CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 1. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ
3. Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm
- Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi mỗi cơ quan phải tự hoàn thiện, nâng cao năng lực hoạt động của mình kịp thời đáp ứng những yêu cầu của công việc. Sau quá trình thực tập tôi xin có một số đề xuất như sau:
2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức:
- Đổi mới, nâng cao trình độ, năng lực nhận thức của lãnh đạo cũng như cán bộ, công chức về công tác văn thư- lưu trữ.
- Hàng năm UBND huyện Hữu Lũng tiếp tục và thường xuyên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức như: cử cán bộ đi học các lớp hàm thụ, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, các lớp tập huấn ngắn hạn…
- Mỗi cán bộ, công chức cần sang tạo có tinh thần học hỏi chuyên môn, nghiệp vụ; trau dồi đạo đức, lối sống, bản lĩnh chính trị…
- Tăng cường công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ và tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng được nhu cầu giải quyết công việc khi hiện đại hóa.
- Ban lãnh đạo cần có sự chỉ đạo sát sao hơn nữa trong từng khâu nghiệp vụ để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc. Hàng năm nên tổ chức cuộc sát hạch về trình độ chuyên môn cho các cán bộ, công chức tại Ủy ban.
2.2. Về quy trình nghiệp vụ
- Đưa ra những quy định cụ thể về nghiệp vụ cũng như quy trình tổ chức, giúp cho công việc được giải quyết một cách trình tự và khoa học.
- Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hoá về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, có sự phân công công việc một cách khoa học và hợp lý, không để xảy ra tình trạng chồng chéo, bỏ sót việc.
- Tổ chức công việc một cách khoa học cả về nhân sự, sổ sách, tài liệu và cơ sở vật chất, đặc biệt là công tác lập hồ sơ.
- Cần cập nhật và sử dụng các phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ để cập nhật và quản lý văn bản đi, đến, tài liệu lưu trữ cơ quan. Bên cạnh đó cập nhật thêm các phần mềm quản lý tài sản để hoàn thiện hơn trong công tác quản lý.
- Quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ như: Mở rộng phòng đọc, đầu tư trang bị cho kho, dụng cụ và các phương tiện bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ, giá, cặp, bó…), để phục vụ một cách tốt nhất cho hoạt động lưu trữ, khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ. Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin của lãnh đạo, cán bộ và quần chúng nhân dân ở địa phương.
2.3. Về trang thiết bị:
- Tích cực đổi mới Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng hiện đại, trong đó tập trung tới vấn đề cải thiện các phương tiện làm việc, trang bị các trang thiết bị hiện đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: điện thoại, máy fax, máy scan, máy tính, máy in siêu tốc, máy photo, máy huỷ tài liệu, mạng Internet…
- Trang bị máy tính, máy in và các dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản. Tiến tới việc quản lý văn bản bằng phần mềm dữ liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm một cách nhanh chóng. Đồng thời, trang bị thêm điện thoại cho phòng Văn thư để tiện cho việc điều hành, chỉ đạo công tác của lãnh đạo Văn phòng.
- Trên đây là một số ý kiến và đề xuất của cá nhân tôi để có thể khắc phục những hạn chế còn tồn tại và phát huy những tiềm năng, giúp Văn phòng UBND Huyện Hữu Lũng hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, có tính pháp lý và hiệu quả kinh tế cao.
PHẦN C. KẾT LUẬN
- Qua thời gian hơn một tháng (từ ngày 05/10 đến ngày 13/11/2015) thực
tập tại bộ phận văn thư, được tiếp xúc thực tế với các nghiệp vụ của công tác văn phòng cùng với sự giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng và đặc biệt là sự tận tình chỉ dẫn của cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ và các bộ văn phòng UBND huyện Hữu Lũng, bản thân em cũng đã rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm của người làm công tác Văn phòng. Từ đó giúp tôi có đủ tự tin để khẳng định mình về nghề nghiệp đã chọn cho tương lai.
Qua thời gian thực tập em có một vài nhận xét về ưu điểm và nhược điểm trong hoạt động hành chính văn phòng như sau: