Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND huyện hữu lũng lạng sơn

MỤC LỤC PHẦN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN B. NỘI DUNG 3 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng Lạng Sơn 3 1.1.Giới thiệu về UBND huyện Hữu Lũng: 3 1.1.1.Vị trí địa lý: 3 1.1.2. Hành chính: 3 1.1.3. Văn hóa: 4 1.2. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND 4 1.2.1 Chức năng 5 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức: 6 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng. 7 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 7 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 7 2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng. 9 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của UBND huyện hữu Lũng. 12 3.1. Hệ thông hóa các văn bản quản lí của UBND huyện Hữu Lũng về công tác Văn thư, lưu trữ: 12 3.2. Công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuấn của UBND huyện Hữu Lũng) 12 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hữu Lũng 15 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Hữu Lũng. 15 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Hữu Lũng. 15 3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND huyện Hữu Lũng. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 16 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 16 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi đến 16 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị. 17 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng: 18 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND huyện Hữu Lũng. 18 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND huyện Hữu Lũng. 18 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu. 19 4.3.Tên phầm mềm đang được sử dụng tại trong công tác văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng: 19 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ 20 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 20 1. Công tác văn thư: 20 2. Công tác lưu trữ 21 CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 23 1. Công tác văn thư 23 1.1. Công tác soạn thảo văn bản 23 1.2. Quản lí và giải quyết văn bản đi 23 1.3. Tổ chức và giải quyết văn bản đến: 25 1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 27 1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27 2. Công tác lưu trữ 27 2.1. Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 27 2.2.Xác định giá trị tài liệu 28 2.3. Phân loại tài liệu 28 2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 29 2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 29 2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 30 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HỮU LŨNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP. 32 1. Thực trạng công tác văn thư: 32 1.1.Soạn thảo và ban hành văn bản: 32 1.2. Quản lý văn bản đi. 33 1.3.Quản lý văn bản đến. 35 1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 37 1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 37 2. Công tác lưu trữ 39 2.1. Tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng 39 2.2. Tình hình tài liệu trong kho lưu trữ 39 2.3. Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 40 2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 40 2.3.2. Xác định giá trị tài liệu 40 2.3.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 43 2.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 44 2.3.6. Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 45 CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 47 1. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ 47 1.1. Công tác Văn thư 47 1.2 Công tác lưu trữ 47 2. Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 48 2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức: 48 2.2. Về quy trình nghiệp vụ 49 2.3. Về trang thiết bị: 50 PHẦN C. KẾT LUẬN 51 1. Ưu điểm 51 2. Nhược điểm 51 3. Đề xuất 51 4. Kiến nghị 52 PHẦN D: PHỤ LỤC 53

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K13B

KHÓA HỌC (2013 - 2015)

Đơn vị thực tập:

VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN HỮU LŨNG - TỈNH LẠNG SƠN

Địa chỉ: Thị Hữu Lũng - Huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Đào Thị Phương Lan Giảng viên hướng dẫn: Ths.Nguyễn Xuân Trung

Hà Nội, năm 2015

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN

1 Họ và tên : Vũ Thị Hiền

2 Ngày tháng năm sinh: 13/12/1971

3 Quê quán: Quế Tân - Quế Võ - Bắc Ninh

4 Nơi cư trú: Thị Trấn Hữu Lũng - Huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn

4 Khoa: Quản Trị Văn Phòng

Hà nội, ngày 13 tháng 11 năm 2015

Người báo cáo

Sinh viên

Vũ Thị Hiền

THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP

Tên cơ quan đơn vị thực tập: Ủy Ban Nhân Dân Huyện Hữu Lũng -

Tỉnh Lạng Sơn

Chủ Tịch UBND Huyện Hữu Lũng: Long Văn Sơn

Người hướng dẫn thực tập: Phó văn phòng - Đào Thị Phương Lan

PHẦN A PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN B NỘI DUNG 3

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3

1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn 3

1.1.Giới thiệu về UBND huyện Hữu Lũng: 3

1.1.1.Vị trí địa lý: 3

1.1.2 Hành chính: 3

1.1.3 Văn hóa: 4

1.2.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND 4

1.2.1 Chức năng 5

1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng 5

1.2.3 Cơ cấu tổ chức: 6

2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng 7

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 7

2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng 9

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của UBND huyện hữu Lũng 12

3.1 Hệ thông hóa các văn bản quản lí của UBND huyện Hữu Lũng về công tác Văn thư, lưu trữ: 12

3.2 Công tác xây dựng chương trình - kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuấn của UBND huyện Hữu Lũng) 12

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hữu Lũng 15 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Hữu Lũng 15

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Hữu Lũng 15

3.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND huyện Hữu Lũng So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá 16

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 16

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi - đến 16

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 17

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng: 18

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND huyện Hữu Lũng 18

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND huyện Hữu Lũng 18

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 19

4.3.Tên phầm mềm đang được sử dụng tại trong công tác văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng: 19

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ 20

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 20

1 Công tác văn thư: 20

2 Công tác lưu trữ 21

CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 23

1 Công tác văn thư 23

1.1.Công tác soạn thảo văn bản 23

1.2 Quản lí và giải quyết văn bản đi 23

1.3 Tổ chức và giải quyết văn bản đến: 25

1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 27

1.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27

2 Công tác lưu trữ 27

2.1 Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 27

2.2.Xác định giá trị tài liệu 28

2.3 Phân loại tài liệu 28

2.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 29

2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 29

2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 30

CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HỮU LŨNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP 32

1 Thực trạng công tác văn thư: 32

1.1.Soạn thảo và ban hành văn bản: 32

1.2 Quản lý văn bản đi 33

1.3.Quản lý văn bản đến 35

1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 37

1.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 37

2 Công tác lưu trữ 39

2.1 Tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng 39

2.2 Tình hình tài liệu trong kho lưu trữ 39

2.3 Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 40

2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 40

2.3.2 Xác định giá trị tài liệu 40

2.3.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 43

2.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 44

2.3.6 Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 45

CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC .47 1 Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ 47

