Báo cáo thực tập: tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ, giao nhận hàng xuất FCL

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ G

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

ĐỀ TÀI:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI TIẾN PHÁT

Chuyên ngành: Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu

HỌ VÀ TÊN : MSSV: LỚP :

GVHD:

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

TP.HỒ CHÍ MINH: Tháng 3,năm 2018

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan báo cáo thực hành nghề nghiệp này là kết quả nghiên cứu, tìm hiểu của riêng em, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của Th.s ………., đảm bảo tính trung thực về nội dung các báo cáo Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC HÌNH

LỜI MỞ ĐẦU

Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ GIAO

NHẬN VẬN TẢI TIẾN PHÁT 1

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát 1

1.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát 1

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1

1.2 Chức năng, nghĩa vụ của công ty 3

1.2.1 Chức năng của công ty 3

1.2.2 Nghĩa vụ của công ty 3

1.3 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của công ty 4

1.3.1 Bộ máy tổ chức 4

1.3.1 Hoạt động của các phòng ban 5

1.4 Tình hình và kết quả kinh doanh của công ty Tiến Phát từ năm 2015-2017 6

1.4.1 Cơ cấu dịch vụ của công ty Tiến Phát ( 2015- 2017) 6

1.4.2 kết quả kinh doanh của công ty ( 2015- 2017) 9

1.5 Định hướng phát triển của công ty 10

Chương 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI TIẾN PHÁT 12

2.1 Giới thiệu tổng quan về lô hàng thuốc lá điếu xuất khẩu 12

2.1.1 Tổng quan về mặt hàng thuốc lá điếu President ( 20’s full flavor) xuất khẩu sang Belize 12

2.2 Chính sách mặt hàng thuốc lá điếu PRESIDENT (20’s full flavor) xuất khẩu tại công ty XNK Thuốc Lá sang thị trường Belize 14

2.3 Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ giao nhận xuất khẩu lô hàng thuốc lá điếu 15

2.3.1 Xin booking confirmation 16

2.3.2 Nhận Commercial Invoice/ packing list từ công ty Thuốc Lá 18

2.3.4 Mua bảo hiểm cho lô hàng 22

2.3.5 Khai Hải quan điện tử 23

2.3.6 Làm SI ( shipping instruction) / VGM ( Vertified goss mass) gởi cho hãng tàu để xin cấp Master Bill Of Lading ( MBL) 33

2.3.7 Hoàn thành invoice, Packing List và lập Shipping Advice 39

2.3.8 Làm hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) 41

2.3.9 Tập hợp bộ chứng từ và quyết toán với khách hàng 45

2.4 Đánh giá hoạt động trải nghiệm 46

2.4.1 Tình huống phát sinh và hướng giải quyết 46

2.4.2 Kinh nghiệm của bản thân 47

Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI TIẾN PHÁT 49

3.1 Nhận xét 49

3.1.1 Thuận lợi 49

3.1.2 Khó khăn 50

3.1.3 Giải pháp 50

3.2 Kiến nghị 51

3.2.1 Kiến nghị đối với công ty Tiến Phát 51

3.2.2 Kiến nghị đối với nhà nước 52

KẾT LUẬN CHUNG 53 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

XNK : xuất nhập khẩu

CCHQ : Chi cục Hải quan

SI ( shipping instruction) : hướng dẫn làm Bill

VGM ( vertified goss mass) : bảng khai báo toàn bộ trọng lượng container hàng VCCI : phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam MBL ( master bill of lading) : vận đơn chủ

C/O ( certificate of original) : giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

ETD ( estimated time of departure) : ngày tàu đi dự kiến

FCL ( full container load) : hàng nguyên container

LCL ( less than container load) : hàng lẻ

HS ( harmonized commodity description and coding system) : mã phân loại hàng hóa HĐKD : hoạt động kinh doanh

Cont : Container

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Hình 2: biểu đồ thể hiện cơ cấu dịch vụ của công ty ( 2015- 2017)

Hình 3: biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Tiến Phát ( 2015-2017)

Hình 4: sơ đồ các bên liên quan

Hình 5: mail booking request gởi hãng tàu xin cấp booking confirmation

Hình 6: công ty giám định SGS

Hình 7: chi cục kiểm dịch thực vật vùng II

Hình 8: công ty bảo hiểm Viễn Đông

Hình 9: chọn doanh nghiệp xuất khẩu trên Ecuss5 Vnaccs

Hình 10: khai báo các tiêu thức nhóm loại hình trên tờ khai Hải quan điện tử

Hình 11: khai báo các tiêu thức đơn vị xuất nhập khẩu trên tờ khai Hải quan điện tử Hính 12: khai báo các tiêu thức vận đơn trên tờ khai Hải quan điện tử

Hình 13: khai báo tiêu thức thông tin hóa đơn trên tờ khai Hải quan điện tử

Hình 14: khai báo tiêu thức thông tin vận chuyển trên tờ khai Hải quan điện tử

Hình 15: khai báo tiêu thức thông tin hợp đồng trên tờ khai Hải quan điện tử

Hình 16: khai báo tiêu thức thông tin container trên tờ khai Hải quan điện tử

Hình 17: tra mã HS dựa trên biểu thuế xuát nhập khẩu 2018 trên máy tính

Hình 18: tra mã HS dựa trên biểu thuế xuất nhập khẩu 2018 trên máy tính

Hình 19: khai báo các tiêu chí danh sách hàng trên tờ khai Hải quan điện tử trên máy tính Hình 20: form mẫu SI trên file excel

