Phân tích vai trò của văn hóa trong công tác đàm phán kinh doanh hiện nay

“ Phân tích vai trò của văn hóa trong công tác đàm phán kinh doanh?”“ Nhập giang tùy khúc, nhập gia tùy tục”, câu thành ngữ xưa nhưng vẫn có giá trị đúng đắn trong thời đại ngày nay khi

“ Phân tích vai trò của văn hóa trong công tác đàm phán kinh doanh?”

“ Nhập giang tùy khúc, nhập gia tùy tục”, câu thành ngữ xưa nhưng vẫn

có giá trị đúng đắn trong thời đại ngày nay khi mà chúng ta đang ở môi trường toàn cầu hóa, môi trường có sự giao thoa, đan xen giữa các nền văn hóa khác nhau Việc hiểu rõ nền văn hóa của một nước sở tại nơi mà chúng ta định đầu tư kinh doanh hay nền văn hóa của một đối tác, người mà chúng ta định kí kết làm

ăn đóng vai trò rất lớn trong kinh doanh đàm phán Theo quan điểm của tôi sự khác biệt văn hóa sẽ tác động sâu sắc đến thành công hoặc thất bại trong đàm phán kinh doanh Nó có thể là rào cản, tạo ra sự hiểu lầm, sự mất lòng tin, cảm giác tiêu cực giữa các các đối tác Vượt qua giới hạn văn hóa trong các cuộc đàm phán quốc tế là một nhiệm vụ to lớn nhưng cần thiết để đạt được thành công Với yêu cầu của đề tài: “ Phân tích vai trò của văn hóa trong công tác đàm phán kinh doanh”, tôi sẽ đưa ra những ảnh hưởng và cách giải quyết các ảnh hưởng của văn hóa đối với đàm phán trong kinh doanh

 Ảnh hưởng của văn hoá đối với đàm phán trong kinh doanh kinh doanh

 Khác biệt về ngôn ngữ và những cử chỉ phi ngôn ngữ:

Các nhà kinh doanh Trung Quốc trong đàm phán thường có tần suất phát ngôn 34% là câu hỏi, trong khi đó người Anh và người Đài Loan lại có xu hướng hỏi rất ít Bên cạnh câu hỏi và những câu tự bộc lộ, trong đàm phán kinh doanh, những câu mệnh lệnh, cam kết và hứa hẹn cũng thường xuyên được sử

dụng trong các ngôn ngữ đàm phán thông dụng.Các nhà kinh doanh Nhật Bản

có phong cách đàm phán nhẹ nhàng, lịch sự trong khi các nhà kinh doanh Hàn Quốc lại sử dụng nhiều câu mệnh lệnh, họ sử sụng từ ‘ Không’ và ngắt lời đối tác nhiều gấp 3 lần so với người Nhật

 Sự khác biệt về quan niệm giá trị:

 Tính khách quan: Người Mỹ thường tìm cách tách riêng yếu tố

con người ra khỏi những nội dung đàm phán Người Đức thường

có những xu hướng muốn tách các yếu tố quan hệ ra khỏi các lý lẽ đàm phán Tuy nhiên , đối với nhiều nước, nhất là các nước châu Á

và Mỹ la tinh, quan niệm đó không thể áp dụng được Các nhà đàm phán châu Á thường có các quyết đàm phán không khách quan, họ chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố tâm lý, tình cảm và quan hệ trong quá trình đàm phán Tính khách quan không phải là một giá trị được đề cao trong văn hóa của nhiều dân tộc ở phương Đông

 Tính cạnh tranh và công bằng: Bên cung cấp hàng hóa dịch vụ

ban đầu có xu hướng đưa ra mức giá trị cao với ít điều kiện trao đổi thuận lợi, sau đó hạ dần mức giá và bổ sung thêm điều kiện trao đổi thuận lợi cho bên mua Ngược lại, giá cả mà người mua đề nghị cho đối tượng trao đổi thường phải nâng dần mức giá và giảm bớt các điều kiện ưu đãi Kết quả của quá trình cạnh tranh giữa hai bên đối tác chính là kết quả của cuộc đàm phán, kết quả này liên quan đến khái niệm công bằng.Trong những cuộc đàm phán của các doanh nghiệp Nhật Bản người mua thường là những người có lợi

