TÌNH HUỐNG đàm PHÁN GIỮA CÔNG TY HITC và ROHDESCHWARZ về CHO THUÊ văn PHÒNG

- Sử dụng mô hình Harvard cho cả 2 bên để xác định: + Tách con người ra khỏi vấn đề + Mục tiêu đàm phán + Mối quan tâm + Các giải pháp + Các tiêu chuẩn đánh giá khách quan + BATNA + WATN

CUỘC ĐÀM PHÁN GIỮA CÔNG TY

HITC VÀ ROHDE&SCHWARZ VỀ

CHO THUÊ VĂN PHÒNG

I GIỚI THIỆU

1 Giới thiệu tóm tắt về tình huống của cuộc đàm phán

Công ty HITC là chủ đầu tư và cho thuê văn phòng có địa chỉ tại 239 Xuân Thủy

Hà Nội Công ty Rohde & Schwarz (RS) là công ty đã thuê văn phòng tại toà nhà HITC từ năm 2004 với diện tích 500m2

Tháng 3 năm 2011 hợp đồng cho thuê văn phòng giữa hai bên hết hạn HITC muốn tăng giá cho thuê văn phòng mới từ 27 lên 30USD/m2, công ty Rohde & Schwarz muốn giá thuê giảm xuống hoặc ít nhất giữ nguyên đồng thời thuê thêm diện tích để mở rộng văn phòng

Hai bên cần đàm phán để giải quyết các vấn đề phát sinh từ tình huống trên

2 Mục đích của việc xem xét tình huống:

- Sử dụng mô hình Harvard cho cả 2 bên để xác

định:

+ Tách con người ra khỏi vấn đề

+ Mục tiêu đàm phán

+ Mối quan tâm

+ Các giải pháp

+ Các tiêu chuẩn đánh giá khách quan

+ BATNA

+ WATNA

- Đưa ra các phương hướng để cuộc đàm phán

thành công

3 Phương pháp tiếp cận:

Vận dụng các kiến thức của môn quản trị đàm phán và giao tiếp, thu thập các tài liệu, thông tin có liên quan khác để thực hiện các yêu cầu đặt ra

II NỘI DUNG

1 Sử dụng mô hình Harvard cho cả hai bên để xác định các nội dung lên cuộc đàm phán:

a Tách con người khỏi vấn đề:

- Tôn trọng đối tác: Các nhà đàm phán cũng là con người, đều có nhận thức thế giới theo những cách khác nhau và thường dựa vào đó để giải quyết tranh chấp với người khác, thường tiếp cận vấn đề theo cái nhìn của riêng mình chứ không quan tâm đến quan điểm của người khác Do vậy, là người đại diện cho tổ chức, các nhà đàm phán của HITC và RS đều cần phải tách bạch “cái tôi” cá nhân, biết đứng trên quan điểm của tổ chức thì cuộc đàm phán mới đi đến thành công, đạt được mục tiêu đàm phán của mỗi bên hướng tới

- Các nhà đàm phán đứng trên quan điểm công ty, không phải quan điểm cá nhân Mỗi nhà đàm phán đều có 2 mối quan tâm chính là vật chất và mối quan hệ Do vậy, các nhà đàm phán cần tách rời các mối quan hệ cá nhân ra khỏi mục tiêu đàm phán, đi vào giải quyết trực tiếp các vấn đề, kiểm soát được tri giác, cảm xúc và cách giao tiếp của cá nhân

- Về tri giác: nhà đàm phán của cả HITC và RS cần biết đặt mình vào vị trí của đối tác, tránh suy diễn suy nghĩ của đối tác từ suy nghĩ của mình, không đổ lỗi cho đối tác về những vấn đề của bản thân, cùng nhau thảo luận về ý kiến của nhau và tìm cơ hội, giải pháp để giải quyết vấn đề Giữ thể diện, tôn trọng các giá trị của nhau cũng là một yêu cầu quan trọng đối với các nhà đàm phán

