Đang tải... (xem toàn văn)
Soạn thảo văn bản là môn học giúp sinh viên sau khi tốt nghiệp soạn thảo được các loại văn bản liên quan đến nghề như: công văn, tờ trình, biên bản nghiệm thu, thanh quyết toán các công trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ...vv; sắp xếp được các loại hồ sơ lưu trữ có liên quan; biết được một số nghiệp vụ giao tiếp hành chính cơ bản. Giáo trình gồm 2 phần với 5 chương, mời các bạn cùng tham khảo.
Trang MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU Error! Bookmark not defined MỤC LỤC CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG Khái quát văn 1.1 Khái niệm văn bản: 1.2 Phân loại văn 1.3 Chức văn 12 Các loại văn hành 14 CHƯƠNG YÊU CẦU VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÁC LOẠI VĂN BẢN 18 Thể thức trình bày văn quản lý hành 19 Quy trình chung việc sọan thảo văn 38 2.1 Giai đoạn chuẩn bị 39 2.2 Giai đoạn soạn thảo đề cương 39 2.3 Giai đoạn viết thành văn 40 2.4 Giai đoạn sửa văn 40 2.5 Giai đoạn xét duyệt, kí ban hành văn 41 Phong cách ngôn ngữ hành 42 Thực hành: 44 CHƯƠNG KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH 46 Phương pháp soạn thảo công văn 47 1.1 Khái niệm 47 1.2 Công văn yêu cầu soạn thảo công văn 48 1.3 Thể thức công văn: 48 1.4 Bố cục nội dung công văn 49 Phương pháp soạn thảo kế hoạch 57 2.1 Khái niệm 57 2.2 Ý nghĩa việc lập chương trình, kế hoạch 58 2.3 Các để lập chương trình, kế hoạch 59 Giáo trình Soạn thảo văn Trang 2.4 Nội dung loại chương trình kế hoạch 59 2.5 Kết cấu nội dung số loại kế hoạch 63 Phương pháp soạn thảo báo cáo 69 3.1 Khái quát chung báo cáo 69 3.2 Phân loại báo cáo: 70 3.3 Thể thức báo cáo 72 3.4 Phương pháp viết báo cáo 72 Phương pháp soạn thảo tờ trình 76 4.1 Khái quát chung tờ trình 76 4.2 Thể thức chung tờ trình: 77 4.3 Kết cấu nội dung tờ trình 77 Phương pháp soạn thảo thông báo 80 Phương pháp lập biên 85 6.1 Khái niệm 85 6.2 Bố cục biên gồm: 85 Phương pháp soạn thảo hợp đồng 89 7.1 Khái niệm 89 7.2 Cách soạn thảo điều khoản hợp đồng 90 Phương pháp soạn thảo định 99 8.1 Khái niệm 99 8.2 Những yêu cầu Quyết định: 100 8.3 Bố cục Quyết định: 100 CHƯƠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 108 Công tác văn thư 108 1.1 Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu 109 1.2 Vị trí, ý nghĩa 110 1.3 Nội dung nghiệp vụ 110 Công tác lưu trữ 142 2.1 Công tác lập nộp lưu hồ sơ 142 2.2 Giao nộp hồ sư vào lưu trữ quan 145 CHƯƠNG HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP 148 Nghiệp vụ giao tiếp hành 149 1.1 Những vấn đề chung giao tiếp hành 149 Giáo trình Soạn thảo văn Trang 1.2 Các kỹ giao tiếp 151 1.3 Một số nghiệp vụ giao tiếp hành cụ thể 156 Đạo đức công vụ vấn đề thẩm mỹ, tác phong, nếp sống cơng sở 159 2.1 Các dịng giao tiếp công sở 159 2.2 Các yếu tố ảnh hưởng (rào cản) giao tiếp 160 2.3 Nguyên tắc giao tiếp thành công với lãnh đạo đồng nghiệp 161 CÁC LOẠI BIỂU MẪU HỢP ĐỒNG THAM KHẢO 177 TÀI LIỆU THAM KHẢO 196 Giáo trình Soạn thảo văn Trang CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã số mơn học: MH 08 Thời gian môn học: 45 (Lý