BÀI TẬP MẪU KỸ NĂNG GIAO TIẾP Dạng 1: Tặng hoa, quà tổ chức liên hoan họp mặt Do số tranh chấp xảy công ty A mà hội đồng quản trị định thay tổng giám đốc tổng giám đốc cũ bị cách chức nhận hối lộ Theo phép xã giao, phận tổng công ty tiến hành tổ chức chúc mừng tân tổng giám đốc Phòng kế toán đưa phương án tặng quà sau: - PA1: Gửi Hoa thiếp - PA2: quà thiếp - PA3: hoa quà Sau chúc mừng tổ chức tiệc liên hoan Số lượng người khoảng 40 Do chị Bình phụ trách chuẩn bị Nên chọn phương án tặng quà nào? Vì sao? Chị Bình nên xếp buổi tiệc để thạt vui vẻ, thân mật trang trọng Bài làm Phòng kế toán nên chọn phương án gửi hoa thiếp Bởi giám đốc cũ bị cách chức nhận hối lộ, tặng quà dễ gây hiểu lầm Chị Bình nên bố trí : - Chọn hội trường có sức chứa khoảng 50 – 60 người - Chọn loại bàn tròn có đường kính từ 1m – 1,2m, kê bàn cách 1m – 1,2m Vì bàn tròn loại bàn thể thân mật, thoải mái, khoảng cách 1m – 1,2m khoảng cách cá nhân, phù hợp với quan hệ đồng nghiệp - Trang trí thêm phòng cho phù hợp (tự nghĩ) Dạng 2: Viết thư Kính gửi ông A – Giám đốc công ty ABC… Thưa ông, cám ơn ông kịp thời thông báo email cho việc có liên quan đến lô hàng áo khoác mùa đông loại cao cấp giao không yêu cầu đơn hàng 15/6 Tôi cho nhân viên kiểm tra lại lô hàng thấy mã hàng ông gửi cho mã loại áo khác, loại áo khoác mà ông muốn mua lại có mã DT123 Có lẽ hai loại áo kiểu dáng giống nên ông có nhầm lẫn gửi mã hàng cho Đào Hồng Vân Giám đốc CTTNHH Hồng Vân Nêu ưu nhược điểm Căn vào thư viết thư khiếu nại 1 Bài làm Ưu điểm: Đã có lời cảm ơn kịp thời nêu vấn đề Đã giải thích nguyên nhân dẫn đến nhầm lẫn Nhược điểm: Chưa khẳng định vấn đề khiếu nại giải khẩn trương (Nên viết thêm: cố gắng đổi lại lô hàng theo yêu cầu ông thời gian sớm nhất.) - Thiếu lời chào cuối thư (Viết: “Trân trọng” kí tên) • Viết thư khiếu nại Kính gửi bà Đào Hồng Vân – GĐ CTTNHH Hồng Vân Thưa bà, ngày 15/5 đặt lô hàng áo khoác mùa đông có mã DT471 nhận hàng vào ngày 15/6 Nhưng cho kiểm tra hàng thấy kiểu dáng áo không theo mẫu mà đặt, laoij áo có chất mỏng Tôi nghĩ sơ suất nhỏ trình xuất hàng công ty Tôi hy vọng công ty bà đổi lại loại hàng mà yêu cầu thời gian sớm Trân trọng Nguyễn văn A GĐ cty ABC Dạng 3: Phong cách lãnh đạo Anh Hùng bầu làm trưởng phòng Nhân viên phòng không đoàn kết, chơi thành nhóm nhỏ, né tránh công việc giao, không đạt tiến độ, ảnh hưởng đến kết dự án Hiện phòng phải thực thẩm định dự án mới, tuần mà người tranh luận, không hợp tác với nhau, nhiều việc chưa giải Anh Hùng định phân công công việc cho người, yêu cầu báo cáo tiến độ công việc, định cuối a Hùng đưa Cuối sau tuần, công việc hoàn thành tốt Phong cách lãnh đạo a Hùng gì? Phân tích đặc điểm A Hùng nên làm để nhóm làm việc hiệu thời gian tới Bài làm A Hùng dung phong cách lãnh đạo chuyên quyền Đặc điểm phong cách lãnh đạo chuyên quyền là: trưởng nhóm đưa mục đích • • - công việc, định phương thức làm việc, phân công nhiệm vụ, thông tin chủ 2 yếu từ xuống Phong cách nhóm bị động theo dẫn dắt trưởng nhóm, thành viên độc lập với trưởng nhóm, âm thầm chống lại trưởng nhóm Phong cách dễ hay cá nhân chủ nghĩa, ganh đua, ngờ vực lẫn có ưu điểm nhóm nhanh triển khai công việc đạt mục tiêu, có hiệu Anh Hùng nên: Tìm cách làm cho người nhóm gắn kết với hơn: tổ chức - buổi liên hoan, du lịch, vui chơi cho phòng Qua buổi giao lưu gặp gỡ vui chơi với nhau, người nói chuyện với nhiều hơn, hiểu - hơn, hòa đồng gắn kết với Tạo nên tập thể đoàn kết Khuyến khích óc sáng tạo người: Khen ngợi người có ý tưởng tốt, khuyến khích, động viên người thi đua làm việc, có hình thức khen - thưởng hay kỉ luật phù hợp để gia tăng tinh thần trách nhiệm người Phân giao nhiệm vụ cho người: Mỗi người có trách nhiệm làm phần công việc mình, không hoàn thành phải chịu phạt Như vậy, người phải cố gắng phải hoàn thành công việc Tiến độ công việc đảm bảo Dạng 4: Phong cách giao tiếp Chị Thảo trưởng nhóm nhóm nghiên cứu Ngay từ đầu, công việc nhóm chị đưa bàn bạc với nhân viên đưa định cuối cung dựa ý kiến người Thời gian đầu, nhân viên tỏ hào hứng, tích cực, công việc tiến hành suôn sẻ đạt kết tốt Tuy nhiên, thời gian gần đây, cắc nhân viên bắt đầu có thái độ coi thường, chống đối chị Thảo trưởng nhóm phụ thuộc vào nhân viên, kiến Xác định phong cách giao tiếp chị Thảo Phân tích ưu nhược điểm Chị Thảo nên làm để giải vấn đề quản lí nhóm hiệu Bài làm Chị Thảo có phong cách giao tiếp dân chủ Ưu điểm: + Làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải mái, yên tâm, tự tin, giúp họ phát huy tính độc lập, tự chủ sáng tạo + Được nhiều người yêu quý, kính trọng, tin tưởng - Nhược điểm: + Dễ dẫn đến tính trạng xuề xòa, dân chủ trớn, làm người coi thường + Việc bàn bạc gây thời gian Trong họp, chị Thảo cần đưa quan điểm mình, nghe ý kiến nhân viên, phân tích sai ý kiến Tập hợp ý kiến tốt, đưa phương án tốt cuối để hoàn thành công việc 4