- Về cảm xúc: các nhà đàm phán cần nhận ra và hiểu được cảm xúc của nhau, biểu

lộ cảm xúc một cách rõ ràng và tạo điều kiện cho đối tác biểu lộ cảm xúc, không nên hành động theo cảm tính và sử dụng những cử chỉ tượng trưng phù hợp Các

nhà đàm phán cần tập trung chú ý vào 5 vấn đề cốt lõi là: Sự tôn trọng, sự tự

chủ, sự liên kết, địa vị và vai trò Những vấn đề cốt lõi được sử dụng như một

công cụ để hiểu được những cung bậc cảm xúc trong đàm phán và kích thích cảm xúc tích cực trong đàm phán Từ 5 vấn đề cốt lõi, các nhà đàm phán của HITC và RS cần tìm hiểu thêm về cá nhân của nhà đàm phán phía đối tác như:

họ là ai? Địa vị của họ trong tổ chức là gì? Khả năng ra quyết định để giải quyết vấn đề…

- Về giao tiếp: Đại diện đàm phán của HITC và RS cần phải biết lắng nghe nhau một cách linh hoạt và xác nhận những nội dung đã nghe được, cần giao tiếp một cách có mục đích, rõ ràng để đối tác hiểu và không nói đến vấn đề cá nhân của đối tác

b Mục tiêu đàm phán

- Mục tiêu chính của HITC: Giữ được khách hàng, ký tiếp được hợp đồng thuê văn phòng, tăng được giá cho thuê ở mức cao nhất

- Mục tiêu chính của RS: tiếp tục thuê văn phòng tại tòa nhà HITC, giá thuê ở mức thấp nhất có thể, thuê thêm diện tích bổ xung

Như vậy, trong trường hợp này, cả hai bên có cùng mục tiêu, một bên cần khách hàng, một bên cần sử dụng dịch vụ, tuy vậy có sự đối lập về giá cho thuê, một bên muốn tối đa, còn một bên muốn tối thiểu

c Mối quan tâm

- Mối quan tâm của HITC

+ Giữ vững mối quan hệ hợp tác với RS vì đây là khách hàng lâu năm, ổn định, thuê diện tích lớn

+ Cho thuê thêm được diện tích

+ Tăng được giá cho thuê văn phòng

- Mối quan tâm của RS

+ Giữ nguyên địa điểm thuê văn phòng tại HITC, thuê thêm diện tích 50m2 cùng tầng làm chỗ để hàng

+ Không bị tăng giá thuê quá cao

Như vậy, đằng sau mục tiêu có sự xung đột (về mức tăng giá…) thì cả 2 bên đều

có một số mối quan tâm tương đồng, trong đó, việc cùng quan tâm duy trì quan

hệ hợp tác tốt đẹp giữa 2 bên sẽ là nền tảng thúc đẩy cuộc đàm phán thành công

d Các giải pháp

- Để cuộc đàm phán thành công, hai bên cần tìm ra và thống nhất một số giải pháp

để đảm bảo hài hòa lợi ích và mối quan tâm của hai bên Ví dụ: HITC đưa ra giải pháp không tăng giá nếu RS thuê kèm 50m2 phòng trong góc (cạnh RS nhưng vị trí khuất, khó cho công ty khác thuê) ở cùng mức giá đang thuê là 27USD/m2

- Khi đưa ra đề xuất, hai bên đều cần quan tâm đến nhu cầu của phía bên kia Trong trường hợp này, nhu cầu của cả hai bên là thỏa mãn được đồng thời cả mục tiêu và mối quan tâm trên Ví dụ RS đồng ý thuê thêm phòng 50m2 cùng giá thuê với 500m2 cũ để mở rộng diện tích kinh doanh đồng thời tiết kiệm chi phí chuyển văn phòng

- Hai bên cần hiểu rằng không chỉ có duy nhất một câu trả lời và mở rộng sự lựa chọn của mỗi bên trong quá trình đưa ra các giải pháp

- Trong quá trình đàm phán, hai bên cần đảm bảo tính sáng tạo trong phân tích và lựa chọn các ý tưởng mới để đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề phù hợp

- Có cái nhìn toàn diện, thấu đáo của nhiều chuyên gia khi đưa ra các giải pháp, trong đó, giải quyết tốt mối quan hệ giữa mục tiêu và mối quan tâm chung là mấu chốt để đi đến sự đồng thuận

- Xác định mối quan tâm chung của cả HITC và RS là cần duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên, từ đó sẽ có các giải pháp giải quyết vấn đề đôi bên cùng có lợi hai bên hiểu được các mong muốn của nhau sẽ dễ dàng đưa ra các phương hướng ứng xử phù hợp

- Khi đưa ra các giải pháp, hai bên cũng cần giúp đối tác lựa chọn dễ dàng hơn bằng cách giải thích rõ ràng các lợi ích mang lại từ giải pháp đề xuất