Hình 21: form mẫu SI trên file Excel

Hình 22: form mẫu SI trên file Excel

Hình 23: form mẫu SI trên file Excel

Hình 24: mail SI gởi cho hãng tàu Evergreen xin cấp MBL

Hình 25: hình ảnh container chứa hàng thuốc lá điếu xuất khẩu

Hình 26: mẫu invoice hoàn chỉnh trên file Excel

Hình 27: mẫu packing list hoàn chỉnh trên file excel

Hình 28: khai C/O theo form mẫu trên file word

Hình 29: đăng nhập vào website VCCI

Hình 30: khai báo tên nước nhập khẩu trên VCCI

Hình 31: khai đơn xin cấp C/O online

Hình 32: khai đơn xin cấp C/O online

Hình 33: khai đơn xin cấp C/O online

Hình 34: trị sở VCCI tại TP.HCM

Bảng 1: cơ cấu dịch vụ của công ty ( 2015-2017)

Bảng 2: kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Tiến Phát ( 2015-2017)

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế toàn cầu hóa và khu vực hóa về hợp tác kinh tế giữa các quốc gia và khu vực trên thế giới hiện nay Ngoại thương đóng một vai trò hết sức quan trọng và có tính quyết định đến toàn bộ quá trình phát triển kinh tế xã hội của từng quốc gia, đặc biệt quan trọng đối với các nước đang phát triển trong đó có Việt Nam Để bắt kịp được sự phát triển của thế giới, Việt Nam đã nổ lực đẩy mạnh hoạt động ngoại thương, mở cửa nền kinh tế, hội nhập với các quốc gia trên thế giới đây là một nhiệm vụ cần thiết đáp ứng yêu cầu của Đảng ta là đưa đất nước thoát khỏi nghèo nàn, lạc hậu, từng bước phát triển nền kinh tế ngày một bền vững, ổn định, xóa dần khoảng cách về kinh tế giữa nước

ta và các nước trên thế giới Là một nội dung chính của hoạt động ngoại thương và là hoạt động đầu tiên của thương mại quốc tế, xuất khẩu trở thành hoạt động chủ lực, đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế của từng quốc gia cũng như của thế giới Xuất khẩu tạo nguồn vốn cho nhập khẩu, kiềm chế lạm phát, tăng thu cho ngân sách nhà nước và cải thiện nâng cao đời sống nhân dân,phục vụ cho công cuộc hiện đại hóa đất nước

Hiểu được điều đó, ngay từ những ngày đầu hội nhập nền kinh tế thế giới nước ta

đã đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu, làm kim ngạch xuất khẩu tăng lên nhanh chông cho đến ngày nay hoạt động xuất khẩu phát triển mạnh mẽ, dẫn đến các công ty xuất nhập khẩu ra đời ngày càng nhiều, họ ngày càng cố gắng tạo dựng thương hiệu và uy tín với các khách hàng nước ngoài Đồng hành cùng sự cố gắng đó không thể nào không nhắc đến các công ty dịch vụ bên ngoài đã góp một phần không hề nhỏ giúp cho hoạt động xuất khẩu được hiệu quả hơn Và một trong những khâu mấu chốt quan trọng đó là khâu chứng từ, thiếu nghiệp vụ này thì coi như hoạt động mua bán trong nước cũng như ngoài nước không thể thực hiện được Xuất phát từ tầm quan trọng của công việc này nên thông qua thời gian thực tập, nghiên cứu, tìm hiểu tại công ty em đã chọn đề tài “ tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ giao nhận xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát” làm đề tài báo cáo tốt nghiệp cho mình Bài báo cáo được chia làm ba phần:

CHƯƠNG 1: Tổng quan về công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát

CHƯƠNG 2 : Thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ giao nhận xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát

CHƯƠNG 3: Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng nghiệp vụ tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát

Trong quá trình hoàn thành bài báo cáo này không tranh khỏi những sai sót Rất mong nhận được sự góp ý và chỉ bảo tận tình của quý thầy cô trường Đại Học Tài Chính Marketing cùng các anh chị trong công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát để em có thể hoàn thành tốt bài viết này

Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI TIẾN PHÁT

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát

1.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát, được thành lập vào năm 2013, đến nay đã trải qua hơn 4 năm hoạt động công ty đã dần khẳng định được vị trí của mình trên thị trường như là một nhà vận chuyển và giao nhận chuyên nghiệp, nhận được sự tín nhiệm cao của khách hàng, và được đánh giá là phát triển nhanh

Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ giao nhận hàng hóa ; Môi giới thương mại; Đại

lý vận tải; Dịch vụ khai thuê hải quan; Dịch vụ bốc xếp,kiểm đếm, đóng gói hàng hóa( trừ đóng gói thuốc bảo vệ thực vật); Cho thuê kho bãi và tư vấn thủ tục hải quan chính sách thuế;Vận tải hàng hóa đường sắt; Vận tải hàng hóa bằng đường bộ; Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương; Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

1.1.2.1 Lịch sử hình thành

Sau khi nước ta bắt đầu thực hiện chính sách mở cửa nền kinh tế, chủ động tham gia nền kinh tế thế giới Trong thời gian đó, tình hình đầu tư và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngày càng phát triển qua từng năm, kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa tăng lên đột biến, một loạt các công ty XNK ra đời Với khối lượng hàng hóa xuất nhập

khẩu ngày càng lớn mà các công ty XNK nhận được thì hàng loạt các công việc họ phải làm càng ngày càng gia tăng, càng ngày cả núi công việc càng chất chồng lên nhau làm cho hiệu quả công việc ngày càng thấp Hiểu được vấn đề đó, các công ty giao nhận ra đời ngày càng nhiều nhằm đảm đương bớt một phần công việc,để đáp ứng nhu cầu về dịch vụ giao nhận vận tải, làm thủ tục Hải quan,…của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu

và ngày càng chiếm vị thế quan trọng trong ngành xuất nhập khẩu Hòa mình vào sự phát triển của xã hội và ngày 02 tháng 08 năm 2013 Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát được thành lập và hoạt động dưới sự quản lý của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh theo giấy phép kinh doanh số 0312399816

