Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh

Nói cách khác, khi một văn bản mới ra đời phải cùng với các loại văn bản khác trước đó tạo thành một hệ thống, một thể thống nhất, tạo ra những mối quan hệ hợp lý trong nội bộ cũng như t

Lời giới thiệu

Lời giới thiệu

Soạn thảo văn bản là công tác thường xuyên và hang ngày của tất

cả các cơ quan nhà nước, các đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội Công tác này có ảnh hưởng đáng kể tới hoạt động quản lý và góp phần nâng cao năng suất, chất lượng của lao động quản lý Soạn thảo

văn bản là công việc của những người lãnh đạo, những người quản lý trong tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp Tuy nhiên,

để soạn thảo được văn bản một cách khoa học, đúng yêu cầu về nội dung, thể thức, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu quả kinh doanh, đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững những kiến thức cơ bản về văn bản và có kỹ năng soạn thảo Môn học kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp, về cơ bản, sẽ đáp ứng được yêu cầu đó Môn học này không chỉ được nghiên cứu và giảng dạy tại nhiều trường đại học và cao đẳng trong cả nước, mà còn được sự quan tâm của nhiều nhà lãnh đạo, của các nhà quản lí kinh tế

- xã hội, các nhà quản lý doanh nghiệp

Để đáp ứng nhu cầu đào tạo, giảng dạy, nghiên cứu và tham

khảo, bộ môn Xã hội học - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã cho

ra mắt cuốn giáo trình "KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ

KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP” vào năm 2003 và tái bản

vào năm 2005 Tuy nhiên, do có nhiều đổi mới, nhất là sự sửa đỗi của nhiều Bộ Luật, Luật và các văn bản dưới Luật trong thời gian gần đây, cuốn giáo trình cần phải được chỉnh lý và bổ sung cho phù hợp Được sự đồng ý của Bộ môn Xã hội học và Nhà trường, trên cơ

sở cuốn giáo trình "KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ KINH TE VA QUAN TRỊ DOANH NGHIỆP" đã được xuất bản đo Tiến

sỹ Nguyễn Thế Phán làm chủ biên và các tác giả tham gia biên soạn

BIÁ0 TRÌNH KỸ THUẬT SUẠN THẢO VĂN BAN QUAN LÝ KINH TẾ VA QUAN TRY KINH DOANH

(TS Nguyén Thé Phan: chuong I; ThS Tran Cao Khai: chuong I;

GVC Lé Quang Hao: chuong HI; GVC Lé Quéc Thu: chuong IV;

ThS Luong Van Uc va TS Nguyễn Thế Phản: chương V; Thể Lương

Văn Úc: chương VI; PGS.TS Nguyễn Cao Thường: chương VH; Thế

Nguyễn Thị Bích và Thế Trần Thị Kim Thanh: chương VHI, TS

Nguyễn Thế Phán đã tiến hành chỉnh lý và bổ sung để tái bản Ngoài

bổ sung, cập nhật những quy định mới nhất trong nội dung từng

chương, kết cấu giáo trình cũng thay đổi cho phù hợp: ghép 2 chương

VII và VIII thành một chương mới (chương VIï: Soạn thảo văn bản

hợp động)

Cuốn giáo trình được chỉnh lý và bổ sung tái bản lần này là tài

liệu chính thức cho việc giảng dạy và học tập của sinh viên tất cả các chuyên ngành, các hệ chính quy, tại chức và văn bằng hai thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Rất mong nhận được ý kiến đóng góp, trao đổi để cuốn giáo trình

này ngày càng hoàn thiện hơn

Từ khi chế độ cộng sản nguyên thuỷ tan rã, giai cấp xuất hiện,

con người bắt đầu có nhu cầu ghi chép những công việc cần thiết của

cá nhân, gia đình hay cộng đồng Giai cấp bóc lột cũng cần có phương tiện để ghi chép công nợ, ghi chép những thỏa thuận vẻ việc trao đổi,

mua bán của cải vật chất, đất đai, nô lệ Những yêu cầu đó đã làm xuất hiện chữ viết Từ khi có chữ viết, loài người đã viết chữ lên thẻ

tre, lên vỏ cây, lên nhiều loại vật liệu khác nhau để ghi và truyền đạt thông tin cho nhau, văn bản xuất hiện Theo nghĩa chung nhất, văn

bản là chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói chung những kí hiệu thuộc một

hệ thông nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung, ý nghĩa

tron ven

Nếu xét về mặt ngôn ngữ thì văn bản là đơn vị ngôn ngữ lớn

nhất, bậc cao nhất mang tính toàn văn, toàn nghĩa (văn bản -> câu

—> từ — hình vị —> âm vị)

Ngay từ buôi sơ khai loài người đã sống quy tụ lại với nhau dưới hình thức các cộng đồng Các hình thức cộng đồng của xã hội loài

người phát triển không ngừng từ thấp lên cao mà mục đích đầu tiên là

liên kết với nhau để duy trì sự sinh tồn Hoạt động cơ bản để duy trì

sự tồn tại của loài người, trước hết, là lao động Một người tự lao

động thì tự điều khiển lấy mình, nhưng khi lao động mang tính cộng

đồng hay tập thể thì phải có yếu tố quản lý Trong lịch sử nhân loại,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 5

BIÁO TRÌNH KỸ THUẬT SOẠN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TE VÀ QUAN TRI KINH DOANH

quản lý được thực hiện không chỉ qua truyền khẩu mà còn thông qua phương tiện ngôn ngữ mà hình thức cao nhất là văn bản Từ khi Nhà nước xuất hiện thì văn bản được sử dụng như một công cụ quản lý và điều hành xã hội Lúc này văn bản thể hiện ý chí và quyền lực của giai cấp thống trị Thật vậy, dù là sơ khai, Nhà nước cũng vẫn phải

ghỉ lại những hoạt động, truyền đạt các mệnh lệnh, liên hệ từ trên

xuống dưới hay yêu cầu báo các từ dưới lên trên hay giữa quốc gia

này với quốc gia khác Và toàn bộ những việc đó đều được thực hiện

thông qua phương tiện chính là văn bản Với ý nghĩa đó, văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt (bằng ngôn ngữ viễ) ý chí của cá

nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác nhằm mục đích thông , báo hay đồi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực biện những hành

vi nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay 16 chức soạn thảo

Xã hội càng văn minh, càng phát triển thì các mối quan hệ xã hội càng phong phú, phức tạp và đa dạng Ngoài mối quan hệ giữa các

quốc gia, mối quan hệ trong nước cũng ngày càng nhiều tầng, nhiều

lớp, đa phương, đa tuyến Ngay trong một doanh nghiệp hay cơ quan

tổ chức kinh tế xã hội thì các mối quan hệ cũng phức tạp hơn Mặt

khác, cuộc sống hàng ngày cũng đòi hỏi con người gan bé ngay cang

mật thiết hơn trong nhiều mối quan hệ hợp tác, trao đổi, mua bán Sự xuất hiện và phát triển của hệ thống văn bản quản lý - kinh doanh -

giao dịch là tất yêu của quá trình phát triển của xã hội loài người

Có thể nói, văn bản là thước đo sự phát triển của xã hội, là

phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội, là căn cứ, chuẩn mực cho mọi hoạt động của các cấp, các ngành, các đơn vị, cơ quan, tổ

chức kinh tế xã hội

Ở nước ta, văn bản được hình thành gắn liền với ba loại chữ

viết: chữ Hán, chữ Nôm và chữ Quốc ngữ Suốt hàng ngàn năm Bắc

thuộc, chữ Hán được coi là chữ chính thống trong các văn bản Nhà

nước Chữ nôm được dùng trong nhiều văn bản thời Lý Trần Chữ

Quốc ngữ xuất hiện từ thế kỷ thứ XVII, nhưng phải đến 2/9/1945 mới

được coi là chữ chính thống của dân tộc Cho đến nay, hệ thống văn

6 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản

bản của nước ta đã phát triển rất mạnh mẽ và đóng vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế, chính trị, xã hội của đất nước cũng như của

từng cơ quan, đơn vị, tổ chức, kinh tế, chính trị và xã hội

2 Chức năng của văn bản

2.1 Chức năng thông tin

Có thể khái quát thông tin là truyền tin cho nhau để biết Trong hoạt động hàng ngày, con người buộc phải trao đổi thông tin với

nhau Thông tin là một trong những vấn đề rất cơ bản và là tất yếu của

xã hội loài người Thời cô đại, xã hội loài người chưa phát triển nên

yêu cầu về thông tin chưa lớn, lượng thông tin ít, yêu cầu chuyển tải

và truyền đạt chưa cao Trong xã hội văn minh, sự phát triển nhanh

chóng trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội đã tạo ra sự bùng

nổ về thông tin Thông tin trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động của xã hội hiện đại Chính điều đó buộc

việc chuyến tải và truyền đạt thông tin phải đầy đủ chính xác, nhanh

nhậy và kịp thời hơn bao giờ hết Điều đó phụ thuộc vào nhiều yếu tố,

trong đó văn bản là phương tiện hết sức quan trọng

Để thực hiện việc điều hành, quản lý đất nước theo những mục

tiêu đã định trước, các cấp, các ngành phải sử dụng hệ thống các loại

văn bản Hệ thống văn bản đó chứa đựng những thông tin và được

truyền đạt cho cấp đưới Các cấp dưới lại phải phản ánh hay phản hồi

những hoạt động của mình bằng những loại văn bản nhất định Các cơ

quan cấp trên thu nhận, xử lý các nguồn thông tin của cấp dưới để rồi

lại đưa ra các văn bản chứa đựng những thông tin khác để truyền đạt

cho cấp dưới Trong quá trình thu nhận và xử lý thông tin, giữa các

cấp, các ngành, các cá nhân, đơn vị, cơ quan tổ chức kinh tế xã hội đã

xuất hiện các mối quan hệ trên nhiều mặt cần phải giải quyết Những

cơ quan, tô chức kinh tế xã hội đó lại trao đổi thông tin lẫn nhau để

cùng nhau giải quyết, để cùng nhau tổn tại và phát triển

Trong quản lý, giao dịch và kinh doanh, văn bản là phương tiện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 7

GIAO TRINH KY THUAT SGAN THAO VAN BAN QUAN LÝ KINH TẾ VA QUAN TRI KINH DOANH

hết sức quan trọng để điều hành mọi hoạt động của cơ quan Trên

thực tế, người lãnh đạo ở bất cứ cấp nào cũng là người chịu trách

nhiệm chủ yếu về các hoạt động của lĩnh vực hay cơ quan mà mình phụ trách trên cơ sở của những chức trách và thấm quyền được giao

Như vậy cùng một lúc họ vừa phải thu nhận mọi thông tin của cấp

trên, cấp dưới, của đối tác; vừa phải có trách nhiệm báo cáo chuyển

thông tin của mình đến các cấp, các ngành và đến các đối tác; nghĩa là

phải trao đổi thông tin, mà việc trao đổi đó chủ yếu được thực hiện

thông qua hệ thống văn bản Qua văn bản, các chủ trương, chính sách,

các quy định, thỏa thuận được chuyển đến đối tượng tác động Vì

vậy, với cơ quan ra văn bản, đó là sự chuyên tải, truyền đạt thông tin, còn với cơ quan tiếp nhận văn bản thì đó là sự thu nhận thông tin

Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau như: tin tức, mệnh lệnh, chủ trương, chính sách, các quy định, chế độ, thể lệ mới, các yêu cầu, đề nghị, giải trình, phúc đáp, các thỏa thuận trong quan hệ giao dịch

Thông thường, có thể có những loại văn bản theo những hướng như

Sau:

- Văn bản mang tính định hướng như: các chủ trương chính sách

của Đảng, Nhà nước, phương hướng, kế hoạch công tác trước mắt và

lâu dài liên quan đến hoạt động của ngành và đơn vị

- Văn bản mang tính thực tiễn như: các văn bản về mối quan hệ

giữa các cơ quan đơn vị trong hệ thống và ngoài hệ thống, có liên

quan trực tiếp hay gián tiếp trong quá trình hoạt động của đơn vị Các văn bản đánh giá kết quả hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của cán

bộ thuộc quyền trong đơn vị

Vì thế, sự cần thiết phải có đầy đủ thông tin, xử lý một cách khoa

học các thông tin để soạn thảo văn bản cũng như khai thác mọi thông

tin qua hệ thống văn bản là một yêu cầu bắt buộc đối với người lãnh

đạo, người quản lí, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường

2.2 Chức năng pháp lí Chức năng pháp lí của văn bản được thể hiện trong nội dung các

8 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Tem

Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản

văn bản chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ luật pháp

tồn tại trong xã hội, trong việc vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tiễn cũng như việc giải quyết các nhiệm vụ có tính bắt buộc theo quy định của pháp luật Nội dung trong văn bản chính là

những phát ngôn chính thức của cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế,

chính trị, xã hội Vì thế, văn bản là cơ sở pháp lí cho hoạt động của

mọi cá nhân, đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị xã hội Các mỗi quan

hệ xã hội, các ràng buộc về mặt pháp lí giữa các ngành các cấp, giữa

các cơ quan cũng như trong nội bộ đều được thực hiện thông qua hệ

thống văn bản Văn bản là sở sở pháp lí mang tính chuẩn mực và cưỡng chế trong việc vận dụng, giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong

xã hội, trong đời sống thực tế

Vì vậy, để quán triệt và nâng cao tính pháp lí của văn bản, để văn

bản thực sự là công cụ sắc bén thì việc soạn thảo văn bản cần phải chú

ý đến những vấn đề sau:

- Văn bản phải đúng thể thức theo quy định thống nhất chung được thể hiện trong văn bản chuẩn của Nhà nước

- Ban hành văn bản phải đúng thâm quyển Theo quy định chung,

mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội đều có những

chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể nhất định Pháp luật thừa

nhận thâm quyền ban hành văn bản của mỗi cơ quan, mỗi cấp, mỗi ngành

- Văn bản của cơ quan cấp dưới không được trái với văn bản của

cơ quan cấp trên Hay nói cách khác phải đảm bảo tính thống nhất

3.3 Chức năng quản [ý và điều hành

Văn bản là phương tiện chứa đựng và truyền đạt các quyết định

quản lý Quản lý là hệ thống các biện pháp nhằm điều khiển hoạt động của một đối tượng nào đó theo những mục tiêu đã đính trước,

trên cơ sở tính toán đầy đủ những điều kiện, những nhân tố ảnh hưởng

nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao Hệ thống các biện pháp đó chủ yếu

được chuyển tải và truyền đạt thông qua hệ thống văn bản Ở bất kì

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 9

GUAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

quốc gia nảo, Nhà nước cũng đều quản lý đất nước thông qua hệ thống văn bản Hệ thống văn bản luôn chứa đựng những chuân mực

và giá trị xã hội thích hợp với mỗi giai đoạn của lịch sử Mọi chủ thế

của xã hội, để thực hiện việc quản lý trong phạm vi đảm nhiệm của

mình đều cần phải thông qua hệ thống văn bản Hệ thống văn bản đó

thé chế hóa các vấn dé liên quan đến cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc, quan hệ giữa các cấp, giữa các bộ phận trong đơn vị để tạo ra sự thống nhất trong mọi hoạt động chung Người lãnh đạo, người quản lý luôn phải ra những quyết định quân lý sau khi đã thu thập, xử lý, phân

tích một cách đầy đủ và toàn diện những thông tin cần thiết) thông

qua hệ thống văn bản quản lý - giao dịch Cấp đưới cũng như người lãnh đạo, đối tác cũng phải thực hiện những hoạt động theo những

quyết định quản lý trong hệ thống các loại văn bản quản lý

Vì văn bản là phương tiện để truyền đạt các quyết định quản lý nên việc sử dụng phương tiện này như thế nào là tùy thuộc vào năng lực của người quản lý, người lãnh đạo Nghiên cứu hệ thống văn bản

sẽ giúp người lãnh đạo nắm chắc được những chủ trương đường lối

chính sách của Đảng và Chính phủ, từ đó có thể một mặt thực hiện đúng, tuân thủ đúng, mặt khác có thể vận dụng sáng tạo vào những điều kiện hoàn cảnh cụ thể của cơ quan mình Qua hệ thống văn bản, người lãnh đạo hiểu rõ được những yêu cầu, mệnh lệnh của cấp trên

Từ đó người lãnh đạo tiến hành yêu cầu cấp dưới thực hiện các quyết định quản lý đã ban hành, kiểm tra hiệu lực của các loại văn bản thông qua kết quả công tác vận dụng vào các công tác nghiệp vụ hay

tổ chức sản xuất Như vậy văn bản là sản phẩm thể hiện sự tuân thủ,

thi hành những quyết định của cấp trên cũng như thể hiện sự năng

động sáng tạo của cấp đưới, thể hiện khả năng tổ chức công việc có

khoa học hay không của mỗi cơ quan, của mỗi người quản lý, của mỗi

người lãnh đạo Nhìn vào hệ thống văn bản ban hành của một cơ quan

có thể đánh giá được trình độ năng lực của người lãnh đạo Nếu hệ thống văn bản của cơ quan nào đó quá nhiều, quá sự vụ, quá chồng chéo, đan xen, cái nọ mâu thuẫn với cái kia, cái sau phủ định cái

