bài giảng môn quản trị mua hàng và lưu kho chương 1 mua hàng và chiến lược mua hàng

chiến lược của cơng ty.Phát triển việc nghiên cứu và ứng dụng chức năng mua hàng hiệu quả trong dây chuyền cung ứng... Chương 1: Mua hàng và chiến lược mua hàngChương 2: Marketing mua hà

VÀ LƯU KHO

PHẠM THỊ TRÚC LY trucly.pham01@gmail.com

chiến lược của cơng ty.

Phát triển việc nghiên cứu và ứng dụng chức năng mua hàng hiệu quả trong dây chuyền cung ứng

 Số giờ học : 45 tiết

 Tiêu chuẩn đánh giá :

– Bài tập tình huống: 20%

– Kiểm tra giữa kỳ: 30%

– Thi cuối khóa : 50%

 Tài liệu tham khảo:

– PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, “Quản trị Cung ứng” 2002, Nhà xuất

bản Thống Kê

– Donald Waters, «Logistics»,2002, Palgrave Edition

Chương 1: Mua hàng và chiến lược mua hàng

Chương 2: Marketing mua hàng

Chương 3: Quy trình kỹ thuật mua hàng

Chương 4: Đàm phán trong mua hàng

Chương 5: Quản lý dòng hàng hóa và hệ thống cung ứng Chương 6: Cơ cấu tổ chức và kiểm tra mua hàng

2 Giới thiệu chức năng mua hàng

1 Mua hàng trong cung ứng

1.1 Cung ứng và các khái niệm liên quan:

1.1.1 Cung ứng trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập

trung:

- Cung ứng được hiểu là cung ứng vật tư

- Là một quá trình Nhà nước XHCN phân phối và lưu

thông tư liệu sản xuất một cách có kế hoạch…

- Cung cấp vật tư kỹ thuật là một hình thức lưu thông

đặc biệt, nó còn nằm trong quá trình sản xuất.

1.1.2 Cung ứng trong nền kinh tế thị trường:

- Mua hàng/ Mua sắm (purchasing):

- Thu mua (Procurement)

- Quản trị cung ứng (Supply management)

- Chức năng cơ bản của một tổ chức.

- Gồm những hoạt động liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy

móc, trang thiết bị, dịch vụ… phục vụ cho hoạt động của tổ chức

- Hoạt động của mua hàng:

1 Phối hợp các phòng ban để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần cung

cấp.

2 Tổng hợp nhu cầu của toàn tổ chức, xác định số lượng cần mua

3 Xác định nhà cung cấp tiềm năng

4 Thực hiện nghiên cứu thị trường cho những nguyên vật liệu quan trọng

5 Đàm phán với nhà cung cấp tiềm năng

6 Phân tích các đề nghị

7 Lựa chọn nhà cung cấp

8 Soạn thảo đơn đặt hàng/ hợp đồng

9 Thực hiện các hợp đồng và giải quyết vướng mắc

10 Thống kê theo dõi các số liệu mua hàng

1 Mua hàng trong cung ứng

1.1.2.2 Thu mua:

- Là hoạt động thiết yếu của tổ chức, phát triển, mở rộng chức

năng mua hàng.

- Chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược.

- Hoạt động của thu mua:

1. Tham gia vào việc phát triển nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ,…

2. Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu

3. Nghiên cứu chuyên sâu về thị trường nguyên vật liệu

4. Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng

5. Quản trị chất lượng các nhà cung cấp

6. Quản lý quá trình vận chuyển

7. Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư như: tận dụng, sử dụng

lại các nguyên vật liệu

- Là sự phát triển ở bước cao hơn của thu mua.

