Tình huống đàm phán theo hướng hợp tác WIN WIN và mô hình harvard giữa công ty sản xuất nissin và đối tác

Cũng như bao doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh khác, hàng ngày công ty chúng tôi cũng cần phải giải quyết rất nhiều vấn đề, những xung đột liên quan tới các mối quan hệ kinh doanh với kh

Tình huống Đàm phán theo hướng hợp tác WIN-WIN và mô hình

Harvard giữa công ty Sản xuất Nissin và đối tác

Đề bài :

Nêu và phân tích một tình huống đàm phán xảy ra giữa đơn vị mình làm việc ( hoặc một đơn vị mà mình biết )và đối tác trong việc thương thảo một vấn đề gì

đó Nếu việc giải quyết xung đột theo hướng WIN-WIN, hãy nêu việc ứng dụng

mô hình Harvard trong trường hợp này được thực hiện như thế nào?

Nếu không phải là WIN-WIN , vận dụng kiến thức và các mô hình đã tổng hợp từ khóa học quản trị đàm phán và Giao tiếp, hãy dựng mô hình đàm phán dự phòng cho cả hai bên

Bài làm

I GIỚI THIỆU

1 Giới thiệu chung về Công ty sản xuất phanh Nissin Việt nam

Công ty sản xuất phanh Nissin Việt nam là Công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, được thành lập và hoạt động tại Việt nam từ năm 1996 Trụ sở và nhà máy tại xã Quất Lưu, huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc

Nissin Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và lắp ráp hệ thống phanh xe máy cung cấp cho các Công ty lắp ráp xe máy tại Việt Nam như: Công ty Honda, Công ty Yahama, Công ty Suzuki và Công ty Piaggio Việt nam, đồng thời xuất khẩu sản phẩm phanh sang các thị trường khác như : Nhật bản, Mỹ, Châu âu

và một số nước trong khu vực Đông Nam Á Trong mối quan hệ hợp tác kinh doanh bao gồm có các nhà cung cấp phụ tùng, nhà cung cấp máy móc thiết bị, các nhà thầu xây dựng, nhà cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải, dịch vụ bảo hiểm, Ngân hàng

Cũng như bao doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh khác, hàng ngày công ty chúng tôi cũng cần phải giải quyết rất nhiều vấn đề, những xung đột liên quan tới các mối quan hệ kinh doanh với khách hàng, nhà sản xuất và các đối tác về giá bán, thời gian giao hàng hay chất lượng sản phẩm, chất lượng phục vụ thậm trí ngay cả những xung đột xảy ra ngay tại bên trong công ty giữa người lao động và Ban giám đốc công ty Không phải bất cứ xung đột nào cũng dễ dàng tìm ra được hướng giải quyết nhanh chóng và hiệu quả Tuy nhiên với mục tiêu mà doanh nghiệp luôn đặt lên hàng đầu trong các mối quan hệ với đối tác là lựa chọn cách giải quyết vấn đề theo hướng “ WIN -WIN ” tức là mang lại lợi ích chung cho cả hai bên khi đưa vấn đề ra đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài tốt với khách hàng, các đối tác của mình hay duy trì mối quan hệ tốt giữa người lao động và chủ doanh nghiệp

2 Đàm phán theo hướng hợp tác WIN-WIN và mô hình Harvard

Đàm phán hợp tác là chiến lược đàm phán mà trong đó các bên cùng hợp tác

để tìm ra giải pháp “ thắng thắng” cho mâu thuẫn của họ Đàm phán hợp tác tập trung vào việc phát triển những thỏa thuận mang lại lợi ích cho cả hai bên Đó chính là đàm phán dựa trên mối quan tâm Lợi ích của các bên tham gia đàm phán bao gồm nhu cầu, mong muốn, mối quan tâm và sự e ngại