10 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

ỊP

Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản

trước, lĩnh vực này mâu thuẫn với lĩnh vực kia thì có thể thấy ngay

đó là một bệ thống văn bản của một bộ máy quản lý tồi và ngược lại Tóm hai, qua hệ thống văn bản, ta có thể phát hiện được những

bắt cập, bất hợp lý trong hoạt động của guỗng máy quản lý của mỗi cơ

quan Điều đó cũng cho phép đánh giá trình độ tổ chức, khả năng sáng

tạo, tỉnh thần chấp hành, ý thức tôn | trong pháp luập, chấp hành những quy định, quyết định quản lý của cấp trên và sự vận dụng các văn bản

cấp trên vào thực tiễn chỉ đạo hoạt động của cơ quan đơn vị mình Vì

vậy, hệ thống văn bản trong mỗi cơ quan phải quán triệt được việc

giải quyết hài hòa các mối quan hệ trong nội bộ cơ quan, quan hệ trên dưới, cũng như các mối quan hệ khác của toàn xã hội Nói cách khác, khi một văn bản mới ra đời phải cùng với các loại văn bản khác trước

đó tạo thành một hệ thống, một thể thống nhất, tạo ra những mối quan

hệ hợp lý trong nội bộ cũng như toàn xã hội; đồng thời thể hiện sự tác

động qua lại giữa những người lãnh đạo và những người bị lãnh đạo,

cấp dưới Trên cơ sở phát hiện những thiếu sót đó, từng cơ quan sẽ ngăn chặn được những sai lầm và đề ra những biện pháp khắc phục Với công tác kiểm tra thì hệ thống văn bản có ý nghĩa rất quan

trọng, nó được kiểm tra xem xét trên các giác độ sau đây:

- Kiém tra tính hợp lý của việc xuất hiện hay ban hành văn bản

Một văn bản mới ra đời là phải xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn, phù

hợp với điều kiện hoàn cảnh cụ thể nhất định Nó phải không trái với

nội dung của văn bản của cấp trên cũng như với những văn bản đã ban hành trước đó

- Nội dung của văn bản và kết quả thực hiện chúng Điều đó có

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 11

GIÁO TRÌNH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LÝ HINH TẾ VÀ QUAN TRI KINH BOANH

nghĩa là phải xét xem văn bản có tính khả thi hay không, nói cách

khác là có phù hợp với yêu cầu của cuộc sống, quyền lợi và khả năng

của đối tượng thi hành hay không

Có thể nói, qua kiểm tra, nghiên cứu văn bản mới phát hiện ra được những khiếm khuyết, những thiếu sót của văn bản, rút ra được

những nguyên nhân dẫn đến sai lầm để khắc phục, rút ra những kinh

nghiệm thành công hay thất bại trong công tác quản lý Từ đó đánh giá được năng lực, trách nhiệm của từng bộ phận, của từng cán bộ,

cũng như của cả bộ máy quản lý

2.4 Chức năng văn hoá - xã hội và sử liệu Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người, sản phẩm của các

cơ quan, đơn vị, tổ chức trong quá trình đấu tranh vươn đến Chân - Thiện - Mỹ Qua văn bản, ta có thể thấy được sự ứng xử của con' người, của xã hội đối với thiên nhiên, đối với chính con người cũng

như đối với mọi vấn đề thực tiễn Toàn bộ hoạt động, tri thức hay

kinh nghiệm của con người, của xã hội đều được thể hiện ở hệ thống

văn bản Thông qua hệ thống văn bản, ta có thể hiểu được những định

chế cơ bản trong lỗi sống, nếp sống văn hoá của từng thời kì lịch sử

Thông qua hệ thống văn bản, chủ thể ban hành có thể đưa vào đó các

yếu tố văn hoá, các giá trị truyền thống, các phong tục tập quán tốt

đẹp của dân tộc nhằm giáo dục công dân Cho thé ban hành văn bản

có thể đưa vào văn bản những kiến thức pháp luật và nhờ đó nâng cao

ý thức và sự hiểu biết pháp luật của nhân dân, hướng cách xử sự của

mỗi cá nhân hay tập thể phù hợp với các quy định của pháp luật và

phù hợp với bản sắc văn hoá dan tộc

Mọi văn bản ra đời đều bắt nguồn từ nhu cầu xã hội, từ yêu cầu

của các mối quan hệ xã hội Chúng phản ảnh các mối quan hệ xã hội

Bất kì một văn bản mới nào đó ra đời cũng đều phải hướng vào một

quan hệ, hoặc là chung, hoặc là cụ thể nhất định Do vậy, qua văn bản,

ta có thể nhận biết được những vấn đề xã hội đã và đang nảy sinh trên

thực tiễn và cách thức giải quyết những vấn dé đó trong những điều kiện hoàn cảnh cụ thể nhất định Sau khi ra ra đời, văn bản sẽ điều

oe Chương 1 Những van dé chung về văn bản

chinh mot hay mot số mối quan hệ xã hội nào đó đang tồn tại, hay

nhằm tao 12 những mối quan hệ xã hội mới cho phù hợp với hoàn cảnh và với sự tiến bộ của xã hội

Chức năng sử liệu của văn bản được thể hiện ở chỗ, chúng phản

ánh những Ì biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy ra

Mọi biến cố lịch sử, mọi biến cố của cuộc sống, xã hội đương đại đều

được phản ánh trong nội dung của hệ thống văn bản Thông qua hệ thống văn bản, người ta có thể nhận biết được những biến cổ, những

sư kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị, văn hoá và xã hội của thời điểm ban hành văn bản Chúng như những bức tranh lịch sử phản ánh

thực tại xã hội Những văn bản chứa đựng chúng được lưu giữ, qua

thời gian, chúng trở thành những vật chứa sử liệu quan trọng Qua nghiên cứu hệ thống văn bản, ta có thể thu lượm được nhiều thông tin

hữu ích nếu đứng trên giác độ sử liệu Nó phản ánh mọi hoạt động của

một xã hội hay của từng cơ quan, đơn vị qua các mốc thời gian một

cách trọn vẹn, không hề bị thêm bớt hay bóp méo Vì vậy, khi nghiên

cứu lịch sử, người ta cần phải dựa vào hệ thống văn bản

I PHAN LOAI VAN BAN

Hé thống văn bản rất phong phú, phức tạp, cần phải phân loại

chúng để có phương pháp soạn thảo và quản lí chúng cho thích hợp

Có nhiều cách phân loại, ở đây ta chỉ nghiên cứu một số cách phân

loại cơ bản sau:

1 Phân loại theo loại hình quần lí 1.1 Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản đo cơ quan nhà nước có

thâm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều

chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:

- Hiến pháp, luật, nghị quyết do Quốc hội ban hành

GAO TRÌNH KỸ THUAT SAN THẢ VAN BAN QUAN LY KINH TE VÀ QUAN TR KINH DOANH

- Pháp lệnh, nghị quyết do Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành

- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

- Nghị quyết, nghị định của chính phủ, quyết định, chỉ thị của

Thủ tướng Chính phủ

- Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ

quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ

- Nghị quyết của Hội đồng Thâm phán Toà án nhân dân tối cao, quyết định, chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân

tối cao

- Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa cơ quan nhà nước có thâm quyền với tổ chức chính trị - xã hội

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp

- Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân các cấp

1.2 Văn bản tác nghiệp hành chính (quân lÍ hành chính)

Là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà

nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và thường có tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản được ban hành Loại văn bản này thường không mang tính quyền lực, không đảm bảo bằng sự cưỡng chế nhà nước, mà chỉ nhằm mục đích quản lí, giải quyết các công việc cụ thể, thông tin, phan ánh tình hình hay ghi chép công việc phát sinh

Văn bản quản lí hành chính gồm những loại chủ yếu sau:

- Giầy giới thiệu;

- Giấy đi đường

1.3 Văn bản phải chuyển đấi

Đó là những loại văn bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban

hành một văn bản khác Thí dụ như quy chế, nội quy, quy định, điều

lệ

2 Theo đặc trưng nội dung

2.1 Văn bản của các tỗ chức chính trị, xã hội: là các văn bản của các tô chức đảng, đoàn thê: thanh niên, phụ nữ, các hội

2.2 Văn bản kinh tế: là những văn bản mà trong đó có chứa đựng những nội đụng về kinh tế, kinh doanh như: hợp đồng kinh tế, luận chứng kinh tế, dự án đầu tư

2.3 Văn bản kĩ thuật: là những văn bản có tính kỹ thuật thuần tuý như: Luận chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật

2.4 Văn bản ngoại giao: Đó là những văn bản dùng trong lĩnh vực ngoại giao như: công ước quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định,

tôi huệ thư

Ngoài ra còn có các loại văn bản khác như: Văn bản pháp luật,

văn bản an ninh, quốc phòng

3 Phân loại theo kỹ thuật chế tác

3.1 Văn bản giấy

Đó là những văn bản được soạn thảo trên chất liệu giấy thông thường Đây là loại văn bản cơ bản trong lịch sử của nhân loại, gắn liền với kĩ nghệ giấy và in ấn

II NHỮNG YÊU CÀU CHƯNG VẺ SOẠN THẢO VĂN BẢN

1 Các yêu cầu về hình thức văn bản

Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày

06/5/2005 của Bộ Nôi vụ và Văn phòng Chính Phủ về việc hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bố cục của văn bản phải đáp

ứng các yêu cầu cơ bản sau:

Tuy theo thé loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn ctr pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phân, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phân,

mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định

Bồ cục của luật, pháp lệnh được thực hiện theo quy định tại Điều

27 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng I1

năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 02/2002/QH11 ngày 16 tháng 12 năm

2002

Văn bản quy phạm pháp luật khác có thể được bố cục như sau:

- Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế (điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị: theo khoản, điểm;

Pte

Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản

„_ - Thông tư: theo mục, khoản, điểm

Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:

- Quyét định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản,

điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phan, mục, e„ khoản,

điểm

Những yêu cầu về hình thức đối với văn bản quản ly đặt ra cho

người soạn thảo văn bản nhiệm vụ là: phải sắp xếp, bố cục các phần

văn bản một cách khoa học và logic; sử dụng ngôn ngữ và văn phạm

dé phan ánh ý chí của Nhà nước được trung thực, khách quan, dễ

hiểu, đễ thực hiện và đễ áp dụng vào thực tế công tác quản lý Nhà nước

Những yêu cầu về hình thức của văn bản quản lý là tùy theo từng loại văn bản mà tìm cách kết cấu theo từng chủ dé bay thể loại

hợp lý Thông thường những văn bản như điều lệ, quyết định, hợp

đồng được viết đưới dạng điều khoản, còn thì đa phần các loại văn

bản khác được viết đưới dạng văn xuôi Viết dưới đạng văn xuôi, đòi

hỏi phải biết cách bố cục theo trình tự lôgíc từ đặt vấn đề đến giải quyết vấn dé và cuối cùng là kết thúc vấn đề

Trong văn bản quản lý phải chú trọng kỹ thuật trình bay, cach

hành văn rõ rằng, sáng sủa, diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng

thi hành

Khi soạn thảo cần chia văn bản thành các đoạn lớn, đặt tiêu đề cho từng đoạn Có thể dùng các số La Mã, số tự nhiên, các chữ cái (theo vần a, b,e) hoặc có thể chỉ dùng nguyên các chữ số tự nhiên như: (1); (1.1); (1.1.2); (1.2.1.3.); để phân biệt các đoạn Các

phần nhỏ trực thuộc thì ghỉ lài sâu vào trong đề làm nỗi bật-sá thông

16 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

tỉn chính của văn bản TRƯỜNG ĐẠI HỌC J5 BÁC |

TRUONG DAI HOC KINH TE QUOC DAN 17

GUO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

Những thông tin về số liệu thống kê có thể ding bang biểu hoặc

dé thị để trình bày, biểu thị được cả sự phân tích, cả sự tổng hợp và dé hiểu hơn

Cần gạch dưới những ý, những từ ngữ quan trọng để nhấn mạnh thông tin, hướng người đọc chú ý tới nội dung, ý nghĩa của nó

Có thể in nghiêng, đậm hay gạch chân những từ cần nhân mạnh

2 Các yêu cầu về nội dung của văn bản

Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày

06/5/2005 của Bộ Nôi vụ và Văn phòng Chính Phủ về việc hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nội dung của văn bản phải

đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;

- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các van dé, sự việc

phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

~ Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, đễ hiểu;

- Dùng từ ngữ phố thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong

văn bản;

- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng Đối với

những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tác chính tả tiếng Việt;

- Khi viện đẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghỉ đầy đủ tên

loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng,

18 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUÔC DÂN

Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản

năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trừ trường hợp đối với luật và ,pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp

theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó

Tùy theo từng loại văn bản mà người soạn thảo văn bản lựa chọn

kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho thích hợp, có cách thức trình bày

thích ứng để làm rõ những vấn đề cơ bản mà mục đích của văn bản đặt ra Thông qua nội dưng văn bản, người tiếp nhận chúng phải hiểu

được mục đích của văn bản, phải hiểu được những quan hệ mà văn bản đó điều chỉnh, hiểu rõ những việc cần phải xử lý trên cơ sở những

cách thức, phương pháp và nguyên tắc xử sự đúng đắn Cần phải viết sao cho nội dung của văn bản phải phản ánh được những vấn đề cơ bản sau đây:

2.1 Tính mục đích Văn bản phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, tức là

phải trả lời được các câu hỏi: Ban hành để làm gì? Giải quyết mối quan hệ nào? Giải quyết đến đâu? Tính mục đích của văn bản còn

phải thể biện trong khả năng phản ánh được mục tiêu của các chủ

trương đường lối chính sách của Đảng, và Nhà nước cũng như những

chủ trương của các cấp lãnh đạo và các cấp quản lý Nó phải là sự cụ

thể hóa các văn bản của cấp trên vào giải quyết những vấn đề quản lý

cụ thể của cơ quan một cách sáng tạo và kịp thời

Ngoài ra, tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện cả ở việc

phản ánh đíng đắn và đầy đủ những lợi ích, tâm tư, nguyện vọng của

những thành viên trong cơ quan, đơn vị

2.2, Tinh khoa học và tính khả thỉ

Văn bản có tính khoa học là văn bản có đủ lượng thông tin quy

phạm và thông tin thực tế cần thiết Các sự kiện, biến cố, hay nói cách

khác nội dung của văn bản phải chính xác, không dùng những thông tin, sự kiện quá cũ, quá lạc hậu Nội dung các mệnh lệnh, ý tưởng

phải rõ ràng, mạch lạc, không bị người đọc hiểu nhằm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 49

GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAC VAN BAN QUAN LÝ KINH TEVA QUAN TRI KINH DOANH

Van ban có tính khả thi là văn bản phải đáp ứng các vấn đề như:

Phải đưa ra được những vẫn đề xuất phát từ yêu cầu khách quan của

thực tiễn gắn với những điều kiện cụ thể nhất định như tình hình của

đối tượng, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản; yêu

cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ,

năng lực, khả năng mọi mặt của đối tượng thi hành, phù hợp với yêu cầu của các quy luật khách quan Mọi quy định trong văn bản phải biết gắn giữa quyền với nghĩa vụ đi đôi với những điều kiện cụ thể để

thực hiện những quyền và nghĩa vụ đó Nói như vậy có nghĩa là văn

bản phải có khả năng thực hiện được Trên thực tế, cũng có không ít văn bản không thể hiện được chuẩn mực đó, có chăng chỉ là ý chủ

quan của người ban hành mà thôi

2.3 Tính quy phạm

Văn bản quản lý nhìn chung là truyền đạt ý chí của các cơ quan

và để chúng có biệu lực thì tùy theo loại văn bản, cần phải viết nội dung có hàm chứa những vấn đề có tính quy phạm Tính quy phạm thường được thể hiện dưới hình thức những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi, cách xử sự của đối tượng tiếp nhận văn bản Một văn bản mà nội dung có tính quy phạm là văn bản, mà trong đó có chứa những giả định (những điều

kiện, hoàn cảnh và chủ thể cần tác động), trong trường đó thì chủ thể

phải xử sự như thế nào (quy định) và nếu không thực hiện được thì sẽ

bị xử lý như thế nào?(chế tài) Trên thực tế, không phải mọi văn bản

đều có tính quy phạm, mà chỉ những văn bản mang tính pháp lí như

văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy phạm pháp luật thì tính quy phạm mơi được thể hiện rõ

3 Yêu cầu về thể thức văn bản

3.1 Khái niệm về thế thức văn bản

Thế thức văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như

cách thức trình bày các thành phần đó trong một văn bản để dam bao

Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản

tính thống nhất, tính pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành Thể thức

văn bản chỉ được áp dụng trong những văn bản ít nhiều mang tính

pháp lý, hay là co sé dam bao tính pháp lý của các đơn vị cơ quan tổ

chức kinh tế xã hội trong quá trình hoạt động Các thành phần và cách trình bảy, xếp sắp trong thể thức văn bản từ trước đến nay được quy

định ở nhiều văn bản của các cơ quan Nhà nước có thâm quyền như:

Nghị định số 142/CP của Hội đồng Chính phủ ban hành ngày 28/9/1963; Thông tư số 02/BT của Bộ trưởng, Tổng thư ký Hội đồng

Bộ trưởng ban hành ngày 19/7/1989; Thông tư số 33/BT Bộ truởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ngày 10/12/1992, hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản trong các cơ quan hành

chính nhà nước; Nghị định số 101/CP của Chính phủ, ban hành ngày

23/9/1997; Công văn số 900/VPCP-HC của Văn phòng Chính phủ về

việc ghi kí hiệu các văn bản quản lí hành chính nhà nước ngày

14/3/1998

Hiện nay, thể thức văn bản được thống nhất theo quy định tại các

văn bản như: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật Thông qua

kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa IX, ngày 12 tháng 11 năm 1996; Luật

Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân đân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004; Thông

tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ

Nôi vụ và Văn phòng Chính Phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản và Nghị định số 91/2006/NĐ-CP của Chính

phủ ngày 06/9/2006 về việc quy định chỉ tiết thi hành một số điều của

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân,

Ủy ban nhân dân; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4

năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Theo những quy định hiện hành mới nhất đó thì thể thức của một

văn bản chuẩn có những thành phần và cách thức trình bày các thành phần đó như sau:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 21

GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

3.2 Các thanh phan cia van ban

Quốc hiệu được trình bảy ở trên cùng, trang đầu văn bản và hơi

lệch về bên phải Theo quy ước dòng đầu là phông chữ "-VNTimeH, ˆ

cỡ 12", dòng dưới là phông chữ "-VN Time, cỡ 14", viết hoa âm đầu

của mỗi từ và giữa các từ cách nhau bởi dấu gạch ngang

3.2.2 Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản Tên cơ quan, tổ chức ban hành vin ban bao gồm tên của cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp

trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn

bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thâm

quyền, trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ tuan

thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Uỷ

ban của Quốc hội

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi day

đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư

cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên của cơ

quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thẻ viết tắt những cụm từ

thêng dụng như Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân

(HĐND)

22 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUÔC DÂN

Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản

^_ Vidụ:

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp ghi độc lập):

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

TÔNG CÔNG TY UỶ BAN NHÂN DAN

ĐIỆN LỰC VIỆT NAM TỈNH THÁI BÌNH

- Tên cơ quan, tô chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan,

tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp):

Bộ Xây dựng Bộ Giáo dục và Đào tạo

VỤ PHÁP CHẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN

Trường hợp liên cơ quan thì ghi liên cơ quan Thí dụ: Thông tư liên tịch giữa Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, ghi:

BỘ NỘI VỤ - VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày ở phía

trên bên trái trang đầu văn bản

3.2.3 Số và kí hiệu văn bản

* Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật

- Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký

được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm

và năm ban hành văn bản đó Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu

từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng

năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2005, 2007;

- Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt

tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản chữ viết tắt

tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng

Chính phủ) ban hành văn bản

* SỐ, ký hiệu của văn bản hành chính

Số của văn bản bành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ

GIÁU TRÌNH KỸ THUẬT S0ẠN THẢO VĂN BẢN QUẦN LY KINH TE VÀ QUIN TRI KINH DOANH

quan, tổ chức ban hành trong một năm Tuy theo téng số văn bản và

số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản Số của văn

bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm

và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Ký hiệu của văn bản hành chính

- Ký biệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn

bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban

hành văn bản

- Ký biệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví đụ:

Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính - Văn phòng Chính

Céng văn của Sở Công nghiệp tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: /SCN-VP

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể,

Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản

hợp với phạm vi hoạt động của cơ quan ra văn bản:

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung wong

là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn

bản của Bộ Nội vụ: địa danh là Hà Nội

+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành

phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn bản của Uỷ ban nhân dan

thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: địa

danh là Hà Nội;

+ Đối với các tỉnh: là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc

của huyện nơi co quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tinh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh): địa danh là Ha Long;

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện

là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn bản

của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn; văn bản của Uý ban nhân dân quận Hai Bà Trưng và của các phòng, ban thuộc quận: địa danh la: Hai Ba Trưng

- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:

văn bán của UBND xã Ngũ Hiệp, huyện Thanh Trì - Hà Nội: địa danh

là Ngũ Hiệp

* Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật do

Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dan ban hành

là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật khác

và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 25

GIÁO TRÌNH KỸ THUAT SOAN THO VAN BAN QUAN LÝ KINH TẾ VÀ QUAN TRI KINH DOANH

- Với những ngày dưới 10 và các tháng 1,2 phải viết thêm số 0 đẳng trước vì đó là những ngày, tháng có thể bị chèn số vào trước

hoặc sau

* Trình bày

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được in

nghiêng và trình bày ở dưới quốc hiệu, bơi lệch về bên phải;

- Giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản cách nhau

bởi dầu phẩy;

- Dé dam bao tinh trang trọng của văn bản, không viết ngày,

tháng, năm ban hành văn bản theo cách gạch chéo (15/4/2008) hoặc

gach ngang (15-3-2007) mà phải viết đầy đủ: ngày tháng năm

3.2.5 Tên loại văn bản:

- Tên loại văn bản là tên tên gọi của từng văn bản theo hệ thống

văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đều phải ghi tên loại, trừ công văn

Thí dụ: Nghị định, Báo cáo, Tờ trình Tên loại văn bản được in bằng

chữ in hoa, khổ lớn, chính giữa trang giấy đưới địa danh và ngày tháng

- Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một

cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản Thí dụ: một

tờ trình về việc xây dựng một trung tâm thương mại dịch vụ thì ghi là:

về việc xây đựng Trung tâm thương mại dịch vụ Trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới tên loại văn bản Riêng đối với công văn thì

trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới số và kí hiện của văn bản

3.2.6 Nội dung của văn bản Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong

đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các

quy định được đặt ra; các vẫn đề, sự việc được trình bày Nội dung

của văn bản được viết và trình bày tùy theo từng loại văn bản cụ thể

(xem phần yêu cầu về nội dung văn bản)

26 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Chương 1 Những vấn đề chưng về văn bản

^ 3.27 Chức vụ, họ tên và chữ kỷ của người có thẩm quyền

* Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp người đứng đầu ký vào những văn bản theo thẩm

quyền ký thì ghỉ chức vụ của người đứng dau;

Thí dụ: CHỦ TỊCH

- Trường hợp người đứng đầu mới chỉ giữ quyền đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi Q vào trước chức vụ của người đứng đầu;

Thí dụ: Q TÔNG GIÁM ĐÓC

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.”

(thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tô chức

Thí dụ: TM UBND HUYỆN

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức (áp dụng cho cấp phó khi được người đứng đầu uỷ quyền giải quyết công việc hay lĩnh vực nào đó) thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào

trước chức vụ của người đứng đầu;

Thí dụ: KT CHỦ TỊCH

- Trường hợp ký thừa lệnh (áp dụng trong trường hợp người đứng đầu uỷ nhiệm cho cấp dưới - dưới một cấp, kí vào những văn

bản nào đó) thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức

vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

Thí dụ: TL HIỆU TRƯỞNG

- Trường hợp ký thừa uỷ quyền (Trong trường hợp đặc biệt,

người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thé uy quyền cho cán bộ phụ trách đưới mình một cấp ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký) thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ » (thira uy quyén) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tô chức

* Chức vụ của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghỉ chức danh như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch,

Giám đốc, Phó Giám đốc v.v không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; văn bản ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền và những trường hợp cần

thiết khác do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

Chức vụ ghi trên văn bản đo các tổ chức tư vấn như Ban, Hội

đồng của Nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức đanh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó Đối với

những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan,

tổ chức thì chỉ ghỉ chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con

dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong

cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới, ví dụ:

- Chức vụ của người ký văn bản đo Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo

của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau:

KT TRƯỞNG BAN

(Chữ lý, dấu của Bộ Xây dựng) (Chữ lạ, dấu của Bộ Xây dung)

BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG

TM HỘI ĐỒNG

Nguyễn Văn A Trần Văn B

Chương 1 Những vấn để chung về văn bản

hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y

tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi

thêm học hàm, học vị

3.2.8 Dấu của cơ quan, tổ chức Dấu của cơ quan, tô chức là đấu hiệu thể hiện tính pháp, lý của cơ

quan, tổ chức ra văn bản Mỗi cơ quan chỉ có một con dấu Người

đứng đầu cơ quan, tổ chức là người chịu trách nhiệm quản lí và sử dụng con đấu

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ đã có chữ kí của người có

thẩm quyển kí Dấu phải đóng trùm lên 1/3 chit ki về phía bên trái

Không được đóng dấu khống chỉ (tức đóng dấu vào văn văn bản chưa

có nội dung hoặc chưa có chữ kí của người có thâm quyền)

3.2.9 Nơi nhận

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân

nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể nhự để kiểm tra, giám sắt, để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp luật, căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị

hoặc cá nhân có liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn

vi hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề

xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình

người ký văn bản quyết định

GAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TẾ VÀ QUAN TRI KINH DOANH

Déi voi van ban chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi

tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận

được ghi chung, ví dụ:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

~ Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã (thuộc tỉnh )

Đối với những văn bản có ghi tên loại văn bản, nơi nhận bao gồm

từ “nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân

nhận văn bản

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

- Phan thứ nhất bao gồm từ “Kính gui”, sau đó là tên các cơ

quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, , phía dưới là từ “như

trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên

quan khác nhận công văn

Nơi nhận được trình bày ở dưới cùng phía trái văn bản (ngang với chức vụ của người kí văn bản)

3.2.10 Dẫu chỉ mức độ "mật" và "khẩn"

* Dấu chỉ mức độ khẩn:

.Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau:

- Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn;

- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân

soạn thảo văn bản để xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết

định

Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn; mực dùng để đóng dấu độ khân

dùng mực màu đỏ tươi

* Dấu chỉ mức độ mật:

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật),

30 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản

dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của nến luật về bảo vệ bí mật nhà nước

Dấu chỉ mức độ "mật" và "khẩn" được đóng ở dưới số và kí hiệu

của văn bản; với công văn, được đóng dưới trích yếu nội dung công

văn

3.2.11 Các thành phân thể thức khác của văn bản:

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; dia chi trén mạng

(Website); số điện thoại, số Telex, số Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều

kiện thuận lợi cho việc liên hệ;

- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “trả lại sau khi họp (hội

nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” đối với những \ văn ban

có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần ” Các chỉ dẫn trên có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dy thao van ban;

- Ky hiéu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với

những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành;

- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thi trong van bản phải

có chỉ dẫn về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có

từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng

chữ số La Mã;

- Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ

trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả-rập; số

trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục

Trình bày các thành phần của văn bản:

SO pO BO TRI CAC THANH PHAN THE THUC VAN BAN (Trên một trang giấy khỗ A4: 210 mm x 297 mm)

(theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 31

rT G00 TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LÝ KINH TE VA QUAN TRI KINHDOANH - Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

ˆ 108 Sa : Tén loai va trich yéu ndi dung văn bản

6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 :_ Dấu của cơ quan, tổ chức

oo ? 10a : Dấu chỉ mức độ mật

“ 10b : Dau chi mite d6 khan

il :_ Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

13 : _ Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Dia chi co quan, tô chức; địa chỉ E-Mail; dia chi

[si |

G1AO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LÝ KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

IV QUY TRINH SOAN THAO VAN BAN

Soạn thảo văn bản là một việc rất quan trọng, đòi hỏi người soạn

thảo phải có trình độ nhất định, phải có đủ trình độ chuyên môn mới

có thể soạn thảo được một văn bản có chất lượng tốt, đạt được những

mục đích và yêu cầu đặt ra Người viết văn bản phải tuân theo một

quy trình cụ thể Quy trình Soạn thảo văn bản là cách thức tiến hành,

là các bước công việc được sắp xếp theo những trình tự cụ thể nhất định để soạn thảo ra văn bản một cách khoa học nhất Các nhà khoa học về văn bản học đã đưa ra một quy trình soạn thảo văn bản qua các bước sau:

1 Giai đoạn chuẩn bị

Đây | là giai đoạn định hình khái quát về văn bản định viết, trong

đó bao gồm việc xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành, xác định đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản Trên cơ sở đó, ta mới

có thể xác định được loại văn bản và soạn thảo được nội dung văn bản

thích hợp Đây là giai đoạn rất quan trọng làm cơ sở cho việc thu thập

thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ cho viết văn bản Mặt khác,

cũng qua đó người viết sẽ lựa chọn được cách trình bày, cách viết, sử

dụng ngôn ngữ văn phong và thời điểm ban hành cho thích hợp

2 Giai đoạn soạn thảo đề cương

Đề cương là bản ghỉ những vấn đề cơ bản nhất, cốt yếu nhất để dựa vào đó mà phát triển ra khi nghiên cứu trình bày thành một vấn đề

hoặc viết thành một văn bản hoàn chỉnh Với ý nghĩa đó, soạn thảo đề cương là giai đoạn quan trọng Đề cương càng chỉ tiết, càng cụ thể, tỷ

mỹ bao nhiêu thì việc thé hiện thành văn bản hoàn chỉnh càng thuận

lợi bay nhiéu Để có một đề cương hoàn chỉnh, ta cần phải căn cứ vào các yếu tố như: phạm vi điều chỉnh của văn bản, thể thức văn bản,

thâm quyển ra văn bản, phương thức quản lý văn bản Việc soạn

thảo một đề cương thông thường bao gồm những bước công việc sau

đây:

TY

Chương 1 Những vấn đề chung về văn bản

- Xây dựng dàn bài: Dàn bài thường gồm những phần sau: Phần

mở đầu, phần nội dung (hay phần quy định) và phần thi hành Trong mỗi phần nói trên lại bao gồm nhiều nội dung cụ thể cả về thể thức

lẫn cách thức trình bày

- Soạn đề cương: Trên cơ sở đàn bài đã xây dựng mà viết thành

một đề cương hoàn chỉnh Từ đề cương sơ bộ đến đề cương chỉ tiết

Đề cương cảng chỉ tiết, việc thể hiện chúng thành văn bản hoàn chỉnh

càng dé dang

3 Giai doan viét thanh van ban

Đây là giai đoạn có tính quyết định nhằm chắp nối những ý chính

trong đàn bài, trong để cương thành một văn bản hoàn chỉnh thông

qua các phương tiện diễn đạt bằng ngôn ngữ Cần phải viết một mạch

để đảm bảo tính lôgic và thống nhất Một đề cương có tốt như thế nào

đi chăng nữa, nhưng nếu người viết không biết thể hiện nó, không biết

diễn đạt những ý tưởng đề ra thì chất lượng của văn bản vẫn kém Sau

khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách

bố cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa câu cú, văn phạm, lỗi chính tả Đây là khâu quan trọng bởi vì không ít trường hợp bị nhằm

lẫn, thiếu logie, sai về sử dụng từ và văn phạm, mắc lỗi chính tá Văn

bản hiện nay thường được trình bày in ấn bằng máy vi tính, do vậy cần phải kiểm tra cân thận bản in trước khi trình kí

