Tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu tại doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH UNI – PRESIDENT 2.1.2. Tóm tắt lô hàng 2.2. Chính sách mặt hàng 2.2.1. Khái niệm 2.2.2. Nước xuất khẩu 2.2.3. Nước nhập khẩu 2.3. Quy trình thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu tại công ty uni - president 2.3.1. Quy trình và bộ chứng từ thực tế về vấn đề xuất khẩu hàng hóa ( 10 bước) 2.4. Tình huống phát sinh và hướng xử lí

MỤC LỤC CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH UNI – PRESIDENT 2.1.2 Tóm tắt lơ hàng LẤY D/O CHUẨN BỊ HỒ SƠ KHAI HẢI QUAN ĐĂNG KÝ KHAI HẢI QUAN HẢI QUAN TIẾP NHẬN TỜ KHAI RA LỆNH HÌNH THỨC (LUỒNG XANH , LUỒNG VÀNG, LUỒNG ĐỎ) LUỒNG XANH (MỨC I) THÔNG QUAN LUỒNG VÀNG (MỨC II) LUỒNG ĐỎ (MỨC III) KIỂM TRA CHỨNG TỪ, GIÁ, THUẾ Hợp lệ THÔNG QUAN KIỂM TRA CHỨNG TỪ, Chưa hợp lệ GIÁ, THUẾ KIỂM TRA HÀNG HỐ THƠNG QUAN 2.2 Chính sách mặt hàng 2.2.1 Khái niệm Là sách, chủ trương, chương trình hành động phủ đạo thực hướng vào đối tượng mặt hàng người sản xuất Đó quy định tiêu chuẩn mặt hàng phép lưu thong, chương trình thực nhằm bình ổn thị trường giá mặt hàng tăng cao 2.2.2 Nước xuất Bảo vệ tốt hàng hóa, giảm đến mức thấp tình trạng cắp, hư hỏng, ẩm ướt, nhiễm bẩn Tiết kiệm chi phí bao bì Có nhiều loại hàng vận chuyển container bớt nhiều gỗ carton dùng đóng kiện Thời gian xếp dỡ hàng cảng giảm thấp, vòng quay tàu nhanh hơn, hàng luân chuyển nhanh, đỡ tồn đọng, vận chuyển thuận lợi, thúc đẩy mua bán phát triển 2.2.3 Nước nhập Có điều kiện sử dụng container để làm dịch vụ thu gom, chia lẻ hàng hóa thực vận tải đa phương thức, đưa hàng từ cửa đến cửa Đỡ tranh chấp khiếu nại tổn thất hàng hóa giảm bớt Các loại container: Container hàng tổng hợp Container hàng chở xá Container cách nhiệt Container bồn chứa Container mặt phẳng Container gấp Container xếp hàng máy bay Về kích cỡ, có nhiều loại, thơng dụng loại 20 feet, chiều cao feet (2435mm), chiều rộng bên feet (2435mm), chiều dài bên 19 feet 10 ½ (6055mm), sức chứa tối đa 20 tấn, loại 40 feet (8 x x 40 feet hay 2435 x 2435 x 12190 mm), sức chứa tối đa 30 Container hàng tổng hợp có nhiều kiểu: đóng kín, mở nóc, mở cạnh, vừa mở mở cạnh, mở dầu hồi, cứng, mềm… Container cách nhiệt có loại chạy máy làm nóng, có loại chạy máy làm lạnh Khi nhận hàng chuyên chở container, trước hết phải kiểm tra xem container có nguyên vẹn khơng, niêm chì ngun vẹn khơng, khơng phải lập biên kiểm tra cụ thể tổn thất hàng hoá để buộc người chuyên chở chịu trách nhiệm 2.3 Quy trình thực nghiệp vụ chứng từ xuất cơng ty uni - president 2.3.1 Quy trình chứng từ thực tế vấn đề xuất hàng hóa ( 10 bước) B1: Xin giấy phép ( if any) => giấy phép TH1: Không phải xin giấy phép xuất hàng hóa dịch vụ Khi quan doanh nghiệp bạn kinh doanh mặt hàng thông thường cho phép quan chủ quản chuyên ngành TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt phủ Những hàng hóa cần cấp phép xuất mặt hàng bị hạn chế hay xuất có điều kiện, kinh doanh mặt hàng đòi hỏi phải xin giấy phép từ quan có thẩm quyền Bộ hồ sơ xin giấp phép xuất bao gồm: Đơn xin cấp phép Hợp đồng xuất Báo cáo tình hình thực B2: Xác nhận tốn Hồ sơ pháp nhân cơng ty(Giấy đăngký kinh doanh, mã số thuế, mã số XNK) Một