Báo cáo thực tập: nghiệp vụ giao nhận hàng LCL

Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty Hoạt động trong lĩnh vực giao nhận- vận chuyển hàng hóa quốc tế Trừ trường hợp người gửi hàng hoặc người nhận hàng muốn trực tiếp giải quyết bất cứ khâu

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHÓA 2014-2017

GVHD:

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TRÍ TUỆ

1.1 Giới thiệu về công ty, lịch sử hình thành và phát triển

Hình 1.1 Logo công ty cổ phần giao nhận Trí Tuệ

-Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần giao nhận Trí Tuệ

-Tên giao dịch : Brain Logistic Joint Stock Company

(Tên viết tắt : Brainlogs –BLS)

-Địa chỉ: lầu 4, cao ốc Hoàng Văn Thụ, phường 8, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh

-Giám đốc: Thái Giang Nam

-Đại diện Pháp luật: Bà Đặng Thị Quỳnh Vân

-Ngày cấp giấy phép: 19/10/2007

-Ngày hoạt động: 19/10/2007 (đã hoạt động 9 năm)

-Công ty liên doanh: VILOG, trụ sở quận Hồ Tây, Hà Nội và sẽ chịu trách nhiệm với những lô hàng tại khu vực miền Bắc Việt Nam

Công ty Brainlogs thành lập năm 2007, đăng ký kinh doanh được cấp lần thứ nhất vào ngày 19 tháng 10 năm 2007 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp Đăng ký thay đổi lần thứ 6 ngày 20/06/2010

Ngày 03/11/2007, được sự đồng ý và ký tên chấp thuận của 03 thành viên đã thông qua bản điều lệ thành lập Công ty Cổ phần Giao Nhận Trí Tuệ Chính thức đưa công ty

đi vào hoạt động tại địa chỉ 220B Hồ Văn Huê, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Thành Phố Hồ Chí Minh

Tháng 6 năm 2010, công ty dời về địa chỉ mới tại số 209 Hoàng Văn Thụ, Phường

8, Quận Phú Nhuận, Thành Phố Hồ Chí Minh Đánh dấu một bước phát triển mới của công ty

Từ khi mới thành lập, Brainlogs đã thực hiện công việc kinh doanh với vai trò là nhà cung cấp cung cấp các dịch vụ giao nhận kho vận quốc tế Môi giới thương mại Đại lý vận tải hàng hóa bằng đường thủy, hàng không và đường bộ Dịch vụ khai thuê Hải Quan cho các công ty có nhu cầu Dịch vụ bốc xếp, kiểm đếm, đóng gói hàng hóa (trừ đóng gói thuốc bảo vệ thực vật) Cho thuê kho bãi Tư vấn đấu thầu…

Đến nay, công ty đã hơn 9 năm đi vào hoạt động, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể Ngày càng phát triển cả về quy mô cũng như chất lượng dịch vụ Điều này

đã được thể hiện rõ qua số lượng nhân viên của công ty tăng từ 11 nhân viên (năm 2007) lên 20 thành viên (năm 2016) và Lượng khách hàng thường xuyên đã tăng lên tới hơn 50 công ty Là đại lý cho nhiều Forwarder ở nhiều nước trên khắp thế giới như Singapore, Malaysia, Đài Loan, Hồng Kông, Australia, Hà Lan, Mỹ…vốn điều lệ tăng

từ 1 tỷ đồng năm 2010 lên 3 tỷ năm 2015 Và tổng giá trị tài sản cố định của công ty cũng không ngừng tăng lên, đạt hơn 2 tỷ đồng vào năm 2015 Bên cạnh đó, số lượng các hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ của công ty cũng không ngừng tăng lên

Ngày nay, công ty đang không ngừng phát triển và mở rộng thị trường Công ty đã

và đang dần tiếp cận và hướng tới đối tượng khách hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng

hóa về Việt Nam và từ đó cung cấp cho khách hàng các dịch vụ để phân phối hàng hóa đến tận tay người tiêu dùng (door to door) và các dịch vụ gia tăng giá trị khác…

Trong quá trình kinh doanh dịch vụ, Brainlogs được khách hàng đánh giá rất cao bởi khả năng đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng và bằng sự hỗ trợ tích cực của công ty tới các vấn đề liên quan

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và lĩnh vực hoạt động

1.2.1 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

Hoạt động trong lĩnh vực giao nhận- vận chuyển hàng hóa quốc tế

Trừ trường hợp người gửi hàng hoặc người nhận hàng muốn trực tiếp giải quyết bất

cứ khâu thủ tục, chứng từ nào, thường thì công ty thay mặt họ nhận thực hiện các nhu cầu về dịch vụ và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu

 Đối với người gửi hàng:

Công ty có nhiệm vụ thay mặt người gửi hàng đóng gói hàng hóa và vận chuyển hàng từ nơi khách hàng yêu cầu (kho riêng, xưởng, nhà máy…) đến cảng kiểm hóa Lấy các giấy phép cần thiết cho hàng hóa, khai báo thủ tục hải quan đồng thời cung cấp những chứng từ thích hợp liên quan đến hàng hóa cho cơ quan hải quan để thực hiện việc xuất khẩu hàng hóa Bên cạnh đó công ty còn nhận mua bảo hiểm để đảm bảo

an toàn cho hàng hóa, lưu khoang với hãng tàu, thanh toán cước, lệ phí và những chi phí phát sinh khác

Ngoài những nhiệm vụ chính trên công ty còn có nhiệm vụ thường xuyên giám sát theo dõi việc vận chuyển hàng hóa và giúp người gửi hàng tiến hành khiếu nại với bên chuyên chở nếu có tổn thất xảy ra

 Đối với người nhận hàng:

Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là nhận và kiểm tra mọi chứng từ liên quan đến việc nhận hàng hóa, nhận hàng và kiểm tra hàng từ người chuyên chở, đồng thời sẽ làm thủ tục hải quan và đóng lệ phí, thuế, những chi phí phát sinh khác nếu khách hàng yêu cầu

Giao hàng đã thông quan cho khách hàng và có thể vận chuyển, lưu kho hàng hóa

tùy theo yêu cầu của khách hàng

1.2.2 Lĩnh vực hoạt động

+Tổng quan

Mạng lưới khắp thế giới chuyên cung cấp các dịch vụ

-Cước vận chuyển quốc tế đường biển và hàng không

-Đại lí giao nhận vận tải dự án

-Giao nhận vận chuyển hàng quá khổ, quá tải

-Giao nhận vận chuyển hàng rời

-Giao nhận vận chuyển hàng cá nhân

-Dịch vụ gom hàng lẻ (LCL)

-Vận chuyển nội địa

-Dịch vụ khai thuê hải quan cho hàng xuất/nhập khẩu (DDU/DDP)

-Dịch vụ đóng gói hàng hóa

-Soạn thảo chứng từ xuất, nhập khẩu

-Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển quốc tế

-Dịch vụ kho bãi

Đặc biệt công ty chuyên làm hàng dầu khí với dịch vụ Door to door ( từ kho đến kho) Hiện tại công ty được chỉ định như là đại lý giao nhận vận chuyển quốc tế cho một số công ty dầu khí tại Việt Nam như: Petro Viet Nam Drilling Services/ PVD Division? PVDRirlling Production Testers Internation/ Petro Viet Nam Supply Base (PTSC)/ Star Engineering/ PV Training/ PV Gas…để giao nhận- vận chuyển hàng hóa từ/đến tất cả các đầu mối ở Châu Mỹ/ Châu Âu/Châu Á/ Châu Phi ….đến/ từ Việt Nam

+Chi Tiết:

-Cước vận tải biển (Ocean Freight): cung cấp dịch vụ vận tải cho hàng container (FCL)

và hàng lẻ (LCL) Các chuyến hàng có thể được chuyển đến các cảng chính và địa điểm nội địa Việt Nam Đay là một công ty NVOCC (Non-Vessel Operating Common

Carrier) ( công ty kinh doanh trong lĩnh vực cước vận tải biển nhưng khác với hãng tàu

là không sở hữu con tàu nào), nên có thể có mức giá cạnh tranh nhất và cung cấp cho khách hàng lợi ích tốt nhất

-Cước hàng không (Air Freight): Công ty có nhiều mối quan hệ tốt với các hãng hàng không , có dịch vụ gom hàng và vận chuyển với tốc độ nhanh , tiết kiệm thời gian và giảm chi phí

-Từ kho đến kho ( Door to door service) : công ty nhận làm dịch vụ Door to door cho

cả lô hàng nhập khẩu và xuất khẩu

-Dịch vụ khai thuê hải quan hàng hóa xuất/nhập khẩu ( Customs Clearance and

consignment service –DDP) : cung cấp thông quan tại tất cả các thành phố lớn ở Việt Nam với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

-Soạn thảo chứng từ xuất khẩu ( Export Documentation) : dịch vụ soạn thảo chứng từ xuất khẩu , không chỉ vận chuyển hàng hóa mà còn cung cấp các chứng từ, dịch vụ liên quan

-Kho bãi/ Lưu trữ/Xử lí nguyên vật liệu (Warehousing/ Storage/ Materials Handling) : Công ty có lô hang tại ICD Long Bình cung cấp bảo quản an toàn và mở lưu trữ với các thiết bị vật liệu và an ninh 24/24

-Đóng gói (Packing) : cung cấp dịch vụ đóng gói cho các mặt hàng công nghiệp, thùng carton, gỗ, crating, choking, thép, nylon và pallestsing

-Hàng nặng, hàng vượt quá trọng lượng hoặc kích thước, hàng rời ( Project cargo ,

heavy cargo, OOG cargo and break bulk cargo) : công ty đã và đang tham gia vào phần lớn các dự án xây dựng nhà máy lọc dầu ở Vũng Tàu và miền Nam Việt Nam Cùng với các nhà thầu, công ty có thể cung cấp đầy đủ các dịch vụ trên cơ sở toàn quốc và trên toàn thế giới, bao gồm tất cả lao động, giám sát, hỗ trợ kỹ thuật và chuyên nghiệp, vật tư và thiết bị

-Vận chuyển ở nước ngoài (Oversea Transportation) : nhận vận chuyển hàng hóa từ khắp thế giới đến Campuchia, Lào, Việt Nam bằng đường bộ, đường biển và ngược lại ( qua biên giới Việt, Lào, Campuchia)

-Giao nhận vận chuyển hàng cá nhân (Personal Effects) : công ty dịch vụ xử lí các lô hàng cá nhân , tư vấn về việc vận chuyển và đóng gói, các yêu cầu về mẫu hải quan tại điểm đến và trách nhiệm pháp lý của hãng hàng không