- Các nhà đàm phán giỏi đòi hỏi phải có trí óc mở và sáng tạo, do vậy, đại diện đàm phán của HITC và RS nắm vững nguyên tắc sáng tạo đề xuất các giải pháp đôi bên cùng có lợi để cuộc đàm phán thành công

e Các tiêu chuẩn đánh giá khách quan

Cách tốt nhất để đạt được sự thỏa thuận công bằng là tham khảo các tiêu chuẩn khách quan Tiêu chuẩn khách quan của sự việc phát sinh trong tình huống trên là:

- Sử dụng các Tiêu chuẩn, quy chuẩn công bằng:

+ Dựa theo giá trị thị trường: mức biến động giá cả của thị trường cho thuê văn phòng, sự sẵn có của văn phòng cho thuê

+ Chi phí thay thế: kèm thêm các dịch vụ khác miễn phí khi thuê thêm diện tích như chỗ đỗ xe, sử dụng sân tập Tenis…

+ Tiền lệ: tham khảo các phương án xử lý của cả hai bên trước đây đối với tình huống tương tự Ví dụ: giảm giá khi thuê thêm diện tích

+ Các tiêu chuẩn nghề nghiệp, tiêu chuẩn ngành: tham khảo các tiêu chuẩn, các quy tắc ứng xử chung của ngành khi giải quyết các vấn đề tương tự

- Không tạo ra áp lực lẫn nhau: 2 bên cần thống nhất việc giải quyết liên quan trực tiếp đến vấn đề phát sinh, không được gây áp lực khi đã biết mối quan tâm của nhau.Ví dụ: HITC nếu biết RS không muốn thay đổi địa chỉ đã quen với khách hàng hay mất thêm chi phí thiết kế, sửa chữa khi chuyển văn phòng thì cũng không là lý do để gây áp lực tăng giá RS nếu biết HITC cho thuê diện tích lớn giảm được chi phí quản lý, hay tòa nhà đã cũ do đưa vào sử dụng nhiều năm, hiện tại xung quanh khu vực có thêm nhiều tòa văn phòng cho thuê đang đưa vào sử dụng… thì cũng không gây áp lực quá mạnh vào các “yếu điểm” của đối tác chỉ để giảm giá

f BATNA - WATNA

- Phương án dự phòng tốt nhất (BATNA) và xấu nhất (WATNA) cho thỏa thuận đàm phán của 2 bên:

BATNA

- Chỉ tăng được thêm 1$/m2 giá thuê văn phòng

- Cho thuê được diện tích trống trong góc khuất (khó cho thuê) liền kề RS cùng giá cho thuê diện tích 500m2

Tăng giá thuê chỉ thêm 1$/m2 Thuê thêm kho với giá thuê thấp hơn

WATNA Giá cho thuê giảm

Giá thuê tăng thêm 2$/m2 Giá cho thuê kho phụ 25$/m2 (thấp hơn 2$)

Khi xác định BATNA và WATNA, cả hai bên cần chú ý một số nội dung sau:

- Đánh giá kỹ lượng BATNA của mình và cải thiện phù hợp Xác định giới hạn dưới nhưng không được tiết lộ

- Tìm hiểu BATNA và giới hạn dưới của đối tác

- Nếu được chuẩn bị trước thì nên đưa ra lời đề nghị trước và đưa ra kỳ vọng cao (lạc quan nhưng thực tế) Nếu đối tác đưa ra đề nghị trước thì nhanh chóng thay đổi kế hoạch tương ứng

- Cần lên kế hoạch nhượng bộ của mình, việc nhượng bộ cũng cần xác định cường

độ, khoảng thời gian nhượng bộ…

- Việc đưa ra đề nghị cần được hỗ trợ bằng thực tế, tôn trọng nguyên tắc công bằng và tránh rơi vào bẫy chia đều

-1 Phương hướng để cuộc đàm phán thành công

Ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc của mô hình Harvard, để cuộc đàm phán thành công, hai bên cần thực hiện các bước sau:

a Lập kế hoạch đàm phán:

- Lập kế hoạch là quá trình quan trọng nhất trong quá trình đàm phán

- Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán rõ ràng Việc xác định mục đích ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến chiến lược đàm phán

- Lựa chọn chiến lược đàm phán dựa trên câu trả lời của các câu hỏi: kết quả mong đợi như thế nào? việc giữ gìn mối quan hệ hiện tại và tương lai như thế

nào? Việc chuẩn bị chiến lược bao gồm: chuẩn bị tư duy chiến lược, thái độ chiến lược và biện pháp chiến lược

