bài giảng môn quản trị mua hàng và lưu kho chương 3 quy trình kỹ thuật mua hàng 1

Chương QUI TRÌNH VÀ KỸ THUẬT MUA HÀNG Quy trình mua hàng Lựa chọn nhà cung cấp Giá mua hàng Kiểm tra chất lượng QUI TRÌNH KỸ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG Các bước trình đặt hàng: Đưa nhu cầu; Kiểm tra nhu cầu; Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp; Chuyển đơn hàng; Theo dõi đơn hàng; Nhận hàng giao; Kiểm tra chất lượng số lượng; Kiểm tra hóa đơn toán; Lưu đơn hàng QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 1.1 Đưa nhu cầu: 1.1.1 Sản phẩm tiêu dùng không thường xuyên: - Xác định nhu cầu từ kế hoạch sản xuất - Cần có chương trình cung ứng chi tiết, cho giai đoạn, phân xưởng, phòng ban - Xác định tốt nhu cầu giúp giữ tồn kho mức tối thiểu QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 1.1 Đưa nhu cầu: 1.1.2- Sản phẩm tiêu dùng thường xuyên: - Được quản lý hệ thống quản lý tồn kho Đặt hàng theo chu kỳ Cần có phiếu kho để theo dõi Cần có hỗ trợ hệ thống tin học có nhu cầu Cần có qui trình đặc biệt cho mua hàng QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 1.1 Đưa nhu cầu: 1.1.3- Nhu cầu không dự kiến không lặp lại Yêu cầu: - Mô tả chi tiết nhu cầu Mã số hàng hoá (nếu có) Số lượng mong muốn Thời hạn mong muốn có để sử dụng Đề nghị mua hàng có ký duyệt ban giám đốc chuyển đến phòng thu mua QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 1.1 Đưa nhu cầu: 1.1.4- Trường hợp đặt hàng khẩn cấp: Cần có qui trình đặt hàng khẩn cấp Lý đặt hàng khẩn cấp: Hết hàng tồn kho (quản lý kém) Lỗi chương trình sản xuất Dự báo nhu cầu Thay đổi thường xuyên không quản lý theo danh mục Không kết hợp tốt với phận mua hàng QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG Kiểm tra nhu cầu: Kiểm tra nhằm xác định nhu cầu phù hợp để có định mua hàng mang tính kinh tế QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 1.2 Kiểm tra nhu cầu (tt): Một số câu hỏi cần đặt kiểm tra nhu cầu: - Thị trøng thiếu hàng, kho có loại thay không ? - Yêu cầu mua hàng thường xuyên hay không thường xuyên? - Yêu cầu mua thiết bị đặc biệt có đủ thông tin kỹ thuật? - Yêu cầu mua hàng với số lượng có mang tính kinh tế cho công ty không ? QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 1.3 Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp: Có nhiều bước để chọn lựa nhà cung cấp: - Xếp hạng nhà cung cấp, Gởi gọi thầu tra cứu nhà cung cấp Thương lượng Đánh giá nhà cung cấp Lựa chọn cuối QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 1.4 Chuyển đơn hàng: Những thông tin thường có đơn đặt hàng: - Tên địa công ty đặt hàng Số đơn đặt hàng ngày đặt hàng Tên địa nhà cung cấp Mô tả số lượng sản phẩm đặt hàng Chỉ dẫn thông thường (tên kiện, số liên hoá đơn, ) Chỉ dẫn gửi hàng (nơi đến, phương thức vận chuyển, lộ trình) Ngày giao hàng Điều kiện toán Chiết khấu Chữ ký cán thu mua 3.1- Giá loại chi phí khác nhau: 3.1.2- Biến phí / Định phí: - Biến phí thay đổi tỉ lệ với số lượng sản phẩm sản xuất bán - Định phí xác định độc lập với số lượng sản xuất 3.2 Giá thị trường  Giá hình thành từ cân cung cầu  Giá tạo nên chế thị trường (sản phẩm chuẩn hoá, cạnh tranh xác định-độc quyền thiểu số, cạnh tranh hoàn toàn)  Lập luận “giá/chi phí” trở nên quan trọng có nhu cầu cung ứng đặc biệt, cần xem lại giá có tính đến chi phí nhà cung cấp trạng thái hội  Giá thấp thời không tốt (nhu cầu thị trøng thấp lực sản xuất), cần giá