TÌNH HUỐNG đàm PHÁN GIỮA CÔNG TY HITC và ROHDESCHWARZ về CHO THUÊ văn PHÒNG

CUỘC ĐÀM PHÁN GIỮA CÔNG TY HITC VÀ ROHDE&SCHWARZ VỀ CHO THUÊ VĂN PHÒNG I GIỚI THIỆU Giới thiệu tóm tắt tình đàm phán Cơng ty HITC chủ đầu tư cho thuê văn phòng có địa 239 Xn Thủy Hà Nội Công ty Rohde & Schwarz (RS) công ty th văn phòng tồ nhà HITC từ năm 2004 với diện tích 500m2 Tháng năm 2011 hợp đồng cho thuê văn phòng hai bên hết hạn HITC muốn tăng giá cho thuê văn phòng từ 27 lên 30USD/m2, công ty Rohde & Schwarz muốn giá thuê giảm xuống giữ nguyên đồng thời thuê thêm diện tích để mở rộng văn phòng Hai bên cần đàm phán để giải vấn đề phát sinh từ tình Mục đích việc xem xét tình huống: - Sử dụng mơ hình Harvard cho bên để xác định: + Tách người khỏi vấn đề + Mục tiêu đàm phán + Mối quan tâm + Các giải pháp + Các tiêu chuẩn đánh giá khách quan + BATNA + WATNA - Đưa phương hướng để đàm phán thành công Phương pháp tiếp cận: Vận dụng kiến thức môn quản trị đàm phán giao tiếp, thu thập tài liệu, thơng tin có liên quan khác để thực yêu cầu đặt II NỘI DUNG Sử dụng mơ hình Harvard cho hai bên để xác định nội dung lên đàm phán: a Tách người khỏi vấn đề: - Tôn trọng đối tác: Các nhà đàm phán người, có nhận thức giới theo cách khác thường dựa vào để giải tranh chấp với người khác, thường tiếp cận vấn đề theo nhìn riêng khơng quan tâm đến quan điểm người khác Do vậy, người đại diện cho tổ chức, nhà đàm phán HITC RS cần phải tách bạch “cái tôi” cá nhân, biết đứng quan điểm tổ chức đàm phán đến thành công, đạt mục tiêu đàm phán bên hướng tới Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp Trần Thị Mỹ Thanh – M0110 2/ 12 - Các nhà đàm phán đứng quan điểm công ty, quan điểm cá nhân Mỗi nhà đàm phán có mối quan tâm vật chất mối quan hệ Do vậy, nhà đàm phán cần tách rời mối quan hệ cá nhân khỏi mục tiêu đàm phán, vào giải trực tiếp vấn đề, kiểm soát tri giác, cảm xúc cách giao tiếp cá nhân - Về tri giác: nhà đàm phán HITC RS cần biết đặt vào vị trí đối tác, tránh suy diễn suy nghĩ đối tác từ suy nghĩ mình, khơng đổ lỗi cho đối tác vấn đề thân, thảo luận ý kiến tìm hội, giải pháp để giải vấn đề Giữ thể diện, tôn trọng giá trị yêu cầu quan trọng nhà đàm phán - Về cảm xúc: nhà đàm phán cần nhận hiểu cảm xúc nhau, biểu lộ cảm xúc cách rõ ràng tạo điều kiện cho đối tác biểu lộ cảm xúc, không nên hành động theo cảm tính sử dụng cử tượng trưng phù hợp Các nhà đàm phán cần tập trung ý vào vấn đề cốt lõi là: Sự tôn trọng, tự chủ, liên kết, địa vị vai trò Những vấn đề cốt lõi sử dụng công cụ để hiểu cung bậc cảm xúc đàm phán kích thích cảm xúc tích cực đàm phán Từ vấn đề cốt lõi, nhà đàm phán HITC RS cần tìm hiểu thêm cá nhân nhà đàm phán phía đối tác như: họ ai? Địa vị họ tổ chức gì? Khả định để giải vấn đề… - Về giao tiếp: Đại diện đàm phán HITC RS cần phải biết lắng nghe cách linh hoạt xác nhận nội dung nghe được, cần giao tiếp cách có mục đích, rõ ràng để đối tác