1.3 Cơ cấu tổ chức công ty

1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự của công ty

Hình 1: Sơ đồ tổ chức công ty Cổ Phần Giao Nhận Trí Tuệ

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

a.Giám đốc công ty

Đứng đầu công ty là Giám Đốc Giám đốc là người đưa ra các quyết định cao nhất, trực tiếp chỉ đạo, quản lý tất cả các hoạt động của các phòng ban, bổ nhiệm các vị trí, nhân sự Đồng thời tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng tổ chức, thực hiện mọi quy định, quy chế nội bộ của công ty Quyết định việc khen thưởng, nâng bậc lương, kỷ luật buộc thôi việc với các nhân viên dưới quyền

Phối hợp với Phòng Tài chính–Kế toán chỉ đạo công tác kế toán, thống kê của công

ty Phối hợp với Trưởng phòng Tài chính–Kế toán và Trưởng phòng Tổ chức–Hành

chính trong việc theo dõi, quản lý và quyết toán các lô hàng và các hợp đồng liên quan

Bảo quản con dấu, các tài liệu, hồ sơ

Đáp ứng kịp thời, đầy đủ đồ dùng văn phòng cho các nhân viên

Thống nhất với các Trưởng phòng, ban, giám đốc các đơn vị, chi nhánh công ty về

số lượng, cơ cấu và tổ chức tuyển dụng nhân viên theo kế hoạch đã được Giám đốc công ty phê duyệt

Tổ chức thẩm tra, xác minh lý lịch cán bộ, nhân viên trong công ty khi cần theo yêu cầu của chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc công ty

Kiểm tra, rà soát tính chính xác của số liệu quyết toán, chi phi hoạt động của bộ

Theo dõi, đôn đốc và thông báo tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng, hàng quý và hàng năm

Triển khai và thực hiện kịp thời các chế độ, chính sách có liên quan đến công tác kế toán, thống kê của Nhà nước ban hành

Cuối mỗi tháng, quý, năm phòng Kế toán–Tài chính phải lập các báo cáo tổng hợp

và gửi các chứng từ kế toán cho công ty

e.Phòng Giao nhận

Phòng giao nhận có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa và các thủ tục liên quan từ khi nhận chi tiết hàng từ khách hàng hoặc cho tới khi giao hàng xong cho khách hàng Phòng giao nhận hiện tại chưa có trưởng phòng, mọi công

việc đều thông qua trực tiếp từ Giám đốc

f.Phòng Chứng từ

Bộ phận này chịu sự quản lý trực tiếp của Phó giám đốc

Phòng chứng từ có nhiệm vụ book tàu, book cước, phát hành bill, lệnh (D/O), debit notes, liên hệ với khách hàng, đại lý,… theo dõi thường xuyên với hãng tàu qua email

để nắm được tình hình vận chuyển các lô hàng và thông báo cho người gửi hàng đồng

thời đảm nhận cả chức năng sale khách hàng

1.4.Tình hình hoạt động sản xuất của công ty Cổ phần giao nhận Trí Tuệ

Đối với tất cả các khách hàng nêu trên Công ty Brainlogs nhận làm đại lý và nhận

ủy quyền, ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra vào Việt Nam

Tỷ trọng (%)

Doanh thu

Tỷ trọng (%)

Doanh thu

Tỷ trọng

(%)

2015/2014 2016/2015 Tuyệt

đối

Tương đối (%)

Tuyệt đối

Tươn

g đối (%)

Bảng a Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ những năm gần đây 2014-2016

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Từ bảng số liệu trên, ta có biểu đồ thể hiện cơ cấu dịch vụ của công ty qua các năm

như sau:

Nhận xét

Trong năm 2014, công ty đi vào hoạt động khá được lâu Do đó, lượng khách hàng ổn định, dẫn đến doanh thu của công ty cũng tương đối cao, đạt 28.343,58 triệu đồng Trong đó, chiếm tỷ trọng lớn nhất là dịch vụ khai hải quan, chiếm 40,5 % tổng doanh thu cả năm Tiếp đến là dịch vụ đại lý hãng tàu chiếm 27,9 % tổng doanh thu Sau đó là dịch vụ vận chuyển nội địa, chiếm 21,6% và cuối cùng là các dịch vụ khác như cho thuê kho bãi, chiếm 10 % tổng doanh thu cả năm

Cơ cấu dịch vụ năm 2014

Đại lí hãng tàu Khai hải quan Vận chuyển nội địa Dịch vụ khác

Nhận xét

Sang năm 2015, tuy có sự thay đổi về tỷ trọng các loại hình dịch vụ, song giữ vai trò chủ đạo và chiếm tỷ trọng lớn nhất vẫn là dịch vụ khai hải quan, với 36,1 % tổng doanh thu, tiếp đến là dịch vụ đại lý hãng tàu, với 30,4%, vận chuyển nội địa chiểm 22,5% và cuối cùng là các dịch vụ khác, chiếm 11% tổng doanh thu Và tổng doanh thu cả năm đạt 40.949,89 triệu đồng, tăng 12.606,31 triệu đồng

Cơ cấu dịch vụ nam 2015

Đại lí hãng tàu Khai hải quan Vận chuyển nội địa Dịch vụ khác

Nhận xét

Qua đến năm 2016, đã có sự thay đổi trong cơ cấu dịch vụ của công ty Đứng đầu vẫn

là dịch vụ khai hải quan, với 31,9% tổng doanh thu Nhưng ở vị trí thứ hai, dịch vụ vận chuyển nội địa đã vượt qua dịch vụ đại lý hãng tàu, chiếm 28,4% tổng doanh thu Còn dịch vụ đại lý hãng tàu xếp ở vị trí thứ 3 với 27,7 % tổng doanh thu Cuối cũng vẫn là các dịch vụ khác, chỉ chiếm 12 % tổng doanh thu Doanh thu tăng 9.436,82 triệu đồng

so với năm 2015

Nhận xét chung:

Nhìn chung, từ 2014-2016 ta có thể thấy cơ cấu dịch vụ của công ty có sự thay đổi liên tục về tỷ trọng của từng lĩnh vực trong tổng cơ cấu Tuy nhiên, vị trí của từng lĩnh vực trong cơ cấu doanh thu của công ty thì ít thay đổi Chiếm tỷ trọng cao nhất là dịch vụ hải quan, thứ hai là dịch vụ đại lý hãng tàu, thứ ba là vận chuyển nội địa Cuối cùng là các dịch vụ khác Sang đến 2015 dịch vụ vận chuyển nội địa đã vươn lên chiếm vị trí thứ hai trong cơ cấu dịch vụ, vượt qua dịch vụ đại lý hãng tàu

Dịch vụ chủ đạo của công ty vẫn là dịch vụ vận tải quốc tế, nó là nguồn đem lại doanh thu đáng kể cho công ty, tuy nhiên lại có xu hướng giảm tỷ trọng xuống do số đối thủ tham gia vào ngành ngày càng nhiều, số lượng công ty hoạt động cùng trong ngành bao

Cơ cấu dịch vụ năm 2016

Đại lí hãng tàu Khai hải quan Vận chuyển nội địa Dịch vụ khác

gồm cả các công ty lớn với nguồn vốn dồi dào và phương tiện vận tải như tàu thủy, máy bay nên công ty khó khăn trong việc cạnh tranh lại với đối thủ Công ty chủ yếu cung ứng dịch vụ với tư cách là đại lý vận tải

Dịch vụ kho bãi và phân phối hàng hóa, ngày càng được công ty quan tâm phát triển nhiều hơn Do hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng nhiều, nhu cầu về kho bãi ngày càng cao nên công ty quyết định sẽ tham gia và đáp ứng tốt nhu cầu này của khách hàng Đồng thời với vai trò là nhà cung ứng các dịch vụ về Logistics công ty có thể có các dịch vụ kèm theo làm gia tăng giá trị như đóng gói, bao bì và phân phối hàng hóa đến tay người tiêu dùng theo yêu cầu của khách hàng

1.4.3 Kết quả kinh doanh trong những năm gần đây

Tuyệt đối

Tương đối (%)

Tuyệt đối

Tương đối (%)

Bảng b :Kết quả kinh doanh trong những năm gần đây 2014-2016

(Nguồn: phòng tài chính kế toán)

168,36% là rất cao đó là một bước nhảy vọt thuận lợi và là dấu hiệu cho sự phát triển của công ty trong tương lai, tuy nhiên tốc độ tăng đã bị khựng lại do một vài yếu tố khách quan và chủ quan tốc độ tăng đã hạ xuống 107,54% của năm 2016 so với 2015 Điều này cho thấy mặc dù có sự nỗ lực không ngừng của công ty trong việc tìm kiếm

và ký kết hợp đồng với khách hàng mới tuy nhiên công ty cũng cần phải chú trọng với việc duy trì mối quan hệ ngày càng chặt chẽ với khách hàng cũ để nâng cao tổng doanh thu của công ty

Về hiệu quả: Tỷ lệ tăng trưởng của lợi nhuận cũng khá cao đối với một công ty vừa mới phát triển Doanh thu của công ty vẫn tăng đều tuy nhiên so với tốc độ tăng trưởng lợi nhuận của 2015 so với 2014 là 157,14% thì đến năm 2016 tốc độ tăng trưởng lợi nhuận còn 119,06% Nhưng chúng ta cũng có thấy được do có sự quản lý tốt của ban

lãnh đạo, cắt bớt những chi phí không cần thiết nên lợi nhuận công ty vẫn đang trên đà gia tăng và có khả năng sẽ duy trì tốt và tăng lên trong những năm tới

1.4.4 SWOT

1.4.4.1 S – STRENGTHS -điểm mạnh của công ty Brain Logistic

Công ty có thế mạnh trong việc thực hiện dịch vụ cho các mặt hàng dầu khí, tạo một nguồn thu ổn định, có những khách hàng thân thiết từ khi mới thành lập, từ đó làm bàn đạp và dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm khách hàng mới, không chịu áp lực quá lớn của doanh thu

Số lượng nhân viên không nhiều nên việc quản lý và kết nối giữa các bộ phận sẽ dễ dàng hơn, tạo thành một khối thống nhất và hoạt động trơn tru

Ban lãnh đạo của công ty luôn chú trọng đầu tư xây dựng hệ thống cơ sở vật chất, máy móc trang thiết bị, tác phong phục vụ, đem lại sự hài lòng nhất cho khách hàng Đồng thời, cũng nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty, phục vụ tốt nhất các yêu cầu của khách hàng đến với công ty

Đội ngũ nhân viên của công ty hầu hết là những nhân viên trẻ có trình độ và nhiệt huyết Công ty có thuận lợi là 16/20 nhân viên của công ty đều là tốt nghiệp từ trường Đại Học Kinh Tế, nên rất thân thiện, tất cả nhân viên trong công ty đều nhiệt tình giúp

đỡ đồng nghiệp trong công việc, làm việc với một tinh thần tập thể, có tinh thần trách nhiệm cao