thuyết: 27 giờ; Thực hành: 18 giờ) Vị trí, tính chất, vai trị mơn học : - Vị trí: Là mơn học sở nghề kế tốn doanh nghiệp, bố trí giảng dạy đồng thời với mơn sở nghề - Tính chất: Soạn thảo văn môn học giúp sinh viên sau tốt nghiệp soạn thảo loại văn liên quan đến nghề như: cơng văn, tờ trình, biên nghiệm thu, tốn cơng trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ vv; xếp loại hồ sơ lưu trữ có liên quan; biết số nghiệp vụ giao tiếp hành Mục tiêu môn học: - Kiến thức: + Phân biệt loại văn bản: văn pháp qui, văn hành chính, văn hợp đồng; + Xác định hình thức, nội dung quy trình soạn thảo văn bản; + Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức học soạn thảo số văn pháp qui, văn hành thơng dụng văn hợp đồng - Kỹ năng: + Phân loại loại văn + Thực phương pháp, kỹ thuật soạn thảo loại văn thơng dụng: cơng văn,tờ trình, lập biên nghiệm thu,thanh tốn cơng trình, thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ khác - Thái độ: + Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn Giáo trình Soạn thảo văn Trang + Có phẩm chất đạo đức lương tâm nghề nghiệp,có tinh thần làm việc hợp tác, có thái độ làm việc tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thực, niềm nở gần gũi với người Nội dung môn học: Nội dung tổng quát phân phối thời gian: Loại Địa STT Tên chương mục Khái quát chung Thời gian (giờ) điểm Tổng Lý Thực Kiểm dạy số thuyết hành tra 3 1 25 12 12 TH Khái quát văn Lớp học Các lọai văn hành Yêu cầu kỹ thuật soạn TH Lớp thảo loại văn học Thể thức trình bày văn quản lý hành Qui trình chung việc sọan thảo văn Phong cách ngơn ngữ hành Kỹ thuật soạn thảo số TH Lớp văn quản lý hành học Phương pháp sọan thảo công văn Phương pháp sọan thảo kế họach Phương pháp sọan thảo báo Giáo trình Soạn thảo văn Trang cáo Phương pháp sọan thảo tờ trình Phương pháp sọan thảo thông báo Phương pháp lập biên Phương pháp sọan thảo hợp đồng Phương pháp sọan thảo định Công tác văn thư lưu trữ TH Công tác văn thư Lớp 45 27 16 học Công tác lưu trữ Hoạt động giao tiếp Nghiệp vụ giao tiếp hành TH Lớp học Đạo đức cơng vụ vấn đề thẩm mỹ, tác phong, nếp sống công sở Tổng cộng Giáo trình Soạn thảo văn Trang YÊU CẦU VỀ ĐÁNH GIÁ HỒN THÀNH MƠN HỌC Nhiệm vụ sinh viên: - Dự lớp: 100% (Nếu vắng mặt khơng q 20% số tiết mơn học) - Bài tập: Làm tập giáo viên giao nhà đầy đủ - Khác: Tham gia hoàn thành loại văn giáo viên yêu cầu thực hành lớp Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: - Điểm đánh giá trình: + Sinh viên làm tập cách soạn thảo loại văn bản, tập đạt cộng điểm vào điểm q trình + Khuyến khích sinh viên phát biểu học, cộng điểm cho lần phát biểu xác câu hỏi mở giáo viên đề - Đánh giá kiểm tra định kỳ + Kiểm tra định kỳ lần: thông qua kế hoạch Hệ số: + Hình thức: trắc nghiệm soạn thảo văn + Thời gian: 45 phút + Yêu cầu: Đạt số điểm 5.0 điểm cho lần kiểm tra (nếu 5.0 điểm sinh viên phải kiểm tra bù để cải thiện số điểm) - Đánh giá kết thúc môn học: Kiểm tra kết thúc môn học, trọng số:100% + Hình thức: Tự luận trắc nghiệm + Tổng điểm đạt: phải từ 5.0 điểm trở lên (trường hợp thấp 5.0 điểm phải kiểm