- Chuẩn bị kế hoạch đàm phán: bao gồm thực hiện các công việc thu thập số liệu, dữ liệu thông tin, đưa ra các giả thiết, xây dựng các mục tiêu, chuẩn bị nhân sự đàm phán và tự đánh giá mình và đối tác đàm phán

- Xác định các bước mấu chốt của quá trình đàm phán, từ đó có kế hoạch chuẩn

bị cho từng khâu đầy đủ, sẵn sàng ứng phó với các tình huống có thể xảy ra

- Hiểu rõ mối liên hệ giữa mục tiêu và mối quan tâm Xây dựng sơ đồ mục tiêu

và mối quan tâm thể hiện mục tiêu và mối quan tâm gắn kết tất cả các bên trong cuộc đàm phán Từ đó xác định các thông tin cần thiết, cần hỏi điều gì và phương pháp đưa ra đề xuất phù hợp

b Giao tiếp trong đàm phán:

-Quá trình đàm phán bao gồm cả yếu tố ngôn ngữ và phi ngôn ngữ có vai trò tối quan trọng trong việc đạt được mục tiêu và giải quyết tranh chấp Đàm phán giúp phát huy sự tinh tế trong giao tiếp, góp phần tác động đến các quá trình và kết quả cuối cùng của đàm phán

-Nắm vững các kỹ năng giao tiếp hiệu quả, trong đó đặc biệt chú ý kỹ năng lắng

nghe Khi lắng nghe, cần chú ý 3 vấn đề quan trọng sau đây:

(1) nhiều người tin rằng đàm phán là quá trình thuyết phục, mà thuyết phục có nghĩa là nói Họ nghĩ nói là ở thế chủ động còn lắng nghe là thế bị động Họ đã quên rằng việc thuyết phục khó khăn khi không nắm được động cơ của người bạn đang thuyết phục

(2) những người lắng nghe kém thường chỉ chú ý những gì họ nói hơn là những lời của người đối diện, và lúc họ lắng nghe là lúc họ chuẩn bị cho lời nói tiếp theo Do đó, họ không thể có được những thông tin cần thiết

(3) người ta thường để cảm xúc lấp đi những gì cần nghe, cần thấy Từ chỉ là đơn vị nhỏ trong câu nói Giọng điệu và hành vi cử chỉ cũng đóng một vai trò quyết định Những người nghe và quan sát tốt biết cách không để cảm xúc che mắt vì thế có thể đánh giá được cảm nghĩ thực sự của đối tác

c Nhận thức rõ tầm quan trọng của văn hóa trong đàm phán

- Các nhà đàm phán cần chú ý các yếu tố văn hóa và cách phản ứng của con người đối với các yếu tố này, tránh vi phạm các chuẩn mực văn hóa

- Các yếu tố văn hóa theo quan điểm của Hall là: ngữ cảnh, thời gian, không gian

- Khi tham gia đàm phán, các nhà đàm phán của HITC & RS cần chú ý:

+ Phân tích những khác biệt trong chiến lược và chiến thuật có thể gây hiểu nhầm;

+ Phân tích những khác biệt về văn hóa để nhận ra các giá trị khác biệt có thể cản trở việc gia tăng lợi ích

+ Tránh hiểu nhầm các đặc trưng văn hóa

+ Tìm cách thể hiện sự tôn trọng về văn hóa của đối tác

+ Biết rõ các khả năng thích ứng về văn hóa: hội nhập, đồng hóa, phân hóa, không can thiệp

d Thuyết phục, Đạo đức và xây dựng nhóm đàm phán

Các nhà đàm phán cần xây dựng cho mình một chân dung của nhà đàm phán thành công như sau:

- Hiểu quy trình đàm phán: Những nhà đàm phán thành công luôn nhận ra

rằng đàm phán là một quy trình, không phải chỉ là việc thảo luận về các nội dung và điều kiện liên quan tới một giải pháp nào đó