bán cao biến phí, nhà cung cấp chấp nhận để sản xuất số lượng lớn  Ngược lại giá cao thời tốt (năng lực sản xuất bảo hòa) 3.3 Giá chi phí mua hàng:  Mục tiêu người mua hàng đạt chi phí thấp giá đơn vị hàng hoá nhờ vào khoản chiết khấu 3.3 Giá chi phí mua hàng: 3.3.1- Chi phí phân tán: - Tất chi phí liên quan đến việc cung ứng không tính giá đơn vị   chi phí gián tiếp 3.3 Giá chi phí mua hàng: 3.3.1- Chi phí phân tán: - VD: Trường hợp sản xuất bán thành phẩm đặc biệt Có hai nhà cung cấp (A) (B) đưa chào hàng sau: (A) : giá sản phẩm đ + chi phí làm khuôn 100.000đ - (B) : giá sản phẩm 8.5 đ + chi phí làm khuôn 80.000đ Nên chọn nhà cung cấp ? - 3.3 Giá chi phí mua hàng:   Nên tìm điểm gặp hai cách chào hàng Chi phí tổng cộng cho việc mua hàng trường hợp Y1 Y2 giải thích qua hai phng trình sau: Y1 = 100,000 + 6xi Y2 = 80,000 + 8.5xi Trong xi số lượng đơn vị sản xuất Kết : - Nếu số lượng tổng cộng suốt chu kỳ sống sản phẩm thấp 8,000 thi chọn (B) - Ngược lại chọn (A) kinh tế 3.3 Giá chi phí mua hàng: 3.3.2- Điều kiện toán:  Rất quan trọng chu kỳ khai thác doanh nghiệp dài tài khó khăn  Đôi mua hàng trả tiền mặt để có chiết khấu cao  Thể mối liên hệ khâu mua hàng khâu quản lý tài 3.3 Giá chi phí mua hàng: 3.3.3- Các loại chiết khấu: 3.3.3.1- Chiết khấu thương mại: - Không gắn liền với số lượng hàng mua - Chiết khấu khác tùy theo khách hàng  Người mua hàng phải đối mặt với lựa chọn nguồn đánh giá lợi ích họ 3.3 Giá chi phí mua hàng: 3.3.3- Các loại chiết khấu: 3.3.3.2- Chiết khấu toán: - Liên quan đến việc giảm giá cho việc toán nhanh - Nhà cung cấp tìm thuận lợi tài đẩy phần cho người mua hàng 3.3 Giá chi phí mua hàng: 3.3.3- Các loại chiết khấu: 3.3.3.3- Chiết khấu theo số lượng: - Là quyền lợi người mua hàng với số lượng lớn - Được diễn giải hai cách khác nhau: - p dụng tổng thể cho toàn số lượng thực cho hoạt động Phụ thuộc vào độ lớn đơn hàng khư Kiểm tra chất lượng 4.1- Tầm quan trọng kiểm tra chất lượng:  Đảm bảo việc mua hàng đạt mức độ chất lượng yêu cầu, tránh thành phần hay chất liệu không phù hợp bị trộn lẫn sản phẩm  Cập nhật mức độ hoàn thiện nhà cung cấp thực hệ thống đánh giá tuyển chọn Kiểm tra chất lượng 4.2- Thể thức kiểm tra chất lượng: Mục đích việc kiểm tra đa dạng, lại thành hai mục đích bản: - Kiểm tra xem nhà cung cấp có tôn trọng thời hạn đơn hàng phù hợp với nhu cầu công ty - Theo dõi trình sản xuất nhà cung cấp cho phép xác định nguyên thay đổi báo trước Kiểm tra chất lượng 4.2.1- Kỹ thuật kiểm tra: - Trong số trøng hợp, việc kiểm tra nhấn mạnh việc thử nghiệm vận hành có hệ thống (kiểm tra 100%) 4.2.2- Hình thức kiểm tra thống kê : có hai loại thử nghiệp áp dụng - Thử nghiệm thuộc tính - Thử nghiệm biến đổi nhằm đo lường đặc điểm sản phẩm Kiểm tra chất lượng 4.3- Kiểm tra việc nhận hàng qua mẫu : - Loại hình kiểm tra nhằm loại bỏ lô hàng tỉ lệ hàng hư hỏng cao  Rủi ro cho nhà cung cấp cho người mua Rủi ro cho nhà cung cấp xác suất mẫu cao tỉ lệ thực tế  Rủi ro cho người mua xác suất hàng lỗi chấp nhận thực tế tỉ lệ cao nhiều  Kiểm tra chất lượng 4.4- Sử dụng kết kiểm tra:  Trước tiên, đưa vaò sử dụng tồn trữ sản phẩm đạt mức độ chất lượng yêu cầu  Ghi lại tỉ lệ hàng hỏng, cung cấp thông tin để đánh giá nhà cung cấp  Trường hợp đơn hàng bán tháo chất lượng yêu cầu, phiếu ký chấp nhận lô hàng cho phép toán cho hóa đơn  Trường hợp ngược lại, việc mở rộng qui trình thông thường theo nhũng điều kiện chung đơn haøng