BÀI 3 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
3. Số, ký hiệu của văn bản
3.1. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật phải thể hiện rõ số thứ tự, năm ban hành, loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản.
Việc đánh số thứ tự của văn bản quy phạm pháp luật phải theo từng loại văn bản và năm ban hành. Đối với luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội thì đánh số thứ tự theo từng loại văn bản và nhiệm kỳ của Quốc hội.
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật được sắp xếp như sau:
a) Số, ký hiệu của luật, nghị quyết của Quốc hội được sắp xếp theo thứ tự như sau: "loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội";
Ví dụ: Luật số: 17/2008/QH12
b) Số, ký hiệu của pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội được sắp xếp theo thứ tự như sau: "loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội";
c) Số, ký hiệu của các văn bản quy phạm pháp luật không thuộc trường hợp nêu tại mục a và b trên thì được sắp xếp theo thứ tự như sau: "số thứ tự của văn bản/
năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản-tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản"
Ví dụ: 91/2006/NĐ-CP
3.2. Số, ký hiệu của văn bản hành chính 3.2.1. Thể thức
a) Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức.
Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: ... /NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: .. ,/CT-TTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: .. ,/
QĐ- HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số ... /BC-HĐND - Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo:
Số: .../CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: ... /BNV- TCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: ..../
HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: .. ,/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: .. ,/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực được giải quyết trong công văn.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
3.3.2. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số
0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo);
Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);
Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).
Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt
1) Bản cam kết CK
2) Bản ghi nhớ GN
3) Bản thỏa thuận TTh
4) Báo cáo BC
5) Biên bản BB
6) Chỉ thị CT
7) Chương trình CTr
8) Công điện CĐ
9) Công văn 10
) Đề án ĐA
11
) Dự án DA
12
) Giấy biên nhận hồ sơ BN
13
) Giấy chứng nhận CN
14
) Giấy đi đường ĐĐ
15
) Giấy giới thiệu GT
16
) Giấy mời GM
17
) Giấy nghỉ phép NP
Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt 18
) Giấy uỷ quyền UQ
19
) Hợp đồng HĐ
20
) Hướng dẫn HD
21
) Kế hoạch KH
22
) Nghị định NĐ
23
) Nghị quyết NQ
24
) Nghị quyết liên tịch NQLT
25
) Phiếu chuyển PC
26
) Phiếu gửi PG
27
) Phương án PA
28
) Quy chế QC
29
) Quy định QyĐ
30
) Quyết định QĐ
31
) Thông báo TB
32
) Thông cáo TC
33
) Thông tư TT
34
) Thông tư liên tịch TTLT
35
) Thư công (Thư chúc mừng, Thư khen, Thư thăm hỏi, Thư chia buồn)
36
) Tờ trình TTr
Bản sao văn bản
1. Bản sao y bản chính SY
2. Bản trích sao TS
Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt
3. Bản sao lục SL