nơi dung quan trọng xuất hàng hóa vấn đề toán.Những vướng mắc vấn đề toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu.Nội dung điều khoản toán dù đề cập rõ hợp đồng chưa đảm bảo chắn rủi ro toán không xảy Nghiệp vụ kiểm tra xác nhận toán nghiệp vụ quan trọng tổ chức thực hợp đồng ngoại thương theo điều khoản hợp đồng Căn vào hình thức tốn tóm lược nghiệp vụ kiểm tra xác nhận toán bạn hàng sau: TH1: Thanh toán tiền mặt Khi tốn tiền mặt đòi hỏi nhà xuất phải hồn tất thủ tục tốn để làm chứng từ kế toán Chứng từ quan trọng để tốn tiền mặt hóa đơn kiêm phiếu thu tiền Hóa đơn thương mại hay phiếu thu tiền kiêm hóa đơn bán hàng chứng từ ghi nhận nội dung hàng hóa, số lượng đơn giá số tiền toán Chú ý: Lưu ý quan trọng toán tiền mặt nhà xuất hàng hóa phải kiểm tra chất lượng tiền số lượng tiền (Ví dụ : Hóa đơn kiêm phiếu thu tiền) TH2: Thanh tốn phương thức nhờ thu Trong trường hợp toán phương thức nhờ thu nhà xuất phải cẩn trọng phương thức thường khơng an tồn cho nhà xuất Khi toán phương thức nhờ thu nhà xuất cần phải xem xét uy tín tiềm lực tài đối tác qua nghiệp vụ thẩm tra quốc tế, thông thường trình thẩm tra tiến hành trước có định ký hợp đồng ngoại thương với điều khoản toán nhờ thu Chú ý: Lưu ý quan trọng toán phương thức nhờ thu nhà xuất phải thẩm định khả toán nhà nhập cách gửi chứng từ liên quan như: Đơn bảo lãnh ngân hàng, Cam kết tốn, Báo cáo tài thường niên năm có kiểm tốn TH3: Thanh tốn điện chuyển tiền(T.T,TTR.) Trong trường hợp toán điện chuyển tiền nhà xuất thường quan tâm tới thời điểm tốn Nếu tốn trước nhà xuất cần kiểm tra fax, điện chuyển tiền đối tác để đối chiếu với tài khoản ngoại tệ ngân hàng Trên thực tế nhận giấy báo có ngân hàng nhà xuất thực an tâm xuất hàng hóa đảm bảo toán tiền hàng Chú ý: Để đảm báo chắn nhà xuất nhận tiền từ đối tác nhà xuất phải làm nghiệp vụ sau: Phải yêu cầu nhà nhập có lệnh chuyển tiền Liên hệ trực tiếp với ngân hàng xem tiền có thực tài khoản ngoại tệ hay khơng (VD: Lấy ví dụ TT,TTR) TH4: Thanh toán thư tín dụng chứng từ(L/C) Đầu tiên nhà xuất phải xem xét kỹ nội dung thư tín dụng Phương thức tốn thư tín dụng trả chậm, ngay,dần Hình thức thư tín dụng Kiểm tra nội dung thư tín dụng như: Ngày, ngân hàng phát hành, nơi địa điểm hết hạn tín dụng, loại tiền tổng giá trị lô hàng Kiểm tra điều kiện nội dung hàng hóa theo tinh thần hợp đồng như: Tên người hưởng lợi, tên ngân hàng, tên tài khoản Kiểm tra yêu cầu tốn xuất trình Kiểm tra u cầu chứng từ cần toán Kiểm tra quan hệ đại lý ngân hàng điều kiện khác L/C Chú ý: Chú ý để rủi ro mà nhà xuất phải chịu thấp hợp đồng ngoại thương nhà nhập lên đàm phán để có phương thức tốn L/C khơng hủy ngang có xác nhận (VD: Lấy ví dụ L/C) B3: Chuẩn bị hàng xuất Sau kiểm tra xác nhận toán khách hàng nhà xuất cần tập trung vào chuẩn bị hàng hóa cho xuất khẩu.Trên thực tế nhà xuất nhà sản xuất thương nhân nên nghiệp vụ chuẩn bị hàng xuất đa dạng TH1: Hình thức thu mua để xuât Các bước cần làm để có hàng hóa là: Tổ chức mạng lưới thu mua Tổ chức tuyển chọn lưu giữ Vận chuyển bảo quản nhập kho xuất TH2: Gia công chế biến xuất Các bước cần làm là: Rà sốt khâu, q trình sản xuất bố trí trang thiết bị nhân Ký hợp đồng thu mua nguyên vật liệu nhận vật tư Tổ chức