Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ) cung cấp cho người học những kiến thức như: Khái quát chung về văn bản và văn bản nhà nước; Tổng quan về văn bản quy phạm pháp luật; Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và bản sao văn bản; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Mời các bạn cùng tham khảo!
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI TRƯỜNG CAO ĐẲNG LÀO CAI GIÁO TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Trình độ: Cao đẳng Nghề: Quản trị doanh nghiệp vừa nhỏ Mã môn học: MD 11 Năm 2017 LỜI GIỚI THIỆU Soạn thảo văn hoạt động tồn thường xuyên, liên tục xuyên suốt theo tồn quan, tổ chức Công tác quan trọng diễn hàng ngày quan nhà nước, đặc biệt hệ thống quan quyền lực nhà nước quan hành nhà nước Để xây dựng ban hành văn có chất lượng, người soạn thảo cần có kiến thức định pháp luật, ngôn ngữ, kinh tế - xã hội Việc soạn thảo trình bày văn tùy tiện mà phải dựa vào sở pháp lý Đặc biệt sở pháp lý có thay đổi người làm công tác liên quan đến xây dựng văn cần cập nhật thơng tin nhằm đảm bảo tính quy phạm công tác Do tầm quan trọng nên nội dung Soạn thảo văn đưa vào hầu hết chương trình đào tạo sinh viên bậc đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp nước, đặc biệt cho sinh viên ngành luật Môn học hướng tới mục tiêu trang bị cho sinh viên kiến thức loại văn nhà nước, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; đồng thời cung cấp cho sinh viên kiến thức vấn đề liên quan đến thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật, hiệu lực văn quy phạm pháp luật theo quy định pháp luật hành Đây mơn học chun ngành, u cầu sinh viên trước học môn phải học xong nắm vững kiến thức học phần Lý luận chung nhà nước pháp luật, Luật Hiến pháp Mơn học Soạn thảo văn gồm có bài, cụ thể: • Bài 1: Khái quát chung văn văn nhà nước • Bài 2: Tổng quan văn quy phạm pháp luật • Bài 3: Thể thức kỹ thuật trình bày văn văn • Bài 4: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Tác giả Nguyễn Thị Phượng BÀI KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN NHÀ NƯỚC I- KHÁI NIỆM VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN NHÀ NƯỚC Khái niệm văn Theo nghĩa rộng, văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Theo cách hiểu bia đá, hồnh phi, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học khoa học kỹ thuật, công văn, hiệu, băng ghi âm, vẽ gọi văn Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức nghị quyết, định, thị, công văn, thông báo, báo cáo gọi văn Văn viết in mang nội dung cần lưu lại làm Khái niệm phân loại văn nhà nước Văn nhà nước văn quan nhà nước, cán bộ, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, tên loại pháp luật quy định nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội để giải việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư văn nhà nước chia thành hai loại: - Văn quy phạm pháp luật; - Văn hành 2.1 Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật văn có chứa quy phạm pháp luật, ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Văn có chứa quy phạm, pháp luật ban hành không thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật khơng phải văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật sử dụng nhiều lần, nhiều đối tượng rơi vào trường hợp nêu phần giả định quy phạm pháp luật Các đối tượng tác động chúng ln ln chung, trừu tượng, khơng có địa cụ thể Ví dụ: Luật Xử lý vi phạm hành năm 2012, Bộ luật Lao động năm 2012, Luật Đất đai năm 2013, v.v Các văn hành văn mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật, dùng để thực tác nghiệp hành hoạt động quan, tổ chức Đây loại văn sử dụng phổ biến quan, tổ chức Trong hệ thống văn hành chính, ngoại trừ thơng cáo quy định rõ chủ thể ban hành, văn hành khác khơng xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại văn Các quan, tổ chức tùy theo thẩm quyền giải công việc lựa chọn để ban hành loại văn phù hợp Hệ thống văn hành gồm: - Văn cá biệt (văn áp dụng pháp luật); - Văn hành thơng thường 2.2.1 Văn cá biệt Văn hành cá biệt gồm có: Nghị cá biệt, Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt, Quy chế, Quy định 2.2.2 Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường gồm hai loại: Văn hành thơng thường có tên loại Văn hành thơng thường khơng có tên loại * Văn hành thơng thường có tên loại - Thơng cáo: văn quan, tổ chức cấp trung ương dùng để công bố với nhân dân định kiện quan trọng đối nội, đối ngoại quốc gia Thông cáo Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành - Thông báo: loại văn dùng để thông tin vấn đề hoạt động quan, tổ chức để đối tượng có liên quan biết thực thi - Báo cáo: loại văn dùng để phản ánh tình hình, việc, vụ việc, hoạt động quan, tổ chức khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị giải pháp đề nghị cấp cho phương hướng xử lý - Tờ trình: loại văn dùng để đề xuất với cấp phê chuẩn hay xét duyệt vấn đề có kế hoạch mà cấp khơng thể tự định - Chương trình: loại văn dùng để xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo trình tự định thời gian định - Ke hoạch: loại văn dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, chi tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ - Phương án: loại văn dùng để nêu dự kiến cách thức, trình tự tiến hành cơng việc hồn cảnh, điều kiện định - Đề án: loại văn dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực công tác khoảng thời gian định dựa sở đặc điểm, tình hình thực tiễn quan, tổ chức - Biên bản: loại văn dùng để ghi lại việc, vụ việc xảy để làm chứng pháp lý Biên sử dụng hoạt động quan, tổ chức hoạt động quan, tổ chức với công dân - Hợp đồng: loại văn dùng để ghi lại thỏa thuận hai hay nhiều bên văn bản, bên ký với lập quan hệ pháp lý quyền nghĩa vụ - Công điện: loại văn dùng để truyền đạt nhanh mệnh lệnh, nội dung công việc đến quan, tổ chức để thực trường hợp khẩn cấp - Giấy chứng nhận: loại văn dùng để xác nhận việc, đối tượng có liên quan đến hoạt động quan, tổ chức - Giấy ủy nhiệm: loại văn dùng để ghi nhận thỏa thuận người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) người ủy nhiệm Theo người ủy nhiệm thực quyền nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) - Giấy mời: loại văn dùng để triệu tập công dân đến trụ sở quan, tổ chức để giải vấn đề liên quan đến yêu cầu khiếu nại công dân - Giấy giới thiệu: loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải nhiệm vụ giao công tác - Giấy nghỉ phép: loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép theo quy định pháp luật lao động để giải công việc cá nhân - Giấy đường: loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên công tác để tính phụ cấp đường Giấy đường khơng có giá trị thay cho giấy giới thiệu - Giấy biên nhận hồ sơ: loại văn dùng để xác nhận số lượng loại hồ sơ, giấy tờ quan, tổ chức, cá nhân khác gởi đến - Phiếu gửi: loại văn dùng để gửi tài liệu quan, tổ chức, cá nhân đến quan, tổ chức, cá nhân khác Phiếu gửi không thay cho công văn - Phiếu chuyển: loại văn dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến phận khác để tiếp tục giải chủ thể chuyển khơng có thẩm quyền giải * Văn hành thơng thường khơng có tên loại Cơng văn (hành chính): hiểu thư cơng, loại văn khơng có tên loại dùng làm phương tiện giao dịch hành quan, tổ chức quan, tổ chức với công dân Phạm vi sử dụng công văn rộng, liên quan đến lĩnh vực hoạt động thường xuyên quan, tổ chức II- PHONG CÁCH VĂN BẢN NHÀ NƯỚC 1- Phong cách chức ngôn ngữ Ngôn ngữ công cụ giao tiếp quan trọng thiếu loài người Trong tất thời kỳ lịch sử, ngôn ngữ phục vụ xã hội đồng thời phản ánh xã hội Trong trình hoạt động xã hội, người cần phải hoạt động giao lưu, giao tiếp, ngôn ngữ công cụ để thực trao đổi, giao tiếp Vì cơng cụ để giao tiếp, xã hội lồi người phát triển, đời sống xã hội phức tạp ngơn ngữ phát triển, trở nên phong phú uyển chuyển hơn, dẫn đến phân chia phong cách chức ngôn ngữ, phong cách phục vụ lĩnh vực định hoạt động xã hội khoa học, hành chính, văn học nghệ thuật Phong cách chức ngôn ngữ hệ thống tương đối khép kín phương tiện biểu định ngơn ngữ tồn dân, hình thành cách lịch sử, xã hội thừa nhận, dùng lặp lặp lại lĩnh vực hoạt động xã hội Phong cách chức tiếng Việt chia làm loại: - Phong cách ngữ; - Phong cách văn chương; - Phong cách luận; - Phong cách khoa học; - Phong cách hành Ở góc độ mơn học nghiên cứu phong cách hành chính, tức phong cách ngơn ngữ văn nhà nước Phong cách hành Phong cách hành phong cách tiếng Việt dùng lĩnh vực pháp luật quản lý nhà nước 2.1 Đặc điểm phong cách hành (1) Tính xác - Tính xác có vai trị đặc biệt quan trọng liên quan đến hiệu điều chỉnh quan hệ xã hội văn nhà nước - Tính xác địi hỏi văn có cách hiểu nhất, khơng cho phép có cách hiểu, cách giải thích khác Từ ngữ văn phải tạo cách hiểu giống - Muốn có quy định xác trước hết phải làm rõ khái niệm có nội dung dễ gây nhiều cách hiểu khác Ví dụ: quy định phí lệ phí cần làm rõ khái niệm phí gì, lệ phí Theo quy định Điều Điều Pháp lệnh phí lệ phí năm 2001 phí khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải trả tổ chức, cá nhân khác cung cấp dịch vụ quy định Danh mục phí ban hành kèm theo Pháp lệnh (Điều 2) Lệ phí khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải nộp quan nhà nước tổ chức uỷ quyền phục vụ công việc quản lý nhà nước quy định Danh mục lệ phí ban hành kèm theo Pháp lệnh (Điều 3) - Để đảm bảo tính xác văn cịn phải ý đến vị trí dấu sử dụng (2) Tính dễ hiểu - Văn phải viết ngắn gọn, dễ hiểu để nhân dân dễ tiếp thu, dễ nhớ - Tính dễ hiểu phải gắn với tính xác Khơng nên muốn dễ hiểu mà bỏ qua nội dung, khái niệm cần thiết, yêu cầu diễn đạt ý - Để văn dễ hiểu phải dùng tiếng Việt phổ thơng (tồn dân) (khơng dùng từ địa phương), dùng từ nước ngồi Việt hố, dùng từ nước ngồi tiếng Việt khơng có từ thay phải giải nghĩa từ - Đối với khái niệm có tính trừu tượng, diễn đạt thành câu đơn giản Ví dụ: khái niệm nam nữ bình đẳng Hiến pháp 1992 diễn đạt điều 63: Cơng dân nữ nam có quyền ngang mặt - Tính xác, tính dễ hiểu thường gắn liền với tính ngắn gọn Viết nhiều lời, viết trùng lập, dùng câu thừa, chữ thừa làm lu mờ ý làm tối nghĩa Có viết ngắn gọn, đủ để lại ký ức người đọc ấn tượng rõ ràng (3) Tính khách quan Văn nhà nước sản phẩm quan nhà nước nên phong cách văn không cho phép thể đặc tính cá nhân Ngơn ngữ văn nhà nước phải khách quan, khơng cá tính, phải trang nghiêm, khơng có tính biểu cảm, khơng có tính hình ảnh Sự khách quan phương tiện ngôn ngữ kết hợp với luận xác làm cho văn thể tính ngun tắc, có độ tin cậy sức thuyết phục cao (4) Tính khn mẫu Văn nhà nước thường dùng lặp lại câu, từ, cấu trúc cú pháp có sẵn Tính khn mẫu giúp cho người làm văn đỡ tốn công sức, nội dung văn xác, giúp người đọc dễ tiếp thu 2.2 Đặc điểm từ vựng ngữ pháp phong cách hành (1) Từ ngữ văn nhà nước Xét theo góc độ ngữ nghĩa phong cách, từ ngữ văn nhà nước chia làm nhóm: - Nhóm 1: nhóm từ thơng dụng nhóm từ người viết dùng phong cách tiếng Việt Tuy nhiên tất từ thông dụng sử dụng văn nhà nước, mà có từ đơn nghĩa dùng - Nhóm 2: từ ngữ hành Đây nhóm từ sử dụng phần lớn phong cách hành Chúng tạo nên vẻ riêng phong cách hành Ví dụ: tổ chức, thẩm quyền, quan, phịng ban, nghị định, thị v.v - Nhóm 3: thuật ngữ luật Chính nhờ từ ngữ giải thích cách xác khái niệm, phạm trù luật học Ví dụ: tội phạm, bị cáo, bị can, quan hệ pháp luật, vi phạm pháp luật, trách nhiệm pháp lý v.v - Nhóm 4: từ ngữ ngành khoa học khác Trong văn nhà nước sử dụng từ ngữ ngành khoa học khác Lưu ý: Trong văn nhà nước sử dụng từ ngữ theo nghĩa đen, mà không dùng biện pháp tu từ, khơng dùng tiếng lóng, tiếng tục từ ngữ địa phương Bởi văn nhà nước có đặc điểm xác, dễ hiểu, khách quan (2) Ngữ pháp phong cách hành * Câu: theo mục đích phát ngôn, câu tiếng Việt chia làm loại: câu tường thuật, câu cầu khiến, câu nghi vấn, câu biểu cảm - Câu tường thuật: dùng để kể lại việc đó, dùng phổ biến phong cách hành - Câu cầu khiến: dùng để nêu lên yêu cầu mà người khác phải làm Câu thường dùng ngữ, phong cách hành dùng - Câu nghi vấn: dùng để hỏi Phong cách hành khơng dùng loại câu - Câu biểu cảm: câu biểu thị cảm xúc Phong cách hành khơng dùng câu biểu cảm * Dấu câu: dấu câu phương tiện ngữ pháp dùng chữ viết để làm rõ mặt chữ viết cấu tạo ngữ pháp cách ranh giới đoạn, câu, thành phần câu Hiện tiếng Việt dùng 10 dấu câu Phong cách hành dùng dấu câu phong cách khác, trừ dấu câu sau đây: dấu hỏi (?), dấu chấm than (!), dấu ba chấm( .)