1.1 Công tác Văn thư 47

1.2 Công tác lưu trữ 47

2 Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 48

2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức: 48

2.2 Về quy trình nghiệp vụ 49

2.3 Về trang thiết bị: 50

PHẦN C KẾT LUẬN 51

1 Ưu điểm 51

2 Nhược điểm 51

3 Đề xuất 51

4 Kiến nghị 52

PHẦN D: PHỤ LỤC 53

PHẦN A

PHẦN MỞ ĐẦU

Để thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đấtnước phải gắn với yêu cầu xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Đểthực hiện được yêu cầu trên, nhà nước ta đang từng bước hướng tới xây dựngmột nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp có hiệu quảtheo nguyên tắc của nhà nước, thực hiện những cải cách hành chính để nâng caohiệu quả của công tác quản lý nhà nước Bên cạnh thực hiện các cải cách vềhành chính đó là xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất năng lựcđáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính, xây dựng phát triển đấtnước

Mỗi cơ quan, đơn vị, xí nghiệp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu khác nhau Vì vậy vai trò, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng trong từng cơquan, đơn vị cũng khác nhau Trong hoạt động của cơ quan, Văn phòng UBNDhuyện Hữu Lũng luôn giữ vai trò chủ đạo, là một mắt xích quan trọng trong hoạtđộng, lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành Do vậy, em cần phải hiểu rõ về Văn phòng

là một tổ chức được lập ra ở các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,đơn vị vũ trang nhân dân, công ty tư nhân và nhà nước Văn phòng có vị trí rấtquan trọng trong việc điều hành tổng hợp của cơ quan, và là nơi thu thập và xử

lý thông tin, thực hiện đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất, nhằm hỗ trợphục vụ cho sự điều của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan Văn phòng còn làđầu mối liên lạc giữa nội bộ cơ quan, tổ chức với các đơn vị, cá nhân bên ngoài

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ

và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòngcũng như vấn đề xử lý thông tin

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở Giáo dục đại học công lập trựcthuộc Bộ Nội Vụ, được thành lập ngày 14/11/2011 trên cơ sở nâng cấp từ trườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội Một trong các ngành nổi bật trường đào tạo là ngànhQuản trị Văn phòng Ngoài việc dạy học, nhà trường còn tổ chức, bố trí cho sinh

viên đi thực tập trước kỳ thi tốt nghiệp tại các tổ chức doanh nghiệp, cơ quanNhà nước.

Là sinh viên năm cuối Đại học liên thông chuyên ngành Quản trị vănphòng khoá 2013-2015, “Thực tập tốt nghiệp” với em có vai trò rất lớn góp phầnhoàn thiện khoá học, là bước tập dượt và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp chomột nhà quản trị trong tương lai

Được sự giới thiệu của Trường Đại Học Nội Vụ, sự hướng dẫn tận tâm,tận lực của thầy giáo, cô giáo trong khoa cùng sự đồng ý của lãnh đạo UBNDhuyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn, em đã hoàn thành thời gian thực tập hơn mộttháng của mình (từ ngày 05/10 - 13/11/2015) tại bộ phận văn thư UBND huyệnHữu Lũng.Trong thời gian này, em đã chấp hành tốt nội quy tại UBND huyệnHữu Lũng, nỗ lực học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năngnghiệp vụ văn phòng bên cạnh đó còn xây dựng cho mình một phong cách củangười Thư ký, nhân viên văn phòng, cán bộ Lưu trữ trên cơ sở áp dụng những lýthuyết đã được học trên ghế nhà trường và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ vănphòng nơi đây

Do kinh nghiệm còn nhiều hạn chế và thời gian thực tập có hạn, nên bảnbáo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót Do vậy em tha thiết kínhmong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo, cô giáo trường Đại học Nội

Vụ và các cán bộ văn phòng UBND, để bài báo cáo của em được hoàn thiện vàđầy đủ hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hữu lũng, ngày 13 tháng 10 năm 2015

Sinh viên

Vũ Thị Hiền

PHẦN B NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn

2 Giới thiệu về UBND huyện Hữu Lũng:

Căn cứ quyết định số 56-CP ngày 24-4-1963 của Hội đồng Chính phủ ủynhiệm cho Bộ Nội vụ phê chuẩn sự phân vạch địa giới có liên quan đến các đơn

vị hành chính để thành lập UBND huyện Hữu Lũng

1.1.1.Vị trí địa lý:

- Hữu Lũng là huyện nằm ở phía Tây - Nam của tỉnh Lạng Sơn, có toạ độđịa lý từ 21023’ đến 21045’ vĩ độ Bắc, từ 106010’ đến 106032’ kinh độ Đông vớidiện tích tự nhiên là 806,74 km2

*Ranh giới của huyện:

- Phía Bắc giáp huyện Văn Quan và huyện Bắc Sơn

- Phía Tây giáp tỉnh Thái Nguyên

- Phía Tây Nam và Nam giáp tỉnh Bắc Giang

- Phía Đông giáp huyện Chi Lăng và huyện Lục Ngạn, Lạng Giang tỉnhBắc Giang

1 Hành chính:

- Huyện Hữu Lũng tổng có 26 đơn vị hành chính gồm 1 thị trấn HữuLũng và 25 xã (Đồng Tân, Cai Kinh, Hòa Lạc, Yên Vượng, Yên Thịnh, YênSơn, Hữu Liên, Sơn Hà, Hồ Sơn, Tân Thành, Hòa Sơn, Minh Hòa, Hòa Thắng,Minh Sơn, Nhật Tiến, Minh Tiến, Đô Lương, Vân Nham, Thanh Sơn, ĐồngTiến, Tân Lập, Thiện Kỵ, Yên Bình, Hòa Bình, Quyết Thắng) Trung tâm huyện

lỵ đặt tại thị trấn Hữu Lũng, cách thành phố Lạng Sơn 70 km về phía Nam.Hữu Lũng là một huyện ở vị trí chuyển tiếp giữa vùng Trung du và miền núiphía Bắc, có đường quốc lộ 1A và đường sắt liên vận Quốc tế chạy qua theohướng Tây Nam - Đông Bắc, rất thuận tiện cho việc giao lưu hàng hoá thươngmại, dịch vụ với các tỉnh trong nước, các tỉnh phía Nam Trung Quốc cũng như

các nước ở phía Bắc Châu Á, tạo điều kiện thuận lợi cho Hữu Lũng trong việcgiao lưu hàng hóa, tiếp thu tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ tiên tiến vào sảnxuất và đời sống, là điều kiện thuận lợi thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội.

