Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề Kế toán doanh nghiệp): Phần 1 cung cấp những kiến thức cơ bản về những quy định chung về văn bản, văn bản pháp quy như khái niệm, chức năng, vai trò; hình thức và nội dung của văn bản; ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản pháp quy. Mời các bạn tham khảo.
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƢỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƢƠNG I GIÁO TRÌNH Mơn học: Soạn thảo văn NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Hà Nội – 2017 MỤC LỤC Lời nói đầu……………………………………………………………………………………4 Chƣơng 1:Những quy định chung văn bản…………………………………… Khái niệm, chức vai trò cuả văn bản………………………………………… Phân loại văn bản……………………………………………………………………10 Hình thức nội dung văn bản……………………………………………… 13 Ý nghĩa việc soạn thảo văn bản……………………………………………… 15 Quy trình soạn thảo văn bản……………………………………………………… 15 Văn quản lý nhà nƣớc………………………………………………………………….17 Chƣơng 2: Văn pháp quy…………………………………………………… 23 Khái niệm đặc trƣng văn pháp qui………………………………………………23 Ý nghĩa tầm quan trọng văn pháp qui……………………………………….23 Yêu cầu nội dung hình thức văn pháp qui………………………………24 Các hình thức văn pháp qui………………………………………………………… 26 Phƣơng pháp soạn thảo văn pháp qui………………………………………… 27 Chƣơng 3: Văn hành chính…………………………………………………….34 Khái niệm văn hành chính…………………………………………………………….34 Các hình thức văn hành chính……………………………………………………… 34 Phƣơng pháp soạn thảo số văn hành thông dụng…………………… 40 Chƣơng 4: Văn hợp đồng………………………………………………………46 Văn hợp đồng kinh tế…………………………………………………………………46 Hợp đồng lao động…………………………………………………………………………55 TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………………………….65 LỜI NÓI ĐẦU Soạn thảo văn khâu quan trọng cần thiết hoạt động quan Nhà nƣớc, tổ chức trính trị xã hội doanh nghiệp Học sinh trung học Xây dựng trung học Kế toán sau tốt nghiệp làm việc thƣờng phải soạn thảo loại cơng văn,tờ trình, lập biên nghiệp thu, tốn cơng trình thảo hợp đồng kinh tế… Thực tế thảo sát nhiều đơn vị, công ty tỉnh miền Trung, Tây, Nguyên dều cho biết mặt học sinh, sinh viên hạn chế Để tạo điều kiện giúp học sinh tiếp cận học tập môn học đƣợc thuận lợi, nghiên cứu, tập hợp nhiều tài liệu nhiều tác giả để biên tập sách theo nội dung chƣơng trình mơn Soạn thảo văn dùng cho ngành Kế tốn Ngồi nội dung học cịn có thêm phần phụ lục mở rộng để học sinh tham khảo giúp cho việc tác nghiệp sau Chƣơng 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN Khái niệm, chức vai trò văn bản: 1.1 Khái niệm: Ngay từ lúc xuất loại ngƣời, ngƣời có nhu cầu trao đổi thông tin, từ chế độ cộng sản nguyên thuỷ tan rã, giai cấp xuất hiện, ngƣời bắt đầu có nhu cầu ghi chép cơng việc cần thiết cá nhân, gia đình hay cộng đồng nhƣ thoả thuận việc trao đổi, mua bán , với phát triển ngƣời tiến xã hội, nhu cầu trao đổi thông tin ghi chép ngày trở nên thiết chữ viết xuất hiện, có chữ viết ngƣời tìm nhiều cách để lƣu lại thơng tin nhƣ viết lên thẻ tre, vỏ lên nhiều loại vật liệu khác nhau, văn xuất Nhƣ nói: Văn phƣơng tiện ghi thông tin loại vật liệu định, ngôn ngữ cụ thể, theo phong cách định để truyền đạt trao đổi thông tin Ngay từ buổi sơ khai loài ngƣời sống quy tụ lại với dƣới hình thức cộng đồng Các hình thức cộng đồng xã hội lồi ngƣời phát triển khơng ngừng từ thấp lên cao mà mục đích liên kết với để trì sinh tồn Hoạt động để trì tồn loài ngƣời, trƣớc hết, lao động Một ngƣời tự lao động tự điều khiển lấy mình, nhƣng lao động mang tính cộng đồng hay tập thể phải có yếu tố quản lý Trong lịch sử nhân loại, quản lý đƣợc thực khơng qua truyền mà cịn thơng qua phƣơng tiện ngơn ngữ mà hình thức cao văn Từ nhà nƣớc xuất văn đƣợc sử dụng nhƣ công cụ quản lý điều hành xã hội Lúc văn thể ý chí quyền lực giai cấp thống trị Do vậy, dù sơ khai, nhà nƣớc phải ghi lại hoạt động, truyền đạt mệnh lệnh, liên hệ từ xuống dƣới hay yêu cầu báo cáo từ dƣới lên hay quốc gia với quốc gia khác Và tất việc đƣợc thực thơng qua phƣơng tiện văn Với ý nghĩa văn hình thức thể truyền đạt (bằng ngơn ngữ viết) ý chí cá nhân hay tổ chức tới cá nhân hay tổ chức khác nhằm mục đích thơng báo hay địi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hành vi định, đáp ứng yêu cầu người hay tổ chức soạn thảo - Khái niệm văn quản lý nhà nƣớc: Văn quản lý nhà nƣớc định thông tin quản lý thành văn (đƣợc văn hoá) quan quản lý nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nƣớc quan nhà nƣớc với tổ chức công dân - Khái niệm văn quản lý hành nhà nƣớc: Văn quản lý hành nhà nƣớc phận văn quản lý nhà nƣớc, bao gồm văn quan nhà nƣớc (mà chủ yếu quan hành nhà nƣớc) dùng để đƣa định chuyển tải thông tin quản lý hoạt động chấp hành điều hành Các văn đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn luật, văn dƣới luật mang tính chất luật) thuộc thẩm quyền tƣ pháp (cáo trạng, án, v.v ) khơng phải văn quản