiên tuyển chọn nhân viên có kinh nghiệm gửi nhân viên học khóa học việc quản lý kho hàng Kết hợp S7 T1: Tạo lợi cạnh tranh doanh nghiệp Logistics khác từ lợi dịch vụ đa dạng Kết hợp W1 T1: Thiết lập mối quan hệ hợp tác với doanh nghiệp Logistics nước ngoài, từ nhận đơn hàng từ đại lý họ có hàng hóa xuất sang Việt Nam Kết hợp W2 T5: Mua sắm xe vận chuyển để giảm chi phí thuê có đơn hàng lớn cần vận chuyển nội địa Kết hợp W3 T2, T3: Ngoài việc tuyển chọn nhân viên có ngoại ngữ, việc luân chuyển công việc nhân viên cần thiết, tạo nguồn nhân lực thực tốt nghiệp vụ khác nhau, tránh tình trạng thiếu người nhân viên xin nghỉ đột xuất số công việc 3.2.2 Kiến nghị khác doanh nghiệp nhà nƣớc Ngoài kiến nghị từ kết hợp chiến lược phân tích SWOT, kiến nghị sau:  Đối với doanh nghiệp - Điều cốt lõi để doanh nghiệp đứng vững thời kỳ cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nội ngành chất lượng nguồn nhân lực: + Ban đầu, phải tuyển chọn nhân viên có chuyên môn khả ngoại ngữ tốt + Tiếp tùy vào tính cách cá nhân để giao nhiệm vụ cho nhân viên (Những người cẩn thận, tỉ mỉ giao làm chứng từ; người giao tiếp tốt giao làm Sale; người có phương tiện di chuyển, siêng giao cho họ làm giao nhận…) + Tiếp tuyển chọn nhân viên xuất sắc để gửi họ học tập nâng cao nghiệp vụ trung tâm, viên đào tạo chuyên ngành…Từ nhân viên gửi đào tạo, họ chia kiên thức với toàn nhân viên công ty + Cuối cùng, cần thiết có công việc “động viên” tinh thần làm việc nhân viên 40 - Tạo mối quan hệ tốt với hãng vận chuyển đại lý để có mức cước cạnh tranh - Đào tạo nội nhân viên việc làm hàng nguy hiểm, hàng nguy hiểm dịch vụ đem lại lơi nhận cao - Tạo uy tín đối tác từ lần đầu hợp tác, lần đầu hợp tác tạo nên tin tưởng lớn khách hàng - Đầu tư quảng cáo kênh truyền thông  Kiến nghị nhà nước: - Có sách vay vốn với lãi suất thấp doanh nghiệp hoạt động ngành xuất nhập khẩu, xuất nhập thứ “bôi trơn” cho kinh tế - Cập nhật văn pháp luật cần có thông báo rộng rãi phương tiện truyền thông - Tích cực đàm phán để tham gia tổ chức lớn giới, tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập phát triển - Hỗ trợ bảo vệ doanh nghiệp nước trước cạnh tranh khốc liệt từ doanh nghiệp Logistics nước - Nâng cấp hệ thống khai Hải Quan điện tử, tránh tình trạng “rớt mạng” thời điểm cao điểm 41 KẾT LUẬN Ra đời hoạt động từ năm 2010 đến nay, thời gian đất nước hội nhập có bước chuyển mạnh mẽ, Công Ty TNHH Vận Tải Thương Mại Quốc Việt không ngừng đa dạng nâng cao chất lượng dịch vụ để mang tới cho khách hàng dịch vụ tốt cạnh tranh thị trường Với phương châm hoạt động mà anh Lê Thanh Tùng – giám đốc công ty thường hay nói với nhân viên “Tiền lƣơng hàng tháng nhân viên từ khách hàng mà ra, muốn lƣơng cao phải tạo dịch vụ tốt cho khách hàng” nhân viên Quốc Việt không ngừng học hỏi nâng cao nghiệp vụ chuyên môn than, để từ hướng dẫn nhân viên vào công ty để họ nhanh chóng bắt nhịp với công việc Với tình hình hội nhập cạnh tranh khốc liệt hết nay, việc