Nội dung giáo trình Soạn thảo văn bản trình bày các vấn đề chung về soạn thảo văn bản hành chính, hợp đồng, nội dung, phạm vi, thẩm quyền ban hành, hình thức, ngôn ngữ, quy trình ban hành văn bản, kiểm tra và xử lý văn bản. Phần kỹ năng soạn thảo một số loại văn bản cụ thể là nhằm trang bị cho người học những kỹ năng cơ bản để soạn thảo các văn bản hành chính, thể thức hợp đồng cơ bản. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 1 giáo trình!
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ KINH DOANH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định Số: 185 /QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 22 tháng năm 2017 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2017 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình biên soạn dựa các văn luật soạn thảo văn hành, có tham chiếu giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn tương tự Pháp luật phương tiện chủ yếu để nhà nước quản lý xã hội nên chất lượng văn pháp luật, văn hành yếu tố quan trọng để tăng cường hiệu hoạt động nhà nước, điều địi hỏi người có thẩm quyền ban hành người soạn thảo văn phải có kiến thức pháp luật kỹ soạn thảo văn bản.Nội dung giáo trình bày vấn đề chung soạn thảo văn hành chính, hợp đồng, nội dung, phạm vi, thẩm quyền ban hành, hình thức, ngơn ngữ, quy trình ban hành văn bản, kiểm tra xử lý văn Phần kỹ soạn thảo số loại văn cụ thể nhằm trang bị cho người học kỹ để soạn thảo văn hành chính, thể thức hợp đồng Học phần không giúp người học tiếp cận kỹ soạn thảo văn bản, soạn thảo điều khoản hợp đồng dân sự, thương mại thông dụng Giúp người học thực hành soạn thảo, đồng thời nhận định vấn đề sai văn bản, hợp đồng thông dụng, biết cách chỉnh sửa góp ý bổ sung cho phù hợp nội dung văn hành Đồng Tháp, ngày tháng năm 2017 Tham gia biên soạn Lê Thị Thùy Trang MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU Chƣơng 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN Những khái niệm cần biết văn 1.1 Khái niệm văn 1.2 Khái niệm văn quản lý: 1.3 Khái niệm văn quản lý Nhà nƣớc 1.4 Khái niệm văn quản lý hành Nhà nƣớc: 1.5 Khái niệm văn pháp luật văn quản lý thông thƣờng: 1.5.1 Khái niệm văn pháp luật: 1.5.2 Khái niệm văn quản lý thông thƣờng: 10 Phân loại văn quản lý nhà nƣớc 11 2.1 Tiêu chí phân loại 11 2.2 Phân loại văn quản lý Nhà nƣớc: 11 2.2.1 Văn quy phạm pháp luật 11 2.2.2 Văn hành 12 2.2.2.1 2.2.2.2 Văn hành thơng thƣờng 12 Văn hành cá biệt 13 2.2.3 Văn chuyên môn – kỹ thuật 13 2.2.4 Văn điện tử: 14 Chức văn 14 3.1 Chức thông tin 14 3.2 Chức pháp lý 15 3.3 3.4 Chức quản lý: 15 Chức văn hóa xã hội: 16 3.5 Các chức khác 16 Vai trò văn 16 4.1 Vai trò văn đời sống xã hội 16 4.2 Vai trò văn hoạt động quản lý Nhà nƣớc 17 Chƣơng 2: NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ NỘI DUNG, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 19 Những yêu cầu chung nội dung: 19 1.1 Tính mục đích 19 1.2 Tính khoa học: 20 1.3 1.4 Tính đại chúng 20 Tính cơng quyền 20 1.5 Tính khả thi 21 Những yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 21 2.1 2.1.1 Khái niệm thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 22 Khái niệm thể thức văn 22 2.1.2 Khái niệm kỹ thuật trình bày văn bản: 22 2.1 Các yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 22 2.1.1 Các yêu cầu thể thức trình bày văn hành chính: 23 2.1.2 Các yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính: 23 Chƣơng 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 36 Những yêu cầu chung kỹ thuật soạn thảo văn 36 1.1 Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn 36 1.2 Những yêu cầu chung kỹ thuật soạn thảo văn bản: 36 Văn phong hành – cơng vụ 37 2.1 Khái niệm văn phong hành – cơng vụ: 37 2.2 Đặc điểm văn phong hành chính-cơng vụ: 37 2.2.1 Tính khn mẫu 37 2.2.2 Tính xác 37 2.2.3 Tính cơng vụ 38 2.2.4 Tính phổ thơng, đại chúng: 38 2.2.5 Tính khách quan, phi cá tính 38 2.2.6 Tính trang trọng, lịch 38 Ngôn ngữ kỹ thuật cú pháp sử dụng 38 3.1 Sử dụng ngôn ngữ 38 3.2 Kỹ thuật cú pháp (dùng từ câu) 39 Soạn thảo văn bản: 41 4.1 Soạn thảo văn hành cá biệt 41 4.2 Soạn thảo văn hành thơng thƣờng 43 Chƣơng 4: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 47 Công tác chuẩn bị 47 1.1 Xác định vấn đề mục tiêu: 47 1.2 Chọn loại hình thức văn 48 1.3 Thu thập thông tin: 48 Công tác soạn thảo 50 2.1 Lập dàn ý, viết đề cƣơng: 50 2.2 Viết thành văn 51 2.3 Một số điểm cần lƣu ý soạn thảo văn bản: 51 Cơng tác trình, thẩm tra 54 3.1 3.2 Công tác trình văn 54 Thẩm tra, thông qua (ký ban hành văn bản) 54 Chƣơng 5: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY MỘT SỐ HỢP ĐỒNG THÔNG DỤNG 57 Tổng quan chung hợp đồng: 57 1.1 Khái niệm: 57 1.2 Điều kiện có hiệu lực hợp đồng: 57 Tổng quan hợp đồng dân sự: 59 2.1 2.2 Khái niệm hợp đồng dân sự: 59 Phân loại hợp đồng dân sự: 59 2.3 Thời điểm đề nghị giao kết hợp đồng có hiệu lực: 59 2.4 Nội dung hợp đồng: 60 2.5 Thời điểm, địa điểm hiệu lực giao kết hợp đồng: 60 2.5.1 Địa điểm giao kết hợp đồng: 60 2.5.2 Thời điểm giao kết hợp đồng: 60 2.6 Hợp đồng dân vô hiệu 61 Tổng quan hợp đồng thƣơng mại: 66 3.1 Khái niệm: 67 4 3.2 Đặc điểm hợp đồng thƣơng mại: 67 3.3 Nội dung hợp đồng thƣơng mại: 68 Các vấn đề cần lƣu ý soạn thảo hợp đồng: 74 Phụ lục III CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI, MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN 83 Phụ lục II 98 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN 98 THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC/MƠ ĐUN Tên mơn học: Kỹ thuật soạn thảo văn Mã môn học: CCB005 Thời gian thực môn học: 30 (Lý thuyết: 28 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: 00 giờ; Kiểm tra thƣờng xuyên, định kỳ: giờ) I Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: học phần mơn học tự chọn thuộc khối kiến thức chun mơn chƣơng trình đào tạo trung cấp - Tính chất: Kỹ thuật soạn thảo văn môn học giúp ngƣời học soạn thảo đƣợc loại văn liên quan nhƣ: thông báo, định, cơng văn, tờ trình, biên nghiệm thu, lý hợp đồng, soạn hợp đồng, đơn từ vv theo quy định pháp luật hành - Ý nghĩa môn học: ngƣời học hiểu, phân biệt, soạn thảo văn hành thơng dụng II Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: + Trình bày đƣợc loại văn bản: văn hành chính,văn hợp đồng + Xác định đƣợc hình thức, nội dung quy trình soạn thảo văn + Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức học soạn thảo số văn hành thơng dụng hợp đồng dân sự, thƣơng mại - Về kỹ năng: + Phân loại đƣợc loại văn + Thực đƣợc phƣơng pháp, kỹ thuật soạn thảo loại văn thơng dụng: cơng văn, tờ trình, thông báo, định, lý hợp đồng, thảo hợp đồng, đơn từ khác - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn + Có tinh thần trách nhiệm tự học làm việc nhóm theo nhiệm vụ đƣợc phân công Chƣơng 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN * Giới thiệu: Văn có từ lâu đời, qua nhiều năm thay đổi văn mang nhiều thể loại khác phục vụ nhu cầu đời sống khác xã hội, có văn thơng thƣờng, có văn mang tính pháp lý, có văn mang tính hành nhà nƣớc,… lại loại văn lại có vai trò chức khác đời sống Chúng ta cần phân biệt biết cách sử dụng cho phù hợp thể loại với lĩnh vực cụ thể * Mục tiêu: - Kiến thức: trình bày đƣợc khái niệm loại văn bản, phân loại văn bản, chức năng, vai trị văn hành - Kỹ năng: phân loại văn - Năng lực tự chủ trách nhiệm: có tinh thần tự học làm việc nhóm tốt, tự sếp hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao * Nội dung Những khái niệm cần biết văn 1.1 Khái niệm văn Giao tiếp đƣợc ngƣời thực nhiều phƣơng tiện khác Trong đó, ngôn ngữ phƣơng tiện giao tiếp quan trọng Hoạt động giao tiếp ngơn ngữ diễn dƣới hình thức giao tiếp ngơn ngữ viết hình thức giao tiếp ngơn ngữ nói Sản phẩm q trình giao tiếp ngơn ngữ nói đƣợc gọi diễn ngơn, cịn sản phẩm q trình giao tiếp chữ viết văn Theo nghĩa rộng: Văn vừa sản phẩm, vừa phƣơng tiện hoạt động giao tiếp ngôn ngữ dạng viết, thƣờng tập hợp câu, có tính trọn vẹn nội dung, tính hồn chỉnh hình thức, có tính chặt chẽ hƣớng tớimột mục tiêu giao tiếp định Theo nghĩa hẹp: Văn khái niệm công văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức Văn đƣợc chế tạo nhiều chất liệu: đá, da, lá, gỗ, đồng, thẻ tre, lụa giấy, đĩa CD, ,Sự đời văn nói chung bị chi phối nhiều nhân tố q trình giao tiếp nhƣ: mục đích giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, phƣơng tiện giao tiếp Sự phân loại văn dựa vào nhiều tiêu chí khác Khái niệm văn quản lý 1.2 Khái niệm văn quản lý: Văn quản lý văn đƣợc hình thành sử dụng hoạt động quản lý, chúng đƣợc sử dụng nhƣ phƣơng tiện để ghi lại truyền đạt định quản lý thơng tin cần thiết hình thành quản lý 1.3 Khái niệm văn quản lý Nhà nƣớc Văn quản lý nhà nƣớc đƣợc hiểu văn chứa đựng định thông tin quản lý quan quản lý nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội Nhà nƣớc quan nhà nƣớc với tổ chức công dân Trong thực tế, văn quản lý Nhà nƣớc đƣợc sử dụng nhƣ công cụ Nhà nƣớc pháp quyền thể chế hoá quy định pháp luật thành văn nhằm quản lý xã hội Khi nói đến văn quản lý nhà nước nói đến loại văn tổ chức đặc biệt xã hội, Nhà nước Tính đặc biệt văn quản lý nhà nước thể đặc điểm sau: Về chủ thể ban hành: văn quản lý nhà nƣớc quan Nhà nƣớc, ngƣời có thẩm quyền soạn thảo ban hành Chỉ có văn ngƣời thẩm quyền ban hành có ý nghĩa pháp lý Không phải chủ thể đƣợc ban hành loại văn quản lý mà đƣợc ban hành loại văn định phạm vi thẩm quyền để thực chức nhiệm vụ Về mục đích ban hành: văn quản lý nhà nƣớc đƣợc ban hành nhằm mục đích thực nhiệm vụ, chức Nhà nƣớc Đối tượng áp dụng: Văn quản lý Nhà nƣớc mang tính cơng quyền, đƣợc ban hành để tác động đến mặt đời sống xã hội, sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể quan, tổ chức, cá nhân a) Trƣờng hợp văn có Phụ lục kèm theo văn phải có dẫn Phụ lục Văn có từ hai Phụ lục trở lên Phụ lục phải đƣợc đánh số thứ tự chữ số La Mã b) Từ ―Phụ lục‖ số thứ tự Phụ lục đƣợc trình bày thành dòng riêng, canh giữa, chữ in thƣờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) đƣợc trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm c) Thông tin dẫn kèm theo văn Phụ lục đƣợc ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn Thông tin dẫn kèm theo văn đƣợc canh phía dƣới tên Phụ lục, chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, phông chữ với nội dung văn bản, màu đen Thông tin dẫn kèm theo văn phụ lục (Kèm theo văn số / - ngày tháng năm ) đƣợc ghi đầy đủ văn giấy; văn điện tử, điền thơng tin vị trí d) Đối với Phụ lục tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thƣ quan thực ký số văn không thực ký số lên Phụ lục Đối với Phụ lục không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thƣ quan thực ký số quan, tổ chức tệp tin kèm theo, cụ thể: Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tệp