Giáo trình soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ phần 1

Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Chương I: NHŨNG QUY ĐỊNH CHUNG Chương II: VĂN BẢN PHÁP QUY 58 Chương III: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 72 Chương IV: VĂN BẢN HỢP ĐỒNG 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái LỜI NÓI ĐẦU Giáo trình “Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ” giáo trình giáo trình nghề Cơng tác xã hội, xây dựng biên soạn sở chương trình khung đào tạo nghề Bộ Lao động - Thương binh Xã hội ban hành chi tiết hóa chương trình đào tạo nghề Công tác xã hội Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Để giúp cho học sinh, sinh viên người có nhu cầu cơng tác soạn thảo văn để nâng cao chất lượng hiệu hoạt động công tác quản lý kinh doanh quan đơn vị tổ chức kinh tế -xã hội; Cuốn giáo trình khơng đơn chép mẫu văn mà phân tích văn để tìm chất, chức hệ thống văn xuyên suốt chế quản lý hệ thống phân cấp quản lý cấu tổ chức máy quản lý Nhà nước Giáo trình “Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ” biên soạn theo hình thức tích hợp lí thuyết thực hành Trong trình biên soạn, tác giả tham khảo nhiều tài liệu liên quan trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề cập nhật uy định văn Giáo trình “Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ” Hội đồng thẩm định Trường Cao đẳng nghề Yên Bái nghiệm thu trí đưa vào sử dụng làm tài liệu thống sử dụng nhà trường phục vụ giảng dạy học tập học sinh Giáo trình biên soạn lần đầu nên cố gắng xong khó tránh khỏi thiếu sót, chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp người sử dụng đồng nghiệp để giáo trình ngày hồn thiện Xin trân trọng giới thiệu! HIỆU TRƯỞNG Thạc sỹ: Trịnh Tiến Thanh Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN Khái niệm, chức vai trò cuả văn 1.1 Khái niệm: - Từ "Văn bản" theo tiếng Latinh actur có nghĩa hành động Văn thể ý chí quan ban hành văn Văn phương tiện chủ yếu để lãnh đạo, điều hành, giao dịch - Khi người giao tiếp hàng ngày với nhau, người ta dùng cử chỉ, điệu bộ, ký hiệu để trao đổi thông tin, phương tiện ngôn ngữ Suy cho cùng, khơng có tư tưởng, tình cảm, ý chí, nguyện vọng người lại khơng thể qua ngôn ngữ Văn sản phẩm hoạt động giao tiếp ngơn ngữ mang tính hồn chỉnh nhất, trọn vẹn Chính vậy, văn đối tượng nghiên cứu nhiều học giả có nhiều ý kiến khác xung quanh khái niệm - Đối với máy Nhà nước, văn quản lý Nhà nước thực chất định quản lý Nhà nước quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền luật định mang tính quyền lực đơn phương Văn quản lý Nhà nước phương tiện để xác định vận dụng chuẩn mực pháp lý vào trình quản lý Nhà nước  Khái niệm chung: Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định  Khái niệm cụ thể: Văn sản phẩm hoạt động giao tiếp ngôn ngữ, tạo lập liên kết câu, đoạn văn… tạo thành đơn vị hoàn chỉnh nội dung hình thức hướng tới mục đích giao tiếp định Cách hiểu nhằm nêu đặc trưng văn bản: - Văn sản phẩm hoạt động giao tiếp ngơn ngữ nói hay viết ngày - Văn (văn nói loại văn thơng dụng, bình thường, điển hình) phải liên kết nhiều câu nhiều đoạn văn - Văn phải có tính trọn vẹn nội dung hồn chỉnh hình thức (văn phải biểu thị chủ đề thống nhất, hoàn chỉnh) Đây điểm quan trọng khái niệm văn - Mỗi văn phải có mục đích giao tiếp định Mục đích chi phối thân hoạt động giao tiếp tổ chức văn 1.2 Chức năng: Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái a Chức thông tin - Văn sản sinh trước hết nhu cầu giao tiếp, chức thông tin có tất loại văn Đây chức nói đến đầu tiên, trước quan trọng Bởi thơng qua chức chức khác thể - Đây chức chung loại văn Văn chứa đựng chuyền tải thông tin từ đối tượng sang đối tượng khác Văn quản lý Nhà nước chứa đựng thông tin Nhà nước (như phương hướng, kế hoạch phát triển, sách, định quản lý ) chủ thể quản lý (các quan quản lý Nhà nước) đến đối tượng quản lý (là quan quản lý Nhà nước cấp hay toàn xã hội) Giá trị văn quy định giá trị thơng tin chứa đựng - Thông qua hệ thống văn quan, người ta thu nhận thơng tin phục vụ cho hoạt động