4 Giai đoạn xét đuyệt và kí văn bản

Phải là người có trách nhiệm và đủ thắm quyền mới được ký văn

bản Thông thường trong hoạt động của các đơn vị, cơ quan kinh tế xã

hội thì người soạn thảo văn bản không phải là người ký văn bản, mà

thường là các bộ phận chức năng tham mưu hay thư ký giúp việc Họ thường là những người hiểu biết và có năng lực, tuy nhiên hoặc là do

những sơ suất, hoặc là do ý thức không tốt, có ý định lợi dụng văn bản

cho mục đích riêng, cho nên người có trách nhiệm ký văn bản cần

phải kiểm tra chặt chẽ văn bản trước khi ký Trong thực tế hoạt động

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 35

BIÁO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

kinh doanh giao địch hiện nay, không ít trường hợp còn được ký kết với nhau trên bàn tiệc Đây chính là một việc sai nguyên tắc nhưng do tùy hứng, nhất là khi vui vẻ, có hơi men không ít người cứ ký mà

không xem xét kĩ Kí và đóng dấu thường là đi đôi với nhau theo

nguyên tắc ký trước, đóng dấu sau, nhưng trên thực tế không ít trường

hợp còn đóng dấu khống chỉ hoặc ký trước đóng dấu sau nhưng lại

thực hiện trên mẫu văn bản chứ chưa có nội dung gì cả, nhất là đối

với các loại giấy giới thiệu, hợp đồng kinh tế Trong một số trường

hợp người ta còn đóng dấu cho cả những chữ ký phô tô, chẳng hạn,

công văn mời họp trong trường hợp gửi đi quá nhiều địa chỉ

Về mặt khoa học, quy trình soạn thảo văn bản trên là quy trình phổ biến, thường được áp dụng đối với những văn bản lớn, phức tạp bao hàm nhiều nội dung, đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật, các bản điều lệ, quy chế Tuy nhiên, trên thực tế, không phải soan thảo văn bản nào cũng phải tuân theo quy trình phổ biến đó mà có thể

tuân theo quy trình cá biệt Không phải bao giờ người soạn thảo văn

bản cũng soạn thảo một bản đề cương hoàn chỉnh đối với những văn bản đơn giản, ít phức tạp như công văn, thông báo Thông thường thì người ta viết trực tiếp rồi sửa lại

Riêng về lấy ý kiến góp ý hoàn chỉnh cho văn bản, theo quy trình

thì phải có sự tham gia đóng góp ý kiến của những người có kinh nghiệm soạn thảo hoặc phải có sự tham khảo ý kiến của nhiều người

có liên quan trình người phụ trách để nhận những ý kiến đóng góp

Điều này chỉ được áp dụng đối với việc soạn thảo những văn bản mang tính đại chúng, liên quan đến những vấn dé chung nhất, rộng rãi

nhất; không áp dụng đối với những văn bản tác nghiệp đơn giản hay

những văn bản chứa đựng những thông tỉn bí mật

SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN

I TAO LAP VAN BAN VA TRINH BAY NOI DUNG VAN BAN

1 Xác định chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản

1.1 Vai rò Đây là bước quan trọng đầu tiên mà người viết văn bản cần tiến

hành để văn bản có được tính nhất thể Việc xác định chủ đề chung và

chủ để bộ phận được thể hiện ở chỗ tất cả những điều được trình bay

ở các đoạn văn với các chủ đề bộ phận khác nhau đều phải nằm trong

định hướng phục vụ cho chủ đề chung của văn bản Có như vay, van bản mới trở thành một chỉnh thể thống nhất, không bị rời rac, tan mạn

Ví dụ: Hãy xác định chủ đề chung và chủ đề bộ phận của một

báo cáo với tựa đề là: Thực trạng - Nguyên nhân - Giải pháp của tình

hình nghiện ma tuý trong học sinh, sinh viên

Ta xác định ngay chủ đề chung của văn bản này là tình hình

nghiện mà tuý trong học sinh, sinh viên Chủ đề này được triển khai

GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TẾ VA QUAN TRI KINH DOANH 1.2 Các quan hệ xác định chit dé chung và chủ đề bộ phận

Có nhiều nhân tố giúp cho việc xác lập chủ đề chung và chủ đề

bộ phận của văn bản Sau đây là các cơ sở quan hệ khách quan và chủ

quan của việc xác lập

* Các quan hệ mang tính khách quan

- Quan hệ có tính chất bên trong giữa đối tượng và các thành tố

cầu tạo đối tượng, chẳng hạn, chủ đề chung là làng họ Việt Nam thì

các chu dé bộ phận là làng họ của quá khứ, làng họ trong hiện tại

- Quan hệ có tính chất văn hoá giữa đối tượng với môi trường

văn hoá, tập quán, tín ngưỡng tổn tại xung quanh đối tượng, chẳng hạn chủ đề chung là con người với lao động thì chủ đề bộ phận là con

người với sinh hoạt văn hoá, con người với môi trường

* Các quan hệ mang tính chủ quan Thực chất là thái độ chủ quan của người viết, thể hiện quan điểm,

nhận thức, đánh giá đối với nội dung và đối tượng

Người viết văn thường để lại những dấu ấn chủ quan của mình

về đối tượng: cách sắp xếp các chi dé bộ phận, cách đánh giá về đặc điểm, tính chất chung của chú đề bộ phận trong quan hệ với chủ đề

chung

Một kết cấu văn bản gồm ba phần chính là: phần mở đầu, phần

khai triển và phần kết thúc thì chủ đề chung và chủ đề bộ phận thường

được trình bày ngay trong phần mở đầu bằng những câu luận đề Câu

luận đề thường nằm ở cuối phần mở đầu nhằm nêu chủ đề chung, liệt

kê chủ để bộ phận Thông thường, câu luận đề nêu chủ để chung và chủ đề bộ phận Nó có đặc điểm sau:

-~ VỀ nội đụng: Câu luận để nêu chủ đề chung là chủ đề có nội dung rộng nhất, khái quát nhất, nếu văn bản mở đầu theo phương pháp qui nạp; còn nếu văn bản được mở đầu bằng phương pháp diễn dịch thì câu luận đề lại là câu có nội dung cụ thể nhất, hẹp nhất

- Về vị trí: Câu luận đề thường đứng cuối phần mở đầu

38 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Chương 2 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

2 Xây dựng cơ sở lập luận để phục vụ chủ đề văn bản

2.1 Lập luận và các yếu tố của lập luận

Muốn văn bản thuyết phục được người đọc thì lập luận giữ vai

trò quan trọng Lập luận là dựa vào sự thật đáng tin cậy và các lý lẽ đầy đủ, xác đáng để nêu ra quan điểm, ý kiến của mình Lập luận đòi hỏi có sự kết hợp các yếu tế luận điểm, luận cứ, luận chứng

Dé luận điểm được trình bày một cách có hiệu quả nhất, một mặt,

cần nêu rõ các luận điểm để người đọc hiểu được người viết trình bày van dé gi, ý kiên của người viết về các vấn đề đó ra sao; mặt khác,

phải biết cách luận chứng tức là sự vận dụng các phép suy luận légic,

phối hợp, tô chức các lý lẽ và dẫn chứng để thuyết minh cho luận

điểm Các lý lẽ và dẫn chứng thuyết minh, phục vụ cho luận điểm gọi

là luận cứ Luận cứ của lập luận đòi hỏi phải chân thực, xác đáng, toàn điện

Trong ba yếu tố trên, luận chứng đóng vai trò rất quan trọng Sau đây là một sô cách luận chứng:

- Diễn địch là cách suy luận xuất phát từ một chân lý chung phổ

biến mà suy các chân lý cụ thể, các biểu hiện cụ thể

- Qui nạp là cách suy luận đi từ những chứng cứ cụ thể suy ra

những nhận định tông quát

- Phối hợp diễn dịch và qui nạp

- Để các luận điểm được chặt chẽ, có sức thuyết phục, một văn bản cần phải đạt các yêu cầu sau:

- Các luận điểm phải được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc

- Hệ thống lý lẽ phải được dẫn dắt, sắp đặt theo một trình tự khoa học, hợp lý

- Các dẫn chứng cần phải chính xác, đáng tin cậy, phù hợp với luận điểm đã nêu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 39

Gyo TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LÝ KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

2.2 Chuyễn đoạn trong văn bản

Trong văn bản các phần các ý vừa phải được trình bày tách bạch,

độc lập với nhau, vừa phải liên kết chặt chế để tạo thành văn bản

thống nhất hoàn chỉnh Chuyển đoạn tức là dùng các từ ngữ hoặc câu văn thể hiện đúng mối quan hệ nội dung giữa các phần, các ý để liên

kết chúng lại làm cho bài viết liền mạch

Có hai cách chuyển đoạn như sau:

- Cách 1: Dùng các kết từ hoặc các ngữ tương đương với kết từ

Các kết từ và ngữ thường dùng là: trước tiên, trước hết, thoạt tiên, một

là, hai là, cuối cùng, sau cùng (nối các đoạn có quan hệ thứ tự với

nhau); một mặt, mặt khác ngoài ra, bên cạnh đó (nối các đoạn có quan

hệ song song); bởi vậy, bởi thế, cho nên, vì lý do trên (nối các đoạn có

quan hệ nhân quả); tóm lại, nói tóm lại, tổng kết lại, chung qui iại (nối các đoạn có ý nghĩa tổng kết với các đoạn văn trước)

- Cách 2: Dùng câu chuyển đoạn:

+ Chêm vào mạch văn những câu thông báo trực tiếp về ý định chuyển đoạn của người viết Ví dụ: Phẩn trên, chúng tôi đứng về người sản xuất mà phê phán tác dụng của làm hàng giả Cũng có thể đứng về phía người tiêu dùng mà nhìn nhận vấn đề này

+ Chuyển đoạn bằng những câu nối kết một cách tự nhiên Ví dụ:

Trấn thuế là tạo ra các tác hại khôn lường Trong kinh doanh hiện

nay tác hại khôn lường đó là như thé nào?

3 Cách thức trình bày nội dung văn bản 3.1 Xây dựng kết cẫu văn bân

3.1.1 Lập dàn ý

Lập dàn ỷ là sắp xếp các ý theo trật tự, mục đích, yêu cầu đề ra trong văn bản sao cho thích hợp và xác định mức độ trình bày mỗi ý theo tỷ lệ thoả đáng giữa các ý Đây là công việc có tầm quan trọng để các ý tưởng của người viết được trình bày cân đối, chặt chế, mạch lạc

40 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Chương 2 SỬ dụng ngôn ngữ trong văn bản

trong văn bản

Các bước lập dàn ý được thực hiện theo thứ tự sau:

- Xác lập các ý lớn: xác lập các chủ đề bộ phận trong tương quan

với chủ đề chung Ví dụ: chủ đề chung là nạn trốn thuế thi chi dé bd

phận có thê là: Thực trạng của việc trốn thuế; những nguyên nhân gây

ra trốn thuế; các giải pháp khắc phục

- Xác lập các ý nhỏ: mỗi ý lớn được cụ thể hoá thành nhiều ý

nhỏ Sau đó các ý nhỏ này cũng được cụ thể hoá thành nhiều ý nhỏ

hơn

- Sắp xếp các ý: là việc sắp xếp các ý sao cho bài viết đảm bảo tính hệ thống lập luận và tâm lý tiếp nhận của người đọc Có trường

hợp phải được sắp xếp theo trật tự bắt buộc bởi vì có thể có giải quyết

xong ý này thì mới đủ điều kiện giải quyết ý kia Cũng có khi việc sắp

xếp ý không bị gò theo một trật tự cố định nào

Trong khi lập đàn ý, để phân biệt có ý lớn, ý nhỏ theo cấp độ,

người ta thường dùng cách xuống dòng và tuần tự dùng các ký hiệu số

La Mã (LILIIL ) chữ cái in A,B,C , các chữ số tự nhiên: 1,2,3 các

chữ cái thông thường a,b,c Nếu cần chỉ tiết hơn nữa thì dùng các ký

hiệu đấu hoa thị, dấu gạch đầu dòng

3.1.2 Lập đề cương chỉ tiết

Là dựa vào lập dàn ý để ghi lược những ý tưởng, quan điểm

trong nội dung văn bản bằng những hoa thị và dấu gạch dau dong

Việc lập đề cương chỉ tiết sẽ giúp cho giai đoạn viết được nhanh

chóng, chủ động tránh được sự trùng lặp và bỏ sót nội dung Đề cương chỉ tiết bao gồm các phần:

- Phần mở đầu: nêu căn cứ, mục đích, lý do ban hành văn bản

- Phần triển khai: nêu các biện pháp, phương pháp thực hiện văn, bản, các quan hệ chung giữa chủ thể và các đối tượng thực hiện văn bản, các đơn vị, cá nhân thực hiện văn bản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 41

GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TE VÀ QUAN TR] KINH DOANH

- Phần kết thúc: Giúp đối tượng hiểu rõ những nội dung chính

được trình bày ở phần triển khai, thông báo cho người đọc biết là văn bản đã được kết thúc

3.2 Các kiểu tô chức văn bản

Có nhiều cách tổ chức, trình bày và đối tượng phục vụ mà có sự

lựa chọn sao cho phù hợp Sau đây là hai cách trình bày chính:

3.2.1 Trình bày theo trình tự khách quan

~ Trình bày vấn đề theo các quan hệ lôgic khách quan Theo cách

này chủ thể chung theo cách thức nào đó sẽ được thu hẹp lại, trở thành chủ đề bộ phận và sẽ được xem xét chỉ tiết hơn theo một trình

tự lô gie nhất định

Sau đây là các cách trình bày: Trình bày vấn đề theo quan hệ

toàn thể bộ phận Cách trình bày này dựa vào cấu trúc hệ thống của

đối tượng Theo cách trình bày này, người viết sẽ lần luợt trình bày theo tầng bậc, các bộ phận của hệ thống cấu trúc Có hai phương thức

tô chức theo cách này: tổ chức theo chuỗi hoặc theo khối Nếu tổ chức

văn bán theo chuối, người viết sẽ đề cập đến nguyên nhân thứ nhất và

kết quả của nó, nguyên nhân thứ hai và kết quả của nó Vậy nguyên nhân kết quả sẽ nằm trong cùng một đoạn văn Còn nếu văn bản tổ chức theo khối, người viết sẽ đưa ra tất cả các nguyên nhân của vấn

dé, sau đó mới xem xét các kết quả tương ứng Như vậy, nguyên nhân

và kết quả sẽ nằm ở các đoạn văn khác nhau

~ Trình bày vẫn đề theo trình tự thời gian: Phương thức này được

trình bày theo nguyên lý: sự kiện nào xảy ra trước sẽ được trình bày trước, sự kiện nào xảy ra sau sẽ được trình bày san theo các mốc thời gian hay dòng chảy của sự kiện Để chuyển đoạn văn bản, người ta

thường dùng các từ ngữ để chỉ quan hệ thời gian như: trước tiên, trước

hết, thoạt tiên, cuối cùng, sau cùng

3.2.2 Trình bày vẫn đề theo quan hệ chủ quan

- Trình bảy vấn để theo lôgic chủ quan: Cách trình bày này gồm

42 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Chương 2 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

hai phương thức: trình bày theo sự đánh giá về mức độ quan trọng hay điểm nhìn của người viết và so sánh tương đồng, tương phản Hai

phương thức này thường được trình bày trong văn bản khoa học và trong văn bản nhà trường

- Trinh bay theo tâm lý cảm xúc: Cách trình bày này chủ yếu

được dùng trong phong cách văn học nghệ thuật

4 Viết đoạn văn và liên kết đoạn văn

4.1 Viết đoạn văn

4.1.1 Đoạn văn là gì?