2 Văn hóa:

Huyện Hữu Lũng là huyện miền núi thấp có khí hậu ôn hòa đặc sắc củavùng núi, lại rất thuận lợi về giao thông, có nhiều cảnh quan thiên nhiên đẹp,văn hóa đa dạng phong phú, lại cách Hà Nội không xa, khoảng 80 km là tiềmnăng, điều kiện tự nhiên quý giá để huyện phát triển mạnh lĩnh vực dịch vụ và

du lịch:

- Trên địa bàn huyện có nhiều dân tộc sinh sống như dân tộc Tày, Nùng,Kinh, Hoa, Dao, Sán Chỉ với bản sắc văn hoá riêng, có các làn điệu hát Then,hát Lượn, hát Lượn cổ Tày, Nùng; múa Chầu, múa Sư Tử và kiến trúc xâydựng nhà sàn mang đậm sắc thái của vùng xứ Lạng

- Huyện Hữu Lũng có khá nhiều di tích đình, đền, chùa như Đền Bắc lệ(xã Tân Thành); Đền Quan Giám Sát, Đến Chầu Lục (xã Hòa Lạc); Chùa Cã (xãMinh Sơn); Đền Suối Ngang (xã Hòa Thắng); Đền Phố Vị (xã Hồ Sơn); ĐềnChúa Cà Phê, Đền Voi Xô (xã Hòa Thắng); Đền Ba Nàng (xã Cai Kinh); lễ hộiChò Ngô (xã Yên Thịnh) là những điểm thu hút khách du lịch tâm linh của cảvùng và tỉnh Ngoài ra các xã, thôn làng đều có những lễ hội riêng với nhiềuhoạt động văn hóa cổ truyền độc đáo

- Huyện Hữu Lũng có phong cảnh đẹp của vùng trung du miền núi phíaBắc, có nhiều địa danh, thắng cảnh trên địa bàn như Mỏ Heo xã Đồng Tân (cósuối với phong cảnh đẹp); các xã Yên Thịnh, xã Hữu Liên môi trường và phongcảnh đẹp, có nhà sàn, suối nước, rừng cây; xã Tân Lập có hang Dơi, hang Thờ,hang Đèo Thạp; xã Thiện Kỳ có hang Rồng đều là những điểm có thể pháttriển các loại hình du lịch như du lịch sinh thái, du lịch làng nghề, du lịch leonúi, du lịch nghỉ ngơi an dưỡng, mua sắm kết hợp tổ chức hội nghị, hội thảo Khi được đầu tư xây dựng và tuyên truyền quảng bá tốt, Hữu Lũng sẽ thu hútđược nhiều du khách, phát triển mạnh lĩnh vực dịch vụ và du lịch

3 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND

UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện vớichức năng quản lý chung đối với mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xãhội của huyện, thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được quy định trong Luật tổchức HĐND và UBND năm 2003.

1 Chức năng

- UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hànhchính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơquan Nhà nước cấp trên

- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật và các văn bản của

cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảothực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tê- xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- UBND huyện Hữu Lũng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thông nhất trong bộ máy hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở

2 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng

- Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lữu trữ của các cơ quan, tổ chức cánhân ở trong nước và nước ngoài thuộc thẩm quyền được giao

- Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện có nhiệm vụ xây dựng phê chuẩn

Kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội lập dự toán chi tiêu trên địa bàn

- Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp: Xây dựng xét duyệt các vấn đề

về Nông- Lâm - Ngư, sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn

- Trong lĩnh vực CN- TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triểncác cơ sở CN- TTCN trên địa bàn

- Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng cấp giấyphép xây dựng, kiểm tra các chương trình giao thông vận tải

- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Xây dựng, kiểm tra việcchấp hành quy định của Nhà Nước về hoat động thương mại, dịch vụ, du lịch

- Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, Văn hóa – xã hội, Thông tin- thể thao:Xây dựng tỏ chức kiểm tra các chương trình, Đề án phát triển văn hóa, giáo dục,

thông tin thể thao, y tế trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp

có thẩm quyền phê duyệt

- Trong lĩnh vực khoa học công nghệ- Tài nguyên môi trường: Ứng dụngtiến độ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địaphương

- Trong lĩnh vực Quốc phòng- an ninh, trật tự an toàn xã hội: Giữ gìn anninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công an huyện vững mạnh

-Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ đạoviệc kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo

- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

1.2.3 Cơ cấu tổ chức:

UBND huyện Hữu Lũng bảo gồm: 01 Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch, các

Ủy viên Ủy ban và các phòng chuyên môn

1 Ông Long Văn Sơn - Phó Bí thư Huyện ủy, Chủ tịch UBND huyện:

Là người lãnh đạo điều hành mọi công việc của UBND huyện, chịu tráchnhiệm cá nhân về thực hiện quyền, nhiệm vụ của mình theo quy định của Luật

tổ chức HĐND và UBND Là chủ tài khoản thứ nhất ngân sách huyện

2 Ông Nguyễn Văn Hùng - Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện:

- Phụ trách Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy lơi, Tài nguyên môi trường,Thuế, Tài chính, triển khai thực hiện các chế độ chính sách về đất đai, Du lịch,Thương mại, Công nghiệp, tiểu thủ CN, Khoa học công nghệ, Doanh nghiệp,Giao thông, Xây dựng, trưởng ban QLDAĐT, Xây dựng huyện