trình quản lý như: + Thông tin chủ trương đường lối Đảng Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động quan + Thông tin phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác quan, đơn vị + Thông tin đối tượng quản lý, biến động + Thông tin kết đạt trình quản lý - Văn quản lý hành nhà nước (VBQLHCNN) có chức thông tin, nhiên thông tin chứa VBQLHCNN khác với dạng thơng tin khác Nó thơng tin mang tính thống, bền vững độ xác cao, hướng hoạt động nhà nước đặt  Để làm tốt chứng thông tin phải trau dồi kỹ soạn thảo văn diễn đạt ngôn ngữ, thông tin chứa đựng văn phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, xác, kịp thời b Chức pháp lý - Chức có văn quản lý nhà nước, điều phản ánh nội dung văn quản lý nhà nước (đặc biệt văn quy phạm pháp luật), chứa đựng quy phạm, quy định, tiêu chuẩn, chế độ sách Tất điều sở cho quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) thực thi công vụ - Văn sử dụng để ghi lại quy phạm pháp luật quan hệ luật pháp hình thành trình quản lý hoạt động khác - Có thể hiểu cách ngắn gọn chức pháp lý văn là: + Nó làm cho hoạt động quản lý, đồng thời sợi dây ràng buộc trách nhiệm quan nhà nước vấn đề xã hội mà quan nhà nước với tư cách chủ thể quản lý lĩnh vực Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái + Nó sở pháp lý để công dân thực quyền nghĩa vụ Văn quản lý nhà nước (đặc biệt văn QPPL) hình thức pháp luật quản lý (luật hình thức, quy phạm nội dung) c Chức quản lý - Đây chức có văn sản sinh môi trường quản lý Chức quản lý văn thể việc chúng tham gia vào tất giai đoạn trình quản lý - Quản lý trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng, tổ chức, xây dựng biên chế, định, thực định, kiểm tra đánh giá Trong tất khâu nói trên, khâu cần có tham gia văn Trong hoạt động quản lý xã hội đại định quản lý phải thể văn Như vậy, văn công cụ đầy hiệu lực trình quản lý + Văn - phương tiện cung cấp thông tin để định Đối với nhà quản lý, chức định Một u cầu có tính nguyên tắc định phải xác, kịp thời, có hiệu mà mơi trường biến động khơn lường + Văn chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy nhà nước ta hình thành hoạt động theo nguyên tắc tập trung Theo nguyên tắc quan cấp phải phục tùng quan cấp trên, quan địa phương phục tùng quan trung ương Xuất phát từ vai trò rõ nét văn phương tiện truyền đạt mệnh lệnh Để guồng máy nhịp nhàng, văn sử dụng với vai trò khâu nối phận + Văn cho công tác kiểm tra hoạt động máy quản lý Chủ tịch Hồ Chí Minh nói:" Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết nghị thi hành khơng, thi hành có khơng, muốn biết sức làm, làm qua chuyện, có cách kiểm tra" Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng cách có hệ thống văn Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn quy định chức năng, thẩm quyền, văn nghiệp vụ kiểm tra đến văn với tư cách liệu, số liệu làm Để văn thực tốt chức quản lý trình soạn thảo văn phải nghiêm túc, văn phải đầy đủ yêu cầu thể thức phải ban hành kịp thời 1.3 Vai trị: Văn có vai trị quan trọng hoạt động QLHCNN: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý - Phương tiện truyền đạt định quản lý - Phương tiện kiểm tra Theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - Công cụ xây dựng hệ thống pháp luật Phân loại văn Hệ thống văn phong phú, phức tạp cần phải phân loại chúng để có phương pháp soạn thảo quản lý chúng cho thích hợp Hệ thống văn gắn chặt với phân quyền, phân cấp chặt chẽ, khoa học, hình thành phát triển phù hợp với quy luật khách quan thực tiễn đất nước Như vậy, văn phân loại sau: 2.1 Văn mang tính chất quyền lực nhà nước văn khơng mang tính chất quyền lực nhà nước a Văn mang tính chất quyền lực nhà nước (Văn quy phạm pháp luật Pháp quy) + Văn pháp quy quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành + Văn ban hành theo thủ tục, thể thức, trình tự luật định + Văn quy phạm pháp luật (VBQPPL) có chứa quy tắc xử chung + Văn quy phạm pháp luật sử dụng nhiều lần + Văn quy phạm pháp luật áp dụng với đối tượng hay nhóm đối tượng + Văn quy phạm pháp luật có hiệu lực toàn quốc hay địa phương + Văn