1.1.2.2 Quá trình phát triển của công ty

Ra đời và phát triển hòa theo xu hướng mở cửa hội nhập và mở rộng quan hệ giao thương giữa Việt Nam và các quốc gia khác trên thế giới, công ty Tiến Phát đã có rất nhiều thuận lợi để phát triển hoạt động kinh doanh của mình trong một thị trường rộng lớn và đa dạng Tuy nhiên cũng gặp không ít khó khăn trên thương trường đầy sự cạnh tranh gay gắt của rất nhiều công ty khác cùng hoạt động trên lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế

Bên cạnh đó những ngày đầu mới thành lập, do nhân lực, thiết bị, tài chính còn thiếu nên công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như giao nhận hàng đường biển, hàng đường hàng không, khai thuế hải quan, đại lý hãng tàu…

Theo thời gian, bằng tinh thần học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, luôn nâng cao trình

độ năng lực cho toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty, tạo được sự tín nhiệm của khách hàng thông qua chất lượng dịch vụ ngày càng được nâng cao mà công ty cung cấp

Họ đã kí được các hợp đồng cung cấp các dịch vụ trọn gói cho các công ty như: làm thủ tục thông quan hàng hóa XNK, giao nhận kiểm đếm hàng hóa, vận tải bằng đường biển, đường bộ,… Tuy trong quá trình thực hiện cũng gặp không ít khó khăn về nhân lực, chưa

có kinh nghiệm nhiều trong quản lý, trang thiết bị còn thiếu nên phải đi mượn bên ngoài

do đó khả năng chủ động trong việc khai thác kinh doanh còn gặp nhiều khó khăn Công

ty xác định, trong giai đoạn hội nhập, việc kí kết được nhiều hợp đồng với các đối tác đòi hỏi công ty phải đưa ra các dịch vụ có chất lượng và cạnh tranh nhất để đáp ứng mọi nhu cầu từ phía khách hàng kể cả những khách hàng có yêu cầu chất lượng cao nhất Mặc dù

cậy từ các công ty, doanh nghiệp và các bạn hàng đã tạo cho công ty ngày càng trưởng thành và vững mạnh như hôm nay

Tới nay, công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát với phương châm: “ Đoàn kết-Phát triển bền vững, lâu dài- an toàn- uy tín – hiệu quả” công

ty đã tạo dựng được một đội ngũ cán bộ nhân viên giàu kinh nghiệm, có trình độ, năng lực, chuyên nghiệp trong công việc

Công ty đã có những định hướng kinh doanh cụ thể, linh hoạt và đúng đắn được điều chỉnh thường xuyên tùy theo biến động của thị trường và nhu về vận tải hàng hóa , đưa ra mục tiêu, biện pháp thực hiện kế hoạch sát với thực tế thị trường Vượt qua được những khó khăn , sản lượng hàng hóa luôn được duy trì và đảm bảo công việc cho cán bộ nhân viên trong toàn công ty Công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng cả về quy mô, lĩnh vực hoạt động, nâng cao cơ sở hạ tầng, hệ thống trang thiết bị, uy tín và chất lượng phục vụ ngày càng được nâng cao

Có thể nói công ty Tiến Phát là một trong những công ty có lĩnh vực giao nhận, kinh doanh sản xuất hàng hóa xuất nhập khẩu ổn định nhất tại thi trường Việt Nam Chuyên cung cấp những giải pháp toàn diện thông qua việc cung cấp tất cả những dịch

vụ liên quan về giao nhận hàng hóa, kết hớp với việc quản lý chuỗi cung ứng hậu cần Và trở thành một đối tác tin cậy với các khách hàng trên thế giới Sự phong phú về dịch vụ cung cấp, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm và những giải pháp tổng hợp sẽ tạo sự thuận lợi hơn cho khách hàng

1.2 Chức năng, nghĩa vụ của công ty

1.2.1 Chức năng của công ty

Thực hiện những công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hóa: xếp dỡ hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho người chuyên chở để chở đến nơi quy định, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, phối hợp các tổ chức trong và ngoài nước thực hiện chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triễn lãm, tài liệu chứng từ

Kinh doanh một số loại hàng hóa

1.2.2 Nghĩa vụ của công ty

Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và chức năng mà công ty đã đề ra

Tập trung vào việc bảo toàn và phát triển nguồn vốn của công ty, đem lại lợi nhuận cao nhất; Chấp hành nghiêm chỉnh các chủ trương của đảng, nhà nước và quy địn của Bộ Tài Chính về quản lý kinh tế; Thực hiện đung và đủ mọi khoản thuế cho Nhà nước

Thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương thức tiên tiến, hợp lý, an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, đảm bảo hàng hóa an toan trong phạm vi trách nhiệm của mình

Chung tay cùng cộng đồng các doanh nghiệp cùng chung lĩnh vực hoàn thành chuỗi cung ứng nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu kinh doanh ngày càng đa dạng của quý khách hàng, các đối tác trong và ngoài nước

Chú trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên, để luôn có đủ năng lực phục vụ cho quá trình phát triển của công ty trong hiện tại và tương lai, đòi hỏi toàn thể nhân viên cũng như ban lãnh đạo của công ty phải phấn đấu làm việc hết minh, phát huy tính sáng tạo, năng động để công ty làm việc hiệu quả; Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như sản phẩm của mình để đem lại sự hài lòng tốt nhất cho khách hàng

1.3 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của công ty

1.3.1 Bộ máy tổ chức

Là một công ty chuyên về dịch vụ giao nhận vận tải , công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát không đòi hỏi phải có quá nhiều nhân viên trong một công ty, chỉ với đội ngũ nhân viên vừa đủ nhưng tất cả phải liên kết với nhau thành một hệ thống chặt chẽ,dưới sự giám sát của cấp trên là Giám đốc và Phó Giám đốc, mỗi

bộ phận đảm nhận một công việc, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, hoạt động thông suốt, nhịp nhàng, nhằm đẩy mạnh hoạt động kinh doanh có hiệu quả