tra lại) + Thang điểm: 10 + Thời gian kiểm tra kết thúc mơn: 60 phút Giáo trình Soạn thảo văn Trang CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG Giới thiệu: Soạn thảo văn nhiệm vụ quan trọng chức xử lý thơng tin văn phịng Do văn soạn thảo tốt chuyển đến người nhận không truyền thông tin công việc, yêu cầu hành động, mà thúc đẩy quan hệ hợp tác, tôn trọng nhau, tin cậy Mục tiêu: - Phân biệt loại văn theo tên gọi vào nội dung mục đích ban hành; - Trình bày khái niệm, chức văn bản; - Phân loại văn hành thơng thường: Cơng văn; kế hoạch; báocáo; thơng báo; tờ trình; biên bản; hợp đồng; định,… - Trình bày khái niệm văn hành Nội dung Khái quát văn 1.1 Khái niệm văn bản: - Văn phương tiện dùng để ghi truyền tin lọai ngôn ngữ ký hiệu - Văn thể ngơn ngữ nói ngôn ngữ viết - Văn chuỗi lời nói miệng hay viết có chủ đề thống nhất, có liên kết, mạch lạc, vận dụng phương thức biểu đạt phù hợp để thực mục đích giao tiếp + Văn quản lý: Là định quản lý để truyền đạt mệnh lệnh thông tin cần thiết đến đối tượng quản lý, chủ thể quản lý ban hành nhằm điều chỉnh quan hệ trình quản lý Giáo trình Soạn thảo văn Trang Tùy theo lĩnh vực cụ thể hoạt động xã hội mà văn có hình thức nội dung khác nhau, văn quản lý dạng văn nói chung + Văn quản lý nhà nước: Là định thông tin quản lý quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức luật định nhằm điều chỉnh quan hệ trình quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước văn hình thành, sử dụng hoạt động quản lý lãnh đạo Trong quan nhà nước, văn sử dụng phương tiện để ghi lại truyền đạt định quản lý thơng tin cần thiết hình thành quản lý Văn quản lý nhà nước thể ý chí mệnh lệnh mang tính quyền lực nhà nước, phương tiện để điều chỉnh quan hệ xã hội thuộc phạm vi Nhà nước, đồng thời thể kết hoạt động quan nhà nước + Văn quản lý hành nhà nước: Là định thông tin quản lý, quan hành nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức luật định nhằm điều chỉnh quan hệ q trình quản lý hành nhà nước 1.2 Phân loại văn Có nhiều cách phân loại văn bản, phân loại theo chủ đề, theo tên gọi, theo giá trị pháp lý vào mục tiêu biên soạn sử dụng, theo đặc trưng nội dung, theo kỹ thuật chế tác… Sau số cách phân loại văn bản: 1.2.1 Phân loại chung 1.2.1.1 Phân loại theo loại hình quản lý - Văn quy phạm pháp luật Giáo trình Soạn thảo văn Trang 10 Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, nhằm ban hành quy tắc xử chung nhà nước bảo đảm thực để điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng thống mục tiêu phát triển xã hội hiến pháp quy định Hệ thống văn quy phạm pháp luật bao gồm: + Pháp lệnh, nghị Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành + Lệnh, định Chủ tịch nước + Hiến pháp, luật, nghị Quốc hội ban hành + Nghị quyết, nghị định Chính phủ, định, thị Thủ tướng Chính phủ + Quyết định, thị, thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ + Nghị Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, định, thị, thông tư Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao + Nghị quyết, thông tư liên tịch quan nhà nước có thẩm