lý hành nhà nƣớc Trong giáo trình để thuận tiện trình bày văn quản lý hành nhà nƣớc đƣợc gọi tắt văn 1.2 Chức năng: Văn gồm chức sau: a) Chức thông tin: Có thể khái qt thơng tin việc truyền tin cho để biết Trong hoạt động hàng ngày, ngƣời buộc phải trao đổi thông tin với Thông tin vấn đề tất yếu xã hội loài ngƣời Thời cổ đại, xã hội chƣa phát triển, yêu cầu thơng tin chƣa lớn, lƣợng thơng tin Trong xã hội văn minh, với phát triển nhanh chóng mà mạnh mẽ lĩnh vực đời sống xã hội tạo bùng nổ thông tin Thông tin trở thành yếu tố quan trọng xã hội đại Chính điều buộc việc chuyển tải truyền đạt thông tin phải đầy đủ, xác, nhanh chóng kịp thời hết, điều phụ thuộc vào nhiều yếu tố, văn phƣơng tiện chứa nhiều yếu tố quan trọng Để thực điều hành, quản lý theo mục tiêu định trƣớc, cấp, ngành, đơn vị doanh nghiệp nhà quản lý phải sử dụng hệ thống loại văn Hệ thống văn chứa đựng thông tin để truyền đạt mệnh lệnh, yêu cầu cho cấp dƣới thông tin phản ánh phản hồi từ cấp dƣới lên thông tin trao đổi lẫn để giải tồn phát triển Do hoạt động quản lý, giao dịch kinh doanh, văn phƣơng tiện quan trọng để điều hành hoạt động cộng đồng tập thể đó, qua văn ý chí nhà quản lý đƣợc chuyển tới đối tƣợng tác động ngƣời soạn thảo văn chuyển tải tryền đạt thơng tin cịn ngƣời tiếp nhận văn thu nhận thơng tin Tóm lại: - Văn phƣơng tiện chuyển tải truyền đạt thơng tin đầy đủ xác - Văn phƣơng tiện điều hành hoạt động cộng đồng nhà quản lý sử dụng nhƣ phƣơng tiện chuyển tải truyền đạt thông tin quản lý tới cấp dƣới đồng thời dùng để thu nhận thơng tin phản hồi từ cấp dƣới để phục vụ cho mục đích thực tốt nhiệm vụ quản lý thuộc phạm vi cơng tác Vì thế, cần thiết phải có đầy đủ thơng tin, xử lý cách khoa học thông tin để soạn thảo văn nhƣ khai thác thông tin qua hệ thống văn yêu cầu bắt buộc ngƣời lãnh đạo đặc biệt kinh tế thị trƣờng b) Chức pháp lý Chức pháp lý văn đƣợc thể nội dung văn chứa đựng quy phạm pháp luật quan hệ luật pháp tồn xã hội, việc vận dụng quy phạm pháp luật vào đời sống nhƣ việc giải nhiệm vụ có tính chất bắt buộc theo quy định pháp luật Nội dung văn phát ngơn thức quan, đơn vị cá nhân, vậy, văn sở pháp lý cho hoạt động cá nhân, đơn vị, tổ chức Các mối quan hệ xã hội, ràng buộc mặt pháp lý đƣợc thực thông qua hệ thống văn văn sở pháp lý mang tính chuẩn mực cƣỡng chế việc vận dụng giải vấn đề nảy sinh xã hội đời sống c) Chức quản lý điều hành: Quản lý hệ thống biện pháp nhằm điều khiển hoạt động đối tƣợng theo mục tiêu định trƣớc, sở tính tốn đầy đủ điều kiện, nhân tố ảnh hƣởng nhằm đạt hiệu cao Hệ thống biện pháp chủ yếu đƣợc chuyển tải truyền đạt qua hệ thống văn Văn phƣơng tiện chứa đựng truyền đạt định quản lý Qua hệ thống văn đánh giá đƣợc lực nhà quản lý trình độ máy quản lý điều thể việc xem xét tính kế thừa số lƣợng văn quản lý đƣợc ban hành Một máy quản lý tốt phải có hệ thống văn quản lý không nhiều, vụ, chông chéo, mâu thuẫn phủ định lẫn nhau, văn quản lý đƣợc soạn thảo phải kết hợp với thành hệ thống, thể thống để tạo mối quan hệ hợp lý nội đơn vị nhƣ tồn xã hội Vì văn quản lý phải đáp ứng yêu cầu sau: - Phải đƣợc ban hành cách hợp lý sở thực tiễn, phù hợp với điều kiện hoàn cảnh cụ thể không trái với văn quản lý khác hiệu lực - Văn quản lý phải có tính khả thi, nghĩa phải phù hợp với yêu cầu thực tiễn, quyền lợi khả đối tƣợng thi hành d) Chức văn hoá, xã hội sử liệu: - Văn sản phẩm sáng tạo ngƣời, chủ thể ban hành văn đƣa vào tri thức, kinh nghiệm, yếu tố văn hoá, giá trị truyền thống, phong tục tập quán qua hệ thống văn ta thấy cách thức ngƣời ứng xử với xã hội, với thiên nhiên với ngƣời - Mọi văn đời bắt nguồn từ nhu cầu xã hội, từ yêu cầu mối quan hệ xã hội vậy, qua văn ta nhận biết đƣợc vấn đề xã hội nảy sinh cách thức giải vấn đề điều kiện hồn cảnh cụ thể Do văn sau đời điều chỉnh hay số quan hệ xã hội tồn tại, hay nhằm tạo mối quan hệ xã hội phù hợp với hoàn cảnh tiến xã hội - Văn phản ánh biến cố xã hội Mọi biến cố lịch sử hay xã hội đƣơng đại đƣợc phản ánh một hệ thống văn bản, chúng nhƣ tranh phản ánh thực xã hội, chúng chứa đựng lƣu giữ sử liệu quan trọng, nghiên cứu lịch sử ngƣời ta cần phải dựa vào hệ thống văn 1.3 Vai trò: 1.3.1 Văn quản lý nhà nƣớc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nƣớc Hoạt động quản lý nhà nƣớc phần lớn đƣợc đảm bảo thông tin hệ thống văn quản lý Đó thơng tin về: - Chủ trƣơng, đƣờng lối Đảng Nhà nƣớc liên quan đến mục tiêu phƣơng hƣớng hoạt động lâu dài quan, đơn vị - Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể quan, đơn vị - Phƣơng thức hoạt động, quan hệ công tác quan, đơn vị với - Tình hình đối tƣợng bị quản lý; biến động quan, đơn vị; chức nhiệm vụ quyền hạn quan, đơn vị - Các kết đạt đƣợc trình quản lý, v.v 1.3.2 Văn phƣơng tiện truyền đạt định quản lý Thơng thƣờng, định hành đƣợc truyền đạt sau đƣợc thể chế hoá thành văn mang tính quyền lực nhà