tạo lợi cạnh tranh, mà nhân tố người ý cần thiết phải xem trọng, thế, Quốc Việt không cần tạo lợi cạnh tranh để có khách hàng mà phải tìm kiếm giữ chân nhân viên có kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm với công việc Bài báo cáo “Quy trình giao nhận vận tải hàng hóa đƣờng hàng không Công Ty TNHH Vận Tải Thƣơng Mại Quốc Việt” giới thiệu tổng quan công ty, phân tích quy trình thực giao nhận hàng hóa xuất đường hàng không ngày 27/09/2016, từ rút thuận lợi khó khăn quy trình, đồng thời phân tích điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách thức Quốc Việt tình hình cạnh tranh mạnh mẽ hết nội ngành Thời gian thực tập Công Ty TNHH Vận Tải Thương Mại Quốc Việt tạo hội cho em tiếp xúc trực tiếp với công việc môi trường làm việc động doanh nghiệp, đồng thời có số kiến nghị để doanh nghiêp nâng cao chất lượng dịch vụ Những kiến nghị mang tính chất cá nhân, thẫn tồn nhiều hạn chế kiến thức thực tế công việc nên ý kiến đưa tinh thần tham khảo, bao quát hết thực tế công việc có sai sót không phù hợp với chiến lược công ty Vì vậy, em mong nhận lời góp ý từ quý thầy cô bạn! Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô Phạm Thị Ngân anh chị Công Ty TNHH Vận Tải Thương mại Quốc Việt giúp đỡ em thời gian thực tập đưa ý kiến giúp em hoàn thành báo cáo DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Trường Đại Học Ngoại Thương, TS Trịnh Thị Thu Hương, Giáo trình vận tải bảo hiểm ngoại thƣơng, NXB Thông tin truyền thông Hà Nội, 2011 GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, Th.S Kim Ngọc Đạt, Quản Trị Xuất Nhập Khẩu, NXB Tổng hợp, TP.HCM, 2000 Bài báo cáo Nguyễn Hoàng Hoài Thương, Phân tích quy trình tổ chức thực nghiệp vụ giao nhận chứng từ hàng nhập (bằng đƣờng hàng không) công ty cổ phần hệ thống an ninh Khai Phát (KPS), 2015 Bài hƣớng dẫn Tài liệu hướng dẫn sử dụng phầm mềm khai hải quan ECUS5VNACCS Nghị định số 38/2015/TT-BTC Quy định thủ tục hải quan; kiểm tra; giám sát hải quan; thuế xuất khẩu; thuế nhập quản lý thuế hàng hóa xuất khẩu, nhập Link Web tham khảo http://vietforward.com/showthread.php?t=1965 http://www.itgvietnam.com/quy-trinh-lam-hang-xuat-hang-air/ http://www.vietship.vn/showthread.php?t=3756 https://sites.google.com/site/haiquan24h/san-pham-dich-vu-1/hang-air http://xuatnhapkhauhanghoa.blogspot.com/2014/11/quy-trinh-xuat-khauhang-hoa-bang-uong.html http://logistics4vn.com/cong-viec-cua-mot-nhan-vien-chung-tu-logistics/ PHỤ LỤC BỘ CHỨNG TỪ KHAI HẢI QUAN CHO LÔ HÀNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƢỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY QUỐC VIỆT JAL Cargo Booking Sheet Master AWB số 131 8205 8001 House AWB số SFO16090116 Manifest Packing List số DT 220916/ PKL Hóa đơn thƣơng mại số DT 220916/INV Tờ khai hải quan số 301009745650 Hƣớng dẫn gửi hàng (Tờ cân) Mẫu Tờ Hƣớng Dẫn Gửi hàng Lƣu ý: Người gửi người nhận bắt buộc phải ghi theo giống Master AWB, loại hàng hóa loại khác Nhãn không vận đơn (Talong)