Doan văn là cơ sở để tổ chức văn bản gồm một số câu gắn bó với nhau trên cơ sở dé tô chức văn bản gồm một số câu gắn bó với nhau

trên cơ sở chủ đề bộ phận, cùng nhau phát triển chủ đề theo định

hướng chung văn bản

Các đoạn văn khác nhau có kích thước vật chất khác nhau: có thể vài trang, vài câu thậm chí có thể một câu Ta có thể nhận biết đoạn

văn trong một khổ viết (tức giữa hai đấu chấm xuống dòng)

4.1.2 Cấu tạo của đoạn văn Một đoạn văn thường có 3 bộ phận chính sau:

- Câu chủ đề: Đây là câu quan trọng nhất của đoạn văn, có nhiệm

vụ giới thiệu đối tượng chủ đề và nội dung chính của đoạn văn Nhờ câu chủ để, người viết có thể chủ động dự kiến những thông tin để

đưa vào đoạn văn, sao cho rõ, ngắn gọn, súc tích Câu chủ đề có thể đứng đầu, có thể đứng cuối đoạn văn Ví dụ: những thời kỳ xã hội trải

qua, một cuộc thay đổi lớn là những thời kì kinh tế chịu nhiều tác

động sâu sắc

- Các câu triển khai: Đây là các câu có quan hệ trực tiếp hoặc

gián tiếp có quan hệ với chủ để đoạn văn, có nhiệm vụ thuyết minh,

phát triển, giải thích cho nội dung bạn định về chủ đề

- Câu kết: Đây là câu có nhiệm vụ báo hiệu sự kết thúc của đoạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 43

gọi là ngữ pháp văn bản) Có hai yếu tố liên kết văn bản là yếu tổ liên

kết nội dung và yếu tổ liên kết hình thức

4.2.1 Liên kết nội dung

* Liên kết chủ đề:

Liên kết chủ đề là liên kết sao cho toàn văn bản xoay quanh một chủ đề Chủ đề toàn văn bản được phân thành các chủ để con và được thể hiện thông qua từng đoạn văn, từng câu Để tạo ra một văn bản là một chỉnh thể thống nhất, các câu, các đoạn văn cần phải gắn bó, quan

hệ trực tiếp hay gián tiếp đối với chủ đề Nếu không tuân thủ theo

điều này, văn bản sẽ trở thành rời rạc, tản mạn Ví dụ: ngữ là đơn vị ngữ pháp ở bậc trung gian giữa từ và câu Kết quả học tập ở lớp tụt

hẳn xuống Xí nghiệp đang tap trung dé dn định tổ chức Ta thấy các

câu này có nội dung hết sức xa lạ với nhau; không phù hợp với nhau

và do vậy, không thể tạo thành một văn bản đúng được

Liên kết chủ thể được thông qua các phương thức: Lặp từ vựng,

lặp ngữ pháp, lặp ngữ âm v.v Ta gọi những phương thức này là

phương thức liên kết chủ để (sẽ được trình bày ở phần sau)

* Liên kết lôgic;

Nếu như liên kết chủ đề là sự duy trì, phát triển các chủ để bộ

phận xoay quanh chủ đề chung thì liên kết lôgic là sự sắp xếp có ý các

44 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Chưởng 2 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

chủ đề bộ phận theo một trình tự hợp lý, lôgïc Do đó, nó mang tính

ngữ nghĩa nhiều hơn

Liên kết lôgie được thể hiện thông qua pháp tuyến tính (theo trật

tự thời gian, mức độ chuyên sâu) và phép nối (dùng từ ngữ để nối các câu, đoạn văn lại với nhau)

Sau đây là ví dụ về phép tuyến tính "Ngày nay chúng ta là sinh

viên Mai sau sẽ là cán bộ khoa học của đất nước" và "phép nối”:

Phải loại bỏ những cảm tính tuỳ tiện, đồng thời cũng phải đấu tranh

để thay đổi những nguyên tắc lỗi thời Có thể sẽ còn thất bại vì nói

bao giờ cũng để hơn làm Nhưng làm mà có khi thành, khi bại, vẫn tốt

hơn không làm Tắt nhiên, chúng ta phải cố gắng tìm ra cách làm tốt

nhất đề không thất bại”(Nguyễn Mạnh Tuấn)

4.2.2 Liên kết hình thức

Là sự liên kết, gắn bó các câu lại với nhau để văn bản trở thành

đúng hơn, hay hơn Sự liên kết về hình thức chỉ có giá trị khi chúng là

sự thể hiện liên kết về nội dung Sau đây là các phương thức liên kết

hình thức

* Phép lặp từ vưng:

Phép lặp từ vựng là một dạng thức của phương thức lặp lại mà ở

đó chủ tổ và lặp tố là những yếu tế từ vựng (từ, cụm từ)

Lặp từ vựng là dang thức liên kết phổ biến nhất trong văn bản

Phép lặp từ vựng có thể phân chia thành nhiều loại Căn cứ vào kích

thước từ lặp, ta có thể phan chia lap tir , lap cụm từ Căn cứ vào bản chất của từ loại có thể phân biệt lặp cùng loại và lặp chuyến từ loại

Ví dụ: Lực lượng của giai cấp công nhân và nhân dân lao động là rất

to lớn Nhưng lực lượng ấy còn có Đảng lãnh đạo mới chắc chắn thắng lợi

Đại từ ở đây làm nhiệm vụ thay thế cho không được lặp (ấy bằng

giai cap công nhân và nhân dân lao động) Phép lặp từ vựng được lặp danh từ, lặp động từ, lặp tính từ, lặp trạng từ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 45

Căn cứ vào đặc điểm cấu trúc có thể phân loại lặp ngữ pháp thành bốn kiểu: lặp đủ, lặp thừa, lặp khác và lặp thiếu Ví dụ: Nếu bên mua vi phạm hợp động sẽ bị mắt toàn bộ số tiền đặt cọc Nếu bên bán

Trên thực tế, khi có hiện tượng lặp từ vựng thì đồng thời có cả

hiện tượng lặp ngữ âm Bởi vì từ bao giờ cũng có hai mặt: mặt nội dung và mặt hình thức Mặt hình thức chính là vỏ âm thanh vật chất

của từ

Phép lặp ngữ âm có thể phân tích thành lặp hoàn toàn, lặp bộ

phận Ví dụ: Aỗi làng có một pháo đài Mỗi người dân là một chiến

sĩ

Phép lặp ngữ âm được dùng chủ yếu trong các văn bản văn học nghệ thuật, đặc biệt là trong thơ ca

* Phép thế:

Phép thế là phương thức liên kết văn bản mà trong đó có một từ

hay cụm từ ở câu này dùng thay thế cho một từ hay cụm từ thậm chí

cho cả câu trước đó để tránh sự lặp lại trong văn bản

Có thể phân chia phép thế thành: phép thế đại từ, phép thế đồng

nghĩa Ví dụ: Buôn lậu và trần thuế tạo ra các tác hại khôn lường

Nó làm cho kỷ cương pháp nước không nghiêm, long tin của nhân dân

bị suy giảm, đạo đức xã hội bị xuống cáp

Phép thế được sử dụng rộng rãi trong các phong cách khoa học,

46 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Chương 2 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

báo chí - công luận, chính luận và hành chính - công vụ

thời gian; do đó, vì thế cho nên, vì vậy, bởi vậy chỉ ra mối quan hệ nguyên nhân - kết, quả Ngoài ra, việc sử dụng linh hoạt các từ lập

luận như "đã lại ", "vừa vừa ", "khong thé , trừ phi "

"cang , càng " v.V “cũng giúp cho luận điểm được trình bày rõ

ràng

I SU DUNG NGON NGU TRONG VAN BAN

1 Các loại phong cách ngôn ngữ Cùng một sự kiên, hiện tượng, người ta có thể có nhiều cách thông báo, trình bày khác nhau Mỗi cách như vậy có những đặc điểm riêng thuộc phong cách của mình, ta gọi đó là phong cách chức năng

Có nhiều cách phân loại phong cách chức năng Cách phân loại

phố biến trong phong cách học tiếng Việt là cách chía phong cách

chức năng theo hai bậc: bậc một chia ra phong cách khẩu ngữ và

phong cách ngôn ngữ văn hoá, đến bậc hai chia phong cách ngôn ngữ văn hoá thành các phong cách nhỏ như: phong cách khoa học, phong

cách chính luận , phong cách báo chí - công luận, phong cách văn học

nghệ thuật và phong cách hành chính - công vụ

1.1 Phong cách khoa học Phong cách khoa học là phong cách thích hợp, với những văn bản phản ánh hoạt động tư duy trừu tượng của con người và phục vụ

cho mục đích giao tiếp trong lĩnh vực khoa học

Phong cách khoa học có ba đặc trưng: tính chính xác khách quan,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 47

GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT S0ẠN THAG VAN BAN QUAN LÝ KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

tính logic nghiêm ngặt và tính khái quát trừu tượng cao

Phong cách ngày đòi hỏi sử dụng nhiều và chính xác thuật ngữ

khoa học, từ ngữ trừu tượng, từ ngữ theo nghĩa đen, sử dụng nhiều kiểu câu có cấu trúc phức tạp Phong cách này đòi hỏi sự ngắn gọn,

xúc tích

1.2 Phong cách báo chí - công luận Phong cách báo chí - công luận là phong cách thích hợp với

những văn bản trên báo, đài và bản tin phan anh hoạt động thông tỉn,

dư luận chung của xã hội về các vấn đề thời sự

Để thực hiện chức năng thông báo, tác động trong công việc thông tin, tuyên truyền, phong cách báo chí - công luận có ba đặc trưng là tính chiến đấu, tính thời sự, tính hấp dẫn

Phong cách này sử dụng những từ ngữ, những, kiểu câu khuôn mẫu, kết hợp linh hoạt với những từ ngữ, những kiểu câu biểu cảm

Phong cách này rất chú trọng đến cách diễn đạt, trình bày (nhất là đầu đề) sao cho rõ ràng, hấp dẫn, kích thích người đọc

1.3 Phong cách chính luận

Phong cách chính luận là phong cách thích hợp với những văn

bản phản ánh những hoạt động tuyên truyền, giáo dục, cỗ động và phục vụ cho mục đích giao tiếp trong lĩnh vực chính trị - xã hội

Muốn thực hiện được chức năng thông báo - chứng minh - tác

động trong việc tuyên truyền, giáo đục, phong cách chính luận phải có

các đặc trưng là tính bình giá công khai, tính lập luận chặt chế và tính truyền cảm mạnh mẽ

Phong cách này dùng những từ ngữ chính trị theo một lập trường quan điểm rõ rằng, nhất quán Phong cách này dùng những từ ngữ giàu sắc thái tu từ, dùng những biểu cảm quen thuộc, dé hiểu

1.4 Phong cách văn học nghệ thuật

Phong cách văn học nghệ thuật là phong cách thích hợp với

những văn bản phản ánh hoạt động tư duy hình tượng của con người

48 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Chương 2 Sử dựng ngôn ngữ trong văn bản

và phục vụ cho mục đích giao tiếp trong lĩnh vực văn học nghệ thuật

Muốn thực hiện được các chức năng giáo dục, nhận thức, thâm

mỹ, phong cách văn học nghệ thuật phải có các đặc trưng là tính cau trúc, tính hình tượng, tính cá thê hoá và tính khái quát hoá

Có thể nói đây là phong cách tổng hợp của các phong cách chức năng Phong cách này vừa dùng những từ ngữ mang tính khách quan,

có tính biểu câm cao, vừa dùng nhiều kiểu câu mới mẻ, kết hợp với các kiểu câu quen thuộc dễ hiểu Phong cách này dùng nhiều phương

tiện điển cảm và các biện pháp tu từ nhằm tạo ra các giá trị, nội đung

và giá trị nghệ thuật có sức lôi cuốn, hấp dẫn đối với người đọc

1.5 Phong cách hành chính - công vụ (sẽ được trình bày ở

phẩn sau)

2 Phong cách hành chính - công vụ

2.1 Khái niệm

Phong cách hành chính - công vụ là phong cách chức năng biểu

thị mối quan hệ giao tiếp của những người trong các đơn vị hành

chính, các tỗ chức đoàn thể xã hội theo một loại khuôn khổ nhất định

2.2 Dạng thức tần tại của phong cách hành chính công vụ

Phong cách hành chính - công vụ tồn tại dưới dạng ngôn ngữ viết

là chính Đó là các văn bản, giấy tờ được soạn thảo theo qui định mang tính hành chính pháp luật như các loại: đơn từ, quyết định, chỉ thị, thông báo Tuy nhiên, nó cũng xuất hiện đưới đạng nói, chẳng

hạn những sắc lệnh, thông báo, chỉ thị, nghị quyết được truyền đi trên đài phát thanh và đài truyền hình Nói chính xác, đây là việc thể

hiện lại các văn bản thuộc phong cách hành chính dưới dạng nói

Tuỳ theo nội dung, ý nghĩa và hình thức của từng loại văn bản,

phong cách hành chính có các dạng thức tổn tại:

~ Dựa vào nội dung ý nghĩa sự vật - lôgïc người ta chia văn bản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 49

SÁU TRÌNH KỸ THUAT SOAN THẢO VĂN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

hành chính công vụ ra các kiểu như: luật pháp, quân sự, ngoại giao,

kinh tế, hành chính quản lý

- Dựa vào đặc điểm kết cấu về cách dùng từ, người ta chia văn

bản hành chính công vụ ra các thể loại như:

+ Mệnh lệnh, báo cáo, điều lệnh trong kiểu văn bản quân sự

+ Công điện, công hàm, hiệp định, hiệp ước trong kiểu văn bản

ngoại giao

+ Thông báo, thông tin, chỉ thị, biên bản, tờ trình trong kiểu

văn bản hành chính quản lý (tác nghiệp hành chính)

2.3 Đặc trưng ngôn ngữ trong phong cách hành chính - công

vụ

2.3.1 Chức năng của ngôn ngữ trong phong cách hành chính -

Công vụ

Có nhiều cách phân loại ngôn ngữ, trong đó có cách phân loại

chức năng là chức năng cơ bản (giao tiếp, lý tr) và các chức năng bổ sung (chức năng, thẩm mỹ, chức năng cảm xúc, chức năng ý nguyện)

Theo cách phân loại thứ nhất, ta thấy chức năng cơ bản của ngôn ngữ

được cụ thể hoá trong các văn bản hành chính - công vụ là chức năng giao tiếp lý trí (thông báo) và chức năng ý chí (sai khiến) Hai chức

năng này được thể hiện ở mức độ và phạm vi khác nhau trong các văn

bản khác nhau

Trong văn bản như: mệnh lệnh, chỉ thị thì ý nghĩa sai khiến là chính; Trong chứng từ, chứng minh thư, giấy chứng nhận thi lai nổi lên ý nghĩa thông báo; trong biên bản thì hai chức năng đồng thời tồn tại (vừa có phần thông báo nội dung làm việc của hội nghị, vừa có phần nghị quyết của hội nghị bắt buộc phải thực hiện) 5 Phong cách hành chính - công vụ là khuôn mẫu để xây dựng các

văn bản trong việc thể hiện vai trò của quan hệ giao tiếp trong lĩnh vực hành chính - công vụ như: vai trò của luật pháp, của người quản

Chương 2 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

lý Vì vay, phong cach hanh chinh - céng vu mang lai cho van ban

một màu sắc phong cách đặc biệt: yêu cầu phải thực hiện, bất buộc

phải thí hành điều đã được thông báo

2.3.2 Đặc trưng ngôn ngữ trong phong cách hành chính - công

vụ

- Tính chính xác- rõ ràng:

Đây là một đặc điểm quan trọng của phong cách hành chính-

công vụ Chính xác trong cách dùng từ, đặt câu cần đi đôi với tính

minh bạch trong kết cầu của văn bản để đảm bảo tính xác định, tính

đơn nghĩa của nội dung Văn bản hành chính công vụ chỉ cho phép một cách hiểu, không hiểu lầm Câu cú phải ngắn gọn, không rườm

rà Nếu trong văn bản này sử dụng từ đa nghĩa, cách diễn đạt không rõ rang, sé din dén cach hiéu sai lệch, từ đó tạo ra các tranh cãi thắc mắc, tạo cho kẻ xấu tìm cách xuyên tạc, bóp méo, lợi dụng gây ra những hậu quả đáng tiệc

điều kiện áp dụng những phương tiện máy móc hiện đại tự động trong

việc xử lý và quản lý văn bản Một văn bản hành chính công vụ bắt

buộc được soạn thảo và được chứng thực theo đúng hình thức qui phạm, theo đúng mẫu nhất định Các từ ngữ được dùng trong văn bản phải lịch sự, lễ độ Sự lịch sự, lễ độ cũng tạo ra sự trang trọng nghiêm túc

GIAO TRINH KY THUAT SOAN THẢ VĂN BẠN QUẦN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

phải mang tính khách quan không chứa đựng những cảm xúc hoặc đánh giá chủ quan cá nhân Tính khách quan, nghiêm túc được coi

như dấu hiệu đặc biệt của văn bản Tuy nhiên, tuỳ loại văn bản mà đôi

khi dấu Ấn cá nhân cũng xuất hiện nhưng trong một chừng mực nhất định (chẳng hạn như trong đơn xin cá nhân) Trong phong cách khoa

học tính khách quan làm cho hệ thống lập luận có giá trị chân thực to

lớn Còn trong văn bản quản lý, tính khách quan gắn với chuẩn mực

pháp luật để nhấn mạnh tính chất xác nhận, khẳng định, tính chất chỉ thị, mệnh lệnh cần tuân thủ, thực hiện

2.4 Sử dụng câu trong phong cách hành chính - công vụ

Việc sử dụng câu trong trình bày, diễn đạt trong văn bản hành

chính - công vụ cần chú ý những tác dụng: làn cho người viết văn bản

diễn đạt được chính xác, người đọc cũng tiếp thu được nhanh chóng

và tăng cường tính thể chế, kỷ cương của văn bản

Sau đây là việc sử dụng các loại câu trong văn bản hành chính -

công vụ:

- Phong cách hành chính - công vụ sử dụng những câu tường

thuật, câu cầu khiến, câu đơn bai thành phần với trật tự thuận Không

sử dụng lời nói trực tiếp, những câu có nội dung đưa day, rào đón

Không sử dụng những câu nghỉ vấn, câu cảm thán và càng không được sử dụng đấu và v.v để tránh hiển lầm về nội dung và tránh bị

bắt bẻ

- Văn bản hành chính công vụ nói chung có nhiệm vụ diễn đạt sự xác nhận, khẳng định và trách nhiệm thực hiện Do đó, nó được dùng

nhiều câu phức đài với thành phần đồng chức, các câu có ý nghĩa sai

khiến với các từ ngữ đòi hỏi về hiệu lực công việc như: cần phải, có

trách nhiệm thi hành, chấp hành nghiêm chỉnh , các từ có tính chất

nghiêm cắm: không được, loại trừ, bãi bỏ, không được phép

Cũng có thể sử dụng các câu văn tit để diễn đạt nội dung hạn |

định nào đó mà theo quy ước mọi người đều hiểu được tuy nó không

- Sử dụng hệ thống các con số La Mã l, II, HI, các số tự nhiên 1,

2, 3 và các chữ a, b, c để phân chia bằng cách xuống dòng và viết

hoa các bộ phận của một câu dài phức tạp mà nội dung, ý nghĩa vẫn minh bach

Ví dụ: Hiệu trưởng có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1 Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về mọi hoạt động của trường