nƣớc Các định quản lý cần phải đƣợc truyền đạt nhanh chóng đối tƣợng, đƣợc đối tƣợng bị quản lý thông suốt, hiểu đƣợc nhiệm vụ nắm đƣợc ý đồ lãnh đạo, để nhiệt tình, yên tâm phấn khởi thực Hơn đối tƣợng bị quản lý phải nhận thấy đƣợc khả để phát huy sáng tạo thực định quản lý Việc truyền đạt định kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, khơng xác làm cho định quản lý khó có điều kiện đƣợc biến thành thực đƣợc thực với hiệu thấp khơng có hiệu Việc truyền đạt định quản lý vai trò hệ thống văn quản lý nhà nƣớc, lẽ hệ thống có khả truyền đạt định quản lý cách nhanh chóng, xác có độ tin cậy cao đƣợc tổ chức xây dựng, ban hành chu chuyển cách khoa học Việc truyền đạt định quản lý sử dụng văn vào nhiệm vụ mặt việc tổ chức khoa học lao động quản lý Tổ chức tốt suất lao động cao, tổ chức khơng tốt, thiếu khoa học suất làm việc ngƣời quản lý, quan bị hạn chế Văn giúp cho nhà quản lý tạo mối quan hệ mặt tổ chức quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu mình, hƣớng hoạt động thành viên vào mục tiêu quản lý Vấn đề cịn lại làm để hệ thống văn đƣợc tổ chức khoa học, không bị lạm dụng không phát huy hết vai trò, chức năng, nhiệm vụ Đây vấn đề phƣơng pháp 1.3.3 Văn phƣơng tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý Kiểm tra có ý nghĩa quan trọng hoạt động quản lý nhà nƣớc Khơng có kiểm tra, theo dõi thƣờng xun, thiết thực chặt chẽ nghị quyết, thị, định quản lý lý thuyết sng Quan niệm kiểm sốt kiểm tra việc thực công tác điều hành quản lý nhà nƣớc phƣơng tiện có hiệu lực thúc đẩy quan nhà nƣớc, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội hoạt động cách tích cực, có hiệu Kiểm tra cịn biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức công tác quan thuộc máy quản lý nhà nƣớc Công tác sử dụng phƣơng tiện quan trọng hàng đầu hệ thống văn quản lý nhà nƣớc Phƣơng tiện muốn phát huy hết vai trị to lớn cần phải đƣợc tổ chức cách khoa học Có thể thơng qua việc kiểm tra, việc giải văn mà theo dõi hoạt động cụ thể quan quản lý Nếu đƣợc tổ chức tốt, biện pháp kiểm tra công việc qua văn mang lại nhiều lợi ích thiết thực Để kiểm tra có kết cần ý mức hai phƣơng diện trình hình thành giải văn bản: là, tình hình xuất văn hoạt động quan đơn vị trực thuộc, hai là, nội dung văn hoàn thiện thực tế nội dung mức độ khác nhau, hai phƣơng diện cho thấy chất lƣợng thực tế hoạt động quan Kiểm tra hoạt động máy lãnh đạo quản lý thông qua hệ thống văn tách rời với việc phân cơng trách nhiệm xác cho phận, cán đơn vị hệ thống bị quản lý Nếu phân công không rõ ràng, thiếu khoa học khơng thể tiến hành kiểm tra có kết 1.3.4 Văn cơng cụ xây dựng hệ thống pháp luật Hệ thống pháp luật hành gắn liền với việc đảm bảo quyền lực nhà nƣớc hoạt động quản lý quan Xây dựng thống pháp luật hành nhằm tạo sở cho quan hành nhà nƣớc, cơng dân hoạt động theo chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với phân chia quyền hành quản lý nhà nƣớc Các hệ thống văn quản lý nhà nƣớc, mặt, phản ánh phân chia quyền hành quản lý hành nhà nƣớc, mặt khác, cụ thể hoá luật lệ hành, hƣớng dẫn thực luật lệ Đó cơng cụ tất yếu việc xây dựng hệ thống pháp luật nói chung pháp luật hành nói riêng Khi xây dựng ban hành văn quản lý nhà nƣớc cần ý đảm bảo yêu cầu nội dung hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan luật định cho văn ban hành có giá trị điều hành thực tế, khơng mang tính hình thức, ngun tắc, văn có hiệu lực pháp lý đảm bảo đƣợc quyền uy quan nhà nƣớc Nhƣ vậy, văn quản lý nhà nƣớc có vai trị quan trọng bậc việc xây dựng định hình chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét hành vi hành q trình thực nhiệm vụ quản lý quan Đó sở quan trọng để giải tranh chấp bất đồng quan, đơn vị cá nhân, giải quan hệ pháp lý lĩnh vực quản lý hành Nói cách khác, văn quản lý nhà nƣớc sở cần thiết để xây dựng chế việc kiểm sốt tính hợp pháp hành vi hành thực tế hoạt động quan nhà nƣớc có ý nghĩa quan trọng hoạt động quản lý nhà nƣớc Phân loại văn 2.1 Văn mang tính chất quyền lực NN văn khơng mang tính chất quyền lực NN a) Văn mang tính chất quyền lực Nhà nước: Là loại văn đƣợc ban hành nhân danh Nhà nƣớc, có nội dung mang ý chí Nhà nƣớc; bắt buộc phải thi hành đối tƣợng có liên quan đƣợc bảo đảm thực biện pháp cƣỡng chế Nhà nƣớc Văn đƣợc chia thành văn quy phạm pháp luật văn áp dụng quy phạm pháp luật - Văn quy phạm pháp luật: “văn quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” Đó nguồn pháp luật xã hội chủ nghĩa , sản phẩm trình sáng tạo pháp luật, hình thức lãnh đạo Nhà nƣớc xã hội nhằm biến ý chí nhân dân thành luật Văn quy phạm pháp luật hệ thống bao gồm: a) Văn luật: - Hiến pháp (bao gồm Hiến pháp đạo luật bổ sung hay sửa đổi Hiến pháp) - Luật; luật b) Văn dƣới luật mang tính chất luật: - Nghị Quốc hội, UBTVQH - Pháp lệnh - Lệnh Chủ tịch nƣớc - Quyết định Chủ tịch nƣớc c) Văn dƣới luật lập