Hình 1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Nguồn : bộ phận nhân sự của công ty( năm 2017)

1.3.1 Hoạt động của các phòng ban

Giám đốc: là người đứng đầu, người chỉ huy cao nhất trong công ty,đại diện công

ty kí kết hợp đồng với khách hàng, đề ra các phương hướng hoạt động kinh doanh, đưa ra các quyết định một cách đung đắn, phù hợp nhất để đạt được hiệu quả cao nhất, bảo toàn

và phát triển công ty ngày một phát triển, chịu trách nhiệm toan bộ kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp,đồng thời là người chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp, trước pháp luật về hoạt động của doanh nghiệp

Phó Giám đốc: có nghĩa vụ làm tham mưu cho Giám đốc về nhân sự và thực hiện công tác quản lý hành chính, nâng cao nghiệp vụ và bố trí công việc cho người lao động , được ủy quyền thay mặt Giám đốc chỉ đạo các phòng ban của doanh nghiệp khi Giám đốc vắng mặt,chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao

Phòng kế toán : tham mưu và giám sát việc thu chi tài chính theo quy định của pháp luật hiện hành, lập kế hoach cân đối tài chính, tính toán hiệu quả hoạt động kinh doanh Thực hiện đung các chế độ chính sách của nhà nước về tài chính, chế độ bảo hiểm, thuế, khấu hao, tiền lương cho văn phòng, giải quyết việc thu hồi công nợ, tổ chức hạch toán quyết toán và báo cáo định kì

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: chia làm 3 bộ phận:

- Bộ phận sales: chăm sóc khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới

- Bộ phận giao nhận: có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa, khai hải quan

và các thủ tục cần thiết; giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn

và dứt điểm cho từng lô hàng; tiết kiệm chi phí ở mức tháp nhất, tạo uy tín với khách hàng

- Bộ phận chứng từ: quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn, làm bộ hồ sơ hải quan và các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoan thành tốt công việc được giao;

có nhiệm vụ book tàu, cước, phát hành bill, lệnh giao hàng,lập chứng từ, làm giấy thông báo hàng đến, liên hệ với khách hàng, đại lý hãng tàu

Phòng hành chính nhân sự : tổ chức quản lý nguồn nhân sự trong công ty, phụ trách việc tuyển dụng lao động, chấm công, y tế, bảo hiểm, xây dựng quy chế làm việc, thông báo quyền và nghĩa vụ cho nhân viên

1.4 Tình hình và kết quả kinh doanh của công ty Tiến Phát từ năm 2015-2017

1.4.1 Cơ cấu dịch vụ của công ty Tiến Phát ( 2015- 2017)

Bảng 1: cơ cấu dịch vụ của công ty ( 2015- 2017)

Đơn vị : triệu đồng

Giá trị Tỷ

trọng (%)

Nhận xét : Từ bảng số liệu và biểu đồ cho ta thấy được doanh thu của công ty đã rất nổ lực trong việc duy trì nhiều loại hình dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Mỗi loại hình dịch vụ có mỗi chiến lược kinh doanh riêng, doanh thu từng loại hình dịch vụ hoàn toàn độc lập và khác biệt nhau, trong đó loại hình dịch vụ chiếm tỷ trọng cao nhất đó là dịch vụ giao nhận, đây là loại hình kinh doanh chủ yếu của công ty,

nó luôn giữ vị trí hàng đầu qua các năm

Năm 2015 : doanh thu từ dịch vụ giao nhận là 756.64 triệu đồng chiếm tỷ trọng cao nhất 44.35 % Doanh thu dịch vụ vận tải là 583.65 triệu đồng chiếm tỷ trọng 34.21%

và cuối cùng là doanh thu từ dịch vụ thương mại 365.65 chiếm 21.44%

Năm 2016 : doanh thu dịch vụ giao nhận là 815.60 triệu đồng chiếm 41.72% tăng

so với năm 2015 là 58.96 triệu tương ứng 7.79% Doanh thu từ dịch vụ vận tải là 678.90 triệu đồng tăng 95.25 triệu đồng so với năm 2015 tương ứng 16.32% doanh thu từ dịch

vụ thương mại là 460.40 triệu đồng tăng 94.75 triệu đồng so với năm 2015 tương ứng 25.91%, một mức tăng trưởng khá cao

Năm 2017 : doanh thu từ dịch vụ giao nhận là 870,13 triệu đồng mức doanh thu tăng cao đáng kể, chiếm tỉ trọng 39.27%, so với năm 2016 tăng 54.53 triệu đồng tương ứng 6.69% doanh thu từ dịch vụ vận tải trong năm 2017 là 775.62 triệu đồng chiếm 35%, tăng 96.72 triệu đồng so với năm 2016 tương ứng 14.25% doanh thu từ dịch vụ thương mại là 570.10 triệu đồng chiếm tỷ trọng 25.73% tăng 109.70% tương ứng 23.83%

so với năm 2016

Nhìn chung doanh thu từ dịch vụ giao nhận tăng cao theo từng năm nhưng tỷ trọng lại giảm, tốc độ tăng trưởng chậm hơn các loại hình dịch vụ khác cho thấy được sự cạnh tranh gay gắt của thị trường về lĩnh vực giao nhận, đòi hỏi công ty không ngừng nổ lực

cố gắng hơn nữa Doanh thu từ dịch vụ thương mại tăng mạnh theo từng năm có mức độ tăng trưởng vượt bậc nhưng dịch vụ giao nhận vẫn chiếm tỷ trọng cao nhất từ đó cho thấy công ty đang cố gắng từng ngày để phát triển ngành nghề chính của mình là dịch vụ giao nhận

1.4.2 kết quả kinh doanh của công ty ( 2015- 2017)

Bảng 2 : kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Tiến Phát ( 2015- 2017)

Đơn vị : Triệu đồng

3 Lợi nhuận trước thuế 699.42 829.70 969.79

Nguồn : phòng kế toán

Hình 3 : biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2015 - 2017

Qua bảng số liệu và biểu đồ ta thấy được doanh thu của công ty không ngừng tăng trưởng theo từng năm:

Năm 2015 dù công ty mới đi vào hoạt động được 2 năm nhưng do nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa trong nước ngày càng gia tăng cùng với chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện nên công ty dần tìm được nhiều nguồn hàng hơn dẫn đến doanh thu của công ty cũng khá cao so với những năm đầu mới bước vào hoạt động, và doanh thu

năm 2015 công ty đạt được là 1705.94 triệu đồng, với mức lợi nhuận là 559.54 triệu đồng

Năm 2016 doanh thu của công ty là 1954.90 cao hơn so với năm 2015 là 248.96 triệu đồng tương ứng tăng 14.59% Chi phí tăng từ 1006.52 lên 1125.20 tức là tăng 118.68 triệu đồng tương ứng tăng 11.79% Mức lợi nhuận đạt được là 663.76 triệu đồng,

so với năm 2015 thì mức lợi nhuận tăng từ 559.54 lên 663.76 triệu đồng, tăng được 104.22 triệu đồng tương ứng tăng 18.63% Tốc độ tăng trưởng của doanh thu lớn hơn tốc

độ tăng trưởng của chi phí dẫn đến làm cho lợi nhuận của công ty tăng lên đáng kể, điểu này cho ta thấy được công ty đang dần đi đúng chiến lược, định hướng đã đề ra và chất lượng dịch vụ ngày càng hoàn thiện, nâng cao hơn thu hút được nhiều khách hàng và tạo được lòng tin đối với họ

Năm 2017 doanh thu của công ty là 2215.85 triệu đồng,mức doanh thu khá cao, so với năm 2016 tăng 260.95 triệu đồng tương ứng tăng 13.35% Chi phí hoạt động trong năm này là 1246.06 triệu đồng, mức chi phí đã tăng từ 1125.20 lên đến 1246.06 tức tăng 120.86 triệu đồng tương ứng tăng 10.74% Lợi nhuận công ty đã đạt được trong năm này

là 775.83 triệu đồng so với năm 2016 mức lợi nhuận tăng 112.07 triệu đồng tương ứng tăng 16.88% Mức tăng trưởng này cho thấy được sự phát triển của công ty khá cao Nhìn chung, doanh thu và lợi nhuận đều tăng cao theo hằng năm Nhưng sự xét lại sự tăng trưởng giai đoạn 2015-2016 lại cao hơn giai đoạn 2016-2017 về cả doanh thu lẫn lợi nhuận Điều này cho thấy được các công ty giao nhận ra đời ngày càng nhiều, ngày càng

có nhiều đối thủ cạnh tranh hơn Tuy nhiên, dù chịu nhiều tác động và nền kinh tế bị ảnh hưởng nhưng với sự cố gắng không ngừng của toàn thể công ty, họ vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh của mình và đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ góp phần vào sự tăng trưởng kinh tế của nước nhà, làm cho quy mô công ty ngày càng lớn, ngày càng vững mạnh trên thị trường trong và ngoài nước

1.5 Định hướng phát triển của công ty

Công việc cần thực hiện trước mắt là phải thực hiện tốt các cam kết trong hợp đồng với các khách hàng

Đầu tư mở rộng, phát huy được hiệu quả các dự án kho bãi Tiếp tục liên doanh, liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài khu vực về các lĩnh vực Logistics, phát triển Forwading , dịch vụ xuất nhập khẩu đầu tư nâng cấp phương tiện, ô tô vận tải Tăng

những loại hình dịch vụ chuyên nghiệp, tạo niềm tin với khách hàng, nhằm duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ và thu hút thêm nhiều khách hàng mới

Đẩy mạnh và làm tốt công tác Marketing để tìm kiếm thêm nhiều hợp đồng hơn nữa

Mở rộng thị trường kinh doanh

Về công tác quản lý, hoàn thiện toàn bộ thể chế quản lý của công ty, thực hiện tốt các quy chế, quy định đã được ban hành trong thời gian vừa qua

Thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách pháp luật hiện hành của Nhà nước

Nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên trong công ty Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho tất cả các cán bộ nhân viên trong công ty, tạo thuận lợi trong hoạt động và công tác quản lý

Tóm tắt chương 1

Ở chương 1 đã cho chúng ta cái nhìn tổng quan về công ty, cho ta biết được quá trình hình thành của công ty như thế nào, ngành nghề kinh doanh của công ty và những định hướng họ vạch ra cho tương lai Cho ta hiểu hơn về linh vực mà họ đang hoạt động Ở chương tiếp theo chúng ta sẽ hiểu hơn về hoạt động xuất khẩu và thực hiện nghĩa vụ chứng từ giao nhận xuất khẩu tại công ty là phải làm gì và làm như thế nào

Chương 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ GIAO NHẬN

VẬN TẢI TIẾN PHÁT 2.1 Giới thiệu tổng quan về lô hàng thuốc lá điếu xuất khẩu

2.1.1 Tổng quan về mặt hàng thuốc lá điếu President ( 20’s full flavor) xuất khẩu sang Belize

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Tiến Phát sẽ tiến hành

kí hợp đồng dịch vụ với công ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá ( Vietnam Tobacco Import Export Company), xuất khẩu mặt hàng thuốc lá điếu với số lượng là 1050 thùng, đơn giá