sản xuất gia công Kiểm tra hàng nhập kho để chờ xuất TH3: Liên doanh liên kết để xuất Các bước chuẩn bị hàng xuất là: Ký kết hợp đồng đặt hàng ký kết hợp đồng xuất Tổ chức theo dõi giám sát trình thực Tổ chức thanh, toán Chú ý: Trong bước nhà nhập thường yêu cầu hợp đồng giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa(C/O), Invoice B4: Kiểm tra hàng xuất Hàng hóa xuất thường có tiêu chuẩn cao theo tiêu chí quốc tế nên hàng hóa sản xuất hay chế biến xong cần phải có kiểm tra đánh giá để có chứng thư chứng nhận chất lượng số lượng hàng hóa.Mặt khác giấy chứng nhận chất lượng số lượng lô hàng xuất thường quy định chứng từ tốn cần xuất trình cho ngân hàng tốn =>Do nhà xuất phải thực nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa xuất để phát hành chứng thư Tùy theo quy định người ký phát chứng thư chất lượng số lượng lô hàng xuất mà nhà xuất tổ chức nghiệp vụ theo cách sau: TH1: Nhà xuất tự kiểm tra phát hành chứng thư Các bước cần thực là: Ra định thành lập hội đồng chứng thư:PGĐ kinh doanh, trưởng phòng xuất nhập khẩu, trưởng phòng tài Tổ chức tiến hành kiểm tra hàng mẫu theo phương pháp Lập biên đánh giá với đầy đủ chữ ký hội đồng Soạn thảo trình ký chứng thư TH2: Chứng thư quan thuê ngồi cấp Các bước cần làm để có chứng thư: Liên hệ với công ty giám định như: SGS,VINACONTROL để lấy lịch trình bảng báo giá Thỏa thuận giá lên hợp đồng Tổ chức tiếp đón đại diện quan giám định Tổ chức phối hợp kiểm tra hàng xuất Lập biên giám định Thanh tốn cước phí lấy chứng thư,thanh lý hợp đồng Chú ý: Trong bước chuẩn bị hàng xuất giấy chứng nhận số lượng,chất lượng B5: Thuê tàu ( if any) Nghiệp vụ thường điều kiện sở giao hàng định nghĩa vụ, chi phí chuyển rủi ro hàng hóa.Nghĩa vụ thuê tàu nhà xuất thuộc điều kiện thuộc nhóm C,D Incoterm 2000 Về thực việc thuê vận chuyển chặng phải thực bước sau: Liên hệ với đại lý vận chuyển để lấy thơng tin lịch trình giá cước Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển đăng ký chuyển hàng, thuê dịch vụ cần thiết vỏ công bốc xếp Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển , người chuyên chở ký biên giao hàng Cung cấp thông tin bổ sung cho hãng vận chuyển chuẩn bị vận đơn Đổi biên lai hay biên lấy vận đơn toán cước phí Chú ý: Trong bước xuất vận đơn đường biển B/L B6: Mua bảo hiểm ( if any) Việc mua bảo hiểm bắt buộc nhà nhập khẩu.Trong điều kiện mua bán theo điều kiện CIF,CIP nhà xuất thực nghiệp vụ mua bảo hiểm Để mua bảo hiểm nhà xuất phải có hợp đồng ngoại thương chưng từ liên quan đến việc giao hàng theo hợp đồng Vì cần xem xét kỹ hợp đồng thư tín dụng để thực nghiệp vụ sau: Liên hệ với công ty bảo hiểm lấy danh sách cước phí chọn mua bảo hiểm theo hợp đồng xuất thư tín dụng quy định(Điều kiện A,B,C) Đàm phán ký kết hợp đồng Cung cấp chứng từ cần thiết liên quan Thanh tốn cước phí nhận giấy chứng nhận bảo hiểm Chú ý: Trong bước mua bảo hiểm xuất giấy chứng nhận bảo hiểm IP/IC Nếu hợp đồng khơng có quy định mua bảo hiểm mua mức bảo hiểm thấp B7: Làm thủ tục hải quan Trước giao hàng lên phương tiện vận tải người xuất cần phải khai báo hải quan cho điều kiện sở giao hàng nhóm F,C,D.Thực việc thơng quan hàng hóa theo quy định quốc gia sở Đối với Việt Nam việc thơng quan hàng hóa