quy (còn thƣờng gọi văn pháp quy): - Nghị Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, HĐND cấp; 10 - Nghị định Chính phủ; - Quyết định Thủ tƣớng Chính phủ, Viện trƣởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, trƣởng, thủ trƣởng quan ngang bộ, thủ trƣởng quan thuộc Chính phủ, UBND cấp; - Chỉ thị Thủ tƣớng Chính phủ, Viện trƣởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, trƣởng, thủ trƣởng quan ngang bộ, thủ trƣởng quan thuộc Chính phủ, UBND cấp; - Thông tƣ Viện trƣởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, trƣởng, thủ trƣởng quan ngang bộ, thủ trƣởng quan thuộc Chính phủ; văn liên tịch quan nhà nƣớc, tổ chức trị-xã hội - Văn áp dụng quy phạm pháp luật: Cịn gọi văn hành cá biệt định quản lý hành thành văn mang tính áp dụng pháp luật quan, cơng chức nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhằm đƣa quy tắc xử riêng đƣợc áp dụng môt lần một nhóm đối tƣợng cụ thể, đƣợc định rõ Bao gồm loại văn bản: a) Lệnh: hình thức văn chủ thể ban hành theo luật định nhằm đƣa định quản lý cá biệt cấp dƣới b) Nghị quyết: hình thức văn tập thể chủ thể ban hành theo luật định nhằm đƣa định quản lý cá biệt cấp dƣới c) Quyết định: hình thức văn chủ thể ban hành theo luật định nhằm đƣa định quản lý cá biệt cấp dƣới c) Chỉ thị: hình thức văn chủ thể ban hành theo luật định, có tính đặc thù, nhằm đƣa định quản lý cá biệt cấp dƣới có quan hệ trực thuộc tổ chức với chủ thể ban hành d) Điều lệ, quy chế, quy định : văn trình bày vấn đề có liên quan đến quy định hoạt động quan, tổ chức định e) Giấp phép: văn thể chấp thuận từ phía quan quản lý nhà nƣớc trƣớc nhu cầu, yêu cầu quan, tổ chức, cá nhân định việc thực hành vi mà theo quy định pháp luật cần có quản lý hành nhà nƣớc v.v b) Văn khơng mang tính chất quyền lực Nhà nước: Cịn gọi Văn hành thơng thƣờng dùng để truyền đạt thông tin hoạt động quản lý nhà nƣớc nhƣ: công bố thông báo chủ trƣơng, định hay nội dung kết hoạt động quan, tổ chức; ghi chép lại ý kiến kết luận hội nghị; thông tin giao dịch thức quan, tổ chức với Nhà nƣớc 11 Nội dung văn phải thiết thực, rõ ràng, dễ hiểu dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm đến mức tối đa tính phổ cập, nhƣng phải quán triệt yêu cầu tính nghiêm túc, chặt chẽ khoa học Hạn chế đến mức tối đa việc vay mƣợn từ nƣớc e Văn phải có tính quy phạm: Văn quản lý nói chung văn quy phạm nói chung có mục đích truyền đạt ý chí quan nhà nƣớc tới nhân dân chủ thể thực pháp luật khác Ý chí thƣờng mệnh lệnh, yêu cầu, cấm đoán hƣớng dẫn hành vi, nhiên ý chí áp dụng điều kiện, hoàn cảnh định Vì văn quản lý phải đƣợc soạn thảo theo nguyên tắc quy phạm định để chủ thể dễ dàng thực 3.2 Những yêu cầu hình thức a Văn phải có kết cấu theo chủ đề, thể loại cụ thể: Phải xem xét kỹ loại văn để định thể loại văn xây dựng bố cục cho phù hợp, văn xi điều khoản, bố cục văn xi phải đảm bảo trình tự lô gic từ đặt vấn đề đến giải vấn đề kết thúc vấn đề b Câu văn phải đảm bảo ngắn, gọn, đủ ý, không trùng lặp, thừa từ, thừa ý không lạc đề Khi soạn thảo văn phải cân nhắc sử dụng câu văn, từ ngữ cho ngắn gọn nhƣng phản ánh đầy đủ ý chí mệnh lệnh nhà nƣớc, không đƣợc dùng từ nhiều nghĩa dẫn đến hiểu sai mục đích làm sai mục tiêu văn c Việc diễn đạt ý phải theo trình tự ý trƣớc sở ý sau, ý sau nhằm minh hoạ, phát triển ý trƣớc Yêu cầu nhằm đạt đƣợc thấu hiểu văn cách thống từ đầu đến cuối tránh câu văn ý tứ rời rạc không cần thiết, để nội dung văn hƣớng vào mục tiêu ban hành văn d Ngôn ngữ văn phải đảm bảo tính nghiêm túc, dứt khốt Ngơn ngữ văn phƣơng tiện phản ánh ý chí quan nhà nƣớc, phải qn triệt sâu sắc tính nghiêm túc, dứt khốt rõ ràng thể tính quyền lực nhà nƣớc đồng thời với tính văn minh, lịch nhà nƣớc dân, dân dân e Trình bày văn bản, hành văn phải rõ ràng, sáng sủa, ý tƣởng thích hợp với đối tƣợng thi hành Chú ý chia văn thành nhiều đoạn nhỏ, đoạn có chủ đề riêng, lựa chọn từ ngữ cách diễn đạt cho phù hợp với chủ đề để đảm bảo truyền đạt tối đa ý tƣởng ngƣời soạn thảo văn bản, đồng thời từ ngữ phải đƣợc lựa chọn cho phù hợp với trình độ, 25 lực ngƣời thi hành văn để đảm bảo nội dung đƣợc truyển tải cách trọn vẹn, tránh hiểu lầm, bỏ sót… Các hình thức văn pháp qui 4.1 Một số văn pháp qui Chính phủ - Nghị phủ: Dùng để ban hành chủ trƣơng, sáhc lớn, nhiệm vụ, kế hoạch, ngân sách nhà nƣớc cơng tác quan trọng khác Chính phủ - Nghị định phủ: Dùng để ban hành quy định quyền, nghĩa vụ công dân nhằm thực Hiến pháp đạo luật Nhà nƣớc, ban hành quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy quan Nhà nƣớc, ban hành điều lệ, quy định chế độ quản lý hành Nhà nƣớc 4.2 Các văn pháp qui Thủ tƣớng Chính phủ - Quyết định Thủ tƣớng phủ: Dùng để quy định sách cụ thể, chế độ bổ nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật công chức, phê chuẩn kế hoạch, dự án kinh tế - kỹ thuật, phê chuẩn bãi bỏ định cấp