BỘ Voi vig o nộ T
Chủ biêr/fS Mi
oe leo “HC rig
KỸ THUẬT SOAN TH Á0
VĂN BẢN QUẦN LÝ KINH TẾ
VÀ QUẦN TRỊ KINH DOANH
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
BỘ MÔN TÂM LÝ - XÃ HỘI HỌC oR KE
CHU BIEN: TS NGUYEN THE PHAN
Gido trinh
_ KY THUAT SOAN THAO VAN BAN
‘QUAN LY KINH TE VA QUAN TR] KINH DOANH
NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Trang 4-Lời giới thiệu
Lời giới thiệu
Soạn thảo văn bản là công tác thường xuyên và hàng ngày của tất
cả các cơ quan nhà nước, các đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội
Công tác này có ảnh hưởng đáng kể tới hoạt động quản lý và góp phần nâng cao năng xuất, chất lượng của lao động quản lý Soạn thảo văn bản là công việc của những người lãnh đạo, những người quản lý
trong tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp Tuy nhiên, để soạn thảo được văn bản một cách khoa học, đúng yêu cầu về nội
dung, thể thức, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu quả kinh
doanh, đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững những kiến thức cơ
bản về văn bản và có kỹ năng soạn thảo Môn học kỹ thuật soạn thảo :
văn bản quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp, về cơ bản, sẽ đáp
ứng được yêu cầu đó Môn học này không chỉ được nghiên cứu và
giảng dạy tại nhiều trường đại học và cao đẳng trong cả nước, mà còn được sự quan tâm của nhiều nhà lãnh đạo, của các nhà quản lý kinh tế
— xã hội, các nhà quản lý doanh nghiệp
Để đáp ứng nhu cầu đào tạo, giảng dạy, nghiên cứu và tham
khảo, bộ môn Xã hội học — Trường Đại lọc Kinh tế Quốc dân đã cho
ra mắt cuốn giáo trình “KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ
KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP” vào năm 2003 và tái bản
vào năm 2005 Tuy nhiên, do có nhiều đổi mới, nhất là sự sửa đổi của
nhiều Bộ Luật, Luật và các văn bản dưới Luật trong thời gian gần đây,
cuốn giáo trình cần phải được chỉnh lý và bổ sung cho phù hợp
Được sự đồng ý của Bộ môn Xã hội học và Nhà trường, trên cơ
sở cuốn giáo trình “KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ
KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP” đã được xuất bản do Tiến
sỹ Nguyễn Thế Phán làm chủ biên và các tác giả tham gia biên soạn
Trang 5
GIAO TRINH KY THUATSOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH
——_— _ _ _——=—a¬aằễễ>mwwwwờïớtn
(TS Nguyễn Thế Phan: Chuong 1; ThS Tran Cao Khai: Chuong Il;
GVC Lé Quang Hào: Chuong III; GVC Lé Quéc Thu: Chuong V ;
ThS Lương Văn Úc và TS Nguyễn Thế Phán: Chương V ; ThS Lương
Văn Úc: Chương VI; PGS.TS Nguyễn Cao Thường: Chương V II; ThS
Neuyén Thi Bich va ThS Tran Thi Kim Thanh: chương VIH), TS
Nguyễn Thế Phan đã tiến hành chỉnh lý và bổ sung để tái bản Ngoài
bổ sung, cập nhật những quy định mới nhất trong nội dung từng
chương, kết cấu giáo trình cũng thay đổi cho phù hợp: ghép 2 chương
VI và VII thành một chương mới (chương VÌ]: Soạn thảo văn bản
hợp đồng)
Cuốn giáo trình được chỉnh lý và bổ sung tái bản lần này là tài
liệu chính thức cho việc giảng dạy và học tập của sinh viên tất cả các
chuyên ngành, các hệ chính quy, tại chức và văn bằng hai thuộc
trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Rất mong nhận được ý kiến đóng góp, trao đổi để cuốn giáo trình
này ngày càng hoàn thiện hơn
CÁC TÁC GIÁ
a
Trang 6Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
ea
Chuong I
NHUNG VAN DE CHUNG VE VAN BAN
I KHAI NIEM, CHUC NANG CUA VAN BAN
1 Khai niém
Từ khi chế độ cộng sản nguyên thuỷ tan rã, giai cấp xuất hiện,
con người bắt đầu có nhu cầu ghi chép những công việc cần thiết của cá nhân, gia đình hay cộng đồng Giai cấp bóc lột cũng cần có phương
tiện để ghi chép công nợ, ghỉ chép những thoả thuận về việc trao đổi, mua bán của cải vật chất, đất đai, nô lệ Những yêu cầu đó đã làm
xuất hiện chữ viết Từ khi có chữ viết, loài người đã viết chữ lên thẻ
tre, lên vỏ cây, lên nhiều loại vật liệu khác nhau để ghi và truyền đạt
thông tin cho nhau, văn bản xuất hiện Theo nghĩa chung nhất, vău
bản là chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những kí hiệu thuộc một
hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang mot nội dung, ý nghĩa
tron ven
Nếu xét vé mặt ngôn ngữ thì văn bản là đơn vị ngôn ngữ lớn
nhất, bậc cao nhất mang tính toàn văn, toàn nghĩa (văn bản > câu > từ hình vị âm vị)
Ngay từ buổi sơ khai loài người đã sống quy tụ lại với nhau dưới hình thức các cộng đồng Các hình thức cộng đồng của xã hội lồi người phát triển khơng ngừng từ thấp lên cao mà mục đích đầu tiên là
liên kết với nhau để duy trì sự sinh tồn Hoạt động cơ bản để duy trì
sự tổn tại của loài người, trước hết, là lao động Một người tự lao
động thì tự điều khiển lấy mình, nhưng khi lao động mang tính cộng
đồng hay tập thể thì phải có yếu tố quản lý Trong lịch sử nhân loại,
“=—————ễ
Trang 7GIAO TRÌNH KY THUAT SOẠN THẢO VĂN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH
quản lý được thực hiện không chỉ qua truyền khẩu mà còn thong qua
phương tiện ngôn ngữ mà hình thức cao nhất là văn bản Từ khi Nhà
nước xuất hiện thì văn bản được sử dụng như một công cụ quản lý và điều hành xã hội Lúc này văn bản thể hiện ý chí và quyền lực của
giai cấp thống trị Thật vậy, dù là sơ khai, Nhà nước cũng vẫn phải ghi
lại những hoạt động, truyền đạt các mệnh lệnh, liên hệ từ trên
xuống dưới hay yêu cầu báo cáo từ dưới lên trên hay giữa quốc gia
này với quốc gia khác Và toàn bộ những việc đó đều được thực hiện
thông qua phương tiện chính là văn bản Với ý nghĩa đó, văn bản là
hình thức thể hiện và truyền đạt (bằng ngôn ngữ viết) ý chí của cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chúc khác nhằm mục đích
thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành
vi nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo
Xã hội càng văn minh, càng phát triển thì các mối quan hệ xã hội
càng phong phú, phức tạp và đa dạng Ngoài mối quan hệ giữa các
quốc gia, mối quan hệ trong nước cũng ngày càng nhiều tầng, nhiều
lớp, đa phương, đa tuyến Ngay trong một doanh nghiệp hay cơ quan
tổ chức kinh tế xã hội thì các mối quan hệ cũng phức tạp bơn Mặt
khác, cuộc sống hàng ngày cũng đòi hỏi con người gắn bó ngày càng
mật thiết hơn trong nhiều mối quan hệ hợp tác, trao đổi, mua bán Sự
xuất hiện và phát triển của hệ thống văn bản quản lý — kinh doanh —
giao dịch là tất yếu của quá trình phát triển của xã hội loài người
Có thể nói, văn bản là thước đo sự phát triển của xã hội, là
phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội, là căn cứ, chuẩn mực
cho mọi hoạt động của các cấp, các ngành, các đơn vị, cơ quan, tổ
chức kinh tế xã hội
Ở nước ta, văn bản được hình thành gắn liền với ba loại chữ
viết: chữ Hán, chữ Nôm và chữ Quốc ngữ Suốt hàng ngàn năm Bắc
thưộc, chữ Hán được coi là chữ chính thống trong các văn bản Nhà
nước Chữ nôm được đùng trong nhiều văn bản thời Lý Trần Chữ Quốc ngữ xuất hiện từ thế kỷ thứ XVII, nhưng phải đến 2/9/1945 mới
được coi là chữ chính thống của dân tộc Cho đến nay, hệ thống văn
^ “”“Ỷƒ_— _—====———————— a?
Trang 8Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
——————— ———— So ———
bản của nước ta đã phát triển rất mạnh mẽ và đóng Vai trò quan trong trong đời sống kinh tế, chính trị, xã hội của đất nước cũng như của
từng cơ quan, đơn vị, tổ chức, kinh tế, chính trị và xã hội
2 Chức năng của văn bản
2.1 Chức năng thông tin
Có thể khái quát thông tin là truyền tin cho nhau để biết Trong
hoạt động hàng ngày, con người buộc phải trao đổi thông tin với
nhau Thông tin là một trong những vấn đề rất cơ bản và là tất yếu của
xã hội loài người Thời cổ đại, xã hội loài người chưa phát triển nên
yêu cầu về thông tin chưa lớn, lượng thông tin ít, yêu cầu chuyển tải
và truyền đạt chưa cao Trong xã hội văn minh, sự phát triển nhanh
chóng trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội đã tạo ra sự bùng
rổ về thông tin Thông tin trở thành một trong những yếu tố quan
trọng nhất trong hoạt động của xã hội hiện đại Chính điều đó buộc
việc chuyển tải và truyền dat thong tin phải đây đủ chính xác, nhanh
nhậy và kịp thời hơn bao giờ hết Điều đó phụ thuộc vào nhiều yếu tố,
trong đó văn bản là phương tiện hết sức quan trọng
Để thực hiện việc điều hành, quản lý đất nước theo những mục tiêu đã định trước, các cấp, các ngành phải sử dụng hệ thống các loại văn bản Hệ thống văn bản đó chứa đựng những thông tin và được
truyền đạt cho cấp dưới Các cấp dưới lại phải phản ánh hay phản hồi
những hoạt động của mình bằng những loại văn bản nhất định Các cơ quan cấp trên thu nhận, xử lý các nguồn thông tin của cấp dưới để rồi
lại đưa ra các văn bản chứa đựng những thông tin khác để truyền đạt
cho cấp dưới Trong quá trình thu nhận và xử lý thông tin, giữa các cấp, các ngành, các cá nhân, đơn vị, cơ quan tổ chức kinh tế xã hội đã
xuất hiện các mối quan hệ trên nhiều mặt cần phải giải quyết Những
cơ quan, tổ chức kinh tế xã hội đó lại trao đổi thông tin lẫn nhau để cùng nhau giải quyết, để cùng nhau tồn tại và phát triển
Trong quản lý, giao dịch và kinh doanh, văn bản là phương tiện
Trang 9
GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH
hết sức quan trọng để điều hành mọi hoạt động của cơ quan Trên thực tế, người lãnh đạo ở bất cứ cấp nào cũng là người chịu trách
nhiệm chủ yếu về các hoạt động của lĩnh vực hay cơ quan mà mình
phụ trách trên cơ sở của những chức trách và thẩm quyền được giao Như vậy cùng một lúc họ vừa phải thu nhận mọi thông tin của cấp
trên, cấp dưới, của đối tác; vừa phải có trách nhiệm báo cáo chuyển
thông tin của mình đến các cấp, các ngành và đến các đối tác; nghĩa là
phải trao đổi thông tin, mà việc trao đổi đó chủ yếu được thực hiện
thông qua hệ thống văn bản Qua văn bản, các chủ trương, chính sách,
các quy định, thoả thuận được chuyển đến đối tượng tác động Vì
vậy, với cơ quan ra văn bản, đó là sự chuyển tải, truyền -đạt thông tin, còn với cơ quan tiếp nhận văn bản thì đó là sự thu nhận thông tin
Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau như: tin tức, mệnh lệnh, chủ
trương, chính sách, các quy định, chế độ, thể lệ mới, các yêu cầu, đề
nghị, giải trình, phúc đáp, các thoả thuận trong quan hệ giao dịch
Thông thường, có thể có những loại văn bản theo những hướng dẫn như
sau:
- Văn bản mang tính định hướng như: các chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước, phương hướng, kế hoạch công tác trước mắt và
lâu dài liên quan đến hoạt động của ngành và đơn vị
- Văn bản mang tính thực tiễn như: các văn bản về mối quan hệ giữa các cơ quan, đơn vị trong hệ thống và ngoài hệ thống, có liên
quan trực tiếp hay gián tiếp trong quá trình hoạt động của đơn vị Các văn bản đánh giá kết quả hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của cán
bộ thuộc quyền trong đơn vị
Vì thế, sự cần thiết phải có đầy đủ thông tin, xử lý một cách khoa
học các thông tin để soạn thảo văn bản cũng như khai thác mọi thông tin qua hệ thống văn bản là một yêu cầu bắt buộc đối với người lãnh
Trang 10Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
>>
văn bản chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ luật pháp
tồn tại trong xã hội, trong việc vận dụng các quy phạm pháp luật vào
đời sống thực tiễn cũng như việc giải quyết các nhiệm vụ có tính bắt
buộc theo quy định của pháp luật Nội dung trong văn bản chính là
những phát ngôn chính thức của cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế,
chính trị, xã hội Vì thế, văn bản là cơ sở pháp lí cho hoạt động của mọi cá nhân, đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị xã hội Các mối quan
hệ xã hội, các ràng buộc về mặt pháp lí giữa các ngành các cấp, giữa
các cơ quan cũng như trong nội bộ đều được thực hiện thông qua hệ
thống văn bản Văn bản là cơ sở pháp lí mang tính chuẩn mực và
cưỡng chế trong việc vận dụng, giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong xã hội, trong đời sống thực tế
Vì vậy, để quán triệt và nâng cao tính pháp lí của văn bản, để văn
bản thực sự là công cụ sắc bén thì việc soạn thảo văn bản cần phải chú
ý đến những vấn đề sau:
- Văn bản phải đúng thể thức theo quy định thống nHất chung
được thể hiện trong văn bản chuẩn của Nhà nước
- Ban hành văn bản phải đúng thẩm quyền Theo quy định chung,
mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội đều có những
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể nhất định Pháp luật thừa nhận thẩm quyền ban hành văn bản của mỗi cơ quan, mỗi cấp, mỗi ngành
_ ~ Văn bản của cơ quan cấp dưới không được trái với van bản của -
cơ quan cấp trên Hay nói cách khác phải dam bao tính thống nhất 2.3 Chức năng quản lý và điêu hành
Văn bản là phương tiện chứa đựng và truyền đạt các quyết định
quản lý Quấn lý là hệ thống các biện pháp nhằm điều khiển hoạt
động của một đối tượng nào đó theo những mục tiêu đã định trước,
trên cơ sở tính toán đầy đủ những điều kiện, những nhân tố ảnh hưởng
nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao Hệ thống các biện pháp đó chủ yếu
được chuyển tải và truyền đạt thông qua hệ thống văn bản Ở bất kì
=e es
Trang 11GIAO TRINH KY THUAT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẦN LÝ KINH TẾ VA QUAN TRI KINH DOANH
quốc gia nào, Nhà nước cũng đều quản lý đất nước thông qua hệ thống văn bản Hệ thống văn-bản luôn chứa đựng những chuẩn mực
và giá trị xã hội thích hợp với mỗi giai đoạn của lịch sử Mọi chủ thể
của xã hội, để thực hiện việc quản lý trong phạm vi đảm nhiệm của
mình đều cần phải thông qua hệ thống văn bản Hệ thống văn bản đó thể chế hoá các vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, lẻ lối làm việc,
quan hệ giữa các cấp, giữa các bộ phận trong đơn vị để tạo ra sự
thống nhất trong mọi hoạt động chung Người lãnh đạo, người quản lý
` luôn phải ra những quyết định quản lý sau khi đã thu thập, xử lý, phân
tích một cách đầy đủ và tồn diện những thơng tin cần thiết) thông
qua hệ thống văn bản quản lý — giao dịch Cấp dưới cũng như người
lãnh đạo, đối tác cũng phải thực hiện những hoạt động theo những
quyết định quản lý trong hệ thống các loại văn bản quản lý
Vì văn bản là phương tiện để truyền đạt các quyết định quản lý nên việc sử dụng phương tiện này như thế nào là tuỳ thuộc vào năng
lực của người quản lý, người lãnh đạo Nghiên cứu hệ thống văn bản sẽ giúp người lãnh đạo nấm chắc được những chủ trương đường lối
chính sách của Đảng và Chính phủ, từ đó có thể một mặt thực hiện đúng, tuân thủ đúng, mặt khác có thể vận dụng sáng tạo vào những
điều kiện hoàn cảnh cụ thể của cơ quan mình Qua hệ thống văn bản, người lãnh đạo hiểu rõ được những yêu cầu, mệnh lệnh của cấp trên
Từ đó người lãnh đạo tiến hành yêu cầu cấp đưới thực hiện các quyết
định quản lý đã ban hành, kiểm tra hiệu lực của các loại văn bản
thông qua kết quả công tác vận dụng vào công tác nghiệp vụ hay
tổ chức sản xuất Như vậy văn bản là sản phẩm thể hiện sự tuân thủ,
thi hành những quyết định của cấp trên cũng như thể hiện sự năng
_ động sáng tạo của cấp dưới, thể hiện khả năng tổ chức công việc có
khoa học hay không của mỗi cơ quan, của mỗi người quản lý, của mỗi
người lãnh đạo Nhìn vào hệ thống văn bản ban hành của một cơ quan
có thể đánh giá được trình độ năng lực của người lãnh đạo Nếu hệ
thống văn bản của cơ quan nào đó quá nhiều, quá sự vụ, quá chồng
chéo, đan xen, cái nọ mâu thuẫn với cái kia, cái sau phủ định cái
_=—.==—=ĩẳ==
Trang 12Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
— ` 7-7 ằẶ TT:
trước, lĩnh vực này mâu thuẫn với lĩnh vực kia thì có thể thấy ngay
đó là một hệ thống văn bản của một bộ máy quản lý tồi và ngược lại
Tóm lại, qua hệ thống văn bản, ta có thể phát hiện được những
bất cập, bất hợp lý trong hoạt động của guồng máy quản lý của mỗi cơ
quan Điều đó cũng cho phép đánh giá trình độ tổ chức, khả năng sáng tạo, tinh thân chấp hành, ý thức tôn trọng pháp luật, chấp hành những
quy định, quyết định quản lý của cấp trên và sự vận dụng các văn bản
cấp trên vào thực tiễn chỉ đạo hoạt động của cơ quan đơn vị mình Vì
— Vậy, hệ thống văn bản trong mỗi cơ quan phải quán triệt được việc giải quyết hài hoà các mối quan hệ khác của toàn xã hội Nói cách khác,
khi một văn bản mới ra đời phải cùng với các loại văn bản khác trước đó tạo thành một hệ thống, một thể thống nhất, tạo ra những mối quan _
hệ hợp lý trong nội bộ cũng như toàn xã hội; đồng thời thể hiện sự tác
động qua lại giữa những người lãnh đạo và những người bị lãnh đạo,
giữa các cấp, các ngành
Kiểm tra là điều kiện tiên quyết và tất yếu nhằm đảm bảo cho bộ
máy hoạt động có hiệu quả Thông qua công tác kiểm tra, các cấp các ngành có thể phát hiện được những hiện tượng quan liêu, giấy tờ, đánh giá đúng đắn năng lực lãnh đạo, tỉnh thân trách nhiệm, tính năng
động, ý thức chấp hành pháp luật Nhà nước của những cơ quan, cán bộ
cấp dưới Trên cơ sở phát hiện những thiếu sót đó, từng cơ quan sẽ
ngăn chặn được những sai lầm và đẻ ra những biện pháp khắc phục
Với công tác kiểm tra thì hệ thống văn bản có ý nghĩa rất quan
trọng, nó được kiểm tra xem xét trên các giác độ sau đây:
- Kiểm tra tính hợp lý của việc xuất hiện hay ban hành văn bản
Một văn bản mới ra đời là phải xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn, phù
hợp với điều kiện hoàn cảnh cụ thể nhất định Nó phải không trái với
Trang 13
GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH
nghĩa là phải xét xem văn ban có tính khả thi hay: không, nói cách
khác là có phù hợp với yêu cầu của cuộc sống, quyền lợi và Khả năng
của đối tượng thi hành hay không
Có thể nói, qua kiểm tra, nghiên cứu văn bản mới phát hiện ra
được những khiếm khuyết, những thiếu sót của văn bản, rút ra được
những nguyên nhân dẫn đến sai lầm để khắc phục, rút ra những kinh nghiệm thành công hay thất bại trong công tác quản lý Từ đó đánh
giá được năng lực, trách nhiệm của từng bộ phận, của từng cán bộ,
cũng như của cả bộ máy quản lý
2.4 Chức năng văn hoá - xã hội và sử liệu
Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người, sản phẩm của các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong quá trình đấu tranh vươn đến Chân —
Thiện - Mỹ Qua văn bản, ta có thể thấy được sự ứng xử của con người, của xã hội đối với thiên nhiên, đối với chính con người cũng
như đối với mọi vấn đề thực tiễn Toàn bộ hoạt động, tri thức hay
kinh nghiệm của con người, của xã hội đều được thể hiện ở hệ thống
văn bản Thông qua hệ thống văn bản, ta có thể hiểu được những định
chế cơ bản trong lối sống, nếp sống văn hoá của từng thời kì lịch sử
Thông qua hệ thống văn bản, chủ thể ban hành có thể đưa vào đó các
yếu tố văn hoá, các giá trị truyền thống, các phong tục tập quán tốt
đẹp của dân tộc nhằm giáo dục công dân Chủ thể ban hành văn bản
có thể đưa vào văn bản những kiến thức pháp luật và nhờ đó nâng cao
ý thức và sự hiểu biết pháp luật của nhân dân, hướng cách xử sự của
mỗi cá nhân hay tập thể phù hợp với các quy định của pháp luật và phù hợp với bản sắc văn hoá dân tộc
~._ Mọi văn bản ra đời đều bắt nguồn từ nhu cầu xã hội, từ yêu cầu
của các mối quan hệ xã hội Chúng phản ảnh các mối quan hệ xã hội
Bất kì một văn bản mới nào đó ra đời cũng đều phải hướng vào một
quan hệ, hoặc là chung, hoặc là cụ thể rhất định Do vậy, qua văn bản,
ta có thể nhận biết được những vấn đề xã hội đã và đang nảy sinh trên thực tiễn và cách thức giải quyết những vấn để đó trong những điều
kiện hoàn cảnh cụ thể nhất định Sau khi ra đời, văn bản sẽ điều
s
` = alee agian Sea inal ld 00g ngan n0 00G
Trang 14Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
chỉnh một hay một số mối quan hệ xã hội nào đó đang tồn tại, hay
nhằm tạo ra những mối quan hệ xã hội mới cho phù hợp với hoàn
cảnh và với sự tiến bộ của xã hội
Chức năng sử liệu của văn bản được thể hiện ở chỗ, chúng phản
ánh những biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy ra
Mọi biến cố lịch sử, mọi biến cố của cuộc sống, xã hội đương đại đều
được phản ánh trong.nội dung của hệ thống văn bản Thông qua hệ
thống văn bản, người ta có thể nhận biết được những biến cố, những
sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị, văn hoá và xã hội của thời
điểm ban hành văn bản Chúng như những bức tranh lịch sử phản ánh thực tại xã hội Những văn bản chứa đựng chúng được lưu giữ, qua thời gian, chúng trở thành những vật chứa sử liệu quan trọng Qua
nghiên cứu hệ thống văn bản, ta có thể thu lượm được nhiều thông tin
hữu ích nếu đứng trên giác độ sử liệu Nó phản ánh mọi hoạt động của
một xã hội hay của từng cơ quan, đơn vị qua các mốc thời gian một
cách trọn vẹn, không hề bị thêm bớt hay bóp méo Vì vậy, khi nghiên
cứu lịch sử, người ta cần phải dựa vào hệ thống văn bản
II PHÂN LOẠI VĂN BẢN |
Hệ thống văn bản rất phong phú, phức tạp, cần phải phân loại
chúng để có phương pháp soạn thảo và quản lý chúng cho thích hợp Có nhiều cách phân loại, ở đây ta chỉ nghiên cứu một số cách phân loại cơ bản sau:
1 Phân loại theo loại hình quản lí
