Bài Giảng Quản Trị Mua Hàng Và Lưu Kho

2.2-Các giai đoạn phát triển của mua hàngGiai đoạn 1 THỤ ĐỘNG Không có chiến lược /quyết định mua hàng đơn giản Lối mòn hành chính ---Mức độ hoàn thiện = hiệu suất Không có thông tin l

QUẢN TRỊ MUA HÀNG

VÀ LƯU KHO

 Mục tiêu mơn học :

Môn học nhằm phát triển việc nghiên cứu và vận dụng chức

năng mua hàng / cung ứng trong lĩnh vực sản xuất công

nghiệp hay thương mại

 Số giờ học : 45 tiết

 Tiêu chuẩn đánh giá :

– Bài tập tình huống: 10%

– Kiểm tra giữa kỳ: 20%

– Thi cuối khóa : 70%

 Tài liệu tham khảo:

– PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, “Quản trị Cung ứng” 2002, Nhà

NỘI DUNG MÔN HỌC

Môn học gồm có bốn phần:

TRONG MUA HÀNG

định của chiến lược

lượng

một bước đi của chiến lược khách hàng

một chiến lược nhà cung cấp.

Chương 1:

Chức năng mua hàng.

Yếu tố quyết định của chiến lược

1. Cung ứng và quản trị cung ứng

2. Giới thiệu chức năng mua hàng

3. Các giai đoạn phát triển của mua hàng

4. Quá trình chiến lược tổng thể

5. Phân khúc mua hàng

6. Chiến lược mua hàng

1 Cung ứng và quản trị cung ứng

1.1 Cung ứng và các khái niệm liên quan:

1.1.1 Cung ứng trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập

trung:

- Cung ứng được hiểu là cung ứng vật tư

- Là một quá trình Nhà nước XHCN phân phối và lưu

thông tư liệu sản xuất một cách có kế hoạch…

- Cung cấp vật tư kỹ thuật là mộ hình thức lưu thông

đặc biệt, nó còn nằm trong quá trình sản xuất.

1.1.2 Cung ứng trong nền kinh tế thị trường:

- Mua hàng/ Mua sắm (purchasing):

Chương 1:

Chức năng mua hàng Yếu tố quyết định của chiến lược

1 Cung ứng và quản trị cung ứng

1.1.2.1 Mua hàng:

- Chức năng cơ bản của một tổ chức.

- Gồm những hoạt động liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy

mĩc, trang thiết bị, dịch vụ… phục vụ cho hoạt động của tổ chức.

- Hoạt động của mua hàng:

1 Phối hợp các phịng ban để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần cung

cấp.

2 Tổng hợp nhu cầu của tồn tổ chức, xác định số lượng cần mua

3 Xác định nhà cung cấp tiềm năng

4 Thực hiện nghiên cứu thị trường cho những nguyên vật liệu quan trọng

5 Đàm phán với nhà cung cấp tiềm năng

6 Phân tích các đề nghị

7 Lựa chọn nhà cung cấp

1 Cung ứng và quản trị cung ứng

1.1.2.2 Thu mua:

- Là hoạt động thiết yếu của tổ chức, phát triển, mở rộng chức

năng mua hàng

- Chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược

- Hoạt động của thu mua:

1 Tham gia vào việc phát triển nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ,…

2 Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu

3 Nghiên cứu chuyên sâu về thị trường nguyên vật liệu

4 Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng

5 Quản trị chất lượng các nhà cung cấp

6 Quản lý quá trình vận chuyển

7 Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư như: tận dụng, sử dụng

Chương 1:

Chức năng mua hàng Yếu tố quyết định của chiến lược

1 Cung ứng và quản trị cung ứng

1.1.2.3 Quản trị cung ứng:

- Là sự phát triển ở bước cao hơn của thu mua

- Mang tính chiến lược

- Hoạt động của quản trị cung ứng:

1 Đặt quan hệ trước để mua hàng

2 Thực hiện các chức năng mua hàng và hoạt động của thu mua

3 Lựa chọn nhà cung ứng chiến lược

4 Xây dựng chiến lược với nhà cung ứng để quản lý chất lượng và

chi phí.