quyền, quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức trị − xã hội + Nghị Hội đồng nhân dân cấp + Quyết định, thị Uỷ ban nhân dân cấp - Văn tác nghiệp hành (quản lí hành chính): Văn tác nghiệp hành loại văn sử dụng rộng rãi quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội thường có tỷ trọng lớn tổng số văn ban hành Loại văn thường khơng mang tính quyền lực, khơng đảm bảo cưỡng chế nhà nước, mà nhằm mục đích quản lí, giải cơng việc cụ thể, thơng tin, phản ánh tình hình hay ghi chép cơng việc phát sinh Văn quản lí hành gồm Giáo trình Soạn thảo văn Trang 93 Đối với hợp đồng mua bán hàng hoá xuất nhập phải thận trọng tỉ mỉ sử dụng ngôn ngữ văn phạm để đảm bảo nguyên tắc tập quán quốc tế xuất nhập thủ tục buôn bán ngoại thương, không để xảy tranh chấp bị lợi dụng nhận hàng giả, hàng chất lượng Điều khoản bao bì, ký mã hiệu Cần quy định rõ ràng việc mơ tả tỉ mỉ hình thức, kích thước, chất liệu làm bao bì, vị trí đặt nội dung ký mã hiệu, phải đảm bảo nguyên tắc mỹ thuật, rõ ràng Thông thường, quy định theo cơng nghệ bao bì đóng gói, in ấn ký mã hiệu nhà sản xuất Đối với loại hàng hoá cần hai lớp bao bì quy định rõ cách thức lớp cách rõ ràng, đầy đủ, để bên thực Mã ký hiệu hàng hóa có quyền ghi theo mã ký hiệu quyền, khơng có quyền phải mô tả tỉ mỉ Điều khoản giao nhận hàng Điều khoản giao nhận hàng ghi hợp đồng bao gồm nội dung sau: - Thời gian giao nhận hàng: Là thời hạn thời điểm giao nhận hàng ghi hợp đồng Thời hạn khoảng thời gian định hoàn tất việc giao hàng Thời điểm thời gian cụ thể thực việc giao hàng Thời điểm chia theo đợt, theo ngày tháng Có thể lập phụ lục lịch giao hàng kèm theo hợp đồng kinh tế thương mại Cần ghi rõ trách nhiệm bên trường hợp không giao nhận hàng lịch - Địa điểm giao hàng: Trong hợp đồng cần ghi rõ địa giao hàng phù hợp với khả vận chuyển đảm bảo an toàn cho phương tiện, tránh khâu trung gian không cần thiết - Phương thức giao nhận: Giáo trình Soạn thảo văn Trang 94 Phải ghi rõ phương thức cân, đo đếm theo pháp luật với nguyên tắc bên giao bên nhận dùng phương thức - Giấy tờ giao nhận: Phải ghi rõ giấy tờ cần thiết cho việc chuyên chở giao nhận: Vận đơn, biên lai giao nhận, hố đơn tính thuế v.v - Phương thức giải cố xảy nghiệm thu, bàn giao hàng hoá chất lượng hàng không hợp đồng, hàng bị hư hỏng vận chuyển - Phương thức vận chuyển, phương tiện vận chuyển, trách nhiệm vận chuyển hàng hoá - Phương tiện, trách nhiệm thời gian bốc xếp hàng hoá - Người có trách nhiệm giao nhận ký vào văn giao nhận Điều khoản bảo hành lắp đặt chạy thử hướng dẫn sử dụng - Phải ghi rõ thời hạn bảo hành quy chế bảo hành vị trí có trách nhiệm bảo hành hàng hóa - Các tài liệu hướng dẫn sử dụng cần thiết phải ghi rõ loại nào, hàng dược phẩm, mỹ phẩm phương tiện kỹ thuật Đối với loại hàng có ghi vào bao bì thời hạn sử dụng có văn hướng dẫn sử dụng đặt bao bì khơng cần ghi hợp đồng - Đối với hàng hóa phải lắp đặt cần ghi rõ lắp đặt thực hiện, chi phí lắp đặt chịu - Đối với hàng hóa cần phải chạy thử ghi rõ có trách nhiệm chạy thử, chi phí chạy thử chịu Điều khoản giá Điều khoản quan trọng, cần