- Mang tính chiến lược

- Hoạt động của quản trị cung ứng:

1. Đặt quan hệ trước để mua hàng

2. Thực hiện các chức năng mua hàng và hoạt động của thu mua

3. Lựa chọn nhà cung ứng chiến lược

4. Xây dựng chiến lược với nhà cung ứng để quản lý chất lượng và

chi phí

5. Xác định nguy cơ và cơ hội trong môi trường cung ứng

6. Phát triển chiến lược thu mua dài hạn

7. Quản lý và cải thiện dây chuyền cung ứng

8. Tham gia vào quá trình hoạch định chiến lược

1 Mua hàng trong cung ứng

1.2 Vai trò của quản trị cung ứng trong kinh doanh: 1.2.1 Cung ứng là một hoạt động quan trọng, không

thể thiếu trong mọi tổ chức:

Hoạt động cơ bản của một doanh nghiệp:

- Sáng tạo - Phòng kỹ thuật, nghiên cứu, phát triển

- Tài chính – Phòng tài chính/ kế toán tài vụ

- Nhân sự - Phòng tổ chức

- Mua hàng – Phòng cung ứng

- Sản xuất - Phòng điều hành và xưởng SX

- Phân phối – Phòng marketing và bán hàng

1.2 Vai trò của quản trị cung ứng trong kinh doanh: 1.2.2 Cung ứng là nhân tố có ảnh hưởng quyết

định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

Để đạt được mục tiêu lợi nhuận, doanh nghiệp cần có:

1.2.3 Cung ứng đóng vai trò người quản lý hoạt

động sản xuất từ bên ngoài.

1 Mua hàng trong cung ứng

1.3 Mục tiêu của quản trị cung ứng:

1.3.2 Ở bộ phận chiến lược quản trị cung ứng:

Có 8 mục tiêu:

1. Đảm bảo hoạt động công ty liên tục, ổn định

2. Mua hàng giá cạnh tranh

3. Mua hàng một cách khôn ngoan

4. Dự trữ ở mức tối ưu

5. Phát triển nguồn cung cấp đáng tin cậy

6. Giữ quan hệ tốt với nhà cung cấp

7. Tăng cường hợp tác trong nội bộ công ty

8. Thực hiện mua hàng một các có hiệu quả

1.3.3 Ở bộ phận nghiệp vụ cung ứng:

Hoàn thành tốt các kế hoạch mua hàng/ cung ứng đã đặt ra.

2 Giới thiệu chức năng mua hàng

2.1 Khái niệm chức năng mua hàng:

Chức năng mua hàng chịu trách nhiệm cho

việc thu mua những hàng hóa hay dịch vụ

cần thiết cho việc vận hành của cả công ty

Mua hàng cần tôn trọng những điểm sau:

– Đúng chất lượng

– Với số lượng mong muốn

– Với giá thấp nhất

– Trong thời hạn mong đợi

– Và trong những điều kiện tốt nhất về dịch

vụ và an toàn cung ứng.

2 Giới thiệu chức năng mua hàng

2.2 Các giai đoạn phát triển của mua hàng:

Có 4 giai đoạn:

– Th ụ động: không có chiến lược, lối mòn hành chính

– T ự chủ: tối ưu hóa, phối hợp mua hàng và kỹ thuật

– Góp phần: hỗ trợ chiến lược tổng thể, tiếp thị mua

hàng.

– Sát nhập: đóng góp năng động vào chiến lược ở

cấp độ chuyên nghiệp.

3.1- Doanh số mua hàng :

Liên quan trực tiếp đến khả năng sinh lợi

3.2- Phân khúc thị trường đầu vào:

- Tính chất đặc biệt của thị trường nhà cung cấp

- Tính ổn định của cơ cấu cạnh tranh (sát nhập, đóng cửa )

- Tính tiêu chuẩn hay đặc biệt của sản phẩm

- Rủi ro mang tính kỹ thuật (công nghệ)

3.3- Phân khúc công nghệ của sản phẩm:

- Tầm quan trọng mang tính chiến lược của sản phẩm mua vào

- Đòi hỏi an toàn trong cung ứng

- Kiểm soát được chất lượng và đối tác nhà cung ứng

- Phân tích tiêu chuẩn nội bộ, rủi ro kỹ thuật, bảo mật đối với nhà cung cấp

3 Phân khúc mua hàng

Tiếp cận đa tiêu chuẩn và phân khúc chiến lược:

a/ Thị trường khác biệt: gồm những điểm sau:

- Chi phí

- Chất luợng sản phẩm

- Những dịch vụ đi kèm và bổ sung mong đợi

b/ Phân khúc công nghệ:

- Yêu cầu phân tích khả năng công nghệ của nhà cung ứng

- Nghiên cứu những công nghệ thay thế

- Dự trù chi phí chuyển giao công nghệ nếu buộc phải thay thế

c/ Cơ cấu chi phí:

Phân tích này dựa trên cơ cấu chi phí trực tiếp trên sản phẩm

Tìm những giải pháp thay đổi một số định phí để cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp (logistics, gia công,…)

4.1- Phân tích cạnh tranh:

4.1.1- Bối cảnh cạnh tranh tổng thể :

- Phân tích vị thế của nhà cung cấp và khách hàng

- Xác định những đe dọa từ bên ngoài

- Xác định những rào cản ở lối vào

4.1.2- Chiến lược tài chính:

- Vị thế: % trên thị trường

- Hình ảnh: nhà cung cấp

- Kỹ thuật, công nghệ, nhà cung cấp

- Khả năng về cung ứng

- Cơ cấu: chi phí

- Khả năng sinh lợi: tài chính

4 Chiến lược và chiến lược mua hàng

4.2- Chiến lược tổng thể xen kẻ :

4.2.1- Chiến lược hướng theo chi phí:

Phạm vi áp dụng:

- Nhà máy lớn, tự động hóa (giảm định phí)

- Phát triển thường xuyên (phân tán sản xuất, hạ thấp chi phí nhân công)

- Tập trung để giảm chi phí : hành chánh, thu mua

- Hợp đồng cung ứng lớn (giảm chi phí cung ứng)

- Sản phẩm tiêu chuẩn, chu kỳ sống dài

4.2.2- Chiến lược về sự khác biệt:

Chiến lược này bao hàm một số định hướng sau:

 Mềm dẻo trong nghiên cứu phát triển sản phẩm, rút ngắn thời gian phát triển và triển khai (thương mại, mua hàng, sản xuất và nghiên cứu)

 Kết hợp với nhà cung cấp để có thể cùng gia công hàng hóa (technology)

 Ưu tiên về người và thiết bị.

 Phối hợp cực tốt giữa các phòng ban cho chiến lược này

4 Chiến lược và chiến lược mua hàng

4.3- Chiến lược mua hàng:

4.3.1- Xác định và triển khai chiến lược:

Liên kết chặt chẽ với chiến lược tổng thể và thể hiện được những điểm sau đây:

- Tham gia và việc triển khai chiến lược một sản phẩm

- Xác định một chiến lược nhà cung cấp.

- Xác định một chiến lược thông tin hướng nội và hướng ngoại và những hệ thống tin học hỗ trợ.

- Triển khai một chiến luợc nhân sự phù hợp

- Chọn cơ cấu và tổ chức

- Xây dựng một hệ thống đo lường sự hoàn thiện phù hợp và chặt chẽ, những hoạt động hỗ trợ hiệu quả.

4.3.2- Chiến lược mua hàng:

4.3.2.1- Chiến lược sản phẩm :

- Tài liệu mơ tả kỹ thuật vận hành của sản phẩm và những dịch vụ mong đợi.

- Những thách thức trong việc phát triển sản phẩm

mới.

- Dựa trên sự triển khai, có chọn lọc và có lý do tuỳ theo các chỉ tiêu về giá thành, về nghiên cứu phân tích giá trị, chương trình tiêu chuẩn hoá và tiết giảm chi phí.

4 Chiến lược và chiến lược mua hàng

4.3.2.2- Chiến lược nhà cung cấp :

1 Liên kết chặt chẽ với chiến lược công nghiệp :

thâm nhập theo chiều dọc hay đưa gia công.

2 Quyết định phân tán sản xuất ở tầm quốc tế

đa nguồn

4 Triển khai hệ thống đánh giá và hợp tác với các

nhà cung cấp.

4.3.2.3- Chiến lược thông tin :

- Thông tin trong nội bộ: liên quan đến quá trình

quyết định đa chức năng (đội ngũ mua hàng, chọn lựa nhà cung cấp, qui trình đánh giá chất lượng,…)

- Thông tin với bên ngoài: đối với thị trường nhà

cung cấp Song song với marketing bán hàng,

bước đầu của marketing mua hàng là “thông tin

liên lạc” với nhà cung cấp.

Hỗ trợ của hệ thống tin học quản lý : qui trình hành chính, dự báo, nghiên cứu thị trường, theo dõi nhà cung cấp, đánh giá sự hoàn thiện.)