5 Xác định nguy cơ và cơ hội trong mơi trường cung ứng.

6 Phát triển chiến lược thu mua dài hạn

1 Cung ứng và quản trị cung ứng

1.2 Vai trò của quản trị cung ứng trong kinh doanh: 1.2.1 Cung ứng là một hoạt động quan trọng, không

thể thiếu trong mọi tổ chức:

Hoạt động cơ bản của một doanh nghiệp:

Chương 1:

Chức năng mua hàng Yếu tố quyết định của chiến lược

1 Cung ứng và quản trị cung ứng

1.2 Vai trị của quản trị cung ứng trong kinh doanh: 1.2.2 Cung ứng là nhân tố cĩ ảnh hưởng quyết

định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

Để đạt được mục tiêu lợi nhuận, doanh nghiệp cần cĩ:

1 Cung ứng và quản trị cung ứng

1.3 Mục tiêu của quản trị cung ứng:

Chương 1:

Chức năng mua hàng Yếu tố quyết định của chiến lược

1 Cung ứng và quản trị cung ứng

1.3 Mục tiêu của quản trị cung ứng:

C ĩ 8 mục tiêu:

1 Đảm bảo hoạt động cơng ty liên tục, ổn định

2 Mua hàng giá cạnh tranh

3 Mua hàng một cách khơn ngoan

4 Dự trữ ở mức tối ưu

5 Phát triển nguồn cung cấp đáng tin cậy

6 Giữ quan hệ tốt với nhà cung cấp

7 Tăng cường hợp tác trong nội bộ cơng ty

8 Thực hiện mua hàng một các cĩ hiệu quả.

2-Giới thiệu chức năng mua hàng:

2.1 Khái niệm chức năng mua hàng:

Chức năng mua hàng chịu trách nhiệm cho việc thu mua những

hàng hóa hay dịch vụ cần thiết cho việc vận hành của cả công ty Việc mua hàng cần tôn trọng những điểm sau:

– Mua hàng hóa hoặc dịch vụ yêu cầu

– Đúng chất lượng

– Với số lượng mong muốn

– Với giá thấp nhất

– Trong thời hạn mong đợi

– Và trong những điều kiện tốt nhất về dịch vụ và an toàn cung

ứng.

2.2-Các giai đoạn phát triển của mua hàng

Giai đoạn 1

THỤ ĐỘNG Không có chiến lược /quyết định mua hàng đơn giản

Lối mòn hành chính

-Mức độ hoàn thiện = hiệu suất Không có thông tin liên chức năng Lựa chọn nhà cung cấp: có sằn / gia

Chương 1:

Chức năng mua hàng Yếu tố quyết định của chiến lược

2.2-Các giai đoạn phát triển của mua hàng

2.2-Các giai đoạn phát triển của mua hàng

thị trường nhà cung cấp Sự tham gia của hệ thống tin học Mức độ hoàn thiện: hiệu suất/ hiệu quả Người mua hàng chuyên nghiệp/ cơ cấu

Chương 1:

Chức năng mua hàng Yếu tố quyết định của chiến lược

2.2-Các giai đoạn phát triển của mua hàng

SÁT NHẬP Sự đóng góp năng động và chiến lược và quản trị

ở mức độ cấp bậc chuyên nghiệp - Mối liên hệ/ hệ thống tin học liên chức năng Phát triển đối tác nhà cung cấp

Mức độ hoàn thiện: góp phần mang tính chiến lược

Chọn lựa cơ cấu/ nhân sự

3- Quá trình chiến lược tổng thể :

3.1- Phân tích cạnh tranh:

3.1.1- Bối cảnh cạnh tranh tổng thể :

- Phân tích vị thế của nhà cung cấp và khách hàng

- Xác định những đe dọa từ bên ngoài

- Xác định những rào cản ở lối vào

3.1.1- Xác định hệ thống cạnh tranh: Có 4 loại

- Lĩnh vực hoạt động với số lượng lớn

- Lĩnh vực canh tranh bởi sự khác biệt

- Lĩnh vực canh tranh thuộc loại phân nhỏ

- Lĩnh vực đi vào bước đường cùng

Phân tích cạnh tranh

Chiến lược tổng thể

Chi phí / Số lượng Sự khác biệt

Phân khúc thị trường

Yếu tố chìa khóa thành

công

Phân khúc chiến lược Hệ thống cạnh tranh

Chiến lược

công nghiệp

Chiến lược marketing

Chiến lược mua hàng / cung ứng

Khái niệm sản phẩm

Quản lý dòng

Qui tụ hóa / tầm cỡ nhà

Phân khúc mua hàng Khái niệm sản phẩm Chiến lược nhà cung cấp

Quá trình chiến lược tổng thể

3- Quá trình chiến lược tổng thể :

3.2- Chiến lược tài chính:

3.2.1- Phân tích ADL (Arthur D Little)

Phân tích tuyệt đối

và tương đối

bắt đầu tg trưởngbảo hòa suy thoái

Các yếu tố chìa khoá thành công:

- Vị thế: % trên thị trường

- Hình ảnh : nhà cung cấp

- Kỷ năng : kỹ thuật, công nghệ, nhà cung cấp

- Khả năng về cung ứng

- Cơ cấu : chi phí

- Khả năng sinh lợi : tài chính

Chương 1:

Chức năng mua hàng Yếu tố quyết định của chiến lược

3- Quá trình chiến lược tổng thể :

3.2.2- Tiếp cận đa tiêu chuẩn và phân khúc chiến lược:

a/ Thị trường khác biệt: gồm những điểm sau:

- Chi phí

- chất luợng sản phẩm

- Thời hạn cho phép và sự uyển chuyển

- Những dịch vụ đi kèm và bổ sung mong đợi

b/ Phân khúc công nghệ:

- Yêu cầu phân tích khả năng công nghệ của nhà cung ứng

- Nghiên cứu những công nghệ thay thế

- Dự trù chi phí chuyển giao công nghệ nếu buộc phải thay thế.

c/ Cơ cấu chi phí:

Phân tích này dựa trên cơ cấu chi phí trực tiếp trên sản phẩm

3- Quá trình chiến lược tổng thể :

3.3- Chiến lược tổng thể xen kẻ :

3.3.1- Chiến lược hướng theo chi phí:

Phạm vi áp dụng:

- Nhà máy lớn, tự động hóa (giảm định phí)

- Phát triển thường xuyên (phân tán sản xuất, hạ thấp chi phí nhân công)

- Tập trung để giảm chi phí : hành chánh, thu mua

- Hợp đồng cung ứng lớn (giảm chi phí cung ứng)

- Sản phẩm tiêu chuẩn, chu kỳ sống dài

Một số rủi ro:

- sự xuất hiện của những sản phẩm thay thế

- sự tiến tiển nhanh chóng của yêu cầu của khách hàng

- Khó khăn trong quản lý và rủi ro mang tính xã hội.

Chương 1:

Chức năng mua hàng Yếu tố quyết định của chiến lược

3- Quá trình chiến lược tổng thể :

3.3.2- Chiến lược về sự khác biệt:

Chiến lược này bao hàm một số định hướng sau:

 Cần có sự mềm dẻo trong nghiên cứu phát triển sản phẩm, rút ngắn thời gian phát triển và triển khai (thương mại, mua hàng, sản xuất và nghiên cứu)

 Kết hợp với nhà cung cấp để cùng nghiên cứu trong khi

mua hàng để có thể cùng gia công hàng hóa (technology)

 Ưu tiên về người và thiết bị cho những sản phẩm này

 Phối hợp cực tốt giữa các phòng ban phục vụ cho chiến

lược này

4- Phân khúc mua hàng

4.1- Doanh số mua hàng :

Liên quan trực tiếp đến khả năng sinh lợi.

4.2- Phân khúc thị trường đầu vào:

- Tính chất đặc biệt của thị trường nhà cung cấp

- Tính ổn định của cơ cấu cạnh tranh (sát nhập, đóng cửa )

- Tính tiêu chuẩn hay đặc biệt của sản phẩm

- Rủi ro mang tính kỹ thuật (công nghệ)

4.3- Phân khúc công nghệ của sản phẩm :

- Tầm quan trọng mang tính chiến lược của sản phẩm mua vào

- Đòi hỏi an toàn trong cung ứng, Kiểm soát được chất lượng và đối tác nhà cung ứng.

- Phân tích tiêu chuẩn nội bộ, rủi ro kỹ thuật, bảo mật đối với nhà cung cấp.

Chương 1:

Chức năng mua hàng Yếu tố quyết định của chiến lược

5- Chiến lược mua hàng

5.1- Vai trò của thông tin chiến lược:

5.1.1- Thông tin kỹ thuật:

- Kênh thông tin ưu tiên cho những phát minh mới (nguyên liệu mới, công nghệ mới,…

5.1.2- Thông tin marketing :

- Thu thập những thông tin liên quan đến đặc điểm của thị trường nhà cung cấp ( global)

 phân tích vĩ mô và phân tích thị trường có hệ thống (phân tích cung cầu, khách hàng cạnh tranh trong mua hàng)

 phân tích chiến lược của lĩnh vực liên quan.