- Phụ trách công tác đền bù giải phóng mặt bằng các dự án xây dựng dândụng và công nghiệp, giao thông ở huyện và các xã, thị trấn và một số nhiệm vụkhác do chủ tịch phân công Là chủ tài khoản thứ hai ngân sách huyện

3 Ông Trần Văn Phong - Phó Chủ tịch UBND huyện:

- Phụ trách khối Văn hóa - Xã Hội bao gồm các ngành: Văn hóa -Thểthao Thông tin và truyền thông, Giáo dục - Đào tạo, y tế, Dân tộc và miền núi,Thi đua khen thưởng, Lao động thương binh - Xã hội và các lĩnh vực xã hộikhác

- Giải quyết môi quan hệ công tác giữa UBND huyện với các ban củahuyện ủy, Ủy ban MTTQ và đoàn thể điều hành bộ máy Văn phòng UBNDhuyện để duy trì thường xuyên công tác của UBND huyện.

4 Các thành viên UBND được chủ tịch phân công công việc

5 Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu,giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thựchiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện

Các phòng chuyên môn của huyện gồm 12 phòng ban:

- Văn phòng HĐND- UBND huyện

- Phòng Nội Vụ

- Phòng Lao động Thương bình xã hội

- Phòng tài chính- Kế hoạch

- Phòng Giáo dục và đào tạo

- Phòng văn hóa- thông tin, thể thao

- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

Có thể mô hình hoá tổ chức bộ máy của UBND huyện Hữu Lũng như sau:

(Xem phụ lục số 01 )

4 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng.

5 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.

Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong côngtác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Nội dung công tác văn phòng gôm: Hoạt động Hành chính văn phòng,

hoạt động Văn thư, hoạt động lưu trữ.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng theoQuy chế làm việc của Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng ban hành kèm theoQuyết định số 01/QĐ-VP ngày 08 tháng 01 năm 2013 của Chánh Văn phòngUBND huyện Hữu Lũng

* Chức năng:

- Văn phòng là bộ máy giúp việc UBND huyện, chịu sự lãnh đạo trực tiếp

và toàn diện của Chủ tịch UBND huyện, có chức năng nhiệm vụ trong các hoạtđộng của UBND

* Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn Phòng UBND Huyện Hữu Lũng

1 Tổ chức theo dõi và tổng hợp tình hình thực hiện các chủ trương đườnglối của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, tình hình thực hiện nhiệm vụ của các cơquan Nhà nước và cấp xã đầy đủ kịp thời, chính xác

Đề xuất với UBND huyện các biện pháp để đôn đốc các đơn vị trong việcthực hiện các văn bản Quản lí Nhà nước của UBND huyện và cấp trên Dự thảobáo cáo định kỳ, đột xuất các văn bản quản lí của UBND huyện

2 Giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện quản lí việc thực hiện quychế làm việc xây dựng chương trình công tác của UBND Phối hợp với cácphòng, các ngành chuyên môn liên quan trong việc theo dõi và ra các văn bảnđôn đốc thực hiện các chương trình đã đề ra

3 Đảm bảo các điều kiện phục vụ các hội nghị của UBND và hoạt độnghàng ngày của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện

4 Đảm bảo các nguyên tắc về lưu trữ, in ấn, phát hành các văn bản củaUBND huyện kịp thời, giữ bí mật và chịu trách nhiệm về thể thức đối với cácvăn bản của UBND huyện Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tácvăn thư lưu trữ đối với các ngành thuộc huyện và UBND cấp xã

5 Làm đầu mối phối hợp giữa các ngành, các tổ chức chính trị - xã hội vàUBND cấp xã trong thực hiện các nhiệm vụ công tác phục vụ cho sự chỉ đạo,điều hành của UBND huyện Giúp việc Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND trong cácbuổi tiếp dân định kỳ Tiếp nhận, hươngs dẫn thực hiện các đơn thư khiếu nại, tố

cáo của công dân thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện

6 Bảo đảm các điều kiện vật chất, tài chính cho hoạt động của UBND vàcác phòng, ban thuộc quỹ lương UBND theo chế độ quy định

7 Quản lý nội vụ, tài sản cơ quan và thực hiện tốt các nhiệm vụ khác doChủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện giao

8 Đề ra chương trình và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chươngtrình công tác của các bộ phận giúp việc Hàng ngày nắm nội dung và đề xuấtbiện pháp xử lý với Chủ tịch, Phó Chủ tịch các văn bản đến Triển khai và theodõi kết quả thực hiện các văn bản gửi đi báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND

* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm:

- Bảo vệ, đội xe

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng chịu sự quản lý của Thủtrưởng làm việc theo chế độ thủ cơ quan và thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụcủa mình theo đúng quy định, quy chế làm việc của huyện

Trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt: Tổng hợp,theo dõi đôn đốc, phối hợp các đơn vị thực hiện nhiệm vụ, quy chế của cơ quan;báo cáo kịp thời, thường xuyên cho ban Chủ tịch

Sơ đồ hoá tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng:

(Xem phụ lục số 02 )

3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng.

