Đang tải... (xem toàn văn)
(NB) Giáo trình Soạn thảo văn bản cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về nguyên tắc soạn thảo các văn bản trong doanh nghiệp, từ đó người học có thể vận dụng những kiến thức này để soạn thảo các văn bản trong kinh doanh theo đúng quy định, chuẩn mực.
UBND TỈNH LÂM ĐỒNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐNĐL ngày ………tháng năm…… Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt (LƯU HÀNH NỘI BỘ) Đà Lạt, năm 2017 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Vài nét xuất xứ giáo trình: Giáo trình viết theo Kế hoạch số 1241/KH-CĐNĐL ngày 30 tháng 12 năm 2016 Trường Cao đẳng nghề Đà Lạt việc triển khai xây dựng chương trình đào tạo theo Luật Giáo dục nghề nghiệp để làm tài liệu dạy nghề trình độ trung cấp Quá trình biên soạn: Trên sở tham khảo giáo trình, tài liệu quy trình soạn thảo văn kinh doanh, kết hợp với thông tư hướng dẫn nguyên tắc soạn thảo văn bản, giáo trình biên soạn có tham gia tích cực giáo viên có kinh nghiệm, với ý kiến đóng góp quý báu chuyên gia lĩnh vực hành chính, văn Mối quan hệ tài liệu với chương trình, mơ đun/mơn học: Căn vào chương trình đào tạo nghề Kế toán Doanh nghiệp cung cấp cho người học kiến thức nguyên tắc soạn thảo văn doanh nghiệp, từ người học vận dụng kiến thức để soạn thảo văn kinh doanh theo quy định, chuẩn mực Cấu trúc chung giáo trình soạn thảo văn gồm chương: Chương 1: Khái quát chung văn Chương 2: Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, văn Chương 3: Kỹ thuật soạn thảo trình bày Quyết định, Biên bản, Tờ Trình, Báo cáo, Cơng văn hành Chương 4: Kỹ thuật soạn thảo trình bày hợp đồng thương mại Chương 5: Thư thương mại Giáo trình biên soạn sở văn quy định Nhà nước tham khảo nhiều tài liệu liên quan có giá trị Song hẳn q trình biên soạn khơng tránh khỏi thiếu sót định Ban biên soạn mong muốn thực cảm ơn ý kiến nhận xét, đánh giá chun gia, thầy đóng góp cho việc chỉnh sửa để giáo trình ngày hồn thiện Lâm Đồng, ngày……tháng……năm……… Chủ biên Đỗ Trịnh Hoài Dung MỤC LỤC Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN 1 Khái niệm văn Phân loại văn bản, văn 1.1 Khái niệm văn bản, văn quản lý nhà nước, văn hành 1.2 Phân loại văn văn 2 Phong cách ngơn ngữ hành chính, công vụ 2.1 Khái niệm phong cách ngôn ngữ 2.2 Phân loại phong cách ngôn ngữ 2.3 Đặc điểm phong cách ngơn ngữ hành – cơng vụ Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt văn hành chính, cơng vụ 11 3.1 Từ, ngữ văn hảnh – công vụ 11 3.2 Câu văn hành – công vụ 12 3.3 Đoạn văn cấu trúc đoạn văn văn hành – cơng vụ 13 3.4 Cấu trúc văn hành – cơng vụ 14 Yêu cầu việc soạn thảo ban hành văn 14 4.1 Nội dung văn phải hợp hiến hợp pháp 14 4.2 Văn phải soạn thảo thể thức quy định 14 4.3 Văn phải soạn thảo thẩm quyền quy định 15 4.4 Văn phải đảm bảo tính khả thi 15 4.5 Văn phải trình bày theo phong cách ngơn ngữ hành – cơng vụ.15 Các bước soạn thảo ban hành văn 15 5.1 Bước chuẩn bị 16 5.2 Bước làm dàn đề cương 16 5.3 Bước viết thành văn 16 5.4 Bước duyệt ký văn 16 5.5 Bước hoàn chỉnh, ban hành triển khai văn 17 Chương 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN, BẢN SAO VĂN BẢN 18 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 18 1.1 Quốc hiệu 18 1.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn 18 1.3 Số, ký hiệu văn 20 1.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 21 1.5 Tên loại trích yếu nội dung văn 23 1.6 Nội dung văn 24 1.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền 26 1.8 Dấu quan, tổ chức 29 1.9 Nơi nhận 29 1.10 Các thành phần khác 30 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 34 2.1 Thể thức 34 2.2 Kỹ thuật trình bày 37 2.3 Một số ứng dụng Microsoft Word 46 Chương 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY QUYẾT ĐỊNH, BIÊN BẢN, TỜ TRÌNH, BÁO CÁO, CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH 75 Quyết định 75 1.1 Khái niệm 75 1.2 Thẩm quyền ban hành 75 1.3 Cấu trúc định 75 1.4 Mẫu trình bày định 77 Biên 108 2.1 Khái niệm 108 2.2 Phân loại biên 108 2.3 Phương pháp ghi biên 108 2.4 Cấu trúc biên 108 2.5 Mẫu trình bày biên 109 Tờ trình 124 3.1 Khái niệm 124 3.2 Yêu cầu tờ trình 124 3.3 Cấu trúc tờ trình 124 3.4 Mẫu trình bày tờ trình 124 Báo cáo 131 4.1 Khái niệm 131 4.2 Yêu cầu