69 USD/ thùng theo điều kiện FOB, phương tiện vận chuyển đường biển do hãng tàu Evergreen vận chuyển Nhà nhập khẩu là công ty Faith On Limited ở Hong Kong, người nhận hàng là công ty Baba’s International Ltd

2.1.2 Tóm tắt lô hàng thuốc lá điếu

Sau đây xin tóm tắt bộ chứng từ thông qua sơ đồ sau:

Hình 4: sơ đồ các bên liên quan

Giải thích mối liên hệ giữ các bên trên sơ đồ:

(1) Công ty XNK Thuốc lá kí kết hợp đồng xuất khẩu với công ty Faith On Limited xuất khẩu mặt hàng thuốc lá điếu và giao cho người nhận hàng là công ty Baba’s

FAITH ON LIMITED

BABA’S INTERNATIO

AL LTD

TIẾN PHÁT

CCHQ CK CẢNG SG KVI

(2) Công ty Faith On Limited kí kết hợp đồng dịch vụ với hãng tàu Evergreen để vận chuyển lô hàng

(3) Công ty XNK Thuốc Lá kí kết hợp đồng dịch vụ với công ty Tiến Phát để hoàn thành

(9) (2.3.6) Công ty Tiến Phát đăng kí tờ khai Hải quan tại CCHQ cửa khẩu cảng SG KVI

để làm thủ tục thông quan cho lô hàng

(10) Công ty XNK Thuốc Lá giao hàng cho hãng tàu để giao cho công ty Baba’s International Ltd.,

(11) (2.3.7) Công ty Tiến Phát nộp SI/VGM yêu cầu hãng tàu phát hành MBL

(12) (2.3.8) Công ty Tiến Phát nộp đơn lên VCCI để xin C/O form B

(13) (2.3.9) Hoàn thành bộ chứng từ và giao lại cho công ty XNK Thuốc lá

2.2 Chính sách mặt hàng thuốc lá điếu PRESIDENT (20’s full flavor) xuất khẩu tại công ty XNK Thuốc Lá sang thị trường Belize

Với tốc độ phát triển như vũ bão của ngành xuất nhập khẩu, hàng loạt các công ty xuất nhập khẩu ra đời kinh doanh nhiều loại mặt hàng khác nhau, trước khi kinh doanh thì họ phải tìm hiểu những quy định của pháp luật hiện hành về mặt hàng mà họ muốn kinh doanh một cách kĩ lưỡng nhằm tranh những hậu quả đáng tiếc xảy ra Và trước khi muốn xuất đi một mặt hàng nào đó sang nước ngoài thì việc đầu tiên là họ phải tìm hiểu

về chính sách xuất khẩu của mặt hàng mình muốn xuất như thế nào Chẳng hạn như mặt hàng đó pháp luật có cấm xuất không?hay xuất có điều kiện (hạn ngạch quota hoặc giấy phép, chuyên ngành)? Các Bộ nào quản lý nhóm ngành hàng đó? Đây là những công việc

khẩu sang nước ngoài Do đó trước khi xuất khẩu mặt hàng thuốc lá điếu sang nước ngoài chúng ta cũng phải tìm hiểu về pháp luật nước ta có những quy định gì về mặt hàng này khi xuất khẩu, giúp cho việc làm ăn với đối tác nước ngoài diễn ra hợp pháp và thuận lợi.Pháp luật nước ta quy định về mặt hàng thuốc lá điếu xuất khẩu như sau:

Theo Nghị định số 187/2013/NĐ-CP ngày 20/11/ 2013 của Chính Phủ, mặt hàng thuốc lá điếu PRESIDENT( 20’s full flavor) không nằm trong danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu ở Việt Nam

Đồng thời theo khoản 1 điều 14 của Nghị định 67/2013/NĐ-CP có quy định về thẩm quyền cấp Giấy phép chế biến nguyên liệu thuốc lá:

Bộ Công Thương là cơ quan cấp, cấp lại, sửa đổi bổ sung Giấy phép chế biến nguyên liệu thuốc lá

Theo điểm a khoản 3 điều 30 Nghị định 67/2013/NĐ-CP quy định việc xuất khẩu sản phẩm thuốc lá nhằm mục đích thương mại phải tuân thủ nguyên tắc sau:

+ Thương nhân được cấp Giấy phép sản xuất sản phẩm thuốc lá hoặc Giấy phép phân phối sản phẩm thuốc lá hoặc Giấy phép bán buôn sản phẩm thuốc lá được xuất khẩu sản phẩm thuốc lá có nguồn gốc hợp pháp theo quy định của Nghị định này và các quy định của pháp luật khác có liên quan

Trường hợp thương nhân nhận ủy thác xuất khẩu sản phẩm thuốc lá có nguồn gốc hợp pháp từ thương nhân có Giấy phép sản xuất sản phẩm thuốc lá hoặc Giấy phép phân phối sản phẩm thuốc lá hoặc Giấy phép bán buôn sản phẩm thuốc lá thì thương nhân nhận ủy thác xuất khẩu phải có một trong ba loại Giấy phép trên

Ngoài ra theo yêu cầu nhà nhập khẩu thì trước khi nhập hàng này vào chúng ta phải cung cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật để kiểm tra chất lượng an toàn thực phẩm

2.3 Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ giao nhận xuất khẩu lô hàng thuốc lá điếu

Sau khi công ty Tiến Phát kí kết hợp đồng dịch vụ nhận làm bộ chứng từ cho lô hàng thuốc lá điếu xuất khẩu sang Belize theo sự chỉ định của nhà nhập khẩu Hong Kong của công ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá theo mức giá đã thỏa thuận Công ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá sẽ gởi cho Tiến phát một hợp đồng ngoại thương đã được kí kết với phía đối tác Hong Kong cùng các thông tin về lô hàng Thì việc đầu tiên của một nhân viên

gởi đến để tìm hiểu hợp đồng và các thông tin đối tác cung cấp sau đó thực hiện các công việc cần thiết để lập bộ chứng từ hàng xuất giao cho khách hàng