cần phải xuất trình chứng từ hải quan bao gồm: Tờ khai hải quan Hợp đồng xuất Phiếu đóng gói Giấy chứng nhận số lượng , chất lượng Hồ sơ pháp nhân doanh nghiệp Giấy phép xuất có Quy trình nghiệp vụ khai báo thơng quan hàng hóa bao gồm: Bước1: Mua tờ khai khai báo theo mẫu quy định(khơng dùng hay tẩy xóa) Bước2: Nộp tờ khai ký đợi kiểm hóa Bước3: Nhận thơng báo kiểm hóa vận chuyển hàng đến địa điểm kiểm hóa Bước 4: Ký xác nhận chủ hàng vào tờ khai, để hải quan kẹp chì, xin xác nhận hàng kiểm hải quan nhận thông báo thuế có Chú ý: Thơng quan điện tử doanh nghiệp thông quan mà phải dựa vào uy tín doanh nghiệp loại hàng mà doanh nghiệp thông quan Trên tờ khai tờ khai có mã số mã vạch Kê khai vào tờ khai hải quan phụ lục tờ khai xác định loại hình kinh doanh Trong bước xuất loại chứng từ tờ khai hải quan B8: Giao hàng Nghiệp vụ vận chuyển chặng liên quan đến cách giao hàng nhà xuất khẩu.Căn vào việc lưu kho, lưu bãi có hai cách giao hàng xuất sau: TH1: Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi nhà xuất giao hàng cho chủ kho hay chủ cảng sau chủ kho hay chủ cảng chủ động giao hàng lên tàu Các nghiệp vụ bao gồm: Giao danh mục hàng xuất khẩu(Cargo list) đăng ký với phòng điều độ bố trí kho bãi lập phương án xếp dỡ Lấy lệnh nhập hàng vào kho hàng Giao hàng vào kho bãi TH2: Đối với hàng xuất không cần lưu kho lưu bãi giao trực tiếp cho hãng tàu vận chuyển nghiệp vụ bao gồm: Kiểm dịch hay kiểm nghiệm( có) 10 Thơng báo ngày phương tiện dự kiến đến cảng cho cảng biển, chấp nhận thông báo sẵn sàng Giao cho danh mục hàng xuất phối hợp với thuyền phó lên phương án sơ đồ xếp hàng(Cargo plan) Thuê đội tàu xếp dỡ cảng biển, lấy lệnh xếp hàng ấn định máng xếp hàng, xe đội bốc xếp hay người áp tải hàng Tổ chức giao hàng lên phương tiện vận chuyển Lấy biên lai thuyền phó(Mate’s receipt) để đổi lấy vận đơn đồng thời lập bảng tổng kết hàng với đầy đủ xác nhận bên Căn vào việc gửi hàng theo phương thức đóng cơng có hai phương thức gửi hàng nguyên công gửi hàng lẻ TH1: Nhà xuất gửi hàng nguyên công thực nghiệp vụ sau: Liên hệ với hãng vận chuyển hay đại lý để lấy đăng ký gửi hàng kèm danh mục hàng xuất Thuê hay mượn vỏ công cách lấy lệnh cấp vỏ từ hãng kèm phiếu đóng gói kẹp chì hãng tàu Đóng hàng vào cơng kẹp chì hàng tài vận chuyển đến cảng biển Lấy biên giao nhận để làm giao hàng lên tàu đổi lấy vận đơn TH2: Nhà xuất gửi hàng lẻ thực bước đóng hàng ngun cơng cần bỏ sung cách giao hàng khơng dùng ngun vỏ cơng Hàng hóa giao cho người chuyên chở để gom hàng đống công địa điểm hãng vận chuyển hay đại lý ấn định Người chuyên chở xếp công lên tầu ký phát vận đơn cho người gửi hàng B9: Làm thủ tục toán TH1: Thanh toán tiền mặt hay chuyển tiền Trong trường hợp toán tiền mặt hay chuyển tiền sau giao hàng nghiệp vụ làm thủ tục toán thực tương tự kiểm tra xác nhận toán TH2: Thanh toán phương thức nhờ thu 11 Trong trường hợp toán phương thức nhờ thu cần ý đến nghiệp vụ u cầu tốn từ phía nhà xuất khẩu.