Chính sách đãi ngộ đối với nhân viên thỏa đáng cũng là nhân tố thúc đẩy công nhân viên tận tình làm việc và gắn bó hơn với công ty, nhất là trong giai đoạn khủng hoảng tài chính thế giới thời gian vừa qua, đứng trước sự khó khăn chung của các doanh nghiệp trong cũng như ngoài nước, nhưng công ty vẫn đảm bảo quyền lợi cho tất cả nhân viên, đẩy mạnh hoạt động, và do đó đã đảm bảo được doanh thu theo kế hoạch

Vị trí của công ty gần cảng hàng không và Hải quan – sân bay Tân Sơn Nhất nên tiến trình làm việc rất thuận lợi, đáp ứng kịp thời các yêu cầu hàng hóa, đặc biệt là những lô hàng gấp của khách hàng

Công ty có quan hệ tốt với hải quan, hãng tàu, hãng bay, dịch vụ kho bãi và công ty vận tải tạo lợi thế cạnh tranh rất tốt cho công ty

1.4.4.2 W –WEAKNESSES- Điểm yếu của công ty Brain Logistics

Vốn đầu tư không lớn nên công ty phát triển không nhanh, cơ sở vật chất chưa đầy

Khó khăn đối với công ty thường xuyên gặp phải là áp lực từ những khách hàng khó tính Bên cạnh đó còn khó khăn trong việc thanh toán, vì để giữ khách hàng nên nhiều khi công ty cũng chấp nhận việc thanh toán chậm hơn hợp đồng

Hầu hết các hãng tàu ở Việt Nam đều là những hãng tàu độc quyền của nước ngoài

do đó các hãng tàu thường xuyên tự mình điều chỉnh và thu thêm các khoản phí khác không hợp lý

Các thủ tục hành chính, đặc biệt là thủ tục Hải Quan phải qua nhiều khâu nhưng tiến độ công việc tại các cơ quan Hải Quan rất chậm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của công ty, nhiều khi khó có thể thực hiện được hợp đồng dịch vụ giao nhận một cách nhanh chóng, làm giảm chất lượng dịch vụ, ảnh hưởng đến uy tín của công ty

1.4.4.3 O-OPPORTUNITIES – Cơ hội của công ty Brain Logistics

Công ty sẽ đầu tư vào việc mở rộng quy mô kinh doanh dịch vụ cả về số lượng lẫn khối lượng, đảm bảo phục vụ nhiều khách hàng hơn, với chất lượng tốt nhất

Sẽ chú trọng hơn nữa vào chất lượng dịch vụ của công ty để đưa thương hiệu công

ty đến với khách hàng không chỉ trong nước mà còn với các doanh nghiệp ngoài nước, khẳng định vị thế cho dịch vụ của công ty Đồng thời cũng không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ của công ty Làm vừa lòng tất cả các khách hàng đến với công ty

Công ty đang chuẩn bị có một đội ngũ vận chuyển xe riêng, từ đó dễ dàng quản lý, chủ động cũng như tiết kệm được chi phí vận tải

Công ty cũng có xu hướng đẩy mạnh mở rộng, tham gia vào các thị trường lớn như Trung Quốc, Eu, Hoa Kỳ…Thị trường Trung Quốc là một thị trường rất lớn, giàu tiềm năng, sức tiêu thụ mạnh Lại có vị trí địa lý gần, rất thuận lợi để đẩy mạnh hơn nữa mối quan hệ buôn bán với các doanh nghiệp Trung Quốc, còn Hoa Kỳ và Eu là hai thị trường có thể coi là khó tính nhưng đây sẽ là thị trường tiềm năng cho sự phát triển của

công ty

1.4.4.4 T-THREATS – Thách thức của công ty Brain Logistics

Cạnh tranh trên thị trường ngày càng khốc liệt, các công ty mới hoạt động trong cùng lĩnh vực kinh doanh ngày càng nhiều Công ty không chỉ đối mặt với sức ép cạnh tranh với các công ty giao nhận trong nước mà còn với các công ty giao nhận nước ngoài để nâng cao chất lượng dịch vụ trong khi năng lực cạnh tranh của công ty chưa cao

Thị trường cho sản phẩm của công ty cũng chưa thật đa dạng và phong phú Vẫn còn hạn chế ở một số thị trường truyền thống quen thuộc Hơn nữa, với những thị trường lớn và tiềm năng như: Trung Quốc, Mỹ, Eu, thì công ty chưa thâm nhập một cách sâu rộng Nên doanh thu của công ty ở các thị trường này vẫn còn rất thấp Đây là một thiệt hại đáng kể cho công ty

CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA LCL ĐƯỜNG BIỂN NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TRÍ TUỆ

Để cụ thể hóa và tránh các vấn đề làm cho bài báo cáo lan man, gây khó hiểu, đồng thời để thể hiện rõ tính chất thực tế của đề tài đã chọn cho bài báo cáo lần này, nên Chương 2 của bài báo cáo sẽ bám sát vào quy trình thực tế của lô hàng nhập khẩu mặt hàng đó là CAMENTING HOSE WITH ACCESSORIES mà công ty GATES ENGINEERING & SERVICES PTE.,LTD tại SINGAPORE đã ký Hợp đồng Ngoại thương số DD17-10523 vào ngày 28/02/2017 với Công Ty PETROVIETNAM

DRILLING & SERVICES PTE LTD

Do Công Ty PETROVIETNAM DRILLING & SERVICES PTE LTD không chuyên về nghiệp vụ giao nhận nên đã tiến hành thuê dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu của Công ty CỔ PHẦN GIAO NHẬN TRÍ TUỆ ( BRAIN JOINT STOCK