ích nhiều nhất, vì trong văn hóa các doanh nghiệp Nhật người mua thực sự là thượng đế và trong thực tế họ có hướng dành cho người mua nhiều điều kiện ưu đãi Trong khi đó kết quả những cuộc đàm phán với đối tác Mỹ thường dẫn đến một kết quả có lợi tương đối đồng đều cho cả hai bên mua và bán

 Thời gian : Trong những nền văn hóa khác nhau, thời gian cũng

được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau

Người Mỹ và người Đức theo thời gian đơn hướng (theo chiều mũi tên).Thời gian là tiền bạc, thông tin là sức mạnh, đó là câu nói cửa miệng, đồng thời cũng là phương châm trong công việc của những người theo quan niệm thời gian đơn hướng Những nhà đàm phán ở nền văn hóa này thường có tác phong rất đúng giờ Trong các cuộc đàm phán họ thường nhìn đồng hồ đeo tay Họ có thói quên muốn phân chia nội dung đàm phán theo một trình tự thời gian Kéo dài thời gian đàm phán đối với những đối tác theo quan niệm thời gian đơn hướng là một cách gây sức ép để họ có những nhượng bộ nhất định

Châu Á và Mỹ La Tinh là những nơi thường hiểu thời gian theo quan niệm thời gian phức Quan niệm thời gian phức chỉ chú trọng vào yếu tố kết quả công việc không chú ý nhiều đến việc phân chia thời gian cụ thể để thực hiện công việc như thế nào Đối với các doanh nhân theo quan niệm thời gian phức, họ thường không có

thói quen đúng giờ, ít quan tâm đến tầm quan trọng của tác phong

đó và thường đổ lỗi cho những nguyên nhân khách quan

Có rất nhiều nền văn hóa trên thế giới có quan niệm về thời gian với những đặc điểm của cả thời gian đơn và thời gian phức Nhật Bản là một ví dụ điển hình Các nhà đàm phán Nhật Bản đòi hỏi các đối tác đàm phán chính xác về thời gian trong lần gặp gỡ đầu tiên sau khi đã bắt đầu đàm phán với người Nhật có tác phong điềm tĩnh, thong thả và rất ít khi tỏ ra đang bị chịu sức ép về thời gian đàm phán

 Sự khác biệt về tư duy và quá trình ra quyết định

Đối với một cuộc đàm phán phức tạp, các nhà đàm phán phương Tây thường chia nhỏ nội dung đàm phán ra thành những phần cụ thể như gia cả, vận chuyển, bảo hành, bảo dưỡng để lần lượt được giải quyết Kết quả cuối cùng của đàm phán sẽ là tổng hợp kết quả đàm phán của tất cả các nội dung nhỏ.Trong khi đó các nhà đàm phán châu

Á lại thường có xu hướng trái ngược Họ cùng thường một lúc đàm phán tất cả các nội dung không theo một trình tự rõ ràng, và nhượng

bộ chỉ đạt được vào khi đàm phán đã sắp kết thúc

Các nhà đàm phán Mỹ thường gặp rất nhiều khó khăn trên thị trường Nhật Bản Đối với họ, khi một nữa trong số các vấn đề đã đạt được thỏa thuận thì có nghĩa là cuộc đàm phán củng đã hoàn thành được một nữa Tuy nhiên, đối tác Nhật Bản của họ lại không cảm thấy như vậy, trong khi phía Mỹ cho rằng mình đã đi được một nữa quãng

đường thì phía Nhật dường như còn chưa tiến thêm được bước nào Nhưng rồi người Mỹ lại ngạc nhiên vì sự kết thúc nhanh chóng của người Nhật với những nội dung đàm phán Một khi đối tác Nhật Bản

đã bắt đầu chấp nhận một nhượng bộ thì họ có xu hướng chấp nhận rất nhanh các nhượng bộ khác để đạt đến thỏa thuận cuối cùng

 Các yếu tố ảnh hưởng tới một cuộc đàm phán đa văn hóa

 Mục tiêu: Mục tiêu của đàm phán kinh doanh ở các nền văn hóa cũng

rất khác nhau, người Mỹ chú trọng tới nội dung và kết quả đạt được trong đàm phán, người Nhật lại chú trọng tới mối quan hệ lâu dài với các đối tác