báo cáo 131 4.3 Phân loại báo cáo 131 4.4 Phương pháp soạn thảo báo cáo 131 4.5 Mẫu trình bày báo cáo 132 Cơng văn hành 136 5.1 Khái niệm 136 5.2 Các loại công văn hành 137 5.3 Đặc điểm công văn hành 137 5.4 Phương pháp soạn thảo cơng văn hành 137 5.5 Nội dung cụ thể số loại cơng văn hành 138 5.6 Mẫu trình bày cơng văn hành 139 Chương4: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI 157 Khái niệm 157 Điều kiện hợp đồng 157 Hiệu lực hợp đồng 157 Phân loại hợp đồng 157 Phân biệt hợp đồng dân hợp đồng thương mại 157 Cấu trúc hợp đồng 159 Mẫu trình bày số loại hợp đồng dân sự, thương mại thông dụng 162 Chương 5: THƯ THƯƠNG MẠI 215 Cấu trúc thư thương mại 215 Các quy tắc soạn thảo thư thương mại 216 2.1 Quy trình viết thư tín kinh doanh 216 2.2 Kỹ viết thư tín hiệu 216 2.3 Kỹ viết thư tín cho thơng điệp tích cực trung lập 218 2.4 Một số thơng điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp 221 Mẫu số thư thương mại 226 Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN Mục tiêu: - Phân loại loại văn bản, văn - Sử dụng ngơn ngữ tiếng Việt xác, theo phong cách văn hành - Thực bước soạn thảo văn Khái niệm văn Phân loại văn bản, văn 1.1 Khái niệm văn bản, văn quản lý nhà nước, văn hành Khái niệm văn Theo nghĩa rộng, văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa bất cứphương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động củacác quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lývà điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết, định,đề án công tác,báo cáo… gọi văn Ngày nay, khái niệm dùng cách rộng rãi hoạt động cáccơ quan, tổ chức Khái niệm văn dùng tài liệu hiểu theo nghĩa hẹp nói Khái niệm văn quản lý Nhà nước Văn quản lý Nhà nước định quản lý thành văn quan nhà nước có thẩm quyềnhoặc cá nhân nhà nước ủy quyền theo chức ban hành theo thể thức thủ tục luật định, mang tínhquyền lực nhà nước, làm phát sinh hệ pháp lý cụ thể Trong thực tế, văn quản lý Nhà nước sửdụng công cụ nhà nước pháp quyền thể chế hóa quy phạm pháp luật thành văn nhằmquản lý xã hội Khái niệm văn hành Khái niệm hành theo nghĩa gốc, quản lý Nhà nước, quản lý thông thường củabất kỳ chủ thể dối với đối tượng khách thể Tuy nhiên, theo cách hiểu nay,khái niệm dùng để tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình hoạt động quan, tổchức, doanh nghiệp nói chung Khái niệm văn hành sử dụng với nghĩa văn dùng làmcông cụ quản lý điều hành nhà quản trị nhằm thực nhiệm giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dạng ngơn ngữ viết, theo phong cách hành – cơng vụ 1.2 Phân loại văn văn a Phân loại văn Việc phân loại văn có vai trị quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn lựa chọn loại văn phùhợp với mục đích sử dụng mình, loại văn khác thường có nội dung, hình thức chứcnăng khác nhau.Văn phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí tính chất văn , chủ thể ban hành văn bản,chức văn bản, thuộc tính pháp lý văn bản, hình thức văn Theo nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ, hệ thống văn chia thành loại: hệ thống văn quy phạm pháp luật hệ thống văn hành chính.– Hệ thống văn quy phạm pháp luật:Văn quy phạm pháp luật loại văn thể định quản lý Nhà nước quan nhànước có thẩm quyền ban hành theo hình thức trình tự pháp luật quy định, thể ý chí nhà nước,mang tính bắt buộc chung, buộc đối tượng có liên quan phải thi hành nhà nước đảm bảo thực biện pháp cưỡng chế Văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002 Văn quy phạm pháp luật quy định cụ thể sau: + Là văn quan nhà nước cá nhân nhà nước ủy quyền theo chức ban hành theo đúnghình thức, thủ tục, trình tự quy định + Là văn quy định quy tắc xử chung, áp dụng nhiều lần, đối tượng, có hiệu lựctrong phạm vi toàn quốc địa phương Quy tắc xử chung chuẩn mực mà quan, tổchức cá nhân tham gia quan hệ xã hội quy tắc điều chỉnh + Là văn nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục biệnpháp tổ chức, hành chính, kinh tế; trường hợp cần thiết nhà nước áp dụng biện pháp cưỡng chế bắtbuộc thi hành quy định chế tài người có hành vi vi phạm.Theo thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ Văn phịngChính phủ (hướng dẫn thi hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ), văn quyphạm pháp luật gồm loại sau đây: Luật (Lt): Là văn ban hành để cụ thể hóa Hiến pháp nhằm mục đích điều chỉnh quan hệ xãhội lính vực đối nội, đối ngoại, nhiệm vụ kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng đất nước; quy địnhnhững nguyên tắc chủ yếu tổ chức hoạt động máy Nhà nước, quan hệ xã hội hoạt động 1cơng dân Luật có tính cố định, khơng thể sữa đổi, bổ sung mà thay văn luật luật Quốc hội thông qua Chủ tịch nước ký lệnh công bố Pháp lệnh (PL): văn có giá trị pháp lý luật, cụ thể hóa nguyên tắc quy định trongHiến pháp, quy định vấn đề Quốc hội giao, sau thời gian thực trình Quốc hội xem xétquyết định ban hành thành luật Pháp lệnh sữa đổi, bổ sung trình thực hiện, Ủy ban Thườngvụ Quốc hội thông qua Chủ tịch nước ký lệnh công bố Lệnh (L): Là văn dùng để công bố Hiến pháp, luật, pháp lệnh; để tổng động viên cục bộ; để cơng bố tìnhtrạng khẩn cấp nước địa phương; để công bố lệnh đặc xá ân xá; để phong cấp hàmngoại giao quân cao cấp Lệnh Chủ tịch nước ban hành Nghị (NQ): Là văn dùng để định chủ trương, sách Chính phủ, thơng qua dựán, kế hoạch ngân sách nhà nước, phê duyệt điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền Chính phủ; cụ thểhóa chương trình hoạt động Quốc hội, Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân; thông qua ý kiến kếtluận kỳ họp quan quản lý Nhà nước.Nghị sở để tổ chức hoạt động ban hànhcác văn quản lý nhà nước hiến pháp, luật, pháp lệnh Nghị Quốc hội, Chính phủ, Hội đồngNhân cấp ban hành Nghị liên tịch (NQLT): Là nghị quan Nhà nước có thẩm quyền kết hợp ban hành,thống ý kiến trình tham gia quản lý Nhà nước Thẩm quyền ban hành văn liên tịchgồm có Thủ trưởng Bộ, quan ngang Bộ, tổ chức trị - xã hội cấp Trung ương có thẩm quyềntham gia quản lý nhà nước theo luật định Nghị định (NĐ): Là văn quy định chi tiết thi hành luật, nghị Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyếtcủa Ủy ban Thường vụ Quốc hội; lệnh, định Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chứcbộ máy quan nhà nước cấp trung ương; quy định vấn đề cấp thiết chưa xây dựngthành luật pháp lệnh Nghị định Chính phủ ban hành Quyết định (QĐ): Là văn dùng để quy định hay định chế độ sách phạm vi quan cóthẩm quyền ( Chính phủ, Bộ, UBND tỉnh, thành phố, quận huyện); điều chỉnh công việc tổ chức nhânsự thuộc thẩm quyền Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ,Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang Bộ,UBND cấp ban hành Chỉ thị (CT): Là văn dùng để truyền đạt chủ trương, quy định cácbiện pháp đạo, đôn đốc, phối hợp kiểm tra hoạt động phận quan có thẩm quyền phụtrách Chỉ thị Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND cấp ban hành Thông tư (TT): văn dùng để hướng dẫn thực hiện, giải thích đề biện pháp thi hành quy địnhcủa văn quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định,quyết định thị Thủ tướng Chính phủ Thơng tư Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang Bộ ban hành Thông tư liên tịch (TTLT): Là thông tư quan nhà nước có thẩm quyền (Bộ, quan ngang Bộ,các tổ chức trị xã hội cấp trung ương tham gia quản lý Nhà nước theo luật định) phối hợp banhành để hướng dẫn thi hành văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan đó.– Hệ thống văn hành chính:Các văn hành thơng thường văn mang tính thơng tin quy phạm nhằm thực thi vănbản quy phạm pháp luật, dùng để thực tác nghiệp hành hoạt động quanquản lý hành nhà nước, tổ chức khác Đây hình thức văn sử dụng phổ biến quan, tổ chức Trong hệ thống văn hành chính, ngoại trừ thị ( cá biệt) thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, cácvăn hành khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại văn Các quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giải công việc ban hành loại văn phù hợp Hệ thống văn hành bao gồm loại văn cá biệt, văn hành thơng thường có tên loại, văn hành thơng thường khơng có tên loại Văn cá biệt: Quyết định ( cá biệt) (QĐ): Là loại văn dùng để quy định vấn đề chế độ, sách, tổ chức bộmáy, nhân giải vấn đề khác hình thức áp dụng văn quy phạm pháp luật Việc ápdụng thực lần cho cá nhân, việc hay vấn đề cụ thể Do đặc điểm nóitrên, chủ thể ban hành định Thủ trưởng quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng thủTrưởng quan ngang Bộ, UBND cấp), Chương 5: THƯ THƯƠNG MẠI Mục tiêu: Soạn thảo