2.Đề nghị Bộ thành lập hoặc bãi bỏ các Viện hoặc Trung tâm

3 Bồ nhiệm, miễn nhiệm các

- Để người đọc có thể tiếp thu được dễ dang, mạch lạc, các văn

bản trong phong cách hành chính công vụ thường dùng đề ngữ khi

cân tóm tắt nội dung các mục, điều, phân trong văn bản Ví dụ:

Trong thi cử,

Trong học tập,

Đối với chăm lo đời sống,

Đối với nhu cầu học thêm,

Tuỳ theo đối tượng, hoàn cảnh và yêu cầu đặt ra và giải quyết trong văn bản mà có sự lựa chọn và dùng các kiểu câu sao cho phi

- Dùng câu chủ động và câu khẳng định trong văn bản cấp trên gửi cho cấp dưới nhằm xác nhận, nhấn mạnh một mệnh lệnh, một sự kiện nào đó được rõ ràng, dứt khoát nhưng vẫn đảm bảo tính mềm dẻo Ví dụ: "Bộ nhất trí với đánh giá của Sở nhận thấy các phòng, ban và các trường trực thuộc buông lỏng việc kiểm tra, đôn đốc "

- Dùng câu phủ định trong các trường hợp nhấn mạnh một yêu

GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LÝ KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

cầu không thể bỏ qua trong quá trình giải quyết công việc Ví du:

"Trường nhắc để các đơn vị không chậm trễ trong việc nộp báo cáo

tổng kết năm học"

- Dùng câu bị động trong trường hợp muốn tạo tình huống chung, khách quan Ví dụ: “Kÿ cương ions & được tôn trọng, chế độ trách nhiệm không được thi hành nghiêm túc

- Trong ngữ pháp câu, cần sắp xếp các thành phần câu sao cho

đúng vị trí, hợp lý cũng tạo hiệu quả không nhỏ làm cho câu thêm rõ

nghĩa, mạch lạc Chang han:

+ Thay đổi vị trí thành phần câu nhằm mục đích nhấn mạnh một

sự kiện, một nguyên nhân, một hành động nào đó Ví dụ: “Khi phép nước không nghiêm, thì lòng tin của nhân dân bị suy giảm, đạo đức

xã hội bị xuống cấp" Trong ví dụ trên, ta có thể đảo vị trí thành phần của câu cho nhau mả nội dung không thay đổi nhưng ý định nhân

mạnh sẽ khác đi

+ Có thể tách một bộ phận của câu thành câu riêng biệt nhằm làm

nỗi bật thông tin 6 nòng cốt câu Ví dụ: "Nhiều công ty làm ăn có trách nhiệm, nghiêm túc trong lúc một số công ty lại làm ăn thiếu trách nhiệm, xây dung các công trình kém chất lượng" Trong trường hợp nay để thông tin nhắc nhở trách nhiệm không bị chìm đi, ta phải tách thành hai câu: “N?iễu công ty làm ăn có trách nhiệm, nghiêm túc

Trong lúc đó, một số công ty lại lầm ăn thiếu trách nhiệm, xây dựng các công trình kém chất lượng"

2.5 Sử dụng từ ngữ trong văn bản hành chính công vụ 2.5.1 Sử dụng từ ngữ

Từ ngữ của phong cách hành chính công vụ có đặc điểm dễ nhận

thấy là sự chiếm ưu thế của khuôn mẫu hành chính và sự giảm tối thiểu của yếu tế cá nhân Vì vậy, việc sử dụng từ ngữ trong phong cách này có một số đặc điểm sau:

- Trong phong cách hành chính công vụ, từ ngữ được chọn nghĩa

Chương 2 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

nhưng không dùng các từ ngữ chung chung mơ hồ mang tính chất

hình ảnh, biểu tượng như: Hình như, có lẽ, dường như càng không được dùng các từ có thể bị bắt bẻ, xuyên tạc: có thể, nếu như Không dùng từ ngữ địa phương, tiếng lóng, từ cổ, từ tục tĩu như: phe phẩy,

đánh quả Không dùng từ bóng bẩy, màu mè Dùng từ mới, khái

niệm mới phải có giải thích

- Trong văn bản hành chính công vụ, số lượng từ Hán - Việt được sử dụng với tỷ lệ khá lớn, đặc biệt trong các văn bản luật pháp,

chẳng hạn như: phúc thẩm, khởi tế, bị can, bị cáo Những từ Hán

Việt này tạo ra một sự trang trọng, nghiêm túc trong văn bản Tuy

nhiên, từ Hán - Việt phần nhiều mang tính đa nghĩa và tính phổ biến

không rộng rãi nên trong các trường hợp có thể nên thay thế bằng từ

thuần Việt Ví dụ: Tạp chí thanh niên có thể thay bằng Tạp trí tuổi trẻ,

học xạ kích bằng học ngắm bắn

- Với những từ và cụm từ dùng nhiều lần trong một văn bản, để

đơn giản có thể viết tất, nhưng trước khi viết tắt phải viết đầy đủ

trước, viết vắt san Nếu tuỳ tiện viết tắt, có thể làm cho người đọc hiểu lầm, cố tỉnh đọc xuyên tạc Ví dụ: Phong cách hành chính công

vụ (HCCW), Công ty điện tử Hà Nội (HANEI)

- Đây là loại văn bản mang tính khuôn mẫu, nên sử dụng nhiều từ

ngữ mang tính khuôn mẫu như: căn cứ vào, theo đề nghị của, nay ban

hành, trân trọng đề nghị

- Dùng từ xưng hô trong văn bản phải lịch sự, khách quan Cơ

quan cấp dưới gửi văn bản cho cấp trên khi tự xưng phải nêu đầy đủ

tên của cơ quan mình, còn cấp trên xuống cấp đưới chỉ nêu tên cấp,

nếu ngang cấp, sau tên cơ quan có thể thêm từ chúng tôi cho lịch sự;

nếu là nhắc lại chỉ cần thêm từ "quý" trước tên cấp

2.5.2 Sử dụng từ khoá Trong văn bản hành chính - công vụ, người ta thường dùng các câu hoặc các cụm từ cố định gọi là "khoá" để nêu bật ý nghĩa chỉ thị, yêu cầu, đề nghị hay các căn cứ để ra văn bản

- Thi hành quyết định của

+ Để liên kết các phần của văn bản

- Dưới đây là:

- Về vấn đề trên

- Dựa vào các quyết định trên

- Ngoài các nội dung trên

+Để yêu cầu thực hiện:

- Nhận được quyết đình này yêu cầu

- Các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thực hiện chỉ thị này

+ Để kết thúc văn bản

- Xin trân trọng cảm ơn

- Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng

- Quyết định này có hiệu lực kế từ ngày

Chương 3 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

Chương 3

SOẠN THẢO VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

1 YÊU CẦU NOI DUNG VÀ HÌNH THUC CUA VĂN BAN

QUY PHAM PHAP LUAT

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có

thấm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các

quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều

chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Đây là sự

thể chế hoá thiết chế xã hội, nói cách khác đó là văn bản cụ thể hoá

đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và nhà nước cầm quyền trong lãnh đạo và quản lý Vì vậy, thông qua hệ thống văn

bản quy phạm pháp luật có thể biết được thế lực cầm quyền phục vụ lợi ích cho tầng lớp xã hội nào

Văn bản quy phạm pháp luật cần quán triệt những yêu cầu về

hình thức và nội dung cơ bản sau đây:

1 Yêu cầu về hình thức

Văn bản nói chung và văn bản quy phạm pháp luật nói riêng phải

tuân thủ các quy định về thể thức văn bản Mối quan hệ giữa các

thành phần trong thể thức văn bản sẽ giúp cơ quan kiểm tra, thanh tra cấp trên phát hiện những sai phạm của cấp dưới trong quá trình hoạt động, giúp cơ quan toà án, viện kiểm sát có cơ sở quy trách nhiệm về

hành vi của tổ chức và cá nhân trong việc thực thi chủ trương, chính

sách pháp luật của Nhà nước

Ví dụ: Nghiên cứu mối quan hệ giữa số - ký hiệu, địa danh,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 57

GUO TRINH KY THUAT SOAN THAD VAN BAN QUAN LÝ KINH TE VA QUAN TRE KINH DOANH

ngày tháng năm va trính yếu nội đung trong các quyết định đề bạt,

thuyên chuyển, điều động cán bộ trong một thời gian ngắn khi chức năng nhiệm vụ của tổ chức cơ quan không thay đổi có thể gợi ý cho

cơ quan kiểm tra thanh tra về tinh hình nội bộ của cơ quan, tổ chức, gợi ý cho cơ quan thực thi pháp luật dấu hiệu lợi dụng hoặc vi phạm ; pháp luật

Tóm lại, việc tuân thủ các nguyên tắc về thể thức văn bản thể hiện tính nghiêm túc, ý thức trách nhiệm của cơ quan, tô chức, cá nhân ban hành văn bản tạo thuận lợi cho công tác văn thư chuyên giao văn bản đến đúng đối tượng và lưu trữ văn bản đây đủ

2 Yêu cầu về nội đung và cách sử dụng văn phong hành chính Văn bản quy phạm pháp luật có nhiều loại: Nghị định, thông tư,

nghị quyết, quyết định, chỉ thị Mỗi loại văn bản lại có yêu cầu khác

nhau về cách thể hiện nội dung Do đó, kết cầu nội dung của từng loại

văn bản cũng khác nhau Tuy nhiên, tính chất quan trọng chung của văn bản quy phạm pháp luật là thể chế hoá chủ trương, đường lối,

chính sách của Đảng và Nhà nước vào cuộc sống nhằm mục đính đảm

bảo ổn định chính trị, tạo điều kiện phát triển kinh tế - văn hoá xã hội

giữ gìn trật tự an toàn xã hội, an ninh đất nước, đáp ứng yêu cầu cho mọi tầng lớp nhân dân Vì vậy nội dung văn bản quy phạm pháp luật phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

2.1 VỀ nội dung

Đây là phần cơ bản của mọi văn bản Muốn văn bản quy phạm:

pháp luật phát huy hiệu lực thì nội dung văn bản phải đáp ứng các yêu, câu sau đây:

- Phải phan ánh trung thực đường lối chủ trương, chính sách của ® Đảng, coi đó là linh hồn của nội dung văn bản quy phạm pháp luật

- Tuân thủ pháp luật Nhà nước trong từng giai đoạn lịch sử Đảm bảo chính xác tính pháp lý và tính nhất quán của pháp lý

Chương 3 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

- Phục vụ CÁC nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức mình,

nhưng không làm tốn bại đến lợi ích của cơ quan tổ chức khác và của

công dân; đáp ứng nhu cầu đời sông xã hội

- Tôn trọng các điều ước quốc tế mà Nhà nước Cộng hoà Xã hội

chủ nghĩa Việt Nam đã tham gia ký kết

- Tập trung vào các trọng điểm của vấn đề cần giải quyết, không

sa vào các chỉ tiệt vụn vặt

- Phải quan tâm đến tính dân chủ theo “phương châm lấy dân làm

gốc” Chú trọng tính khả thi và chú ý đến tính hiệu lực và hiệu quả của việc thi hành văn bản ,

2.2 VỀ văn phong hành chính

Văn bản quy phạm pháp luật mang tính quyền lực của cơ quan,

tổ chức, cá nhân có thẩm quyển và thường có phạm vi ảnh hưởng

rộng Vi vay van phong trong văn bản quy phạm pháp luật có những yêu cầu cụ thể về cách sử dụng từ ngữ và xây dựng câu

* ĐỀ từ ngữ:

Từ ngữ trong văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo tính chính xác, trong sáng, rõ ràng, cụ thể Muốn vậy phải dùng từ phổ thông, tức

là từ ngữ chính thức của cả nước, không đùng từ địa phương, từ lóng

Cố gắng thay thế từ Hán - Việt bằng từ thuần Việt mang tính phổ thông

mà không làm phương hại đến tính nghiêm túc của văn bản Nếu trong văn bản có sử dụng thuật ngữ chuyên môn hay phiên âm tiếng nước

ngoài thì cần kèm theo lời giải thích Cố tránh chữ viết tắt vì chúng có

thê gây khó khăn cho đối tượng tiếp nhận văn bản

* Về cách hành văn:

Trong văn bản quy phạm pháp luật nên dùng câu văn ngắn gọn

mang ý tưởng cụ thể, súc tích, không dùng cách diễn đạt hình tượng

Đối với các câu văn dai mang nhiều ý cùng triển khai cho một ý chính

thì phải biết cách sử dụng các phép liên kết để tạo sự mạch lạc

mà không gây sự hiểu lầm cho đối tượng tiếp nhận văn bản (xem chương 1)

—

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 59

Gio TRINH KỸ THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LÝ KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

Trong thực tế có một số văn bản quy phạm pháp luật có chức

năng điều hành, quản lý như: Nghị định, thông tư, nghị quyết, quyết định, chỉ thị thường sử dụng những cụm từ sau đây mang tính khuôn

mẫu của văn phong hành chính trong các phần mở đầu, liên kết phần

mở đầu với phần nội dụng và phần kết thúc văn bản

- Phân mở đâu:

Căn cứ vào

Theo nghị định (chỉ thị, thông tư ) số

Thực hiện chỉ thị (nghị định, thông tư ) SỐ

Xét thấy (xuất phát) từ

- Liên kết phan mé dau với phan nội dung

Nay quyết định (chỉ thị) cho

Dựa vào căn cứ trên, nay

Về các vấn đề trên, nay

- Phân kết thúc (thêm trước các cụm từ tên cơ quan, chức vụ

người có thầm quyền ban hành văn bản)

Đề nghị

Các cơ quan (tỗ chức, cá nhân ) sau đây có trách nhiệm

Quyết định (chỉ thị, thông tư ) bắt đầu có hiệu lực từ

Tuỳ thuộc vào thể loại văn bản và tình huống trong nội dung

mà sử dụng các cụm trên đây cho phù hợp

IL SOẠN THẢO NGHỊ ĐỊNH

1 Vai trò và chức năng Nghị định là văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban

hành của chính phủ Nội dung của nghị định quy định chỉ tiết và

hướng dẫn cơ quan nhà nước thi hành luật, pháp lệnh Nói cách khác nghị định là văn bản quy phạm pháp luật cụ thể hoá luật, pháp lệnh -,

60 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Chương 3 Soạn thảo văn ban quy phạm pháp luật

Bởi vì luật và pháp lệnh chỉ quy định những nguyên tắc tổng quát nên nhiều trường hợp không trực tiếp chỉ phối được mọi chỉ tiết cần thiết

của tổ chức, cá nhân trong quá trình tham gia vào các quan hệ chính

trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đôi khi nghị định còn được sử dụng để gián tiếp đặt ra các quy phạm pháp luật nhằm "giải quyết những vấn

đè hết sức cân thiết nhưng chưa đủ điều kiện xây dựng thành luật hoặc pháp lệnh dé dap ứng yêu câu quản lý nhà nước; quản ly kinh

tế, quản lý xã hội Việc ban hành nghị định này phải được sự đồng ý của Uÿ ban thường vụ Quốc hội" (chương IV, điều 56, khoản 2 mục

b của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật) Trong trường hợp ấy cùng với nghị định có các văn bản quy phạm pháp luật kèm theo như điều lệ, quy chế, chính sách, chế độ

Như vậy có hai loại nghị định: Một loại quy định chỉ tiết và hướng

dan thi hanh luật và pháp lệnh Còn loại khác gián tiếp đặt ra các quy

phạm pháp luật

2 Bố cục và cách thé hiện Ngoài những thành phần cần thiết của thể thức văn bản, nội đung

nghị định thường có hai phần

* Phan thir I: Can cứ ban hành nghi dinh

Trong phần này cần nêu rõ văn bản pháp luật nào trao quyền cho chính phủ (như hiến pháp, luật trao quyền) hoặc luật tổ chức chính phủ là quyền đương nhiên của chính phủ; pháp lệnh hoặc nghị quyết

Quốc hội, nghị quyết Uỷ ban thường vụ Quốc hội, nghị quyết của

chính phủ (nếu có)