* Lãnh đạo Văn Phòng

- Đơn vị: Văn phòng

- Chức danh: Chánh văn phòng UBND huyện Hữu Lũng

- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

+ Là người phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBNDhuyện về toàn bộ các mặt công tác của Văn phòng, có trách nhiệm tổ chức thựchiện chức năng nhiệm vụ của Văn phòng, là chủ tài khoản của Văn phòngUBND huyện Thực hiện và chịu trách nhiệm về việc chi tiêu, thanh quyết toán

và các yêu cầu khác về nghiệp vụ kế toàn trong Văn Phòng Dự và theo dõi kếtquả các buổi làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch với các cơ quan liên quan, cáccuộc họp UBND, các buổi giao ban của Chủ tịch, Phó Chủ tịch

+ Xây dựng chương trình công tác của UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịchUBND

+ Chỉ đạo Văn phòng chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho các hội nghịUBND

+ Tổ chức hướng dẫn các nghiệp vụ Văn phòng đối với các ngành thuộcUBND huyện và Văn phòng UBND xã, Thị Trấn

+ Thừa lệnh Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản giaodịch hành chính thông thường, văn bản truyền đạt các ý kiến chỉ đạo của Chủtịch, Phó Chủ tịch UBND đến các đối tượng thực hiện

* Phó Chánh Văn phòng

- Đơn vị: Văn phòng

- Chức danh: Phó Chánh văn phòng UBND huyện Hữu Lũng

- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

+ Các Phó Văn phòng có trách nhiệm tham gia vào việc quản lý chungcác mặt công tác của Văn phòng Đồng thời mỗi Phó văn phòng giúp ChánhVăn phòng quản lý một số công việc chủ yếu thuộc các lĩnh vực riêng biệt theo

sự phân công của Chánh văn phòng

+ Phó Văn phòng phụ trách về công tác tổng hợp:

Trực tiếp phụ trách công tác văn thư lưu trữ; đảm bảo in ấn văn bản, tailiệu kịp thời, chính xác, lưu trữ, đầy đủ, khoa học, an toàn và bí mật Quản lý vật

tư phương tiện đảm bảo hoạt động của bộ phận văn thư

Soạn thảo các văn bản của UBND huyện khi được phân công; soát xétbản thảo các văn bản do UBND ký trước khi đánh máy

Thay mặt Chánh văn phòng ký các văn bản được Chánh văn phòng ủynhiệm Trao đổi ý kiến giữa các Phó văn phòng để giải quyết các công việcchung của Văn phòng ; thực hiện một số chức năng của Chánh Văn phòng khiChánh Văn phòng vắng mặt theo sự ủy nhiệm

Dự các phiên họp UBND các cuộc họp chuyên đề có nội dung liên quan,các hội nghị hành chính của huyện

+ Phó văn phòng phụ trách công tác nội vụ:

Trực tiếp phụ trách bộ phận cấp dưỡng, công vụ, lái xe, bảo vệ Tổ chứcđảm bảo các điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của UBND, và hoạt động của

cơ quan, phục vụ các cuộc họp do UBND huyện triệu tập theo đúng chế độ

Tổ chức quản lý tài sản của cơ quan, sửa chữa nhà cửa, phương tiện làmviệc trong cơ quan, ký các văn bản về quản lý nội vụ

Duy trì thực hiện định mức chi phí sinh hoạt đúng quy định Tổ chức vàđiều hành công tác đảm bảo an ninh trật tự, phòng hỏa, vệ sinh công cộng vàxây dựng cảnh trí trong cơ quan

*Nhân viên Văn Phòng

- Đơn vị: Văn phòng

- Chức danh: Nhân viên văn phòng UBND huyện Hữu Lũng

- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng, Phó văn phòng

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

+ Nắm rõ chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, các văn bản quyphạm pháp luật của UBND, Nghị quyết của Huyện ủy

+ Dự thảo các báo cáo, các văn bản theo sự phân công của Chánh, PhóVăn phòng, Soát xét lại bản đánh máy các văn bản trước khi in nhân bản;

hướng dẫn đôn đốc việc phát hành đảm bảo đúng đối tượng, đúng thời gian.Chịu trách nhiệm về nội dung các yếu tố về thể thức các văn bản do mình soạnthảo hoặc tham gia soạn thảo.

+ Dự và ghi chép nội dung các phiên họp của UBND, các cuộc họp theochuyên đề do UBND tiệu tập Thực hiện phân công của Chánh, Phó Văn phòng,

dự và soạn thảo thông báo kết quả các buổi làm việc của UBND với các đơn vị

+ Thực hiện công việc theo sự phân công của cấp trên theo đúng chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của UBND huyện hữu Lũng 3.1 Hệ thông hóa các văn bản quản lí của UBND huyện Hữu Lũng về công tác Văn thư, lưu trữ:

- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11năm 2011 về Luật lưu trữ

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của ChínhPhủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ hươngdẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ

về việc sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính Phủ về công tác văn thư;

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác Văn thư;

Nghị định số 58/NĐ/2001-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định vềviệc quản lý và sử dụng con dấu;

Theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

3.2 Công tác xây dựng chương trình - kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuấn của UBND huyện Hữu Lũng)

- Theo quy chế làm việc của UBND huyện ban hành, chương trình - kếhoạch công tác, lịch công tác tuần của huyện được xây dựng trên cơ sở chươngtrình công tác của UBND huyện, Nghị quyết của HĐND huyện Được đưa rabàn bạc, quyết định theo tập thể Trình tự xây dựng chương trình công tác đượcquy định tại Quy chế làm việc của UBND huyện Hữu Lũng.

- Công tác xây dựng chương trình - kế hoạch công tác Kế hoạch năm, kếhoạch tháng, lịch công tác tuần của UBND huyện Hữu Lũng, nhằm đảm bảohoạt động của UBND và các phòng, đơn vị, cơ sở có hiệu quả Chương trìnhcông tác thường kỳ đó là các định hướng và các biện pháp nhằm thực hiện mụcđích đặt ra, đó là định hướng công tác, xác định rõ trọng tâm, mục tiêu, nhữngnhiệm vụ chính và các biện pháp chủ yếu để thực hiện Chương trình công tácđảm bảo cho lãnh đạo điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo

và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo

cơ quan

- Trong quá trình xây dựng chương trình công tác của UBND huyện HữuLũng được dựa trên: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ; Chương trình công tácchung, ý kiến chỉ đạo ; Đặc điểm tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnhvực công tác trong đó chú ý tới các công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyểnsang; Điều kiện cơ sở vật chất của cơ quan đảm bảo thực hiện khối lượng côngviệc sẽ đề ra

- Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực công tác được được phâncông chánh văn phòng, Phó văn phòng trực tiếp hoặc giao chuyên viên, cán bộtổng hợp xin ý kiến của chánh văn phòng, Phó văn phòng, cũng như đề xuất củacác phòng, cơ sở, xã, thị trấn, báo cáo tham mưu, xây dựng kế hoạch công táchàng tuần, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, hàng năm củaUBND huyện Chánh văn phòng có trách nhiệm phối hợp với các phòng, banxây dựng lịch công tác chung của lãnh đạo UBND huyện Đồng thời theo dõi vàđôn đốc việc thực hiện kế hoạch công tác này

* Chương trình công tác thường kỳ của gồm:

- Chương trình công tác năm: Gồm những nhiệm vụ, giải pháp trên các

lĩnh vực công tác trong năm, các báo cáo, đề án về cơ chế chính sách, quyhoạch, kế hoạch… thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt trong năm.

- Chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình công tác nămđược quy định thực hiện theo từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnhcần giải quyết trong quý

- Chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa chương trình công tác quý

được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc cần bổsung, điều chỉnh trong tháng

- Chương trình công tác tuần: Gồm những công việc mà Chủ tich, PhóChủ tịch, giải quyết hàng ngày trong tuần

* Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan

Xây dựng chương trình công tác năm:

- Chậm nhất vào ngày 28 tháng 11 hàng năm, phòng ban, các cơ sở trực

thuộc gửi Văn phòng UBND báo cáo tổng kết năm và xây dựng các đề án, kếhoạch năm sau

- Văn phòng tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau củaUBND, gửi lại các cơ quan liên quan tham gia ý kiến

- Sau 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chương trình côngtác năm sau của UBND, cơ quan được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng vănbản, gửi lại cho Văn phòng hoàn chỉnh, trình Chủ tịch UBND xem xét để báocáo UBND tỉnh vào phiên họp thường kỳ cuối năm

- Sau 15 ngày làm việc, kể từ khi chương trình công tác được UBNDthông qua, Văn phòng trình Chủ tịch ký duyệt, gửi các phòng ban, các đơn vị cơ

sở thực hiện

* Xây dựng chương trình công tác quý:

- Chậm nhất ngày 20 của tháng cuối quý, các phòng, ban chuyên môn

thuộc UBND, các xã, thị trấn gửi Văn phòng báo cáo đánh giá kết quả thực hiệnchương trình công tác quý, các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vào chương trìnhcông tác quý sau của UBND

- Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý sau của

UBND, Chủ tịch quyết định.

- Chậm nhất vào ngày 25 của tháng cuối quý, Văn phòng có trách nhiệmtrình Chủ tịch UBND, gửi các đơn vị cơ sở thực hiện

* Xây dựng chương trình công tác tháng:

- Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Trưởng các phòng, ban, cơ quan,đơn vị, Chủ tịch các xã, thị trấn căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án đã ghitrong chương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh,xây dựng chương trình công tác tháng sau của đơn vị mình, gửi Văn phòngUBND huyện

- Văn phòng tổng hợp chương trình công tác tháng chia theo lĩnh vực doChủ tịch, các phó Chủ tịch phụ trách báo cáo cấp trên

- Chậm nhất vào ngày 26 hàng tháng, Văn phòng trình Chủ tịch duyệtchương trình công tác tháng sau của UBND gửi các đơn vị cơ sở thực hiện

* Xây dựng chương trình công tác tuần:

- Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, cácPhó Chủ tịch, Văn phòng xây dựng lịch công tác tuần sau của Chủ tịch và cácPhó Chủ tịch, chậm nhất vào chiều thứ sáu hàng tuần và thống nhất với Vănphòng trình Thường trực HĐND - UBND quyết định và thông báo cho cácphòng, ban, đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hữu Lũng

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lý của UBND huyện Hữu Lũng.

Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyệnHữu Lũng đúng thẩm quyền quy định của Luật số 31/2004/QH11 của Quốc hội

về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đông nhân dân, Ủy bannhân dân

Các văn bản được ban hành chính xác, đúng thởi gian, đảm bảo tính bảomật, an toàn về văn bản con dấu

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND

huyện Hữu Lũng.

UBND huyện Hữu Lũng đã áp dụng các văn bản quy định về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản:

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Các văn bản được ban hành đều đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theoquy định Đôi khi có những sai sót về thể thức nhưng đã được khắc phục kịpthởi trước khi được nhân bản và ban hành

3.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND huyện Hữu Lũng So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.

* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyệnHữu Lũng

- Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết

và thực hiện văn bản

- Bước 2: Chọn thể loại văn bản

- Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin

- Bước 4: Xác định đề cương và viết bản thảo

- Bước 5: Duyệt bản thảo

- Bước 6: Nhân bản văn bản

- Bước 7: Hoàn thiện văn bản để ban hành

* So sánh với quy định hiện hành, nhận xét:

- Các bước trong quy trình soạn thảo được các cán bộ, công chức, viênchức trong UBND huyện Hữu Lũng áp dụng hợp lý và chính xác theo quy địnhcủa Nhà nước về soạn thảo văn bản Trong một số trường hợp Bước 1, 2, 3 đượccán bộ Văn thư và cán bộ phụ trách soạn thảo lồng ghép

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi - đến

* Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi:

- Soạn thảo văn bản văn bản

- Trình ký văn bản.

- Đăng ký và làm thủ tục ban hành ( ghi số, ngày, tháng, đóng dấu và nhân bản)

- Làm thủ tục chuyển phát văn bản

- Sắp xếp bảo quản, phục vụ sử dụng văn bản lưu

Sơ đồ hoá quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi của UBND huyện Hữu Lũng như sau:

(Xem phụ lục số 03 )

* Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến:

- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản

- Phân loại bóc bì văn bản

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

- Đăng ký văn bản đến

- Trình và sao văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.

Sơ đồ hoá quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến của UBND huyện Hữu Lũng như sau:

(Xem phụ lục số 04 )

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị.

*Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành:

- Mở hồ sơ: Căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị trực thuộc và thực tếcông việc được giao, mỗi công chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu

đề hồ sơ lên bìa, ngoài bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ

- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:

+ Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ cácvăn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa

hồ sơ

+ Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý

- Kết thúc và biên mục hồ sơ

* Nhận xét:

- Việc lập hồ sơ hiện hành đã phản ánh đúng chức năng nhiệm củaUBND huyện Hữu Lũng Văn bản tài liệu trong mỗi hồ sơ đều đầy đủ, hoànchỉnh, có giá trị pháp lý, có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau, phản ánh đúng trình

tự diễn biến của vấn đề, sự việc, trình tự giải quyết của mỗi công việc

- Hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ đầy đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quyđịnh Và chúng được lưu trữ bảo vệ an toàn nguyên vẹn tại phòng lưu trữ Vàđược sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyếtcông việc

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng:

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tốt giúp kéo dài tuổi thọ và đảm bảo antoàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt những yêu cầu nghiên cứu khai thác tàiliệu trước mắt và lâu dài Chánh văn phòng luôn chỉ đạo công tác bảo quản tàiliệu sát sao, hiệu quả

- UBND huyện Hữu Lũng có một phòng Lưu trữ riêng biệt để quản lý tàiliệu văn bản của cơ quan với diện tích kho lưu trữ khoảng 30m 2.

- Số lượng cán bộ chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ: 1 cán bộ

Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ thông thường ở UBND huyện HữuLũng chủ yếu là: giá, tủ, hòm đựng tài liệu… Ngoài ra còn sử dụng cặp hộp đểđựng tài liêuh bảo quản nơi có điều kiện vật lý tốt Bên cạnh đó thì tình trạng khokhá tốt, phòng Lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng mới được xây dựng phòngthoáng, rộng, sạch sẽ và có điều hòa, bình chữa cháy (sử dụng khi cần thiêt)

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND huyện Hữu Lũng.

4 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND huyện Hữu Lũng.

- Trang thiết bị văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng ngày càng hiện đại

và đầy đủ.Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phònglàm việc lại được sắp xếp, bài trí, trang bị đồ dùng khác nhau Hiện nay, vănphòng được trang bị một số trang thiết bị như: máy vi tính, máy photo, máy in,máy scan, máy fax, máy điện thoại, máy điều hoà nhiệt độ…, phòng máy được

duy trì nhiệt độ phòng lạnh đảm bảo cho các thiết bị làm việc Mỗi cá nhân đềuđược trang bị 01 máy tính, mỗi phòng làm việc có it nhất 01 máy in và 01 máyphoto để tiện cho công việc Các trang thiết bị đều còn sử dụng tốt, một số máy

cũ nhưng đã được sửa chữa và đưa vào sử dụng Các cán bộ công chức, viênchức đều có ý thức trong việc sử dụng và bảo vệ các thiết bị công

- Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng đang tiến tới mô hình hiện đại hoá cáctrang thiết bị đại phù hợp với công việc, các cán bộ có trình độ chuyên môn ,nghiệp vụ văn phòng ngày càng cao đáp ứng với yêu cầu công việc

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu.

Sơ đồ hoá cách bố trí sắp xếp của Phòng Văn thư UBND huyện Hữu Lũng như sau:

+ Phần mềm quản lý văn bản đi, đến

+ Phần mềm quản lý tài liệu Lưu trữ

- Việc sử dụng hai phần mềm này trong công tác Văn phòng mang lại hiểuquả công việc cao Các phòng ban khi tiếp nhận, ban hành văn bản sẽ gửi xuốngPhòng Văn thư để cán bộ văn thư vào sổ văn bản đi, đến Việc Quản lý văn bảnbằng phần mềm tránh tình trạng bỏ sót văn bản, hơn nữa các văn bản đều được

hệ thống hóa thuận tiện cho việc tra tìm nghiên cứu Các văn bản khi đượcchuyển lên Phòng lưu trữ được cán bộ lưu trữ nhập thông tin tài liệu và cho vàokho lưu trữ Phần mềm quản lý tài liệu lữu trữ giúp hệ thống hóa các văn bảnthuận lợi cho giải quyết công việc

- Việc áp dụng hai phần mềm này thể hiện công tác Văn phòng tại UBNDhuyện Hữu Lũng đang ngày càng được hiện đại hóa Tháng 01/2016, UBND

huyện Hữu Lũng tiến hành áp dụng các phần mềm như phần mềm Quản lý tàisản, phần mềm quản lý nhân sự.

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ

* Lý do chọn đề tài:

- Văn thư Lưu trữ là một trong những công tác trong văn phòng, đồng thờicông tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng, thường xuyên và không thể thiếucủa Văn phòng mỗi cơ quan nói chung và UBND huyện Hữu Lũng nói riêng.Công tác này mang tính đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối của Đảng,quản lý và điều hành của Nhà nước Bên cạnh đó giúp quá trình thực hiện côngviệc được nhanh chóng, chính xác, đúng thẩm quyền và bí mật

Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Hữu Lũng tôi càng thấy rõ tầmquan trọng của công tác quản lí Văn thư, lưu trữ trong hoạt động quản lý Nhànước Qua đó thấy được sự chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo và thái độ thựchiện công việc nghiêm túc của các cán bộ trong UBND huyện Hữu Lũng

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1 Công tác văn thư:

110/2004/NĐ-1.2 Nội dung công tác văn thư

- Xây dựng và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản đi, văn bản đến

- Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

1.3 Yêu cầu của công tác văn thư:

- Nhanh chóng: từ khâu xây dựng văn bản, truyền đạt thông tin, tổ chứcquản lý văn bản, vào sổ đăng ký, giải quyết văn bản, xử lý các thông tin trong

văn bản.