thư thương mại theo cấu trúc quy định hành Cấu trúc thư thương mại Hình thức thư tạo ấn tượng người nhận Do giấy sử dụng viết thư phải giấy tốt Tiếp theo khoảng cách trình bày phải cân đối, khoảng cách hai bên lề nên nhau- khoảng 3cm (# 1.2 inches), khoảng cách cuối thư nên chừa từ 4cm - 5cm (# 1.5 đến inches) Nói chung, thư phải phân bố cân đối phần Điều quan trọng nội dung thư trang giấy Các phần thư: Tiêu đề: thông thường công ty dùng giấy in sẵn tiêu đề công ty để gửi thư Tiêu đề bao gồm logo, tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, email, Địa trả lời thư: giấy viết thư khơng có tiêu đề phải đế địa người gửi Địa phải để phần ngày tháng không để tên người gửi tên chức vụ ghi phần cuối thư Ngày tháng năm: phải ghi rõ ngày, tháng, năm Khơng nên ghi số khơng trang trọng dễ bị nhầm lẫn hai cách viết theo kiểu Anh Mỹ Địa ngưòi nhận: địa người nhận thư địa ngồi phong bì Địa thư làm cho việc lưu hồ sơ thuận tiện Ngoài ra, dùng bao thư có cửa số khơng phải ghi lại địa ngồi phong bì Dịng lưu ý: áp dụng gửi thư cho tồn cơng ty tố chức mà địa thư khơng có tên người nhận Lời chào mở đầu: lời chào mở đầu phải phù hợp với người nhận, người nhận cụ phải nêu đầy đủ chức danh tên phần địa phía Dòng chủ đề: chủ đề thư nêu sau phần chào hỏi, điều giúp cho người đọc thấy vấn đề cần giải thư chuyển đến người quan tâm Phần thư: gồm phần (1) đoạn mở đầu, (2) đoạn chính, (3) đoạn kết Đoạn có nhiều đoạn tùy theo trường hợp cụ thể Phương pháp viết trình bày phần sau Lời chào kết thúc: lời chào lịch sự, thể tôn trọng Chữ đầu lời chào kết nên thẳng hàng với chữ đầu dịng ngày tháng 215 Tên cơng ty: đặt dòng lời chào kết thúc thư người gửi đại diện cho tổ chức Chữ ký, tên chức danh người gửi: nên ghi rõ tên chức danh người gửi sau ký tên Chữ tắt tham khảo: thích có dùng từ viết tắt Nơi nhận khác (bản sao) tài liệu đính kèm: nêu nơi nhận tài liệu đính kèm giúp giảm nhẹ cơng việc hành chánh văn phịng thơng tin nhận rõ ràng 14 Tái bút: sử dụng vấn đề nêu không liên quan đến nội dung thư phát sinh sau hoàn tất thư Nên sử dụng phần thật cần thiết Các quy tắc soạn thảo thư thương mại 2.1 Quy trình viết thư tín kinh doanh Dựa nguyên tắc giao tiếp kinh doanh kỹ phát triển thông điệp viết kinh doanh, quy trinh viết thư tín xây dựng gồm bước khác có tên gọi với chữ đầu tên chữ D, nên cịn có tên gọi quy trình 5D Bước 1: Determing the End(s) and the Means: Xác định mục đích cách đạt mục đích Bước 2: Defining the Reader and the Situation: Xác định người đọc bối cảnh có liên quan Bước 3: Developing the Message: Viết phác thảo thư Bước 4: Detecting Deficiencies: Kiếm tra phát thiếu hụt sai sót Bước 5: Distributing the Message: Phát hành thư 2.2 Kỹ viết thư tín hiệu Chiến thuật GIRO GIRO bốn chữ tên chiến thuật thường sử dụng viết thư tín kinh doanh, là: Gaining attention: Tạo ý Increase desire: Tăng thêm mong muốn Reducing resistance: Giảm bớt khó khăn, trở ngại Orchestration action: Lên kế hoạch hành động Tạo ý: tạo ý để người đọc quan tâm đoạn dẫn dắt họ đọc hết nội dung thư Có thể sử dụng nhiều cách khác để tạo 216 ý: lời bình luận hấp dẫn, lời thắc mắc, câu danh ngôn, câu hỏi mở Ở lời mở đầu đưa lí do, mục đích viết bài, hay cách thuyết phục nhẹ nhàng đế người đọc thuận theo ý Tăng thêm mong muốn: sau gây ý người đọc, bước cần đưa lập luận, chứng để thuyết phục người đọc, nhấn mạnh quyền lợi họ để hướng họ vào vấn đề Như tạo thêm cho họ mong muốn hợp tác đế thực lợi ích họ Giảm bớt khó khăn: sau tạo mong muốn người nhận, người gửi nên tạo điều kiện đế đôi bên thực thiện lợi ích mình, ột thủ thuật quan trọng đế giúp bạn viết thông điệp thảnh cơng bạn phải biết đặt vào vị trí đối tác, giúp họ giải khó khăn, trở ngại gặp phải thực mong muốn Lên kể hoạh hành động: thư tín kinh doanh thường hướng tới hành động cụ phần kết Sau đưa lập luận khéo léo phần trên, trước kết thúc thông điệp bạn lập kế hoạch làm việc cụ đế đối tác thêm phần tin tưởng hướng họ tới hành động Những điểm cần lưu ý sử dụng chiến thuật GIRO Luôn giữ đạo đức, giữ chữ tín, khơng hứa hảo, nói bừa Biết cách thu hút người đọc khơng phóng đại q mức, khơng nịnh hót, sáo rỗng, trơ trẽn Phải tự tin biết cách hành văn quyết, đầy sức thuyết phục, không áp đặt dồn ép đối tác Những luận đưa phải có tính