- Tập trung vào yếu tố đôi bên cùng có lợi: Đôi bên cùng có lợi nghĩa là cả

hai bên đều cảm thấy thoải mái với kết quả của quá trình đàm phán Các nhà đàm phán thành công luôn giúp đỡ các đối tác và cố gắng giải quyết vấn đề khó

khăn, đồng thời tìm kiếm các cơ hội để có thể đem lại cho khách hàng nhiều điểm lợi nhất Họ cũng biết được khi nào cần giới hạn sự nhượng bộ của mình,

vì vậy họ có thể đảm bảo những thoả thuận công bằng nhất cho cả hai bên

- Kiên nhẫn: tính kiên nhẫn luôn là một ưu điểm lớn và việc thúc đẩy nhanh

chóng quy trình thường dẫn tới những kết quả không mấy tốt đẹp Họ không vội vàng đi đến các thoả thuận cuối cùng với khách hàng Thay vào đó, họ dành thời gian để thu thập các thông tin cần thiết Họ suy nghĩ cẩn trọng về các giải pháp tiềm năng Họ dành thời gian để phân tích và suy nghĩ trong suốt quy trình Tính kiên nhẫn là vô cùng quan trọng bởi những những sai lầm sẽ rất dễ nảy sinh khi bạn cố gắng đạt được thoả thuận một cách mau chóng nhất

-Sáng tạo: Hầu hết các nhà đàm thành công đều rất sáng tạo Họ sử dụng

những kỹ năng giải quyết vấn đề của mình để xác định giải pháp nào là tốt nhất

và tìm kiếm các phương thức nhằm hoàn thành mục tiêu của mình

-Sẵn sàng thử nghiệm: Đàm phán là một quy trình hết sức linh hoạt bởi vì

không có hai người nào lại giống nhau cả Những gì hiệu quả trong trường hợp này có thể lại là tai họa trong trường hợp khác Đó là lý do tại sao các nhà đàm phán vĩ đại luôn thực hành việc sử dụng các khái niệm và kỹ thuật khác nhau

Họ thử nghiệm với các chiến lược, giải pháp, chiến thuật khác nhau Và những sai lầm nhỏ không ngăn cản được họ tiếp thục thử nghiệm những ý tưởng mới trong tương lai

- Tự tin và lạc quan : Các nhà đàm phán vĩ đại luôn thể hiện một sự tự tin và

lạc quan khi bước vào cuộc đàm phán Họ không kiêu căng, thô lỗ hay tự phụ

Họ tự xây dựng được cho mình một niềm tin lớn về khả năng có thể đạt được một thoả thuận đôi bên cùng có lợi Họ lạc quan rằng mình có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong cuộc đàm phàn và sự tự tin này được hình thành từ kinh nghiệm bản thân Những nhà đàm phán vĩ đại luôn tự đánh giá bản thân

Họ học hỏi nhiều thứ từ các sai lầm mắc phải và từ thành công đạt được của

mình Họ đặt nhiều trọng tâm vào việc cải thiện các kỹ năng bán hàng Họ thành công trong việc xây dựng một niềm tin không thể lay chuyển

-Những kỹ năng lắng nghe sắc sảo: Biết lắng nghe là kỹ năng quan trọng nhất

trong đàm phán

Kết quả: Sau khi đàm phán HITC cam kết không tăng giá cho RS trong vòng 1

năm nếu thuê kèm 50m2 phòng trong góc cùng với cùng mức giá 27USD/m2

RS đã đạt được mong muốn của mình là giá không tăng quá cao và thuê thêm được diện tích thích hợp để phát triển kinh doanh

III KẾT LUẬN

Trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao nhất Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng của nhà kinh doanh trên thương trường Đàm phán là phương tiện cơ bản

để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác Đàm phán chính là chìa khoá cho kinh doanh vì vậy đàm phán thành công là khởi đầu cho một thương vụ làm

ăn tốt đẹp

Tình huống cuộc đàm phán giữa HITC và RS là một ví dụ đơn giản về đàm phán trong kinh doanh, không có quá nhiều vấn đề phức tạp và căng thẳng, tuy nhiên, qua việc phân tích tìm hiểu và đưa ra các giải pháp cho cuộc đàm phán thành công, chúng ta có thể xây dựng cho mình một nền tảng căn bản để trải nghiệm trong thực tế quản lý điều hành doanh nghiệp

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Quản trị đàm phán và giao tiếp (tài liệu lưu hành nội bộ), Chương trình Thạc sĩ

quản trị kinh doanh quốc tế, 2011, đại học Griggs

2. Kỹ thuật đàm phán thương mại Quốc tế, Nguyễn Xuân Thơm- Nguyễn Xuân

Hồng, 2001, Trung tâm thông tin thư viện Đại học quốc gia Hà Nội;