bài giảng môn quản trị mua hàng và lưu kho chương 3 quy trình kỹ thuật mua hàng 1

QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG Các bước theo dõi đơn hàng: - Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận đã nhận đơn hàng - Tổ chức liên hệ nhắc nhở nhà cung cấp : dựa trên sự đánh giá đơn hàn

Chương 3

QUI TRÌNH VÀ KỸ THUẬT MUA HÀNG

1. Quy trình mua hàng

2. Lựa chọn nhà cung cấp

3. Giá trong mua hàng

4. Kiểm tra chất lượng

1 QUI TRÌNH KỸ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

Các bước của quá trình đặt hàng:

1 Đưa ra nhu cầu;

2 Kiểm tra nhu cầu;

3 Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp;

4 Chuyển đơn hàng;

5 Theo dõi đơn hàng;

6 Nhận hàng giao;

7 Kiểm tra chất lượng và số lượng;

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.1 Đưa ra nhu cầu:

1.1.1 Sản phẩm tiêu dùng không thường xuyên:

- Xác định nhu cầu từ kế hoạch sản xuất

- Cần có một chương trình cung ứng chi tiết,

cho từng giai đoạn, ở từng phân xưởng, phòng ban

- Xác định tốt nhu cầu giúp giữ tồn kho ở mức

tối thiểu

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.1 Đưa ra nhu cầu:

1.1.2- Sản phẩm tiêu dùng thường xuyên:

- Được quản lý bởi hệ thống quản lý tồn kho

- Đặt hàng theo chu kỳ

- Cần có phiếu kho để theo dõi Cần có hỗ trợ

của hệ thống tin học khi có nhu cầu

- Cần có một qui trình đặc biệt cho mua hàng

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.1 Đưa ra nhu cầu:

1.1.3- Nhu cầu không dự kiến và không lặp lại

Yêu cầu:

- Mô tả chi tiết của nhu cầu

- Mã số hàng hoá (nếu có)

- Số lượng mong muốn

- Thời hạn mong muốn có để sử dụng

- Đề nghị mua hàng có ký duyệt của ban giám đốc và

chuyển đến phòng thu mua.

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.1 Đưa ra nhu cầu:

1.1.4- Trường hợp đặt hàng khẩn cấp:

Cần có một qui trình đặt hàng khẩn cấp.

Lý do đặt hàng khẩn cấp:

- Hết hàng tồn kho (quản lý kém)

- Lỗi của chương trình sản xuất

- Dự báo nhu cầu kém

- Thay đổi thường xuyên và không quản lý theo

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

2 Kiểm tra nhu cầu:

Kiểm tra nhằm xác định

nhu cầu đúng và phù hợp

để có một quyết định mua hàng

mang tính kinh tế.

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.2. Kiểm tra nhu cầu (tt):

Một số câu hỏi cần đặt ra khi kiểm tra nhu cầu:

- Thị truờng thiếu hàng, trong kho có loại nào có thể thay thế được không ?

- Yêu cầu mua hàng này thường xuyên hay

không thường xuyên?

- Yêu cầu mua thiết bị đặc biệt này có đủ thông tin kỹ thuật?

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.3 Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp:

Có nhiều bước để chọn lựa nhà cung cấp:

- Xếp hạng các nhà cung cấp, nếu được

- Gởi gọi thầu hoặc tra cứu các nhà cung cấp này

- Thương lượng

- Đánh giá những nhà cung cấp này

- Lựa chọn cuối cùng

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.4 Chuyển đơn hàng:

Những thông tin thường có trên đơn đặt hàng:

- Tên và địa chỉ công ty đặt hàng

- Số đơn đặt hàng và ngày đặt hàng

- Tên và địa chỉ nhà cung cấp

- Mô tả và số lượng sản phẩm được đặt hàng

- Chỉ dẫn thông thường (tên kiện, số liên hoá đơn, )

- Chỉ dẫn gửi hàng (nơi đến, phương thức vận chuyển, lộ trình)

- Ngày giao hàng

- Điều kiện thanh toán

- Chiết khấu

- Chữ ký của cán bộ thu mua.

1 TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.5. Theo dõi đơn hàng:

Hiệu quả cho những đơn hàng quan trọng

- Cán bộ thu mua không chỉ quan tâm đến giá, mà còn có trách nhiệm đối với nguời sử dụng về thời hạn, số luợng giao và

đưa vào sử dụng đúng chỗ cần thiết

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

Các bước theo dõi đơn hàng:

- Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận đã nhận đơn hàng

- Tổ chức liên hệ nhắc nhở nhà cung cấp : dựa trên sự đánh giá đơn hàng (điện thoại, thăm viếng, văn bản,…)

- Lập hồ sơ theo dõi để đánh giá nhà cung cấp sau này.