tin Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị Thông tin: số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) đƣợc trình bày phơng chữ Times New Roman, chữ in thƣờng, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen đ) Số trang Phụ lục đƣợc đánh số riêng theo Phụ lục e) Mẫu trình bày phụ lục văn thực theo quy định Phụ lục III Nghị định Thứ Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lƣu hành a) Dấu độ mật 32 Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu tài liệu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nƣớc đƣợc thực theo quy định hành Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu tài liệu thu hồi đƣợc khắc sẵn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nƣớc Dấu độ mật đƣợc đóng vào số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi đƣợc đóng vào số 11 Mục IV Phần I Phụ lục b) Dấu mức độ khẩn Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình ngƣời ký văn định Tuỳ theo mức độ cần đƣợc chuyển phát nhanh, văn đƣợc xác định độ khẩn theo mức sau: hoả tốc, thƣợng khẩn, khẩn Con dấu mức độ khẩn đƣợc khắc sẵn hình chữ nhật có kích thƣớc 30 mm x mm, 40 mm x mm 20 mm x mm, từ ―HỎA TỐC‖, ―THƢỢNG KHẨN‖ ―KHẨN‖, trình bày chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Dấu mức độ khẩn đƣợc đóng vào số 10b Mục IV Phần I Phụ lục Mực để đóng dấu mức độ khẩn dùng màu đỏ tƣơi c) Các dẫn phạm vi lƣu hành Đối với văn có phạm vi, đối tƣợng, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lƣu hành nhƣ ―XEM XONG TRẢ LẠI‖, ―LƢU HÀNH NỘI BỘ‖ Các dẫn phạm vi lƣu hành trình bày ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Thứ Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành Đƣợc trình bày ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu chữ in hoa, số lƣợng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng Thứ Địa quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax 33 Các thành phần đƣợc trình bày ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục trang thứ văn bản, chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dƣới đƣờng kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn 34 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG Câu 1: Trình bày yêu cầu chung văn Tính khả thi văn có đƣợc nào? Câu 2: Trình bày khái niệm thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 35 Chƣơng 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mã chƣơng MH29-03 * Giới thiệu: Theo quy định pháp luật soạn thảo văn bản, văn soạn theo mẫu biểu nhà nƣớc quy định, chuẩn quy cách loại mẫu biểu Do đó, soạn văn phải xem văn thuộc thể loại chọn mẫu theo quy định thể thức đó, Có cách canh lề, canh dịng, chirng phong chữ, size chữ phù hợp Để giúp công việc soạn thảo đƣợc thực tốt ngƣời soạn văn cần luyện tập soạn theo mẫu biểu có sẵn kèm theo thơng tƣ mới: giấy mời, thơng báo, biên bản, * Mục tiêu: - Kiến thức: khái niệm giải thích đƣợc soạn thảo văn hành chính, kỹ thuật, văn phong, cú pháp,…trong soạn thảo văn hành - Kỹ năng: soạn thảo văn - Năng lực tự chủ trách nhiệm: có tinh thần tự học làm việc nhóm tốt, tự sếp hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao * Nội dung Những yêu cầu chung kỹ thuật soạn thảo văn 1.1 Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn Kỹ thuật soạn thảo văn quy trình, địi hỏi q trình diễn cách liên tục từ chuẩn bị soạn thảo đến soạn thảo, chuyển văn đến nơi thi hành Gắn liền với quy trình đòi hỏi quy tắc việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn ngôn ngữ thể văn 1.2 Những yêu cầu chung kỹ thuật soạn thảo văn bản: - Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm) - Kiểu trình bày: Theo chiều dài khổ A4 Trƣờng hợp nội dung văn có bảng, biểu nhƣng không đƣợc làm thành phụ lục riêng văn đƣợc trình bày theo chiều rộng - Định lề trang: Cách mép mép dƣới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15-20 mm 36 - Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen - Cỡ chữ kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho yếu tố thể thức - Vị trí trình bày thành phần thể thức: Đƣợc thực theo Mục IV Phần I Phụ lục - Số trang văn bản: Đƣợc đánh từ số 1, chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đƣợc đặt canh theo chiều ngang phần lề văn bản, không hiển thị số trang thứ Văn phong hành – cơng vụ 2.1 Khái niệm văn phong hành – cơng vụ: Ngơn ngữ hành chính-cơng vụ ngơn ngữ dùng văn hành để giao tiếp quan Nhà nƣớc hay tổ chức trị xã hội (gọi chung quan), quan với ngƣời dân ngƣời dân với quan, ngƣời dân với sở pháp lý 2.2 Đặc điểm văn phong hành chính-cơng vụ: 2.2.1 Tính khn mẫu Thể kết cấu thống a, Phần đầu: gồm thành phần: Quốc danh, tiêu ngữ Tên quan, tổ chức văn bản, số hiệu - Tên văn - Nơi, ngƣời thụ lí văn b, Phần chính: nội dung văn c, Phần kết: địa điểm - Thời gian thực văn bản, chữ kí (đóng dấu) ngƣời thực văn bản, nơi nhận (cơ quan có thẩm quyền) 2.2.2 Tính xác Văn hành đƣợc viết để xử lí, thực thi, địi hỏi phải xác tuyệt đối 37 - Khơng dùng từ đa nghĩa, số liệu cụ thể, rõ ràng, lời khai chứng thực, xác dấu chấm, dấu phẩy - Khơng sửa chữa, tẩy xóa - Văn dài phân chia thành chƣơng mục,điều khoản ngắn gọn, rõ ràng 2.2.3 Tính cơng vụ - Khơng dùng từ ngữ có tính biểu cảm, mang tính ƣớc lệ, đa nghĩa - Sử dụng lớp từ toàn dân, tránh dùng từ địa phƣơng, ngữ 2.2.4 Tính phổ thông, đại chúng: Văn quản lý nhà nƣớc phải viết từ ngữ phổ thông, ngắn gọn, dễ hiểu Ngƣòi đọc hiểu cách nhanh - thực cách nhanh nhất, đòi hỏi ngƣời soạn thảo văn phải có trình độ định, kỹ cần thiết, kiến thức thiết thực Loại bỏ phần thừa không cần thiết Một văn dể hiểu văn đƣợc ngƣời nhận hiểu nhanh nhất, dùng từ ngữ giản dị, rõ, xác, hạn chế sử dụng từ Hán-Việt, từ ngoại lai 2.2.5 Tính khách quan, phi cá tính Thực ý chí nhà nƣớc, ý chí tập thể, khách quan, khơng mang tính cá nhân 2.2.6 Tính trang trọng, lịch Thể tính trang trọng uy nghiêm Lời văn trang trọng thể tôn trọng chủ thể thi hành, làm tăng uy tín cá nhân, tập thể ban hành văn Tính trang trọng lịch văn phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính" hành dân chủ, pháp quyền, đại Ngôn ngữ kỹ thuật cú pháp sử dụng 3.1 Sử dụng ngôn ngữ Khái niệm phong cách ngôn ngữ: Việc sử dụng ngôn ngữ phần quan trọng yếu tố cấu thành chất lƣợng văn quản lý hành nhà nƣớc Soạn thảo văn quản lý đòi hỏi phải biết lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ Khi soạn thảo văn bản, xử lý thông tin ngôn ngữ cần đƣợc xem giai đoạn có tầm quan trọng đặc biệt Trong vấn đề này, nắm vững phong cách 38 văn hành vận dụng chúng cách thích hợp điều kiện thiết yếu Ngôn ngữ công cụ giao tiếp chủ yếu ngƣời hệ thống tín hiệu đặc biệt - phong phú, đa dạng tinh tế Sự lựa chọn sử dụng phƣơng tiện ngôn ngữ phù hợp, phụ thuộc vào yếu tố ngồi ngơn ngữ nhƣ hoàn cảnh giao tiếp, đề tài mục đích giao tiếp, nhân vật tham dự giao tiếp, Sự lựa chọn khơng có tính chất cá nhân mà cịn có tính chất cộng đồng, hình thành nên cách thức lựa chọn sử dụng ngôn ngữ có tính chất truyền thống, chuẩn mực tồn xã hội, tạo nên khuôn mẫu hoạt động lời nói hay cịn gọi phong cách ngơn ngữ Phong cách ngôn ngữ dạng tồn ngôn ngữ dân tộc biểu thị quy luật lựa chọn, sử dụng phƣơng tiện ngôn ngữ tùy thuộc