quy phạm pháp luật Nhà nước bảo đảm thực Văn quy phạm pháp luật gồm loại sau: - Hiến pháp - Nghị - Lệnh Chủ tịch nước - Luật, Bộ luật - Pháp lệnh - Nghị định - Quyết định - Chỉ thị - Thơng tư b Văn khơng mang tính chất quyền lực nhà nước (Văn dân sự) Văn dân loại văn giải mối quan hệ cá nhân giao tiếp, sinh hoạt, đời sống kinh tế Các văn dân gồm: - Hợp đồng - Đơn từ - Giấy ủy quyền 2.2 Văn công văn tư a Văn cơng Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề n Bái Văn hành thơng thường loại văn quan có thẩm quyền ban hành khơng có đầy đủ yếu tố văn quy phạm pháp luật, nhằm giải vụ việc cụ thể với đối tượng cụ thể: * Văn hành thơng thường như: - Cơng văn - Biên - Thông báo - Thông cáo - Công điện * Văn cá biệt Văn cá biệt loại văn chứa đựng quy tắc xử riêng, thuộc thẩm quyền quan nhằm giải việc, cá nhân, tổ chức cụ thể phạm vi không gian, thời gian định Văn cá biệt như: - Quyết định nâng lương - Quyết định điều động - Quyết định bổ nhiệm - Quyết định khen thưởng, kỷ luật - Quyết định xử phạt vi phạm hành b Văn tư Mang tính chất cá nhân (như đơn cá nhân, giấy xin phép, đơn đề nghị…) 2.3 Văn quản lý văn thông thường a Văn quản lý Là loại văn sử dụng rộng rãi quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị xã hội thường có tỷ trọng lớn tổng số văn ban hành Loại văn thường nhằm mục đích quản lý, giải cơng việc cụ thể, thông tin phản ánh hay ghi chép công việc phát sinh… b Văn thông thường Là văn mang tính cá nhân, dân 2.4 Phân loại văn theo hình thức Văn hình thành hoạt động quan, tổ chức cá nhân bao gồm: - Văn quy phạm pháp luật: Được quy định Luật số 17/2008/QH12 Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 Quốc hội khố XII thơng qua - Văn hành chính: Quyết định (cá biệt), thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - Văn chuyên ngành: Các hình thức văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ - Văn tổ chức trị; tổ chức trị - xã hội: Các hình thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức Hình thức nội dung văn 3.1 Hình thức nội dung văn Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; bố cục văn phải đáp ứng yêu cầu sau: Tuỳ theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần chương, mục, điều, khoản, điểm phân thành phần mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định Bố cục luật, pháp lệnh thực theo quy định Điều 4, Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư lưu trữ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư * Văn quy phạm pháp luật khác bố cục sau: - Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm theo khoản điểm; - Nghị định: theo chương mục; điều; khoản; điểm; quy chế (điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: chương; mục; điều khoản, điểm; - Quyết định: theo điều, khoản, điểm, quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều khoản, điểm; - Chỉ thị: theo khoản, điểm; - Thông tư: theo mục, khoản, điểm * Văn hành bố cục sau: - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm * Các văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm Những yêu cầu hình thức văn quản lý đặt cho người soạn thảo văn nhiệm vụ là: phải xắp xếp, bố cục phần văn cách khoa học lôgic; sử dụng ngôn ngữ văn phạm để phản ánh ý chí nhà nước Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái trung thực, khách quan, dễ hiểu, dễ thực dễ áp dụng vào thực tế công tác quản lý nhà nước Những yêu cầu hình thức văn quản lý tuỳ theo loại văn mà cách kết cấu theo chủ đề hay thể loại hợp lý Thông thường văn điều lệ, định, hợp đồng…được viết dạng điều, khoản, cịn đa phân loại văn khác viết dạng văn xuôi Viết dạng văn xuôi, địi hỏi bố cục phải theo trình tự lơgíc từ đặt vấn đề đến giải vấn đề cuối kết thúc vấn đề… Trong văn quản lý phải trọng kỹ thuật trình bày, cách hành văn rõ ràng, sáng sủa, diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng thi hành Khi soạn thảo văn cần chia văn thành đoạn lớn, đặt tiêu đề cho đoạn Có thể dùng số La Mã, số tự nhiên chữ (theo vần a, b, c…) dùng nguyên chữ số tự nhiên (1.); (1.1, 1.2…); (1.1.2…) …để phân biệt đoạn Các phần nhỏ trực thuộc lùi sâu vào (thụt đầu dòng) để làm bật thơng tin văn Những đoạn thơng tin số liệu thống kê dùng bảng biểu đồ thị để trình bày, biểu thị phân tích, tổng hợp dễ hiểu Cần gạch ý, từ ngữ quan trọng để nhấn mạnh thông tin, hướng người đọc ý tới nội dung, ý nghĩa Có thể in nghiêng, đậm hay gạch chân từ cần nhấn mạnh…chính trịxã hội quy định 3.2 Nội dung văn Theo Quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; nội dung văn phải đáp ứng yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức nội dung văn sử dụng - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng, phù hợp với quy định pháp luật - Các quy phạm pháp luật, quy định hay vấn đề việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác - Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu - Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thật cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn - Không viết tắt cụm từ không thông dụng, từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ - Việc viết hoa thực theo quy tắc tả tiếng Việt Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại trích yếu nội dung văn bản, số, ký hiệu văn bản, ngày-tháng-năm ban hành văn tên quan tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn Tuỳ theo loại văn mà người soạn thảo văn lựa chọn kết cấu, xử lý thơng tin đưa vào cho thích hợp, có cách thức trình bày thích ứng để làm rõ vấn đề mà mục đích văn đặt Thông qua nội dung văn người tiếp nhận chúng phải hiểu mục đích văn bản, phải hiểu quan hệ mà văn điều chỉnh, hiểu rõ việc phải sử lý sở cách thức, phương pháp nguyên tắc xử đắn Cần phải viết cho nội dung văn phải phản ánh vấn đề sau đây: a Tính mục đích: Văn phải thể mục tiêu giới hạn nó, tức phải trả lời câu hỏi: Ban hành để làm gì? Giải mối quan hệ nào? Giải đến đâu? Tính mục đích văn phải thể khả phản ánh mục tiêu chủ trương đường lối sách Đảng Nhà nước chủ trương cấp lãnh đạo cấp quản lý Nó phải cụ thể quan cách sáng tạo kịp thời Ngoài ra, tính mụch đích văn cịn thể việc phản ánh đắn đầy đủ lợi ích, tâm tư nguyện vọng thành viên quan, đơn vị b Tính khoa học tính khả thi Văn có tính khoa học văn có đủ lượng thơng tin quy phạm thông tin thực tế cần thiết Các kiện, biến cố hay nói cách khác nội dung văn phải xác, khơng dùng đến thơng tin kiện cũ, lạc hậu Nội dung mệnh lệnh, ý tưởng phải rõ ràng, mạch lạc, không bị người đọc hiểu nhầm Văn có tính khả thi văn phải đáp ứng vấn đề như: phải đưa vấn đề xuất phát từ yêu cầu khách quan thực tiễn gắn với điều kiện cụ thể định tình hình đối tượng, khả mặt đối tượng thực văn bản, yêu cầu trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa phù hợp với trình độ, lực, khả mặt đối tượng thi hành, phù hợp với yêu cầu quy luật khách quan Mọi quy định văn phải biết gắn quyền nghĩa vụ đôi với điều kiện cụ thể để thực quyền nghĩa vụ Nói có nghĩa văn phải có khả thực Trên thực tế, có khơng văn khơng thể thực chuẩn mực đó, có ý chủ quan người ban hành mà thơi c Tính quy phạm Văn quản lý nhìn chung truyền đạt ý chí quan để chúng có hiệu lực tuỳ theo loại văn cần phải viết nội dung có hàm chứa vấn 10 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức văn minh họa Phụ lục IV kèm theo Thông tư Mẫu trình bày số loại văn hành minh họa Phụ lục V kèm theo Thông tư Văn quản lý nhà nước 6.1 Khái niệm Hệ thống văn quản lý nhà nước (VBQLNN): tập hợp văn ban hành tạo nên chỉnh thể văn cấu thành hệ thống, tất văn có liên hệ mật thiết với phương diện, xếp theo trật tự pháp lý khách quan lơgic khoa học Đó hệ thống kết hợp chặt chẽ cấu trúc nội dung bên hình thức biểu bên ngồi phản ánh phù hợp với cấu quan hệ xã hội, yêu cầu công tác quản lý nhà nước Văn trở thành yếu tố hệ thống theo chiều ngang, tức dù hình thành nào, thuộc thang bậc pháp lý phải vào đối tượng điều chỉnh theo chiều dọc tức mang thứ bậc tuỳ thuộc vào thẩm quyền quan ban hành Để có hệ thống văn cần phải thường xun tiến hành cơng tác rà sốt hệ thống hố văn Kết cơng tác tạo hệ thống văn cân đối, hồn chỉnh, thống nhất, khắc phục tình trạng lỗi thời, mâu thuẫn lỗ hổng hệ thống văn