2.3.1 Xin booking confirmation

Bước 1: Nhân viên công ty Tiến Phát sẽ lấy thông tin từ công ty Thuốc Lá và công

Bước 2: Lập booking request gởi cho hãng tàu

Sau khi tìm hiểu thông tin nhân viên chứng từ công ty Tiến Phát căn cứ ngày ETD trên hợp đồng để tiến hành viết booking request và gởi mail qua cho hãng tàu Evergreen

để xin cấp Booking confirmation để lấy container về đóng hàng cho kịp thời gian Các nội dung trên booking request cần nêu đầy đủ thông tin để nhằm tránh phải mail qua lại

để hỏi thêm và trả lời thông tin gây tốn thời gian:

Ngày đi dự kiến ( ETD) cần chú ý thông tin này để lấy cont rỗng về đóng hàng cho kịp ngày tàu chạy

Loại container ( Type of container) cần phải ghi loại container gì để hãng tàu biết

mà cấp cont phù hợp với quy định trong hợp đồng tránh tình trạng lấy lộn cont gây mất thời gian, tốn kém chi phí và chậm trễ việc đóng hàng theo quy định

Tên hàng xuất khẩu ( commodity) khai báo tên hàng để tránh trường hợp loại hàng

đó hãng tàu cấm không cho lấy booking

Nơi lấy container rỗng (pick up empty container)

Nơi hạ bãi ( Full container returns at)

Lộ trình (Route)

Người nhận hàng ( consignee) khai báo người nhận hàng để hãng tàu biết mà giao hàng cho họ

Trọng lượng hàng ( weight) cần khai báo trọng lượng hàng để hãng tàu kiểm tra xem tàu còn nhận được hàng không

Hãng tàu khi nhận được mail từ Tiến Phát sẽ xác nhận lại thông tin trên booking request và họ sẽ gởi booking confirmation ( Lệnh cấp container rỗng ) cùng với container packing list theo form của hãng cho công ty để xác nhận đã chừa chỗ trên con tàu Booking confirmation số : 235800071595

Hình 5: mail gởi booking request cho hãng tàu xin cấp booking confirmation

Bước 3: gởi booking confirmation cho công ty Thuốc Lá để lấy cont rỗng về đóng hàng

Sau khi có Booking Confirmation, bộ phận chứng từ sẽ chuyển đến cho công ty Thuốc Lá cùng với thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu, thời gian đóng hàng để khách hàng theo dõi, lấy cont rỗng đưa đến kho của họ để đóng hàng và vận chuyển ra cảng Khi lấy cont rỗng thì nhắc khách hàng phải kiểm tra kỹ vỏ container có phù hợp cho việc

nó an toàn đến hàng hóa, ngoài ra nếu sau này consignee nhận hàng xong trả cont hư hãng tàu sẽ không nhận lại cont hoặc bắt bồi thường chi phí sửa container Dựa vào thời gian cut off trên booking , nhân viên chứng từ công ty Tiến Phát nhắc nhở đội giao nhận công ty Thuốc Lá đóng hàng và hạ cont hàng trước giờ cutt off

Lưu ý khi lấy cont rỗng: tùy từng hãng tàu, đại lý mà booking có cần phải duyệt lệnh trước khi lấy cont rỗng hay không Vì nếu đối với những booking cần phải duyệt lệnh mà ta không duyệt lệnh trước thì sẽ không được lấy cont rỗng về đóng hàng

Ví dụ : Evergreen, NYK thì không cần duyệt lệnh

ZIM, MCS, Maersk,K’line, Huyndai: cần phải duyệt lệnh Đặt chỗ là một trong những bước không thể thiếu cho hàng xuất kể cả hàng LCL và FCL, đối với hàng FCL thì đặt chỗ với công ty mở cont, đối với hàng FCL thì đặt chỗ trên tàu, sao cho phù hợp với lịch đóng hàng của khách hàng và những yêu cầu khác như : thời gian vận chuyển, tuyến đường,

2.3.2 Nhận Commercial Invoice/ packing list từ công ty Thuốc Lá

Sau khi nhận được Booking confirmation nhân viên công ty Thuốc Lá tiến hành lập commercial invoice và packing list gởi cho bộ phận chứng từ của công ty Tiến Phát để hoàn thành thủ tục Hải quan và xin các giấy tờ cần thiết

Khi nhận được invoice, packing list tiến hành kiểm tra lại các thông tin cho chính xác, phù hợp với hợp đồng, booking

Đối với invoice mục đích chính là làm chứng từ thanh toán nên ta cần đối chiếu lại các thông tin về số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng xem có phù hợp với hợp đồng và booking không

Đối với packing list nó chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa nên ta phải chú ý kiểm tra kĩ về số lượng kiện hàng la bao nhiêu, trọng lượng, trọng lượng tịnh, quy cách đóng gói

2.3.3 Đăng kí giám định và kiểm dịch

2.3.3.1 Đăng kí giám định

Hàng hóa di chuyển từ nơi này sang nơi khác, từ nước xuất này đến nước nhập khác luôn đối diện với nguy cơ tổn thất và nhiều rủi ro khác nhau Đặc biệt khi có rủi ro, tổn thất…dễ xảy ra tranh chấp giữa các bên liên quan Do đó việc kiểm tra/ giám định hàng hóa mang lại lợi ích thiết thực cho người mua và người bán Và việc đăng kí giám

với nhau trong hợp đồng không có sự bắt buộc từ phía pháp luật Đây cũng được coi như

là bằng chứng nếu khi có tranh chấp xảy ra

Theo yêu cầu của khách hàng thì ngay sau khi đã chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng trong kho của công ty Thuốc Lá nhân viên chứng từ công ty Tiến Phát sẽ tiến hành đăng

kí giám định cho lô hàng thuốc lá điếu

Quy trình đăng kí diễn ra như sau:

Bước 1: Đăng kí giám định

Vì công ty giám định SGS là công ty giám định dịch vụ nên sau khi có hàng thì nhân viên chứng từ công ty Tiến Phát sẽ tiến hành gọi điện đến cho nhân viên công ty giám định SGS để đăng kí giám định cho lô hàng khai báo mặt hàng mà công ty cần giám định ( 20’s Filter cigarettes ),số lượng yêu cầu giám định ( 1050 cases), thời gian địa điểm yêu cầu giám định và thông báo đến ngày hẹn nhân viên công ty sẽ trực tiếp đến đón Giám định viên đến kho hàng của công ty Thuốc Lá để kiểm tra, giám định hàng hóa Vì so với việc chúng ta đến đón Giám định viên thì chi phí sẽ rẻ hơn so với việc để

họ chủ động đi đến vì giảm được chi phí vận chuyển

Hình 6: công ty giám định SGS

Bước 2: Đến công ty SGS đón giám định viên

Đến ngày hẹn nhân viên giao nhận của Tiến Phát sẽ đến công ty SGS tại 198 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 6, quận 3, TP Hồ Chí Minh để đón giám định viên như

đã hẹn đến kho hàng của công ty Thuốc Lá để thực hiện giám định cho lô hàng

Bước 3: Nhân viên giám định giám định cho lô hàng

Khi đến kho nhân viên giám định tiến hành kiểm tra thực tế số lượng, trọng lượng, bao bì, kí mã hiệu, người giám định sẽ lấy mẫu phân tích, kiểm tra Kiểm tra xong bộ

phận kho công ty Thuốc Lá sẽ tiến hành đóng hàng vào cont và nhân viên giám định sẽ bấm seal của công ty giám định vào container hàng

Bước 4: Thanh toán phí giám định và lấy giấy giám định

Hoàn thành xong công việc thì nhân viên SGS sẽ gởi file giám định nháp cộng với hóa đơn chi phí giám định cho nhân viên chứng từ của công ty Tiến Phát Nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra thông tin và sau đó thanh toán để lấy giấy giám định

2.3.3.2 Đăng kí kiểm dịch thực vật

Việc đăng kí kiểm dịch nhằm mục đích chứng minh hàng hóa đảm bào đủ điều kiện về kiểm dịch để xuất khẩu ra nước ngoài

Quy trình đăng kí kiểm dịch thực vật như sau:

Bước 1: Nhân viên công ty Tiến Phát hẹn nhân viên kiểm dịch

Nhân viên chứng từ của Tiến Phát sẽ gọi điện cho nhân viên kiểm dich và khai báo mục đích với nhân viên kiểm dịch có lô hàng thuốc lá điếu xuất khẩu từ Việt Nam sang Hong Kong muốn kiểm dịch tại cảng Lưu ý việc đăng kí phải ít nhất trước 24 giờ trước khi tàu chạy

Hình 7: chi cục kiểm dịch thực vật vùng II

Bước 2: Kiểm dịch và đóng phí kiểm dịch

Sau khi hàng về đến cảng , bộ phận giao nhận của Tiến Phát sẽ đưa nhân viên kiểm dịch đến vị trí container hàng tiến hành kiểm tra hàng và lấy mẫu về phân tích, lúc này nhân viên giao nhận của công ty Tiến Phát sẽ đóng lệ phí cho nhân viên kiểm dịch

Bước 3: Nhân viên công ty Tiến Phát đến chi cục kiểm dịch để nhận phiếu đăng kí và khai báo online

Sau khi phân tích có kết quả thì nhân viên kiểm dịch sẽ gởi phiếu đăng kí kiểm dịch thực vật cho bộ phận chứng từ của cơ quan kiểm dịch

Đến lúc nhận B/L do hãng tàu phát hành, nhân viên chứng từ của công ty Tiến Phát sẽ cầm B/L đến để nhận giấy đăng kí kiểm dịch thực vật Sau đó về sẽ thực hiện việc khai chi tiết nội dung trên hệ thống trang web của Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng

II Vì công ty Thuốc Lá có trụ sở ở TP.HCM nên sẽ khai bào trên web của Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng II chi cục này sẽ quản lý các tỉnh ở miền Nam , ví dụ công ty có trụ sở tại các tỉnh miền Bắc thì sẽ đăng kí kiểm dịch tại Chi cục kiểm dịch thực vật vùng I, có trụ sở ở các tỉnh miền Trung thì sẽ đăng kí tại Chi cục kiểm dịch thực vật vùng III Nội dung khai báo bao gồm tên người gởi hàng, người nhận, tên hàng, số lượng, nước xuất

xứ, nước đến, thông tin phương tiện vận chuyển…

Tên người gởi hàng: Vietnam Tobacco Import Export Company

41 Le Quy Don Street, District 3, Ho Chi Minh City, Viet Nam

Tên người nhận hàng : Baba’s International LTD

Freedom Avenue, Corozal, Free Zone, Belize

Tên hàng : President Filter Cigarettes

Số lượng 1050 cases

Khối lượng ( Net/Gross): 14595/15330 kgs

Nước xuất xứ : Viet Nam

Sau khi có chứng thư nháp với đầy đủ thông tin hợp lệ nhân viên chứng từ công

ty Tiến Phát sẽ cầm bộ hồ sơ theo thứ tự bao gồm: chứng thư nháp khai online, B/L, phiếu đăng kí kiểm dịch thực vật, hợp đồng ngoại thương đem tới bộ phận tiếp nhận hồ

sơ của cơ quan kiểm dịch bốc số thứ tự và trên phiếu thứ tự ghi tên công ty, số đơn của chứng thư khai online sau đó kẹp với bộ hồ sơ nộp cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