Để đảm bảo toán tiền hàng nhà xuất thường phải thực nhiệm vụ như: Phát thư theo yêu cầu toán, chuyển chứng từ , ký phát hối phiếu đòi tiền Chú ý: Phương thức thường mang lại rủi ro cho nhà xuất nên nhà xuất phải thận trọng áp dụng phương thức TH3: Thanh toán thư tín dụng (L/C) trả khơng hủy ngang Việc tốn phương thức việc tốn tiền hàng xuất dựa vào việc xuất trình chứng từ toán hợp lệ với ngân hàng.Bộ chứng từ toán hợp lệ với ngân hàng quy định chi tiết thư tín dụng với yêu cầu chung sau: Tất chứng từ phải hợp lệ, không thừa không thiếu chứng từ Bộ chứng từ phải khơng có sai sót mặt hình thức, chữ viết, ký tự hay nội dung Số lượng chứng từ phải đầy đủ Xuất trình thời hạn hiệu lực thư tín dụng hợp đồng B10: Xử lý khiếu nại Nghiệp vụ giải khiếu nại xảy có khiếu lại từ phía khách hàng.Thơng thường , có khiếu nại khách hàng hàng hóa nhà xuất giải theo tinh thần hợp đồng Chứng từ sử dụng hàng xuất Khi xuất hàng hoá đường biển, người giao nhận (NGN) uỷ thác người gửi hàng lo liệu cho hàng hố từ thơng quan hàng xếp lên tàu Các chứng từ sử dụng trình cụ thể sau: - Chứng từ hải quan - Chứng từ với cảng tàu - Chứng từ khác Chứng từ hải quan - 01 văn cho phép xuất thương mại quản lý chuyên ngành (đối với hàng xuất có điều kiện) để đối chiếu với phải nộp 12 - 02 tờ khai hải quan hàng xuất - 01 hợp đồng mua bán ngoại thương giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng - 01 giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp (chỉ nộp lần đăng ký làm thủ tục cho lô hàng điểm làm thủ tục hải quan) - 02 kê chi tiết hàng hố (đối với hàng khơng đồng nhất) Tờ khai hải quan Tờ khai hải quan văn chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho quan hải quan trước hàng phương tiện xuất nhập qua lãnh thổ quốc gia Thông lệ quốc tế pháp luật Việt nam quy định việc khai báo hải quan việc làm bắt buộc phương tiện xuất nhập qua cửa quốc gia Mọi hành vi vi phạm không khai báo khai báo không trung thực bị quan hải quan xử lý theo luật pháp hành Hợp đồng mua bán ngoại thương Hợp đồng mua bán ngoại thương thoả thuận đương có trụ sở kinh doanh nước khác nhau, theo bên xuất có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu bên nhập tài sản định gọi hàng hoá Bên nhập có nghĩa vụ nhận hàng trả tiền hàng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp Trước doanh nghiệp XNK phải nộp giấy phép kinh doanh XNK loại chữ số Bộ Thương mại cấp Hiện tất doanh gnhiệp hội đủ số điều kiện (về pháp lý, vốn ) có quyền xuất nhập trực tiếp Bản kê chi tiết hàng hoá (cargo list) Bản kê chi tiết hàng hoá chứng từ chi tiết hàng hố kiện hàng Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hố Ngồi có tác dụng bổ sung cho hố kiện hàng Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hố Ngồi có 13 tác dụng bổ sung cho hố đơn lơ hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác phẩm cấp khác Chứng từ với cảng tàu Được uỷ thác chủ hàng NGN liên hệ với cảng tàu để lo liệu cho hàng hóa xếp lên tâù Các chứng từ sử dụng giai đoạn gồm: - Chỉ thị xếp hàng (shipping note) - Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) - Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading) - Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest) - Phiếu kiểm đếm (Dock sheet & Tally sheet) - Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan) Chỉ thị xếp hàng Đây thị người gửi hàng cho công ty vận tải quan quản lý cảng, công ty xếp dỡ, cung cấp chi tiết đầy đủ hàng hoá gửi đến cảng để xếp lên tàu dẫn cần thiết, Biên lai thuyền phó Biên lai thuyền phó chứng từ thuyền phó phụ trách gửi hàng cấp cho người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu nhận xong hàng Việc cấp biên lai thuyền phó thừa nhận hàng xếp xuống tàu, xử lý cách hợp lý khoang, hầm chứa hàng tàu cân trình vận chuyển Chứng từ khác Ngồi chứng từ xuất trình hải quan giao dịch với cảng, tàu, NGN uỷ thác chủ hàng lập giúp chủ hàng lập chứng từ hàng hoá, chứng từ bảo hiểm, chứng từ tốn Trong đề cập đến số chứng từ chủ yếu sau: - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) - Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) - Phiếu đóng gói (Packing list) - Giấy chứng nhận số lương/trọng lượng (Certificate of quantity/weight) 14 - Chứng từ bảo hiểm Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận xuất xứ chứng từ ghi nơi sản xuất hàng người xuất kê khai, ký người quan có thẩm quyền nước người xuất xác nhận Chứng từ cần thiết cho quan hải quan để tuý theo sách Nhà nước vận dụng chế độ ưu đãi tính thuế Nó cần thiết cho việc theo dõi thực chế độ hạn ngạch Đồng thời chừng mực định, nói lên phẩm chất hàng hố đặc điểm địa phương điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hố Hố đơn thương mại Sau giao hàng xuất khẩu, người xuất phải chuẩn bị hố đơn thương mại Đó yêu cầu người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng ghi hoá đơn Phiếu đóng gói Phiếu đóng gói bảng kê khai tất hàng hoá đựng kiện hàng Phiếu đóng gói sử dụng để mơ tả cách đóng gói hàng hố ví dụ kiện hàng chia làm gói, loại bao gói sử dụng, trọng lượng bao gói đặt bao bì cho người mua dễ dàng tìm thấy, có để túi gắn bên ngồi bao bì Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng Đây chứng thư mà người xuất lập ra, cấp cho người nhập nhằm xác định số trọng lượng hàng hoá giao Tuy nhiên để đảm bảo tính trung lập giao hàng, người nhập yêu cầu người xuất cấp giấy chứng nhận số/trọng lượng người thứ ba thiết lập Công ty giám định, Hải quan hay người sản xuất Chứng từ bảo hiểm NGN theo yêu cầu người xuất mua bảo hiểm cho hàng hoá Chứng từ bảo hiểm chứng từ quan bảo hiểm cấp cho đơn vị xuất nhập 15 để xác nhận việc hàng hoá bảo hiểm chứng hợp đồng bảo hiểm Chứng từ bảo hiểm thường dùng đơn bảo hiểm (Insurance Policy) giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) 2.4 Tình phát sinh hướng xử lí Khi tốn L/C nội dung doanh nghiệp Việt Nam hay mắc lỗi muốn tránh mắc sai lầm chuẩn bị L/C Vì vậy,nên kiểm tra kỹ nội dung sau đây:  Số hiệu, địa điểm ngày mở L/C ( No of L/C, place and date of issui ng) Mỗi L/C có số hiệu riêng dùng để trao đổi thư từ, điện tín có liên qua đến L/C để ghi vào chứng từ có liên quan chứng từ tốn Ðịa điểm mở L/C: có ý nghĩa việc chọn luật áp dụng xảy tranh chấp ( có) Ngày mở L/C : để nhà xuất kiểm tra xem nhà nhập có mở L/C hạn hay khơng Tên ngân hàng mở L/C ( opening bank; issuing bank) Ngân hàng thông báo kiểm tra xem tên địa ngân hàng mở L/C có thật khơng Còn người xuất kiểm tra xem L/C có mở ngân hàng thoả thuận hợp đồng mua bán ngoại thương hay không Tên địa ngân hàng thông báo ( advising bank), ngân hàng trả tiền ( negotiating bank or paying bank), ngân hàng xác nhận ( confirming bank) Tên địa người thụ hưởng ( beneficiary L/C có ghi In favour