vào nhân tố ngồi ngơn ngữ nhƣ hồn cảnh giao tiếp, đề tài mục đích giao tiếp, đối tƣợng tham gia giao tiếp Do đó, hiểu phong cách ngôn ngữ khuôn mẫu hoạt động ngơn ngữ hình thành từ thói quen lựa chọn sử dụng ngơn ngữ có tính chất truyền thống, tính chất chuẩn mực xã hội, việc xây dựng lớp văn tiêu biểu Đặc trƣng ngôn ngữ văn quản lý nhà nƣớc phải đảm bảo phản ánh nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ vấn đề, không để ngƣời đọc, ngƣời nghe khơng hiểu hiểu nhầm, hiểu sai Do đó, ngơn ngữ văn quản lý nhà nƣớc có đặc trƣng sau: - Tính xác, rõ ràng: viết gọn ghẽ, mạch lạc, sử dụng từ ngữ xác, phù hợp, sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, tả, dùng từ, đặt câu,…); - Tính phổ thơng, đại chúng: văn phải đƣợc viết ngôn ngữ dễ hiểu, phổ thông, ngắn gọn, hạn chế sử dụng thuật ngữ chuyên môn - Tính khách quan: phải thể đƣợc ý chí quan quyền lực nhà nƣớc, đƣợc thể thông qua chuẩn mực pháp lí (khơng đƣợc đƣa ý kiến cá nhân vào văn bản) - Tính trang trọng, lịch sự, rõ ràng - Tính khn mẫu: văn cần đƣợc trình bày theo thể thức, khn mẫu pháp luật quy định, tính khn mẫu đảm bảo cho thống nhất, tính khoa học văn 3.2 Kỹ thuật cú pháp (dùng từ câu) 39 + Cách trình bày: thƣờng có khn mẫu định + Về từ ngữ: sử dụng lớp từ hành với tần số cao + Về kiểu câu: câu thƣờng dài, gồm nhiều ý, ý quan trọng thƣờng đƣợc tách ra, xuống dòng, viết hoa đầu dòng + Về kỹ thuật sử dụng từ văn tiếng Việt, xác, phổ thơng - Khơng dùng từ ngữ địa phƣơng, từ ngữ cổ từ ngữ thông tục Từ ngữ nƣớc ngồi đƣợc sử dụng khơng có từ ngữ tiếng Việt tƣơng ứng để thay Từ ngữ nƣớc ngồi sử dụng trực tiếp từ ngữ thông dụng, phổ biến phải phiên âm sang tiếng Việt - Văn phải sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt phải rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu Trong văn có thuật ngữ chuyên mơn cần phải làm rõ nội dung thuật ngữ phải đƣợc giải thích - Từ ngữ viết tắt đƣợc sử dụng trƣờng hợp cần thiết phải giải thích nội dung từ ngữ lần xuất văn - Đối với văn sử dụng nhiều từ viết tắt, cần quy định riêng điều giải thích tồn từ viết tắt văn - Từ ngữ đƣợc sử dụng văn phải thể xác nội dung cần truyền đạt, không làm phát sinh nhiều cách hiểu; trƣờng hợp dùng từ hiểu theo nhiều nghĩa phải giải thích theo nghĩa đƣợc sử dụng văn - Không sử dụng từ nghi vấn, biện pháp tu từ văn - Từ ngữ phải đƣợc sử dụng thống văn - Lựa chọn sử dụng ngữ nghĩa - Sử dụng ngữ pháp, kết cấu câu - Sử dụng từ văn phong hành chính: tránh dùng từ khó hiểu, khơng dùng từ địa phƣơng, tiếng lóng, sử dụng hợp lí thuật ngữ chun mơn, sử dụng từ ngữ phổ thơng - Sử dụng tả tiếng việt, câu phải viết quy tắc ngữ pháp tiếng Việt 40 - Sử dụng câu tƣờng thuật (hạn chế câu biểu cảm, nghi vấn…) - Câu cần có quán chủ đề, liên kết hài hòa với Soạn thảo văn bản: 4.1 Soạn thảo văn hành cá biệt Văn hành cá biệt thể định quản lý quan quản lý hành nhà nƣớc có thẩm quyền sở quy định chung, định quy phạm quan nhà nƣớc cấp quy định quy phạm quan nhằm giải cơng việc cụ thể Nó bao gồm định cá biệt, thị cá biệt, nghị cá biệt nhƣ: định nâng lƣơng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật cán công chức, thị phát động thi đua, biểu dƣơng ngƣời tốt việc tốt,… Văn cá biệt thƣờng gặp định nâng lƣơng, định bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, công chức Mẫu 1.2 - Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /QĐ- .4 , ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn ; Căn ; Theo đề nghị 41 QUYẾT ĐỊNH: Điều Điều ……… / Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ - Nhƣ Điều .; - ; (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức) - Lƣu: VT, 10 Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành định Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành định Địa danh Trích yếu nội dung định Thẩm quyền ban hành định thuộc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức ghi chức vụ ngƣời đứng đầu; thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức Các để ban hành định Nội dung định 42 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) 10 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành (nếu cần) 4.2 Soạn thảo văn hành thơng thƣờng Văn hành thơng thƣờng hay văn đạo điều hành bao gồm văn mang tính thơng tin điều hành nhằm thực văn quy phạm pháp luật khác dùng để giải công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép cơng việc quan, tổ chức Về bản, văn chủ yếu gồm hai loại chính: theo thơng tƣ 30/2020/NĐCP Cơng văn (hay văn khơng có tên loại) dùng để giao dịch công việc quan đoàn thể Ở đầu văn khơng thể tên loại văn Ví dụ: Cơng văn góp ý, cơng văn đề nghị, cơng văn yêu cầu Văn có tên gọi văn thể rõ tên gọi nhƣ thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chƣơng trình, kế hoạch, hợp đồng, loại giấy (giấy đƣờng, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) Mẫu 1.7 - Giấy mời TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /GM- .4 , ngày tháng năm GIẤY MỜI trân trọng kính mời: 43 Tới dự Chủ trì: Thời gian: Địa điểm: ………………………………… ./ Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ - ; (Chữ ký người có thẩm quyền, - ; dấu/chữ ký số quan, tổ chức) - Lƣu: VT, 10 Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức ban hành giấy mời Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành giấy mời Địa danh Trích yếu nội dung họp Tên quan, tổ chức họ tên, chức vụ, đơn vị công tác ngƣời đƣợc mời Tên (nội dung) họp, hội thảo, hội nghị v.v Các vấn đề cần lƣu ý Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) 10 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành (nếu cần) 44 Mẫu 1.9 - Biên TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BB- BIÊN BẢN Thời gian bắt đầu: Địa điểm: Thành phần tham dự: …………………………………………………………………………… Chủ trì (chủ tọa): Thƣ ký (ngƣời ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội thảo):………………… …………………………………………………………………………… Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào , ngày tháng năm /… THƢ KÝ CHỦ TỌA (Chữ ký) (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức (nếu có)5) Họ tên Họ tên 45 Nơi nhận: - ; - Lƣu: VT, Hồ sơ Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức ban hành văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn Tên họp hội nghị, hội thảo Ghi chức vụ quyền (nếu cần) CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG Câu 1: Trình bày yêu cầu chung kỹ thuật soan thảo văn Câu 2: Nêu quy định văn phong hành cơng vụ Câu 3: Soạn mẫu văn hành theo thông tƣ 30/2020/NĐ-CP công công tác văn thƣ 46 ... THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 36 Những yêu cầu chung kỹ thuật soạn thảo văn 36 1. 1 Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn 36 1. 2 Những yêu cầu chung kỹ thuật soạn thảo văn bản: 36 Văn. .. chung kỹ thuật soạn thảo văn 1. 1 Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn Kỹ thuật soạn thảo văn quy trình, địi hỏi trình diễn cách liên tục từ chuẩn bị soạn thảo đến soạn thảo, chuyển văn đến nơi thi... lý văn Phần kỹ soạn thảo số loại văn cụ thể nhằm trang bị cho người học kỹ để soạn thảo văn hành chính, thể thức hợp đồng Học phần không giúp người học tiếp cận kỹ soạn thảo văn bản, soạn thảo