./ Tài liệu tham khảo 1) Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015; 2) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; 3) Nghị định ^số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; 3) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; 4) Trang thơng tin điện tử Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: http://www archives gov.vn BÀI 2: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT I- KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Một số khái niệm Văn quy phạm pháp luật văn có chứa quy phạm pháp luật, ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Quy phạm pháp luật quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc chung, áp dụng lặp lặp lại nhiều lần quan, tổ chức, cá nhân phạm vi nước đơn vị hành định, quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ban hành Nhà nước bảo đảm thực Đối tượng chịu tác động trực tiếp văn quy phạm pháp luật quan, tổ chức, cá nhân có quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm chịu ảnh hưởng trực tiếp từ việc áp dụng văn sau ban hành Hệ thống văn quy phạm pháp luật Hiến pháp Bộ luật, luật (sau gọi chung luật), nghị Quốc hội Pháp lệnh, nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị liên tịch Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Lệnh, định Chủ tịch nước Nghị định Chính phủ; nghị liên tịch Chính phủ với Đồn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Quyết định Thủ tướng Chính phủ Nghị Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao Thơng tư Chánh án Tịa án nhân dân tối cao; thông tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ; thông tư liên tịch Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; định Tổng Kiểm toán nhà nước Nghị Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp tỉnh) 10 Quyết định Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 11 Văn quy phạm pháp luật quyền địa phương đơn vị hành - kinh tế đặc biệt 12 Nghị Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp huyện) 13 Quyết định Ủy ban nhân dân cấp huyện 14 Nghị Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung cấp xã) 15 Quyết định Ủy ban nhân dân cấp xã Nguyên tắc xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật Bảo đảm tính hợp hiến, tính hợp pháp tính thống văn quy phạm pháp luật hệ thống pháp luật Tuân thủ thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật Bảo đảm tính minh bạch quy định văn quy phạm pháp luật Bảo đảm tính khả thi, tiết kiệm, hiệu quả, kịp thời, dễ tiếp cận, dễ thực văn quy phạm pháp luật; bảo đảm lồng ghép vấn đề bình đẳng giới văn quy phạm pháp luật; bảo đảm yêu cầu cải cách thủ tục hành Bảo đảm u cầu quốc phịng, an ninh, bảo vệ môi trường, không làm cản trở việc thực điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thành viên Bảo đảm công khai, dân chủ việc tiếp nhận, phản hồi ý kiến, kiến nghị cá nhân, quan, tổ chức trình xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật Tham gia góp ý kiến xây dựng văn quy phạm pháp luật Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam, tổ chức thành viên khác Mặt trận quan, tổ chức khác, cá nhân có quyền tạo điều kiện góp ý kiến đề nghị xây dựng văn quy phạm pháp luật dự thảo văn quy phạm pháp luật Trong trình xây dựng văn quy phạm pháp luật, quan, tổ chức chủ trì soạn thảo quan, tổ chức có liên quan có trách nhiệm tạo điều kiện để quan, tổ chức, cá nhân tham gia góp ý kiến đề nghị xây dựng văn quy phạm pháp luật, dự thảo văn quy phạm pháp luật; tổ chức lấy ý kiến đối tượng chịu tác động trực tiếp văn quy phạm pháp luật ... giả Nguyễn Thị Phượng BÀI KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN NHÀ NƯỚC I- KHÁI NIỆM VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN NHÀ NƯỚC Khái niệm văn Theo nghĩa rộng, văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ,... học Soạn thảo văn gồm có bài, cụ thể: • Bài 1: Khái qt chung văn văn nhà nước • Bài 2: Tổng quan văn quy phạm pháp luật • Bài 3: Thể thức kỹ thuật trình bày văn văn • Bài 4: Quy chế công tác văn. .. số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư văn nhà nước chia thành hai loại: - Văn quy phạm pháp luật; - Văn hành 2.1 Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật văn có chứa