dƣới - Chỉ thị Thủ tƣớng phủ: Dùng để truyền đạt chủ trƣơng, sách, biện pháp quản lý, đạo tổ chức hoạt động ngành cấp 4.3 Các văn pháp qui Bộ trƣởng Thủ trƣởng quan thuộc Chính phủ - Quyết định: Dùng để ban hành chế độ, thể lệ thuộc lĩnh vực công tác ngành, quy định việc thành lập, giải thể quy định quyền hạn, tổ chức máy quan đơn vị thuộc quyền quản lý, bổ nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật công chức ngành, phê duyệt kế hoạch, dự án, nhiệm vụ công tác… - Chỉ thị: Dùng để ban hành chủ trƣơng, biện pháp quản lý đạo việc kiện tồn tổ chức, cải tiến cơng tác, nâng cao khả hiệu quản lý ngành, giao nhiệm vụ cho quan cấp dƣới… - Thông tƣ: Dùng để hƣớng dẫn, giải thích chủ trƣơng sách đề biện pháp thi hành chủ trƣơng, sách, chế độ, kế hoạch cơng tác Chính phủ ngành, giải mối quan hệ công tác nhằm đảm bảo thực định Nhà nƣớc 4.4 Các văn pháp qui liên ngành: - Thông tƣ liên bộ: Dùng để ban hành hƣóng dẫn việc thực sách, chế độ Nhà nƣớc nhiều thống quy định thực - Nghị định liên tịch: Dùng để ban hành chủ trƣơng, công tác hội nghị liên tịch cấp quyền nhà nƣớc với tổ chức xã hội đoàn thể quần chúng cấp tƣơng đƣơng 4.5 Các văn pháp qui Chính quyền cấp địa phƣơng 26 - Nghị Hội đồng nhân dân: Ban hành biện pháp bảo đảm thi hành nghiêm chỉnh hiến pháp pháp luật địa phƣơng, Quyết định kế hoạch phát triển KTXH ngân sách, định kế hoạch quốc phòng an ninh địa phƣơng… - Quyết định Uỷ ban nhân dân: Dùng để ban hành chủ trƣơng, biện pháp, chế độ, thể lệ thuộc thẩm quyền quản lý địa phƣơng nhằm thực chủ trƣơng sách Trung ƣơng nghị hội đồng nhân dân cấp, thành lập, chấn chỉnh, giải thể quan trực thuộc, bổ nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật công chức, phê chuẩn kế hoạch sản xuất kinh doanh, dự án định cấp dƣới - Chỉ thị Ủy ban Nhân dân: Dùng để truyền đạt, hƣớng dẫn, đạo chủ trƣơng, sách cấp Nghị hội đồng nhân dân cấp, giao nhiệm vụ, đôn đốc quan cấp dƣới thực theo chức năng, nhiệm vụ - Văn quy phạm pháp luật quan quản lý theo chức quản lý thuộc quyền cấp Các Sở, phịng ban có thẩm quyền quản lý nhà nƣớc chuyên ngành đƣợc ban hành hình thức văn quy phạm pháp luật để thực chức quản lý ngành định Quyết định Sở, phịng, ban dùng để triển khai chủ trƣơng sách, chế độ, thể lệ cấp vào ngành mình; thành lập, chấn chỉnh, giải thể quan, đơn vị thuộc quyền; bổ nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật cơng chức, đình hoạt động sai trái đơn vị trực thuộc; phê chuẩn kế hoạch, phƣơng án định quan cấp dƣới… Phƣơng pháp soạn thảo văn pháp qui 5.1 Nghị a) Vai trò Nghị trường hợp nghị Nghị hình thức văn pháp quy dùng để ghi lại cách xác kết luận định hội nghị tập thể quan vấn đề lớn nhƣ chủ trƣơng, sách, kế hoạch, biện pháp đƣợc thông qua theo thủ tục định pháp luật quy định * Những trƣờng hợp cần nghị quyết: - Để ghi nhận nội dung đƣợc thông qua hội nghị - Để thống chủ trƣơng, sách lớn mặt kinh tế, trị, xã hội, nhiệm vụ kế hoạch nhà nƣớc, ngân sách nhà nƣớc công tác quan trọng khác phủ để thống điều hành ngành cấp - Để thơng qua kế hoạch, tốn ngân sách đại phƣơng, định vấn đề phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng… 27 b) Kết cấu Nghị Thƣờng có phần chính: - Phần nêu Nghị - Phần ghi nội dung thảo luận định giải pháp thành viên hội nghị biểu - Phần ghi biện pháp tổ chức thực c) Cách xây dựng thảo: - Phần nghị quyết: Cần đƣa để lý giải việc ban hành nghị nhằm nâng cao trí tự giác thực cho chủ thể thi hành - Phần nội dung: Tập trung nêu vấn đề trọng tâm nghị quyết, nêu rõ nội dung công việc cần làm thành nhiệm vụ, mục tiêu chung nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể thời gian Tiếp nêu phƣơng hƣớng giải pháp nhằm hoàn thành chủ trƣơng, biện pháp cụ thể để thực nhiệm vụ, mục tiêu - Phần tổ chức thực hiện: Nêu rõ chủ thể có trách nhiệm tổ chức thực hiện, chủ thể có trách nhiệm chính, chủ thể có trách nhiệm phối hợp tổ chức thực Trong nêu rõ trách nhiệm quyền hạn cấp ngành, tổ chức cá nhân d) Mẫu nghị quyết: CHÍNH PHỦ Số: 20/ /NQ-CP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 20 NGHỊ QUYẾT CHÍNH PHỦ Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Căn ; , QUYẾT NGHỊ: Điều Điều Điều / Nơi nhận: - .; - Lƣu: VT, TM CHÍNH PHỦ Thủ tƣớng (Ký tên - đóng dấu) 28 5.2 Quyết định a Khái niệm Quyết định loại văn đƣợc dùng để tổ chức điều chỉnh hoạt động xã hội, hành vi ngƣời nhằm thực chức quản lý quan thẩm quyền tổ chức Quyết định phƣơng tiện để ngƣời quản lý thực mệnh lệnh nội dung quản lý tới đối tƣợng quản lý Quyết định đƣợc chia thành hai loại: Quyết định chung (Quyết định lập quy), Quyết định riêng (quyết định cá biệt) Quyết định lập quy đặt hay sửa đổi quy phạm, cụ thể hóa quy phạm pháp luật, điều chỉnh chung đến nhiều đối tƣợng Bao gồm: + Quyết định Thủ tướng Chính phủ: - Để ban hành chủ trƣơng, biện pháp lãnh đạo kiểm tra hoạt động Chính phủ hệ thống