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

Do bộ phận nhận hàng đảm nhiệm dưới trách nhiệm của phòng thu mua

- Nhận chuyến hàng đến do nhà vận chuyển hay nhà cung cấp chuyển đến.

- Ký nhận việc dỡ hàng

- Xác định và nhập tất cả những hàng hoá vào kho.

- Thông tin việc nhận hàng cho phòng thu mua, nơi sử dụng và kiểm tra;

- Chuyển nhanh nhất đến nơi sử dụng

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.7 Kiểm tra số lượng, chất lượng:

Kiểm tra số lượng:

Được chính thức ghi vào phiếu nhận hàng Phiếu này chỉ rõ:

- Tên nhà cung cấp

- Số đơn hàng

- Số lượng nhận

- Số lượng bỏ đi (hư, bể do quá trình vận chuyển)

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.7 Kiểm tra số lượng, chất lượng:

Kiểm tra chất lượng:

- Qui trình kiểm tra phải do nhà cung cấp thực hiện

- Có thể kiểm tra định kỳ trên mẫu.

- Đối với hàng tiêu chuẩn thì chỉ kiểm tra tổng thể đơn giản

- Nên kiểm tra ngay khi nhận hàng.

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1 8 Kiểm tra hóa đơn và thanh toán:

- Việc kiểm tra hoá đơn thuộc phòng thu

mua và kế toán

- Kiểm tra hoá đơn phải dựa trên hồ sơ nhận hàng

- Mua hàng trả ngay cần có xử lý hành chính nhanh

1 QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG1.9 Lưu đơn hàng:

- Để kiểm tra nội bộ và chứng minh hợp pháp

- Về mặt pháp lý, phải lưu đơn đặt hàng và hoá đơn cho việc bảo hành và trình thuế.

- Để bổ sung hồ sơ nhà cung cấp, cập nhật sự hoàn thiện của họ trong hồ sơ đánh giá sau này

2 ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

 Nhiệm vụ cơ bản của quá trình quyết định mua

 Bước quan trọng để xử lý đơn hàng

2.1 - Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp

2.1.1- Tiêu chuẩn cổ điển:

- Chất lượng nhà cung cấp

- Việc tôn trọng ngày giao hàng

- Chi phí mua hàng bao gồm giá mua hàng, điều kiện thanh toán và các chi phí liên quan…

2.1 - Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp

2.1.2- Các tiêu chuẩn khác:

- Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp

- Dịch vụ kỹ thuật sau bán hàng và bảo trì

- Khả năng hội nhập

- Khả năng sản xuất

- Khả năng tài chính (Trong trường hợp mối quan

hệ với nhà cung cấp này cần theo dõi)

Khả năng xoay sở của ban điều hàng công ty

2.1 - Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp

Thứ tự ưu tiên của các tiêu chuẩn đánh giá

nhà cung cấp :

1. Tiêu chuẩn cực kỳ quan trọng

2. Tiêu chuẩn có mức độ quan trọng cao

3. Tiêu chuẩn có mức độ quan trọng trung bình

4. Tiêu chuẩn kém quan trọng

2.1 - Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp

chất lượng

2 Tiêu chuẩn có mức độ quan trọng cao:

2.1 - Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp

3 Tiêu chuẩn có mức độ quan trọng trung bình:

Khả năng hội nhập vào qui trình,

Hệ thống thông tin,

Danh tiếng, lợi ích được thể hiện,

Kỹ năng điều hành, kiểm tra nghiệp vụ,

Dịch vụ sau bán hàng, thái độ của nhân viên bán hàng,

Cảm giác nhận đuợc từ nhân viên bán hàng,

Sự hài lòng về cách đóng gói,

2.1 - Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung cấp

4 Tiêu chuẩn kém quan trọng:

thỏa thuận về sự hỗ trợ qua lại.

2 ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

- Nguồn thông tin nội bộ

- Catalog, brochures,

- Quảng cáo

- Tạp chí chuyên ngành

- Niên giám chuyên ngành

- Người đại diện và kỹ thuật viên

- Tham quan những doanh nghiệp và kiểm toán chất lượng

- Hàng mẫu và chuỗi thử nghiệm

- Yù kiến của các đồng hội, đồng ngành.

Hồ sơ nhà cung cấp

2.3 - Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

2.3.1- Loại trừ đầu tiên (bước 1):

- Dựa vào tiêu chuẩn cơ bản (chi phí, giá cả)

- Tiêu chuẩn đánh giá định lượng (xác định hệ thống tiêu chuẩn đánh giá cơ bản dựa trên

các chào hàng, kết quả dự thầu, )

- Tiêu chuẩn đánh giá mang tính chủ quan

2. 3- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

3.3.2- Đánh giá những nhà cung cấp tiền trúng tuyển (bước 2):

 Bước này liên quan đến việc đánh giá đa tiêu chuẩn

 Lựa chọn nhà cung cấp theo chiến lược

mua hàng quan trọng.