 Về nghi thức ngoại giao: Các nền văn hóa khác nhau trên thế giới có

những nghi thức ngoại giao khác nhau: đó là cách ăn mặc, số lượng người tham gia trong một cuộc họp, cách tổ chức trước, trong và sau một cuộc họp hay một cuộc đàm phán, cách phát biểu, trình bày, chúc mừng, tặng quà…

 Về cách giao thiệp: Giao thiệp bằng lời và không lời là yếu tố quan

trọng trong đàm phán kinh doanh Đó là cách chúng ta bày tỏ mục tiêu nhu cầu và cảm xúc bằng cách sử dụng giọng nói, điệu bộ, cử chỉ để thuyết phục đối tác nhằm đạt được mong muốn, thỏa thuận chung

 Tính nhạy cảm về thời gian: Người Trung Quốc cần một thời gian

dài để đặt một mối quan hệ, sự thông hiểu và mức độ tin tưởng về nhau Khi đã tin tưởng nhau, người Trung Quốc sẽ sẵn sàng giúp đỡ nhau ở mọi khía cạnh khác ngoài khía cạnh kinh doanh Trong khi đó

người Mỹ xem thời gian là tiền bạc, nên việc đàm phán phải tuân theo lịch trình cụ thể

 Hình thức ký kết hợp đồng: Trong hầu hết các nền văn hóa , hợp

đồng chỉ có giá trị khi được đóng dấu, đó là cách tốt nhất để bảo đảm lợi ích cho một cá nhân hay tập thể khi có bất kỳ phát sinh, tranh chấp nào, tuy nhiên cũng có nền văn hóa coi trọng chữ ký hay uy tín hơn là bản hợp đồng Nền văn hóa Mỹ thích chi tiết hợp đồng bằng các điều khoản cụ thể, quyền lợi và nghĩa vụ được định nghĩa rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng Trong khi đó, nền văn hóa Trung Quốc lại giựa vào mối quan hệ và tin tưởng lẫn nhau là chính

 Quyền quyết định: Đối với Trung Quốc, quyền quyết định thuộc về

nhóm đàm phán, và quyết định cuối cùng khi cả nhóm thông qua sự đồng thuận Đối với Mỹ, quyền quyết định thuộc về người lãnh đạo cáo nhất của nhóm đàm phán Người lãnh đạo này có quyền quyết định mọi vấn đề trong cuộc đàm phán

 Sự sẵn sàng đón nhận rủi ro: Đối với người Trung Quốc, họ cần

phải biết thêm nhiều thông tin trước khi đưa ra một quyết định, quá trình quyết định tương đối phức tạp đòi hỏi nhiều người cùng tham gia , còn người Mỹ thì thoải mái hơn đối với những tình huống không chắc chắn, không rõ ràng và chấp nhận rủi ro.Vì vậy, họ đưa ra một quyết định nhanh chóng hơn do số người tham gia quyết định ít hơn

 Giải quyết các yếu tố văn hóa trong đàm phán ở môi trường kinh doanh toàn cầu

Đàm phán trong môi trường kinh doanh quốc tế là một thách thức rất lớn cho bất kỳ nhà đàm phán nào Để có thể giải quyết được những khác biệt

về văn hóa, chúng ta phải:

 Tìm hiểu nền văn hóa: Theo tôi nghĩ, trước hết ta phải tìm hiểu rõ về

nền văn hóa của phía đối tác trước khi đàm phán Đó là biểu hiện của

sự tôn trọng và cũng là một cách để xây dựng niềm tin nơi đối tác Bên cạnh đó, chúng ta sẽ có lợi thế trong việc lựa chọn các chiến lược, chiến thuật trong suốt quá trình đàm phán

 Tìm cách để thu hẹp khoảng cách văn hóa: Khi đã hiểu nền văn hóa

của đối tác, chúng ta có thể điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực

tế và môi trường làm việc của ta Bên cạnh đấy, ta có thể thuyết phục

họ sử dụng nền văn hóa riêng của chúng ta Trong một số trường hợp,

ta cũng có thể kết hợp những nét tinh túy của cả hai nền văn hóa để giải quyết, dung hòa những bất đồng trong công tác đàm phán

 Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Ngôn ngữ là vấn đề quan trọng để liên

kết giữa các nền văn hóa và giữa những người đàm phán, nhưng nó cũng có thể là rào cản Nói thêm được một ngôn ngữ cũng có nghĩa là hiểu thêm được một nền văn hóa Việc sử dụng chung một thứ ngôn ngữ, không cần sự trợ giúp của phiên dịch cũng là một yếu củng cố sự tin tưởng, thiện chí hợp tác giữa các bên đối tác trong đàm phán

 Với những nền văn hóa khác nhau cần có những kiểu đàm phán khác nhau:

Ví dụ khi đàm phán đối với đối tác châu Âu:

Cần nhạy cảm với nguồn gốc dân tộc, đặc tính văn hóa Chúng ta cần nắm nhiều thông tin về các dân tộc châu Âu nhưng không theo mẫu rập khuôn bởi hiện tại đây là một cộng đồng các dân tộc đa dạng hơn bao giờ hết, chuẩn bị tốt và tự tin, linh hoạt khi trao đổi và không ngại đưa ra các câu hỏi đơn giản

Đối với đối tác Anh:

Chúng ta phải hẹn làm việc trước, đến đúng giờ nhưng không đến quá sớm Người Anh ít hỏi những vấn đề liên quan đến cá nhân Bên cạnh đấy, họ là một xã hội phân biệt giai cấp, mặc dù hiện nay vấn đề này đang dần thay đổi Các doanh nhân không giữ một tốc độ làm việc điên rồ như người Mỹ

Đối với đối tác Pháp:

Họ làm việc trong môi trường cạnh tranh cao, vì vậy thường gây ấn tượng là người không lịch sự lắm Họ thường niềm nở và thân mật, tự hào về văn hóa và khả năng hùng biện của dân tộc mình, thích thắng trong cuộc tranh luận về tính hợp lý của vấn đề mình đưa ra.Trong đàm phán "Vâng" tức là "Có thể", "Không" tức là chúng ta hãy cùng thỏa thuận Hệ thống lãnh đạo trong các doanh nghiệp Pháp rất tập trung từ cao xuống thấp Khi làm việc với người Pháp, ta phải luôn

đến đúng giờ, đừng làm hỏng bữa ăn vì có ý bàn chuyện kinh doanh trong khi dùng bữa

Đàm phán giữa các đối phương trong cùng một nền văn hoá vốn đã là việc khó Trong đàm phán thương mại quốc tế khi các bên đàm phán khác nhau về chủng tộc, tiếng nói, màu da, về các chuẩn mực đạo đức và giao tiếp, công việc giao tiếp – đàm phán càng trở nên phức tạp và khó khăn hơn.Cái gốc của những phức tạp trong giao tiếp - đàm phán quốc tế chính là văn hoá Khi chúng ta nhận biết được các ảnh hưởng của văn hóa đối với công tác đàm phán như nhận biết được sự khác biệt của ngôn ngữ và những cử chỉ phi ngôn ngữ, sự khác biệt về quan niệm giá trị, sự khác biệt về tư duy và quá trình quyết định…Đồng thời giải quyết được các yếu tố văn hóa ảnh hưởng tới công tác đàm phán giựa vào tìm hiểu văn hóa, tìm cách thu hẹp khoảng cách… thì chúng ta sẽ đạt được rất nhiều thành công trong công tác đàm phán kinh doanh

Hết

Tài liệu tham khảo:

1 http://www.vietrade.gov.vn/

2 (2002) International Business Negotiation People’s University Press

3 Kỹ thuật đàm phán quốc tế- ĐHQG Hà Nội (Nguyễn Xuân Thơm & Nguyễn Văn Hồng)

4 “Đông Tây đàm phán” - Nguồn : Nhịp cầu đầu tư.

5 Beamer, L and Varner, I (1999) Intercultural Communication in the Global Workplace (2nd ed.) McGraw-Hill.

6 Griffin, T J and Daggatt, W R (1990) The Global Negotiator HarperBusiness

7 Hofstede, G (1991) Cultures and Organizations: Software of Mind McGraw-Hill.