(dữ liệu cần thiết: sự tiến triển của cân bằng tương lai giữa cung và cầu, rủi

ro cho sự an toàn cung ứng, chiến lược trữ hàng, lợi nhuận từ nhân công,

5- Chiến lược mua hàng

5.2- Xác định và triển khai chiến lược:

Chiến lược mua hàng phải được liên kết chặt chẽ với chiến lược tổng thể và thể hiện được những điểm sau đây:

- Tham gia và việc triển khai chiến lược một sản phẩm

- Xác định một chiến lược nhà cung cấp

- Xác định một chiến lược thông tin hướng nội và hướng ngoại và những hệ thống tin học hỗ trợ

- Triển khai một chiến luợc nhân sự phù hợp

- Chọn cơ cấu và tổ chức

- Quan niệm một hệ thống đo lường sự hoàn thiện phù hợp và chặt chẽ, những hoạt động hỗ trợ hiệu quả

Chức năng mua hàng Yếu tố quyết định của chiến lược

5- Chiến lược mua hàng

5.2.1- Chiến lược sản phẩm:

Phần đầu tiên của chiến lược mua hàng bao gồm:

- Trước tiên xác định có hệ thống sổ sách điều kiện đấu thầu có mô tả kỹ thuật vận hành của sản phẩm và những dịch vụ mong đợi

- Những thách thức mang tính chiến lược hiện tại thường dựa trên một nghiên cứu về sự uyển chuyển, liên quan một

phần đến giai đoạn phát triển sản phẩm mới

- Chiến lược sản phẩm đứng hàng thứ ba dựa trên sự triển khai, có chọn lọc và có lý do tuỳ theo các chỉ tiêu về giá

thành, về nghiên cứu thuộc loại phân tích giá trị, chương

5.2.2- Chiến lược nhà cung cấp: bao gồm nhiều cấp độ:

1 Liên kết chặt chẽ với chiến lược công nghiệp : chọn lựa thâm

nhập theo chiều dọc hay đưa gia công.

2 Quyết định phân tán sản xuất ở tầm quốc tế

3 Xác định bằng phân khúc mua hàng chiến lược cung ứng

đơn nguồn hay đa nguồn

4 Triển khai môt hệ thống báo giá, đánh giá và hợp tác với các

nhà cung cấp.

Chức năng mua hàng Yếu tố quyết định của chiến lược

5- Chiến lược mua hàng

5.2.3- Chiến lược thông tin:

Thông tin trong mua hàng được thực hiện ở hai cấp độ:

- Thông tin trong nội bộ: liên quan đến quá trình quyết định

đa chức năng (đội ngũ mua hàng, chọn lựa nhà cung cấp, qui trình đánh giá chất lượng,…)

- Thông tin với bên ngoài: đối với thị trường nhà cung cấp

Song song với marketing bán hàng, bước đầu của marketing mua hàng là “thông tin liên lạc” với nhà cung cấp

Bổ sung cho hai cấp độ thông tin này, chức năng mua hàng cần nhấn mạnh vào những hỗ trợ của hệ thống tin học quản lý : qui trình hành chính, dự báo, nghiên cứu thị trường, theo dõi nhà cung cấp, đánh giá sự hoàn thiện.)

5.2.4- Chiến lược nhân sự:

- Điểm thiết yếu của chiến lược mua hàng (liên quan đến việc lựa chọn cơ cấu và chiến lược nhà cung cấp) là xác định tiêu chí cần thiết trong chức năng mua hàng

- Về đào tạo, cần thiết có một chiến lược đào tạo nội bộ thật chặt chẽ

- Cần thiết có một kế hoạch nghề nghiệp cho các cán bô mua hàng và các giám đốc mua hàng

- Cần có hệ thống khích lệ, động viên đưa vào áp dụng

Chức năng mua hàng Yếu tố quyết định của chiến lược

5- Chiến lược mua hàng

5.2.5- Lựa chọn cơ cấu:

Điều kiện triển khai chiến lược và tính hiệu quả của các quá trình quyết định, việc chọn lựa cơ cấu liên quan đến hai cấp độ:

- 1 Tổ chức nội bộ của phòng mua hàng

- 2 Quyết định tập trung hóa chức năng mua hàng

5.2.6- Chiến lược đo lường sự hoàn thiện:

Về cơ bản phải có hệ thống đánh giá mức độ hoàn thiện, có những lý do sau:

- Có cái nhìn chính xác về việc tôn trọng những chỉ tiêu

- Sửa đổi nhanh chóng và điều chỉnh kịp thời

- Cung cấp cơ sở đánh giá cán bộ thu mua theo chỉ tiêu

- Khuyến khích chức năng mua hàng trong công ty và cho thấy được sự đóng góp của chức năng này

Việc đánh giá được thực hiện theo chỉ tiêu tài chính và chất lượng công việc mang lại

Chương 2 :

CHIẾN LƯỢC SẢN PHẨM VÀ BẢO ĐẢM CHẤT LƯỢNG

1 Định nghĩa và xác định chất lượng

2 Mô tả chất lượng

4 Kiểm soát và đảm bảo chất lượng

1- Định nghĩa và xác định chất lượng

1 Định nghĩa và xác định chất lượng :

1.1- Chất lượng như là sự tương hợp với một chức năng:

- Chức năng sử dụng (chức năng cơ bản của một thành phẩm)

- Chức năng xây dựng Liên quan đến khái niệm có thể chế biến được (tác động trên chi phí trực tiếp của doanh nghiệp mua)

Chất lượng là sự tương hợp cần thiết của một sản phẩm với

những chức năng sử dụng và xây dựng.

 khái niệm chất lượng được gắn liền với khái niệm giá trị, giá cả.

1.2- Chất lượng như một mức độ hoàn thiện mong muốn: (khả

năng vận hành tốt)

1.3- Những thành phần khác của chất lượng:

- Đặc điểm vật lý và chức năng

- Mức độ vận hành tốt mong muốn.

Chương 2 :

CHIẾN LƯỢC SẢN PHẨM VÀ BẢO ĐẢM CHẤT LƯỢNG

2- Mô tả chất lượng

2- Mô tả chất lượng:

2.1- Mô tả bởi nhãn hiệu hoặc chuẩn mực:

- Trường hợp người mua muốn giữ bí mật sản xuất.

- Trường hợp mua số lượng nhỏ không lặp lại (yêu cầu kỹ thuật cao)

- Trường hợp sản phẩm đã thử nghiệm và hoàn toàn thích ứng với một sử dụng nào đó.

2.2- Mô tả theo chỉ định tiêu chuẩn kỹ thuật:

 định nghĩa một sản phẩm theo đặc điểm kỹ thuật, vật lý và hóa học, và có một số thuận lợi sau:

 Chính xác cho nhà cung cấp trong trường hợp mua hàng đặc biệt.

 Phục vụ cho các chuẩn mực kiểm tra chất lượng và thẩm định nhà cung cấp.

 Cho phép mua một sản phẩm có độ hoàn hảo giống nhau ở nhiều nguồn khác

nhau.

Có nhiều cách mô tả tiêu chuẩn kỹ thuật: liệt kê đặc điểm vật lý và hoá học;

phương pháp sản xuất; sử dụng tiêu chuẩn; mức độ hòan thiện.

3- Mua hàng và khái niệm sản phẩm

3.1- Vai trò của mua hàng trong khái niệm sản phẩm

Khái niệm sản phẩm để chọn giải pháp mua hàng tiết kiệm nhất.

Cần trả lời rõ một số câu hỏi điển hình như sau:

- Đã kiểm tra tất cả các khái niệm về sản phẩm hay thành phần chưa ?

- Đã lựa chọn phương pháp sản xuất thích đáng nhất chưa ?

- Đã lựa chọn trang thiết bị thích hợp chưa ?

- Đã đơn giản hóa đến mức có thể khái niệm của sản phẩm chưa ?

- Đã giảm bớt tối đa những sai sót có thể chấp nhận đuợc chưa ?

 Khơng liên quan đến nghiệp vụ mua hàng nhưng phải biết để ra quyết định mua hàng.

3.2- Phân tích giá trị:

 Cho phép tổ chức một cách lôgic khái niệm hoặc cải thiện sản phẩm.

 Thành lập một đội ngũ phân tích gồm kỹ thuật viên và người mua hàng