bản, làm cho nội dung văn phù hợp với u cầu, địi hỏi đời sống, có hình thức rõ ràng, dễ hiểu, tiện lợi cho việc sử dụng 6.2 Các loại văn quản lý nhà nước chủ yếu * Văn quy phạm pháp luật: văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự định, có quy tắc xử chung, nhà nước bảo đảm thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa (XHCN) Đó nguồn pháp luật XHCN, sản phẩm trình sáng tạo pháp luật, hình thức lãnh đạo nhà nước xã hội nhằm biến ý chí nhân dân thành luật Hệ thống văn quy phạm pháp luật bao gồm: - Văn Quốc hội ban hành: Hiến pháp; Luật… - Văn UBTV Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết… - Văn quan nhà nước có thẩm quyền khác Trung ương ban hành để thi hành văn quy phạm pháp luật Quốc hội, UBTV Quốc hội như: Lệnh, Quyết định Chủ tịch nước; Nghị quyết, Nghị định Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ; Quyết định, Chỉ định, Thơng tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ… - Văn Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành đề thi hành văn quy phạm pháp luật Quốc hội, UBTV Quốc hội văn nhà nước cấp 43 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái * Văn hành chính: - Văn hành thơng thường: văn dùng để truyền đạt thông tin hoạt động quản lý nhà nước như: công bố thông báo chủ trương, định hay nội dung kết hoạt động quan tổ chức với nhà nước với tổ chức công dân Văn hành thơng thường đưa định quản lý, khơng dùng để thay cho văn quy phạm pháp luật, văn cá biệt Đây hệ thống đa dạng phức tạp, bao gồm loại văn sau: + Cơng văn; Thơng báo; Thơng cáo; + Tờ trình; Biên bản; Báo cáo; Đề án; Phương án; Kế hoạch…; + Các loại giấy (giấy mời, đường, uỷ nhiệm, giới thiệu, chứng nhận…); loại phiếu - Văn hành biệt: Văn có hình thức văn quy phạm pháp luật (Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị), giải vấn đề cá biệt, đối tượng cá biệt gọi văn quy phạm cá biệt văn cá biệt * Văn chuyên ngành: Đây hệ thống văn đặc thù Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý chuyên ngành quy định, ban hành sau thoả thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ Những quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng loại văn phải theo mẫu quy định quan chuyên ngành, không tuỳ tiện thay đổi nội dung hình thức văn mẫu hoá - Văn chun mơn: lĩnh vực tài chính, tư pháp, ngoại giao - Văn kỹ thuật: lĩnh vực xây dựng, kiến trúc, trắc địa, đồ, khí tượng thuỷ văn Lưu ý: Hợp đồng 01 dạng văn đặc biệt thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động chuyên môn khác nhau, hợp đồng cần phải thể thống ý chí 02 bên a Mẫu trình bày: Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC MẪU TRÌNH BÀY State administration' s documents Form of presentation - Tiêu chuẩn quy định mẫu trình bày cho loại văn quản lý nhà nước: hiến pháp, pháp luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, định, thông tư, thị, thông cáo, thông báo, công văn, báo cáo, biên - Tiêu chuẩn áp dụng cho loại văn khác 44 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Trong trường hợp văn in thành sách khơng tn theo tiêu chuẩn Văn quản lý Nhà nước đánh máy in giấy trắng, có kích thước 210 x 297mm (A4), sai số cho phép ± 2mm Văn quản lý Nhà nước đánh máy in vùng trình bày: trang mặt trước cách mép trang giấy 25mm cách mép trang giấy 20mm, cách mép trái trang giấy 30mm mép phải trang giấy 10mm (hình 1); văn in trang mặt sau vùng trình bày phải cách mép trang giấy 25mm, cách mép trang giấy 20mm, cách mép trái cách mép phải trang giấy 20mm (hình 2) Những văn có nhiều trang trang thứ hai phải ghi số trang số Ả Rập cách mép trang giấy 10mm, nằm trang Những văn có hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số La Mã Số trang văn số trang phụ lục ghi chung số thứ tự Mẫu trình bày thành phần văn quản lý Nhà nước (theo hình 3) 3.1 Quốc hiệu trình bày số (2), dịng viết CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM chữ in hoa, dòng viết Độc lập - Tự - Hạnh phúc chữ thường có gạch nối giữa, phía có gạch ngang Ví dụ: CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHÍA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 3.2 Tác giả văn trình bày số (1) Những tác giả có tên quan cấp trực tiếp tên viết chữ thường dịng trên, tên quan văn viết chữ in hoa dịng Ví dụ: UBND TP HÀ NỘI SỞ XÂY DỰNG Những tác giả văn khơng có tên quan cấp trực tiếp tên quan sản sinh văn viết chữ in hoa Ví dụ: BỘ NỘI VỤ 3.3 Số, ký hiệu văn trình bày số (3) Số văn viết số Ả Rập, ký hiệu văn đặt sau văn Ví dụ: Số: 142 - TCCB 3.4 Địa danh thời gian văn trình bày ô số (4) Địa danh đặt trước thời gian, sau địa danh có dấy phẩy Thời gian văn theo thứ tự ngày, tháng, năm viết số Ả Rập Những số ngày nhỏ 10 số tháng 1, 45 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái tháng phải viết số trước Trường hợp cần thiết thành phần thời gian phải viết thêm giờ, phút Ví dụ: Đơng Anh, 17 30 phút ngày 25 tháng 02 năm 1991 3.5 Nơi nhận văn trình bày số (5a) số (5b) Ơ số (5a) áp dụng cho loại cơng văn gồm hai phần: Kính gửi (hoặc đồng kính gửi) tên quan nhận văn Ô số (5b) gồm hai phần: Nơi nhận tên quan cá nhân nhận văn với số lượng Ví dụ: Nơi nhận: - Các Bộ; - UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Cục Lưu trữ (2 bản); - Lưu: Văn thư 3.6 Đối với văn dùng để giao dịch cuối văn có gạch ngang ô số (12) phải viết địa bưu điện quan, số điện thoại, số telex, số Fax (nếu có) Ví dụ: VIỆT NAM THƠNG TẤN XÃ TRUNG TÂM HỢP TÁC THÔNG TẤN QUỐC TẾ Trần Hưng Đạo - Hà Nội Tel: 2.65519 Telex: 412234 Fax: 8442.59617 3.7 Tên loại trích yếu nội dung văn trình bày số (6a) (6b) Những văn có tên loại tên loại viết chữ in hoa, sau viết nội dung văn chữ thường (6a) Ví dụ: PHÁP LỆNH Bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp Những văn khơng có tên loại phải viết trích yếu nội dung số (6b) Ví dụ: V/v nộp hồ sơ lưu trữ quyền cũ vào kho Lưu trữ Trung ương 46 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái 3.8 Nội dung trình bày số (7) Văn trình bày phải xác, rõ ràng khơng dập xóa Khi xuống dịng phải để khoảng cách dịng gấp đơi so với dịng khác chữ đầu dòng phải thụt vào chữ 3.9 Quyền hạn, chức vụ người ký văn viết chữ in hoa ô số (8) Người ký thay mặt viết hai chữ TM, người ký viết hai chữ KT, người ký thừa lệnh viết hai chữ TL, người ký thừa uỷ quyền viết chữ TUQ, người ký quyền viết chữ Q Các chữ nêu viết chữ in hoa đặt phía trước chữ ghi chức vụ người ký văn Chữ ký người có thẩm quyền đặt ô số (9) Họ tên người ký văn viết chữ thường ô số (10) Khoảng cách ô số (8) ô số (10) cách 30mm Ví dụ: KT BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO THỨ TRƯỞNG Nguyễn Duy Niên Trong văn khơng ký bút chì, bút mực màu đỏ vật liệu dễ phai mờ 3.10 Dấu quan văn đóng số (11), phải chiều, rõ ràng trùm lên 1/.4 chữ ký phía bên trái Chỉ đóng dấu vào văn có chữ ký thức người có thẩm quyền Những văn có nội dung thuộc phạm vi bí mật quốc gia phải đóng dấu mức độ mật Những văn có mức độ khẩn đóng dấu mức độ khẩn hai dấu naỳ đóng số (13) Dấu mức độ mật, mức độ khẩn phải đóng mực đỏ 3.11 Nếu văn dự thảo ghi chữ "Dự thảo" vào ô số (14), văn dự thảo nhiều lần phải ghi "Dự thảo lần thứ " 3.12 Đối với văn phần cuối văn theo hình Phía có gạch ngang số (15), phía gạch ngang ô số (16) viết chữ in hoa tên quan văn Ô số (17) viết số, ký hiệu văn Ô số (18) viết tên địa điểm thời hạn phát hành văn Ô số (19) viết chữ in hoa quyền hạn, chức vụ người ký Ô số (20) chữ ký người ký Ô số (21) dấu quan văn Ô số (22) viết chữ thường họ, tên người ký Những văn nội dung ngắn gọn thành phần nêu mục phải trình bày cân đối, đẹp mắt trng vùng trình bày trang giấy Những văn nội dung trình bày từ hai trang giấy trở lên số (5b), ô (8), (9), (10), (11) (12) trở phải viết trang cuối văn b Mẫu 1: Mẫu trình bày cơng văn Mẫu 1.5 – Cơng văn 47 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /… (3) -….(4)… Trường Cao đẳng nghề Yên Bái … (5)… , ngày … tháng … năm 20… V/v …… (6) ……… Kính gửi: - ……………………………… ; ……………………………… ; - ……………………………… ; (7) ./ QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) Nơi nhận: - Như trên; - ……………; - Lưu: VT, … (9) A.xx (10) (Chữ ký, dấu) Họ tên Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (043) XXXXXXX, Fax: (043) XXXXXXX E-mail:……………… Website:………………… (11) Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, phận chức năng) soạn thảo công văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung cơng văn (7) Nội dung cơng văn 48 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái (8) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM Ủy ban nhân dân, TM Ban Thường vụ, TM Hội đồng…; người ký cơng văn cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký công văn; trường hợp khác thực theo hướng dẫn Khoản 1, Điều 12 Thông tư (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) (11) Địa quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa E-Mail; Website (nếu cần) * Nếu nơi nhận (kính gửi) chức danh, chức vụ cao cấp Nhà nước, phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp chức danh, chức vụ vào c Mẫu 2: Mẫu trình bày văn có tên loại Mẫu 1.7 – Văn có tên loại Ban Hội đồng nhân dân HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN … (1)… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: … (2) …./ … (3)… -HĐND … (4)… , ngày … tháng … năm 20… Độc lập – Tự – Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN ………………… (5) ………………… (6) ; ; Nơi nhận: - ………….…; TM BAN KINH TẾ NGÂN SÁCH TRƯỞNG BAN (7) 49 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái (Chữ ký dấu HĐND) - …………… ; - Lưu: VT, … (8)… A.xx (9) Họ tên Ghi chú: (1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn (2) Số thứ tự đăng ký văn Hội đồng nhân dân (3) Chữ viết tắt tên loại văn (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung văn (6) Nội dung văn (7) Nếu Phó Trưởng ban ký ghi: KT TRƯỞNG BAN PHĨ TRƯỞNG BAN (8) Chữ viết tắt tên Ban soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (9) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) (Mẫu dùng chung cho tất loại văn có tên loại Ban Hội đồng nhân dân ban hành) Mẫu 1.8 – Văn có tên loại Đồn Đại biểu Quốc hội ĐỒN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI … (1)… CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: ….…./ … (2)… -ĐĐBQH … (3)… , ngày … tháng … năm 20… Độc lập – Tự – Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN ………………… (4) ………………… - (5) ; / Nơi nhận: TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI (6) TRƯỞNG ĐOÀN (7) - ………….…; - …………… ; - …………… ; (Chữ ký, dấu ĐĐBQH) 50 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ - Lưu: VT, … (8)… A.xx (9) Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Họ tên Ghi chú: (1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; (2) Chữ viết tắt tên loại văn (3) Địa danh (4) Trích yếu nội dung văn (5) Nội dung văn (6) Thẩm quyền ký văn Nếu Trưởng Đoàn ký với thẩm quyền riêng khơng có dịng quyền hạn (7) Nếu Phó Trưởng đồn ký ghi: KT TRƯỞNG ĐỒN PHĨ TRƯỞNG ĐỒN (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (9) Ký hiệu người đánh máy, số lượng phát hành (nếu cần) (Mẫu dùng chung cho tất loại văn có tên loại Đồn Đại biểu Quốc hội) d Mẫu 3: Phông chữ (FONT) cỡ chữ để trình bày văn 51 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái PHỤ LỤC MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Ví dụ minh họa Stt Thành phần thể thức chi tiết trình bày Loại chữ Cỡ chữ Kiểu chữ (2) (3) (4) - Dịng In hoa - Dịng Phơng chữ Times New Roman Cỡ chữ (5) (6) (7) 12-13 Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 In thường 13-14 Đứng, đậm Độc lập – Tự – Hạnh phúc 13 - Tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp In hoa 12-13 Đứng BỘ TÀI CHÍNH 12 - Tên quan, tổ chức In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC QUẢN LÝ GIÁ 12 In thường 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BKHCN-VP; Số: 12/UBND-VX 13 (1) Quốc hiệu - Dòng kẻ bên Tên quan, tổ chức - Dòng kẻ bên Số, ký hiệu văn 52 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung a Đối với văn có tên loại Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng năm 2009 13 14 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14 In thường 14 Đứng, đậm Về cơng tác phịng, chống lụt bão 14 Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2009 13 Nội dung văn In thường 13-14 Đứng Trong công tác đạo… a Gồm phần, chương mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết In thường 14 Đứng, đậm Phần I In thường 13-14 - Tên loại văn In hoa - Trích yếu nội dung - Dịng kẻ bên b Đối với công văn - Từ “phần”, “chương” số thứ tự phần, 53 14 Chương I 14 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái chương b - Tiêu đề phần, chương In hoa 13-14 Đứng, đậm - Từ “mục” số thứ tự In thường 14 Đứng, đậm Mục 14 - Tiêu đề mục In hoa 12-13 Đứng, đậm GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH 13 - Điều In thường 13-14 Đứng, đậm Điều Bản văn - Khoản In thường 13-14 Đứng Các hình thức… 14 - Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với … 14 - Tiết In thường 13-14 Đứng - 14 - Tiểu tiết In thường 13-14 Đứng + 14 - Từ “phần” số thứ tự In thường 14 Đứng, đậm Phần I 14 - Tiêu đề phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… 14 QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14 14 Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết 54 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ - Số thứ tự tiêu đề mục Trường Cao đẳng nghề Yên Bái In hoa 13-14 Đứng, đậm I NHỮNG KẾT QUẢ 14 Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm Phạm vi đối tượng áp dụng 14 Trường hợp khơng có tiêu đề In thường 13-14 Đứng Thơng tư có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể… 14 - Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với … 14 - Tiết Đứng - 14 - Tiểu tiết Đứng + 14 - Khoản: Chức vụ, họ tên người ký - Quyền hạn người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT BỘ TRƯỞNG 14 - Chức vụ người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG 14 - Họ tên người ký In thường 13-14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14 In 14 Đứng Nơi nhận a Từ “kính gửi” tên 55 14 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ quan, tổ chức, cá nhân Trường Cao đẳng nghề Yên Bái thường - Gửi nơi Kính gửi: Bộ Cơng thương Kính gửi: - Gửi nhiều nơi b 14 - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch Đầu tư; - Bộ Tài 14 Từ “nơi nhận” tên quan, tổ chức, cá nhân - Từ “nơi nhận” In thường - Tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, In thường 11 Đứng Dấu mức độ khẩn In hoa 13-14 Đứng, đậm HỎA TỐC 10 Chỉ dẫn phạm vi lưu hành In thường 13-14 Đứng, đậm XEM XONG TRẢ LẠI 11 Chỉ dẫn dự thảo văn In hoa 13-14 Đứng, đậm In thường 11 Đứng Ký hiệu người đánh 12 máy, nhân số lượng 12 Nghiêng, đậm 56 Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12 - Các Bộ, quan ngang Bộ, …; - …… ; - Lưu: VT, TCCB - Như trên; - …… ; - Lưu: VT, NVĐP 11 DỰ THẢO THƯỢNG KHẨN KHẨN LƯU HÀNH NỘI BỘ DỰ THẢO 10 PL.(300) 13 13 13 11 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Địa quan, tổ chức; địa E-Mail, 13 Website; số điện thoại, số Telex, số Fax Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà Nội In thường 11-12 - Từ “phụ lục” số thứ tự phụ lục In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14 - Tiêu đề phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 15 Số trang In thường 13-14 Đứng 2, 7, 13 14 16 Hình thức In hoa 13-14 Đứng, đậm SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC 14 Đứng ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX E-Mail: 11 Website: 14 Phụ lục văn Ghi chú: Cỡ chữ văn tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dịng cỡ chữ 13, dịng cỡ chữ 14; Quốc hiệu, dòng cỡ chữ 12, dịng cỡ chữ 13; địa danh ngày, tháng, năm văn cỡ chữ 13 57 .. .Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái LỜI NÓI ĐẦU Giáo trình ? ?Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ? ?? giáo trình giáo trình nghề Cơng tác xã hội, xây dựng biên soạn sở... 28 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 20-25mm 11 1 5b 5a 10 a 9a 10 b 12 ... mơn soạn thảo có chất lượng tốt, đạt mục đích yêu cầu đặt Người viết 11 Giáo trình: Soạn thảo văn Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái văn phải tuân theo quy trình cụ thể Quy trình soạn thảo