hiểu khơng nói đến vấn đề cá nhân đối tác b Mục tiêu đàm phán - Mục tiêu HITC: Giữ khách hàng, ký tiếp hợp đồng thuê văn phòng, tăng giá cho thuê mức cao Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp Trần Thị Mỹ Thanh – M0110 3/ 12 - Mục tiêu RS: tiếp tục thuê văn phòng tòa nhà HITC, giá thuê mức thấp có thể, thuê thêm diện tích bổ xung Như vậy, trường hợp này, hai bên có mục tiêu, bên cần khách hàng, bên cần sử dụng dịch vụ, có đối lập giá cho thuê, bên muốn tối đa, bên muốn tối thiểu c Mối quan tâm - Mối quan tâm HITC + Giữ vững mối quan hệ hợp tác với RS khách hàng lâu năm, ổn định, thuê diện tích lớn + Cho thuê thêm diện tích + Tăng giá cho thuê văn phòng - Mối quan tâm RS + Giữ nguyên địa điểm thuê văn phòng HITC, th thêm diện tích 50m2 tầng làm chỗ để hàng + Không bị tăng giá thuê cao Như vậy, đằng sau mục tiêu có xung đột (về mức tăng giá…) bên có số mối quan tâm tương đồng, đó, việc quan tâm trì quan hệ hợp tác tốt đẹp bên tảng thúc đẩy đàm phán thành công d Các giải pháp - Để đàm phán thành công, hai bên cần tìm thống số giải pháp để đảm bảo hài hòa lợi ích mối quan tâm hai bên Ví dụ: HITC đưa giải pháp khơng tăng giá RS th kèm 50m2 phòng góc (cạnh RS vị trí khuất, khó cho công ty khác thuê) mức giá thuê 27USD/m2 Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp Trần Thị Mỹ Thanh – M0110 4/ 12 - Khi đưa đề xuất, hai bên cần quan tâm đến nhu cầu phía bên Trong trường hợp này, nhu cầu hai bên thỏa mãn đồng thời mục tiêu mối quan tâm Ví dụ RS đồng ý thuê thêm phòng 50m2 giá thuê với 500m2 cũ để mở rộng diện tích kinh doanh đồng thời tiết kiệm chi phí chuyển văn phòng - Hai bên cần hiểu khơng có câu trả lời mở rộng lựa chọn bên trình đưa giải pháp - Trong trình đàm phán, hai bên cần đảm bảo tính sáng tạo phân tích lựa chọn ý tưởng để đưa giải pháp giải vấn đề phù hợp - Có nhìn tồn diện, thấu đáo nhiều chuyên gia đưa giải pháp, đó, giải tốt mối quan hệ mục tiêu mối quan tâm chung mấu chốt để đến đồng thuận - Xác định mối quan tâm chung HITC RS cần trì mối quan hệ tốt đẹp hai bên, từ có giải pháp giải vấn đề đơi bên có lợi hai bên hiểu mong muốn dễ dàng đưa phương hướng ứng xử phù hợp - Khi đưa giải pháp, hai bên cần giúp đối tác lựa chọn dễ dàng cách giải thích rõ ràng lợi ích mang lại từ giải pháp đề xuất - Các nhà đàm phán giỏi đòi hỏi phải có trí óc mở sáng tạo, vậy, đại diện đàm phán HITC RS nắm vững nguyên tắc sáng tạo đề xuất giải pháp đôi bên có lợi để đàm phán thành cơng e Các tiêu chuẩn đánh giá khách quan Cách tốt để đạt thỏa thuận công tham khảo tiêu chuẩn khách quan Tiêu chuẩn khách quan việc phát sinh tình là: - Sử dụng Tiêu chuẩn, quy chuẩn công bằng: + Dựa theo giá trị thị trường: mức biến động giá thị trường cho thuê văn phòng, sẵn có văn phòng cho th Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp Trần Thị Mỹ Thanh – M0110 5/ 12 + Chi phí thay thế: kèm thêm dịch vụ khác miễn phí thuê