Có khi "một món quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc

so sánh, phải tranh luận và chờ đợi Ðừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như chúng ta còn tiếp tục kinh doanh với đối tác đó Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc

một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia

3 Áp dụng mô hình đàm phán Harvard khi đàm phán với nhà cung cấp

Giống như các nhà doanh nghiệp thành công ở khắp nơi, các nhà đàm phán theo kiểu cùng có lợi tìm thấy các cơ hội ẩn chứa trong những điều mà mỗi bên có thể làm được cho bên kia Đàm phán cùng có lợi thúc đẩy nội dung mức độ và nội dung của các mối quan hệ giữa các bên đàm phán Nó cũng làm giảm các căng thẳng chứa trong quá trình đàm phán và “ Hãy tìm một giải pháp tốt hơn cho cả hai chúng ta”

Công ty chúng tôi đã lựa chọn và áp dụng thành công mô hình Harvard khi đàm phán với nhà cung cấp trong việc giải quyết yêu cầu tăng giá bán phụ tùng tính từ quý I năm 2011 vừa qua

Đàm phán chính là chìa khoá cho kinh doanh vì vậy đàm phán thành công là dọn đường cho mọi thương vụ làm ăn tốt đẹp Sử dụng 4 nguyên tắc của đàm phán hợp tác ( Theo mô hình đàm phán dựa trên mối quan tâm Mô hình Harvard ) để giúp chúng ta luôn “thuận buồm xuôi gió” trong đàm phán Bốn nguyên tắc đó bao gồm:

- Nguyên tắc số 1: Tách con người ra khỏi vấn đề

- Nguyên tắc số 2: Tập trung vào mối quan tâm chứ không phải mục tiêu đàm phán

- Nguyên tắc số 3: Đưa ra các giải pháp đôi bên cùng có lợi

- Nguyên tắc số 4: Yêu cầu các tiêu chí khách quan

II PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

Đàm phán là quá trình cân đo “giá trị đàm phán”, còn là biểu hiện một tinh thần hợp tác, dựa trên cơ sở hai bên cùng có lợi, thông qua nỗ lực đàm phán nhằm mục đích đạt được thoả thuận chung thống nhất

Trong bối cảnh suy thoái của nền kinh tế chung toàn cầu kéo dài từ năm 2008 đến nay làm ảnh hưởng không ít tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thuộc các ngành công nghiệp nói chung và ngành sản xuất ô tô, xe máy nói riêng Việt Nam là nước nhập siêu với hầu hết các nguyên vật liệu đầu vào của quá trình sản xuất sản phẩm đều phải nhập khẩu từ nước ngoài Những ảnh hưởng trực tiếp do suy thoái kinh tế hay do sự mất giá liên tiếp của đồng tiền Việt Nam so với đồng ngoại tệ đã làm cho giá nguyên vật liệu đầu vào tăng cao Những ảnh hưởng về giá đó làm tăng chi phí sản xuất và đó là vấn đề mà các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt Cũng bởi những điều kiện khó khăn này mà các nhà cung cấp phụ tùng cho công ty chúng tôi họ đã không chấp nhận tiếp tục sản xuất và cung cấp nếu chúng tôi không đồng ý tăng giá bán cho những mặt hàng

mà họ đang cung cấp cho chúng tôi

Về phía Công ty Nissin, chúng tôi cũng là nhà cung cấp của các khách hàng như Honda Việt Nam, Yamaha Việt Nam chúng tôi cũng cùng chung điều kiện khó khăn trên giống như các nhà cung cấp Chúng tôi cũng chưa ký được thỏa thuận về việc điều chỉnh giá bán với khách hàng của mình rằng nếu nhà cung cấp yêu cầu tăng giá thì giá bán sản phẩm của chúng tôi sẽ được điều chỉnh tăng và ngược lại

Với đặc thù của ngành sản xuất, sản phẩm của chúng tôi được sản xuất, chế tạo theo thiết kế riêng, và việc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp mới đòi hỏi mất thời gian từ 6 tháng đến một năm cho nên việc thay thế và lựa chọn nhà cung cấp mới là không thể thực hiện được ngay trong thời gian ngắn Chính vì vậy, cách giải

quyết vấn đề cần thiết hơn lúc nào hết là phải có cuộc đàm phán trên tinh thần hợp tác mang lại lợi ích chung cho cả hai bên để duy trì mối quan hệ giữa các bên trong tương lai