phải ghi rõ ràng nội dung sau: - Đơn vị tính giá: Giáo trình Soạn thảo văn Trang 95 Căn vào tính chất hàng hố thơng lệ bn bán mặt hàng thị trường (trọng lượng, thể tích, độ dài, cái, v.v ) Đơn vị tính giá thường trùng với đơn vị tính khối, số lượng hàng hố - Giá thường bao gồm loại: + Giá bán hàng hoá; + Phí chuyên chở, bốc xếp, bảo quản, lưu kho v.v Do cần phải khẳng định giá bao gồm loại Đối với hàng hoá xuất nhập giá FOB (Free On Board), giá giao hàng tầu cảng xuất phát (người bán phải chịu phí tổn bốc hàng lên tàu) giá CIF (Cost, Insurance and Freight) giá giao hàng cảng đến (người bán chịu phí tổn chuyên chở, bảo hiểm, bốc xếp tồn bộ) - Đồng tiền tính giá: Có thể tính nội tệ ngoại tệ Trong ngoại thương giá tính đồng tiền nước xuất nhập nước thứ ba Tuy nhiên, việc chọn đồng tiền để tính giá đơi cịn chịu ảnh hưởng tập qn bn bán quốc tế - Phương pháp định giá: Các bên thoả thuận việc định giá vào thời điểm ký kết hợp đồng thời gian hợp đồng có hiệu lực theo thời điểm tốn Mức giá theo phương pháp: Giá cố định (khơng thay đổi q trình thực hợp đồng), giá di động giá trượt (sẽ thay đổi thị trường biến động), giá quy định sau (có thể xác định theo chuyến giao hàng) Trong hợp đồng kinh tế thương mại cần phải ghi rõ nguyên tắc, thủ tục để xác định giá - Điều kiện điều chỉnh giá: Hai bên cần quy định rõ biến động bất lợi hai bên gặp để thảo luận lại giá Giáo trình Soạn thảo văn Trang 96 Điều khoản toán Hai bên cần thống phương thức toán theo nội dung sau: - Tổng số tiền toán bên phải khẳng định rõ: Tổng số tiền toán cho bao nhiêu, toán với làm lần, đồng tiền - Cách thức toán: Đối với hàng nội địa, việc toán phải theo quy định nhà nước, hàng hoá xuất nhập tuỳ theo tính chất loại giao dịch kinh tế Các quan hệ chi trả mà bên chọn cách thức tốn như: - Thanh toán tiền mặt, ngân phiếu - Thanh toán đổi hàng (khấu trừ) - Thanh toán séc - Thanh toán uỷ nhiệm chi - Thanh tốn thẻ tín dụng quốc tế (Letter of credit – L/C) - Hợp đồng phải ghi rõ thời hạn tốn Nếu hợp đồng khơng ghi thời hạn tốn theo thơng lệ, sau mười lăm ngày kể từ ngày nhận hố đơn địi tiền việc tốn phải thực Có thể hai bên thống chiết khấu cần thiết để thúc đẩy nhanh q trình tốn - Điều kiện ràng buộc với toán: Các bên phải quy định rõ việc tốn chậm cần phải có biện pháp Trong thực tế trao đổi nước thường quy định bên toán chậm theo thời hạn quy định phải chịu lãi suất phạt gấp lần so với lãi suất cho vay ngân hàng Việc tốn coi hồn thành bên bán nhận đầy đủ khoản tiền cần toán ghi hợp đồng, cách thức Giáo trình Soạn thảo văn Trang 97 tốn nêu tài sản chấp, cầm cố bảo lãnh có giá trị, tương đương với số tiền phải trả Điều khoản trách nhiệm bên thực hợp đồng Hợp đồng mua bán hàng hóa cần phải quy định rõ trách nhiệm bên thực hợp đồng Đây cam kết cụ thể tâm thực nghiêm chỉnh điều khoản thoả thuận Trách nhiệm bên thường viết theo khoản sau: - Trách nhiệm tinh thần: Các bên phải cam kết thực nghiêm chỉnh điều khoản thỏa thuận - Trách nhiệm phối hợp với thực hiện: Các bện phải cam kết phối hợp đầy đủ thực hợp đồng như: Thông báo cho chuyển giao, thông báo