CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HỮU LŨNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP
4. Quản lý văn bản đến
Nhìn chung công tác quản lý văn bản đến của UBND huyện Hữu Lũng đều đảm bảo các quy tắc nhanh chóng, chính xác đảm bảo bí mật, đúng quy trình và tập trung.
- Tất cả các văn bản đến từ các cơ quan cấp trên chỉ đạo, văn bản giao dịch, đơn thư…đên UBND huyện Hữu Lũng đều được tập trung tại Phòng văn thư, điều này giúp cho việc quản lý và tra tìm tài liệu được thống nhất và thuận tiện. Các văn bản đó được chuyển đến bằng đường bưu điện, qua fax, qua mail, do cán bộ đi họp mang về…
- Qua quá trình khảo sát thực tế tôi thấy công tác quản lý văn bản đến ở UBND huyện Hữu Lũng được tiến hành theo trình tự thống nhất đúng quy định.
- Nhân viên văn thư là người trực tiếp chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra phân loại văn bản đến. Khi nhận văn bản nhân viên văn thư kiểm tra cẩn thận địa chỉ và tình trạng của văn bản. Đối với văn bản khẩn khi tiếp nhận cán bộ văn thư ghi lại giờ nhận và đối chiều giờ nhận trên bao bì, sau đó chuyển ngay cho người có thẩm quyền giải quyết. Khi bóc bì văn bản cán bộ văn thư hết sức cẩn thận không làm rách hay ảnh hưởng tới văn bản bên trong, và đối chiếu giữa ngày gửi và ngày nhận.
- Sau khi tiếp nhận cán bộ Văn thư đóng dấu đến và ghi thông tin số đến ngày đến cho văn bản theo mẫu sau:
CÔNG VĂN ĐẾN Số đến…
Ngày …tháng…năm…
- Tiếp theo cán bộ Văn thư sẽ tiến hành đăng ký văn bản đến vào Phần mềm quản lý văn bản của UBND một cách chính xác và đầy đủ theo hai hệ
thống số: Văn bản mật đến và các loại văn bản đến thông thường. Nội dung đăng ký văn bản đến có các nội dung theo thứ tự như sau:
Ngày đến
Số đến
Tác giả văn bản
Số ký hiệu Vb
Ngày thàng VB
Tên loại trích yếu nội dung
Đơn vị cá nhân
nhận
Ký nhận
Ghi Chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Đối với bản sao đăng ký bình thường từ cột (1) đến cột (8), sang cột (9) ghi bản sao số, ngày tháng sao, tên cơ quan sao.
- Đối với văn bản mật đến chỉ khác tên bên ngoài phần mềm (sổ), phần bên trong gồm 10 cột bổ sung thêm cột (7) mức độ mật sau cột (6) còn các nội dung còn lại như đăng ký văn bản đến.
- Sau khi đăng ký văn bản, cán bộ văn thư lại có nhiệm vụ trình lên Chánh văn phòng xin ý kiến chỉ đạo phân phối đến các bộ phận, cá nhân trong cơ quan.
Từ đó cán bộ văn thư sẽ chuyển văn bản đến tất cả các phòng, ban, bộ phận, cá nhân theo ý kiến chỉ đạo của cấp trên. Khi chuyển văn bản đến ai thì cán bộ văn thư đến xin chữ ký vào cột “ký nhận” để đảm bảo tính nguyên tắc cũng như để quản lý văn bản được chặt chẽ đồng thời là cơ sở để làm tốt công tác kiểm tra, theo dừi đụn đốc giải quyờt văn bản.
- Các văn bản đến UBND huyện Hữu Lũng đều được tổ chức, giải quyết nhanh chóng, khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển công văn cũng đảm bảo đúng quy định, đúng địa chỉ của đơn vị cá nhân.
Việc theo dừi cụng tỏc giải quyết văn bản thuộc thẩm quyền và trỏch nhiệm của Chủ tịch, Chánh văn phòng và nhân viên Văn thư. Cán bộ văn thư của UBND huyện Hữu Lũng luụn theo dừi việc giải quyết văn bản và bỏo cỏo lại với Chánh văn phòng, Chủ tịch ủy ban. Sau đó sẽ tổng hợp lại văn bản đến chưa được giải quyết cho Chánh văn phòng để đôn đốc nhắc nhở.