- Chính xác: về nội dung, thể thức, khâu kỹ thuật nghiệp vụ

- Bí mật: yêu cầu này cần được đảm bảo trong quá trình xây dựng vănbản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản theo đúng thẩm quyền

- Hiện đại: cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.1.4 Ý nghĩa :

- Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụnhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung

- Giúp cho giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng chínhxác, hiệu quả, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạmtrong việc sử dụng các văn bản làm trái pháp luật

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan

- Là điều kiện để thực hiện tốt công tác lưu trữ

- Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt giấy tờ vô dụng tiết kiệmđược công sức và tiền của cho cơ quan

2 Công tác lưu trữ

2.1 Khái niệm

Là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề

về lý luận, thực tiễn, pháp chế có liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu,bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục

vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác củacông dân

2.2 Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu

- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu lữu trữ

- Phân loại tài liệu lữu trữ

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Thống kê tài liệu lữu trữ

- Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

- Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

2.3 Ý nghĩa

- Ý nghĩa lịch sử: tài liệu lưu trữ luôn gắn liền và phản ánh một cáchtrung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiệnlịch sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử

- Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương,chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, phục vụ công tác nghiêncứu và giải quyết công việc hàng ngày cá nhân, tổ chức

- Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh khách quan hoạt động sángtạo của xã hội đương thời

CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1 Công tác văn thư

2 Công tác soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:

- Căn cứ vào tính chất nội dung của văn bản cần soạn thảo để lựa chọn

và giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo thích hợp

- Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm cần thực hiện:

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thựchiện văn bản Từ đó chọn loại văn bản thích hợp

+ Thu thập, xử lý thông tin liên quan

+ Xác định đề cương, viết bản thảo, duyệt bản thảo

+ Đánh máy, nhân bản và ban hành văn bản: Đánh máy phải đúng nguyênvăn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Nếu có sai sót hoặckhông rõ ràng người đánh máy phải hỏi lại đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặcngười duyệt bản thảo đó Giữ gìn bí mật văn bản và thực hiện đánh máy, nhânbản đúng thời gian quy định

+ Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày: Thủ trưởng đơn vịhoặc cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độchính xác của nội dung văn bản

+ Trình ký văn bản

3 Quản lí và giải quyết văn bản đi

- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, lưuchuyển nội bộ, văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

* Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản:

- Công việc này đảm bảo tính hợp pháp chân thực, thẩm mỹ và sự thốngnhất trong soạn thảo, ban hành văn bản đồng thời tạo điều kiện cho việc thựchiện những bước tiếp theo như ghi sổ, ngày, tháng, đóng dấu

- Trước khi trình lên người có thẩm quyền ký, văn bản phải được thủtrưởng đơn vị, cá nhân soạn thảo, chánh văn phòng và nhân viên văn thư kiểm

tra kĩ về thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung

- Có hai cách ghi số Ghi số tổng hợp chung và ghi số riêng cho từng loạivăn bản

- Đóng dấu văn bản: Con dấu là một phần thể thức văn bản đảm bảo chovăn bản có giá trị pháp lý và tính chân thực Con dấu của cơ quan được đóngdấu vào văn bản giấy tờ đã có chữ ký hợp lý của người có thẩm quyền Dấuđược đóng ngay ngắn rõ ràng đúng chiều, trùm 1/3 chữ ký về phía bên trái Vănthư cơ quan là người trực tiếp đóng dấu khi đóng dấu lên chữ ký phải kiểm tra

độ xác thực của chữ ký

- Đăng ký văn bản: là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cầnthiết về văn bản như số, ký hiệu văn bản, ngày tháng, năm ban hành, tên loạitrích yếu nội dung văn bản, ngày ký, nơi nhận văn bản… vào sổ đăng ký vănbản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìmvăn bản

- Văn bản đi phải tập trung tại văn thư cơ quan để thống nhất đăng ký pháthành theo nguyên tắc tập trung một đầu mối

- Tất cả các văn bản đi phải đăng ký rõ ràng chính xác nhanh chóng vàophương tiện đăng ký

- Khi đăng ký không được dùng bút chì mực đỏ, không tẩy xóa, khôngviết tắt những từ không thông dụng để gây nên sự nhầm lẫn khó khăn khi tratìm

- Hai hình thức đăng ký văn bản đi: đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy

vi tính

* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Các văn bản sau khi hoàn tất thủ tục phải chuyển giao ngay trong ngàychậm nhất là ngày làm việc tiếp theo

- Căn cứ vào đối tượng nhận văn bản để lựa chọn hình thức chuyển giao

đi bưu điện hoặc chuyển giao trong nội bộ cơ quan hoặc chuyển giao qua mạnghay fax Nếu chuyển giao qua đường bưu điện cần tiến hành bao gói văn bản

Văn thư cơ quan có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng, trưởng phònghành chính kiềm tra theo dõi việc giao nhận văn bản và kiểm tra việc chuyểngiao nhanh chóng, tiết kiệm và đúng đối tượng

* Sắp xếp bảo quản, phục vụ sử dụng văn bản lưu

Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan tổ chức được đóng dấu và sắp xếp theothứ tự đăng ký Có thể sắp xếp bản lưu theo số, thời gian ban hành hoặc theo tênloại văn bản

- Tập văn bản lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mục Các tập lưuđược sắp xếp theo một trật tự nhất định, sau đó được đưa vào cặp hộp và xếp lêngiá tủ tài liệu theo nguyên tắc từ trái sang phải từ trên xuống dưới, phần gáyquay ra ngoài để tiện cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu

- Các cán bộ công chức, viên chức làm việc liên quan đến bản lưu mớiđược khai thác và sử dụng bản lưu Người ngoài cơ quan phải được phép củangười có thẩm quyền mới được tra cứu, sử dụng bản lưu và phải tra tại bộ phậnvăn thư

4 Tổ chức và giải quyết văn bản đến:

Khái niệm: văn bản đến là tất cả các văn bản bao gồm văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bảnchuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thú gửi đến cơ quan tổ chức

Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến:

* Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến

- Việc tiếp nhận văn bản đến phải được tập trung tại văn thư cơ quan giúp