1.1 Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền bán hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các
quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều
chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
- Hiến pháp, luật, nghị quyết do Quốc hội ban hành
]_Ƒ_ƑŸƑEHH GHI an Tnhh NCT Ng top GmEHEnaSCHmEmCmmCEoOnnnGmCNmEm-CEEG
Trang 15
GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ KINH TẾ VÀ QUAN TRI KINH DOANH
a
- Pháp lệnh, nghị quyết do Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành
- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước
- Nghị quyết, nghị định của chính phủ, quyết định, chỉ thị của
Thủ tướng Chính phủ
' - Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ qua= thuộc Chính phủ
- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao,
quyết định, chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân
tối cao
- Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền, giữa cơ quan Nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính
_ trị — xã hội
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp
- Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân các cấp
1.2 Văn bản tác nghiệp hành chính (quản lý hành chính)
Là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan Nhà
nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và thường có tỷ tọng lớn trong
tổng số văn bản được ban hành Loại văn bản này thường không mang
tính quyển lực, không đảm bảo bằng sự cưỡng chế Nhà nước, mà chỉ
nhằm mục đích quản lý, giải quyết các công việc cụ thể, thông tin,
phản ánh tình hình hay ghi chép công việc phát sinh
Trang 16Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
- Công điện;
- Phiếu gửi;
- Giấy giới thiệu;
~Giấy đi đường
1.3 Văn bản phải chuyển đổi
Đó là những loại văn bản mà để ban hành nó, bắt buộc ghấi ban hành một văn bản khác Thí dụ như quy chế, nội quy, quy định, điều
lệ :
2 Theo đặc trưng nội dung
2.1 Văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội: là các văn bản
của các tổ chức đảng, đoàn thể: thanh niên, phụ nữ, các hội
2.2 Văn bản kinh tế: là những văn bản mà trong đó có chứa
đựng những nội dung về kinh tế, kinh doanh như: hợp đồng kinh tế,
luận chứng kinh tế, dự án đầu tư
2.3 Văn bản kĩ thuật: là những văn bản có tính kỹ thuật thuần
tuý như: Luận chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật
2.4 Văn bản ngoại giao: Đó là những văn bản dùng trong lĩnh
VỰC ngoại giao như: công ước quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định,
tối hậu thư :
Ngoài ra còn có các loại văn bản khác như: Văn bản pháp luật, văn bản an ninh, quốc phòng
3 Phân loại theo kỹ thuật chế tác
3.1 Văn bản giấy
Đó là những văn bản được soạn thảo trên chất liệu giấy thông
thường Đây là loại văn bản cơ bản trong lịch sử của nhân loại, gắn
liền với kĩ nghệ giấy và in ấn
3.2 Văn bản điện tử
Đó là loại văn bản được soạn thảo trên các phương kĩ thuật thông
Trang 17
BIÁO TRÌNH KÝ THUẬT SDẠN THẢO VĂN BẢN QUÁN LÝ KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH
——— -—.-ằằ
tin viễn thông mới gắn liền với công nghệ điện tử Loại văn bản này
xuất hiện trong những năm gần đây khi mà tin học, chế bản điện tử,
sách điện tử được sử dụng Loại văn bản này có ưu điểm gọn, nhẹ và thuận tiện trong cả soạn thảo, chuyển phát và khai thác sử dụng
III NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN
1 Các yêu câu về hình thức văn bản
Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bố cục của văn bản phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phân,
chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần,
mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định
Bố cục của luật, pháp lệnh được thực hiện theo quy định tại Điều
27 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11
năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 02/2002/QHI1 ngày 16 tháng 12 năm 2002
Văn bản quy phạm pháp luật khác có thể được bố cục như sau: - Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế
(điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều,
khoản, điểm;
- Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban
hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị: theo khoản, điểm;
=——.-ŸÿỪ]ÿŸŠ57Ƒ
Trang 18Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
———======————ễễễ_
- Thông tư: theo mục, khoản, điểm
Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy
định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản,
điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản,
điểm
Những yêu cầu về hình thức đối với văn bản quản lý đặt ra cho người soạn thảo văn bản nhiệm vụ là: phải sắp xếp, bố cục các phần
văn bản một cách khoa học và logic; sử dụng ngôn ngữ và văn phạm
để phản ánh ý chí của Nhà nước được trung thực, khách quan, dễ hiểu, dễ thực hiện và dễ áp dụng vào thực tế công tác quản lý Nhà
nước
Những yêu cầu về hình thức của văn bản quản lý là tuỳ theo
từng loại văn bản mà tìm cách kết cấu theo từng chủ đề hay thể loại hợp lý Thông thường những văn bản như điều lệ, quyết định, hợp đồng được viết dưới dạng điều khoản, còn thì đa phần các loại văn
bản khác được viết dưới dạng văn xuôi Viết dưới dạng văn xuôi, đòi
hỏi phải biết cách bố cục theo trình tự logic từ đặt vấn để đến giải
quyết vấn đề và cuối cùng là kết thúc vấn đề
Trong văn bản quản lý phải chú trọng kỹ thuật trình bày, cách hành văn rõ ràng, sáng sủa, diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng
thi hành
Khi soạn- thảo cần chia văn bản thành các đoạn lớn, đặt tiêu đề
cho từng đoạn Có thể dùng các số La Mã, số tự nhiên, các chữ cái
(theo vần a, b, c) hoặc có thể chỉ dùng nguyên các chữ số tự nhiên
như: (1.); (1.1.); (1.1.2.); (1.2.1.3.); để phân biệt các đoạn Các
phần nhỏ trực thuộc thì ghi lùi sâu vào trong để làm nổi bật các thông tin chính của văn bản
SO
na
Trang 19
GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TẾ VÀ QUẦN TRỊ KINH D0ANH 2 °
Những thông tin về số liệu thống kê có thể dùng bảng biểu hoặc đô thị để trình bày, biểu thị được cả sự phân tích, cả sự tổng hợp va dé
hiểu hơn :
Cân gạch dưới những ý, những từ ngữ quan trọng để nhấn mạnh
thông tin, hướng người đọc chú ý tới nội dung, ý nghĩa của nó
Có thể in nghiêng, đậm hay gạch chân những từ cân nhấn mạnh
2 Các yêu cầu về nội dung của văn bản
Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn
vẻ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nội dung của văn bản phải
đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù
hợp với quy định của pháp luật;
- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc
phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách điễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ
ngữ nước ngồi nếu khơng thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ
chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong
- van bản;