hành Nhà nƣớc từ trung ƣơng đến địa phƣơng - Quyết định chủ trƣơng, chế độ, thể lệ thuộc thẩm quyền Chính phủ + Quyết định Bộ trưởng: - Quy định tổ chức hoạt động quan đơn vị trực thuộc - Quy định tiêu chuẩn, quy trình quy phạm định mức kinh tế kỹ thuật ngành, lĩnh vực phụ trách - Quy định biện pháp để thực Các chức quản lý ngành, lĩnh vực phụ trách vấn đề đƣợc Chính phủ giao + Quyết định UBND tỉnh: - Để ban hành chủ trƣơng, biện pháp cụ thể thực luật pháp Nhà nƣớc, chủ trƣơng sách, quy định Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ, Bộ trƣởng Nghị HĐND cấp - Để tổ chức thực kiểm tra, tra quan tổ chức việc chấp hành luật pháp Nhà nƣớc - Và vấn đề thuộc thẩm quyền UBND đƣợc luật pháp quy định b Bố cục Quyết định đƣợc soạn thảo theo thể văn “điều khoản” Kết cấu Quyết định gồm phần: + Phần cứ: Phần nêu sở pháp lý tình hình thực tiến để ban hành văn Phần đảm bảo đủ ba yếu tố: *Thẩm quyền: Viện dẫn văn quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ quan tổ chức 29 * Căn pháp lý: Viện dẫn văn quan có thẩm quyền quy định vấn đề liên quan đến nội dung Quyết định * Đề xuất: Để ban hành Quyết định phải quan (bộ phận) đề nghị, ban hành Quyết định + Phần nội dung: Phần gồm điều, khoản * Điều thƣờng nội dung Quyết định * Các điều, khoản tiếp theo, điều nội dung tác động đến đối tƣợng khác * Điều cuối điều thi hành, quy định rõ đối tƣợng thi hành thời gian thi hành c) Cách soạn thảo định: Do định đƣợc sử dụng để giải nhiều việc khác nhau, nên trƣờng hợp có cách xây dựng bố cục phƣơng pháp trình bày nội dung khác cho phù hợp với mục đích định Tuy nhiên, thơng thƣờng định có thành phần giống nhƣ: - Quốc hiệu - Địa danh ngày tháng định - Số ký hiệu - Căn định (phần viện dẫn lý do): Cần dựa vào nguồn văn quy định chức nhiệm vụ đƣợc giao, vào tình hình thực tế địi hỏi phải định - Nội dung định: Nêu rõ yêu cầu mệnh lệnh mà quan định xác lập chủ thể tác động, phƣơng tiện biện pháp cần có, thời điểm phải hoàn thành, trách nhiệm chủ thể phải thi hành định - Nơi nhận - Ký 30 d) Mẫu định: CƠ QUAN BAN HÀNH Số: / /QĐ- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 20 QUYẾT ĐỊNH Về việc tiếp nhận điều động cán nhân viên [ Thủ trƣởng quan (đơn vị) ] - Căn vào định số /KH, ngày việc thành lập quan đơn vị; tháng năm - Căn vào định số /KH, ngày tháng năm việc tiếp nhận điều động ………………………………về công tác quan đơn vị ; - Xét yêu cầu công tác khả cán nhân viên; - Xét đề nghị trƣởng phòng tổ chức cán QUYẾT ĐỊNH Điều Nay tiếp nhận điều động Ông (Bà) đến nhận cơng tác phịng (ban) thuộc quan (đơn vị) kể từ ngày tháng năm Điều Ông đƣợc hƣởng lƣơng khoản phụ cấp ngày tháng năm kể từ Điều Các ơng chánh văn phịng (Trƣởng phịng hành chính); Tài - kế tốn, tổ chức cán ơng có trách nhiệm thi hành định THỦ TRƢỞNG Nơi nhận: - Nhƣ điều - Lƣu VP 5.3 Chỉ thị a) Vai trò tác dụng thị: Chỉ thị văn pháp quy dùng để truyền đạt chủ trƣơng, sách, biện pháp quản lý, đạo việc kiện tồn tổ chức, chấn chỉnh cơng tác, giao nhiệm vụ đôn đốc quan cấp dƣới, ngành, cấp thực nhiệm vụ quyền nhà nƣớc b) Yêu cầu soạn thảo văn thị Nêu rõ đƣợc nội dung thị cách ngắn gọn, cô đọng có sức thuyết phục để chủ thể tự giác chấp hành Nội dung thị phải có hƣớng dẫn đề biện pháp cụ thể để tổ chức thực Có đảm bảo điều kiện vật chất thời gian cho việc thực chủ trƣơng, sách, chế độ 31 Nội dung phải phù hợp với yêu cầu thực tế, khả chủ thể thi hành Nội dung biện pháp thị không nên gị bó, cứng nhắc để tạo điều kiện phát huy tính động, sáng tạo q trình thực Nội dung cần ngắn gọn, dễ hiểu c) Bố cục thị - Soạn thảo phần mở đầu: sử dụng cách sau: + Nêu mục đích việc thị VD: “Để thi hành ” + Nêu pháp lý làm sở VD: “Căn định số ngày + Nêu trực tiếp tình hình chủ đề mà thị đề cập đến VD: “Do - Soạn thảo phần nội dung: Tuỳ theo mục đích ban hành thị mà chọn cách soạn thảo nội dung cho phù hợp, nhƣng nói chung phần thƣờng đƣợc chia thành chƣơng mục cụ thể, trình tự diễn đạt hợp lý, rõ ràng, khúc triết - Soạn thảo phần tổ chức thực hiện: Phần thƣờng dùng để xác định rõ trách nhiệm thi hành cho chủ thể, thời gian hồn thành chế độ báo cáo tiến trình thực 5.4 Thơng tƣ a) Vai trị tác dụng thông tư: Là văn pháp quy dùng để phổ biến, hƣớng dẫn giải thích chế độ, sách, hay văn pháp luật quốc hội, Chủ tịch nƣớc, phủ thủ tƣớng quy định cách thức thực hiện, thi hành triển khai văn pháp luật Trong số trƣờng hợp thông tƣ đƣợc dùng để chi tiết hoá văn thủ trƣởng quan ban hành b) Bố cục thông tư: - Phần thể thức chung: Bao gồm yếu tố chung văn pháp quy - Nội dung thông tƣ: Đƣợc chia thành chƣơng mục phù hợp với yêu cầu hƣớng dẫn mức độ áp dụng Mở đầu phần nội dung giới thiệu văn pháp luật cần triển khai thực - Tổ chức thực hiện: Xác định rõ trách nhiệm thi hành cấp, ngành, giới thiệu phạm vi áp dụng thông tƣ, quy định hiệu lực thời igan, chế độ báo cáo c) Phương pháp sử dụng ngôn ngữ thông tư: Từ ngữ hành văn phải trung thực, rõ ràng cụ thể, trung thành với văn mà hƣớng dẫn Thực hành: - Giới thiệu,tham khảo mẫu số văn cấp: Nghị quyết,quyết định, thị, thông tƣ - Giáo viên hƣớng dẫn chi tiết thể thức, bố cục, nội dung loại văn gắn với phần lý thuyết đƣợc học 32 - Sinh viên thực hành soạn thảo văn pháp qui thông dụng: nghị hội đồng nhân dân, định, thị chủ tịch uỷ ban nhân dân cấp địa phƣơng 33 Chƣơng 3: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Khái niệm văn hành Văn hành loại văn đƣợc sử dụng quan nhà nƣớc, tổ chức xã hội doanh nghiệp nhằm chuyển giao thông tin từ tổ chức sang tổ chức khác phục vụ quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, nêu yêu cầu để kết hợp với giải Văn hành có hình thức đa dạng nhƣ công văn, báo cáo, tờ trình, thơng báo, thơng cáo, biên bản, giấy giới thiệu, điện báo, giấy đƣờng Các hình thức văn hành 2.1 Cơng văn a Khái niệm: Cơng văn văn dùng để trao đổi, giao tiếp quan với quan, quan với cơng dân, giải cơng việc lợi ích chung b Loại công văn: + Công văn cấp gửi xuống cấp dƣới - Công văn đạo, yêu cầu - Công văn đôn đốc, nhắc nhở - Công văn trả lời, hƣớng dẫn - Công văn chấp thuận, cho phép + Công văn cấp dƣới gửi lên cấp - Công văn đề nghị - Công văn xin ý kiến - Công văn hỏi + Công văn ngang cấp (các quan trao đổi công văn với nhau) - Công văn đề nghị phối hợp - Công văn trao đổi, giao dịch + Công văn Nhà nƣớc gửi cho cơng dân - Cơng văn hƣớng dẫn, giải thích - Công văn trả lời c Bố cục Công văn: - Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết cơng văn - Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ quan gửi công văn - Phần kết thúc: Thể nghi thức (thƣờng lời chào) d Ngôn ngữ sử dụng công văn: 34 Công văn thể văn hành chính, nên có số đặc điểm chung nhƣ sau tất loại công văn: Cách hành văn: Một công văn soạn nhằm giải số vấn đề Ngƣời viết công văn phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, xác Nội dung xoay quanh vấn đề nêu Câu văn: Địi hỏi câu văn phải ngắn gọn Thơng thƣờng diễn đạt câu đơn có đủ ba thành phần (chủ ngữ, vị ngữ, bổ ngữ) Từ ngữ: Cố gắng dùng từ mang sắc thái hành cơng vụ Khơng dùng từ “văn hoa”, không dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩa Không dùng từ qua nôm na, q “bình dân” Đặc biệt cơng văn khơng dùng từ địa phƣơng hay tiếng lóng Tuy nhiên loại cơng văn cần có nết đặc thù nên soạn thảo cần ý đặc điểm sau ngôn ngữ: - Công văn đôn đốc: + Bảo đảm tính nghiêm túc + Nêu hậu công việc, chậm trễ, quan liêu - Công văn từ chối: Nên có tính động viên, an ủi, song làm bật tính ngun tắc cơng việc - Cơng văn ngoại giao: Bảo đảm tính chân thành, đặc biệt tránh khách sáo, thờ - Công văn tiếp thu: + Cần chân thành, mềm dẻo + Nêu bật đƣợc lý khách quan, chủ quan - Công văn hƣớng dẫn: Cần đảm bảo tính logic, hệ thống hƣớng dẫn rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ 2.2 Tờ trình a Khái niệm: Là loại văn có nội dung chủ yếu để đề xuất với quan quản lý cấp phê chuẩn chủ trƣơng hoạt động, phƣơng án cơng tác, sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức Khi có mệnh lệnh cấp quan trình báo đƣợc tiến hành thực nội dung Cần lƣu ý vấn đề trình cấp phê duyệt khơng có tính chất khơng làm tờ trình mà làm cơng văn đề nghị b Bố cục Tờ trình: + Phần thứ Nêu lý đƣa vấn đề trình Phân tích thực trạng vấn đề trình + Phần thứ hai 35 Nêu nội dung vấn đề trình Trình bày có lựa chọn tính hiệu khả thi Nêu bật khó khăn, thuận lợi đề giải pháp + Phần thứ ba Nêu ý nghĩa tác dụng vấn đề trình Kiến nghị cấp phê chuẩn Tờ trình thơng thƣờng đƣợc trình bày theo thể “văn chƣơng mục” Phần I, II, III Điểm 1, 2, 2.3 Đề án Đề án (Kế hoạch) cơng tác văn trình bày dự kiến, kế hoạch nhiệm vụ công tác quan, đơn vị thời gian định 2.4 Báo cáo a Khái niệm Báo cáo: Báo cáo loại văn để trình bày kết đạt đƣợc họat động quan, để đánh giá kết công tác lớn, phản ánh việc bất thƣờng xảy lên cấp hay hội nghị, đơn vị, ngành b Loại báo cáo: - Báo cáo sơ kết - Báo cáo tổng kết - Báo cáo định kỳ - Báo cáo đột xuất - Báo cáo hội nghị c Yêu cầu Báo cáo: - Trung thực, xác - Có trọng tâm, trọng điểm - Kịp thời (để cấp kịp thời đạo) d Bố cục báo cáo: - Phần mở đầu: Nêu nét tiêu biểu quan Nêu bật khó khăn, thuận lợi - Phần nội dung: + Nêu kết làm đƣợc Nêu việc tồn chƣa làm đƣợc + Đánh giá : Nêu ƣu, khuyết điểm nguyên nhân khách quan, chủ quan + Rút học, định phƣơng hƣớng - Phần kết thúc: Nêu đề nghị, kiến nghị, kết luận 36 2.5 Thông báo a Khái niệm: Thơng báo hình thức văn để thông tin nội dung kết hoạt động quan quản lý Nhà nƣớc Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời Quyết định, mệnh lệnh quan có thẩm quyền Một số trƣờng hợp thơng báo cịn dùng để thơng tin nội dung, ý kiên đạo cấp Cần lƣu ý: Thông báo khơng thay cho Quyết định, Chỉ thị Thơng báo hình thức văn khơng mang tính lệnh, bắt buộc b Kết cấu thông báo + Phần mở đầu - Đi thẳng vào nội dung cần thông báo nhắc lại tên văn hay họp có nội dung cần thơng báo - Nếu cần, đƣa mệnh lệnh, đạo, định + Phần nội dung - Nêu vấn đề cần thông báo - Diễn đạt theo phần, mục để dễ hiểu + Phần kết thúc - Nhắc lại yêu cầu thông báo để đối tƣợng liên quan thực c Mẫu Thông báo: TÊN CƠ QUAN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm Số: /TB-tên CQ ban hành VB THÔNG BÁO V/v …………………………………………………………………… Phần mở đầu Phần nội dung Phần kết thúc Giao nhiệm vụ cho đối tƣợng Nơi nhận THỦ TRƢỞNG CƠ QUAN - Lƣu: (Ký tên-đóng dấu) 37 2.6 Thơng cáo Dùng để công bố với nhân dân văn quy phạm pháp luật (thƣờng Quyết định, Chỉ thị có tính mệnh lệnh) kiện quan trọng đối nội, đối ngoại Quốc hội Chính phủ 2.7 Biên a Khái niệm Biên loại văn ghi chép lại việc, hoạt động theo thời gian, không gian, trạng thái mà việc, hành động diễn Biên hội nghị có tác dụng miêu tả diễn biến, ghi lại ý kiến, ghi lại kết luận, định hội nghị Trong quản lý Nhà nƣớc, Biên sở pháp lý để quan Nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thơng báo q trình điều hành quản lý Nhà nƣớc b Yêu cầu Biên Biên phải ghi nhận lại việc cách đầy đủ, xác, trung thực khách quan Ngƣời lập Biên bản, chừng mực đó, ngƣời có thẩm quyền chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật lập Biên c Loại Biên bản: Biên ghi lại kiện, cố Biên bàn giao, nghiệm thu, kiểm kê tài sản Biên hội nghị 2.8 Diễn văn a Khái niệm: Diễn văn văn quản lý Nhà nƣớc Diễn văn phát biểu mang tính nghi thức, cấp hay thủ trƣởng quan đọc (hoặc nói) Diễn văn biểu thị ý tƣởng ngƣời nói, tác giả chuyển đến ngƣời nghe (đối tƣợng) tình cảm, tƣ tƣởng, nhận định, đánh giá hoạt động đơn vị, phong trào, giai đoạn vạch hƣớng đạo b Vai trò Diễn văn Nhƣ nói trên, diễn văn mặt thức khơng phải Chỉ thị, khơng phải văn quản lý cấp cấp dƣới Song thực tế diễn văn lại có vai trị, số trƣờng hợp đó, nhƣ đạo, Chỉ thị, tháo gỡ cho cấp dƣới c Yêu cầu Diễn văn Xuất phát từ thực tiễn, nhà quản lý phải nắm đƣợc “thuật diễn thuyết” Quản lý chất mà nói làm việc với ngƣời thơng qua ngƣời mà đạt đƣợc mục tiêu quản lý Nói cách ngắn gọn là: Quản lý, thực bảo ngƣời khác làm theo ý 38 Đọc diễn văn thông qua diễn văn, nhà quản lý truyền đạt ý tƣởng, thu hút lôi đối tƣợng nhận thức đƣợc ý tƣởng hành động để đạt mục tiêu quản lý Nhà lãnh đạo, với vị trí mình, trƣớc hết ngƣời đứng đầu hệ thống, ngƣời đại diện cao cho lợi ích hệ thống, nhƣ hoạt động quản lý, ngƣời lãnh đạo phải thể khơng nhà trị, nhà chun mơn mà cịn phải nhà giáo dục, nhà tâm lý, trung tâm thu hút ngƣời Một điều kiện để đánh giá thể thu hút thông qua phát biểu, thông qua diễn thuyết tình cụ thể Để làm đƣợc công tác tƣ tƣởng, nhà quản lý phải am hiểu tâm lý ngƣời, công việc không cứng nhắc, khô khan nhà quản lý muốn dẫn dụ ngƣời đến với hay, đẹp, đúng, chân, thiện, phải cảm hóa, làm cho họ tâm đắc mà hƣớng theo Khi phát biểu (diễn thuyết), điều trƣớc tiên phải thu hút đƣợc ngƣời nghe Để “diễn thuyểt” thành công, nhà quản lý cần phải tập trung vào khía cạnh sau: - Xác định đƣợc đối tƣợng (đối tƣợng thuộc lứa tuổi, nghề nghiệp, trình độ, chuyên môn, giới, địa vị xã hội) - Đánh giá đƣợc mức độ trang trọng hội nghị (nhiều quan chức tới dự, hội nghị đơng ngƣời, phịng họp đƣợc trí trang trọng.) - Xác định thời lƣợng đọc diễn văn (nắm đƣợc điều để chọn lƣợng thơng tin, cách trình bày phù hợp) - Xác định trọng tâm vấn đề mà hội nghị đề cập d Bố cục diễn văn - Phần mở đầu: Nêu ý nghĩa, vai trò vấn đề đề cập: tỏ lời chào mừng - Phần nội dung: Nêu trình thực hiện, trình phát triển, kết quả, thành tích bật đơn vị Biểu tƣợng khen ngợi vấn đề, nhân tố Nêu khó khăn, tồn cần khắc phục - Phần kết thúc: Biểu động viên, bày tỏ cảm ơn kêu gọi hợp tác 2.9 Đơn, thƣ Là loại thƣ riêng, ngƣời viết trình bày ý kiến gửi đến quan, Nhà nƣớc, tổ chức Nhà nƣớc, tổ chức xã hội đề nghị giải cơng việc mà họ quan tâm Các loại đơn thƣ: Tuỳ theo vấn đề đƣợc nêu mục đích u cầu ngƣời viết, đơn từ đƣợc phân thành số loại: - Đơn đề đạt nguyện vọng - Đơn nêu ý kiến đóng góp vào công việc quản lý Nhà nƣớc, quản lý xã hội - Đơn khiếu nại việc gây thiệt hại cho quyền lợi thân, gia đình, tập thể, đơn vị 39 ... Vntime 14 Đứng - Thể thức ký VntimeH 12 Đậm - Chức vụ ngƣ? ?i ký VntimeH 12 - Họ tên ngƣ? ?i ký Vntime 13 N? ?i nhận văn bản: - N? ?i nhận: Vntime - Địa ngƣ? ?i nhận 12 11 TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ GTVT TW HIỆU... đ? ?i n? ?i, đ? ?i ngo? ?i Quốc h? ?i Chính phủ 2.7 Biên a Kh? ?i niệm Biên lo? ?i văn ghi chép l? ?i việc, hoạt động theo th? ?i gian, không gian, trạng th? ?i mà việc, hành động diễn Biên h? ?i nghị có tác dụng miêu... nghiệp Học sinh trung học Xây dựng trung học Kế toán sau tốt nghiệp làm việc thƣờng ph? ?i soạn thảo lo? ?i công văn, tờ trình, lập biên nghiệp thu, tốn cơng trình thảo hợp đồng kinh tế… Thực tế thảo