LOGISTICS COMPANY) đại diện tất cả các lô hàng nhập khẩu của công ty

2.1 Một số vấn đề liên quan đến lô hàng nhập khẩu và công ty PETROVIETNAM DRILLING & SERVICES PTE LTD

2.1.1 Thông tin công ty PETROVIETNAM DRILLING & SERVICES PTE LTD Người Nhập Khẩu –The Buyer là công ty cổ phần Khoan và dịch vụ Dầu Khí , tên giao dịch PETROVIETNAM DRILLING & SERVICES PTE LTD, thường gọi tắt là PV DRILLING

Công ty có trụ sở chính tại địa chỉ: Lầu 4, Sailling Tower 111A Pasteure, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

PV Drilling hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giàn khoan, dịch vụ kỹ thuật về khoan

và giếng khoan, dịch vụ cung ứng nhân lực trong lĩnh vực khoan và giếng khoan dầu khí (ngoài khơi lẫn trên đất liền) Hơn một thập kỷ qua, PV Drilling đã có những bước phát triển mạnh mẽ, trở thành một trong những Tổng Công ty hàng đầu trong Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, một nhà thầu khoan và cung cấp dịch vụ giếng khoan uy tín trên thị trường PV Drilling sẽ tiếp tục phát triển dịch vụ khoan tại những vùng biển sâu hơn và

ở thị trường ngoài nước nhằm phục vụ hoạt động tìm kiếm, khai thác nguồn năng lượng dầu khí cho Việt Nam và thế giới

2.1.2 Các vấn đề liên quan đến lô hàng “CEMENTING HOSE WITH

ACCESSORIES” (ống cao su chịu áp lực cao) mà công ty BRAIN LOGISTICS đã nhập dịch vụ cho công ty PV DRILLING

Các bên liên quan:

GATES ENGINEERING & SERVICES PTE LTD (Nhà nhập khẩu- The

Supplier)

Công ty GATES ENGINEERING & SERVICES PTE LTD thường gọi tắt là công ty GATES, địa chỉ: 40 GUL CIRCLE, SINGAPORE

RGW FORWARDING PTE LTD

Công ty RGW FORWARDING PTE LTD thường gọi tắt là RGW là đại lí đầu

Singapore của công ty BRAIN LOGISTICS

VANGUARD LOGISTICS SERVICES và KHẢI MINH GLOBAL CO LTD

Công ty VANGUARD LOGISTICS SERVICES gọi tắt là VANGUARD có chi nhánh tại Singapore là co-loader gom hàng, chịu trách nhiệm gom hàng, cung cấp B/L, thu các khoản phí từ GATES

Công ty KHẢI MINH là đại lí đầu Việt Nam của VANGUARD, địa chỉ: Lầu 3, Tòa

nhà Sovilaco Building, số 1 Phổ Quang, phường 2, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh, Phường 2, Tân Bình, Hồ Chí Minh

Một số vấn đề liên quan đến lô hàng CEMENTING HOSE WITH

ACCESSORIES (ống cao su chịu áp lực cao)

Công ty GATES là công ty xuất khẩu mặt hàng Cementing Hose with accessories có xuất xứ Singapore về công ty DV Drilling ở Việt Nam theo hợp đồng ngoại thương số DD17-10523 được kí kết vào ngày 28/02/2017 Lô hàng này được đóng vào 01 kiện

298.000KGS, thể tích 1.367 CBM Theo dự kiến, tàu ST GREEN có chuyến 023N xuất

Cảng SINGAPORE theo MBL số SINCLI466127VH và HBL số RGWSGN3272202

ngày dự kiến tàu đến Thành Phố Hồ Chí Minh cập cảng Cát Lái đúng hải trình là ngày 12/03/2017 (được ghi xác nhận trong Thông báo hàng đến)

2.2 Công tác tổ chức giao nhận hàng hóa LCL tại công ty cổ phần Giao nhận Trí Tuệ

Các bước thực hiện nghiệp vụ trong sơ đồ này là bám sát theo quy trình thực tế nghiệp

vụ của lô hàng theo hợp đồng số DD17-10523 nên sơ đồ quy trình các bước thực hiện nghiệp vụ nhận hàng này có thể có phần khác biệt so với lý thuyết Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc làm báo cáo và việc theo dõi báo cáo, sơ đồ và phần diễn giải quy trình sẽ được diễn giải theo trình tự thời gian, đúng với trình tự thời gian thực tế diễn ra xoay quanh nghiệp vụ nhập khẩu lô hàng

Bao gồm các bước chính sau đây

2.2.1 Lấy thông tin từ khách hàng

2.2.2 Chuẩn bị chứng từ và các thông tin cần thiết

2.2.3 Xác nhận thông tin B/L và khai manifest (kiểm tra bộ chứng từ)

2.2.4 Nhận thông báo tàu đến và đi lấy D/O

2.2.5 Lên hồ sơ khai báo Hải quan điện tử trên phần mềm

ECUS5-VNACCS/VCIS

2.2.6 Làm thủ tục hải quan

2.2.7 Lấy hàng ra khỏi kho CFS và giao hàng về kho cho khách hàng

2.2.8 Lập thanh toán và trả lại chứng từ cho khách hàng

Có một số lưu ý như sau:

Vì công ty Brain Logistic nhập hai lô hàng thông qua Vanguard Logistics ( Khải Minh Global) nên trong lện giao hàng đến và HBL có thêm chi tiết của một kiện hàng 233kg nhưng không cần quan tâm đến thông tin đó

Theo lí thuyết, Master Bill chỉ có một và do hãng tàu cung cấp Coloader và được thể hiện chữ Master Bill trên Bill, sau đó Co-Loader dựa vào MBL hãng tàu cấp để làm HBL gửi cho đại lí Tuy nhiên trong bộ chứng từ này HBL do Vanguard Logistics cấp cho Brain Logistics được xem là MBL và sử dụng để khai Manifest,…nhưng trong Bill không thể hiện B/L chứ không ghi Master Bill hay House Bill Để thuận tiện chúng ta vẫn gọi Bill này là HBL1

CHI TIẾT NHƯ SAU

2.2.1 Lấy thông tin từ khách hàng

Sau khi có thông tin đóng hàng từ PETROVIETNAM DRILLING & SERVICES, công

cung cấp thông tin người liên hệ (shipper) GATES ENGINEERING & SERVICES PTE LTD cho đại lý RGW FORWARDING PTE LTD sẽ thống nhất thời gian và địa điểm nhận hàng với shipper và lên kế hoạch đóng hàng gửi về nước nhập khẩu cho công ty dịch vụ BRAIN LOGISTICS

Yêu cầu của khách hàng: Trong bài báo cáo này là nhận nhập dịch vụ cho lô hàng ống cao su chịu áp lực cao theo yêu cầu của công ty PETROVIETNAM DRILLING & SERVICES Công ty PETROVIETNAM DRILLING & SERVICES đã yêu cầu cho BRAIN LOGISTICS đại diện nhập khẩu lô hàng ống cao su chịu áp lực cao theo hợp đồng ngoại thương số DD17-10523 Yêu cầu chính thức được thông báo và nhận được

sự chấp nhận của BRAIN LOGISTICS vào ngày 29/02/2017

2.2.2 Chuẩn bị chứng từ và các thông tin cần thiết

DRILLING & SERVICES thực hiện nhập dịch vụ lô hàng trên

Vào ngày 28/02/2017 diễn ra kí kết hợp đồng ngoại thương số DD17-10523 giữa công

ty GATES ENGINEERING & SERVICES PTE LTD và PETROVIETNAM

DRILLING & SERVICES về việc nhập khẩu kiện hàng ống cao su chịu áp lực cao Hợp đồng được thanh toán theo phương thức trả sau ( Freight collect)

Hợp đồng được thỏa thuận theo điều kiện EXW Incoterms 2010 nên công ty BRAIN LOGISTICS phải liên hệ với đại lí đầu Singapore là RGW FORWARDING PTE LTD

để nhận hàng và thông tin từ công ty GATES ENGINEERING & SERVICES PTE LTD, chuẩn bị thời gian theo đúng hợp đồng và tìm co-loader là công ty VANGUARD LOGISTICS SERVICES

Việc làm Packing list và Commercial Invoice thương mại được GATES

ENGINEERING & SERVICES PTE LTD lập từ khi nhận giao hàng tại kho cho RGW FORWARDING PTE LTD hoặc gửi trước qua email

Nội dung của Commercial Invoice và Packing List bao gồm: (có đính kèm ở phụ lục) -Nhà cung cấp: GATE ENGINEERING & SERVICES

-Giá: 3,700 USD/cái, tổng tiền: 7,400 USD

-Loại bao bì: pallet gỗ (wooden pallet)

-Kích thước: 145x145x65CM

-Tổng trọng lượng và khối lượng tịnh: 298 KGS

-Chi tiết về tài khoản ngân hàng

+Tên công ty: Gates Engineering & Services PTE LTD

+Tên ngân hàng: DBS Bank, Jurong Branch, 97, Corporation Drive

+Số tài khoản USD: 0002-0001197-02-2-022

+Số tài khoản SGD: 002-027241-5

thực hiện gom hàng từ RGW FORWARDING, sau đó sẽ cho phát hành bộ vận đơn HBL1 ( dựa trên MBL hãng tàu cấp) và các chứng từ liên quan (nếu có), Công ty RGW FORWARDING nhận được bộ vận đơn gốc sẽ tiến hành kiểm tra nội dung thông tin được nêu rõ trên vận đơn đường biển:

(Lưu ý: vì ở đây công ty Brain Logistics có nhập 2 kiện hàng từ Singapore thông qua

VANGUARD LOGISTICS SERVICES nên trong MBL và Thông Báo Hàng Đến này

có thể hiện thêm một kiện hàng là TORQUE RING as per Inv No: TDI/0885/03/17 trọng lượng 233 kgs nên không cần quan tâm đến kiện đó)

-Số vận đơn – Bill of Lading (HBL1): SINCLI466127V

-Người gửi hàng- Shipper: RGW FORWARDING PTE LTD

-Người nhận hàng- Consignee: BRAIN LOGISTICS JOINT STOCK COMPANY -Tên tàu – Ocean vessel: ST GREEN

-Số chuyến – Voyage: 023N

-Cảng xếp hàng- Port of Loading: SINGAPORE

-Cảng dở hàng- Port of Discharge: CAT LAI, VIET NAM

-Ngày bốc hàng lên tàu – On Board Date: 09/03/2017

Tên mặt hàng: CEMENTING HOSE WITH ACCESSORIES (ống cao su chịu áp lực cao)