4 Chiến lược và chiến lược mua hàng

4.3.2.4- Chiến lược nhân sự:

- Dựa trên chiến lược nhà cung cấp và cơ cấu Điểm thiết yếu của chiến lược mua hàng là xác định tiêu chí cần thiết trong chức năng mua hàng.

- Về đào tạo, cần thiết có một chiến lược đào tạo nội bộ thật chặt chẽ.

cán bô mua hàng và các giám đốc mua hàng.

- Cần có hệ thống khích lệ, động viên đưa vào áp

dụng.

4.3.2.5- Lựa chọn cơ cấu:

Liên quan đến 2 cấp độ:

1 Tổ chức nội bộ của phòng mua hàng.

2 2 Quyết định tập trung hóa chức năng mua hàng

Cơ cấu là điều kiện triển khai chiến lược.

4 Chiến lược và chiến lược mua hàng

4.3.2.6- Chiến lược đo lường sự hoàn thiện :

Cần hệ thống đánh giá mức độ hoàn thiện vì những lý do sau:

- Đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch

- Sửa đổi nhanh chóng và điều chỉnh kịp thời

- Cung cấp cơ sở đánh giá cán bộ thu mua theo chỉ tiêu.

- Khuyến khích và nhận biết sự đóng góp của chức năng mua hàng.

Đánh giá theo chỉ tiêu tài chính và chất lượng công việc.

5.1- Định nghĩa và xác định chất lượng:

5.1.1- Chất lượng là sự tương hợp cần thiết của

và xây dựng.

5.1 2- Chất lượng như một mức độ hoàn

thiện mong muốn: (khả năng vận hành tốt)

5.1.3- Thành phần khác của chất lượng:

- Đặc điểm vật lý và chức năng

- Mức độ vận hành tốt mong muốn.

- Dịch vụ cung cấp.

5 Chiến lược đảm bảo chất lượng

5.2- Mô tả chất lượng:

- Mô tả bởi nhãn hiệu hoặc chuẩn mực

- Mô tả theo chỉ định tiêu chuẩn kỹ thuật

- Mô tả theo hình vẽ và sơ đồ

- Hàng mẫu

5.3- Chiến lược sản phẩm đảm bảo chất lượng:

5.3.1- Vai trò của mua hàng trong khái niệm sản phẩm

Khái niệm sp để chọn giải pháp mua hàng tiết kiệm nhất.

Cần trả lời rõ một số câu hỏi điển hình như sau:

- Đã kiểm tra các khái niệm về sản phẩm hay thành phần chưa ?

- Đã lựa chọn trang thiết bị thích hợp chưa ?

- Đã giảm bớt tối đa những sai sót có thể chấp nhận đuợc chưa ?

5 Chiến lược sản phẩm đảm bảo chất lượng

5.3.2- Kiểm soát và đảm bảo chất lượng:

 Phân tích giá trị: về khái niệm sản phẩm

 Tiếp cận cổ điển: dựa vào định nghĩa SP/DV, kiểm tra vào lúc nhận hàng.

 Tiếp cận phòng ngừa: kiểm tra ngay trong quá trình thực hiện sản phẩm.

Doanh nghiệp mua nhờ những chuyên gia kiểm tra

chất lượng Việc kiểm tra dựa trên các điểm sau:

1 Phân tích mục tiêu chiến lược về chất luợng của

doanh nghiệp

2 Cơ cấu điều hành về chất lượng

3 Hệ thống chăm sóc khách hàng

4 Hệ thống khái niệm và phát triển sản phẩm

5 Xử lý đơn hàng và hệ thống kế hoạch hoá

6 Tổ chức dòng hàng hoá, hệ thống lưu kho và sản

xuất

5 Chiến lược sản phẩm đảm bảo chất lượng

7 Năng lực thiết bị và chất lượng nhà xưởng cũng

như chính sách bảo trì trang thiết bị

8 Hệ thống điều hành và động viên nhân sự

9 Các thủ tục kiểm tra chất lượng ở suốt quá trình

và sơ đồ kiểm tra kết hợp.

10 Xử lý hàng lỗi và phế phẩm

11 Chất lượng đo lường và hệ thống kiểm định các

công cụ đo lường

12 Thủ tục hành chính khác để đạt đuợc chất lượng

cuối cùng.