2. 3- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

2.3.2.1- Nguyên tắc chung:

- Xác định các tiêu chuẩn đánh giá

- Xác định mức độ quan trọng của từng tiêu chuẩn (khả năng kỹ thuật 20% + khả năng sản xuất 20% +….= 100%)

- Chi tiết hoá, nếu cần những tiêu chuẩn thành những phần nhỏ (vd: khả năng sản xuất: số lượng máy móc, nhân sự,….)

- xác định thang định giá /mức độ hài lòng cho mỗi tiêu chuẩn

- Cho điểm cho mỗi nhà cung cấp theo từng tiêu chuẩn

- Cuối cùng, tính điểm trung bình theo tiêu chuẩn, sau đó điểm tổng thể.

2.3 - Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

2.3.2.2- Công cụ làm việc:

Phương pháp này dùng phiếu ghi nhận, theo từng tiêu chuẩn, thường dùng bảng biểu phù hợp cho nhu cầu sử dụng (Excell)

2.3 - Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

2.3.2.3- Phân chia trách nhiệm

Cần xây dựng một đội ngũ phụ trách quá trình tuyển chọn để tránh những sai sót có thể xảy ra Mục tiêu là để:

- Những tiểu chuẩn tuyển chọn bao trùm được những điểm quan trọng;

- Việc ghi chép cho mỗi điểm phải khách quan nhất

- Đánh giá chung cho mỗi nhà cung cấp là bảng tóm tắt tốt nhất của một số lớn các tiêu chuẩn khác nhau

2.3 - Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

2.3.3- Lựa chọn cuối cùng: 2 giai đoạn

- Lựa chọn đầu tiên bởi một nhóm những người

tham gia: giải thích sự lựa chọn, lập hồ sơ đánh giá bao gồm cả những điểm thuận lợi và khó

khăn

- Lựa chọn cuối cùng sẽ được người quyết định

cuối cùng thực hiện, hoặc một uỷ ban quyết định Quyết định này dựa trên lựa chọn đầu tiên thêm vào đó các yếu tố chiến lược và sách lược để

3 GIÁ TRONG MUA HÀNG

cho công ty.

3.1- Giá và các loại chi phí khác nhau:

Giá bán = giá nguyên liệu + chi phí sản xuất

+ phí thương mại + chi phí chung + lợi nhuận

Chi phí gồm:

- Chi phí trực tiếp / chi phí gián tiếp

Biến phí / Định phí

3.1- Giá và các loại chi phí khác nhau:

3.1.1- Chi phí trực tiếp / gián tiếp:

- Chi phí trực tiếp: liên quan đến việc sản xuất

sản phẩm (nguyên vật liệu, nhân công, )

- Chi phí gián tiếp: chi phí gắn gắn liền với sản

xuất nhưng không trực tiếp phân bổ cho một đơn

vị sản xuất (khấu hao máy móc, tiêu thụ năng lượng, chi phí chung, )

3.1- Giá và các loại chi phí khác nhau:

3.1.2- Biến phí / Định phí:

- Biến phí thay đổi tỉ lệ với số lượng sản

phẩm sản xuất hoặc bán ra.

- Định phí được xác định độc lập với số

lượng sản xuất

3.2 Giá cả và thị trường

 Giá cả hình thành từ sự cân bằng giữa cung và cầu

 Giá cả tạo nên cơ chế thị trường (sản phẩm chuẩn hoá,

cạnh tranh xác định-độc quyền thiểu số, cạnh tranh hoàn toàn)

 Lập luận “giá/chi phí” trở nên quan trọng khi có nhu cầu

cung ứng đặc biệt, cần xem lại giá có tính đến chi phí của nhà cung cấp và trạng thái cơ hội.

 Giá thấp khi thời cơ không tốt (nhu cầu thị truờng thấp

hơn năng lực sản xuất), chỉ cần giá bán cao hơn biến phí, nhà cung cấp chấp nhận để có thể sản xuất số lượng lớn.

 Ngược lại giá cao khi thời cơ tốt (năng lực sản xuất bảo

hòa)

3.3 Giá và chi phí mua hàng:

 Mục tiêu của người mua hàng là

đạt được chi phí thấp nhất ngoài giá đơn vị của hàng hoá nhờ vào các

khoản chiết khấu.