trục trặc thực hợp đồng, thơng báo cho khó khăn gặp phải thực hiện… - Trách nhiệm giải trục trặc thực hợp đồng: Các bên phải cam kết phối hợp với đầy đủ giải trục trặc xảy để đảm bảo hiệu cao phối hợp hành động Trong quan hệ ngoại thương phải ghi rõ xảy trường hợp cần lập biên để quan có thẩm quyền nước người mua hàng kiểm tra, xác nhận để đính kèm vào đơn khiếu nại nội dung vi phạm Điều khoản tranh chấp hợp đồng (các chế tài cho hợp đồng) Các bên phải xác định chế tài cho hợp đồng để bên phải có trách nhiệm thực hợp đồng Chế tài hợp đồng thường có ba loại sau: - Các điều khoản miễn trách: Các bên cần dẫn trường hợp trục trặc thực mức độ nhỏ mà bên thơng cảm cho như: Chậm chuyển giao giờ, chậm ngày chuyển giao mà bên thông báo cho nhau, tốn tiền cho chậm vài ngày… Giáo trình Soạn thảo văn Trang 98 - Các điều khoản thương lượng: Các bên cần quy định rõ trường hợp trục trặc mà bên phải gặp để thương lượng Nếu trường hợp trục trặc mà xác định hình thức xử phạt cần quy định rõ như: Các trường hợp phải bồi thường, mức phạt cụ thể không thực điều khoản hợp đồng (giao nhận hàng chậm, hàng giao không đủ số lượng, không quy cách phẩm chất, thiếu phụ tùng phụ kiện, chậm toán v.v ) - Các trường hợp xử lý trước tòa: Các bên cần phải nêu trường hợp cụ thể không giải thông qua thương lượng mà phải cần tòa án giải Điều khoản hiệu lực hợp đồng Hợp đồng mua hàng hóa có hiệu lực từ ngày ký sau số ngày bên thoả thuận Hợp đồng chấm dứt hiệu lực từ ngày ký biên lý hợp đồng Cần quy định rõ bên đứng tổ chức lý hợp đồng thời điểm ký biên lý Biên lý hợp đồng cần ghi nhận ưu, khuyết điểm bên, vấn đề tồn tại, phải quy định rõ nghĩa vụ cịn phải thực để hồn tất hợp đồng (trong nhiều trường hợp tồn chưa nên lý hợp đồng) Thơng thường hợp đồng mua bán hàng hóa có câu thơng lệ thời hạn như: “Hợp đồng có hiệu lực từ ngày…tháng…năm…và phải hoàn tất đến hết ngày…tháng…năm… Sau hợp đồng hết hạn…ngày, bên gặp tại… làm lý hợp đồng.” Điều khoản thoả thuận khác (điều khoản tùy nghi thấy cần) Giáo trình Soạn thảo văn Trang 99 Trong trường hợp xét thấy cần thiết, bên đưa vào hợp đồng vấn đề cụ thể mà pháp luật hợp đồng kinh tế thương mại chưa quy định để thoả thuận cho đầy đủ rõ ràng lợi ích bên tránh khả xấu xảy Phần kinh nghiệm ký kết thực nhiều hợp đồng cho họ học thận trọng thẳng thắn, miễn thoả thuận không trái với pháp luật nhà nước Phương pháp soạn thảo định 8.1 Khái niệm Quyết định văn thông dụng, nhiều quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành Quyết định gồm nhiều loại: định trực tiếp đưa quy phạm pháp luật; định ban hành văn quy phạm pháp luật phụ; định cá biệt Ở nghiên cứu loại định định cá biệt Quyết định (văn cá biệt) văn dùng để cụ thể hóa chủ trương, sách, chế đọ hay cụ thể hóa định quan nhà nước, cấp định tổ chức máy, đề bạt cán bộ, khen thưởng, kỷ luật định có bố cục nội dung gầm hai phần: - Căn định (phần viện dẫn) Căn vào văn pháp quy nhà nước cấp trên, pháp lý (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn), thông thường thứ nhất; thực tiễn (theo đề nghị…), thơng thường thứ ba; vào pháp quy nhà nước (theo biên bản…), linh động, thứ hai Thơng thường định có ba - Nội dung định thể điều: Ví dụ: Quyết định nhân gồm điều: Điều động ai, làm đâu làm gì? Ở đâu; quyền lợi nghĩa vụ? Trách nhiệm, thời hạn thi hành Giáo trình Soạn thảo văn Trang 100 8.2 Những yêu cầu Quyết định: Tính hiệu quả, tính pháp lý, khoa học khả thi, quàn cúng, kịp thời trình bày đọng, xếp theo trình tự logic định 8.3 Bố cục Quyết định: Gồm phần: Phần mở đầu: - Quốc hiệu - Tên quan ban hành - Số ký hiệu - Địa danh, ngày tháng năm - Tên loại văn (quyết định ai?) - Trích yếu nội dung (về việc gì?) - Căn ban hành (thẩm quyền ban hành) - Loại hình văn bản: Quyết định Phần triển khai: Nội dung định thường viết theo kiểu văn điều khoản, điều trình bày đọng, khơng dùng câu từ chuyển tiếp, xếp theo trình tự logic Điều khoản thi hành cần nêu rõ, cụ thể đối tượng chịu trách nhiệm thi hành Phần kết: - Thẩm quyền ký - Hình thức đề ký - Con dấu quan ban hành - Nơi nhận Giáo trình Soạn thảo văn Trang 101 Quyết định trực tiếp đưa pháp luật: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc TÊN CƠ QUAN … (1)… Số: … (2)/2011/QĐHĐND … (3)… , ngày … tháng … năm 20… QUYẾT ĐỊNH CỦA (ai?)………… Về việc (gì?)……………… (4) ………………… (ai?)…………… Căn ………………………………………………………… ; Căn ………………………………………………………… ; Theo đề nghị ……………………………………………… QUYẾT ĐỊNH: Điều (2) Điều ………………………………………(2)…………………… Điều … Các (cơ quan, cá nhân, tổ chức)…chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều …; - …………… ; - Lưu: VT, … (9) A.xx (10) ……………… (3) (Chữ ký dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Viết tắt tên quan thẩm quyền ban hành (2) Nội dung định (3) Thẩm quyền ký đề ký Mẫu Quyết định ban hành văn quy phạm pháp luật phụ: Giáo trình Soạn thảo văn Trang 102 TÊN CƠ QUAN … (1)… - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: … (1)/2000/QĐ-HĐND … .… , ngày … tháng … năm 20… QUYẾT ĐỊNH CỦA (ai?) …… Ban hành………………… (2) …… (ai?)……… Căn ………………………………………………………… ; Căn ………………………………………………………… ; Theo đề nghị ……………………………………………… QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định bản………(2) Điều Điều Các (cơ quan, cá nhân, tổ chức)…chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều …; - …………… ; - Lưu: VT, … (9) A.xx (10) ………………………(3) (Chữ ký dấu) Họ tên đầy đủ Ghi chú: (1) Viết tắt quan thẩm quyền ban hành (2) Nêu rõ tên loại trích yếu nội dung văn quy phạm pháp luật (3) Thẩm quyền ký đề ký Giáo trình Soạn thảo văn Trang 103 Mẫu Quyết định cá biệt: TÊN CƠ QUAN … (1)… - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: … (1) …./QĐ-…… … .… , ngày … tháng … năm 20… QUYẾT ĐỊNH CỦA (ai?) …… Về việc (………………… (gì?)…… (ai?)……… Căn ………………………………………………………… ; Căn ………………………………………………………… ; Theo đề nghị ……………………………………………… QUYẾT ĐỊNH: Điều ………………………………………………………(2) Điều Điều … Các (cơ quan, cá nhân, tổ chức)…chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều …; - …………… ; - Lưu: VT, … (9) A.xx (10) …………………….(3) (Chữ ký dấu) Họ tên đầy đủ Ghi chú: (1) Viết tắt quan thẩm quyền ban hành (2) Nêu rõ tên loại trích yếu nội dung văn quy phạm pháp luật (3) Thẩm quyền ký đề ký Giáo trình Soạn thảo văn Trang 104 Mẫu Quyết định nhân sự: TÊN CƠ QUAN … (1)… - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: ….