of ) Tên địa người mở L/C Số tiền L/C ( amount) Số tiền L/C vừa ghi số vừa ghi chữ phải thống với Tên đơn vị tiền tệ phải ghi rõ ràng, phải kiểm tra kỹ xem có phù hợp với hợp đồng không Loại L/C ( form of documentary credit) 16 Ðối với nhà xuất khẩu, ngân hàng khuyến cáo loại L/C có lợi L/C khơng huỷ ngang miễn truy đòi ( Irrevocable without recourse L/C) Nếu lơ hàng có giá trị lớn, ngân hàng phát hành khơng phải ngân hàng có uy tín nên lựa chọn L/C có xác nhận Ngày địa điểm hết hiệu lực L/C Khi kiểm tra phải lưu ý: Ngày hết hiệu lực L/C phải sau ngày mở L/C ( date of issue) sau ngày giao hàng khoảng thời gian hợp lý, thường tính khoảng thời gian giao hàng cộng với thời gian lập kiểm tra chứng từ người bán, cộng với thời gian lưu giữ chuyển chứng từ từ ngân hàng người bán qua ngân hàng mở L/C Hiện cơng ty xuất nhập Tp Hồ Chí Minh, thời gian lập chứng từ trung bình khoảng 3- ngày Thời gian lưu giữ chứng từ Vietcombank HCM ngày Số ngày chuyển chứng từ DHL từ Việt Nam: Đi Nhật Bản, Triều Tiên, Singapore, Hồng Kông 3- ngày; Đi Châu Âu: Italia, Ðức, Bỉ 5- ngày Số ngày chuyển chứng từ thư đảm bảo từ VIệt Nam: - Đến nước Châu Á hết 5- ngày; - Đến nước Châu Âu hết 10- 15 ngày Ðịa điểm hết hiệu lực : thường nước người bán Thời hạn giao hàng ( shipment date or time of delivery) Thời hạn giao hàng ghi sau: Ngày giao hàng chậm hay sớm nhất: shipment must be effected not later than ghi time of delivery: latest December 31st, 2000 or earliest Septe mber 1st, 2001 Trong vòng : shipment must be effected during Khoảng: shipment must be about ' Ngày cụ thể: shipment must be effected on 17 Trong trường hợp hợp đồng quy định thời gian giao hàng cách L/C phải quy định cách vào hợp đồng ,người xuất kiểm tra xem người nhập có mở L/C theo khơng? Cách giao hàng Có nhiều cách giao hàng khác mà người nhập cụ thể hố L/C Giao hàng lần: partial shipment not allowed Giao hàng nhiều lần thời gian quy định, số lượng quy định; partial shipment allowed: During October 2000: 100 MTS During November 2000: 100 MTSGiao hàng nhiều lần quy định giới hạn trọng lượng chuyến, giới hạn số chuyến: Total 1000MTS, each shipment minimum 50 MTS to maximum 100 MTS the interverning period between 20 to 10 Giao nhiều lần, lần có số lượng nhau: Shipment is equal monthly in September, October, November and December 2000 for total 4000 MTS Cách vận tải Trong L/C cho phép chuyển tải hay không, cho phép phải ghi transshipment permitted; khơng cho phép ghi : transhipment not allowe Chuyển tải thực cảng định người chuyên chở người nhập lựa chọn : transhipment at port with through Bill of Lading acceptable Người xuất chấp nhận L/C quy định việc chuyển tải cách cứng nhắc khiến cho người xuất gặp khó khăn thuê phương tiện vận tải phù hợp Phần mơ tả hàng hố ( Description of goods) Người xuất phải kiểm tra: tên hàng, quy cách, số lượng trọng lượng hàng, giá hàng hoá phù hợp với hợp đồng ngoại thương thoả thuận không? Người bán có lực thực hay khơng? Các chứng từ toán ( documents for payment) 18 Khi nhận L/C, người xuất phải kiểm tra kỹ quy định chứng từ khía cạnh: Số loại chứng từ phải xuất trình Số lượng chứng từ phải làm loại ( thông thường lập bản) Nội dung yêu cầu loại Thời hạn muộn phải xuất