3.3 Giá và chi phí mua hàng:

3.3.1- Chi phí phân tán:

- Tất cả các chi phí liên quan đến việc cung ứng không tính trong giá đơn vị.

  là chi phí gián tiếp

3.3 Giá và chi phí mua hàng:

3.3.1- Chi phí phân tán:

- VD: Trường hợp sản xuất một bán thành

phẩm mới đặc biệt Có hai nhà cung cấp (A) và (B) đưa ra các chào hàng sau:

- (A) : giá sản phẩm là 6 đ + chi phí làm khuôn là 100.000đ

- (B) : giá sản phẩm là 8.5 đ + chi phí làm khuôn là

3.3 Giá và chi phí mua hàng:

 Nên tìm điểm gặp nhau của hai cách chào hàng

 Chi phí tổng cộng cho việc mua hàng trong 2

trường hợp là Y1 và Y2 được giải thích qua hai

phuơng trình sau:

Y1 = 100,000 + 6xi

Y2 = 80,000 + 8.5x i

Trong đó xi là số lượng đơn vị sản xuất

Kết quả là :

- Nếu số lượng tổng cộng trong suốt chu kỳ sống của sản phẩm thấp hơn 8,000 thi chọn (B)

3.3 Giá và chi phí mua hàng:

3.3.2- Điều kiện thanh toán:

 Rất quan trọng khi chu kỳ khai thác của doanh nghiệp dài và tài chính khó khăn.

 Đôi khi có thể mua hàng trả tiền mặt để có chiết khấu cao.

 Thể hiện được mối liên hệ giữa khâu mua hàng và khâu quản lý tài chính.

3.3 Giá và chi phí mua hàng:

3.3.3- Các loại chiết khấu:

3.3.3.1- Chiết khấu thương mại:

- Không gắn liền với số lượng hàng mua

- Chiết khấu khác nhau tùy theo khách hàng

 Người mua hàng phải đối mặt với sự lựa chọn các nguồn đánh giá lợi ích của họ.

3.3 Giá và chi phí mua hàng:

3.3.3- Các loại chiết khấu:

3.3.3.2- Chiết khấu khi thanh toán:

- Liên quan đến việc giảm giá cho việc

thanh toán nhanh

- Nhà cung cấp tìm một thuận lợi về tài

chính và đẩy một phần cho người mua

hàng.

3.3 Giá và chi phí mua hàng:

3.3.3- Các loại chiết khấu:

3.3.3.3- Chiết khấu theo số lượng:

- Là quyền lợi của người mua hàng với số

lượng lớn.

- Được diễn giải bằng hai cách khác nhau:

- Aùp dụng tổng thể cho toàn bộ số lượng thực hiện cho một hoạt động nào đó

- Phụ thuộc vào độ lớn của từng đơn hàng

4 Kiểm tra chất lượng

4.1- Tầm quan trọng của kiểm tra chất lượng:

 Đảm bảo rằng việc mua hàng đạt được mức độ chất lượng yêu cầu, cũng như tránh được những thành phần hay chất liệu không phù

hợp bị trộn lẫn trong sản phẩm.

 Cập nhật được mức độ hoàn thiện của các

nhà cung cấp và cũng như thực hiện hệ thống

4 Kiểm tra chất lượng

4.2- Thể thức kiểm tra chất lượng:

Mục đích của việc kiểm tra rất đa dạng, nhưng có thể tựu trung lại thành hai mục đích cơ bản:

- Kiểm tra xem nhà cung cấp có tôn trọng các thời hạn của đơn hàng phù hợp với nhu cầu của công ty

- Theo dõi quá trình sản xuất của nhà cung cấp và cho phép xác định nguyên do của các thay đổi

không thể báo trước

4 Kiểm tra chất lượng

4.2.1- Kỹ thuật kiểm tra:

- Trong một số truờng hợp, việc kiểm tra có thể nhấn mạnh trên việc thử nghiệm vận hành

một các có hệ thống (kiểm tra 100%)

4.2.2- Hình thức kiểm tra thống kê : có hai loại

thử nghiệp được áp dụng

- Thử nghiệm trên những thuộc tính

4 Kiểm tra chất lượng

4.3- Kiểm tra việc nhận hàng qua mẫu:

- Loại hình kiểm tra nhằm loại bỏ những lô

hàng trong đó tỉ lệ hàng hư hỏng quá cao.

 Rủi ro cho nhà cung cấp và cho người mua

 Rủi ro cho nhà cung cấp khi xác suất ở mẫu cao hơn tỉ lệ thực tế

 Rủi ro cho người mua khi xác suất hàng lỗi được chấp nhận trong khi thực tế tỉ lệ đó cao hơn nhiều

4 Kiểm tra chất lượng

4.4- Sử dụng kết quả kiểm tra:

 Trước tiên, chỉ đưa vaò sử dụng và tồn trữ khi các sản phẩm đã đạt được mức độ chất lượng yêu cầu

 Ghi lại tỉ lệ hàng hỏng, cung cấp thông tin cơ bản để đánh giá nhà cung cấp

 Trường hợp đơn hàng bán tháo ở chất lượng yêu

cầu, phiếu ký chấp nhận lô hàng cho phép thanh

toán cho hóa đơn