Số lượng: 1 kiện

Số Container/ số Seal: TRLU7625384 / 010254

Trọng lượng cả bì – GROSS WEIGHT: 298 KGS

Công ty RGW FORWARDING dựa vào các thông tin MBL và phát hành B/L (HBL)

và thay đổi một số thông tin sau:

Nội dung House Bill bao gồm: (có đính kèm ở phụ lục)

-Người gửi hàng: GATE ENGINEERING &SERVICES

- Tên hàng: CEMENTING HOSE WITH ACCESSORIES (ống cao su chịu áp lực cao)

- Số lượng, Trọng lượng; 1 kiện 298kg, tương đương 1.3670 CBM

- Hành trình: đi từ cảng SINGAPORE đến CÁT LÁI, HỒ CHÍ MINH

-Theo hợp đồng số: DD17-10523

-Số House Bill: RGWSGN3272202

-Ngày lập House Bill: 08/03/2017

-Ngày lên tàu: 08/03/2017

-Tên tàu: ST GREEN / Số chuyến: 023N

Sau khi có đủ thông tin đại lý RGW FORWARDING PTE LTD sẽ thông quan hàng hóa và tiến hành đóng xuất đi

2.2.3 Xác nhận thông tin B/L và khai manifest (kiểm tra bộ chứng từ)

Khi BRAIN nhận được email có đính kèm file chứng từ bao gồm:

01 bản gốc hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): DD17-10523, Ký ngày

28/02/2017

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản gốc

Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing list): 01 bản gốc

Sau khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng việc đầu tiên phải kiểm tra lại các thông tin trên bộ chứng một cách nhanh chóng cẩn thận và chính xác Nhân viên sẽ đối chiếu lần lượt các thông tin trên Vận đơn (HBL) như người gửi hàng, người nhận hàng, tên con tàu, số container và số seal xem có đầy đủ, chính xác và trùng khớp với các thông tin trên các chứng từ khác hay không Cụ thể là:

Người gửi hàng: GATES ENGINEERING & SERVICES PTE LTD

Người nhận hàng: PETROVIETNAM DRILLING & WELL

Tên con tàu/ chuyến : ST GREEN / 023N

Số container và số seal giống như trong ATTACHED LIST đính kèm với Bill of

Lading trong phần phụ lục chứng từ

TRLU7625384 / 010254

Kiểm tra hợp đồng ngoại thương (sales contract):

Tên và địa chỉ bên mua, bên bán;

Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, )

Điều kiện cơ sở giao hàng: EXW Singapore

Phương thức thanh toán: NET30

Thời gian giao hàng: 28/02/2017

Kiểm tra hóa đơn thương mại (Commercial invoice):

Kiểm tra chi tiết Invoice xem các chi tiết đó đã phù hợp với B/L và hợp đồng chưa Kiểm tra số hợp đồng trên Invoice xem có trùng khớp với số hợp đồng trên hợp đồng thương mại hay không Số hợp đồng là: DD17-10523

Kiểm tra ngày phát hành Invoice phải sau ngày ký kết hợp đồng và trước hoặc cùng ngày gửi hàng Ngày 01/03/2017

Kiểm tra tổng số tiền trên Invoice do người bán lập yêu cầu đòi hỏi người mua phải trả Tổng số tiền phải thanh toán là 7.400USD

Kiểm tra đơn vị tiền tệ được yêu cầu trên Invoice, ở đây là USD

Kiểm tra phương thức thanh toán: By T/T NET30

Kiểm tra phiếu đóng gói (Packing list):

Kiểm tra chi tiết Packing List, xem các chi tiết đó đã phù hợp với B/L và hợp đồng chưa Packing List do người bán lập nhằm cung cấp cho người mua biết tổng số hàng thực tế sẽ giao

Kiểm tra ngày phát hành Packing List phải sau ngày ký kết hợp đồng và trước hoặc cùng ngày gửi hàng Ngày 01/03/2017

Kiểm tra số hợp đồng trên Packing list xem có trùng khớp với số hợp đồng trên hợp đồng thương mại hay không Số hợp đồng là DD17-10523

Kiểm tra tổng số hàng phải giao trên Packing list: 1 pallet 298kgs

Kiểm tra vận đơn (Bill of lading):

Đây là những chứng từ bắt buộc cần phải có để thực hiện việc thông quan

nhập khẩu ở Hải quan Cảng Ngoài ra, tùy vào từng loại hàng hóa mà có thể yêu cầu thêm một vài chứng từ khác như giấy chứng nhận xuất xứ:

Giấy chứng nhận xuất xứ là giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của mặt

hàng xuất khẩu để được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu (nếu có) Đối với lô hàng

theo hợp đồng số DD17-10523, vì là mặt hàng sử dụng thông thường nên bên bán

và bên mua không yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ (C.O)

Trong trường hợp không trùng khớp thông tin hoặc số liệu giữa các chứng từ

không giống nhau, thì nhân viên giao nhận sẽ có nhiệm vụ liên lạc với công ty

PETROVIETNAM để kịp thời thông báo cho bên người bán sửa chữa hoặc bổ sung Trong trường hợp khi có sự điều chỉnh gấp thì công ty PETROVIETNAM sẽ

thông báo ngay lập tức cho bên BRAIN LOGISTICS

Nếu trong trường hợp chứng từ không được sửa chữa hoặc không được bổ

sung một cách kịp thời mà nguyên nhân xuất phát từ lỗi của bên công

PETROVIETNAM thì công ty PETROVIETNAM sẽ chịu mọi chi phí có liên quan tới việc