1.4 Quản lý và sử dụng con dấu
- Con dấu là yếu tố quan trọng cốt lừi trong thủ tục hành chớnh, một văn bản ngoài việc phải có đầy đủ các thành phần thể thức, chữ ký thì phải có dấu mới cú hiệu lực phỏp lý. Hiểu rừ được sự quan trọng của con dấu cỏn bộ Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng đã thực hiện việc bảo quản và sử dụng con dấu khá tốt đúng theo quy định của Nhà nước.
- UBND huyện Hữu Lũng sử dụng các loại dấu là: Dấu cơ quan có quốc huy, dấu văn phòng và các phòng, ban; dấu chức danh của Chủ tịch, các Phó chủ tịch, Chánh văn phòng, trưởng các phòng ban và các dấu như dấu mật, dấu khẩn, hỏa tốc, dấu đến.
- Dấu của Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng được cán bộ Văn thư quản lý; các phòng đều có một cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu. Cán cán bộ Văn thư tại ủy ban luôn đóng dấu theo đúng quy định, chỉ đóng dấu lên văn bản có đầy đủ các thông tin và chữ ký hợp lệ, dấu được đóng vào 1/3 chữ ký lệch về bên trái.
- Không chỉ có vậy trong quá trình thực tập tại Ủy ban tôi thấy dấu của Ủy ban được các cán bộ chuyên trách bảo quản cẩn thận, lau chùi sạch sẽ, sau khi đóng dấu được để ngay ngắn trong hộp và cất lên tủ. Dấu luôn được để tại cơ quan, đơn vị.
1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tác văn thư và là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ.
- Các văn bản tài liệu của UBND đều được lập hồ sơ và phân loại thành hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tăc, hồ sơ nhân sự. Trong đó nhiều nhất là hồ sơ cụng việc. Cỏc cỏn bộ của văn phũng và cỏc phũng ban đều phõn loại hồ sơ rừ ràng và bảo quản cẩn thận trong các tủ đựng hồ sơ. Nhờ đó mà việc tra tìm văn bản rất nhanh chóng, công việc được giải quyết kịp thời và hiệu quả.
- Có một số hồ sơ việc lập danh mục do cán bộ văn thư phụ trách có một số hồ sơ của phòng ban thì cán bộ trong phòng ban đó chịu trách nhiệm lập.
* Mẫu danh mục của UBND huyện Hữu Lũng thực hiện như sau:
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Danh mục hồ sơ của………….
Năm………..
Số, ký hiệu hồ sơ
Tiêu đề của hồ sơ
Thời gian bảo quản
Người lập hồ sơ Ghi chú
Bản danh mục hồ sơ gồm có………hồ sơ gồm:
……hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
……hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài
……hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời
Hữu Lũng, ngày…tháng…năm…
Ký duyệt
Việc lập hồ sơ của cán bộ trong UBND huyện Hữu Lũng được tiến hành theo các bước:
- Bước 1: Mở hồ sơ, sẽ ghi đầy đủ các thông tin như tên cơ quan, đơn vị.
số ký hiệu, tên hồ sơ, thời hạn bảo quản được ghi ở bìa hồ sơ.
- Bước 2: Thu thập tài liệu, văn bản đưa vào hồ sơ. Nguồn tài liệu được các cán bộ thu thập là văn bản đi, văn bản đến, phim ảnh…
- Bước 3: Kết thúc và biên mục hô sơ. Khi công việc đã được giải quyết, cán bộ chuyên trách hoàn chỉnh hồ sơ để làm thủ tục kết thúc, phân chia đơn vị bảo quản và ghi biên bản hồ sơ. Hồ sơ có thể sắp xếp theo trình tự thời gian, theo số thứ tự của văn bản, theo quy trình giải quyết công việc…
* Tiến hành biên mục hồ sơ:
- Biên mục bên trong: Cán bộ thực hiện đánh số tờ,ghi mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc.
- Biên mục bên ngoài: các hồ sơ đều được viết bìa và ghi tiêu đề theo đúng quy định.