trình chứng từ Quy định cách thức trả tiền Trong hợp đồng quy định cách L/C phải quy định cách Khi có sai sót chứng từ tốn phương thức L/C, giải theo cách sau: Người xuất cam kết miệng với ngân hàng sai sót chứng từ để toán Ngân hàng chấp nhận toán trường hợp chứng từ có sai sót nhỏ Cách phổ biến có tín nhiệm lẫn Khi đó: Người xuất phải có tình trạng tài khả quan khách hàng quen thuộc ngân hàng Trong vài trường hợp, ngân hàng giao dịch giữ lại số tiền tài khoản chờ đến lúc ngân hàng mở cho phép giải toả Người xuất viết thư cam kết bồi thườngTheo tập quán, người xuất nhờ ngân hàng chiết khấu chứng từ thư cam kết bồi thường dù có sai biệt khách hàng tín nhiệm Nếu người xuất khách hàng ngân hàng giao dịch, việc bảo lãnh người xuất phải ngân hàng ký xác nhận Khi việc toán thực theo thư bồi thường, người xuất phải chịu trách nhiệm hoàn toàn hậu sai biệt bị ngân hàng chiết khấu u cầu hồn trả số tiền người mua không nhận chứng từ Người xuất điện cho ngân hàng phát hành để xin phép toán: 19 Nếu thư bồi thường nhà xuất không ngân hàng giao dịch chấp nhận L/C cấm giao dịch thư bồi thường, người xuất yêu cầu ngân hàng điện cho ngân hàng mở xin phép toán Trong điện, ngân hàng giao dịch thường mô tả ngắn chứng từ liên hệ chi tiết sai biệt chứng từ Ngân hàng giao dịch người xuất thường phải vài ngày tuần để nhận điện trả lời Người bán người phải chịu phí điện báo Người xuất chuyển sang phương thức nhờ thu: Nếu sử dụng cách trên, người xuất yêu cầu ngân hàng giao dịch gửi chứng từ với trách nhiệm rủi ro đến ngân hàng mở để nhờ thu Với cách này, người xuất phải chờ thời gian toán Ngân hàng mở hành động ngân hàng nhờ thu, chuyển số tiền thu thư hàng không cho người xuất thông qua ngân hàng người Nếu giá trị hối phiếu số tiền lớn, người xuất nên yêu cầu ngân hàng thu ngân chuyển số tiền thu điện chuyển tiền để thu tiền nhanh 20 KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong thập niên vừa qua kinh tế Việt Nam tăng trưởng nhanh chóng dẫn đến dịch vụ ngoại thương gia tăng Trong nghành nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập đóng góp phần quan trọng phát triển kinh tế Trong q trình thực tập cơng ty Em hiểu rõ cơng việc để hồn thiện q trình tổ chức thực nghiệp vụ chứng từ xuất doanh nghiệp Giúp em kinh nghiệm để sau làm việc Song song với trình thực tập , em nhận thấy doanh nghiệp có số tồn vướng mắc gặp phải Em xin trình bày số ý kiến nhỏ nhằm hồn thiện tồn mà doanh nghiệp vướng mắc, từ có giải pháp, biện pháp hồn thiện q trình tổ chức nghiệp thực nghiệp vụ chứng từ xuất doanh nghiệp, giúp công ty vững mạnh phát triển xa 21 ... trình bày số ý kiến nhỏ nhằm hoàn thiện tồn mà doanh nghiệp vướng mắc, từ có giải pháp, biện pháp hồn thiện trình tổ chức nghiệp thực nghiệp vụ chứng từ xuất doanh nghiệp, giúp công ty vững mạnh... quantity/weight) 14 - Chứng từ bảo hiểm Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận xuất xứ chứng từ ghi nơi sản xuất hàng người xuất kê khai, ký người quan có thẩm quyền nước người xuất xác nhận Chứng từ cần thiết... Các chứng từ sử dụng trình cụ thể sau: - Chứng từ hải quan - Chứng từ với cảng tàu - Chứng từ khác Chứng từ hải quan - 01 văn cho phép xuất thương mại quản lý chuyên ngành (đối với hàng xuất