* Phần thứ II: Nội dụng nghị định

Nội dung nghị định bao gồm nhiều vấn đề, phạm vi điều chỉnh rộng thì có thể trình bay theo chương, mục, điều khoản, trong đó,

thường có ba phần cơ bản là: những quy định chung, những quy định

cụ thể và điều khoản thi hành Nội dung mỗi phần trình bày theo từng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 61

Nếu nội dung nghị định gián tiếp đặt ra các quy phạm pháp luật

có văn bản kèm theo đã được Uỷ ban thường vụ Quốc hội đồng ý thì phải ghi tên văn bản kèm theo thay cho phần trích yêu Trong trường hợp này nội dung chủ yếu của nghị định là công bố việc ban hành văn bản kèm theo và trình bày theo các điều khoản (thông thường không

quá 5 điều) Trong đó, ở điều I bao giờ cũng ghi “ban hành theo nghị định này (quy chế - chính sách - chế độ ) và ở điều khoản cudi

cùng quy định rõ cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành Tham khảo mẫu nghị định trong phần phụ lục

II SOẠN THẢO THÔNG TƯ

1.Vai trò và chức năng

Thông tư là văn bản được ban hành để hướng dẫn thực hiện các

chủ trương chính sách do Chủ tịch nước, Chính phủ hay Thủ tướng

ban hành vào các ngành, các lĩnh vực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ

hay cơ quan thuộc Chính phủ phụ trách Ngoài ra thông tư còn là văn

bản quy phạm pháp luật dùng để chỉ tiết hoá văn bản của chính Thủ

trưởng các Bộ ban hành Vì là văn bản giải thích, hướng dẫn nên tính lập quy của thông tư không phụ thuộc vào chính bản thân nó mà vào

chính tỉnh thần của văn bản quy phạm pháp luật ban hành trước đó

2 Tham quyền ban hành Theo Hiến pháp 1992 và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp

luật 1996 thì Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và Thủ trưởng

các cơ quan Chính phủ mới được phép ban hành thông tư Ngoài ra còn có thông tư liên bộ do Thủ trưởng các Bộ cùng phối hợp ban hành nhằm đảm bảo tính thống nhất giữa các Bộ cùng có chung trách

nhiệm thực hiện một văn bản cấp trên

Ví dụ: Thông tư liên bộ Lao động - Thương bỉnh - Xã hội và Bộ

Chương 3 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

Tài chính số 16 TT-LB, ban hành ngày 05/11/1990 để hướng dẫn thực hiện quyết định số317- CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, ban

hành ngày 01/09/1990 về việc chấn chỉnh quản lý tiền lương, tiền thưởng trong các đơn vị kinh tế quốc đoanh

3 Bố cục và cách thể hiện

Ngoại trừ các thành phần của thể thức văn bản, nội dung thông tư

bao gồm ba phần

* Phan thứ I- Căn cứ ban hành thông tu

Trong phần này nêu những văn bản lập pháp, lập quy cần được

triển khai thực hiện Sau đó giới thiệu tóm tắt nội dung, ý nghĩa văn bản do co quan, tổ chức, hay cá nhân nào ban hanh, thời điểm ban hành và những mục đích yêu cầu chung cần đạt được

* Phan thứ II: Nội dụng thông tư Trong phần này cần giải thích, hướng dẫn cụ thể cách thực hiện nội dung các vấn đề trong văn bản nêu ở phân căn cứ, tuỳ thuộc vào

nội dung mà thông tư có thể chứa đựng nhiều vẫn để Mỗi vấn đề trình bày thành mục riêng, trong đó quy định cụ thể biện pháp thực

hiện, những mục tiêu, yêu cầu cần đạt được Vì là văn bản giải thích

hướng dẫn thực hiện nên phải phản ánh trung thực nội dung văn bản

cấp trên Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc triển khai thực hiện của cấp dưới, góp phần gìn giữ sự thống nhất và kỷ

cương xã hội

* Phân thứ II Tổ chức thực hiện

Trong phần này xác định rõ trách nhiệm của từng cấp từng ngành, từng cá nhân, quy định phạm vi áp dụng thông tư, chế độ sơ kết, tổng kết thỉnh thị báo cáo trong quá trình thực hiện để cấp có thấm quyền chỉ đạo kịp thời việc điều chỉnh các quan hệ phát sinh Tham khảo mẫu thông tu trong phan phy luc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 63

BIÁ0 TRÌNH KỸ THUAT SOẠN THẢO VĂN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINHDOANY |

IV SOAN THAO NGHI QUYET

1, Vai trò và chức năng

nghị của một hội nghị tập thé hay bộ phận thường vụ đại diện cho tập |

thể, cũng có khi là sự liên kết của đại diện nhiều cơ quan, tổ chức, đơn Ÿ

vị khác nhau cùng ban hành (trong trường hợp đó gọi là nghị quyết ‡

liên tịch) Nội dung nghị quyết thường đề cập đến các chủ trương, ;

đường lối, chính sách, kế hoạch hoặc một vấn đề, biện pháp cụ thể đã :

được thảo luận, nhất trí và được thông qua ở hội nghị theo một thủ tục |

năm 1996 thì nghị quyết của Quốc hội và Uỷ ban thường vụ Quốc hội |

là văn bản ghi nhận sự nhất trí của đại biểu Quốc hội về những giải

pháp đối với các vấn đề của đất nước như: kế hoạch phát triển kinh tế,

xã hội, chính sách tài chính, tiền tệ quốc gia, chính sách dân tộc, tôn

giáo, đối ngoại, quốc phòng, an ninh, dự toán, phân bố, điều chỉnh, ngân sách nhà nước, phê chuẩn quyết toán ngân sách nhà nước, phê, q chuan điều ước quốc tế và quyết định các vấn đề khác thuộc thắm,

quyền của Quốc hội và Uỷ ban thường vụ Quốc hội Để đảm bảo tính ¡ pháp lý, các nghị quyết của Quốc hội và Uỷ ban thường vụ Quốc hội, | phải được trên 50% đại biểu tán thành ị

Theo chươngV, mục I, điều 56 của Luật ban hành văn bản quy : phạm pháp luật quy định thì: "Nghị quyết của Chính phú được ban §

hành dé quyết định chính sách cụ thể về xây dựng và kiện toàn bộ ,

máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở, hướng dẫn kiểm :

tra Hội đồng nhân dân thực hiện các văn bản của cơ quan nhà nude:

cấp trên đâm bảo thực hiện Hiển pháp và pháp luật trong co quan’ |

nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân; thực | hiện chính sách cụ thể về ngân sách nhà nước, tiển tệ; phát triển văn :

Ha

Chương 3 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật_

boá, giáo đục, y tế, khoa học, công nghệ, bảo vệ môi trường, cúng cỗ

và tăng cường quốc phòng, an ninh; thống nhất quan lý công tác đối

ngoại của Nhà nước, các biện pháp bảo vệ quyén và lợi ích hợp pháp

của công dân, các biện pháp chống quan liêu, tham những trong bộ máy nhà nước, phê duyệt các điều ước quốc tế thuộc thâm quyền của

Chính phú"

Đối với hội đồng nhân dân các cấp thì nghị quyết là văn bản biểu

thị sự nhất trí thông qua kế hoạch công tác, quyết toán ngân sách địa

phương và các vấn đề về phát triển kinh tế, chính trị xã hội, an ninh,

quốc phòng hoặc hướng dẫn việc vận dụng có hiệu quả pháp luật, chủ trương, chính sách của Nhà nước vào địa phương mình

Ngoài các trường hợp kế trên còn có nghị quyết liên tịch giữa những người đứng đầu cơ quan nhà nước từ trung ương đến cơ sở và những người lãnh đạo các đoàn thể quần chúng, các tổ chức chính trị

xã hội cùng có chung trách nhiệm phối hợp giải quyết những vấn đề liên quan

3 Bố cục và cách thể hiện

Ngoài những thành phần cần thiết của thể thức văn bản, nội dung

ñghị quyết bao gồm ba phần:

* Phan thir I Căn cứ ban hành nghị quyết

Để nghị quyết có sức thuyết phục đối tượng thi hành thì trong phần nêu căn cứ cần nhấn mạnh cơ sở pháp lý tức là nghị quyết ban

hành nhằm triền khai thực hiện chủ trương chính sách hay luật pháp

nào của cơ quan lãnh đạo quản lý cấp trên, đồng thời nhắn mạnh cơ sở thực tiên tức là nhằm giải quyết một tình thế cấp bách hay thoả mãn những yêu câu nào đó của đông đảo quần chúng thông qua các kiến nghị tập thể, đơn khiếu tố để nâng cao sự nhất trí và tính tự giác của

các chủ thể thi hành

* Phân thứ II: Nội dung nghị quyết

Đây là phần trọng tâm của nghị quyết Trước tiên cần nêu tóm tắt

—

GIÁO TRÌNH KỸ THUAT SOAN THAG VAN BAN QUAN LÝ KINH TE VÀ QUẦN TRỊ KINH D0ANH

tình hình thực tế, yêu cầu nguyện vọng của quần chúng Từ đó, đưa ra

nhận xét, đánh giá tình hình một cách ngắn gọn, súc tích Sau đó nêu

các giải pháp nhằm đạt được các nhiệm vụ mục tiêu đã định Cần nêu nhiệm vụ và mục tiêu chung rồi mới đến cụ thể, cuối cùng quy định

thời hạn hoàn thành Nếu nội dung nghị quyết chứa đựng nhiều vẫn đề

thì mỗi vấn đề nêu thành mục riêng Nội dung từng vấn đề cần được

diễn đạt rõ ràng, mạch lạc, chính xác, lập luận chặt chẽ Ngôn ngữ

trong nghị quyết phải trong sáng, nghiêm túc Có như vậy mới giúp đối tượng thực hiện nắm được yêu cầu, trọng tâm của từng vấn đề trong nghị quyết, hiểu rõ trách nhiệm mình phải giải quyết và cần hoàn thành những nhiệm vụ gì Quá trình thực hiện phải quán triệt phương châm, nguyên tắc nào và áp dụng biện pháp gì để giải quyết nhiệm vụ đó

* Phan thir IIL Biện pháp tô chức thực hiện

Biện pháp tổ chức thực hiện nội dung nghị quyết phải rõ rang, cu thể bao gồm biện pháp chung và biện pháp riêng cho từng vấn đề, từng nhiệm vụ trong từng giai đoạn Cần nêu rõ chủ thể chịu trách

nhiệm chính và chủ thể phối hợp tổ chức thực hiện Xác định rõ trách

nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của từng cấp, từng ngành, từng tổ chức,

cá nhân Ngoài ra, phải quy định những điều kiện vật chất tỉnh thần

nhằm đảm bảo thực hiện thành công nhiệm vụ và mục tiêu mà nghị

quyết đề ra

Tham khảo mẫu nghị quyết trong phần phụ lục

V SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

1 Vai trò và chức năng Quyết định là văn bản được dùng phổ biến trong các cơ quan nhà nước, tễ chức kinh tế, chính trị, xã hội nhằm điều chỉnh các quan hệ trong xã hội, điều chỉnh các quan hệ trong nội bộ các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội hoặc trong phạm vi toàn xã

TT

Chương 3 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

hội Đây là phương tiện năng động, sáng tạo để chuyển từ tình huống thực tế sang tình huống mục tiêu đồng thời là phương tiện thể hiện tài

năng người lãnh đạo đối với đối tượng bị quản lý

Hiệu lực của quyết định được giới hạn trong thời gian không gian

nhất định phù hợp với thầm quyên của cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành quyết định để thực hiện chức năng quản lý của mình theo luật

định

Có hai loại quyết định:

- Quyết định chung là văn bản chứa đựng các quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội liên quan đến nhiều đối tượng, có hiệu lực thời gian và không gian rộng lớn

- Quyết định riêng (cá biệp là văn bản áp dụng các quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội liên quan đến các đối

tượng cụ thể, có hiệu lực thời gian và không gian xác định

2 Tham quyén ban hanh

* Quyết định chung: Theo tình thần của Hiến pháp 1992 và Luật

ban hành văn bản quy phạm pháp luật 1996, thì các chủ thể sau đây có thẩm quyền ban hành quyết định chung: Chủ tịch nước, Thủ tướng chính phủ; Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng

các cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân

tôi cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao,Uỷ ban nhân dân

các cấp

* Quyết định riêng: Tắt cả cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội có chức năng quản lý đều có quyền ban hành các quyết định riêng theo đúng chức năng, thâm quyền để áp dụng các quy phạm pháp luật vào việc tổ chức bộ máy như: chia tách, sáp nhập, thành lập đơn vị mới hay giải quyết nhân sự như: đề bạt, bổ nhiệm, tiếp nhận, sa thải, khen thưởng, kỷ luật trong quá trình thực hiện công tác quản lý của mình Như vậy quyết định riêng (cá biệt) được

BiÁ0 TRÌNH KỸ THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

sử dụng tương đối phổ biến nhằm tạo điều kiện cho sự hoạt động và Ệ

phát triển của đơn vị và có hiệu lực đối với các đối tượng eụ thê

3 Bố cục và cách thế hiện

Vì nội dung quyết định rất đa dạng, có quyết định chung, quyết

định riêng nên cách xây dựng bố cục và thể hiện nội dung tuỳ thuộc

vào mục đính và yêu cầu của từng quyết định cụ thể Tuy nhiên mọi quyết định đều có các điểm chung sau đây:

Về hình thức: Phải đảm bảo đầy đủ các thành phần của thể thức

văn bản như đã quy định

Về nội dung: Gồm 2 phần Sau:

* Phân thứ I- Căn cứ ban hành quyết định

Đây là phần viện dẫn lý do để đưa ra quyết định Trong phần này

cần đựa vào nguồn văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, thâm quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành quyết định Đây là cơ sở pháp lý cần thiết Ngoài ra còn nêu căn cứ thực tế đòi hỏi phải ban hành quyết định

* Phần thứ II: Nội dụng quyết định Nếu là quyết định chung có kèm theo quy chế hay bản hướng dẫn

thi hành thì ở phần nội dung ngoài các điều khoản nêu trực tiếp mệnh

lệnh, yêu câu với đối tượng thi hành, phần quy chế hay bản hướng dẫn

thi hành có thể trình bày theo chương mục, điều, khoản, tiết Tuy

nhiên, cũng có những quyết định chung ma phan nội dung trình bày } theo chương mục

Nếu là quyết định riêng (cá biệt) thì nội dung trình bày theo điều

khoản ở đây chỉ cần nêu rõ mệnh lệnh yêu cầu cụ thể đến đối tượng |

tiếp nhận và thỉ hành quyết định mà không cần nhận xét, đánh giá tình

hình

Tham khảo mẫu quyết định trong phần phụ lục

Chương 3 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

VI SOẠN THẢO CHÍ THỊ

1, Vai trò và chức năng Chỉ thị là văn bán quy phạm pháp luật mang tính cưỡng chế buộc

các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc quyền phải thi hành những chủ

trương chính sách nêu trong văn bản cấp trên hay các điều khoản của Iuật pháp Nội dung chỉ thị không dùng để giải thích một văn bản quy phạm pháp luật khác, không nêu ra chủ trương chính sách mới mà chủ

yếu là đôn đốc chắn chỉnh việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, đề

ra biện pháp nhằm đảm bảo cho việc thực hiện nghiêm túc, khẩn trương và đạt kết quả

2 Thâm quyền ban hành

Theo tỉnh thần của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật,

thì các chủ thể sau đây có thấm quyền ban hành chỉ thị: Thủ tướng

Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ, Uỹ ban nhân dân các cấp

“Hiệu lực và phạm vi ảnh hưởng của chỉ thị tuỳ thuộc vào thâm quyền của cơ quan, cá nhân ban hành chỉ thị Nhưng tất cả các chỉ thị đều có chung mục đích là đốc thúc việc thực biện chủ trương, chính sách, pháp luật của cấp trên góp phần củng cố nguyên tắc dân chủ tập

trung và giữ gìn kỷ cương phép nước

3 Bố cục và cách thể biện

Ngoài những thành phần cần thiết của thể thức văn bản, nội dung

chỉ thị bao gồm ba phần:

* Phân thứ I: Căn cứ hay lý đo ban bành chỉ thị

ở phần này có thể trình bày theo ba cách:

Cách ï: Nêu mục đích của việc ban hành chỉ thị là nhằm thực hiện mệnh lệnh của cấp trên Ví dụ: Thi hành (nghị quyết, su