Chúng tôi đã thành công trong tình huống giải quyết xung đột vè giá với nhà cung cấp bằng cách đàm phán theo hướng WIN-WIN khi áp dụng thực hiện theo

mô hình Harvard Nhà cung cấp họ yêu cầu công ty Nissin chúng tôi tăng giá bán cho các phụ tùng mà họ đã và đang cung cấp cho chúng tôi Thời gian áp dụng từ quý I năm 2011 có nghĩa là áp dụng với tất cả các đơn hàng đã được thực hiện kể

từ tháng 1 năm 2011 Nếu Công ty không giải quyết yêu cầu điều chỉnh tăng này thì nhà cung cấp phụ tùng họ sẽ ngừng cung cấp hàng sau ba tháng kể từ ngày ra thông báo Đàm phán đã đi đến thỏa thuận và cùng họ đã đồng ý chia sẻ 50:50 phần chênh lệch của giá nguyên vật liệu tăng so với báo giá cũ đã tính trước đó và chúng tôi đã ký kết được thỏa thuận điều chỉnh giá để duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài Sử dụng bốn nguyên tắc của mô hình đàm phán Harvard như sau:

1 Nguyên tắc Tách con người ra khỏi vấn đề.

Tách con người ra khỏi vấn đề có nghĩa là trên bàn đàm phán trước hết các nhà đàm phán phải kề vai sát cánh tấn công vào vấn đề chứ không phải tấn công vào nhau

Người tham gia đàm phán không được đưa ra ý kiến của mình một cách rõ ràng và

cụ thể để tránh tạo ra những tình huống khiêu khích Thay vào đó, người ta cùng làm việc nhằm hướng đến bước phát triển tiếp theo, đặt nền tảng cho bước kế tiếp

và từng bước tiến tới mục tiêu bàn thảo

Trong điều kiện kinh tế khó khăn như vậy, hơn lúc nào hết các doanh nghiệp với vai trò là nhà cung cấp hay khách hàng đều phải biết chia sẻ rủi do biết hợp tác để duy trì mối quan hệ mà cả hai bên đã xây dựng trong quá khứ Trước tiên cần phải

có thái độ đàm phán đối đãi chân tình, khiêm tốn, thành khẩn, thân mật, tôn trọng Đặc biệt trong đàm không chỉ nhằm nói chuyện một cách chân thành với đối phương mà điều này rất thích hợp khi muốn đối phương hiểu rõ những động cơ và suy nghĩ của mình, làm tốt việc đối đãi chân tình còn cần giữ chừng mực một cách thích hợp, tuy nhiên tránh việc bộc lộ tất cả suy nghĩ, dễ bị đẩy vào thế bị động, còn khiến cho lợi ích của bản thân bị ảnh hưởng

Cụ thể trong bàn đàm phán này chúng tôi đã cùng nhau lắng nghe những chia sẻ khó khăn chung mà cả hai bên đang phải đối mặt do ảnh hưởng của suy thoái kinh

tế toàn cầu Cùng với đó chúng tôi đã đưa ra những ý kiến về việc thay đổi cải tiến quy trình sản xuất đối với nhà cung cấp nhằm giảm chi phí công đoạn Với cách giải quyết như vậy đã làm giảm bớt căng thẳng trên bàn đàm phán hơn là việc chúng tôi chỉ tập trung vào mục tiêu riêng của mình

2 Nguyên tắc Tập trung vào mối quan tâm chứ không phải mục tiêu đàm phán

Mục tiêu đàm phán là một phần quan trọng của con người và sự trọn vẹn của

họ Mục tiêu không thể đàm phán được trừ khi một trong hai bên đàm phán chấp nhận thất bại Tuy nhiên không bên nào đi đàm phán lại muốn thất bại nên đàm phán để đạt được mục tiêu là không khả thi cho cả hai bên

Để đàm phán cùng có lợi thành công, các bên phải có động lực cộng tác cùng nhau hơn là cạnh tranh Chúng ta phải cam kết đạt được một mục đích mà có lợi cho cả hai bên hơn là theo đuổi các mục tiêu của riêng mình Nếu như trên bàn