thêm diện tích chỗ đỗ xe, sử dụng sân tập Tenis… + Tiền lệ: tham khảo phương án xử lý hai bên trước tình tương tự Ví dụ: giảm giá th thêm diện tích + Các tiêu chuẩn nghề nghiệp, tiêu chuẩn ngành: tham khảo tiêu chuẩn, quy tắc ứng xử chung ngành giải vấn đề tương tự - Không tạo áp lực lẫn nhau: bên cần thống việc giải liên quan trực tiếp đến vấn đề phát sinh, không gây áp lực biết mối quan tâm nhau.Ví dụ: HITC biết RS khơng muốn thay đổi địa quen với khách hàng hay thêm chi phí thiết kế, sửa chữa chuyển văn phòng khơng lý để gây áp lực tăng giá RS biết HITC cho thuê diện tích lớn giảm chi phí quản lý, hay tòa nhà cũ đưa vào sử dụng nhiều năm, xung quanh khu vực có thêm nhiều tòa văn phòng cho th đưa vào sử dụng… không gây áp lực mạnh vào “yếu điểm” đối tác để giảm giá f BATNA - WATNA - Phương án dự phòng tốt (BATNA) xấu (WATNA) cho thỏa thuận đàm phán bên: Phương án HITC RS - Chỉ tăng thêm 1$/m2 giá thuê văn phòng BATNA - Cho thuê diện tích trống Tăng giá thuê thêm 1$/m2 góc khuất (khó cho thuê) Thuê thêm kho với giá thuê thấp liền kề RS giá cho thuê diện tích 500m2 Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp Trần Thị Mỹ Thanh – M0110 6/ 12 Giá thuê tăng thêm 2$/m2 WATNA Giá cho thuê giảm Giá cho thuê kho phụ 25$/m2 (thấp 2$) Khi xác định BATNA WATNA, hai bên cần ý số nội dung sau: - Đánh giá kỹ lượng BATNA cải thiện phù hợp Xác định giới hạn không tiết lộ - Tìm hiểu BATNA giới hạn đối tác - Nếu chuẩn bị trước nên đưa lời đề nghị trước đưa kỳ vọng cao (lạc quan thực tế) Nếu đối tác đưa đề nghị trước nhanh chóng thay đổi kế hoạch tương ứng - Cần lên kế hoạch nhượng mình, việc nhượng cần xác định cường độ, khoảng thời gian nhượng bộ… - Việc đưa đề nghị cần hỗ trợ thực tế, tôn trọng nguyên tắc công tránh rơi vào bẫy chia Phương hướng để đàm phán thành cơng Ngồi việc tn thủ ngun tắc mơ hình Harvard, để đàm phán thành cơng, hai bên cần thực bước sau: a Lập kế hoạch đàm phán: - Lập kế hoạch trình quan trọng trình đàm phán - Xác định mục đích mục tiêu đàm phán rõ ràng Việc xác định mục đích ảnh hưởng trực tiếp gián tiếp đến chiến lược đàm phán - Lựa chọn chiến lược đàm phán dựa câu trả lời câu hỏi: kết mong đợi nào? việc giữ gìn mối quan hệ tương lai Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp Trần Thị Mỹ Thanh – M0110 7/ 12 nào? Việc chuẩn bị chiến lược bao gồm: chuẩn bị tư chiến lược, thái độ chiến lược biện pháp chiến lược - Chuẩn bị kế hoạch đàm phán: bao gồm thực công việc thu thập số liệu, liệu thông tin, đưa giả thiết, xây dựng mục tiêu, chuẩn bị nhân đàm phán tự đánh giá đối tác đàm phán - Xác định bước mấu chốt trình đàm phán, từ có kế hoạch chuẩn bị cho khâu đầy đủ, sẵn sàng ứng phó với tình xảy - Hiểu rõ mối liên hệ mục tiêu mối quan tâm Xây dựng sơ đồ mục tiêu mối quan tâm thể mục tiêu mối quan tâm gắn kết tất bên đàm phán Từ xác định thông tin cần thiết, cần hỏi điều phương pháp đưa đề xuất phù hợp