khoa học, hợp lý có sức thuyết phục Chú ý ảnh hưởng văn hóa (văn hóa dân tộc, văn hóa tơ chức tính cách cá nhân) đến cách viết thư Một số lỗi thường mắc viết thư tín Gary Blake (1995), chuyên gia tiếng thư tín liệt kê 10 lỗi mắc xếp theo thứ tự sau : Lỗi tả Lỗi ngữ pháp Dùng từ sai Viết dài, có câu đoạn thừa Rào đón, khách sáo Có đoạn dài 217 Viết câu dài Lựa chọn từ ngữ, cách xung hô không phù hợp Văn phong không phù hợp Cách bố cục trình bày thu Trong 10 lỗi nêu lỗi thứ đuợc xem nhẹ nhất, nhung làm cho bạn bị mặt đối tác cho rằng, bạn nguời có trình độ văn hóa thấp cấu thả Các lỗi 5,8,9 liên quan đến cách chọn từ, hành văn, xung hô, lỗi làm đối tác lịng Các lỗi 4,6,7 liên quan đến tính ngắn gọn Hãy nhớ rằng, thông điệp hiệu thông điệp đầy đủ ý nhung phải ngắn gọn Lỗi 10 đuợc xem lỗi nặng cách bố cục tố chức thu làm cho nguời đọc hiểu sai quan điểm, mong muốn nguời viết dẫn đến hiệu liên lạc thu thất bại Để tránh đuợc lỗi này, nguời viết cần nắm vững nguyên tắc giao tiếp kinh doanh, phân tích nguời nhận tình giao tiếp truớc thục viết thu 2.3 Kỹ viết thư tín cho thơng điệp tích cực trung lập Thế thơng điệp mang tính tích cực trung lập? Thơng điệp tính cực hay trung lập thơng điệp chứa đựng thông tin thuận lợi hay trung lập người nhận Kiểu thông điệp thường dùng để: Thăm dị thơng tin sản phẩm, dịch vụ hay người Duyệt yêu cầu hay đề nghị cá nhân hay tố chức Thông báo lượng hàng dự định bán hay sản phẩm Được sử dụng giao tiếp nội đế thông báo thăng tiến, mở rộng hoạt động, tăng lương hay tăng phụ cấp ngồi lương, Khi nhận thơng tin thuận lợi trung lập, người nhận dễ dàng chấp nhận nội dung thông điệp Thông điệp nên xây dựng theo cách trực tiếp để người nhận thấy lợi ích Sử dụng cách viết thư trực tiếp cho thơng điệp tích cực trung lập Cách viết trực tiếp làm tăng khả người nhận đọc hết thông điệp Cách trực tiếp sử dụng việc truyền thông điệp tích cực trung lập, cách viết hay lời nói Cách thơng tin trực tiếp truyền tin mang tính tốt hay trung lập đến người nhận tức khắc, người nhận có tâm trạng tích cực đưa phản hồi cách thích hợp phần cịn lại thông điệp 218 Điểm thuận lợi trực tiếp thư tín người nhận thơng tin đọc thơng tin tích cực đoạn làm tăng khả người nhận đọc toàn thông điệp Một điểm thuận lợi khác việc đưa thơng tin tích cực hay trung lập phần mở đầu thư, tạo người nhận tư tưởng đồng ý Điều giúp cho việc đưa thông tin liên quan sau dễ dàng Đồng thời hội cho lời giải thích chấp nhận cao người nhận tâm trạng tốt Nói cách khác, việc thơng tin tích cực hay trung lập cách trực tiếp giúp ta hướng người nhận vào hệ tư tưởng tích cực Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho thơng điệp tích cực trung lập Để thực giao tiếp hiệu quả, cần phải kết hợp chặt chẽ kiến thức giao tiếp kinh doanh để phát triển thông điệp Đặc biệt, phân tích người nhận sử dụng quan điếm người nhận Nội dung thư sử dụng cách viết trực tiếp cho thơng điệp tích cực hay trung lập bao gồm phần: Mở đầu: Bắt đầu với việc đưa thơng tin tích cực hay trung Thểlập lạc quan Thiết lập hài hòa, mạch lạc, dễ hiếu Sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh Chú trọng vào sở thích lợi ích người nhận Giải thích: Đưa thông tin có liên quan Thế khách quan Ngắn gọn, súc tích Nên lạc quan Thúc đẩy hành động: (nếu cần thiết) Cá nhân hóa yêu cầu Gợi ý số lựa chọn (nếu thích hợp) Tập trung cho hành động nhanh Phần kết: 219 Xây dụng sụ thiện chí Nên ngắn gọn súc tích Nên lạc quan, tích cục Bày tỏ cảm kích Cách trực tiếp đuợc sử dụng cho nhiều loại thơng điệp tích cực khác như: xác nhận điều chỉnh, yêu cầu, xin cấp tín dụng, đơn xin việc; định có lợi; hay thơng tin thuận lợi khác Cách trực tiếp đuợc sử dụng cho thông điệp trung lập hay thông điệp thỉnh cầu Nội dung thông điệp phải đuợc định trước Việc phân tích tình giao tiếp xác định mục đích sơ cấp thứ đích thơng điệp phải thực truớc biên soạn thơng điệp Nếu mục đích sơ cấp chuyến tải thơng tin tích cực hay trung lập cách trực tiếp nên đuợc sử dụng tổ chức nội dung thông điệp Thêm vào đó, trước tiến hành soạn thảo thơng điệp tích cục hay trung lập, ta phải trả lời câu hỏi sau: Thông tin thuận lợi nhất? Thơng tin mang lại lợi ích cho nguời nhận nhu nào? Cần bố sung thêm thông tin cho nguời nhận? Việc thúc hành động mang