Lập kế hoạch sản xuất, điều độ cho dịch vụ cho thuê văn phòng ảo

LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT, ĐIỀU ĐỘ CHO DỊCH VỤ CHO THUÊ VĂN PHÒNG ẢO Nội dung làm: I Giới thiệu dịch vụ cho thuê văn phòng ảo: II Định vị doanh nghiệp: - III Thiết kế dịch vụ: - IV Bố trí sản xuất: 11 V Quản trị chất lượng: 13 VI Kết luận: - 14 I Giới thiệu dịch vụ cho thuê văn phòng ảo: Văn phòng ảo - Cơ hội từ suy thối Thời điểm gọi tên thời kỳ suy thoái kinh tế Việt Nam, nhằm trì tình hình hoạt động doanh nghiệp, chủ trương “ nặng củng cố, nhẹ phát triển mở rộng ” đặt lên hàng đầu, phần lớn doanh nghiệp phải thu hẹp hoạt động, tiết giảm chi phí triệt để nhằm ổn định sức khỏe hay tồn doanh nghiệp Đối với số doanh nghiệp nhỏ, ngành nghề kinh doanh –dịch vụ đặc thù ( quảng cáo, văn phòng dịch thuật, văn phòng luật sư, cơng ty dịch vụ môi giới, công ty cung cấp máy móc cơng nghiệp, dịch vụ …), văn phòng khu trung tâm thành phố với phong cách chuyên nghiệp tiện nghi đại điều mà nhiều họ mong muốn Tuy nhiên, chi phí trì dịch vụ cao, tối thiểu tầm chục triệu đồng/tháng cho khoản thuê nhà, bảo vệ, lễ tân, tiền điện, nước… tháng tiếp vài đối tác Chưa kể phải tốn thêm khoản đầu tư cố định ban đầu như: tiền đặt cọc thuê nhà, thiết kế trang trí lại văn phòng, tiền mua sắm trang thiết bị… lý phải chuyển chủ nhà lấy lại mặt khoản đầu tư cố định trắng Trong tốn tiết kiệm chi phí để hiệu doanh nghiệp lúc giờ, dịch vụ văn phòng ảo đời đáp ứng yêu cầu văn phòng thật với chi phí phần tư hiệu kinh doanh mang lại chẳng khác so với văn phòng thật Vậy văn phòng ảo gì?- Một vài nét sơ lược: Nói cách đơn giản bạn có nhu cầu th văn phòng (ảo) để mở công ty làm nơi giao dịch, công ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo cung cấp (thật) cho bạn đầy đủ tiện nghi cần thiết bảng hiệu cơng ty, phòng họp, máy chiếu, điện thoại, fax, e-mail, trang web, địa để liên hệ với khách hàng, nhân viên tiếp tân giao dịch thư từ Khi sở hữu văn phòng ảo, bạn làm việc nơi đâu mà đến công ty Nhân viên đơn vị cho thuê có trách nhiệm trực điện thoại, sau chuyển thơng tin cho doanh nghiệp th Riêng buổi họp, hội nghị doanh nghiệp th hồn tồn sử dụng dịch vụ, phòng họp chung Thơng thường, gói dịch vụ cho th văn phòng ảo bao gồm:  Địa để đăng ký kinh doanh sử dụng giao dịch khu vực trung tâm thành phố  Một đường dây điện thoại với hộp thư thoại số fax hoạt động 24/24 thuận lợi cho giao dịch  Nhân viên tổng đài tiếp nhận điện thoại với tên công ty bạn chuyển tin nhắn đến bạn sau  Khi bạn cần gặp gỡ với đối tác, bạn sử dụng phòng họp với trang thiết bị đại đầy đủ tiện nghi Ngoài ra, doanh nghiệp thuê chỗ ngồi đơn vị cho thuê văn phòng ảo nhiều tiện ích khác sử dụng lúc như: phòng họp, máy photocopy, máy in, internet… Hiện tại, hình thức kinh doanh chưa gặp cạnh tranh nhiều có q cơng ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo, hoạt động chủ yếu Tp.HCM Hà Nội Theo nhận định, tiềm thị trường Việt Nam rộng hấp dẫn II Định vị doanh nghiệp: Từ nhu cầu thực tế thị trường, doanh nghiệp phải có thiết kế sản phẩm dịch vụ để cho diện doanh nghiệp khác biệt so với đối thủ cạnh tranh khác Cơ sở để chúng tơi định vị tốt cho doanh nghiệp phải dựa thị trường mục tiêu định nghĩa giá trị lựa chọn người bán (người cung cấp dịch vụ) sao; bước để định vị cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho th văn phòng ảo chúng tơi: i Bước 1: Tạo đặc điểm khác biệt sản phẩm dịch vụ Tạo đặc điểm khác biệt cho sản phẩm cho thuê văn phòng ảo (đa dạng sản phẩm) Cụ thể bao gồm loại sản phẩm dịch vụ sau:  Văn phòng đại diện  Văn phòng giao dịch  Văn phòng trọn gói Tạo đặc điểm khác biệt tư vấn sản phẩm dịch vụ: đội ngũ nhân viên tư vấn sản phẩm phải am hiểu nhu cầu khách hàng dẫn họ vào sản phẩm doanh nghiệp cung cấp, tránh tình trạng tư vấn nhiều dẫn tới khách hàng nên chọn sản phẩm ii Bước 2: Xây dựng chiến lược định vị  Định vị theo công dụng sản phẩm dịch vụ  Định vị theo lợi ích sản phẩm dịch vụ  Định vị người sử dụng dịch vụ Cụ thể:  Văn phòng đại diện: giải pháp chi phí thấp, linh động, hiệu cho mặt công ty xứng tầm với đối tác, tiết kiệm 70% chi phí đầu tư so với Văn phòng Đại diện truyền thống Đặc biệt phù hợp với Doanh nghiệp có nhu cầu: o Văn phòng làm việc tiếp khách khoảng 2-3 ngày tháng o Nhân viên chuyên nghiệp thay mặt Bạn tiếp khách, giới thiệu sản phẩm dịch vụ, giải công việc theo ủy quyền Bạn thời gian Bạn khơng có mặt văn phòng o Duy trì VPĐD trung tâm lớn hoạt động hiệu với chi phí tối thiểu o Đối tượng cho sản phẩm này: DN nước có đối tác Tp.HCM, DN nước ngồi tìm hiểu thị trường Việt Nam, DN làm việc theo nhóm (dự án), DN từ tỉnh thành muốn nghiên cứu, mở rộng hoạt động Tp HCM  Văn phòng trọn gói: giải pháp chi phí thấp, linh động, hiệu cho mặt công ty xứng tầm với đối tác, tiết kiệm 60% chi phí đầu tư văn phòng sang trọng truyền thống Đặc biệt phù hợp với Doanh nghiệp có nhu cầu o Văn phòng làm việc hàng ngày cho 1-4 nhân viên o Tiếp khách quầy tiếp tân o Sử dụng chung tiện nghi văn phòng: sảnh tiếp khách, phòng họp máy chiếu, máy photocopier, máy in, máy fax,Wifi tốc độ cao o Đối tượng cho sản phẩm này: DN nước có đối tác Tp HCM, DN nước ngồi tìm hiểu thị trường VN, DN giai đoạn khởi nghiệp, DN nghiên cứu vào thị trường Tp.HCM, DN từ tỉnh muốn đặt chi nhánh văn phòng kinh doanh Tp.HCM  Văn phòng giao dịch: giải pháp chi phí thấp, linh động, hiệu cho mặt công ty xứng tầm với đối tác, tiết kiệm 90% chi phí đầu tư văn phòng sang trọng truyền thống Đặc biệt phù hợp với Doanh nghiệp có nhu cầu o Văn phòng làm việc gia xa trung tâm không tiện giao tiếp với khách hàng o Cần địa đăng ký kinh doanh trung tâm TpHCM o Nhân viên tiếp nhận thư từ bưu phẩm o Đối tượng cho sản phẩm này: DN có văn phòng gia hẻm xa trung tâm không tiện giao tiếp với khách hàng, DN có nhà máy sản xuất đặt xa trung tâm Tp.HCM, DN nhỏ thành lập muốn tập chung tài vào kinh doanh Tp.HCM, DN từ tỉnh muốn đặt chi nhánh văn phòng kinh doanh Tp.HCM iii Bước 3: Truyền bá vị trí doanh nghiệp Sau thực chiến lược định vị cho mình, doanh nghiệp thực bước mà cụ thể hoạch định chiến lược Marketing cạnh tranh doanh nghiệp, quảng bá chiến lược định vị cách có hiệu  Vị trí doanh nghiệp chúng tơi phải đặt trung tâm Tp HCM (Quận 1, Quận 3)  Nội thất phải hài hòa theo kiểu đại, sang trọng  Slogan: Giải pháp thơng minh cho văn Phòng Tp.HCM III Thiết kế dịch vụ: Từ việc định vị doanh nghiệp loại hình dịch vụ cung cấp, chúng tơi khái qt hóa q trình thiết kế dịch vụ chuyển hóa thành sản phẩm cụ thể để đưa đến cho khách hàng:  Định hướng dịch vụ: dựa vào nhu cầu gói dịch vụ mà định hướng dịch vụ cung cấp  Gói dịch vụ: từ việc định hướng dịch vụ khách hàng tiềm xây dựng gói dịch vụ nhằm thõa mãn nhu cầu đó…  Đặt điểm hoạt động: khâu thiết kế cách thức hoạt động, đặt điểm kỹ thuật gói dịch vụ: gói dịch bao gồm trang thiết bị gì, cách thức hoạt động sao, thõa mãn yêu cầu mong đợi chất lượng dịch vụ từ khách hàng…  Đặt điểm thiết kế: sau có mô tả cách thức hoạt động, chi tiết trang thiết bị gói dịch vụ triển khai đến khách hàng nào, hoạt động, nhân viên cần có kỹ cung cấp, từ tạo lịch biểu, giá gói dịch vụ  Phân phối dịch vụ: dựa vào nhu cầu thị trường lượng khách hàng tiềm thiết kế cách thức phân phối dịch vụ cho hiệu quả: gói dịch vụ cao cấp có khách hàng có chi phí cao, đặt khu trung tâm quy định thời gian hợp đồng vừa đảm bảo lưu lượng chất lượng Định hướng Gói dịch vụ dịch vụ Đặt điểm Đặt hoạt động điểm Phân thiết kế phối dịch vụ Văn phòng Cung cấp văn Gói dịch vụ Khách hàng Gói dịch vụ Quy định đại diện phòng làm việc Trang thiết bị chuẩn cao cấp, doanh bao trung bình… nghiệp nước gồm thời gian hợp loại đồng ngồi, trang thiết bị phải co tiếp gì: máy fax, tân biết ngoại máy ngữ Hoạt email… động Các dịch vụ chuyên nghiệp: in, kèm theo lịch nhã nhặn Biết cách sử lý thơng tin Cách tiếp cận với khách hàng ngồi nước khách hàng Văn phòng Cung cấp văn Gói dịch vụ Khách hàng Trang thiết Phân trọn gói bản: tới phòng làm việc chuẩn Trang thiết bị chuẩn Tiết kiệm chi phí doanh bị nghiệp vừa may fax, máy nghiệp nhỏ Hoạt in… phối doanh vừa nhỏ động Quy định rõ liên tục thời gian sử dụng tài nguyên Văn phòng Cung cấp văn Chỉ gói Khách hàng Khơng giao dịch phòng giao dịch vụ dịch.Cung cấp nghiệp văn phòng giao cần dịch phòng Khơng nhiều cần trang thiết bị Tiết kiệm chi phí cần Phân doanh trang thiết bị nhỏ, văn để Cần có tiếp tân giao dịch, lưu Thời gian lượng không phục vụ ngắn nhiều tới hàng nhân… phối khách cá IV Bố trí sản xuất: Mơ hình văn phòng ảo: Mơ hình văn phòng ảo hệ thống sử dụng yếu tố đầu vào mặt bằng, người, máy móc trang thiết bị văn phòng, kỹ thuật cơng nghệ, tài nguồn tài nguyên khác để chuyển đổi thành dịch vụ, chuyển đổi hoạt động trọng tâm phổ biến hệ thống sản xuất Đầu vào -Mặt -Nguồn nhân lực -Cơng nghệ Chuyển hóa Đầu -Làm biến đổi -Các dịch vụ -Tăng thêm giá trị - Các giá trị cộng thêm -Máy móc,thiết bị… -Tiền vốn -Khoa học & nghệ thuật Các quảngói trị.dịch vụ Sơ đồ Q trình sản xuất  Gói dịch vụ bản: sử dụng địa kinh doanh, Đặt bảng tên công ty, Lễ tân tiếp khách, nhận chuyển tiếp thư từ bưu phẩm  Các dịch vụ gia tăng: o Đánh máy, dịch thuật, tư vấn thiết kế website, dịch vụ web hosting, đăng ký tên miền, Máy photocopy, máy in, máy fax, khu vực tiếp khách chung, khai báo thuế… o Các dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin: số fax dùng chung, số fax dùng riêng, Tổng đài riêng, số điện thoại riêng, hộp thư thoại, chuyển tiếp gọi, server, dịch vụ CNTT… o Dịch vụ điện thoại viên o Dịch vụ phòng họp o Các giá trị cộng thêm: Internet wifi tốc độ cao, hệ thống audio conference, nước uống ( trà, café, nước lọc), tư vấn thành lập doanh nghiệp… Bố trí mặt sản xuất văn phòng ảo : 3.1 Mục tiêu − Đem đến cho khách hàng thoải mái tiện lợi − Không gian làm việc chuyên nghiệp, đầy đủ tiện nghi − Giảm lại khách hàng − Tạo riêng biệt cho khu vực công tác − Tạo thông tin dễ dàng khu vực − Dễ dàng hốn đổi cơng sử dụng 3.2 Cách bố trí mặt  Phân tích: Trong hầu hết loại dịch vụ, người ta cố gắng bố trí cho tổng cự ly di chuyển khách hàng bên cạnh việc bố trí máy móc phục vụ tiện lợi Ngồi cần lưu ý việc bố trí phòng chờ, phòng khách, nơi xếp hàng cho thoải mái Trong kinh doanh văn phòng ảo, khách hàng kinh doanh loại dịch vụ hay có cạnh tranh loại hình dịch vụ Chúng ta cần phải lưu ý để bố trí, xếp vị trí làm việc khách hàng cho hợp lý  Các kiểu bố trí mặt bằng: Đa phần khách hàng thuê văn phòng ảo để làm văn phòng đại diện hay kinh doanh sản phẩm dịch vụ, nguyên tắc chung phải bố trí cho khách hàng dễ dàng vào, lại phần mặt Ngoài ra, cần phân bố diện tích thích hợp cho hành lang, phòng chờ Bên cạnh đấy, có dạng bố trí mặt văn phòng làm việc, văn phòng mở phòng riêng Văn phòng mở dùng cho phận, người sử dụng có nhu cầu giao tiếp, liên hệ nhiều với đối tác, khách hàng Còn phòng riêng dành cho người sử dụng muốn không gian yên tĩnh hay phận giao dịch tài chính(cập nhật tài khoản, lập báo cáo ) V Quản trị chất lượng: Cuộc cạnh tranh toàn cầu đã, trở nên ngày mạnh mẽ với qui mô phạm vi ngày lớn Sự phát triển khoa học cơng nghệ cho phép doanh nghiệp có khả đáp ứng ngày cao nhu cầu khách hàng, tạo lợi cạnh tranh Chất lượng trở thành yếu tố định tồn phát triển doanh nghiệp Sản phẩm công ty nhằm phục vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng Nên công ty cần xây dựng hệ thống quản trị chất lượng định hướng khách hàng yếu tố chiến lược, dẫn tới khả chiếm lĩnh thị trường, trì thu hút khách hàng Hệ thống phải phải nhạy cảm khách hàng mới, yêu cầu thị trường đánh giá yếu tố dẫn tới thoả mãn khách hàng Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho trình Việc định hướng kiểm sốt chất lượng bao gồm lập sách chất lượng mục tiêu chất lượng, hoạch định chất lượng, đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng cải tiến chất lượng Sản phẩm văn phòng ảo có 02 phần cần thường xun cải tiến nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng tạm gọi là: “Phần cứng” “phần mềm”  Phần cứng: Vị trí đặt văn phòng thuận lợi; sở vật chất phải đồng phù hợp với văn hóa đẳng cấp cho khách hàng; trang thiết bị phải đại…Xây dựng quy trình thiết kế, thẩm tra, triển khai, nghiệm thu… nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm Xây dựng quy trình bảo hành, bảo trì trang thiết bị…nhằm đảm bảo công tác sẳn sàng phục vụ 24/24  Phần mềm: Con người tuyển dụng, đào tạo huấn luyện cách thạo; xây dựng sổ tay chất lượng cho nhân viên…Xây dựng quy trình tác nghiệp theo bước: tư vấn khách hàng, phục vụ khách hàng hỗ trợ khách hàng… Nhằm giảm thiểu sai sót phục vụ ngày hồn thiện VI Kết luận: Trong thời điểm kinh tế đình trệ không nhiều hội để cơi nới tầm vóc nay, văn phòng ảo xuất kịp thời thực ý tưởng hoàn hảo để giải tốn chi phí cho cơng ty vừa nhỏ có loại hình kinh doanh – dịch vụ phù hợp Dịch vụ văn phòng ảo mang đến môi trường kinh doanh linh hoạt tự làm việc môi trường chuẩn hóa với đầy đủ phương tiện kinh doanh dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp Hiện tại, TP.HCM có nhiều cơng ty triển khai loại hình dịch vụ này, nhiên, điểm khác biệt nhóm chúng tơi cần cân nhắc mức độ “ thật” văn phòng ảo Chắc chắn, chúng tơi ngày hồn thiện hệ thống quy trình, quy chế hoạt động để đảm bảo tính pháp lý cơng ty th văn phòng ảo, đồng thời, không ngừng cải cách sở vật chất- công nghệ, trọng công tác đào tạo để xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp phục vụ cụm văn phòng Với nỗ lực cải cách chúng tơi thực hiện, nhóm chúng tơi tin nhận tin tưởng hài lòng đơng đảo khách hàng sử dụng dịch vụ – hướng đến thay đổi quan điểm thành phần kinh tế rằng: văn phòng ảo khơng ảo  ... thuê văn phòng ảo (đa dạng sản phẩm) Cụ thể bao gồm loại sản phẩm dịch vụ sau:  Văn phòng đại diện  Văn phòng giao dịch  Văn phòng trọn gói Tạo đặc điểm khác biệt tư vấn sản phẩm dịch vụ: đội... cấp dịch vụ) sao; bước để định vị cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo chúng tơi: i Bước 1: Tạo đặc điểm khác biệt sản phẩm dịch vụ Tạo đặc điểm khác biệt cho sản phẩm cho thuê. .. đảm bảo lưu lượng chất lượng Định hướng Gói dịch vụ dịch vụ Đặt điểm Đặt hoạt động điểm Phân thiết kế phối dịch vụ Văn phòng Cung cấp văn Gói dịch vụ Khách hàng Gói dịch vụ Quy định đại diện phòng