định, thông tư ) số của (cơ quan, cá nhân), ban hành ngày

——

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 69

Cách 2: Nều căn cứ pháp lý thông qua văn bản quy phạm pháp

luật đo cấp trên ban hành liên quan trực tiếp đến nội dung chỉ thị sắp

Cách 3: Nêu tình hình thực tế khách quan đang tồn tại hay sắp

phát sinh cần giải quyết kịp thời để tạo sự ốn định trong đời sống xã

* Phân thứ II: Nội dung chỉ thị

Nêu tóm tắt ưu khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn và dự báo triển

vọng phát triển của tình hình

Nêu chủ trương biện pháp kế hoạch tiến hành một cách cụ thể,

nhưng không sa vào chỉ tiết

Giao nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được, đồng thời đôn đốc chấn chỉnh các chiều hướng lệch lạc trong việc thực hiện các chủ trương chính sách, pháp luật đã được triển khai trước đó

Nếu xét thầy cần thiết, có thể nêu các quy định để cấp dưới thực

hiện chỉ thị đúng hướng và khẩn trương hơn, đồng thời đề ra các biện pháp đảm bảo điều kiện vật chất, sức lao động để giúp cấp đưới có thể

hoàn thành nhiệm vụ

Nội dung các vấn đề nêu trên đây phải được trình bày hợp lý, rõ

ràng, khúc chiết, vừa thể hiện tính nghiêm túc với yêu cầu cao, vừa

động viên thuyết phục cấp dưới tự giác thực hiện

* Phân thứ II: Trách nhiệm thi hành

Trong phần này cân xác định chủ thể thi hành bao gồm cơ quan

rrr

Lm

Chương 3 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm chính và cả cơ quan, tổ chức, cá

nhân có trách nhiệm phối hợp

Trong khi sử dụng các quy phạm mệnh lệnh và quy phạm trao quyền cần lưu ý đến tính thuyết phục để tạo điều kiện cho đối tượng

thực hiện phát huy tính năng động, sáng tạo trong quá trình thi hành

chỉ thị Ngoài ra có thể quy định thời hạn hoàn thành, chế độ báo cáo, thỉnh thị, sơ kết, tổng kết theo từng giai đoạn Trong nội dung chỉ thị

không quy định chế tài Nhưng khi sử dụng các quy phạm mệnh lệnh, quy phạm trao quyền cần sử dụng từ ngữ nghiêm túc thể hiện yêu cầu,

chế độ trách nhiệm nghiêm khắc để đối tượng thi hành nhận thức

đúng vai trò, trách nhiệm của mình trong việc chấp hành chỉ thị

Tham khảo mẫu chỉ thị trong phần phụ lục

—————————ễ——-_-_-——-——-=mee— —

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 71

1, Khái niệm và vai trò của văn bản tác nghiệp hành chính

Văn bản tác nghiệp hành chính là văn bản được sử dụng trong

các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội nhằm chuyển giao các thông tin theo chiều dọc (trên xuống, đưới lên) hoặc

theo chiều ngang (đồng cấp) nhằm phục vụ các hoạt động tổ chức,

quản lý, các quan hệ giao dịch, trao đôi, phối kết hợp công tác

Văn bản tác nghiệp hành chính là phương tiện không thể thiếu

được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội Mặc dù, có tầm quan trọng và

giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm pháp luật nhưng văn

bản tác nghiệp hành chính là cơ sở thực tiễn dé cho các cơ quan nhà

nước có thẩm quyền điều chỉnh, sửa đổi hoặc ban hành văn ban qui

phạm pháp luật

2 Đặc điểm của văn bản tác nghiệp hành chính

- Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổg số

các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan

nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội Nó bao gồm nhiều

hình thức như: công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, thông cáo, thông

Chương 4 Soạn thảo văn bản tác nghiệp hành chính báo, điễn văn, giấy giới thiệu, giấy đi đường, đề án công tác

- Chủ thể ban hành văn bản tác nghiệp hành chính là các cơ quan

nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyển và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ

chức xã hội :

- Nội dung truyền đạt của văn bản tác nghiệp hành chính chủ yếu

là thông tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều đọc từ trên xuống

(các văn bản cấp trên chuyển xuống cấp dưới và từ dưới lên các văn

bản từ cấp dưới chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm các văn

bản trao đỗi giữa các cơ quan ngang cấp ngang quyền

- Ngôn ngữ và văn phong trong văn bản tác nghiệp hành chính vừa mang tính khách quan, trực tiếp cụ thể, rõ ràng, vừa mang tính ngắn

gọn, chính xác và đầy đủ Việc sử dụng các thuật ngữ mang tính điển hình và tiêu chuẩn hoá cao, cách thức diễn đạt trong sáng, mạch lạc và

lögic thể hiện đúng mối quan hệ giữa chủ thể ban hành văn bản và đối

- Công văn là hình thức văn bản tác nghiệp hành chính dùng phổ

biên trong các cơ quan, tô chức doanh nghiệp Công văn là phương

tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới,

đồng cấp và với công dân

Trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan nhà nước, các tổ

chức kinh tế, chính trị, xã hội, người ta sử dụng và soạn thảo công văn

để thực hiện các hoạt động thông tin, giao dịch, liên bệ công tác nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình

Công văn có thể là văn bản nội bộ của một cơ quan cũng có thể

—_—

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 73

r

CUNO TRINH KY THUAT SOAN THẢO VĂN BAN QUAN LY KINH TE VA QUAN TRI KINH DOANH

là văn bản đến và đi giữa các cơ quan, các tổ chức kinh tế, chính trị,

xã hội Nội dung của cơng văn rất đa dạng nên cĩ thể xếp cơng văn

vào các loại sau đây:

- Cơng văn đề nghị

- Cơng văn hướng dẫn

- Cơng văn giải thích

- Cơng văn trả lời (phúc đáp)

- Cơng văn thăm hỏi

- Cơng văn cảm ơn

- Cơng văn đơn đốc, nhắc nhở

- Cơng văn mời họp

Tuy nhiều loại cơng văn như vậy, nhưng khi soạn thảo một cơng

văn cụ thể nào đĩ, chúng ta cần thiết phải quán triệt các yêu cầu sau đây:

- Mai cơng văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ

- Viết ngắn, gọn, rõ ràng sát với chủ đề

- Ngơn ngữ vừa nghiêm túc, vừa lịch sự thể hiện đúng mối quan

hệ giữa các chủ thể soạn thảo, gửi với chủ thể tiếp nhận cơng văn

- Cĩ thể thức đúng qui định hiện hành

1.2 BỖ cục của một cơng vấn

- Thể thức của cơng văn: Chỉ khác với thể thức của văn bản

chuẩn ở 2 điểm:

+ Khơng viết tên loại văn bản (cơng văn) mà thay vào vị trí đĩ là

Kính gửi: và chủ thê tiếp nhận chính

+ Phần trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới số và kí hiệu

của cơng văn

Chương 4 Soạn thảo văn bản tác nghiệp hành chính

1.3 Cách viết phần nội dung cơng văn

Phần nội dung cơng văn là phần quan trọng nhất của cơng văn,

quyết định sự phát sinh và tồn tại của cơng văn Thơng thường, một

cơng văn hành chinh chỉ đề cập đến một vấn đề, một cơng việc, một

chủ thể (yêu cầu giải thích một sự việc, đề nghị phối hợp thực hiện

một cơng việc, hướng dẫn thực hiện một cơng việc nào đĩ 3 Trong

phần này, người soạn thảo cần trình bày nội dung sao cho ngắn gọn, xúc tích nhưng phải đầy đủ, rõ ràng và chính xác Nội dung xoay

quanh chủ dé cha cơng văn đã nêu ở phần trích yếu

Nội dung cơng văn thường cĩ ba phần: Phần đặt vấn đề, phần

giải quyết vấn đề và phần kết thúc cơng văn Cụ thể:

1.3.1 Phân đặt vấn đề: Nội dung của phần này phải nêu rõ lý do

tại sao viết cơng văn, hay dựa vào cơ sở nào để viết cơng văn Cĩ thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra, làm rõ mục đích, yêu cầu

của vấn đề nêu ra Ví dụ,

- Phần đặt vấn đề của một cơng văn hướng dẫn được viết như

sau:

"Thực hiện quyét dinh sé 09/2001/QD-UB ciia Uy ban Nhân dân thành phổ Hà Nội về mức giá đất đền bù cho các hộ dân trong điện giải tộ để xây

dựng các cơng trình trọng điểm, trước những khĩ khăn và vướng mắc nảy

sinh trong quá trình thực hiện, UBND thành phố Hà Nội hướng dẫn cụ thể

một số việc phải làm trong quá trình thực hiện văn bản đĩ như sau:

- Phần đặt vấn đề của một cơng văn trả lời được viết như sau:

“Trả lời cơng văn số ngày của về vẫn đề Ban Giám hiệu

trường Đại học Kinh tế Quốc dân xin cĩ ý kiến như sau:”

1.3.2 Cách viết phần giải quyết vẫn đề:

Tuỷ theo chủ đề cơng văn (đề nghị, giải thích, hướng dẫn, phúc

đáp ) để lựa chon cách viết nhưng khi viết phần này cần lưu ý:

GAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LY KINH TẾ VA QUAN TR] KINH DOANH

- Sử dụng từ ngữ và văn phong phù hợp với từng thể loại công

+ Từ chối thì phải lịch sự, có động viên an ủi

+ Đên đốc, nhắc nhở thì phải nghiêm túc, dứt khoát và chỉ rõ những công việc cần phải khẩn trương thực hiện, đảm bảo số, chất

luợng, tiến độ thời gian

+ Giải thích thì phải cụ thể, tỷ mỳ, chỉ tiết để đối tượng tiếp nhận

hiểu rõ được nội dung mà công văn đó đề cập

+ Thăm hỏi phải chân tỉnh, không chiếu lệ, sáo rỗng

1.3.3 Cách viết phân kết thúc công văn: Phần này cần viết ngắn

gọn, nhấn mạnh lại chủ đề và các yêu cầu hoặc để nghị (nếu có) đã nêu ở phần trên Đối với một số loại công văn như: công văn đề nghị,

công văn thăm hỏi, công văn trả lời cần lưu ý đến lời cảm ơn, lời

chào trước khi kết thúc

1.4 Phương pháp soạn thảo một số loại công văn thông dụng

1.4.1 Công văn hướng dẫn Nội dung của công văn hướng dẫn thường bao gồm:

- Đặt vấn để: Trong phần đặt vấn đề cần nêu tên, số, kí hiệu, ngày tháng, năm, trích yếu của văn bản cần được hướng dẫn triển khai thực hiện

- Giải quyết vấn đề: Phải nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ của chủ

trương, chính sách, quyết định cần được hướng dẫn thực hiện Phân

tích mục đích, ý nghĩa, tác dụng của các chủ trương đó về các phương diện kinh tế, chính trị, xã hội Nội dung chính là chỉ rõ những trình

tự, thủ tục, cách thức tổ chức và các biện pháp triển khai thực hiện

Ty

Chương 4 Soạn thảo văn bản tác nghiệp hành chính

phải rAt rd rang, cu thé

- Kết thúc vấn để: Nêu yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, tổ

chức, cá nhân hữu quan biết và tổ chức thực hiện đúng tỉnh thần của

chủ trương, chính sách, quyết định mà công văn đó hướng dẫn

1.4.2 Công văn giải thích Đây là loại công văn dùng để cụ thể hoá, chỉ tiết hoá nội dung của các văn bản như nghị quyết, chỉ thị, v.v về việc thực hiện công việc nào đó mà cơ quan hoặc cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu

sai, thực hiện không đúng hoặc không thống nhất Nội dung đó của

công văn giải thích rất gần với công văn hướng dẫn nói ở trên, do đó nội dung của công văn giải thích cũng thường có kết cầu tương tự như

sau:

- Đặt vấn đề: Trong phần đặt vấn đề cần nêu tên, số, kí hiệu, ngày tháng, năm, trích yêu của văn bản cần được giải thích cụ thể

- Giải quyết vấn đề: Trong phần này cần nêu các nội dung chưa

rõ hoặc có thê hiểu sai của văn bản kèm theo nội dung giải thích cụ thể tương ứng

- Kết thúc vẫn đề: Tại phần này phải nêu các cách thức tổ chức thực hiện và các biện pháp thực hiện

1.4.3 Công văn chỉ đạo

Công văn chỉ đạo là văn bản của các cơ quan cấp trên thông tin cho các cơ quan cấp dưới về công việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện Nội dung của loại công văn này rất gần nội dung của chỉ thị, do đó cân thận trọng trong việc sử dụng loại văn bản này Nội dung của công văn chỉ đạo thường bao gồm:

- Dat van dé: nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc cần phải triên khai, cân phải thực hiện

- Giải quyết vấn để: nêu những yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ,

biện pháp cần áp dụng để đạt được những yêu cầu nhiệm vụ đó

GIAO TRINH KY THUAT SOAN THAO VAN BAN QUAN LÝ KINH TE VA QUAN TR] KINH DOANH

- Kết thúc vấn đề: nêu những yêu cầu mà cấp đưới cần phải thực

hiện và báo cáo kết quả cho cấp chỉ đạo

1.4.4 Công văn đôn đắc, nhắc nhở

Công văn đôn đốc, nhắc nhở là văn bản của các cơ quan cấp trên

gửi cho các cơ quan cấp dưới nhằm nhắc nhở, chan chỉnh hoạt động hoặc thí hành các chủ trương, biện pháp hay quyêt định nào đó

Nội dung của công văn đôn đốc, nhắc nhở thường bao gồm:

- Đặt vấn đề: Nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới trong

văn bản đã được tổ chức thực hiện, hoặc nhắc lại một chủ trương, kế

hoạch, quyết định đã yêu cầu cấp dưới thực hiện Có thể nêu một số

nhận xét ưu, khuyết điểm cơ bản của cấp dưới trong việc thực thi nhiệm vụ được giao, đặc biệt nhấn mạnh những khuyết điểm, lệch lạc

cần phải khắc phục dé hoàn thành tốt nhiệm vụ đã giao

- Giải quyết van dé: Nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện

nhiệm vụ được giao cho cấp đưới; đề ra các biện pháp, thời gian thực

hiện các nhiệm vụ được giao (cần chú ý các biện pháp cơ bản nhằm đem lại hiệu quả mong muốn); vạch ra những sai lệch cần chấn chỉnh

kịp thời, uốn nắn, sửa chữa, tập thể hay cá nhân trực tiếp thực hiện

- Kết thúc vấn đề: Yêu cầu các cơ quan tễ chức cá nhân có trách

nhiệm triển khai thực hiện kịp thời và báo cáo kết quả thực hiện lên

cơ quan cấp trên vào thời hạn nhất định

1.4.5 Công văn đề nghị, yéu cầu

Công văn đề nghị, yêu cầu là văn bản của các cơ quan cấp dưới gửi cho các cơ quan cấp trên, hoặc các co quan ngang cap, ngang quyền giao dich với nhau đề đề nghị, yêu cầu giải quyết những công việc nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các

cơ quan đó Cần phân biệt loại công văn này với tờ trình

Nội dung của công văn đề nghị, yêu cầu thường bao gồm:

- Đặt vấn đề: nêu lý do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu cầu

Có thể căn cứ vào lý do thực tế hoặc chức năng, nhiệm vụ của Nhà

Chương 4 Soạn thảo văn bản tác nghiệp hành chính

nước giao, hay một văn bản nào đó có liên quan

- Giải quyết vá vấn đề: nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị hoặc yêu cầu; nội dung cụ thể của việc đề nghị, yêu cầu; thời gian và cách thức giải quyết các để nghị, yêu cầu đó

- Kết thúc vấn đề: thể hiện sự mong mỏi được quan tâm, xem xét

thể giải thích, hướng dẫn song khác với công văn giải thích, hướng

dẫn ở chỗ việc giải thích, hướng dẫn ở đây được xuất phát từ yêu cầu,

đề nghị, sáng kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu

Nội dung của công văn phúc đáp thường bao gồm:

- Đặt vấn đề: Ghi rõ trả lời (phúc đáp) công văn số, kí hiệu, ngày

tháng nào, của ai, về vấn đề gì

- Giải quyết vấn đề: Trả lời vấn đề mà nội dung văn bản gửi đến

đang yêu cầu phải giải đáp, nếu cơ quan được phúc đáp có đầy đủ

thông tin chính xác để trả lời, hoặc trình bày, giải thích lý do từ chối

trả lời và hẹn thời gian trả lời, nếu cơ quan phúc đáp không có thông tin đầy đủ

- Kết thúc vấn đề: Đề nghị cơ quan được phúc đáp có vấn đề gì

chưa rõ, chưa thoả đáng cho biết ý kiến để nghiên cứu trả lời Cách

trình bày phải lịch sự, xã giao, thể hiện sự quan tâm của cơ quan phúc

đáp

1.4.7 Công văn mời họp

Công văn mời họp là công văn cửa các cơ quan, tô chức, cá nhân

chủ trì mời các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận về các vấn đề có liên quan Công văn mời họp có nội dung rất gần với giấy mời họp, giấy triệu tập Cần lưu ý điểm này để