b Giao tiếp đàm phán: -Quá trình đàm phán bao gồm yếu tố ngôn ngữ phi ngôn ngữ có vai trò tối quan trọng việc đạt mục tiêu giải tranh chấp Đàm phán giúp phát huy tinh tế giao tiếp, góp phần tác động đến trình kết cuối đàm phán -Nắm vững kỹ giao tiếp hiệu quả, đặc biệt ý kỹ lắng nghe Khi lắng nghe, cần ý vấn đề quan trọng sau đây: (1) nhiều người tin đàm phán trình thuyết phục, mà thuyết phục có nghĩa nói Họ nghĩ nói chủ động lắng nghe bị động Họ quên việc thuyết phục khó khăn không nắm động người bạn thuyết phục (2) người lắng nghe thường ý họ nói lời người đối diện, lúc họ lắng nghe lúc họ chuẩn bị cho lời nói Do đó, họ khơng thể có thơng tin cần thiết Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp Trần Thị Mỹ Thanh – M0110 8/ 12 (3) người ta thường để cảm xúc lấp cần nghe, cần thấy Từ đơn vị nhỏ câu nói Giọng điệu hành vi cử đóng vai trò định Những người nghe quan sát tốt biết cách không để cảm xúc che mắt đánh giá cảm nghĩ thực đối tác c Nhận thức rõ tầm quan trọng văn hóa đàm phán - Các nhà đàm phán cần ý yếu tố văn hóa cách phản ứng người yếu tố này, tránh vi phạm chuẩn mực văn hóa - Các yếu tố văn hóa theo quan điểm Hall là: ngữ cảnh, thời gian, không gian - Khi tham gia đàm phán, nhà đàm phán HITC & RS cần ý: + Phân tích khác biệt chiến lược chiến thuật gây hiểu nhầm; + Phân tích khác biệt văn hóa để nhận giá trị khác biệt cản trở việc gia tăng lợi ích + Tránh hiểu nhầm đặc trưng văn hóa + Tìm cách thể tơn trọng văn hóa đối tác + Biết rõ khả thích ứng văn hóa: hội nhập, đồng hóa, phân hóa, khơng can thiệp d Thuyết phục, Đạo đức xây dựng nhóm đàm phán Các nhà đàm phán cần xây dựng cho chân dung nhà đàm phán thành cơng sau: - Hiểu quy trình đàm phán: Những nhà đàm phán thành công nhận đàm phán quy trình, khơng phải việc thảo luận nội dung điều kiện liên quan tới giải pháp - Tập trung vào yếu tố đơi bên có lợi: Đơi bên có lợi nghĩa hai bên cảm thấy thoải mái với kết trình đàm phán Các nhà đàm phán thành cơng ln giúp đỡ đối tác cố gắng giải vấn đề khó Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp Trần Thị Mỹ Thanh – M0110 9/ 12 khăn, đồng thời tìm kiếm hội để đem lại cho khách hàng nhiều điểm lợi Họ biết cần giới hạn nhượng mình, họ đảm bảo thoả thuận công cho hai bên - Kiên nhẫn: tính kiên nhẫn ln ưu điểm lớn việc thúc đẩy nhanh chóng quy trình thường dẫn tới kết khơng tốt đẹp Họ không vội vàng đến thoả thuận cuối với khách hàng Thay vào đó, họ dành thời gian để thu thập thông tin cần thiết Họ suy nghĩ cẩn trọng giải pháp tiềm Họ dành thời gian để phân tích suy nghĩ suốt quy trình Tính kiên nhẫn vô quan trọng những sai lầm dễ nảy sinh bạn cố gắng đạt thoả thuận cách mau chóng -Sáng tạo: Hầu hết nhà đàm thành công sáng tạo Họ sử dụng kỹ giải vấn đề để xác định giải pháp tốt tìm kiếm phương thức nhằm hồn thành mục tiêu -Sẵn sàng thử nghiệm: Đàm phán quy trình linh hoạt khơng có hai người lại giống Những