(1) …./QĐ-… … .… , ngày … tháng … năm 20… QUYẾT ĐỊNH CỦA (ai?) …… Về việc ………………… (gì?)…… (ai?)……… - Căn ………………………………………………………… ; Căn ………………………………………………………… ; Theo đề nghị ……………………………………………… QUYẾT ĐỊNH: Điều Tuyển dụng ông (bà) ……………., sinh ngày……… , quê quán……………… công tác tại…………………………… , kể từ ngày………………………………… Điều Ông (bà) hưởng……… % mức lương khởi điểm ngạch, …… mã số……hệ số………….và khoản phụ cấp theo quy định pháp lệnh hành Điều Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có liên quan ơng (bà) ……….chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều …; - …………… ; - Lưu: VT, … (9) A.xx (10) ………………… (2) (Chữ ký dấu) Họ tên đầy đủ Ghi chú: (1) Viết tắt quan thẩm quyền ban hành (2) Thẩm quyền ký đề ký Giáo trình Soạn thảo văn Trang 105 Mẫu định tăng lương: CƠ QUAN………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (CÔNG TY ) Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: …………/QĐ-…… , ngày … tháng … năm … QUYẾT ĐỊNH V/v tăng lương ………………… GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH CÔNG TY - Căn định số ……….v/v bổ nhiệm giám đốc điều hành, ngày…………; - Căn chức nhiệm vụ quyền hạn giám đốc điều hành số………; - Căn quy chế lương công ty - Xét đề nghị Trưởng phòng HCNS; QUYẾT ĐỊNH: Điều Nay định tăng lương cho ông/bà .(hoặc danh sách đính kèm) kể từ ngày Điều Các ơng Chánh Văn Phịng (Trưởng phịng hành chính), Trưởng phịng tổ chức cán Ơng (Bà) chịu trách nhiệm thi hành định Nơi nhận: GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH - Như Điều (Ký tên đóng dấu) - Lưu VP Giáo trình Soạn thảo văn Trang 106 Thực hành: Yêu cầu soạn thảo tất loại văn hành theo thể thức nội dung quy định Giáo trình Soạn thảo văn Trang 107 CÂU HỎI ƠN TẬP Trình bày thể thức nội dung cơng văn? Trình bày thể thức nội dung định? Trình bày thể thức nội dung tờ trình? Trình bày thể thức nội dung thơng báo? Trình bày thể thức nội dung văn bản? Trình bày thể thức nội dung hợp đồng? Trình bày thể thức nội dung kế hoạch? Hãy soạn thảo công văn đôn đốc, đạo theo quy định thể thức nội dung (nội dung tùy chọn) Chú ý: - Cơ quan ban hành UBND cấp huyện - Người ký văn đuôc ghi: Nguyễn Văn A, Nguyễn Thị B,… - Sinh viên khơng trình bày chữ ký dấu Hãy thực soạn thảo văn cho tất loại văn cá biệt? Giáo trình Soạn thảo văn ... Các dòng chữ trình bày cách dịng đơn 1. 3 Số ký hiệu Theo Điều 8, chương II, Thông tư số 01/ 2 011 /TT-BNV quy định sau: 1. 3 .1 Thể thức 1. 3 .1. 1 Số văn Giáo trình Soạn thảo văn Trang 22 Số văn số thứ... 14 5 CHƯƠNG HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP 14 8 Nghiệp vụ giao tiếp hành 14 9 1. 1 Những vấn đề chung giao tiếp hành 14 9 Giáo trình Soạn thảo văn Trang 1. 2 Các kỹ giao tiếp 15 1 1. 3... Điều 12 , chương II, Thông tư số 01/ 2 011 /TT-BNV quy định sau: 1. 7 .1 Thể thức 1. 7 .1. 1.Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: Giáo trình Soạn thảo văn Trang 31 - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải