bài giảng môn quản trị mua hàng và lưu kho chương 6 cơ cấu tổ chức và kiểm tra mua hàng

Các mô hình mua hàng 1.1.1- Mô hình cổ điển: - Người sử dụng gửi yêu cầu mua hàng cho bộ phận thu mua xác định rõ số lượng và chất lượng - Người mua hàng lập hồ sơ nhà cung cấp và chọn

Chương 6

CƠ CẤU, TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA

MỘT PHÒNG BAN MUA HÀNG

1 Cơ cấu và cơng tác dịch vụ

2 Tập trung hay phân tán

3 Hệ thống tin học và mua hàng

4 Kiểm tra Phịng ban mua hàng

1 CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ

1.1 Các mô hình mua hàng

 Mô hình cổ điển

 Mô hình theo chức năng mua hàng

 Mô hình quản lý nguyên vật liệu

1.2 Những phương thức tổ chức nội bộ

1 Tổ chức theo chức năng

2 Tổ chức theo dự án hoặc công việc

3 Tổ chức theo vùng

4 Tổ chức theo công nghệ

1.CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ

1.1 Các mô hình mua hàng

1.1.1- Mô hình cổ điển:

- Người sử dụng gửi yêu cầu mua hàng cho bộ

phận thu mua xác định rõ số lượng và chất lượng

- Người mua hàng lập hồ sơ nhà cung cấp và chọn lựa chào hàng rẻ nhất tại thời điểm.

- Người mua hàng đóng vai trò đơn giản là người chuyển đơn hàng

 Rất khó đánh giá bộ phận thu mua trong công ty.

 Đây chỉ là hình thức mua hàng trong ngắn hạn.

1 CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ

1.1 Các mô hình mua hàng

1.1.2- Mô hình theo Chức năng mua hàng:

- Bộ phận mua hàng tham gia vào việc xác định và triển

khai chiến lược mua hàng

- Trách nhiệm của bộ phận thu mua:

- Phát triển việc tìm kiếm nhà cung cấp và đưa vào áp dụng

hệ thống đánh giá nhà cung cấp

- Phụ trách việc theo dõi nhà cung cấp và kiểm tra mức độ

hoàn thiện

- Khả năng đặt hàng với số lượng khác nhau tùy yêu cầu

- Phát triển tiếp theo việc nghiên cứu thị trường nhà cung cấp

- Tham gia vào việc khái niệm sản phẩm và qúa trình sản xuất

- Tham gia và việc xác định chiến lược tổng thể của công ty

1 CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ

1.1 Các mô hình mua hàng

1.1.3- Chức năng “Quản lý nguyên vật liệu”

 Quản lý việc mua hàng

 Kiểm tra sản xuất

 Khái niệm, quản lý hệ thống tồn kho ở tất cả

các bước của quá trình.

 Nhập kho và quản lý hàng hoá

 Vận chuyển

 Nhận hàng và phân b ổ.

 Thanh lý hàng phế phẩm

 Phụ trách các vấn đề hải quan

1.CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ

1.2 Những phương thức tổ chức nội bộ

1.2.1- Tổ chức theo chức năng

- Những chức năng mua hàng được nhóm lại tùy theo tầm cỡ công ty và mức độ trưởng thành và phát triển trách nhiệm của bộ phận mua hàng (nghiên cứu, tài liệu kinh tế, đánh giá nhà cung cấp, theo dõi nhà cung cấp, thương lượng và hành chính mua hàng, tính toán nhu cầu và quản lý tồn kho, quản lý gia công, )

- Cần đáp ứng những điều kiện sau :

- Toàn bộ các nhiệm vụ có phải từ một sự phân chia rõ ràng không?

- Tổ chức hiện tại có cho phép đạt được các chỉ tiêu đã định không?

- Trách nhiệm của mỗi người có được xác định rõ ràng không ?

- Những kỹ năng hiện có có được sử dụng hết không?

1 CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ

1.2 Những phương thức tổ chức nội bộ

1.2.2- Tổ chức theo dự án hoặc công việc:

- Phù hợp cho doanh nghiệp sản xuất từng

đơn vị : quản lý dự án xác định, sản xuất sản phẩm thay đổi theo từng dự án sản xuất.

- Việc tổ chức đặc trưng này cần bổ nhiệm

một trưởng dự án lãnh trách nhiệm cung ứng đặc biệt cho từng dự án khác nhau.

1 CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ

1.2 Những phương thức tổ chức nội bộ

1.2.3- Tổ chức theo vùng:

- Khi doanh nghiệp đủ lớn để phát triển theo

hướng phân tán sản xuất.

- Mỗi đơn vị mua hàng làm công tác cung ứng theo tính đặc biệt của nhu cầu địa phương.

- Một trung tâm thu mua được hình thành để

nhóm lại những công việc mua hàng quan

trọng.

1 CƠ CẤU VÀ CÔNG TÁC DỊCH VỤ

1.2 Những phương thức tổ chức nội bộ

1.2.4- Tổ chức theo công nghệ:

- Trường hợp có nhiều công nghệ và ngành nghề rất khác nhau trong công ty.

- Cần có kỹ năng và hiểu biết về kỹ thuật những công nghệ này.

1.2.5- Giải pháp hỗn hợp: Đối với những doanh

nghiệp có yêu cầu lớn theo các hình thức trên.

2 TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.1 Tiêu chuẩn lựa chọn

2.1.1 Tiêu chuẩn tập trung hóa

2.1.2 Tiêu chuẩn phân tán hóa

2.2 Các hình thức tập trung hóa

2.2.1 Trung tâm tuyển chọn nhà cung cấp

2.2.2 Công văn bắt buộc hay hợp đồng khung 2.2.3 Dịch vụ trung tâm thu mua theo nghĩa

hẹp 2.2.4 Trung tâm mua hàng có kho chứa hàng

2 TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.1 Tiêu chuẩn lựa chọn:

Các tiêu chuẩn liên quan các điểm sau:

- Xác định định tính các nhu cầu

- Xác định định lượng các nhu cầu

- Tuyển chọn nhà cung cấp và thương lượng

- Quản lý tồn kho

- Xác định một chiến lược mua hàng

- Nhận biết của bộ phận mua hàng

2 TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.1 Tiêu chuẩn lựa chọn:

2.1.1- Tiêu chuẩn tập trung hóa :

- Xác định định tính các nhu cầu:

- Xác định định lượng các nhu cầu (toàn cầu hóa)

- Phân tích thị trường nhà cung cấp

- Quản lý tồn kho

- Đồng nhất các qui trình

- Giản lược chức năng mua hàng

- Chuyên nghiệp hóa mua hàng

- Nhận biết việc mua hàng.

2 TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.1 Tiêu chuẩn lựa chọn:

2.1.2- Tiêu chuẩn phân tán hóa :

Ngoài những tiêu chuẩn có trong tập trung hóa, cần bổ sung một số tiêu chuẩn sau đây cho hình thức phân tán hoá việc mua hàng:

- Gần người sử dụng

- Chương trình hóa việc nhận hàng (JIT)

- Nhu cầu có hạn hoặc duy nhất

Chương 16 : TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2- Các hình thức tập trung hóa:

2.1- Trung tâm tuyển chọn nhà cung cấp:

- Trung tâm chọn lựa nhà cung cấp và mã hàng hóa.

- Việc đặt hàng và quản lý tồn kho thuộc

từng đơn vị riêng biệt

- Trung tâm chỉ đóng vai trò hành chánh

nhưng có quyền quyết định chiến lược nhà cung cấp

2 TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.2 Các hình thức tập trung hóa:

2.2.2- Công văn bắt buộc hay hợp đồng

khung:

- Đối với một số sản phẩm quan trọng Hợp đồng mua hàng chính thức được ký bởi tập đoàn.

- Những đơn vị phân tách bị buộc phải mua trong ngắn hạn.

- Thủ tục hành chính tuỳ thuộc vào cách làm việc của từng đơn vị

2 TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.2 Các hình thức tập trung hóa:

2.2.3- Dịch vụ trung tâm thu mua theo nghĩa hẹp :

- Tất cả chức năng mua hàng được tập trung hóa, là một phần của việc cung ứng

- Đơn đặt hàng được tập trung hóa, cũng như việc thanh toán

- Trung tâm không quản lý tồn kho

- Việc giao hàng được phân tán đến từng đơn vị

- Trung tâm tự trả lương bằng các chiết khấu từ

nhà cung cấp, hoặc chênh lệch giữa giá mua và giá bán lại cho đơn vị sản xuất

2 TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

2.2 Các hình thức tập trung hóa:

2.2.4- Trung tâm mua hàng có kho chứa hàng

- Trung tâm quản lý tồn kho

- Là người giao dịch cho các đơn vị sản xuất

- Tập trung ở những mặt hàng mua với số lượng lớn.

3 HỆ THỐNG TIN HỌC và MUA HÀNG

3.1 Ghi nhận các áp dụng tin học

3.2 Cấu trúc đặc trưng của một hệ thống

tin học

3.3 Những hồ sơ mua hàng cơ bản

3.4 Nguyên tắc cơ bản của một hệ thống

tin học

3 HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG

1 Ghi nhận các áp dụng tin học

Một hệ thống phải có 3 cấp độ chính:

- Đầu tiên, liên quan đến việc quản lý hàng ngày: quản lý tồn kho, áp dụng tính toán nhu cầu, kế

hoạch hóa sản xuất.

- Thứ hai, cũng liên quan đến quản lý hàng ngày, giải phóng người mua khỏi các thủ tục hành chính (đơn hàng tự động, theo dõi tự động, nhận hàng, kiểm tra việc thanh toán, ghi nhận xử lý và theo dõi yêu cầu mua hàng)

- Thứ ba, áp dụng cho việc quản lý mua hàng :

kiểm tra mua hàng, chọn nhà cung cấp,

3 HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG

3.2- Cấu trúc đặc trưng của một hệ thống tin học:

- Một mođun cho phép dự báo, lên kế hoạch, thương lượng,

- Một áp dụng để chuyển đơn hàng

- Hệ thống nhập và xử lý các thông tin mua hàng (yêu cầu mua hàng, gọi thầu,…)

- Một hệ thống nhắc nhở tự động với nhà cung cấp

- Một hệ thống theo dõi nhà cung cấp

- Một cơ sở dữ liệu thương mại, kỹ thuật về thị trường nhà cung cấp

- Một áp dụng kiểm tra số lượng và chất lượng khi nhận

hàng

- Một hệ thống kiểm tra mua hàng : ngân sách mua hàng, hiệu quả mua hàng, cập nhật bảng biểu.

3 HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG

3.3- Những hồ sơ mua hàng cơ bản:

3.3.1- Hồ sơ sản phẩm:

Yêu cầu:

- Thống nhất trong nội bộ công ty

- Phù hợp với nhu cầu hiện tại và tương lai

- Đơn giản nhưng đầy đủ chi tiết

- Được một cá nhân quản lý

- Cho phép so sánh

Thông tin cần có:

- Sắp xếp theo nhóm và mã hàng

- Có tài liệu liên quan : thương mại, kỹ thuật,

3 HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG

3.3- Những hồ sơ mua hàng cơ bản:

3.3.2- Hồ sơ nhà cung cấp:

3.3.2.1- Mã hoá nhà cung cấp: cần có những thông tin đồng nhất

3.3.2.2- Loại thông tin đưa vào:

- Phiếu liên hệ / định tính từng nhà cung cấp

- Hồ sơ đánh giá nhà cung cấp

- Hồ sơ theo dõi

3.3.2.3- Phiếu liệ hệ định tính cần những thông tin sau:

- Tên nhà cung cấp

- Mã số nhà cung cấp

- Liên hệ trong quá khứ với nhà cung cấp

- Thông tin khác về nhà cung cấp (Doanh số, tài chính, sản xuất)

- Sản phẩm đã bán

- Doanh số thực hiện với công ty trong những năm qua

3 HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG

3.3- Những hồ sơ mua hàng cơ bản:

3.3.2.4- Hồ sơ đánh giá :

Bao gồm các báo cáo về nghiên cứu sản phẩm nơi nhà cung cấp (báo cáo tham quan, gặp gỡ hay thương lượng)

3.3.2.5- Hồ sơ theo dõi nhà cung cấp:

Bao gồm :

- Phiếu tổng kết các đặt hàng trong quá khứ

- Những yêu cầu về giá và phản hồi của nhà cung ứng.

- Trả lời các gói thầu đã làm.

- Các báo cáo, phiếu thông tin khác, bài báo về nhà cung cấp

- Tài liệu riêng của nhà cung cấp (catalog, phiếu kỹ thuật, hồ sơ thương mại,,,)

3 HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG

3.4- Nguyên tắc cơ bản của một hệ thống tin học:

3.4.1- Những trình độ khác nhau của việc tin học hoá

- Trình độ 1: cộng cụ theo dõi và tính toán

theo lối mòn hành chính

- Trình độ 2: triển khai những nguyên tắc

quyết định

- Trình độ 3: công cụ tính toán và giả định.

3 HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG

3.4- Nguyên tắc cơ bản của một hệ thống tin học:

3.4.2- khả năng vận hành và tính hiệu quả của hệ thống

- Đối với tính toán theo lối cũ: chính xác và nhanh chóng

- Đối với quyết định mua hàng: yêu cầu thông tin phải nhanh chóng và đầy đủ để giúp quyết định.

- Không cần phải nhập lại dữ liệu nhiều lần

- Cần trang bi cho mỗi vị trí làm việc một thiết bị

nhận thông tin để làm việc hiệu quả hơn.

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.1 Nhận xét chung

4.2 Các bảng báo cao mua hàng

4.3 Chương trình giảm chi phí

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.1 Nhận xét chung:

4.1.1- Mục tiêu của việc kiểm tra:

- Hỗ trợ giám đốc điều hành trong việc ra

quyết định bằng cách cung cấp những thông tin thích đáng.

- Động viên các cán bộ thu mua và kiểm tra hiệu quả hoạt động của họ.

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.1 Nhận xét chung:

4.1.2- Nhận xét trước tiên:

- Trách nhiệm của phòng thu mua phải được xác định rõ ràng.

- Giám đốc thu mua phải làm việc chính xác, hài hòa với các phòng ban còn lại của tổ

chức.

- Các chỉ tiêu phải được thể hiện bằng số và

đo lường được.

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.1- Nhận xét chung (tt)

4.1.3- Bản chất của hệ thống thông tin:

Sự phức tạp của hệ thống thông tin phụ thuộc vào mức độ hiểu biết mong muốn

Doanh nghiệp thường có nhiều loại hệ thống đánh giá:

4.1.3.1- Hệ thống thông tin kế toán: bao gồm:

- Kế toán tổng hợp: mục tiêu là kiểm tra tài sản vào một thời điểm nào đó Liên quan đến bộ phận mua hàng: hóa đơn, hạn thanh toán,…

- Kế toán phân tích: đo lường giá thành sản phẩm và xác định chi phí đơn vị của doanh nghiệp

- Kế toán ngân sách: đo lường tính hiệu quả bằng cách so sánh chi phí thực và chi phi tiêu chuẩn, và hiệu suất bằng cách theo dõi các chi tiêu ngân sách

4.1.3.2- Hệ thống thông tin đặc biệt:

- Hệ thống bao gồm những thông tin được đánh giá bởi chính đơn vị

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.1- Nhận xét chung (tt)

4.1.4- Kiểm tra quản lý mua hàng:

- Xác định ngân sách và áp dụng một qui trình kiểm tra ngân sách (ngắn/trung hạn)

- Xây dựng khái niệm những bảng báo cáo cho những hoạt động ngắn hạn.

=> Cho phép đánh giá toàn bộ hoạt động thu mua.

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.2- Các bảng báo cao mua hàng

4.2.1- Đặc điểm chung:

Loại thông tin:

- Khai thác được: dẫn đến quyết định quản lý trong ngắn hạn.

- Tương đương với các điểm chính.

Mức độ trách nhiệm:

- Gắn liền với trách nhiệm quản lý liên quan

Tính thời hạn:

- Thời hạn để đánh giá là khác nhau đối với từng loại thông tin:

- VD: Tồn kho: 6 tháng, Nhà cung cấp << 6 tháng

Các bước đưa vào áp dụng:

- Xác định trách nhiệm và các biến chính

- Xác định các chỉ số đại diện

- Xác định nguồn thông tin

- Khái niệm các bảng báo cáo và xây dựng các thủ tục

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG 4.2- Các bảng báo cao mua hàng

Các bước đưa vào áp dụng: (tt)

- Xác định trách nhiệm và các biến chính

- Các chỉ số so với chỉ tiêu (chi phí, thương lượng )

- Chỉ số đo độ lệch giữa kế quả so với kế hoạch

- Chỉ số về sử dụng phương tiện (năng suất)

- Xác định các chỉ số đại diện

- Số lần giao hàng trễ

- Số lần gọi nhắc nhỡ

- Xác định nguồn thông tin

- Khái niệm các bảng báo cáo và các thủ tục

- Tính thời hạn

- Tốc độ thu thập và xử lý thông tin

- Thử nghiệm và đưa vào sử dụng

- Thu thập thông tin

- Thời hạn thu thập

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.2- Các bảng báo cao mua hàng

4.2.2- Danh sách các biến chính:

4.2.2.1- Hoạt động của phòng ban liên quan: (mua hàng, cung ứng, kế toán nhà cung cấp)

Mức độ hoạt động:

- Số tài liệu:

- Chương trình tái cung ứng

- Yêu cầu mua theo chương trình

- Yêu cầu mua ngoài danh mục

- Gọi thầu, hỏi giá, tham khảo,

- Đặt hàng, chỉnh sửa

- Hoá đơn, tài khoản nhà cung cấp

- Số hoạt động:

- Dòng đặt hàng

- Báo cáo kế toán nhà cung cấp

- Đến nhà cung cấp làm việc

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.2- Các bảng báo cao mua hàng

Chi phí:

- Chi phí thực và độ lệch so với ngân sách:

- Nhân sự: thu mua, cửa hàng, LĐPT, tài xế, kiểm tra, hành chính và kế toán

- Phí công tác: đi ra ngoài, nghỉ lại, tiếp khách

- Phí viễn thông: thư từ và điện thoại

- Văn phòng phẩm và vi tính

- Cơ cấu: nhà xưởng, trang thiết bị, xe (khấu hao, sửa chữa, )

- Đầu tư: máy móc, thiết bị, …

- Yếu tố kỹ thuật:

- Số lượng nhân sự

- Số giờ làm việc (thông thường, phụ trội, kiệm nhiệm, )

- Diện tích (cửa hàng)

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.2- Các bảng báo cao mua hàng

(Các chỉ số ở phần sau)

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.2- Các bảng báo cao mua hàng

4.2.2.2- Các mã hàng hóa chọn lựa và lưu kho:

Mức độ hoạt động:

- Cơ cấu tồn kho và phân tích ABC:

- Số sản phẩm tồn kho:

- Số sản phẩm thêm vào

- Số sản phẩm lấy ra

- Số sản phẩm thay thế

- Số động thái:

- Số lần lấy ra

- Số sản phẩm chu chuyển (hoạt động, nằm chờ, bỏ đi)

- Số lần giao hàng không dự kiến

- Số lần yêu cầu mua hàng giải quyết sự cố:

- Số sản phẩm được chỉnh sửa với người sử dụng, % chỉnh sửa, lợi ích thu được…)

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.2- Các bảng báo cao mua hàng

4.2.2.2- Các mã hàng hóa chọn lựa và lưu kho:

Chi phí:

- Mức độ tồn kho :

- Giá trị nhập vào / xuất ra

- Giá trị tồn kho/ kế hoạch tiêu thụ sắp tới

- Chênh lệch giá thực nhập vào/ giá tiêu chuẩn nhập vào:

- Chênh lệch thuận lợi (%)

- Chênh lệch không thuận lợi (%)

- Thất thoát tồn kho: phế phẩm, giảm giá trị do

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.2- Các bảng báo cao mua hàng

4.2.2.2- Các mã hàng hóa chọn lựa và lưu kho:

Chất lượng dịch vụ:

- Đứt hàng tồn kho:

- Số lượng, % yêu cầu của người sử dụng

- Xếp hạng theo hậu quả: ngừng sản xuất, cung cấp hàng thay thế, mua hàng giải quyết sự cố,

- Xếp hạng theo nguyên nhân: lỗi của nhà cung cấp, cam kết sai số lượng, không kiểm tra khi nhập hàng, thay đổi chương trình sản xuất,

- Hàng loại bỏ (không đúng chất lượng)

- Số lượng, % số lượng giao hàng

- Giá trị, % giá trị giao hàng

- Xếp hạng theo mức độ nghiêm trọng

- Công việc hành chính của cửa hàng:

4 KIỂM TRA PHÒNG BAN MUA HÀNG

4.2- Các bảng báo cao mua hàng

4.2.2.3- Nhà cung cấp:

Mức độ hoạt động:

- Số nhà cung cấp đuợc tham khảo/ chấp nhận

- Xếp hạng nhà cung cấp (A B C)

- Nhà cung cấp mới được tham khảo/ chấp nhận;

- Nhà cung cấp không giao dịch từ n năm;

- Số lần nhắc nhở;

- Tỉ lệ (%) giá trị hàng giao trễ so với tổng giá trị đặt hàng hiện tại

Chi phí:

- Cải thiện chi phí bằng cách thay đổi nhà cung cấp.

- Tỉ lệ (%) những đơn hàng đã thực hiện:

- Giá cố định

- Giá có thể xem xét lại

- Giá dự đoán ở mức +x%