đàm phán nhà cung cấp chỉ tập trung vào mục tiêu là phải đạt được 100% yêu cầu tăng giá mà họ đã đặt ra và phía chúng tôi cũng cố đạt mục tiêu là không phải trả thêm phần tăng giá nào mà nhà cung cấp vẫn đồng ý tiếp tục cung cấp hàng cho chúng tôi thì hai bên sẽ khó đạt được thỏa thuận Bởi vì khi cả hai bên càng tập trung vào mục tiêu chính của mình thì càng ít quan tâm đến lợi ích thực sự của các bên nên cuộc đàm phán sẽ không thành công

Mối quan tâm là mong muốn thực sự ẩn sau mỗi cuộc đàm phán, các bên cần phải phân tích xem xét trên bàn đàm phán để hướng tới sự hợp tác lâu dài trong tương lai.Trong đàm phán vì mục tiêu thì vấn đề sẽ trở thành vấn đề cá nhân khi mối quan tâm riêng biệt của mỗi bên trở nên hòa quyện với nhau

Mối quan tâm của chúng tôi là duy trì được mối quan hệ lâu dài đối với nhà cung cấp hiện tại vì mục tiêu ổn định nguồn nguyên liệu, phụ tùng đầu vào và ổn định sản xuất không để ảnh hưởng tới khách hàng của mình

Mối quan tâm của nhà cung cấp giữ được khách hàng để có được nguồn bán ra ổn định tạo công ăn việc làm cho người lao động hiện đang làm việc tại doanh nghiệp của họ

3 Nguyên tắc Đưa ra giải pháp đôi bên cùng có lợi

Sau khi nghiên cứu và giải quyết được vị thế và mối quan tâm của mỗi bên,

để đạt được các mục đích của mỗi bên đưa ra một cách có lợi nhất và có lợi cho đối tác, chúng ta cần nghiên cứu về các giải pháp để thực hiện các vấn đề đã được quan tâm ở trên

Phía công ty Nissin Việt Nam: Phòng nghiên cứu phát triển của chúng tôi sẽ cùng

hỗ trợ về mặt kỹ thuật với nhà cung cấp để nghiên cứu và đưa ra các phương pháp

cải tiến công đoạn gia công, giảm thời gian gia công trên một đơn vị sản phẩm Hay việc chấp nhận thay đổi các dung sai ( mở rộng khoảng dung sai) đối với các kích thước không gây ảnh hưởng tới tính năng của sản phẩm góp phần cải tiến qui trình sản xuất nhằm giảm chi phí công đoạn ( Process Cost) tính trên một đơn vị sản phẩm mà không gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm

Theo hợp đồng nguyên tắc đã ký kết giữa hai bên cho việc mua bán sản phẩm thì sau một năm mới xem xét lại các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng

Để hai bên có thể có được thỏa thuận trong đàm phán này chúng tôi đã đưa ra giải pháp xây dựng chính sách về điều chỉnh giá và thay đổi thời hạn thanh toán tiền hàng Chính sách đó là :

“ Nếu tỷ trong 03 tháng tỷ giá hối đoái giữa USD/VND hoặc giá nguyên vật liệu trên thị trường biến động tăng hoặc giảm từ 5% trở so với tỷ giá hoặc giá nguyên vật liệu dược sử dụng tính giá bán của 03 tháng trước đó ( so với quý trước) thì giá bán sản phẩm sẽ được điều chỉnh ”

Trước kia thời gian thanh toán tiền hàng sẽ được thanh toán vào ngày 30 của tháng kế tiếp cho tất cả các đơn hàng giao trong tháng trước đó Để giảm bớt khó khăn cho nhà cung cấp chúng tôi đưa ra thay đổi thời hạn thanh toán sẽ chuyển sang thanh toán vào ngày mồng 10 của tháng kế tiếp thay cho ngày 30 như trước đây

Phạm vi áp dụng: chỉ áp dụng đối với các nguyên vật liệu mà nhà cung cấp trực tiwwps nhập khẩu để sản xuất chi tiết và cung cấp cho công ty Nissin

Phía nhà cung cấp: Sẽ cố gắng tìm ra các giải pháp nhằm giảm chi phí sản xuất

bằng cách nâng cao chất sản phẩm và giảm thiểu hàng kém chất lượng và giảm các chi phí vận chuyển và chi phí đóng gói Cải tiến công nghệ sản xuất và nâng cao

năng xuất, giảm hàng kém chất lượng là những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm giá thành sản phẩm mà các nhà cung cấp đang nỗ lực thực hiện

Việc đưa ra các giải pháp thay thế nêu trên hướng cho cả hai bên nhanh chóng đi đến thỏa thuận và kết quả của đàm phán là cả hai bên đồng ý nhau chia sẻ 50:50 cho khoản tiền chênh lệch do giá nguyên vật liệu tăng áp dụng từ tháng 1 năm

2011 cho đến hết tháng 6 năm 2011 Nhà cung cấp vẫn được chia sẻ khoản chênh lệch giá cho Quí I năm 2011 và chúng tôi không phải trả toàn bộ khoản chênh lệch

đó và vẫn giữ được mối quan hệ hợp tác đối với nhà cung cấp để ổn định nguyên vật liệu mua vào cho sản xuất Thỏa thuận về điều chỉnh tăng giá đã được hai bên thống nhất và ký kết

4 Nguyên tắc Yêu cầu các tiêu chí khách quan

Sau khi chúng ta đưa ra được các giải pháp thì điều quan tâm của chúng ta là các tiêu chuẩn đánh giá khách quan để tiến tới một thỏa thuận đàm phán cho cả hai bên, trên tiêu chí cả hai bên cùng có lợi Các tiêu chí khách quan mà hai bên đề cập đến và sử dụng trong quá trình đàm phán cũng như là việc thực hiện sau này bao gồm:

Phía Công ty Nissin: Hàng tháng sẽ cập nhật số liệu về tỷ giá trung bình giữa Việt

nam đồng và Đôla Mỹ của Ngân hàng Bank of Tokyo Mitsubishi chi nhánh Hà nội

và tính trung bình cho ba tháng rồi gửi thông báo cho nhà cung cấp để làm căn cứ

so sánh sự biến động của tỷ giá trung bình đó so với tỷ giá trung bình của ba tháng trước

Phía nhà cung cấp: Theo dõi cập nhật giá nguyên vật liệu hàng tháng và tính

trung bình trong ba tháng và xuất trình chứng từ nhập khẩu như Hóa đơn mua

hàng, tờ khai hải quan rồi gửi cho Công ty Nissin để làm cơ sở xem xét việc điều chỉnh giá

Tất cả các tiêu chí, tài liệu liên quan này là tiêu chuẩn khách quan để nhà cung cấp đưa ra yêu cầu điều chỉnh giá bán cho sản phẩm trong các quý đồng thời dựa vào đây Công ty Nissin xem xét chấp nhận việc điều chỉnh tăng giá cho nhà cung cấp của mình Tiêu chuẩn này đã được ghi rõ trong thỏa thuận điều chỉnh giá và là các điều kiện bắt buộc mà hai bên phải thực hiện

Việc thực hiện xem xét điều chỉnh giá này sẽ diễn ra vào đầu các quý có nghĩa là 3 tháng 1 lần giá bán sẽ được điều chỉnh nếu các dữ liệu mà các bên cung cấp, giải trình phù hợp với các điều kiện trong bản “Thỏa thuận điều chỉnh giá “ đã được các bên thỏa thuận và ký kết

III KẾT LUẬN

Với vị trí công việc được phân công là người phụ trách phòng kinh doanh tôi luôn trau dồi kiến thức, phát triển kỹ năng quản lý và mong muốn học hỏi các mô hình đàm phán để phục vụ cho công việc của mình hiện tại cũng như trong tương lai

Việc nghiên cứu và phân tích các về vấn liên quan đến đàm phán và giao tiếp thông qua môn học “ Quản trị đàm phán và giao tiếp” đã giúp tôi hiểu hơn về các kỹ năng đàm phán trong mọi tình huống đặc biệt là các tình huống liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Khóa học này cũng cho tôi hiểu được tầm quan trọng của BATNA và WATNA đối với các bên khi tham gia đàm phán và những ảnh hưởng của hai phương án này đối với kết quả của đàm phán Áp dụng mô hình đàm phán HARVARD trong việc giải quyết các xung đột theo hướng WIN-WIN sẽ mang lại lợi ích cho các bên tham gia đàm phán đồng thời giúp cho việc duy trì mối quan hệ