Bài giảng Chương 4: Văn hóa trong giao tiếp, đàm phán kinh doanh

Bài giảng Chương 4 Văn hóa trong giao tiếp, đàm phán kinh doanh với các nội dung chính như: Khái niệm và các thành phần của văn hóa, nhận diện sự thay đổi của văn hóa trong giao tiếp kinh doanh, văn hóa giao tiếp của người Việt Nam và người nước ngoài,...

CHƯƠNG VĂN HÓA TRONG GIAO TIẾP , ĐÀM PHÁN KINH DOANH 4.1. Khái niệm và các thành phần  của văn hóa 4.1.1 Khái niệm: “Văn hóa tạo nên cách sống của một cộng đồng, quyết định  các hình thức tiêu dung, thứ tự ưu tiên và phong cách thỏa mãn  nhu cầu của con người”  (Philip R Kateor và John LGraham) “ Văn hóa là mổi trường nhân tạo trong tổng thể các yếu tố mơi  trường tồn tại xung quanh cuộc sống của một cộng đồng  người. Văn hóa bao gồm kiến thức, đạo đức, đức tin, nghệ  thuật, luật pháp, tập qn, thói quen được các thành viên trong  cộng đồng thừa nhận”  (Gary P.Ferraro – 1997) 4.1.1 Khái niệm: “ Văn hóa được định nghĩa là một hệ thống giá trị,  quan niệm, niềm tin, truyền thống, và các chuẩn mực  hành vi đơn nhất với một nhóm người cụ thể nào đó  được chia sẻ một cách tập thể”  (Philip Kotler)  “ Khơng có con người, khơng có văn hóa, ngược lại  khơng có văn hóa khơng có con người – do vậy văn  hóa là con người, bản chất của văn hóa là bản chất  của con người”  (Đào Duy Anh, 1946) 4.1.1 Khái niệm  Vậy: Văn hóa là  Tồn bộ di sản của con người Bao trùm lên tất cả các vấn đề Mọi cộng đồng có bản sắc riêng Jamuenson cho rằng văn hóa có 5 đặc tính Phải học mới có được Là cái được chia sẻ trong một nhóm người Là hệ thống các tượng trưng Ln thay đổi và có xu hướng thích ứng Tổng thể các bộ phận trong một nền văn hóa ít nhiều  phải cùng được hịa nhập 4.1.2. Các thành phần của văn hóa - Yếu tố văn hóa vật chất Nhóm yếu tố cơng nghệ Nhóm yếu tố kinh tế  - Yếu tố tổng thể xã hội  Tổ chức XH Giáo dục Cơ cấu chính trị ­Yếu tố quan niệm, tín ngưỡng, đức tin (Rất phức tạp) - Yếu tố văn hóa thẩm mỹ (Rất đa dạng)  - Ngơn ngữ 4.2. Nhận diện sự thay đổi của văn  hóa trong giao tiếp kinh doanh 4.2.1. Vay mượn và giao thoa văn hóa Vay mượn: Là hiện tượng một các nhân, một cộng đồng  chủ ý bắt chước các đặc điểm của một nền văn hóa khác  vì thấy những đặc điểm đó có thể giải quyết tốt những  vấn đề của chính mình  Giao thoa: Là q trình các giá trị văn hóa thuộc các nền  văn hóa khác nhau cọ xát với nhau thơng qua hoạt động  của con người và cộng đồng 4.2.2. Phản ứng với sự thay đổi + Có nhiều xu hướng khác nhau + Điều đó phụ thuộc vào điều kiện, hồn cảnh, quan  niệm 4.2.3. Ảnh hưởng đến giao tiếp  trong kinh doanh + Sự khác nhau về ngơn ngữ và cử chỉ hành vi  khơng lời giữa các nền văn hóa khác nhau + Sự khác biệt về quan niệm giá trị (Khách  quan ­ cạnh tranh – cơng bằng ­ thời gian) + Sự khác biệt về tư duy và q trình ra quyết  định 4.3. Văn hóa giao tiếp của người  Việt Nam và người nước ngồi 4.3.1. Văn hóa giao tiếp của người Việt Nam Người Vn thích giao tiếp, coi trọng giao tiếp Thường rụt rè, nhất là trong mơi trường khơng quen  thuộc Coi trọng tình cảm, lấy tình cảm làm chuẩn mực Thích tìm hiểu, quan sát, đánh giá đối tượng Ứng xử tế nhị, ý tứ, coi trọng hịa thuận Cách xưng hơ phong phú, phức tạp và có xu hướng  gia đình hóa 4.3.2. Văn hóa giao tiếp của người Mỹ Đúng giờ Quan tâm đến khơng gian làm việc Coi trọng gia đình Đề cao phụ nữ Phong cách giao tiếp thống, thoải mái Khơng có thói quen nhìn lâu Đừng q vui mà trêu đùa phụ nữ Năng động, thực dụng Luật pháp rất rõ ràng Bình đẳng hai bên cùng có lợi là ngun tắc số 1 10 4.4.1. Lễ nghi trong giao tiếp kinh  doanh bằng thư tín Cách viết Email -Subject -Cc; Bcc - Inline plain text - Attachment -Một dịng khơng nên q dài (64 ký tự, kể dấu trống) -Đừng la hét (Yelling) + ENGLISH, SPANISH Vs English, Spanish -Hãy cẩn thận với chữ viết tắt -Hãy ký tên Email 19 4.4.1. Lễ nghi trong giao tiếp kinh  doanh bằng thư tín * Kết cấu một lá thư  Tên tổ chức, địa chỉ, số điện thoại, fax, logo (bên  trái) Địa danh, ngày, tháng năm Kính gửi: Họ tên, chức vụ, địa chỉ Lời chào đầu thư Nội dung thư Lời chào cuối thư Chức vụ, chữ ký, họ tên người gửi Phong bì ghi đúng quy định 20 Mẫu thư giao dịch thương mại Tên công ty Địa chỉ: Điện thoại, fax Thư số: Địa danh, ngày tháng năm Kính gửi: (Địa người nhận thư) Thưa Ông, Lời cuối thư Chữ ký Chức vụ Họ & tên 21 4.4.1. Lễ nghi trong giao tiếp kinh  doanh bằng thư tín * Một số loại thư thường gặp Thư đặt hàng Thư trả lời thư đặt hàng Thư từ chối đơn hàng Thư khiếu nại Thư bán hàng Thư xã giao (chúc mừng, chia buồn, thư mời, thư cảm ơn, thư thăm hỏi) 22 Thư đặt hàng - Ngay câu mở đầu dùng từ rõ ý: Xin gửi Ghi rõ hạng mục sp u cầu Thơng báo kế hoạch tốn Cuối thư bày tỏ hy vọng sớm nhận hàng 23 Thư xác nhận đơn đặt hàng - Bày tỏ hân hoan nhận đơn đặt hàng - Giới thiệu tóm tắt thêm vài lời mặt hàng chọn đặt - Lời cam kết quan tâm chu đáo đến hàng đặt - Hy vọng có thêm đơn đặt hàng khác 24 Thư từ chối đơn đặt hàng - Trình bày theo cách quy nạp - Xác nhận nhận đơn hàng, đánh giá cao KH chọn lựa sp - Giải thích lý - Giới thiệu địa khác 25 Thư khiếu nại - Trình bày theo cách diễn dịch Ngay câu đầu nêu bật địi hỏi Giải thích lý Kết thúc lời khen cảm ơn: “Tiến độ thi cơng vượt tiến độ Xin cảm ơn khẩn trương cơng ty Ông” 26 Trả lời thư khiếu nại - Ngay câu đầu khẳng định thư khiếu nại đáp ứng khẩn trương - Giải thích lý gây cản trở - Cảm ơn kịp thời nêu vấn đề (Nếu viết thư từ chối thư khiếu nại, viết theo kiểu quy nạp, nhấn mạnh ý tích cực) 27 Thư bán hàng (thư thuyết phục) - Thu hút ý vào hàng, giới thiệu - Nêu lý đủ thuyết phục, chỗ công ty đáp ứng nhu cầu KH - Thúc đẩy hành động: Gọi điện tới số, điền vào mẫu kèm theo, lợi mua 28 4.4.2. Lễ nghi trong giao tiếp kinh doanh trực tiếp CHÀO HỎI: Câu chào phải lịch sự, tơn trọng, có văn hóa Người ít tuổi, nam, cấp dưới, khách phải chào trước Cần chào đáp lễ khi nhận câu chào Khi chào phải chú ý tư thế, dáng điệu, ánh mắt, nụ  cười 29 4.4.2. Lễ nghi trong giao tiếp kinh doanh trực tiếp BẮT TAY Thường sử dụng khi gặp mặt hoặc khi từ biệt Người đưa tay ra trước là: chủ nhân, nữ, người lớn  tuổi, cấp trên… Thời gian bắt tay không nên quá lâu, quá ngắn Không nắm chặt quá, lỏng quá Nam giới phải cởi găng tay khi bắt tay Khi đông người phải bắt tay lần lượt theo người giới  thiệu 30 4.4.2. Lễ nghi trong giao tiếp kinh doanh trực tiếp GIỚI THIỆU Giới thiệu thành phần của đồn theo thứ tự từ  trên xuống (Theo quan niệm văn hóa khác  nhau) Giới thiệu đầy đủ họ tên, chức vụ, chức danh 31 4.4.2. Lễ nghi trong giao tiếp kinh doanh trực tiếp TRAO DANH THIẾP 32 4.4.2. Lễ nghi trong giao tiếp kinh doanh trực  tiếp + Ánh mắt, nét mặt, nụ cười Khơng nhìn q chăm chú Nhìn thẳng Khơng nheo mắt, đảo mắt Nét mặt bình thản, nghiêm túc Nụ cười + Tư thế:  Đi Đứng Ngồi + Khoảng cách với đối tác: + Quà tặng:  33 ... ­Yếu tố quan niệm, tín ngưỡng, đức tin (Rất phức tạp) - Yếu tố? ?văn? ?hóa? ?thẩm mỹ (Rất đa dạng)  - Ngơn ngữ 4.2. Nhận diện sự thay đổi của? ?văn? ? hóa? ?trong? ?giao? ?tiếp? ?kinh? ?doanh 4.2.1. Vay mượn và? ?giao? ?thoa? ?văn? ?hóa Vay mượn: Là hiện tượng một các nhân, một cộng đồng ... “ Khơng có con người, khơng có? ?văn? ?hóa,  ngược lại  khơng có? ?văn? ?hóa? ?khơng có con người – do vậy? ?văn? ? hóa? ?là con người, bản chất của? ?văn? ?hóa? ?là bản chất  của con người”  (Đào Duy Anh, 1946) 4.1.1 Khái niệm  Vậy:? ?Văn? ?hóa? ?là ... định 4.3.? ?Văn? ?hóa? ?giao? ?tiếp của người  Việt Nam và người nước ngồi 4.3.1.? ?Văn? ?hóa? ?giao? ?tiếp của người Việt Nam Người Vn thích? ?giao? ?tiếp,? ?coi trọng? ?giao? ?tiếp Thường rụt rè, nhất là? ?trong? ?mơi trường khơng quen