tính thuyết phục có phù hợp với thơng điệp không? Nên sử dụng thông điệp mang tính thân thiện phần kết đế xây dụng thiện chí? Một xác định mục đích nội dung sẵn sàng thực cách trực tiếp Sau số điều cần ý phần sơ đồ phát thảo thu theo cách trục tiếp: Phần mở đầu Trong cách trực tiếp, nên đưa thơng tin tích cực hay trung lập phần mở đầu bảng ghi nhớ hay thư nội - dòng chủ đề hay đoạn đầu thông điệp Đặc biệt thư nội hay email, dịng tiêu đề dùng đế tin tốt Đồng thời nên đưa thơng tin tích cực lập tức, nên lạc quan, mạch lạc, sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh nên trọng vào lợi ích người nhận Câu đoạn văn đầu nên chứa đựng thơng tin mà có lợi cho người nhận Chỉ nên sử dụng từ ngữ tích cực cho việc diễn giải thông tin Đoạn văn mở đầu nên ngắn gọn phải đủ sức nhấn mạnh Sự quan 220 tâm người nhận gợi lên lợi ích thơng tin tốt nhấn mạnh phần mở đầu Để cho mạch lạc, dễ hiểu, thông tin phải truyền đạt cho người nhận biết yêu cầu nào, đơn hàng, họp đồng hay giao dịch trước đề cập đến Thơng tin để dịng thích Phần giải thích Đoạn thứ hai thơng điệp theo cách trực tiếp phần giải thích Phần đưa thơng tin thêm vào liên quan đến thơng tin tích cực hay trung lập đề cập phần mở đầu Phần giải thích phải vào thật cần phải cách khách quan, đồng thời phần giải thích nên ngắn gọn, xúc tích đảm bảo đầy đủ chi tiết mà người nhận cần Phần nên lạc quan Thúc đẩy hành động (nếu thích hợp) Trong phần này, người viết cố gắng thuyết phục người đọc thực hành động cụ Phần hữu ích nhiều loại thơng điệp tích cực trung lập khơng phải lúc bắt buộc phải có Những trường họp nên thúc hành động là: thư xác nhận số tiền trả sau, thư thông báo cho sinh viên việc nhận vào học theo chương trình đó, thơng điệp duyệt yêu cầu Những trường họp không nên thúc hành động bao gồm: thư đề nghị, thông điệp đồng ý nhận lời phát biếu họp Phần thúc đẩy nên theo sau phần giải thích Tùy theo chiều dài loại thông điệp, phần thúc đẩy hành động đoạn riêng biệt kết họp với phần kết Lời đề nghị nên phù hợp với tình huống, thích đáng nên đưa nhiều lựa chọn cho người nhận Lời đề nghị hành động nói doanh số thực sản phẩm Nên nhân cách hóa lời đề nghị đế thuyết phục người nhận điều có lợi họ hành động Phần đoạn văn cuối thơng điệp Mục đích phần xây dựng thiện chí Xây dựng thiện chí cá nhân nên lạc quan Phần lời cảm kích sụ phục vụ nhân viên, thương vụ khách hàng Phần kết phải bám sát vào chủ đề, thống thông điệp thông tin tốt đuợc đưa phần mở đầu Phần kết thơng điệp mang tính tích cực hay trung lập thường ngắn nên tránh giọng văn rập khn, sáo rỗng 2.4 Một số thơng điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp Thư hỏi thơng tin: đơi doanh nhân cần có số thông tin cách gửi thư theo mẫu Thư hỏi thơng tin thường trung lập nên viết theo 221 cách trực tiếp Thơng tin cần có liên quan đến sản phẩm, dịch vụ hay người Thư hỏi dịch vụ hay sản phẩm phải viết cho người nhận cảm thấy vui vẻ trả lời Những thông tin cần biết trình bày dạng liệt kê giúp người nhận trả lời dễ dàng Phần nên cung cấp đủ thông tin đế người nhận trả lời tốt Kết thúc thư u cầu hành động Thư hỏi hàng thường khơng có phần thúc mang tính cá nhân Phê duyệt yêu cầu: nói lên mong muốn người viết thường yêu cầu trả lời Nhà quản trị nhận yêu cầu khách hàng, nhân viên, người khác Trình bày cách thư u cầu xây dựng thiện chí tổ chức Khiếu nại: bao gồm yêu cầu đổi hàng, hoàn trả tiền hàng hóa bị lỗi hay bị hư hỏng, biện pháp sửa chữa dịch vụ hay việc làm khơng hồn hảo Để nhấn mạnh thơng điệp khiếu nại, nên dùng cách diễn đạt trực tiếp Thư điều chỉnh: doanh nghiệp nhận khiếu nại nên trả lời nhanh nhằm giữ thiện chí khách hàng Hồi đáp tích cực cho khiếu nại thư điều chỉnh Các khiếu nại hợp pháp cần giải Thư xác nhận khiếu nại thơng điệp tích cực nên diễn đạt cách trực tiếp với thơng tin tích cực - điều chỉnh Thư mời Trường hợp sử dụng Thư mời Trong kinh doanh, thư mời yêu cầu diện cá nhân sử dụng nhiều trường hợp khác Mời nhân viên tới họp xã giao nhỏ, mời thành viên nối tiếng cộng đồng tham dự kiện nhằm gây quỹ mời người đứng đầu thành phố chọn khách hàng tới nhà mở cơng ty, tất ví dụ Thư mời mà sử dụng hoạt động giao tiếp kinh doanh Nếu tổ chức tiệc phạm vi gia đình người thân cần gọi điện thoại với bữa tiệc lớn, đối tượng mời bạn bè mối quan hệ xã hội việc gửi Thư mời cần thiết Khơng bày tỏ tơn trọng, thư mời cịn giúp người khách mời hiểu rõ mục đích bữa tiệc để định việc người hay hai người, ăn mặc sao, có cần quà cáp hay khơng khách ngại hỏi bạn Trong Thư mời phải ghi rõ ngày giờ, địa điếm cụ Cấu trúc Thư mời ■ Tên người tổ chức 222 Trong Thư mời trang trọng, tên người tố chức phải viết rõ ràng Trong Thư mời thân mật, chấp nhận việc sử dụng tên họ viết tắt tên riêng Một quy nên nhớ người thực hành động mời tố chức đồn Khi có nhiều người tố chức, tên thảnh viên có cấp bậc cao đặt Nếu có nhóm lớn người tổ chức có cấp bậc khơng khác biệt nhiều, xếp họ theo thứ tự abc 2, Cách diễn dạt Thư mời "Chúng hân hạnh có diện quý vị tại" phong cách trang trọng trang trọng nhóm từ, thảnh ngữ “ mời bạn tới” “ chân thảnh mời bạn tới ” ■ Loai kiện Đây có phải bữa tiệc chiêu đãi, tiệc đứng, lễ khánh thành, w Mục đích kiện Một Thư mời hiệu chứa đựng mục đích Mục đích cách giao thiệp tốt cách sử dụng nhiệm vụ hành động cụ thế: “đế gặp”, “đế tố chức”, “để tưởng niệm”, “ để khánh thành”, “để chúc mừng”, “để thông báo”, vv Ngày tháng Ngày tháng luôn viết chữ Thư mời trang trọng Và ngày tháng viết với hình thức đơn giản Thư mời trang trọng (một bữa tiệc chiêu đãi thân mật, ) Địa diểm Nếu địa điểm nơi gặp mặt quen thuộc thành phố, không cần thiết đế đưa tên đường thành phố vào thư Tuy nhiên, nơi gặp mặt có nhiều phòng khác nhau, đưa tên phòng mà buối lễ diễn Thư mời Khi khách mời đến từ bên ngồi thành phố, ln ln viết tên nơi gặp mặt, tên đường thành phố Thư mời Những dẫn đặc biệt Thông báo xếp đặc biệt cho việc đậu xe: có nhân viên phục vụ bãi đậu xe khơng? Hỗ trợ cho việc đến nơi diễn kiện: đính kèm theo đồ Thơng báo xếp có vấn đề thời tiết: + Trong trường họp thời tiết khắc nghiệt, làm ơn gọi XXX-XXX-XXXX Thông báo trang phục yêu cầu: đế tránh câu hỏi trang phục Nơi để hồi dáp 223 Những thư “RSVP” (viết tắt tiếng Pháp cho “làm ơn hồi âm”) nên đặt góc bên tay trái phía bên Thư mời, với thơng tin người liên lạc nằm phía Một tập quán phổ biến đính kèm theo thư RS VP in sẵn làm cho phù hợp với phong bì Thư mời Thư mời, phong bì, thư RSVP, phong bì gửi lại nên loại giấy, phong chữ màu sắc Thư RSVP nên cung cấp khoảng trống cho người hồi đáp đế viết tên họ, khoảng trống đế chấp nhận hay từ chối, đế viết số điện thoại họ Thư nên bao gồm thời hạn cho việc hồi âm Tên kiện, ngày tháng, địa điếm thời gian diễn nên liệt kê thư Tên địa người hay phòng ban nhận thư hồi đáp nên đưa vào (tốt in trước) phong bì thư hồi đáp 224 Kính gửi: Tồn thể cổ đơng Cán công nhân viên Công ty CP đầu tư phát triển Truyền hình Hà Nội ' ' Nhân dịp Xuân mới, thay mặt Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty CP đầu tư phát triển truyền hình Hà Nội - HiTV, tơi xin gửi tới tồn thể cổ đông Cán công nhân viên gia đình lời chúc năm an khang thịnh vượng Năm 2016 vừa qua đánh dấu kiện quan trọng von cnung ta, đời Cơng ty Cp đầu tư phát triển truyền hlnh Hà Nội - HiTV Bước sang 2017, HiTV tiếp tục nỗ lực phấn đấu khơng ngừng phát triển Nhân dịp Xuân về, xin trân trọng cảm ơn quan tam sau sac cua cấp lãnh đạo phát triển công ty Xin cảm ơn đóng góp q cổ đơng đặc biệt xin cảm ơn tồn thể Cán cơng nhân viên nỗ lực cống hiến cho nghiệp xây dựng phát triển chung Xin kính chúc tồn thể cổ đông cán công nhân viên năm thành công hạnh phúc TM Hội Đồng Quản Trị Nguyễn Tiến Dũng 225 Mẫu số thư thương mại Cửa hàng lưu niệm HANAH 345 Cách Mạng Tháng Tám, Q.3, TP Hồ Chí Minh ĐT: (08) 843.0016, Fax: (08) 843.0018 Ngày 23/02/2008 Bà Nguyễn Nam Nguyên Công ty Phân phối Hàng Lưu Niệm 456 Nguyễn Công Trứ, Q.1 TP Ho Chí Minh Thưa Bà, Cơng ty bà cung cấp cho cửa hàng nhiều sản phẩm lưu niệm chất lượng độc đáo suốt 15 năm qua Vào ngày 25 tháng giêng vừa rồi, tơi có đặt hàng búp bê Fortune Teller giá 2.700 đô-la Một khách hàng muốn mua búp bê để làm quà sinh nhật cho vợ ông ta Con búp bê đầu kỷ 18 Bà quảng cáo có chất lượng vật bảo tàng với gỗ sơn nguyên thủy Sau kiểm tra, thật đáng tiếc lớp sơn búp bê bị bong Phần sơn làm giảm hẳn đl glá trị búp bê glả cổ Khách hàng muốn mua búp bê khơng đồng ý tốn theo giá gốc ông ta cho phần sơn bong làm giảm giá trị búp bê hết 300 đơ-la; vậy, tơi đề nghị bà hồn trả lạl số tiền Nếu việc hồn trả