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng Đối với
những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết
tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong
ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lân đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên
loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng,
== -— -—s— -———
Trang 20Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
——- rs
năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó
Tuỳ theo từng loại văn bản mà người soạn thảo văn bản lựa chọn kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho thích hợp, có cách thức trình bày
thích ứng để làm rõ những van dé co ban mà mục đích của văn bản
đặt ra Thông qua nội dung văn bản, người tiếp nhận chúng phải hiểu
được mục đích của văn bản, phải hiểu được những quan hệ mà văn
bản đó điều chỉnh, hiểu rõ những việc cần phải xử lý trên cơ sở những cách thức, phương pháp và nguyên tắc xử sự đúng đắn Cẩn phải viết
sao cho nội dung của văn bản phải phản ánh được những vấn để cơ bản sau đây:
2.1 Tính mục đích
Văn bản phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, tức là
phải trả lời được các câu hỏi: Ban hành để làm gì? Giải quyết mối
quan hệ nào? Giải quyết đến đâu? Tính mục đích của văn bản còn
phải thể hiện trong khả năng phản ánh được mục tiêu của các chủ
trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước cũng như những
chủ trương của các cấp lãnh đạo và các cấp quản lý Nó phải là sự cụ
thể hoá các văn bản của cấp trên vào giải quyết những vấn đề quản lý
cụ thể của cơ quan một cách sáng tạo và kịp thời -
Ngoài ra, tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện cả ở VIỆC phản ánh đúng đắn và đầy đủ những lợi ích, tâm tư, nguyện vọng của
những thành viên trong cơ quan, đơn vị
2.2 Tính khoa học và tính khả thi
Van bản có tính khoa học là văn bản có đủ lượng thông tin quy ˆ
phạm và thông tin thực tế cần thiết Các sự kiện, biến cố, hay nói cách
khác nội dung của văn bản phải chính xác, không dùng những thông
tin, sự kiện quá cũ, quá lạc hậu Nội dung các mệnh lệnh, ý tưởng
phải rõ ràng, mạch lạc, không bị người đọc hiểu nhầm
` “ “
Trang 21GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAO YAN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH
Văn bản có tính khả thi là văn bản phải đáp ứng các vấn đề như:
Phải đưa ra được những vấn đề xuất phát từ yêu cầu khách quan của
thực tiễn gắn với những điều kiện cụ thể nhất định như tình hình của
đối tượng, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản; yêu
cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ,
năng lực, khả năng mọi mặt của đối tượng thi hành, phù hợp với yêu cầu của các quy luật khách quan Mọi quy định trong văn bản phải
biết gắn giữa quyền với nghĩa vụ đi đôi với những điều kiện cụ thể để thực hiện những quyền và nghĩa vụ đó Nói như vậy có nghĩa là văn
bản phải có khả năng thực hiện được Trên thực tế, cũng có không ít
văn bản không thể hiện được chuẩn mực đó, có chăng chỉ là ý chủ
quan của người ban hành mà thôi -
2.3 Tính quy phạm
Văn bản quản lý nhìn chung là truyền đạt ý chí của các cơ quan và để chúng có hiệu lực thì tuỳ theo loại văn bản, cần phải viết nội
dung có hàm chứa những vấn đề có tính quy phạm Tính quy phạm thường được thể hiện dưới hình thức những mệnh lệnh, những yêu
câu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi, cách xử sự của
đối tượng tiếp nhận văn bản Một văn bản mà nội dung có tính quy phạm là văn bản, mà trong đó có chứa những giả định (những điều kiện, hoàn cảnh và chủ thể cân tác động), trong trường hợp đó thì chủ thể
phải xử sự như thế nào (quy định) và nếu không thực hiện được thì sẽ
bị xử lý như thế nào? (chế tài) Trên thực tế, không phải mọi văn bản đều có tính quy phạm, mà chỉ những văn bản mang tính pháp lí như
văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy phạm pháp luật
thì tính quy phạm mới được thể hiện rõ
3 Yêu cầu về thể thức văn bản
3.1 Khái niệm về thể thức văn bản
Thể thức văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như
cách thức trình bày các thành phần đó trong một văn bản để đảm bảo
mm —===ễ=ễễ ễễễ-—-——————=== Ặ—ỄỂŸỂ "na
Trang 22Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
———£ễ ` Ễễ _ằ _
tính thống nhất, tính pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành Thể thức
van ban chỉ được áp dụng trong những văn bản ít nhiều mang tính
pháp lý, hay là cơ sở đảm bảo tính pháp lý của các đơn vị cơ quan tổ
chức kinh tế xã hội trong quá trình hoạt động Các thành phần và cách
trình bày, xếp sắp trong thể thức văn bản từ trước đến nay được quy
định ở nhiều văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như:
Nghị định số 142/CP của Hội đồng Chính phủ ban hành ngày
28/9/1963; Thông tư số 02/BT của Bộ trưởng, Tổng thư ký Hội đồng Bộ trưởng ban hành ngày 19/7/1989; Thông tư số 33/BT Bộ trưởng,
Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ngày 10/12/1992, hướng dẫn về
hình thức văn bản và việc ban hành văn bản trong các cơ quan hành
chính Nhà nước; Nghị định số 101/CP của Chính phủ, ban hành ngày
23/9/1997, Công văn số 900/VPCP-HC của Văn phòng Chính phủ vẻ việc phi kí hiệu các văn bản quản lý hành chính Nhà nước ngày
14/3/1998
Hiện nay, thể thức văn bản được thống nhất theo quy định tại các
văn bản như: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật Thông qua
kỳ họp thứ 10, Quốc hội khoá IX, ngày 12 tháng 11 năm 1996; Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ
ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004; Thông
tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản và Nghị định số 91/2006/NĐ-Cp của Chính phủ ngày 06/9/2006 về việc quy định chỉ tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân,
Uỷ ban nhân dân; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
Theo những quy định hiện hành mới nhất đó thì thể thức của một
văn bản chuẩn có những thành phần và cách thức trình bày các thành phần đó như sau:
m_—————————>—>————
Trang 23BIÁO TRÌNH KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẦN LÝ KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH †Ỷ.ằ———-—-———————— 3.2 Các thành phan của văn ban 3.2.1 Quốc hiệu - Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của quốc gia Từ ngày 12/10/1945 là: VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HOÀ Độc lap — Tu do - Hạnh phúc Từ ngày 12/8/1976 là: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM - Độc lập — Tự do — Hạnh phúc
Quốc hiệu được trình bày ở trên cùng, trang đầu văn bản và hơi
lệch về bên phải Theo quy ước dòng đầu là phông chữ “-VNTimeH,
cỡ 12”, dòng dưới là phông chữ “-VNTime, cỡ 14”, viết hoa âm đầu
của mỗi từ và giữa các từ cách nhau bởi dấu gạch ngang
- 3.2.2 Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp
trên trực tiếp (nếu có) căn cứ vào quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn
bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thầm
quyền, trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Uỷ
ban của Quốc hội -
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đây
đủ theo tên gọi chính thức căn cứ vào văn bản thành lập, quy định tổ
chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư
cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thấm quyển; tên của cơ
quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
Trang 24Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
— Ặ-TằẶẶẶ—— TT ễ
Vi du:
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành van ban (trường hợp ghi độc lập):
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
TỔNG CÔNG TY UỶ BAN NHÂN DÂN
ĐIỆN LỰC VIỆT NAM TĨNH THÁI BÌNH
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp):
Bộ Xây dựng Bộ Giáo dục và Đào tạo
VỤ PHÁP CHẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Trường hợp Hôn cơ quan thì ghi liên cơ quan Thí dụ: Thông tư liên tịch giữa Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, ghi:
BỘ NỘI VỤ - VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày ở phía
trên bên trái trang đầu văn bản
3.2.3 Số và kí hiệu văn bản
* Số, kí hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
- Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm
và năm ban hành văn bản đó Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu
từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm; Năm ban hành phải ghi đây đủ các số, ví dụ: 2005, 2007;
- Kí hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tất tên loại văn bản chữ viết tắt
tên cơ quan hoặc chức danh Nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản
_* Số, kí hiệu của văn bản hành chính
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ
==—=—==—=— eee
Trang 25GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH a
quan, tổ chức ban hành trong một năm Tuy theo tổng số văn bản và
số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản Số của văn
bản được ghi bằng chữ số Ả-rập bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm
và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
Ký hiệu của văn bản hành chính
- Ký hiệu của quyết định (cé biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các
hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn
bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban
hành văn bản
- Kí hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh Nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ hành chính - Văn phòng Chính
phủ soạn thảo: Số: /CP-HC;
Công văn của Bộ Xây dựng do Cục Quản lý nhà Bộ Xây dựng soạn thảo: Số: /BXD-QLN;
Công văn của Uỷ ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc
thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hoá, xã hội soạn thảo: Số: UBND-
VX;
Công văn của Sở Công nghiệp tỉnh do Văn phòng SỞ soạn
thảo: Số: /SCN-VP
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết
Trang 26Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
——————————— —
hợp với phạm vi hoạt động của cơ quan ra văn bản:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương
là tên của tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của thành
phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn
bản của Bộ Nội vụ: Địa danh là Hà Nội
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành
phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn bản của Uỷ ban nhân dân
Thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: địa
danh là Hà Nội;
._—_ Đối với các tỉnh: là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc
của huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của Uỷ
ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh
(có trụ sở tại thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh): địa danh là Hạ
Long;
- Địa danh ghi trên văn bản củá các cơ quan, tổ chức cấp huyện
là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ví dụ: Văn bản ` của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Ha Nội) và của các
phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn; văn bản của Uỷ ban nhân dân quận
Hai Bà Trưng và của các phòng, ban thuộc quận: địa danh là: Hai Bà Trưng
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân
dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
văn bản của UBND xã Ngũ Hiệp, huyện Thanh Trì - Hà Nội: địa danh
là Ngũ Hiệp
* Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật đó do
Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là
ngày, tháng, năm văn bản được thông qua
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm phil luật khác
và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành
Trang 27
GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH inion ri i leech endian
- Với những ngày dưới 10 và các ngày 1, 2 phải viết thêm số 0
đằng trước vì đó là những ngày, tháng có thể bị chèn số vào trước hoặc sau
* Trình bày
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được in
nghiêng và trình bày ở dưới Quốc hiệu, hơi lệch về bên phải;
- Giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản cách nhau
bởi dấu phẩy
- Để đảm bảo tính trang trọng của văn bản, không viết ngày,
tháng, năm ban hành văn bản theo cách gạch chéo (15/4/2008) hoặc
gạch ngang (15-3-2007) mà phải viết đây đủ: ngày tháng năm
3.2.5 Tên loại văn bản:
- Tên loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản theo hệ thống
văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản hành chính, đều phải ghi tên loại, trừ công văn
Thí dụ: Nghị định, Báo cáo, Tờ trình Tên loại văn bản được in bằng
_ chitin hoa, khé lớn, chính giữa trang giấy dưới địa danh và ngày tháng
.~ Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản Thí dụ: một
tờ trình về việc xây đựng một trung tâm thương mại dịch vụ thì ghi là:
về việc xây dựng trung tâm thương mại dịch vụ Trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới tên loại văn bản Riêng đối với công văn thì
trích yếu được trình bày ngay dưới số và ký hiệu của văn bản 3.2.6 Nội dung của văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong
đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn để, sự việc được trình bày Nội dung
của văn bản được viết và trình bày tuỳ theo từng loại văn bản cụ thể
(xem phần yêu cầu về nội dung văn bản)
-—————e—=ỏ
26 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Trang 28Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
3.2.7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyên * Việc ghỉ quyên hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp người đứng đâu ký vào những văn bản theo thẩm
quyền ký thì ghi chức vụ của người đứng đầu;
Thí dụ: CHỦ TỊCH
- Trường hợp người đứng đâu mới chỉ giữ quyền đứng đầu cơ
quan, tổ chức thì phải ghi Q vào trước chức vụ của người đứng đầu:
Thi du: Q TONG GIAM DOC
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.”
(thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức
Thí dụ: TM UBND HUYỆN
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức (áp dụng
cho cấp phó khi được người đứng đầu uỷ quyền giải quyết công việc
hay lĩnh vực nào đó) thì phải ghi chữ viết tat “KT.” (ki thay) vào
trước chức vụ của người đứng đầu;
Thí dụ: KT CHỦ TỊCH |
- Trường hợp ký thừa lệnh (áp dụng trong trường hợp người
đứng đâu uỷ nhiệm cho cấp đưới — dưới một cấp, kí vào những văn
bản nào đó) thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức
vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
Thí dụ: TL HIỆU TRƯỞNG
- Trường hợp ký thừa uỷ quyển (Trong trường hợp đặc biệt,
người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho cán bộ phụ
Trang 29GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUẦN LÝ KINHI TẾ VÀ QUẢN TRỊ KBBI DOANH T/M UBND HUYỆN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH * Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của
người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ phi chức danh như Bộ
trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc.v.v , không ghi lại tên cơ quan, tổ chức trừ
các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan tổ chức ban
hành; văn bản ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền và những trường hợp cần
thiết khác do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể
Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của Nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh
lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc Hội đồng đó Đối với
những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan,
tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc
Hội đông Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con
dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới, ví dụ:
- Chức vụ của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban
hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau:
ˆ
_ TM HỘI ĐỒNG KT TRƯỞNG BAN
CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
BO TRUONG BO XAY DUNG THỨTRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyén Van A Trần Văn B
Trang 30
Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản * Họ và tên người ký Họ và tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh
hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y
tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi
thêm học ham, hoc vi ˆ
3.2.8 Dấu của cơ quan, tổ chức
Dấu của cơ quan, tổ chức là dấu hiệu thể hiện tính pháp lý của cơ quan, tổ chức ra văn bản Mỗi cơ quan chỉ có một con dấu Người
đứng đầu cơ quan, tổ chức là người ahaa trách nhiệm quản lý và sử
dụng con dấu
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cóng tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan* Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có
thẩm quyền kí Dấu phải đóng trùm lên 1/3 chữ kí về phía bên trái
Không được đóng dấu khống chỉ (tức đóng dấu vào văn bản chưa
có nội dung hoặc chưa có chữ kí của người có thẩm quyền)
3.2.9 Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra,
giám sát; để xem xét, giải quyết, để thi hành; để trao đổi công việc; để
biết và để lưu
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền bạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị
hoặc cá nhân có liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ tri soạn thảo có trách nhiệm đề
xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình
người ký văn bản quyết định
Trang 31
GiAO TRINH KY THUAT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUAN LY Kine TE VA QUAN TRI Kindt! DOANH
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thi phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản
.được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã (thuộc tỉnh )
Đối với những văn bản có ghi tên loại văn bản, nơi nhận bao gồm _ từ “nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
nhận văn bản
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ
quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “như
trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên
quan khác nhận công văn
Nơi nhận được trình bày ở dưới cùng phía trái văn bản (ngang với chức vụ của người kí văn bản)
3.2.10 Dấu chỉ mức độ “mật” và “khẩn” * Dấu chỉ mức độ khẩn:
Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau:
- Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn;
- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết
định
Dấu độ khẩn phải được khắc sắn; mực dùng để đóng dấu độ khẩn
dùng mực màu đỏ tươi
* Dấu chỉ mức độ mật:
Việc xác định và đóng đấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật),
Trang 32Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản ,
a a OS
dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật Nhà nước được thực
hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước
Dấu chỉ mức độ “mật” và “khẩn” được đóng ở dưới số và kí hiệu
của văn bản; với công văn được đóng dưới trích yếu nội dung công
văn
3.2.11 Các thành phần thể thức khác của văn bản:
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng
(Website); số điện thoại, số Telex, số Fax đối với công văn, công điện,
giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điểu
kiện thuận lợi cho việc liên hệ;
` - Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “trả lại sau khi hop (hội nghị)”, “ xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” đối với những văn bản
có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về dự
thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần ” Các chỉ dẫn trên có
thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sắn để đóng lên văn bản
hoac du tifao van ban;
- Kí hiệu người đánh máy và số lượng phát hành đối với
những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành;
- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu để; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã;
- Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả-rập; số
trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục
Trình bày các thành phần của văn bản:
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
———
Trang 34Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 : Nội dung văn bản
7a, Tb, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a,9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b Í : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-Mail; địa chỉ
Website;số điện thoại, số Telex, số Fax
a ee
Trang 35
BIÁO TRÌNH KỸ THUẬT SOẠN THÁO VĂN BẢN QUẦN LÝ KINH TẾ VÀ QUẦN TRỊ KINH D0ANH
IV- QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
Soạn thảo văn bản là một việc rất quan trọng, đòi hỏi người soạn
thảo phải có trình độ nhất định, phải có đủ trình độ chuyên môn mới
, có thể soạn thảo được một văn bản có chất lượng tốt, đạt được những
mục đích và yêu cầu đặt ra Người viết văn bản phải tuân theo một
quy trình cụ thể Quy trình soạn thảo văn bản là cách thức tiến hành,
là các bước công việc được sắp xếp theo những trình tự cụ thể nhất
định để soạn thảo ra văn bản một cách khoa học nhất định Các nhà khoa
học về văn học đã đưa ramột quy trình soạn thảo văn bản qua các
bước sau:
1.Giai đoạn chuẩn bị
Đây là giai đoạn định hình khái quát về văn bản định viết, trong đó bao gồm việc xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành, xác định đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản Trên cơ sở đó, ta mới
có thể xác định được loại văn bản và soạn thảo được nội đung văn bản thích hợp Đây là giai đoạn rất quan trọng làm cơ sở cho việc thu nhập
thông tín, tài liệu cần thiết để phục vụ cho viết văn bản Mặt khác,
cũng qua đó người viết sẽ lựa chọn được cách trình bày, cách viết, sử
dụng ngôn ngữ văn phong và thời điểm ban hành cho thích hợp
2 Giai đoạn soạn thảo đề cương
Đề cương là bản ghi những vấn đề cơ bản nhất, cốt yếu nhất để dựa vào đó mà phát triển ra khi nghiên cứu trình bày thành một vấn đề
hoặc viết thành một văn bản hoàn chỉnh Với ý nghĩa đó, soạn thảo đề
cương là giai đoạn quan trọng Đề cương càng chỉ tiết, càng cụ thể, tỷ my bao nhiêu thì việc thể hiện thành văn bản hoàn chỉnh càng thuận lợi bấy nhiêu Để có một đề cương hoàn chỉnh, ta cần phải căn cứ vào