hiệu trường hợp lại tai họa trường hợp khác Đó lý nhà đàm phán vĩ đại thực hành việc sử dụng khái niệm kỹ thuật khác Họ thử nghiệm với chiến lược, giải pháp, chiến thuật khác Và sai lầm nhỏ không ngăn cản họ tiếp thục thử nghiệm ý tưởng tương lai - Tự tin lạc quan : Các nhà đàm phán vĩ đại thể tự tin lạc quan bước vào đàm phán Họ không kiêu căng, thô lỗ hay tự phụ Họ tự xây dựng cho niềm tin lớn khả đạt thoả thuận đơi bên có lợi Họ lạc quan giải vấn đề phát sinh đàm phàn tự tin hình thành từ kinh nghiệm thân Những nhà đàm phán vĩ đại tự đánh giá thân Họ học hỏi nhiều thứ từ sai lầm mắc phải từ thành công đạt Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp 12 Trần Thị Mỹ Thanh – M0110 10/ Họ đặt nhiều trọng tâm vào việc cải thiện kỹ bán hàng Họ thành công việc xây dựng niềm tin lay chuyển -Những kỹ lắng nghe sắc sảo: Biết lắng nghe kỹ quan trọng đàm phán Kết quả: Sau đàm phán HITC cam kết không tăng giá cho RS vòng năm thuê kèm 50m2 phòng góc với mức giá 27USD/m2 RS đạt mong muốn giá khơng tăng cao thuê thêm diện tích thích hợp để phát triển kinh doanh III KẾT LUẬN Trong kinh doanh, doanh nghiệp muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao Ðiều phụ thuộc nhiều tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng nhà kinh doanh thương trường Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người khác Đàm phán chìa khố cho kinh doanh đàm phán thành cơng khởi đầu cho thương vụ làm ăn tốt đẹp Tình đàm phán HITC RS ví dụ đơn giản đàm phán kinh doanh, khơng có q nhiều vấn đề phức tạp căng thẳng, nhiên, qua việc phân tích tìm hiểu đưa giải pháp cho đàm phán thành cơng, xây dựng cho tảng để trải nghiệm thực tế quản lý điều hành doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị đàm phán giao tiếp (tài liệu lưu hành nội bộ), Chương trình Thạc sĩ quản trị kinh doanh quốc tế, 2011, đại học Griggs Kỹ thuật đàm phán thương mại Quốc tế, Nguyễn Xuân Thơm- Nguyễn Xuân Hồng, 2001, Trung tâm thông tin thư viện Đại học quốc gia Hà Nội; Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp 12 Trần Thị Mỹ Thanh – M0110 11/ Những bí nhà đàm phán giỏi, Roger Dawson, 2008, Nhà xuất Đồng Nai Kỹ thuật đàm phán, Nic Peeling, 2009, Nhà xuất Công an nhân dân Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp 12 Trần Thị Mỹ Thanh – M0110 12/ ... xấu (WATNA) cho thỏa thuận đàm phán bên: Phương án HITC RS - Chỉ tăng thêm 1$/m2 giá thuê văn phòng BATNA - Cho th diện tích trống Tăng giá thuê thêm 1$/m2 góc khuất (khó cho thuê) Thuê thêm kho... nhóm đàm phán Các nhà đàm phán cần xây dựng cho chân dung nhà đàm phán thành công sau: - Hiểu quy trình đàm phán: Những nhà đàm phán thành công nhận đàm phán quy trình, khơng phải việc thảo luận... đẹp Tình đàm phán HITC RS ví dụ đơn giản đàm phán kinh doanh, khơng có nhiều vấn đề phức tạp căng thẳng, nhiên, qua việc phân tích tìm hiểu đưa giải pháp cho đàm phán thành công, xây dựng cho