phần khơng thực được, trả lạl búp bê mong muốn nhận lạl đủ số tiền 2.700 đô-la Vui lịng điện thoại cho tơi fax cho tơi định bà vào ngày 05/03/2008 để khách hàng tơi có thơng tin xác Thân mến TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU TIM 155 Nguyễn Tri Phương, P.14, Q.10 TP Ho Chí Minh ĐT : (08) 865.1232 ; Fax : (08) 865.1233 Ngày 15/07/2008 Ông Thái Minh Sâm Trưởng Khoa Tim Mạch Bệnh Viện Chợ Rẫy 215 Nguyễn Chí Thanh, Q.5 TP Ho Chí Minh Thưa ơng, 226 Mỗi năm, hàng ngàn người chết nhồi máu tim Nhiều bác sĩ cho huyết áp cao hay/và tỉ lệ cholesterol máu cao dẫn đến nhồi máu tim Huyết áp cholesterol hạ thấp nhờ vào chế độ ăn kiêng tập thể dục thích hợp Các bác sĩ Trung tâm Nghiên Cứu Tim làm nghiên cứu để xác định chế độ ăn kiêng tập thể dục tốt có lợi cho cá nhân Trung Tâm Nghiên Cứu Tim tìm người tình nguyện tham gia vào dự án nghiên cứu Những cá nhân tình nguyện vui lịng liên hệ với Trâm, số điện thoại nhánh 136, trước ngày 25/07/2008 Cô Trâm trả lời câu hỏi quý vị liên quan đến dự án nghiên cứu Trân trọng kính chào PARADISE TRAVEL 428 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Q.1, TP Hồ Chí Minh ĐT: (08) 821.3333, Fax: (08) 821.3334 Website: www.paradise-travel.CO ; Email: info@paradise-travel.com Ngày 18/03/2008 Ơng Bà TRẦN LANG 289 Nguyễn Thái Bình, Q.1 TP Ho Chí Minh Ơng Bà Trần thân mến, MÙA XUÂN SÔI NỐI VỚI GOLF! Mùa xuân thời gian bắt đầu mới! Hãy đến thưởng thức thi vô địch Sanddollar Golf Hilton Head Ba ngày xuân sôi với golf, tennis thư giản làm lạl sống quý vị Hãy thưởng thức ba ngày với golf tennis hai đêm thư giản khách sạn Sanddollar sang trọng với 750 đô-la cho hai người Sân golf 18 lỗ Sanddollar thử thách tuyệt diệu cho xác Các chướng ngại vật hồ nước nhỏ bồn hoa làm tăng thêm vẻ đẹp thiên nhiên sân golf Phong cảnh tuyệt vời sân golf thời tiết dễ chịu tháng làm cho ngày thiên đường người chơi golf Thêm vào việc tận hưởng sân golf sang trọng, quý vị chơi tennis 12 sân, bơi lội hồ bơi, thư giản phịng xơng tập thể dục phịng tập thể hình, khiêu vũ khán phịng thật lãng mạn Q vị thưởng thức nhiều ăn từ cá tươi, thịt bị, mì Ý đặc biệt, rau trộn ngon tuyệt nhà hàng chúng tơi 227 Vui lịng đặt phịng cho mùa xuân sôi động thư giản cách gọi theo số (08)821.3333 Nếu quý vị chọn thuận lợi mùa xuân sôi động này, quý vị nhận coupon cho bữa tối miễn phí nhà hàng chúng tơi Chào thân ái, Trần Việt Phương Giám Đốc Kinh Doanh SACOMBANK Chi nhánh Tháng 192-194 Lý Thường Kiệt, Q Tân Bình TP Hồ Chí Minh ĐT: (08) 9715354, Fax: (08) 971.2040 Ngày 13/06/2008 Bà Nguyễn Thu Trang 138À/1 Tô Hiến Thành, P.15, Q.10 TP Hồ Chí Minh Kính thưa Bà, Chúng hoan nghênh bà ý định đầu tư vào nhà riêng Chúng tơi vui bà chọn ngân hàng Sacombank để vay tiền mua nhà Báo cáo tình hình tín dụng bà cho thấy bà có hồ sơ nghề nghiệp vững tốn hóa đơn nhanh Đơn xin vay nợ bà cho biết bà có mong ước tạo dựng tài sản đồng thời hạn chế khoản nợ Tuy nhiên, theo quy định vay tiền phải chấp, công ty bảo hiểm tín dụng cho vay chúng tơi u cầu phải có mối tương quan khoản cho vay bảo hiểm thu nhập người xin vay u cầu việc tốn nợ hàng tháng không vượt 25% tổng số thu nhập gộp hàng tháng Vì khoản tốn nợ hàng tháng bà vượt yêu cầu bà hiểu chúng tơi cảm thấỵ gánh nặng tài khoản cho vay khơng đáp ứng mối quan tâm lớn bà Nếu bà xếp ghé qua văn phịng tôi, vui nghiên cứu khoản cho vay phù hợp với thu nhập bà Trong thời gian tới thu nhập bà tăng lên bà cải thiện tình hình tài để chúng tơi giúp bà mua nhà lớn 228 Xin mời bà đến thăm ngày làm việc từ 10h sáng đến chiều Chúng thành thật muốn giúp bà đầu tư vào nhà riêng bà Thân chào bà, 229 ... dạy nghề trình độ trung cấp Quá trình biên soạn: Trên sở tham khảo giáo trình, tài liệu quy trình soạn thảo văn kinh doanh, kết hợp với thông tư hướng dẫn nguyên tắc soạn thảo văn bản, giáo trình. .. chung giáo trình soạn thảo văn gồm chương: Chương 1: Khái quát chung văn Chương 2: Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, văn Chương 3: Kỹ thuật soạn thảo trình bày Quyết định, Biên bản, Tờ Trình, ... VỀ VĂN BẢN Mục tiêu: - Phân loại loại văn bản, văn - Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt xác, theo phong cách văn hành - Thực bước soạn thảo văn Khái niệm văn Phân loại văn bản, văn 1.1 Khái niệm văn bản,