các yếu tố như: phạm vi điều chỉnh của văn bản, thể thức văn bản, thẩm quyển ra văn bản, phương thức quản lý văn bản Việc soạn
Trang 36Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản
- Xây dựng dàn bài: Dàn bài thường gồm những phần sau: Phần mở đầu, phần nội dung (hay phần quy định) và phần thi hành Trong
mỗi phần nói trên lại bao gồm nhiều nội dung cụ thể cả về thể thức
lẫn cách thức trình bày ,
- Soan thao dé cuong: Trên cơ sở dàn bài đã xây dựng mà viết thành
một để cương hoàn chỉnh Từ để cương sơ bộ đến dé cương chỉ tiết
Đề cương càng chỉ tiết, việc thể hiện chúng thành văn bản hoàn chỉnh
cang dễ dàng
3 Giai đoạn viết thành văn bản
Đây là giai đoạn có tính quyết định nhằm chấp nối những ý chính
trong dàn bài, trong đề cương thành một văn bản hoàn chỉnh thông
qua các phương tiện diễn đạt bằng ngôn ngữ Cần phải viết một mạch
để đảm bảo tính lôgic và thống nhất Một để cương có tốt như thế nào
đi chăng nữa, nhưng nếu người viết không biết thể hiện nó, không biết
điễn đạt những ý tưởng đề ra thì chất lượng của văn bản vẫn kém Sau
khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách
bố cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa câu cú, văn phạm, lỗi
chính tả Đây là khâu quan trọng bởi vì không ít trường hợp bị nhầm
lẫn, thiếu logic, sai về sử dụng từ và văn phạm, mắc lỗi chính tả Văn
bản hiện nay thường được trình bày in ấn bằng máy vi tính, do vậy
cần phải kiểm tra cẩn thận bản in trước khi trình kí
4 Giai đoạn xét duyệt và kí văn bản
Phải là người có trách nhiệm và đủ thẩm quyên mới được ký văn
bản Thông thường trong hoạt động của các đơn vị, cơ quan kinh tế xã
hội thì người soạn thảo văn bản không phải là người ký văn bản, mà
thường là các bộ phận chức năng tham mưu hay thư ký giúp việc Họ
thường là những người hiểu biết và có năng lực, tuy nhiên hoặc là do
những sơ suất, hoặc là do ý thức không tốt, có ý định lợi dựng văn bản
cho mục đích riêng, cho nên người có trách nhiệm ký văn bản cần
phải kiểm tra chặt chế văn bản trước khi ký Trong thực tế hoạt động
Trang 37
GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TẾ VA QUAN TRI KINH DOANE
—_—_—_—_—_—_—
kinh doanh giao dịch hiện nay, không ít trường hợp còn được ký kết
với nhau trên bàn tiệc Đây chính là một việc sai nguyên tắc nhưng do tuỳ hứng, nhất là khi vui vẻ, có hơi men không ít người cứ ký mà
không xem xét ki Kí và đóng dấu thường là đi đôi với nhau theo
nguyên tắc kí trước, đóng dấu sau, nhưng trên thực tế không ít trường
hợp còn đóng dấu khống chỉ hoặc ký trước đóng dấu sau nhưng lại
thực hiện trên mẫu văn bản chứ chưa có nội dung gì cả, nhất là đối với
các loại giấy giới thiệu, hợp đồng kinh tế Trong một số trường
hợp người ta còn đóng dấu cho cả những chữ ký phô tô, chẳng hạn,
công văn mời họp trong trường hợp gửi đi quá nhiều địa chỉ
Về mặt khoa học, quy trình soạn thảo văn bản trên là quy trình
phổ biến, thường được áp dụng đối với những văn bản lớn, phức tạp bao hàm nhiều nội dung, đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật,
các bản điều lệ, quy chế Tuy nhiên, trên thực tế, không phải soạn
thảo văn bản nào cũng phải tuân theo quy trình phổ biến đó mà có thể
tuân theo quy trình cá biệt Không phải bao giờ người soạn thảo văn
bản cũng soạn thảo một bản để cương hoàn chỉnh đối với những văn
bản đơn giản, ít phức tạp như công văn, thông báo Thông thường thì người ta viết trực tiếp rồi sửa lại
Riêng về lấy ý kiến góp ý hoàn chỉnh cho văn bản, theo quy trình thì phải có sự tham gia đóng góp ý kiến của những người có kinh
nghiệm soạn thảo hoặc phải có sự tham khảo ý kiến của nhiều người có liên quan trình người phụ trách để nhận những ý kiến đóng góp Điều này chỉ được áp dụng đối với việc soạn thảo những văn bản mang tính đại chúng, liên quan đến những vấn đề chung nhất, rộng rãi _ nhất, không áp dụng đối với những văn bản tác nghiệp đơn giản hay
những văn bản chứa đựng những thông tin bí mật
Trang 38Chương 2 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Chương 2
SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN
I TAO LAP VAN BAN VA TRINH BAY NOI DUNG VAN BAN
1 Xác định chủ đề chung và chủ đề bộ phận của van ban
1.1 Vai trò
Đây là bước quan trọng đầu tiên mà người viết văn bản cần tiến
hành để văn bản có được tính nhất thể Việc xác định chủ để chung và
chủ đề bộ phận được thể hiện ở chỗ tất cả những điều được trình bày
ở các đoạn văn với các chủ đề bộ phận khác nhau đều phải nằm trong
định hướng phục vụ cho chủ đề chung của văn bản Có như vậy, văn
bản mới trở thành một chỉnh thể thống nhất, không bị rời rạc, tản mạn
Ví dụ: Hãy xác định chủ đề chung và chủ đề bộ phận của một
báo cáo với tựa đẻ là: Thực trạng —- Nguyên nhân — Giải pháp của tình hình nghiện ma tuý trong học sinh, sinh viên
Ta xác định ngay chủ đề chung của văn bản này là tình hình
Trang 39BIÁO TRÌNH KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH a a 2 TS 1.2 Các quan hệ xác định chủ dé chung và chủ đề bộ phận
Có nhiều nhân tố giúp cho việc xác lập chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản Sau đây là các cơ sở quan hệ khách quan và chủ quan của việc xác lập
* Các quan hé mang tinh khách quan
- Quan hệ có tính chất bên trong giữa đối tượng và các thành tố
cấu tạo đối tượng, chẳng hạn, chủ để chung là làng họ Việt Nam thì
các chủ đề bộ phận là làng họ của quá khứ, làng họ trong hiện tại
- Quan hệ có tính chất văn hoá giữa đối tượng với môi trường
văn hoá, tập quán, tín ngưỡng tồn tại xung quanh đối tượng, chẳng
hạn chủ đề chung là con người với lao động thì chủ đề bộ phận là con
người với sinh hoạt văn hoá, con người với môi trường * Các quan hệ mang tính chủ quan
Thực chất là thái độ chủ quan của người viết, thể hiện quan điểm, nhận thức, đánh giá đối với nội dung và đối tượng
Người viết văn thường để lại những dấu ấn chủ quan của mình
về đối tượng: cách sắp xếp các chủ đê bộ phận, cách đánh giá về đặc
điểm, tính chất chung của chủ đê bộ phận trong quan hệ với chủ đề
chung
Một kết cấu văn bản gồm ba phần chính là: phần mở đầu, phần
khai triển và phân kết thúc thì chủ đề chung và chủ đề bộ phận thường
được trình bày ngay trong phần mở đầu bằng những câu luận đề Câu luận đẻ thường nằm ở cuối phần mở đầu nhằm nêu chủ đề chung, liệt
kê chủ để bộ phận Thông thường, câu luận đề nêu chủ đề chung và
chủ đẻ bộ phận Nó có đặc điểm sau:
- Về nội dung: Câu luận để nêu chủ đề chung là chủ đề có nội dung rộng nhất, khái quát nhất, nếu văn bản mở đầu theo phương
pháp cuy nạp; còn nếu văn bản được mở đầu bằng phương pháp diễn dịch thì câu luận đề lại là câu có nội dung cụ thể nhất, hẹp nhất
- Về vị trí: Cau luận đề thường đứng cuối phần mở đầu
—-——-—]ÏŸŸ7———
Trang 40Chương 2 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
pm c7 ccằc=ï= = ỐỐỐằô==ồằ—=ỒC ——-
2 Xây dựng cơ sở lập luận để phục vụ chủ đề văn bản
2.1 Lập luận và các yếu tố của lập luận
Muốn văn bản thuyết phục được người đọc thì lập luận giữ vai
trò quan trọng Lập luận là dựa vào sự thật đáng tin cậy và các lý lẽ
đầy đủ, xác đáng để nêu ra quan điểm, ý kiến của mình Lập luận doi
hỏi có sự kết hợp các yếu tố luận điểm, luận cứ, luận chứng
Để luận điểm được trình bày một cách có hiệu quả nhất, một mặt, cần nêu rõ các luận điểm để người đọc hiểu được người viết trình bày
vin dé gì, ý kiến của người viết về các vấn đề đó ra sao; mặt khác,
phải biết cách luận chứng tức là sự vận dụng các phép suy luận lôgïc,
phối hợp, tổ chức các lý lẽ và dẫn chứng để thuyết minh cho luận
điểm Các lý lẽ và dẫn chứng thuyết minh, phục vụ cho luận điểm gọi là luận cứ Luận cứ của lập luận đồi hỏi phải chân thực, xác đáng,
toàn diện
Trong ba yếu tố trên, luận chứng đóng vai trò rất quan trọng Sau đây là một số cách luận chứng:
- Diễn dịch là cách suy luận xuất phát từ một chân lý chung phổ
biến mà suy các chân lý cụ thể, các biểu hiện cụ thể
- Quy nạp là cách suy luận đi từ những chứng cứ cụ thể suy ra
những nhận định tổng quát
- Phối hợp diễn dịch và quy nạp
Để các luận điểm được chặt chẽ, có sức thuyết phục, một văn bản
cần phải đạt các yêu cầu sau:
- Các luận điểm phải được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc - Hệ thống lý lẽ phải được dẫn dắt, sắp đặt theo một trình tự khoa
học, hợp lý
- Các dẫn chứng cần phải chính xác, đáng tin cậy, phù hợp với
luận điểm đã nêu
=.ơh